مجموعة خطوات لتحسين التواصل مع فريقك

من أصعب المهام على عاتق قادة الفرق، نجد إدارة التغيير في المؤسسات. حيث سيُطلب منك إخبار فريقك بشتّى المعلومات سواءً كان تغييرًا في استراتيجية العمل أو تطويرًا لعملية داخلية. ومن المهمّ جدًّا إيصال هذه التغييرات بكفاءة حتّى يقف فريق العمل خلفها ويدعمها. سبب ذلك أن طريقة مشاركة المعلومات تؤثّر على كيفية استقبالها.

اقتباس

رغم ذلك، يشعر 29% من الموظّفين أنّ شركاتهم تتواصل معهم تواصلًا غير واضح أو فعال.

البيانات بناءً على استطلاعات شركة Officevibe.

من ناحية أخرى يرى 92% من الموظفين أن مديرهم يحافظ على مستوىً جيد من الشفافية، لهذا يمكنك بالتالي ردم الهوة بين رؤية الشركة وبين عمل الفريق اليومي عبر الحفاظ على الشفافية، كما يمكنك عبر المقاربة الصحيحة أن تجعل التغيير -الذي تحاول إيصاله- جاذبًا للموظفين لا منفّرًا لهم.

المبادئ الأربعة لتحسين تواصلك مع الفريق

بعد انتشار جائحة كوفيد-19 في عام 2020 اضطرت العديد من الشركات لنقل أعمالها إلى المنازل، فقد سببت هذه الجائحة تغييرًا كبيرًا في طبيعة العمل لدى الجميع، كما حفّزت تغييرات في طرق التواصل الاجتماعي في العمل، مثل: تسهيل التعاون الافتراضي، وضرورة الحفاظ على انخراط عالٍ للموظفين في العمل، وتعديل سلوكيات التواصل. ولدعم المديرين في تيسير هذه التغيرات الحاصلة، وُضِعت آلية العمل التالية من 4 خطوات من أجل التغلب على هذه العوائق كما يلي:

الأهداف: ما النتيجة المرجوّة من هذا التواصل؟
الجمهور: من المعنيون برسالتك هذه وكيف ستؤثر عليهم؟
الرسالة: ما النقاط الرئيسية المرغوب إيصالها؟
الأفعال: كيف يمكنك مشاركة رسالتك مع الجمهور مشاركةً أفضل لتحقيق أهدافك؟

1. حدد أهداف التواصل

غالبًا ما نُخطئ الظن ونقول أنّ الهدف من التواصل الفعّال مشاركة المعلومات فحسب، لكن يمكنك في الحقيقة تحقيق أكثر من ذلك بكثير. ومن المهم عند إيصال معلومات عن تغيير ما يحدث في العمل، أن تعلم النتائج التي ترغب بها من هذا التواصل لتستطيع تخطيط ما ستقوله تخطيطًا أفضل. وسترغب غالبًا في أن يفهم فريقك ماهيّة التغيير وأثره عليهم، كما قد ترغب بأن يشعر الأفراد بالاطمئنان والدعم أو الحرية للتعبير عن أنفسهم. ولربّما تهدف إلى استلهام رؤى الموظفين حول التغيير بحدّ ذاته ودورهم فيه.

خطوةً تلو الأخرى: قد تتسرّع وتذهب بعيدًا في خيالك عندما تضع قائمةً بالأهداف التي ترغب بها، لكن عليك أن تتجنب ذلك وتحاول تحديد هدفين أو ثلاثة فحسب. قد يبدو هذا صعبًا لكن في النهاية لن تستطيع إنجاز الكثير في التواصل الأول. أبقِ أهدافك الأخرى على الطاولة لحين استخدامها في المرات القادمة.

2. فكر بالمعنيين برسالتك

ضع أهداف وقيم فريقك في الحسبان وحاول أن تعرف أكثر عن المحفّزات، والأهداف، وطرق تواصل كل فرد من أفراد فريقك، إذ سيساعدك كل هذا في تحديد طريقة التواصل المُثلى مع فريقك.

أمثلة

عندما يميل فريقك لمناقشة الأفكار من أجل فهمٍ أفضل لها، أتِح لهم المجال للسؤال وتبادل الأفكار والمخاوف.
إن غلب على فريقك طابع التفاؤل، فيمكنك التركيز على النقاط الإيجابية والفرص الجديدة المتاحة مع التغيير القادم لإثارة حماسهم.
عندما يفضّل فريقك المصداقية، فسيكون من الأفضل مشاركة منظورك الخاص ومشاعرك حول هذا التغيير.
إن كان فريقك مقاومًا للتغير، فيمكنك طمأنتهم عبر ذكر ما سيبقى على ما هو عليه لكسب ثقتهم في عملية التغيير.

ففي حين لا يمكن التنبّؤ بردة فعل الفريق حول التواصل الجاري، عليك أن تحاول توقّع أثره عليهم وماهيّة الأسئلة التي ستتكوّن لديهم. سيساعدك التفكير بهذه الأمور على إيصال النقاط الأهم فيما تودّ قوله، وهذا ما يأخذنا للخطوة الثالثة.

3. ما الرسالة المرغوب إيصالها؟

إن تحديد النقاط الأساسية المُراد إيصالها هو حجر الأساس في التواصل مع فريق العمل عند حدوث تغيير ما، حيث يجب أن يفهم الموظفون فكرة التغيير وأثرها عليهم فهمًا تامًا، ومن الأفضل لك أن يعلم فريقك الخطّة المطلوبة وأن يتوجه إليها في خطواته، لذا من المهمّ تجنّب الغموض في إيصال الفكرة، كما يجب عليك في الوقت ذاته أن تراعي كمّ المعلومات الممكن استيعابها في المرة الواحدة، ومن الطبيعي أن يرى البعض التغيرات المؤسساتية معقدةً بعض الشيء. لذا يجب أن تهدف لإعطاء الأفراد معلومات كافية لفهم ما يحدث دون أن تُدخلهم في تفاصيل محيّرة هم في غنىً عنها.

نصيحة: ضع قائمةً بالنقاط الأساسية لفكرتك عبر الإجابة على الأسئلة (ماذا ولماذا ومتى ومن وأين وكيف) لكي تشمل كل التفاصيل المطلوبة قد لا تتواجد كل هذه العناصر في كلّ مرة لكن احرص على التأكّد منها.

4. خطط لطريقة التواصل

بعد أن وضعت الأساسيات وحضّرت كل ما تحتاج إليه؛ عليك أن تجد الطريقة الأمثل لإيصال رسالتك إلى جمهورك (فريقك)، وكيف يؤدي هذا التوصيل لتحقيق أهدافك؟

كيف تخطط للتواصل؟

التوقيت: هل هناك يوم مفضل للتحدث مع فريقك؟ هل يوجد موعد نهائي عليكم اللحاق به؟
اللحظة: هل تجتمعون دوريًا مع بعضكم؟ هل يمكنك استخدام هذا الاجتماع للتواصل مع الجميع سويةً؟ أم أنت بحاجة لتجهيز لحظة خاصة بهذا التوصل؟
القناة: هل يُستحسن استخدام قناة تواصل عامة مثل منصة Slack؟ هل تشارك الإعلان عبر الفيديو؟ أم يُفضّل الاجتماع شخصيًا لهذا الأمر؟
البنية: ما ترتيب النقاط التي ستتناولها؟ هل ستتلقى الأسئلة في نهاية الاجتماع؟ هل ستنجز الأمر لوحدك أم ستتشارك مع أحد ما؟

يجب عليك التفكير في هذه الأسئلة وغيرها عند التخطيط لما ستقوله، إذ سيساعدك التحضير الأمثل للتواصل حول التغييرات الحاصلة على التخفيف من عبء الأمر والتوتر الناجم عنه.

كيف تتابع نتائج التواصل

بعد أن خططت للتواصل الذي رغبته وشاركت الأخبار مع فريق العمل، عليك أن ترصد وقعها على أعضاء الفريق لتتمكن من الإجابة على التساؤلات الموجودة أو المخاوف المنتشرة.

اجتمع مع كل فرد من أفراد الفريق

استغلّ اجتماعك الفرديّ القادم لتفهم انعكاس التغييرات المُعلنة على الأفراد كلٌّ على حدة. وادعو أفراد فريقك لاجتماعات قصيرة إن لم تكن هناك اجتماعات مُخططة سابقًا.

من الضروري أن يرى موظفوك اهتمامك بالأثر الفردي للتغيرات الحاصلة عليهم، ليتمكنوا سويّةً من فهم الأثر الحاصل على أدوارهم وعلى سير عمل الفريق، كما قد يشعر الموظف بثقة أكبر في هذه الحالة لطرح أسئلته ومخاوفه عليك. من الطبيعي ألّا تمتلك إجابةً على كل الأسئلة، لكن الأهمّ هو اتّخاذ خطوات للبحث عن الإجابة ومتابعة الأمر في جلساتكم اللاحقة.

نظم استبيانا لأعضاء الفريق

من الجيد أن تتابع الأمر مع أعضاء الفريق بعد أن يأخذوا وقتهم لاستيعاب التغييرات الحاصلة والتفكير بها. فعندما يعملون في الأيام التالية للإعلان الّذي أجريته، سيلاحظون كيفيّة تأثير هذا التغيير على آلية عملهم وعلى هدفهم.

تحمل هذه الفكرة خلفها استيعاب الأفراد للوضع الجديد وكيف ستسير الأمور من الآن فصاعدًا، وتعني أيضًا أنّهم قد يستلهمون أفكارًا جديدةً أو يلاحظون عوائق لم تكن في الحسبان. يمكنك الحصول على صورة واضحة حول خطة التواصل التي طبقتها وأثرها على الموظفين وعن المعلومات والدعم الذي يحتاجونه عندما تطلب منهم ملء استبيان خاص بذلك.

قيادة التغيير

ليس من السهل قيادة التغيير. تتطلب مشاركة التغييرات الحاصلة الكثير من الوقت ليستطيع فريقك استيعابها بالطريقة الأمثل، لذا تذكّر دائمًا أن تنفتح على الآراء والأسئلة والدعم المقدّم من أعضاء فريقك خلال عملية التغيير. يعني التواصل الفعّال الكثير من كونك قائدًا ناجحًا.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Communicating change: 4 steps to get your team on board لصاحبته Nora St-Aubin.