كيف تحافظ على فريقك الموزع الذي يعمل عن بعد متماسكا

لا يوجد حافز أقوى من الاتصالات القوية مع الفريق، إن القُرب يخلق ويحافظ على الدافع للقيام بأفضل مما هو متوقع.

من الممكن أن تكون الفرق التي تعمل عن بعد متماسكة، لكن بُعد المسافة بين أعضاء الفريق يتطلب منك تخطيطً أفضل وجهدًا مدروسًا، ولتحقيق ذلك عليك الاعتماد بشكل أكبر على التنظيم وبشكل أقل العفوية.

ومن أفضل الطرق للقيام بالتحسينات هي الاستلهام من الشركات الأخرى، سواء كانت تعمل بفرق مُوزّعة أو غير ذلك. ونحن بالتأكيد تعلمنا الكثير بهذه الطريقة. ومع أخذ ذلك بعين الاعتبار، ستجد في هذا المقال نظرة على الكيفية التي جعلنا فيها من ترابط الفريق أولوية في Help Scout .

جمعة فيكا

كلمة فيكا Fika هي تقليد سويدي، وجمعة فيكا الخاصة بنا هي استراحة من 15 إلى 30 دقيقة للتحدث مع شخص تختاره بشكل عشوائي من فريق Help Scout. وليس من الضروري وجود القهوة والحلويات ولكن يستحسن ذلك.

نعالج في جمعة فيكا حقيقة أننا نجتمع عادة مع الأشخاص الذين هم مثلنا، حيث يمضي الناس أوقاتهم عادةً مع أولئك الذين يعملون معهم في في نفس القسم، لذلك نجمع أعضاء الفريق في جمعة فيكا للتحدث سويةً عن أي شيء. وعلى الرغم من إمكانية النقاش في أي موضوع دون الحاجة إلى وجود أساس مسبق. إلا أنني أوصي بتحديد موضوع افتتاحي كل أسبوع لتسهيل المهمة وبدء المحادثة بسلاسة:

عليك أن تسعى جاهدًا لإبقاء كل اتصالات الفريق سهلة ومريحة. ولتحقيق ذلك استخدمنا خدمة Slack + Appear.in. حيث يمكنك بدء محادثة فيديو مثل هذه بأمر سريع هو {appear {room name.

حيث لا داعي إلى تسجيل دخول أو وجود اسم مستخدم، وتذكرّ أن الأشياء التي يسهل القيام بها يتم فعلًا تنفيذها.

فيديو أسبوعي للأحداث الجديدة

لقد اعتدنا على اطلاع الفريق بالأخبار الجديدة في اجتماعي أسبوعي نعقده صباح يوم الإثنين، لكن وجدنا أن هذا الأمر لم يعد يُجدي نفعًا بعد وصول فريقنا إلى حجم كبير نسبيًا. لذلك نحن حاليًا نرسل فيديو أسبوعي -مستلهم من Wistia – يغطي ماذا يحدث في عالم Help Scout : موظفون جدد، أخبار الشركة الكبيرة، أو الأخبار الشخصية الجديدة الهامة (كولادة طفل جديد، القيام برحلة سفر في جميع أرجاء البلاد، أو حتى إذا وجدت أخيرًا سترتك القديمة التي كنت تبحث عنها، ...الخ). ويرسل هذا الفيديو عبر البريد الإلكتروني كما ينشر في قناة خاصة بنا على Slack التي نشارك فيها المحتوى الطويل مع الفريق.

لدى تحديثات الفيديو بعض الميزات الرئيسية: إنها قابلة للتّوسيع ولا تتطلب تواجد أعضاء الفريق في نفس الوقت، كما سيكون لديك الوقت الكافي لتخطيط ومراجعة ما تود مشاركته.

إجراء اللقاءات الثنائية one-on-ones بشكل منتظم

اللقاءات الثنائية one-on-ones هي اجتماع بين قائد الفريق وعضو في الفريق لمدة تتراوح عادةً بين 10 و20 دقيقة يتناقشان فيها عن الأمور التي تسير على ما يرام والأشياء التي تحتاج إلى تغيير. يُمكنك معرفة المزيد بقراءة هذا المقال: دليل مختصر لتحسين المحادثات الثنائية مع الموظفين في شركتك.

قد تكون اللقاءات الثنائية one-on-ones مصدر إحراج في البداية، وبالرغم من التشديد على أهمية العمل بروح الفريق إلا أنّ الكثيرين يجدون صعوبةً في الالتزام بذلك، ومن هنا تبرز أهمية تلك اللقاءات التي كثيرًا ما يتم إهمالها، وعليك أن تتأكد من عدم حدوث ذلك. إن التحدث وجهًا لوجه مع أعضاء فريقك بشكل منتظم هو أمر مهم للغاية حتى لو كنت مرتاحًا لوضع الفريق الحالي ﻷنه كما أظهرت الأبحاث: "تنخفض الروح المعنوية بحدة لدى الموظفين في حوالي 85% من الشركات بعد الأشهر الستة الأولى من بدء العمل، وتستمر في التدهور لسنوات بعد ذلك."

بيئة العمل العظيمة محفزة، وليس هناك من بديل عن اللقاءات الثنائية مع أعضاء الفريق، إنها تجعل المشاكل تظهر في وقت مبكر مما يساعد في التقاط الأفكار والآراء والمخاوف ومناقشتها. كما تمنحك الوقت للتواصل مع فريقك. 

رحلات الفريق الجماعية

تساعد جمعة فيكا، تحديثات الفيديو الأسبوعية، واللقاءات الفردية مع أعضاء الفريق بالتأكيد على حدوث الترابط بين أعضاء الفريق، لكن لا يمكنها أن تكون بديلًا عن قضاء الوقت معًا بشكل شخصي. نحن نجتمع معًا مرتين في السنة في مكان مًا لمدة أسبوع، يكون فيها القليل من اجتماعات الفريق والكثير من المرح، مما يعطينا الفرصة لإمضاء الوقت سويةً كمجموعة ومعرفة المزيد عن بعضنا البعض.

لقد التقينا في وقت سابق من هذا العام ولهونا كثيرًا وأفرطنا في الأكل أيضًا. ولكن عليك أن تعمل بحكمة، حيث قسمنا فترات الدعم الفني بحيث لا نهمل العملاء، كما خططنا لجلسات جماعية أصغر لاستعراض ومناقشة الأفكار.

على الرغم من أن رحلات الفريق الجماعية ليست التزامًا صغيرًا، إلا أن بناء علاقات أوثق وأكثر تماسكًا بين أعضاء الفريق هو أمر بنّاء وهادف، وهذا لن يحدث بدون جمعهم سويةً في مكان واحد.

اكتساب الخبرات مع مرور الوقت

ستخضع الخدمات التي يقدمها موظفوك لتقييم العملاء ومقارنتها مع ما يقدّمه المنافسون، لذا لا مفرّ من القيام بالممارسات التي تضمن أن يقدم فريقك الأفضل على الإطلاق، ولا سبيل إلى هذا إلا بالمعرفة الدقيقة لتفاصيل بيئة عملك إلى جانب الاستفادة القصوى من تجاربك ومحاولاتك السابقة. ونحن لدينا بالتأكيد الكثير لنتعلمه عن هذا الأمر، وبما أن الفريق ينمو فنحن نعلم أن ما يصلح الآن ليس يصلح بالضّرورة دائمًا. لكننا سنكافح لبقاء فريقنا متماسكًا ولن نتوقف أبدًا عن تحسين أساليبنا ممارستنا بسبب الأهمية القصوى لهذا الأمر.

ترجمة وبتصرف لمقال Keeping Your Remote Team Connected لصاحبته Becca Van Nederynen.