كيفية التعامل مع الموظفين غير المندمجين

قد يصعب على المديرين أحيانًا -لانشغالهم الشديد- ملاحظة الموظفين الذين لم يعودوا منخرطين مع الفريق، وتطلق عليهم تسمية الموظف غير المندمج.

من المهم ملاحظة علامات عدم اندماج الموظفين لأن ذلك يجنبك ضياع الوقت الناجم عن إهمال مشكلة كهذه، سواءً كان السبب انشغالك بأمور أخرى أو عدم معرفتك بطرق حلها. يعني اندماج الموظفين في مكان العمل مدى شعور الموظفين بانخراطهم في عملهم وتكريسهم لهذا العمل ودرجة الجهد والطاقة المبذولَين في العمل. يسعى هذا المقال لمساعدتك على تحديد الأعراض الأولى للموظفين غير المندمجين وتطبيق الخطوات الأنسب وإعادة تفعيل أدوار هؤلاء الموظفين.

ما علامات الموظفين غير المندمجين؟

هم ليسوا مجرد موظفين غير سعيدين، فلا يجب أن تتوقع زوال هذه المرحلة من تلقاء نفسها، ذلك أنّنا نرى مرارًا وتكرارًا ما ينجم عن هذه الحالات ما يلي:

• الاستقالة وزيادة معدل الدوران الوظيفي.
• عدم إنهاء المشاريع.
• النزاع داخل الفريق (بين الموظفين المندمجين وغير المندمجين).
• الأخطاء (الصغيرة منها أو حتى الكبيرة أحيانًا).
• إضاعة الوقت على حل هذه المشاكل بدلًا من الانشغال بمهام الفريق.

وبحسب دراسة لجالوب Gallup:

اقتباس

"يتحمل المديرون مسؤولية ما لا يقل عن 70% من اندماج الموظفين."

أثرك مهمّ حتمًا ولا يجب عليك الانتظار لكيلا تضيع فرصة تحقيق الأثر المطلوب.

العلامات الباكرة للموظفين غير المندمجين

بعض العلامات الباكرة التي يجب تقصّيها هي كما يلي:

• عضو من الفريق لا يشارك أفكاره كما كان يفعل من قبل.
• عضو من الفريق لم يَعُد يتواصل مع زملائه وبات منعزلًا.
• عضو من الفريق لم يَعُد يلتزم بمواعيده النهائية كما كان.
• عضو من الفريق لا ينخرط في فعاليات الفريق الأخرى خارج العمل كما كان يفعل.

أنت تبحث باختصار عن تغير سلوكيّ.

اقتباس

ملاحظة: تذكر دائمًا أهمية موازنة أعراض عدم اندماج الموظفين مع سلوكيات الموظف السابقة. حيث يتصرف الموظفون بطريقة مختلفة عن بعضهم وليسوا جميعًا على نفس السوية من الإبداع والمشاركة والالتزام. هذا الأمر رائع بالطبع لو تحقق لكن في النهاية لا يجب انتظار النتيجة نفسها من الجميع.

راقب معايير العمل لملاحظة علامات عدم اندماج الموظفين

الطريقة المثلى لتحديد المشكلة قبل أن يفوت الأوان هي امتلاك سجل مستمر حول معايير اندماج الموظفين، وتستطيع بهذه الطريقة ملاحظة انخفاض مستويات الاندماج في مراحل باكرة. يمكن الاستعانة ببعض البرمجيات التي تراقب هذه الأفكار، فبعضها يجري استبيانًا أسبوعيًّا سريعًا على الموظفين لمراقبة حالتهم وسؤالهم عن آرائهم. وبهذه الطريقة يمكنك تلقي المعلومات هذه مهما بلغت درجة انشغالك، كما يمكنك الوصول لهذه المعلومات عبر هذه البرمجيات في أي مكان وفي كل وقت.

علامات عدم الاندماج الجذرية

فيما يلي بعض العلامات الأشد للموظفين غير المندمجين:

• يبدؤون بارتكاب أخطاء أكثر.
• لا يمتلكون الإجابة على أسئلة تتعلق بمهامهم اليومية.
• يؤجلون أو يلغون الاجتماعات المطلوبة مع زملائهم أو مديريهم.
• يرفضون التغيير عبر سلوكيات سلبية.
• يتوقفون عن اتباع آلية عمل الفريق.

لازال بإمكانك فعل الكثير لتصحيح الموقف سواءً لاحظت علامات باكرة أو شديدة لعدم اندماج الموظفين.

ما هي أسباب عدم الاندماج؟

يجب أن تعرف أولًا الأسباب الكامنة خلف هذه الحالات لتستطيع حل هذه المشاكل حلًا جذريًا.

الأسباب الأكثر شيوعا لعدم اندماج الموظفين

1. الشعور المستمر بضغط العمل.
2. مستويات الشِدّة والتوتر المرتفعة.
3. نقص فرص التطور الوظيفي.
4. نقص الثقة.
5. رداءة التواصل.
6. قلة التعاون.
7. التعويضات غير الكافية.
8. عدم الاعتراف.
9. نقص الموارد والدعم اللازمين لتحقيق أهداف الشركة.
10. إدارة التغيير السيئة.
11. عدم الاستماع للآراء.

كيف تعيد دمج الموظفين غير المندمجين

إليك مجموعة نصائح لقادة الفرق لمعرفة كيفية إعادة دمج الموظفين غير المندمجين.

1. راقب إحصائيات الفريق

الخطوة الأولى للحل هي دائمًا تحديد المشكلة. عليك جمع البيانات اللازمة حول اندماج الموظفين سواءً عبر بعض التطبيقات المستخدَمة أو غيرها من الاستبيانات التي يمكن تطبيقها. حيث يمكّنك كل هذا من خلال الحفاظ على أداءٍ عالٍ للموظفين كما يسلط الضوء على نقاط قوتهم ونقاط ضعفهم لتستطيع العمل عليها وتحسينها.

2. تعاطف مع موظفيك وفكر في الموقف الحاصل مليا

بعد أن تحدّد المشكلة عليك الآن أن تضع نفسك في موقف الموظف وأن تتعاطف معه. حاول أن تشاركه وجهة نظره وترى الواقع كما يراه، واسأل نفسك الأسئلة الآتية:

• ماذا كنت لأفعل لو كنت مكانه؟
• ما سلبيات التغييرات أو المواقف الحاصلة في الفترة الأخيرة على هذا الشخص أو هذا الفريق؟
• هل حاولت أن أتأكد من أن الجميع يحصل على كل ما يحتاجه في هذه الفترة؟
• تذكر اللحظات التي كان فيها هذا الشخص قيمًا بالنسبة للفريق.
• فكّر مليًّا في قيمة هذا الشخص وعمله.

3. حدد اجتماعا فرديا على الفور

حدد اجتماعًا فرديًا مع الموظف غير المندمج حالما تُنهي الخطوة السابقة، واستخدم هذه المسودّة إن رغبت لمساعدتك في تحديد نقاط الحديث في هذا الاجتماع:

• صارحه منذ البداية بما تلاحظه من تغييرات عليه، واحرص على أن تخاطبه بلهجة متعاطفة ومن موقفِ راغبٍ بالمساعدة وليس كأنّك تقيّم أداءه لا أكثر.
• اذكر التغييرات المحدّدة التي لاحظتها بكل وضوح ودقّة.
• تحدّث عن النقاط الإيجابية التي فكرت بها حول قيمة هذا الفرد وما يضيفه إلى الفريق.
• أتِح له المجال ليخبرك بِما يفكر وبأسباب التغيير الحاصل من وجهة نظره، وأصغِ جيدًا لما يقول.
• حدد نقاط عمل تُظهر للموظف مدى التزامك واهتمامك بحل هذه المشكلة وأعلمه بما عليه فعله تاليًا.

اقتباس

ملاحظة: إن لم يطرح الموظف غير المندمج أسبابًا حقيقية لسلوكه الأخير، بادر أنت بإظهارها والسؤال عنها. قد لا يقدر الموظف على توصيف المشكلة توصيفًا صحيحًا. وإن كان يستطيع ذلك فقد لا يتمكّن من تحديد الأصل الحقيقي للمشكلة.

اذكر المواضيع التالية في اجتماعك مع الموظف واستخدمها مصدرًا لمساعدته على تحديد أفكاره وصياغتها.

مستويات الضغط والتوتر المرتفعة

من الطبيعي الشعور ببعض الضغط من الحين للآخر. لكنه يجب ألّا يكون مستمرًا وإلّا سيعاني أعضاء الفريق من الاحتراق الوظيفي ويصبحون غير مندمجين في الفريق.

الأسباب الشائعة لضغط العمل هي:

1. الحمل الزائد.
2. نقص الموارد (مثل التدريبات والدعم اللازم).
3. الأجر غير الكافي.

حاول أن تلاحظ السبب الحقيقي عند تفكيرك السابق للاجتماع مع الموظف، فإن رأيت أنّ الضغط والتوتر سبب محتمل، فاذكره في حديثك مع الموظف واسأله عن رأيه في ذلك.

نقص الثقة والتواصل والتعاون

قد تؤثر طبيعة العمل عن بعد في الوقت الحالي على اندماج الموظفين، فليس من السهل نقل كل جوانب العمل المباشرة إلى العالم الافتراضي دون مشاكل.

المؤثرات الشائعة على الثقة والتواصل والتعاون:

1. مستوى الشفافية.
2. القدرة على التعبير عن الرأي.
3. مدى توافر وقت المدير.

تأكّد من حديثك عن هذه المواضيع في حوارك مع الموظف وأعطِه الوقت الكافي لإبداء رأيه.

التطور الوظيفي وعدم السؤال عن الآراء وقلة الاعتراف

يرغب الجميع بالتطور المستمر، ومن المهم أن يرى الموظفون فرصًا دائمة للتطور والاعتراف ليبقوا مندمجين في عملهم. تساعد معرفة نقاط القوة في الفريق على التحسن وهي أساسية من أجل التطور الوظيفي، و أهم المؤثرات الشائعة على هذه العوامل بالنسبة للموظفين هي:

1. التكرار.
2. الجدولة الزمنية.

عليك أن تركز على التطور المستمر والاعتراف والأخذ بالآراء إن أردت إعادة دمج موظف غير مندمج مع الفريق. واسأل فريقك عن الطريقة التي يفضلونها من أجل تقديم آرائهم وتنظيمها.

شح الموارد والإدارة السيئة للتغيير

تتطور الثقافات المؤسساتية باستمرار، وهذا أمر جيد بالطبع. لكن يجب الانتباه دومًا إلى المساعدة التي قد يحتاجها الفريق للتأقلم مع هذه التغييرات. الارتباط الأقوى من إدارة التغيير والموارد على الاندماج لدى الموظفين هو القدرة على التماهي مع قيم المؤسسة وأهدافها وما يتضمنه من قدرة قادة الفرق على إيصال هذه القيم والأهداف. خُذ الوقت الكافي للمرور على التغييرات الأخيرة الحاصلة في الشركة عند اجتماعك مع الموظف غير المندمج. اسأله وحاول أخذ صورة كاملة عن أثر هذه التغييرات عليه أو حاجته لدعم إضافي بسببها.

الأجر غير العادل

من الشائع أن يصبح الموظفون غير مندمجين إن لم يشعروا بكفاية أجرهم لقاء ما يقدمونه. وهذا ما يدفعهم أيضًا للبحث عن فرص أخرى خارج الشركة. وبما أنّ قادة الفرق لا يملكون دائمًا صلاحية تعديل الأجور الممنوحة، فماذا يمكنهم فعله حيال هذا الأمر؟

يُفضّل أخذ الوقت الكافي لمناقشة توقعات الموظف ورؤية المجهود المبذول وملاحظة حمل العمل الزائد -إن وُجد-. وجمع هذه البيانات من أجل مناقشة الإدارة حول إمكانية إجراء تغيير ما. اجمع البيانات التي حصلت عليها من اجتماعاتك الفردية مع أثرها الواضح على عمل الفريق واندماج الموظفين. دع البيانات تعكس الحقائق قدر الإمكان واربطها بمصلحة الشركة (كفاءة العمل والأداء وغيرها). وارفع كلّ هذا إلى إدارة الشركة لتحاول أن تشرح لهم وجهة نظر الموظفين حول الأجور غير العادلة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Disengaged employees: all you need to reactivate engagement لصاحبته Ana Collantes.