الإصغاء لأعضاء فريقك عبر الاستجابة لمراجعاتهم

يُعَدّ تجاهل الزملاء، أو المديرين، أو المنظمات، للمراجعات المرسلة من الموظَّفين الذين بذلوا الكثير من الجهد في كتابتها والعمل عليها؛ مصدرًا لإحباط شديد لهؤلاء الموظَّفين. حيث أنّ الاستجابة للمراجعات التي يعطيها أعضاء الفريق تُظهِر لهم مدى تقدير فريقهم لأفكارهم وآرائهم بجدية، وذلك مهم لأن:

اقتباس

30% من الموظفين لا يشعرون بأنّ شركاتهم تهتم بما يكفي بآرائهم واقتراحاتهم.

- بيانات إحصاءات شركة Officevibe

ونُعَدّ الاستجابة لمراجعات الموظفين بفاعلية أمرًا بالغ الأهمية للمديرين، لأنهم هم الذين على اتصال مباشر بالفريق في كل شيء بدءًا بشؤون حياتهم اليومية، وانتهاءً بمقترحاتهم بشأن العمل. لكن الاستجابة لمراجعات الموظَّفين تصبح مهمةً صعبةً عند مواجهة كمٍّ كبير من التقارير المباشرة. وعندما يكون الوقت محدودًا، فهذا هو المكان المناسب لتعلم استراتيجيات تحسين استعراض المراجعات في العمل والاستجابة لها.

لماذا يجب الاستجابة للمراجعات؟

إذا قضى شخص ما من الفريق وقتًا في تقديم مراجعة قيّمة، فهذا يعني أنّ ذلك الشخص مهتم ببناء علاقة مع فريقه، بل ومقبِل على عمله، ومتحفِّز له، ومبدع فيه أيضًا، لأن من النادر أن يعطي الناس من أوقاتهم في تقديم مراجعة حول شيء لا يهتمون به. ويُعَدّ التعاون والثقة عنصران مركزيان في بناء فريق عظيم، كما تُعَدّ الاستجابة للمراجعة تظهر الثقة برأي صاحبها وتقدّر مساهمته، فمن الأفضل عدم تفويت فرصة مثل هذه لبناء علاقة جيدة.

النصيحة رقم 1: أسلوب تبادل المراجعات

يُعَدّ أسلوب تبادل المراجعات عمليةً مهمةً في تطوير أيّ فريق عالي الأداء. حيث يُطبَّق أسلوب تبادل المراجعات بتبادل المراجعات باستمرار على أساس وسيلة لتحسين النتائج النهائية للعمل الذي ينجزه الفريق، فالاستجابة للمراجعات بطريقة بناءة هي مفتاح تطبيق أسلوب تبادل المراجعات بفاعلية.

وذلك لأن الاستقبال المتحمِّس للمراجعات يعني استحسان تقديم الطرف الآخر لها، كما يعزز ميلهم إلى المواظبة على هذا التصرف الإيجابي، ويساعد الموظَّفين على الشعور بالاطمئنان لمشاركة مراجعاتهم، والانفتاح على مراجعات الغير، ويزيد الإنتاج بسبب تواصل الناس مع بعضهم، وتبادل الآراء حول المشكلات حين وقوعها.

النصيحة رقم 2: ملاحظة الموقف من المراجعة

يُعَدّ الموقف من المراجعة جزءًا طبيعيًا من عملية الاستجابة لها، وقد يختلف الموقف حسب احتمال سير الأحداث، فقد يكون أيًا من التالي:

موافقة المراجعة.
عدم موافقة المراجعة.
الحاجة إلى مزيد من المعلومات للاستفادة من المراجعة.

يُعَدّ بذل الجهد في إدراك ردود فعلك خطوةً مبدئيةً جيدة، فعند التعرف على المواقف، سيصبح من الأسهل الاستجابة للمراجعة بناءً على طبيعة الرسالة. وتكون المراجعة غالبًا إما إيجابيةً، أو سلبية، أو بناءة. وفيما يأتي أدناه نقاش حول أفضل إجابة في كل حالة.

الاستجابة للمراجعة الإيجابية

يمنح الحصول على مراجعة إيجابية شعورًا بقيمة الفرد وقيمة ثمرة عمله. فهي مثل قول أحدهم لزميله: "أبليت حسنًا في ذلك المشروع! أُعجبت كثيرًا بتعاملك مع الأمر ككل"، أو "لاحظتُ حضورك المستمر مؤخرًا في اجتماعاتنا الافتراضية، من الرائع أنك مقبل على عملك هكذا رغم الحاجز التقني".

وينبغي الحرص على ما يلي عند الاستجابة للمراجعات الإيجابية:

شكر من قدمها وإعلامه بتقدير مراجعته الإيجابية وأثرها.
توضيح النقاط التي أحسنت أدائها، فهذا مهم لفهم أي التصرفات أعجبته بالضبط أو إذا كان هناك أي شكوك حول الأداء.

مثال: "شكرًا جزيلًا على رسالتك اللطيفة، فمعرفة أنك تقدر عملي وأثره تعني لي الكثير. أرجو إن أمكن أن أفهم منك فهمًا أوضح أي جزء أعجبك في المشروع من وجهة نظرك، والسبب وراء ذلك".

من المهم تشجيع المراجعة الإيجابية قدر الإمكان، فهذا يخلق ثقافةً يتكاتف الناس فيها باستمرار ويساندون بعضهم، فرغم ميول الناس إلى الربط بين المراجعة وبين السلبية والخوف، إلا أنّ الاعتراف البنّاء من الزملاء يحفّز الموظفين، فإذا أمكن كسر ذلك الرابط بتشجيع المراجعة الإيجابية ومشاركتها، فلن يعود الناس خائفين كما كانوا في السابق عندما يواجهون مراجعةً أكثر حزمًا.

الاستجابة للمراجعة السلبية

قد يكون تلقي المراجعة السلبية مؤلمًا، بل يضع المتلقي في موقف دفاعي، إلا أنّ ضبط المشاعر مهم للإجابة بعقلانية. إذ ينبغي التمهل أولًا في الرد عند تلقي النقد، وأخذ نفس عميق وتذكُّر أنّ المراجعة ليست شخصية، وإذا بدأ الانفعال يغلي داخل الشخص، فيُنصح بمنح نفسه بعض الوقت (أو طلبه) قبل التعامل مع المراجعة، إذ من الأفضل عدم المخاطرة بقول شيء لا تُحمد عقباه.

ينبغي الحرص على ما يلي للاستجابة للمراجعة السلبية استجابة ملائمة:

البحث في دقة وصحة المراجعة السلبية، فإذا وُجد ما يمكن موافقته، فيُنصح بقول "شكرًا على الإشارة إلى هذا لي، أقدر الوقت الذي قضيتموه في مشاركة هذا معي، وسأضع هذه المراجعة حتمًا في الحسبان في سير عملي".
إن لم يُمكن الأخذ بالمراجعة أو احتاجت مزيدًا من المعلومات لفهم وجهة نظر صاحبها، يمكن الإجابة بسؤال استيضاحي، مثل: "أرغب في أن أفهم وجهة نظرك بصورة أفضل، هل يمكننا أن نحدد موعدًا للحديث عن الأمر وجهًا لوجه؟".
أخذ الوقت في التفكير في المراجعة في جميع الأحوال، وطرح هذا السؤال "هل نبهني الآخرون إلى هذا الأمر من قبل؟"، إذا كانت الإجابة نعم، فقد يستحق الأمر التعمق فيه أكثر.

ينبغي تجنُّب الإجابة على المراجعات النقدية بما يماثلها من التعليقات السلبية، مع تذكُّر أنه يمكن دائمًا الرد ببساطة بـ"شكرًا على مشاركتك" والمضي قدمًا، فما تقبله من هذه المراجعة وما ترفضه منها هي قرارات تعود للمتلقي.

التحقق من الأمر: إن كان رد الفعل انفعاليًا تجاه المراجعة السلبية، فيُنصح بتذكُّر أولًا أنها ليست إلا رأي شخص واحد. وأنّ التماس زميل أو صديق موثوق لعرض المراجعة عليه وفهم وجهة نظره، قد يجعل المراجعة بناءةً أكثر عبر التعاون معًا في العمل عليها.

الاستجابة للمراجعات البناءة

يكون أثر المراجعة البناءة عادةً أقل قسوة لأن صاحبها لم يكتفِ بالاشارة إلى المشكلة، بل يريد أن يكون جزءًا من الحل، فينبغي النظر إليها على أنها فرصة للتعاون والتعلم بغض النظر عن صاحبها.

ينبغي الحرص على ما يلي عند الاستجابة للمراجعة البناءة:

إعلام الشخص أنّ تقديمه لهذه المراجعة القابلة للتطبيق بعينها قد أفادك.
فتح باب الفرصة للعمل معًا على الحل، فقد تكون هذه فرصة للتعلم المتبادل، بناءً على السياق.
إعلام ذلك الشخص بتنفيذ مراجعته في حال وُجد فيها ما يبرر ذلك، وإغلاق الباب أمام تبادل المراجعات مع صاحب المراجعة.
التفكير فيما تمت مشاركته، وكيفية تطبيق المراجعة عند وضعها في سياقات مختلفة.

مثال: "شكرًا على وقتك، ومشاركة تصوراتك، وأفكارك في سبيل التطوير. هل أنت مهتم بإيجاد حل معًا؟ فاقتراحك ألهمني، ولدي بعض الأفكار حول كيفية حل المشكلة بناءً عليه، وسأبدأ العمل عليه الأسبوع القادم على أي حال."

إظهار أهمية المراجعات للناس

إنّ أخذ الوقت في الاستجابة المدروسة للمراجعة في العمل تُظهِر الاهتمام بأفكار الزملاء وآرائهم وتقديرها، يث يجب تذكُّر مراعاة مشاعر الآخرين عند الإجابة على المراجعات مهما كانت طبيعتها، وتذكير النفس بأنّ كل المراجعات تساعد في التطوّر.

ترجمة وبتصرّف للمقال Responding to feedback so your team members feel heard لصاحبته Stacy Pollack.