طبيعة الإدارة وماهيتها

ما المتوقّع من المدير؟ إذا أرادت المؤسسات النجاح في تجاوز التحديات المُعاصرة، فعلى الإدارة قيادة الطريق. يمكن للشركات المعاصرة بوجود إدارة فعّالة إنجاز خطوات كبيرة نحو تنافسية أكبر في بيئة العمل والسوق العالميّة. ومن الناحية الأخرى، يمكن للإدارة غير الفعّالة أن تؤدي إلى ضعف في أداء المؤسسات وأحيانًا إلى الفشل المباشر. لذلك سوف سنسلّط الضوء في مقالنا هذا على طبيعة الإدارة، مع الإشارة إلى أنّه على الرغم من أنّ محور تركيزنا هو المديرون، فإنّ ما سنناقشه هو أيضًا ذو صلة بأفعال غير المديرين أيضًا. بناءً على هذه الدراسة، يجب علينا أن نكون قادرين على البدء بتحليل ما يستطيع المديرون تعلّمه من العلوم السلوكية لرفع مستوى فعاليتهم ضمن بيئة العمل التنافسية.

ما هي الإدارة؟

عرّفت ماري باركر فوليت Mary Parker Follett الإدارة منذ عدة سنوات بأنّها: "فن إنجاز المهام بواسطة وبمساعدة الأفراد". حيث يعمل المدير على تنسيق ومراقبة عمل الأفراد ويوجّههم لإنجاز أهداف لم يكن ليتمكّن من الوصول إليها لوحده. توسّع هذا التعريف في يومنا هذا، وأصبحت تُعرّف الإدارة بشكل عام على أنّها عملية تخطيط وتنظيم وتوجيه وضبط أنشطة الموظفين بالترافق مع الموارد الأخرى لتحقيق أهداف المؤسسة. إذًا مهمة الإدارة بمعنى أوسع هي رفع مستوى فعالية المؤسسة وتسهيل بلوغها لأهدافها من خلال تنسيق الموارد المتوفرة واستخدامها بفعاليّة. بالاستناد إلى هذا التعريف، يتوضّح لنا أنّ مواضيع إدارة الأفراد أو المجموعات أو الأنظمة المؤسساتية هي ذات صلة بأي فرد عليه أن يعمل مع الآخرين لتحقيق أهداف مؤسسته.

توجد الإدارة فعليًا في جميع المؤسسات التي تسعى وتضع نُصب أعينها تحقيق أهداف معيّنة، سواءً كانت عامة أم خاصة، كبيرة أم صغيرة، ربحيّة أم غير ربحيّة، اشتراكيّة أم رأسماليّة. إنّ ما يدل على تفوّق شركة أو مؤسسة بالنسبة للكثيرين هو نوعية وكفاءة المديرين القائمين عليها.

مسؤوليات الإدارة

من الأسئلة المهمة التي تُطرح حول المناصب الإدارية هي: ما هي مسؤوليات المديرين ضمن المؤسسات؟ وفقًا لتعريفنا، فإن وظيفة المدير هي أن يشارك في التخطيط والتنظيم والتوجيه والضبط لأنشطة وأعمال المؤسسة المختلفة. حدّد المديرون مسؤولياتهم ضمن تسعة بنود ومهام رئيسيّة من الأعمال، وتشمل:

1. التخطيط بعيد المدى: يُعنى المديرون في المناصب التنفيذية في كثير من الحالات بالتخطيط والتطوير الاستراتيجي.
2. الضبط: يقيّم المديرون الطريقة المُثلى لتوزيع واستخدام الموارد البشريّة والماليّة والماديّة بالشكل الأفضل، ويتّخذون الإجراءات المناسبة لذلك.
3. تحرّي المحيط: يجب على المديرين أن يراقبوا التغيّرات في الوسط التجاري ومؤشرات السوق باستمرار، مثل عائدات الأسهم أو الاستثمارات، والمؤشرات الاقتصاديّة والحلقات التجاريّة وإلى ما هنالك.
4. الإشراف: يجب على المديرين مراقبة وضبط عمل الأفراد المسؤولين عنهم باستمرار.
5. التنسيق: يجب على المديرين في الكثير من الأحيان تنسيق عمل الآخرين سواء داخل مكان العمل أو خارجه.
6. التسويق والعلاقات مع الزبائن: يُعنى بعض المديرين بالتواصل المباشر مع الزبائن والزبائن المحتملين.
7. العلاقات مع المجتمع: يجب المحافظة على التواصل المستمر مع ممثلين من المجموعات المؤسساتية لمختلفة خارج الشركة، يشمل ذلك مجالس المدينة والوكالات الفيدراليّة، والمجموعات المدنيّة المحليّة والمزوّدين.
8. الاستشارات الداخليّة: يوظّف بعض المديرون خبراتهم العملية لحل المشاكل الداخليّة كمستشارين داخليين لتغيير وتطوير المؤسسة.
9. مراقبة المنتجات والخدمات: يُعنى المديرون بتخطيط وجدولة ومراقبة تصميم وتطوير وتصنيع وتوصيل منتجات وخدمات المؤسسة.

كما سنرى لاحقًا قد لا يشارك جميع المديرون في جميع هذه الأنشطة، بل إنّه في معظم الأحيان يؤدي عدّة مديرون عدّة أدوار مختلفة ويتحمّلون مسؤوليات مختلفة وذلك تِبعًا لمواقعهم الإدارية ومناصبهم في هرم المؤسسة. سوف نبدأ استطلاعنا باستعراض الأنواع المُختلفة للمهام الإدارية.

الاختلافات في العمل الإداري

على الرغم من أنّ كل مدير قد يملك مجموعة متنوعة من المهام التي ذكرناها سابقًا، فإنّ مقدار الوقت الذي يُخصّصه لكل نشاط ومدى أهمية ذلك النشاط تتفاوت بشكل كبير بين منصبٍ إداري وآخر. هنالك منظورين أساسين للمدير هما: (1) مستوى المدير في هرم المؤسسة (2) طبيعة القسم أو الوظيفة المسؤول عنها. لنتحدث عن كل منهما باختصار:

الإدارة وفقًا للمستوى الهرمي: يمكن تمييز ثلاث مستويات للإدارة بشكل عام: الإدارة التنفيذية، والإدارة المتوسطة، وإدارة الخط الأول (انظر إلى الشكل 1.6). المديرون التنفيذيون هم رأس الهرم ومسؤولون عن كامل المؤسسة، سيّما توجّهاتها الاستراتيجية. في حين يقع المديرون المتوسطون في منتصف الهرم الإداري وهم مسؤولون عن الأقسام الرئيسيّة في المؤسسة، وقد يشرفون على مدراء آخرين من المستوى الأقل. وأخيرًا، يشرف مديرو الخط الأول على الموظفين العاديين والأنشطة اليوميّة للأقسام المختلفة للمؤسسة.

الشكل (1.6): مستويات هرم الإدارة (حقوق النشر لجامعة رايس Rice ، OpenStax، تحت الرخصة CC BY-NC-SA 4.0).

يُظهر الشكل (1.7) الاختلاف بالمسؤوليات الإدارية وفقًا للمستويات الهرمية. ينصب تركيز المديرين التنفيذيين على القضايا المفاهيمية والفكرية، بينما يركّز مديرو الخط الأول جهودهم على القضايا التقنية. على سبيل المثال، يخصص مديرو المستوى الأعلى قسمًا أكبر من وقتهم على أنشطة مثل التخطيط بعيد المدى ومراقبة مؤشرات العمل والتنسيق والاستشارات الداخلية، بينما يخصص مديرو المستوى الأقل قسمًا أكبر من وقتهم على الإشراف، بما أنّ مسؤوليتهم هي إنجاز المهام من خلال الموظفين العاديين، في حين يقع المديرون المتوسطون في الوسط بالنسبة لهذه المسؤوليات السابقة. يمكننا تمييز ثلاثة أنواع من المهارات الإدارية:"8"

1. المهارات التقنيّة. يجب أن يمتلك المديرون القدرة على استخدام الأدوات والعمليات والتقنيات الخاصة بمجال تخصّصهم. على سبيل المثال، يجب أن يمتلك المحاسب خبرة في مبادئ المحاسبة، بينما على مدير الإنتاج معرفة كيفية إدارة العمليات، فهذه المهارات تمثل آلية ونواة سير العمل المؤسسة.
2. المهارات الاجتماعيّة. تتضمن القدرة على العمل مع الأشخاص وفهم آلية تحفيز الموظفين والمهام الجماعية، وتسمح هذه المهارات للمدير بأن يصبح مشاركًا وأن يقود مجموعته بفعاليّة وكفاءة.
3. المهارات المفاهيمية. تمثّل هذه المهارات قدرة المدير على تنظيم وتحليل المعلومات والبيانات من أجل تحسين أداء المؤسسة، وتتضمن القدرة على استقراء المؤسسة وآلية عملها ككل وفهم كيفية تنظيم وتنسيق الأقسام المختلفة مع بعضها البعض لتعمل كوحدة متكاملة. وهذه المهارات جوهريّة وأساسية لتنسيق الأقسام والمفاصل المختلفة بفعالية ونجاح لتتمكن كامل بُنى المؤسسة من التعاون والتنسيق مع بعضها البعض.

وكما يظهر في الشكل (1.7)، تتطلب كل مرحلة من هرم الإدارة مستويات مختلفة من هذه المهارات. بمعنى آخر، يتطلّب النجاح في المناصب الإدارية التنفيذيّة توظيف المهارات المفاهيمية بشكل كبير واستخدام أقل للمهارات التقنيّة في معظم (وليس كل) الحالات والمواقف. بينما يحتاج مديرو الخط الأول بشكل عام مهارات تقنية أكثر ومهارات مفاهيمية أقل، مع ملاحظة أنّ المهارات الاجتماعيّة تبقى مهمة للنجاح في كل مستويات الهرم.

الشكل (1.7): الاختلافات في المهارات المطلوبة للإدارة الناجحة وفقًا للمستوى ضمن الهرم (حقوق النشر لجامعة رايس Rice ، OpenStax، تحت الرخصة CC BY-NC-SA 4.0).

الإدارة وفقًا للقسم أو الوظيفة. بالإضافة إلى المستوى ضمن التسلسل الهرمي الإداري، تختلف المسؤوليات الإدارية أيضًا تبعًا لنوع القسم أو الوظيفة. حيث توجد اختلافات كثيرة في طبيعة العمل بين أقسام ضبط الجودة والتصنيع والتسويق والمحاسبة والمالية وإدارة الموارد البشرية، على سبيل المثال، ينصب تركيز مديرو قسم التصنيع على المنتجات والخدمات والضبط والإشراف، في حين يوجّه مديرو التسويق تركيزًا أقل نحو التخطيط والتنسيق والاستشارات، وتركيزًا أكبر نحو العلاقات مع العملاء والعلاقات الخارجية. يهتم مديرو أقسام المحاسبة والموارد البشرية بشكل أكبر بالتخطيط بعيد المدى، وبشكل أقل بمنتجات المؤسسة وعرض الخدمات. ومن جهةٍ أخرى يهتم مديرو المحاسبة والمالية كذلك بضبط ومراقبة مؤشرات الأداء، بينما يؤمّن وينظّم مديرو الموارد البشرية الاستشارات والتنسيق والعلاقات الخارجية. ومن هنا نرى مدى التنوّع الكبير في المسؤوليات الإدارية تِبعًا للقسم المسؤول عنه المدير.

على مستوى فردي، إدراك ومعرفة أنّ معايير المهارات المفاهيمية والاجتماعية والتقنية تتغير مع الوقت وأنّ مجالات العمل المختلفة تتطلّب مستويات مختلفة من المسؤوليات الإدارية يمكن أن يخدم دورين مهمين. أولًا، إذا اخترت أن تصبح مديرًا، فإنّ معرفة أنّ معايير المهارات المطلوبة يتغير باستمرر تِبعًا للظروف يمكنه مساعدتك على تجنب الوقوع بالخطأ الشائع، وهو رغبة الموظفين الشباب غالبًا بالتفكير والتصرف كمدير تنفيذي ويميلون إلى استباق الأمور قبل أن يتقنوا كيفية الإشراف على خطوط الإنتاج الأولى حتى. ثانيًا، معرفة المزيج المختلف من المسؤوليات الإدارية وفقًا لمجال العمل يمكن أن يسهّل عليك اختيار المجال أو المجالات التي تناسب مهاراتك واهتماماتك بشكل أفضل.

يمر معظم الإداريين في العديد من الشركات على مختلف الأقسام الإدارية أثناء ارتقائهم في مستويات الهرم، وبذلك يكتسبون منظورًا شاملًا عن المسؤوليات الإدارية للأقسام المختلفة. يجب عليهم خلال مهامهم اليومية التركيز على الأنشطة المناسبة لأقسامهم ومستوياتهم الإدارية، وإنّ معرفة أي نوع من الأنشطة يجب التركيز عليه هو أساس أي عمل الإداري. سنعود على كلّ حال إلى هذا الموضوع عند مناقشتنا لطبيعة الاختلافات الفردية في مقالات تالية في سلسلتنا.

المدير في القرن الواحد والعشرين

كما ناقشنا سابقًا فإن هنالك العديد من التغيرات والتحدّيات التي تواجه المؤسسات في القرن الواحد والعشرين، وهذا يستدعي تكيّف إداريي المستقبل مع التطوّرات وتغيير أساليبهم المتّبعة في عملهم إذا أرادوا النجاح في تجاوز التحديات الجديدة. في الواقع، حتى أن مسيرتهم المهنية وطبيعة الإدارة لديهم مستقبلًا ستبدو مختلفة نوعًا ما مختلفة عمّا هي عليه في عصرنا هذا. فكّر مليًّا بالمهارات الخمسة التي تنبّأت بها مجلة Fast Company والتي قالت أنّ مديري المستقبل الناجحين سيحتاجونها، مقارنة مع المديرين في عام 2000، وهي: القدرة على ابتكار حلول جديدة، والقدرة على التعامل مع الفوضى، وفهم التكنولوجيا، والذكاء العاطفي العالي، والقدرة على التعامل مع الأشخاص والتكنولوجيا في آن معًا وبنفس الكفاءة والفعالية.

اتّخذت المسيرة المهنيّة للمدير التنفيذي خلال العقود الماضية صيغةً روتينية ثابتة حتى بدأت التغيّرات العصرية بالظهور وتِلك الصيغة الروتينية كانت على الشكل التالي: بدأ حياته في قسم الماليّة مع شهادة جامعيّة في المحاسبة، ثم شقّ طريقه صعودًا عبر مراتب الشركة من المراقب المالي لأحد الأقسام إلى إدارة ذلك القسم، ثم إلى أعلى منصب. تشير خلفيته العسكريّة على أنّه اعتاد على إعطاء الأوامر وعلى أن تُطاع أوامره. وأصبح مسؤول عن الأنشطة الخيريّة وغدا شخصًا مهمًا في مجتمعه، لكن أول مرة سافر فيها خارج البلاد في رحلة عمل كانت كرئيس تنفيذي. الحواسيب والتي أصبحت في كلّ مكان خلال حياته المهنيّة، تثير أعصابه.

والآن قارن تِلك الصيغة مع توقعات ما سيبدو عليه المدير التنفيذي في القرن الواحد والعشرين:

قد تكون شهادتها (أو شهادته) الجامعية في الأدب الفرنسي، ولكنها حصلت أيضًا على ماجستير في إدارة الأعمال و الهندسة. بدأت في قسم البحث وتم اختيارها بسرعة كرئيسة تنفيذيّة مُرشّحة. هي قادرة على التفكير بشكل مُختلف وإبداعي وعلى النجاح في سوق وبيئة عمل فوضويّة وغير مستقرة. تنقّلت من البحث إلى التسويق إلى المالية. قادرة على التعامل مع التكنولوجيا والأشخاص بأريحيّة مع درجة عاليّة من الذكاء العاطفي، وأثبتت كفائتها في البرازيل من خلال إنقاذ مشروع مشترك فاشل. تتحدث العديد من اللغات وعلى علاقة قوية مع وزراء تجارة من العديد من الدول. وعلى عكس طبيعة الإداريين السابقين، لا تتعامل بصرامة كأنها ضابط عسكري، وتتعاون مع خمسة أشخاص آخرين مساويين لها في مكتب الرئيس التنفيذي.

من الواضح أنّ المستقبل واعد ويحمل الكثير من النجاح للمديرين المستعدين والمُجهّزين بشكل جيد لتجاوز التحديات، فكيف نخرج ونحصل على مثل هؤلاء الإداريين المُجهزين وذوي الكفاءة العالية؟ اقترحت أحد الدراسات أنّ مدير المستقبل عليه أن يكون قادر على ملء الأدوار الأربعة التالية:

• استراتيجي عالمي: يجب على مديري المستقبل فهم السوق العالمية والتفكير على مستوى عالمي، وعليهم أن يمتلكوا القدرة على اقتناص فرص العمل المميزة والتحرك بسرعة لاستثمارها.

• خبير في التكنولوجيا: يجب على مديري المستقبل أن يكونوا قادرين على استثمار التطوّراتالتكنولوجيات الحديثة بأقصى درجة، سواءً كانت في مجال التصنيع أو الاتصالات أو التسويق أو في أي مجالات أخرى.

• مدير فذّ يحوّل مواطن الضعف إلى قوة: سيتّفهم المدير التنفيذي الناجح في المستقبل كيفية تجاوز جميع الحدود لإنجاز العمل، وكيف يبني جسورًا مع أشخاص مهمين من خلفيات وتوجّهات متنوعة، وكيف يصنع تحالفات ومشاريع مشتركة ناجحة.

• مُحفّز: أخيرًا، يجب أن يفهم مدير الغد آلية عمل المجموعات وكيف ينصح ويرشد ويقود عمل الفرق والأفراد ليتمكنوا من تقديم أفضل ما لديهم. ستولي المؤسسات المستقبلية تركيزًا أكبر على الفرق والجهود الجماعيّة المنظّمة، والذي يتطلّب من المديرين فهم أساليب الإدارة التشاركيّة.

• مُحاوِر بارع: نستطيع أن نضيف إلى هذه القائمة الرباعية أيضًا أنّ مدير المستقبل عليه أن يكون محاورًا بارعًا، عليه أن يكون قادرًا على التواصل بشكل فعّال مع المجموعات المختلفة والتي تتسم بتنوّع الأفراد ووجهات النظر والتوجّهات، وكذلك مع الزبائن والمزوّدين والمجتمع وقادة الحكومات.

يصعب معرفة فيما إذا كانت هذه التوقعات المستقبلية لمواصفات المدير الناجح دقيقة بشكل كامل، ولكن يكفي القول أنّ معظم المهتمين بعلوم المستقبل يتّفقون على أنّ عالم المؤسسات في القرن الواحد والعشرين سيكون قريبًا وشبيهًا إلى حدٍّ كبير بما وصفناه وتطرّقنا إليه سابقًا. فحوى الحديث أن على إداريي المستقبل أن يفهموا ويطوّروا هذه المهارات الأساسيّة إلى أقصى حد ممكن ليكونوا جاهزين لتحدّيات العقد القادم.

ترجمة -وبتصرف- للفصل The Nature of Management من كتاب Organizational Behavior