لماذا تعد سلامة البيانات أمرًا حاسمًا في خدمة العملاء

في 1790، أرادت باريس إبلاغ المسؤولين في قرية سيكس الصغيرة والتي تقع بالقرب من تولوز، أن طلبهم لجعل بلدتهم عاصمة بلديتهم قد رُفض. أرسلوا رسالتهم في مغلف أبيض إلى قرية سيكس. وصلت الرسالة ... لكن في الخامس من يونيو / حزيران 2009 أي بعد مائتين وعشرين عامًا من إرسالها. كيف يمكن لهذا أن يحدث؟ ذهبت الرسالة إلى قرية سيكس Saix، بدلا من سيكس Seix بسبب خطأ صغير في العنوان. انقضت الثورة الفرنسية، وغرقت تيتانيك، واختُرعت السيارات والطائرات، وغيرت الإنترنت وجه العالم، ووصلت الرسالة بعد أن تأخرت قرنين.

قد يكون للأخطاء الصغيرة في البيانات عواقب وخيمة. إلى جانب الخطأ الإنساني، قد ننسى أحيانًا ربط البيانات بأصحابها. كثيرًا ما يقوم الناس بالتغيير في حياتهم، فهم يغيرون الوظائف والعناوين وأرقام الهواتف، وينجبون أطفال، ويتم اختراق حساباتهم، ويكبرون. ومع كل هذه التغييرات، تفتقد بياناتهم الدقة. ونتيجة لذلك، يصبح من الصعب تقديم خدمة جيدة. وهكذا يصبح الجزء الشائك هو كيفية التأكد من أن بياناتك آمنة من هذه المشاكل؟

البيانات الموثوقة هامة جدًا لإضفاء الطابع الشخصي المناسب

المعلومات هي واحدة من أقوى الأدوات التي يمكن أن تستغلها الشركات - بفضل المعلومات التي يتم استخراجها من البيانات التي تم جمعها، يمكننا أن نفهم عملائنا ومنافسينا، وموضعنا في السوق وتطوير المنتجات والاستراتيجيات والتكتيكات كي ننمو ونتطور في عالم الأعمال. وإذا كانت هذه البيانات غير صحيحة، أو إذا لم يكن لدينا إمكانية الوصول إليها، فإننا نفقد الميزة التي تنتجها. كما نفقد إمكانية استخدام تلك المعلومات القيمة. في بيئة [KY1] البرمجيات المؤجرة ، يمكن للتفاعل الشخصي تحديد ما إذا كان العميل سيبقى معك أو يذهب إلى منافسك. فتصبح البيانات الموثوقة هي مفتاح إضفاء الطابع الشخصي المناسب.

ثلاث طرق للحفاظ على سلامة بيانات عملاءك

خلال المعرض الكبير للاتحاد الوطني للتجزئة في 2017، أجرت فورستر للاستشارات مقابلات مع حوالي 80 من محترفي الصناعة حول الاستثمارات التقنية الرئيسية لعام 2017. وكانت النصيحة الأكثر ترددًا واضحة: "التركيز على التكنولوجيا التي تخلق اتصالات شخصية مع العملاء، وتقلل من نقاط العناء أثناء رحلة المتسوق، وتُحسّن من الكفاءات التشغيلية". ولهذا السبب، فإنه من الأهمية بمكان أن تحتوي أدواتنا على بيانات اتصال حديثة ودقيقة للعملاء. وإليك كيفية تحقيق ذلك:

1. العناية المنتظمة

وجدت إحدى الدراسات أن قواعد البيانات في العديد من الشركات في المملكة المتحدة تحتوي على حوالي 30 في المئة من السجلات المكررة. السجلات المكررة مكلفة - فعندما بدأت هذه الشركات في تركيب أنظمة إدارة علاقات العملاء، أدركوا أنهم كانوا يدفعون لإرسال أكثر من بريد إلكتروني لنفس المتلقي، وأن فريق الدعم يرتبك في كل مرة يحتاج أحد العملاء ذوي السجلات المتكررة للمساعدة. أصبح العديد من الشركات في الوقت الحاضر يهتم بالعناية المنتظمة للأنظمة المركزية لإدارة علاقات العملاء. فهي تقوم بتنظيف التكرارات والبيانات القديمة وما إلى ذلك. ولكن في كثير من الأحيان لا تحظى أدوات الدعم لدينا على نفس المعاملة. وعليه، فإن استخدام أدوات لتكرار التنظيف للأنظمة المركزية لإدارة علاقات العملاء لبيئات أخرى في رزم البرمجيات المؤجرة  الخاصة بك قد يكون حلًا سهلًا وفعالًا لتحقيق ذلك.

2. ضمان توفر البيانات

ستفقد الكثير من المال إذا تمكنت من الحصول على بيانات ذات جودة عالية ولكن لا يمكنك الوصول إليها في اللحظة المناسبة. عندما نتحدث عن "توفر البيانات"، فإننا نعني البيانات الصحيحة الموجودة على بُعد بضع نقرات من الأشخاص الذين من المفترض أن يصلوا إليها. إذا كنت تقدم الدعم عبر البريد الإلكتروني لعملائك ، فلعلك لاحظت على الأرجح كيف أن العميل نفسه يكتب من وقت لآخر من عنوان بريد إلكتروني مختلف. ينطوي هذا على تفسير واضح: لا يساور معظم العملاء قلق بشأن عنوان البريد الإلكتروني الذي يستخدمونه للاتصال بمزودي الخدمة. قد يستخدمون البريد الإلكتروني الشخصي، أو بريد العمل، أو بريدًا مهملًا، أو بريد وظيفي داخل شركتهم، وهكذا.

ما لا يدركونه هو أن "عنوان المرسل" هو المرجع الذي تقوم من خلاله أداة الدعم بتجميع المحادثات السابقة أو الجارية. إذا لم تكن أداة الدعم لديك على دراية ببيانات الاتصال الكاملة، فستنشئ محادثات جديدة بدلًا من ربطها بالبيانات السابقة. ما له من آثار ضارة على جودة دعمك لعملائك. لتقديم خدمة كاملة لعملائنا، لا يجب أن يكون لدينا فقط رؤية للمحادثات ذات الصلة، ولكن أداة دعم تعرض معلومات العملاء الأكثر صلة في النسق، مثل معرف الحساب وحالة العميل وبيانات الاتصال الكاملة لإدراك المتناقضات. عندما تكون كل هذه البيانات على نفس الشاشة، يمكن لفريقك الحصول على الصورة الكاملة للعميل.

3. تقييد الدخول

القيود التي تحد من الوصول إلى قاعدة البيانات تضمن أن الموظفين المؤهلين فقط يمكنهم إنشاء سجلات بيانات جديدة. يمكن أن يكون هذا سهلًا نسبيًا لوضع هذه اللوائح في الشركات الصغيرة حيث يوجد عدد قليل فقط من الموظفين لديهم اتصال مباشر مع العملاء. أما في الأنواع الأخرى من الشركات، حيث يتم إدخال البيانات بشكل مستمر بواسطة عدة وكلاء أو نقاط بيع، فمن غير المثمر إلى حد ما وضع الكثير من القيود. ولكن دون قيود، نحن أكثر عرضة للخطأ البشري.

بعد إدخال البيانات الأولى، إذا كان هناك نوعان من التطبيقات الأخرى في رزمة البرمجيات المؤجرة الخاصة بك والتي يجب عليك أيضًا إدخال البيانات إليها، فإنه يصبح لديك خطر ثلاثي لوقوع الأخطاء. الحل الأفضل في هذه الحالات هو التأكد من أنك تستطيع الاعتماد على البرامج الجيدة التي تعطي الأولوية للتطبيقات أو المنصات التي تعتمد عليها أكثر من غيرها. يجب أن تكون هذه البرمجيات قادرة على رسم خريطة الحقول بطريقة ذكية بين قوائم جهات الاتصال المختلفة، ومزامنتها، ويفضل أن يكون ذلك آنيًا.

البيانات الجيدة تستحق العناء

تضمن البيانات الموثوقة معلومات موثوقة، وبالتالي القدرة على تقديم خدمة عملاء ذات طابع شخصي بدقة. من الصعب الحصول على بيانات موثوقة، ويجب استثمار الكثير من الوقت والجهد في جمعها واستخلاص معلومات وثيقة الصلة الموجودة فيها. لحسن الحظ، لدينا الآن أدوات متاحة للحصول على بيانات عالية الجودة والتي توفر لنا اللبنات الأساسية لنجاح أعمالنا.

ترجمة –وبتصرّف- للمقال Why Data Integrity is Crucial in Customer Service لصاحبته Claudia Martinez

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik