كيف تنشئ فريق نجاح العملاء

ينشأ فريق نجاح العملاء (Customer Success Team) من الحاجة إلى توفير إرشادات تفاعليّة وتواصليّة للعملاء الأكثر قيمة- دونما إعاقة فرق المبيعات والدعم.

في السنوات الأولى من بداية شركة Intercom، كان من المُعتاد وجود مندوب دعم عالق في صفقة ما أو بحاجة للمساعدة من قِبل قسم تأهيل الموظف. ومع وجود فريق الدعم المُتاح لدى الشركة كخبراء في المنتجات فقط، اعتمد مندوبو المبيعات بشكل كبير عليهم لتشخيص مشكلات العملاء ومعالجتها، أيّما كان مستوى معرفة مندوبي المبيعات بالمنتّج.

اقتباس

«ما احتاجه العملاء هو فريق متخصص؛ فريق يمكنه الاستجابة العاجلة لنداءاتهم، والمساعدة في إنجاز العمل، وإمضاء الوقت في حل المشكلات المعقدة"»

ولكن مع استمرار شركة Intercom في جذب المزيد من العملاء، أدى ذلك إلى تخفيض المبيعات وكذلك قدرة مندوبي المبيعات والدعم على مواكبة الطلب وفق وقتهم وخبراتهم. وفي ظل توقّع العملاء معاملةً واهتمامًا خاصًا، احتاج مندوبي المبيعات تدريبًا مستمرًا، وعلى الرغم من أهميته لنجاح العملاء والشركة على حد سواء، إلا أنه تسبب في تشتيت تركيز باقي زملائهم عن وظائفهم الأساسية.

ما تحتاجه الشركة وعملاؤها على حد سواء هو فريق متخصص -فريق يمكنه الاستجابة العاجلة لنداءات العملاء، والمساعدة في إنجاز العمل، وإمضاء الوقت في حل المشكلات المعقدة. وفي السنوات القليلة الماضية، قامت بتوسيع هذه المجموعة الأولية إلى أكثر من 10 أشخاص على مستوى العالم ويتم توسيع المجموعة باستمرار، ولقد تعلمتُ- يقول كاتب المقال- الكثير حول ما يلزم لبناء فريق نجاح العملاء ذو أداءٍ عالٍ.

من الاعتماد على المحفزات إلى الشركاء الاستراتيجيين

في بداية الأمر، وعند تشكيل فريق نجاح العملاء الخاص بشركة Intercom والمُشار إليه فيما يأتي بـ«فريق نجاح العملاء» أو «الفريق»- لأول مرة، تمّ إبلاغ قسم دعم العملاء (Customer Support Organization). ومن نواح عديدة، كان هذا تطورًا طبيعيًا للدور الحاسم الذي لعبه موظفو الدعم لدينا في صفقات البيع المبكرة. كما عكس- تشكيل فريق نجاح العملاء- الدافع الأولي وراء تحقيق نجاح العملاء- ألا وهو تخفيف الضغط الناتج عن طلبات الدعم من العملاء.

ولكن سرعان ما أدرك الفريق وجود سلبيات لأن يُنظر إليهم على أنهم " يعتمدون على المحفزات". وكانت تربطهم علاقة تعاملات (Transactional Relationship)- وهي علاقة رسمية مباشرة- مع فريق المبيعات حيث يأتي إليهم الموظفون بطلبات غير متكررة. ومن أمثلة الأسئلة الشائعة المطروحة عليهم: " لدى العميل تساؤلات حول هذه الميزة. أيمكنكم المساعدة؟" وكان الفريق يعمل عبر قائمة انتظار من الأسئلة دون وضع خطة شاملة.

أدى هذا إلى أن أصبحت شركة Intercom ليست أهلًا لثقة العملاء ولم تتمكن من التأثير بشكل كبير على نجاحهم. فبدلاً من الإجابة على بعض الأسئلة هنا وهناك، كانت مُلزمة اتجاه العملاء بمساعدتهم على تطوير استراتيجيتهم طويلة المدى. وببساطة، لم تكن Intercom تفي بما وعد به فريقها، ولتحقيق هذا الوعد، كات بحاجة إلى إعادة التفكير في كيفية عملها.

الاقتراب من أهم العملاء

أدرك الفريق أنه كان عليه الاقتراب من العملاء، والاقتراب أكثر من فريق المبيعات. لأنّ فريق المبيعات مسؤول عن كسب العملاء الجدد وزيادتهم بمرور الوقت. ولكن إذا أردتَ زيادة قيمة عملائك، فعليكَ أن تكون معهم في كل خطوة على الطريق.

اقتباس

«كيف يمكن للعملاء أن يثقوا بفريق نجاح العملاء حقًا وكيف يتسنى للفريق الإعلاء من قيمتهم إذا كانوا ملزمين بحصص عمل تُكبح إبداعهم؟»

قرر فريق نجاح العملاء في النهاية الانضمام إلى قسم المبيعات، ونصّب نفسه كشريك استراتيجي لمديري الحسابات وكذلك مديري العلاقات. ويعمل الفريق اليوم جنبًا إلى جنب مع مندوبي المبيعات لمساعدة العملاء الأكثر أهمية بطرق تحل مشاكل عملهم بشكل هادف. وقد أشرف الفريق على تأهيل الموظفين، وإجراء مراجعات للحسابات، وإقامة تدريبًا على المنتجات (Product Training)، ونشر استراتيجيات طويلة المدى لنجاح العملاء.

الفارق الرئيسي بين فريق نجاح العملاء نظرائه في المبيعات هو أنّ الأول غير ملزم بحصص عمل محددة. ومن المؤكد أنّ استثمار الجهود في هذه الاتجاه- إنشاء فريق نجاح العملاء- سيدُر إيرادات على المدى الطويل، ويعتمد أيضًا نجاح العملاء على أن يحققوا تماما ما يطمحون إليه. وكما أشرنا سابقًا، كيف يمكن للعملاء أن يثقوا بفريق نجاح العملاء حقًا وكيف يتسنى للفريق الإعلاء من قيمتهم إذا كانوا ملزمين بحصص عمل تُكبح إبداعهم

على الرغم من أن انضمام الفريق إلى قسم المبيعات خطوة أولى حاسمة، إلا أنه لا يزال أمامه الكثير من العمل للقيام به- من تحديد مهمته وبناء الثقة إلى تحقيق دوره الأكثر تأثيرًا في نجاح العملاء.

3 أسس لبناء فريق نجاح العملاء

1- تحديد مهمة فريقك مبكرًا

بالنسبة لنظراء فريق نجاح العملاء الحاصلين على حصص من المبيعات، فإن مهمتهم واضحة: إتمام الصفقات الوثيقة. ولكن بالنسبة لفريق نجاح العملاء، هناك مساحة غامضة أكثر بكثير. إذا كان مديرو نجاح العملاء لا يدرون إيرادات، فكيف نضيف قيمة إلى قسم المبيعات؟ أكثر من ذلك: لماذا نحن هنا؟

بدأ تحديد مهمة الفريق، باستخدام الدائرة الذهبية لسيمون سينك خبير القيادة. إنها أداة بسيطة ولكنها قوية لإلقاء الضوء على عمل الفريق اليومي- ما يقوم به وكيف- وتضييق نطاق "لماذا". وعلى نفس النحو الذي تحتاج به الشركات إلى تحديد هدف لتحيقيه، كذلك الفِرق الفردية التي تتألف منها.

فالمهمة التي الفريق بصددها تستمد إلهامها بشكل مباشر من مهمة الشركة التابع لها. ويسعى فريق نجاح العملاء جاهدًا لضمان أن يلمس أهم العملاء نموًا أسرع في أعمالهم من خلال علاقات أفضل. وعندما يحقق فريق نجاح العملاء ذلك، فقد أدّى دوره كما ينبغي.

ولكن ليس كافيًا أن تقوم بكتابة مهمتك ومن ثم تأمل أن يوافق الآخرون عليها. فَلكي يُنظر إلى فريقك على أنه فريق المهام الصعبة وأن مشاركته في المؤسسات الكبرى لا تُقدر بثمن، فأنت بحاجة إلى المشاركة والمخاطرة على جميع المستويات.

بعد أن قام فريق نجاح العملاء بصياغة مهمته، تحدثتُ- يقول كاتب المقال- مع قادة ومندوبي المبيعات والعملاء والشركاء في الشركة. ومن خلال التماس تعقيباتهم، تمكنّا من تعميق استثمارهم في فريقنا وهدفنا. بينما نعمل حاليًا على توسيع نطاق الفريق، فنحن مستمرون في إضفاء الطابع الاجتماعي على مهمتنا والتماس إسهامات العملاء وآرائهم وجذب المزيد منهم.

الكتب الملهمة الموصي بها

• «ابدأ بالسبب: كيف يُلهم القادة العظماء الجميع لاتخاذ القرارات» لسيمون سينك

• «الميزة: لماذا تفوق الصحة التنظيمية غيرها في الأعمال التجارية» لباتريك لينسيوني

2- تعظيم التأثير من خلال تبني ما لا يمكن القيام به على نطاق واسع

في مقاله «افعل الأشياء التي لا يُمكن القيام بها على نطاق واسع»، يُجادل المستثمر بول غراهام بأنه يجب على الشركات الناشئة اتخاذ إجراءات استثنائية في سبيل تحقيقها للنمو. على سبيل المال، قام الأخوان باتريك كوليسون وجون كوليسون مالكا شركة Strip بجذب المستخدمين بطرق جريئة واستثنائية. كما سافر بريان تشيسكي وجو جيببيا- مؤسسا موقع Airbnb- من منزل إلى منزل لمقابلة مضيفي Airbnb. وفي أحيان كثيرة، ما أصبحت هذه الأنشطة التي لا يمكن القيام بها على نطاق واسع جزءًا لا يتجزأ من نسيج نجاح الشركة وتوسيع نطاق عملها.

اقتباس

"يكاد يكون من المستحيل في البداية توقُع ما يُمكن أن يكون الأكثر تأثيرًا"

من جوانب عديدة، يُعد إنشاء فريق جديد مشابهًا لتأسيس شركة جديدة. ففي البداية، يكاد يكون من المستحيل توقُع ما يُمكن أن يكون الأكثر تأثيرًا، أو بالنسبة لحالتنا، وزيادة قيمة العملاء. وفي وقت مبكر كفريق، استخدم فريق نجاح العملاء ما لا يمكن القيام به على نطاق واسع، وقمنا بأشياء يصفها غراهام بأنها "طريقة يدوية وتقليدية ومُضنية". فبدأ أعضاء الفريق شخصيًا بتحليل وفهم تجربة تأهيل العملاء. كما سيقوم الفريق يدويًا بالاشتراك في حملات تهيئة العملاء الجدد نيابةً عنهم.

استخدم فريق نجاح العملاء ما تعلمه لبناء إطار عمل رفيع المستوى. وكانت فرضيته حول ما الذي سيسمح له بإنجاز مهمته. فبدلًا من وصف خطوات بشأن كيف يمكن أن تكون مديرًا لنجاح العملاء من الألف إلى الياء، حددت المراحل العامة التي اعتقد الفريق أن على الجميع اتباعها. وفي كل مرحلة، كان هناك متسع كبير للتجربة والأساليب التي يمكن القيام بها على نطاق واسع.

وبمجرد اختبار إطار عملك وتعديله بما يتناسب مع طبيعة العمل الخاص بك، فقد حان الوقت لجعله قابلًا للتكرار -ليس فقط من خلال أعمالك ولكن أيضًا من خلال فريقك. تمامًا كما تحتاج الشركات الناشئة إلى تحويل تركيزها من المقاييس غير العادية إلى المقاييس القابلة للقياس، كذلك يفعل فريقك. فلقد قام الفريق بتدوين إطار عمله في خطوات يُمكن لأي مدير نجاح عملاء اتباعها.

الكتب الملهمة الموصي بها

• «الإستراتيجية الجيدة/الإستراتيجية السيئة: الفرق بينهما وما أهميته» لريتشارد روملت

• «افعل أشياء لا يُمكن قياسها» لبول غراهام

3- بناء الثقة من خلال إعطاء الأولوية للأشخاص ومن ثم المعالجة

يتطلب إنشاء فريق جديد لنجاح العملاء انحيازًا نحو الموافقة (قول "نعم") باستمرار. غالبًا ما نتعلم في مجال الأعمال حماية النطاق الترددي (Bandwidth) واتباع الخطوات وملء نموذج. ولكن في البداية، نادرًا ما يكون من الواضح ما يجب عليك فعله، ناهيك عن كيفية القيام بذلك.

فأفضل طريقة اكتُشفِفت- ومن وجهة نظر كاتب المقال- لبناء الثقة مع فريق المبيعات تكون بالموافقة على كل شيء (في حدود المعقول بالطبع). فبدلًا من البدء بوثيقة من 35 صفحة، نسأل ببساطة "ماذا تريد فعله؟". لقد أصبح الفريق يتمتع بالقدرة التي تمكنه من اكتشاف ما يُعد أكثر قيمة حقًا بالنسبة إليه ليقوم بتنفيذه- فقد أصبحت محاولة إثبات المفاهيم (Proof Of Concepts)- عملية تحقيق فكرة معينة لإثبات جدواها- على سبيل المثال، جزءًا لا يتجزأ من عملنا، بينما لا يُجدي إنشاء مقاطع فيديو للعملاء الأصغر نفعًا. لقد تعلمنا بشكل أسرع بهذه الطريقة.

اقتباس

«عندما تريد اختبار أساليب جديدة، افعلها عن طريق المحادثات بدلًا من الحل الإرشادي»

وبالمثل، عندما يريد الفريق اختبار تكتيكات جديدة، فإنه يفعلها عن طريق المحادثات مع العملاء بدلًا من الحل الإرشادي. ويقوم بطرح بعض الأسئلة مثل "هل هذا العمل يناسبك؟" و "هل هناك طريقة مختلفة للقيام بذلك؟" عندما أنشأ الفريق نموذجًا لإنشاء حملات تهيئة العملاء الجدد، على سبيل المثال، قام بذلك في البداية لصالح عميل واحد ومدير علاقات واحد. وبدلًا من مجرد جعلها جزءًا متكررًا من عملياته، طلب الفريق بعض المعلومات أولًا من فريق مديري العلاقات الأكبر (مما أوضح للفريق عدم حاجة العملاء إلى الكثير من المساعدة).

وفي النهاية وبالنسبة للفريق، فإن كونك شريكًا استراتيجيًا لفريق المبيعات يجعلك بحاجة إلى فهم مشاكلهم حقًا. فالحقيقة أن مندوب المبيعات الملزم بحصة عمل محددة لا يهمه الكيفية التي تتعامل بها أثناء إتمام صفة كبيرة. وينطبق الشيء نفسه على عملائك -فإذا حدث مشكلة في واجهة برمجة التطبيقات لديك، فإن محاولة تقديم خدمة للعملاء يعني حل مشكلتهم أولًا، وليس إلزامهم بقراءة كتيب التوجيهات.

الكتب الملهمة الموصي بها

• «كيف تكسب الأصدقاء وتؤثر في الناس» لديل كارنيجي
• «لنكن واقعيين أو دعونا لا نعمل: تحويل العلاقة بين المشتري والبائع» لماهان خالسا وراندي إيليغ

كل فريق له قواعده الخاصة

لا توجد طريقة ثابتة لبناء فريق نجاح العملاء، فهو يُعد مفهومًا جديدًا لدى العديد من الأعمال التجارية وهو مفهوم لا يزال في طور التكوين. وفي كل شركة، سيبدو فريق نجاح العملاء مختلفًا قليلًا- مصمم خصيصًا لملائمة احتياجات كل شركة وعملائها وفرق المبيعات الدعم لديها. وهذا ما يجعل هذا الدور ممتعًا للغاية ووهو أيضًا تحديًا يستحق بذل الجهد من أجله.

يرتكز فريق نجاح العملاء على أمرين: أولًا وقبل كل شيء، ضمان تحقيق عملائنا للنجاح. وثانيًا، أن يصبحوا شريكًا استراتيجيًا لفريق المبيعات لدينا. فهذه هي الطريقة التي نعتقد، من وجهة نظرنا، أن بإمكانها تحقيق عظيم الأثر في تنفيذ الأعمال التجارية الشخصية على الإنترنت.

ترجمة -وبتصرف- للمقال Not just support on steroids: How to build a Customer Success team لكاتبه Max Klimmek