كيف أدير مشروعي ؟

أهلاً أخي عُمر، الحقيقة ان الأمور ليست واضحة أمامي، هل الفريق شركاء؟ ام موظفين لديك؟ هل أنتم أصدقاء؟ لا اعلم لكنّي سأفترض أنهم شركاء وأنكم أصدقاء أو على الاقل علاقتكم ببعضكم البعض جيّدة.

التفويض في المهام أخي عمر من أهم المميزات التي قد يمتلكها صاحب المشروع، لكن يشترط وجود أدوات متابعة ومعرفة التأخير وسبب التأخير والمحاسبة على التأخير، لذلك في وضعك الحالي هناك ٣ حقائق:

1. العلاقة بين الفريق وديّة.
2. هناك تأخير في أداء المهام وتقييمها بعد تقديمها.
3. انغماسك في متابعة جودة الخدمة انهى فرصتك بالبحث والتطوير.

أعتقد أن القوانين الرسميّة لن تحّسن الأمر، بخصوص مهام المدير في الشركات الصغيرة هو أن يكون Super Hero يعمل كل شيء، أما إذا تعب وأٌجهد يمكنه تفويض الآخرين ببعض المهام.

لذلك اعتقد أن الحلّ الأساسي هو الابتعاد عن المجاملة لأن الفريق أصدقاء! العمل لا يحتمل مثل هذه المجاملات، إذا تجاوزت هذه النقطة ستجد ان باقي النقاط ستُحل لوحدها وأن المسالة تتحسن، في حال قررت عدم المجاملة يمكنك استخدام نظم المتابعة مثل Hubstaff.com لمعرفة ساعات العمل التي يقضيها كل شخص في الفريق، وعلى ماذا يقضيها! وبناءً عليه يتم محاسبة كل شخص على تقصيره، كما يوجد في الموقع نظام مهام بمجرد اضافتك للمهمة سيتضح لديك متى بدأ بالعمل عليها ومتى أنهاها.

كذلك هناك موقع Monday.com لتنظيم المهام على شكل أوقات، لكن تحتاج إلى مُدخل بيانات يقوم بجدولة المهام بشكل اسبوعي او يومي للفريق.

وهناك موقع https://www.teamwork.com/project-management-software لإدارة أعمال الفرق عن بعد. 

إذا لم تجد تجاوب واعتقدت انك تتحمل العبء الأكبر، فأعتقد أن إعادة تقسيم النسب ستكون عادلة، تقليل نسبهم ورفع نسبتك بناءً على المهام التي تقوم فيها.

يمكنك الاطلاع علي المواقع الاتية وهي اساسيات في ادارة المشاريع: 

- https://support.office.com/ar-sa/article/مخطط-المشروع-خطتك-إلى-إدارة-المشروع-a0c5bf0e-94d9-48b8-a11f-db7e2d9df6c3

- http://abahe.co.uk/إدارة-المشاريع.html

يجب على الأقل أن يكون لديك فرد واحد على الأقل من كل إدارة من الإدارات التالية:

مدير التسويق - لتسويق للشركة ومنتجاتها

مدير العلاقات العامة - للإستجابة للطلبات وتنظيمها وتحويلها للمعنيين بها والرد على استفسارات العملاء

مدير الإنتاج - تنفيد المهام كتصميم الطلبيات أو برمجة الموقع , المهم كل ما هو إنتاجي

مدير المالية - يتكلف بالحسابات المالية وكذلك الإشراف على جودة عمل المدراء الثلاثة أعلاه من أجل تحقيق الغاية المرجوة

وأنت لن يصبح لديك عمل إلا المتابعة فقط ولكن يجب عليك أولا وضع نظام مكتوب يحدد إختصاص كل فرد أو مجموعة

وللتنسيق والتواصل بين أفراد الفريق يجب أن تلزم المدراء الأربعة العمل عبر منصة trello

بالنسبة لتقسيم أفراد عملك فالتقسيم المثالي لهم هو: 

المصمم + 2 صناع المحتوى  =    مدير الإنتاج

 مدير صفحات السوشيال     =  مدير التسويق

يجب عليك توضيف مديرا للعلاقات العامة ومديرا للمالية ولو عن طريق مستقل أو خمسات لتحقيق نوعا من التوازن

لا يمكنك التوسع بدون ما نسميه في العمل المؤسسي الوحدات أو الأقسام المساندة والتي تكون أبرز مهامها

الإداري

إعداد إستراتجية وخطط التنفيذ والسياسات والإجراءات ومتابعة تقييم الأداء والمراجعات الحكومية وإدارة الإجتماعات وتوثيقها كتابةً وإلزامكم التوقيع للمتابعة 

المالي

مسك المستندات والدفاتر والسجلات وإعداد التسويات وإقفال السنة المالية والبحث عن مصادر تمويل وإعداد التقارير الالزمة للإطلاع على المركز المالي ، حتى لو كانت بسيطة لا تستهين بالمالية في التمويل وعندما تتراكم تاريخياً.

التسويق

إعداد جداول العملاء ومتابعة المهام ومسك حسابات التواصل 

دورك انت والفريق 

- تحديد الخدمات وخطوات التنفيذ وتكلفة الخدمة الدفترية والتكلفة السوقية.

- إعداد نماذج أولية للعملاء المحتملين أو الإعتماد على مصادر خارجية في التنفيذ.

- مهم تقليل نسبة إنجاز كل خدمة بما لا يخل بجودة الخدمة.