لوحة المتصدرين

تستهلك الرسائل البريدية وقتًا في الكتابة والصياغة والتحرير وﻻ أحد يحب قضاء وقت في مهمة مملة كهذه، لكنك تضطر إلى التعامل معها كل يوم في عملك كمطوّر ويب، وهذا يعني أنك ستنفق ساعات كل يوم في كتابتها ومراجعتها. لكن من ناحية أخرى، فهذا التكرار يعني أيضًا أنك ستكسب وقتًا وجهدًا كبيرين إن جعلت هذه العملية أبسط، ويصبح لديك وقت لتقديم دعم أفضل وتوليد المزيد من الأرباح وبناء علامتك التجارية بشكل عام، وأنت في حاجة إلى قوالب بريدية من أجل تبسيط كتابة الرسائل البريدية وأتمتتها، كما فعل كل المستقلين الناجحين من قبلك. لذا إليك عشرة قوالب مفيدة تضيفها إلى برنامج البريد الذي تستخدمه، كي توفّر وقتًا لنفسك وتزيد من إنتاجيتك. القالب اﻷول: طلب التوصية بك لعملاء جدد لو لاحظت طريقة عمل العاملين في المبيعات لرأيتهم يطلبون من عملائهم ترشيح خدماتهم لعملاء جدد بمجرد إنهاء الصفقة، تمامًا كما لو أن طلب التوصية هو آخر خطوة من عملية الصفقة نفسها! فكن مثلهم، إذ يجب عليك أيضًا طلب هذه التوصيات كجزء من عملية تسليمك للمشروع، إليك نموذجًا لقالب رسالة بريدية يمكنك إرساله: فائدة 1: اذكر شخصًا محددًا باسمه من معارف عميلك يمكن أن يوظّفك. أضف تلك الفقرة إلى النموذج: ﻻ أريدك أن تظن هذه الرسالة مشبوهة أو تجعلك تبدو مثل من يتعقب الناس خلسة، بل هذا محض ذكاء منك كي ينقل العميل اسمك وسمعتك لمن يعرفه. فائدة 2: تنصح بيا كايلن من مجلة Smashing أن تبادر بطلب التوصية من عميلك لأصدقائه، فهذا يزيل القلق من نفس ذلك الصديق بما أن من يرشحك صديقه، عبر إرفاق صيغة نصية جاهزة يعدّلها عميلك ثم يرسلها إلى معارفه لترشيحك لهم، كما هو موضح أدناه: إن الهدف من هذا التقديم الجاهز هو توفير عناء الكتابة على العميل، وهو أمر سيقدّروه لك إذ قد يكسل بعضهم عن صياغة مثل تلك الرسالة. القالب الثاني: العملاء الجدد حين تحصل على مشروع مع عميل وتكون على وشك البدء فيه، فإن الوقت مناسب ﻹرسال رسالة ترحيبية، وهذه الرسالة فرصتك ﻹخبار العميل كيف سيتم العمل في المشروع، وتقلل من المراسلات المبدئية حين ﻻ يعلم العميل شيئًا عما يجري من طرفك. فائدة: إن كنت تستخدم أداة ﻹدارة مشاريعك مثل Basecamp أو Trello، فقدّمها إلى عميلك في رسالة الترحيب، وضع له فقرة مثل هذه: القالب الثالث: طلب الشهادات إن أفضل توقيت لطلب شهادة أو تقييم من عميلك هو عند تسليم المشروع، إذ سيكون تجاوب العميل عاليًا معك حينها، إليك نموذجًا عن كيفية طلب ذلك: فائدة 1: كن دائمًا مستعدًا لطلب تقييم عميلك أو شهادته عن عملك معه. ﻻ أذكر أين قرأت هذه النصيحة لكنها مفيدة على أي حال. فمثلًا، إن أرسلت نسخة من المشروع للمراجعة أو نموذجًا أوليًا وأبهر العميل وأرسل لك ردًا يشكرك فيه، فأرسل له فورًا رسالة تستأذنه فيها أن تستخدم كلماته تلك كشهادة منه على عملك، إليك نموذجًا عن الرسالة التي يمكنك أن ترسلها إليه: فائدة 2: تجنب استخدام عبارات عامة وغامضة في نص الشهادة الذي تقترحه عليه مثل “مقدّم خدمات ممتاز” أو “متعاقد يمكن الاعتماد عليه”. وركز بدلًا من ذلك على الكيفية التي حللت بها مشاكل العميل، جرب البحث عن بعض أفضل مطوري ووردبريس لترى صفحات شهادات عملائهم، إليك صفحة شهادات العملاء لمطور اسمه بيل إريكسون. تذكّر أﻻ تجري خلف شهادة مبهرة، وإنما شهادة تجعل العملاء المحتملين يرغبون في توظيفك. فائدة3: جرب هذه الصيغة في نص الشهادة الذي ستقترحه على العميل، هذا النص تنصح به جوانا ويب: كما يمكنك أيضًا أن ترسل إليه رسالة طلب الشهادة تلك عبر لينكدإن. القالب الرابع: عرض عملك كدراسة حالة تعدّ دراسات الحالة للعملاء أقوى مئة مرة من الشهادات ﻷنها تظهر للعميل المحتمل كيف حللت مشكلة عميلك السابق، بينما الشهادة ﻻ تحتوي إﻻ على تجربة العميل معك. إليك مثالًا عن طلب للعميل أن تعرض تجربتك معه كدراسة حالة: لن يتردد العميل بمساعدتك إن أعجبه عملك، وأغلب العملاء يسعد بالمشاركة حقيقة ﻷنهم يرغبون بمساعدتك لإعجابهم بجودة عملك، لكن لا تعِد العميل بروابط إلى شركته أو بالترويج له (خاصة إن لم يكن معرض أعمالك مشهورًا) وتجنب إرسال أسئلة دراسة الحالة كنص داخل الرسالة نفسها، إذ سيخلق هذا فوضى في الرد على كل الأسئلة التي ستضعها، وستضطر للتنقل بين الرسائل وردودها ذهابًا وعودة مرات كثيرة، واﻷفضل أن تستخدم أداة مثل Typeform كي تنشئ استمارات أسئلة جميلة ومرتبة. القالب الخامس: التقديم على وظائف استخدم هذا القالب الذي سأذكره باﻷسفل حين تقل طلبات المشاريع التي تأتيك من توصيات العملاء والطرق الطبيعية الأخرى التي ﻻ تتضمن رسائل العروض الباردة مثلًا. أنت في حاجة بالطبع إلى تخصيص اجزاء من الرسالة بناء على عرض الوظيفة أو المشروع الذي تتقدم إليه، دعنا ننظر في مثال لنرى كيف يمكن تنفيذ هذا التخصيص على مطالب محددة للعميل في عرض الوظيفة: دعنا نستخدم هذه المعطيات الآن لنخصص نموذج العرض الذي سترسله للعميل: سنختار أفضل ثلاثة متطلبات تظن أن العميل قد يوظفك من أجلها، وإليك تطبيقًا عمليًا لتقييم تلك المتطلبات: طلاقة في الإنجليزية. سيعرف العميل تلقائيًا تمكّنك من هذه المهارة إن كنت سترسل العرض بالإنجليزية، فهذه الخطوة غير مهمة، لكن ربما تحتاجها لعميل عربي. خبرة في PHP/MySQL. هذه عامة، تخطّاها أيضًا. كتابة شفرة نظيفة ومتوافقة مع المعايير القياسية. هذه يمكن استخدامها. خبرة في ووردبريس (+5 سنوات). هذه مهمة، لكن يمكن تغطيتها في مقدمة الرسالة. متابعة لتطورات الويب. عامة أيضًا وغير محددة، تخطاها. متاح للعمل من 9-5. يمكنك استخدامها بما أنها محددة بتوقيت قد يكون خارج منطقتك الزمنية. قدرة على التركيز على إنشاء مواقع رائعة. يمكن استخدامها. رغبة في العمل مع فريق. تخطاها. واﻵن، لنحوّل هذه القائمة المصغّرة التي خرجنا بها إلى نقاط ترفع من احتمال توظيفك: يمكن التعبير عن نقطة بناء شفرة نظيفة بقولك شيئًا مثل “لم أرسل شفرة سيئة أو بها سخام من قبل، بل أتأكد من أن شفرتي تمر على كل المصغّرات minifiers كجزء من عملية مراجعتي لها، وأنها أيضًا شفرة رشيقة lean”. هل وضحت الفكرة؟ القالب السادس: رفض المشاريع تكمن فائدة إرسال رسائل الرفض للعملاء أن العميل حينها يمكن أن ينظر في توظيف شخص آخر، كما يجنبك رسائل المتابعة-follow up emails.إليك مثالًا عن الرسالة التي يمكن أن تستخدمها: القالب السابع: جدولة المكالمات تتضمن مشاريع التطوير الكبيرة تواصلًا كثيفًا في العادة، ويحدث أغلب ذلك التواصل على سكايب وليس في الرسائل البريدية، لذا فإن الاحتفاظ بنموذج رسالة لجدولة اتصال سيوفر وقتًا في صياغتها كل مرة. فبمثل هذا النموذج تساعد العميل على تحديد مدى أهمية الاتصال، وما إن كان بإمكانهم تأجيله. ﻻ تنس أيضًا أن تلخص اجتماعكما في رسالة موجزة بأهم ما تحدثتما فيه لترسلها إليه بعد الاجتماع مباشرة. كما يمكن أن تسجّل المكالمة إن لم ترغب في أخذ ملاحظات أثناء الاجتماع، كي تراجعها فيما بعد وتلخصها، لكن أخبر العميل مسبقًا أنك ستسجل الاجتماع. إليك بعض الأدوات التي تسجل لك الاجتماع في سكايب. القالب الثامن: المتابعة إن لم يرد عليك عميل محتمل قد راسلته من قبل، فلا يعني هذا أنه ﻻ يريد العمل معك مرة أخرى، بل ربما هو مشغول أو لم ير رسالتك، وهنا يأتي دور رسائل المتابعة. تقول هيذر مورجن، المدير التنفيذي لشركة Salesfolks، وهي شركة تساعد شركات البرمجيات الخدمية SaaS على كتابة الرسائل الباردة، أن عليك إرسال رسائل متابعة مرة بعد مرة، ربما حتى سبعة رسائل، ذلك أنه على حد قولها: كذلك تنصح هيذر بعد تكرار النص في رسائل المتابعة. القالب التاسع: الإبلاغ عن تأخير في التسليم قد تخرج أمور عن سيطرتك أحيانًا وتضطر إلى قضاء مزيد من الوقت الإضافي ﻹنجاز المشروع، وأنصحك بإخبار عميلك مباشرة أنك قد تتأخر في إرسال المشروع عن الوقت المتفق عليه بينكما. إن كان التأخير يزعج العميل فيمكن أن تعرض خصمًا مما ستقبضه كتعويض عن هذا التأخير، فتضيف مثل هذا السطر إلى الرسالة السابقة: القالب العاشر: الرسائل الباردة لن يفلح أي قالب معك في الرسائل الباردة إلى العملاء، والطريقة الوحيدة التي تحصل بها على رد من عميل محتمل في رسالة باردة هي بالبحث وتعلم فن كتابة الرسائل الباردة. لكن سأعطيك هنا فكرة عن الرسائل الباردة التي تنجح في استخراج رد من العميل المحتمل عبر هذين النموذجين الرائعين: النموذج الأول من Masswerks، وهو بسيط ومباشر وفعّال أيضًا، بل إن هذا النموذج قد جعل Masswerks تكسب مشروعًا استشاريًا بقيمة 15 ألف دولار. تظهر الرسالة أن الرسائل الباردة يمكن أن تكون مؤثرة بدون انتهاج أساليب ملتوية، وﻻحظ كيف أن الشركة تتحدث من منظور النتائج التي ستحققها للعميل دون أن تبدو كمن يحاول كسب المال فقط. أما النموذج الثاني فإنه من مصمم مستقل اسمه جيك جورجوفان، وقد كسب من تلك الرسالة 4250 دولار. تنصح هيذر مورجن أن تحافظ على الرسالة الباردة الأولى قصيرة، ربما 3-5 جمل، كما تعطي نصيحة جميلة عن كيفية جعل عنوان الرسالة جاذبًا للانتباه: إن أردت أن يلاحظ عميلك المحتمل رسالتك فيجب أن تشركه فيها على مستوى عميق، وتفعل هذا عن طريق أمرين: إما أن تطرح سؤالًا عن تجارته، مثل “سؤال عن معدلات تحويل العملاء لـ(اسم الشركة)”، وإما أن تعرض نصيحة قيّمة له، مثل “اقتراح لزيادة معدل تحويل العملاء بعشر مرات في (اسم الشركة)”. وهذا كل ما لدي بشأن نماذج الرسائل، لكن ستحتاج أن تفعّّل الردود المعلّبة Canned Responses في Gmail كي ﻻ تضطر إلى نسخ تلك النماذج في كل مرة تريد استخدام أحدها. لذا دعنا ننظر في كيفية عمل هذه الردود. استخدام الردود المعلّبة في Gmail الردود المعلّبة هي قوالب في Gmail تستطيع إدراجها في رسائل بثلاث نقرات فقط. لتفعيلها، اذهب إلى Gmail settings، ثم Labs، ثم Canned Responses. اضغط على Enable ثم Save Changes. ولحفظ رد معلّب، انسخ أحد النماذج باﻷعلى مع عنوان رسالته وألصقه في Gmail -تذكر أن تزيل التنسيق من النص كله وتضغط على أيقونة remove formatting-. واﻵن أضف هذه الرسالة كنموذج، اضغط على الأيقونة الصغيرة في أسفل اليمين واختر Canned Responses، ثم اختر New Canned Response. وهكذا يكون نموذجك جاهزًا للاستخدام. وفي المرة التالية التي تريد استخدام رد معلب فيها، يمكنك اختيار واحد مما حفظته مسبقًا بهذه الطريقة. وإضافة إلى تفعيل الردود المعلبة في Gmail، فإني أشير عليك بتثبيت هذه الإضافات في Gmail أيضًا لتعطيك مزيدًا من التحكم في كيفية حدوث المناقشة. 3 إضافات مجانية في Gmail Boomerang for Gmail تتيح لك هذه الإضافة جدولة الرسائل، وهي مفيدة للمستقلين خاصة والشركات التي تخدم عملاء في مناطق زمنية مختلفة. فسواء كانت رسالة عروض أو تحديث حالة، فإن هذه الإضافة ستساعدك على توصيل هذه الرسائل في أوقات العمل لعملائك. وتسمح لك الباقة المجانية في الإضافة بجدولة عشر رسائل، ويمكنك الترقية للحصول على مزايا أكثر مثل جدولة رسائل أكثر والرسائل الراجعة Recurring Messages، والتعقب غير المحدود Unlimited tracking، وغيرها … . UglyEmail تتيح لك هذه اﻹضافة تحديد الرسائل التي لديها متعقبات للفتح والنقرات، فقد يتعقب أحد عملائك أحيانًا توقيت فتحك للرسالة كي يعرف هل تجاهلته أم ﻻ، وقد تكون حقيقة مشغولًا ولا تود الرد مباشرة، لذا يفضل أﻻ تقرأ هذه الرسائل إن لم تستطع الرد مباشرة، وتضع هذه الإضافة أيقونة عين أمام كل الرسائل التي تحاول تعقبك. PixelBlock قد تتيح لك الإضافة السابقة تحديد الرسائل التي تحاول مراقبة سلوكك فيها، لكن إضافة PixelBlock تحظر كل محاولات التعقب. وهي إضافة يجب على أي مطور أو شركة استخدامها، لأنك ﻻ تريد أن يعرف أحد أنك قرأت رسالته في الواحدة صباحًا على هاتفك، وقد يشعر العميل أنك غير محترف ﻷن عملك يقتطع من وقت فراغك أيضًا. وستكفي هذه الإضافات لأغلب المستقلين، لكن إن نما عملك إلى الحد الذي تحتاج فيه إلى مزايا جديدة، فجرب أدوات ﻹدارة علاقاتك مع العملاء-CRM مثل Hubspot أو MixMax أو Streak، وأغلب هذه الأدوات تدعم عشر نماذج في نسخها المجانية. الخلاصة إن إعداد مثل هذه النماذج التي ترسلها بضغطة زر إلى عملائك بعد تعديلات بسيطة توفّر عليك ساعات تذهب في كتابة وتنقيح الرسائل مرة بعد مرة، وإني أضعها بين يديك كي تستخدمها كما تشاء وتعدّل فيها لتناسب نبرة حديثك مع عملائك. ترجمة -بتصرف- لمقال 10 Email Templates Every Web Developer Needs to Keep Handy لصاحبته Disha Sharma حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik