لوحة المتصدرين

لا يوجد حافز أقوى من الاتصالات القوية مع الفريق، إن القُرب يخلق ويحافظ على الدافع للقيام بأفضل مما هو متوقع. من الممكن أن تكون الفرق التي تعمل عن بعد متماسكة، لكن بُعد المسافة بين أعضاء الفريق يتطلب منك تخطيطً أفضل وجهدًا مدروسًا، ولتحقيق ذلك عليك الاعتماد بشكل أكبر على التنظيم وبشكل أقل العفوية. ومن أفضل الطرق للقيام بالتحسينات هي الاستلهام من الشركات الأخرى، سواء كانت تعمل بفرق مُوزّعة أو غير ذلك. ونحن بالتأكيد تعلمنا الكثير بهذه الطريقة. ومع أخذ ذلك بعين الاعتبار، ستجد في هذا المقال نظرة على الكيفية التي جعلنا فيها من ترابط الفريق أولوية في Help Scout . جمعة فيكا كلمة فيكا Fika هي تقليد سويدي، وجمعة فيكا الخاصة بنا هي استراحة من 15 إلى 30 دقيقة للتحدث مع شخص تختاره بشكل عشوائي من فريق Help Scout. وليس من الضروري وجود القهوة والحلويات ولكن يستحسن ذلك. نعالج في جمعة فيكا حقيقة أننا نجتمع عادة مع الأشخاص الذين هم مثلنا، حيث يمضي الناس أوقاتهم عادةً مع أولئك الذين يعملون معهم في في نفس القسم، لذلك نجمع أعضاء الفريق في جمعة فيكا للتحدث سويةً عن أي شيء. وعلى الرغم من إمكانية النقاش في أي موضوع دون الحاجة إلى وجود أساس مسبق. إلا أنني أوصي بتحديد موضوع افتتاحي كل أسبوع لتسهيل المهمة وبدء المحادثة بسلاسة: عليك أن تسعى جاهدًا لإبقاء كل اتصالات الفريق سهلة ومريحة. ولتحقيق ذلك استخدمنا خدمة Slack + Appear.in. حيث يمكنك بدء محادثة فيديو مثل هذه بأمر سريع هو {appear {room name. حيث لا داعي إلى تسجيل دخول أو وجود اسم مستخدم، وتذكرّ أن الأشياء التي يسهل القيام بها يتم فعلًا تنفيذها. فيديو أسبوعي للأحداث الجديدة لقد اعتدنا على اطلاع الفريق بالأخبار الجديدة في اجتماعي أسبوعي نعقده صباح يوم الإثنين، لكن وجدنا أن هذا الأمر لم يعد يُجدي نفعًا بعد وصول فريقنا إلى حجم كبير نسبيًا. لذلك نحن حاليًا نرسل فيديو أسبوعي -مستلهم من Wistia – يغطي ماذا يحدث في عالم Help Scout : موظفون جدد، أخبار الشركة الكبيرة، أو الأخبار الشخصية الجديدة الهامة (كولادة طفل جديد، القيام برحلة سفر في جميع أرجاء البلاد، أو حتى إذا وجدت أخيرًا سترتك القديمة التي كنت تبحث عنها، ...الخ). ويرسل هذا الفيديو عبر البريد الإلكتروني كما ينشر في قناة خاصة بنا على Slack التي نشارك فيها المحتوى الطويل مع الفريق. لدى تحديثات الفيديو بعض الميزات الرئيسية: إنها قابلة للتّوسيع ولا تتطلب تواجد أعضاء الفريق في نفس الوقت، كما سيكون لديك الوقت الكافي لتخطيط ومراجعة ما تود مشاركته. إجراء اللقاءات الثنائية one-on-ones بشكل منتظم اللقاءات الثنائية one-on-ones هي اجتماع بين قائد الفريق وعضو في الفريق لمدة تتراوح عادةً بين 10 و20 دقيقة يتناقشان فيها عن الأمور التي تسير على ما يرام والأشياء التي تحتاج إلى تغيير. يُمكنك معرفة المزيد بقراءة هذا المقال: دليل مختصر لتحسين المحادثات الثنائية مع الموظفين في شركتك. قد تكون اللقاءات الثنائية one-on-ones مصدر إحراج في البداية، وبالرغم من التشديد على أهمية العمل بروح الفريق إلا أنّ الكثيرين يجدون صعوبةً في الالتزام بذلك، ومن هنا تبرز أهمية تلك اللقاءات التي كثيرًا ما يتم إهمالها، وعليك أن تتأكد من عدم حدوث ذلك. إن التحدث وجهًا لوجه مع أعضاء فريقك بشكل منتظم هو أمر مهم للغاية حتى لو كنت مرتاحًا لوضع الفريق الحالي ﻷنه كما أظهرت الأبحاث: "تنخفض الروح المعنوية بحدة لدى الموظفين في حوالي 85% من الشركات بعد الأشهر الستة الأولى من بدء العمل، وتستمر في التدهور لسنوات بعد ذلك." بيئة العمل العظيمة محفزة، وليس هناك من بديل عن اللقاءات الثنائية مع أعضاء الفريق، إنها تجعل المشاكل تظهر في وقت مبكر مما يساعد في التقاط الأفكار والآراء والمخاوف ومناقشتها. كما تمنحك الوقت للتواصل مع فريقك. رحلات الفريق الجماعية تساعد جمعة فيكا، تحديثات الفيديو الأسبوعية، واللقاءات الفردية مع أعضاء الفريق بالتأكيد على حدوث الترابط بين أعضاء الفريق، لكن لا يمكنها أن تكون بديلًا عن قضاء الوقت معًا بشكل شخصي. نحن نجتمع معًا مرتين في السنة في مكان مًا لمدة أسبوع، يكون فيها القليل من اجتماعات الفريق والكثير من المرح، مما يعطينا الفرصة لإمضاء الوقت سويةً كمجموعة ومعرفة المزيد عن بعضنا البعض. لقد التقينا في وقت سابق من هذا العام ولهونا كثيرًا وأفرطنا في الأكل أيضًا. ولكن عليك أن تعمل بحكمة، حيث قسمنا فترات الدعم الفني بحيث لا نهمل العملاء، كما خططنا لجلسات جماعية أصغر لاستعراض ومناقشة الأفكار. على الرغم من أن رحلات الفريق الجماعية ليست التزامًا صغيرًا، إلا أن بناء علاقات أوثق وأكثر تماسكًا بين أعضاء الفريق هو أمر بنّاء وهادف، وهذا لن يحدث بدون جمعهم سويةً في مكان واحد. اكتساب الخبرات مع مرور الوقت ستخضع الخدمات التي يقدمها موظفوك لتقييم العملاء ومقارنتها مع ما يقدّمه المنافسون، لذا لا مفرّ من القيام بالممارسات التي تضمن أن يقدم فريقك الأفضل على الإطلاق، ولا سبيل إلى هذا إلا بالمعرفة الدقيقة لتفاصيل بيئة عملك إلى جانب الاستفادة القصوى من تجاربك ومحاولاتك السابقة. ونحن لدينا بالتأكيد الكثير لنتعلمه عن هذا الأمر، وبما أن الفريق ينمو فنحن نعلم أن ما يصلح الآن ليس يصلح بالضّرورة دائمًا. لكننا سنكافح لبقاء فريقنا متماسكًا ولن نتوقف أبدًا عن تحسين أساليبنا ممارستنا بسبب الأهمية القصوى لهذا الأمر. ترجمة وبتصرف لمقال Keeping Your Remote Team Connected لصاحبته Becca Van Nederynen.

دائمًا ما يلقى التجديد مقاومة. سواء تعلّق الأمر بـإعادة التّمحور أو بتجديد الآليات والطّرق المُتّبعة، ومن الصعب حدوث التّغيير بسلاسة. تحرى Tony Schwartz و Christine Porath في مقال منشور بصحيفة نيويرك تايمز تحت عنوان "لماذا تكره العمل" عن السبب الذي يجعل معظم الناس يكرهون وظائفهم. لقد اكتشفوا ما يرغب به الموظفون حقًا في مكان العمل من خلال استطلاعات أجروها بالشراكة مع هارفرد بزنس ريفيو Harvard Business Review ونشرت على Gallup. أدار Schwartz وPorath برنامجًا تجريبيًا pilot program على 150 محاسب يعملون في شركة واحدة خلال موسم الضرائب، الموسم الذي ينتشر فيه التوتر والإرهاق بين الموظفين كالنار في الهشيم. لقد أقنعوا الشركة بتجربة استراتيجية جديدة: استخدام الاستراحات المتقطعة، حيث يحصل الموظفون على استراحة قصيرة بعد كل 90 دقيقة عمل مُركزّ، واستراحة لمدة ساعة كاملة بعد الظهر، بالإضافة إلى السماح للموظفين بالانصراف عند إنهاء عملهم. (البرنامج التجريبي pilot program هي تجربة قصيرة الأمد تتم على نطاق ضيق تساعد على فهم كيف ستعمل المشاريع الكبيرة على أرض الواقع). وكانت النتيجة قيام الموظفين بعمل أكثر في وقت أقل، الانصراف أبكر، تسجيل مستويات أقل من التوتر، وانخفاض معدل دورانهم (معدل الدوران Turnover rate هي النسبة المئوية من الموظفين في المؤسسة الذي يتركون العمل خلال فترة معينة). إنها تبدو علاقة (ربح-ربح) لكلا الطرفين، لكن هناك فقرة واحدة في المقال أربكتني بشكل كامل: لكن لماذا؟ لا يقتصر ما تعكسه هذه القصة على المحاسبين أو حتى على الشركة المذكورة في موضوعنا هذا، وإنما في الواقع على الطبيعة البشرية وصعوبة تغيير أفكار الشخص. إن الشّركات (والمسؤولون عنها) التي تزدهر -وليس فقط تستمر في العمل- قادرة على تمييز وفهم الحاجة إلى التكيّف عندما تكشف التغذية الراجعة عن مكامن الخلل لديها. على أية حال، إن البشر عنيدون بطبعهم. فن التبرير الذاتي المخيف في كتاب "(Mistakes Were Made (But Not By Me"، شارك Carol Tavris وElliot Aronson دراسة رائعة عن الانحياز الذاتي confirmation bias، تشرح لماذا من الصعب جدّا تغيير أفكارنا ومعتقداتنا بعد تّشّكٌلِها، وماذا نفعل عندما نواجه وجهة نظر معارضة. يدعى هذا القلق بالتنافر المعرفي Cognitive dissonance: ويأتي هذا الشعور عند وجود معتقدين متعارضين لدى الشخص. مثلًا "لدي خبرة في قيادة الأعمال التجارية لأكثر من 20 عامًا" وأدرك أن "أعمالي التجارية فاشلة". إننا نُخفضّ من التنافر المعرفي عن طريق التبرير الذاتي، حيث نبحث عن مبرر ومن ثم نبتدع قصة تجعلنا في النهاية نشعر بشكل أفضل اتجاه القرارات التي اتخذنها والسبب الذي دفعنا لاتخاذها. وبدون التبرير الذاتي سنكون خاسرين في النتائج النهائية وينتابنا الأرق ونحن نفكر بما فعلنا وبما لم نفعل. شارك Tavris وAronson تفسير علم الأعصاب لصعوبة تغيير أفكارنا ولماذا هذا الشيء جزء من طبيعتنا: ويفسر هذا السبب لماذا توظف المؤسسات مستشارين، ويوظف المؤلفون محررين، ويوظف الرياضيون مدربين: يمكن لشخص ما غير متعلّق عاطفيًا بأعمالهم أن يكون موضوعيًا في التعامل مع تحليلاتهم ويساعدهم على خلق فهم أوضح لما هم بحاجة لإصلاحه وكيفية إصلاحه. ومع ذلك، حتى عند وجود دليل مؤكد على أن القيام بالأشياء بطريقة أخرى سيكون مثمرًا أكثر، فإن هذه القصة تثبت لنا أنه من الصعب جدًا القيام بالتغيير. ولكن هذا لا يعني أن الأمر مستحيل، لكن على أية حال فإن أعمالك التجارية ستواجه هذه العقبة، والتي قد تكون في الواقع لحظة حاسمة. إذا تغيرت الأفكار، فإنها تتغير ببطء لإصلاح الأشياء التّالفة علينا الوصول إلى مستوى من الموضوعية من خلال وضوح الرؤيا وتوقع العقبات التي تغير أفكار الشخص. مؤخرًا في Help Scout، ساعدتنا Becca في تحسين عملية التسويق بالمحتوى. حسب نظرتي السابقة للوضع فقد كان كل شيء جيدًا، وعندما طُلب مني تقديم اقتراحات لم أتمكن في الواقع من التفكير بشيء ﻷن كل شيء كان يسير على ما يرام بالنسبة لي. لذلك عندما أطلعتنا Becca على نظام Asana الجديد شعرت بالطبع بعدم الرغبة في قبوله ﻷنني كنت معتادًا على الطريقة القديمة في إنجاز الأمور. أرسلت لنا هذا عبر البريد الإلكتروني لتشرح كيف سيبدو النظام الجديد: كان نظامنا القديم يعمل كالتالي: أكتب شيئًا ما ثم أرفعه إلى دروب بوكس وأرسل تنبيهًا إلى الموظفين، ثم انتظر ردود أفعالهم عبر البريد الإلكتروني. في ذلك الوقت كنت أعتبر هذه العملية جيدة. زودتنا Becca برؤية شاملة عن الآلية التي سيحسن فيها هذا النظام من عملية التسويق بالمحتوى الخاصة بنا، بالإضافة إلى السبب الذي يجعله مناسبًا على المدى الطويل. ومن خلال التمرين على نظام Asana وإجراء اجتماعات قصيرة لطرح الاقتراحات والمخاوف، تأقلمنا خلال عدة أسابيع مع النظام الجديد كما لو أننا نستخدمه منذ سنوات. لقد أدركت متأخرًا أنني كنت قادرًا على رؤية كل مكامن الخلل في الطّريقة القديمة، لكنني كنتُ مرتاحًا للغاية ومتعلّق بها عاطفيًا مما شوش على قدرتي على رؤية الأشياء كما هي بالفعل، والأكثر سوءًا من ذلك، قدرتي على ابتكار أفكار ابداعية لتحسينها. مع النظام الجديد، هناك مسؤولية ومرونة في العمل، كما يوجد طريقة محددة لإنجاز الأمور مقابل الفوضى التي كانت تحصل في الطريقة القديمة. وهذا الأمر ليس جيدًا الآن فقط، وإنما في المستقبل أيضًا. العمل نحو التغيير يحتاج كل مشروع تجاري، وبغض النظر عن كم تبدو الأشياء عظيمة الآن فيه، إلى ممارسة السلوكيات الثلاث التالية للوصول إلى مستوى من الموضوعية يسمح بوضوح الرؤية: وجود وعي ذاتي هل يمكننا النظر إلى أفعالنا بشكل موضوعي ونقدي؟ هل يمكننا أن نفهم سلوكياتنا والنتائج المترتبة عليها؟ هل يمكننا الخروج من دائرة التبرير الذاتي، والتبرير الدائم بأن الأمور على ما يرام عندما تكون في الواقع نقيض ذلك. أطلب أو وظف أشخاصا للمساعدة هل نحن بحاجة إلى عيون جديدة لمساعدتنا على الرؤية بشكل أفضل؟ ما هي الأشياء التي يراها الآخرون ونحن نفوّتها؟ كيف يمكن لشخص آخر القيام بذلك؟ منذ متى ونحن نقوم بالأشياء بطريقة خاطئة؟ ولماذا؟ وضع استراتيجية نحن نعرف ما هي الأشياء التي تحتاج إلى إصلاح، إذًا فما هي الاستراتيجية اللازمة للاستفادة من هذه النتائج؟ ما هي الأدوات التي سنستخدمها؟ وكيف نحصل عليها؟ متى نبدأ؟ وكيف ستفيد هذه الاستراتيجية المؤسسة، الفريق، والأشخاص الذين نخدمهم على المدى الطويل؟ سيكون التغيير صعبًا دائمًا، سواء كان في حياتنا الشخصية أو في المؤسسات التي نعمل بها. قد تضطر للمبالغة في الأمر لتتمكن من تنفيذه، نحن نرى أن التنافر المعرفي انتهى إلى نتائج كارثية مثلما حدث مع كوداك التي لم ترغب في التخلي عن الأفلام لصالح التصوير الفوتوغرافي الرقمي الذي كان مجال التّصوير يتّجه إليه بشكل تدريجي. لكن هناك أيضًا قصص نجاح: قال Denise Morrison المدير التنفيذي لشركة Campbell’s soup أنه احتاج وقتًا ليتمكن من إقناع شركة عمرها 145 عامًا بتقبل التغيير، لكن توقف المؤسسة عن التعلق بأمجادها كان المفتاح الرئيسي للتغيير نحو الأحسن. من يعتمد على التبرير الذاتي كمن يتخبط في الرمال المتحركة، لكن من خلال إدراكنا لمواقفنا وسلوكنا عندما نواجه وجهة نظر معارضة يمكننا اختيار أن نكون أكثر يقظة وأن يكون لدينا المزيد من الوعي الذاتي لتحليلاتنا وكيف نستفيد من التغذية الراجعة. إن المشاريع التجارية-مثل البشر- تتطور بشكل مستمر. لمّا تدرك فجأة أن الأشياء التي تقوم بها ليست مثالية فإنّك ستشعر بنوع من الانزعاج، لكن هذا أمر طبيعي الحدوث. إن تجديد الطّرق القديمة التي كُنّا نعتمدها يتطلب غالبًا جهدًا كبيرًا، ويؤدي إلى نتائج مجزية. كما يحتاج نقد ماهو مُسلّم به وقياسي أو "طريقة قيامنا بالأشياء" إلى الشجاعة. لكن إظهار أنه يوجد في الواقع طرق أكثر فعالية لإيجاد بيئة عمل أفضل يساعد على بناء مشاريع تجارية أفضل. ترجمة -وبتصرف- للمقال Why Businesses Have a Hard Time Fixing What’s Broken لصاحبه Paul Jun. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.