5 مبادئ لتسليم مشاريعك في أوقاتها دائمًا وبناء سمعة جيّدة كمُستقل

أن يثق بك أصحاب المشاريع هو أحد أهم المقومات التي يجب أن يمتلكها المستقل بغض النظر عن مجال تخصصه، فالوظيفة الأساسية لأي مستقل هي إيجاد حلول للعملاء لا جلب متاعب إضافية لهم.

من المؤكّد أن العميل لن يرغب في مُواصلة العمل معك طالما كُنت تتسبب بزيادة التعقيدات وتجعل مهامه أصعب مما هي عليه. حاول دائمًا أن تجعل صاحب المشروع ينظر إليك على أنك استثمار مُفيد في أعماله وليس مُجرّد مصاريف لا بدّ منها سواء تعلّق الأمر بالجانب المادّي للأمر (أتعابي الخاصة) أو وقت صاحب المشروع وهي السلعة الأغلى ثمنًا برأيي.

فإذا كنتَ مُهتمًا بالحصول على المزيد من المشاريع، والمحافظة على مشاريعك الحالية بالإضافة إلى رفع الأسعار الخاصة بك كمستقل، فجديرٌ بك أن تعد بأقل ما يُمكنك تنفيذه وأن تُنفّذ أكثر ما تعد به.

إليك مجموعة من النصائح التي تساعدك على تسليم المشاريع للعملاء في الوقت المناسب وفي كل مرة.

1- حدّد موعدًا نهائيًّا لتسليم العمل

أثناء العمل الحر، ستجد بأن بعض العملاء بحاجة لإنهاء عملهم قبل يوم أو أسبوع من الآن (يعني أنّهم سجّلوا تأخرًا حتّى قبل تسلّمك للمشروع). في الواقع أنا لا أفضّل العمل مع هذا النوع من العملاء. مع ذلك أقبل أحيانًا بمثل هذا العمل فيما لو كنتُ مهتمًا به أو أن لدي بعض الوقت المتاح في برنامجي. لكن قبل ذلك يجب أن أكون واثقًا من وضع جدول زمني منطقي يمكنني الوفاء به بما يناسبني ويناسب العميل.

بعض العملاء لا يمتلك موعدًا مُحدّدًا لتسليم العمل، ولا يأخذ هذه المسألة بعين الاعتبار، فهو لا يهتم فيما إذا كان الموعد غدًا أو الأسبوع القادم أو حتى الشّهر القادم، في هذه الحالات أقوم بالنظر إلى جدول المواعيد الخاص بي وأنظر أين يمكن برمجة المشروع بصورة تناسبني.

هدفي هو أن أحدّد الموعد النهائي لتسليم العمل بعد الوقت المتوقع لإنجازه بقليل، ثم أقوم بتسليمه في وقت مُبكّر وأفاجئ العميل بذلك. قم بالتنسيق مع العميل بشأن موعد التّسليم النهائي، ولكن إذا لم يُحدّد العميل موعدًا للتّسليم، فيجب عليك أن تتحمّل أنت مسؤولية تحديد الموعد بما يناسبك ويناسب العميل. ولكن كن واثقًا من أنّك ستُنهي عملك قبل ذلك.

2- ابقِ عملك مُنظمًا

هناك ألف طريقة مختلفة للحفاظ على أعمالك بصورة منظمة، ولا يهم إطلاقًا ما إذا كنت تستخدم إحدى الأدوات المُتوفّرة على الإنترنت، أو مفكرة تكبتها بخط يدك، أو مستندات جوجل كما أفعل أنا. ما يهمّ فعلًا هو أن تجد نظامًا فعّالاً بالنّسبة لك يمكن استخدامه للمحافظة على أعمال العملاء والمواعيد المُحدّدة لتسليمها.

شخصيّا أبني نظامًا على جوجل درايف يُحدّد لي برنامجي الأسبوعي والشهري. ويحتوي البرنامج الشهري على قائمة -مرتبة بحسب موعد التّسليم النهائي-بكل مشاريع التّدوين التي أعمل عليها. ويشمل ذلك أعمال العملاء المدفوعة ومقالات التدوين الاستضافي وحتى المقالات التي أريد كتابتها لمدونتي الشّخصية، ففي النهاية أنا عميل لنفسي.

وبشكل أسبوعي، أقوم بنقل العدد المناسب من مشاريع الكتابة من القائمة الشهرية إلى القائمة الأسبوعية، ثم أنقل أيضًا بعضها من القائمة الأسبوعية إلى اليومية. ففي نهاية كل يوم سأكتب الجدول الزمني لليوم التالي. وبذلك سأقرر مُبكّرًا ما سأقوم بإنجازه وأضع لنفسي لائحة تتضمن مهامي لليوم التالي.

3- حدّد لنفسك مواعيد نهائية

مثلما أشرت إليه سابقًا، أحدد لنفسي برنامجًا لإنجاز الأعمال بشكل يومي وأسبوعي، وعادة ما أقوم بكتابة 5-10 مقالات أسبوعيا (حاليًا أقوم بكتابة أكثر من 10 مقالات في الأسبوع).

فمثلاً، إذا كان عليّ إنجاز 30 مقالة خلال الشهر، بالتالي يكون معدل الكتابة الأسبوعي 7-8 مقالات. هذا العدد يفرض عليّ إنجاز ما بين مقال واحد إلى 3 مقالات يوميًّا وذلك بحسب المشاغل الأخرى التي يتوجّب علي القيام بها، لكنني أحاول أن أفعل ما بوسعي لإنجاز العمل خلال أول أسبوعين أو ثلاثة أسابيع من الشهر.

كلما كان بإمكاني تسليم الأعمال في وقت مبكر، كلما استطعت أن أبدأ بإنجاز أعمال جديدة أو أن أعمل على بعض الأشياء المتعلقة بمشاريعي الخاصة.

المواعيد النهائية التي أحددها تعتمد أساسًا على المواعيد الخاصة بالعميل، لكنها في الغالب تكون قبل موعد التسليم بعدّة أيام، فمن المهم أن تعطي لنفسك فرصة لالتقاط الأنفاس في حال ما إذا حصل شيء ما غير متوقع، لأن ذلك قد يحدث في أوقات لا تكون مُستعدًا فيها.

4- أكمل عملك أولًا

لا شك أن رسائل البريد الإلكتروني تمثل عقبة في وجه الإنتاجية بالنسبة للكثير منا، وهذه المسألة لا تعتمد على تخصصك كمستقل، فسواء كنت مُدونًا أو مُطوّر ويب أو أي شيء آخر فإنك ستواجه الأمر.

لذلك بدلًا من تفقد البريد الإلكتروني في بداية اليوم، أحاول إنجاز قائمة المهام اليومية والتي لا تتضمن تصفح البريد الإلكتروني في البداية. هذه المسألة تساعدني على التّركيز على ما يجب عليّ فعله، كما تجعلني أشعر بأنني أنجزت شيئًا ما، وبالتالي ستحصل على تشجيع رائع لزيادة الإنتاجية.

إذا كنت تواجه بعض المشاكل مع الإنتاجية، فنصيحتي لك بأن تنتظر لغاية الوقت المُحدّد يوميًا لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني فمن النّادر أن تصلك رسائل تتطلّب الرّد الفوري والسريع.

5- لا تُفوّت الموعد النهائي للتسليم دون سبب مقنع للغاية

غالبًا لا يُعير العميل أي اهتمام لحياتك الشخصية، وسبق وأشرنا بأن الأحداث الطارئة التي تحصل أثناء العمل ما هي إلا مسألة وقت فقط، وأفضل طريقة لكي تتجهز لهذه الأحداث هو أن تبذل كل ما بوسعك لإنجاز العمل وأن تعطي لنفسك فرصة لالتقاط الأنفاس عبر تحديد مواعيد خاصة بك لإنهاء العمل.

في نفس الوقت هناك الكثير من الأحداث المفاجئة التي تحصل معنا في الحياة ولا يمكن أن نتجهز لها إطلاقًا، كحادثة وفاة قريب أو صديق أو المرض المفاجئ أو ما شابه، لكن ليس من المقبول أن تُفوت الموعد المحدد للتسليم بسبب خلل في عجلة السيارة، أو انقطاع الإنترنت، أو أي سبب آخر من هذا القبيل.

نأمل دائمًا بعدم حصول يمنعك من أداء مهامك على أحس وجه، لكن يجب أن تتحرّى الصّدق إن حدثت، والخيار الأفضل في هذه الحالات هو إعلام العميل بأنك لن تستطيع إكمال المشروع في الوقت المحدد بسبب مسألة جدية ومفاجئة، دون الحاجة للدخول في التفاصيل الدقيقة.

إذا كان الأمر متعلقًا بمسألة شخصية جدًا، فحاول أن تشارك العميل بأقل قدر مُمكن من المعلومات حول الأمر، أخبره بما يجب عليه فعلاً أن يعرفه لكن دون أن تمس بخصوصيتك.

خاتمة

تذكر دائمًا أن العميل قام بتوظيفك لأجل حل مشكلة لديه، لا لخلق مشكلة جديدة. لذا من الواجب عليك تسليم العمل في الوقت المناسب، فتفويت المواعيد النهائية لتسليم الأعمال ليس أمراً لائقًا بك، ولو أصبح هذا الأمر من عاداتك الدائمة فسيكون من الصعب جدًا أن تضمن مُستقبلك كمُستقل.

ولتجنب ذلك:

• حدّد مع العملاء مواعيد تسليم الأعمال بشكل واضح قبل البدء بأي مشروع جديد.

• ابق نفسك مُنظمًا باستخدام إحدى طرق التنظيم الفعالة بالنسبة لك.

• حدّد لنفسك مواعيد لإنهاء العمل تكون قبل المواعيد النهائية الخاصة بتسليم العمل بيوم أو يومين، وبالتالي سيكون لديك متسعٌ من الوقت لالتقاط الأنفاس في حال واجهتك بعض العقبات.

• ابذل قصارى جهدك للوفاء بوعودك، فهي وسيلة سهلة لتميز نفسك عن بقية حشود المستقلين.

نصيحة أخيرة، إن كنت تجد صعوبات في تسليم الأعمال في أوقاتها المُحدّدة، فاشرع في العمل عليها بمُجرّد أن تبدأ يومك بدلاً من تصفح البريد الإلكتروني والرّدّ عليه. اجعل أحد أهدافك هو عدم تفويت أي موعد نهائي، ولو اضطررت لتفويت الموعد النهائي لتسليم العمل، فمن الأفضل أن تمتلك سببًا وجيهًا لذلك، وحاول أن تلتزم الصدق مع العميل عند تفسير ما حدث.

ترجمة – وبتصرّف- للمقال:  Your 5 Point Checklist to Delivering Client Work On Time لصاحبته Gina Horkey.