خمس إستراتيجيات أساسية للرحالة الرقميين

يواجه الرحالة الرقميون بوصفهم موظّفين عن بعد تحديات خاصة من نوعها في ما يتعلق بالتواصل مع العملاء والمتعاونين. عدم توفر الوقت للمقابلات وجهاً لوجه والمعاناة مع اختلاف المناطق الزمنية كفيل بإفشال العمل إن لم يُدَر بطريقة صحيحة.

إليك بعض أفضل الممارسات للتواصل إن كنت تعمل عن بعد.

تعامل مع التوقعات

ربما تكون هذه هي خدمتك الأولى عن بعد، أو ربما الخامسة. بغض النظر عن ذلك، دعنا نفترض أنك جديد ومستعد لبدء يومك الأول في العمل، تجلس بلهفة إلى حاسوبك في الثامنة صباحًا بانتظار وصول أولى المهام إلى مكتبك.

تمضي الساعة التاسعة صباحًا دون أن تسمع كلمة واحدة، ماذا تفعل؟ هل ترسل بريدًا إلكترونيًا؟ هل تتصل بمدير التوظيف؟ يمكن أن تصبح هذه الأنواع من هفوات التواصل شائعة جدًا لدى الرحالة الرقميين إن فشلت في إدارة التوقعات من التفاعل الأول مع صاحب العمل.

ينبغي عليك أن تسأل، في المحادثات الأولى، أسئلة ذات صلة عن الدور الموكل إليك، بالإضافة إلى ما يتوقعه منك كل من الفريق والمدير المباشر. ستساعد هذه الأحاديث المبكرة الجانبين على وضع معيار للأنماط الإنتاجية منذ البداية، وستوضح أنك سبّاق بما فيه الكفاية لتتولى منصبًا عن بعد.

الآن وبعد أن أصبحت جاهزًا، وسألت جميع النقاط الرئيسية المتعلقة بدورك، وأصبحت مستعدًا للمضي قدمًا. فإن الأمر لن ينتهي هنا. الأمور الأساسية التي ينبغي عليك تذكرها بالنسبة للتوقعات هي أن إدارتها تعني أيضًا أن تقول بأنك تنسحب. فكونك تعمل من مكان بعيد، لا يعني أن بإمكان العميل أن يرسل لك بريدًا إلكترونيًا في 11:00م ويطلب تعديلات في اللحظة الأخيرة.

يمكن أن تُهمَل التوقعات أو يُبالغ فيها أو يوفى بها. الأمر عائد لك في تقديم رسائل واضحة حول ماهيتها، والوصول إلى اتفاق مشترك مع عملائك وزملائك.

يمكن تلخيص هذه التوقعات في نطاق العمل والعقد الأساسي للاتفاق عليه وتصديقه قبل بدء العمل.

محادثة الفيديو هي رفيقتك

توجد العديد من خدمات الفيديو في متناول يدك هذه الأيام، وأغلبها مجاني، سواء كانت غوغل Google أو سلاك Slack أو سكايب Skype أو غيرها، هذه الخدمات تمكنك من التواصل بكفاءة أكثر وبدفء أكثر قليلاً من البريد الإلكتروني أو برامج الدردشة.

إن لم تتمكن من التعبير عن مهمة، أو تحديث أو فكرة في بضعة جمل، فسيكون من المجدي بحث إمكانية الانتقال إلى الفيديو. فتبادل الرسائل في محاولة للتوصل إلى حل يؤدي إلى إضاعة وقت كلا الطرفين ويمكن أن يترك الطرف الآخر محبطًا. اختبر واستخدم محادثة الفيديو قدر الإمكان، وتأكد من أن اتصالك بالإنترنت آمن وموثوق؛ وبالتالي تضمن عدم إضاعة الكثير من الوقت عند الحاجة لاستخدام الفيديو في اللهو بالميكروفون. أبق سماعات الرأس في متناول يدك، إن كنت في بيئة عمل مشتركة، قد يبدو الضجيج الخارجي والإلهاء أمرًا غير مهني تبعًا للشخص الذي تتحدث إليه.

تعلم حيل سْلاك Slack واستخدام أدوات التعاون المباشر الأخرى

إن ولادة سلاك بشّر بعهد جديد من اتصالات الفريق. يوجد في حسابي الحالي في سلاك مئات القنوات المتاحة، وأستخدم الأداة بطرق متنوعة. سلاك رائع للأسئلة ذات الإجابة المحدّدة ، وللبقاء على اطلاع بآخر مستجدات الفرق الأخرى. كما أنه أداة رائعة لبناء الثقافة: فقد أجريت محادثات عن السفر مع زملاء عمل في البرازيل، وتحدثت عن العروض التي أشاهدها مع الزملاء في الساحل الشرقي للولايات المتحدة وألفت خططًا للألعاب مع منافسيّ، كل ذلك عبر سلاك.

سلاك مجاني للفرق الصغيرة. بجميع الأحوال، إن كنت تعمل مع شركة أكبر فستدفع (أو على الأرجح صاحب عملك) مبلغًا مقابل استخدامه مع عدة مستخدمين. كتب موقع زابيير Zapier عن بعض أفضل التطبيقات البرمجية الموجودة حاليًا، لإدارة المشاريع، مع أداة مقارنة في متناول يدك حتى يمكنك التأكد من إيجاد أفضل ما يناسب فريقك.

حافظ على المهنية

تعيش في بالي؟ تعمل من دينفر لصالح فريق في بوستن؟ بغض النظر عن المكان الذي أنت فيه، تأكد من جاهزيتك لتنجح في دورك. وهذا يعني امتلاك ملابس ملائمة إن كنت ستضطر لإجراء محادثة فيديو مع أحدهم، واتصالاً موثوقًا بالإنترنت، وأن تكون التقنيات الخاصة بك محدّثة وتعمل مع النسخ الاحتياطية التي ينبغي أن تحتاجها.

إن منفعة السفر تأتي في رأس القائمة لكثير من الرحالة الرقميين، لكن لا تدع ذلك يُفتر حماسك ويعطيك شعورًا كاذبًا بأنك في عطلة. يعني ذلك اتصالات واضحة (تذكر وضع التوقعات) أثناء سفرك، وحل مشاكل اختلاف المناطق الزمنية (استخدم تقويمًا متوافقًا مع مناطق زمنية مختلفة) واحترم غيرك من الرحالة. لن يترك هذا أثرًا عليك فقط ، وإنما يمكن أن يترك أثرًا على شركتك أيضًا.

توجد أماكن عمل مشتركة – لقد أصبت – للعمل فيها. إن لقاء أشخاص جدد هو منفعة رئيسية لنمط حياة الرحالة، لكن ذلك لا يعني أنّ زميلك في المكتب يرغب أن يسمع عن كل البلدان التي سافرت إليها (أو التي تخطط للسفر إليها) في الوقت الذي يقترب فيه بسرعة من تسليم جزء هام وحاسم من المشروع الذي يعمل عليه. اترك الأحاديث الصغيرة لاستراحات القهوة والوجبات، وهناك حل أفضل، خذ شريكك في العمل واستفد من بعض اللقاءات المحلية.
الجانب الآخر من الطيف والمتعلق بالتفاعل البشري هو الوحدة التي قد ترافق نمط حياة الرحالة. إن لم يكن لديك فريق تتواصل معه يوميًا، فوجودك وحيدًا في مدينة جديدة يمكن أن يصبح محبطًا. اخرج من منطقة الراحة الخاصة بك واستكشف المدينة، اجلس في المطعم واسأل السكان المحليين عن أماكنهم المفضلة. اذهب إلى أماكن اللقاء واشترك في منتديات لرحالة آخرين في منطقتك. هذه فرصة رائعة للتعرف على أصدقاء جدد بالإضافة إلى جهات اتصال مستقبلية محتملة للعمل.

العمل من منطقة زمنية مختلفة

سيوفر وضع التوقعات في بداية الشراكة عليك الكثير من وجع الرأس عندما يتعلق الأمر بحل مشاكل المناطق الزمنية المختلفة مع عميلك. إن كنت تسبق عميلك بـ12 ساعة، ومن المتوقع أن تقوم بعدة محادثات عبر الفيديو في اليوم الواحد، فقد تجد إنجاح هذا النوع من العلاقات صعبًا.

مع ذلك، يجد الرحالة الرقميون في كثير من الحالات طرقًا لفعل ذلك، ويكون أرباب عملهم مرنين عندما يتعلق الأمر باختلاف المناطق الزمنية. لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات المتاحة لتسهيل هذا الأمر، وأولها تقويم غوغل. تشمل الأدوات البسيطة الأخرى وورلد تايم بادي World Time Buddy وكالندي Calendy، اللذين يقومان بالمزامنة مع تقويم غوغل ليسمحا لك بتجهيز ومشاركة ساعاتك “المتاحة” مع العملاء والمتعاونين. فبمجرد أن تحجز نافذة زمنية، تُحجب في جدول أعمالك، ولا يمكن أن تُحجَز مرة ثانية.

إن نجاحك في الترحال الرقمي يتوقف على قدرتك على إنشاء ورعاية العلاقات مع عملائك وزملائك في العمل بالرغم من المسافة. إن التركيز على الاتصالات الواضحة والشفافة، واستخدام التقنية لمصلحتك في الوقت والزمان المناسبيْن سيساعدك على اكتساب المزيد من الأعمال بغض النظر عن المكان الذي قد تقودك إليه مغامرتك التالية.

ترجمة - بتصرّف - للمقال 5 Essential Communications Strategies for Digital Nomads لصاحبه Rena Obrien.

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik