يعرف المدير الجيد أن تقديم الملاحظات (التغذية الراجعة) الواضحة والمتسقة هو المفتاح الرئيسي لتحسين مشاركة الموظفين، وبالتالي رفع أدائهم العام وإنتاجيتهم. حيث تلعب الملاحظات والتعليقات التي تُقدم بطريقة سلسة، دورًا في مساعدة الموظفين على التطوير والتحسين باستمرار، لذلك يُعَد تعلم أفضل الطرق لتقديم ملاحظاتٍ هادفة وبناءة، أحد أهم المهام التي تترتب عليك بصفتك مديرًا.
ومن ناحية أخرى، فإن الطريقة التي تقدم بها ملاحظاتك، هي التي تصنع الفرق في عمل الموظفين، سواء كانت تلك الملاحظات إيجابيةً بحيث تساعد الموظفين على الاستمرار بعملهم، أو نقدًا سلبيًا يكشف مواقع الضعف للعمل على تحسينها. وتشير إحصائية تعود لموقع officevibe أن 19% من الموظفين لا يستفيدون من الملاحظات التي تُقدم لهم.
ونتيجةً لذلك فمن المحتمل أن تفقد فرصة تطوير فريقك إذا لم تركز على تقديم تغذية راجعة متكررة وواضحة للموظفين، لذلك تعرّف على الطرق الأفضل لتقديم ملاحظاتٍ تتناسب مع فريق عملك، من خلال النصائح المقدمة أدناه.
نموذج تأثير الموقف والسلوك SBI
يساعد نموذج تأثير الموقف والسلوك SBI في تقديم ملاحظات واضحة وقابلة للتنفيذ، فإذا كان لديك اجتماع مع أحد الموظفين مثلًا، وخلال الاجتماع أخبرت الموظف أنك قد راجعت طريقة عمله ووجدتها جيدةً فيما يتعلق بمكالمات العملاء، لكن تقاريره بحاجة إلى تحسين؛ فقد تعتقد أنك أعطيت الموظف ملاحظاتك بأفضل طريقة ممكنة، لكن الحقيقة مختلفة، إذ ستترك تلك الملاحظات الموظف بحالة من التفكير والتساؤل عن تفاصيل واضحة في تعليقاتك على عمله.
وهنا يأتي دور نموذج تأثير الموقف والسلوك SBI ليساعدك في تقديم ملاحظات واضحة وهادفة، من خلال اتباع الخطوات التالية:
- وضح الصورة العامة للوضع.
- حدد السلوك الذي تريد مناقشته.
- شارك الموظف بتأثير هذا السلوك.
وبالعودة إلى المثال أعلاه، فيمكنك إعادة صياغة كل من التعليقات الإيجابية والسلبية باستخدام نموذج SBI على النحو التالي:
كيف تعطي ردود أفعال إيجابية؟
في مكالمة العميل التي أجريتها هذا الصباح (الموقف)، كان عملك مثاليًا في وصف مميزات وفوائد منتجاتنا (السلوك). ونتيجةً لذلك تمكن العميل من إجراء عملية الشراء بثقة (التأثير).
كيف تعطي ردود أفعال سلبية؟
عند الانتهاء من تقريرك يوم الجمعة (الموقف)، نسيت تضمين تفاصيل مهمة حول منتجات معينة (السلوك). حيث أدى ذلك إلى وجود اختلافات في المخزون لفريقنا، مما أدى إلى إنجاز عمل إضافي (التأثير).
ستلاحظ أنه من خلال ما ذُكرأعلاه، سيعرف الموظف بالضبط ما تشير إليه وسبب أهميته، لذلك يمكنك طلب التحسينات لتكون ملاحظاتك هادفة وبناءة، وعندها تستطيع أن تقول له: "يرجى إعادة قراءة تقريرك أو اطلب من زميلك التحقق منه قبل الإرسال يوم الجمعة القادم".
تذكّر أن الملاحظات والتعليقات التي تقدمها يجب أن تكون واضحةً وبعيدةً عن العشوائية لتكون مؤثرةً وهادفة، لذلك يجب أن تركز على ما فعله الشخص وعلى نتيجة عمله، كما يجب أن تكون ملاحظات الموظف قابلةً للتطبيق في المستقبل حتى تستحق المشاركة. تجدر الإشارة إلى أن الهدف من التعليقات هو مساعدة الشخص الآخر على التحسن والنمو.
جلسات تقديم الملاحظات قبل الجلسة وخلالها وبعدها
قد لا يقل إنشاء بيئة منفتحة وموثوقة لإعطاء الموظف ملاحظات فعّالة، أهميةً عن محتوى ما تقوله عندما يتعلق الأمر بتقديم الملاحظات التي يتلقاها الموظف خلال الجلسة، لذلك يكون السؤال الأبرز هو كيف تحضّر لجلسة مراجعة الأداء وتقديم الملاحظات بطريقة ناجحة؟
حدد موعدا مناسبا وتحقق من حالة الموظفين قبل الجلسة
تأكد من حالة الموظف قبل تحديد الجلسة، فمن المهم أن يكون الموظف في حالة عقلية جيدة للاستماع لملاحظاتك، فمن غير المنطقي أن تُجري اجتماعًا مع موظف في حالة تشتت أو ضغط في العمل أو توتر، لذلك ينصح الخبراء بإجراء دقائق من التأمل قبل البدء في جلسة مراجعة الأداء.
امنح الموظف كامل الاهتمام أثناء الجلسة
تأكد من منح الموظف الذي سيتلقى الملاحظات اهتمامك الكامل حتى يعرف أنك منخرط في الحوار معه، واستخدم لغة جسد مفتوحة عند تقديم الملاحظات، مثل وضع ذراعيك على الجانب بدلًًا من عقدهما، وتأكد من الاتصال المباشر بالعين ليشعر الموظف بالراحة والأمان. وتذكّر أن تحافظ على أجهزتك الذكية على الوضع الصامت، حتى لا تقاطع اجتماعك.
تحقق من وضوح ملاحظاتك وتعليقاتك بعد الجلسة
اشكر موظفك على قضاء الوقت في الاستماع إليك في نهاية الجلسة، واسأله عما إذا كان قد استفاد من الملاحظات، وما إذا كانت اقتراحاتك للسلوكيات المستقبلية واضحة، واستفسر عن شعوره حيال التعليقات، مع محاولة معرفة وجهة نظره حولها. فردود الفعل من شخص لآخر هي مجرد انطباع، لذلك دع الموظف يشاركك وجهة نظره كذلك.
أفضل 5 نصائح لتقديم مراجعات الأداء بطريقة هادفة
بعد أن تحدثنا في الفقرات السابقة عن أهمية التحضير لجلسات مراجعة الأداء وتأثير التعليقات الإيجابية والسلبية على أداء الموظفين، إليك أفضل النصائح لتقديم ملاحظات وتعليقات بطريقة هادفة ومؤثرة.
1. تحدث في الوقت المناسب قبل انهيار الموقف
إن تقديم الملاحظات والتعليقات دوريًا وبطريقة مستمرة، هو أفضل ممارسة إدارية لضمان استمرار عمل منظمتك بطريقة صحيحة، سواءً كنت تقدم تعليقات إيجابية أو سلبية، حيث يلعب ذلك الأمر دورًا مهمًا في حل المشكلات التي قد تواجه فريق العمل في المستقبل.
2. تجنب الانتقادات العشوائية وركز على سلوك الموظفين وأدائهم
تأكد من توفر البيانات الكافية لديك قبل تقديم الملاحظات، حتى لا تبدو ملاحظاتك عشوائية، فمن أهم الأمور التي يجب أن تستخدمها دائمًا عند تقديم مراجعات الأداء، الوضوح والتعليقات المؤثرة والمحددة. وتذكر أن تركز على عمل الموظف وطريقة أدائه لمهامه ضمن فريق العمل بدلًا من التركيز على شخصيته أو أي أمور سطحية أخرى.
3. كن منفتحا وتقبل الآراء المختلفة
إن الملاحظات والتعليقات التي تقدمها هي وجهة نظرك الشخصية، وهي بالتأكيد ليست الوحيدة في العمل، فقد يرى أحد الموظفين الأمور بطريقة مختلفة، تمامًا كما يرى شخص ما خارج الموقف الأمور بطريقة أخرى تمامًا. لذلك كن دائمًا منفتحًا لتقبل الملاحظات المختلفة، للعمل عليها وتطويرها في سبيل نجاح العمل.
4. اطلب تعليقات الموظفين مقابل ملاحظاتك
اكتشف شعور الموظفين حيال التعليقات التي تقدمها لهم من خلال طلب تعليقاتهم. وهناك أدوات وتطبيقات في الويب تتيح لأعضاء فريق العمل مشاركة أفكارهم مع رؤساء عملهم في أي وقت مع خيار إخفاء الهوية، وذلك لتجنب الإحراج الذي قد يشعر به البعض.
5. اهتم بملاحظاتك أثناء تقديمها لفريق عملك عن بعد
قد تزداد التحديات المتعلقة بالعمل عن بعد عامًة، كما يُعَد جزء تقديم الملاحظات ومراجعات الأداء، أكثر جزء حساس في هذه العملية، فقد تُفهم رسالتك بطريقة خاطئة إذا لم تأخذ الوقت الكافي للتواصل وجهًا لوجه مع الموظف، لذلك تأكد من تسليم أجزاء مهمة من التعليقات عبر الدردشة المرئية بطريقة واضحة.
وفي الختام، تذكر أن تمنح الموظفين ملاحظات فعّالة وهادفة إذا كنت تريد الحفاظ على إنتاجية وأداء فريق عملك.
ترجمة -وبتصرف- للمقال How to give feedback: 5 best practices for managers لأصحابه Stacy Pollack وErika Khanna.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.