ستتعرف في هذا المقال على مزايا العمل المشترك الافتراضي ومساوئه في حال كان الخيارَ المناسب لك، وكيف تبدأ ببعض الخيارات الممتازة المتاحة الآن. سواء أكنتَ تحب العمل عن بعد أم لا تحبه، فمن سلبياته التي يتفق عليها الكثيرون افتقارُه إلى وجود المجتمع الذي يُمثّله مجموعةٌ من الناس متشابهي الذهنية والذين يعملون لتحقيق هدف مشترك، وفي أسوأ حالاته، قد يُشعرِك العمل المشترك بالوحدة، وهو ما قد يكون قاتلًا للتحفيز، ولكن لحسن الحظ هناك دائمًا طرق للتعامل مع هذه الآثار السلبية، ولا جديد في القول إنّ مساحات العمل المشترك، وغيرها من خيارات مساحات العمل المشترك المَرِنة قد أصبحت تطوّرًا طبيعيًا للعمل عن بُعد بالنسبة للمزيد من القوة العاملة، وقد أُثبِتَ أنَّ العاملين عن بُعد أكثر سعادةً وإنتاجيةً أثناء استخدامهم مساحات العمل المشترك، كما بات العثور على مساحة مناسبة أمرًا سهلًا مع العديد من الشركات العالمية؛ إلا أن انتشارها على مستوى البلاد العربية مازال ضعيفًا نسبيًا، ولو أن أكثرها موجود في دبي وأبوظبي، غير أنه هناك دائمًا مجال للتطور، إذ يرى كثيرون أن إنشاء مكتب افتراضي أو بيئة مكتب افتراضية، يحل كثيرًا من المشاكل التي قد يتسبب بها العمل عن بُعد.

لم يستخدم الناس مساحات العمل المشترك؟

مساحات العمل المشترك مثالية للأشخاص الذين ما تزال لديهم رغبة في بعض مزايا العمل ضمن بيئة مكتبية، حيث تتضمن هذه المزايا أمورًا مثل امتلاك مساحة عمل مُخصصة، وفرصة تشبيك مع آخرين في مناصب مشابهة، كما يمكن أن يقترن ذلك بمَزية امتلاك تحكُّم كامل في جدول عملك.

لا يُعَد العمل المشترك مهمًا للعاملين عن بُعد فحسب، فوجود شخص يُحمّلك المسؤولية على نحو مُتلقٍّ وداعِم مثلًا، هو أحَدُ التكتيكات المُثبَتة للذين يعانون من اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه ADHD، كما أن وجودُ شخص مُرافق (وحتى مرافق افتراضي) -بوسعه تنفيذ مهام الأشخاص الذين يعانون من ذلك الاضطراب، والبقاء حاضِرًا معهم- مثلًا، يمكن أن يعزز الإنتاجية كثيرًا، وأن يُبقيَك مُركِّزًا على مهامك. ويُعَد ذلك أحد الأسباب التي تجعل الأشخاص الذين يعملون عن بُعد ميّالين إلى الانجذاب نحو العمل في مَقاهٍ، ومساحات عمل مشترك في المقام الأول.

اقتباس

يمكن أن يساعدك وجودُ الآخرين في البقاء مُركِّزًا على المهمة التي تنجزها، وفي تجنُّب تشتت الانتباه الذي قد تسببه البيئة من حولك في المنزل، ومن المثير للاهتمام أنه لوحِظَت زيادةٌ في إنتاجية الأشخاص الذين انخرطوا في العمل المشترك بنسبة 74%، كما لوحِظ وجود تنامٍ في شبكتهم الاجتماعية بنسبة بلغت 93%.

ولكن إذ لم تتمكن من الوصول إلى مساحة عمل مشترك تقليدية، فهل ستفضِّل العمل من منزلك؟ أم هل ترى أنَّ مساحات العمل المشترك ذات تكلفة باهظة؟ قد تكون مساحةُ العمل المشترك الافتراضية الحلَّ الأكثر مرونةً الذي تبحث عنه.

ما مزايا العمل المشترك؟

بالتوازي مع بقائنا قسرًا في المنازل منذ العام 2020 وحتى عام 2021، فقد ظهرت جليًّا -وعلى نحو مفاجئ- حاجة إلى العمل المشترك الافتراضي. وبفضل تقنيات الاتصالات، فقد كان ذلك انتقالًا سَلِسًا بالنسبة للكثير من الناس، فقد وجدَ العديد من فِرَق الموظفين ومجموعات الأصدقاء أنَّ تنظيمَ جلسات العمل -لضمان تعاونهم والتركيز على مهامهم- طريقةٌ مفيدة لأداء عملهم اليومي أثناء العمل من المنزل، كما إنّ فِرَقَ المكتب الافتراضي قادرة على مشاركة المهام بسرعة، والتعاون في إنجاز المشاريع، وتبادُل الأفكار دون الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني المُشتِّتة للانتباه، ولا الرد على المكالمات، أو الوقوع في سوء تفاهم فيما بينهم.

تترافق مساحات العمل المشترك الافتراضية المنظَّمة مع منصات مخصصة توفر جوانب عديدة مثل امتلاك مكتبك أو مقعدك الافتراضي الخاص، وغُرفًا للاجتماعات عبر الإنترنت لخوض نقاشات مع أعضاء المجموعة الآخرين، فسرعان ما باتَ العمل الافتراضي المشترك يمثّل حلًّا للمشكلات الثلاثة المذكورة أعلاه بالتوازي مع مزايا واضحة، حيث تتضمن تلك المزايا ما يلي:

• يمكنك الاستفادة من مكتبك المنزلي وتوفير مصاريف إضافية مثل الطعام والشراب.
• يمكنك توفير المال الذي تنفقه على الاشتراكات في مساحات العمل المشترك (والتي قد تكون باهظة التكلفة).
• يمثل العمل المشترك الافتراضي حلًّا مثاليًا للأشخاص غير القادرين على مغادرة منازلهم بسبب مرض مُزمِن أو إعاقة.
• الموقع غير مهم بالنسبة للعمل المشترك الافتراضي، فلا يهم إن كنتَ في منطقة ريفية أو معزولة لا تتوفر فيها مساحة عمل مشترك تقليدية.
• يمكنك -بفضل مساحة العمل المشترك الافتراضية- الاندماج ضمن مجموعة أكبر من العاملين عن بُعد من مناطق مختلفة حول العالم، مما يتيح لك إنشاء مزيد من الفرص التشابكية مع الآخرين.
• لا تلتزم بالعمل من موقع محدد، فإذا كنت تعمل جليسًا منزليًا مثلًا، فيمكن لامتلاكك مساحة عمل مشترك افتراضية أن يبقيَك مركِّزًا على إنجاز المهمة الموكلة إليك.
• تسهّل عليك مساحاتُ العمل المشترك الافتراضية تنظيمَ الفعاليات والأحداث الاجتماعية عبر الإنترنت مع المجموعة الخاصة بك، وذلك بعد الانتهاء من العمل، بما فيها نوادي الكتب وجلسات المتابعة (التي تُعقَد في حال تغيّب أحد العاملين عن العمل، فيجتمع بزميل له للاطلاع على التقدم المتحقق أثناء غيابه).

هل تناسبك مساحة العمل المشترك الافتراضية؟

رغم أن للعمل المشترك الافتراضي بعض المزايا التي لا تخفى، فقد لا يكون مناسبًا لجميع الأشخاص فإذا كنت تسعى للعثور على مساحة عمل مشترك أو على مقاهٍ، لتحقق بالتحديد بعضَ الانفصال عن مكتبك التقليدي مثلًا، فإنّ عدم مغادرة منزلك جسديًا قد يُصعِّب تحقيقَ ذلك الانفصال بين المنزل والعمل، والذي نحتاج إليه معظمُنا، كما إنك ستعوِّل على امتلاك اتصال جيد بالإنترنت، وهو ما يُعَد معيارًا لمساحات العمل المشترك الواقعية. أضف إلى ذلك المشاكلَ التي قد تظهر فيما يخص جدولة العمل، والمنطقة الزمنية التي تعمل منها إذا كنتم في الفريق أو مجموعة العمل التي تتعاون معها تعملون من مناطق زمنية مختلفة.

وعليك أيضًا الحرص على ارتياح أعضاء المجموعة التي تعمل معها تجاه إعدادات مساحة العمل المشترك الافتراضية، إذ يضمن نقاشًا سريعًا حول القواعد الأساسية -قبل البدء بالعمل- أنَ الجميع متفق على ذلك.

خمس مساحات عمل مشترك افتراضية

مِن أسهل الطرق لتجهيز نفسك للعمل المشترك الافتراضي هي استخدام برنامج زووم Zoom أو سلاك Slack، مع فريقك الموجود المكون من أصدقائك العاملين عن بُعد والتوّاقين إلى الانضمام إليك، كما يمكنك أن تُعلِن على الفيسبوك لأحد المستقلين العديدين، أو لمجموعات العاملين عن بُعد، لترى ما إذا كان هناك راغبون في الانضمام إليك.

وإذا كنت تفضل شيئًا منظّمًا أكثر، وكنت مهتمًا في توسيع مجتمعك، فيمكنك أيضًا الانضمام إلى واحدة من مساحات العمل المبتكَرة التالية:

• ماي وورك هايف My workhive: هو مجتمع ودود جاهز لتجربة العمل الافتراضي معه، فهم يعملون افتراضيًا لسنوات عديدة جمَّعوا خلالها شبكةً عالميةً من المستقلين والعاملين عن بُعد، حيث تُعقَد جلساته على برنامج سلاك Slack، بحيث يُحافظ العاملون هناك على مساحة عمل مرنة- أي لا تحتاج إلى الحضور يوميًا-، كما أنك تُعَد مدعوًا لمشاركة الأفكار، وتساعدك القناة الخاصة بأهداف العمل اليومي على البقاء متحفزًا، أضف إلى ما سبق أن العاملين في مساحة العمل هذه مرحِّبون دائمًا باستقبال أعضاء جدد، وما عليك سوى إرسال رسالة بريد إلكتروني إليهم لتلقّي دعوتك.
• فوكاس ميت Focusmate: هو موقع جيد يربطك بأشخاص آخرين يريدون التركيز على مهمة ما لمدة خمسين دقيقة بالضبط، حيث يصرح كلاكما عما يريد إكماله، ثم تبدآن الجلسة (مع إمكانية تفعيل الوضع الصامت أو تشغيل الصوت) قبل مشاركة ما أكملتماه في النهاية. ويمثل مكان العمل هذا طريقةً ممتازةً للالتقاء بمحترفين من حول العالم وإنجاز المهام التي تنتظرك.
• كيف دي CAVEDAY: أنت مُرحَّبٌ بك لتكون جزءًا من هذه الشبكة العالمية التي توفر جلسات افتراضية، وللانضمام إليهم "في الكهف" بوصفه "المكان الأكثر تركيزًا في العالم"، وبدلًا من الاكتفاء بالتركيز على العمل المشترك الافتراضي؛ يتمثل هدف مكان العمل هذا في جعلك تعمل بأعلى مستوى ممكن من الإنتاجية، وذلك بتطبيق خطوات "الكهف" المذكور وقواعده المدعومة بالأبحاث، كما توفر لك وصولًا إلى الدعم من جانب مشرفين ومدربين.
• سوكوكو Sococo: تمثل مساحة العمل الافتراضي هذه حلًا مثاليًا للفِرق أو الفصول الدراسية (الصفوف) الباحثة عن مكان افتراضي ذي مساحة مكتبية منظمة، فهي تُعَد أشبه بمساحة العمل المشترك الافتراضية، ولكن عبر الإنترنت، حيث تُجدوَل عليه فترات الغداء الافتراضي، كما يتوفر فيه مكتب افتراضي كامل مع مساحات للاستراحة، ومنصة وظيفية لإجراء محادثات.
• ريموت فيسيز Remote Faces: هو خيار عمل مشترك افتراضي مجاني لفرق الموظفين العاملين عن بُعد، والمجتمعات على الإنترنت، وروّاد الأعمال الوحيدين. وكل ما عليك فعلُه هو أن تُدخل عنوان بريدك الإلكتروني وتنضم إلى غرفة، ثم تبدأ العمل.

ترجمة -ويتصرّف- للمقال What is Virtual Coworking? (And Is It Right for You?) لصاحبته Jessica Esa.

اقرأ أيضًا

• نصائح للتغلب على الوحدة نتيجة العمل عن بعد من عاملين عن بعد حول العالم
• 10 طرق للتغلب على القلق والاكتئاب كعامل مستقل
• العناية ببيئة عمل العامل المستقل
• 6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل
• 4 تحديات للعمل أثناء السفر وكيفية التغلب عليها

بعد أن تكلمنا في المقال السابق عن الأثر الصحي للعمل على الحواسيب على المدى المتوسط والطويل، وتجنب الأذى المحتمل من هذا النمط من العمل بالرياضة وحسن إدارة الوقت وتنظيم النوم وغيرها، ننظر الآن في إعداد بيئة العمل نفسها لتعينك على تنفيذ النصائح التي أوردناها من قبل في شأن الإدارة الفنية للمشروع نفسه والعناية بصحتك وحياتك الاجتماعية والعملية على سواء.

بناء بيئة العمل المثلى

اعلم أن بيئة العمل التي ستكون فيها -وإن كانت تبدو بسيطة في عناصرها- إلا أنها تحتاج إلى نظر وتهيئة لتتجنب الأخطاء التي وقع أغلبنا فيها من فقدان للبيانات أو تعطل عن العمل نتيجة توقف الإنترنت أو الكهرباء أو أحد الأجهزة لديك.

وسننظر فيما يلي في العناصر التي يجب الاهتمام بها عند تهيئة بيئة العمل وكيفية إعدادها، مراعين في ذلك الاحتياجات الضرورية للعامل المستقل الذي بدأ العمل الحر لتوه ولا يريد إنفاق مدخراته على معدات قد لا يحتاجها فيما بعد.

لا شك أنك تقول الآن ألا يكفي حاسوبٌ محمولٌ واتصال جيد بالإنترنت؟ ونقول لك بلى، يكفي كحلٍّ مؤقت إلى حين تتأكد أن العمل الحر عن بعد مناسب لك فتستثمر في معدات أفضل، ذلك أن العمل لفترة طويلة على حاسوب محمول على سرير أو في حجرك سيؤذي ظهرك ورقبتك وأكتافك وعينيك أيضًا.

المحيط العام

يُفضل أن يكون لك مكتب خاص بالعمل منفصل عن المنزل، ولو كان في مساحة عمل مشتركة فإنه أفضل، لكن لعلمنا أن أغلب العاملين عن بعد يفضلون هذا النمط لأنهم يريدون العمل من المنزل أو مضطرون إلى ذلك، فإننا نهيب بك أن تخصص مكانًا في منزلك يكون للعمل فقط (أو ركنًا منفصلًا على الأقل)، لا تدخله إلا لذلك، ولا تبقى فيه بعد انتهاء العمل.

لا تنسَ أن تعلم أهلك أو من تسكن معه بضرورة عدم الدخول إلى مكان عملك من دون إذنك واحرص على منع أي زيارات غير متوقعة وأخبر الجميع بلطف أنك تعمل وأنك غير متاح في أوقات عملك؛ فبما أنك في المنزل، قد يظن الأهل أو الأصدقاء أنك متاح في أي وقت وقد يُطلَب منك شراء بعض الحاجات التي قد تلزم المنزل بشكل مفاجئ الأمر الذي يؤدي إلى تشويشك ومقاطعتك عن العمل بين الحين والآخر وقد حصل هذا الأمر مع أغلبنا. فأخبر أهلك في مثل تلك الحالة بإعداد قائمة المشتريات أو الحاجات المراد قضاؤها لإنجازها بعد الانتهاء من العمل، وأعلِم الأصدقاء أنك تصبح متاحًا في الوقت الفلاني بعد الانتهاء من العمل، أي احرص على وضع حدود واضحة لأوقات عملك ومتى تكون متاحًا أو غير متاح؛ فلذلك السبب أشرنا في البداية إلى أنَّ استعمال مساحة عمل مشتركة أو مكتب عمل خارجي هو الحل الأفضل وسنفصل هذه الجزئية لاحقًا من هذا المقال في قسم «فصل بيئة العمل عن بيئة الراحة» لأهميتها الشديدة.

الإضاءة الكافية

وسواء كان هذا المكان غرفة كاملة أو ركنًا في غرفة، فيجب أن تكون الإضاءة كافية فيه للرؤية والعمل، ولو استطعت إضافة مصباح مكتبي لإزالة الظلال التي تلقيها إضاءة الغرفة على الكائنات والأغراض على المكتب فإنه يكون أفضل.

الأثاث المكتبي

بما أن عملك سيكون على حاسوب مكتبي فيجب أن نهيئ هذه البيئة لنتجنب آثارها التي ذكرناها في المقال السابق، وذلك باختيار المعدات المناسبة بالمواصفات الصحيحة.

ونفضل أن يكون كرسي العمل مريحًا للجلوس فترات طويلة، فيجب أن يكون قابلًا للدوران على قاعدة عجلات كبيرة من أجل الاتزان، ويقبل تعديل ارتفاع المقعد والظهر ومسند الذراع من أجل الراحة في الجلسة وفقًا لطولك وهيئة جسدك. لكن إن لم يكن لديك ذلك الكرسي فاجتهد أن يكون كرسي عملك مريحًا إلى حين استثمارك في كرسي مناسب.

أما مكتب العمل نفسه، فيجب أن يكون متينًا قادرًا على حمل الحاسوب وأدوات العمل الأخرى بشكل آمن، ويكون سطحه غير عاكس للضوء لتجنب إجهاد العينين، وارتفاعه مناسب بحيث لا يكون عاليًا فيجهد ذراعيك وكتفيك، أو منخفضًا فيجهد ظهرك ورقبتك.

التهوية الجيدة

من المهم أيضًا أن تحرص على نقاء الهواء الموجود في الغرفة، ولعلمنا أن العمل من المنزل يجعل المرء يتكاسل في هذه الشؤون البسيطة لصرفه النظر إلى مهام عمله فإننا نذكرك بها لأهميتها.

ولا نقصد هنا مجرد تذكيرك بفتح النوافذ، فقد تكون في مدينة مزدحمة وهواؤها غير نظيف، فمن الحكمة هنا أن تتصرف بحكمة في تنقية هواء مكان العمل، إما بمرشح خاص لتنقية الهواء إن كان الهواء الخارجي غير نقي، أو بمجرد فتح النوافذ كل حين لتجديد الهواء.

أيضًا، من المهم مراقبة حرارة الغرفة والاجتهاد في تنظيم حرارتها لتكون مناسبة للعمل، فلا تكون حارة جدًا بحيث تؤثر عليك وعلى حاسوبك، ولا باردة بحيث تصرف انتباهك عن العمل.

المعدات الإلكترونية

نأتي الآن لصلب معدات العمل، فبداية يجب أن يكون الحاسوب الذي تعمل عليه جيد المواصفات ليتحمل العمل لساعات ودون كلل أو بطء في التشغيل، خاصة إن كنت ستعمل في البرمجة أو التصميم.

كذلك يجب أن تكون الشاشة التي تعمل عليها كبيرة بما يكفي لئلا تسبب لك إجهادًا من كثرة العمل، ولو كان حاسوبك الأساسي ذا شاشة صغيرة فخطط للاستثمار في شاشة كبيرة من أجل راحة عينيك أثناء العمل، ولتكن 15 بوصة على الأقل. انظر الصورة التالية من أحد مكاتب أفرد فريق شركة حسوب كمثال على مكتب مناسب للعمل.

كما ترى فإن الحاسوب المحمول مرفوع إلى مستوى الشاشة الثانية، والمكتب كله به إضاءة كافية (بالإضافة إلى إضاءة أخرى مريحة للنفس D-: ) بحيث لا تُجهد العينان من أثر الوهج الأبيض من الشاشتين، ولوحة المفاتيح كبيرة ومريحة.

نموذج عن محطة عمل صحية ومريحة للعامل البعيد من المنزل

وإن لم يكن لديك حامل للحاسوب فبضعة كتب تكفي! ويمكن البدء بالحاسوب المحمول فقط دون الحاجة للشاشة الثانية وقولنا هذا لئلا تظن أنك لن تستطيع العمل إلا إن اشتريت هذا وحصلت على ذاك!

ذلك، وإننا لنعلم أن كثيرًا من العاملين عن بعد يستخدمون الحاسوب المحمول كأداة أساسية للعمل، إلا أن الأولى الاستثمار في محطة عمل مناسبة (Workstation) كالتي في الصورة أعلاه أو حاسوب مكتبي، يتحمل العمل ولا يتعبك مثل الموضحة بالصورة أدناه، ومحطة العمل هي حاسوب بالنهاية، لكنها بمواصفات أفضل من الحاسوب الشخصي المعتاد الذي كنت تستخدمه بين الحين والآخر من أجل الألعاب وتصفح الإنترنت وكتابة بعض المستندات، والذي قلَّت الحاجة إليه منذ تطور مواصفات الهواتف الجوالة.

ولا بأس أن تبدأ بالحاسوب الذي لديك الآن سواء كان مكتبيًا أو محمولًا، قديمًا أو حديثًا، وكلما زاد ضغط العمل وزاد دخلك استثمرت في معدات أفضل، ذلك أن الحاسوب المحمول وإن كانت مواصفاته الفنية تسمح بالعمل بكفاءة، إلا أن طبيعة حجمه وشكله ومكان لوحة المفاتيح ولوحة اللمس يجعلان العمل عليه مجهدًا إن كان لفترات طويلة وعلى مدى بعيد، فقد كان مخصصًا لأصحاب الأعمال الذين يتنقلون كثيرًا في بداية ظهوره قبل تطور مكوناته ووصولها إلى المواصفات التي عليها اليوم والتي تجعله خيارًا بديلًا عن الحاسوب الشخصي المكتبي.

مكتب أحد أفراد فريق حسوب فيه كرسي صحي به مسند للرأس مناسب لارتفاع الشاشة ومسندان لليد متغيري الارتفاع لمناسبة ارتفاع طاولة المكتب

لكن اعلم أنه ليس خيارًا مثاليًا إلا أن يكون مصممًا ليكون محطة عمل محمولة وليس مجرد حاسوب محمول (لابتوب)، فسيفتقر إلى إمكانيات كثيرة مثل إضافة وإزالة مساحات التخزين بحرية، ترقية مكوناته، استبدال التالف منها بسهولة، وهكذا، فالحاسوب المحمول أصعب في الاعتناء به وأعقد في إصلاحه من الحاسوب الشخصي.

فصل بيئة العمل عن بيئة الراحة

ذكرنا في بداية المقال هذه النقطة لمامًا في بيان المكان المخصص لعملك، والحقيقة أن أثرها يتعدى مجرد الفصل المكاني لوظيفة عن أخرى إلى الفصل النفسي لها، وكذلك الفصل الاجتماعي بين العمل والمنزل وإن كانا في مكان واحد.

ذلك أن ثقافة العمل من المنزل جديدة على البشر بشكل عام، وعلينا نحن العرب بشكل خاص، فالمعتاد أن المرء يخرج من بيته في الصباح إلى مصنعه أو شركته أو مدرسته أو ورشته أو غير ذلك، وهو هناك في بيئة خاصة بالعمل لا يخالطها أي علاقة بالمنزل، فيصفو ذهنه من كل شيء إلا ما بين يديه من العمل حتى ينتهي منه فينصرف إلى منزله.

أما حين تعمل من منزلك فإنك لا محالة واقع في بعض المواقف الاجتماعية اليومية التي لن تستطيع النجاة منها بمجرد القول أنك تعمل، فإن هذا الأمر جديد على العرب كما ذكرنا، وعليه فبما أنك في المنزل فأنت لا تعمل، وعليه فلم لا تساعد أخاك الصغير في واجبه المدرسي أو تشرح له درسًا يصعب عليه فهمه، وحبذا لو أخرجت القمامة من المنزل إلى الحاوية!

ولا أريدك أن تسيء فهم قولنا على وجه العصيان وعقوق الأهل وغبنهم حقهم، لكن اعلم أن العمل يحتاج إلى عناية وتهيئة خاصة، فهل ترى أن لك حقًا في طلبك ممن معك في المنزل أن يخفضوا أصواتهم عن المعتاد في شؤونهم اليومية، أو يحولوا المنزل إلى مقر شركة من أجلك أنت؟ كلا، فهذا بيت، وهذا حق من حقوقهم! فما الحيلة إذَا وكيف المخرج من هذه المشكلة؟

الحل كما بيَّنا من قبل أن تفصل أنت بيئة العمل عن المنزل ما استطعت، فالوظيفة الطبيعية لغرفة المعيشة هي الراحة والاستجمام والتواصل العائلي، والوظيفة الأولى لغرفة النوم هي النوم، وكذلك المطبخ والحديقة، وقس على ذلك. فلا تتوقع أن تجد بيئة العمل المنزلية مريحة نفسيًا ومعينة على العمل بنفس القدر الذي تتوقعه من بيئة عمل صناعية مجهزة لهذا الغرض فقط.

وإن هذه المسألة واحدة من أهم تحديات العمل الحر عن بعد، وفيها يقول كالفِن نيوبورت الذي أوردنا ذكره في المقال السابق في شأن العناية بالصحة النفسية وإدارة الوقت، أن تجعل بيئة العمل للعمل والمنزل لشؤون المنزل، فإن احتاج عملك ساعة إضافية فلا تأخذه معك للمنزل، بل ابق تلك الساعة الإضافية في محل العمل حتى تنهيه، ثم عد إلى المنزل ولا تنفذ أي مهام تتعلق بالعمل فيه، بل هو مكان الراحة والسكن. ولو تفكرت في ذلك لرأيت أن هذا هو المنطق وما كان عليه البشر، والواجب علينا نحن معشر العاملين عن بعد أن نوافق أنفسنا على فطرة البشر الطبيعية بدلًا من إجبار من حولنا على التكيف وفق ظروفنا.

لهذا فإننا نكرر قولنا هذا لأهميته، أنك إذا استطعت استئجار مكتب خاص للعمل فهو أفضل شيء، ثم مكتب في مساحة عمل مشتركة (Co-Working Space) وهي شركات تؤجر مكاتب خالية للأعمال وللذين يعملون عن بعد وللشركات الصغيرة التي ليس لها مقر بعد وللاجتماعات وغير ذلك، وقد بدأت تنتشر في العالم العربي رويدًا رويدًا في المدن الكبرى.

ثم إن لم تستطع إلا العمل من المنزل، فخصص عددًا معينًا من الساعات كل أسبوع وكل يوم، ومكانًا خاصًا لا تستخدمه إلا للعمل، فإن كان غرفة مستقلة فبها، وإلا فليكن مكتبًا في غرفة تخصصه للعمل فقط. كذلك إن استطعت فخصص حاسوبًا للعمل فقط كذلك، ليكون هذا نظامك وديدنك و"روتينك" اليومي كأنك في مقر شركة.

وربما لا يعجب هذا بعض من يروقه العمل بحرية، ولا بأس في هذا إن كان يعي عواقب ما يفعل، إنما قولي هذا عن تجاربي في العمل الحر "بحرية" لا يضبطها نظام، وقد استنتجت هذا بعد أعوام من العمل الحر والعمل في شركات عن بعد، عملت فيها من مكاتب خصصتها للعمل فقط بعيدًا عن المنزل تارة، ومن المنزل تارة، وعلى شاطئ البحر تارة، ومن الحديقة، ومن السرير، وفي ثياب المنزل، وفي ثياب العمل، مرة في الصباح، ومرات في المساء، وربما في جوف الليل.

ولعلك تستنتج من هذا النمط أني شخص لا يستطيع تحمل نمط واحد لفترة طويلة، ولعلك أصبت في هذا فقد قضيت سنين الدراسة ثم الخدمة العسكرية بين زي موحد وطوابير ومواعيد ثابتة وأعمال متكررة لا تتغير ولا تتبدل، فلعل ذلك أصابني بالملل من الروتين المتكرر فقضيت العقد الثالث من عمري لا أتحمل الروتين الثابت.

لكني علمت بعد تقلبي في كل ذلك أن النجاح المهني والاستقرار المادي وبناء تجارة ونموذج عمل يؤمن حياة مستقرة تغنيك عن التفكير في المال كل يوم، لن يأتي إلا بالشيء الذي كرهته وهربت منه طيلة تلك الأعوام، ألا وهو الروتين. وإن هذا يرتبط بشكل ما بوهم الثقة الذي تحدثنا عنه في المقال السابق في شأن التسويف، أن المسوِّف قد يكون واقعًا في فخ الغرور والكِبر لظنه أنه يستطيع إن أراد أن يتم المهمة التي يريد إنجازها، وهو واهم قطعًا بسبب ما نراه من الواقع المشاهد، وبسبب تجاربي الكثيرة في ذلك على صعيد شخصي.

عاقبة التسويف كبيرة خصوصًا مع ظن القدرة على إنجاز العمل بسهولة وسرعة، وهو ما نقع فيه أغلبنا خاصة في مثل هذه الأعمال التي تكون عن بعد وبغير ضابط ملزم مثل الوظيفة المنضبطة بميعاد محدد لكل شيء لا يمكن إتمام المهمة بعده أو قبله.

فإن فعلتَ ذلك كله من تهيئة لبيئة مناسبة للعمل جيدة الإضاءة والتهوية، معزولة عن المشتتات الخارجية المعيقة للعمل، مجهزة العتاد الإلكتروني من حاسوب وإنترنت وغير ذلك، وحددت نظامك اليومي الثابت للعمل والإجازات والرد على الرسائل النصية ومواعيد المكالمات والاجتماعات مع العملاء والمراجعات وغير ذلك، فإننا نرجو أن تكون قد اجتزت أكبر عقبة تقف حجر عثرة في طريق العمل عن بعد.

تنظيم الملفات والأجهزة

نأتي الآن إلى نقطة فنية في إعداد مكتب العمل، وهي تنظيم الأجهزة والمعدات التي لديك لئلا تشغل حيزًا من وقتك في كل مرة تجلس إلى العمل، فيكون تركيزك ووقتك منصبًا على إتمام العمل وليس تهيئة البيئة في كل مرة.

الأسلاك والتوصيلات الكهربية

والراجح أن التوصيلات الكهربية لمكتبك لن يحدث فيها تغيير إلا مرة كل بضعة أشهر مثلًا لإضافة جهاز أو إصلاح تالف، فابدأ بها وخصص لها مجرى مناسب تمر فيه الأسلاك والتوصيلات الكهربية بعيدًا عن متناول يدك ومواضع الفأرة ولوحة المفاتيح وغير ذلك، ولو استطعت ربطها بشريط أو غالق بلاستيكي فإنه يكون أفضل لجمع تلك الأسلاك والحد من بعثرتها.

الشاشات

إن كنت ستستخدم أكثر من شاشة للعمل فيفضل أن تكون كلها من نفس الحجم والكثافة النقطية (Resolution) وعلى مستوى واحد، إلا إن كنت تحتاج إلى شاشة بالوضع الرأسي لمراجعة نصية أو برمجية مثلًا، وإن كانت الشاشات موصولة بحاسوب محمول فيفضل رفع الحاسوب على حامل -أو بضعة كتب- لتكون الشاشة في مستوى بقية الشاشات التي تستخدمها.

ويكون الوضع المثالي لتلك الشاشات حين تكون قمة الشاشة في مستوى نظرك حين تجلس مستقيم الظهر والرقبة ناظرًا للأمام.

بقية الأجهزة الأخرى

إذا كنت تستخدم أجهزة أخرى مثل لاقط صوت وكاميرا للاجتماعات المرئية فخصص لهما مكانًا كذلك من أجل سهولة الوصول إليهما عند الحاجة بحيث يكونا مثبتين في المكتب أو الشاشة أو غير ذلك، لكن ماذا لو كانت تلك الأجهزة لا تُستخدم إلا قليلًا؟

حينئذ تُبعد تلك الأجهزة والمعدات عن مكتب العمل وتخصص لها مكتبًا خاصًا أو أدراجًا للتخزين، والقاعدة هنا أن أي جهاز أو كتاب أو مستند أو أداة لا تستخدمها كل يوم في العمل فإنك لا تجعلها على مساحة العمل اليومي في المكتب.

تنظيم الملفات

لقد كتبنا هذه النقطة لتتجنب الوقوع في صنع متاهة بيديك للملفات التي تعمل عليها للعملاء، وقد تبدو هذه بداهة لا يجب الحديث عنها، لكن وجب ذكره والتنبيه إليه من كثرة ما رأينا في هذا الشأن في مجالات الكتابة والترجمة والتصميم والبرمجة كذلك من غياب لهذا التفصيل البسيط.

فعاملْ الملفات على حاسوبك على أنها أرشيف كبير أو مكتبة كبيرة وأنت الأمين عليها المراقب لما يدخل ويخرج، فيجب أن تخصص لكل ملف تستخدمه معرِّفًا فريدًا يميزه عن غيره لكن في نفس الوقت يخصص له مكانًا مرتبطًا في فئة تجمعه مع باقي الملفات المشابهة له.

فمثلًا إن كنت كاتبًا وتكتب مقالة عن إدارة الملفات أو تترجمها فلا تجعل اسمها "إدارة الملفات"، وتحفظها على سطح المكتب ثم ترسلها إلى العميل، ذلك أنه قد يطلب منك تعديلات فتنفذها ثم ترسلها، فهل تترك اسمها كما هو أم تغيره؟ وإن غيرته فهل تجعله "إدارة الوقت -1" أم ماذا؟

وهذه المشكلة رأيتها بكثرة في مجال التصميم المرئي حين عملت فيه قبل بضعة أعوام، ذلك أني درسته في منحة من معهد مرموق كان المحاضر فيه على علم بما يحدث في السوق الذي سنخرج إليه، فكان يدقق كثيرًا على أسماء الملفات، بل اسم كل طبقة من طبقات العمل وترتيبها داخل الملف، حتى إذا ما أراد المصمم الرجوع إليها للتعديل فيها لم يجد بأسًا ولم يضيع وقتًا.

ولعل هذه النقطة مضخمة كثيرًا في حالة المصممين خاصة لكثرة الطبقات التي قد تكون داخل التصميم الواحد، والتي قد تصل للمئات بعضها فوق بعض، ويجب أن تكون بترتيب محدد وإلا اختلف التصميم، والحق أني رأيت هذا وقتها تقعرًا لا داعي له.

وحدث بعدها أني عملت بعدها في شركة برمجية، ولما تلقت هذه الشركة هويتها المرئية من شركة دعاية صممتها لها، رأيت أنها بحاجة إلى بعض التعديلات الطفيفة، فأرسلت إلى المصمم ليعدلها فلم ينجح في تنفيذها.

ولعجبي من بساطة المطلوب وسوء التنفيذ، فإنني ظللت مع المصمم ذاك قرابة ثلاثة أشهر من أجل تنفيذ تلك التعديلات، ولما أعيتني الحيلة طلبت منه إرسال الملفات المصدرية لأعدل أنا عليها، فلما فتحت الملفات عرفت سبب فشله في تنفيذ تلك التعديلات، إذ كانت طبقات الملفات المصدرية فوضى من الكائنات والأشكال هنا وهناك، بلا أسماء تميزها ولا مجموعات تجمعها، فإن أردت تعديل جزء خربت أجزاءً أخرى، فحتى مع القدرة على الوصول إلى الجزء المراد تعديله بالنقر عليه مثلًا، فإن ترتيبه قد يكون على غير ما تريد بين الكائنات الأخرى.

وهذه النقطة يعلم المصممون أنه يجب الاهتمام بها وفق عناصر التصميم، إذ قد يترتب على تعديل جزء ما تعديل عناصر أخرى ترتبط به، فعندئذ تكون تلك العناصر في مجموعة واحدة تتأثر بهذا السلوك، بدلًا من تناثرها هنا وهناك مع فوضوية التعديلات اللاحقة، مما يجعل العمل على الملف بعد أسبوع من تسليمه للعميل كأنه تفكيك لقنبلة لا تدري أي سلك هو الذي سيفجرها في وجهك، ناهيك عما إن عمل عليه زميل لك من بعدك، وتلك مشكلة يتجنبها المبرمجون بالتوثيق المفصل للبرمجيات لئلا يتعبوا من بعدهم، ولتسهيل صيانة البرنامج فيما بعد وتعديله، ولشرحه للعملاء والمستخدمين، وهكذا … .

ومشكلة كهذه لا يفترض أن تخرج من مصمم يعمل على مشروع بقيمة 1500 دولار! فكان الأولى أن ينظم ملفاته ليسهل الرجوع إليها فيما بعد وتعديلها، أو حتى الرجوع إليها للاسترشاد في أعمال تالية، فليس من المنطقي إن كنت مترجمًا مثلًا أن تترجم نفس الملف عشرين مرة في حين أنه موجود بالفعل أو أجزاء منه مترجمة على حاسوبك، فإن نظمت ملفات عملك وعرفت ما فيها سهل عليك الرجوع إليها وإعادة استخدامها فيما بعد، بل وتعديلها للعملاء إن أرادوا بعد تسليم المشروع مثلًا، خاصة إن كانت مشاريع كبيرة وتمت في خلال أشهر مثلًا.

الفحص الدوري والنسخ الاحتياطي

ولا زلنا في الشق الفني لتهيئة بيئة العمل والعناية بها، لكن نعود إلى الجزء الإلكتروني منها، فيما يتعلق بفحص المعدات التي تستخدمها وصيانتها.

فلا شك أن تعطل حاسوبك يشبه تعطل السيارة التي تستقلها إلى العمل، فهو أمر غير مقبول حدوثه، وكما أنك ستبحث عن سيارة بديلة في أسرع وقت فيجب أن تكون لديك خطط بديلة كذلك لتجنب حدوث هذا التعطل من ناحية، وللتعامل معه من ناحية أخرى.

وهذا يكون بالفحص الدوري كل شهر لحاسوبك ولوحة المفاتيح وغيرها من الأجهزة والتوصيلات الكهربية للتأكد من سلامتها وكفاءة أدائها، بالنظر في المقابس الكهربية والأسلاك للتأكد من عدم وجود علامات مقلقة مثل السخونة الزائدة أو آثار حروق حول المقابس، وكذلك قطع الحاسوب وأزراره وأجزاء بقية العتاد لديك من الشواحن والكاميرا ولاقط الصوت ولوحة المفاتيح وأجهزة الاتصال بالانترنت، ومكتب العمل نفسه والكرسي وغير ذلك.

يدخل في هذا الفحص الدوري إجراء نسخ احتياطي لملفاتك المهمة، فإنك لا تدري أي طارئ قد يقع لك أو لحاسوبك، فمن الأفضل إجراء هذا النسخ مرة كل أسبوع مثلًا، أو كل يوم إن استدعى الأمر، فقد خسرت مرة عمل عامين كاملين بسبب إهمالي في النسخ الاحتياطي للقرص الصلب عندي.

خلاصة المقال

وهكذا بعد أن مررنا سريعًا بهذا المقال، نرجو أن تكون قد عرفت الآن كيف تجهز بيئة العمل وتنظمها وفق ظروف عملك كي تصرف وقتك إلى تنفيذ العمل نفسه، فتوفر لنفسك وقتًا وعمرًا أنت أولى به.

في المقال التالي ننظر في الإدارة المالية للمستقل في العمل الحر، كيف يحسب أسعار خدماته وكيف يدير حياته المالية بعد التقاعد.

اقرأ أيضًا

• المقال التالي: الإدارة المالية في العمل الحر
• المقال السابق: العناية بالصحة الجسدية والنفسية للعامل المستقل
• دليل حسوب للموظفين: الإعداد الصحيح لمكان العمل.
• دليل حسوب للموظفين: كيفية الجلوس الصحيحة.
• كيف توازن بين العائلة والعمل
• 6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل
• التعامل مع مشاكل العمل عن بعد
• النسخة الكاملة من كتاب دليل المستقل والعامل عن بعد
• 8 طرق لتحقيق الاستفادة القصوى من العمل في البيت
• أبرز مشاكل العمل الحر والحلول المُقترحة لها

استرجع يومك من الاجتماعات، والبريد الإلكتروني والعمل الكثير وحافظ على الوقت لتنفيذ ما هو مهم لك.

قال كال نيوبورت، مؤلف Deep Work:

اقتباس

"أقدّر أن العمل لمدة 40 ساعة أسبوعيًا ينتج نفس المخرجات عند العمل لمدة تزيد عن 60 ساعة أسبوعيًا بدون هيكل".

إذا كان هناك شيء واحد يمكن قوله عن مكان العمل الحديث، فهو: إذا لم تتحكم بجدولك الزمني، فإنه سيتحكم بك.

كيف توازن بين المساوئ الضرورية للاجتماعات، البريد الإلكتروني، التحدث مع الفريق و "العمل الكثير" مع وقت التركيز على الأشياء التي تهمك بالفعل؟ بما أن البدء باستخدام العالم الرقمي ليس خيارًا لمعظمنا، فنحن بحاجة إلى استراتيجيات ملموسة تساعدنا على التركيز في عالم مصمم لتشتيتنا.

هنا يأتي دور تحديد الوقت.

يعد تحديد الوقت (والمهام المجمعة المرتبطة به والمهام اليومية) طريقة بسيطة وفعالة لاستعادة السيطرة على يوم العمل. تفيد طريقة الإنتاجية هذه بشكل خاص الأشخاص الذين:

• يعملون على العديد من المشاريع / المسؤوليات المختلفة (يستخدم Elon Musk هذه الطريقة لإدارة شركتين رئيسيتين في نفس الوقت)
• يقضون الكثير من الوقت في "الوضع التفاعلي"، الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل
• يبحثون عن يومهم المقتطع من خلال الاجتماعات
• يواجهون الانقطاعات المستمرة طوال اليوم
• يكافحون من أجل إيجاد الوقت والمساحة العقلية للتفكير بالصورة العامة

سيعطيك هذا الدليل نظرة عامة على تحديد الوقت، وتجميع المهام والمهام اليومية؛ كيف يمكن لمجموعة من هذه الاستراتيجيات مساعدتك في استعادة الجدول الزمني الخاص بك؛ وأفضل طريقة لاستخدام التقويم ومدير المهام لبدء تحديد الوقت بنفسك.

يعد تحديد الوقت أداة قوية لتعزيز إنتاجية الفريق أيضًا.

ما هو تحديد الوقت؟

تحديد الوقت هو طريقة لإدارة الوقت تتطلب تقسيم يومك إلى مجموعات زمنية. كل مجموعة مخصصة لإنجاز مهمة معينة، أو مجموعة من المهام، وتلك المهام المحددة فقط. بدلاً من الاحتفاظ بقائمة مهام مفتوحة للأشياء التي ستنجزها حسب استطاعتك، ستبدأ كل يوم بجدول زمني محدد يحدد لك ما ستعمل عليه ومتى.

مفتاح هذه الطريقة هو إعطاء الأولوية لقائمة المهام مقدمًا - يعد إجراء مراجعة أسبوعية مخصصة أمرًا إلزاميًا. حدد ما عليك تنفيذه في الأسبوع القادم وضع مجموعات الوقت الخاصة بكل يوم بشكل تقريبي. راجع أي مهام لم تنجزها في نهاية كل يوم عمل - وكذلك أي مهام جديدة قد ظهرت - وعدّل المجموعات الزمنية لبقية الأسبوع وفقًا لذلك.

ومع تحديد الوقت مسبقًا، لن تضطر إلى اتخاذ خيارات بشأن ما يجب التركيز عليه باستمرار. كل ما عليك فعله هو اتباع جدولك الزمني المحدد. إذا خرجت عن مسار المهمة أو تشتت انتباهك، ألقِ نظرة على جدولك وعد إلى أي مهمة حددتها ببساطة.

متغيرات تحديد الوقت

هناك شيئين مرتبطين بتحديد الوقت: تجميع المهام والمهام اليومية. تجميع المهام هو تجميع مهام متشابهة معًا (عادة ما تكون أصغر) وتجدولها على جداول زمنية محددة لإكمالها في وقتٍ واحد. ستحد من حجم تبديل السياق خلال اليوم، من خلال معالجة المهام المتماثلة في مجموعة، مما يوفر الوقت الثمين والطاقة العقلية. مثلًا، يعد جدولة مجموعتين مدتهما 20 دقيقة لمعالجة البريد الإلكتروني خلال اليوم أكثر كفاءةً من التحقق من البريد الوارد باستمرار طوال اليوم.

يرتبط تحديد الوقت بشكل جيد مع تجميع المهام، لأنه يوفر عليك جدولة كل مهمة فردية في تقويمك. ما عليك سوى تحديد مربعات الوقت كل يوم أو أسبوع عندما تريد إكمال مجموعة معينة من النشاطات، مثل البريد الإلكتروني، والفواتير، والتدريبات، والاجتماعات، والكتابة، والترميز، والعمل العميق، والمهمات، وإعداد الوجبات.

تعد المهام اليومية إصدارًا أكثر شدةً من تجميع المهام للأشخاص الذين لديهم الكثير من المسؤوليات والتي تتنافس على اهتمامهم. مثلًا، يجب على صاحب المشاريع غالبًا الاهتمام بالتسويق، والمبيعات، وتطوير المنتجات، ودعم العملاء والموارد البشرية في نفس الوقت. وبدلاً من تخصيص فترات زمنية لكل المسؤوليات كل يوم، تخصص المهام اليومية يومًا كاملًا من كل أسبوع لكل مسؤولية.

يستخدم مايك فاردي، مؤسس Productivityist، المهام اليومية لتحديد مجال تركيزه الرئيسي كل يوم. وهكذا يصف أسبوعه:

يُنشئ تخصيص كل يوم لموضوع واحد نمط عمل موثوق به ويحد من الحمل المعرفي لتبديل السياق. يشرح فاردي كيف أن المواضيع توفر الوضوح العقلي الذي يسمح له بالتركيز على عائلته:

اقتباس

"إن معرفة ما يعنيه اليوم بالنسبة لي، يسمح لي بالحصول على الأشياء التي أحتاج إليها وأريد إنجازها دون رؤية عناصر (يجب القيام بها) غير محددة في قائمة المهام. ونتيجةً لذلك، أشعر بجهد أقل عند اتخاذ القرار بل وأصبح لدي طاقة أكبر عند قضاء الوقت مع أطفالي".

لماذا يعد تحديد الوقت فعالًا للغاية؟

تبدو هذه التقنية بسيطة، ولكن لها تأثيرات عميقة على قدرتك في إنجاز الأمور:

1. تعزز "العمل العميق" المركز يؤيّد كال نيوبورت، مؤلف كتاب العمل العميق: قواعد النجاح المركّز في عالم مشتت، تحديد الوقت بشدة. وهو يخصص 20 دقيقة كل مساء لجدولة يوم العمل التالي:

اقتباس

"يتسائل الناس في بعض الأحيان عن سبب إرهاق نفسي بهذا المستوى المفصل من التخطيط. الجواب بسيط: إنه يولد كمية هائلة من الإنتاجية. أقدر أن العمل لمدة 40 ساعة أسبوعيًا ينتج نفس المخرجات عند العمل لمدة تزيد عن 60 ساعة أسبوعيًا بدون هيكل."

عندما تجدول جزءًا كبيرًا من الوقت للعمل على مشروع أو مشكلة أو مهمة واحدة، فأنت تحضر كل مواردك العقلية للعمل على شيء واحد بدلًا من توزيع اهتمامك على عدة مهام. كلما عملت على "مهمة واحدة"، كلما بنيت العضلات الذهنية المطلوبة للعمل العميق وأصبح من السهل الاستمرار في التركيز.

يستخدم نيوبورت مفكرة ورقية عادية لجدولة مربعاته الزمنية كل يوم

2. تساعدك في فصل "العمل السطحي" بكفاءة أكبر العمل السطحي هو العمل الكثير والمستعجل، ولكنه ليس مهمًا لتحقيق أهدافك طويلة المدى - فكّر بالعمل الورقي أو الرد على (معظم) رسائل البريد الإلكتروني. عندما تحدد وقت العمل السطحي، فأنت تضع حدودًا واضحة للوقت الذي ستخصصه له. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي تجميع المهام المتشابهة معًا إلى تقليل تكلفة تبديل السياق. من خلال تجميع جميع المهام السطحية معًا في مربع زمني مخصص، ستتمكن من العمل عليها بكفاءة أكبر وحماية بقية يوم عملك من أجل عمل ذو تأثير أعلى.

3. يجعلك على علم بكيفية قضاء وقتك معظم الناس سيئون في إدارة الوقت. نحن فظيعون في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام، ولدينا ميل للالتزام المبالغ به تجاه ذواتنا المستقبلية. يجبرك تحديد الوقت على مواجهة أولوياتك والتزاماتك الحالية والتدرب على كيفية قضاء وقتك المحدود. تضطر إلى إيجاد مساحة مادية في تقويمك، مقابل كل التزام جديد تتخذه في حياتك. ونتيجةً لذلك، تصبح تكلفة قول "نعم" أكثر واقعية، ويصبح من الأسهل بكثير قول "لا".

4. تقاوم الكمالية تعد المخططات الزمنية المشوشة، أسوأ عدوٍ للكمال. هناك شيء يمكن تعديله وتحسينه دائمًا. قد يكون من الصعب معرفة متى ينتهي مشروع مفتوح، خصوصًا إذا كنت تهدف إلى الكمال. في مرحلةٍ ما، تحتاج أن تكون قادرًا على قول "جيد بما فيه الكفاية" والمتابعة. يمكن أن يساعد تحديد الوقت من خلال فرض حدود زمنية على مشاريعك. إذا كنت تطيل المهام في كثير من الأحيان من خلال محاولة الحصول على كل شيء بشكل صحيح، قم بوضع جدول زمني صارم لإنهاء المهمة والتزم بها.

5. تحارب المماطلة وتساعدك على متابعة أهدافك يستعرض الباحثان الدكتورة تود روجرز والدكتورة كاثرين إل ميلكمان في مقالة "ما وراء النوايا الحسنة: يحسّن حث الناس على وضع الخطط من متابعة المهام المهمة"، العديد من الدراسات التي تدعم فكرة أن "الخطط الملموسة تساعد الناس على متابعة نواياهم."

اقتباس

"أنا أكتب فقط عندما يأتي الإلهام. ولحسن الحظ، فإنه يأتي الساعة التاسعة صباحًا". - ويليام فولكنر

من اتباع نظام التمرين إلى جدولة لقاح الأنفلونزا، كان الناس يتصرفون بناءً على نواياهم بشكل أكبر عندما كتبوا مكانًا، وتاريخًا ووقتًا محددًا للنشاط. ومع ذلك، يعتمد معظم الناس على نوايا غامضة بدلاً من الخطط الملموسة:

اقتباس

"ومن الغريب أنّ الناس كثيرًا ما يخططون عندما يبدأون بنوايا قوية. إنهم يعتقدون بشكلٍ خاطئ أنّ نواياهم القوية كافية لدفعهم لأداء السلوكيات المرغوبة، وأن هذا الاعتقاد يمنعهم من استخدام الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعد في تحويل النوايا إلى أفعال".

الخلاصة: عندما تجدول مهامك وأهدافك، فمن المرجح أن تتبعها. يجبرك تحديد الوقت على وضع خطط ملموسة تضمن أنك تعمل لتحقيق أهدافك كل يوم. وكما هو القول الشهير لويليام فولكنر: "أنا أكتب فقط عندما يأتي الإلهام. ولحسن الحظ، فإنه يأتي الساعة التاسعة صباحًا ".

ولكن هل سيناسب تحديد الوقت عملي؟

أحد أكبر الانتقادات لتحديد الوقت هو أنه لا يناسب الوظائف التفاعلية، حيث من المستحيل توقع ما سيحدث في أي لحظة معينة. هل يعد تحديد الوقت استراتيجية واقعية لمتخصص دعم العملاء الذي تتمثل وظيفته في الرد على التذاكر حقًا؟ أو مدير حساب يجب أن يكون متاحًا للرد على طلبات العملاء؟

سنقول نعم - التأكيد على قدر ضئيل من التحكم في جدولك حتى، يمكن أن يكون مفيدًا بغض النظر عن وظيفتك. قالها كال نيوبورت بهذه الطريقة:

اقتباس

"يمكن تحديد فترات التفاعل المفتوحة مثل أي نوع آخر من الالتزامات. حتى إذا كنت تحدد معظم يومك للعمل التفاعلي، فإن حقيقة أنك تتحكم في الجدول الزمني الخاص بك ستسمح لك بتخصيص بعض الأوقات (ربما في هامش الجدول الزمني) لمساعي أعمق، على سبيل المثال".

عندما يتم إدارة يوم عملك من قبل قوى خارجية، من السهل أن تفقد أهدافك الخاصة. يمكن أن يساعدك تحديد الوقت في الحصول على إحساسٍ أكبر بالسيطرة على أكثر الجداول التي لا يمكن التنبؤ بها.

بعض الأخطاء الشائعة لتحديد الوقت وكيفية تجنبها

في حين أن تحديد الوقت واضح جدًا من الناحية النظرية، فقد يكون من الصعب الالتزام به عند الممارسة. هنا بعض النصائح لمساعدتك في تطبيق الطريقة بنجاح (ولا تصبح عبدًا لتقويمك في هذه العملية):

1. سوء تقدير الوقت

ستتحسن في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام بمرور الوقت. ولكن حتى تشحذ غرائزك، أخطئ في تحديد الكثير من الوقت للمهام بدلاً من القليل جدًا. ضع في جدولك وقتًا إضافيًا لإكمال المهام والانتقال بينها. يمكنك أيضًا إنشاء "مجموعات مشروطة" للوقت يمكن استخدامها إذا تأخرت.

حسِّن إحساسك بالوقت الذي تقضيه فعليًا في المهام مع متتبعات الوقت مثل RescueTime أوToggle.

2. أن تكون صارمًا جدًا ستظهر الأمور وتدمر خططك. ولكن تذكر أن خطتك هي مجرد دليل للمساعدة في تركيز انتباهك على ما هو مهم، وليس عقدًا ملزمًا.

حتى الخبير كال نيوبورت يعدّل خططه على مدار اليوم من خلال شطب مربعات الوقت الأصلية وملؤها بشيء جديد كما تتطلب الظروف:

يتعامل نيوبورت مع التغييرات في جدوله من خلال رؤيته لها كلعبة:

اقتباس

"بالنسبة لي، يشبه هذا النوع من التخطيط لعبة الشطرنج، حيث تنتشر مجموعات العمل وتصنف بطريقة تجعل المشاريع الكبيرة والصغيرة ستنتهي مع وجود وقت إضافي كافي (فقط)."

انظر إلى مربعات الوقت على أنها طريقة مرنة لتحدي نفسك، وليست أدوات صارمة لمعاقبة نفسك عندما تقصر.

3. الإفراط في جدولة وقت فراغك

على الرغم من أنه قيل أن إيلون ماسك وبيل جيتس يجدولان أيامهما بزيادات تصل إلى 5 دقائق، إلا أن الإفراط في جدولة وقت فراغك قد يكون له نتيجة عكسية. وقد أظهرت الدراسات أن جدولة الأنشطة الترفيهية لها "تأثير مثبط فريد" على التمتع العام بالنشاط.

بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد الوقت لقطع الاتصال والاسترخاء بدون خطة محددة لكيفية قضاء ذلك الوقت. سيمنحك المرونة لاتخاذ قرار أكثر عفوية بشأن ما تريد فعله - الاتصال بالأصدقاء لشرب القهوة؟ التحقق من لعبة Xbox الجديدة؟ القراءة؟ مهما كان قرارك، تذكر فقط أن تبقي بعض وقت فراغك حرًا على الأقل.

تحديد الوقت ودمج المهام

قد يكون تحديد الوقت الصارم - تخصيص مجموعة زمنية لكل مهمة فردية - أمرًا شاقًا ويصعب الحفاظ عليه بمرور الوقت. يوصى بدمج تحديد الوقت ومجموعات المهام للحصول على نظام أكثر انسيابية. بدلًا من مجموعة زمنية واحدة لكل مهمة فردية، ستحدد مجموعة زمنية لكل فئة من المهام التي تقوم بتجميعها معًا. إليك كيف يبدو ذلك عمليًا: أولًا، حدد فئات العمل العامة التي يجب أن تنعكس في جدولك اليومي أو الأسبوعي. مثلًا، قد يكون للكاتب المستقل قائمة الفئات التالية:

• البريد الإلكتروني
• إدارة العمل
• المبيعات
• الاجتماعات
• الأبحاث
• الكتابة
• التطوير المهني
• اليوجا
• تحضير وجبة
• الإدارة الشخصية
• القراءة
• وقت الفراغ

الآن، اجلس مع تطبيق التقويم أو مخطط الورق المفضل لديك، وأنشئ مجموعات زمنية للأسبوع القادم تعكس الأوقات التي ستعمل فيها على كل فئة. تأكد من إعطاء جميع أولوياتك والتزاماتك مساحة كافية. إذا وجدت أنك تواجه صعوبة لإيجاد مساحة، فقد تحتاج إلى البدء في خفض التزاماتك. ستبدو النتيجة النهائية شيئًا مثل هذا:

إذا وجدت صعوبة في الالتزام بجدولك الرقمي، فإننا نوصي بتخطيط يومك على الورق. يجبرك الجدول الزمني الورقي على البدء بنشاط كل يوم ويجعل من السهل تدوين الأشياء والتكيف كما يسير اليوم. بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل إبقاء جدولك الورقي مفتوحًا على مكتبك كتذكير مرئي لما كنت تخطط للتركيز عليه.

إذا كنت تعمل في شركة لديها تقاويم مشتركة، فقد تجد أنه من المفيد تحديد وقت لـ العمل العميق بشكلٍ عام، للحفاظ على جزء كافٍ من الاجتماع طوال اليوم. يستخدم خوي فينه، مصمم رئيسي في Adobe ، هذه الاستراتيجية في مكتبه:

اقتباس

"أبحث عن فترات زمنية في تقويمي يمكنني حجزها لـ" العمل العميق". وأحيانًا، أتنقل حول الاجتماعات لإنشاء فترات متجاورة أطول، ثم سأنشئ اجتماعًا يسمى "لا تحجز"، أو إذا اشتبهت أن شخصًا ما سيتجاهل ذلك، فسأطلق عليه اسمًا مثل "جلسة التعاون" أو "مراجعة البحوث". يجب أن تكون ماهرًا".

لديك الآن مجموعات زمنية لكل فئة، ولكن لا تزال بحاجة إلى معرفة أي مهمة محددة - أو مجموعة من المهام - للعمل عليها عندما يحين الوقت. هنا يأتي دور مدير مهام مثل Todoist.

في تطبيق Todoist، أنشئ تصنيفًا لكل فئة مجمعة توصلت إليها في الخطوة الأولى، ثم راجع جميع المهام الحالية وحدد التصنيف المناسب لكل فئة.

الآن عندما تصل إلى مجموعة زمنية، كل ما عليك فعله هو سحب قائمة التصنيفات المقابلة والاختيار من المهام ذات الصلة. سيتم ترتيب المهام ذات التواريخ في الجزء العلوي تلقائيًا، حتى تعرف متى يحين أقرب موعد لتسليم شيء ما ويحتاج إلى انتباهك أولًا.

نصيحة: يمكنك أيضًا إنشاء مرشح جديد باستخدام استعلام مثل "@مدير شخصي والأيام ال 7 القادمة" لمشاهدة المهام التي يجب تسليمها في الأسبوع القادم فقط مع هذا التصنيف المحدد.

للتأكد من عدم نسيان أي شيء، يجب أن يكون لكل مهمة تصنيف. ومع ذلك، ستجد على الأرجح أنه لا يجب تتبع كل صنف في Todoist. مثلًا، قد ترغب في تتبع اجتماعاتك أو تدريباتك في التقويم بدلاً من مدير المهام. وكما قلنا من قبل، لا تريد الإفراط في جدولة وقت فراغك. جرب الإعداد الخاص بك لمعرفة ما هو منطقي لظروفك الخاصة.

المهام اليومية

إذا جربت تحديد الوقت وما زلت تشعر بالتشتت وعدم التركيز، فقد ترغب في تجربة المهام اليومية. نحن نوصي بدورة Skillshare المجانية هذه والتي يقدمها Mike Vardy. حيث يرشدك خلال إعداد نظام المهام اليومية، بما في ذلك أمثلة تفصيلية باستخدام كل من الورق و Todoist.

جدولة المجموعات الزمنية للمهام الفردية

بالطبع، إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بجدول أكثر دقة، يمكنك إنشاء مجموعات زمنية منفصلة لكل مهمة دائمًا. أسهل طريقة للقيام بذلك مع Todoist هي من خلال التكامل ثنائي الاتجاه مع تقويم Google.

عند إعداد الدمج:

• أنشئ تقويمًا جديدًا لمهام Todoist الخاصة بك فقط، حتى تتمكن من تبديلها وإيقافها داخل التقويم الخاص بك حسب الحاجة.
• اختر مزامنة حساب Todoist الخاص بك بالكامل بدلًا من مشروع واحد.
• اختر مزامنة المهام مع تاريخ تسليم فقط بالإضافة إلى المهام التي لها تاريخ ووقت تسليم.

ستظهر أي مهمة Todoist لها تاريخ ووقت، تلقائيًا كحدث في تقويم Todoist الجديد. ستظهر أي مهمة لها تاريخ ولكن بدون وقت، كحدث لمدة يومٍ كامل.

خلال المراجعة الأسبوعية، حدد لكل مهمة تريد إنجازها و / أو وقت البدء بكتابة شيء مثل "الإثنين ظهرًا" أو "كل جمعة الساعة 9 صباحًا" في حقل المهمة. سيتعرف Todoist تلقائيًا على التاريخ ويبرزه ويضبطه عند حفظ المهمة.

الآن، عندما تفتح طريقة العرض الأسبوعية في التقويم، سترى كل مهمة من المهام المجدولة كأحداث منفصلة (تعرف أيضًا باسم مربعات الوقت). يمكنك توسيع، وتقصير، وتعديل ونقل مربعات الوقت الخاصة بك داخل التقويم. ستتم تلقائيًا مزامنة أي تغييرات تجريها في تقويم Google مع Todoist (والعكس صحيح).

قد تبدو جدولة الأيام والأسابيع مقدمًا مضيعة للوقت الثمين الذي قد تستخدمه لإنجاز الأمور فعليًا. ولكن عندما لا تتحكم في تقويمك، فمن السهل السماح للتشتت بالسيطرة. من خلال التحضير المسبق لعملية اتخاذ القرار بشأن ما ستعمل عليه لليوم أو الأسبوع، ستوفر الوقت والطاقة العقلية عندما يتعلق الأمر بالبدء في العمل.

جرب تحديد الوقت ومجموعات المهام لمدة أسبوع، وشاهد كيف تشعر باستعادة السيطرة على وقتك واهتمامك.

ترجمة وبتصرف للمقال Workflow Guide] Reclaim Your Schedule with Time Blocking] لكاتبه Laura Scroggs

إطار عمل بسيط مُستخدم من قبل شركات مثل Google، و Disney و BMW، لمواكبة التطلعات مع الإجراءات اليومية.

تعد الأهداف والنتائج الرئيسية أداةً رائعة لوضع الأهداف، تستخدمها شركات مثل IBM، و Google، و LinkedIn، و Twitter، و Dropbox، و Spotify، و Disney و BMW، للحصول على آلاف الموظفين الذي يسعون وراء الأهداف الطموحة نفسها.

ولكن، لا يجب أن تكون شركة متعددة الجنسيات - أو حتى قائد فريق - حتى تستفيد من أداة الأهداف والنتائج الرئيسية. يفيد إطار العمل البسيط هذا في وضع الأهداف الشخصية أيضًا وبنفس القدرة. باختصار، إنه نظام للتأكد من أن ما تريد حدوثه، يحدث.

قد تكون الأهداف والنتائج الرئيسية نظامًا مناسبًا جدًا لك، إذا كنت:

• تبحث عن طريقة أكثر دقة لوضع الأهداف ومتابعتها
• تعمل كثيرًا ولكن تشعر بأنك لا تتقدم بشكل صحيح
• تواجه صعوبة بقول "لا" وتركز على الأولويات
• تشعر بأنك قد قطعت شوطًا طويلًا في تطوير نفسك وتريد تحدي نفسك
• تحتاج لتحديد الأولويات ومواكبة الإجراءات في الشركة، أو القسم أو الفريق

يستند هذا الدليل إلى دروس جون دوير - صاحب رؤوس أموال، ومبشر بـ هدف ونتيجة رئيسية وكاتب في صحيفة New York Times لجزء The Bestseller Measures What Matter - لإعطاءك نظرة عن ماهية أداة الأهداف والنتائج الرئيسية وكيفية جعلها تعمل، بشكل فردي أو كجزء من الفريق.

مفاهيم خاطئة حول أداة الأهداف والنتائج الرئيسية

يجب أن تكون ذكيًا في جمع البيانات لاستخدام الأهداف والنتائج الرئيسية

تعد هذه الأداة أبسط مما تعتقد، ويمكنك تطبيقها دون أن يكون لديك أي مهارات خاصة في البيانات.

قابل للقياس تعني أرقام

سيخبرك الكثير من الناس أن هذه الأداة تقوم على الأرقام - مثلًا، تكسب على 10000$ من المبيعات الجديدة، تحصل على 5000 مشترك جديد، تخفض نسبة التصنيع بحوالي 25٪. هذا ليس صحيحًا بالضرورة. وحيث أن العديد من النتائج المهمة تعتمد على الأرقام، يمكن قياس العديد منها ب 0 أو 1 - سواء قمت بذلك أم لا. السؤال الأهم لطرحه حول أداة الأهداف والنتائج الرئيسية هو: "هل سأكون قادرًا على قول أنني حققت ذلك أم لا، في نهاية هذه الفترة؟" إذا كانت الإجابة نعم، فهذا يعني أنها نتيجة قابلة للقياس.

أداة الأهداف والنتائج الرئيسية حصرية للفرق والشركات

وحيث أنه يتم التحدث عن الأداة عادةً في سياق الشركات، فإنه يمكنك استخدامها بنفس الفعالية لنفسك، سواء كان لديك شركة لشخص واحد أو فقط تريد طريقة أكثر دقة لمتابعة أهدافك الشخصية.

يجب أن تتضمن أداة الأهداف والنتائج الرئيسية جميع أعمالك

تعني الأداة أن تركز على أكثر أعمالك أهمية. وبينما هناك بعض البنود في قائمة الإجراءات والمتعلقة بأهدافك والنتائج الرئيسية، الكثير من البنود لا تتعلق بها مثل (المهام التي تنفذ مرة واحدة، الاجتماعات المنتظمة والرد على رسائل البريد الإلكتروني).

ما هي أداة الأهداف والنتائج الرئيسية؟

لنبدأ بالأساسيات. ببساطة، ضع الأهداف التي تصف ما تريد الوصول إليه، والنتائج الرئيسية هي كيف تصل لذلك. وهنا مثال بسيط يوضح أهداف ونتائج رئيسية شخصية:

الهدف: المشاركة في ماراثون بأقل من 4 ساعات

النتائج الرئيسية:

• الانضمام إلى مجموعة تدريبية للماراثون
• التمرين 5 أيام في الأسبوع مع يوم واحد للركض الطويل
• زيادة 5 أميال كل أسبوع
• شرب 3 لتر من المياه على الأقل يوميًا
• النوم ل 8 ساعات كل ليلة

يصف دوير في Measure What Matters، الأهداف والنتائج الرئيسية كما هو الحال في نظرية اليين واليانغ لوضع الأهداف. بدون نتائج رئيسية لجعلها قابلة للتطبيق، تبقى الأهداف مجرد أمنيات. وبدون أهداف لتنفيذها باستراتيجيات وأغراض أعلى، تكون النتائج الرئيسية مجرد قائمة مهام دون معنى.

ولكن عندما يتم جمعها معًا، تمثل أداة الأهداف والنتائج الرئيسية أفضل ما هو موجود في العالمين: دمج الطموحات الملهمة مع الإجراءات الملموسة. قد تحفز الأهداف الكبرى وتعطي غاية، ولكن ما يؤدي إلى الحصول على النتائج المطلقة هو أفعالك ذات المدى القصير. تحتاج إلى كل منهما لتكون فعالًا. الأهداف

• تصف ما تريد الوصول إليه أو ما تريد إنجازه
• مستوى أعلى وصورة عامة أكثر
• ليست محددة بالوقت بالضرورة - يمكن أن تكون من ربع سنة لربع سنة أو حتى سنة لسنة
• موجهة للإجراءات الملموسة، ولكن قد لا تكون قابلة للقياس بموضوعية
• ملهمة - يجب أن تعود إلى مهمتك الكاملة ولماذا تفعل ما تفعل

أمثلة على الأهداف:

• أن تصبح شركة تجذب أفضل 5 مواهب وتحتفظ بها
• تحسين نسبة الاحتفاظ لشهر واحد بحوالي 20٪
• نشر روايتك بنفسك

النتائج الرئيسية:

• تصف كيف تحقق هدفك، أو الإجراءات التي قمت بها لتحقيقه
• محدودة بالوقت - يجب إنهاؤها بنهاية الدورة
• ملموسة وقابلة للقياس - يجب أن تكون قادرًا على قول (حصلت على النتيجة أم لا) في نهاية الفترة
• تقيّم وتتطور باستمرار خلال الدورة

مثال على النتائج الرئيسية للهدف: "أن تصبح شركة تجذب أفضل المواهب":

• إعادة تصميم موقعنا الإلكتروني والوصف الوظيفي لتمثيل طموحاتنا وثقافتنا بشكل أفضل
• زيادة وجود العلاقات العامة والتواصل الاجتماعي لفريق القيادة
• جعل التوظيف المستمر من أولويات فريق القيادة الأولى
• تعيين مدير لقسم شؤون الموظفين
• خلق فرص للتوجيه والتطور الوظيفي داخل الشركة

للهدف: "تحسين نسبة الاحتفاظ بالزبائن لشهر واحد بحوالي 20٪":

• إجراء 25 مقابلة مع الزبائن السابقين لمعرفة مشاكلهم الحالية
• توضيح عرض القيمة في الصفحة الرئيسية
• تجديد سلسلة الترحيب في البريد الإلكتروني
• خلق تجربة جديدة داخل التطبيق
• تحديد ومضاعفة القنوات التسويقية مع أفضل نسب الاحتفاظ

للهدف: "نشر روايتك بنفسك":

• كتابة 1000 كلمة يوميًا
• إيجاد مدقق
• تحديد أفضل منصات النشر
• بناء علامة تجارية شخصية على وسائل التواصل الاجتماعي
• تحسين نسبة الاحتفاظ لشهر واحد بحوالي 20٪

كم عدد المرات التي يجب أن تضع فيها الأهداف والنتائج الرئيسية؟

لا يوجد عدد مرات محدد يجب أن تتبعه، ولكن دوير يعتقد أن الأفضل هو مرة من 1-3 أشهر - مدة كافية لرؤية النتائج ولكنها قصيرة للإجراءات المستعجلة. قد يكون هناك تداخل في الجدول الزمني. مثلًا، قد تضع مستوىً عالٍ، أهداف ونتائج رئيسية سنوية، ثم تقسيمها لتصبح في الأرباع السنوية أو حتى شهرية.

إكمالًا لأحد أمثلة الأهداف والنتائج الرئيسية أعلاه، إذا كان هدف شركتك هو "زيادة نسبة الاحتفاظ بالزبائن لشهر واحد بحوالي 20٪"، قد تكون النتيجة الرئيسية "تجديد سلسلة الترحيب في البريد الإلكتروني" أول هدف في الربع الأول لفريق التطوير خاصتك مع هدفه الرئيسي الخاص:

هدف الربع الأول: تحسين سلسلة الترحيب في البريد الإلكتروني للحصول على زبائن أكثر

النتائج الرئيسية:

• زيادة نسبة الفتح إلى 75٪ والنقر إلى 55٪
• تحديد إجراءات المستخدم الرئيسي المرتبطة مع الاحتفاظ العالي وبناء سلسلة البريد الإلكتروني حول هذه الإجراءات
• تنفيذ سلسلة ترحيب جديدة في البريد الإلكتروني بحلول الأول من آذار
• تطوير 10 اختبارات أ/ب لسلسلة البريد الإلكتروني وإعادة الحسابات بناءً على النتائج

تذكر، قد تبقى أهدافك كما هي لعدة سنوات، ولكن يجب أن تكون النتائج الرئيسية مرتبطة بالوقت.

3 تحذيرات مهمة حول النتائج الرئيسية

لا يجب أن تكون عالمًا في البيانات لوضع الأهداف والنتائج الرئيسية

يمكن أن يكون وضع النتائج الرئيسية صعبًا، خصوصًا إذا لم تكن ترى نفسك "شخص يعمل في جمع البيانات". بينما يجب أن تكون النتائج الرئيسية قابلة للقياس، لا يعني هذا أنه يجب أن يكون لديك نظام بيانات متطور لتتبعها.

إذا كنت كاتبًا يهدف لكتابة الرواية الأفضل مبيعًا، قد يكون أحد النتائج الرئيسية هو "كتابة 1000 كلمة في اليوم". إذا كان هدفك هو توظيف نائبًا في التسويق، قد يكون أحد أهدافك الرئيسية هو "مقابلة 10 مرشحين". لا تحتاج أدوات خيالية أو معرفة متخصصة لتتبع هذه الأرقام.

أيضًا، يمكن قياس النتائج الرئيسية ببساطة بـ 1 أو 0: هل أنجزت النتيجة أ خلال الوقت المحدد أم لا؟ مثلًا، "إنشاء مواصفات تصميم نهائية للبيع من الفريق بحلول 15 نيسان" جيد جدًا. نتيجة رئيسية قابلة للقياس بدون أرقام مرتبطة بها. وبهذه الطريقة، أصبحت النتائج الرئيسية أداة أكثر مرونة وفائدة يمكنها أن تتضمن كل من مراحل التخطيط والتنفيذ للمشروع.

لا يجب أن تمثل النتائج الرئيسية كل عملك

لا يجب أن تكون النتائج الرئيسية قائمة طويلة تتضمن كل مهمة يجب إنجازها في يوم واحد. مثلًا، يجب على معظمنا الرد على رسائل البريد الإلكتروني كجزء من الواجبات الوظيفية المعتادة، ولكنك لن تضع "إنهاء جميع رسائل البريد الوارد كل يوم" كنتيجة رئيسية. بدلاً من ذلك، يجب استخدام الأهداف والنتائج الرئيسية لتسليط الضوء على أهم الأعمال التي تحتاج إلى تنفيذها للتحرك نحو أهدافك.

تجنب الحوافز المتضاربة عن طريق دمج النتائج الكمية والنوعية

ليس هناك نقص في القصص التحذيرية عندما يتعلق الأمر بالسعي الانفرادي لتحقيق الأهداف العددية. يحمل دوير الأمثلة غير المعروفة لـ فورد بينتو، حيث تم التضحية بالسلامة من أجل أهداف الوزن والسعر، مما أدى إلى انفجار خزانات الغاز، ومئات الوفيات، واستدعاء 1.5 مليون مركبة في عام 1978. وفي الآونة الأخيرة، أنشأ كل من Facebook و YouTube خوارزميات توصية بالمحتوى وتهدف إلى زيادة الوقت الذي يتم قضاءه داخل تطبيقاتهم. لسوء الحظ، زادت الخوارزميات من المحتوى غير الدقيق أيضًا والذي رآه المستخدمون. لهذا السبب، يجب صياغة النتائج والأهداف الرئيسية مع وضع نتائج غير مقصودة في الحسبان.

يوصي دوير بدمج النتائج الكمية مع النتائج النوعية. مثلًا، إذا كان هدفك هو "إنشاء منشور رقمي عالمي المستوى"، فقد تكون النتيجة الرئيسية هي "الوصول إلى 100000 مشترك في الصحيفة الإخبارية". قد تحفز هذه النتيجة الموجهة للكمية باستخدام هدايا مجانية تجذب الكثير من المشتركين الجدد الذين يهتمون بالحصول على أشياء مجانية فقط. يمكنك موازنة ذلك الحافز الكمي بنتيجة مرتبطة بالجودة مثل "الحفاظ على معدل فتح بنسبة 75٪ ومعدل نقر بنسبة 50٪" لضمان تفاعل المشتركين الجدد مع المحتوى الخاص بك.

تخيل ما قد يبدو عليه العالم إذا وازن كل من Facebook أو YouTube النتيجة الرئيسية الكمية لـ "الوقت في التطبيق" مع نتيجة الجودة مثل "النسبة المئوية للمقالات الموصى بها التي تعتبر دقيقة من الناحية الواقعية".

ما الذي يجعل الأهداف والنتائج الرئيسية فعالة جدًا؟

نظرًا لبساطة الأهداف والنتائج الرئيسية، من المغري رفض الإطار باعتباره مجرد إعادة تسمية لعلامة وادي السيليكون التجارية الملفقة لكل نهجٍ آخر لتحديد الأهداف. لكن هو ليس الإطار نفسه، بل العقلية الكامنة وراءه هي التي تجعل الأهداف والنتائج الرئيسية تحويلية. يصف دوير في In Measure What Matters، "القوى العظمى" الأربعة لـ الأهداف والنتائج الرئيسية التي تميز النظام عن أطر عمل وضع الأهداف الأخرى:

1. التركيز. تنشئ الأهداف والنتائج الرئيسية فهمًا واضحًا لما يجب تنفيذه حسب الأولوية. إنها تمنحك أنت وفريقك الإذن برفض أي شيء آخر. يصف دوير كيف كان تحرير الأهداف والنتائج الرئيسية في حياته المهنية المبكرة في IBM: "عندما جاء الناس إلي بطلبات لصياغة أوراق بيانات جديدة في الربع السنوي الأوسط، شعرت أنني أستطيع أن أقول لا بدون خوف من التداعيات."

2. التنسيق. يكمن جمال الأهداف والنتائج الرئيسية في أنها تجمع بين نهجين أحدهما تنازلي والآخر تصاعدي لتحديد الأهداف. بينما تقوم الشركة بتعيين الأهداف والنتائج الرئيسية الاستراتيجية عالية المستوى (تنازليًا)، يمكن للفرق والأفراد تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بهم (بالتشاور مع مديريهم) لتحقيق أهداف الشركة بأفضل ما يمكن (تصاعديًا). ثم يتملكون ذلك العمل المحدد.

الأهداف والنتائج الرئيسية للشركة:

الهدف: زيادة الأرباح بنسبة 50٪

النتائج الرئيسية:

• إضافة 10000 مستخدم جديد في 2020
• الوصول إلى 200000 مستخدم نشط أسبوعيًا

مطابقة الأهداف والنتائج الرئيسية لفريق المنتج لدعم الأهداف والنتائج الرئيسية للشركة:

الهدف: تنفيذ ميزة مطلوبة بشدة لتعزيز اكتساب العملاء.

النتائج الرئيسية:

• إنشاء مواصفات تفصيلية بإدخال من جميع فرق المنصات بحلول 15 كانون الثاني
• تجهيز ميزة للاختبار التجريبي على جميع الأنظمة الأساسية بحلول 1 آذار
• إطلاق ميزة خالية من العيوب على جميع الأنظمة الأساسية بحلول 31 آذار
• العمل مع فرق التسويق ودعم العملاء قبل الإطلاق لإيصال مزايا الميزة للمستخدمين
• الوصول إلى 80٪ من اعتماد الميزة في الأسبوع الأول بعد الإطلاق

يكتب دوير عن التوافق في سياق الشركات مع مئات أو آلاف الموظفين، ولكنه ينطبق على وضع الأهداف الفردية أيضًا. تعمل الأهداف والنتائج الرئيسية الفردية على مواءمة الإجراءات اليومية مع الأهداف الأكبر التي وضعتها لنفسك، عند استخدامها بشكل جيد.

3. المسؤولية. تدعم الأهداف والنتائج الرئيسية ما يسميه دوير "روح المسؤولية دون أحكام". تؤدي المواعيد النهائية الواضحة إلى الاستعجال، والقياس الموضوعي يزيل الطابع الذاتي، وتضمن عمليات تسجيل الوصول المنتظمة اتخاذ إجراء سريع إذا خرجت نتيجة رئيسية عن المسار أو احتاجت إلى تعديل. في عصر العمل المعرفي، حيث يصعب قياس الناتج وتحديده في كثير من الأحيان، يمكن أن تكون الأهداف والنتائج الرئيسية نقطة مرجعية متفق عليها بشكل متبادل لتقييم ما يعمل وما الذي يتم إيقافه وما الذي يحتاج إلى التغيير.

4. التطور. يمكن أن تكون الأهداف والنتائج الرئيسية قوة تحفيزية قوية لتوسيع نفسك أو فريقك أو شركتك خارج قدراتهم الحالية، عند استخدامها بشكل صحيح. يجب أن يجعلك وضع الأهداف والنتائج الرئيسية تشعر بعدم الارتياح، بينما في نفس الوقت يجعل الفشل والتعلم اللاحق جزءًا طبيعيًا من العملية.

7 مبادئ رئيسية لجعل الأهداف والنتائج الرئيسية تعمل

قد تبدو الأهداف والنتائج الرئيسية بسيطة، ولكن هذا لا يعني أنها سهلة التنفيذ في الواقع. يلخص دوير عقودًا من الخبرة في مساعدة الشركات على تطبيق الأهداف والنتائج الرئيسية في 7 دروس أساسية لجعلها تعمل في أي سياق:

1. الأقل هو الأكثر. يوصي دوير بـ 3-5 نتائج رئيسية لكل هدف. أي عدد أكثر من ذلك، يقلل من الوضوح والتركيز الذي تقدمه الأهداف والنتائج الرئيسية.

2. ضع الأهداف تصاعديًا. كما لاحظ خبير الإدارة بيتر دراكر أنه "عندما يختار الأشخاص مسارًا للعمل، فمن المرجح أن يروه من خلاله". يوصي دوير بأن تضع الفرق والأفراد حوالي نصف الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بهم بالتشاور مع مديريهم، بدلًا من جميع الأهداف القادمة من القمة.

3. لا يوجد أوامر. حتى عمليات الأهداف والنتائج الرئيسية عالية المستوى والتنازلية التي وضعها قادة الشركة، يجب الوصول إليها من خلال عملية تعاونية وشاملة. الاتفاق الجماعي والتقبل ضروريان للنجاح.

4. حافظ على مرونتك. من المفترض أن تكون الأهداف والنتائج الرئيسية مرنة في الاستجابة للظروف المتغيرة. يمكن تعديل النتائج الرئيسية في منتصف الدورة أو حتى تجاهلها إذا أصبح من الواضح أنها لم تعد منطقية. بينما تميل الأهداف إلى أن تكون طويلة المدى، إلا أنها يمكن أن تتغير حسب الحاجة للتكيف مع الحقائق والمعلومات الجديدة أيضًا. مثلًا، عندما بدأت موتورولا بأخذ حصتها في السوق عام 1979، كان على شركة IBM تغيير الأولويات بسرعة كاستجابة. على مستوى شخصي بشكل أكثر، إذا أصبت أثناء التدريب لماراثون، فستحتاج إلى التركيز على هدف جديد للتعافي بدلًا من ذلك. ستصبح الأهداف والنتائج الرئيسية غير مرتبطة بسرعة بدون مرونة.

5. ضع أهدافًا "ممتدة". لا يجب أن تحقق 100٪ من الأهداف والنتائج الرئيسية. تهدف Google إلى تحقيق نسبة نجاح تتراوح بين 60 و 70٪. ويعني معدل نجاح بنسبة 100٪ أنك لعبت بشكلٍ آمن للغاية مع أهدافك. يجب أن تمدك الأهداف والنتائج الرئيسية أنت و / أو فريقك و / أو شركتك بما يفوق ما أنت قادر عليه حاليًا. إذا كانت مجموعة فرعية من الأهداف والنتائج الرئيسية تجعلك تشعر بعدم الارتياح، فأنت في المسار الصحيح.

6. لا تربط الأهداف والنتائج الرئيسية بالحوافز النقدية مطلقًا. يوضح دوير بالنسبة إلى الشركات، أنه يجب أن تبقى الأهداف والنتائج الرئيسية منفصلة عن التعويضات لكي تعمل. بمجرد ربط النتائج الرئيسية بالمكافآت والترقيات، يكون لدى الأشخاص حافز لتنفيذها بأمان. لتأكيد هذه النقطة، يقتبس دوير من أندي غروف، المدير التنفيذي لشركة IBM و "أبو الأهداف والنتائج الرئيسية": "الهدف من [الأهداف والنتائج الرئيسية] هو تسريع شخص ما - وضع ساعة توقيت في يده حتى يتمكن من قياس أدائه. وهي ليست وثيقة قانونية تستند إليها تقييمات الأداء".

7. كن صبورًا. يعد وضع الأهداف والنتائج الرئيسية أمرًا صعبًا. من المحتمل أن لا يناسبك ما يعمل في IBM أو Google بالطريقة نفسها في مؤسستك أو لك شخصيًا. تنطبق العقلية المرنة والتجربة والخطأ وراء إعداد الأهداف والنتائج الرئيسية بالتساوي على عملية تطبيق النظام نفسه. من غير المحتمل أن تقوم بذلك بشكل صحيح من المحاولة الأولى، ولكن من خلال إعادة تقييم نهجك وتعديله باستمرار، ستقترب أكثر مما هو أكثر فائدةً لك.

كيفية تتبع الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بك في Todoist

لكي تعمل الأهداف والنتائج الرئيسية، يجب أن تتوافق مهامك اليومية مع نتائجك الرئيسية. تعد المشاريع والمشاريع الثانوية طريقة سهلة لتحديد أولويات الأهداف والنتائج الرئيسية في Todoist.

وضع الأهداف والنتائج الرئيسية لمشاريعك ومشاريعك الثانوية

ابدأ بإنشاء مشروع لكل هدف من أهدافك. قد لا يحتوي هذا المشروع على العديد من المهام بحد ذاته، ولكنه سيعمل كمجلد لتنظيم نتائجك الرئيسية وكتذكير مرئي بالغرض من وراء كل نتيجة رئيسية.

أنشئ 3-5 مشاريع فرعية تحت كل مشروع موضوعي، واحد لكل نتيجة رئيسية. من الممكن أن يكون ترميز مشاريعك بالألوان مفيدًا، حتى يكون من السهل رؤية المهام المرتبطة بكل هدف ونتيجة رئيسية.

أنشئ مشروعًا لكل من أهدافك ومشروعات فرعية لكل نتيجة رئيسية.

أنشئ مهمة في كل مشروع فرعي يمثل هدفك في الدورة – مثلًا، "تعيين مدقق". حدد للمهمة تاريخ نهائي لنهاية الدورة، ثم اعمل بشكل عكسي لتحديد المهام التي يجب القيام بها للانتهاء في الوقت المحدد.

خطط للخطوات التي ستحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى كل هدف. استمر في إضافة المزيد طوال الدورة حسب الحاجة.

تأكد من تضمين مهمة أسبوعية متكررة لمراجعة كل نتيجة رئيسية، وتحديد ما يسير بشكل جيد وما الذي يجب تعديله، وإضافة أي مهام جديدة تظهر وتخطيط أولوياتك للأسبوع القادم.

راجع الأهداف والنتائج الرئيسية أسبوعيًا - قيّم التقدم، حدّث مشاريع النتائج الرئيسية الخاصة بك وخطط لإجراءاتك للأسبوع القادم.

بناءً على الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بك، قد يكون من المنطقي تتبع نتيجة رئيسية أو أكثر كمهام بدلًا من مشاريع فرعية. مثلًا، إذا كان هدفك هو "نشر رواية بنفسك"، فمن المحتمل أن تكون النتيجة الأساسية "كتابة 1000 كلمة يوميًا" كمهمة يومية بدلًا من مشروع خاص، أكثر منطقية.

قد تكون بعض النتائج الرئيسية أكثر منطقية كمهام. حدد مهمتك وهيكل مشروعك لتناسب الأهداف والنتائج الرئيسية المحددة.

تذكر أن تبقى مرنًا! يعد كل هدف ونتيجة رئيسية فريدًا وقد يتطلب إعدادًا مختلفًا بعض الشيء.

إنشاء مرشح هدف ونتيجة رئيسية

أضف المزيد من التركيز إلى المهام المتعلقة بـ الهدف والنتيجة الرئيسية الخاصة بك عن طريق فصلها إلى طريقة عرض التصفية الخاصة بهم. استخدم استعلام التصفية "الأيام السبعة التالية ومشروع موضوعي"، لرؤية جميع المهام في "مشروعك الموضوعي" والمشاريع الفرعية المرتبطة بالنتائج الرئيسية المرتبطة به والتي ستستحق خلال الأيام السبعة المقبلة.

في بداية اليوم، افتح مرشح "مهام الهدف والنتيجة الرئيسية" لترى العمل التالي الذي يجب أن تركز عليه. يمكنك أيضًا إضافة مرشح إلى مفضلاتك، بحيث يظهر مباشرةً أسفل "الأيام السبعة التالية" بسهولة.

أبقِ مهام الهدف والنتيجة الرئيسية القادمة منفصلة عن قائمة المهام اليومية. اعمل على هذه المهام أولًا.

ترجمة وبتصرف للمقال ‎[Workflow Guide] Transform the Way You Set and Track Goals with OKRs لكاتبه Becky Kane

يروي كاتب المقال أنه تعلم واحدًا من أفضل دروس حياته من شاحنات نقل البريد، ففي رأس عام 2010، وُظّف في مكتب بريدي للعمل في وردية ليلية للمساعدة في تولي الحجم الكبير للطُّرُد في أيام العطلة، وتتابعت الشاحنات واحدة تلو الأخرى كل ليلة لتتوقف وتفرغ شحنتها، ومهما كان الجهد الذي يبذلونه إلا أن العمل كان يتزايد باستمرار.

اقتباس

"في صخب عصر الأعمال الحديث المتسم بانتشار المعرفة والعمل عن بعد، يضيع صوت الفرد الذي يحتاج إلى توجيهات دقيقة حول كم العمل الذي يفترض به إنجازه في يوم واحد، فيواجه يومًا بنهاية مفتوحة وحافلًا بالاتصالات والتعاونات والتقلب بين الأعمال التي لا يحدها حد، بدلًا من حصوله على مهمات معقولة ومحددة وواضحة."

كان العمل محبطًا ومرهقًا، والأسوأ أن العاملين المسنين كانوا يعملون ببطء في شحن وتفريغ الشاحنات طوال الليلة، لم يفهم صديقنا المغزى من ذلك، حتى قال لهم أحدهم في غرفة الاستراحة:

اقتباس

"خذ وقتك، سيكون هنالك دومًا المزيد من العمل."

كان على حق، وحتى بعد سنوات مر فيها صاحبنا بالعديد من المهن، لم ينسَ هذا الدرس قط.

ففي صخب عصر الأعمال الحديث المتسم بانتشار المعرفة والعمل عن بعد، يضيع صوت الفرد الذي يحتاج إلى توجيهات دقيقة حول كم العمل الذي يفترض به إنجازه في يوم واحد، فيواجه يومًا بنهاية مفتوحة وحافلًا بالاتصالات والتعاونات والتقلب بين الأعمال التي لا يحدها حد، بدلًا من حصوله على مهمات معقولة ومحددة وواضحة.

فرسائل البريد الإلكتروني الجديدة لا تنتهي، والأفكار لا تنضب، والاجتماعات تُعقد على الدوام، لذا فليس من العجيب أن يشعر الكثير منا أننا لا نستطيع التوقف عن العمل، حتى في المساء أو في أيام العطل، فكيف نعرف إذا ما كنا أنجزنا ما "يكفي"؟ وعجزنا عن قطع الصلة بالعمل لا ترهقنا فحسب، بل تؤثر بعمق على ساعدتنا، وانتاجيتنا، وابداعنا، فكيف إذًا نخرج من دوامة الشعور بالنقص في الإنتاج ونتعلم أن "نكتفي"؟

كيف بدأ الأمر أصلًا؟

إذا كنت تملك مصنعك أو مزرعتك فتعريفك للإنتاجية على الأرجح سيكون الزيادة في المردود غير المصحوب بزيادة في الوقت اللازم أو الموارد، هذا التعريف يصدق على مثل هذه الحالات، إلا أنه من الخاطئ تطبيقه على الإنتاج الفردي في عصر المعلومات، والعديد منا لا يتفهم هذا للأسف، فيركزون على كمية العمل الذي يتم يوميًا بدلًا من جودته، ولا نحتمل رؤية إشعارات أو رسائل غير مقروءة في بريدنا الوارد على نحو مهووس، ونحضر كل اجتماع ونحرص على شطب جميع المهمات الخمسين في قائمة مهماتنا اليومية.

ويفرز هذا التوجه نحو الكم على حساب الجودة عواقب وخيمة، أحدها هو أنه يتشكل لدينا ربط لقيمة الشخص بعدد المهمات المشطوبة على قائمته، وهو ما يسميه علماء النفس "النزعة الإنجازية"، حيث يبدأ دماغك بتفضيل المهمات الصغيرة سهلة الإنجاز على المهام الكبيرة المعقدة والتي تكون في العادة أهم.

اقتباس

"تمنعك عقدة نقص الإنتاج من الشعور بالاكتفاء، ما يسبب لك شعورًا بالذنب عندما تشاهد التلفاز أو تأخذ كلبك في نزهة في وقت تعتقد فيه أن بإمكانك القيام بشيء أكثر إنتاجًا."

وهذا لا يشير فقط إلى تركيزنا على ملء أوقاتنا بالأعمال مهما كانت أهميتها، بل أيضًا كما كتب كاتب هذا المقال في مقال آخر بعنوان "المفارقة في الانشغال":

اقتباس

"إذا كان انشغالك مؤشرًا إلى جودة عمل فمن السهل إذًا الخلط بين حجم الأعمال المُنجَزة وجدواها."

والأسوأ أننا بذلك نمحو كل الحدود بين عملنا وحياتنا، ففجأة تتحول كل دقيقة من حياتنا إلى فرصة لانتهازها لإنتاج المزيد.

وكما كتبت Brigid Schulte مؤلفة كتاب "كيف تهزم الضغط وضيق الوقت لتعمل وتحب وتتسلى":

اقتباس

"نركض طوال اليوم إلى الاجتماعات كأننا نتسابق إلى إخماد الحرائق، ونمر ببريدنا الوارد كمجرفة تحرث الأرض، ونرحل من دوامنا الساعة الخامسة أو السادسة مساءً متوهمين ذلك الوهم المرضي بأننا ما زلنا لم نقم بأي عمل مهم."

وينتهي بنا المطاف بالشعور غير المجدي بالانشغال، وصاغت الكاتبة Jocelyn K.Glei هذه الحالة بالمصطلح "عقدة نقص الإنتاجية":

اقتباس

"تتجسد هذا العقدة بوضع الشخص أهدافًا وجداول أعمال غير واقعية لنفسه ومعاقبة نفسه إذا فشل في الالتزام بها."

يمنعك عقدة نقص الإنتاج من الشعور بالاكتفاء، ما يسبب لك شعورًا بالذنب عندما تشاهد التلفاز أو تأخذ كلبك في نزهة في وقت تعتقد فيه أن بإمكانك القيام بشيء أكثر إنتاجًا، شعور فظيع يقف في طريق سعادتك وصحتك.

خمس وسائل للتحرر من دوامة عقدة نقص الإنتاجية

يترتب على الشعور المستمر بعدم إنجاز ما يكفي في يومك شعور بالتوتر، الضغط، وأخيرًا الإنهاك، وتتحول الإنتاجية من مهارة تعينك على استغلال وقتك بأفضل طريقة، إلى طبول حرب تدق بلا توقف لتضغط عليك أكثر وأكثر.

اقتباس

"جوهر هذه العقدة هو المفهوم الخاطئ للإنتاجية."

إليك خمس مؤشرات لتشخيص العقدة، وعليك البدء بوضع أهداف أنسب وأكثر واقعية لنفسك كل يوم وإنجاز الأمور الأكثر أهمية.

1. غير مفهومك للإنتاجية

فجوهر هذا العقدة هو المفهوم الخاطئ للإنتاجية، فعندما تتعامل مع يومك على أنه مجرد مصنع يضخ المنتجات، ستظن أنك تنتج عندما تقضي يومك في الرد على الرسائل الغفيرة للبريد الإلكتروني غير ذات الأهمية، وهذا هو ما يقع فيه بعضنا.

اقتباس

"سيجعلك تغيير مفهومك للإنتاجية حازمًا وواثقًا من نفسك في كيفية قضاء وقتك."

بتحليل بيانات أكثر من خمسين ألف مستخدم لـRescure Time، وُجد أن العاملين يتفقدون بريدهم الإلكتروني أو تطبيقات دردشاتهم بمتوسط كل 6 دقائق أو أقل، ووجدت دراسة جديدة نشرت حول التفاعل البشري-الحاسوبي، أن الأشخاص يتقلبون بين التطبيقات والنشاطات بمتوسط كل 20 ثانية وقلما يمضون أكثر من 20 دقيقة على نشاط واحد بلا مقاطعات من نشاطات أخرى.

لهذا التقلب المستمر بين الأعمال أثر عميق على قدرتك على التركيز وإنجاز الأمور، لم نستمر بهذا إذًا؟ المشكلة أننا عودنا أنفسنا على الافتخار بهذا النوع من العمل، فطالما تبقي نفسك مشغولًا مهما كان مضمون هذا الانشغال، تُشعِر نفسك بأنك ذو قيمة وفائدة.

وكما كتبت Brigid Schulte في مجلة Harvard Business Review:

اقتباس

"على عكس أيام الماضي قبل قرون، عندما كان الناس يعتبرون وقت الفراغ مؤشرًا على علو المكانة، أصبح الانشغال اليوم هو المفخرة."

يبدأ إذًا التخلص من العقدة بتغيير مفهوم الإنتاجية فبدلًا من الانشغال المحض عليك أن تحوله إلى انشغال مجدي بالقيام بالأشياء الصحيحة.

يشرح جيمس كلير مؤلف كتاب "العادات الجوهرية" قائلًا:

اقتباس

"نفترض دومًا أن الإنتاجية هي إنجاز عدد أكبر من المهام يوميًا، وهذا خاطئ، بل الإنتاجية هي إنجاز المهام المهمة باتساق."

هذه إشارة إلى نقطة أخرى مهمة هنا، فتغيير مفهومك للإنتاجية يجعلك حازمًا وواثقًا من نفسك في استغلال وقتك، وسيترتّب على هذا التغيير أثر كبير في قدرتك على اختيار أي أشياء تركز عليها. في هذا الكتاب، "نهوض الرجل الخارق"(https://www.stevenkotler.com/book-pages/the-rise-of-super-man)، وجد المؤلف ستيفن كوتلر أن إنتاجية أفضل المدراء أعلى بنسبة 500% عندما يكونون في حالة تركيز أو نشاط شديد، منها عندما يكونون مشتتين ومبعثري الذهن والتركيز.

Britany Berger وهي مؤسسة شركة WorkBrighter.co، ومستشارة تسويق محتوى، تفسح مجالًا في يومها ليطابق مفهومها للإنتاجية ولتتعرف على ما يدفعها إلى الأمام، فتقول:

اقتباس

"تختلط عليك الأمور ويصعب عليك التمييز بينها عندما تحاول أن تسلك كل طريق إلى الإنتاجية في نفس الوقت وترمي نفسك في دوامة من صخب العمل، ولأجتاز هذا الالتباس وأحتويه فإنني أقوم بدراسة نفسي ودراسة آثار مختلف الطرق عليها، فأقوم بتتبع طاقتي، وإنتاجيتي، ومزاجي مجتمعة خلال اليوم، وهذه هي ثلاثيتنا، وهذا لا يساعدني فقط على التعرف على ما يناسبني وما لا يناسبني بل أيضًا يجعلني مضطرة إلى إبطاء وتيرتي والإستراحة بين المهمات لتسجيل هذه المعلومات، قد تعمل بسرعة أبطأ هكذا لكنه سيكون عملًا واعيًا، وهذا والطريقة السابقة لا يتساويان."

عندما تشعر بأن دوامة الانشغال تسحبك خذ خطوة إلى الخلف واسأل نفسك: هل هذا هو وقت مناسب للعمل فيه؟

2. استفد من مبدأ التقدم

هناك سبب رئيسي آخر لعدم شعورك بإنجازك وهو أن التقدم الذي تحرزه في يوم واحد يكون غير ملحوظ، فمن طبيعة الدماغ البشري أن يميل إلى الرغبة بإنهاء المهمات (أتذكر النزعة الإنجازية التي ذكرناها فوق؟). إذا كنت تلاحق أهدافًا ضخمة على الدوام فسوف تشعر باستمرار بأنك لا تحقق شيئًا.

والسبب ليس تلك الأهداف فقط، فنحن كذلك سيئون في تقدير الأوقات اللازمة لإنجاز المهمات، وهذه نزعة نفسية إدراكية أخرى تدعى الخلل التخطيطي.

اسأل نفسك كم ساعة تحتاج للعمل أسبوعيًا؟ أربعون؟ أم خمسون؟ أو ربما ستون؟ أكثر؟

وفقًا لتحليل أكثر من 250 مليون ساعة عمل، صافي الساعات المنتجة منها هو 12 ساعة ونصف الساعة أسبوعيًا، فإذا كنت تخطط للعمل لخمسين ساعة يفترض أن تكون مثمرة في الأسبوع، وبالكاد تحصل على خمسها، فلا عجب من شعورك بنقص في إنتاجك.

الهدف إذًا ليس مراكمة الأهداف الضخمة والمبالغ فيها، بل بتقسيم هذه الأهداف أجزاء يسهل إنجازها، ويعود عليك هذا بكثير من الفائدة.

فهذا أولًا يجعلك تستفيد إيجابيًا من نزعتك الإنجازية، فأنت تطبقها هكذا على أهداف ذات مغزى في قائمتك، وليس فقط ما تتصوره طارئًا كالرسائل والمحادثات، لكن الأهم من هذا هو أنه يبني لك زخمًا ويعطي مغزى ليوم عملك.

وكما تقول Teresa Amabile، البروفيسورة في جامعة هارفارد:

اقتباس

"إنجاز تقدم مثمرهو الأهم من بين جميع الأشياء التي تعزز المشاعر والدافعية والمعرفة خلال اليوم عمل."

تطلق البروفيسورة وزملائها على هذا المفهوم مصطلح "مبدأ التقدم"، باختصار، عندما ننظر خلفنا ونلاحظ تقدمًا مثمرًا فإن ذلك يعطينا شعورًا بالدافعية والرضى، بل أيضًا يساعدك تتبّع هذا التقدم في أهدافك على وضع تقدير أفضل للوقت اللازم لإنجاز المهمات، وهكذا لا توسع مدى توقعاتك على نحو مبالغ وتتفادى الوقوع ضحية الخلل التخطيطي في المستقبل.

نصيحة مثمرة: أنجز أكبر أهدافك بوضع مشروع قائمة الأعمال المصممة من Doist.

وإضافة المهمات والمهمات الفرعية إليه، فتحقيق التقدم أسهل عندما تقسّم مشروعك إلى أجزاء أصغر.

3. ضع لنفسك أنظمة دعم بأدواتك المتاحة

يضع كثير منا لأنفسهم أهدافًا ضخمة ثم يتوقعون أن يحملهم مجرد الحماس والالتزام اللذان يكونان في البداية إلى خط النهاية، إلا أن هذا نادر الحدوث، فالدافعية تختفي بشكل ساخر في أكثر أوقات الحاجة إليها، وفقدان التحكم بدافعيتنا وحماسنا مصدر آخر لهذا العقدة.

اقتباس

"المفارقة تكمن في أننا نظن أننا نحتاج الدافعية قبل الشروع في العمل على مشروع ما، بينما الحقيقة هي العكس وهي أن الدافعية الحقيقية تظهر بعد البدء."

تشرح ذلك الكاتبة Glei الذي سبق ذكرها في مدونتها الصوتية، قائلة أن عقدة نقص الإنتاجية تحصل عندما تضع لنفسك أهدافًا خيالية دون وضع خطة منظمة لذلك، ثم تتهم نفسك بافتقارك للإرادة والدافعية عندما تفشل.

يطلق علماء النفس على هذا مصطلح "فخ الدافعية":

اقتباس

"لا تسبق الدافعية العمل، بل يسبق العمل الدافعية."

فكيف إذًا تبدأ عملك قبل أن يكون لديك شعور بالدافعية تجاه هدفك؟

يكمن الحل في استغلال اللحظات التي تشعر فيها بالدافعية بوضع خطط منهجية وأدوات لتدعمك عندما يكون هذا الشعور غائبًا، يطلق BJ Fogg مؤسس ومدير معمل ستانفورد للتصميم السلوكي على هذا مصطلح "موجة الدافعية"، بكلمات أخرى، انطلق بقوة من بداية المشروع لتدعم نفسك طواله وعلى المدى البعيد.

لكن ما هي الخطط أو الأدوات التي يمكنها مساعدتك؟ إليك بعض الاقتراحات لتنظر فيها.

استعن بمؤقت تتبعي مثل RescueTime

الوقت هو أكثر مواردك قيمة، فكلما استغليته كلما زاد شعورك بالإنجاز الذي حققته في يومك، لكن معظمنا لا يعرف أين يضيع وقتهم، ففي مقابلة مع أكثر من 500 عامل حول شعورهم حيال أيامهم، قال 90% منهم أنهم لا يشعرون بامتلاك زمام السيطرة على وقتهم.

ستنبهك أداة تتبعية للوقت والإنتاجية مثل Rescue Time وتجعلك أكثر حذرًا في قضاء وقتك لتعيد زمام السيطرة عليه إليك لتقضيه على المهمات الصحيحة.

يعمل تطبيق RescueTime في الخفاء في هاتفك حيث يراقب التطبيقات والمواقع التي تستعملها خلال يومك ويصنفها حسب مدى جدواها -الذي تضبطه بنفسك- يمكنك تفقد التطبيق في أي وقت من اليوم لترى مدى إنتاجيتك وإنشغالك، ويمكنك أيضًا تفقده أسبوعيًا أو شهريًا ويمكنه حتى تزويدك بتقارير سنوية للكشف عن النتائج بعيدة المدى للنزعات وعادات العمل السيئة.

مثلًا، تستعمل رسامة الكارتون الحائزة على جوائز، Collen Doran، تطبيق RescueTime ليساعدها على إيجاد المزيد من الوقت للممارسة فنها بدلًا من الانشغال بأعمال أخرى، فمجرد تتبع وقتها سهّل لها رؤية مدى الوقت الذي كان يضيع من يومها على نشاطات أخرى غير متعلقة بالفن، ونقتبس منها:

اقتباس

"قبل استخدامي لـRescueTime كنت سيئة للغاية في تتبع كم الوقت الذي كنت أكرسه لفني، فكنت أنخرط كثيرًا في مهام إدارية تستنزف طاقتي ولا يبقى منها شيء للكتابة والرسم! كنت أتلكأ وأنشغل عن عملي الحقيقي الذي هو الرسم والذي يجب أن يأتي أولًا في الأولوية."

يمكن لـRescueTime أن يساعدك أيضًا في تحقيق الاستفادة الكاملة من مبدأ التقدم بوضع أهداف مصحوبة بمنبهات خلال اليوم، فمثلًا يمكنه أن تجعله ينبهك عندما تنجز 3 ساعات من الكتابة في يوم.

يجعلك تفعيل هذه الخدمة في RescueTime أكثر مسؤولية في قضاء وقتك يوميًا، وهكذا لن يصيبك الشعور بالحيرة حيال ما إذا كنت قضيت ما يكفي من الوقت المفيد المنتج.

قائمة أعمال رقمية مثل تلك المقدمة من Doist

يتتبّع RescueTime قضاءك لوقتك بدقة بين التطبيقات والمواقع والنشاطات بدقة، بينما تتبع قائمة أعمال Doist المهام التي تعمل عليها إلى جانب الأهداف الكبرى، ومدى تقدمك، وإجمالي إنتاجيتك.

إذا تذكرت تعريف جيمس كلير للإنتاجية حيث هو إنجاز الأمور المهمة باتساق، فستلاحظ أن قائمة أعمال Doist تساعدك في هذا عن طريق ترتيب مهماتك حسب أولويتها وتخصص لك الأوقات لكل منها وتساعدك على تسليط طاقتك على الأشياء الصحيحة.

مثلًا، يمكنك استعماله في تنظيم قائمة لمهماتك الخاصة بمشروع إبداعي مثل كتابة كتاب، فبدلًا من أن تضيع بين المهام منعزلة عن بعضها البعض، اجمعها في قائمة أعمال Doist، وسجل فيها مواعيدك الدورية وأوقاتك إلى جانب درجة الأولوية لتعرف ما عليك العمل عليه أولًا.

يزوّد التطبيق أيضًا بمخططات بيانية تظهر تقدمك وإنتاجيتك خلال الزمن.

نظام مثل GTD

وأخيرًا، هناك نظام رصد إنتاجية من تطوير David Allen وهو Getting Things Done "وسيلتك لإنجاز الأمور" (GTD)، ويمكنه مساعدتك في تنظيم نفسك وإجبارها على إعادة النظر في عملك دوريًا لمعرفة جدوى جهودك.

نظام GTD هو نظام لرصد جميع الأعمال التي تحتاج إلى إنجازها في مكان واحد وتنظيمها لإختيار أولاها باهتمامك، فهو أكثر من مجرد وسيلة لإدارة قائمة أعمالك بل نظام على مستوً أعلى وأشمل لإدارة مهامك ومشاريعك وأفكارك ككل، بل ومسؤولياتك الأخرى التي تلهيك وتسبب ضياع وقتك.

جوهر نظام GTD هو عملية من خمس خطوات:

1. الرصد: استعمل أي أداة (مثل قائمة أعمال Doist) لخلق محور تدور جميع مهماتك وأفكارك ورسائلك ومشاريعك وأي شيء آخر يحتاج اهتمامك- في فلكه، والفكرة هنا هي استعمال أداة سهلة الاستخدام وتزويدها بالبنود خلال اليوم.
2. الإيضاح: بسِّط كل بند في قائمتك إلى أبسط جزء ممكن، فمثلًا، بدلًا من "كتابة مقالة للمدونة" بسِّط البند إلى "كتابة الخطوط العريضة لمقالة للمدونة"، إذا كان يمكن إنجاز هذه المهام في دقيقتين أو أقل، أنجزها الآن أو فوّض ذلك إلى أحدهم.
3. التنظيم: يحتاج الآن كل بند يمكن إنجازه إلى الوقت الذي يمكن إنجازه خلاله، مع تقييم لأولويته وتصنيفه، على هذا النحو:
   • المهام الحالية: ضع موعدًا نهائيًا ثابتًا لإنجاز المهام التي تحتاج، وتريد، ومضطر إلى إنهائها الآن وأدرجها في تقويمك.
   • المهام المُنتظَر إنجازها : لأي من المهمات التي كلفت بها شخصًا آخر أو التي تنتظر مراجعة أحدهم لها.
   • المشاريع: المهمات الضخمة التي تحتاج إلى تقسيم إلى خطوات أصغر سهلة التولّي.
   • المهام المؤجَّلة: مشاريع أو أفكار قليلة الأهمية حاليًا لكن لا تريد نسيانها.
4. المراجعة: خصص موعدًا دوريًا للمرور على قائمة المهام الحالية وتفرغها (يفضل أسبوعيًا).
5. التنفيذ: اشرع بالعمل! اختر أول بند من قائمة المهام الحالية وابدأ بتنفيذه.

وعلى هذا المنوال ستمر أي مهمة أو فكرة جديدة حالًا في مكانها المناسب من هذه المنظومة التنقيحية، قد يبدو أن الأمر يحتاج الكثير من الجهد، لكن استغلال موجة الدافعية لديك لوضع هذا المخطط يحرر عقلك ويساعده على التركيز على العمل المُجدي.

4. حاول قطع صلتك بالعمل في نهاية اليوم

قد يتولد لديك شعور بعقدة النقص وأنت خارج الدوام لأنك لا تستطيع فصل حياتك الوظيفية عن باقي جوانب حياتك، فقد تسلل العمل إلى منازلنا وكل مكان آخر في حياتنا مع الهواتف الذكية والعمل عن بعد والتطورات الأخرى على محيط العمل، لهذا ستشعر دومًا بالوخز للعمل إذا لم تستطع قطع الصلة بعملك عندما يلزم ذلك.

أمضى علماء النفس سنوات في دراسة كيفية إمكانية قطع الناس للصلة بعملهم، وقد اكتشفوا أربعة عناصر تساعدك في هذا إذا تضمنها روتينك في نهاية اليوم:

• الانفصال: افصل نفسك جسديًا عن أدوات وبيئة العمل.
• الاسترخاء: امضِ بعض الوقت مع أفكارك لمراجعة اليوم.
• الإجادة: مارس هواية أو اهتمامًا يشدّك.
• الكبح: جد لنفسك "روتينًا اختتاميًا" تتبعه كل مساء ليصرفك عن العمل.

يمنح شدّ انتباهك إلى هذه النشاطات بدلًا من العمل عقلك وجسدك فرصة للراحة بدلًا من الشعور بأنه ما زال عليك بعض العمل للقيام به.

5. كرس بعض الوقت لنفسك لتستوعب مفهوم "الاكتفاء"

وأخيرًا، أحد أسهل طرق الوقوع في عقدة النقص وهو عدم معرفة مفهوم "الاكتفاء" من البداية.

اقتباس

"حاول اكتشاف الحالة المثالية التي تكون عندها قد شعرت بالرضى تجاه يومك وتحديت فيها أيضًا نفسك لتتقدم."

ليس هذا سؤالًا بالبساطة التي يبدو عليها في البداية، فجميعنا نريد التميز في عملنا فلا نكتفي بالأهداف الصغيرة بل ندفع بأنفسنا فوق طاقتنا، وهذا -مع الأسف- نادرًا ما يفلح.

إيجاد هذه الحالة عملية حساسة، وأفضل وسيلة للقيام بها هي أداة OKR لـغوغل.

يتكون اختصار OKR من الحروف الأولى للكلمات الإنكليزية: Objective and Key Results أي: النتائج الموضوعية الأساسية، وهو هيكل لتنظيم الأهداف، يدمجها مع معيار نجاحها، وروعته تكمن في إمكانية تحديد مقياس النجاح به بدلًا من الانطلاق إلى أهداف قد تجدي أو لا تجدي شيئًا إطلاقًا.

مثلًا، لدى شركة غوغل أهداف غير قابلة للتحقيق واقعيًا، لذا يضعون مقياس نجاح يتراوح بين 60-70% وهي نسبة كافية لمنحك الدافعية وتحدي نفسك، بدلًا من إشعار نفسك بالفشل.

حاول اكتشاف الحالة المثالية التي تكون عندها قد شعرت بالرضى تجاه يومك وتحديت فيها أيضًا نفسك لتتقدم.

هذه العقدة لن تمنحك الدافعية كما نظن

لم يدم وجود صديقنا الكاتب في مكتب البريد، بل إن المنشأة بأكملها أغلقت بعد فترة قصيرة بسبب بعض الخلافات، لكن هذا لا يقلل من شأن الدرس الذي تعلمه.

يمكنك تفريغ شاحنة بأكملها ومع ذلك سيبقى لديك مزيد من رسائل البريد الإلكتروني لترسلها، أو الاجتماعات لتحضرها، أو المكالمات لتجريها، أو الوثائق لتكتبها، وسيستمر كلا بريديك المادي والإلكتروني بتزويدك بالرسائل، ومدى رضاك عن يومك وسعادتك لدى مغادرته، ودافعيتك للعودة إليه، كلها تعتمد عليك.

ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Stop Feeling Productivity Shame لصاحبه Jory MacKay

اقتباس

هيكليّة من 10 خطوات يمكن تطبيقها على العمل، المنزل، الصحة، اللّياقة، الهوايات، الأمور المالية، والمزيد…

هنالك مقولة تقول: "دع العمل معلّقًًا ولا تدع علاقاتك تتداعى". إنّ الإبقاء على نظام في الحياة يشبه عمل بهلوان الكرات. بينما أنت تنساب لتلتقط إحدى الكرات - ولنقل الأمور المالية، الالتزامات العائلية، أو المرح مع الأصدقاء - تكون الأخرى مندفعةً نحوك. لسوء الحظ، بعض الكرات ستسقط على الأرض ولا بدّ: تمضي أسابيع لا تضع أولوية للنوم فيها، تتناول الوجبات السريعة بدل الطبخات المنزلية، وتماطل بأداء الأعمال المهمّة منشغلًًا بأداء مهمّات أقلّ أثرًًا.

بدل أن ترمي مهمّات الحياة في الهواء وتأمل أنّك ستتمكّن بطريقةٍ ما من التقاطها جميعًًا، اتّبع هيكلًًا يُبقي كلّ ناحية من حياتك منظّمةً.

سنغطّي 10 قواعد تفيد في تنظيم الحياة بحقّ - وإبقائها منتظمة. ثمّ سنناقش كيف يمكن تطبيق هذه القواعد في كلّ مجالات الحياة المهمّة: العمل، المدرسة، المشاريع، المنزل، الصحّة والرشاقة، الأمور المالية، والعلاقات الاجتماعية.

النتيجة هي أداء أمور أكثر وأنت تشعر بتوتّر أقلّ. تشتّت أقلّ، حياةٌ أكثر.

هيكل لتنظيم الحياة

ربّما تبدو القواعد صارمة وبلا متعة: افعل هذا ولا تفعل ذاك. لكن في الواقع فإنّ اتّباع مجموعة من القواعد في الحياة يمكن أن يكون أمرًًا مُتيحًًا لحرّية التصرّف. عندما نسير وفق مجموعة من الطرق التي حدّدناها سابقًًا للتعامل مع الأشياء فذلك يحدّ من التجمّد المرافق للتحليل من أجل الاختيار، والصراع النّابع من عدم القدرة على الحسم. لا يعني هذا أن الحياة لا تحوي صُدفًًا غير متوقّعة - لذلك سنُضَمِّن "التجربة" كجزء من الهيكلية فنستطيع بذلك مواجهة الصدف السعيدة في الحياة دون أن نشعر أن كلّ شيءٍ خرج عن السيطرة.

باتّباع قواعد بسيطة وتطبيقها باستمرار وثبات، ستنتظم حياتك بطريقة تجلب المزيد من الهدوء لأيامك والمزيد من النظام لأسابيعك.

1. طور عادات وابن روتين

نملك جميعًًا عادات ترسّخت في حياتنا على مرّ السنين، وروتينًًا يحدّد أفعالنا بدون تفكيرٍ واعٍ. يكمن السؤال فيما إذا كانت هذه العادات مقصودة أم أنها فقط نتيجة منفعلة.

تؤسّس العادات الجيدة للنّجاح على الأمد الطويل وتجعل مشاعرنا جيدة. بينما تسرق العادات السيئة وقتنا، صحتنا، سعادتنا وحتّى أموالنا. تأمّل في عادات حياتك لترى أيٌّ منها صالح، أيٌ منها ينبغي التخلّي عنه، وأيّ عادات جديدة يمكن أن تساعدك لتصل لأهدافك.

• هل تمضي ساعات وأنت تقلّب الإنستغرام يوميًًا؟
• هل تحوي فواتيرك المصرفية الشهرية مشتريات أكثر ممّا تتذكّر؟
• هل كان من الممكن أن تستخدم وقت فراغك لتقوم بنشاط بدنيّ أكثر؟

إنّ بناء عادات جيّدة ليس بالأمر السّهل. في كتابه "العادات الذرّية Atomic Habits" ينصحنا الكاتب جيمس كلير بأنّ نملك دافعاً قويًًّا وراء رغبتنا في تطوير عادة معيّنة فيقول:

اقتباس

"تنبع أهمّية العادات في النهاية من أنّها تساعدك أن تصبح الشخص الذي تريد. إنّها القنوات الّتي تطوّر عبرها أعمق معتقداتك عن نفسك. حرفيًًّا، أنت تصبح عاداتك."

عندما تحصر العادات التي تريد في حياتك، اجمعها جميعها في روتينٍ يوميٍّ يساعدك أن تكون منتجًًا. بحصولك على عادات جيّدة وربطها في روتين قوي، سيقلّ اعتمادك على الحماس العابر لأداء الأشياء، وتتقلّص مساحة التسويف والتشتّت.

2. خطط للأيام القادمة

في الحياة أحداث وتبدّلات غير متوقّعة. لكنّ لا يعني ذلك أن بعض التخطيط لا يمكن أن يطبّق. تحتاج برنامجًًا مديرًًا للمهام، وتقويمًًا لتفكّر وتخطّط للمستقبل وتنظّم حياتك.

خصّص وقتًًا لتنظّم يومك وتخطّط للأسبوع. عندما تحدّد في أي يوم ينبغي عليك إلقاء عرض تقديمي في العمل، يمكنك أن ترجع للوراء وتضع قائمة بالأمور التي يجب أن تنجزها تحضيرًا لذلك في برنامج إدارة المهام. عندما تسجّل اليوم الّذي سيقام فيه اجتماع أولياء الأمور في مدرسة ابنك، يمكنك أن ترتاح وأنت تعلم أن الأمر لن يفوتك وأنت لا تشعر.

هذه بعض النصائح للتخطيط:

• ضع مخطّطًًا للأمور الصغيرة - حيث إنّها تتراكم وتؤثّر فعلًًا! (مثال، الغسيل، التنظيف، الخ)
• خصّص في أسبوعك ساعةً لتخطّط للأسبوع (مثال، الجمعة بعد الظهر، الإثنين صباحًًا)
• بالغ في تقدير المدّة التي ستأخذها المهمّة ليتمّ إنجازها
• جرّب تقسيم يومك إلى قطع زمنية

في كتابها "168 ساعة: أنت تملك وقتًًا أكثر ممّا تتصوّر" (‎168 Hours: You Have More Time Than You Think)، تؤكّد الكاتبة لورا فاندركام على أهمّية التخطيط للأسبوع:

اقتباس

"إنّ مجموعات منظّمة جيّدًًا من 168 ساعة كبيرةٌ بما فيه الكفاية للموازنة بين العمل بدوام كامل، التوصل الممتاز مع عائلتك، وقت الفراغ الذي يجدّد الطاقة، النوم الكافي، وأيّ شيء مهمّ آخر."

بالطبع فإنّ التأكيد على "منظّمة جيّدًًا". عند وضع كلّ الأمور في برنامجك على التقويم وإضافة كلّ المهام لقائمة المهامّ يمكنك أن تعمل خلال أسبوعك على التركيز على كلّ الأمور المهمّة بالنسبة لك.

3. راع ميولك الطبيعية

اقتباس

"إنّ أفضل كتاب هو ذلك الذي لا يمكنك التوقّف عن قراءته. أفضل تمرين هو الّي تستمتع بفعله كلّ يوم. أفضل طعام صحّي هو الذي تجده طيّب المذاق. أفضل عملٍ هو العمل الذي لا تمانع أن تفعله ولو مجانًًا." - نافال رافيكانت

إنّ تنظيم الحياة وصنع العادات والروتين بتفكير مُمعن يمكن بسرعة أن يصبح نشاطًًا محبِطًًا في حياةٍ طموحة.

• "يجب أن أستيقظ في الخامسة صباحًًا كلّ يوم"
• "يجب فعلًًا أن أتحوّل للطعام النباتي"
• "أنا لن أشاهد أيّة أفلام بعد الآن"

تكمن المشكلة في أنّك هنا قد تكون إنسانًًا يفضّل العمل ليلًًا وتكون في أقصى إنتاجك في الثانية عشر ليلًًا، وتحبّ شرائح اللّحم اللذيذة، وطريقتك للراحة هي مشاهدة فيلم جيّد. كي تنظّم حياتك، اختر عادات تتواءم مع ميولك الطبيعية. كن واقعيًًا حول نفسك واعتنق ما يمكنك الالتزام به بحقّ على المدى الطويل.

هاك بعض المجالات المختلفة حيث يمكنك أن تستند إلى حالتك الطبيعية:

• إذا كنت لا تحبّ الكوي، اشتري فقط الملابس المصنوعة من مواد غير قابلة للتجعّد
• إذا كنت تكره الذهاب إلى النادي، انضمّ لفرق الرياضات الترفيهية (كرة السلّة، كرة القدم، الخ)
• إذا كنت لا تستمتع بالقراءة، استمع إلى التسجيلات وشاهد الوثائقيّات

باختيارك للطريق الّذي تشعر فيه بالمقاومة الأقل يمكنك أن توفّر على نفسك الكثير من الوقت وأنت تحاول أن تعتنق ما تكره باختيارك الأمور التي تستمتع بها ببساطة.

4. الثبات أهم من الكمال

يكون موقف "الكلّ أو لاشيء" مصدرًًا لعذاب النفس لدى الكثير من الناس. إذ عندما نفشل في تحقيق التوقّعات غير الواقعية الّتي نضعها لأنفسنا، نترك كلّ شيء دفعةً واحدةً ونحن منهزمون. عن طريق فهم أثر التقدّم البطيء والجهد المتراكم يمكننا أن نصبح أكثر واقعيّة نحصّل المزيد من الفائدة في حياتنا.

إنّ أول خطوة تكمن في وضع خطط واقعيّة يمكن تطبيقها في حياتنا:

تُهيّئ الخطط غير الواقعية لدوّامة من الخزي والأسف عندما لا نستطيع تحقيقها في النهاية. إجعل الثبات جزءًًا من حياتك واعتدْ على عدم الكمال. باختيارك لجهدٍ مستمرّ باتّجاه هدفٍ واقعيّ فإنّنا نترك مساحة أكبر للأمور الأخرى التي نريد فعلها في حياتنا.

5. أوجد توازن

خلال محاولتنا أن نفعل كل الأشياء وأن ننظّم حياتنا بشكل مثاليّ، غالبًًا ما يقع التوازن كضحيّة. فمثلًًا تبقى ساهرًًا طوال الليل وأنت تقوم بالعمل في البرمجة بدل أن تذهب للنوم. تدرس طوال عطلة نهاية الأسبوع للامتحانات الفصلية القادمة بدل أن تلتقي بأصدقائك.

في حين أن هذه الاستراتيجية يمكن أن تعمل على المدى القصير، تظهر النتائج السلبية السيئة لهذه الاستراتيجية على المدى الطويل: التوتّر، الاحتراق، والخمول. بدلًًا من ذلك، ضع أولويّة للاستمرار طويل الأمد بالتوازن مع الاعتناء بالذات.

هذه بعض الاستراتيجيات الّتي يمكن أن تأخذها في الحسبان:

• تجنّب فرط الإرهاق لنفسك وقضاء الكثير جدًًا من الوقت في العمل
• ضع أولوية للنشاط البدني حيث أنّ له تأثيرًا محسّنًا للمزاج
• جرّب التأمّل، تدوين المذكّرات، أو ممارسة الامتنان والشكر
• أمضِ وقتًًا مع العائلة والأصدقاء
• استرخِ لوحدك مع فيلم جيّد
• تأكّد أنّك تأخذ قسطًًا كافيًًا من النوم وتجنّب المناوبات لكامل الليل بأيّ ثمن

عدا عن الاستراحات اليومية لتلتقط أنفاسك، خصّص وقتًًا لاستراحات طويلة أيضًًا. على الأقل، حاول أن تأخذ استراحات من العمل لمدّة أسبوع مرّة لمرّتين في السّنة على أقل تقدير. عن طريق الشحن المستمر لطاقتك، ستتمكّن من الظهور بقوّة في الحياة والعمل ولنفسك وللآخرين الذين يعتمدون عليك.

6. اختر أولوياتك بعناية

اقتباس

"يمكنك أن تفعل أيّ شيء، ولكن ليس كلّ شيء" - ديفيد آلين

إحدى الطرق الّتي تجعل من اللعب بكرات الحياة أمرًًا أسهل هو أن تترك بعضًًا منها تسقط عمدًًا. كي تجد وقتًًا للأمور المهمّة بالنسبة لك، لا تتردّد بقول "لا".

وضع الأولويّات هو أداة أساسيّة في ترسانة الوسائل المستخدمة لتنظيم الحياة. من المستحيل أن تفعل كلّ شيء؛ لذلك ضع أولوية للأمور المهمّة في متناول يدك. برفضك للأمور الّتي لا تخدم أهدافك العليا، يمكنك تركيز الليزر خاصّتك باتجاه الأمور ذات القيمة.

فكرة لتحدّد ما هو مهمّ وما هو غير مهمّ:

حدّد ما هي أهمّ مهمّة في يومك واجعلها أولوية، ثمّ الّتي تليها وهكذا. بامتلاكك لحسّ ما هو مهم وما هو ليس كذلك، يمكنك أن تتّخذ قرارات فعّالة أكثر حول أين ستصرف وقتك وطاقتك.

7. بسّط وأزل التشتّت

من الصعب أن تشعر بالنظام إذا ما كان عقلك مكتبك ومنزلك في فوضى. حاول دائمًًا أن تجد وتستغلّ الفرص لترتّب وتفرغ مساحة ذهنيّة وفيزيائية وإلكترونية.

بعض الفوضى التي نشعر بها في حياتنا تنبع من وجود الكثير من الأغراض أو الكثير من الأمور الّتي يجب أن نفعلها، أو الكثير من الأمور الّتي تشغل بالنا. خذ بالحسبان هذه القاعدة وأنت تنظّم حياتك: الأقلّ هو الأكثر.

8. قس إنجازك

من المهمّ أن تقيس تقدّمك سواءٌ كانت أهدافك كبيرة أو صغيرة. تحوز كثيرًًا من القوّة بمعرفتك الأمور الفعّالة والأمور الّتي لا تحقّق النتائج المرجوّة. إذ يمكنك أن تخصّص وقتًًا أكثر في حياتك للأنشطة الّتي تفيدك في الوصول لأهدافك، وتقلّل من الأمور الّتي ليس لها فائدة.

تفيدك هذه الأمور في قياس تقدّمك:

• خصّص وقتًًا للمراجعة الأسبوعية بانتظام تقيّم فيه الأسبوع المنصرم وتشذّب قائمة مهامك لتحوي فقط على الأمور الأساسية
• جرّب طريقة قياس الذات وقس أهدافك كلّها من المشي وصولًًا إلى النوم
• راقب وقتك فيما إذا كنت منتجًًا أو مشتّتًًا باستخدام تطبيقات مخصّصة لذلك

9. أتمت واستخدم خدمات خارجية

تؤدّي العادات إلى أتمتة اتّخاذ القرار. يمكن أن تفيدك التكنولوجيا في أتمتة مهامّك الرتيبة. نظّم حياتك بإنشاء أنظمة آلية تريحك من بذل الجهد الفاعل وتتيح لك المزيد من الوقت والطاقة.

فكّر في نواحي حياتك الّتي تُمضي فيها الوقت وأنت تقوم بعمل ما يدويًًا بينما يمكن لتطبيق أو موقع إنترنت أن يقوم بهذه المهمّة. فكّر أيضًًا أين يمكن أن تطلب خدمة من شخص آخر لتوفّر وقتك.

هناك بضعة مهام في العمل والحياة يمكن أن تسلّمها لشخصٍ آخر منها:

• في الأمور المالية الشخصية (مثال، دفع الفواتير، الاستثمارات، الخ)
• في العمل (مثال، إرسال البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، التسجيل والحجوزات، الخ)
• في المنزل (مثال، شراء الحاجات المنزلية، إعداد الوجبات، تجميع الأثاث، الخ)

سنناقش لاحقًًا طرائق التنظيم الآلي والتسليم للأشخاص الآخرين الممكن استخدامها في كلٍّ من هذه النواحي.

10. جرب

آخر عنصر في هيكلية تنظيم الحياة هو عنصر مثير وممتع: جرّب أمورًًا جديدة وابحث عن تجارب غير مألوفة! كونك منظّمًًا لا يعني أنّه ليس لديك مكان للعفوية الفوضوية.

في بعض الأحيان لا تجري الأمور حسب المخطّط. في أحيانٍ أخرى قد تصبح الأمور مملّة ورتيبة. هنا هو الوقت المناسب لتدخل التجديد لجياتك وتخرج نفسك من الروتين الّذي لم يعد مجديًًا.

بعض الطرق لتخرج من الروتين وتنمّي ذاتك في نفس الوقت:

بتطلّعك باستمرار للتجربة ستدخل الكثير من الإثارة لحياتك وتخرج من حالات الركود.

تطبيق هذه الهيكلية

بعد معرفتك للمحاور العشرة لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تقوم بتطبيقها على العديد من نواحي حياتك. بامتلاكك دلائل محدّدة يمكنك مقاربة كل ناحية بثقة أكبر وتوتّر أقل

العمل

من المرجّح أنك تمضي معظم ساعات يقظتك في العمل. يمثّل العمل المحور الّذي ينظّم الناس حياتهم حوله. هناك الكثير من الكلام حول كيفيّة تنظيم الوقت خارج العمل - الصباح الباكر، استراحة الغداء، وبعد العمل مساءً. لكن قليلًا من الحديث يدور حول الاستغلال الأمثل لساعات العمل الثمانية الّتي من المرجّح أنك تقضيها في العمل المكتبي.

إنّ كونك منتجًًا في العمل يتبع نفس القواعد سواء كنت تعمل في مكتب، أو تعمل من المنزل، أو تدير عملك الخاص

نظّم حياة العمل

(طبّق قواعد التبسيط وإزالة التشتت، وضع الأولويات، الأتمتة واستعمال الخدمات الخارجية، والتوازن)

أزل المشتّتات من مكتبك، صندوق بريدك، ومدير مهامّك. من الصعب أن تركّز أو تنجز أيّ شيء إن لم تشعر أنّ كلّ الأمور مرتّبة. لا يساعد المكتب المليء بالأوراق المبعثرة وفناجين القهوة في التركيز أبدًًا. يشعرنا البريد ومدير المهام غير المنظّم بالغموض والحيرة حول الخطوة التالية الواجب فعلها. خصّص موعدًًا منتظمًًا لتتحوّل من الفوضى إلى الترتيب.

• نظّف مكتبك وأغلق كلّ النوافذ والتطبيقات في الحاسوب في نهاية كلّ يوم عمل. بهذه الطريقة تبدأ كلّ يومٍ بانتعاشٍ جديد.
• حاول قدر الإمكان أن تنهي البريد الوارد وتفرغه يوميًًا حتّى لو عنى ذلك أرشفة البريد غير المقروء.
• خصّص 10 دقائق في نهاية كلّ يوم عمل لترتّب قائمة مهمّاتك لليوم التالي كجزء من روتين نهاية يوم العمل.

ضع أولوية للعمل العميق. يقع معظم الناس في فخّ العمل العاجل فينجزون أعمالًًا صغيرة بدل التركيز على العمل الكبير ذو الأثر العميق. لكنّ هذا العمل ذا الأثر العميق هو ما يساهم في ترقيتك أو تطوير عملك لمستوى أعلى. نظّم يومك بحيث تبدأ بجلسة للعمل العميق تتمحور حول أكثر الأشياء أثرًًا في عملك لجذب المزيد من العملاء، كالفوز بمناقصة مهمّة، الخ. بعد ذلك تكون لك الحرّية في فعل أي شيء تريد إتمامه: البريد الإلكتروني، اللقاءات، الخ.

ابحث عن فرص للأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية. إنّنا نخرج أفضل ما لدينا في العمل عندما نكون في ما يسمّيه الكاتب غاي هيندريكس "منطقة العبقرية"، وهي الحيّز من التركيز الّذي نستخدم فيه أفضل مهاراتنا وقدراتنا الداخلية. كلّ الأشياء الّتي لا تقع ضمن هذه المنطقة ينبغي أتمتتها أو الاستعانة بخدمات خارجية لتنفيذها.

• استخدم نماذج قوالب البريد الإلكتروني لتؤتمت البريد المُرسَل دوريًًّا
• إذا كنت صاحب عمل وتملك القدرة المالية وظّف مساعدًًا إداريًًّا افتراضيًًّا لإدارة لقاءاتك ورحلاتك
• كمدير، فوّض المهام والمشاريع لأعضاء الفريق ذوي الخبرات المتقدّمة.

وازن أهداف العمل مع الحياة. يحدث الاحتراق (burnout) عندما يتجاوز الطموح توازن الفرد. تأكّد من أنك تخصّص وقتًًا للراحة والتجدّد حتى لو كنت تحبّ عملك جدًًّا وتركّز كثيرًًا على التميّز فيه. إنّ أفضل المتسابقين الرياضيين ينامون لتسع ساعات كلّ ليلة بانتظام. تدرّب كما يفعل الرياضي: اعمل بجدّ، ولكن ضع أولويّة لأوقات الراحة.

• ابذل قصارى جهدك خلال اليوم ولكن تأكّد أن تغادر العمل على الوقت
• انعزل عن العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع واقضِ وقتك مع العائلة والأصدقاء
• تجنّب البريد الإلكتروني والمحادثات المتعلّقة بالعمل بعد ساعات العمل
• خذ إجازة كل سنة بانتظام من أجل العطلة والتجديد

المنزل

في المنزل نقوم بالكثير من الأشياء. من غسل الأطباق إلى حفلات العشاء، والمحافظة على المنزل نظيفًًا ومرتّبًًا مهمّات لا تنتهي وغير مدفوعة الأجر. لكن إذا كنت مجتهدًًا واستخدمت بعض الخدمات الخارجية ستصبح إدارة المنزل أمرًًا أسهل.

نظّم حياتك في المنزل

(طبّق نصائح صنع العادات، التبسيط والترتيب، الأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية)

ابنِ عادات لإدارة المنزل بفعالية. إنّ التذمّر من أداء بعض الأعمال المنزلية وأنت طفل يبدو أمرًًا مضحكًًا الآن كون كلّ الأعمال المنزلية هي مسؤوليتك حاليًًا. بناء عادات منتظمة يساعدك في التأكّد أنّ الأمور لن تخرج تمامًًا عن السيطرة في كل الأحوال. عن طريق القيام بأعمال بسيطة ولكن بانتظام في كلّ يوم، أسبوع وشهر يمكنك أن تجعل كلّ الأمور تسير بانسيابية نسبيًًا.

• التزم بعادة منزلية يوميّة كترتيب سريرك، طيّ الغسيل فورًًا، وغسل الأطباق قبل النوم.
• التزم بعادة منزلية أسبوعية كترتيب البريد، كنس المنزل، وترتيب الخزانة.
• التزم بعادة منزلية شهرية كالتنظيف الشامل للمنزل، تغيير فلاتر الهواء، وتنظيف السجّاد.

قد يكون من الصعب تذكّر كلّ هذه الأمور سويّةً. استخدم مدير مهام لتنظّم مهمّات تتكرّر يوميًًا وأسبوعيًًا وشهريًًا وتزيحها من ذاكرتك.

رتّب منزلك. من السهل للمنزل أن تعمّه الفوضى. بضعة فناجين هنا وبعض الغسيل غير المطوي هناك، ذاك الطقم الذي لم ترتديه منذ سنوات ولكنّه يمكن أن يلزم يومًًا ما…فجأةً تجد منزلك في قمّة اللانظام. خصّص وقتًًا للتخلّص من الأمور الّتي لست بحاجتها والّتي لم تعد ممتعة.

• تفقّد الثلاجة وخزانة المؤن دوريًّا باحثًًا عن الأشياء القديمة أو منتهية الصلاحية.
• تبرّع بالملابس، والألعاب، والكتب الّتي لم تعد تستعملها.
• أفرغ المطبخ من أدوات الطبخ والأقدار والمقالي القديمة.

أتمت واستعن بخدمات خارجية للقيام بالواجبات والأعمال المنزلية. نعيش الآن في عصرٍ مريح وينبغي الاستفادة من ذلك. تلقّي المساعدة من التكنولوجيا أو من أشخاص آخرين يمكن أن يقلّل من توتّر إدارة المنزل.

• جرّب خدمات التوصيل بدل أن تذهب للتسوّق بنفسك.
• استأجر أحدًًا شهريًًّا ليقوم بتنظيف المنزل، جزّ العشب أو إزالة الثلج المتراكم.
• استأجر أحدًًا للتحقّق ومراقبة الضرائب ومتابعة السجلّات.

بالطبع، فإنّ الاستعانة بخدمة خارجيّة هو أمر مكلف. إذا كانت هذه الأمور خارج نطاق الميزانية، الجأ للطريقة التقليدية القديمة وهي الاستعانة بزميل السكن، الزوجة والأولاد لفعل الأمور المنزلية. أشرك كلّ سكّان المنزل في المحافظة عليه. وضّح مسؤولية كل شخص عن طريق إخباره بها بشكل رسمي.

الصحة والرشاقة

إنّ تخصيص وقت لنمط الحياة الصحي يضاعف إنتاجيّة كلّ الأمور الأخرى: نصبح أفضل في العمل، نتواجد بشكلٍ أكبر لقضاء الوقت مع من نحب، ونشعر بالمزيد من الحماس لمواجهة تحدّيات الحياة. لسوء الحظّ فإنّ هذا الأمر هو أوّل ما نستغني عنه عندما تواجهنا تحدّيات الحياة اليومية.

عن طريق بذل أفضل ما لدينا كلّ يوم بدل اتّباع عقلية الكلّ أو اللاشيء يمكننا المحافظة على توازن مع الصحة والرشاقة.

نظّم صحّتك ولياقتك

(طبّق نصائح الميول الذاتية، التوازن، وضع الأولويات، والقياس)

اتّبع ميولك الذاتية في الحمية والرياضة. بدل أن تجبر نفسك على التأقلم مع آخر صيحات الحمية والتمارين، افعل ما تراه مناسبًًا بالنسبة لك. غالبًًا هناك مجموعة من الخضروات الّتي تحبّها ونوع من التمارين الرياضية تراه ممتعًًاَ. فصّل وجباتك وتمارينك بما يناسبك بحيث لا تشعرك بالتعذيب.

• بدلًًا من النادي، انضمّ أو أنشئ مجموعة تنزّه حيث يمكنك التمرّن خارجًًا مع الآخرين.
• لا تختر "طعام الحمية" المملّ وابحث عن تجميعات صحّية من الأطعمة الّتي تحبّها.
• إذا كنت تكره التمارين في الصباح الباكر، مارس القليل من التمارين عدّة مرّات خلال اليوم.

الجأ للتوازن عندما تختار طعامك الصحّي. هنا غالبًًا ما يكون الخيار "الجيّد كفاية" قابلًًا للاستمرار أكثر من الخيار "المثالي". على سبيل المثال اتّبع قاعدة 80/20 فيما يتعلّق بالطعام - تناول طعام صحّي في 80% من الوقت وتساهل في 20% من الحالات. ينطبق الأمر نفسه على التمرين الرياضي. تأكّد أنّك تأخذ أيام راحة بانتظام لتتيح لجسمك فرصة التجدّد.

ضع أولوية للصحّة والرشاقة. في الحلقة المعيبة من "الكثير من الأمور يجب فعلها"، غالبًًا ما نضحّي بعادات الصحّة المستهلكة للوقت عندما نشعر بتوتّر حول العمل والحياة، لنجد أنفسنا متوتّرين أكثر عندما لا نجد قناة لتفريغ التوتّر أو طعامًًا صحّياُ يمدّنا بالطاقة. أبقِ العادات الصحّية على رأس الأولويات كالطبخ المنزلي والمشي اليومي.

• خصّص عدّة ساعات في عطلة نهاية الأسبوع لتحضير الوجبات لبقيّة الأسبوع وتأكّد من احتواء الثلّاجة على أطعمة صحّية.
• ثبّت التمارين الرياضية على مفكّرتك وعاملها كمهمّة وموعد حقيقي مع نفسك.

ضع أهدافًًا للرشاقة قابلة للقياس. يصبح الحفاظ على الرشاقة أمرًًا أكثر متعة حين نحوّله إلى لعبة ممتعة. كي تبقى متحمّسًًا، سجّل تمارينك وراقب مقاييس رشاقتك مع الزمن.

• استخدم تطبيقات مـثل Strava لتسجيل تمارين الركض
• ارتدِ متعقّبًًا لتسجيل خطواتك
• سجّل تمارين رفع الأثقال وراقب أرقامك الشخصية

الأمور المالية

يؤمّن لك المال الحرية المالية وراحة البال. يمكن أن يُشترى به أيضًًا الكثير من الأشياء الّتي لا نحتاجها. بتنظيم أمورك المالية بعناية، يمكنك أن تهيّئ نفسك للمستقبل دون أن تحرم نفسك في الحاضر.

نظّم أمورك المالية

(طبّق نصائح التخطيط، الثبات أفضل من الكمال، القياس، الأتمتة واستخدام الخدمات الخارجية)

خطّط تدفّق الأموال. تعرّف بدقّة على طرق إدارة المال باستخدام مهارات وضع الميزانية. حدّد دخلك الصّافي وأنشئ ميزانية تحتوي على مصاريف ثابتة، مصاريف متغيّرة، الديون، والمدّخرات. أنشئ ميزانية لكلّ شهر تأخذ تلك الأمور في الحسبان.

• تأكّد من أنّك شملت كلّ الأمور في ميزانيّتك: رعاية الأطفال، الإيجار، التأمين، الطعام، الأدوات، مصروف الطوارئ، المدّخرات، التبرّعات، الاشتراكات الدورية، الملابس، الهدايا، التسجيل في النادي، الوصفات الطبية، دفع الديون المترتّبة، فواتير الهاتف وكلّ شيء تصرف مالك فيه.
• استخدم أدوات لوضع الميزانية كـ Mint أو YNAB لتحقيق انسيابية لأمورك المالية.
• راقب وقيّم بانتظام ميزانيّتك لتتأكّد أنك تسير موافقًًا لها وتعدّلها حسب المطلوب. هذه مناسبة أخرى يكون فيها "الجيد كفاية" أفضل من "المثالي" على المدى الطويل

الزم الثبات في الادّخار. إذا استثمرت مدّخراتك في شراكة أو مشروع جيّد، ستحصل على أرباحٍ جيّدة تساعدك في شراء الأمور الضخمة أو تدّخرها لتقاعدك. بادّخار قسم ثابت من راتبك كلّ شهر، حتّى لو لم يبدُ مبلغًًا كبيرًًا، فستزيد من ثروتك مع الوقت.

• جرّب دراسة جدوى مشروع باستشارة خبير اقتصادي وسترى كيف يمكن للمبالغ الصغيرة أن تتضاعف بالاستثمار الجيد على مدى السنين.
• أضف إلى مدّخراتك كلّ شهر. الطريقة الأفضل هي تحديد نسبة مئوية من راتبك (مثلًًا، 20%)، ولكن حتّى المبالغ الصغيرة ستترك أثرًًا مع الوقت.

قِس أحوالك المالية. ضع أهدافًًا مالية لكل مدّة زمنية: شهر، 12 شهر، 5 سنوات، 10 سنوات، الخ. وقس باستمرار تقدّمك نحو هذه الأهداف لتعدّل الخطّة بما يلائم.

• استخدام طريقة النتائج المفتاحيّة الموضوعيّة لوضع الأهداف المالية مثلًًا "ادّخار 5000 في السنة" أو "إنقاص الصرف على الغذاء والتسلية بنسبة 10%"

أتمت أمورك المالية. قلّل من الوقت الّذي تمضيه في دفع الفواتير أو وضع الميزانية عن طريق إدخال التكنولوجيا إلى حياتك

• رتّب تحويل مالي آلي من حسابك المصرفي إلى حساب الإدّخار والاستثمار كلّ شهر
• رتّب دفع فواتير آلي لنفقات كفاتورة الهاتف، فاتورة الإنترنت، فاتورة كبل التلفاز سيجنّبك ذلك التأخّر في دفع الفواتير وما قد يترتّب عليه من غرامات ويريحك من صخب الدفع اليدوي
• استخدم Mint لتخزين كل الديون وتعاملات بطاقة الائتمان في فئات حسب ميزانيّتك وإذا اقتربت من استخدام 100% من ميزانبتك في فئة ما قبل نهاية الشهر سيصلك تنبيه بذلك إلى هاتفك.

العلاقات الاجتماعية

إنّ العلاقات مع الأصدقاء والعائلة هي أهمّ شيء نستثمر به في الحياة. عند إجراءها لمقابلة مع أشخاص تسعينيين اكتشفت ليديا سو هذا الأمر في كلامهم: " إنّ سعادتهم وندمهم لا يتعلّقان بمهنتهم، ولكنها مرتبطة بوالديهم، أولادهم، أزواجهم وأصدقائهم." اكتشفت أن الناس تمنَّوا لو أنّهم "أحبّوا أكثر" وليس "أنجزوا أكثر". إذا عملنا بهذه النصيحة ونحن ما زلنا نملك الوقت، سنحيا حياة مُرْضية ونقلّل الندم والتحسّر لاحقًًا في حياتنا.

نظّم حياتك الاجتماعية

(طبّق نصائح التخطيط، والثبات أفضل من الكمال)

خصّص وقتًًا للتخطيط للخروج في مشاوير اجتماعية. كلّما كبرنا وزاد انشغالنا، قلّت إمكانية خروجنا في مشاوير عفويّة أو لقاء الأصدقاء لشرب القهوة في أوقات غير مخطّط لها. لذلك، خطّط بشكلٍ فاعلٍ لقضاء الوقت مع كل الناس الّذين تهتمّ لأمرهم في حياتك بدلًًا من أن تنتظر الفرص لتحدث وحدها.

• بادر في دعوة أصدقائك للخروج وتناول العشاء سويّة، واحرص على عدم جلب العمل معك إلى طاولة العشاء.
• خطّط لسهرات جميلة مع زوجتك على مفكّرتك.
• اشترك بصفحات ومدوّنات تنشر إعلانات لنشاطات غير باهظة الثمن ومناسبة للأطفال في مدينتك لتذهب إليها مع عائلتك.
• خذ جملة "ضع الأمر على مفكّرتك" على محمل الجد وادعُ أصدقائك لتسجيل الموعد على مفكّراتهم أيضًًا.
• عندما تكون مع الأصدقاء، حدّد موعدًًا للقاء القادم قبل أن تغادروا.

طبّق الالتزام والثبات في رؤية أصدقائك وعائلتك. كم مرّة بدأ لقاؤك بمن تحبّ بعبارة: "مرّ وقتٌ طويل منذ التقيتك آخر مرّة"؟ قلّل من فترات الانقطاع الّتي تمتدّ لأكثر من سنة دون أن ترى أصدقاءك وعائلتك عن طريق الالتزام بمواعيد ثابتة لذلك قدر المستطاع.

• أعد تعريف التواصل الاجتماعي في نظرك. بدلًًا من الصورة النمطية التي تشمل الجلوس لفترات طويلة على الغداء أو العشاء ، جرّب إنجاز أمور الحياة اليومية مع عائلتك أو أصدقائك لتزيد من معرفتك لهم: أداء المهام المنزلية سويةً، الذهاب برفقتهم إلى النوادي، طبخ الوجبات معهم، قضاء الليل ومشاهدة الأفلام سويّة أو مساعدتهم في أعمال في المنزل (تركيب الأثاث، دهن غرفة، الانتقال من المنزل).
• بالنسبة لعلاقاتك مع أشخاص بعيدين، استخدم المكالمات الهاتفية والاتصال المرئي لتقليل الزمن بين اللقاءات. يمكن أن تكون هذه الوسائل بدائل رقميّة جيّدة عن اللقاء وجهًًا لوجه. لكن انتبه إلى أنّ التفاعلات على مواقع التواصل الاجتماعي كالفيسبوك والإنستغرام لا تحقّق نفس درجة الاتّصال.

السفر

إنّ اكتشاف أماكن جديدة يضفي المزيد من التنوع للحياة ويعلّمك الكثير عن ثقافات جديدة. ولكن يمكن لهذه التجربة أن تكون موتّرة وغالية ما بين قبولات الجواز واللحاق بالرحلات. إنّ تنظيم استكشافك يعطيك راحة البال سواءٌ كنت رحلتك لاستكشاف أمستردام أم لزيارة الأماكن المثيرة في مدينتك.

نظّم سفرك

(طبّق نصائح التخطيط والتجريب).

أزل التوتّر من السفر بواسطة التخطيط. إنّ التوجّه للمطار مع حقيبة ظهر ومن ثمّ شراء تذكرة في أيّة رحلة مغادرة هو أمر مثالي للشخصيات الرومانسية الكوميدية. بالنسبة لباقي الناس، يفيد التخطيط الجيّد في تجنّب التفاجؤ بجواز السفر منتهي الصلاحية أو نسيان محلول العدسات اللاصقة. يساعد التخطيط أيضًًا في التوجّه إلى أماكن جديدة ومعرفة الأماكن الأفضل للزيارة بدل الذهاب عشوائيًًا وفق ما تقودك أفخاخ السياح.

• أنشئ قائمة للتأكّد من كلّ الأمور الّتي تحتاج أن تحزمها. أبقِ الحمل خفيفًًا وتجنّب المبالغة في أخذ الأشياء - غالبًًا لن تحتاج 4 طقوم للرياضة و5 كتب في سفرك. حاول التقليل قدر ما استطعت من الأحمال وخذ فقط قطعة واحدة من الأشياء التي تحتاجها بالإضافة للأغراض الشخصية (تصبح هذه المهمّة أصعب طبعًًا في حال وجود الأولاد). مرّ على كلّ الأشياء الّتي يمكن أن تحتاجها خلال اليوم وتفقّد كل الأمور المتعلّقة بالسفر بشكل خاص مثل: جواز السفر، التأمين الصحّي، وسائد للنوم، الخ وأنت تنشئ القائمة.
• رغم أنّ معظم متعة السفر تكمن في عفويّته، تأكّد من التخطيط لبعض الزيارات للأماكن المحلّية المهمّة. استخدم اليوتيوب، مدوّنات الرحلات، الانستغرام، ومراجعات غوغل لتجد أفضل الحدائق والمطاعم والأمور الجاذبة أينما ذهبت. ينبغي أن تحوي القائمة على 4-5 أماكن يجب رؤيتها وذلك حسب مدّة رحلتك.

جرّب أماكن جديدة للسفر. قد يكون تكرار السفر لنفس الوجهة أمرًًا لطيفًًا، لكن جرّب اختيار وجهات سفر جديدة لم تذهب إليها سابقًًا. بدل أن تكرّر رحلة عائليّة سنويّة إلى نفس المكان، يضيف استكشاف زوايا جديدة من الكرة الأرضية الحماس والمتعة لروتينك المعتاد.

• اسأل أضدقائك وعائلتك وزملاء العمل عن وجهة سفرهم المفضّلة في العطلة. يكون الناس غالباَ متحمّسين لمناقشة رحلاتهم ويمكن أن يزوّدك ذلك بقاعدة بيانات مبدئيّة حول ما تفعله وما تتجنّبه.
• ادّخر المال واجعل "السفر" عادة أسبوعية أو شهرية وذلك بأن تكون سائحًًا في مدينتك نفسها. قليلٌ منّا يستفيد من كلّ ما يقدّمه المكان حيث نسكن. ابحث عن المطاعم الجديدة واستكشف الأجزاء المختلفة غير المألوفة من مدينتك.

ختامًا

إنّ تحديد كيفيّة تنظيم حياتك ليست عبارة عن أن تحدّد وقت استيقاظك بدقّة أو أن تحدّد بدقّة أين ينبغي أن تحتفظ بملفّاتك المهمّة. بدل أن تعلق في هذه التفاصيل وجّه اهتمامك للمبادئ الأشمل لإدارة حياة جيّدة.

بتعلّمك لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تطبّقها على كلّ ناحية مهمّة من حياتك: المنزل، العمل، العلاقات وكلّ الأمور الأخرى. بإمكانك التوقّف عن رمي الكرات كالبهلوان وأن تتحرّك لتنفّذ المهمّة القادمة.

ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎How to Organize Your Life Writer لصاحبته Fadeke Adegbuyi

تطرح المقالات المنتشرة بشكل مستمر حلولًا جديدة للإنتاجيّة -أو نفس الحل بقالب جديد-. وبالرغم من قراءة كلّ المقالات لا نستطيع التخلص من بعض العادات السيئة. جزء من التحدّي يكمن في الوقت اللازم لبناء عادة جديدة ترفع الإنتاجيّة.

لكن يكمن جزء كبير من المشكلة بكون العديد من النصائح الموجودة غير مفيدة وحتّى مضرّة للإنتاجيّة. هنا سنعرض لك بعضًا من الخرافات المنتشرة الّتي لا تفيد وإنّما قد تجعلك تضلّ عن الطريق.

ولأنّ الهدف هو إفادتك، قام فريق عمل Doist.com بدائل لتلك الخرافات لتبقى بكامل إنتاجيّتك – وصحّتك العقليّة!

الخرافة الأولى: قلد عادات الناجحين

تثرثر العديد من المقالات حول الروتين اليوميّ للأشخاص الناجحين وعن أهمية الاقتداء بما يفعلون. على سبيل المثال: ستيف جوبز يأكل مرّتين في الأسبوع فحسب، سيغموند فرويد كان يشذّب لحيّته يوميًّا، أوبرا وينفري لا تفوّت اجتماعًا أبدًا، تيم كوك يستيقظ يوميًّا عند الساعة 3:45 صباحًا (حقًّا؟!)، والكثير غير ذلك. في الحقيقة فإنّ قيمة تقليد الناجحين مبالغ فيها وهي في الحقيقة خاطئة للعديد من الأسباب.

أولًا فعاليّة ذلك مشكوك بها إحصائيًّا (من غير المرجّح أن تؤدي نفس الأفعال إلى حدوث نفس النتائج كلّ مرّة).

يقول عالم النفس أديتيا شوكلا Aditya Shukla على مدوّنته Cognition Today: "بعض الأشخاص ينجحون مع بعض العادات الإنتاجيّة، مقابل ذلك العديد من الأشخاص غير ناجحين مع نفس العادات".

اقتباس

قد يُعاق عمل الأشخاص الناجحين عند اتّخاذهم قدوة.

أيضًا اتّخاذ نجاح بعض الأشخاص كقاعدة للعمل على أساسها ينشر فكرة أنّهم يؤدّون أقصى أداء طوال الوقت. لكن فلنأخذ بنجامين فرانكلين مثالاً، فهو معروف بخلقه متطلّبات عمل عالية ووضع أهداف لنفسه وقد يكون مبتكر فكرة قائمة المهام." لم يكن فرانكلين قادرًا على تنظيم أوراقه ومقتنياته ووجد المجهود مضنيًا لدرجةٍ كادت أن توصله إلى الاستقالة." وذلك حسب مايسون كوري Mason Currey كاتب مقالة طقوس يوميّة: كيف يعمل الفنّانون. "أيضًا عَنَت متطلّبات عمله في الطباعة عدم اتّباعه الدائم لنفس المخطّط اليوميّ الّذي وضعه لنفسه".

قد يُعاق عمل الأشخاص الناجحين عند اتّخاذهم قدوة. تقول مدرّبة الصحّة كيسي فون إدرشتاين Casey von Iderstein على موقع Thrive Global: "من السهل نسيان امتلاكهم عقباتهم وتحدياتهم الخاصّة بهم. نرى حياتهم على أنّها مثاليّة وبعيدة المنال."

البديل: اعتبر الأشخاص الناجحين كملهمين لك وليس كقدوة خذ الإلهام من الأشخاص المعجب بهم، اختبر أفكارهم في الإنتاجيّة، قلّد الأفكار الّتي تساعدك على العمل عملًا أفضل – وتخلّص من الباقي.

تقول كيسي أيضًا: "عندما نرى شخصًا استطاع خلق حياة جاذبة لنا فمن المهم رؤيتهم كبشرٍ ملهمين (وهذا يختلف عن اتّخاذهم قدوة). لأنَ رؤيتنا للأمور من هذا المنظور يعطينا فكرةً أفضل عن الصورة الكاملة."

الخرافة الثانية: استغل كل لحظة من يومك

أحد أشيع الخرافات فكرة أنّ العمل الجيّد يعتمد على استغلالك لكلّ لحظة من يومك لإنجاز أكبر قدر ممكن في أقل وقت ممكن –وهي منتشرة انتشارًا هائلًا لدرجة أنّ البعض يعتبرها تعريفًا للإنتاجيّة بحدّ ذاتها-.

اقتباس

_ يمكن للتركيز على استغلال كامل الوقت أن يقلّص من الإبداع._

في الحقيقة محاولة التحوّل لآلة إنتاج مستمرّة غير متوافقة مع الطبيعة البشريّة. تبعًا لخبير " العمل العميق" كال نيوبورت Cal Newport وباحثين آخرين يمتلك الشخص الطبيعيّ بين الثلاث والأربع ساعات من الإنتاجيّة يوميًّا.

يقول آدم غرانت Adam Grant "استمراريّة الإنتاج لا تدور حول إدارة الوقت" –وهو عالم نفس مختصّ بالمنظّمات لدى جامعة وارتون Wharton-. " لدينا عدد محدود من الساعات الّتي يمكننا استغلالها يوميًّا بشكل فعّال. التركيز على إدارة الوقت لا يجعلنا سوى أكثر إدراكًا لعدد هذه الساعات."

في الحقيقة يمكن للتركيز على استغلال كامل الوقت أن يقلّص من الإبداع كم يقول غرانت: "الإنتاجيّة والإبداعيّة يتطلّبان آليّات إدارة انتباه متعاكسة. تتغذّى الإنتاجيّة على زيادة تصفية الانتباه للابتعاد قدر الإمكان عن المشتّتات. في حين أنّ الإبداع يتغذّى على تقليل التصفية للسماح للمزيد من الأفكار بالدخول."

تبيّن أنّ الطاقة الإبداعيّة معقّد جدًّا بوجود العديد من العناصر المتناقضة المتعلّقة به وذلك تبعًا لعالم النفس Mihaly Csikszentmihalyi.

يقول كذلك أنّ المبدعين "يرتاحون عادةً وينامون كثيرًا. المهمّ تحكّمهم بطاقتهم وهي ليست متعلّقة برزنامة أو بجدول زمنيّ. يستطيعون رفع تركيزهم لأقصى حدّ عند اللزوم، وفي باقي الأوقات يقومون بإعادة شحن بطّاريّاتهم."

البديل: تعرّف وركّز على ساعات إنتاجيّتك الممكنة في اليوم. ركّز طاقتك على إنتاجيّتك في الساعات الّتي تكون فيها بقمّة تركيزك. استنتج متى تكون في قمّة إنتاجيّتك واستخدم وسائل مثل Eat The Frog أو Time Blocking لأداء أعمالك الأهمّ. خارج ساعات العمل تأكّد من أخذ وقتك الكافي للراحة والنوم.

الخرافة الثالثة: حدد أهدافًا عالية

من منظور بعض كتّاب التنمية الذاتيّة المنادين بشعارات عِش أفضل حياة ممكنة واصعد أعلى الجبال يبدو لك أنّ من يحدّد لذاته الأهداف الأبعد سينجح أكثر.

لكن إن حدّدت لنفسك أهدافًا عالية -مثل التسجيل في ماراثون لتدفع نفسك لممارسة المزيد من الرياضة، أو قرار كتابة رواية جديدة لتدفع نفسك للمزيد من الكتابة- ستجد نفسك مغمورًا بهذا الهدف بسرعة ما قد يؤدي لنتائج عكسيّة. ويمكن حتّى أن تجعلك تنفر ممّا أردت تحفيزه في ذاتك (الكتابة - الرياضة) على المدى الطويل.

هذا ما وجدته مجموعة من الدراسات في جامعة شيكاغو Chicago University ومدرسة كوريا للأعمال Korea Business School. يترافق التركيز الشديد على الأهداف مع الاستسلام المبكّر في أغلب النشاطات الممتدّة من الجري والأوريغامي وصولًا إلى تنظيف الأسنان واليوغا-.

قارن الباحثون في إحدى الدراسات مجموعتين من الطلّاب. طُلب من الأولى أن تعتبر تمرينها بهدف خسارة الوزن، ومن الثانية أن تفكّر في التمرين كتجربة. ثمّ سُئلوا كيف ينوون التمرّن. المجموعة الّتي طُلب منها اعتبار هدف التمرين خسارة الوزن قالت أنّها ستتمرّن على جهاز الجري لمدّة أطول. لكنّ العكس حصل؛ حيث أنّ المجموعة الثانية تمرّنت أطول (43 دقيقة مقابل 34 دقيقة للمجموعة الثانية).

اقتباس

من الأفضل البدء بمهام سهلة للوصول لعادات إنتاجيّة مستديمة.

تختصر 99u الدراسة بقولها: "يشتّتنا التركيز الدائم على الأهداف عن المتعة الممكنة من الأنشطة الّتي توصلنا لهذه الأهداف".

البديل: ابدأ "بأتفه" العادات وأصغرها، وحافظ عليها. من الأفضل البدء بمهام سهلة للوصول لعادات إنتاجيّة مستديمة. يقول عالم النفس نيك فينغال Nick Wingall: "يفقد العديد زخمهم بسرعة، يتثبّطون ويتخلّون عن أهدافهم باكرًا بسبب اندفاعهم و(قضمهم ما لا يمكنهم مضغه)".

ينصح فينغال "بالبدء بالتافه والصغير". ضع ما تظنّه جدولًا ملائمًا ثمّ اختصره قليلًا. على سبيل المثال إن كان هدفك كتابة روايةٍ، ابدأ بالقول أنّك ستلتزم بالكتابة ساعةً يوميًّا، ثمّ خفّض ذلك إلى 500 كلمة يوميًّا، ثمّ 500 كلمة يوميّا عدا العطل، ثمّ استقرّ على 300 كلمة في اليوم عدا العطل.

فعليًّا، كلّما صَغُرت المهام كلّما استطعت خلق روتين يمكّنك من الالتزام بها. في النهاية ستتجمّع كل هذه المهام الصغيرة لتخلق عملًا كبيرًا، مثل تلك الرواية.

الخرافة الرابعة: حسّن ما تستخدمه من تطبيقات وأنظمة

تعديل التطبيقات والأنظمة الّتي نستخدمها يشعرنا بالإنجاز. لكنّ المشكلة تكمن في أنّ "ما" يدير تلك التطبيقات والأنظمة لا يخدم فعليًّا أهدافنا المرجوّة.

من الرائع إيجاد التطبيق أو النظام المثاليّ لك لكنّ الاعتماد المفرط عليهم قد يستهلك حياتك بأكملها. خاصّةً عندما يكمن التركيز على الكميّة (تحقيق أكبر قدر ممكن من المهام على قائمتك) وليس النوعيّة (التركيز على المهام الّتي تملك الأثر الأكبر على وصولك لمبتغاك)؛ وذلك وفقًا لما يقوله دان أريلي Dan Ariely وهو عالم نفس وأستاذ الاقتصاد السلوكيّ في جامعة دوك (Duke University).

خذ على سبيل المثال مبدأ "صندوق الوارد الخالي". عندما يكون هدفك أن تنهي كلّ يوم بدون أيّ رسائل غير مقروءة في صندوق الوارد، ستمضي وقتك في ترتيب بريدك وتفقدّه باستمرار. وكلّ هذا سيؤدي إلى صندوق وارد خالي وهو ما لا يساهم بأيّة حال في تحقيق أيٍّ من أهدافك. بل قد يكون هذا مجرّد مضيعةٍ للوقت، فكما تقول دراسة نشرتها IBM: الأشخاص الّذين يفرزون بريدهم الإلكتروني في مجلّدات منفصلة لا يصبحون أسرع في الوصول للبريد الّذي يرغبونه.

اقتباس

استخدم أقلّ قدر ممكن من التطبيقات والأنظمة ولا تقلق نفسك حول اللحاق بكافّة البرامج الجديدة.

تصبح نتائج اللحاق بالتطبيقات الأحدث سلبية بعد مرحلة ما. حصر أنفسنا بهذه التطبيقات والأنظمة قد يوصل للإدمان. وهي تُلهينا عن العمل الحقيقيّ الأهمّ الّذي -في الحقيقة- سيجلب لنا سعادةً أكبر.

البديل: كن انتقائيًّا فيما تستخدمه من أنظمة وتطبيقات. حدّد أولويّاتك ثم استخدم تطبيقك أو نظامك المفضّل لتقسيم أولويّاتك وتحقيقها. استخدم أقلّ قدر ممكن من التطبيقات والأنظمة ولا تقلق نفسك حول اللحاق بكافّة البرامج الجديدة. اختر التطبيقات بناءً على مدى مساعدتها لتحقيق أهدافك وليس على شعورك بأنه يجب عليك استخدامها.

الخرافة الخامسة: استخدم المكافآت

تروّج الثقافة الأمريكيّة بشدّة لفكرة تحفيز الأشخاص بقوّة عبر الجوائز الخارجيّة كالمال والألقاب. لكن القصص دائمًا تخبرنا بأنّ البطل في النهاية لا يجد سعادته في المال والسلطة الّتي تمنّاها.

نميل عوضًا عن ذلك لاستخلاص أكثر مخازن إنتاجيّتنا استدامةً عبر "التحفيز الجوهريّ".

وفقًا لدراسة أُجريت عام 2013 على ما يقارب 3,500 طالب مدرسة ألمانيّ: فإنّ المحفَّزين لحصد درّجات عالية عملوا بشكل أكبر وحصلوا على نتائج أفضل على المدى القريب. أمّا الّذين عملوا بجهد بسبب اهتمامهم بذلك ورغبتهم بالتمكّن من هذه المواد فقد حصلوا على نتائج أفضل على المدى البعيد.

من المثير للاهتمام أنّ استخدام المكافآت الخارجيّة مثل العلاوات والحوافز يمكن أن يقلل من قيمة الحوافز الداخليّة الممكنة في المهمّة. إن قدّمت مكافأة خارجيّة لشخص مهتمّ أصلًا بالمشروع، فستستبدل هذه المكافأة أيّ حافز داخليّ كان موجودًا لديه. تُعرف هذه الظاهرة باسم " نظريّة الحشد التحفيزيّ". وحتّى لو زال الحافز الخارجيّ سيجد الشخص صعوبةً في استرجاع حافزهم الأصليّ الّذي بدأوا معه.

البديل: احصد الحوافز الداخليّة. ركّز على حصد حوافزك الداخليّة. أولًّا خذ وقتك لتعدّد أهمّ القيم لديك. هذا سيساعدك على ترتيب أولويّاتك وفهم المهارات الّتي تحتاجها أكثر في عملك.

بعد ذلك ركّز على المسار بدًا من النتيجة. إن كنت تكتب روايةً على سبيل المثال، يمكنك تقسيم وقتك إلى كتل أو صنع قائمة مهام تتضمّن بنودًا توفّر لك الوقت. سيدعك هذا تهدف للكتابة الحقيقيّة ضمن إطار زمنيٍّ معيّن بدلًا من كون هدفك مهتمًّا بالنتيجة فحسب كإنهائك روايةً أو حتّى فصلًا.

كما يقول الكاتب والفنّان Austin Kleon ركّز على الفعل وليس على الاسم:

اقتباس

"الكثير من الناس تريد الاسم بدون الفعل. يريدون المنصب دون العمل.. القيام بالفعل سيأخذك لمكانٍ أبعد وأكثر إثارةً بكثير من انتظارك للاسم."

الخرافة السادسة: قوة الإرادة محدودة

موضوع قوّة الإرادة هو من أكثر المواضيع المثيرة للجدل في علم النفس. عرّفت نظريّة "نضوب الأنا" --للعديد من السنوات- الحكمة التقليديّة بقولها أنّ ممارسة قوّة الإرادة ومقاومة الإغراءات (أخذ قيلولة، تصفّح الإنترنت، أخذ استراحة طعام، إلخ) هي مهمّة متطلّبة وتقلّل من الأداء.

لكن هذه النظريّة يتمّ الشكّ في صحّتها حديثًا بسبب عدم القدرة على إثبات صحّة نتائجها. يقترح الباحثون الحاليّون إمكانيّة تنوّع قوّة الإرادة وكونها مبنيّة على السياق والثقافة. على سبيل المثال وجدت إحدى الدراسات خلال مقارنتها 400 شخص من الهند مع 450 من الولايات المتّحدة أنّ الأمريكيّين واجهوا صعوبةً أكبر في التحكّم بالذات من نظرائهم الهنود.

إحدى الباحثات فيرونيكا جوب Veronica Job تقول: "المجهود اليوميّ للتحكّم بالذات هو جزء من الفلسفة التقليديّة في السياق الشرق آسيويّ". كما تشرح أن "نضوب الأنا يعتمد على آثار الثقافة والسياق".

وجد بحث متعلّق أجرته فيرونيكا برفقة كارول دويك Carol Dweck وجورج والتون George Walton أنّ المشاركين المؤمنين بأنّ قوّة الإرادة غير محدودة أظهروا علامات أقل "لنضوب الأنا" بالمقارنة مع المشاركين الّذين يرون بأنّها محدودة. حتّى مؤسس نظريّة "نضوب الأنا" روي باومايستر نشر ورقةً بحثيّةً يقول فيها أنّ "الحافز والمعتقدات الشخصيّة والموارد المحدودة" عوامل متغيّرة تؤثر على قوّة الإرادة.

كما يقول الباحثان مايكل إنزليخت Michael Inzlicht وبراندون شمايكل Brandon J. Schmeichel -اللّذان حاولا تأكيد نظرية باومايستر ولم يتمكّنا من ذلك- "(نضوب الأنا) ليست نتيجة غامضة بفقدان موارد التحكّم بالذات بل هي نتيجة تغيّرات في الدوافع والانتباه والمشاعر".

البديل: ابنِ قوّة الإرادة لديك مع مرور الوقت عبر التعزيز الإيجابيّ وتطوير العادات. يساعد تطوير العادات أو الطقوس الصغيرة على بناء قوّة الإرادة مع مرور الوقت. عندما يصبح أمر ما عادةً فلا يعود يتطلّب أيّ قوّة إرادة.

قد يساعدك أيضًا التعزيز الإيجابي حسب دراسة أُجريت عام 2009. حاول قول أو كتابة تعزيز إيجابيّ لنفسك، أو انتبه لأفكارك السلبيّة وحاول عكسها. قد يبدو الأمر مبتذلًا بعض الشيء لكنّه مفيد حقًّا.

على الرغم من مطاوعة قوّة الإرادة لنا فيجب ألّا نفرط في العمل على حساب الراحة. أخذ فترات استراحة وتوفير وقت للعب سيعلّمك أن تحبّ عاداتك لتتمكّن من الالتزام بها.

الخرافة السابعة: تخيل وصولك لهدفك

مخيّلتك هي كلّ ما يفصلك عن هدفك، أليس كذلك؟ إن استطعت تخيّل نفسك محقّقًا هدفك (رابحًا للماراثون، منجزًا لروايتك، موقّعًا للعقد الّذي تحلم به) فسوف تحقّقه فعلًا. تبدو أساليب التخيّل مثل الكتاب الشهير "السرّ" أنّها يجب أن تعمل. لكنّها نادرًا ما تفعل.

اقتباس

التخيّل لا يلهمنا للقفز عاليًا بل يجعلنا أكثر قناعةً.

وفقًا للورقة البحثيّة ذات العنوان "التخيّلات الإيجابيّة عن المستقبل المثاليّ تمتصّ طاقاتنا"، فإنّ التخيّل لا يلهمنا للقفز عاليًا بل يجعلنا أكثر قناعةً.

يقول المؤلفون أيضًا: "أحد أسباب كون التخيّلات الإيجابيّة تفضي لإنجازات أقلّ هو أنّها لا تولّد الطاقة اللازمة للحاق بالمستقبل المرغوب".

كما يصبح الأشخاص هشّين أكثر للعقبات؛ لأنّه في تخيّلاتنا كلّ شيء يسير على ما يرام.

البديل: استخدم خيالك بشكلٍ واقعيّ. مؤلفو الورقة الأخيرة نصحوا بتجربة "التخيّل النقديّ". هنا تتخيّل "عقبات حقيقيّة وعواملة واقعيّة" وذلك حسب الخلاصة الّتي نشرها دافيد ديسالفو David DiSalvo في مجلّة Forbes. على سبيل المثال يمكنك تخيّل ما سيحدث إن لم تحصل على الوظيفة الّتي تحلم بها أو تأجلت مخطّطات سفرك. يساعدك فعل هذا على تخفيف الارتباط مع نتيجة محدّدة لعملك وجعل الرحلة أكثر واقعيّة وقابليّة للتطبيق.

الخرافة الثامنة: ابقَ مشغولًا

نشتكي جميعًا من انشغالنا ولكنَنا نستمرّ في تحميل أنفسنا أكثر من اللازم. بعض هذا يرجع لثقافة العمل الحديثة.

تتعلّق أيضًا باعتقادنا بأنّنا سننتج أكثر إن ربطنا أنفسنا بعمل أكثر. خذ مثالًا الكاتب وطالب الماجستير في الاتّصالات Lauren McGoodwin الّذي يسكن في لوس أنجيلوس ويقول في حسابه:

اقتباس

في المرّات النادرة الّتي سمحت لنفسها بالتفكير في ذلك. أقرّت أنّها تستهلك نفسها بملء جدول مواعيدها وقائمة مهامها بالكامل وتنفيذ كلّ ما كتبته. قد تكون القائمة الطويلة مصدرًا للقلق وقد تقودها للإرهاق. لكن ما البديل: قائمة بها القليل أو لا شيء أبدًا؟ هذا لا يبدو صحيحًا.

تُظهر دراسة من جامعة كولومبيا Columbia University بعض الأدلّة على أن الأشخاص الأكثر انشغالًا ينتجون أكثر بسبب "اعتقادهم بأنّهم يستغلون وقتهم بشكل أمثل". على الرغم من ذلك يؤدّي الانشغال عادةً إلى اختلاط الأولويّات.

هنا بعض الفوارق الرئيسيّة بين الانشغال والإنتاج وفق مجلّة طلّاب علم النفس الأوروبيّة Journal of European Psychology Students:

• أهداف "غير محدّدة بشكل جيّد" مقابل أهداف "واضحة".
• "امتلاك أولويّات متعدّدة والقيام بعدّة مهمّات في آنٍ واحد" مقابل "امتلاك أولويّات واضحة والتركيز على مهمّة واحدة".
• "الموافق على كل شيء (الموافقة القهريّة)" مقابل "الرفض بعض الأحيان (الموافقة المستنيرة)".
• "الاستجابة الفوريّة للمهمّة الجديدة" مقابل "الجدولة الزمنيّة الملائمة".

البديل: جرّب هذه الآليّات لتتجنّب فخ الانشغال.

• ركّز على إنجاز ثلاث مهام ضروريّة كلّ يوم (كما يقترح دان سوليفان Dan Sullivan).
• كرّس ساعة بعيدًا عن الأدوات الإلكترونيّة (كما يقترح أستاذ الإدارة في Harvard Business School توماس ديلونغ Thomas J. DeLong .
• تعرّف على "انحيازك للعمل" وإدراك عدم حاجتك للعمل طوال الوقت (كما يقول عالم نفس الأعمال توني كراب Tony Crabbe.
• قُل لا لما لا يساهم في تحقيق أهدافك.
• امتلك طقسًا صباحيًّا يمكّنك من تأمّل كيف ستنظّم يومك لتساهم في تحقيق ما تسعى إليه.

الخرافة التاسعة: النظام الثابت سيبقيك منتجًا

نتصوّر دائمًا الأشخاص الناجحين على أنّهم يستيقظون باكرًا ويشربون خليط البروتين ويكتسحون قائمة مهامّهم قبل أن يستيقظ الآخرون حتّى. ولربّما هناك حقًّا بعض الأشخاص كذلك. لكن هنالك سبب لم أغلبنا يعاني مع الأنظمة القاسية كهذه.

يقول وينغال في مدوّنته: "خلال عمليّ في علم النفس واجهت باستمرار بعض الآثار الجانبيّة الّتي تقلّل من الإنتاجيّة الناجمة عن عقليّات الإنتاج الحازمة. أحد أشيعها كان انتقاد الذات".

يضيف وينغال: "رغم التحفيز السطحيّ الّذي قد يراه الناس في انتقاد الذات على المدى القصير؛ إلّا أنّه يميل لإخفاء آثار معيقة للإنتاجيّة على المدى الطويل بفضل القلق والاكتئاب الّذي يؤدّي إليهما".

نقد الذات الّذي يسبّب القلق والاكتئاب يميل لأن يشعرنا بأنّنا أصغر. الإنتاجيّة تنبع من إحساسنا بالخفّة والانفتاح وليس الانغلاق.

اقتباس

عوضًا عن أن تقسو على ذاتك عندما لا تلاقي توقّعاتك. كُن داعمًا لنفسك دعمًا أكبر وافهم التحدّيات الّتي تواجهك.

البديل: جرّب الكلام الإيجابيّ مع نفسك

يقترح وينغال تغيير الطريقة الّتي تتحدث بها مع نفسك عندما تحاول تحفيز نفسك لفعل شيء. عوضًا عن أن تقسو على ذاتك عندما لا تلاقي توقّعاتك ("أنا غير منضبط في الأمور الماليّة"). كُن داعمًا لنفسك دعمًا أكبر وافهم التحدّيات الّتي تواجهك ("سأسجل دائمًا كل مصاريفيّ على الرغم من أنّه أمر غير محبّب لي وأنا أكثر انضباطًا في نواحٍ أخرى من حياتي").

المشكلة مع خرافات الإنتاجيّة أنّها تجعلك تشعر بالفشل إن لم تكن ملتزمًا بها. فهي تروّج الإنتاجيّة لغرض الإنتاجيّة فحسب عوضًا عن جعلك تهدف لتحقيق شيء تهتمّ به فعلًا. هذا سبب تركيز العديد من "البدائل" المطروحة على استمتاعك في عملك أكثر وتحدّي ذاتك أثناء تحقيقك لتوقّعاتك. فلا تشعر بأنّك فشلت عندها وتابع خطواتك.

أيّ من هذه الخرافات جرّبت؟ وما الّذي رأيته أكثر نفعًا؟ شاركنا تجربتك في التعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال The Top 9 Productivity Myths That Just Aren’t True لصاحبته Elaine Meyer.

التشديد على أهمية العمل بذكاء أكثر بدلًا من العمل بجهد أكبر من أحد الأشياء التي تحبها بيلي -كاتبة المقال- في ثقافة العمل في Buffer، فيهدف فريقهم إلى جعل الأوقات التي يقضونها في العمل منتجة قدر الإمكان مع الحصول في نفس الوقت على القدر الكافي من النوم والتمارين والترفيه عن أنفسهم. يمكن للعمل بكد أن يكون عادة سهلة التبنّي تدريجيًا، إلا أنه يصعب أحيانًا الاستراحة في نهاية اليوم أو قضاء بعض الوقت خارجًا بذهنٍ صافٍ. ازداد هذا صعوبةً مؤخّرًا مع بيلي، في مشروعها الابتدائيّ الخاص، فحينما لا تعمل في Buffer، تكون وقتها تعمل في Exist، فمن السهل إذًا الوقوع في شباك الروتين والنمطية، بدلًا من العمل بذكاء والتكيّف مع أوقات العمل لتجد الوقت لراحة الذهن.

إذا كان هذا يحصل معك أيضًا، إليك خمسَ نصائح لتجرّبها لتساعدك على العمل بذكاء، لا بكد.

نظم أوقات الراحة حسب مدة النشاط الطبيعية لديك

يروي ستيفن كوفي في أحد كتب بيلي المفضّلة، قصةً عن حطّابٍ ينفَلُّ منشاره مع مرور الوقت إلّا أنه يستمر في قطع الأشجار به، بينما بامكانه أن يوفر على نفسه وقتًا وجهدًا على المدى البعيد بالتوقف عن النشر لصقل المنشار والعودة لقطع الأشجار بنصلٍ حاد.

قد تكون مقارنةَ بسيطة ومن السهل تذكّرها، إلا أن تنفيذها عمليًا أصعب، وإليك ما يقوله ستيفن كوفي عن صقل منشار الحياة:

اقتباس

"ما يعنيه صقلُ منشارِك هو دعمك لأقوى حليفِ لك وصيانَتُك له، وهذا هو أنت. مما يعني التمتّع ببرنامج عملٍ متوازنٍ لتجديد الذات في قطاعات الحياةِ الأربع: الماديّة، والإجتماعيّة، والنفسية، والعقلية، والروحية."

فصقل المنشار وسيلة رائعة للاندماج في كافة أوجه الحياة، إلّا أنّها مفيدة في اعتقادها خصوصًا فيما يتعلق بتجنّب الإصابة بالإنهاك في العمل. متوسّط مدّة التركيز لعقولنا هو تسعون دقيقة وتحتاج بعدها إلى عشرين دقيقة من الراحة، ويمكن التوضيح في هذا المخطّط المبنيّ على رَتمنا اليومي الطبيعي:

يمكن لمجرّد الابتعاد عن العمل والحصول على الراحة أن يكونا بدايةًَ جيدة، يمكن للحصول على استراحات خلال اليوم أن يساعدك على انعاش عقلك وتجديد مدّة نشاطك وانتباهك. العمل بدفعات صغيرة طريقة جيّدة أخرى للحصول على الراحة، خصوصًا عندما تكون مشغولًا. تقنيّة بومودورو "Pomodoro Technique" وسيلة مثاليّة لذلك، فقط احصل على مؤقِّت لمدّة 25 دقيقة، وعندما تنتهي المدّة، خُذ راحة قصيرة. مطِّط رجليك، اجلب لنفسك مشروبًا، تفقّد بريدك الالكتروني، أو فقط اجلس واسترخِ. وإذا كنت مرتبطًا بالوقت بشدّة، يمكنك أن تنفّذ مهمة مختلفة للتسرية عن نفسك. إذا كنت قد جربت تمرين الدّقائق السّبع، فسوف ستفهم كيف يعمل ذلك، فبينما تمرّن ذراعيك، تُريح رجليك، والعكس. انظر أيضًا مقال سبعة عشر من تمارين التمدد المكتبية التي قد تنقذ حياتك.

يمكنك توظيف نشاطات بسيطة سهلة لإراحة عقلك عندما تكون مضغوطًا بكثير من العمل، كالردّ على رسائل بريدك الإلكتروني، أو القيام باتصال هاتفي.

القيلولة أحد أكثر الطرق فعالية لتعزيز عمل دماغك

تُظهر الأبحاث أن القيلولة تطوّر النشاط الإدراكيّ والتفكير الابداعي وأداء الذاكرة. وتفيد القيلولة بشكل خاص في عملية التعلم، حيث تساعد على تحسين استيعاب المعلومات واستحضارها، ما يؤدّي إلى عمليّة تعليميّة مُحسّنة، وحفظ الذاكرة:

اقتباس

"تشير الأبحاث إلى أنّه عندما يتمّ تسجيل ذكرى ما في الدماغ لأوّل مرّة –في الحُصَين تحديدًا، وهو جزءٌ من الدماغ- فإنّها تكون "هشّة" بَعد، ويسهل نسيانها، خصوصًا إذا كان على الدماغ حفظ أشياء أخرى، إلا أن القيلولة تدفع بالمعلومة إلى قشرة الدماغ على ما يبدو، أي المكان الدائم لحفظ المعلومات في الدماغ، ما يمنعها من أن تُنسى."

ففي احدى الدراسات، أدّى مجموعة من المشاركين في الاختبار الذي حصلوا على قيلولة قبله، أفضل من الآخرين الذين لم يحصلوا على قسط من النوم.

ليست القيلولة مفيدة فقط في ترسيخ المعلومات وتذكّر المعلومات الجديدة (والذي سيكون أمرًا مفيدًا إذا تضمّن عملك القيام بعديدٍ من الأبحاث خلال اليوم!)، بل إنها مفيدة أيضًا في تجنّب تعرّضنا للإنهاك:

اقتباس

"شعورك بالإنهاك هو إشارة لك تقول أنك لا تستطيع أن تستقبل المزيد من المعلومات في هذا الجزء من الدماغ إلى أن تحصل على قسط من النوم."

إذًا، متى يُفتَرضُ أخذ قيلولة؟ إذا أعرت انتباهًا إلى رَتْم جسمك اليوميّ الطبيعي، ستلاحظ غالبًا هبوطًا في نشاطك في ساعات الظهيرة، هذا لأن أجسامنا مصممة بحيث تنام مرّتين يوميًا، إحداهما لفترةٍ طويلةٍ خلال الليل، وأخرى أقصر خلال النهار، وفقًا للبروفيسور Jim Horne من جامعة Loughborough، وهذا ما يجعلنا نشعر بالنعاس والكسل في فترة الظهيرة، وحتى إذا لم تأخذ قيلولة، فإن ذلك وقتٌ جيدٌ للإذعان لرغبة جسمك، والاسترخاء.

اقض وقتًا مع الطبيعة

يقترح دانييل غولمان، مؤلّف كتاب التركيز: القوة الخفية وراء التميّز، قضاءَ وقتٍ في الطّبيعة لتجديدِ مدى النشاط لدينا وإرخاءِ عقولنا. ويذكر تجربة واحدة في كتابه تم فيها رصد الفرق بين الناس الذين كانوا يحاولون الاسترخاء بالمشي في مدينة وآخرين فعلوا الشيء ذاته في متنزّه هادئ، وتوصّلت الدراسة إلى أن مستوى التركيزِ المطلوب للسير في مدينةٍ عالٍ بحيثُ لا يدع فرصةً للدماغ للاسترخاء:

اقتباس

"على العكس من البيئة الطبيعيّة، فإن البيئة المدنية مليئة بمحفّزات الذّهن التي تسلب الانتباه وتثيره، بالإضافة إلى الحاجة إلى التركيز المباشر (لتجنّب الاصطدام بسيارة مثلًا)، ما يجعلها أقل مناسبةً لعمليّة الإنعاش وتجديد النشاط."

في المقابل، يسمحُ قضاء الوقت في الطبيعة لأدمغتِنا بالاسترخاء تمامًا، مما يساعدنا على التركيز لمدة أطول عندما نعود إلى العمل. أضف إلى ذلك، أن بحوثًا أخرى وجدت أن الحافز للتعلّم لدى الطلاب يكون أكبر عندما يجلسون في الطبيعة بدلًا من غرفة الفصل، تعتقد Belle أنها كانت لتشعر بالشيء ذاته إذا ما سُمح لها بالدراسة في الطبيعة في الثانويّة.

تحرك في الأرجاء وفقًا لجدول

قرأت بيلي مؤخرًا منشورًا على مدوّنة لـJoel Runyon عن أسلوب أسماه "Workstation Popcorn" أي "أسلوب تقسيم العمل إلى محطات موزعة جغرافيًا والتنقل بينها" وهو بالضّبط ما كان يعمل وفقه كولن، أحد مطوّري Buffer، منذ مدة. الفكرة هي أنك تجلس في مقاهٍ أو أماكن عمل مختلفة (أو أي مكانٍ آخر، كما في حالة كولن)، لإنجاز كميّات كبيرة من العمل خلال اليوم.

يبدأ أسلوب تقسيم المحطّات الجغرافيّة بـقائمة أعمال واضحة ومخطّطة، ويجب أن تخطّط علامَ سوف تعمل في كلّ مكان قبل أن تجلس فيه، لتستطيع البدء في العمل فورًا عند جلوسك.

يُقَسّم جويل قائمة أعماله إلى أقسام، قسم لكل مقهىً يخطّط لزيارته، وقسّم كل قسم إلى ثلاث مهامٍ واضحة. وفَوْر أن يفرُغ من مجموعة المهام التي حدّدها، يمضي إلى المقهى التّالي في قائمته.

يمكنك بالطبع تقسيم قائمتك بأفضل شكل يناسبك، لكن الجزء المهم هو وضع نقطة نهاية واضحة، تعتمد على مدى انجازك المهام بدلًا من الوقت، قبل انتقالك إلى مكان جديد. وعندما تنتقل من مكانك، فإن المشي أو ركوب الدرّاجة وسيلة جيّدة لذلك، وفقاً لما يقوله جويل:

اقتباس

"استغلّ هذا الوقت في التأمل، والاستراحة من شاشة الحاسوب، وإضفاء بعض الحركة إلى يومك، احتفظ بهاتفك في جيبك وتحرك، استرح من العمل لمدة 30 دقيقة على الأقل."

يجد كولن وقت راحته مفيدًا للتفكير في ما سيعمل عليه وما هي خطوته التالية، ويشير جويل إلى أنه أصبح أكثر إنتاجيّةً ونشاطًا خلال اليوم ويعمل الآن ساعات أقل منذ بدأ اتّباع هذه الطريقة.

عندما جرّبت بيلي هذا في الماضي، وجدَت أن وضع علاماتٍ بارزة لنفسك مسبقًا لتحديدِ النقاط المهمة أمر مفيد جدًا دومًا، إذا كنت مثلها وتعمل في العادة على مشروعين كبيرين في يوم واحد، قد تجد هذا مفيدًا لك أيضًا.

إذا كانت بيلي تعمل على منشور مدوّنة، فإنها تقسّمه إلى أجزاء صغيرة: كالعصف الذهني، وإجراء البحوث، ثم تكتب كل قسم، وتُضيف مقدمة وخاتمة. تساعدها هذه الأجزاء الصغيرة في اختيار نقطة توقف لكل موقع عمل قبل أن تغادره.

وحتى إذا كنت ستبقى في المكان ذاته، تقسيم عملك إلى أجزاء صغيرة ووضع علامات بارزة كنقاط توقف طريقتان جيّدتان للافساح لكثير من أوقات الراحة في يومك.

تفقد بريدك الإلكتروني فور استيقاظك صباحًا

لا بد أن هذه غيرُ متوقّعة، خصوصًا إذا كنت قارئًا لما هو شائع على الانترنت حول الانتاجيّة خلال السنوات الأخيرة. الجميع يقول لك ألا تفعل ذلك فعلًا، إلا أن بيلي تفعله يوميًا وتجده مفيدًا جدًا، وإليك كيف يساعدها هذا في الإنتاج أكثر خلال اليوم.

إذا كنت تعمل في فريق معزول مثل Buffer، أو في فريق دولي، ستعرف كيف هو شعور أن يعمل نصف فريقك أو أكثر بينما أنت نائم، لتستيقظ لتجد أنّك متأخر عنهم، خصوصًا إذا كنتم تعملون معًا وبحاجة إلى التعاون الوثيق معًا في العمل، فمن المهم أن تتفقّد بريدك الإلكتروني قبل بدء اليوم والتأكد من أنك متفق مع الجميع في ما سوف تعملون عليه اليوم.

مذ بدأت بيلي العمل في Buffer، وهي تستيقظ على أصوات اشعارات بريدها التي تقول أن لديها أخطاءً مطبعية تحتاج التّعديل، أو أن عليها نشر منشور جديد في المدوّنة، وحتى أن Buffer قد اختُرِق. تَوَلِّي أمر كلّ هذه الرسائل في الصباح يساعد في تحديد ما إذا كنت ستعمل اليوم على ما طرأ من جديد**، وأن تتوافق مهامك مع مهام الجميع، أو أن تمضي بإنجاز مهامك الخاصة التي عليك مسبقًا.

تفقّد البريد الإلكتروني مفيدٌ لبيلي حتى في مشروعها الابتدائي الخاص، والذي يديره شخصان فقط، شريكها في تأسيس المشروع يميل إلى العمل في الليل بينما تكون هي نائمة، لذا تستيقظ أحيانًا لتجد إيميلات حول التغيرات التي طرأت خلال الليلة، وتعليقات على المُنتَج من زبائن من مناطق زمنية مختلفة.

يمكن بالطبع الانتظار حتى الوصول إلى المكتب لتفقّد البريد الإلكتروني، أو حتى فعل ذلك أثناء تناول القهوة في الصباح قبل بدء اليوم، لكن بيلي لا تفعل هذا. بل تتفقّد بريدها الإلكتروني عادةً قبل أن تنهض من السرير حتى، أعلم أنها صدمة مرعبة! لكنها تبرر ذلك قائلةً أنها لا تملك إشعارات للبريدِ إلكتروني على الهاتف ولا على الحاسوب، هذا يعني أن تفقّد بريدها الإلكتروني يدوي ويعود اختيار الوقت لذلك لها، وهي لا تحب العمل بينما تطبيق بريدها الإلكتروني مفتوح، إذ أنّها تميل إلى تفقده كثيرًا.

لذا، عندما تجلس في مكتبها صباحًا لمباشرة عملها، لا تكون قد تفقّدت بريدها الإلكتروني وردّت على كل ما هو طارئ فقط، بل تكون أيضًا قد جلست أمام حاسوب بلا بريد وارد مفتوح ليشتت انتباهها عمّا تعمل عليه، وتسترخي مدركةً أنّها لم تفوّت أي شيء مهم وتبدأ يومها تاركةً بريدها الوارد لتتفقدّه لاحقًا، وبالرغم من أن هذا لن ينجح مع الجميع، إلا أنّه يستحق المحاولة إذا كُنتَ في وضعٍ مُشابه.

ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎5 Unusual Ways to Start Working Smarter, Not Harder, Backed by Science لصاحبته Belle Beth Cooper

هل أنت بحاجة إلى مساعدة في دفع إنتاجيتك قُدُمًا؟ هل حاولت أن تضع نفسك في "المنطقة الفكرية"؟ يسمّي العلم هذه الظاهرة باسم "التدفّق". هل اختبرت هذه الظاهرة من قبل؟ هل مرّت عليك أوقات وضعت نفسك في المنطقة الفكريّة لدرجة أنّك لم تشعر بمرور الوقت؟

إنّها تجربة سُرياليّة (Surreal) إن جاز التعبير، يمكنك تقريبًا ملاحظة إنتاجك الوفير فيها.

كل ما تقوم به ينساب انسيابًا جميلًا، وتعلم في داخلك أنّك تنتج إنتاجًا عظيمًا. هذا الشعور الساحر هو ما يسمّيه علماء النفس "التدفّق".

هنالك آلاف المدونات على الإنترنت الّتي تتحدّث عن رفع إنتاجيّة العمل. لكن إن أردت السرّ الحقيقيّ وراء الإنتاجيّة فعليك أن تفهم معنى "التدفّق". سأحاول أن أبسط الفكرة لك لعلّك تستطيع اختبارها مرّات أكثر.

قانون ييركس-دودسون (The Yerkes-Dodson Law)

قام عالما النفس "روبرت يركس" (Robert M. Yerkes) و"جون ديلينغهام دودسن" (John Dillingham Dodson) في عام 1908 بتطوير قانونٍ سُمِّيَ قانون يركس دوسون Yerkes-Dodson Law، ويهدف القانون لصياغة علاقة بين الأداء الوظيفي ومستوى الاستثارة لدى الأفراد. ينصّ القانون على أن الأداء يتحسن بازدياد مستوى الاستثارة (المباشرة أو الفكرية) ولكن هذا التحسن يتوقف عند حدٍّ معيّن. يقول القانون أنّه عندما تزداد مستويات الاستثارة زيادةً كبيرةً فسوف يكون تأثيرها عكسيّاً وتؤدي إلى هبوط الأداء. من الممكن التعبير عن هذه العلاقة عبر رسمٍ بيانيٍّ منحنٍ على شكل حرف U مقلوب، حيث يصعد الرسم البياني معبّرًا عن ارتفاع الأداء ومن ثمّ يبدأ بالتناقص بعد الوصول لمستويات الإثارة المرتفعة.

هذه -بشكلٍ أساسيٍّ- ماهيّة التدفّق. إنّها ذلك التوازن الجميل في المهمّات بين كونها ليست متحدّيةً بشكلٍ زائد وليست مملّةً بشكلٍ زائد.

تحقق هذا التوازن المثاليّ صعبٌ وشائك بطبيعة الحال. كما أن الطريقة الوحيدة لتحقيق ذلك حقيقةً هي أن تحبّ ما تعمل.

لن تتمكّن أبدًا من الوصول لنقطة "الاستثارة الذهنيّة" إن لم تحبّ عملك. لذلك إيجادك لعملٍ شغوفٍ به مهمٌّ للغاية. لربما يفيد هذا الفيديو من مشروع TED المسمّى "التدفّق، سرّ السعادة" للمتحدّث (Mihaly Csikzentmihalyi):

نصائح للوصول والحفاظ على "التدفّق".

يتحدث Mihaly في الفيديو السابق عن تطبيق التدفّق على مناحٍ أخرى في الحياة خارج نطاق العمل. يقول أنّ سرّ الحياة السعيدة هو بإدخال مفهوم التدفّق إلى حياتنا اليوميّة. لهذا يكون مهمًّا تعلّم هذا المفهوم وكيفيّة تطبيقه والحفاظ عليه. نورد لك بعض النصائح لتبدأ منها:

1. جِد البيئة المناسبة: عليك أن تجِد ما يناسبك بأفضل شكل. جِد المكان الّذي يجعلك تنجز عملًا حقيقيًّا. قد يكون هذا المكان مقهى أو مساحة عمل مشتركة أو حتى غرفة نومك، كلّ شخصٍ يعرف الأنسب له.
2. جِد الوقت المناسب: لدى كلّ شخص وقت مناسب له يكون فيه أكثر إنتاجيّةً. جِد هذا الوقت واستغلّه قدر الإمكان.
3. تخلّص من كل المُشتّتات الممكنة: أغلِق هاتفك وتلفازك وأي برامج غير متعلّقة بالعمل الّذي تؤدّيه على حاسوبك. لا تقطع عملك لأجل الغداء، كُل لاحقًا. فعند وصولك لمرحلة التدفّق لا يجب عليك قطعها أبدًا.

تستطيع أيضًا الاستفادة من النصائح في هذه المقالة باللغة الإنجليزيّة.

تقبّل إمكانيّة الفشل هو أصعب ما في هذه الحالة. إن تعلّمت ذلك فأنت على الطريق الصحيح لتطوير ذاتك. عندما تستعدّ لتقبّل الفشل، تستعدّ للتعلّم. في مخطّط التدفّق هناك جهتان أساسيّتان (الملل والقلق) عليك الحفاظ على نفسك بينهما.

يحدث الملل عندما تكون المهمّة سهلةً جدًّا. ولن تتعلّم أبدًا شيئًا جديدًا إن كنت تسلك دائمًا الطريق الأسهل.

تحدّيك لذاتك هو الطريقة الوحيدة لتتطوّر، هذا هو الطرف الآخر من المخطّط. يحدث القلق عندما تكون لا تملك معلومات كافية عن المهمة الّتي تقوم بها فتتعلّم عنها خلال عملك بها. هذا يسبب ما يقال عنه "الفشل المبكّر يؤدي للفشل المتكرّر".

عليك أن تستعد لأن تخطئ وتتعلّم من أخطائك إن كنت ترغب بالنموّ بسرعةٍ حقًّا وأن تكون الأفضل في مجالك. أفضل نصيحة يمكن تقديمها في هذا المجال هي أن تجد مرشدًا ينصحك بفعاليّة ووضوح. ليس فقط ما أخطأت به بل أيضًا ما يعرفونه.

ارفع مستواك في اللعبة

فلنشرح بالبدء ما المقصود باللعبة هنا، في حال كنت لا تعرف المغزى من ذكر ذلك. المقصد هو إضافة آليات الألعاب (كالنقاط والإنجازات) للأشياء الأخرى عدا عن الألعاب لجعلها مرحةً أكثر.

الحياة لعبة ولكي تطوّر نفسك فيها يجب أن "تصعد في مراحلها". إن رغبت بأن تحقَّق "التدفّق" أثناء العمل فعليك أن تستمرّ في تحدّي ذاتك والتحسّن فيما تفعله. يجب عليك أيضًا أن تعمل بجدّيّة. سوف أطرح لك مثالًا علّه يساعدك.

بدأت في بداية هذا العام تعلّم برمجة الويب كتحدٍّ شخصيٍّ. وضعت لنفسي هدفًا واقعيًّا طويل المدى وقابلًا للتحقيق وتدرّبت لساعات عديدة. وحسن حظّي امتلك الموقع الّذي استخدمته مسارًا واضحًا لما أرغب بتحقيقه.

استطعت أن أرى طريقي لنهايته فاستطعت أن أخبر نفسي بقدر الدراسة الّتي يجب عليّ أن أنجزه في كل يوم وأسبوع وشهر حتّى أصل لهدفي. تأكدت من انعدام المشتّتات خلال جلسات التعلّم الّتي قمت بها. أغلقت هاتفي وبابي وكل البرامج الأخرى على حاسوبي وطلبت من جميع من في المنزل أن يعطوني بعض الهدوء.

هذا المقصود بأن تأخذ الموضوع بجديّة. سجّلت أيضًا كلّ ما قمت به. هذا مهمٌّ عند متابعتك لتقدمك وفهم مدى تطوّرك. قد يكون المثال فريدًا بسبب كونه يساعد بسهولة على تسجيل ومتابعة التقدّم الحاصل.

ساعد موظفيك على تحقيق "التدفّق"

يمكنك أن تفعل الكثير لمساعدة موظفّيك في هذا المجال. إنّها مسؤوليّة كلّ مديرٍ أن يتأكّد من أنّ الجميع يقوم بكل ما يمكنه القيام به وأن يساعد موظّفيه على العمل بأفضل شكل.

الشيء الأول للقيام به -بطبيعة الحال- هو البحث عن إشارات تدلّ على عدم الالتزام. مثل الملل والتجوال وفقدان التركيز. لكنّك تستطيع أيضًا *قياس أدائهم بواسطة مشعرات قياس أداء خاصّة (KPI).

إن لاحظت هبوط أحد مؤشرات (KPI) فهذا يدلّ على وجود خطإٍ ما وأن الشخص المسؤول عن هذا المؤشر فقد تركيزه بطريقة ما. لربّما أصحبت المهمّة مملّة جدًّا بالنسبة للموظّفين. وفي هذه الحالة فأنت المسؤول عن جعلها أكثر تحدّيًا لهم.

احرص على كون المهمة ممتعةً أيضًا، لا داعي لأن تزيد الضغط عليهم، فقط المزيد من الالتزام. ولربّما أصبحت المهمّة معقّدة جدًّا أو أن أحد الموظّفين اضّطر للعمل في مهمّة أخرى فأصبحت صعبةً على باقي الفريق.

في هذه الحالة لا يمكن الوصول لمرحلة "التدفّق" ويجب عليك أن توفّر الدعم لهم. يجب عليك كما ذُكر أن تجد التوازن الأمثل بين الالتزام والتحدّي. تشجيعك لموظفيك هو أيضًا مفيد لهم ليتقنوا مهامهم. زوّدهم بموارد تعليميَة ملائمة ليتمكنّوا من ذلك.

في الحقيقة هذا جزء من مفهوم "التدفّق". إتقان مهارةٍ ما هو طريقة مهمّة لوصول الشخص للتوازن المطلوب.

هل سمعت مالكولم غالدويل (Malcolm Gadwell) يتحدّث عن 10,000 ساعة؟ كلامه مهمّ لفهم كيف يمكن للشخص الوصول لأفضل ما لديه. التدرّب ثمّ التدرّب ثمّ التدرّب.

يجب على المدراء أن يشجعّوا نشاطات بناء الفريق في العمل لتقريب الجميع من بعضهم. ينبغي أن يشعر الموظّفون بالحب في مكان عملهم ومع زملائهم.

هل تظنّ أنّ نصائحنا سترفع إنتاجيّتك في العمل؟

التدفق مهمّ لرفع الإنتاجية في العمل -كما ترى-. هل لديك نصائح أخرى أغفلنا عن ذكرها؟ اذكرها في التعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرف- للمقال The Science Of Getting In The Zone At Work لصاحبه Jacob Shriar.

إن أرت أن نتصارح مع بعضنا بعضًا، فإن جميعنا نرغب في أن نكون أكثر إنتاجيةً. إلا أنه يُمثل أحيانًا هذا الأمر تحديًا.

ما يعنيه أن تكون في حالة "اتصال دائمة" في وقتنا الحالي، هو وجود المزيد من المشتتات أكثر من أي وقت مضى. سأشارككم في السطور أدناه ستًا من طرقي المفضلة لزيادة الإنتاجية في العمل. إذ أن الأمر ينحصر في مجمله في التصرف بذكاء بشأن كيفية إدارة وقتك وطاقتك.

لكن يجب أن أنبه إلى أمر واحد وهو أنه قد لا ينجح معظم ما سأذكره هنا إذا كنت في شركة ذات ثقافة سامة. حيث يجعل هذا تنفيذ هذه الأفكار أمرًا صعبًا. إلا أنه بغض النظر عن ذلك ما يزال في وسعك جني بعض الفوائد وزيادة إنتاجيتك ببذل القليل من الجهد. لهذا دعنا نبدأ.

1. تقسيم الوقت إلى أجزاء صغيرة

أود أن أقدم مفهوم "تقنية بومودورو" (أو تقنية الطماطم) إلى أولئك الذين قد لا يكونون على معرفة به.

أظهرت بعض الأبحاث أن الدماغ لا يمكنه التركيز فعلًا سوى لمدة خمسة وعشرين دقيقة في المرة الواحدة على مهمة منفردة. وعليه تتمثل القاعدة التي تقوم عليها تقنية بومودورو في أنك تؤقت لنفسك مدة عمل لا تتجاوز الخمسة والعشرين دقيقة، ثم تأخذ قسطًا من الراحة لمدة خمس دقائق، تستعيد فيها نشاطك بسرعة. وهي تقنية رائعة تساعدك في الحفاظ على وقتك.

من المهم أيضًا أن تبقى مسترخيًا، وتحافظ على هدوئك، وأن تشعر بالراحة. حيث تظهر الدراسات أنك تصبح أكثر إنتاجيةً عندما تكون مرتاحًا جيدًا.

لا تضيع وقتك في الاجتماعات، وفي العمل على مشاريع ترى أنها ليست مهمة. يقوم تطبيق أسانا Asana بأجراءٍ يُسمى "عدم عقد اجتماعات في أيام الأربعاء" حيث يخصص ذاك اليوم تحديدًا للعمل المتواصل.

2. تعلّم كيف تقول لا

تُعد هذه الخطوة أحد أعظم الدروس التي تعلمتها على الإطلاق، بالنظر إلى ضرورة تعلّم كيفية قول لا.

وقد يكون هذا صعبًا؛ لأننا نريد جميعًا أن نتصرف بلطف تجاه بعضنا بعضًا، ونحرص على إبقاء علاقات جيدة مع زملاء العمل. لكن يوجد العديد من الطرق لتعلم كيفية قول لا بفعالية. قال وارن بافت (رجل أعمال شهير) ذات مرة،

اقتباس

يكمن الفرق بين الأشخاص الناجحين والأشخاص الناجحين جدًا في أن هؤلاء الأخيرين يقولون "لا" لكل شيء تقريبًا.

ومن الحكمة أن نستمع إلى نصيحته.

3. اعثر على البيئة المناسبة

يعد هذا الأمر أكثر أهميةً مما تتصور. سيساعدك العثور على المكان المناسب للتفكير والتركيز على زيادة إنتاجيتك في العمل.

بل ويمكن حتى لأشياء مثل نوع الإضاءة أن تؤثر كثيرًا في مدى إنتاجيتك. لقد اطلعت على مقالات توصي بأنه يجب أن تكون لديك إضاءة طبيعية ومشرقة حتى تستطيع أن تكون منتجًا، وقرأت مقالات أخرى تدعو إلى خفت شدة الإضاءة. أرى أن الأمر يعتمد على أيًا كان ما تفضله. فعلى سبيل المثال، أحب شخصيًا خفت الإضاءة، وأجده يبعث على الهدوء ويساعدني على التركيز.

تتمثل النقطة الأساسية هنا في العثور على بيئة تستطيع من خلالها أن تكون في مجال سيطرتك وتكون أكثر إنتاجية.

4. انفرد بنفسك لزيادة إنتاجيتك في العمل

يقول العديد من كبار المديرين التنفيذيين أنهم يحبون مباشرة العمل في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التركيز. لكن ليس بالضرورة أن يكون البدء في وقت مبكر هو الحل، لا سيما إن كنت شخصًا غير صباحيًا (مثلي).

ما الحل؟ يتعلق الأمر ببساطة بذلك الوقت الذي تقضيه منفردًا.

أزل جميع مصادر التشتيت. وأغلق هاتفك، وأرتدِ سماعات رأس مع الاستماع إلى النوع المناسب من الموسيقى لتحسين إنتاجيتك. أو أفعل ببساطة ما يناسبك.

كما أوصيك بالعمل من المنزل على الأقل يوم واحد في الأسبوع إن كان سيسمح لك مديرك بفعل ذلك. وستستطيع أن تنجز أفضل ما عندك في ذلك اليوم.

إن كنت بحاجة إلى بعض الحجج لإقناع فريقك بشأن هذه الفكرة، فإنني أوصي بالتأكيد بمشاهدة محاضرة مذهلة ألقاها جيسون فرايد (مؤسس شركة 37 إشارة 37Signals) على منصة تيد TED، بعنوان "لماذا نفتقد إلى الإنتاجية في العمل".

5. استخدم الأدوات المناسبة لتحقيق المزيد

أنصحك باستخدام مجموعة من الأدوات التي تساعدك في على إدارة عملك. وإن فعلت هذا بالطريقة الصحيحة فستزيد إنتاجيتك بدرجة كبيرة. فعلى سبيل المثال، من المهم أن تحرص على تدوين جميع أفكارك باستخدام أداة مثل إيفرنوت Evernote. وسأشارككم أدناه المزيد من الأدوات التي استخدمها لتسهيل إدارة عملي.

• Sqwiggle: يستخدم موقع أوفيس فايب Officevibe هذا البرنامج يوميًا. حيث تجعل هذه الأداة مشاركة الأعمال سهلًا للغاية بغض النظر من أين تعمل. ورغم عدم وجود ميزة مشاركة الشاشة، إلا أنه أحد المنتجات المفضلة لدي. بالإضافة إلى أنه مجاني لغاية ثلاثة أشخاص، فيمكنك تجربته الآن بسهولة.
• Trello: يمنحك صورة واضحة لما أنجزت، وما الذي تعمل عليه، وما الذي تبقى فعله في لوحة واضحة وسهلة القراءة، ليجعل حياتك أسهل بكثير.
• Yammer: إن كنت تعمل في فريق يتجاوز عدده العشرة أشخاص، فإنني أوصي بأن يكون لديك شبكة اجتماعية داخلية لمشاركة الروابط والأفكار، وللتواصل مع أعضاء الفريق.
• Google Hangouts: يعد هذا التطبيق بديل مجاني رائع لبرامج مثل ويب إكس WebEx أو جوين مي join.me. وشخصيًا استخدمه بكثرة. بالإضافة إلى أنه ملائمًا للغاية لإجراء النقاشات المباشرة عبر مكالمات الفيديو.
• Google Docs: أحب هذه الأداة كثيرًا. فكل شيء موجود على السحابة الإلكترونية، ويمكن الوصول إليه من أي مكان، وكل الأشياء تُحفظ تلقائيًا. أدون جميع كتاباتي مبدئيًا على مستندات جوجل.
• Grooveshark: من الجيد الاستماع أحيانًا إلى بعض الموسيقى أثناء وجودك في مكان العمل. وهذا البرنامج هو قطعًا أحد برامجي المفضلة.
• Pomodoro Timer: ترتبط هذه الأداة بتقنية بومودورو التي ذكرتها مسبقًا، فهي تساعدك على إدارة وقتك بكفاءة في أجزاء زمنية صغيرة مدتها خمس وعشرين دقيقة.
• Greenshot: أداة لتصوير الشاشة، وهي ضرورية لأي مستخدم للحاسوب. لكنني لم أتمكن من العثور على أي أداة أخرى تضاهي جودتها لمستخدمي حواسيب ماك.
• Feedly: يمكن القول بأنها أهم أداة من بين جميع الأدوات التي استخدمها. وذلك لأنها تبقيني على اطلاع دائم بأحدث الأخبار من مواقع الويب المفضلة لدي.
• Workflowy: يعد إحدى أدواتي المفضلة لتدوين الملاحظات، واستخدمه بانتظام. وإذا كان هذا التطبيق مفيدًا لمات كاتس (مهندس برمجيات لدى شركة جوجل)، فهو بالتأكيد مفيدًا لي.

6. فوّض المهام البسيطة

إن كنت تشبهني بشيء، فأنت لديك على الأغلب قائمة مهام أكبر مما تستطيع التعامل معها. وقد يبقيك الكم المتراكم من الأفكار مشغولًا لسنوات.

يجب أن تقبل حقيقة أنه يستحيل عليك إكمال جميع المهام في قائمتك، إن كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك في العمل. ولهذا أوصيك بتفويض بعض مهامك، وأعني بذلك أن تفوّض فعلًا. عندما أشدد على أن "تفوّض فعلًا" فهو لأنه في كثير من الأحيان عندما يفوّض المديرون مهمة ما إلى موظفيهم ينتهي بهم الحال إلى إقحام أنفسهم وإدارة المهمة جزئيًا. وهذه مضيعة لوقت كلا الطرفين.

في حال لم يكن لديك من تفوّضه بالمهمة، فلا تتردد في استخدام أحد مواقع الويب لتنفيذ المهام الصغيرة. يمكنك استخدام مواقع مثل Elance، و Fiverr ، و Upwork، و TaskRabbit، و Mturk، أو أي موقع آخر تعرفه، بناءً على نوع المهمة.

أدر طاقتك

تناسب هذه الطريقة في الواقع المستخدم الأكثر تقدمًا، الذي لديه وقتًا لتكريسه لتعلم هذه المهارة وممارستها، ولكن إذا تمكنت من اكتساب هذه المهارة، فستتغير طريقة عملك وتفكيرك جذريًا.

إن كنت ترغب في الارتقاء بمستوى إنتاجيتك إلى المستوى التالي، فإنني أوصي بقراءة كتاب توني شوارتز "قوة الانخراط الكامل" (The Power of Full Engagement). يقوم الكتاب أساسًا على فكرة التركيز على إدارة الطاقة بدلًا من إدارة الوقت. قد يكون مفهومًا يصعب إدراكه لكنه في الوقت ذاته قويًا جدًا.

يتعلق الأمر في نهاية المطاف بإنشاء نظام روتيني يطور من إنتاجيتك. فعلى سبيل المثال من الأشياء التي يوصي بها توني في كتابه: النوم والاستيقاظ وفق جدول ثابت، ممارسة التمارين بانتظام، إيجاد توازن جيد بين العمل والراحة.

وإن كنت لا تعرف من هو توني شوارتز فأنصحك بشدة بالتعرف عليه.

ما رأيك في هذه النصائح لزيادة الإنتاجية؟ إن هذه ليست سوى بعض النصائح البسيطة وغير المكلفة. لكن يوجد العديد من الطرق الأخرى التي تمكّنك من زيادة الإنتاجية في مكان عملك، لا سيما تلك التي تتعلق بتحسين جودة التفاعلات داخل مكان العمل.

ما الذي تفعله أنت لزيادة الإنتاجية في العمل؟

هل لديك أي أفكار إبداعية لتطوير الإنتاجية تود مشاركتها؟

ترجمة- وبتصرف- للمقال ‎6 Simple Ways To Double Your Productivity at Work

إنّ أحد أفضل الأشياء حول العمل عن بعد هي أنك غير محصور بالعمل في مكانٍ واحد، أو حتى قارة. يمكنك العمل من أي مكان في العالم بوجود إنترنت!. وبهذا تكون حر التنقل من مكان لآخر حسب حالتك المزاجية.

هذا هو ما نحلم به على الأقل. ولكن في الواقع، نحن نبتعد عن السفر عادةً، لأن العمل من الطريق قد يكون صعبًا.

بدءًا من الإنترنت المتقطع، إلى الرحلات المتأخرة، إلى خوفك من أن يعتقد العميل بأنك مختل في حال أرسلت له مسودة منشور المدونة النهائية في الساعة الرابعة صباحًا بتوقيتهم (مع أنها العاشرة صباحًا في مكانك). لا يحتسي الجميع الكوكتيل على الشاطئ بينما يتكفل المساعدون الافتراضيون في كل تفاصيل مشروعك.

وهذا يعني أن العمل من الطريق لا يجب أن يكون صعبًا. وبعمل بعض التعديلات على طريقة عملك، لا يصبح العمل من الطريق ممكنًا فقط - بل يمكن أن يكون ممتعًا حتى.

سأغطي في منشور اليوم 4 مشاكل واجهتها خلال عملي في الطريق، وسأشرح كيفية التغلب على كل منها وسأريك كيف تطبق الدروس التي تعلمتها أنا على عملك.

لنبدأ!

1. كيف تحوّل المتاعب إلى فرص

اقتباس

يرى المتشائم صعوبةً في كل فرصة؛ بينما يرى المتفائل فرصةً في كل صعوبة – ونستون تشرشل

السفر مربك ولكن يعد الإرباك رائعًا لاكتشاف وجهات نظر وثقافات جديدة، لكنه قد يكون مشتتًا للانتباه عندما تحاول إنجاز عملك. لا يوجد في المتجر المحلي نوع قهوتك المفضل، ولا زلت متعبًا من السفر ولا يوجد مكان في حقيبتك لرزنامة الحائط المفضلة لك. لقد خرجت عن عاداتك، وبمعنًى آخر، قد يصبح الدخول في مزاج العمل أمرًا صعبًا.

ولكن بدلًا من القلق حول هذه التحديات، أقترح أن تحتضنها! لأنه كما يمكن للسفر أن يفتح عقلك على وجهات نظر جديدة في الحياة، فهو يمكن أن يفتح عينيك على طرق جديدة للعمل أيضًا.

على سبيل المثال، لم يحتوي المكان الذي أقمت به في رحلتي الأخيرة إلى برشلونة على مكتب. وبدلًا من جعل هذا يقلقني، خرجت مع حاسوبي المحمول إلى الشرفة وجلست أعمل في الشمس مع أصوات الشارع.

أشجعك على القيام بهذا أينما ذهب - فقد يُحضر منظور جديد وإلهام إلى عملك. جد مقهى جيد للعمل فيه، اجلس لبعض الساعات في مكتبة محلية ضخمة وألقِ نظرة على بحث Sean Ogle حول أكثر المكاتب غرابةً في العالم.

2. كيف تتعامل مع الوصول المحدود للإنترنت

أشرت في مقدمة هذا المنشور إلى أنّ أحد مميزات العمل لنفسك هي القدرة على العمل من أي مكان في العالم… مع الاتصال بالإنترنت. هذا هو أهم شيء. ومع أن العالم كله متصل على الإنترنت هذه الأيام، إلا أنك قد تجد نفسك بدون اتصال في الإنترنت أحيانًا.

الآن، هناك طريقتين لمعالجة هذه الحالة:

1. اخرج واقضِ ثلاثين دقيقة بتحريك هاتفك في الأرجاء أملًا بالحصول على إشارة ال wifi.
2. جهز نفسك لانقطاع الإنترنت مسبقًا واستخدمه كفرصة لإنجاز عمل آخر لا يعتمد على الاتصال بالإنترنت.

أوصي شخصيًا بالثانية (الأولى مرتبطة بعمل حركات غريبة وتؤدي إلى تعب يدك بعد فترة). يعد انقطاع الإنترنت لفترة قصيرة، فرصة لتنمية عملك فعلًا، إذا استخدمته بشكل صحيح.

بينما يسمح لنا الاتصال الثابت بتحدي الحدود الجغرافية للعمل، فإنه يمكن أن يكون مصدرًا لتشتيت الانتباه والتوتر. لا أستطيع عد المرات التي قلت فيها "سآخذ نظرة سريعة على البريد الإلكتروني"، وأنتبه بعد عدة ساعات أنّ الشمس قد غابت وهناك الكثير من منشورات المدونة لم تكتب بعد.

لا تحتاج أن تقلق عن مشتات الانتباه هذه، عندما تكون بدون إنترنت. تتضمن بعض الأشياء التي يمكنك فعلها دون إنترنت كتابة منشورات المدونة أو أجزاء من الشيفرة. ولكن يمكنك استخدام وقت عدم اتصالك بالإنترنت لمهمات بدرجات أعلى أيضًا.

مثلًا، يأخذ بيل جيتس أسبوعًا مجدولًا سنويًا يسمى بـ "أسبوع التفكير"، وكما هو واضح من الاسم، فهو للتفكير فقط. يعود فضل هذه الممارسة له مع رفع بعض ابتكارات مايكروسوفت المتقدمة.

حتى لو لم تكن تستطيع أخذ أسبوع كامل، يكفيك بضع ساعات للحصول على فرصة مماثلة. فكر بذلك: متى كانت آخر مرة جلست فيها لمدة 30 دقيقة لتفكر بطرق تحسين تدفق عملك، أو زيادة إيراداتك أو حتى إنشاء منتج؟

من السهل أن تشعر بأنك عالق في العمل إذا نسيت التفكير بهذه الأمور، ولكنها ضرورية لإبعاد عملك عن الركود.

أيضًا وفي موضوع تحسين العمل، يجب أن تتأكد من هيكلة عملك بطريقة بحيث لا يكون عدم اتصالك بالإنترنت عدة ساعات، مصيبة. وافق على أوقات تسليم منتظمة مع العملاء في وقت مسبق، تواصل مع العملاء من خلال جدول وضعته وأخبر عملاءك أنك ذاهبٌ لمكان ما باتصال محدود للإنترنت.

هذا القدر الصغير من التخطيط يأتي جنبًا إلى جنب مع التأكد من أنّ عدم الاتصال بالإنترنت لا يخفف التوتر فقط، بل يزيد الإنتاجية أيضًا.

3. كيف تدير اختلاف التوقيت مع العملاء

جميعنا يعرف أن إدارة العمل على الإنترنت يزيد عدد الناس الذين تعمل معهم، ولكن هذا يعني العمل مع ناس في مناطق يختلف فيها التوقيت أيضًا. حتى لو كان معظم عملاءك على نفس توقيتك، قد يؤدي السفر لوضعك في الجزء المقابل من العالم فجأةً.

قد تسبب هذه الاختلافات الصداع لك، إذا لم تديرها. لكن يمكنك تجنب المشاكل باستخدام الأدوات المناسبة والتواصل بشكل صحيح مع العملاء.

أعمل حاليًا مع عملاء في مناطق بتوقيت مختلف، وأدير هذه الاختلافات باستخدام الأدوات التالية:

تحديد التواصل في الوقت الفعلي

قد أتصل من وقتٍ لآخر بأحد العملاء على الهاتف أو سكايب لشيء مهم، ولكني أتصل بمعظم عملائي عن طريق البريد الإلكتروني، Slack و Asana. هذا يعني أني أستطيع تسليم العمل أو الرسالة في الوقت المناسب لي - ويستطيع العملاء الرد حسب توقيتهم الخاص أيضًا.

وضع مواعيد تسليم واضحة ومرنة

القليل من العمل الذي أقوم به حساس جدًا للوقت. بشكلٍ عام، أتفق مع عملائي على التسليم في أيام محددة وليس في أوقات محددة. وهذا يعني أنه طالما أسلّم العمل مبكرًا في موعد التسليم بشكل منطقي (أو في اليوم الذي يسبق الموعد، بشكل أفضل)، لا يؤثر اختلاف الأوقات كثيرًا.

استخدام الأدوات والتطبيقات الصحيحة

لقد ذكرت سابقًا الأدوات التي استخدمتها للتواصل باختلاف الوقت، ولكني أستخدم بعض التطبيقات الأخرى لمساعدتي على البقاء في قمة الاختلافات. أولًا، لدي تطبيق World Clock على هاتفي وتم ضبطه على كل المناطق الزمنية ذات الصلة، في حال احتجت مرجعًا مناسبًا (انظر الصورة أعلاه). ثانيًا، أستخدم تطبيق Calendly لجدولة أي مكالمات أو اجتماعات على سكايب مع العملاء؛ حيث أنه يسمح لي بإدخال الأوقات التي أكون فيها متاحًا حسب وقتي الحالي، أثناء عرضها للعميل حسب منطقة توقيتهم.

وخلاصة القول، لا تختلف إدارة اختلاف الوقت عن أي مفهوم من مفاهيم العمل الحر - كلها تتطلب اتصال واضح مع العملاء ومجموعة الأدوات الصحيحة.

4. كيف توازن بين السفر والعمل

لن أكذب: هذا هو الجزء الأصعب للعمل في موقع مستقل، بالنسبة لي. عندما تسافر لأماكن جديدة وجميلة، يصعب الموازنة بين العمل والاستكشاف.

أجد نفسي إما مشتتًا بسبب الشاطئ المحلي وأنسى العمل، أو منهمك جدًا بالعمل بسبب اقتراب موعد التسليم بحيث أبقى في الداخل طوال الوقت، ويكون الشاطئ مجرد شريط أزرق وذهبي بعيد.

لحسن الحظ، وجدت حلًا سهلًا: أجدول أوقات محددة كل يوم للعمل والاستكشاف.

من المحتمل أنك قد اعتدت على مفهوم جدولة أوقات العمل، ولكن جدولة أوقات للمرح يعد بنفس الأهمية - خصوصًا عند السفر لأماكن جديدة.

يختلف الوقت بالاعتماد على ما أعمل وكمية الطاقة الموجودة لدي، وبدون شك سيختلف بالنسبة لك أيضًا. الجزء الأهم هو وضع موعد صارم لتسليم العمل. وهذا يجعلك تتأكد من أن تبدأ في وقت منطقي ولا تنتهي منه في وقت متأخر.

أضف إلى ذلك، وجدت أنّ أوقات التسليم الصارمة، مع وعد للاستكشاف عند الانتهاء، تعد محفزًا رائعًا لإنجاز المزيد من العمل في وقت لم أعتقد أنه بإمكاني أن أفعله.

لا تنسَ أن جدولك لا يجب أن يكون محددًا من الساعة 9-5. هل تريد أن تذهب في جولة حول المدينة على الدراجة صباحًا؟ هل تريد الذهاب في نزهة على أقرب جبل قبل أن يصبح الجو حارًا؟ هل تريد الذهاب للعشاء مبكرًا لتجنب الازدحام؟ كل هذه النشاطات ممكنة عندما تعمل لنفسك، ويمكنك القيام بها عند تقسيم عملك إلى أجزاء خلال اليوم بدلًا من القيام به مرة واحدة.

ستكون الموازنة بين السفر والعمل تحديًا دائمًا، ولكن عمل جدول مرن، يجعل الموازنة أسهل بكثير.

الخاتمة

قد يبدو العمل من الطريق في البداية صعبًا، ولكن لا تدعه يوقف متعتك في استقلالية موقعك التي يمنحها لك العمل لنفسك.

وباختصار، يمكنك جعل العمل من الطريق أسهل من خلال:

1. تحويل المتاعب إلى فرص.
2. التعامل مع الاتصال المحدود بالإنترنت على أنه فرصة للعمل بدون مشتات للانتباه.
3. إدارة الاختلاف في الأوقات مع اتصال واضح بالعميل واستخدام الأدوات الصحيحة.
4. جدولة الوقت للعمل والاستكشاف.

ما هي تجاربك في العمل أثناء السفر؟ ما هي العقبات التي واجهتها، وكيف تغلبت عليها؟ شارك قصتك في التعليقات أدناه!

ترجمة - وبتصرف - للمقال ‎4 Challenges of Working While Traveling (and How to Overcome Them)‎ لكاتبه Ransom Patterson

اقتباس

"إذا كنت تريد أن تكون منتجًا، فاستيقظ مبكرًا واعمل قبل أن يستيقظ كل شخص آخر في المنزل". "ضع منبهًا لجلسات عمل مدتها 20 دقيقة." "اكتب قائمة المهام في الليلة السابقة".

أنا متأكّدة من أنّني قد قرأتُ كل هذه النصائح الإنتاجية للعاملين بشكل مستقل على الأقل عشرات المرات. إنّها ليست نصيحة سيئة، وهي بالتأكيد مفيدة للبعض. (أنا استخدم طريقة بومودورو بنفسي).

ولكن في هذا المقال، تشارك بينار تارهان بعض النصائح الإنتاجية للكُتّاب التي ربما لم تسمع بها من قبل. كما وأجرتْ مقابلات مع بعض الايجابيات الجادة لدعم تجربتها الشخصية.

إليكَ نصيحة بينار حول كيفيّة إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل.

هل تمنيت أن تكون بعض الأيّام أطول بكثير؟ حتى مع وجود 30 ساعة في اليوم، يمكنك إنجاز الكثير. ستتعرف على قوائم مهامك، وسيكون لديك المزيد من الوقت للمتعة البحتة والأشخاص الذين تشعر بأنك تهملهم بسبب عملك.

لسوء الحظ، إنّ 24 ساعة أقصى ما نحصل عليه في اليوم، وغالبًا ما تكون الأيّام مليئة بحالات تشتيت الانتباه والمقاطعات المُغرية.

لذلك من الطبيعي أن يتم جذبك إلى الكتب الإنتاجيّة والمدونات.

ولكن هناك شيء واحد تعلمته من خلال هذه المغريات: يمكنني تطبيق النصائح التي تلائم شخصيتي فقط.

على سبيل المثال، إنّ امتلاك مساحة عمل منظمة أمرٌ رائع، ولكن يكاد يكون مستحيلًا أن تحاول الحفاظ على هذا الأمر لأطول فترة ممكنة بنظري.

في بعض الأحيان، فإنّني أماطل لساعات لبدء العمل على إبداعي وإنتاجيتي، وكذلك لا يمكنني الاستيقاظ مبكرًا، أو النوم في وقت مبكّر، أو التوقف بشكل نهائي عن مشاهدة التلفاز. (أحاول بيع نسخة تجريبية تليفزيونية، وأدير مدونة ترفيهيّة).

من المهم بالنسبة لي أن أكون في قمّة إنتاجيتي: أملك أربع مدونات، وثلاثة سيناريوهات أُنهي العمل عليها، وحفل مستقل على أن أحضره كمدرسة لغة أجنبية. أضفْ إلى ذلك إدماني لمشاهدة كل العروض التليفزيونية، وقراءة الكتب والمدونات، ومتابعة الأفلام.

وبالطبع، أنا أيضًا كاتبة مستقلة!

لذا، أحب أن أشاركك بعض النصائح الإنتاجية (غير التقليدية) التي نأمل أن تجدها أكثر قابلية للتطبيق ومرحة، والتي يُطلق عليها عادة "الاستيقاظ مبكرًا".

أدرجت نصائحي تاليًا، بالإضافة إلى نصائح أخرى من كُتّاب ناجحين آخرين لتكون أكثر إنتاجية. يمكنك الجمع بين أي من هذه الأشياء لجعلها تعمل من أجلك.

1. اقذف عملة معدنيّة في الهواء

عندما لا يأتيك الإلهاء (والمواعيد النهائية ليست مشكلة)، اقذف عملة معدنيّة في الهواء.

العشوائيّة هنا هي المفتاح؛ سواءً كنت تفكر في المحتوى أو تحلم بالأموال التي ستتلقاها بمجرد إرسال مقالتك، ادفع نفسك للعمل على أي شيء.

رغم أنّني لا أجرؤ بتاتًا على أن أصف فقدان الكاتب للإلهام بأنّه أسطورة وأمر خرافي، إلّا أنّني أعتقد أنّه لا يحدث بنمط معين. بالطبع رُبّما تكون عالقًا في اختيار الكلمات الصحيحة للمقال الذي يريده عميلك، ولكن ماذا عن مدونتك الخاصة؟ هل حاولت التبديل ما بين الخيال والواقع؟ يمكنك العمل على نشرتك الإخباريّة بدلًا من العمل على مهمّة ما؟

افتحْ مجلد الأعمال قيد التنفيذ، واخترْ شيئًا واحدًا فقط للعمل عليه.

اكتب ما تريد، ولا تتوقع العظمة، واستمر في العمل. لا توجد نصائح إنتاجية رائعة يمكن أن تساعدك إذا كنت لا تنتج أي شيء.

لقد تغلبتُ على عدد لا يُحصى من مشاكل فقدان الإلهام للكتابة برمي العملة المعدنية بعشوائيّة، والتبديل بين المشاريع.

2. العمل في أي مكان آخر في المنزل

إذا كان لدى الكاتبة دان ألكوت مشروعٌ عاجلٌ لا يمكنها البدء فيه، فهي تعمل في مكان غير مألوف.

اقتباس

"قد أعمل في مكان تدريب الكاراتيه دوجو بينما يتدرّب أطفالي، أو في سيارتي أيضًا خلال تدريب الكاراتيه، أو أعمل في المكتبة عندما تأخذ ابنتي دروسًا خصوصية. لسبب ما، إنّ هذا يزيد من شعوري بالعجلة ودائمًا أنجز عملي. أيضًا إذا كنت عالقًا في مشروع ما، أنتظر حتى الساعة 9 أو 10 مساءً عندما يكون المنزل هادئًا للبدء. لن يكون صباح اليوم التالي ممتعًا، ولكنّي أكون قد أنجزت العمل".

يُفضّل الكثير من الكتاب العمل في المقاهي، فالكاتبة تمارا وجدت أنّ الأصوات المزعجة تعمل لصالحها.

اقتباس

"إنّ الأصوات المزعجة تساعدني، ولكن كذلك حقيقة عدم تواجدي في منزلي أو مكتبي، حيث توجد الكثير من الأعمال غير المنتهية التي يمكنني إنجازها فيما بعد."

أقر بها الأمر تمامًا، فأجد أنّ المقاهي تزيد من إنتاجيتي في الأعمال التمهيديّة، فهناك عدد أقل من المشتتات، وأتمرّن أكثر بالمشي ذهابًا وإيابًا، وأحيانًا أوسّع شبكة علاقاتي عندما ألتقي بأشخاص مستقلين آخرين.

وإذا شعرت بالتعب أو شعرت بالضجيج في أحد المقاهي، فأنتقل إلى مقهى آخر. إن تغيير البيئة يُعيد تحفيز إلهامي، وأحصل على تمرينات إضافيّة أثناء "تنقلي" بين المكاتب.

3. المماطلة أوّلًا

قد تبدو هذه الفكرة مجنونة، لكن اسمعني.

أبدأ يومي بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي أوّلًا. هذا أمر غير مقبول وفقًا لمرشدي الإنتاجية لأنه قد يتحول إلى شكل من أشكال التسويف، لكنّني أجد أنه يزيد من رغبتي في العمل.

أتعرف ما هو أكثر إغراء من فتح 400 رسائل البريد الإلكتروني؟ العمل على مقالك القادم.

تؤمن كاتبة السيناريو والروائيّة كارمن رادتك أيضًا بالمماطلة.

اقتباس

"ما أفعله [عندما أكون عالقة] هو المماطلة قليلًا. أتحققُ من رسائل البريد الإلكتروني، وأتابع سريعًا البرامج التلفزيونية، وابدأ في قراءة كتاب، حتى أضطر جسديًا إلى كبح جماح نفسي من الاندفاع إلى جهاز الكمبيوتر المحمول. بمجرد أن أفتحه في تلك المرحلة، أسيطر على الأمور سريعًا."

4. أعد قائمة بالمهام الواجب إنجازها

لا أذكر أين سمعت هذه النصيحة لأول مرة، ولكن ثبت أنها من أكثر النصائح فعالية وفائدة.

نحتاج جميعًا إلى قوائم مهام لمعرفة الواجبات المترتبة علينا، لكن النظر إلى كومة من المهام غير المكتملة قد يشعرك بالإحباط.

علينا أن نضع قائمة ثانية من المهام التي أكملناها بالفعل، فإنّ هذه القائمة تجعلنا نشعر بالإنجاز، وتساعدنا على الاستمتاع بمزيد من الوقت المستقطع.

على سبيل المثال، تتضمّن قائمة مهامي لهذا اليوم التحقق مما إذا كان المحرر قد تلقى مقالًا، ومتابعة أخرى قديمة، وتقديم مقال مطلوب، والإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهمة، والإجابة على سؤالين في موقع Quora (وهو جزء من استراتيجيتي الخاصّة بالتسويق).

لقد استغرقت هذه المهام 20 دقيقة فقط. لا يزال علي فعل الكثير، ولكنني أشعر بشكل أفضل عند معرفتي أن القائمتيْن متساويتان.

5. استخدم مكتبًا مع جهاز جري

إنّ هذه نصيحة رائعة، لأنّنا ككُتّاب مستقلين نجلس لوقت أكثر ممّا يُنصح به طبيًا. ليس لدي مساحة في شقتي الآن، لكنني أتطلع إلى اختبار هذه النصيحة بمجرد الانتقال.

المصورة الصحفيّة آناليز كيلور تكتب من مكتبها الخاص للجري.

اقتباس

"لقد وجدت أن النغمة الأجمل تبلغ 2.2 ميل في الساعة. واكتشفت مؤخرًا أثناء بحثي عن مصادر صوتية لمقطع فيديو أنتجه، أنّ عينات الموسيقى "السينمائية الملحمية" ستصل إلى 2.9 ميل في الساعة."

6. لا تقطع التلفاز نهائيًا عن حياتك

لا أتحدث عن البرامج الواقعية الطائشة، ولكن بعض المسلسلات أكثر جاذبيّة وإبداعًا من الأفلام ذات الميزانيات الأكبر بكثير.

هل يعمل عقلك؟ عظيم. واصل المشاهدة. لا تنسَ أن تأخذ قسطًا من الراحة عندما تكون مشبعًا بالأفكار.

على سبيل المثال، كان علي أن أكتب لأحد العملاء حول مواضيع مختلفة؛ ولذلك فقد دفع لي مقابل الكثير من المقالات التي استلهمتها من معرفتي بالمسلسلات التلفزيونيّة، بما في ذلك المقال الفكاهي الذي كتبته حول كون مشاكل العلاقات لم تكن بهذا السوء موازنةً بأمثلة شنيعة من المسلسلات التلفزيونية مثل Alias وBuffy The Vampire Slayer. كتبت أيضًا مدونة ضيف لمدونة برازن حول الإدارة الوظيفية مع ما يوازي الأحداث في سلسلة الحلقات الكوميدية Episodes.

7. اقرأ النصائح الإرشاديّة الإنتاجيّة التي تناسب شخصيتك

أوصي بشدة بكتاب Better than Before للكاتبة غريتشين روبين.

تحدد غريتشن في الكتاب أربعة أنواع من الشخصيات وفق ميولها (الملزم، والمؤيد، والثوري، والمحقِّق)، وتقترح كسر العادات وإعادة تشكيلها وفقًا لهذه التصنيفات.

على سبيل المثال، يعمل المؤيّد على نحو أفضل إذا كان تغيير العادة يتعلق بالوفاء بالتزام، سواء تجاه نفسه أو تجاه شخص آخر، بينما يحتاج المحقّق إلى أسباب منطقية مُرْضية للتغيير.

إنها تقدم العديد من الأمثلة في جميع المجالات، بما يكفي لنا لاختيار نوع شخصياتنا وتغيير عاداتنا وفقًا لذلك.

8. خذ وقتًا مستقطعًا مرارًا

قد لا تبدو هذه النصيحة غير مألوفة بالنسبة لك، لكن تجدر الإشارة إليها.

أولغا ميكينج - كاتبة مستقلة ومؤسس مدونة ماما الأوروبية - تؤمن بشكل كبير بضرورة أخذ الكثير من الاستراحات والوقت المستقطع.

تقول أولغا:

اقتباس

"أعرف أنّه من المهم التمسك بأسلحتك وعدم الاستسلام، ولكن أحيانًا قد تساعدك استراحة صغيرة أو اثنتين في إعادة تجميع أفكارك، أو منحك الانطلاقة التي تحتاجها."

تجد أولغا تقنية بومودورو - والتي تقتضي بأخذ استراحة لمدة 5 دقائق بعد العمل لمدة 25 دقيقة - منظمة للغاية، وأنا أوافقها الرأي.

هذا النوع من هيكل العمل قد يُعطّل العملية الإبداعية بشدة. بدلًا من ذلك، أستخدمه إذا كنت أماطل في إنجاز المهمة إذا كنت لا أفضلها كثيرًا. في هذه الحالة، تساعدني تقنية بومودورو على إنجازها مرارًا وتكرارًا.

لكن عندما أكون مُلهمةً، أعمل حتى أشعر بالتعب أو تتوقف الكلمات عن التدفق؛ أيهما يحصل أوّلًا.

9. استمع للموسيقى

وجدت أولغا ميكينج أيضًا أنّ الموسيقى تساعدها على التركيز. >"يجب أن أبقي جزءًا من ذهني مشغولًا ببعض الإيقاع الطائش حتى يتمكّن الجزء الآخر من ذهني من العمل."

يوافق كاتب السيناريو جون مايرز على ذلك، ويبادر أيضًا بخطوة أخرى، حيث يختار أغنية واحدة لسيناريو كامل.

اقتباس

"ليس ألبومًا كاملًا، اختار أغنية واحدة فقط، وأستمع إليها مرارًا وتكرارًا لستة أشهر حتى يصبح ضجيج الخلفية مثل همهمة مكيف الهواء. لكن هذا الأمر مفيد بالنسبة لي لأنه بمجرد أن يسمع ذهني أول نغمة الرنين للأغنية، يبدأ ذهني بالعمل ".

10. المشاركة في مسابقات الكتابة

إنّ هذه واحدة من طرقي المفضلة للحفاظ على إنتاجيتي العالية ككاتب.

المشاركة في المسابقات تشعرني وكأني أشتري تذكرة يانصيب. على الرغم من أنّ فرصك في الفوز منخفضة بالفعل، إلا أنّها أقل إثارة للخوف من الترويج لطفلك مباشرة أمام وكيل. المواعيد النهائية للمسابقة تجعلك تعمل بشكل أسرع وأصعب. كما أنها تجعلك شجاعًا، كما ويعد [الرفض] أقل شخصية إذا لم تعده كذلك. ولكن أحيانًا إذا كنت تعتبر الأمر شخصيًا، فإنّ هذا يُعزّز سيرتك الذاتية ويُحفّز معنوياتك.

ضع حدًا لعدد النصائح الإنتاجية التي ستُلزم نفسك بها قبل العمل على تطبيقها.

إنّ هذا واضح تمامًا، من المغري أن تلتهم كل شيء بهذا الخصوص، ولكن قد تصل لمرحلة معينة لتصبح مجرّد وسيلة وسبب آخر للتسويف والمماطلة.

تروَّ، وتأمل، وحاول، ثُمّ عُدْ للمزيد من المعلومات إذا كنت بحاجة إلى ذلك.

قبل اختيار كتاب إنتاجي آخر، ابدأ بتطبيق نصائحك المفضلة من كتابك الأخير. وقد ترغب أيضًا في العودة إلى هذا المقال.

من المحتمل أنّك قد سمعت بهذه النصائح فعلًا، لكنّك لم تضعها موضع التنفيذ بعد.

ما هي نصائح الإنتاجية غير التقليدية المفضلة لديك؟ شاركنا إياها في التعليقات.

ترجمة -بتصرّف- لمقال ‎10 Unconventional Productivity Tips for Writers لكاتبته Mickey Gast

هل سمعتَ يومًا عن المعجزة الصباحيّة؟

إنّه اسم كتاب لهال إلرود، والذي يعد صيحة في عالم رُوّاد الأعمال والمشاريع التجاريّة عبر الإنترنت. لقد قرأته وأعتقد أنّه عليك أنت أيضًا قراءته.

لماذا؟ حسنًا إنّه يساعدك في تغيير طريقة تفكيرك عندما يتعلّق الأمر ببدء كل يوم من أيام حياتك بالطريقة الصحيحة.

آمل أنّك تعرف أنّ بدءك ليومك بتصفُّح بريدك الإلكتروني ليست الطريقة الصحيحة لفعل ذلك... إذا كنت تفعل هذا الأمر، فأنت بحاجة لتغيير جدول أعمالك في أسرع وقت ممكن!

لقد تطلّب مني الأمر كثيرًا شخصيًا لأتعلّم هذا الدرس. ولكن بمجرّد معرفة ذلك، تغيرّت أحوال أعمالي نحو الأفضل بكثير. لقد قادرة على تنفيذ ذلك أيضًا مع عملائي الاثنين المتبقيين في مشاريع المساعدة الافتراضيّة.

صدقًا، لقد تغيّرت أعمالي (ومستوى ضغط العمل) بنسبة 100%.

بدلًا من تجد نفسك متورطًا في إخماد الحرائق أو إخراج كل ما تبقى من طاقتك الإبداعيّة بالتعامل مع مشاكل خدمة العملاء أوّلًا (والتي عادةً ما تكون 90% سلبيّة)، يمكنني أن أبدأ يومي بالتخطيط المسبق لليوم، والتمارين، وجدول القراءة، وغير ذلك.

كيف تبدو معجزتي الصباحيّة؟

إنّ هذا هو الجزء الأكبر الذي أكافح من أجله على ما يبدو، ولكن أنا أم لأطفال صغار، ونعلم جميعًا أنّ الحياة نادرًا ما تسير وفق ما نخطّط له. تعلم أن وجود خطة وبذل قصارى جهدك هو الأهم هنا.

الدعوة للاستيقاظ

أستخدم ساعة بافلوك الذكيّة لتساعدني على الاستيقاظ كل يوم صباحًا الساعة 4:00 تقريبًا في كل أيام الأسبوع. لقد اشتريت هذه الساعة بعدما سمعت مانيش سيثي (أخ راميت) يتحدّث عنها في إذاعة بات فلين.

ونظرًا لكوني متخصصة سابقة في علم النفس، فإنّني أحب كل الأشياء المتعلقة بالسلوك النفسي:

• لماذا نفعل هذا الأمر؟
• كيف يمكننا إجراء تغييرات جذريّة دائمة عندما يرتبط الأمر بعاداتنا؟

لا عجب في أنّني وجدت أنّ الساعة الذكيّة "بافلوك" مثيرة للاهتمام، وقررت شراء واحدة لتكون واحدة من الأجهزة التي أضعها على رسغي. وعلى الرّغم من الميزات الكثيرة فيها، إلّا أنني أستخدمها بحزْم كمنبه في الوقت الحالي.

لماذا؟ في الواقع إنّها تهتز وتصعقني عندما يحين وقت استيقاظي من النوم ونزولي عن السرير. صحيح أنّها ساعة تنبيه أيضًا، لكن وجهة نظري هنا تكمن في أنّها الوحيدة القادرة على إيقاظي، لا أحد آخر. إنّ نوم أطفالي خفيف، ولذلك فإنّني لا أريد إيقاظهم من النوم باكرًا عندما أستيقظ عند الفجر.

ما قبل الإفطار

إذًا؛ وبعد أن أُصاب بالصدمة مرة واحدة أو مرتين، أفرك عيني لأستيقظ من النوم وأتوجه للمطبخ لأعُدّ لنفسي (بكل هدوء) قطعة من الخبز المُحمّص وأضيف إليه زبدة الفول السوداني مع الموز، وأمشي ببطء للطابق الطابق السفلي وأذهب لمكتبي.

عادةً ما أشرب فنجان قهوتي الأوّل مع الخبز المحمّص الذي أحضره، والذي يمدني بالطاقة التي أحتاج لها. أتناول طعام الإفطار وأرتشف كوب القهوة برويّة، بينما أقرأ وردي اليومي من العبادة.

أفضّل أن أستمع لجويس ماير، والتي أستمع إليها من هاتفي، إذ أحتفظ بتسجيلاتها محطة برايز أند وورشب على أمازون، والتي تم تضمينها في عضويتي.

أمّا بعد ذلك، فإنني أقرأ جريدة SELF (والتي أحبّها حقًا) والتي ذكرت أنّني أقرأ منها وردي اليومي من العبادة، ثمّ أبدأ بالتخطيط ليومي. أملك خططًا مسبقة لأيامي لفترة طويلة.

لقد تبيّن لي أنّها مُجدية للغاية. كما وتساعدك أيضًا على إنجاز المهام، والتركيز على الأمور الصحيحة (تحديد أهم أولوياتك)، وإتمام كل المهام.

ألا تحب الأقلام المُلوّنة؟ إنّها قابلة للمحو أيضًا، أليس ذلك لطيفًا؟!

كما ترى في الصورة أعلاه، فإنّ خطة عمل اليوم تشمل:

• جدولك اليومي.
• كلمات الامتنان الصباحيّة.
• التأمُّل في الهدف.
• أهداف اليوم (الأولويات الأكثر أهميّة).
• اقتباس تحفيزي.
• الدروس المستفادة (ما الذي لم يسير على ما يرام؟)
• الانتصارات (بمَ تحتفل؟)
• كلمات الامتنان المسائيّة.

تعد مجلة SELF الرفيق المثالي لك لمدّة 12 أسبوعًا في العام والمعجزة الصباحيّة. أنا حاليًا في دورتي الثانية من الـ 12 أسبوعًا وأطبّق الأمر جيّدًا! (لا سيما مقارنة بدورتي الأولى، والتي تخبطت فيها كثيرًا في البداية).

تطوير الذات

إذًا؛ بعد أن أخطط ليومي مسبقًا، يحين الوقت للقراءة لتطوير ذاتي. أملك الكثير من الكتب على الرف الخاص بي، وعلى تطبيقيْ كيندل وأودابل (الإصدار التجريبي المجاني المُفضّل من مجموعة أمازون).

أقرأ في هذه الفترة الكتاب اللمثير للدهشة Tools of Titans للكاتب تيم فيريس. إنّه كتاب رائع ومثالي لقراءة القليل منه بضع دقائق!

تحريك جسدي

أطبّق في في بعض الأحيان تمارين اليوغا المفضلة لديّ لمدة 5 دقائق من يوتيوب، ولكنّي أتوجّه لصالة الألعاب الرياضيّة في أغلب الوقت.

أهدف إلى الوصول لصالة هدفي الألعاب الرياضية حوالي الساعة 5 صباحًا لتنفيذ التمارين لمدة ساعة. وقد بدأت مؤخرًا بتطبيق التدريبات بإشراف مدربة شخصية، لذلك قد يتغير جدولي قليلًا حسب توفرها.

عندما كنت أعمل بمفردي كنت أستخدم [خطة التدريب المخصصة التي اشتريتها من Hitch Fit. لا أزال أستخدمها كدليل رائع في بعض أيام الأسبوع التي أعمل بها وحدي.

أجمع ما بين تدريب القوة والقلب في كل تمرين، والذي يبدو حاليًا كالتالي (في أيام تدريبي الخاصّة):

• الركض لمسافة لا تقل عن 1.5 ميل (بسرعة 6.4-6.7 ميل في الساعة - اعتمادًا على مدى صحوتي/نشاطي).
• تطبيق المجموعة الأولى من تمارين القوّة.
• الركض مسافة ميل آخر.
• تطبيق المجموعة الثانية من تمارين الأوزان.
• الركض لمسافة نصف ميل آخر.
• تطبيق مجموعة إضافيّة أخيرة من تمارين الأوزان.

أستمع إلى حلقة من البودكاست أو الكتاب الصوتي ما يجعله إلهاءً كبيرًا خلال ركضي لمسافة الثلاثة أميال!

وكذلك أشرب وجبة BCAA التي أشتريها من أمازون قبل التمرين، وأمّا بعده فأشرب مخفوق البروتين اللذيذ.

رُبّما تكون قد قرأت في رسالة إخبارية حديثة أنني قد التزمت (لم أسجلّ بعد، لكن ذلك سيكون قريبًا بما فيه الكفاية) بالمشاركة في مسابقة اللياقة في شهر أكتوبر. كان هذا واحدًا من أهدافي الثلاثة "ب" لهذا العام، وأنا متحمسة الآن لوضع خطة (وتاريخ) لتحقيق ذلك.

ما بعد التمارين

أحتاج ما يقارب الخمس دقائق فقط للوصول إلى الصالة الرياضية التي سأذهب إليها الآن، لذا فإن وقت السفر أقل بكثير من الوقت الذي ذهبنا فيه إلى YMCA.

أعود على المنزل حوالي الساعة 6:30 صباحًا، وأقضي الدقائق الثلاثين التالية إمّا في تنفيذ قائمة مهامي الأكثر أولوية، أو أقرأ قصص الأشخاص الذين نجحوا في منافسات اللياقة البدنيّة. أريد أن أبقى متحمسة للمسابقة، وقراءة قصص نجاح الآخرين ستساعدني بالتأكيد.

ما تبقى من اليوم

تحظى منشوراتنا اليوميّة في الحياة بشعبية كبيرة.

ولسبب وجيه - نحن جميعًا مختلسون للنظر، أليس كذلك؟ لهذا السبب يحظى التلفاز الواقعي بشعبية كبيرة.

عادةً ما أتوجه إلى الطابق العلوي لتناول الإفطار في تمام الساعة السابعة صباحًا. أُحضّر لنفسي عجة لذيذة (بيضة واحدة كاملة، وبياض البيض، بالإضافة إلى كميات كبيرة من خضار السوتيه)، بالإضافة لما يريده الأطفال في ذلك اليوم. تحب ابنتي شيلبس مؤخرًا الخبز المحمّص مع الموز وزبدة الفول السوداني، لأنّها تريد أن تكون مثلي.

أذهب للاستحمام بعد الإفطار وأرتدي ملابسي لهذا اليوم. لقد حان الوقت لبدء "يوم العمل الحقيقي".

أعود إلى (أو أبدأ) قائمة مهامي الأكثر أولوية لهذا اليوم، ثم أتبع جدولي المخطط مسبقًا لبقية اليوم. أُجري المكالمات والاجتماعات في فترات ما بعد الظهر يوم الثلاثاء وصباح يوم الجمعة؛ وبالتالي أركّز فيما تبقى من وقتي على تنفيذ قائمة المهام الأكثر أولوية، بالإضافة إلى الساعات المخصّصة لمتابعة البريد الإلكتروني (من 11 صباحًا إلى 12 مساءً، ومن 4 إلى 5 مساءً).

وفي تمام الساعة الخامسة أكون قد أنهيت يومي!

لقد قلت هذا قبل، لكنّي أعتقد أنه من المضحك أنني التزمت بروتين عمل مشابه لما كان لديّ أثناء العمل في شركة كوربريت أميريكا. إنّه جدول مرن إلى حدّ ما، فقط صففت شعري بالأمس في الصالون، كما وجدّدت رخصة قيادتي "خلال ساعات العمل"، لكنني أميل إلى الاحتفاظ "بساعات المصرف" في معظم الأحيان.

عمل المعجزة الصباحيّة

إنّ الاستيقاظ مبكرًا لممارسة معجزتي الصباحيّة، والتخطيط المسبق ليومي وإجراء الاجتماعات والمكالمات الجماعية كانت بمثابة تغييرات في اللعبة بالنسبة لعملي.

ليس هناك أي تخمين بشأن ما أحتاج إلى فعله عندما. ولدي الآن حدود ثابتة حول وقت عملي.

كما ذكرت أعلاه، إنّها ليست مثالية؛ ولكنّ الحياة نادرًا ما تكون كذلك. إنه مخطط لي أن أعمل فيه، وإذا كنت تعرفني، فأنت تعلم أنّ جينا أكثر سعادة بنجاح الخطّة التي تضعها لنفسها.

ترجمة - بتصرف - لمقال My Miracle Morning: Why I Started It and What It Looks Like! لكاتبته Gina Horkey

شاركتُ معكم سابقًا تأملاتي في ما قمتُ به خلال العامين الماضيين، إذ تحدَّثتُ عن بداية عملي عبر الإنترنت من نقطة الصفر وسعيي إلى تطويره، وأتمنى أن تكونوا قد توصَّلتم إلى الأمرين الآتيين:

1. لم أكن لأصل لما أنا عليه اليوم إذا لم أكن قد اتَّخذت الخطوة الأولى.
2. لم أكن لأصل لما أنا عليه اليوم إذا لم أكن قد قمتُ بأفعال مستمرة تدفع عملي نحو الأمام.

ما وراء الثلاثين يومًا

كلتا الدورتين التدريبيتين اللتين أقدِّمهما تبدآن بعبارة «30 يومًا أو أقل»، وهي عبارة تجذب الانتباه وتدلَّ على أنَّك لن تستغرق الكثير من الوقت لكي تُطلق عملًا جديدًا، وأنا أؤمن بهذا الأمر.

تستطيع أن تضع حجر الأساس اللازم لكي تنطلق بنجاح في مجال العمل الحر ككاتب أو كمساعد افتراضي في غضون 30 يومًا أو أقل، ولكن إرساء حجر الأساس لا يعني الحصول على عدد كافٍ من الزبائن أو مقدار كافٍ من المال لدرجة تجعلك قادرًا على الاستقالة من وظيفتك النهارية وتركها خلف ظهرك.

إنَّ نجاح العمل يتطلَّب الكثير من الوقت والجهد، إذ لا يمكنك العمل بجدّ لمدة أسبوع (أو شهر) ثمَّ الجلوس منتظرًا حصد النتائج؛ ففي الواقع الزراعة لمدة 30 يومًا لن تنتج لك محصولًا يدوم مدى الحياة. يجب عليك أن تستمر في العمل عبر الإنترنت لفترة طويلة وأن تخطِّط للمستقبل البعيد.

يمكنك الحصول على زبون أو عدة زبائن والبدء في جني المال خلال الثلاثين يومًا الأولى، وقد رأيتُ الكثير من الناس يحقِّقون هذا، ولكن هناك أيضًا العديد من الناس الذين يصابون بالإحباط عندما لا يحدث هذا معهم وتصبح لديهم رغبة في الاستسلام. مع أنَّني لا أعرف تفاصيل أعمالهم، إلّا أنَّني تحدَّثتُ مع الكثير منهم ووجدتُ أنَّ معظمهم لا يواظبون على ما يؤدِّي إلى استمرارية عملهم بالقدر الكافي، إذ أنَّهم يكونون متحمِّسين في البداية ويرسلون عددًا قليلًا من العروض أو يمضون بضعة أسابيع في إنشاء «الموقع الإلكتروني المثالي». لكنَّ العروض القليلة أو الموقع جميل المظهر ليست هي ما يؤدِّي إلى نجاح العمل واستمراره بعد عام أو ثلاثة أو عشرة أعوام من الآن.

ملاحظة جانبية: اضطررتُ إلى تجديد نطاق الموقع الإلكتروني الخاص بي بعد فترة من انطلاقي في العمل، كما كان عليّ التأقلم مع طفلي ذي السنوات الخمس. لا أسعى للاستمرار في موقع Horkey HandBook لمدة خمس سنوات مقبلة فحسب؛ بل لتحقيق نجاح باهر والتفوُّق في ذلك.

هذا هو بالضبط السبب الذي يجعلني أقيم تحديات تقديم العروض عدة مرَّات في السنة، إذ أنَّني أريد أن يخرج الناس من مناطق الراحة الخاصَّة بهم، ويروِّجوا لأنفسهم عن طريق تقديم الكثير من العروض وأن يروا النتائج التي سيحصلون عليها. في تلك العملية، غالبًا ما يتم الإجهاز على الخوف، وتوسيع دائرة الفرص، ويصبح الناس في نهاية الشهر أكثر ثقة من ذي قبل (إذا شاركوا في التحدي مشاركة تامَّة).

هذا المقال موَّجه للأشخاص الذين لا يحصلون على النتائج التي يرغبونها في عملهم، ولذلك أودُّ أن أضع أمامك تحديًا مدته 90 يومًا، فهل أنت مستعد لذلك؟ آمل ذلك بشدَّة!

خطتك للتسعين يومًا القادمة

لن تكون هذه الخطة أكثر الخطط تعقيدًا على وجه الكرة الأرضية، ولكنَّني آمل أن تكون فعَّالة للغاية!

1. التزم لمدة 90 يومًا

إذا لم يكن لديك أي زبائن (أو عددًا كافيًا منهم)، فما أريده منك أن تفعله هو أن تلتزم بالبحث عن زبائن محتملين خلال الأشهر الثلاثة القادمة. يمكنك أن تبدأ من اليوم أو من الشهر القادم أو في أي وقت في المستقبل. (بطبيعة الحال، كلَّما بدأت مبكرًا، حصدت النتائج مبكرًا!)

2. أرسل 10 عروض يوميًا

الأمر التالي الذي أودُّ منك القيام به هو أن تلتزم بإرسال 10 عروض جديدة يوميًا (من السبت إلى الأربعاء). لا يهم ما إذا قدَّمت هذه العروض للأعمال الكتابية أو لوظائف المساعدة الافتراضية أو لكلتيهما. قدِّم العروض لأي عمل ترغب في الحصول عليه.

3. تتبَّع عروض العمل

تمتلك فئة من الأشخاص الذين اشتركوا في إحدى الدورتين التي أقدِّمهما إمكانية الوصول لأداة مخصَّصة لتتبُّع عروض العمل، وأفضل ما في الأمر هو أنَّ صفحتها الأمامية تحتوي على قائمة بأماكن يمكن من خلالها البحث عن وظائف. إذا لم يكن لديك إمكانية الوصول لهذه الأداة، ابدأ بإنشاء أداة خاصَّة بك باستخدام Excel أو Google Sheets أو استخدم الورق. اختر الطريقة الأنسب لك والتي سوف تستخدمها على المدى الطويل.

ينبغي أن تكون قد أرسلت 50 عرضًا جديدًا عند نهاية كل أسبوع، وتكون المحصِّلة 200 عرض في كل شهر، و600 عرض بعد انتهاء التسعين يومًا!

4. متابعة المحاولة

إرسال 10 عروض جديدة أسبوعيًا غير كافٍ؛ فإذا لم تواصل متابعة تلك العروض، فهذا لا يصبُّ في مصلحتك ولا في مصلحة زبائنك المحتملين، إذ أنَّ -معظم- الناس مشغولون، ومن الواضح أنَّهم بحاجة إلى سماع الأشياء عدة مرَّات في وقتنا الحالي حتى يقرِّروا اتخاذ إجراء ما، ولذلك ينبغي عليك الالتزام بمواصلة المحاولة مع كل عرض أرسلتَه 10 مرَّات (أو حتى يرفضوا العرض. أيهما يأتي أولًا!).

يمكنك مواصلة المحاولة عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو وسائل التواصل الاجتماعي أو حتى باستخدام ملاحظة مكتوبة بخط اليد. استخدم طرق متنوعة واجعل نفسك متميِّزًا عن الآخرين، واحرص على تتبُّع كل محاولة مثلما تفعل مع عروضك!

ما هو أسوأ ما قد يحدث؟ أن يرفض أحدهم عرضك أو أن لا تحصل منه على رد.

لن تُدرجك الشركات التي تعمل عبر الإنترنت في قائمتها السوداء عمومًا، ولن يثرثر الناس حول إصرارك على متابعة المحاولة. إذا تمَّت المتابعة بطريقة صحيحة، فسوف تكون الردود: «نعم» أو «ليس الآن» أو «لا»، ولن تسمع عبارة «اغرب عن وجهي».

5. اخرج من منطقة الراحة

لا يكفي فقط أن تبحث عبر مواقع البحث عن وظائف. هذه المواقع رائعة، وعن طريقها عثرتُ على 90% من زبائني عندما بدأتُ العمل، ولكنَّها ليست وحدها ذات الأهمية. يمكنك العثور على زبائن جيِّدين باستخدام تلك المواقع (وقد حدث هذا معي)، ولكنَّني أجادل -في كثير من الأحيان- بأنَّ أسعار الوظائف فيها أقل من أسعار الوظائف التي يمكنك العثور عليها بنفسك.

جرِّب طريقة العروض الباردة (cold pitching بالإنجليزية، وتعني إرسال رسالة إلكترونية شخصية إلى الزبون المحتمل بعد الاطّلاع على موقعه الإلكتروني أو مدونته الخاصة ثمَّ كتابة الأسباب التي تدفعه إلى توظيفك)، أو ابدأ بإرسال عروض الفيديو (video pitches بالإنجليزية، وهي عبارة عن تسجيل تقدِّم فيه عرض لزبون محتمل عبر الفيديو بدلًا من تقديمه عبر البريد الإلكتروني، وتتحدَّث فيه عن ما يميِّزك عن الآخرين!)، واطلب من الزبائن أسعار أعلى ممَّا تتوقع الحصول عليها.

يمكنك إيجاد طريقة جديدة خاصة بك، وما عليك إلّا أن تفكِّر خارج الصندوق وألّا تستمر في تطبيق نفس الطرق التي لم تنجح معك.

6. لا تتوقع تغيُّر النتائج وتحسُّنها إذا كنت تكرِّر نفس الأفعال

اعلَم أنَّ الحصول على ردود من الزبائن المحتملين سيستغرق وقتًا، وهذا أحد الأسباب التي تدفعك إلى أن تكون نشيطًا ومتفاعلًا معهم.

إذا لم تنجح الطرق التي تستخدمها، فتفحَّص عروضك. هل يمكنك إجراء تعديلات عليها لتصبح أكثر فاعلية؟

هل تطلب من الأشخاص أن يقدِّموا لك تغذية راجعة عندما يرفضون عروضك؟ يتوجَّب عليك القيام بذلك لكي تعرف الأمور التي عليك تغييرها أو فعلها بطريقة مختلفة.

هل أنت بحاجة إلى وجود نماذج أعمال أفضل أو أكثر ملائمة؟ إذا كان الأمر كذلك، جهِّز بعض النماذج وضعهم على مدونتك الخاصة أو على مدونة شخص آخر كتدوينة استضافية أو استخدم مستندات جوجل إذا احتجتَ إلى ذلك.

هل عروضك مقصورة على مجال معين؟ ابدأ بتقديم عروض لوظائف خارج مجال تخصصك. قدِّم عروضًا لأي عمل تجد نفسك مهتمًا به أو مؤهلًا للقيام به ولو بدرجة بسيطة، وشاهد ماذا سيحدث!

هل صياغتك للعورض عامَّة؟ ربما كنتَ غير دقيقًا في عروضك لأنَّك بدلًا من أن تحاول أن تبدو خبيرًا في مجالٍ أو مجالين، فإنِّك تحاول أن تثير إعجاب الأشخاص عن طريق إخبارهم بأنَّك متعدد المهارات. (يريد الأشخاص أن يكونوا متأكِّدين من أنَّك تستطيع إنجاز ما يحتاجونه بالضبط، وسيتواصلون معك عندما تخبرهم بأنَّك قادر على ذلك.)

بعض النصائح الإضافية

1. الجودة لا تقل أهمية عن الكمية: تقصَّى معلومات عن زبائنك المحتملين وطبيعة عملهم إذا كان ذلك ممكنًا، واستخدم تلك المعلومات لكي تجاملهم بصدق وتبني معهم علاقة مباشرة.

2. اجعل العروض تتحدَّث عن ما يهمهم، لا عن نفسك: معظم العروض التي أراها تتحدَّث عن المستقل نفسه وما يمكنه أن يفعله. ومع أنَّ تلك التفاصيل قد تكون مهمة، إلّا أنَّ العرض ينبغي -بلا ريب- أن يتحدَّث عن الزبون المحتمل والمشكلات التي يعاني منها والفوائد التي ستعود على عمله الخاص به نتيجةً لتعامله معك.

3. لديك الوقت الكافي: إذا لم يكن لديك أي زبائن (أو عددًا كافيًا منهم)، فإنَّك تمتلك وقتًا كافيًا لتطوير عملك. وإذا لم يكن ذلك صحيحًا، فلن يكون لديك الوقت اللازم لخدمة هؤلاء الزبائن الذين تريد العمل معهم، ولذلك استغل الوقت الذي كان من الممكن أن تنجز فيه عملًا مدفوع الأجر في التسويق لعملك الجديد. أقترح عليك استغلال 90% من وقتك المتاح لتقديم العروض لزبائن جدد. (يمكن استغلال 10% الأخرى من الوقت في إعداد نماذج أعمال، أو العمل على تطوير موقعك الإلكتروني، أو غيرها.)

4. كن على طبيعتك واحظَ ببعض المرح: لا يكون تقديم العروض شاقًّا إلا إذا جعلتَه شاقًّا. ركِّز على النتائج النهائية التي تطمح إلى الحصول عليها، وهي العثور على مشاريع وزبائن رائعين والعمل معهم. تعامل مع هؤلاء الزبائن المحتملين بطريقة معتدلة (بدلًا من الطريقة الرسمية أو المهنية)، وكن على طبيعتك واجعل نفسك تتألَّق. يفضِّل الناس العمل مع أشخاص حقيقيين، ولذلك استغل طبيعتك الفريدة حتى تكون متميزًا عن الآخرين!

الخلاصة

إنَّ بناء عمل حر ناجح يحتاج إلى الكثير من الوقت، ومع أنَّه من الممكن أن تحقِّق نتائجًا عظيمة في غضون 30 يومًا أو أقل، عليك المحافظة على التزامك نحو بناء عملك الجديد لمدة سنتين على الأقل.

الخطوة الأولى هي أن تضع فكرة الالتزام في ذهنك، ولكن ينبغي عليك أن تتبع ذلك بالكثير من الأفعال. إذا لم يكن لديك أي زبائن (أو عددًا كافيًا منهم)، فإنَّ مهمتك الأولى في الوقت الحالي هي العثور على بعض منهم، وهذا يتطلَّب منك الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك.

استخدم خطة التسعين يومًا المذكورة في هذا المقال لكي تملأ قائمة الزبائن الخاصة بك خلال الأشهر الثلاثة المقبلة. اجتهد في تحقيق ذلك، وازرع البذور، ومن المفترض أن يمتلأ حقلك بالزهور في غضون عدة شهور.

هل قبلتَ التحدي؟

ترجمة -وبتصرف- للمقال The Ultimate 90 Day Plan to Boosting Your Freelance Business لصاحبته Gina Horkey

إذا كنت لا تعمل حسب الجدول الزمني الاعتيادي للأشخاص الذين يعملون بدوام كامل (من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 5 مساءً)، فمن السهل ألّا تدرك كيف مرَّت كل تلك الساعات. كيف ضاع كل ذلك الوقت؟ إذا كنت تجاهد نفسك من أجل أن تُبقيَ تركيزك على مهمة واحدة أو كنت ترغب في استغلال وقتك أفضل استغلال، فإنَّ تطبيقات مراقبة الوقت التالية ستساعدك على ذلك. حان الوقت لكي تصحِّح مسار حياتك العملية!

1. Toggl

ما رأيك ببرنامج مجاني أو رخيص الثمن لمراقبة الوقت؟ تطبيق Toggl مرن ويمكن أن تستخدمه فِرَق العمل مهما كان حجمها. تستطيع من خلال عدَّاد الوقت الذي يعمل بضغطة زر أن تحصل على بيانات قيِّمة وإحصائيات عن العمل، وهذا سيجعلك قادرًا على استعادة السيطرة على الساعات المهدرة من وقتك. خطط الأسعار المعقولة جدًا التي يتيحها تطبيق Toggl ستجعلك غير مضطرًا إلى أن تدفع أكثر ممّا هو يستحق، كما أنَّ فِرق العمل التي لا تزيد عن خمسة أفراد تستطيع استخدامه مجانًا.

2. Harvest

Harvest عبارة عن تطبيق لمراقبة الوقت موجَّه خصيصًا للأعمال، ويحتوي على الكثير من المزايا، كما يوفِّر لك كل ما تحتاجه حتى تتمكَّن أنت وفريقك من التركيز على تحقيق الأهداف. يسمح لك هذا البرنامج بضبط عدَّادات الوقت أو تعبئة الجدول الزمني بنفسك. إنَّه بسيط للغاية، وتستطيع باستخدامه إدارة مشاريعك ومعرفة كيفية أداء فريق العمل الخاص بك وإرسال الفواتير لزبائنك من الهاتف أو الجهاز المكتبي أو المتصفح.

3. Clockify

Clockify عبارة عن برنامج بسيط لمراقبة الوقت، وهو مجاني 100% بدون قيود، وقد أُنشئ بهدف توفير طريقة سهلة تُمكِّن فِرَق العمل والمستقلين من مراقبة أوقاتهم. قد لا يحتوي هذا التطبيق على المزايا الجذّابة الموجودة في التطبيقات الأخرى، ولكنَّه يفعل ما تريده بالضبط، وهو مناسب لمراقبة الأنشطة الفردية التي تقوم بها أو أنشطة فريق العمل أو الوقت المستغرق في إنجاز المشاريع، ويمكن استخدامه بدون أي عناء.

4. DropTask

DropTask مصمَّم لأصحاب التفكير البصري، وهو برنامج مجاني لإدارة المهام وموَّجه للأشخاص الذين يبحثون عن المرونة، فإذا كنتَ تشعر أنَّ التطبيقات الأخرى تحتوي على الكثير من القيود، لا شك أنَّك ستكون سعيدًا بتجربة هذا التطبيق، إذ يمكنك استخدامه لوحدك أو مع اثنين من زملائك في فريق العمل، أو حتى يمكنك تجربة النسخة التجارية إذا كنت بحاجة إلى المزيد من التحكم.

5. RescueTime

حان الوقت لإنشاء جدول زمني يحقِّق التوازن بين العمل والحياة! يعمل تطبيق RescueTime في الخلفية وينشئ تقاريرًا عن التطبيقات والمواقع التي أمضيت وقتًا عليها، وهذا الأمر يساعدك على تحديد مشتِّتات انتباهك بدقة. التطبيق مجاني، ولكنَّ النسخة المدفوعة منه تسمح لك بحظر المواقع أو بإنشاء تنبيهات. أمَّا النسخة المخصَّصة للمؤسسات، فهي تقدِّم لمحة عامة عن سلوك الموظَّفين، وفي الوقت نفسه تسمح لهم بالحفاظ على خصوصيتهم عن طريق التقارير العامة.

6. HubStaff

هل تدير فريقًا من المستقلين؟ تطبيق HubStaff مصمَّم للشركات وأصحاب الأعمال الحرَّة الذين يحتاجون إلى طريقة لمراقبة الوقت الذي يقضيه موظَّفوهم. يتوفَّر التطبيق أيضًا للاستخدام الفردي مجانًا! إنَّه عبارة عن برنامج شامل يتضمن مزايا مراقبة الوقت، إلى جانب جدول الرواتب وإعداد الفواتير وتخطيط الجدول الزمني وغيرها المزيد.

7. Billings Pro

يلخِّص الشعار الواضح الخاص بتطبيق Billings Pro المزايا التي يقدِّمها: «راقب الوقت، وأعدَّ الفواتير، وتقاضى أجرك.» يمكنك باستخدام هذا التطبيق إرسال الأسعار إلى الزبائن ومراقبة أوقاتك مدفوعة الأجر، إضافةً إلى إنشاء التقارير المفيدة وإرسال الفواتير عند الانتهاء من العمل. إنَّه تطبيق بسيط ويؤدِّي الغرض، ويمكن استخدامه على مختلف الأجهزة بما فيها ساعة أبل.

8. Hours

من السهل التسجيل في تطبيق Hours، كما أنَّه سهل الاستخدام، ويسمح لك بالتبديل بين عدَّادات الوقت بواسطة نقرة واحدة. تتيح لك ميزة المخطَّط الزمني الخاصَّة بالتطبيق التعديل على الساعات المسجَّلة بسهولة عند حدوث خطأ والحصول على تقارير ذات دقة أكبر. يمكنك استخدامه على أي جهاز أو من خلال المتصفح مباشرة.

9. TimeCamp

إذا كنت بحاجة إلى طريقة مجانية لمراقبة ما تقوم به على جهاز الحاسوب الخاص بك، فما رأيك بتجربة تطبيق TimeCamp؟ التطبيق مجاني للأبد في حالة استخدمه شخص واحد فقط، كما أنَّ التقارير التي ينشئها مفصَّلة جدًا لدرجة أنَّها تسجِّل متى شغَّلت جهازك الشخصي ومتى أطفأته. أمَّا عند استخدام النسخة المدفوعة، يمكنك الحصول على دعم فريق العمل والوصول إلى عشرات الإضافات المساعِدة.

تخلَّص من المشتِّتات!

يقولون بأنَّ الوقت من ذهب؛ فما قيمة الوقت بالنسبة لك؟ عندما تجد أنَّ الأعمال المطلوبة لم تُنجز بعد وتتساءل عن السبب، فإنَّها اللحظة التي تحتاج فيها إلى الاستعانة بإحدى هذه التطبيقات الرائعة لمراقبة الوقت، إذ من المفيد حقًا معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في المشتِّتات على مدار اليوم. بعد أن تتزوَّد بهذه المعرفة، ستتمكَّن من إيقاف هدر تلك الساعات وستصبح قادرًا على الحفاظ على إنتاجيتك.

ترجمة -وبتصرف- للمقال 9 Time Tracking Apps for Freelancers لصاحبته Brenda Stokes Barron

يمكن أن يكون تحقيق الإنتاجية أمرًا صعبًا على أي شخص، حتى لو كنت تعمل من نفس المكان كل يوم.

فكيف يكون الأمر إذا كنت تقفز إلى أماكن عمل جديدة كل أسبوع؟ كل يوم؟ كل عدة ساعات؟ هنا يعطيك الرحالة الرقميون والعاملون عن بعد لغزًا فريدًا من نوعه لتعرف كيف تحقق هذه الإنتاجية.

لقد كنت محظوظًاا بما فيه الكفاية للعمل عن بعد بدوام كامل منذ ما يقرب من 6 أشهر الآن، وكان مكتبي يتغير كل عدة أيام تقريبًا، بل أحيانًا كل عدة ساعات؛ وبينما كنت أنتقل من مكان إلى آخر، كنت أبحث بسرعة عن بعض الأشياء المحددة التي تساعدني على التأقلم مع كل مكان ومساحة جديدة، ووصلت إلى بعض الرحالة الرقميين الآخرين واستمعت إلى توصياتهم أيضًا.

أود أن أشارك معك القائمة الكاملة للنصائح الخاصة بالإنتاجية، آملًا أن تعطيك بعض الأفكار في المرات القادمة التي تبحث فيها عن الإنتاجية أثناء العمل عن بعد.

أهم 5 نصائح لتحسين الإنتاجية للعاملين عن بعد

1- خطط للغد في نهاية يومك الحالي

بدأتُ التخطيط لمهام وواجبات الغد هذه الليلة، وأنا مندهش جدًا من النتائج، فعندما استيقظت لم أكن بحاجة إلى القلق بشأن موعد الاجتماع القادم أو معرفة ما إذا كان لديّ وقت لأحتسي كوبًا من الشاي سريعًا، إذ أنا أعلم بالفعل ما عليّ فعله ويمكنني التخطيط وفق ذلك.

إن «قائمة الغد» نصيحة إنتاجية مستخدمة من قِبل بعض أنجح الناس كجزء من روتينهم الصباحي. (إنها جوهر شعار «كل ضفدعة» لـ Mark Twain).

إليك مخططًا بسيطًا إذا كنت حريصًا على البدء في صنع قوائم الغد:

1. في نهاية هذا اليوم، قم بكتابة قائمة المهام التي تود إنجازها غدًا.
2. انظر في القائمة في بداية يوم الغد.
3. في نهاية يوم الغد، اكتب قائمة مهام لليوم الذي يليه.

2- حاول إنجاز مهمة واحدة في الوقت الواحد

حاولت مؤخرًا ألا أفتح في الوقت الواحد إلا علامة تبويب واحدة في المتصفح؛ لقد كان الأمر صعبًا، لكن انتهى بي الأمر وقد أنتجت أكثر. إذا كنت مهتمًا بالأمر، فيمكنك أن تفعل ذلك يدويًا بالتركيز على علامة التبويب التي تعمل عليها فقط، أو يمكنك تجربة إضافة المتصفح OneTab والتي تمنعك من أن تفتح إلا علامة تبويب واحدة فقط في المتصفح.

3- قسّم الخطة إلى أجزاء ومراحل

قم بتعيين جميع المكالمات إما في الصباح أو بعد الظهر، لتقوم بتخطيط مساحات العمل وفق ذلك. أنا مثلًا أحب المقاهي للأعمال التي تحتاج إلى تركيز وتعاون من أكثر من طرف، مع وجود wifi يُعتمد عليه في إجراء المكالمات.

هذا قريب غالبًا من فكرة محطات العمل المقسمة «workstation popcorn».

وهذا وصف سريع:

تعتمد الفكرة على إعداد قائمة ببعض المقاهي ومساحات العمل المختلفة؛ لإنجاز العمل المُجزّأ أو المقسم على مدار اليوم**. تبدأ الفكرة بإعداد قائمة واضحة من المهام الواجب إنجازها، وأنت تعرف ما الذي عليك إنجازه قبل الذهاب إلى كل مكان، لذا يمكنك الذهاب إليه مباشرة وبدأ العمل**.

4- فرّغ وقتًا لكن من العمل واستكشاف مدينة جديدة

إحدى أهم الفوائد الكبيرة للعمل عن بعد، أنه يمكنك في كثير من الأحيان تعيين ساعات عمل محددة والانتهاء من العمل حين تكون في مستوى إنتاجيّ عالٍ. وقد ثبت أن هذا مفيد حقًا بالنسبة لي عندما يتعلق الأمر باستكشاف مكان جديد.

من الأشياء التي استمتعت بها جيدًا، كان استكشافي لمنظر من المكان الذي تناولت فيه الغداء، ثم عملت لقليل من الوقت في المساء.

5- اجمع قائمة بالأماكن التي يمكن ارتيادها للعمل في مدينة جديدة

عندما أنزل بمكان جديد بمدينة جديدة وأبحث فيها عن مكان رائع لأعمل منه، ويكون مدعومًا بـ wifi قويّ، ومَقَاهٍ مناسبة للعمل، فغالبًا ما أنشر تغريدة أو أراسل الأصدقاء من أجل الاقتراحات.

لقد قمت أيضًا باستخدام موقع workfrom.co لإيجاد أماكن رائعة للعمل. إذا لم يكن في قائمتي أماكن أعرفها.

أفضل 18 نصيحة مجمعة عن الإنتاجية للرحالة الرقميين

1- استخدم تقويم الهاتف كقائمة مهام

(بواسطة Ross Simmonds)

2- لا تكتب قائمة فيها أكثر من 3 مهام

تجنب التحميل الزائد على قائمة المهام؛ فالنشاط مهم جدًا للإنتاجية.

(بواسطة Rebecca Georgia)

3- استخدم طريقة (إنجاز الأمور)

شخصيًا، أنا مغرم بطريقة GTD، ومع أدواتي اليومية مثل تقويم جوجل، Trello، Toggl، وEvernote، يمكنك أن تجد مهامك بسهولة حيث تركتها لاستكمال وإنجاز العمل في الجوار المحيط بك؛ سواء في المقهى أو البيت، وبغض النظر عن الجهاز الذي تستخدمه.

(بواسطة Ludwig Magueur)

4- احصل على الاعتمادية الاجتماعية

أنا أنظم «نادي الإنتاجية» مع بعض الأصدقاء، وذلك باستخدام جدول موقع هاكثون الشخصي. وأحصل على المزيد من الإنتاج في 12 ساعة من العمل المركز مع مستويات عالية من الاعتمادية، أكثر مما أحصل عليه من ساعات العمل العادية معظم الأسابيع.

(بواسطة Paul Fenwick)

5- جرّب أسلوب بورمودرو

إن أسلوب برومودو فعّال جدًا واستخدامه شائع.

(**بواسطة Nomad House**)

6- اعمل على التحديات السريعة

أعطى لنفسي ما يقرب من ساعة لأنتهي من عمل معين، ولكي أحفز نفسي فإني أكتب قائمة من أهم المهام وأتحدى نفسي في إنجازها قبل مغادرتي للمكان الذي أعمل حاليًا منه.

(**بواسطة Kristen Runvik**)

7- استخدم وقت سفرك بحكمة

يمكنك استغلال وقت الانتظار في المطار أو أثناء الجلوس في القطار؛ بهذا الطريقة يمكنك إنجاز المزيد من الأعمال وقضاء باقي الوقت في استكشاف المكان والتجول بمجرد وصولك؛ أنا أفعل هذا بالذات مع المهام الأقل إثارة بالنسبة لي أثناء السفر، هذا يفيدني كثيرًا في التخلص من قلق الطيران إذ عليّ التركيز، كما أنني أكون أكثر إنتاجية خصوصًا مع وجود شبكة wifi ضعيفة، أو مع عدم وجوده على الإطلاق، مما يعني عدم وجود تشتيت بسبب الإنترنت.

(بواسطة Simona Vanco)

8- اسْكِت كل شيء

أضع جوالي على الوضع الصامت، وأغلق الإشعارات. هذا يمنحني مزيدًا من التركيز وقابلية لإنجاز الأشياء.

(بواسطة Kristen Runvik)

9- خصص وقتًا للآخرين

أود أيضًا التأكد من تخصيص وقت كافٍ للعائلة، ولصحتي ولعقلي؛ أشعر أن ذلك يرفع طاقتي الإنتاجية الإجمالية في نهاية المطاف.

(بواسطة Ludwig Magueur)

10- خصص وقتًا للحركة

إن وضع جدول قاسٍ لليوم أو الأسبوع يساعدني كثيرًا؛ فلدي نزعة للعمل الشاق، لذا أخصص وقتًا لتمشيةٍ قصيرةٍ بعد الظهر.

(بواسطة Monday Mandala)

11- تحرك في الصباح

أحاول أن أحرك جسمي في الصباح قبل القيام بأي شيء؛ وذلك لأجل التأريض «grounding» والتركيز؛ هذا يعطيني مساحة رائعة للانطلاق بقية اليوم.

(بواسطة Kristen Runvik)

12- حاول تدوين اليوميات

لقد اعتدت أن أبدأ صباحي وأنهي يومي بتدوين يومياتي في الـ 5 دقائق التدوينية (في الصورة أعلاه). لقد لاحظت فرقًا كبيرًا في سعادتي وامتناني حين أقوم بذلك، كما أنها طريقة جيدة لإضافة روتين إلى نمط حياة الرحالة.

(بواسطة Jacqueline Jensen)

13- غيّر في مساحات العمل الخاصة بك

أنصح بتغيير شكل محيط العمل من حين لآخر لتعزيز الإبداع.

(بواسطة Derk Van Lomwel)

14- تأكد من وجود القوة

إحدى الأشياء التي وجدت أنها من المهم التصرف في معالجتها أثناء سفري الأسابيع الماضية- كانت البطارية؛ فقيامي بالعديد من البحوث وأنا متأكد من أنني سأحصل على طاقة إضافية على الأقل مرة في اليوم كان أمرًا مفيدًا جدًا.

(بواسطة Juliet Chen)

15- خطط لمساحات العمل في وقت مبكر

قبل السفر؛ أنشأت قائمة في خرائط جوجل بالمقاهي ومساحات العمل المحتملة في مختلف الأماكن التي أود استكشافها؛ هكذا أستطيع السفر سريعًا إلى مكان وأنا أعرف أنني على الأقل لديّ مكان محدد مسبقًا لأعمل منه، بدلًا من النظر والبحث بعد وصولي هناك.

(بواسطة Juliet Chen)

16- التحول بين وضعية الجلوس والقيام

أحب الذهاب إلى المقاهي التي فيها مقاعد طويلة على جانب النافذة، مما يتيح لي الوقوف بسهولة؛ فمن الجيد التحول بين وضعية الجلوس والقيام عبر الوقت.

(بواسطة Juliet Chen)

17- ابحث عن الكثير من الضوء

حاول أن تجد المقاهي التي تحتوي على إضاءة كافية، ومن السهل النهوض والتجول في المكان؛ لقد وجدت أن العمل في مكان ذي إضاءة كثيرة يساعد في جعلي مستيقظًا ومنتبهًا وإبداعيًا؛ كما أن وجود مساحة كافية في المقهى ساعدتني على إطالة عضلاتي، وتنشيط الدورة الدموية.

(بواسطة Brian Peters)

18- حاول العمل من مكان مُؤجّر

جرب الإقامة في مكان مُؤَجّر أو شقة بها مطبخ؛ حتى يمكنك ممارسة الرياضة حين تود العمل على شيء لعدة ساعات. أما إذا كنت في فندق لا يحتوي على مطبخ، فمن الصعب أن تحصل على وجبة سريعة أو مشروب حين تكون في منتصف العمل على شيء يحتاج إلى الكثير من التركيز؛ أنجز مشروعك، ثم توجه إلى استكشاف المدينة، ويمكنك توفير بعض النقود بعدم الأكل في الخارج طوال الوقت.

(بواسطة Jacqueline Jensen)

نعود إليك

هل جربت أيًّا من هذه النصائح في محاولة منك لتحسين إنتاجيتك؟ هل لديك نصائح أخرى يمكنك أن تضيفها للقائمة؟ نود سماعها منك في التعليقات.

ترجمة- وبتصرف- للمقال ‎23 Productivity Tips From Digital Nomads Around The World لصاحبته Hailley Griffis.

كونك مصمم ويب مستقل، فهذا يوفر لك العديد من المميزات، فأنت تختار العمل الذي تريده، ونوع العملاء الذين تريد العمل معهم؛ وسواءً كان عملك ضمن تخصص معين، أو في المجال العام، فالقرار الأول والأخير يرجع لك.

وإذا نجحت في الاستمرار مدة كافية، فسوف تجد مستوًى معين من النجاح؛ وهذا بسبب المزج بين العمل الجادّ والمهارات المميزة. لكن هناك نقطة محددة قد يجد فيها حتى أمهر المطورين وأكثرهم موهبة نفسه في حالة من الركود.

إن تحقيق النمو يمكن أن يكون صعبًا على أي عمل؛ لكنه يكون أكثر صعوبة على الشخص الذي يعمل منفردًا. على أية حال، لكل شخص طاقته في العمل، لذا من الطبيعي أن تصل الأمور في نهاية المطاف إلى ذروتها.

بناءً على ذلك، كيف يمكنك النمو عندما تواجه القيود التي تأتي مع عمل المصمم المستقل؟ الإجابة تكمن في المثل الشائع: اعمل بذكاء، وليس بِجِدّ.

تجاربك لها قيمة

إن التجارب شيء لا يمكن أن يُتعلم، إنه شيء يُكتسب. كل تجربة ناجحة أو فاشلة، أو تجمع النجاح والفشل؛ قد جلبت إليك معرفة قيّمة؛ تأخذ بيدك إلى المحطة المقبلة في رحلة الحياة.

بينما لا تجعلك التجارب وحدها محصنًا من الأخطاء، فإنها تدعمك بصورة أفضل عن الأعمال التي تُجدي نفعًا والتي لا تُجدي. نظريًا، فهذا يعني عملية بناء موقعٍ أكثر سلاسة لك ولعملائك؛ وفي أسوأ الأحوال، فهذا يعني معرفتك بكيفية التعامل مع المشكلات التي تعترض طريقك، وهذه يستحق ثمنًا.

يجب أن يعكس سعرُك الخبرةَ التي أتيت بها إلى العمل. لذا، إن كنت تفرض نفس السعر الذي كنت تفرضه من 5 سنوات، فهذا يعني أنك في عداد المفقودين.

في رحلتي الخاصة، يمكنني أن أخبرك أن معدلات سعري قد ارتفعت بشكل جوهريّ على مدى العقدين من الزمن اللذين قضيتهما في المجال. وما يثير الدهشة، أن الغالبية الساحقة من العملاء لا زالوا متمسكين بي رغم ارتفاع معدلات السعر.

يمكن لهذا الأمر أن يكون صعبًا بعض الشيء؛ وبشكل عام فإنه من الأفضل رفع الرسوم بكميات معقولة؛ فأنت لا تريد أن تضاعف أسعارك بين عشية وضحاها؛ الزيادات التدريجية أسهل للعملاء أن يتقبلوها.

الجزء الآخر من المعادلة هو أن توضح المنطق وراء رفع معدل السعر؛ الناس يكونون أكثر تفهمًا حين تكون صريحًا معهم؛ فإرسال فاتورة مع زيادة في معدل السعر دون سابق إنذار من المرجح أن يكون أمرًا مزعجًا.

التجميع

إن إحدى الأسباب التي تجعل عمل المصمم المستقل يُصاب بالركود تلك الصعوبة المتمثلة في الحصول على عائد أعلى من العملاء الحاليين؛ لذا فإن رفع معدل السعر قد يعطي نتائج جيدة بشأن نفس العمل الذي تنجزه لهم؛ هذا الأمر لا يُجدي نفعًا كبيرًا نحو إغرائهم لبدء مشاريعَ جديدة، لذا يتطلب الأمر بعض الإبداع من ناحيتك لحثهم على قبول الأمر.

إن تقديم عروض مختلفة يُعدّ أمرًا جيدًا لتعزيز قبول أعمالك؛ على سبيل المثال، إذا كنت تتقاضى أجرًا معينًا في الساعة مقابل الصيانة، فقدم لعملائك المستعدين أن يدفعوا مسبقًا سعرًا مخفضًا، ربما يكون ذلك بمثابة ساعة عمل مجانية أو بعض الأشياء الجيدة الأخرى.

ربما يوفر لك هذا بعض الإيرادات المدفوعة مسبقًا، أو يشجع عملائك على الدفع. بالطبع لن يستفيد الجميع من فوائد الأمر؛ وسوف تنجح في بعض المواقف دون أخرى. وحتى لو كانوا يستنفدون كل الجهد إلى آخره، فإنك تكون قد أقنعتهم أن يدفعوا أكثر مما كانوا عليه من قبل.

هناك فرصة أخرى متاحة عند العملاء الذين يمتلكون مواقع إلكترونية منذ مدة طويلة؛ من المرجح أن يكون موقعهم لا يدعم التوافق مع الجوال، أو أنهم يستخدمون تكنولوجيا قد عفا عليها الزمن. القِ نظرة على المستوى الذين وقفوا عنده، وحاول الوصول إلى أولئك الذين يمكنهم الاستفادة من خدماتك، واعرض عليهم خدمة مقدمةً لإجراء التحسينات.

كل ما يلزمه الأمر هو عدة ردود إيجابية للحصول على بعض الإيرادات الجديدة، ومع الطريقة التي تتطور بها تكنولوجيا الويب لصالحك، فكن متأكدًا أنك تمتلك العديد من التحسينات لاقتراحها عليهم.

ابحث عن الفرصة المناسبة

حين نأتي لاختيار عملاء جُدُدٍ، فإن عليك أن تكون انتقائيًا، هذا أمر مهم للغاية خصوصًا إذا كنت تمتلك عملًا ناضجًا، وإذا كان لديك بالفعل الكثير من العملاء، فليس من المنطق الجري وراء الحصول على مزيد من المال السريع؛ وبدلًا من ذلك، ركز على العملاء الجيدين والمناسبين في الوقت الحالي وفي المستقبل.

من الناحية المثالية، سترغب في اختيار العمل مع العملاء الذين يتفقون مع طريقة عملك؛ وإذا كنت تبحث عن شخص سيكون معك لسنوات، فليس من الحكمة أن تختار من يدفع القليل مقدمًا مع إمكانية قليلة لتعديل السعر حال استجد شيء خلال المشروع، غالبًا ما يكون هذا النوع من العملاء أكثر تسببًا في المشاكل مما يستحقه الأمر.

يختلف الأمر عما إذا كنت جديدًا في المجال، فأنت تقبل وتسوي الأمر بينك وبين هذا النوع ما العملاء لأنك تحتاج إلى العمل، لكن مع مرور الوقت سوف تأسف لذلك؛ لأنك سوف تتعثر في حالات لن تنسجم مع طريقة عملك.

الآن وقد صرت أكبر و- آمل- أكثر حكمة، يمكنك أن تختار الفرص التي تشجع نمو العمل.

احصل على بعض المساعدة

من الصعوبة أن تحلق منفردًا، قد لا تكون لديك الطاقة الكافية للاستمرار في بعض الأوقات، وحتى تستطيع أن تكمل الطريق، فمن المنطقي أن تجلب مستقلًا آخر ليساعدك في العمل.

لا يعني هذا أن تقوم باستئجار موظف بالمعنى التقليدي، الأمر أشبه ما يكون بالاعتماد على زميل موثوق به وقت الحاجة؛ يقوم بالاهتمام بالمهام الصغيرة بينما تهتم أنت بالبنود الأكبر في جدول الأعمال، وبما أنه عملك، فأنت من تقرر متى وكيف تستفيد من المساعدة الإضافية.

والتحدي هنا يكمن في إيجاد شخص جدير بالثقة وسعره معقول؛ ما تريده بداية، هو شخص يفعل ما تطلبه منه وليس خائفًا من طرح أسئلة عن العمل؛ ثانيًا، أنت لا زلت ترغب في الحصول على بعض المال من هذه المهام التي أوكلتها إليه؛ ولا تريد أن ينتهي بك الأمر في موقف حيث قد فوّتّ موعدك النهائي، ونفدت ميزانيتك.

إن العثور على الشخص المناسب سوف يستغرق بعض الوقت، ربما عليك تجربة عدة مستقلين حتى تحصل على الشخص المناسب؛ وإحدى الطرق للحد من المخاطر هي العمل مع مرشح على بعض المشاريع الصغيرة وانظر كيف ستسير الأمور، وإذا سارت بشكل جيد، فقد حصلت حينئذ على مصدر موثوق لتقديم المساعدة وقت الحاجة.

النمو نحو الأفضل

إن الحفاظ على عمل التصميم الخاص بك فعّالًا ونشيطًا دائمًا يتطلب الكثير من الإبداع؛ ويتعلق بإيجاد طرق فعالة لتحقيق إيرادات إضافية من العملاء الحاليين والجدد؛ وفوق ذلك، تحتاج إلى التفكير في كيفية تطوير عملك مع مرور الوقت، وكيفية اتخاذ القرارات التي تساعد في إبقاء الأمور على هذا النحو.

في نهاية المطاف، عليك أن تقرر المسار الخاص بك في النمو، والأمر ليس سهلًا دائمًا؛ وهذا يُعدّ من الجوانب الفريدة لكونك مصممًا مستقلًا.

ترجمة- وبتصرف- للمقال The Struggle for Freelance Growth لصاحبه Eric Karkovack.

اقتباس

تخيل إن كان هناك طريقة تنظيم ليومك تضاعف إنتاجيتك 10 مرات!

تخيل إن كانت الأمور التي تحتاج إلى القيام بها في سبيل تحقيق هذا المستوى من الإنتاجية ليست صعبة أصلًا.

ماذا لو كان كل ما عليك فعله هو تطبيق بعض العادات الصغيرة في الصباح، وبعض التغيير في يومك أثناء العمل، والقيام ببعض الأمور الصغيرة في الليل.

لا شيء مُرهق على الإطلاق. فقط أن تكون أكثر وعيًا وتضيف بعض العادات إلى روتينك.

هذا كل ما في الأمر.

اقتباس

لا تقل أنك لا تملك الوقت الكافي. لديك بالضبط نفس عدد الساعات في اليوم التي كانت لدى هيلين كيلر (Helen Keller) وباستور (Pasteur) ومايكل آنجلو (Michael angelo) ومَذر تيريزا (Mother Teresa) وليوناردو دافنشي (Leonardo da Vinci) وتوماس جيفيرسون (Thomas Jefferson) وألبرت آينشتاين (Albert Einstein).

H. Jackson Brown Jr.

نمتلك جميعًا نفس المقدار من الوقت كأي شخص آخر. وبذا فالحيلة تكمن في إتقانك لما تفعله بذلك الوقت.

في هذه المقالة، سوف أشاركك ما عليك القيام به بالضبط لوضع الجدول الزمني المثالي لإنتاجية عظيمة.

اقتباس

أول ما عليك إدراكه، قبل البحث عن أي نصائح، هو ضرورة أن تغيّر طريقة تفكيرك. يتعلق الأمر برّمته عن العمل بذكاء أكثر، لا بجهد أكبر. فليست هناك حاجة إلى تعدّد المهام، ولا حاجة للعمل لساعات إضافية طويلة.

بل أجزم بأن العمل لـ 40 ساعة في الأسبوع ليس ضروريًا إن كنت قادرًا على إضفاء الفعالية على ما تفعله. هناك العديد من الأمثلة على شركات تقوم بهذا.

Treehouse هي واحدة من تلك الشركات والمفضلة لديّ. تحدثت مع ريان كارسون (Ryan Carson)، الرئيس التنفيذي للشركة، للاستزادة حول الآلية التي يمكن أن تكون فيها ناجحًا جدًا بينما تعمل لأربعة أيام فقط في الأسبوع.

قوة الروتين الصباحي

الأمر بأكمله يتعلق بما تفعله في صباحك.

فما تفعله خلال الساعة الأولى أو الثانية من استيقاظك يرسم معالم بقية يومك.

يمكنك الاختيار بين تبديدها بتصفح الفيس بوك، أو الاستفادة منها عن طريق القيام بأمور مثل التمارين الرياضية وتناول الطعام الصحي.

تذكر أن طاقتك وقوة إرادتك تكون في أعلى مستوياتها في بداية اليوم، فاغتنم ذلك.

وإليك بعض الأمور التي أوصيك بفعلها من لحظة استيقاظك وحتى موعد ذهابك إلى العمل.

1. تناول إفطارًا صحيًّا. فالبيض والفاكهة والشوفان والأفوكادو جميعها من شأنها أن تعزز إنتاجيتك. لا تتجاوز وجبة الإفطار. ستدمر إنتاجيتك لهذا اليوم.
2. ممارسة الرياضة. لا يُشترط أن تكون تمارين خارقة. إذا كنت تستطيع الخروج والتريّض لمدة 15-20 دقيقة ، فسيكون أمرًا مدهشًا، ولكن حتى لو كنت تقوم ببعض تمارين الضغط والمعدة في غرفتك، فهو أمرٌ جيدٌ جدًا. المهم هو أن تعزز طاقتك لتمنح يومك انطلاقته.
3. تأمّل. ومجددًا، لا يجب أن يكون ذلك لفترة طويلة ولا يتطلب الكثير. كل ما تريده فحسب هو أن تحظى بـ 10 دقائق من الصمت لتهدئة نفسك وتهيئ نفسك ليوم منتج وسعيد.
4. اقرأ ما يدعو للتفكير. لا أقصد التحقق من الفيس بوك أو قائمة أفضل 10 من على موقع Buzzfeed. إنما ما من شأنه أن يساعدك على النماء وتطور شخصيتك.

كلها أمور ستهيئك ليوم مُثمر.

لا يهمّ الوقت الذي تستيقظ فيه وتبدأ بممارسة ما سبق. المهم هو الاستمرارية وجعل هذه الممارسات كعادات حياتيّة.

فأنت تريد الوصول للعمل بطاقتك الكاملة، وأن تكون مستعدًا للحصول على أقصى استفادة من وقتك فيه.

الطريقة المثلى للعمل

لسوء الحظ، يحاول العديد من الأشخاص أن "يعتصرّوا" يومهم، حتى أنهم يعملون خلال ساعات الغداء. وهذا يصل بالعمل إلى أن يحتاج لإعادة تدقيق وأحيانًا لإنجازه من جديد.

أيضًا، سيكون هناك الكثير من المقاطعات خلال اليوم، سواء الشخصية أو المهنية.

لذا فأفضل طريقة للعمل، هي العمل مع استغلال مستويات طاقتك (بدلًا من إنجازه مهما كلّف الأمر) وتجاوز ما أمكن من المقاطعات.

دعونا نلقي نظرة إلى الأساليب الثلاثة الأكثر شيوعًا للقيام بذلك.

تقنية الطماطم (Pomodoro)

تم اختراع تقنية الطماطم من قبل رجل الأعمال الإيطالي Francesco Cirillo في أوائل التسعينات. وجاءت التسمية «طماطم» (أي "Pomodoro" بالإيطالية) بسبب مؤقته الذي حمل شكل الطماطم والذي كان يستخدمه لتنظيم وقته.

إنها آلية عمل تعتمد على صبّ كامل تركيزك على شيء واحد في وقت واحد. الشيء الوحيد الذي تحتاجه هو مؤقت وأن تمنع أي مُلهيات.

هذه التقنية بسيطة جدًا.

1. عيّن المؤقت لمدة (25 دقيقة).
2. ركزّ على مهمة واحدة فقط حتى تسمع نغمة المؤقت.
3. خذ استراحة قصيرة (5 دقائق)
4. وبعد كل 4 دورات، خذ استراحة أطول (15-20 دقيقة)

النمط فوق-يومي (Ultradian Rhythm)

قبل أكثر من 50 عامًا، اكتشف باحث في النوم يدعى Nathaniel Kleitman أنه عندما ننام ليلًا، نمر بفترة النوم الخفيف يليها النوم العميق ثم عودة إلى النوم الخفيف. تستغرق هذه العملية 90 دقيقة.

اكتشف لاحقًا أن أجسادنا تعمل بنفس إيقاع الـ 90 دقيقة خلال النهار.

عندما نكون مستيقظين، يبدأ معدّل يقظتنا من الأعلى نقطة إلى الأدنى. هذا ما يعرف باسم «النمط فوق-يومي» (ultradian rhythm).

الطريقة التي ستعتمدها هنا هي بذل قصارى جهدك لمدة 90 دقيقة ثم أخذ استراحة لمدة 20 دقيقة.

انطلاقة الـ 52 دقيقة

استخدمت دراسة أجرتها مجموعة Draugiem تطبيق كمبيوتر يسمى DeskTime لتتبع عادات عمل الموظفين. وقاسوا مقدار الوقت الذي يقضيه الناس في مختلف المهام وقارنوا ذلك بمستويات إنتاجيتهم.

واكتشفت الدراسة شيئًا رائعًا:

اقتباس

لم يكن طول يوم العمل مهمًا. بل كيف نظّم الاشخاص يومهم. على وجه الخصوص، كان الأشخاص الذين التزموا بأخذ استراحات قصيرة أكثر إنتاجية بكثير من أولئك الذين عملوا لساعات أطول.

وقد ركزّ العاملون الأكثر إنتاجًا -ضمن عينة البحث- بالعمل لمدة 52 دقيقة، أعقبوها باستراحة لمدة 17 دقيقة.

والشيء المشترك بين كل تلك الاستراتيجيات هو تركيز الجهد في العمل لفترة محددة من الزمن ثم استراحة.

لا يهمّ أي الاستراتيجيات اخترت، أو إذا قمت بإنشاء واحدة خاصة بك، ولكن السرّ يكمن في العمل لفترة محددة من الوقت على شيء واحد ومن ثم أخذ قسط من الراحة.

الاستراحة هي الجزء الأكثر أهمية لأنه يسمح لك بإعادة شحن طاقتك والاستعداد للمهمة التالية.

أهمية الاستراحات في العمل

في الدراسة التي أجرتها مجموعة Draugiem، كانت النتيجة الأساسية أن أكثر الأشخاص إنتاجية كانوا الأفضل في أخذ الاستراحات.

لا أستطيع أن أشددّ على هذا بما فيه الكفاية - السرّ يكمن في الاستراحات.

• تحتاج إلى أخذها بجديّة.
• تحتاج إلى استغلالها بالشكل الصحيح، لا أن تكتفي بالجلوس والتحقق من الفيس بوك.

وإليك ما أقترح أن تفعله ضمن استراحاتك.

1. قمّ بنزهة، فقد تبيّن أن ذلك يجعلك أكثر بداعًا
2. تمطّى وأنت على مكتبك، فهذا مهم للحفاظ على جسمك في حالة جيدة.
3. قم بالدردشة مع زميلك في العمل، فجزء كبير من سعادتك في العمل يعود لأصدقائك فيه.
4. تأمّل. للتأمل قوة عظيمة، وأنت لا تحتاج إلى الكثير من الوقت للمس تأثيره.
5. اذهب للحصول على كوب من الماء. ينسى العديد من الأشخاص إبقاء أنفسهم منتعشين في العمل.

روتين الليل

هناك عدّة أمور أساسية يمكنك القيام بها في الليل والتي ستساعدك على الاستعداد لليوم التالي.

النوم مهم جدًا للإنتاجيتك، لذا عليك التأكد من أنك تقوم بكل ما في وسعك للحصول على كلٍ من النوم الجيد والبداية الصحيحة في صباح اليوم التالي.

في ما يلي أربعة أشياء يجب عليك القيام بها في الليل للتأكد من تحسين روتينك الليلي.

مراجعة يومك

اقضِ بضع دقائق في مراجعة يومك، وإن استطعت فدّون قائمة من ثلاثة أمور كنت فخورًا بإنجازها خلال اليوم. يمكنها أن تكون أمور صغيرة، ولكن هذا التفكير سيزيد من سعادتك وامتنانك.

تحديد أهداف اليوم التالي

ستكون قادرًا على الحصول على تصور مبدأي ليومك إن خططت بالفعل لأمرين أو ثلاثة ترغب في تحقيقهما.

اكتب تلك الأمور، وتحقق منها عند استيقاظك.

تجهز لنوم أفضل

النوم مهم جدًا لصحتك ولإنتاجيتك، يجب عليك أن تفعل كل ما في وسعك للحصول على أفضل نوم ممكن.

وهذا يعني عدم تفقد هاتفك قبل النوم، وعدم مشاهدة التلفزيون مباشرة قبل النوم، وجعل غرفتك مظلمة قدر الإمكان، ...إلخ.

افعل كل ما في وسعك للتأكد من حصولك على نوم جيد.

الخلاصة

• استيقظ دون تفقد رسائل البريد الإلكتروني أو الفيس بوك.
• امتلك روتين لصباح جيد: تناول وجبة إفطار صحية، والتمارين الرياضية، والتأمل.
• اعمل في دورات، واعمل على شيء واحد فقط في آنٍ واحد.
• احظَ باستراحات متكررة في العمل واستخدمها بحكمة.
• لا تعمل لوقتٍ إضافي ولا تحاول تعديد المهام، فهذا لا يُجدي ببساطة.
• في الليل، راجع يومك وابذل قصارى جهدك للحصول على نوم جيد.
• حوّل هذا الروتين لعادات.

ترجمة -وبتصرّف- لمقال The Perfect Schedule For Ultimate Productivity لصاحبه Jacob Shriar

تلقيت مؤخرًا سؤالًا من إحدى زميلاتي عن كيفية قيامي بعملي دون استخدام أي أوراق. نظرًا لأني بدأت بالسفر منذ أكثر من سنة والعمل بالكامل أثناء سفري، فإنّ امتلاك ملفات ورقية هو ليس بخيار حقًا. كما أنّ كل شيء أبسط بهذه الطريقة، فكل ما عليّ القيام به هو فتح حاسوبي المحمول فقط وسأجد ببساطة جميع ملفاتي جاهزة عليه.

وبما أن زميلتي وجدت نصائحي مفيدة فكرت بوضعها ضمن هذا المقال ليتطلع الجميع عليها، والذي سأذكر خلاله جميع البرامج التي أستخدمها لمساعدة عملائي وإدارة ملفاتي وإدارة أموالي.

وثائق العملاء

Qwilr

استخدم هذا الموقع من أجل المقترحات. كانت توفر النسخة المجانية منه 15 مشروعًا لكن صدر تحديث جديد في أبريل يوفر 3 مشاريع. احتفظ بنموذج واحد فقط وأقوم بتحديثه لكل عميل جديد، وما إن يتم قبول المقترح أو إنهائه أحمّله كنسخة PDF واحفظه في ملف عميلي ثم احذفه من Qwilr.

يمكنك كذلك معرفة متى قام شخص ما بمشاهدة مقترحك، وهو أمر حماسي ومثير للأعصاب في نفس الوقت. فعندما ترسل مقترحًا لأحد العملاء في العادة تجلس بترقّب وانتظار وحيرة لعدة أيام، لكن باستخدام Qwilr تتمكن من معرفة متى قرأ عميلك مقترحك ومعرفة فيما إذا كان يتجنّبك أو كان مشغولًا جدًا للإجابة عليك، مما يساعدك قليلًا خلال عملية الانتظار.

استخدمته مع عدد من العملاء وأعجبني لذلك سأقوم غالبًا بتحديثه إلى النسخة المدفوعة قريبًا، والتي توفّر خيار القبول التلقائي، وبالتالي في حال أُعجب عميل بمقترحي ووافق عليه يمكنه ببساطة الضغط على زر وتأكيده.

Docracy

هو موقع للملفات القانونية استخدمه في جميع عقودي. احتفظ بمستند للصفحات مع النموذج العام الذي استخدمه للعقود، وفي كلّ مرة أتعامل مع عميل جديد أرفع عقد جديد على Docracy، ثم أرسله ببساطة إلى العميل ونصبح جاهزين للبدء. كما يمتلك خاصية التوقيع الإلكتروني التي تسمح للطرفين بتوقيع العقود إلكترونيًا وتضمن حقوق الطرفين.

الجانب السلبي منه هو أنّ عميلك سيحتاج إلى تسجيل بريده الإلكتروني عبر Docracy ليستطيع التوقيع، وهو أمر لا يعجبني لكنه ضروري للتحقق من الطرفين، ولن يتلقى عميلك أي نشرات أو أي رسائل بريدية أخرى من الموقع. أحرصُ دائمًا على إخبار عملائي بذلك قبل إرسال العقد ليكونوا على علم بأنّ الموقع سيطلب منهم ذلك، ولم تصلني إلى حد الآن أي شكاوى عنه. أنقذني Docracy عدة مرات فعلًا وإن كان يوجد برنامج واحد عليك تجربته فهو هذا الموقع، فعلى الجميع استخدام العقود عند التعامل مع العملاء وهذا الموقع هو وسيلة بسيطة جدًا للقيام بذلك.

المدفوعات والمحاسبة

Harvest

استخدمه للفواتير وإعداد التقارير وإدارة المهام. ادفع 100$ دولار سنويًا مقابل هذه الخدمة، وهو برنامج المحاسبة الوحيد الذي استخدمه أو أحتاج إليه حاليًا كوني الشخص الوحيد في فريقي.

يعطيك هارفست خيارات لإضافة مدراء للمشروع وأشخاص آخرين إلى حسابك، لذلك فإنّه صالح للفرق الصغيرة أيضًا.

يمكنني أن أرى نفسي أتخطاه خلال سنة أو ما يقارب ذلك، إلّا أنّي فعلًا أحبّ معظم أقسامه. لكن تنصيب بعض المهام عليه مربك بعض الشيء أحيانًا، وأحتجت سابقًا إلى طلب المساعدة من مركز الدعم لإضافة بعض المهام عليه واحتسابها كساعات يجب فوترتها، لكن عدا عن ذلك لم أواجه أي مشكلة.

الأهم أنه يتعامل كذلك مع Stripe و Paypal من أجل الدفع عبر الانترنت، لذا لا يحتاج أي معرفة بالبرمجة.

كما أنني أحب ميزات الفوترة لديه، فهو دائمًا ما يعالج المدفوعات على أساس الوقت.

Stripe

أحب سترايب أكثر من باي بال لأنه سهل الإعداد، ويمكنك استخدامه مع البرامج والمواقع الأخرى بسهولة. يعمل بشكل جيد لأي شخص داخل الولايات المتحدة الأميركية، وليس لدي الكثير لأقوله عنه فلم يسبق أن واجهتني أي مشكلة معه.

أحتجت حوالي عشر دقائق لإنشاء حسابي عليه ولإضافته إلى هارفست، وهو خدمة فعلًا رائعة.

PayPal

تجربتي مع باي بال ليست جيدة، وعندي ثأر شخصي معهم لأنهم اقتنعوا أنني لست من أدّعي وجمّدوا جميع أموالي لفترة خلال السنة الماضية. أعلم أنّني يجب أن أكون سعيدة بحذرهم من الاحتيال، لكنني لم أعجب بالطريقة التي تعاملوا بها مع الموضوع. في النهاية تمكّن موظف لطيف في قسم خدمة الزبائن اسمه كريس من حل المشكلة، لكن فقط بعد إرسالهم للعديد من رسائل البريد الإلكتروني ليخبروني أنهم لا يعتقدون أنني شخص حقيقي وبعد فشل ثلاث موظفين آخرين من خدمة الزبائن في حل المشكلة.

بكل الأحوال ما زلت استخدمه عند تعاملي مع عملاء من خارج الولايات المتحدة الأميركية لأنه الوسيلة الوحيدة التي تعمل معهم.

ولأكون منصفة، لم تواجهني أي مشكلة أخرى بعد المشكلة التي واجهتها عند إنشاء الحساب، لذا أعتقد أنّ عليّ نسيان ذلك، لكنني أكره أن أكون مجبرة على الاتصال بخدمة الزبائن من أجل خدمة عبر الإنترنت.

إدارة الملفات

Dropbox

استخدم دروبوكس لحفظ جميع ملفاتي حتى لا أفقدها. ومقابل حوالي 100$ في السنة أحصل على تيرابايت كمساحة إضافية للتخزين، وهي كمية كبيرة جدًا ويعجبني ذلك، ربما لأنني أميركية ودائمًا أقع بفخ "الأكثر أفضل". في كل الأحوال أنا استخدمه لحفظ صوري وملفاتي وفيديوهاتي وكل شيء. ولم تواجهني مسبقًا أي مشكلة أثناء استخدامه، ويمكنني بسهولة مشاركة ملفاتي مع أي شخص آخر، مما يعني أنني لن أواجه أي صعوبة بمشاركة صوري الخاصة مع أمي مثلًا.

Google Docs

يستخدمه معظم الأشخاص إلى حد ما، وأستخدمه شخصيًا للملفات التي تحتاج إلى تعاون أثناء العمل. لكن كن حذرًا أثناء استخدامه، حيث يمكن لتعديلاتك أن تُمحى أو يكتب عليها شخص آخر إذا أعطيته الإذن الخاطئ، تعلمت ذلك بالطريقة الصعبة خلال تعديل لأحد العملاء السنة الماضية. لكن عمومًا تعلّم كيفية استخدام نظام إدارة الملفات ولن تقلق بعدها على خسارة جميع تعديلاتك إذا سكبت الشاي بالخطأ على لوحة مفاتيحك مثلًا وعطلت حاسوبك المحمول أو ما يشابه ذلك. لم يسبق أن حدث ذلك معي لكنني أحذر منه كوني أقضي 80% من وقتي على حاسوبي المحمول وال20% المتبقية أشرب الشاي.

Draftin

اعتدت على استخدامه لكتابة جميع مسوداتي. أقضي وقت كبير على الكتابة لذلك امتلاك نظام جديد هو أمر أساسي بالنسبة لي. يسمح درافت إن لي بالكتابة بنظام Markdown ومشاركة مسوداتي وتحميلها مباشرة إلى حسابي على MailChimp وقبول التعديلات وتحميل ملفاتي. يسمح لي حتى بتحميل ملفاتي بصيغة html لأكون قادرة على رفعها مباشرة على موقعي دون الحاجة إلى التعامل مباشرة مع عملاق التنسيق ووردبريس.

Trello

ساعدني تريللو على الحفاظ على تركيزي وعلى إنجاز الكثير من العمل، لذا أصبح هو البرنامج الذي استخدمه لإعداد قوائم المهام. لن يحلّ أي برنامج مكان دفتر الملاحظات، لكن يسمح تريللو لي بإنشاء عدة لوائح وقوائم لأكون قادرة على متابعة كل شيء. كما يمكنك استخدامه مع فريقك وإنشاء مواعيد للتسليم ومزامنته مع تقويمك الخاص. أُبقي على محتوى تقويمي وقائمة مهامي على تريللو وعندما يحين موعد تسليم يظهر ذلك على تقويمي، وهي خاصية جميلة.

Evernote

أستخدمه للملفات التي أعمل عليها بشكل دائم، ولمعلومات السفر ولكل ما يتعلّق بالمنزل. أحبّ Evernote إلى حد ما، لكنني ما زلت أعتقد أنه صعب الاستخدام نوعًا ما، لكنّه يبقى أفضل من أرشفة عدد لا يحصى من الصفحات.

يوجد دليل كامل عن كيفية استخدام Evernote، ويستحق التفقّد في حال كنت تخطط لإستخدام التطبيق بشكل كبير، أميل شخصيًا إلى التعلّم من خلال الاستكشاف.

الجدولة وإدارة الوقت

Sunrise

هذا التقويم رائع، بالإضافة إلى أنّه مجاني. ويعمل مع عدد كبير من التطبيقات (التطبيقات الثلاثة التي استخدمها معه هي Evernote وTrello و Triplt). ويمكنك التحضير لاجتماعات من مناطق زمنية مختلفة، ويمتلك خيارًا يدعى "Meet" والذي يسمح لك بإرسال رابط بالمواعيد المتاحة والذي يمكنك ببساطة إرفاقه بالبريد الإلكتروني.

ويمتلك كذلك تصميمًا رائعًا أعشقه.

إذا أردت خيارًا آخر للجدولة فإنّ Calendly هو خيار رائع أيضًا، ويمتلك كذلك نسخة مجانية. إستخدمه بعض من عملائي وأصدقائي وقد أعجبوا به أيضًا. هناك عدة خيارات مجانية ومأجورة للاختيار منها.

Buffer

أستخدمه لجدولة جميع منشوراتي على منصات الوسائل الاجتماعي، حتى لا أضطر إلى الاستيقاظ الساعة الثانية صباحًا للقيام بذلك! يمكنك جدولة 10 منشورات لثلاث حسابات مجانًا، لذا هو مناسب في حال لم تكن تنشر بشكل مكثف على منصات التواصل الاجتماعي.

RescueTime

ذكرت في مقال سابق كيف ساعدني RecueTime على التركيز، لذا وجدت أنّ عليّ ذكره ضمن هذه القائمة الشاملة أيضًا. هو تطبيق رائع يسمح لك بتعقّب وقتك لترى كيف تقضيه فعلًا. كما يساعدك على البقاء بعيدًا عن التطبيقات التي تفسد إنتاجيتك، مثل اليوتيوب، إلى أن تنتهي من عملك من خلال اختيار وضع "Get Focused"، وهو تمامًا ما أحتاج إليه.

نظام إدارة البريد الإلكتروني

MailChimp

أستخدمه لقائمة بريدي الإلكتروني، لكنني غالبًا سأنتقل إلى ConvetKit عندما يزدهر عملي أكثر. تطوّر تصميمه بشكل كبير عن السنة الماضية، لذا إذا كنت مستخدمًا جديدًا فإنّ تجربتك ستكون أسهل من تجربتي عندما بدأت عليه.

أرى ConverKit على أنه مزيج من MailChimp و LeadPages، لذلك فهو يستحق التجربة في حال كنت كنت ترغب بالانتشار بسرعة والحصول على قوالب سهلة الاستخدام، ولديك الميزانية الكافية لذلك.

إذن، هذا كل شيء! يبدو كثيرُا عند كتابته، لكنّه ليس كذلك بالنسبة لي. هل فوّت أي برنامج رائع آخر؟ شاركنا في التعليقات.

ترجمة-وبتصرف-للمقال How to Make Your Freelance Business Paper-Free لصاحبته Marisa Morby.

بينما يُعد بقاء الأمور على حالها شيئًا مريحًا إلا أنه لن يؤدي بك إلى نتائج أفضل على المدى الطويل.

كما يقولون "استمر في فعل ما تفعله، وستحصل دومًا على النتيجة ذاتها" مما قد يُعد أمرًا مقبولًا في حال أنك لا تريد أكثر مما تحصل عليه الآن.

ولكن ماذا لو كنت تريد المزيد؟ ماذا يتوجب عليك فعله حينها؟ حسنًا، عليك الخروج من منطقة راحتك.

لدي نظريتي الخاصة

طبقًا لاستفتاء موقع Gallup، حوالي 70% من العمال الأميركيين منعزلين عن الأعمال التي يقومون بها. 70% نسبة صادمة، أليس كذلك؟

أرجِّح أن السبب الرئيسي وراء ذلك عدم توفير بيئة تنافسية كافية للعمال. إنهم لا يتعلمون أشياء جديدة أو يكتسبون مهارات إضافية تساعدهم على أداء عملهم بشكل أفضل وجعل الترقية أو تغيير المهام واقعي أكثر في حالتهم.

ولكن، على عاتق من يقع الخطأ في المقام الأول لجعلهم منعزلين عن أعمالهم؟ هل على الموظفين لافتقارها روح المبادرة، أم على رب العمل الذي لا يخلق بيئة تنافسية لموظفيه؟ غالبًا، كلاهما يشكل معًا الإجابة.

ولكني آسفًا ألقي بالمسؤولية كاملة على عاتق الموظفين، لأنها حياتهم هم ومستقبل مسيرتهم المهنية. لذلك، عليهم قطعًا أن يتحملوا هم المسؤولية ويؤول إليهم التصرف، أليس كذلك؟

المسؤولية مضاعفة لأصحاب العمل المستقل

إذا كنت تدير عملك الخاص، أو تعمل بدوام مؤقت أو كامل كمستقل، أو كنت رائد أعمال أو أيًا كان ما قررت أن تسمي به نفسك، فإن المسؤولية آنذاك تصير مضاعفة. في الحقيقية ليس لديك شخص أخر تلقي عليه اللوم غير نفسك، إذ لا يوجد رئيس فوق رأسك دائمًا أو ثمة نظام إضافي يدفعك لفعل المزيد.

لديك نفسك، ذاتك وأنت -وربما زوج أو زوجة-، لذا إن أفضل طريقة لتحدي نفسك هي أن تدعها تخرج من منطقة الراحة لتتعلم وتجرب أشياء جديدة، وهذا لا يعني قراءة وتعلم كل شيء بل يعني اختيار مهارة معينة تريد أن تتعلمها وتبدأ في تعلمها ثم تطبيقها عمليًّا وهذا هو الجزء الأهم، كما أن الدورات المتاحة على الإنترنت ليست الطريقة الوحيدة للقيام بذلك.

خمس طرق أخرج بها من منطقة الراحة

هناك بعض الأشياء التي أقوم بها حاليًا لأدفع نفسي خارج منطقة راحتي. رغم أن الأمر قد يكون مخيفًا في بعض الأحيان إلّا أنه يساعدني على التطور على كلا المستويين العملي والشخصي. إليك ما أقوم بفعله:

1. النشر الذاتي لكتابي

رغم أن الكتابة لا تُعد أمرًا جديدًا بالنسبة لي، إلا أنه لم يسبق لي النشر الذاتي لكتاب. وهناك الكثير من المستجدات متعلقة بهذا الأمر، فأنا محظوظة لمشاركة التأليف لأول كتاب واقعي لي مع صديقتي سالي ميلر. لدى سالي العديد من الكتب المنشورة، واحد منهم بالفعل لتعليم الأخرين آلية النشر الذاتي واتقانها اتقانًا تامًا.

بالإضافة الى تعلم عملية النشر الذاتي، فإن مشاركتي لشخص أخر في الكتابة تٌعد خروجًا من منطقتي الأمنة (فهنا مثًلا أنا لا اتحكم في سير العمل برمته بل في الحقيقة هي من تتولى زمام الأمور مما يُعد أمرًا مختلفًا بالنسبة لي).

النتيجة أننا نبلي حسنًا في العمل سويًا، إذ يبدو وكأنك تقوم بمشروع جماعي في المدرسة الثانوية نوعًا ما ولكن هنا كلًا منا يحمل عبئًا متساويًا.

2. التحدث لأول مرة في مؤتمر

سأتحدث للمرة الأولى في حياتي في مؤتمر الشهر القادم، إذ سُيعقد هذا المؤتمر (ضاعف عملك المستقل) في مدينة نورفولك بولاية فيرجينيا.

تطلعت كثيرًا لأضيف التحدث أمام العامة إلى قائمتي حتى لو كان الأمر مرعبًا بالنسبة لي. أعلم أنها من أفضل الطرق لي للتعريف بعملي أكثر ومشاركة منتجاتي وخدماتي مع المزيد من الناس ومقابلة الأخرين من أصحاب التأثير إلا أن الأمر يبقى مخيفًا. تجربتي الأهم في التحدث أمام العامة كانت مع قيادة مجموعة صغيرة ومجموعة من شركة BNI في الماضي. لم أذهب مطلقًا لاجتماعات Toastmasters لتطوير مهارات التحدث أمام العامة، حاولت عدة مرات لكن للأسف لم تناسب المواعيد أو الأماكن جدول مواعيدي.

لدي بالفعل الخطوط العريضة، لذا كل ما تبقى لي الآن هو الكتابة والتدرُّب ثم التدرُّب ثم التدرُّب. سيرافقني زوجي العزيز ومعرفة أنه هناك ضمن الحضور سيزيل الكثير من مخاوفي، كما أن عدد الحضور لا يتعدى المائة فالبداية لازالت صغيرة.

3. إلقاء ندوة على الإنترنت

أحسب نفسي كاتبة أفضل بكثير من كوني مقدمة محاضرات مباشرة، ولكن يبدو أن الندوات التي أقدمها على الإنترنت لن تنتهي في وقت قريب وكل شيء أقرؤه يشير إلى أنها تساعد في الترويج الناجح للدورات التدريبية على الإنترنت.

أعمل الآن على إعادة صياغة بعض المحتوى من الكتاب الذي تحدثت عنه في البداية لتعليم المستقلين الواعدين كيف يبدأون مسيرتهم. سأبدأ بمشاركة استضافتهم على الأنترنت مع المؤسسات والشركات وتقديم العرض لمتابعيها.

أعتقد أن المحاضرة ذات قيمة كبيرة مما يساعد على تخفيف الكثير من الضغط. حينما تستطيع تقديم قيمة حقيقية، تصبح العملية بأكملها أقل رهبة، لذا اهتم بتعليم وخدمة الأخرين بدلًا من السعي وراء بيع الأشياء.

4. تدريس المحاضرات الحية

أتمكن ممارسة المزيد من التحدث أمام العامة بهذه الطريقة. تلك الحصص التي أقوم بتدريسها ستكون جزءًا من أكاديمية Brennan Dunn والهدف منها تمكين أصحاب الأعمال الحاليين خطوة بخطوة –شهر بشهر- من تطوير أعمالهم وتحقيق ربحية أفضل. سأدرِّس القسم الخاص بالرسائل، وهو جزء استمتعت كثيرًا بتعلمه والاستمرار في تطبيقه في موقعي الخاص (تطرأ عليه العديد من التغييرات في غضون الأسابيع أو الشهور القليلة القادمة.)

يتطلب الأمر مني الآن كتابة المحتوى ومن ثم تدريسه لمجموعة صغيرة لمدة خمس عشرة ساعة شهريًا. أنا متحمسة كثيرًا لأن التجربة مثمرة لتطوير مهاراتي في التدريس وإعطاء المزيد من الثقة في التفكير والتحدث أمام الآخرين.

5. إطلاق موقع متخصص جديد

لم أكن أبحث عن مشروع أخر، بل يتحتم علي أن أرفض أي مشروعات أو أفكار جديدة لباقي العام وأتمنى المحافظة على هذا القرار. ولكن صديقي العزيز داريان كولراقترح فكرة إنشاء موقع متخصص في مجال العمل المستقل، ولأنه شخص ذكي وافقت.

الهدف هو توفير موارد هائلة لمجتمع المستقلين، تخيل من واحد إلى ثلاثة منشورات كل منها يتكون من خمسة ألاف كلمة تقريبا كل شهر، ذات طبيعة حيادية فهي ليست موجهة للكتاب أو المساعدين الافتراضيين على وجه الخصوص بل لجموع المستقلين، كما أنها لن تعتمد على علامة تسويقية شخصية. بعد ذلك توضع التجربة محل النقد، وأجده الجزء الأكثر إثارة.

الأمر الرائع هنا أنه طالما أن الموقع ليس عملنا أو موقعنا الأساسي، نمتلك الكثير من الحرية لممارسة التجارب الجديدة. يمكننا التركيز على التسويق للشركات الفرعية، ونشر الإعلانات، والمنشورات الممولة من رعاة، لنا مطلق الحرية، بل ويمكننا أن نفشل فشلًا ذريعًا دون أن نمس أمورنا المالية إطلاقًا.

ماذا يجب عليك فعله بعد ذلك؟

الآن وبعد أن شاركت معك أهمية الخروج من منطقة الراحة وتجربتي في تحقيق ذلك، أحب أن اتحداك للقيام بذلك.

ربما ليس بالنشر الذاتي، أو التحدث في مؤتمر، أو المحاضرة على الأنترنت، أو تدريس الحصص الحية، أو إطلاق موقع متخصص تمامًا مثلما فعلت. قد يكون بتعلم مهارة جديدة وممارستها حتى إتقانها، أو التسويق على مستوى أعلى للحصول على عملاء يدفعون أكثر. فكر في بعض الأمور التي يمكنك القيام بها للخروج من منطقة الراحة والتطور كمستقل أو حتى كموظف إذا كان هذا أسلوب حياتك. قم بكتابة قائمة من ثلاث أو خمس أشياء بناءً على أولوياتك أو على ما يمثل متعة لك وابدأ حتى تنتهي منها.

حدِّد الأمر الأول على قائمتك ثم قم بتقسيمه إلى الخطوات المحددة التي تحتاجها للقيام به، وتأكد من جعل الخطوات صغيرة قدر المستطاع حتى تتجنب الشعور بالارتباك. بعد ذلك استمر خطوة بخطوة وهكذا.

بدلًا من وضع ذلك على قائمة أعمالك المستقبلية، خطط لوقت معين ودونه في تقويمك الفعلي، تعامل وكأنه تكليف من عميل وانتهِ منه.

ترجمة -وبتصرف- للمقال How Pushing Out of Your Comfort Zone Will Get You Results Less لصاحبته Gina Horkey