أدوات تسهيل الاستخدام في مستندات جوجل عبارة عن باقة من الإضافات والترقيات، التي تقوم شركة جوجل بإضافتها إلى واجهة استخدام تطبيق مستندات جوجل، بهدف زيادة سلاسة استخدام التطبيق وجعله متفوقًا على منافسيه. من جهة أخرى، تستهدف شركة جوجل من خلال مميزات تطبيقاتها مساعدة الأشخاص من ذوي الاحتياجات الخاصة، خاصة المستخدمين المكفوفين و الصم و البكم. سوف يتمكن أي مستخدم من تفعيل أدوات تسهيل الاستخدام، وتحقيق الاستفادة منها بالدرجة القصوى بهدف تحقيق أفضل النتائج المرجوة من تطبيق مستندات جوجل.

تفعيل وإلغاء تفعيل أدوات تسهيل الاستخدام في مستندات جوجل

تعد هذه الخطوة أساسية ومشتركة عند استخدام أي أداة من أدوات تسهيل الاستخدام، لذلك ينبغي على كل مستخدم القيام بها قبل البدء باستخدام الأدوات.

خطوات تفعيل أدوات تسهيل الاستخدام في مستندات جوجل

عند الاستخدام لأول مرة يجب تفعيل هذه الأدوات من شريط الوصول في أعلى واجهة المستند، من خلال اتباع الخطوات التالية:

1. فتح المستند المراد العمل عليه و تحريره.
2. النقر على خانة "أدوات" في شريط الوصول أعلى الشاشة.
3. اختيار خيار "أدوات تسهيل الاستخدام" في أسفل القائمة المنسدلة.

4. تنبثق قائمة تضم مجموعة من الخيارات، نقوم بتفعيل خيار "قارئ الشاشة" على سبيل المثال.

ملاحظة: بعد تنفيذ الخطوات السابقة، تظهر خانة جديدة ضمن شريط الوصول باسم "تسهيل الاستخدام" و هي قائمة تحتوي على الأدوات السابقة ذكرها بالترتيب نفسه.

خطوات إلغاء تفعيل أدوات تسهيل الاستخدام في مستندات جوجل:

1. فتح المستند المراد العمل عليه.
2. النقر على خانة "أدوات" في شريط الوصول.
3. اختيار خيار "أدوات تسهيل الاستخدام".
4. إزالة إشارة (صح) بجانب الخيار المراد إلغاؤه.

أبرز أدوات تسهيل الاستخدام في مستندات جوجل

تعد مجموعة الأدوات التالية الأكثر استخدامًا في تطبيق مستندات جوجل، لأنها تختصر الوقت بشكل كبير على كل من القارئ أو المحرر و حتى المعلق، كما أنها تساعد ضعاف البصر على تحرير النصوص، وتشمل هذه الأدوات:

• الشرح اللفظي لقارئ الشاشة
• التعليقات
• الحاشية السفلية
• العناوين
• الرسومات
• القائمة
• الرابط
• الجدول
• القسم
• الخطأ الإملائي
• التنسيق
• عرض التعديلات المباشرة

ملاحظة: أوردنا مجموعة الأدوات كما هو ترتيبها ضمن قائمة تسهيل الاستخدام التي ستظهر عند تفعيل الميزة.

الشرح اللفظي لقارئ الشاشة

تستهدف هذه الأداة الأشخاص المكفوفين أو ضعاف البصر، حيث يقوم قارئ الشاشة بقراءة المحتوى المكتوب بشكل صوتي دقيق.

خطوات تفعيل قارئ الشاشة:

1. تحميل تطبيق قارئ الشاشة المناسب.
2. ضبط إعدادات القارئ الصوتي مع المتصفح المستخدم.
3. البدء باستخدام القارئ من خلال قائمة أدوات تسهيل الوصول.

وفيما يلي مجموعة تطبيقات مميزة لقراءة الشاشة:

تطبيق Chrome Vox في متصفح Google Chrome

القارئ الأمثل في حال استخدام متصفح Chrome، لأن إعدادات القارئ متوافقة تمامًا مع إعدادات المتصفح المستخدم.

خطوات تثبيت ChromeVox:

1. من خلال Chrome Web Store نقوم بتحميل تطبيق ChromeVox من قسم الاضافات
2. تثبيت الإضافة على متصفح Google Chrome.

لا يلزم الأمر اي تعديل في إعدادات الإضافة أو المتصفح لأنها ستكون متطابقة حتمًا في حال استخدام أحدث نسخة من كليهما.

تطبيق NVDA

هو القارئ الأفضل لجميع أجهزة ويندوز شريطة استخدام أحدث نسخة من القارئ مع أحدث نسخ نظام التشغيل.

خطوات تفعيل NVDA:

1. فتح المستند المطلوب تحريره أو قراءته.
2. سماع عبارة تفعيل القارئ بعد القيام بتفعيل خاصية القراءة من (أدوات - أدوات تسهيل الاستخدام - تفعيل).
3. الضغط على Ctrl+k+NVDA.
4. إيقاف خيار قول الكلمة المكتوبة أو قول الأحرف المكتوبة.

بإمكان المستخدم أيضًا استخدام الاختصار Ctrl+Alt+N المتعلق ب NVDA او تعيين اختصار مناسب في لوحة بحيث لا يتعارض مع اختصارات أدوات تسهيل الاستخدام الأخرى.

ملاحظة: يدعم كل من ChromeVox و NVDA اللغة العربية، غير أن NVDA يتفوق على ChromeVox في قوة هذا الدعم.

تطبيق JAWS

قارئ JAWS هو أكثر قارئ مشابه لقارئ NVDA، يختلفان في كون أن NVDA هو قارئ مجاني ومفتوح المصدر، بينما JAWS هو قارئ مدفوع وغير مفتوح المصدر؛ هذا إل جانب إمكانية إضافة بعض التعديلات على JAWS من خلال ضبط الصدى عبر خيار "بدون ترديد no echoing"من خلال النقر على "jaws+2 " حتى نسمع "None".

ملاحظة: يتميز قارئ JAWS بأنه يضم خيارات أكثر و أصوات مختلفة بالإضافة إلى إمكانية القراءة بأكثر من لغة خاصة اللغة العربية.

خطوات تشغيل القارئ الصوتي JAWS:

1. تحميل النسخة التي تدعم اللغة العربية من تطبيق JAWS.
2. بعد تشغيل التطبيق تظهر قائمة، تضم مجموعة من الخيارات في شريطه العلوي.
3. من خلال النقر على خيار "اللغة"، يمكن تغيير لغة القارئ، حيث تظهر قائمة نختار منها اللغة المطلوبة.
4. عبر الضغط على "خيارات" نحصل على قدرة إجراء عدة تعديلات في إعدادات الصوت.

التعليقات

ميزة التعليقات هي إحدى أدوات تسهيل الاستخدام التي تمكن أي قارئ يمتلك صلاحية التعليق من إضافة تعليق معين على المستند في المكان الذي يرغب به. كم أجل إظهار التعليقات، يجب اتباع الخطوات القياسية التي ذكرناها في البداية، واختيار خيار التعليقات من قائمة "تسهيل الاستخدام". تظهر قائمة جانبية إضافية تتيح للمستخدم التنقل بين التعليقات، تتضمن الخيارات التالية:

• فتح سجل التعليقات Ctrl+Alt+Shift+A
• الدخول إلى التعليق الحالي Ctrl+Alt+C ثم Ctrl+Alt+E
• الانتقال إلى التعليق التالي Ctrl+Alt+C ثم Ctrl+Alt+N
• الانتقال إلى التعليق السابق Ctrl+Alt+C ثم Ctrl+Alt+P
• الانتقال إلى الاقتراح التالي Ctrl+Alt+E ثم Ctrl+Alt+N
• الانتقال إلى الاقتراح السابق Ctrl+Alt+E ثم Ctrl+Alt+P
• قبول الاقتراح.
• رفض الاقتراح.
• حل التعليق.

الفرق بين الاقتراح والتعليق يكمن في أن التعليق يجريه قارئ المستند و يشير فيه إلى ملاحظة أو نقطة معينة ضمن النص بحاجة توضيح أو تعديل أو تساؤل يطرحه القارئ حول فقرة ضمن المستند. أما الاقتراح فهو كتابة تعديل في مكان ما في المستند على شكل إضافة أو استبدال أو حذف، وعند قبول الاقتراح يتم إجراء التعديل بشكل مباشر، وفي حال رفض الاقتراح لن يتغير شيء من المستند.

الحاشية السفلية

الحاشية السفلية في أي مستند عبارة عن جزء صغير من الصفحة أو المستند يحتوي مجموعة من الملاحظات أو التعليقات التي يدونها كاتب المستند و يربطها بالنص من خلال رقم صغير يوضع على الحاشية وعلى النص المستهدف.

خطوات إضافة الحاشية السفلية:

1. تحديد نهاية الفقرة المراد التعليق عليها وتوضيحها من خلال الحاشية.
2. وضع المؤشر في نهاية الفقرة بعد علامة الترقيم التي تفصل أجزاء الفقرة عن بعضها البعض.
3. النقر على "إدراج" من ثم خيار "حاشية سفلية".

4. إدخال النص المطلوب في أسفل الصفحة سواء كان ملاحظة أو اسم مرجع أو غيره.
5. اختصار إضافة الحاشية السفلية هو (Ctrl+Alt+F) بعد تحديد مكان إضافة الحاشية من خلال المؤشر.

ملاحظة: يقوم مستندات جوجل بترتيب أرقام الملاحظات في الحاشية السفلية بحسب ترتيب ورودها في المستند.

العناوين

إضافة العناوين إلى أجزاء المستند عبارة عن عملية مشابهة لعملية تقسيم المستند إلى أجزاء بشكل يسمح للمستخدم أن يتنقل بين الفقرات أو الأجزاء المنفصلة في المستند من خلال مخطط المستند الذي نظهره عبر قائمة "أدوات" ثم "إظهار مخطط المستند" ليتيح الانتقال من جزء إلى آخر ضمن المستند من خلال النقر على عنوانه الخاص.

خطوات إضافة العناوين الي المستند:

1. كتابة العبارة المميزة للفقرة أو عنوان الفقرة و تحديدها
2. فتح قائمة الأنماط في أعلى يسار الصفحة وتغيير كلمة نص عادي إلى عنوان 1 أو 2 أو 3.

3. التنقل بين العناوين من خلال الضغط على خيار "تسهيل الاستخدام" في شريط الوصول، ثم نضغط على "العناوين"، فتنبثق قائمة تضم خيارات التنقل.

خيارات التنقل بين العناوين:

• الانتقال إلى رأس الصفحة التالي Ctrl+Alt+H ثم Ctrl+Alt+N.
• الانتقال إلى رأس الصفحة السابق Ctrl+Alt+H ثم Ctrl+Alt+P.

الرسومات

إحدى أدوات تسهيل الاستخدام التي تفيد في التنقل بين الرسومات، بحيث يتم تجاوز كل الفراغات و البيانات ضمن المستند، والانتقال من رسم إلى آخر بحيث تسهل عملية البحث عن عنصر معين قد يكون موجودًا في صورة أو في وصف صورة معينة.

خطوات إدراج رسومات في مستندات جوجل:

1. فتح المستند المراد إضافة الصورة إليه.
2. خيار "إدراج" من شريط الوصول.
3. نختار إدراج "صورة"، تنبثق قائمة تضم مجموعة من خيارات تحميل الصور.

4. يمكن أختيار إدراج "رسم" بدلًا من صورة، فتظهر قائمة تضم خيارين "جديد" و"Drive".

5. عند اختيار "جديد" تظهر نافذة تضم مجموعة أدوات للرسم، نرسم ما نريد ثم نختار "حفظ وإغلاق".

خيارات التنقل بين الرسومات:

• يمكن التنقل عبر الرسومات المختلفة عبر الضغط على "تسهيل الاستخدام" في شريط الوصول، ثم اختيار "الرسومات"، فتظهر قائمة تضم خيارين.
• الانتقال إلى الرسم التالي Ctrl+Alt+G ثم Ctrl+Alt+N.
• الانتقال إلى الرسم السابق Ctrl+Alt+G ثم Ctrl+Alt+P.

القائمة

تصنيف مجموعة البيانات ضمن قائمة هي إحدى الخصائص الأساسية في أي تطبيق لتحرير المستندات فهي تقوم بترتيب عناصر أو خيارات محددة متعددة بشكل مناسب من خلال رمز في بداية السطر لكل خيار أو من خلال التعداد الرقمي في حال تعداد مجموعة من الخطوات المتتالية تباعًا.

خطوات إضافة القوائم:

1. كتابة العناصر المطلوب ترتيبها في القائمة شريطة الضغط على Enter في نهاية كل منها
2. تحديد الأسطر المطلوبة و التي يحتوي كل منها على أحد العناصر
3. الضغط على رمز القائمة أو الترتيب العددي في أعلى الشاشة.

خيارات التنقل بين القوائم:

• بعد الضغط على خيار "تسهيل الاستخدام" في شريط الوصول، نختار "القائمة" فتظهر مجموعة من الخيارات.
• القائمة التالية Ctrl+Alt+O ثم Ctrl+Alt+N.
• القائمة السابقة Ctrl+Alt+O ثم Ctrl+Alt+P.
• العنصر التالي في القائمة Ctrl+Alt+l ثم Ctrl+Alt+N.
• العنصر السابق في القائمة Ctrl+Alt+I ثم Ctrl+Alt+P.

الرابط

إحدى أهم المميزات التي يتيحها تطبيق مستندات جوجل هو إمكانية إضافة الروابط إلى المستند بشكل مخفي أو مدمج مع الكلام المكتوب. يهدف ذلك إلى ربط مجموعة من المستندات مع بعضها البعض أو تسهيل الوصول إلي بعض المواقع التي تم ذكرها ضمن المستند وحالات كثيرة لربط المعلومات مع بعضها البعض أو تسهيل البحث عنها

خطوات إنشاء رابط ضمن المستند في مستندات جوجل:

1. تحديد العبارة التي نريد إنشاء ارتباط لها مع مستند أخر.
2. النقر على "إدراج" من شريط الوصول من ثم ثم النقر على "رابط".
3. تنبثق نافذة نلصق في مربع الكتابة رابط الموقع أو المستند المشار إليه، ثم نضغط "تطبيق".
4. تظهر الجملة التي تم تحديدها و دمج الرابط بها باللون الازرق، ويصبح النقر عليها بمثابة النقر على الرابط و الدخول إليه.

ملاحظة: لتسهيل العملية بالإمكان تحديد العبارة من ثم الضغط على (ctrl+K) و إنشاء الرابط، أو عبر أيقونة إدراج الرابط الموجودة في شريط الأدوات.

خيارات للتنقل بين الروابط المختلفة في المستند:

• بعد الضغط على خيار "تسهيل الاستخدام" ننقر على "الرابط" فتظهر قائمة تضم خيارين.
• الانتقال إلى الرابط التالي Ctrl+Alt+L ثم Ctrl+Alt+N.
• الانتقال إلى الرابط السابق Ctrl+Alt+L ثم Ctrl+Alt+P.

الخطأ الإملائي

تعد هذه الميزة من أهم مميزات مستندات جوجل الحصرية جدًا حيث يقوم التطبيق من خلالها بعملية تنقيح المقال وإيجاد الأخطاء الإملائية التي يحتويها و توجيه الكاتب إلى تصويبها. يتم ذلك عبر الإشارة للخطأ الإملائي بخط أحمر، فإذا ما ضغطنا فوق الخطأ، تنبثق نافذة صغيرة تحتوي التصحيح.

خطوات التنقل بين الأخطاء الإملائية:

1. من قائمة "تسهيل الاستخدام" نختار "الخطأ الإملائي" فتظهر قائمة تضم خيارين.
2. الانتقال إلى الخطأ الإملائي التالي Ctrl + '
3. الانتقال إلى الخطأ الإملائي السابق Ctrl + ;

عرض التعديلات المباشرة

تعد هذه الميزة مهمة جدًا عند وجود متعاونين على تحرير المستند، حيث تظهر هذه الميزة جميع التعديلات التي قام بها الشريك من حذف وإضافة وتدوين وغيرها الكثير.

خطوات عرض التغييرات المباشرة:

1. نضغط على "تسهيل الاستخدام" من شريط الوصول، ثم نختار "عرض التعديلات المباشرة"
2. تظهر نافذة جديدة تحتوي جميع إصدارات المستند القديمة مع التعديلات المجراة على كل منها بالإضافة إلى اسم صاحب التعديل.

ملاحظة: يمكن استخدام الاختصار (Ctrl + Alt + Shift + R) من أجل الوصول السريع نحو صفحة التغييرات.

هناك أيضًا مجموعة من التعديلات البسيطة الخاصة بالتنقل بين الأقسام والتنسيقات وعناصر الجداول، يمكن الحصول عليها عبر قائمة "تسهيل الاستخدام" كما أسلفنا سابقًا.

تسهيل الاستخدام في مستندات جوجل على الهاتف المحمول

وجب علينا التنويه إلى أن وسائل تسهيل الاستخدام المذكورة أعلاه غير متوفرة في تطبيق مستندات جوجل عبر الهاتف المحمول، لأن التنقل بين عناصر المستند سهل جدًا عبر الهاتف المحمول. أما قارئ الشاشة في الهاتف المحمول فيعتمد على تطبيق Talk Back وهو قارئ الشاشة بشكل عام، وغير متخصص في مستندات جوجل

خطوات تفعيل خدمة Talkback:

1. الانتقال إلى "الإعدادات".
2. الدخول إلى "الإعدادات المتقدمة".
3. اختيار Talkback من قائمة إمكانية الوصول.

ملاحظة: يدعم Talk Back لغات عديدة من ضمنها اللغة العربية الفصحى حصرًا.

خاتمة

يجب علينا التنويه إلى أن ميزات تسهيل الاستخدام المذكورة هي إضافات حصرية لصالح شركة جوجل فقط، و هي تندرج تحت إطار السعي الحثيث للشركة في تحويل تحرير المستندات إلى مسار الانترنت المرتبط بها، والعزوف عن استخدام الطريقة القديمة. لم تترك شركة جوجل أية فرصة في تزويد تجربة المستخدم بالسلاسة التي يحلم بها، وقد ظهر ذلك جليًا في أدوات تسهيل الاستخدام في تطبيق مستندات جوجل.

اقرأ أيضًا

• إضافات مهمة في تطبيق مستندات جوجل
• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• إضافات لدعم المحررين مستخدمي مستندات جوجل
• الكتابة بالصوت في تطبيق مستندات جوجل
• حروف برايل لمساعدة المكفوفين في مستندات جوجل

إضافات تطبيق مستندات جوجل هي خيار آخر توفره شركة جوجل، لدعم الكتاب والمحررين للحصول على أفضل تجربة تحرير نصوص على الإطلاق. تملك هذه الأدوات القدرة على نقل تجربة الكتابة إلى مستوى آخر بفضل التسهيلات والمزايا التي تقدمها والتي تجعل من تطبيق مستندات جوجل تطبيقًا متكاملًا. اخترنا 10 إضافات تتمتع بمزايا فريدة، لنضع دليل خطوات استخدامها بالتفصيل، لتتمكن بالتعاون مع المزايا الافتراضية من إخراج مستندات احترافية.

تثبيت وإزالة إضافات تطبيق مستندات جوجل

ميزة تضيف وظائف جديدة احترافية إلى محرر مستندات جوجل والتي كان يفتقر إليها سابقًا، حيث يمكن العثور على جميع إضافات مستندات جوجل في Google Workspace Marketplace.

ولتثبيت إضافة في تطبيق مستندات جوجل:

1. نذهب إلى شريط قائمة مستندات جوجل، ننقر فوق "الإضافات" ثم نحدد "الحصول على إضافات". يؤدي هذا إلى فتح "Google Workspace Marketplace".

2. نجد إضافة مستند جوجل التي نحتاج إليها، ننقر فوق الزر الأزرق "تثبيت". يتم تثبيت الوظيفة الإضافية في جميع مستندات جوجل لدينا.

ولإزالة إضافة في تطبيق مستندات جوجل:

1. ننقر فوق "الإضافات" ثم "إدارة التطبيقات"، تظهر نافذة Google Workspace Marketplace، وفيها الإضافات التي قمنا بتثبيتها فعليًا.

2. نضغط على الإضافة المراد إزالتها، تنبثق صفحة الإضافة وبجانبها زر أزرق "إلغاء التثبيت" نختاره.

إضافات مهمة لمستندات جوجل

سنذكر تاليًا الإضافات العشرة التي اخترناها ووجدنا أنها ضرورية لزيادة الإنتاجية في العمل على تطبيق مستندات جوجل:

أداة التدقيق اللغوي Language Tool Proofreading

أداة Language Tool مهمّة للكتّاب والمحررين، حيث تسمح الأداة بالتدقيق الإملائي والقواعدي المتقدم للمستند لأكثر من 25 لغة ومنها اللغة العربية، على عكس أدوات Grammarly و Ginger اللتان لا تدعمان العربية.

المميزات:

• العثور على العديد من الأخطاء التي لا يستطيع مدقق الإملاء البسيط اكتشافها، مثل الخلط بين الكلمات أو تكرارها، كما يمكنها اكتشاف بعض المشكلات النحوية.
• تدقيق لغوي ليشمل كامل المستند، أو جزء معين يحدده المستخدم.

خطوات استخدام الإضافة:

1. من تبويب الإضافات، نختار "Grammar and Spell Checker" ثم "Check Full Document"من أجل تفحص كامل المستند.
2. من أجل تفحص فقرة من المستند، نقوم بتحديدها، ثم نختار"Grammar and Spell Checker" بعد ذلك نختار "Check Selected Paragraphs".

أداة Doc Builder

في حالة العمل على مستندات طويلة، أو استخدام نفس المقتطفات النصية في المستندات بانتظام، فإن Doc Builder هي الأداة الأفضل لإنجاز الأمر. تتمثل وظيفتها الأساسية في إدراج مقتطفات النص التي نستخدمها بشكل متكرر، وحفظ الأنماط المخصصة، وهي تناسب كتاب التقارير المالية والتقنية والقانونية.

المميزات:

• خيار التنسيق التلقائي للمقتطفات النصية استنادًا إلى السمات المحددة في جدول بيانات جوجل.
• إمكانية تنظيم المقتطفات النصية المستخدمة بشكل متكرر في مجلدات على Drive من أجل الوصول الفوري.

خطوات استخدام الإضافة:

1. نضغط على "الإضافات" في شريط المهام، ونختار" Doc Builder"، ثم نختار "فتح الشريط الجانبي".
2. نلاحظ وجود عدد من المقتطفات والمجلدات الجاهزة للاستخدام، وذلك للمساعدة على البدء.
3. لإدراج مقتطف في المستند، يجب وضع المؤشر في الموقع المستهدف من المستند، حيث نريد إدراج المقتطف، ثم النقر على المقتطف في الشريط الجانبي.
4. يتم بعد ذلك إدراج المقتطف في المستند الحالي.

ملاحظة: يتم الاحتفاظ بجميع خيارات التنسيق إلا إذا تم اختيار أحد السمات في قسم التنسيق.

أمثلة عملية:

• لإدخال جدول مؤلف من ثلاثة أعمدة نضغط على مجلد"Documentation Snippets"وبعدها نختار"3 Columns".

• لإدخال التاريخ والوقت الحاليين نختار مجلد" Smart Snippets" ثم "Now".

• لإجراء عملية حسابية واظهار الناتج في المستند نختار "Smart Snippets" ثم"Calculator".

• طريقة إنشاء مقتطفات خاصة: نقوم بإنشاء مستند جديد يحتوي المقتطف الذي نريد استخدامه ونقوم بحفظه على Drive. عندما نرغب في إدراجه، نفتح الشريط الجانبي، ونختار "My Drive" ثم نختار المستند الذي يحتوي المقتطف المطلوب.

أداة Search and Navigate

في حال التعامل مع مستند طويل جدًا، فإنه من الصعب إيجاد ما نريد بسرعة، لذلك فإن ميزة Search & Navigate المعروفة سابقًا باسم Doc Explorer، إضافة جديدة تسهّل الأمر علينا. يمكن العثور بسرعة على أي جزء من المستند والانتقال إليه، سواء أكان نصًا أو عناوين أو إشارات مرجعية أو صور أو جداول.

ملاحظة: هذه الميزة مناسبة للطلاب والمعلمين الذين يعملون على التقارير أو الأوراق البحثية.

المميزات:

• عند فتح الشريط الجانبي، يمكن التنقل بين قائمة العناوين والإشارات المرجعية والصور والجداول ونتائج البحث.
• إنشاء دليل من خلال النص بمساعدة الإشارات المرجعية وإدارتها في الشريط الجانبي للرجوع إليها في المستقبل.
• خيار لفتح الوظيفة الإضافية بشكل افتراضي لمستندات معينة.

خطوات استخدام الإضافة:

1. بمجرد فتح الشريط الجانبي، يظهر لنا في أعلى الشريط خمسة أزرار، "العناوين – الإشارات المرجعية – الصور – الجداول – نتائج البحث"، أسفل حقل البحث الخاص بالإضافة.
2. عند الضغط على "العناوين Headings يمكن التنقل بسرعة بين الفقرات الفرعية.
3. يمكن إنشاء إشارة مرجعية Bookmark للمستند عن طريق الضغط على زر "إضافة" أسفل تبويب الإشارات المرجعية Bookmarks، حيث يقوم بإنشاء رابط Link للإشارة المرجعية بشكل تلقائي.
4. يمكن تدوين أي كلمة أو عبارة في حقل البحث لرؤية جميع الفقرات التي تحتوي عليها والنقر فوق أي نتيجة لرؤيتها في النص الذي لديك.

ملاحظة: تتيح لنا الأداة تحديد موقع أي محتوى بسرعة والبحث في النص والإشارات المرجعية والصور والجداول والعناوين مرة واحدة.

أداة Mathtype

أداة قادرة على إنشاء معادلات وصيغ رياضية احترافية باستخدام محرر مرئي ذو واجهة سهلة الاستخدام توفر أسهل تجربة من اليوم الأول.

المميزات:

• احترافية: يوفر صورة مثالية عالية الجودة لجميع المعادلات، حيث يمكن تحرير جميع المستندات باستخدام معادلات رياضية عالية الجودة.
• Chemtype: يمكن التبديل من المعادلات الرياضية، إلى المعادلات الكيميائية.

ملاحظة: كتابة الصيغ الكيميائية باستخدام الرموز الأكثر شيوعًا أو تحديد العناصر من الجدول الدوري.

خطوات استخدام الإضافة:

1. نضغط على "الإضافات" ثم نختار "Mathtype".
2. نختار الصيغة الرياضية أو الكيميائية، لتظهر لنا نافذة جديدة تحوي كل العناصر اللازمة لكتابة المعادلات.

أداة Translate Plus

Docs Paragraph Translate هي ميزة أخرى ضمن الإضافات في مستندات جوجل، والتي تترجم المحتوى المكتوب باللغة الأجنبية إلى اللغة التي تختارها. وهي تدعم معظم اللغات الشائعة.

خطوات استخدام الإضافة:

1. بعد اختيار الإضافة وفتح الشريط الجانبي، نقوم بتحديد اللغة المصدر التي نريد ترجمتها من اختيار" Translate From" ثم نقوم بتحديد اللغة المراد الترجمة إليها "Translate To".
2. ننتقل عبر التبويب الأعلى للشريط إلى زر الترجمة وندخل النص المراد ترجمته ونضغط " Translate".

ملاحظة: بعد الترجمة يظهر لدينا خيار Insert Into Doc، يقوم باستبدال النص المحدد بترجمته، أو بإمكاننا أن نضع المؤشر في المستند عند المكان الذي نريد وضع الترجمة فيه.

أداة Doc Secrets

يقوم Doc Secrets بإخفاء المعلومات الحساسة وتشفيرها مثل كلمات المرور أو أفكار براءات الاختراع أو الأسرار الأخرى.

المميزات:

• مشاركة المستندات، ومراقبة أجزاء من المستند.
• تنفيذ جميع عمليات التشفير في المتصفح باستخدام عبارة المرور و تشفير AES.

ملاحظة: لا يتم إرسال عبارة المرور هذه إلى خوادم جوجل أو تخزينها على الإطلاق.، مما يعني أنه يمكن للمستخدم فقط فك تشفير أسراره.

• تشفير جميع المعلومات التي يتم إدخالها باستخدام Doc Secrets وتخزينها في المستند الخاص أو على شكل خصائص للمستند، أي ضمن حساب جوجل الخاص.

خطوات استخدام الإضافة:

1. نفتح DocSecrets من الإضافات ليظهر الشريط الجانبي.
2. تطلب الأداة كلمة مرور خاصة Passphrase، نقوم بإدخال الكلمة ومن ثم"Start".

3. من أجل إضافة عبارة سرية جديدة، نكتب في خانة الكتابة أسفل الشريط الجانبي العبارة المطلوبة ومن ثم "Insert".

4. من أجل إخفاء نص محدد من المستند، نقوم بتحديد النص ونختار "Censor Text".

ملاحظة: يجب اختيار عبارة مرور Passphrase يمكن تذكرها، لأنه إذا ما تم نسيانها، سنفقد جميع الأسرار.

أداة Docs To Markdown

لنشر منشورات مدونة أو رسائل إخبارية على الويب، فإننا بحاجة الاعتماد على تنسيق Markdown أو HTML. هذه الميزة Docs to Markdown (كانت تُسمى سابقًا gd2md-html). تقوم بتحويل المستند بسهولة إلى Markdown أو HTML بشكل بسيط وقابل للقراءة.

المميزات:

• معالجة الفقرات المضمنة في عناصر القائمة لـ Markdown.
• تنبيه المستخدم لوجود أكثر من عنوان H1 واحد في التعليقات العليا.
• أداة بسيطة للغاية.

خطوات استخدام الإضافة:

1. نقوم بفتح " Docs to Markdown "من الإضافات ونختار" تحويل Convert "لتظهر في الشريط الجانبي أزرار التحويل إلى Markdown أو HTML باللون الأزرق.

2. يمكن تحويل المستند بالكامل، أو تحديد جزء من المستند، ليظهر النص بعد اختيار نوع التحويل بلغة HTML أو Markdown في الشريط الجانبي.

ملاحظة: نلاحظ في بداية النص ملاحظات وتنبيهات في حال وجود أخطاء أو تكرارات.

أداة One Look Thesaurus

تعمل الوظيفة الإضافية OneLook Thesaurus لمحرّر مستندات جوجل على جلب آلاف المفردات والمصطلحات من OneLook و Rhymes Zone مباشرةً إلى عملية التحرير التي لديك. يجب علينا فقط تحديد أحد الفئات التسعة للعثور على بدائل جذابة وصفات رائعة وقوافي مدهشة وغير ذلك.

خطوات استخدام الإضافة:

1. نقوم بتحديد كلمة أو عبارة في المستند باستخدام الفأرة، ثم نضغط على "الإضافات" ونختار "إضافة onelook thesaurus".
2. تنبثق قائمة تضم مجموعة من الخيارات من بينها فتح الواجهة الرئيسية للأداة أو البحث ضمن فئات محددة مباشرة .

3. بعد فتح الشريط الجانبي للأداة يظهر لدينا مربع بحث، وتسعة خيارات لتحديد فئة البحث.

4. بعد تحديد تحديد النص المراد استبداله، واختيار الفئة المطلوب البحث بها، نحصل على مجموعة من النتائج.
5. ننقر فوق النتيجة المطلوبة من أجل استبدالها بالكلمة الموجودة على المؤشر (أو التحديد).

المميزات:

• عرض مجموعة كبيرة من المرادفات synonyms والكلمات المتشابهة، بالإضافة إلى روابط للعثور على التعريفات وأمثلة الاستخدام.

ملاحظة: يتم عرض عدد كبير من المرادفات (وسيتم تمييزها باللون الأصفر) من أجل اختيار الأنسب.

• عرض لمشغلات Triggers التي ترتبط بشكل شائع بالبحث.
• عرض القوافي Rhymes (البديل الممتاز أو الأقرب للمعنى).

ملاحظة: إن النتائج المظللة باللون الأخضر الداكن هي القوافي المثالية، كلما كانت أكثر خُضرًة كان المعنى أفضل.

• عرض الصفات Adjectives المشابهة التي يتم استخدامها بشكل شائع لوصف كلمة البحث المحددة.
• إظهار الكلمات التي يمكن التنبؤ بها عبر فئة Complete، والتي تبدأ بالحروف التي كتبتها حتى الآن، وهو أمر مفيد جدًا إذا كنا نعرف بداية الكلمة فقط.

أداة Highlight Tool

تم تصميم هذه الإضافة لمساعدة الطلاب الذين يتعين عليهم المرور على أعداد كبيرة من الصفحات أو المواد البحثية في محرر مستندات جوجل.

المميزات:

• القدرة على تسجيل ما نقوم به عن طريق وضعه في خانة مميزة أو تصديره في مستند آخر.
• يمكن تمييز جمل متعددة بألوان مختلفة وجعلها تظهر في ملف منفصل من أجل سهولة الوصول إليها في الملف المنفصل والحفاظ على الملف الأصلي.

خطوات استخدام الإضافة:

1. نضغط على زر "Highlighter Library" الملون بالأخضر، لتظهر نافذة جديدة، نقوم من خلالها بإنشاء نسق فقرة جديد.
2. تظهر لنا خانة "Name" ندخل فيها اسمًا ما يدل على نوع أو أهمية الفقرة التي نريد تحديدها.
3. نختار اللون المطلوب، ويمكن أن نكتب ملاحظة في خانة "Label" بعدها نقوم بعمل "حفظ".

4. نحدد الفقرة التي نريد تلوينها ونضغط على النسق الذي قمنا بصنعه، حيث يكون اسمه هو ذات الاسم الذي أدخلناه في إنشاء النسق.
5. من أجل تصدير الفقرات التي تم تلوينها إلى ملف منفصل، نضغط "Extract Highlights"، حيث بإمكاننا تحديد تسلسل التصدير إما بحسب التسلسل Sequence، أو بحسب اللون Color.

أداة Page Sizer

Page Sizer أداة تتيح لنا تحديد أحجام الصفحات المخصصة في محرر مستندات جوجل. يمكن تحديد الأحجام بالنقاط أو البوصات أو المليمترات، وهي مهمة جدًا للمهندسين بشكل عام، الذين يستخدمون قياسات أوراق مغايرة لA4.

خطوات استخدام الإضافة:

1. من "الإضافات" نختار "Page Sizer "ثم " Set Page Size" لتظهر نافذة.

2. نحدد في النافذة المنبثقة طول وعرض Dimensions صفحة المستند ونوع المقياس اللازم Unit الذي يكون بالبوصة Inches أو المليمتر Millimeters أو النقاط Points.

خاتمة

يمكننا الاستنتاج أن إضافات تطبيق مستندات جوجل بمثابة حبة الكرز فوق قالب الحلوى، لأنها تمنح الكاتب قدرة على الكتابة التخصصية خصوصًا المعادلات الرياضية والكيميائية وحتى الكتابة الروائية. بالإضافة إلى ذلك، تتمتع هذه الإضافات بالجودة والبساطة والواجهات السهلة التي تمكن أي كاتب أو محرر مبتدئ من التعامل معها بكل سهولة وسلاسة.

اقرأ أيضًا

• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• إضافات لدعم المحررين مستخدمي مستندات جوجل
• الكتابة بالصوت في تطبيق مستندات جوجل
• حروف برايل لمساعدة المكفوفين في مستندات جوجل

حروف برايل في مستندات جوجل، ميزة أخرى من شركة جوجل في سعيها لتقديم المساعدة الضرورية للمكفوفين وضعاف البصر. ندرك جميعًا أن أجهزة لغة برايل قد أحدثت ثورة في عالم دعم أصحاب الإعاقة السمعية والبصرية، لذا كان من المهم جدّا الاستفادة من فكرتها في جميع التقنيات الحديثة، ومن هنا أتت فكرة حروف برايل في مستندات جوجل.

تقوم الفكرة على مبدأ تسخير أنظمة قراءة الشاشة في تعزيز قدرة ضعاف البصر على التفاعل مع النصوص وأدوات التطبيقات المختلفة، بل ومنحهم القدرة على إعطاء الأوامر عبر أنظمة الكتابة بالصوت.

تطبيقات قراءة الشاشة في الحاسوب

من أجل تحقيق أقصى فائدة من ميزة حروف برايل في مستندات جوجل، فإننا نحتاج إلى تشغيل إحدى تطبيقات قراءة الشاشة المعروفة، ثم تشغيل ميزة حروف برايل.

إضافة ChromeVox في متصفح Chrome

يتم تثبيت هذه الإضافة على متصفح chrome عبر مجموعة من الخطوات البسيطة، والتي نذكرها بالترتيب:

1. نفتح Chrome Web Store، ثم نختار قسم "الإضافات".
2. نبحث عن الإضافة في حقل البحث أعلى يمين الشاشة.

3. نثبّت الإضافة على المتصفح.
4. تعمل الإضافة بمجرد تحميلها في المتصفح، لذا لا حاجة لعملية تشغيل.
5. للحصول على مزيد من الخيارات، ننقر على "أيقونة الإضافات" في المتصفح، ثم نختار الإضافة المثبتة، ونضغط على أيقونة الخيارات بجانبها.

6. تنبثق قائمة، نختار منها "خيارات"، تظهر لوحة تضم مجموعة كبيرة من الخيارات والاختصارات.

آلية عمل إضافة Chromevox

عند الضغط فوق أي نص موجود على الشاشة يقوم قارئ الشاشة بنطق النص المكتوب بدقة متناهية، كذلك تحوي الخيارات إمكانية قراءة النص لمجرد مرور مؤشر الفأرة فوقه.

ملاحظة: يجب أن نتأكد من توافر أحدث إصدار من المتصفح وإضافة Chromevox.

تطبيق NVDA في نظام التشغيل

يعد من التطبيقات الرائدة التي تستطيع قراءة محتويات الشاشة بدقة عالية، وجودة ممتازة، لكنه يعاني من قلة الخيارات المتاحة. يمكن تثبيت التطبيق وتشغيله عبر الخطوات التالية:

1. نقوم بتحميل تطبيق NVDA على الحاسوب.
2. يتم تشغيل قارئ الشاشة بمجرد تثبيت التطبيق، ويبدأ بقراءة كل مكونات سطح المكتب.
3. يمكن الحصول على مزيد من الخيارات والتعليمات عبر الضغط على أيقونة التطبيق، تنسدل قائمة تضم الخيارات.

ملاحظة: يدعم كل من chromevox و NVDA اللغة الإنكليزية فقط لا غير.

تطبيق JAWS

هو التطبيق الأكثر رواجًا بين المستخدمين، لأنه يضم العديد من الخيارات، كما أنه يدعم قراءة الشاشة بعدة لغات، بالأخص قراءة الشاشة باللغة العربية. يتم تشغيل التطبيق عبر الخطوات التالية:

1. نقوم بتحميل نسخة تطبيق JAWS، الداعمة للغة العربية، ثم تثبيته على نظام التشغيل.
2. نفتح التطبيق، وتنبثق قائمة، تضم مجموعة من الخيارات في الشريط العلوي.
3. يمكن تغيير لغة القراءة عبر النقر فوق خيار "اللغة"، حيث تنسدل قائمة نختار منها اللغة المطلوبة.

4. من خلال النقر فوق "خيارات" نحصل على إمكانية إجراء عدة تعديلات ذات صلة بأجهزة برايل الموصولة، وإعدادات الصوت والمفاتيح وغيرها الكثير.

ملاحظة: يبدأ التطبيق العمل في قراءة النصوص ومكونات الشاشة باللغة العربية فور تنصيبه.

تفعيل ميزة حروف برايل في مستندات جوجل

بعد تشغيل إحدى تطبيقات قراءة الشاشة، ننتقل إلى الخطوة التالية، وهي تشغيل ميزة حروف برايل في تطبيق مستندات جوجل. يمكن تنفيذ ذلك عبر سلسلة من الخطوات:

1. فتح المستند المطلوب تحريره في تطبيق مستندات جوجل.
2. نختار "أدوات" من شريط الوصول، ثم نضغط على "أدوات تسهيل الاستخدام".

3. تنبثق قائمة، نختار منها "تفعيل دعم قارئ الشاشة"، ثم نختار "تفعيل ميزة حروف برايل" ثم نضغط "حسنًا".

ملاحظة: بعد تفعيل الميزة، يتم تطبيقها على جميع مستندات جوجل.

التحسينات الناتجة عن تفعيل ميزة حروف برايل

يلاحظ الكثيرون أن تطبيقات قراءة الشاشة إنما تؤدي عملها قبل تفعيل ميزة "حروف برايل"، لذلك يجب أن ننوه إلى أن أهمية تفعيل الميزة في تطبيق مستندات جوجل تكمن في مجموعة من النقاط التالية:

• مزامنة سريعة في ترديد قارئ الشاشة لما يتم كتابته.
• تحسن ملحوظ في استشعار قارئ الشاشة لعلامات الترقيم والمسافة بين الكلمات.
• معالجة مثلى عند تنقل قارئ الشاشة حرفًا بحرف.
• إمكانية استخدام العديد من اختصارات قارئ الشاشة الافتراضية، إلى جانب اختصارات لوحة المفاتيح في تطبيق مستندات جوجل.
• استخدام أزرار توجيه المؤشر في جهاز عرض برايل من أجل تحريك المؤشر.
• ترديد صدى الحرف والكلمة بدلًا من ترديد صدى الحروف دائمًا.

إلغاء تفعيل ميزة حروف برايل في مستندات جوجل

لإلغاء ميزة حروف برايل في مستندات جوجل نتبع الخطوات التالية:

1. نضغط خيار "أدوات" في شريط الوصول، ثم نختار "أدوات تسهيل الاستخدام".
2. تنبثق قائمة تحوي خيار "ميزة حروف برايل"، نقوم بإزالة علامة الصح بجانبه.
3. نضغط "حسنًا".

قراءة الشاشة عبر الهاتف المحمول

على الرغم من عدم توافر ميزة تفعيل حروف برايل في تطبيق مستندات جوجل على الهاتف المحمول، إلا أن هذه الهواتف تمتلك تطبيقات ومزايا قادرة على قراءة محتويات الشاشة بكل دقة وجودة، على سبيل المثال خدمة Talk Back.

خطوات تفعيل Talk Back

لتفعيل Talk Back نتبع الخطوات التالية:

1. ندخل إلى "الإعدادات" ثم نختار "الإعدادات المتقدمة".

2. تنبثق قائمة خيارات، نختار منها "إمكانية الوصول".
3. نختار "Talk Back".

يبدأ قارئ الشاشة بالعمل والحديث عن محتويات ونصوص الشاشة، عندئذ نفتح تطبيق مستندات جوجل، ثم نفتح المستند المطلوب لقراءة النص والخيارات الموجودة مما يسهل على ضعاف البصر والمكفوفين مطالعة النصوص المختلفة.

وللتنقل عبر خدمة Talk Back نتبع الخطوات التالية:

1. يمكن استخدام التمرير السريع للتنقل بين عناصر الشاشة.
2. نضغط مرتين على العنصر المستهدف من أجل تفعيله.
3. نستخدم إصبعين معًا للتمرير.

ملاحظة: تدعم خدمة Talk Back عدة لغات، بينها اللغة العربية.

ولإيقاف تشغيل خدمة Talk Back ننقر على مفتاح التحكم، فينبثق مخطط أخضر اللون، نضغط بعدها مرتين على مفتاح التحكم. ثم تظهر رسالة تأكيد، ننقر عندها على خيار "حسنًا" ثم نتلو ذلك بالنقر مرتين أيضًا على نفس الخيار.

خيارات خدمة Talk Back

للحصول على مزيد من الخيارات، ننقر على أيقونة الإعدادات في أعلى يسار الشاشة، وتنبثق قائمة تضم ما يلي:

1. إعدادات الصوت: للتحكم بمستوى صوت القارئ والإسهاب والاهتزاز.
2. إعدادات عناصر التحكم: تتضمن خيارات "تخصيص الإيماءات" و"تخصيص القوائم" و"لوحة مفاتيح برايل" و"الإعدادات المتقدمة".

لوحة مفاتيح برايل في الهاتف المحمول

هي لوحة مفاتيح تابعة لخدمة Talk Back المذكورة سابقًا، والتي تمكن المكفوفين من إدخال رموز برايل المكونة من ستة نقاط.

إليكم تاليًا كيفية استخدام لوحة مفاتيح برايل:

1. بعد فتح لوحة المفاتيح العادية، نضغط على أيقونة تبديل لوحة المفاتيح ( تتواجد عادًة أسفل يسار الشاشة).
2. تنبثق قائمة بلوحات المفاتيح الافتراضية والمضافة، نختار منها لوحة مفاتيح برايل Talk Back.
3. في حال غياب أيقونة تبديل لوحة المفاتيح، نقوم بتثبيت لوحة مفاتيح جوجل Gboard.

4. بعد تفعيل لوحة مفاتيح برايل، تظهر ست نقاط مقسمة إلى عمودين وثلاث صفوف.
5. عبر اتباع خوارزمية معينة، فإن الضغط على النقاط الظاهرة بترتيب معين، يقابله كتابة حرف في المستند.

6. لإضافة مزيد من التعليمات أثناء الكتابة، لابدّ من مراجعة الإيماءات المتوفرة في لوحة المفاتيح.

إيماءات التمرير السريع في لوحة مفاتيح برايل

سنذكر تاليًا جميع الإيماءات المستخدمة في لوحة مفاتيح برايل:

• التمرير السريع نحو اليسار: إضافة مسافة.
• التمرير السريع نحو اليسار بإصبعين: إضافة سطر جديد.
• التمرير السريع نحو اليمين: إجراء حذف.
• التمرير السريع نحو اليمين بإصبعين: حذف كلمة.
• التمرير السريع نحو الأعلى: نقل المؤشر للخلف.
• التمرير السريع نحو الأسفل: نقل المؤشر للأمام.
• التمرير السريع نحو الأسفل بإصبعين: إخفاء لوحة المفاتيح.
• التمرير السريع نحو الأسفل بثلاث أصابع: التبديل إلى لوحة المفاتيح التالية.
• التمرير السريع نحو الأعلى بإصبعين: إرسال نص.
• التمرير السريع نحو الأعلى بثلاث أصابع: الحصول على المساعدة والخيارات الأخرى.

خيارات لوحة مفاتيح برايل

بعد تمرير ثلاث أصابع نحو الأعلى، تنفتح قائمة تضم مجموعة من الإجراءات، نضغط على خيار "إعدادات".

تنبثق قائمة أخرى تضم مجموعة من الخيارات، مثل:

• لغة الكتابة.
• اللغة المفضلة.
• التنسيق: يمكن عن طريق هذا الخيار تفعيل "وضع الشاشة البعيدة" و"وضع الشاشة المسطحة" وغيرها.
• خيار تضمين جميع النقاط التي يتم الضغط عليها ضمن المستند.
• عكس النقاط.
• دليل كيفية استخدام لوحة المفاتيح.

خاتمة

أصبح بإمكان المكفوفين وضعاف البصر أن يستخدموا تطبيق مستندات جوجل بكفاءة عالية، بفضل الخدمات والبرامج والإضافات التي اعتنقت مبادئ برايل، وكرست جهودها في إنجاح ذلك عن طريق تضافر خدمات قراءة الشاشة والكتابة الصوتية ولوحة المفاتيح الخاصة وتفعيل ميزة حروف برايل في مستندات جوجل.

اقرأ أيضًا

• الكتابة بالصوت في تطبيق مستندات جوجل
• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• قائمة الأدوات في مستندات جوجل

ارتكب كثير من مستخدمي مستندات جوجل أخطاء أثناء عملهم، وفقدوا مستندات كانوا قد عملوا عليها مسبقًا، مما زرع فيهم الإحباط والرغبة في العزف عن العمل بها، والسبب ببساطة هو عدم إدراكهم إمكانية استعادتها والعمل عليها كما في السابق.

استرداد مستندات جوجل المحذوفة، ما هو إلا ميزة أخرى من مجموعة مميزات التطبيق، يمنح من خلالها مستخدميه فرصة أخرى لاستعادة أعمالهم من سلة المهملات، بل وحتى ما تم حذفه نهائيًا.

نقدم حلولًا تقنية بناء على أن المستخدم قد قام بحذف المستند من سحابة Drive التي تخصه، أو أنه فقد مستندًا مشتركًا مع آخرين، أو نتيجة تعديل مغلوط على المستند أدى إلى حذف بياناته عن غير عمد.

استرداد مستندات جوجل المحذوفة عن طريق الحاسوب

إننا بصدد استعراض ثلاث حالات يمكن من خلالها استعادة مستندات جوجل المحذوفة عبر الحاسوب، والتي هي:

الحالة الأولى: كيفية استرداد مستند تعود ملكيته للمستخدم نفسه

نفترض أن المستخدم قد قام بحذف المستند وإرساله إلى سلة المهملات، فإن تطبيق Google Drive يتمتع بخاصية الاحتفاظ بكل مستند محذوف مدة ثلاثين يومًا، تحسبًا لأي عملية حذف خاطئة قد يقع بها المحرر، ريثما ينتبه إلى فقدانه و يبدأ بالبحث عنه، إذ تعد هذه الفترة مثالية جدًا لإعادة النظر في سلة المهملات.

خطوات استرداد مستندات جوجل المحذوفة:

1. بعد فتح تطبيق مستندات جوجل، تظهر الواجهة الأولية التي تعرض للمستخدم المستندات التي قد عمل عليها مؤخرًا.
2. نضغط فوق عنصر الخيارات (ثلاثة خطوط أفقية صغيرة متوازية باللون الرمادي) الموجود في أعلى يسار الصفحة.
3. تنسدل قائمة تضم مجموعة من تطبيقات جوجل، نختار منها Google Drive.

4. تظهر محفظة Google Drive، نختار "المهملات" من قائمة الخيارات على يمين الشاشة.

5. تظهر صفحة تضم جميع الملفات المحذوفة خلال الأيام الثلاثين السابقة، ننقر فوق المستند المطلوب بالزر الأيمن للفأرة.
6. تنسدل قائمة تضم خيارين، نختار منهما "استعادة".

الحالة الثانية: كيفية استرداد مستند تمت مشاركته مع المستخدم

يتم تخزين هذا النوع من المستندات في قسم "تمت مشاركتها معي" والذي يضم جميع الملفات التي تتم مشاركتها مع صاحب الحساب. نفترض أن مالك المستند قد شاركه مع المستخدم، مع منحه صلاحية "محرر"، ثم قام المالك نفسه بحذف المستند بعد ذلك، إذًا كيف يمكن للمستخدم استرداد المستند عندئذ؟

خطوات استعادة مستندات جوجل المشاركة المحذوفة من قبل المالك:

1. بعد الدخول إلى Google Drive، نختار قسم "تمت مشاركتها معي" في القائمة اليمنى من الشاشة.

2. نبحث عن المستند المطلوب، فإذا وجدناه، نقوم بفتحه، تنسدل قائمة تخبرنا ضرورة عمل نسخة من المستند نتيجة حذفه من قبل المالك.
3. تضم القائمة مجموعة من الخيارات مثل "مشاركته مع الأشخاص أنفسهم" و"نسخ التعليقات والاقتراحات" و"تضمين الاقتراحات والتعليقات التي تم حلها".
4. نضغط على "إنشاء نسخة"، ثم نحصل بعد ذلك على نسخة من المستند غير قابلة للحذف من قبل المالك.

الحالة الثالثة: كيفية استرداد إصدار قديم من المستند من قبل المستخدم

بما أن تطبيق مستندات جوجل يقوم بعملية الحفظ التلقائي باستمرار، لذا فعند قيام المستخدمين بعملية حذف خاطئة لبيانات المستند، فإنه يمكن استخدام أيقونة "تراجع" لاستعادة ما حذف. أما عندما تكون عملية الحذف قد جرت على نطاق واسع من المستند، أو قد مضى عليها الكثير من الوقت، فعندئذ نلجأ إلى استعادة إصدار قديم من المستند لتلافي الحذف والتغييرات الخاطئة التي حصلت.

خطوات استعادة إصدار قديم من المستند:

1. نفتح المستند المطلوب استعادة بياناته، ثم نضغط فوق "ملف" من شريط الوصول.
2. تنسدل قائمة، نختار منها "سجل التعديلات"، فتفتح قائمة أخرى نختار منها "الاطلاع على سجل التعديلات"
3. اختصار الخطوات السابقة، يمكن الضغط مباشرة على المفاتيح Ctrl + Alt + Shift + H.

4. ينقلنا التطبيق لصفحة أخرى تتألف من لوحة تضم محتوى المستند، وقائمة علوية وقائمة إصدارات المستند إلى يسار الشاشة.
5. تضم كل نسخة اسم الكاتب وتاريخ التعديل، عندئذ نختار الإصدار المناسب ثم نضغط على أيقونة "خيارات إضافية" بجانبه، ونختار "استعادة".
6. قبل الاستعادة يمكننا التحقق من التعديلات التي أجريت على هذا الإصدار عبر خيار "عرض التغييرات" أسفل يسار الشاشة.

استرداد مستندات جوجل المحذوفة عبر الهاتف المحمول

لا يوجد اختلافات جوهرية بين الحاسوب والهاتف المحمول في طريقة استعادة مستندات جوجل المحذوفة، إلا من خلال بعض الخطوات البسيطة.

الحالة الأولى: استرداد مستند محذوف تعود ملكيته للمستخدم

من أجل استعادة مستندات جوجل المحذوفة خلال أقل من ثلاثين يومًا بخطوات مماثلة لخطوات الحاسوب، مع اختلاف واجهة التطبيق، نتبع الخطوات التالية:

1. ندخل إلى تطبيق Google Docs، ثم نضغط أيقونة الخيارات أعلى يمين الشاشة.
2. تنسدل قائمة نختار منها "مهملات"، فتظهر صفحة أخرى تضم جميع المستندات المحذوفة.

3. نختار الملف المراد استراده، ثم نضغط عليه ونختار "إخراج من المهملات".

4. فينتقل المستند من المهملات ليتصدر قائمة المستندات المحفوظة.

الحالة الثانية: استرداد مستند تمت مشاركته مع المستخدم

في حال قام مالك المستند بمشاركته مع المستخدم، ومنحه صلاحية "محرر"، ثم قرر المالك حذفه بعد ذلك، يصبح أمام المستخدم ثلاث خيارات، وهي:

1. البحث عن المستند في Google Drive عبر الحاسوب، ثم فتحه، يظهر إشعار يطلب إنشاء نسخة من المستند قبل حذفه نهائيًا.
2. إجراء اتصال بمالك المستند، ثم طلب استعادة المستند المحذوف من سلة مهملات المالك.
3. الاستعانة بخدمة العملاء.

ملاحظة: إذا تمت مشاركة مستند ما مع شخص آخر، وقام الأخير بحذفه، فلا يتم حذف المستند عند مالكه.

نصائح لتجنب حذف المستندات والملفات المهمة وضياعها

سنذكر تاليًا مجموعة من النصائح المهمة التي تساعدك على تجنب حذف المستندات المهمة:

• تسمية المستندات بأسماء صحيحة، ومناسبة للموضوع تمامًا، وتجنب تسميتها بأسماء سريعة (أرقام - أحرف مكررة - رموز…إلخ)
• تقسيم سحابة Google Drive إلى مجموعة من المجلدات (مستندات قيد التحرير- مستندات نهائية - مستندات للحذف) بذلك لن يتعرض المستخدم إلى ضياع المستندات نتيجة الحذف الخاطئ.
• تفقد سلة المهملات بشكل دائم، والتأكد من محتواها، وتفريغ المستندات المراد التخلص منها بشكل نهائي.
• إجراء نسخ متعددة من كل مستند ضمن محفظة Google Drive خاصة المستندات التي تمت مشاركتها.

كيفية استرداد مستندات جوجل المحذوفة نهائيا من المهملات في حال عدم وجود نسخة احتياطية؟

كما أسلفنا فإن لدى مستخدمي Google Drive نحو 30 يومًا لاستعادة الملفات التي تم حذفها. بعد ذلك، سيتم حذف الملفات والمجلدات نهائيًا من مجلد "المهملات" ولا يمكن استعادتها، إلا إذا أخذنا بالفعل نسخة احتياطية من الملفات قبل الحذف، مع ذلك، وفي بعض الحالات، يمكن أن تكون خدمة دعم عملاء Google Drive مفيدة.

يرجى ملاحظة أنه يمكن للمستخدم استرداد مستندات جوجل المحذوفة من خلال دعم العملاء فقط خلال فترة محدودة من تاريخ الحذف النهائي، وفقط في حالة استيفاء الشروط التالية:

• إذا كان هو من أنشأ الملف.
• إذا قام هو بتحميل الملف إلى Google Drive.
• إذا قبلنا بنفسه ملكية الملف من شخص ما.

مع ذلك، في حال الانضمام إلى مستخدمي G Suite، يمكن للمشرف استعادة مستندات جوجل والملفات والمجلدات المحذوفة نهائيًا من وحدة تحكم المشرف في جوجل.

كيف يستطيع مشرف G Suite استعادة الملفات المحذوفة نهائيًا من Google Drive؟

يستطيع مشرف G Suite استعادة الملفات المحذوفة نهائيًا من خلال الخطوات التالية:

1. نقوم بتسجيل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في جوجل.
2. ننقر فوق رمز "المستخدمون" من وحدة تحكم Google.
3. نقوم بالتمرير فوق اسم المستخدم الذي يجب استعادة بياناته، ثم ننقر فوق رمز علامة التقاطع في أقصى اليمين.
4. نحدد خيار "استعادة البيانات" من القائمة المنبثقة.
5. نحدد النطاق الزمني المطلوب وننقر على "استعادة".

كيف يمكن لمشرف G Suite استرداد الملفات المحذوفة نهائيًا من "مساحة Drive المشتركة"؟

يستطيع مشرف G Suite استرداد الملفات المحذوفة نهائيًا من "مساحة Drive المشتركة" بالخطوات التالية:

1. نسجّل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google.
2. ننتقل إلى "التطبيقات ، ثم Drive، ثم G suite والمستندات".
3. نحدد الخيار "إدارة مساحات Drive المشتركة".
4. نبحث عن الملف المراد استعادته، و ننقر على أيقونة الاستعادة في أقصى يمين علامة تبويب الملف.
5. نختار نطاقًا زمنيًا محتملًا، تم خلاله حذف الملف وننقر على "استعادة البيانات".

تتم الآن استعادة الملفات المحذوفة إلى مساحة Drive المشتركة المحددة.

كيفية استرداد ملفات Google Drive من حساب محذوف

يمكن للمسؤول استعادة ملفات Google Drive للمستخدم المحذوف خلال 20 يومًا من حذف الحساب، إذ يمكننا أن نتبع هذه الخطوات لاستعادة ملفات أو مجلدات Google Drive من حساب G Suite المحذوف:

1. استعادة حساب G Suite المحذوف.
2. نقل ملكية الملف إلى مستخدم G Suite آخر.
3. نقوم بتسجيل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف.
4. ننتقل إلى "التطبيقات".
5. ننقر فوق الخيار "G Suite".
6. نختار "Drive والمستندات".
7. نحدد الخيار "نقل الملكية من القائمة".
8. نقوم بإدخال اسم المستخدم ونطاق المستخدمين المعنيين في قسم "من" و "إلى".
9. الضغط على "نقل الملفات".
10. نحذف حساب G Suite مرة أخرى.

كيفية استرداد الملفات المحذوفة نهائيًا من Google Drive في حال وجود نسخة احتياطية

إذا كنا قد أخذنا بالفعل نسخة احتياطية من ملفات Google Drive التي تخصنا، فيمكننا استخدام الطرق التالية لاستعادة البيانات المحذوفة نهائيًا بسهولة:

1. استرجاع الملفات المحذوفة التي تم نسخها احتياطيًا باستخدام Google Takeout.
2. استرجاع الملفات المحذوفة نهائيًا باستخدام Google Vault.
3. استرجاع الملفات المحذوفة من Google Drive باستخدام أدوات النسخ الاحتياطي لجهات خارجية.

كيفية استرداد مستندات جوجل المحذوفة نهائيًا عبر استخدام النسخ الاحتياطي لـ Google Takeout

Google Takeout هو تطبيق G Suite لأخذ نسخة احتياطية من ملفات Google Drive. ستكون النسخة الاحتياطية التي يتم التقاطها باستخدام Google Takeout متاحة في نظام الحاسوب كملف مضغوط. لاستعادتها مرة أخرى إلى Google Drive، نتبع الخطوات التالية:

1. نحدد موقع الملف المراد استرداده وانقر فوقه بزر الماوس الأيمن.
2. نحدد خيار "استخراج الكل" من القائمة المنسدلة.
3. نقوم بتسجيل الدخول إلى Google Drive.
4. ننقر فوق الزر "+ جديد" في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة ونحدد الخيار "تحميل ملف أو تحميل مجلد" لإعادة تحميل الملفات إلى Google Drive.

كيفية استرداد الملفات المحذوفة نهائيًا من Google Drive باستخدام Google Vault

فيما يلي خطوات استعادة الملفات المحذوفة من Google Vault:

1. نقوم بتسجيل الدخول إلى Google Vault باستخدام بيانات اعتماد المسؤول.
2. ننتقل إلى خيار "المسائل" في الجزء الأيمن ونحدد مسألة موجودة مسبقًا حيث احتفظنا بالبيانات بالفعل.
3. ننقر فوق وحدة "بحث" في الجزء الأيمن ثم نختار "Drive" كنوع التطبيق ونقدم عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي فقد الملف.

ملاحظة: يمكن أيضًا تصفية الملفات بناءً على النطاق الزمني والمصطلحات المتقدمة.

4. ننقر فوق الخيار "بحث" لسرد جميع الملفات بشروط البحث المحددة.
5. نختار "تصدير النتائج" في شريط القائمة لتصدير جميع الملفات.
6. نضغط فوق "تحميل" بعد الانتهاء من عملية التصدير أو لتنزيل ملف معين: نفتح الملف ، وننقر فوق رمز علامة القطع في الزاوية اليمنى العليا و نحدد خيار "تحميل".

بمجرد تنزيل الملف كملف مضغوط، يمكن للمسؤولين إرساله إلى المستخدم المعني، ومطالبتهم بإعادة تحميله إلى Google Drive.

كيفية استعادة المستندات المحذوفة نهائيًا من Google Drive باستخدام أدوات النسخ الاحتياطي لجهات خارجية

تطبيق تابع لجهة خارجية مثل Sys Cloud هو خيار فعّال وموثوق لاستعادة ملفات Google Drive المحذوفة بسهولة. يوفر Sys Cloud سحابة مؤتمتة بالكامل للنسخ الاحتياطي والاسترداد على السحابة باستخدام Amazon Web Service. يمكن للمؤسسات الآن نسخ البيانات احتياطيًا واستردادها لنطاقات غير محدودة باستخدام Sys Cloud.

لماذا يجب علينا استخدام أدوات الجهات الخارجية في استرداد مستندات جوجل المحذوفة نهائيًا؟

• استعادة البيانات المحذوفة نهائيًا: استرجاع ملفات Drive حتى إذا تم حذف حساب المستخدم نهائيًا.
• استعادة مخصصة: القيام باستعادة ملف واحد أو مجلد كامل أو محرك الأقراص بالكامل إلى وجهته الفعلية مباشرة.
• استعادة النقطة في الوقت: استرجاع الملف بكل إعدادات المشاركة وبنية المجلد سليمة.
• استعادة المستخدم الذاتي: توفير خدمة استعادة Google Drive ذاتية الخدمة للمستخدمين النهائيين، مما يؤدي إلى استعادة البيانات بشكل أسرع وتقليل الحمل على مسؤولي تكنولوجيا المعلومات.
• استعادة عبر المستخدمين: استعادة الملفات إلى حساب مستخدم آخر.
• تقارير الاستخدام: تدقيق جميع الأنشطة التي يتم إجراؤها داخل التطبيق وإنشاء التقارير

فيما يلي خطوات استرداد الملفات المحذوفة التي تم نسخها احتياطيًا باستخدام SYSCLOUD:

1. نقوم بتسجيل الدخول إلى تطبيق SysCloud.
2. ننقر فوق خيار "النسخ الاحتياطي" في شريط القائمة ونحدد خيار "الأرشفة والاستعادة" من القائمة المنسدلة.
3. نبحث عن المستخدم الذي فقدت بياناته في شريط البحث.
4. نفتح مجلد المستخدم و نحدد خيار "Drive" في الأعلى.
5. نحدد الملفات المطلوبة، وننقر على خيار "استعادة" في الجزء العلوي الأيسر من الصفحة.
6. نختار أيًا من الخيارات "All / Selected Folder / Selected Items" (حسب المتطلبات) من القائمة المنسدلة.

بعد ذلك كله تتم استعادة ملفات Google Drive المحذوفة مع بقاء جميع أذونات المشاركة وبنية المجلد سليمة.

سلبيات استخدام الميزات الافتراضية في استرداد مستندات جوجل المحذوفة

هناك عدد من الأمور السلبية لاستخدام الميزات الافتراضية في استرداد مستندات جوجل المحذوفة ونذكر منها:

1. لا يوجد استرداد ذاتي للملفات المشتركة: إذا تم حذف ملف تمت مشاركته مع المستخدم، فلن يكون متاحًا في سلة المهملات لاستعادته، لذا يجب محاولة الطلب من المالك إعادة مشاركة الملف.
2. وقت استعادة البيانات المحدود: لا يمكن استعادة الملفات التي تم حذفها نهائيًا من المهملات، إلا في غضون 25 يومًا من الحذف بواسطة المسؤول، وخلال 30 يومًا من مساحة Drive المشتركة.
3. لا توجد استعادة دقيقة لـ Google Drive: لا تتيح هذه الميزات تحديد الملفات التي تريد استردادها، حيث يقوم تلقائيًا باستعادة كل ما تم حذفه خلال النطاق الزمني المحدد، مما يؤدي إلى فوضى من الملفات غير الضرورية في محرك الأقراص، مما يستهلك مساحة التخزين.
4. أذونات المشاركة المفقودة: لا يمكن استعادة إعدادات مشاركة الملف.
5. لا توجد إمكانية للاسترداد: إذا كان حساب Google شخصيًا، فلا توجد طريقة لاستعادة الملف المحذوف.
6. فقدان البيانات: لا يتيح خيار البحث المتقدم عرض الملف المفقود في حال عدم امتلاكه.

خاتمة

عندما يتعلق الأمر بكيفية استرداد مستندات جوجل المحذوفة، فهناك العديد من الطرق للقيام بذلك. لكن الأهم هو التقنية التي نستخدمها. الأمر هو أننا في بعض الأحيان نستخدم تقنية تسبب ضررًا أكثر من الإصلاح. لهذا السبب قمنا نحن بتقديم العديد من التقنيات الموثوقة والمجربة، التي يمكن استخدامها لاستعادة ملفات مستندات جوجل.

اقرأ أيضًا

• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• مجموعة من المميزات المهمة في تطبيق مستندات جوجل
• مخطط المستند والملخص في مستندات جوجل

يتوافر في تطبيق مستندات جوجل معظم المزايا المنتشرة والمفيدة في غالبية تطبيقات تحرير النصوص لسطح المكتب وسواها، إذ حازت على إعجاب الكثيرين، وحققت فائدة عظيمة للكتاب والقراء. لم يقتصر الأمر على المميزات الإضافية فحسب، بل عمدت جوجل إلى تعزيز تجربة المستخدم بتوفير منصة مليئة بالإضافات القادرة على إخراج مستندات تتمتع بأقصى درجات الجودة. في ضوء ذلك، سنعرض لكم مجموعة مميزات مهمة في تطبيق مستندات جوجل، والتي حققت قفزة نوعية في عالم تحرير النصوص.

عرض ملء الشاشة للتركيز على الكتابة فقط

يمكن تعزيز تركيز الكاتب أو القارئ على نص المستند من خلال حجب القوائم وأشرطة الأدوات المختلفة، إذ تسعى مميزات تطبيق مستندات جوجل لتوفير تجربة تحاكي الورق التقليدي، من خلال ميزة عرض ملء الشاشة. من أجل الوصول إلى عرض ملء الشاشة اختر "عرض" في شريط الأدوات. ثم نختار منها "ملء الشاشة".

تقوم طريقة العرض هذه بإزالة جميع أشرطة الأدوات والقوائم من أعلى المستند. لإظهار هذه الخيارات مرة أخرى، يمكن الضغط على "مفتاح Esc".

أداة جدول المحتويات لتنظيم الوثائق

تحتاج بعض المستندات، مثل الكتب الإلكترونية والأوراق البيضاء إلى جدول محتويات، حتى يتمكن القراء من العثور على الفصل أو القسم الذي يبحثون عنه بسرعة. تجعل أداة جدول المحتويات هذا الأمر سهلًا للغاية. ولإنشاء جدول محتويات نحدد "إدراج" من شريط الوصول، ثم "جدول المحتويات". ثم نختار "أرقام الصفحات" أو "الروابط الزرقاء"، ثم نتابع العمل على المستند.

ملاحظة: يمكن أيضًا عن طريق مُحرر مستندات جوجل إنشاء تعديل في جدول المحتويات. كما يمكن عن طريق النقر فوق عناوين جدول المحتويات، أن تنقل الروابط المستخدم إلى القسم المحدد في المستند.

الكتابة الصوتية من أجل معالجة أسهل للأفكار

يستخدم بعض الكتاب التسجيلات الصوتية لتسجيل أفكارهم قبل الكتابة. يمكن إنجاز ذلك من خلال مميزات تطبيق مستندات جوجل عبر خاصية الكتابة بالصوت. خطوات تشغيل ميزة الكتابة بالصوت تبدأ باختيار "الأدوات" ثم "الكتابة بالصوت".

تظهر أيقونة مايكروفون، نضغط فوقها، ثم نبدأ الحديث.

لإيقاف التسجيل، نضغط فوق أيقونة المايكروفون الحمراء مرة أخرى. يقوم مُحرر مستندات جوجل بتجسيد الكلمات ضمن المستند المفتوح. من المهم ملاحظة ضرورة استخدام متصفح Google Chrome حتى تعمل هذه الميزة.

الإشارات المرجعية لتنظيم المستندات

يمكن أن تساعد ميزة الإشارات المرجعية في التنقل بسهولة ضمن أي مستند من مستندات جوجل. على سبيل المثال، يمكن استخدام إشارة مرجعية للارتباط بصفحة أخرى من المستند على أنها مرجع. ولوضع إشارة مرجعية ننتقل إلى النص الذي نرغب في وضع إشارة مرجعية عليه. ثم نختار "إدراج" من شريط الوصول، ثم "إشارة مرجعية".

ولربط إشارة مرجعية نحدد النص الذي نرغب في ربط الإشارة المرجعية به، ثم نختار "إدراج رابط" من شريط الأدوات أو عبر الزر الأيمن للفأرة. فتنسدل قائمة، تحوي حقل كتابة فارغ، ومجموعة من الاقتراحات تنتهي بخيار "العناوين والإشارات المرجعية"، لذا نقوم باختياره. ثم تنسدل قائمة أخرى، مقسمة إلى قسمين، العلوي منها يشير إلى العناوين، والسفلي إلى الإشارات المرجعية، عندئذ نختار الإشارة المرجعية المستهدفة.

وضع غير متصل بالشبكة للكتابة في أي مكان

إلى من يهوى الكتابة في الهواء الطلق، دون الخوف من عدم استقرار شبكة الإنترنت، فإننا نحتاج إلى تمكين واستخدام وضع عدم الاتصال. وللسماح للمستند بأن يكون متاحًا في وضع عدم الاتصال، كل ما يجب فعله هو تحديد الملف المطلوب في مستندات جوجل. ثم نضغط بالزر الأيمن للفأرة فوقه، ثم نختار "الإتاحة بلا إنترنت".

ملاحظة: إذا لم تقم بتمكين وضع عدم الاتصال، سيسأل محرر مستندات جوجل، عن الرغبة في تمكين الميزة. لإيقاف تشغيل وضع الاتصال دون إنترنت لمستند، نتبع نفس الخطوات الموضحة أعلاه، والذي يؤدي إلى إيقاف تشغيل وضع عدم الاتصال للمستند الذي اخترته.

أرقام الصفحات لتسهيل التنسيق

عند الحاجة إلى تنسيق كتاب إلكتروني داخل محرر مستندات جوجل أو ترقيم صفحات ورقة البحث، تجعل مميزات تطبيق مستندات جوجل هذا الأمر بسيطًا للغاية من خلال أداة أرقام الصفحات. نستخدام أداة أرقام الصفحات من خلال اختيار "إدراج" ثم "أرقام الصفحات". فتنسدل قائمة، تضم مجموعة من الخيارات مثل اختيار ظهور الأرقام على يمين أم يسار الصفحة. يمكن اختيار تخطي الصفحة الأولى للمستند أو صفحة العنوان ثم البدء في ترقيم الباقي. لرؤية خيارات ترقيم الصفحات الإضافية، اضغط على "المزيد من الخيارات".

أداة البحث

أداة البحث ميزة رائعة من مميزات تطبيق مستندات جوجل عند تحرير النصوص التي تتطلب بحثًا عبر الإنترنت، إذ تتيح البحث والرجوع إلى المعلومات والصور عبر الإنترنت دون الحاجة إلى مغادرة المستند. يجنبنا ذلك المزيد من النقر للخلف والأمام إلى ما لا نهاية بين علامات التبويب. يمكن فتح أداة البحث على جهاز كمبيوتر باستخدام اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + Alt + Shift + I، أو بالضغط على أيقونة "الاستكشاف" أسفل يسار الصفحة.

عندما يتم فتح أداة البحث لأول مرة، فإنها تقدم اقتراحات حول كلمات مفتاحية ذات صلة بنصوص المستخدم. يمكن إما البحث عن هذه الموضوعات المقترحة من خلال النقر عليها، أو يمكن كتابة مصطلحات البحث في شريط البحث.

ملاحظة: يمكن اختيار نوع المحتوى الذي تقترحه الأداة مرة أخرى عند البحث عن مصطلح، عبر استخدام القائمة المنسدلة بجوار شريط البحث لمعرفة الأنواع المختلفة من المعلومات الخاصة بهذا الموضوع.

التعليقات

إذا أراد المستخدم طرح أسئلة حول المحتوى المكتوب أو تدوين ملاحظات أو اقتراح تغييرات في مستند جوجل، فيمكن ترك التعليقات مباشرة في المستند. ومن خصائص ميزة التعليقات في مستندات جوجل أنه يمكن أن تكون التعليقات بمثابة سلسلة محادثات، إذ يمكن للأشخاص الرد عليها وإجراء محادثة. كما يمكن إغلاق سلسلة التعليقات عند الانتهاء. ويمكن أيضًا تحرير أو حذف التعليقات في أي وقت، عندما امتلاك صلاحية التحرير في المستند.

خطوات إضافة تعليق

بعد تحديد النص أو الصورة المراد التعليق عليها. نختار إحدى الطرق التالية:

• نختار "إدراج" من شريط الوصول، ثم "تعليق" من القائمة المنسدلة.

• الضغط على المفاتيح Ctrl + Alt + M.
• النقر بالزر الأيمن للفارة، فوق النص المحدد، ثم اختيار "إضافة تعليق".

من هناك، سيظهر تعليق فارغ على الجانب الأيمن من الشاشة.

الإشارة إلى الأشخاص في التعليقات

إذا أراد المستخدم التعليق على مستند ما، وجذب انتباه شخص معين، يمكن القيام بذلك عن طريق الإشارة إليه في التعليقات. كل مايجب فعله هو إضافة @ أو علامة +، ثم البدء في كتابة الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني. يمنحنا محرر مستندات جوجل عدة خيارات بناءً على جهات اتصال Gmail الموجودة، وبمجرد إرسال التعليق، سيقوم بإخطار الشخص المستهدف عن طريق إرسال بريد إلكتروني إليه.

تعديل الصور

عند إدراج صورة في المستند، يمكن تحريرها داخله عبر الخطوات التالية:

1. نضغط فوق الصورة المستهدفة.
2. نلاحظ التغيير الذي طرأ على شريط الأدوات في الجزء العلوي بإضافة مجموعة من الأدوات المستخدمة في تحرير الصور.

3. يمكن اختيار القص أو التدوير أو إضافة إطار، وغيرها الكثير من الخيارات.

ملاحظة: إذا أردنا استعادة الشكل الأصلي للصورة، يمكننا تحديد الصورة والنقر فوق رمز "إعادة تعيين الصورة" في شريط الأدوات.

إضافة الخطوط

بينما يتيح شريط أدوات التحرير العلوي في محرر مستندات جوجل الوصول إلى حوالي عشرين خط أصلي، فقد لا يجد بعض الأشخاص خطًا يرضيهم هنا. في ضوء مميزات تطبيق مستندات جوجل، التي تتيح إضافة المزيد من الخطوط، نتبع الخطوات التالية:

1. نفتح مستندًا وننقر فوق القائمة المنسدلة للخطوط.
2. نختار "المزيد من الخطوط" (الخيار العلوي في شريط الأدوات)، والذي يوفر قائمة بالخطوط التي يمكن التحقق منها، وإضافتها إلى القائمة الافتراضية.

إضافة الاقتراحات

في حين أن القدرة على التحرير وإجراء التغييرات في المستند أمر رائع، إلا أن هناك أوقات ينبغي فيها اقتراح التغييرات فقط دون إجراء أي تغييرات فعلية. هذا هو المكان الذي يكون فيه وضع "الاقتراح" في محرّر مستندات جوجل مفيدًا. وللقيام بذلك نعمل على التبديل من وضع "التحرير" إلى وضع "الاقتراح" بالنقر فوق رمز قلم الرصاص في أعلى يسار المستند المفتوح.

ثم نجري التغييرات على المستند، والتي ستظهر لصاحب المستند على شكل مربعات حوار جانبية تمثل "اقتراحات".

مراجعة تاريخ التعديلات

عند الحديث عن مراجعة المحتوى، يحلم الكثيرون في تصفح جميع التغييرات التي أجروها في مستند جوجل. والعودة بالزمن إلى الوراء نحو إصدار سابق من المستند. أصبح ذلك ممكنًا بفضل ميزة مراجعة التاريخ Revision History.

خطوات مراجعة تاريخ التعديلات

لمراجعة تاريخ التعديلات نتبع مايلي:

1. فتح المستند، والانتقال إلى خيار "ملف" في شريط الوصول.
2. تنسدل قائمة، نختار منها "سجل التعديلات".

3. تظهر لوحة تضم النص المكتوب، إلى جانبه قائمة تحوي مجموعة من النسخ المعدلة مع تواريخ التعديل وأسماء المحررين.
4. يمكن استعادة أي نسخة عبر خيار "استعادة النسخة" الموجود إلى جانبها في القائمة.

5. للحصول على عرض أكثر تفصيلاً للتغييرات التي تم إجراؤها، انقر فوق خيار "عرض التغييرات أسفل يسار الشاشة.

ملاحظة: من أجل الوصول السريع إلى سجل التعديلات، يمكن الضغط على المفاتيح Ctrl + Alt + Shift + H.

اختصارات لوحة المفاتيح

من المفيد معرفة اختصارات لوحة المفاتيح لأي تطبيق يتم استخدامه، لأن مميزات تطبيق مستندات جوجل تحرص على تسهيل تجربة المستخدمين، فهو غني بهذه الاختصارات، رغم أن بعضها مشابه إلى حد كبير لمثيلاتها في تطبيقات النصوص المختلفة. من جهة أخرى، فهو يتفرد مع بعض الإختصارات الجديدة مثل:

• إنشاء مستند جديد Shift + T.
• إدخال تعليق Ctrl + Alt + M.
• فتح قائمة "إدراج" Alt + I.
• الانتقال إلى العنوان التالي Ctrl + Alt + H + N.

ملاحظة: لعرض قائمة الإختصارات شائعة الاستخدام أثناء العمل في مستند، نضغط على Ctrl + /.

إنشاء اختصارات نصية خاصة بالمستخدم

من أجل إنشاء اختصارات مخصصة، نتبع الخطوات التالية:

1. الانتقال إلى "أدوات" ثم "الإعدادات المفضلة"، بعدها نختار "بدائل"، ثم "بديل تلقائي".
2. تظهر خانة نضيف فيها الاختصارات الخاصة بنا، ونستبدلها بمصطلحات محددة.

تطبيق Google Meet لإجراء الاجتماعات وورشات العمل

يُعد مُحرر مستندات جوجل نظامًا تعاونيًا، وتجعله الوظيفة الإضافية Google Meet أكثر تعاونًا من خلال السماح بإجراء مكالمة جماعية صوتية مباشرة من المستند.

كل ما يجب فعله هو تشغيل هذه الميزة ودعوة الأصدقاء أو الزملاء. عند الموافقة، سيتمكن الجميع من عرض المستند وتحريره أثناء المشاركة في مكالمة جماعية.

خطوات تشغيل إضافة Google Meet:

1. نضغط فوق أيقونة تطبيق "Google Meet" أعلى ويسار المستند.

2. تنسدل قائمة نختار منها "بدء اجتماع جديد"

3. توفر الخدمة رابطًا للاجتماع، يمكن إرساله للمشاركين.
4. يمنح التطبيق خيار مشاركة رابط المستند مع القائمين على الاجتماع، للتعاون في تحريره.
5. تتوفر خيارات "مشاركة الشاشة" و تشغيل المايكروفون والكاميرا كذلك.
6. لإغلاق الاجتماع، نضغط على أيقونة "قطع الاتصال" الحمراء.

بعض الإضافات التي تدعم مميزات مستندات جوجل الافتراضية

لقد قمنا بإضافة مجموعة ميزات مهمة لمستخدمي مستندات جوجل، وسنعرض الآن أفضل الإضافات في مستندات جوجل التي تسهل من عمل المستخدم، وتجعل من تجربة الكتابة سلسة ومريحة. من هذه الإضافات:

إضافة Easy Accents لتمييز اللكنات

لقد ولت أيام حفظ اختصارات اللكنة وأخطائها، وفتح لوحات المفاتيح الدولية والنقر على المفاتيح يدويًا، والنسخ واللصق من المستندات الأخرى. عند الرغبة بالكتابة باستخدام لغة أخرى غير الإنجليزية، فإن إضافة Easy Accents يمكن أن توفر الكثير من الوقت. إذ تتيح إدراج لهجات لنحو 20 لغة مختلفة مباشرةً من الشريط الجانبي في المستند.

خطوات تثبيت إضافة Easy Accents:

1. نضغط فوق "الإضافات" في شريط الوصول.
2. تنسدل قائمة نختار منها "الحصول على الإضافات".

3. تظهر لوحة تضم مجموعة من الإضافات الجاهزة للتثبيت، نختار منها إضافة Easy Accents.

4. بعد التثبيت، نضغط على خيار "الإضافات" مرة أخرى، ثم ننقر فوق الإضافة المستهدفة ونختار "start".

إضافة Wordeep لتصحيح الأخطاء الإملائية والقواعدية

Wordeep هو مساعد كتابة يسمح للمستخدمين بالتحقق بسهولة ويسر من كتاباتهم باللغة الإنجليزية بحثًا عن أخطاء نحوية وأخطاء أخرى أثناء الكتابة.

باستخدام هذه الوظيفة الإضافية لـ محرر مستندات جوجل يمكن للكُتاب الذين لا يجيدون الكتابة المتقنة باللغة الإنجليزية الاستمتاع باستمرار بمزايا الكتابة الجيدة، بما في ذلك استخدام القواعد الصحيحة والتهجئة وبنية الجملة وأجزاء الكلام. يمكن تحميل الإضافة وتثبيتها بناء على الخطوات السابق ذكرها.

إضافة Highlight Tool

أداة Highlighter هي واحدة من أبسط الأدوات التي يمكن استخدامها عند معالجة بعض النصوص. يحتوي محرر مستندات جوجل على ألوان مميزة في شريط الأدوات، لكنها لا تبدو طبيعية. تقدم الوظيفة الإضافية Highlight Tool Google Docs خطوات مع مجموعة أفضل من الميزات. تسمح الإضافة Highlight tool بإنشاء مجموعات مختلفة من أدوات التحديد لمهام مختلفة وحفظها.

إضافة Doc Builder

Doc Builder هي وظيفة إضافية في محرر مستندات جوجل تقوم بحفظ المقتطفات النصية المستخدمة بشكل متكرر، والتي يمكن إدراجها في أي مستند. يمكن أيضًا استخدام قواعد الدمج الخاصة لاستيراد البيانات واستخدامها في مُحرر مستندات جوجل مع إمكانية دمج مدير المقتطفات هذا مع نموذج Google Drive الأكثر استخدامًا لتوفير الكثير من الوقت.

خاتمة

بهذا نكون قد قدمنا مميزات تطبيق مستندات جوجل، التي تستطيع إضفاء لمسة من الراحة والرفاهية والسلاسة على تجربة المستخدم في تحرير النصوص. لقد أثبت التطبيق أن بوسعه تعزيز تجربة القارئ والكاتب والناقد والعمل الجماعي في إخراج مستندات مثالية من حيث التنسيق والتصميم والدعم التقني والسلامة اللغوية.

اقرأ أيضًا

• مخطط المستند والملخص في مستندات جوجل
• العمل المشترك على مستند جوجل: العمل المتزامن والتعليقات والمحادثة المباشرة
• كيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستعمال مستندات جوجل
• المشاركة وتوزيع المهام على مستندات جوجل

أَضافت كل من مخطط المستند والملخص في مستندات جوجل مميزات الكثير من البساطة والسهولة على عمل الكتّاب والقرّاء على حد سواء. نستطيع عن طريق ميزة الملخص في مستندات جوجل معرفة محتويات أي مستند بنظرة سريعة، ويمنحنا مخطط المستند خاصية التنقل السريع بين الفقرات، والاطلاع على جميع العناوين الرئيسية والفرعية في المستند. إننا بصدد الإحاطة بكل المعلومات اللازمة لاستخدام هذه الميزات من خطوات وامتيازات وأهمية تتفوق من خلالها على برامج تحرير النصوص الاخرى، بالإضافة إلى عدة مشكلات مع طريقة تجاوزها.

خطوات إنشاء الملخص في مستندات جوجل

من أجل تفعيل خدمة الملخص Summary في مستندات جوجل، يجب اتباع الخطوات التالية بعد الانتهاء من كتابة المستند بشكل نهائي:

1. نضغط على خيار "عرض" من شريط الوصول أعلى المستند.
2. تنسدل قائمة خيارات، نختار منها "إظهار المخطط"، فتظهر علامة صح الى جانب الخيار.

3. تظهر قائمة رمادية إلى يسار الصفحة، تحتوي أعلاها مصطلح "ملخص"، وبجانبها إشارة الإضافة (+).

ملاحظة: قد تظهر أيقونة مستند بدلًا من مصطلح "ملخص"، ننقر فوقها وتنسدل القائمة المطلوبة.

4. نضغط فوق رمز الإضافة (+)، من ثم يظهر مربع كتابة، لكتابة ملخص المستند فيه.
5. نكتب الملخص المطلوب، بعدها نضغط مفتاح Enter لحفظه، فيظهر إشعار أسفل ويمين الصفحة لتأكيد عملية الحفظ.

إغلاق مخطط المستند

لإغلاق مخطط المستند بشكل مؤقت يجب النقر على أيقونة إغلاق مخطط المستند على يسار واجهة التطبيق. من جهة أخرى، إذا أردنا إغلاق مخطط المستند بشكل نهائي يجب النقر فوق خيار "عرض" ثم "إظهار المخطط" حتى تزول إشارة التأكيد عنها.

ملاحظة: لا تتوفر ميزة إنشاء الملخص عبر تطبيق مستندات جوجل على الهواتف المحمولة، لذا يقتصر شرحنا على الحواسيب.

الفائدة العملية من إنشاء الملخص في مستندات جوجل

تكمن الفائدة العملية من إنشاء الملخص Summary في إضافة رؤية عامة للمستند، تمنح القارئ فكرة حول المشكلة التي يعالجها النص، كما أنه يعد عامل جذب للقراء من خلال استثارة فضولهم.

خطوات إنشاء مخطط المستند في مستندات جوجل عبر الحاسوب

إذا كنت ترغب في إنشاء مخطط مستند في مستندات جوجل، لن تحتاج إلى تحميل مزيد من الإضافات، نظرًا لأن محرر مستندات جوجل يوفر لك هذا الخيار افتراضيًا. ما عليك إلا اتباع الخطوات البسيطة التالية:

1. نفتح المستند المطلوب في مستندات جوجل، ثم نضغط فوق خيار "عرض" في شريط الوصول.
2. تنسدل قائمة، نختار منها "إظهار مخطط المستند"، فتظهر قائمة رمادية تضم خانة "الملخص" في الأعلى، وخانة "المخطط" في الأسفل.

ملاحظة: تضم قائمة المخطط العناوين الرئيسية والفرعية (عنوان 1، عنوان 2، عنوان 3، عنوان 4، عنوان 5، ..) مرتبة حسب تسلسلها في المستند.

3. يمكن كتابة ملخص كما أسلفنا، وهو ليس خيارًا إلزاميًا.
4. لإضافة أي نص إلى المخطط التفصيلي للمستند، يمكن البحث عنه يدويًا في النص، ثم تحديده وتحويل نمط الخط المستخدم به إلى أحد العناوين (عنوان 1، عنوان 2، عنوان 3، عنوان 4، عنوان 5، …).

5. لحذف أي عنوان من مخطط المستند، يكفي أن نحذفه من النص مباشرة، حتى تتم إزالته.

خطوات إنشاء مخطط المستند في مستندات جوجل عبر الهاتف المحمول

لإنشاء مخطط مستند باستخدام الهاتف المحمول نتبع ما يلي:

1. نفتح تطبيق مستندات جوجل Google Docs.
2. نختار المستند المطلوب.
3. نضغط على أيقونة الخيارات الإضافية أعلى يسار الشاشة (ثلاث نقط فوق بعض).
4. تنسدل قائمة خيارات، نختار منها "مخطط المستند"، وتنبثق لوحة أسفل الشاشة باسم "مخطط المستند".

5. تحتوي اللوحة على العناوين الرئيسية والفرعية.
6. يمكن إزالة أي عنوان في مخطط المستند، عن طريق الضغط على أيقونة الخيارات الإضافية بجانبه، ثم اختيار " إزالة من المخطط"

ملاحظة: عند إزالة أي عنوان من مخطط المستند في مستندات جوجل، فلن يتم حذفه ضمن المستند، إنما يقتصر الأمر على إزالته من المخطط فحسب.

7. من أجل حذف اللوحة المنبثقة، يكفي الضغط على إشارة التقاطع بجانب عبارة "مخطط المستند".

الفائدة العملية من مخطط المستند في مستندات جوجل:

التنقل السريع عبر أقسام المستند، وذلك عبر الضغط على العنوان المطلوب في مخطط المستند، بدوره ينقلنا المحرر مباشرة نحو موقع العنوان في النص. وكتابة ملخص يشمل جميع أفكار النص، وذلك من خلال توافر جميع العناوين الرئيسية والفرعية تحت خانة الملخص مباشرة. ويضمن مخطط المستند للقارئ تسلسل أفكار النص بشكل منطقي ومتسلسل.

بعض المشكلات التي يمكن مواجهتها

يبحث القارئ في مستندات جوجل عن جميع أدوات الراحة التي تعزز قدرته على الاطلاع والبحث والتركيز على ما يريد، لذلك قررنا إيجاد حلول لبعض المشكلات التي قد يواجهها:

المشكلة الأولى

يلجأ الكثير من القراء للاطلاع على مخطط المستند في سبيل تحديد ما يحتاجون قراءته من النص، لكنهم قد يغفلون عن بعض المعلومات المهمة في عناوين أخرى.

الحل: من أجل تفادي إهمال المعلومات المهمة، فإننا ننصح المستخدمين بتنسيق نصوصهم بالاعتماد أكثر على العناوين الرئيسية والفرعية (عنوان 1، عنوان 2، عنوان 3، عنوان 4، عنوان 5).

المشكلة الثانية

قد يحتاج بعض القراء إلى البحث عن كلمة مفتاحية معينة بالنص، وهي ليست عنوانًا.

الحل: يمكن البحث عن كلمة مفتاحية في المستند عبر الضغط على المفتاحين Ctrl + F، فيظهر مربع نص، نكتب داخله الكلمة المراد البحث عنها، فيقوم محرر مستندات جوجل بتحديد تلك الكلمة في النص باللون الأخضر.

المشكلة الثالثة

أثناء كتابة نص ما، نحتاج إلى أداة توفر لنا الوصول السريع للمستندات والصور ضمن سحابة جوجل أو على شبكات الويب.

الحل: يمكن الاستفادة من أيقونة "الاستكشاف" الموجودة أسفل يسار الشاشة، وذلك عن طريق الخطوات التالية:

• نضغط على أيقونة "الاستكشاف".
• تنسدل قائمة تحتوي مربع بحث، نكتب ضمنها الكلمة المفتاحية التي نبحث عنها، ثم نضغط Enter.
• تظهر لنا ثلاث مجالات للبحث (الويب - الصور - درايف Drive).
• عند اختيار "الصور" تظهر مجموعة منها، والتي بالضغط على إحداها، تتم إضافتها مباشرة إلى النص.
• في حال اختيار نتائج (الويب - درايف)، والضغط على إحداها، تفتح صفحة جديدة في المتصفح إلى جانب صفحة المستند الحالي، تضم النتيجة المطلوبة.

ما هي الإضافات التي تدعم عمل مخطط المستند؟

إن تطبيق مستندات جوجل غني جدًا بالإضافات التي يمكن تحميلها بسهولة، والتي تدعم عمل ميزات التطبيق الافتراضية المختلفة، حيث يمكن إضافتها عبر اتباع الخطوات التالية:

1. النقر على خيار "الإضافات" في شريط الوصول العلوي.
2. تنسدل قائمة، نختار منها "الحصول على الإضافات".

3. تظهر لوحة الإضافات المتاحة للتطبيق مع شرح بسيط أسفل كل منها.
4. بعد اختيار الإضافة المناسبة، نضغط عليها، ونتابع عملية التثبيت.

5. نضغط مجددًا على خيار الإضافات في شريط الوصول العلوي.
6. تنسدل قائمة، ثم نرى الإضافة التي تم تحميلها في آخر الخيارات.
7. نضغط فوق الإضافة، ستظهر قائمة أخرى تضم خيارين أحدهما "مساعدة" والآخر "start".

ملاحظة مهمة: تم إنشاء مستودع خاص بالإضافات تستطيع من خلاله البحث عن إضافات لجميع تطبيق جوجل ومنها إضافات خاصة بتطبيق مستندات جوجل.

إضافة search & navigate

إحدى الإضافات المهمة جدًا في التعامل مع المستندات و المقالات الطويلة التي تحتاج إلى الملخص ومخطط تفصيلي، وتتميز بإمكانية تصنيف النقاط المرجعية للقراءة وتحديد العناوين والوسائط، وحتى الجداول التي يلزم أن يطلع عليها القارئ، حتى تكتمل لديه فائدة المعلومات المتواجدة في المستند. خطوات العمل على إضافة search & navigate:

1. بعد الضغط فوق خيار "start"، تنبثق نافذة، تضم حقل البحث، بالإضافة إلى خمسة أقسام رئيسية هي العناوين والإشارات المرجعية والصور والجداول والنتائج. توفر هذه الأقسام الوصول السريع إلى جميع تفاصيل المستند، مما يقلل ضياع أي معلومات أو وسائط مهمة.
2. يمكن إضافة أي كلمة مفتاحية في حقل البحث، ثم نضغط Enter، لتظهر جميع عبارات المستند التي تضم الكلمة المستهدفة.

بهذه الطريقة يكون القارئ قد قام بمجموعة الانتقالات اللازمة ضمن المستند من خلال النقر على العناوين، كما استطاع الاطلاع على جميع الوسائط التي يحتويها المستند، مع إمكانية إضافة إشارات مرجعية، يستطيع القارئ العودة لها متى شاء.

خاتمة

تعد ميزة مخطط المستند والملخص في مستندات جوجل إحدى أهم الميزات التي تمنح الكاتب مزيدًا من الراحة والتنظيم. من جهة أخرى، فهي تمنح القارئ إمكانية تحقيق أقصى الاستفادة من المستندات الطويلة، لما توفره من إمكانية التنقل السريع بين أقسام النصوص المختلفة، وتوفر وقتًا كان يمكن أن يهدره القارئ في مطالعة عشرات الصفحات قبل أن يبلغ هدفه.

اقرأ أيضًا

• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• إدراج المعادلات والكائنات الرسوميَّة في تطبيق مستندات جوجل
• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• مقدمة إلى تطبيق مستندات جوجل Google Docs

أداة الكتابة بالصوت في مستندات جوجل هي إحدى الأدوات المميزة التي يقدمها القسم الخاص بالملفات والمستندات من محرك البحث العالمي الشهير جوجل Google. تدعم ميزة الكتابة بالصوت في مستندات جوجل اللغة العربية الفصحى، كما أنها تتمتع بجودة عالية فيما يتعلق بالتفريغ الصوتي للغة العربية، لكنها تدعم إصدار الأوامر الصوتية باللغة الإنكليزية حصرًا. في ضوء ذلك، سنتعرف على ميزة الكتابة بالصوت في تطبيق مستندات جوجل Google Docs، وكيفية تفعيلها على أشهر أنظمة التشغيل الإلكترونية.

ما هي ميزة الكتابة بالصوت في Google Documents؟

الكتابة بالصوت، إحدى الأدوات المميزة التي يقدمها تطبيق مستندات جوجل Google Docs، والتي توفر الكثير من التسهيلات المميزة في العمل، أهمها الأوامر الصوتية، والبحث الصوتي، والتدوين التلقائي للمعلومات أو البيانات التي نرغب بإدخالها في مستند جوجل. اختصت هذه الأداة في السابق بإصدار الأوامر الصوتية فقط، لا الكتابية، وهي أوامر تتعلق بالتنسيق الخاص بالمستند المفتوح.

ما هي فائدة ميزة الكتابة بالصوت في مستندات جوجل؟

أداة أساسية لأغراض التفريغ الصوتي للتسجيلات، وكتابة محاضر المقابلات، كما تتيح لك إمكانية الكتابة بسرعة أكبر من استخدام لوحة المفاتيح و النقر على الأحرف المكونة للنص في لوحة المفاتيح. تقدم أداة الكتابة الصوتية إمكانية إصدار الأوامر الصوتية للتطبيق الذي سينفذها على المستند.

خطوات الكتابة بالصوت في مستندات جوجل

توجد بعض الفروقات في آلية استخدام ميزة الكتابة الصوتية بين الحواسيب والهواتف المحمولة. بالمقابل، فإنها غير ملحوظة بين أنظمة تشغيل كل منها. سنطرح مثالين عمليين حول نظام تشغيل ويندوز Windows ونظام Android للهواتف المحمولة.

التدوين الصوتي في مستندات جوجل باستخدام الحاسوب نظام ويندوز Windows

تتضمن عملية الاستخدام الصوتي شقين رئيسيين هما الكتابة النصية وإصدار الأوامر التنسيقية والكتابية. تتميز الميزة بسهولة الاستخدام، من خلال سلسلة من الخطوات:

1. استخدام متصفح جوجل كروم Google Chrome، بعد تسجيل الدخول عبر حساب Gmail.
2. استخدام مايكروفون خارجي، مع تحميل تعريفاته على نظام تشغيل الحاسوب.
3. الدخول إلى موقع مستندات جوجل.
4. فتح المستند المطلوب.
5. النقر في شريط القوائم في الأعلى على قائمة أدوات، ثم اختيار "الكتابة بالصوت".

6. ظهور تبويب خاص إلى يمين الشاشة على شكل مسجل صوت مايكروفون.

7. الضغط على Ctrl + Shift + S، طريقة سريعة للوصول إلى أيقونة المايكروفون المطلوبة.
8. البدء بالحديث بعد النقر على أيقونة المايكروفون.

كيف يمكن تغيير لغة الكتابة الصوتية في مستندات جوجل؟

يمكن تغيير اللغة عبر أيقونة المايكروفون المنبثقة، والتي تحوي على سهم صغير أعلاها، فإذا ما تم الضغط عليه، انسدلت قائمة تضم جميع اللغات المتاحة.

التدوين الصوتي في مستندات جوجل باستخدام الهاتف المحمول بنظام Android

يكمن جوهر الاختلاف عند الكتابة الصوتية في مستندات جوجل بين الهاتف المحمول والحاسوب في أن أيقونة المايكروفون توجد في لوحة مفاتيح مخصصة، وليست خيارًا يقدمه التطبيق نفسه. من أجل تجربة عملية سهلة للميزة، نتبع الخطوات على النحو التالي:

1. تحميل لوحة المفاتيح الخاصة بجوجل وهي عبارة عن تطبيق Gboard، و الحرص على امتلاك النسخة الأحدث منها دائمًا.
2. استبدال لوحة المفاتيح الافتراضية بلوحة مفاتيح G Board عن طريق الدخول بالترتيب إلى (إعدادات - إعدادات إضافية - اللغة و الإدخال - اختيار لوحة المفاتيح الافتراضية - لوحة مفاتيح Gboard).

3. نختار إعدادات لوحة المفاتيح الجديدة، ثم نقوم بتفعيل ميزة الكتابة الصوتية.
4. نفتح تطبيق Google Docs، ونختار الملف المطلوب.
5. إظهار أيقونة المسجل الصوتي من أجل البدء.

هذه الخطوة تختلف من إصدار Android إلى آخر، ومن واجهة نظام إلى أخرى:

• النقر على أيقونة الكرة الأرضية التي تقوم بتغيير رموز الكتابة إلى اللغات الأخرى المستخدمة، فتظهر أيقونة المايكروفون.
• ظهور الأيقونة في أعلى و يسار لوحة المفاتيح بشكل مشابه لها في تطبيق واتساب WhatsApp.

6. الضغط على أيقونة مسجل الصوت، والبدء بنطق النص المراد كتابته في المستند.

التفريغ الصوتي لمقاطع الفيديو في مستندات جوجل

يحتاج الكثير من المستخدمين إلى تفريغ مقاطع الفيديو المتعلقة بالمحاضرات العلمية وغيرها في مستندات جوجل، لذلك نستعرض لكم خطوات بسيطة لإنجاز ذلك:

• نفتح مستندًا فارغًا، ونشغل ميزة الكتابة بالصوت كما أسلفنا.
• ننشئ صفحة جديدة في متصفح Google Chrome، تعرض مقطع الفيديو المطلوب.
• نحاول تقليل سرعة الفيديو، لتفادي وقوع أي خطأ في المزامنة.

دور الكتابة بالصوت عند أصحاب الرؤية الضعيفة

يعاني كبار السن من صعوبات في التعامل مع الحواسيب الشخصية، نظرًا لضعف الرؤية لديهم، لذا كانت ميزة الكتابة بالصوت في مستندات جوجل حلًا مثاليًا لهم، إذ يمكنهم كتابة النصوص بالطريقة التالية:

• استخدام خيار الكتابة بالصوت مما ذكرنا سابقًا.
• مراجعة النص المكتوب عبر استخدام إضافة Read Aloud TTS التي تعمل على قراءة النص المكتوب، كما أنها تدعم اللغة العربية.

الأوامر الصوتية الأكثر استخداما في مستندات جوجل Google Documents

لا يمكن إصدار التعليمات الصوتية في مستندات جوجل إلا باللغة الإنكليزية حصرًا، وتتضمن تلك الأوامر مايلي

1. أوامر الحذف Delete.
2. التحديد Select:
   • تحديد كلمة: "(الكلمة المطلوبة) select.
   • تحديد المستند كاملاً: select all.
   • تحديد النصوص المتطابقة: select all matching text.
   • تحديد قائمة عناصر: select list item.
   • تحديد الكلمة التالية للمؤشر: select next word.
   • تحديد آخر كلمة في المستند: select last word.
   • تحديد فقرة: (رقم الفقرة) select paragraph.
   • تحديد الفقرة التالية للمؤشر: select next paragraph.
   • تحديد عدة فقرات تالية للمؤشر: select next paragraph.
3. تكبير الخط: font size increase.
4. تصغير الخط: decrease font size.
5. تحديد حجم الخط: (حجم الخط المطلوب بين 4 و 600) font size.
6. تغيير لون الخط: (اللون المطلوب) text color.
7. تحديد الجمل باستخدام لون الخلفية: (اللون المطلوب) highlight.
8. الخيارات التنسيقية المشابهة لتلك الموجودة في Microsoft Word، مثل:
   • زيادة المسافة بين الفقرات: Increase indent.
   • إنقاص المسافة بين الفقرات: Decrease indent.
   • محاذاة النص في المنتصف: Align center.
   • محاذاة النص في اليمين: Align right.
   • محاذاة النص في اليسار: Align left.
   • التعداد الرقمي: Create numbered list.
   • إضافة رقم: Insert number.
   • التعداد بالنقاط: Create bulleted list.
   • إضافة نقطة: Insert bullet.
9. إضافة جدول: Insert table [1-20] rows by [1-20] columns.
   • إدراج سطر إضافي للأعلى: Insert new row above.
   • إدراج سطر إضافي للأسفل: Insert new row under.
   • إدراج عمود إضافي لليمين: Insert new column on the right.
   • إدراج عمود إضافي لليسار: Insert new column on the left.
   • حذف سطر: Delete row.
   • حذف عمود: Delete column.
   • حذف جدول: Delete table.
10. التنقل في المستند:
    • الإنتقال للأعلى: Scroll up.
    • الإنتقال للأسفل: Scroll down.
    • توقيف الكتابة بالصوت: Stop listening.
11. استئناف الكتابة بالصوت:
    • نقل المؤشر إلى نهاية الفقرة وبدء الكتابة بالصوت مرة أخرى Resume.
    • نقل المؤشر إلى نهاية كلمة أو عبارة معيّنة: Resume with.

يمكن الحصول على هذه الكلمات المفتاحية لإصدار أمر معين من خلال النقر على إشارة الاستفهام الموجودة في الزاوية السفلية اليسرى من الايقونة المخصصة لبدء التسجيل، فتظهر قائمة مساعدة تعطي التعليمات والأوامر المطلوبة والكلمات المفتاحية الخاصة بها.

12. إضافة علامات الترقيم: تعد علامات الترقيم باللغة العربية نوع من أنواع الأوامر الصوتية التي لا يدعمها التطبيق إلا باللغة الإنكليزية فقط.

تعليمات مهمة أثناء الكتابة بالصوت في مستندات جوجل

هناك بعض الأمور المهمة الواجب اتباعها أثناء استخدام ميزة الكتابة بالصوت وهي:

• استخدام مايكروفون خارجي جيد لمزيد من الوضوح في الصوت.
• اللفظ والنطق الصحيح و الدقيق باللغة العربية الفصحى أو اللغة الإنكليزية بلكنة جيدة.
• الجلوس في مكان هادئ بعيد تمامًا عن أي خلفية صوتية أو ضوضاء.
• إضافة علامات الترقيم مثل الفاصلة والنقطة وإشارات التعجب والاستفهام، إذ ننطق كلمة نقطة أو فاصلة بعد فاصل زمني قصير من قراءة الجملة التي تريد إلحاق النقطة بها.

استخدامات عملية الكتابة بالصوت في مستندات جوجل

من أهم استخدامات هذه الميزة هي:

• المؤتمرات والاجتماعات وأي حوار يفترض أن يحفظ ما قيل فيه من كلام لأهميته.
• التفريغ الصوتي للروايات أو القصص أو الأفلام أو المسلسلات وغيرها من الوسائط الصوتية للعمل في مجال العمل الحر.
• العمل في الصحافة و تسجيل اللقاءات و إجابات الجمهور، من ثم تفريغها بشكل نصوص مكتوبة إلكترونيًا للاستفادة منها.

سلبيات الكتابة الصوتية في مستندات جوجل

• إمكانية وجود عدد كبير من الأخطاء الإملائية، أو نقصان الحروف، أو زيادتها نتيجة ضجيج، أو حركة يقوم بها الكاتب الصوتي.
• إمكانية حدوث فهم خاطئ للأمر الصوتي الذي قمت بإصداره، وتنفيذه بشكل غير مناسب، مما يستدعي خسارة وقت في التصحيح.

بعض المشاكل التقنية في الكتابة بالصوت في مستندات جوجل

ميزة الكتابة بالصوت ليست مثالية وتشوبها بعض العيوب وسنذكر منها:

المشكلة الأولى

لم يتعرف متصفح كروم Google Chrome على مسجل الصوت في الجهاز، مما ينتج عنه عدم إمكانية تشغيل تقنية الكتابة بالصوت في مستندات جوجل.

1. نذهب إلى القائمة menu، ثم إلى الإعدادات settings، ثم نختار الأمن والخصوصية privacy and security، بعدها نختار إعدادات الموقع Site Settings.
2. نختار الأذونات permissions ثم نختار مسجل الصوت microphone.
3. نضغط على خيار "يمكن للمواقع أن تطلب استخدام المايكروفون" "sites can ask you to use microphone".

المشكلة الثانية

إذا كانت خاصية الإدخال الصوتي معطلة في الهاتف المحمول بنظام Android، يمكن تمكين الإدخال الصوتي من خلال Gboard عبر الخطوات التالية:

1. فتح تطبيق مستندات جوجل على الهاتف المحمول، ثم فتح أي مستند قابل للتحرير.
2. البحث على زر الإعدادات في لوحة المفاتيح.
3. الضغط على خيار الكتابة الصوتية Voice Typing ووضع الخيار قيد التفعيل (ON).

المشكلة الثالثة

عدم فهم الكلمات الصوتية من قبل مستندات جوجل. جرب ما يلي :

1. التكلم ببطء، وبصوت عال وواضح.
2. تجربة الانتقال إلى غرفة أكثر هدوءًا.
3. تجربة ضبط صوت الإدخال في الميكروفون.

خاتمة

يمكننا الاستنتاج أن ميزة الكتابة الصوتية في مستندات جوجل رغم ما تعانيه من قلة دعمها لغات العالم، مقارنة باللغة الإنجليزية، فإنها تعد ثورة في عالم تدوين النصوص وكتابة المحتوى. كل ما يتطلبه الأمر، مايكروفون جيد، حساب Gmail، متصفح Google Chrome، ودليل التعليمات الشامل الذي قدمناه لك، ثم يمكننا إغراق عالم الإنترنت بإلإنجازات النصية.

اقرأ أيضًا

• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• كيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستعمال مستندات جوجل

تُعَد الإضافات Add-On في مستندات جوجل بمثابة التطبيقات الصغيرة التي تتعلق بالمستند وتوسّع قدراته وإمكانياته من أتمتة للمهام المتكررة أو مراقبة الأعمال أو التعامل مع منصة جوجل درايف أو إضافة وظيفة جديدة تخدم التطبيق الكلي.

سنحاول في هذا المقال شرح آلية تثبيت واستخدام هذه الإضافات، ثم سنشرح أهم الإضافات التي تسهّل عمل المحررين سواءً في المجال الأكاديمي، أو الصحفي، أو مجال الترجمة.

الإضافة Writing Habit لكتّاب المقالات والمترجمين

تعمل هذه الإضافة على مراقبة ما تكتبه في مستندك لغايات إحصائية تساعدك في تحسين أسلوب عملك وفهم طريقة عملك وحماستك لنمط معين من الأعمال وتحفّزك على المضي في تحقيق كمية الأعمال التي يجب إنجازها. ويمكنك أن تستشف من المعلومات التي تقدمها هذه الإضافة الكثير، لكن دعونا أولًا نستعرض طريقة تثبيتها.

تثبيت Writing Habit

1. انقر على قائمة "الإضافات"، ثم اختر "الإضافات"، وبعدها "الحصول على إضافات" لتستعرض نافذة البحث عن إضافات.
2. عند إكتمال تحميل النافذة، اكتب في صندوق البحث أعلاها اسم الإضافة "Writing Habit" ثم اضغط Enter.

3. انقر على لوحة هذه الإضافة التي تظهر في نافذة البحث لتنتقل إلى نافذة التثبيت ثم انقر الزر "تثبيت".

4. سيطلب بعد ذلك التطبيق إذنك لتثبيت الإضافة، اُنقر على الزر "متابعة" إن أردت إكمال العملية.

5. يفتح المتصفح عند ذلك صفحة التحقق من حسابك على جوجل لإتمام عملية الحصول على موافقتك.

6. بعد منحك الإذن لتطبيق مستندات جوجل لتثبيت الإضافة، ستجري عملية التثبيت وسيبلغك التطبيق بنجاح عملية التثبيت من خلال النافذة التالية:

7. لتشغيل الإضافة، انتقل إلى قائمة "الإضافات" ثم "Writing Habit"، ثم انقر على " ابدأ التتبع strat tracking".
8. تظهر الإضافة على شكل نافذة جانبية على يسار المستند ويكون كل شيء جاهزًا للعمل.

العمل مع Writing Habit

ضبط الإعدادات: إنّ العمل مع هذه الإضافة بسيط جدًا وسنبدأ بضبط بعض الإعدادات الخاصة بها، لذلك اُنقر على زر "إعدادات Settings" في أعلى نافذة الإضافة لتظهر النافذة التالية:

• حدد العدد الكلي لكلمات المقال الذي تريد كتابته أو ترجمته في المربع "الإجمالي Total"، وعدد الكلمات التي تريد كتابتها يوميًا في المربع "يوميًا Daily".
• اختر الزمن المتوقع لإنهاء العمل من خلال مربع التقويم " تاريخ الانتهاء Finish By".
• اختر طريقة عرض الساعات، فإما أن تكون "كائنًا ليليًا Night OWL" يبدأ يومك الساعة الرابعة صباحًا وينتهي الرابعة صباحًا في اليوم التالي، أو أن تكون إنسانًا طبيعيًا باختيارك الوضع "طبيعي Standard".
• انقر على مربع التحقق "الوضع الليلي Enable Dark Mode" إن أردت عرض خلفية نافذة الإضافة باللون الأسود.
• حدّد الفاصل الزمني (بالثانية) لحفظ التغييرات التي أجريتها من خلال الخيار "تكرار الحفظ Save frequency".
• احفظ الإعدادات من خلال النقر على زر "حفظ Save"، أو عد إلى الإعدادات الافتراضية بالنقر على الزر "مسح البيانات Clear Data".

اقتباس

لغة الإضافات: كتبت أغلب الإضافات باللغة الإنكليزية. لذلك ولمساعدة القارئ الذي لا يُلم كثيرًا بالإنكليزية، أدرجت ترجمةً لكل خيار أو زر إلى جانب عنوانه الأصلي.

استعراض تقدم العمل: انقر على الزر "قائمة Menu" في أعلى نافذة الإضافة وانتقل إلى الخيار "قليل minimal"، وهو ما يعرض افتراضيًا في نافذة الإضافة. ستجد عدد الكلمات التي أنجزتها في هذا اليوم والنسبة المئوية من حجم العمل الكلي وسرعة ما أنجزته اليوم، إذ يظهر تحت العنوان "إنجاز streak" مستوى الإنجاز اليوم، فلو أنجزت 1500 كلمة وكان هدفك اليومي 1000، فستقدر سرعة إنجازك على الشكل "1.5x"؛ أما بقية الخيارات فهي:

• متابعة تحقيق الهدف Goal tracking: تضم هذه النافذة المؤشرات التالية:
  • نسبة ما أنجزته حتى اللحظة إلى العمل الكلي Overall، وعدد الكلمات التي ينبغي كتابتها يوميًا حتى تنتهي من عملك في اليوم المقرر.
  • العمل المنجز اليوم "Today".
  • مخطط بياني على شكل أعمدة يوضح مقدار العمل الذي أنجزته موزعًا على ساعات اليوم.
  • مخطط بياني لما أنجزته خلال أسبوع والأيام التي شهدت أفضل إنجاز إضافة إلى الأيام التي عملت خلالها.
  • مخطط بياني لما أنجزته خلال شهر والأيام التي شهدت أفضل إنجاز إضافة إلى الأيام التي عملت خلالها.

• حالة العمل اليوم Today Status: تضم هذه النافذة المؤشرات التالية:
  • عدد الدقائق الفعلية التي كتبت خلالها "Active" وعدد الكلمات الكلية "words" هذا اليوم وعدد الكلمات في الدقيقة "WPM".
  • مخطط أعمدة يدل على عدد الكلمات التي كتبتها في كل ساعة.
  • جدول يضم جلسات الكتابة Sessions هذا اليوم ويضم ساعة بداية الكتابة وساعة توقفها وعدد الكلمات في هذه الجلسة والوقت المستغرق في كتابتها.
  • سرعة الكتابة الوسطية هذا اليوم Projected writing speed مقدرًا بآلاف الكلمات في الدقيقة.

• تاريخ العمل History: تضم هذه النافذة المؤشرات التالية:
  • الإنجاز الحالي Current streak وأطول إنجاز Longest streak.
  • العمل الشهري من خلال زر يعطي تفاصيل العمل (كتابة ونسخ ولصق وغيرهم) كل يوم.
  • زر تصدير Export يولّد ملف مايكروسوفت إكسل يضم تفاصيل ما عملته خلال آخر 180 يومًا مقسمًا إلى أشهر وأيام وساعات.
• جدول بالمستندات التي تتابعها الإضافة.

الفائدة من هذه الإضافة

من الواضح أنّ هذه الإضافة فعّالة جدًا في تتبع مسار عمل المحرر على مشروع معين وتعطيه صورةً شديدة التفصيل عن أسلوب عمله وفترات نشاطه وكسله، وتعكس رغبته في العمل على هذا المشروع، كما تعكس حالته النفسية أثناء تقدم العمل، وهذا ما يدفعه إلى توزيع الأعمال اللاحقة على ضوء ما أنجزه في المشروع الحالي.

الإضافة BibCitaion لمؤلفي ومحرري المقالات الموثّقة

تساعد هذه الإضافة الباحثين والأكاديميين وحتى كتاب المقالات الاحترافية في توثيق المصادر التي تشير المقالة أو البحث العلمي إليها. وعلى الرغم من تقديم تطبيق مستندات جوجل الوظيفة نفسها من خلال أداة الاقتباسات الموثّقة، إلا أنّ Bibcitaion أوسع وأشمل بكثير.

تثبيت Bibcitaion

اتبع نفس الخطوات التي فعلناها سابقًا عند تثبيت Writing Habit وسترى كيف تنضم هذه الإضافة إلى قائمة "الإضافات" بكل بساطة.

العمل مع Bibcitaion

من قائمة "الإضافات" في مستندات جوجل، انتقل إلى "Bibcitaion Bibliograph & Citation Generator"، ومن ثم إلى "Manage citation"

إذا نقرت على زر "اعرض أكثر Show More" سترى الكم الكبير من المصادر التي تساعدك هذه الإضافة المميزة على توثيقها، مثل الكتب Book والمقالات الصحفية Journal Article ومراجعات الكتب Book Review وبراءات الاختراع Patent وغيرها الكثير.

تسمح لك هذه الأداة بتوثيق هذه المصادر وفق العديد من التنسيقات العالمية المشهورة مثل MLA و APA، بالإضافة إلى العديد من التنسيقات الخاصة بمجلات محكّمة ودوريات، سواءً باختيارها من القائمة مباشرةً، أو بإدراج معلومات التوثيق من الملفات الخاصة بها (ملفات بلاحقة bib. عادةً).

سنجرّب هذه الأداة في توثيق كتاب ومقال صحفي Journal Article، وبمجرد أن تفهم سياق العمل لن يصعب عليك توثيق أي مصدر آخر.

توثيق كتاب: انقر على الزر "كتاب Book" لتظهر لك نافذة تسألك إن كنت ترغب بالبحث عنه من خلال عنوانه او اسم المؤلف أو رقم ISBN الخاص به، أو أن تملأ جميع المعلومات بنفسك. بالنسبة لي شخصيًا أفضل البحث من خلال رقم ISBN وهذا ما فعلته وإليك النتيجة:

لقد عُثِر على الكتاب المطلوب! وإضافةً إلى ذلك، يمكنك معرفة تفاصيل كثيرةً عن الكتاب بالنقر على زر "أظهر أكثر Show more" أسفل لوحة الكتاب، إذ سيفتح النقر عليها صفحة جوجل بوك google book الخاصة بالكتاب.

اُنقر على لوحة الكتاب وستجد أن التوثيق جاهز تمامًا وفق التنسيق المطلوب. بإمكانك تغيير التنسيق بالنقر على القائمة المنسدلة التي تعلو التوثيق واختيار ما تشاء من التنسيقات المتوفرة، أو النقر على أيقونة السهم المجاور لهذه القائمة لرفع ملف التنسيق الخاص بك إن كنت ملزمًا بتنسيق معيّن ومعرّف مسبقًا بأحد اللاحقتين (ris. أو bib.).

مرر مؤشر الفأرة على التوثيق لترى خيارات استخدام التوثيق من "النسخ Copy" أو "الإدراج في النص In-text" أو "التحرير Edit" إن أردت تصويب بعض المعلومات المستخلصة تلقائيًا من رقم الكتاب أو إضافة معلومات جديدة إليها.

انقر أخيرًا على زر "إضافة التوثيق إلى المستند Add bibiliography to the doc" لإدراجه في مستندك تحت قائمة المراجع.

توثيق مقال صحفي: اُنقر على الزر "مقال صحفي Journal Article" لتظهر لك نافذة تسألك عما إذا كنت ترغب بالبحث عنه من خلال عنوانه أو اسم المؤلف أو رقم DOI الخاص به، أو أن تملأ جميع المعلومات بنفسك. سننقر على زر "ملء يدوي Fill manually" هذه المرة.

• اختر إن كان المقال "فرديًا Individual" أو "عائد لمؤسسة Organization".
• اكتب اسم المؤلف الأول ثم الأخير، ثم اختصار لقبه مثل ("phD" لحامل شهادة الدكتوراه) أو ("MD" للطبيب).
• يمكنك إضافة مؤلفين آخرين بالنقر على الزر "إضافة مؤلف للمقال Add article author"، أو إضافة محرر للمقال بالنقر على زر "Add editor".
• أضف تباعًا تاريخ النشر باليوم والشهر والسنة، ثم عنوان المقال واسم المجلة ثم "رقم المجلد Volume number" و"رقم العدد Issue number".
• أضف بعد ذلك أرقام الصفحات التي تريد توثيقها (من - إلى)، واسم قاعدة البيانات إن كانت متاحة.
• تجاوز تاريخ الولوج إلى المقال "Data accessed/viewed" وانتقل لتكتب رقم DOI لها.
• يمكنك إغفال أية معلومة لا تعرفها طالما أن مربعها لا يحتوي الكلمة "مطلوب Riquired".
• انقر الزر "تحديث Update" لإتمام العملية.

إليك النتيجة:

لإدراج التوثيق تابع خطوات الإدراج التي شرحناها سابقًا.

الإضافة Highlight Tool للمراجعين والمدققين

تقدم هذه الأداة ميزةً رائعةً لتوحيد التخاطب بالطريقة اللونية بين مؤلفي ومدققي ومحرري كتاب بما يخدم العمل التعاوني وينظمه بصورة بسيطة وواضحة.

قد يرى البعض أن فكرة التعليقات والاقتراحات المبنية أساسًا في مستندات جوجل تعزز العمل المشترك على مستند وهذا أمر لا شك فيه، لكن تخيل الحالة التي يشترك فيها أربعة أو خمسة كتاب ومحررين على مشروع معين، ثم يبدأ كل مساهم في كتابة تعليق هنا وإسناد مهمة هناك، ثم الرد على تعليق وإسناد العمل أو الرد إلى آخر. هنا ستظهر إشكالية الموضوع وصعوبة المتابعة.

الفائدة من هذه الإضافة

ما تقدمه أداة Highlight Tool هي فكرة بسيطة مفادها تحديد النقاط الأساسية التي ينبغي مراجعتها في النص، ثم وضع رمز لوني ووصف كتابي لكل نقطة من هذه النقاط بالاتفاق بين جميع المحررين، ثم إنشاء مكتبة تضم تلك النقاط ومشاركتها بين الجميع. فإن رأى مثلًا أحد المراجعين معلومةً خاطئةً في النص وقد اتُفق على تلوين هذا النوع من المشاكل باللون الأحمر، فسيلوّن هذا المراجع المعلومة الخاطئة باللون الأحمر ويتابع العمل. وهكذا تشكل هذه الأداة طريقةً لتوحيد وتنظيم مراجعة مستند.

تثبيت الأداة Highlight Tool

اتبع نفس الخطوات التي فعلناها سابقًا عند تثبيت Writing Habit وسترى كيف تنضم هذه الإضافة إلى قائمة "الإضافات" بكل بساطة.

العمل مع Highlight Tool

من قائمة "الإضافات" في مستندات جوجل، انتقل إلى "Highlight Tool" ثم "ابدأ Start" وستظهر النافذة الجانبية للإضافة على الشكل التالي:

إنشاء مكتبة جديدة للرموز اللونية: انقر على الزر الأخضر "مكتبة التلوين Highlighter Library" في أعلى نافذة الإضافة لتظهر النافذة التالية:

• انقر على الزر "مجموعة جديدة New Set" أسفل النافذة لتظهر لوحة أدوات جديدة أعلى النافذة تتيح لك بناء المجموعة المطلوبة.
• اكتب اسم هذه المجموعة في مربع النص "اسم المجموعة Set name" ضمن لوحة أدوات المجموعة وابدأ العمل على أول عنوان بكتابة وصف للرمز اللوني، ثم اختيار اللون الخاص بهذا الوصف من مربع الألوان إلى جوار العنوان. سأختار هنا اللون الأحمر للدلالة على العبارة "المعلومة المدرجة خاطئة"، لهذا سأكتب هذه العبارة في مربع النص "عنوان Label" واختار اللون الأحمر. بإمكانك أيضًا إزالة هذا العنوان بالنقر على الزر (-) إلى جواره، وستبدو نافذة إنشاء مكتبة كالتالي:

• انقر على الزر (+) إلى جوار مربع النص الذي يحمل اسم مجموعتك لإضافة عنوان جديد يصف رمزًا لونيًا جديدًا.
• كرّر هذه العملية لتحدد جميع الرموز اللونية التي قد تحتاجها في تدقيق مستند.
• انقر على زر "حفظ Save" أسفل النافذة لحفظ المكتبة الجديدة للرموز اللونية.
• لإنشاء مكتبة جديدة كرر الخطوات السابقة جميعها.

ولأجل توضيح الأمر في مقالنا، بنيت المكتبة اللونية التالية:

• عليك الآن تصدير هذه المكتبة حتى يستخدمها بقية المحررين، لذلك نفِّذ الخطوات التالية:

  • انقر على قائمة "الإضافات" ثم "Highlight Tool"، ثم اختر "تصدير مكتبة Export library".
  • ستظهر لك نافذة لعرض المكتبات المتوفرة للتصدير، وهنا اختر المكتبة المطلوبة أو جميعها إن أردت وانقر الزر "تصدير Export" أسفل النافذة.
  • تخبرك الإضافة عند إنجاز العمل بأن التصدير قد نجح إلى مستند جوجل جديد ويزوّدك بالرابط "document" للوصول إليه.
  • بالنقر على هذا الرابط، يمكنك الاطلاع على ملف المكتبة وتغيير اسمه وحفظه ومشاركته كما تشاء، لكن لا تعدل فيه شيئًا.

  

• لاستخدام المكتبة، حدّد النص الذي تريد الإشارة إلى وضعه، ثم انقر على الرمز اللوني الذي تريد.

• بإمكانك نقل الجمل التي لونتها إلى مستند جديد كي تعالج الإشكال فيها بمعزل عن المستند الأصلي. ولتنفيذ ذلك اتبع الخطوات التالية:
  • في قسم "نقل الجمل الملونة Extract Highlights"، انقر زر "وفق الترتيب اللوني By color" أو "وفق التسلسل By sequence".
  • ستظهر الآن نافذة تطلب إليك تحديد المكان الذي ستنسخ إليه الجمل الملونة، فإما إلى "مستند جديد New Document" أو إلى "المستند الحالي Current Document" أو إلى "عنوان مستند معين Document URL".

• اختر الوجهة المطلوبة وانقر على "نقل Extract". وسترى نتيجةً رائعةً جدًا!

الخلاصة

رأينا في هذا المقال كيف توسّع الإضافات عمل تطبيق مستند جوجل وتمنحه وظائفيةً متقدمةً بما يتناسب مع حاجة مستخدميه. وقد حاولنا أن نختار لكم مجموعةً من الإضافات التي تلائم عمل المحررين والمؤلفين أيًا كانت غاياتهم من استخدام مستندات جوجل. وسنوجز عمل هذه الإضافات كالتالي:

1. الإضافة Writing Habit: تقدم إحصائيات واسعةً ودقيقةً عن تقدم العمل في مشروع التأليف أو التحرير الحالي.
2. الإضافة Bibcitaion: تقدم طريقةً متقدمةً وأنيقةً وعصريةً لتوثيق المصادر التي ترد في المقال أو الكتاب.
3. الإضافة Highlight Tool: تقدّم طريقةً لتوصيف أنواع الأخطاء أو الملاحظات التي يجدها المراجع في المستند بطريقة لونية قابلة للنقل إلى بقية المحررين أو المراجعين.

وعلى الرغم من وجود إضافات متنوعة ومفيدة أخرى، إلا أن دعمها للغة العربية محدود، وهو ما دفعني للابتعاد عنها، فإن كانت لغتك الإنكليزية جيدة أو تحتاج إلى دعم في كتابة المقالات أو أوراق العمل بالإنجليزية، فستجد الكثير الكثير من الإضافات الرائعة.

اقرأ أيضًا

• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• تنسيق وتوثيق الأوراق الأكاديمية باستخدام مستندات جوجل
• كيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستعمال مستندات جوجل
• تاريخ النُسخ واستعمال الإضافات في مستندات جوجل

سنتحدث في هذا المقال عن مفهوم جهة انسياب المحارف Directionality عند الكتابة، وهو أمر على درجة كبيرة من الأهمية لمؤلفي المقالات والكتب التي تتطلب استخدام لغتين أو إدخال شيفرات برمجية أو عبارات رياضية مخصصة؛ لكننا سنوجّه هذا المقال لمستخدمي تطبيق مستندات جوجل لأنه لا يقدم دعمًا واضحًا لهذه النقاط على غرار بقية المحررات النصية المتقدمة مثل مايكروسوفت وورد الذي لن يلاحظ مستخدموه الكثير من المشاكل التي نستعرضها في مقالنا.

قد تبدو المفاهيم مربكةً للوهلة الأولى، لكن ما إن تألفها حتى تسهّل عليك الأمور وتوفر وقتك وجهدك في تصويب أخطاء قد لا تدرك وجودها إلّا بعد فوات الآوان.

مفهوم جهة انسياب المحارف

يشير مصطلح "جهة انسياب المحارف" إلى الاتجاه الذي تتحرك وفقه محارف النص من حرف إلى آخر. ولأن معظم قراء هذه المقالة من المؤلفين الذين يكتبون باللغة العربية مع لغة لاتينية أو أكثر، فسنلقي الضوء على ثلاث اتجاهات لانسياب الأحرف هي:

• يمين-إلى-يسار Right-to-Left واختصارًا RTL: من أبرز الأمثلة عليها اللغة العربية.
• يسار-إلى-يمين Left-to-Right واختصارًا LTR: ومن أبرز الأمثلة عليها اللغات اللاتينية مثل الإنجليزية.
• محايدة Neutral: لا تتعلق بجهة محددة بل تتبع سياق الأحرف مثل علامات الترقيم.

جهة انسياب المحارف

للمحارف جهة انسياب أصيلة لا يمكن أن تتغير تلقائيًا، فمحارف اللغة العربية مثلًا هي محارف من اليمين إلى اليسار حصرًا، ويأتي كل حرف على يسار الآخر، بينما تتجه محارف اللغات اللاتينية دائمًا من اليسار إلى اليمين، في حين يأتي كل حرف على يمين الآخر؛ أما المحارف المحايدة، فتأخذ اتجاه المحارف المحيطة بها، فإن كانت محاطةً بمحرفين لهما نفس جهة الانسياب، ستأخذ جهة انسيابهما، بينما إن كانا من جهتي انسياب مختلفتين، فستأخذ جهة انسياب الفقرة.

جهة انسياب الفقرات

الفقرة هي كتلة متواصلة من المحارف تنتقل وفق اتجاه محدد وتنتهي بمحرف السطر الجديد. تدعم محررات النصوص ثنائية الاتجاه، مثل مستندات جوجل الكتابة من اليمين إلى اليسار وبالعكس، لاحظ لقطة الشاشة التالية:

لا تمتلك الفقرات جهة انسياب مخصصة لها، بل يفرض عليها محرر النصوص اتجاهًا واحدًا، فإما أن تكون من اليمين إلى اليسار RTL، أو من اليسار إلى اليمين LTR، ولا يمكن أن تكون محايدة الاتجاه. فلو فرضنا وجود العبارة التالية "العربية English فارسى"، فإنها ستُعرض بنفس الترتيب (ابتداءً من الهامش نحو الداخل)، سواءً كان الاتجاه RTL أو LTR، وذلك لأن كلمتي "العربية" و"فارسى" لهما محارف ذات اتجاه أصلي RTL، أما "English" فاتجاهها الأصلي هو LTR، وطالما لا وجود لاتجاه موحد لكلمات الفقرة، فستخضع العبارة إلى تنسيق الفقرة.

اقتباس

تظهر المشاكل في الكتل المختلطة: إنّ كلمة "مرحبًا !hello" لن تظهر تلقائيًا بهذا الشكل في مستندات جوجل، بل ستكون على الشكل "مرحبًا hello!"، والتعبير النمطي "(+).$" سيبدو هكذا "$.(+)" إن كان اتجاه الفقرة من اليمين إلى اليسار!

حل مشاكل انسيابية الأحرف في مستندات جوجل

أدخلت إلى محارف Unicode مجموعة محارف لا تُطبع على الشاشة وتستخدم للتحكم بانسيابية الأحرف، حيث تُستخدم هذه المحارف بفعالية لحل مشكلة التغير الخاطئ لاتجاه الأحرف عند تبديل لغة الكتابة من يمينية إلى يسارية والعكس. سنتعرف بداية على هذه المحارف، وننتقل بعد ذلك إلى كيفية استخدامها في تطبيق مستندات جوجل لحل بعض مشاكل انسيابية الأحرف.

محارف التحكم باتجاه انسياب المحارف

1. المحرف LRM: يقرأ بالشكل (علامة الانسياب نحو اليمين)، ويستخدم لضبط اتجاه نص ينساب نحو اليمين ضمن فقرة تنساب إلى اليسار. تظهر المشكلة عندما تنتهي الجملة التي تنساب إلى اليمين بمحرف محايد كإشارة التعجب. في هذه الحالة إن لم يأتي بعده محرف LTR أي محرف يعزز الاتجاه نحو اليمين (حرف لاتيني مثلًا)، فسيأخذ المحرف المحايد تنسيق الفقرة ويكون RTL، وينكسر الانسياب نحو اليمين ويعود للانسياب نحو اليسار.

تُعطى شيفرة Unicode للمحرف بالشكل "U+200E".

2. المحرف RLM: وله عمل معاكس للمحرف السابق، إذ يعطي علامةً لمجرى الكتابة بالتحول نحو اليسار، وتُعطى شيفرة Unicode للمحرف بالشكل"U+200F".
3. المحرفين RLE و LRE: يقرآن بالشكل (إدراج كتلة تنساب إلى اليمين LRE أو اليسار RLE)، وتستخدمان كما يُستخدم المحرفان السابقان، إلا أنهما يستعملان عادةً في المحررات التي لا يوجد فيها ضبط لاتجاه الفقرات، وينتهي تأثير هذا المحرف عند انتهاء الفقرة أو ظهور المحرف المعاكس أو المحرف PDF (اختصار للمصطلح Pop Directional formatting أنهِ تنسيق الانسياب) الذي ينهي عمل أي من المحرفين السابقين.

استخدام محارف التحكم باتجاه الكتابة في تطبيق مستندات جوجل

لإدراج محارف التحكم في مستندات جوجل، نفذ الخطوات التالية:

1. من "إدراج" انتقل إلى "الرموز الخاصة" لتظهر لك النافذة التالية:

2. في مربع البحث اكتب العبارة "right-to-left" أو "left-to-right" لإيجاد هذه المحارف وستكون نتيجة البحث كالتالي:

3. انقر على الرمز الذي تشاء استخدامه وسيدرج تمامًا حيث يكون مؤشر الكتابة.

تمرين تطبيقي (1): حوّل العبارة المكتوبة بالشكل "مرحبًا Hello!" إلى شكلها الصحيح "مرحبًا !Hello".

الحل: أدرج الرمز LRM بعد كتابة إشارة التعجب لتخبر مجرى الكتابة أن يعامل المحرف المحايد "!" وكأنه محرف LTR.

تمرين تطبيقي (2): حول العبارة ( means careful "!انتبه" The Arabic word) إلى شكلها الصحيح ("means careful "انتبه!" The Arabic word).

الحل: أدرج الرمز RLM بعد كتابة إشارة التعجب لتخبر مجرى الكتابة أن يعامل المحرف المحايد "!" وكأنه محرف RTL.

تمرين تطبيقي (3): يريد مبرمج إدراج تعليق ضمن شيفرته يشرح باللغة العربية نوع المتغيّر الذي سيعرّفه كالتالي:

// التصريح عن المتغيّر Counter على أنه من النوع int
int Counter =0;

طبعًا كتابة هذا الشرح غير كافٍ، لذا فهلّا ساعدته في حل المشكلة من خلال محارف توجيه الانسياب؟

الحل: انتقل بكل بساطة إلى اليمين واختر اللغة العربية، وسيكون اتجاه الفقرة عندها من اليمين إلى اليسار. اكتب الجملة السابقة تمامًا كما هي وأنهها بالمحرفين (//) كالتالي: "التصريح عن المتغير counter على أنه من النوع int //". افتح بعذ ذلك لوحة المحارف الخاصة وأدرج المحرف RLE في بداية الجملة. لن تلاحظ في البداية أي شيء، لكن بمجرد تغيير اتجاه الفقرة لتصبح من اليسار إلى اليمين ستجد أنك حللت المشكلة!

تمرين تطبيقي (4): واجهت شخصيًا عند ترجمة أحد الكتب التي تتحدث عن استخدام التعابير النمطية في جافاسكربت (وهي سلسلة من الرموز تساعدك في البحث عما تريده في نص أو صفحة) أوقاتًا عصيبةً جدًا في كتابة هذه السلاسل ضمن جمل اللغة العربية، علمًا أنني استخدمت تطبيق مستندات جوجل. كان ذلك قبل أن أتعرف على محارف التحكم بالانسياب، لهذا أطلب مساعدتكم في كتابة الجملة الواردة في الصورة التالية:

الحل: اكتب الجملة العربية أولًا بالطريقة الاعتيادية، ثم ضع النقطتين المتعامدتين وأدرج بعدها المحرف LRM وستلاحظ أنك ستكتب سلسلة الرموز بعد ذلك بالشكل الصحيح!

تهيئة اختصارات سريعة لمحارف جهة الإنسياب في تطبيق مستندات جوجل

ستساعدك تلك المحارف كثيرًا، وأشجعك على استخدامها كي لا يضيع وقتك سدى في إيجاد طريقة لترتيب المحارف المختلطة، والتي قد لا تجدها أبدًا! لكن من الواضح أنّ عملية الانتقال إلى نافذة "المحارف الخاصة" ثم البحث عن محارف التحكم باتجاه انسياب المحارف ثم إدراجها في كل مرة أمر أشد إزعاجًا كما يرى البعض. فما الحل إذًا؟

يقدِّم تطبيق مستند جوجل طريقةً لاستبدال سلسلة من المحارف عندما ترد تباعًا بمحرف آخر، إذ يستبدل التطبيق مجموعة المحارف (c) مثلًا بالرمز ©. تُسهّل هذه الميزة حل مشكلتنا كثيرًا، إذ سنخص لكل محرف من محارف الانسياب السابقة سلسلةً من المحارف التي يستبدلها تطبيق مستندات جوجل عند ورودها بمحرف التحكم المطلوب، ونكون قد أنجزنا الأمر.

اقتباس

لحظة! ربما لاحظت أننا لا نرى محارف التحكم بجهة الانسياب أصلًا حتى ننسخها، فهي محارف غير مطبوعة!

المشكلة أنه لا توجد في تطبيق مستندات جوجل طريقة لنسخ هذه المفردات لذلك سنحتال على الأمر قليلًا! إليك قائمةٌ برموز Unicode الخاصة بكل محرف من محارف التحكم السابقة:

اتبع الآن الخطوات التالية:

1. انتقل إلى موقع unicode-explorer الذي يمكنك من نسخ تلك المحارف إن كنت تعرف رمزها. كل ما عليك فعله أن تكتب العنوان التالي "/https://unicode-explorer.com/c" وتضيف رمز المحرف في نهايته (بلا +U)، أي عندما تنتقل إلى العنوان "https://unicode-explorer.com/c/202f" ستصل إلى صفحة المحرف RLM، وعندها انقر على الزر "Copy" لنسخ محرف التحكم.

بإمكانك أيضًا استخدام الجدول المعروض في لقطة الشاشة هذه لنسخ محارف التحكم، وكل ما عليك فعله هو أن تنقر الزر "Select"، ثم الضغط على الاختصار Ctrl+C لنسخه:

2. عد إلى تطبيق مستندات جوجل وانتقل إلى "أدوات"، ثم "إعدادات مفضلة" لتظهر لك نافذة الإعدادات. انقر بعد ذلك على النافذة الفرعية "بدائل"  .  
3. سأستبدل المحرفين << عند كتابتهما تلقائيًا بمحرف التحكم RLM، لذلك سأكتب في نافذة "البدائل" الرمز << في المربع "استبدال"، ثم ألصق رمز المحرف RLM الذي نسخته سابقًا في المربع "بـ".
4. عند نجاح الأمر، سيظهر سطر جديد في نافذة "البدائل" يضم الاختصار الذي أنشأته.

5. كرر العملية باختيار الرموز التي تناسبك لكي تستبدل بقية محارف التحكم بانسياب الأحرف. وأقترح أن تستخدم >> للمحرف LRM و]] للمحرف RLE و[[ للمحرف LRE، كما يمكن استخدام الرمز LRM مثلًا للمحرف RLM وهكذا.

بهذه الشكل ستكون قادرًا على إدراج محرف التحكم المطلوب بمجرد كتابة سلسلة الرموز التي اخترتها، إذ سيستبدل التطبيق هذه السلسلة بمحرف التحكم تلقائيًا، مما يوفر عليك الوقت والجهد.

اقتباس

رموز تحكم أخرى: هناك أيضًا الرموز RLO و LRO و RLI و LRI، ولكل منها وظائف محددة لم أجد شخصيًا استخدامًا هامًا لها، لكنك قد تجد فيها عزيزي القارئ ما يخدم عملك، لذلك لا بأس بتجربتها في أوقات فراغك!

خلاصة

تحدثنا في هذا المقال عن مفهوم جهة انسياب المحارف ورأينا ما يلي:

• بعض محررات النصوص مثل مستندات جوجل قادر على التعامل إلى حد ما مع الاتجاهات الثنائية يمين إلى يسار والعكس.
• لبعض المحارف اتجاه أصلي وبعضها الآخر محايد يأخذ اتجاهه من اتجاه المحارف التي تحيط به، مثل علامات الترقيم.
• تُظهر العناصر المحايدة بعض المشاكل إن لم تتمكن من تحديد اتجاه انسياب النص وتتبع اتجاه انسياب الفقرة.
• تُستخدم عناصر التحكم باتجاه انسياب المحارف RLM و LRM و LRE و RLE في توجيه النصوص مختلفة الاتجاهات إن كتبت في نفس الفقرة، لكن بطريقة غير صحيحة، وهي محارف غير مطبوعة ولا تظهر على الشاشة.
• يمكن إدراج هذه العناصر في مستندات جوجل من نافذة "العناصر الخاصة" أو يمكن تخصيص سلسلة محارف خاصة تُستبدل عند ورودها تباعًا بمحرف التحكم من خلال نافذة "بدائل" ضمن نافذة "الإعدادات المفضلة".

اقرأ أيضًا

• مقدمة إلى تطبيق مستندات جوجل Google Docs
• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• المشاركة وتوزيع المهام على مستندات جوجل
• تنسيق وتوثيق الأوراق الأكاديمية باستخدام مستندات جوجل

سنناقش في هذا المقال الموجه خصيصًا للطلاب والباحثين، كيفية استخدام تطبيق مستندات جوجل لكتابة أوراق بحثية وأكاديمية خطوةً خطوة. ربما تمتلك فكرةً عن معظم الأفكار والأدوات التي سنستخدمها في مقالنا، لكننا سنعتمد معايير التنسيق المستخدمة عالميًا في كتابة الأوراق، مثل تنسيق "جمعية اللغات المعاصرة Modern Language Association" واختصارًا MLA وتنسيق "جمعية علم النفس الأمريكية American Psychological Assossiation" واختصارًا APA.

هنالك الكثير من التنسيقات الأخرى لكتابة المقالات والأوراق البحثية، لكننا سنكتفي بهذين التنسيقين لأنهما الأكثر شيوعًا من جهة، ولأنهما مدعومان من قِبل مستندات جوجل من جهة أخرى.

إنشاء مستند جديد

سنفترض في هذه الفقرة أنك تمتلك حسابًا على جوجل، وتألف طريقة الوصول إلى تطبيق مستندات جوجل من خلال جوجل درايف Google Drive أو موقع مستندات جوجل مباشرةً.

• من خلال موقع مستندات غوغل:
  • النقر على "أيقونة (+)" يمين أسفل الصفحة.
  • بكتابة العبارة "docs.new" في شريط عنوان المتصفح الذي تستخدمه، ثم الضغط على المفتاح Enter.
• من خلال جوجل درايف: انقر على قائمة "جديد" على يمين الشاشة، ثم النقر على خيار "مستندات Google".

التنسيق العام

تُطبق مجموعة من التنسيقات العامة المشتركة بين MLA و APA، وهي كالتالي:

خط الكتابة وحجمه

تفضل جميع التنسيقات السابقة أن يكون الخط مقروءًا دون مبالغة، وأن تكون عائلة الخط المستخدم مألوفةً للقارئ ومريحةً دون وجود ديكورات خاصة، ولهذا وجدتُ أن جميع تلك التنسيقات تدعم الخط "Times New Roman" أو "Arial" على أن يكون حجمه 12. ولتنفيذ الأمر:

1. انقر على القائمة المنسدلة "الخط" في شريط الأدوات أعلى الصفحة، ثم تنقّل بين الخطوط حتى تصل إلى "Times New Roman".
2. انقر على القائمة المنسدلة "حجم الخط" إلى جوار القائمة السابقة، واختر حجم الخط "12".

تحديد هوامش الصفحة وقياسها

يحدّد التنسيقان السابقان عرض جميع الهوامش (أعلى وأسفل ويمين ويسار) لتكون 1 إنش (2.54 ستنيمتر). عادةً ما يضبط تطبيق مستندات جوجل عرض الهوامش على 1 إنش، لكن لا بد من التأكد من ذلك:

1. انقر على القائمة "ملف"، ثم انتقل إلى إعداد الصفحة.
2. تحقق في نافذة إعداد الصفحة أن جميع الهوامش هي 2.54 سم أو 1 إنش.
3. تفضّل التنسيقات السابقة أن يكون قياس الصفحة من النوع "رسالة 11x8.5 إنش"، حيث يطابق هذا القياس في مستندات جوجل الخيار "21.6x27.9 Lettre سم" ضمن القائمة المنسدلة "مقاس الورق" في نفس النافذة. يمكنك بالطبع اختيار القياس الذي يريده المشرف على الورقة البحثية أو الجهة المسؤولة عن طباعتها.

تحديد التباعد بين الأسطر وإزالة الفراغات في بداية الفقرات

ينبغي ضبط التباعد بين الأسطر ليكون بمقدار "2" أو ما يسمى بالفراغ المضاعف double-spaced. بين جميع الأسطر والعناوين الرئيسية والفرعية والفقرات والترويسة وقائمة المراجع، أي باختصار، في كل مكان ضمن الورقة البحثية. وقد تجد إغراءً في ترك المزيد من الأسطر الفارغة بين العناوين الرئيسية وباقي الفقرات، لكن هذا الأمر مرفوض في جميع التنسيقات.

لضبط التباعد في مستندات جوجل تحتاج إلى فعل الآتي:

1. انقر على قائمة "تنسيق" في شريط الأدوات.
2. انتقل إلى القائمة الفرعية "تباعد الأسطر والفقرات"، ثم اختر "مزدوج".
3. تأكد من إزالة أية فراغات قد تكون قبل الفقرة، وذلك من خلال الخيار "إضافة مسافة قبل الفقرة" الذي سيكون بالصيغة "إزالة مسافة قبل الفقرة" إن كانت هناك مسافة فارغة.

إزاحة الفقرات

يتطلب التنسيقان السابقان إزاحة أولى كلمات الفقرة النصية بمقدار نصف إنش أو 1.27 سنتيمتر عن الهامش الأيمن أو الأيسر، وذلك وفقًا لجهة كتابة الورقة البحثية (يمين إلى يسار) أو (يسار إلى يمين). ولتطبيق الإزاحة في مستندات جوجل نحتاج إلى الآتي:

1. إن لم يكن شريط قياس المسافات أعلى الصفحة موجودً، فأظهره عن طريق النقر على القائمة المنسدلة "عرض"، ثم الانتقال إلى خيار "عرض أداة قياس المسافات".
2. حرك مزلاج أداة القياس نحو اليسار أو اليمين (حسب اتجاه الكتابة) مقدار 1.27 سنتيمتر.
3. إن لم تتمكن من ضبط هذه القيمة عن طريق المزلاج، يكفي أن تضع مؤشر الفأرة في بداية السطر الأول للفقرة، ثم تضغط المفتاح Tab.

تنسيق MLA

إليك الآن النقاط الخاصة بتنسيق MLA الخاص بكتابة الأبحاث.

عنوان الورقة وصفحة العنوان

يضم عنوان الورقة وفق تنسيق MLA الرسمي المعلومات التالية:

• اسم المؤلف: ويكتب بداية
• اسم الأستاذ المشرف.
• اسم ورقم المادة أو الصف.
• تاريخ وجوب التسليم.

لتنفيذ ذلك في مستندات جوجل:

1. انقر على أول سطر في الصفحة المنسقة تنسيقًا عامًا كما أشرنا سابقًا، واحرص أن يكون مؤشر الكتابة عند الهامش الأيمن أو الأيسر وفقًا للغة الكتابة.
2. اكتب اسم المؤلف (اسمك كاملًا إن كان البحث لك، ويفضل كتابة الاسم الأول يليه فراغ، ثم أول حرف من الاسم الأوسط، ثم نقطة، ثم الكنية).
3. انتقل إلى السطر الثاني، ثم اكتب اسم المشرف العلمي.
4. انتقل إلى السطر الثالث واكتب اسم المادة أو الصف ورقمه إن كان متاحًا.
5. انتقل إلى السطر الرابع واكتب تاريخ وجوب التسليم على شكل "يوم (رقم)، ثم فراغ، ثم الشهر (كتابة)، ثم العام (رقم)".
6. احرص أن يكون التباعد مزدوجًا بين الأسطر السابقة وسطر العنوان
7. انتقل إلى السطر التالي لكتابة عنوان الورقة وانقر على زر "محاذاة" واختر "محاذاة للوسط"، أو اضغط المفاتيح Ctrl+Shift+E.
8. اكتب العنوان بالخط العادي قياس 12 دون تسميك أو إمالة أو علامات اقتباس إلا إن احتوى عنوانك على عنوان آخر، واحرص أن يكون الحرف الأول من الكلمة مكتوبًا بشكله الكبير ما عدا أحرف الجر وأحرف الوصل، وذلك إن كانت الأطروحة باللغة الإنجليزية.

الترويسة المكررة وأرقام الصفحات

ينبغي أن تضم الترويسة وفق هذا التنسيق الاسم الأخير للمؤلف، يليه رقم الصفحة عند الهامش الأيسر تمامًا في الأبحاث المكتوبة بالعربية، وعند الهامش الأيمن في الأبحاث المكتوبة بالإنكليزية. واحرص أن يكون حجم الخط من النوع "Times New Roman" أو "Arial". لتنفيذ ذلك باستخدام تطبيق مستندات جوجل:

1. انقر على القائمة المنسدلة "إدراج"، ثم أرقام الصفحات، ثم إدراج خيار الترقيم المتزايد ابتداءً من صفحة العنوان ذات الرقم "1".
2. بمجرد النقر على الخيار، ستظهر لك ترويسة الصفحة وقد أدرج رقم الصفحة تلقائيًا بجوار الهامش.
3. انقر خلف رقم الصفحة ثم ضع فراغًا، وانقر الزر "تعيين اتجاه النص من اليسار إلى اليمين" في شريط الأدوات لتتمكن من كتابة اسمك قبل رقم الصفحة.
4. انقر في أي مكان آخر من الصفحة لإغلاق الترويسة.

ملخص البحث والفقرات

يلي عنوان البحث مباشرةً:

1. انتقل إلى السطر التالي بعد العنوان.
2. اختر "محاذاة للوسط" واكتب عبارة "ملخص" على أن تكون بخط سميك.
3. اضبط المحاذاة إلى اليمين مجددًا، ثم اكتب الملخص وفق معايير كتابة الفقرات، مع الحرص على إزاحة الجملة الأولى.
4. افصل الملخص وصفحة العنوان عن بقية البحث بإضافة فاصل صفحات بالنقر على القائمة "إدراج" واختيار "فاصل"، ثم اختيار "فاصل صفحة". ويمكنك أيضًا الضغط على المفاتيح Ctrl+E.

يوضح الشكل التالي طريقة تنسيق ملخص البحث، ثم الطريقتين الأكثر اتباعًا في تحديد مستويات العناوين في MLA، لذلك لا ننصحك باستخدام تنسيقات مستندات جوجل نفسها.

الصور والجداول

لإدراج جدول وفق توجيهات MLA:

1. اكتب عنوان الجدول قبل إدراجه على الشكل "الجدول.1" لأول جدول في الورقة ثم تتابع تصاعديًا في الأرقام حتى ترقم جميع الجداول، ولا تنسى التباعد المزدوج مع السطر التالي.
2. اكتب عنوان الجدول أو ما يتحدث عنه الجدول باختصار إن لم تشر إلى ذلك في جسم المقال، ثم أدرج الجدول.
3. لإدراج جدول: اختر "إدراج" ثم "جدول"، بعدها حدد أبعاد الجدول من الشكل التفاعلي الظاهر.
4. اجعل الجدول بالتنسيق الذي تريد.
5. حافظ على التباعد المزدوج بين الجدول والسطر الذي يليه.
6. حدد مصدر الجدول وفق تنسيق MLA إن كان مأخوذًا من مصدر معين بعد الجدول مباشرةً.
7. إن أردت إدراج أية ملاحظة عن معلومة معينة وردت في وصف الجدول، فانتقل إلى النقطة التي تريد التنويه إلى الملاحظة فيها، ثم أشر إلى وجود الملاحظة بوضع حروف بدلًا من الأرقام على شكل نص مرتفع، كما في لقطة الشاشة التالية:

أما لإدراج صورة، فهنالك أسلوبان وفق MLA:

• الأسلوب الأول: التقديم عبر النص.
  1. التقديم للصورة ثم إنهائه بعبارة (شكل.1) أو ((fig.1) في الإنكليزية) وزيادة هذا الرقم تصاعديًا ابتداءً من أول صورة تدرجها.
  2. إدراج الصورة في أقرب مناسبة للتقديم السابق، كالتالي باختيار القائمة "إدراج" ثم "صورة" ثم اختر موقع وجود الصورة.
  3. أضف مصدر الصورة وفق MLA مباشرةً بعد الصورة، مسبوقًا بالعبارة "شكل.1." ثم المصدر مع المحافظة على التباعد المزدوج بين الصورة والمصدر.
• الأسلوب الثاني: الشرح مع المصدر.
  1. أدرج الصورة.
  2. اكتب بعدها مباشرةً عبارة "شكل.1."، يليه وصف الصورة بين علامتي اقتباس مزدوجتين، يليه نقطة، ثم مصدر الصورة.

انظر إلى لقطة الشاشة التالية:

إدراج الاقتباسات الموثقة

وهي العملية الأكثر أهميةً في إعداد الأوراق البحثية، وتشير إلى الأبحاث الأخرى والمراجع التي اقتُبست منها بعض المعلومات حرفيًا أو أشير إليها.

يقدم تطبيق مستندات جوجل طريقةً سريعةً وفعّالةً في إدخال معلومات التوثيق citations سواءً يدويًا، أو بالبحث عنها عبر الإنترنت وإيجاد التفاصيل المطلوبة عن مصدر التوثيق، ثم تنسيقه بإحدى طرق التنسيق.

لإدراج اقتباس موثّق وفق MLA الإصدار 8 عبر مستندات جوجل، اتبع الخطوات التالية:

1. من القائمة "أدوات" اختر "الاقتباسات الموثَّقة" لتظهر لك النافذة الجانبية "الاقتباسات الموثَّقة" إلى يسار الصفحة.
2. اختر من القائمة المنسدلة أعلى النافذة نوع التنسيق "MLA (الإصدار رقم 8)".
3. انقر على رابط "إضافة مصدر التوثيق" لتظهر لك صفحة جديدة في هذه النافذة.

4. اختر نوع المصدر من القائمة المنسدلة التي تحمي الاسم "نوع المصدر"، سواءً كتاب أم مقال في مجلة علمية أو أي مصدر تريد إدراجه، وتختلف الخطوات التالية وفقًا للمصدر الذي اخترته:
   • في حال كتاب: بإمكانك التوثيق يدويًا من خلال النقر على رابط التوثيق يديويًا في الأسفل إن كنت تعلم جميع تفاصيل ما تريد توثيقه، أو يمكنك لتوفير الوقت البحث عن معلومات الكتاب من خلال رقم ISBN الخاص به. وسواءٌ اخترت التوثيق اليدوي أو الآلي عبر ISBN، ستتوسع النافذة لتعرض تفاصيل الكتاب التي عليك ملؤها، كما قد تلاحظ أن حقولًا كثيرة ملئت مسبقًا إن استخدمت البحث التلقائي. تذكر أنه عليك نقر زر "متابعة" أسفل النافذة عند انتهاء البحث الآلي أو "التوثيق يدويًا" إن لم تكن المعلومات كافية، كما ينبغي أن نلفت انتباهك إلى بعض الحقول التي لا يزال عليك ملؤها حتى لو استخدمت البحث الآلي مثل أرقام الصفحات ورقم العدد ورقم المجلد.
   • في حال مقال علمي أو صحفي: عليك هنا ملء كل الحقول بنفسك، خاصةً تلك التي تحمل علامة (*) التي يتوجب عليك ملؤها.
   • في حال موقع إلكتروني: يمكنك اختيار "التوثيق يدويًا" أو كتابة عنوان الموقع لكي يبحث لك التطبيق عن المعلومات المتوفرة عنه.
5. عند الإنتهاء من إضافة جميع المعلومات، انقر على زر "إضافة مصدر الاقتباس". يمثل الشكل التالي مراحل إعداد اقتباس موثق باستخدام مستندات جوجل.

اقتباس

أكثر من مؤلف وأكثر من صفة: قد يكون للكتاب أو المقال عدة مؤلفين أو محررين أو مترجمين. يمكنك اختيار الدور الصحيح لصاحب المقال من خلال نافذة "مساهمون"، والتي تسمح لك أيضًا بإضافة أكثر من مساهم.

6. لإضافة التوثيق الذي أعددته وفق تنسيق MLA إلى مستندك اتبع الخطوات التالية:

   • انقر في نهاية الجملة التي تريد توثيقها.
   • اختر من نافذة "الاقتباسات الموثّقة" المصدر الصحيح لهذه الجملة، ثم اختر الأمر "اقتباس" الذي يظهر بمجرد تمرير مؤشر الفأرة فوق المصدر.
   • تظهر علامة الاقتباس وفق تنسيق MLA إلى جوار الجملة المطلوبة، وكل ما عليك الآن هو استبدال المحرف (#) في علامة الاقتباس برقم الصفحة التي أخذ منها الاقتباس أو إهمالها إن لم تكن ضرورية.
   • يمكنك أيضًا تعديل أو حذف الاقتباس بالنقر على زر النقاط الثلاث المتعامدة بجوار "اقتباس" واختيار الأمر المطلوب.

7. عليك أخيرًا إضافة قائمة كاملة بجميع المراجع التي وثّقتها في عملك في آخر الورقة العلمية ووفق تنسيق MLA، لذلك عندما تفرغ من كتابة نص الورقة ويحين وقت كتابة المراجع نفّذ العملية كما يلي:
   • إدراج فاصل صفحات بالنقر على "إدراج" ثم "فاصل" ثم "فاصل صفحة"
   • انقر في السطر الأول للصفحة الجديدة ثم انتقل إلى نافذة "الاقتباسات الموثَّقة" وانقر على زر "إدراج الأعمال الموثّقة" لتحصل على المطلوب.

تنسيق APA

إليك الآن النقاط الخاصة بتنسيق APA الخاص بكتابة الأبحاث.

عنوان الورقة وصفحة العنوان

تضم صفحة العنوان وفق تنسيق APA الرسمي المعلومات التالية وفق نفس الترتيب:

• عنوان المقال: في وسط الصفحة مصاغًا بأبسط وأوضح طريقة ممكنة دون أي حشو أو اختصارات على بعد 3 إلى 4 أسطر عن قمة الصفحة. يكتب بخط سميك وبنفس حجم خط باقي المقاطع مع الانتباه إلى كتابة أحرف أوائل الكلمات بأحرف كبيرة (للغة الإنجليزية)
• أسماء المؤلفين: في وسط الصفحة تحت العنوان مباشرة وتخضع لقاعدة التباعد المزدوج، تُكتب بالخط العادي دون تثخين وعلى التتالي إن كان هناك أكثر من مؤلف.
• الجامعة والقسم: كما هو حال تنسيق أسماء المؤلفين.
• المشرف العلمي: كما هو حال تنسيق المؤلفين.
• تاريخ وجوب التسليم: كما هو حال تنسيق المؤلفين ويكتب وفق أسلوب (شهر يوم سنة).

راجع تنسيق MLA لمعرفة طريقة تطبيق التنسيقات السابقة باستخدام تطبيق مستندات جوجل.

الترويسة المكررة وأرقام الصفحات

ينبغي أن تضم الترويسة وفق هذا التنسيق عنوان البحث على أن لا يزيد عن 50 محرفًا، وإن كان أطول، فلا بد من اقتراح نسخة قصيرة منه. يأتي رقم الصفحة عند الهامش الأيسر تمامًا في الأبحاث المكتوبة بالعربية، وعند الهامش الأيمن في الأبحاث المكتوبة بالإنجليزية؛ بينما يأتي العنوان ملاصقًا للهامش المقابل. احرص هنا على أن يكون العنوان بحجم الخط من النوع "Times New Roman" أو "Arial" وأن يكون مكتوبًا بأحرف كبيرة. ولتنفيذ ذلك باستخدام تطبيق مستندات جوجل، راجع ما فعلنا سابقًا عند تنسيق ترويسة MLA.

ملخص البحث والفقرات

يأتي الملخص في تنسيق APA في صفحة مستقلة تلي صفحة العنوان، وتبدأ بالكلمة "ملخص" بخط سميك وبنفس نوع وحجم خط بقية الفقرات. يأتي بعد ذلك نص الملخص دون إزاحة لأول سطر أو لأي سطر آخر، وينبغي المحافظة على قاعدة التباعد المزدوج.

في نهاية الملخص وفي نفس الصفحة، انتقل إلى سطر جديد وطبّق إزاحةً مقدارها 1.27 سم، ثم اكتب عبارة "كلمات مفتاحية" بخط مائل، تليها نقطتان متعامدتان ثم فراغ، واسرد بعدها الكلمات المفتاحية في مقالك تفصل بينها الفاصلة ",". ولتنفيذ ذلك باستخدام تطبيق مستندات جوجل، راجع ما فعلنا سابقًا في تنسيق MLA.

أما فيما يخص مستوى العناوين، يوضح الشكل التالي طريقة تنسيقها وفق APA باستخدام مستندات جوجل:

الصور والجداول

إليك أهم قواعد APA في تنسيق الجداول:

1. ابدأ من الهامش الأيمن واكتب كلمة "الجدول"، يليها فراغ، ثم رقم الجدول الذي يتزايد تصاعديًا بخط سميك.
2. اكتب في السطر التالي عنوان الجدول بخط عادي مائل.
3. أدرج الجدول وأظهر الخطوط الأفقية فقط. ولتنفّذ ذلك في مستندات جوجل:
   • علّم الجدول بأكمله وانقر على المثلث الصغير الذي يظهر في الزاوية العليا اليسارية من الجدول، فتظهر لك قائمة من ثلاثة أسطر.
   • انقر على أول عناصر السطر الثالث، ثم انقر على أيقونة "عرض الحدود" التي قد تكون مختفية ضمن الأيقونة "مزيد". اختر القيمة 0 ليختفي العمود الأيمن.
   • كرر نفس الخطوات، لكن اختر هذه المرة ثاني عناصر السطر الثالث وتابع.
   • كرر نفس الخطوات واختر أخيرًا العنصر الثالث من العمود الثالث وتابع فتحصل على المطلوب.
4. أدرج كلمة "ملاحظة" قبل أي ملاحظة ستكتبها تحت الجدول مباشرةً، واكتبها بخط مائل.

بالنسبة للصور اتبع خطوات تنسيق الجدول تمامًا، لكن ينبغي أن تكون الصور في المقالات العلمية باللونين الأبيض والأسود فقط.

إدراج الاقتباسات الموثقة

اتبع نفس الخطوات التي ذكرناها في تنسيق الاقتباسات الموثَّقة وفق MLA، لكن اختر التنسيق "APA (الإصدار رقم 7)"

اقتباس

تنسيقات أخرى: يدعم تطبيق مستندات جوجل توثيق الاقتباسات وفق تنسيق شيكاغو Chicago أيضًا، وبإمكانك استخدامه بالطريقة ذاتها التي وثقنا فيها الاقتباسات بتنسيقي MLA و APA.

خلاصة

تعلمنا في هذا المقال طريقة كتابة ورقة أكاديمية علمية بطريقة احترافية مستخدمين تطبيق مستندات جوجل وذلك وفق التنسيقان APA و MLA وعرضنا الكثير من لقطات الشاشة التي توضح بالأرقام خطوات تنفيذ بعض العمليات. إليك أهم النقاط التي عملنا عليها:

• تنسيق صفحة العنوان.
• تنسيق الملخص.
• تنسيق الفقرات وترويسات الفقرات.
• التعامل مع مستويات العناوين.
• إدراج الصور والجداول.
• إدراج الاقتباسات الموثَّقة.

اقرأ أيضًا

• مقدمة إلى تطبيق مستندات جوجل Google Docs
• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• المشاركة وتوزيع المهام على مستندات جوجل

تعرّفنا في المقال السابق على طريقة إنشاء مستند جوجل، وأنشأنا مستندًا جديدًا أسميناه "نصائح عن تبادل الأفكار في مستندات جوجل"؛ كما تعرفنا على طريقة مشاركة المستند مع مساهمين آخرين وكيفية تحديد الصفة التي يساهم بها كل منهم والتي قد تكون "محررًِّا" أو "معلقًا" أو "عارضًا". وشاركنا في نهاية المطاف المستند مع ثلاثة مساهمين افتراضيين الأول بصفة محرر، والثاني بصفة معلّق، والثالث بصفة عارض.

سنتابع الآن شرح الأفكار المتعلقة بمشاركة المستندات من خلال نافذة المستند التي تظهر عند كل مساهم على حدة وطرق التواصل بين المساهمين وتنظيم العمل. إن كنت مستعدًا سنبدأ.

قبل البدء

ربما من الأفضل في مثالنا أن تنتحل أنت شخصية المساهمين الثلاث كما فعلت أنا، أي أن تكون لك عدة حسابات على غوغل أو غيرها ثم تستخدم الحساب الأول لإنشاء المستند وستكون المالك، بعدها شارك المستند مع حسابك الثاني بصفة محرر ومع الثالث بصفة معلّق.

يُنصح في هذه الحالة بتثبيت متصفحين مختلفين جوجل كروم وفايرفوكس مثلًا، ثم سجّل دخولك من خلال المتصفحين إلى حساب مختلف، الأول كمالك والثاني كمساهم آخر (محرر مثلًا)، وهكذا. وبهذه الطريقة ستتفهم صلاحياتك وطريقة العمل المشترك من وجهتي نظر مختلفتين.

العمل المتزامن لمحرر (أو مالك) مع محرر آخر في مستندات جوجل

نقصد بالعمل المتزامن وجود أكثر من مساهم في نفس الوقت للعمل على المستند، وهذه ميزة في غاية الأهمية لمناقشة تفاصيل نهائية أو توضيح نقاط أساسية قبل البدء بالعمل تتطلب وجود المساهمين معًا.

نفترض في هذا المثال أن المساهم "address@website.com" هو المحرر الرئيسي، والمساهم "address@mysite.com" هو المحرر المساعد، أي كلاهما يساهمان في مستندنا بصفة محرر. إليك لقطة الشاشة التي تظهر عند دخول المحرر المساعد إلى المستند:

لربما لاحظت التغيرات التالية في المستند سواءً في منطقة التحرير أو في منطقة أشرطة التحكم أبرزها كما تظهر في لقطة الشاشة السابقة هي:

• المنطقة 1: يظهر فيها مؤشر على رأسه اسم المساهم الذي يضع مؤشر الفأرة في هذا الموضع من نسخته من المستند (على جهازه)، وهكذا يمكنك متابعة ما يجريه من تغييرات على نسخته مباشرة على نسختك.
• المنطقة 2: تعرض لك أيقونات المساهمين الموجودين حاليًا إضافة إلى أيقونة المحادثة المباشرة إلى جوارها، وهذا ما سنتحدث عنه لاحقًا.
• المنطقة 3: تُعرض عند فتح المستند قائمة بالعناوين الرئيسية والفرعية التي يتضمنها، وذلك لأغراض التنقل السريع نحو النقاط المستهدفة إن كانت محددةً مسبقًا من قِبل المالك أو المحرر الرئيسي. يمكن إخفاء الملخص بالنقر على السهم المجاور لكلمة "ملخص".

ستظهر في نافذة متصفح المحرر الرئيسي نفس التغيرات السابقة تمامًا، أي ظهور موقع مؤشر فأرة المحرر الآخر وأيقونته في شريط التحكم.

التلميح المباشر في المكان ضمن مستندات جوجل

لنفترض أن المحرر الرئيسي يريد توجيه المحرر المساعد إلى التوسع في كتابة بعض الفقرات، ولكي يدل المحرر المساعد الذي يُفترض به إنجاز الأمر على المكان المحدد بدقة، سينقر إلى جوار الفقرة المطلوبة ويكتب مثلًا "ما رأيك في التوسع هنا". في نفس اللحظة سيرى المحرر المساعد ما هو مطلوب وأين سينفذه وهذا ما يختصر الكثير من الكلام والنقاش.

يمكن استخدام هذا الأسلوب أيضًا في حال أراد أن يعلم أحد المساهمين المساهم الآخر طريقة تطبيق تنسيق معين أو إدراج أي شيء في المستند، ولهذا تُعَد هذه الميزة ممتازةً في هذا المضمار.

استخدام المحادثة المباشرة في مستندات جوجل

تُعَد هذه الميزة أكثر أناقةً في التواصل بين المساهمين الذين يعملون في نفس الوقت على المستند، إذ تُناقش الآراء ويجري تبادل الأفكار في إطار منفصل عن نص المستند.

لبدء المحادثة المباشرة، انقر على زر "إظهار المحادثة" الملاصق لأيقونات المساهمين المتواجدين حاليًا في شريط الأدوات أعلى المستند. لتظهر لك النافذة الجانبية التالية:

تعمل هذه المحادثة الكتابية كأي واجهة محادثة تقليدية، إذ يوجد أسفل النافذة مربع يحمل النص الافتراضي "اكتب المحادثة هنا"، ويمكنك كتابة الرسالة التي تريد ثم اضغط المفتاح Enter لإرسالها.

استخدام جوجل ميت لعقد اجتماع حول مستند جوجل

يُتاح هذا الخيار للمساهمين إن كان لا بد من مناقشة محتوى المستند على أصعدة مختلفة تتطلب خيارات أخرى، مثل مشاركة شاشات الحواسب التي يعملون عليها لتوضيح أمور تتعلق مثلًا باستخدام التطبيق نفسه ولا تتعلق بالمحتوى. في هذه الحالة يمكن جدولة اجتماع ليكون في يوم محدد وتدعو إليه من تريد من المساهمين وتحدد إن كان الاجتماع سيستخدم جوجل ميت Google Meet أم لا.

سنحاول تنفيذ الأمر خطوةً بخطوة:

1. انقر على أيقونة التقويم التي تقع أعلى القائمة الجانبية اليسارية لتطبيق مستندات جوجل، ثم انقر أيقونة القائمة (النقط الثلاث المتعامدة) واختر "جدول المواعيد"، بعدها انقر على زر "إنشاء حدث".

2. تظهر لك نافذة إنشاء الحدث التي يتصدرها عنوان المستند كعنوان للحدث بإمكانك تغييره طبعًا.
3. انقر على تحديد موعد لتستخدم تقويم غوغل الذي يُعرض لتحديد الشهر واليوم والساعة، ثم انقر على أيقونة توسيع في اللوحة التي تقع أسفل التقويم لاستئناف عملية التخطيط للاجتماع.

4. انقر على "إضافة مدعوّين" لتختارهم من القائمة المنسدلة أو بكتابة بريدهم الإلكتروني، ثم حدد أذونات المدعويين.
5. تشير اللوحة التي تلي أن الاجتماع سيكون باستخدام جوجل ميت.

6. يمكن بعد ذلك إضافة وصف الاجتماع وسببه وستلاحظ وجود المستند مرفقًا مع الوصف.
7. اختر اللون الذي يميزك كمؤسس للاجتماع (إن أردت)، ثم حدد ما إن كنت متواجدًا فيه.
8. اختر طبيعة عرض هذا الحدث إن كان خاص أو علني (خاص لن يعرف به سوى من دُعي إليه).
9. اختر فترة إرسال إشعار أو تنبيه باقتراب موعد الاجتماع.
10. انقر الزر "حفظ"، ثم حدد إن كنت تريد إبلاغ المدعويين عن طريق البريد الإلكتروني أم لا.

يُبلَّغ المدعوون إلى الاجتماع من خلال البريد الإلكتروني وعبر نسختهم من المستند، وذلك عند النقر على أيقونة جوجل مِيت في شريط ادوات المستند، كما يجري تذكيرهم بالاجتماع قبل الموعد المحدد بفترة زمنية هي نفسها التي حددها مؤسس الاجتماع عندما أنشأه؛ أما بالنسبة لتفاصيل عملية الاجتماع ومشاركة الشاشات وعقد مؤتمر فيديو، فهي مماثلة تمامًا لإنشاء مكالمة فيديو من خلال جوجل مييت، ولسنا بصدد شرحها هنا.

العمل غير المباشر على مستندات جوجل باستخدام التعليقات والاقتراحات

قد لا يكون وجود مساهمين في نفس الوقت لمناقشة موضوع معين خاص بمحتوى المستند أمرًا ضروريًا في معظم الأحيان، كما قد يكتفي كل طرف بإنجاز ما يوكل إليه من مهام مع الإشارة إلى ما أنجزه، أو الاستفسار عن نقطة معينة، أو لفت الانتباه إلى وجود مشكلة ما من خلال ما يُعرف بالتعليق أو اقتراح استبدال محتوى بآخر، وهذا ما يُدعى اقتراحًا.

التعليقات في مستندات جوجل

وهي طريقة يشير فيها أحد المساهمين إلى مشكلة أو موضوع معين في مكان معين من المستند ويسند أمر متابعته إلى مساهم معين.

بالعودة إلى مثالنا التطبيقي "نصائح عن تبادل الأفكار في مستندات جوجل" كما في لقطة الشاشة السابقة، سيلاحظ المحرر المساعد مثلًا تكرار الفقرة الأولى والثانية ويرغب في الاستفهام عن الموضوع قبل أن يعدّل أي شيء. بإمكانه في هذه الحالة تعليم عنوان الفقرة الأولى ثم النقر على أيقونة التعليق ضمن قائمة خيارات الأوضاع الجانبية لتظهر النافذة التالية:

اكتب نص التعليق ثم انقر بعد ذلك المفتاح Enter لتنتقل إلى سطر جديد. ابدأ السطر الجديد بالمحرف @ يليه البريد الإلكتروني للمحرر الرئيسي، وعند كتابة عنوان بريد صحيح أو اسم موجود في قائمة الاتصال، سيظهر في نافذة التعليق مربع تحقق من أنك تريد فعلًا إسناد المهمة إلى المساهم الذي ذكرته في التعليق. فعّل مربع التحقق ثم انقر على الزر "تعيين" أسفل النافذة.

سيرى المساهم الرئيسي التعليق في موضعه الذي حدده المحرر المساعد عندما يفتح المستند ويلاحظ أن مهمة الإجابة عن الإستفسار منوطة به وحده، كما سيتلقى في نفس الوقت بريدًا إلكترونيًا يلفت انتباهه إلى ما جرى مؤخرًا ضمن المستند كما توضح لقطتي الشاشة المتجاورتين التاليتين:

يمكن للمحرر الرئيسي أن يحل الأمر مباشرةً وينهي المناقشة عن طريق النقر على الأيقونة التي تحمل إشارة "صحيح" أعلى نافذة التعليق (ستظهر العبارة "وضع علامة كتم وإخفاء المناقشة" عند وصول مؤشر الفأرة إليها)، وقد يعيد الأمر إلى صاحب التعليق الأساسي أو أي مساهم آخر لتوجيهه إلى طريقة حل الموضوع، وذلك بالنقر على نافذة التعليق، ثم كتابة المطلوب والإشارة بالمحرف @ إلى المساهم المطلوب كما في الشكل التالي:

اقتباس

توجيه التعليق إلى أكثر من مساهم: بإمكانك توجيه التعليق إلى أكثر من مساهم بتكرار كتابة المحرف @ ثم كتابة البريد الإلكتروني أو اسم المساهم إن كان ضمن قائمة الاتصال لديك.

الاقتراحات والوجوه التعبيرية في مستندات جوجل

قد يرى أحد المحررين طريقةً أفضل في صياغة محتوى معين أو إدراج محتوى آخر أكثر ملاءمةً لموضوع المستند، لكنه يرغب في استشارة فريق العمل، ولهذا يتيح تطبيق مستندات جوجل وضعًا يُسمى وضع الاقتراح يمكن تفعيله بأن تنقر على قائمة الأوضاع الجانبية التي تظهر على يمين المستند أو من خلال أشرطة الأدوات أعلى المستند:

لنفترض أن أحد المحررين وجد أنّ استبدال عبارة "بشكل أسرع" بالكلمة "بسرعة" أمر أفضل من ناحية صياغة النص وأراد أن يقترح الأمر على محرر محدد. عليه في هذه الحالة اختيار وضع الاقتراح، ثم تحديد المكان الذي وردت فيه العبارة وكتابة الكلمة "بسرعة" ليلاحظ أنها تزيح العبارة السابقة التي تظهر مشطوبة دون أن تزيلها ويحيط إطار أخضر بمكانها.

تظهر في نفس الوقت نافذة الاقتراح على يسار المستند توضح ما يُقترح استبداله (أو على اليمين إذا كان بالنسخة العربية)، يمكنك عندها ترك النافذة كما هي لتظهر عند كل المساهمين أو الإشارة إلى مساهم محدد من خلال بريده الإلكتروني بعد المحرف @:

يمكن عندها للمساهم الآخر قبول الاقتراح بالنقر على أيقونة "موافق" أعلى نافذة الاقتراح أو رفضه بالنقر على أيقونة "مرفوض".

لكن إن أردت أن تلفت انتباه المساهمين إلى عبارة أو صورة أو أي محتوى دون أن تكتب شيئًا، فقط أن تشير إلى هذا الموضوع بأسلوب ظريف ومريح لا يحمل معاني ضغط العمل، بإمكانك النقر على أيقونة الوجوه التعبيرية ضمن قائمة الأوضاع الجانبية واختيار الوجه التعبير الذي تريد وسيراه الجميع أينما وضعته.

اقتباس

الاطلاع على سجل التعليقات: إلى يمين زر الاجتماع عبر جوجل ميت ستجد أيقونة "فتح سجل التعليقات" والتي ستظهر بالنقر عليها نافذة جانبية تعرض كل التعليقات التي أضيفت إلى هذا المستند كما يمكن الوصول إلى هذا السجل باستخدام الاختصار Ctrl+Alt+shift+A.

العمل على مستند جوجل بصفة معلق أو عارض

في الواقع، لن تتغيّر الأمور كثيرًا من ناحية التفاصيل التي تحدثنا عنها سابقًا، إلا أن المعلّق لن يكون قادرًا على تغيير أي عبارة بل أن يقترح تغييرها فقط، ويجري التغيير أو الاستبدال في حال وافق محرر على هذا الاقتراح، كما يُتاح للمعلق بطبيعة الحال ترك تعليقات وحضور اجتماعات أو تحضيرها واستخدام المحادثة المباشرة.

ستجرد المساهم عند دخوله إلى المستند بصفة "عارض" من كل إمكانيات التحرير وإضافة التعليقات أو الاقتراحات ويبدو شكل نافذة التطبيق كالتالي:

لكن يمكن أن يطلب العارض من مالك المستند حصرًا إذنًا بالتعديل بالنقر على زر "طلب الإذن بالتعديل" أو مشاركة آخرين بالنقر على زر "مشاركة".

خلاصة

تعرفنا في هذا المقال على الطرق التي يمكن بها للمساهمين التواصل لإكمال العمل على مستند جوجل. ورأينا أن هنالك حالات يُضطر فيها المساهمون إلى العمل المتزامن (في الوقت ذاته)، لذلك تحدثنا عن التلميح المباشر في المكان بمجرد تعليم العبارة النصية أو استخدام المحادثة الكتابية المباشرة، كما تحدثنا عن أهمية تحديد اجتماع عام من خلال جوجل مييت لمناقشة مواضيع شتى تتعلق بالمستند أو بمستندات جوجل أو غيرها من النقاط التي تتطلب اجتماعًا موسّعًا.

أشرنا أيضًا إلى إمكانيات مستندات جوجل في دعم التعاون غير المباشر من خلال التعليقات والاقتراحات وطريقة إسناد المهام إلى المساهمين المختلفين من خلال لقطات شاشة متنوعة وشرح موسع لمعظم الأفكار المتعلقة بهذا الشكل من التعاون.

اقرأ أيضًا

• المشاركة وتوزيع المهام على مستندات جوجل
• الجداول في تطبيق مستندات جوجل - إنشاء سيرة ذاتية.
• إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات في مستندات جوجل
• إدراج المعادلات والكائنات الرسوميَّة في تطبيق مستندات جوجل

يدعم محرر النصوص "مستندات جوجل Google Docs" ميزة مشاركة العمل على أكثر من جهة أو مساهم، مما يسمح بتوزيع حمل العمل على فريق بأكمله، بحيث يختص كل فرد فيه بناحية معينة مثل التحرير والتنقيح وإضافة المصادر والتنسيق والمراجعات العامة بأسلوب عصري مريح يعزز تكامل العمل للحصول على نتائج أفضل. كل ذلك ضمن بيئة عمل متطورة مدعومة بتقنيات سحابية تؤمن سهول الوصول والمشاركة مع مستوى عال من الأمان.

سنتحدث في هذا المقال عن ميزة مشاركة مستندات جوجل بتفاصيلٍ وافيةٍ لتكون قادرًا على توزيع أية أعمال تتعلق بإعداد الملفات النصية بفعالية كبيرة وجهد أقل. ولتوضيح النقاط التي ذكرناها، سنعمل عبر مثال تطبيقي بسيط يتضمن إنشاء مستند جوجل دوكس، ثم العمل على مشاركته مع فريقك وتوضيح خيارات المشاركة وآليات العمل الجماعي عليه.

إنشاء مستند جديد في مستندات جوجل

ينبغي أن يكون لديك بدايةً حساب على منصة جوجل، ويُعَد هذا الحساب وثيقة دخولك إلى جميع الخدمات التي تقدمها المنصة. يرتبط حسابك على منصة جوجل ببريد إلكتروني تُنشئه تلقائيًا عند تسجيل حساب جديد، وعليك تذكره دائمًا مع كلمة السر التي اخترتها لتتمكن من الولوج إلى أي خدمة من خدمات جوجل (علمًا أن بعضها لا يتطلب تسجيل دخول).

إن كنت تملك حسابًا، فهذا أمر جيد وإن لم يكن لديك حساب فيجب عليك التسجيل على حساب جديد حتى تتمكن من متابعة العمل معنا في هذا المقال.

يمكن الدخول إلى جوجل دوكس من خلال موقع ويب جوجل دوكس مباشرةً، أو من خلال منصة جوجل درايف Google Drive. حاول إنشاء ملف جديد بالنقر على "أيقونة (+)" يمين أسفل الصفحة إن كنت تستخدم موقع مستندات جوجل، كما يمكنك النقر على قائمة "جديد" على يمين الشاشة، ثم النقر على خيار "مستندات Google" إن اخترت أن تعمل على درايف. ولمزيد من التفاصيل عن كيفية إنشاء مستند جوجل، عُد إلى المقال "مقدمة إلى تطبيق مستندات جوجل Google Docs".

اقتباس

هل سجلت الدخول مسبقًا! عندما تسجل دخولك إلى منصة جوجل سيتذكر المتصفح من خلال ملفات تعريف الارتباط cookies ذلك ليبقيك متصلًا دومًا طالما أردت ذلك. لهذا فقد تُعرض آخر الملفات التي عملت عليها أو شاركتها عند الدخول إلى موقع مستندات جوجل أو منصة جوجل درايف.

لنلق نظرةً الآن على واجهة تطبيق مستندات جوجل (واجهة الحاسوب)، التي تتيح لك إمكانية تحرير المستند الجديد الذي أنشأته:

تُحفظ مستندات جوجل تلقائيًا بالاسم الافتراضي "بلا عنوان"، لذلك انقر على الخيار "ملف" من شريط القوائم أعلى الصفحة، وانتقل بعدها إلى الخيار "إعادة تسمية" وانقر عليه وستلاحظ وجود عنوان جديد مقترح قد حل مكان العنوان السابق. بإمكانك اعتماد الاسم المقترح أو كتابة العنوان الذي تريد، كما يمكنك النقر مباشرةً على العنوان الافتراضي "بلا عنوان" وكتابة العنوان الجديد للمستند. وبالنسبة لمثالنا التطبيقي، سنختار العنوان "نصائح عن تبادل الأفكار في مستندات جوجل"، وعندها سيُحفظ الملف تلقائيًا في المجلد "ملفاتي".

اقتباس

هل جربت الطريقة الجديدة؟ يمكنك حاليًا كتابة العنوان "Docs.new" في شريط عناوين أي متصفح ليفتح لك مستند جوجل جديد!

مشاركة مستند جوجل

لمشاركة المستند، انقر ببساطة على زر "مشاركة" على يسار الصفحة، وستظهر عندها النافذة التالية:

انقر على مربع النص "إضافة أشخاص ومجموعات" أعلى النافذة لكتابة البريد الإلكتروني أو اسم الشخص الذي ترغب بمشاركته هذا الملف (إن كان ضمن قائمة معارفك)، ثم اختر الصفة التي تريده أن يشارك بها من خلال الصندوق الذي يظهر إلى جوار البريد الإلكتروني للشخص المدعو. بإمكانك دعوة أي شخص إلى المساهمة في العمل وفق صفات ثلاث:

• محرِّر: وتمنحه بذلك وصولًا كاملًا إلى الملف لقراءته وتعديله وترك التعليقات وإضافة مساهمين جدد وتغيير أذونات الوصول (افتراضيًا) وحفظ التغييرات التي أحدثها
• معلِّق: بإمكان الشخص المدعو الاطلاع على محتوى الملف وترك التعليقات التي يرغب بها دون القدرة على تحرير المحتوى أو تغييره، ويبقى قادرًا أيضًا على استخدام خيارات النسخ والطباعة (افتراضيًا).
• عارض: لكي تسمح للشخص المدعو أن يقرأ فقط محتوى المستند دون أي قدرة على التفاعل.

إن أردت أن تبلغ الشخص بمشاركتك له في العمل على هذا المستند، فانقر مربع التحقق "إشعار الأشخاص"، ثم صُغ رسالة لتوضيح المطلوب منه، بعدها أنقر على الزر "إرسال" أسفل النافذة؛ أما إن لم ترغب بإشعاره بذلك (كأن تبلغه بطريقة أخرى)، فلا تفعّل الخيار "إشعار الأشخاص" وانقر على زر "مشاركة" أسفل النافذة.

دعوة شخص لا يملك حساب جوجل: بإمكانك أن تكتب عنوان بريد إلكتروني لشخص لا يمتلك حسابًا على جوجل. وهنا سيبلغك التطبيق في هذه الحالة أن هذا البريد الإلكتروني لا يرتبط بحساب جوجل وأنك تمنح إذنًا لأي شخص يصله رابط المشاركة من خلال هذا البريد، بحيث يترك لك خيار إكمال عملية المشاركة أو إلغائها، إذ يُعَد ذلك ثغرةً أمنيةً بطريقة أو بأخرى.

عند إكمال المشاركة تظهر نافذة منبثقة صغيرة أعلى التطبيق تبلغك أن إمكانية الوصول قد تغيّرت، وبإمكانك معرفة عدد الأشخاص الذي تشاركهم العمل من خلال تمرير مؤشر الفأرة فوق زر "مشاركة".

انقر على زر المشاركة من جديد لتضيف مساهمًا جديدًا إلى الملف أو لتستعرض المساهمين الحاليين أو لإجراء أية تغييرات على إمكانية الوصول، وستبدو نافذة التحكم بالمشاركة الآن كالتالي:

تُظهر النافذة وجود مالك للمستند، وهو بالطبع أنت، إذ يظهر بريدك الإلكتروني وإلى جواره الصفة "مالك"، يليه مساهمين اثنين حتى الآن، حيث يمتلك المساهم  الأول البريد الإلكتروني "address@mysite.com" بصفة "معلِّق"، أما الآخر فيمتلك البريد الإلكتروني "address@website.com" بصفة "محرر".

تمرين تطبيقي

تأكد من قدرتك على مشاركة مستند "نصائح عن تبادل الأفكار في مستندات جوجل" مع ثلاث مساهمين: الأول محرر والثاني معلّق والثالث عارض، إذ ستحتاج ذلك لاحقًا.

دعوة شخص تجهل بريده الإلكتروني للمساهمة في مستند جوجل

ربما تجمعك علاقة عمل طيبة من زميل، لكنك تجهل في الواقع عنوان البريد الإلكتروني الذي يستخدمه. فإن أردت دعوته للمساهمة في العمل على هذا المستند، يمكنك بكل بساطة اتباع الخطوات التالية:

1. انقر على زر "مشاركة".
2. انقر على زر "نسخ الرابط" أسفل يسار نافذة المشاركة، وسيُخزّن رابط الوصول إلى الملف في الحافظة.
3. أرسل الرابط إلى زميلك بنسخه في رسالة نصية أو عبر إحدى وسائل التواصل الاجتماعي أو بالطريقة التي تشاء.
4. عندما يصل الرابط إلى الشخص المحدد ويحاول الدخول إلى المستند سيتعذر عليه ذلك وتظهر له صفحة تحثّه على طلب إذن منك للمساهمة في الملف.

5. بمجرد أن يطلب إذنًا للوصول إلى مستندك، ستصلك رسالة بريد إلكتروني توضح رغبة هذا الشخص بالمساهمة في العمل على مستندك، وعندما تفتح مستندك ستظهر لك نافذة المشاركة وفيها عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي دعوته للمساهمة كي تحدد الصفة التي تريده أن يساهم بها، وهكذا تكتمل العملية.

تعديل إمكانية الوصول إلى مستند جوجل

تتيح لك نافذة المشاركة مجموعة من الخيارات التي تساعدك في التحكم بصفات المساهمين ومنح أو إزالة بعض المزايا عن المساهمين عمومًا.

السماح بالوصول العام إلى مستند جوجل

قد ترغب في نشر مستندك للقراءة أو التعليق أو حتى التعديل من قِبل أكبر شريحة من المهتمين (قد يبدو الأمر محفوفًا بالمخاطر لكنه مفيد في حالات معينة). في هذه الحالة ما عليك سوى نسخ الرابط ونشره عبر الإنترنت، لكن عليك قبل ذلك تغيير حالة المشاركة في قسم "الوصول العام" من "حصري" إلى "أي مستخدم لديه رابط"، ثم اختيار الصفة التي يمكن للمساهمين العامين الدخول بها. تُمنح في هذه الحالة نفس الصفة لجميع المساهمين العامين سواءً اخترتهم أن يكونوا محررين أو معلقين أو عارضين.

اقتباس

ملاحظة: يُسمح في حالة الوصول العام لجميع المساهمين الذين يمتلكون رابطًا إلى مستندك بالوصول إليه وفقًا للصفة الممنوحة دون طلب إذن منك كما هي الحالة التي تدعو فيها شخصًا ما من خلال الرابط، فقد منحتهم هذا الإذن مسبقًا.

تعديل صفة الوصول إلى مستند جوجل وإلغائها

بإمكانك أن تغير صفة الوصول التي منحتها كمالك أو كمحرر لأحد المساهمين، كأن تمنحه صفة محرر في حال كان "معلّقًا" فقط أو "عارضًا"، والعكس بالعكس؛ بالإضافة إلى منع المساهم من الوصول مجددًا إلى الملف (إزالة الوصول). ولإنجاز الأمر عليك بالخطوات التالية:

1. انقر على زر "مشاركة" لتعرض نافذة التحكم بمشاركة الملف.
2. انقر على القائمة المنسدلة إلى جوار اسم المساهم واختر الصفة الجديدة له أو اختر "إزالة الوصول".
3. انقر على الزر "حفظ" أسفل النافذة.

نقل ملكية مستند جوجل

يُعًد من أنشأ الملف أو رفعه مالكًا لهذا الملف ويُخزّن ضمن المساحة المخصصة للمالك على جوجل درايف، وعندما يُشارك هذا الملف، ستُرسل نسخة منه إلى المساهم وفق الصفة أو الإذن الممنوح له؛ لكن إن أردت لسبب ما نقل ملكية مستند أنشأته إلى أحد المساهمين، فهذا ممكن وإليك الطريقة:

1. انقر على زر "مشاركة" لتعرض نافذة التحكم بمشاركة الملف.
2. انقر على القائمة المنسدلة إلى جوار اسم المساهم واختر "نقل الملكية".
3. تظهر لك رسالة مفادها أنك ترغب في إرسال دعوة إلى المساهم الذي اخترته ليكون مالكًا لهذا المستند، انقر عند ظهورها على الزر "إرسال الدعوة".
4. بعد إرسال الدعوة ستبقى مالكًا للمستند حتى يصل الإشعار إلى المساهم المحدد ويقبل أن يكون المالك الجديد، عندها تفقد صفة المالك للمستند وتبقى محررًا حتى يغير المالك الجديد صفتك أو يمنعك من الوصول إلى المستند.

اقتباس

ملاحظة: لا يمكن نقل ملكية مستند جوجل إلا إلى مساهم يملك حساب جوجل، ولن يظهر خيار نقل الملكية إن لم يكن للمساهم حساب على جوجل.

التراجع عن نقل الملكية: طالما أن المساهم الذي نقلت ملكية الملف إليه لم يستجب لدعوة النقل إيجابًا أو سلبًا، تستطيع التراجع عن نقل الملكية بالنقر على اسم المساهم، ثم اختيار "إلغاء نقل الملكية".

الوصول المحدود إلى مستندات جوجل المشاركة

يتيح لك تطبيق مستندات جوجل بصفتك مالكًا للمستند إمكانية منع بعض الميزات الناتجة عن مشاركة الملف، وإليك بعضها:

منع المساهمين من تنزيل أو نسخ أو طباعة مستند جوجل

يمكن للمساهمين الذي يدخلون بصفة "محرر" أو "معلّق" أن ينزّلوا نسخةً من المستند على أجهزتهم أو يطبعوه أو ينسخوا أجزاء منه لأغراض شخصية، لكن بإمكانك منعهم من ذلك كما يلي:

1. انقر على زر "مشاركة" لتعرض نافذة التحكم بمشاركة الملف.
2. انقر على أيقونة الإعدادات في أعلى يسار النافذة لتظهر لك النافذة الجديدة التالية:

3. الغِ تفعيل الخيار "تظهر للمشاركين والمعلقين خيارات التنزيل والطباعة والنسخ".
4. انقر على زر "حفظ".

هل هذا كافٍ؟ هذا ما يقدمه تطبيق مستندات جوجل رسميًا، علمًا أن المساهم قد يجد طرقًا كثيرةً للاستفادة من المحتوى وبأساليب مختلفة، لهذا اختر مساهميك بعناية إن كان الأمر مهمًا.

منع المساهمين من مشاركة مستندات جوجل وتغيير الأذونات

يمكن للمساهم الذي شاركته مستندك بصفة "محرر" أن يعيد مشاركة الملف مع آخرين أو يغيّر أذونات الوصول إليه. ولكي تحتفظ بهذه الميزة لك فقط، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر على زر "مشاركة" لتعرض نافذة التحكم بمشاركة الملف.
2. انقر على أيقونة الإعدادات في أعلى يسار النافذة لتظهر لك نافذة الإعدادات السابقة.
3. الغِ تفعيل الخيار "يمكن للمحرِّرين تغيير الأذونات ومشاركة العناصر".
4. انقر على زر "حفظ".

حذف مستندات جوجل المشاركة

بصفتك مالكًا للمستند يمكنك حذف هذا الملف. وطالما أن الملف محذوف مؤقتًا (موجود في سلة المهملات)، يمكن للمساهمين الذين يمتلكون الأذونات اللازمة العمل على نسخهم من هذا المستند، لكن بمجرد أن تفرغ سلة المهملات سينتهي كل شيء؛ أما إن حذفت ملفًا شاركك به أحد الأشخاص (أي أنك لا تملكه)، فستُحذف نسختك فقط، ولن يؤثر ذلك على عمل بقية المساهمين.

بإمكانك استعادة هذا الملف إن حذفته عن طريق الخطأ، وذلك بالوصول إلى الملف من خلال رابطه، ثم اختيار "ملف" يلي ذلك "إضافة إلى ملفاتي".

خلاصة

غطينا في هذا المقال النقاط التالية:

• الطرق المختلفة لإنشاء مستند جوجل جديد.
• طرق مشاركة مستندات جوجل وإضافة أذونات الوصول لمساهمين وإزالتها.
• تغيير أذونات وصول المساهمين.
• نقل ملكية مستندات جوجل.
• الوصول المحدود إلى مستندات جوجل المُشاركة وحذفها.

اقرأ أيضًا

• كيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستعمال مستندات جوجل
• قائمة الأدوات في مستندات جوجل
• تاريخ النُسخ واستعمال الإضافات في مستندات جوجل

سنتحدث في هذا الدرس عن كيفيَّة تحضير المستند لطباعته ونشره على الويب أو إرساله عبر البريد, وسنتطرق أيضًا إلى إضافة جدول المحتويات ومراجعة المستند وتدقيقه والاستفادة من الإشارات المرجعيَّة.

إدراج جدول محتويات

يتضمَّن جدول المحتويات قائمةً بعناوين الفقرات بكافة مستوياتها مع أرقام الصفحات المتواجدة فيها، ويمكن الضغط على كل عنوان فيه للانتقال إلى الصفحة الموجود فيها مباشرةً وبسرعة.

سندرج جدول محتويات لإحدى المقالات عبر إدراج ← جدول المحتويات وسنجد خيارين هما: بأرقام الصفحات وبروابط زرقاء.

إدراج جدول محتويات بأرقام الصفحات شبيهٌ بجدول محتويات الكتب إذ يوضع بجانب كل عنوان رقم الصفحة الموجود فيها بالإضافة إلى قابليَّة الضغط على العنوان ورقم الصفحة للانتقال إليها مباشرةً.

أمَّا جدول المحتويات بروابط زرقاء فهو يشبه جدول المحتويات في ويكيبيديا إذ لا توجد صفحات عند النشر في الويب ولكن تبقى قابليَّة الضغط على العنوان متاحة للانتقال إليه مباشرةً.

عند وضع المؤشر على أحد العناوين في جدول المحتويات تظهر ثلاثة خيارات؛ الخيار الأول هو رابط ينقلنا عند الضغط عليه إلى صفحة العنوان، والخيار الثاني "تغيير" لتغيير الرابط في حال التعديل على العنوان الحالي وتبديله، والخيار الثالث هو "إزالة" لإزالة الرابط ويصبح بذلك غير قابل للضغط وكأنَّه مجرد نص عادي.

يجب تحديث جدول المحتويات عند التعديل على العناوين أو إضافة أخرى جديدة بالضغط على تحديث .

سنغير تنسيق جدول المحتويات باستعمال إضافة "Table of contetnts" التي أضفناها في درس سابق لترقيم العناوين بحسب مستوياتها حيث نختار تنسيق الترقيم "1.2.3" كما موضح بالصورة.

الإشارات المرجعيَّة

يتيح تطبيق مستندات جوجل ترك علامة مرجعيَّة في أي موقع من المستند للرجوع إليها لاحقًا واستئناف العمل من المكان الذي تركناه آخر مرَّة. إن كان عدد صفحات المستند كبيرًا وكنت تدقِّقه على سبيل المثال فيمكنك ترك إشارة مرجعيَّة في المكان الذي توقفت فيه للعودة إليه في المرة القادمة بسرعة. ندرج إشارة مرجعيَّة عبر إدراج ← إشارة.

عند فتح المستند مرة أخرى استخدم الاختصار Ctrl + Alt + N للانتقال إلى الإشارة المرجعيَّة التالية والاختصار Ctrl + Alt + B للرجوع إلى الإشارة المرجعيَّة السابقة. لمعرفة المزيد من الاختصارات افتح نافذة الاختصارات عبر مساعدة ← اختصارات لوحة المفاتيح.

يمكن إنشاء جدول في بداية المستند يحوي عباراتٍ نربطها مع إشارات مرجعيَّة لتسهيل التنقل بين صفحات المستند. نضيف جدولًا ونكتب المواقع التي نريد ربطها مع الإشارات المرجعيَّة التي أضفناها سابقًا ثمَّ نختار من شريط القوائم إدراج رابط ولكن عوضًا عن إدراج رابط  نُدرج الإشارة المرجعيَّة التي نريد ربطها مع العبارة كما موضح بالصورة.

ملاحظة: يمكن إنشاء جدول محتويات يدويًا وذلك بكتابة العناوين التي نريدها ثمَّ نربطها باختيار "العناوين" بدلًا من "إشارات مرجعيَّة" ونحدِّد العنوان المناسب.

طباعة المستند وتنزيله

إن أردنا طبع مستند نختار ملف ← طباعة أو نضغط على الاختصار Ctrl + P للانتقال إلى إعدادات الطباعة.

نُزِيلُ الهوامش الإضافيَّة التي تحتوي على معلومات عن المستند مثل رابط المستند واسمه وتاريخ التعديل من القائمة اليسرى أو يدويًا ثمَّ نختار عدد الصفحات التي نريد طباعتها ونحدِّد الطابعة.

توجد خيارات طبع إضافيَّة مثل نوع الورق والطباعة على وجه واحد أو وجهين وطباعة الصفحات الزوجيَّة أو الفرديَّة ...إلخ. تجدها بالضغط على الخيار "Print using system dialog" أو استعمال الاختصار Ctrl + Shift + P.

الطابعة الافتراضيَّة هي "التصدير إلى ملف بصيغة PDF" لتنزيله إلى الحاسوب ثمَّ طباعته؛ إن كنت تملك طابعة موصولة إلى حاسوبك ومعرَّفة فتستطيع إضافتها إلى خدمة الطباعة من السحابة من جوجل للطباعة مباشرةً من تطبيق مستندات جوجل.

خطوات إعداد الطابعة لاستخدام خدمة الطباعة من السحابة هي:

• وصِّل الطابعة بالحاسوب ثمَّ شغلها وعرفها.
• افتح متصفح chrome.
• تحقق من توافق طابعتك مع خدمة الطباعة من السحابة من جوجل عبر الخطوات التالية:
  • انتقل إلى صفحة الطابعات المجهزة للطباعة من السحابة وابحث عن طابعتك.
  • إذا وجدت عبارة "v2" بجوار اسم طابعتك فذلك يعني أنَّها مجهَّزة للطباعة من السحابة (الإصدار 2.0). أمَّا إذا لم تجد تلك العبارة فذلك يعني أنَّ طابعتك مجهَّزة للطباعة من السحابة (الإصدار 1.0).
  • إن لم تكن طابعتك مُدرَجةً بالقائمة فذلك يعني عدم توافق طابعتك مع خدمة الطباعة من السحابة.
• وصِّل طابعتك بخدمة الطباعة من السحابة باتباع الخطوات التالية:
  • اكتب chrome://devices ثمَّ اضغط على Enter.
  • إذا كانت طابعتك غير متوافقة مع خدمة الطباعة من السحابة فاضغط على "إضافة طابعات" ضمن الطابعات التقليديَّة ثمَّ حدِّد الطابعة التي تريد مشاركتها واضغط على "إضافة الطابعات".
  • إن كانت طابعتك مجهَّزةٌ للطباعة من السحابة ذات الإصدار 2.0 فابحث عنها ضمن الأجهزة الجديدة ثمَّ اضغط على "إدارة" بجوارها ثمَّ "تسجيل" واضغط على "تأكيد التسجيل" الذي يَظهر لك واتبع الخطوات اللاحقة لإضافتها.
  • أمَّا إن كانت طابعتك ذات إصدار 1.0 فانتقل إلى موقع الشركة المصنِّعة لطابعتك من صفحة الطابعات المجهَّزة للطباعة والموجود في الجزء السفلي من اسم الشركة واتَّبع الخطوات.
• تأكَّد من توصيل طابعتك بشكل صحيح بالانتقال إلى google.com/cloudprint ثمَّ الضغط على "الطابعات".

للمزيد من التفاصيل انتقل إلى صفحة المساعدة من جوجل.

بعد تهيئة الطابعة للطباعة من السحابة، عد إلى خيارات الطباعة واضغط على "change" ثمَّ حدِّد طابعتك التي أضفتها للتو واطبع مباشرةً من مستندات جوجل.

يمكن تنزيل المستند بصيغ عدَّة إلى حاسوبك وذلك يشبه خيار التصدير في التطبيقات المشابهة، ويمكنك بعد تنزيله على حاسوبك طباعته إن أردت.

النشر

يوفِّر تطبيق مستندات جوجل خيارات سريعة لنشر المستند أو إرفاقه عبر البريد الإلكتروني وإرساله إلى أحد الأشخاص وهي:

• النشر على الويب: هو إتاحة المستند على الويب ليتمكن أي شخص من البحث عنه ومشاهدته، ويمكنك نشر رابطه عبر مواقع التواصل الاجتماعي. عند تعيين الخيار "إعادة النشر تلقائيًّا عند إجراء التغييرات" يُحدَّث المستند المنشور على الويب خلال فترات زمنيَّة منتظمة لضمان نشره مع آخر التغييرات التي أُجريت عليه.

• إرسال رسالة إلكترونيَّة إلى المتعاونين: هو إرسال رسالة إلى الأشخاص المتعاونين الذين ساهموا في التعديل أو التعليق على المستند أي كل من شاركناهم المستند، وكتابة رسالة لهم مع إرفاق رابط المستند. الرسالة التي يستلمونها شبيهة بالرسالة التي تصلهم عند دعوتهم للمشاركة.
• إرسال بالبريد الإلكتروني كمرفق: هو إرفاق المستند وفق الصيغة التي تختارها مع رسالة إلى أحد الأشخاص عبر البريد الإلكتروني.

الخاتمة

تعرَّفنا في هذه المقالة على التشطيبات النهائيَّة التي نجريها على المستند وهي إدراج جدول المحتويات وطباعة المستند ونشره على الويب أو إرفاقه عبر البريد. إنَّ هذا التطبيق قيد التطوير وقد يضاف إليه بعض المزايا والأدوات في المستقبل.

بعد الانتهاء من كتابة المستند، يجب وضع اللمسات الأخيرة عليه؛ تلك اللمسات السحرية التي تُكسبه جمالًا وتهيِّئه للانطلاق نحو العالم الخارجي بأبهى حلَّة. درسنا اليوم يدور حول تهيئة الصفحة من حيث تنسيق الهوامش وإضافة الرأس والتذييل لها بالإضافة إلى إدراج أرقام الصفحات والهوامش وتنسيق الفقرات حيث سبق التحدث عن ضبط أبعاد الصفحة.

إدراج رأس وتذييل

رأس وتذييل الصفحة هو الهامش العلوي والسفلي للصفحة، وللتحكم بحجمه ننتقل إلى ملف ← إعداد الصفحة ونضبط الهامش وليكن 1.5 سم للهوامش الجانبية و 1.75 سم للهوامش العلوية والسفليَّة.

نضغط على الهامش العلوي لإدراج رأس للمستند، ولا تحتوي الصفحة الأولى غالبًا على ترويسة أو تكون مختلفة عن ترويسة الصفحات اللاحقة لذا نفعِّل خيار "رأس/تذييل مختلف للصفحة الأولى".

نُدرج بالطريقة نفسها تذييلًا للمستند بالضغط على الهامش السفلي. سندرج في التذييل رقم الصفحة الحالي وعدد الصفحات الكلي؛ نكتب أولًا "الصفحة" ثمَّ ندرج رقم الصفحة الحالي عبر إدراج ← رقم الصفحة فيُعرض علينا أربعة خيارات.

يخيِّرنا إن كنَّا نريد إدراج رقم الصفحة في الرأس أو التذييل وإن كنَّا نريد عدَّ الصفحة الأولى إذ تُترك الصفحة الأولى غالبًا للعنوان. نختار الرقم في أسفل الصفحة مع عدِّ الصفحة الأولى وهو الخيار السفلي الأيمن.

نضيف بعدها عدد الصفحات عبر إدراج ← عدد الصفحات لمعرفة الصفحة الحاليَّة من أصل العدد الكلي للصفحات.

يمكن إدراج خط أفقي ضمن الرأس والتذييل لعزلهما عن جسم المستند عبر إدراج ← خط أفقي ويكون الرأس والتذييل النهائي موضح بالصورة.

إدراج حاشية سفليَّة

قد يلزمنا تعريف كلمة أو جملة للقارئ أو ذكر مصدر أو شرح خارج موضوع النص ولا نستطيع إضافة ذلك في جسم النص لذا نضيفه في الهوامش ويدعى آنذاك حاشية. يتيح تطبيق مستندات جوجل إدراج حاشية عبر إدراج ← حاشية سفليَّة. سنضيف حاشية سفليَّة لجملة "ذاكرة الوصول العشوائي الثابتة" لنذكر مصطلحات أخرى يدعى بها هذا النوع من الذواكر.

Quote

ملاحظة: هنالك مشكلة في موقع الخط حيث يقع على اليسار أسفل الصفحة والذي من المفترض أن يقع على اليمين بحسب اتجاه الكتابة في اللغة العربيَّة عند إدراج حاشية.

تقسيم الصفحة وإدراج أعمدة

يمكن تقسيم الصفحة إلى قسمين أو ثلاثة أقسام لإنشاء مطوية مثلًا أو لغرض آخر. سنفتح مستندًا جديدًا ونختار من إعدادات الصفحة الاتجاه "أفقي" ونختار الأبعاد؛ نُدرج عمودين من تنسيق ← أعمدة ← المزيد من الخيارات فتظهر نافذة خيارات العمود.

نختار عدد الأعمدة والتباعد بينها الذي يكون ضعف عرض الهامش الجانبي، وكان عرض الهامش الجانبي 1.5 سم لذا يكون التباعد 3 سم ثمَّ نختار ترتيب الأعمدة من اليمين إلى اليسار.

عند الضغط على "تطبيق" نجد أنَّ الصفحة قد انقسمت مناصفةً كما هو موضح بالصورة.

إن أردت الانتقال إلى القسم الثاني في الصفحة نفسها ولم تصل إلى نهاية القسم الأول فأضف فاصل عمود عبر إدراج ← فاصل عمود وهذا الفاصل يشبه فاصل الصفحة عندما نريد الانتقال إلى الصفحة التالية ولم نكمل الصفحة الحاليَّة.

تظليل الفقرات

يمكن تغيير تنسيق الفقرات للتركيز عليها وإعطائها شيئًا من الأهمية خصوصًا الاقتباسات والملاحظات والتحذيرات إذ يضاف لها حدودًا ويُغيَّر لونها.

سنضيف حدودًا لفقرة تحذير مرَّت معنا في أحد الدروس. نحدِّد الفقرة أو يكفي إبقاء المؤشر ضمنها دون تحديدها ونختار تنسيق ← أنماط الفقرة ← الحدود والتظليل.

نختار من "الموضع" حدًّا واحدًا على الطرف الأيمن للفقرة ونحدِّد سماكته ونوعه (مستمر أو منقط) ولونه ولون الخلفية للفقرة وهل نريد ترك مسافة بينها وبين الفقرات المجاورة لها، وبضبط هذه الخيارات كما موضح بالصورة السابقة تظهر الفقرة بالشكل التالي:

Quote

ملاحظة: عند كتابة الكلمة "تحذير" نضغط shift + enter سويةً ليفهم التطبيق أنَّنا نضيف سطرًا جديدًا ضمن الفقرة نفسها إذ عند الضغط على enter فقط يضاف سطر جديد وفقرة جديدة.

الخاتمة

إنَّ الخطوات السابقة سهلة وقد يعرفها أغلب المستخدمين ولكنَّها ضرورية من ناحية الإخراج وتحضير الملف للطباعة. قد تتساءل لماذا لا يحتوي تطبيق مستندات جوجل على خيارات إضافيَّة قد نجدها في تطبيقات مشابهة مثل وورد (Microsoft Word) ورايتر (Liberoffice Writer)؟ الجواب هو أنَّ لكل تطبيق وظيفته ولا أظن أنَّ تطبيق مستندات جوجل مخصَّص لتنسيق وإخراج الكتب في الوقت الحالي لذا اكتفى بتلك الأدوات التي تخدم الاحتياجات الأساسيَّة لأغلب المستخدمين.

سنتحدث في هذا الدرس عن محتوى قائمة الأدوات في تطبيق مستندات جوجل. تحتوي هذه القائمة على بعض الخيارات والأدوات المفيدة منها التدقيق الإملائي والاستكشاف والكتابة بالصوت وتدوين الملاحظات في المفكرة والتفضيلات.

التدقيق الإملائي

يُستعمل هذا الخيار للبحث عن الأخطاء الإملائيَّة في المستند وتصحيحها. صراحةً، القاموس الذي يوفِّره التطبيق ليس ذو كفاءة عالية وقد تجد أنَّه يشير لبعض الكلمات على أنَّها خاطئة وهي صحيحة مثل إضافة حرف زائد للكلمة (الواو أو الفاء) لذا لا تعتمد كل الاعتماد عليه في تدقيق المستند. عندما يضع التطبيق خطًّا أحمرًا تحت كلمة صحيحة يمكنك الضغط عليها بالزر الأيمن واختيار "إضافة إلى القاموس الشخصي".

توضح الصورة التالية إحدى الكلمات التي وُضِعَ تحتها خط باعتبارها خاطئة، والكلمة هي "فالتنبيه" لذا نضيفها إلى القاموس الشخصي. يمكن أيضًا اختيار "تجاهل الكل" أي التجاهل في كل مرة تُكتب فيها هذه الكلمة أو تصحيحها أينما وردت إلى الكلمة المقترحة.

القاموس الشخصي هو قاموس محلي خاص بك يمكنك أن تضيف فيه جميع الكلمات التي تراها صحيحة وهو شبيهٌ بخيار "إضافة إلى القاموس" في التطبيقات المشابهة. يمكن الإطلاع على محتوى القاموس الشخصي وإضافة الكلمات الجديدة أو التي تختارها من قائمة أدوات ← القاموس الشخصي.

مراجعة التعديلات المقترحة

سبق وأن تحدثنا في الدرس السابق (كيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستعمال مستندات جوجل) عن هذا الخيار وهو عرض التعديلات التي أجراها الآخرون الذين يشاركونك المستند وقبولها أو رفضها والتعليق عليها.

البحث عن كلمة أو شرح لها

إذا كنت تكتب أو تقرأ حول أمر معين وأنت ضمن مستندات جوجل وصادفك مصطلح أو جملة تريد البحث عنها أو تعريفها ومعرفة الكلمة المرادفة لها فماذا تفعل؟ تنتقل بالتأكيد إلى أحد محركات البحث وتكتب العبارة ضمنه وتبحث عنها. توقف قليلًا فأنت في تطبيق مستندات جوجل ولدى شركة جوجل محرك بحث لذا لن تضطر إلى الانتقال إلى نافذة أو صفحة أخرى بعد الآن.

وظيفة خيار "الاستكشاف" هو البحث عن العبارة المحدَّدة في محرك البحث جوجل، وبضغطة رز واحدة تُعرض النتائج في قائمة تظهر على الطرف الأيسر. يُبحث عن العبارة المطلوبة في الويب والصور وحساب درايف الخاص بك.

هنالك تسهيل كبير للوصول إلى هذه الأداة وذلك من ثلاثة مواقع:

• أولها عبر أدوات ← استكشاف،
• ومن القائمة عند الضغط بالزر الأيمن بعد تحديد أي جملة،
• ومن مربع   صغير موجود أسفل يسار النافذة.

تقتصر وظيفة الخيار "تعريف" في قائمة الأدوات على البحث عن معنًى للكلمة المحدَّدة وتعريفها بالإضافة إلى البحث عن كلمات مرادفة لها.

إظهار مخطط المستند وعدد كلماته

يُستعمل الخيار "مخطط المستند" لعرض عناوين فقرات المستند بحيث يسهل التنقل بينها والوصول إلى عنوان معيَّن بسرعة، ويشبه إلى حد ما جدول المحتويات. تظهر قائمة بالعناوين عند الضغط على خيار "مخطط مستند" في الطرف الأيسر تشبه القائمة الموضحة بالصورة.

يمكن معرفة بعض المعلومات عن المستند بمساعدة الخيار "عدد الكلمات" مثل عدد صفحات المستند، وعدد الكلمات، والأحرف مع المسافات، والأحرف دون مسافات. إن استعملت تطبيقات أوفيس (Microsoft office) أو ليبر أوفيس (LiberOffice) فإنَّ هذه المعلومات تُعرض ضمن شريطٍ في الأسفل.

الكتابة بالصوت

يوفر تطبيق مستندات جوجل خدمة الكتابة بالصوت الشبيهة بتلك الموجودة في الهواتف المحمولة ذات نظام آندرويد (Andriod). حقيقةً، تحوي خدمة الكتابة بالصوت في هذا التطبيق مزايا كثيرة، منها الأوامر الصوتيَّة، ولكنَّها متوافرة باللغة الإنجليزية فقط. 

يدعم جوجل اللغة العربيَّة الفصحى بالإضافة إلى لهجات بعض الدول العربيَّة وهي الجزائر والبحرين ومصر والأردن والكويت ولبنان والمغرب وعمان وفلسطين وقطر والسعودية وتونس والإمارات.

حاول عندما تتحدث أن يكون الصوت واضحًا وخاليًا من التشويش وبعيدًا عن الضجيج وأن تكون سرعة التحدث معتدلة ولا تتحدث بعُجالة. تفحَّص الميكروفون قبل البدء وإن لم يعمل جيدًا جرب استعمال ميكروفون خارجي (إن كنت تستعمل هاتفك أو حاسوبًا محمولًا).

Quote

ملاحظة: لا تعمل هذه الخدمة سوى باستخدام متصفح كروم (google chrome).

دوِّن ملاحظاتك عبر مفكرة keep

لا بدَّ وأنت تكتب مقالة ما أو بحثًا أو أي شيء أن تنبثق بعض الملاحظات التي لا ترغب أن تنشغل بها خوفًا من التشويش، أو تريد تدوينها بغية الرجوع إليها لاحقًا، أو بعض الأفكار التي لمعت في ذهنك وتريد إضافتها للمستند بعد حين لذا لا تخف إن صادفك ذلك ولا داعي لوضع أوراق الملاحظات بجانبك.

يوفِّر مستندات جوجل خدمة استعمال تطبيق google keep الذي هو أحد تطبيقات جوجل ووظيفته هي حفظ الملاحظات ومزامنتها مع حسابك ثمَّ الرجوع إليها وتعديلها أو الإضافة عليها أينما كنت وفي أي وقتٍ تريد لذا وداعًا لورق الملاحظات (sticky note). هنا تأتي الكفاءة، إذ تُحفظ ملاحظاتك في keep وتُعرض أيضًا في مستندات جوجل عند الضغط على "مفكرة keep".

توضح الصورة السابقة أنَّ الملاحظة الأولى والثانية مرتبطة بالمستند بينما الملاحظة الثالثة هي ملاحظة عامة أضيفت إلى keep مباشرةً.

يمكن كتابة ملاحظة ثمَّ الرجوع إليها بعد فترة وإضافتها إلى المستند بالضغط على الخيارات ثمَّ "إضافة إلى المستند" لإدراجها في موقع المؤشر.

ترجمة المستند إلى لغات أخرى

لا يخفى على أي شخص يستعمل منتجات جوجل خدمات الترجمة التي تتيحها سواءً بطريقة مباشرة عبر موقع ترجمة جوجل (google translate) وتطبيقات الترجمة أو غير المباشرة مثل أداة الترجمة الموجودة في متصفح كروم أي الرسالة التي يسألك فيها إن كنت تريد ترجمة هذه الصفحة إلى لغتك أو لغة أخرى أو ترجمة المنشورات من لغة إلى أخرى على مواقع التواصل الاجتماعي تلقائيًّا.

عند الضغط على "ترجمة مستند" تظهر رسالة تخبرك بإنشاء مستند جديد يحمل اسمًا ما وخيارًا في أسفله تختار منه اللغة التي تريد الترجمة إليها.

لا يمكن الاعتماد على هذه الأداة لترجمة مستند إن كنت تود ترجمته ترجمة جيِّدة خالية من الأخطاء وتنقل مضمون المحتوى نقلًا صحيحًا.

محرر النص البرمجي

عند الضغط على "محرر النص البرمجي" تُفتح صفحة جديدة ثمَّ تنتقل إلى تطبيق Google Script لإنشاء مشروع جديدة عليه. إنَّ هذا التطبيق هو لغة سكربت مبني بالاعتماد على لغة جافا سكربت، وإذا أردت استعماله فلن تضطر لتثبيت أي شيء على حاسوبك وستستعمل متصفحك فقط لكتابة الأكواد وتشغيلها على خواديم جوجل.

إنَّ تطبيق google script متعدِّد الجوانب والاستعمالات ويمكنك بوساطته:

• إضافة القوائم ومربعات الحوار والأشرطة الجانبيَّة.
• نشر المستندات بشكل مستقل أو عبر جوجل.
• التواصل والتفاعل مع مختلف خدمات جوجل.
• تصميم وتطوير إضافات ونشرهم.

التفضيلات

تحتوي التفضيلات على خيارات تسرِّع من أداء المستخدم أثناء الكتابة مثل استعمال علامات الاقتباس الذكيَّة واكتشاف الروابط وتعيين اتجاه الفقرة تلقائيًّا والبديل التلقائي الذي هو أهمها.

أحيانًا تريد إدراج بعض الرموز أو الأسهم أو حتى كسر واحد مثلًا ولفعل ذلك تتوقف عن الكتابة وتدرج رمزًا أو معادلة وسيأخذ ذلك بعض الوقت؛ تأتي هنا الفائدة من خيار "البديل التلقائي" إذ يمكنك إدراج سلسلة من الأحرف والرموز وسيُستبدل بها رمزًا تختاره أنت تلقائيًّا مثل عند كتابة (c) فيستبدل بها الرمز © وهكذا. توجد خيارات استبدال افتراضيَّة ويمكنك أيضًا أن تضيف لها ما تشاء.

يعتبر هذا الدرس من أهمِّ الدروس التي تتحدث عن تطبيق مستندات جوجل لأنَّه يشرح أهمَّ مزايا هذا التطبيق. سنتحدث اليوم عن أوضاع الكتابة والتعديل على المستند، وسنتعرَّف على طرائق مشاركة المحتوى مع الأشخاص وكيفيَّة التعاون فيما بينهم لكتابة وتعديل مستند، وكيفية إضافة التعليقات وإرسال التنبيهات لمن نشاركهم مستنداتنا.

أوضاع العرض

يوفر تطبيق مستندات جوجل ثلاثة أوضاع للتعامل مع المستندات نجدها في قائمة عرض ← الوضع أو نجدها في شريط الأدوات أقصى اليسار وهي:

• وضع الكتابة: هو الوضع الافتراضي لتعديل المستند مباشرةً ودون قيود.
• وضع الاقتراح: أي تعديل يتم على المستند في هذا الوضع يُسجل ويَظهر بلون مختلف كما تظهر رسالة على الطرف الأيمن توضح التعديلات التي أُجرِيَت وتطلب من صاحب المستند الموافقة عليها أو رفضها مع إمكانيَّة ترك تعليق. سنجد بعد قليل أنَّه يمكن استثمار هذا الوضع بكفاءة عالية مع خيارات المشاركة والعمل الجماعي على المستند.

• وضع العرض: يُستعمل لقراءة المستند وعرضه وطباعته أو تنزيله فقط دون إمكانيَّة التعديل أو إضافة تعليقات أو أي شيء آخر.

مشاركة مستند

تُصادفنا حالات كثيرة نحتاج فيها إلى العمل مع أشخاص عدَّة على مستند واحد مثل كتابة حلقة بحث في الجامعة أو كتابة مقالة بين شخصين أو أكثر أو الكتابة في مجلة ما أو حتى الطلب من بعضهم قراءة مستندنا والتعديل عليه أو تنقيحه وتدقيقه أو طلب تغذية راجعة (feedback) من أحدهم ...إلخ.

تعال معي لنشاهد هذا السيناريو الذي يحتمل أنَّك مررت به. أُرسِلُ مستندًا عبر البريد الإلكتروني إلى خمسة أشخاص مثلًا وأطلب منهم الكتابة أو التعديل عليه وإضافة مقترحاتهم. يعيدون إليَّ المستند عبر البريد وحينئذٍ يجب علي تتبع تعديلاتهم وإضافاتهم أي العمل على خمسة مستندات وتدقيقها وتجميعها في مستند واحد؛ يحتاج هذا الأمر في الحقيقة الكثير من الوقت والجهد. افترضت أنَّ هذه حالةٌ مثاليةٌ أي لم اذكر تلك المناقشات والسجالات التي تجري بين أعضاء الفريق والتي قد تُختتم بإجراء تعديلٍ على التعديلات أو غيرها من الأمور التي قد تجلب الصداع للرأس.

جاء تطبيق مستندات جوجل بحلٍ لهذه المشكلة إذ يوفر خيارات مشاركة المستند مع عدَّة أشخاص ويتيح لهم إمكانيَّة التعديل على مستند واحد وفي الوقت ذاته.

المشاركة المغلقة

يقصد بالمشاركة المغلقة هي مشاركة المستند مع عدد محدَّد ومعروف من الأشخاص وهؤلاء لديهم حساب على جوجل ويستطيعون استعمال تطبيق مستندات جوجل.

سنشارك حلقة بحثٍ سيكتبها شخصان مثلًا وهي بعنوان "جزيئات نفايات البلاستيك تلوث أنهار ألمانيا". نشارك أولًا المستند عبر ملف ← مشاركة أو من أيقونة "مشاركة" أعلى يسار المستند.

ستظهر النافذة التالية:

نكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص المطلوب ونرفق له رسالة توضح المهام المطلوبة منه ونحدِّد صلاحياته أي نحدِّد أوضاع العرض لديه (تعديل أم تعليق أم عرض). الأشخاص الذين لديهم الإذن بتعديل الملفات المشتركة يمكنهم أيضًا:

• مشاركة الملف مع الآخرين.
• إضافة أشخاص محدَّدين أو إزالتهم.
• نسخ الملف أو طباعته أو تنزيله.

عند تحديد إذن "التعليق" للآخرين فإنَّهم يستطيعون التعديل على المستند في وضع الاقتراح أي كل إجراء يقومون به يظهر بلون مختلف، ويتطلَّب موافقة مالك المستند لتثبيت تلك التعديلات. أمَّا إذن "العرض" فإنَّه يقيِّد الآخرين من التعديل على المستند ويتبقَّى لديهم خيار قراءة المستند وتنزيله أو طباعته، وفي حال تقييد خيار التنزيل والطباعة فلا يتبقَّى لهم سوى خيار المشاهدة.

يتلقَّى المستلم عند الضغط على إرسال رسالةً على بريده الإلكتروني تحوي رابط المستند ويرفق معها الرسالة المكتوبة. قبل ذلك، دعنا نطَّلع على الإعدادات المتقدمة.

نجد في الأعلى الرابط المرفق مع البريد وفي الأسفل خيارين إضافيين يقيدان من صلاحيات الشخص الذي نرغب مشاركته الملف؛ عند تحديد الخيار الأول الذي هو "منع المحررين من تغيير إمكانيَّة الوصول وإضافة أشخاص جدد" نمنع الآخرين من مشاركة ملفاتنا المشتركة؛ عند تحديد الخيار الثاني الذي هو "تعطيل خيارات التنزيل والطباعة والنسخ للمعلقين والمشاهدين" لا نسمح آنذاك للآخرين بتنزيل الملف أو طباعته أو نسخه. بعد تفحُّص جميع الخيارات وتحديد صلاحيات الشخص الذي نريد إضافته بدقَّة نضغط على إرسال.

سيتلقى المستلم رسالةً شبيهةً بالرسالة التالية:

عندما نفتح المستند سويةً يرى كلانا مؤشر الآخر وما يفعله مباشرةً ويكون مؤشر كل شخص بلون مختلف.

تظهر أيقونتان بجانب أيقونة التعليقات تشير إحداهما إلى الأشخاص المتواجدين مع اللون الذي يميِّز مؤشرهم وتشير الأخرى إلى قائمة الدردشة إذ يمكن فتح دردشة مع جميع الأشخاص المتعاونين في تعديل المستند.

المشاركة العامة

المشاركة العامة هي إتاحة رابط المستند على الويب ونشره في إحدى مواقع التواصل الاجتماعي أو بين عدَّة أشخاص معروفين أو غير معروفين سواءً لديهم حساب جوجل أو لا.

إن أردنا مشاركة مستند مع شخص لا يملك حساب جوجل فعند كتابة عنوان بريده والضغط على إرسال تظهر رسالة تخبرك بأنَّ ذلك الشخص لا يملك حساب جوجل وتَعرض عليك خيارات بديلة.

الخيار الأول هو إرسال دعوة حيث يتلقى ذلك الشخص رسالة دعوة لتعديل المستند مع رابطه وعند فتحه يتمكن من مشاهدة الملف فقط ويجب عليه إنشاء حساب على جوجل وتسجيل الدخول ليتمكن من التعديل أو التعليق. الجدير بالذكر أنَّه يمكن للمدعو إعادة إرسال الدعوى للآخرين وكل شخص يملك ذلك الرابط ولديه حساب يستطيع الدخول للمستند بالصلاحيات المحدَّدة مع الدعوة.

الخيار الثاني هو إرسال رابط عام وتحديد القيود له دون إلزام الشخص المدعو بإنشاء حساب على جوجل إن لم يكن لديه، وفي هذه الحالة يدخل أي شخص لديه الرابط إلى المستند ويعدِّل عليه بحسب القيود المحدَّدة.

هنالك طريقة أخرى لمشاركة رابط المستند وتحديد أذوناته وهي الضغط على أيقونة مشاركة ثمَّ اختيار "الحصول على الرابط القابل للمشاركة" أعلى يسار النافذة ويتفعَّل بذلك الرابط وتظهر خيارات الأذونات.

الخيار الأول المتاح هو تعطيل الرابط والعودة إلى المشاركة المغلقة، والخيارات التالية هي تحديد وضع العرض عند فتح الآخرين لهذا الرابط. يمكنك نسخ الرابط ومشاركته مع من تثق بهم وكن حذرًا من وقوع الرابط في أيدي الغرباء كي لا تتعرض للسرقة.

يوفر التطبيق خيارات مشاركة سريعة للرابط عبر منصات التواصل الاجتماعي؛ بعد اختيار "الحصول على الرابط للمشاركة" اضغط على "متقدمة" في الأسفل وشاركه عبر أي موقع تريد.

تنبيه: عند المشاركة العامة للرابط احذر من وقوعه في أيدي الغرباء واللصوص ولا أنصح بهذا النوع من المشاركة إذا كان المستند ذو أهميَّة. راقب دائمًا الأشخاص التي تعدِّل المستند معك إذ تظهر أيقونة تشير إلى عدد الأشخاص الموجودين حتى لو كانوا غرباء. توضح الصورة التالية وجود شخص غريب يعمل على المستند أُطلق عليه اسم عشوائي "آكل نمل".

تعديل وإيقاف مشاركة مستند

لتعديل خيارات وأذونات مشاركة المستند اضغط على "مشاركة" ثمَّ اضغط على "متقدمة"؛ يمكنك تغيير صلاحيات من لديه حق الدخول للمستند بالضغط على الأيقونة التي بجوار الاسم ثمَّ اختيار الصلاحيات الجديدة المناسبة، ويمكنك هنا أن تمنح أحد الأشخاص حق ملكية المستند.

إن أردت إلغاء أحد الأشخاص يمكنك الضغط على إشارة × لحذفه ومنع مشاركة الملف معه. إن شاركت رابطًا بصورة عامة أو مع أحد الأشخاص الذين لا يملكون حسابًا فيمكنك تغيير الإعدادات بالضغط على "تغيير" بجانب خيار "تتوفر إمكانية ... لأي شخص لديه الرابط" وتنتقل إلى النافذة التالية:

الخيارات المتاحة هي:

• تشغيل – عام على الويب: وهو الخيار الأعم إذ يُنشر المستند على الإنترنت ويستطيع أي شخص البحث عنه وفتحه أو الحصول عل الرابط من أي جهة والدخول إليه وتعديله بحسب الإذن الذي تعطيه؛ لا يلزم امتلاك حساب جوجل وتسجيل الدخول.
• تشغيل – أي شخص لديه الرابط: يتمكن أي أحد يحصل على الرابط من الدخول والتعديل على المستند بحسب الإذن المُعطى، ولا يلزم امتلاك حساب جوجل أو تسجيل الدخول.
• إيقاف – أشخاص محدَّدون: إيقاف تشغيل المشاركة العامة للرابط والانتقال إلى المشاركة المغلقة أي لن يتمكن أحد من مشاهدة الملف سواك أنت ومن تشاركهم الملف بأسمائهم. يجب امتلاك حساب جوجل وتسجيل الدخول به.

حذف مستند مشترك

إذا حذفت ملفًا مشتركًا تمتلكه فسيتمكن الأشخاص -اللذين يمكنهم العرض أو التعليق أو التعديل- من إنشاء نسخة من الملف حتى حذفه نهائيًا؛ لحذف الملف نهائيًا، انقر على الملف في المهملات ثمَّ انقر على "الحذف نهائيًا".

إذا حذفت ملفًا مشتركًا لا تملكه فسيُزال من حسابك في درايف (google drive)، وسيتمكَّن المتشاركون الآخرون من الوصول إليه. لاسترداد الملف مرةً أخرى، افتح رابط المستند وانقر بعد ذلك على "ملف" ثمَّ "إضافة إلى ملفاتي".

إضافة التعليقات وعرضها

إضافة تعليق وعرض جميع التعليقات والمناقشات عملية سهلة جدًا. حدِّد النص الذي تريد إضافة تعليق عليه ثمَّ:

• اختر من قائمة إدراج ← تعليق أو؛
• اضغط زر الفأرة الأيمن واختر "تعليق" أو؛
• تَظهر أيقونة التعليق على الهامش الأيمن للمستند يمكنك ضغطها وإدراج تعليق بكل بساطة.

يظهر صندوق حوار صغير على الهامش الأيمن للمستند وفي أعلاه زر "حل" عند ضغطه يختفي التعليق وتُرسل إشارة مفادها أنَّك حللت الأمر.

يمكن الرد على التعليقات ويمكن أيضًا الإشارة إلى أشخاص محدَّدين بكتابة الرمز @ أو + ثمَّ تظهر قائمة بعناوين جهات الاتصال لديك لتحديد بريد الشخص الذي تريد الإشارة إليه في التعليق؛ يتلقى الشخص المشار إليه رسالةً على بريده الإلكتروني تخبره بالتعليق وضرورة مراجعته.

الخاتمة

وجدنا في هذه المقالة أنَّ تطبيق مستندات جوجل هو الحل الأمثل لمشاركة مستند والتعاون بين فريق على كتابته والتعديل عليه ويتفوق على التطبيقات المشابهة في هذه الأمر إذ وجدنا أنَّه يوفر الكثير من المزايا والخيارات التي تسهِّل وتعزز العمل الجماعي على مستند واحد.

تعرَّفنا في درسنا السابق على خيارات الإدراج التي يوفرها تطبيق مستندات جوجل ومنها المعادلات والكائنات الرسوميَّة؛ سننتقل في درسنا هذا إلى محطة أخرى نتعرَّف فيها على بعض الخصائص التي يوفِّرها التطبيق. نبدأ أولًا بخياري إنشاء نسخة وتاريخ النُسخ ثمَّ سنتعرف بعدها على الإضافات وكيفيَّة تثبيت بعضًا منها وتشغيلها والاستفادة منها وكيفية إلغاء تثبيتها.

إنشاء نسخة

يُستعمل هذا الخيار لإنشاء نسخة من المستند المفتوح بغرض مشاركتها أو التعديل عليها بشكل منفصل عن النسخة الأصليَّة؛ عند إنشاء نسخة تُمسح جميع التعليقات الموجودة على المستند الأصلي.

يمكن إنشاء نسخة عبر القائمة ملف ← إنشاء نسخة وتحديد مكان حفظها.

لا تدعم النسخة العربيَّة من مستندات جوجل إدراج القوالب الجاهزة للأسف؛ عند فتح النسخة الإنجليزية يُعرض عليك خيارات عديدة من القوالب والنماذج الجاهزة كما يمكنك البحث ضمن جوجل عن أي نموذج أو قالب وإضافته مباشرةً إلى مستنداتك وهذا غير متوافر في النسخة العربيَّة. الحل هو البحث عن قوالب ونماذج جاهزة ثمَّ تنزيلها إلى حاسوبك وتحميلها وفتحها عبر تطبيق مستندات جوجل، بما أنَّه يدعم صيغ عدَّة، والتعديل عليها.

يوفر موقع ورقي مكتبة هائلة من القوالب والتقارير والنماذج الجاهزة والمجانيَّة التي تعمل على تطبيقات مايكروسوفت أوفيس؛ يمكنك أيضًا استعمال قوالب جاهزة من مايكروسوفت حيث يمكنك اختيار القالب المناسب وتحمليه إلى تطبيق مستندات جوجل والتعديل عليه وهي مجانيَّة أيضًا .

تاريخ النُسخ

يوفر تطبيق مستندات جوجل ميِّزة حفظ نُسخ متعدِّدة من المستند تلقائيًّا أثناء كتابته أو تعديله وذلك للرجوع إليها واستعادتها عند الحاجة إلى ذلك، ولعرضها نختار من قائمة ملف ← تاريخ النسخة ← الإطلاع على سجل النُسخ.

عند الضغط على خيار "الإطلاع على سجل النسخ" ينقلك التطبيق إلى صفحة معاينة لعرض النُسخ المحفوظة حيث يمكنك من القائمة الواقعة على اليسار اختيار نُسخة من تاريخ معين أو معاينتها والإطلاع على الاختلافات بينها وبين النسخة الحالية كما يمكنك معرفة الشخص الذي عدَّل على كل نسخة.

يمكنك تسمية النسخ بأسماء محدَّدة مما يسهل عليك التمييز بينها عند الرجوع إليها وذلك إما بالضغط على الاسم (٨ أكتوبر، ٢:٠١ م) مثلًا وتغييره أو إضافة اسم جديد لكل إصدار عند فتح المستند عبر الخيار ملف ← تاريخ النسخة ← اختيار اسم للإصدار الحالي.

عند الرغبة بالرجوع إلى إصدار سابق حدِّده واضغط على "استعادة هذه النسخة" لتصبح النسخة الحالية، ولا تقلق على النسخة التي كنت تعمل عليها لأنَّها ستُدرج ضمن قائمة النسخ السابقة ويمكنك استعادتها فيما بعد.

الإضافات

الوظيفة الأساسيَّة للإضافات هي توسيع عمل تطبيق مستندات جوجل وسائر التطبيقات (جداول البيانات والعرض التقديمي والنماذج) وإضافة مزايا جديدة لا يدعمها التطبيق. سنتعرف على الإضافات بشكل عملي إذ سنضيف بعض الإضافات ونشغلها ضمن المستند ونتعرف على المزايا التي وسَّعت من عمل التطبيق، ثمَّ سنزيل الإضافات التي لا حاجة لنا بها.

تثبيت الإضافات وتشغيلها

سنثبِّت إضافة جديدة عبر إضافات ← الحصول على إضافات فتظهر النافذة التالية:

يمكننا البحث عن إضافة محدَّدة بكتابة اسمها في مربع البحث، أو يمكننا تصفية المحتوى بالضغط على "الكل" واختيار فئة معيَّنة. عند وضع مؤشر الفأرة فوق الإضافة يظهر شرح مبسَّط لوظيفتها وفي أسفل ذلك الشرح يوجد زر "مجانًا" لتثبيتها، وللمزيد من المعلومات حول الإضافة اضغط عليها؛ جميع الإضافات وشرحها باللغة الإنجليزية.

ألم تلاحظ وجود عدد قليل من الخطوط؟ دعنا نبحث عن إضافة تتيح استعمال المزيد من الخطوط. سنكتب في مربع البحث "fonts" للبحث عن إضافة توفر المزيد من الخطوط. نجد إضافة اسمها "Extensis Fonts"؛ نضغط عليها لمعرفة الخدمات التي تزودنا بها فنجد أنَّها تتيح لنا الوصول إلى ما يزيد عن 1200 خط وهذا كاف. قررنا تثبيتها لذا نضغط على "مجانًا" أعلى يسار النافذة.

ننتقل إلى نافذة جديدة يُطلب فيها تحديد اسم الحساب فنحدِّده ثمَّ تظهر رسالة تَطلب منك السماح للإضافة بالوصول إلى بياناتك والتعديل عليها وغيرها من الصلاحيات والأمر عائدٌ لك بالسماح أو الرفض.

Quote

تحذير: اقرأ الصلاحيات بعناية تامَّة وتأكد من أنَّ حسابك لا يحوي ملفات مهمَّة إذ عند الضغط على "السماح" تصبح الإضافة قادرة على الوصول إلى ملفاتك بحسب صلاحياتها وبذلك قد تكون عرضة للخطر والسرقة أو سرقة المعلومات والبيانات من حسابك لذا كن حذرًا في هذا الخصوص.

ثُبِّتت الإضافة بنجاح ولاستعمالها نشغلها عبر الخيار إضافات ← Extensis Fonts ← ‏start. تظهر قائمة في الطرف الأيسر موضحة بالصورة التالية:

نحدِّد النص ونختار الخط المناسب من القائمة؛ جميع الخطوط مرتَّبة وفق الترتيب الهجائي لذا يمكن تحديد أي خط تعرف اسمه.

Quote

ملاحظة: لا يمكن تشغيل سوى إضافة واحدة فقط واستعمالها.

نلاحظ تغير قائمة الخطوط ضمن البرنامج لتتوسع أكثر ويصبح بإمكاننا إضافة أي خط من الخيار "مزيد من الخطوط".

يمكننا الآن إضافة أي خط وذلك بالبحث عنه بواسطة خطوط جوجل ثمَّ نأخذ اسم الخط المطلوب ونضغط على خيار "مزيد من الخطوط" ثمَّ نكتب اسم الخط ضمن مربع البحث في الأعلى ونضيفه إلى القائمة.

إدارة الإضافات

يمكن معرفة الإضافات المرتبطة مع المستند عبر الخيار إضافات ← إضافات المستند؛ يمكن فصل تلك الإضافات عبر الخيار إضافات ← إدارة الإضافات ثمَّ نحدِّد الإضافة ونضغط على "إدارة" ونُزِيلُ الإشارة الموجودة بجانب "استخدام في هذا المستند".

يمكن إزالة الإضافة من القائمة السابقة نفسها عبر الخيار "إزالة".

يوجد عدد هائل من الإضافات التي تلبي أغلب متطلبات المستخدمين لذا إن لزمك أي خدمة غير مدعومة في تطبيق مستندات جوجل فيمكنك البحث عن إضافة تلبي حاجتك.

بعض الإضافات المفيدة:

• Translate: هي إضافة لترجمة الكلمات والجمل المحدَّدة لعدَّة لغات، وهي أداة مصغَّرة شبيهة بتطبيقات وأدوات الترجمة التي توفرها جوجل.
• Table formatter: إن كنت من مستخدمي تطبيق مايكروسوفت وورد فهذه الإضافة تتيح استعمال تنسيقات الجداول الجاهزة المشابهة لتلك الموجودة في تطبيق وورد.
• LucidChart Diagrams: تُستعمل لإدراج وإنشاء المخططات والخرائط الذاكريَّة بسرعة وسهولة. كل ما عليك فعله هو اختيار الشكل أو التصميم من بين المئات منها وسحبه إلى المستند.
• Table of content: تُستخدم لترقيم جميع العناوين والتعديل على جدول المحتوى.

الخاتمة

تعرَّفنا في هذا الدرس على بعض مزايا تطبيق مستندات جوجل وكان أهمها الإضافات التي توسِّع من الوظائف والخدمات التي يوفرها هذا التطبيق، وتجعله مرنًا ليخدم مختلف أنواع المستخدمين.

سنكمل في هذه السلسلة من الدروس شرح تطبيق مستندات جوجل والتي بَدأت بالتعريف عن التطبيق ومزاياه ثمَّ تطرَّقت إلى كيفيَّة إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات وإدراج الجداول وتنسيقها. سنشرح في هذا الدرس كيفية إضافة المعادلات والرموز الخاصَّة ضمن المستند ثمَّ سننتقل إلى إدراج الكائنات الرسوميَّة والتي تنقسم إلى صور وكائنات رسوميَّة أو رسوميات ومخططات بيانيَّة.

إدراج المعادلات والرموز الخاصَّة

إن كنت تكتب بحثًا ما وصادفتك معادلة تحتاج لإدراجها ضمن بحثك أو انتقلت حديثًا لاستخدام تطبيق مستندات جوجل وتريد التعرُّف على كيفيَّة إدراج معادلة ولديك معرفة مسبقة باستعمال تطبيقات مشابهة مثل مايكروسوفت وورد (Microsoft word) فالأمر بسيطٌ جدًا.

سنضيف معادلةً اكتشفها عالم الرياضيات الهندي رامانجن على فرض أنَّنا نريد كتابة بحثٍ حول أهمِّ المعادلات التي اكتشفها. بعد فتح مستند جديد وتسميته وضبط إعدادات صفحاته وإضافة العناوين والفقرات ننتقل إلى إدراج معادلة وذلك من القائمة

إدراج ← معادلة

يَظهر شريطٌ جديدٌ أسفل شريط القوائم يتيح خيارات عديدة لإضافة رموز وعمليات رياضيَّة وأسهم وكل ما يتعلق بالعلاقات والمعادلات الرياضيَّة. أضف إلى ذلك ظهور مستطيل لإدراج المعادلة ضمنه ولا يمكن إدراجها خارجه إذ تصبح تلك الخيارات السابقة غير مفعَّلة. سيلزمنا في المعادلة التي نريد كتابتها إدراج كسورٍ وهذا ما نجده في خيار "عمليات رياضيَّة" حيث يتوافر ضمنها الكثير من الخيارات مثل عمليات التكامل والنهايات والجمع ...إلخ.

كما سيلزمنا إدراج بعض الرموز مثل الرمز π والرمز е أو غيرها مثل ألفا α وغاما γ وهذا ما نجده ضمن قائمة "الأحرف الرومانيَّة".

وبذلك نكون قد أدرجنا المعادلة التالية:

سأترك لك بقية الخيارات لاستكشافها ومحاولة إدراج بعض المعادلات.

هنالك رموزٌ لا تجدها ضمن قائمة "الأحرف الرومانيَّة" أو في حال كنت تكتب بعض النصوص التي تحوي رموزًا خاصَّةً مثل التي ذكرناها فلا تحتاج حينئذٍ إلى إضافة معادلة؛ افتح قائمة الرموز الخاصَّة من إدراج ← رموز خاصَّة ثمَّ حدد فئة الرمز (رمز أو رمز تعبيري أو رقم ...إلخ) ثمَّ النوع، وتوضح الصورة التالية ذلك.

يوفِّر التطبيق كمًّا هائلًا من الرموز الخاصَّة لذا توجد أداة بحثٍ متطورةٍ وسريعةٍ ترسم ضمنها الرمز فيظهر لك على الطرف الأيمن أو تكتب اسم الرمز ضمن المستطيل أعلى لوحة الرسم لتسهيل البحث عن الرمز المطلوب.

الكائنات الرسوميَّة

تُقسم الكائنات الرسوميَّة إلى صور، ورسوميات (أسهم وأشكال مثل المربع والدائرة ...إلخ) وهي غنية عن التعريف، ومخططات بيانيَّة توضح العلاقة المنطقيَّة أو الرياضيَّة بين متغيرين أو أكثر أو ترسم تابع معين.

إدراج الصور

يوفر تطبيق مستندات جوجل خيارات عدَّة لإدراج الصور قد لا تجدها في تطبيقات مشابهة وهذه من إحدى مزاياه؛ نُدرج صورة من القائمة إدراج ← صورة فتظهر لنا النافذة التالية:

سنشرح الخيارات السابقة وهي:

• تحميل: تُحدِّد الصورة الموجودة في حاسوبك لرفعها وإدراجها ضمن المستند.
• التقاط لقطة: تُلتقط صورة من الكاميرا الموصولة مع حاسوبك لإدراجها ضمن المستند. قد تظهر رسالة تخبرك أنه لم يُكتشف أية كاميرا وأنت متأكد أنَّ الكاميرا في حاسوبك تعمل لذا تأكد حينئذٍ من الأذونات التي يتيحها المتصفح للموقع ووافق على السماح باستعمال الكاميرا.
• باستخدام عنوان URL: يُستعمل هذا الخيار لإضافة صورة موجودة على الإنترنت وللقيام بذلك انسخ رابط الصورة وألصقه في المكان المخصَّص له وستظهر معاينة للصورة أسفله.

• ألبوماتك: تُعرَض الصور المحمَّلة على حسابك في جوجل درايف (google drive) جميعها سواءً صور الملف الشخصي أو الصور التي زامنتها من هاتفك المحمول لتختار منها الصورة التي تريد إدراجها ضمن المستند.
• Google drive: شبيه بالخيار السابق باستثناء أنَّه أوسع إذ يعرض ملفاتك والملفات التي تمَّت مشاركتها لاختيار الصورة وإدراجها.
• بحث: يوجد ضمن هذا الخيار ثلاثة محركات للبحث ضمنها واختيار الصورة المناسبة وهي google وصور LIFE وصور المخزون.

Quote

ملاحظة: يجب الانتباه إلى حقوق ملكيَّة الصورة التي تدرجها وفيما إذا كان مسموحٌ لك استعمالها وإعادة نشرها أو استخدامها لأغراض تجارية أو ما شابه.

إدراج الرسوميَّات

تعتبر الرسوميات من الأدوات المهمَّة في المستندات خصوصًا إذا كان الهدف من المستند هو الشرح والإيضاح إذ يمكن عبر هذا الخيار إدراج مربعات نصوص وأشكال وأسهم وخطوط سواءً مستقيمة أو متعرِّجة وغيرها بالإضافة إلى الصور. ندرج رسمًا عبر إدراج ← رسم.

بعد الانتهاء من إضافة الشكل الذي نريده نضغط على "حفظ وإغلاق" الموجود أعلى يسار النافذة لإدراجه ضمن المستند؛ في حال أردنا التعديل على الشكل ننقر عليه نقرتين لفتح النافذة نفسها من جديد.

Quote

ملاحظة: هذه الأداة غير متوافر في حالة عدم الاتصال لذا يجب أن تكون متصلًا بالإنترنت لكي تستعملها.

إدراج المخططات

تُستعمل المخططات لتمثيل البيانات بشكل رسومي يجعلها أكثر وضوحًا مما لو بقيت أرقامًا فقط. يوفر تطبيق مستندات جوجل إمكانيَّة إدراج المخططات بكافة أنواعها مع إتاحة الكثير من الخيارات وأنواع المخططات التي قد تذهلك.

سنتعلم كيفيَّة إضافة مخطط بشكل بسيط وسطحي ولكن سنتوسع في هذا الموضوع عند شرح تطبيق "جداول البيانات" من جوجل. يجب توافر البيانات أولًا لإضافة مخطط ثمَّ إدخالها ضمن تطبيق جداول البيانات ثمَّ الربط بينها وبين المخطط الموجود في تطبيق المستندات.

سنرسم مخطط تدفق نقدي للكلفة الأسبوعيَّة لإنشاء مشروع سكني خلال أربعة أشهر؛ ندرج مخطَّطًا عبر إدراج ← مخطط ثمَّ نحدِّد نوعه وفي حالتنا نختار "خطي". يظهر مخطط عشوائي على شكل صورة ويوجد أعلى يساره خيارات المخطط المرتبط؛ نضغط عليه فيظهر خياران الأول هو "إلغاء الربط" سنتعرف على وظيفته لاحقًا، والثاني هو "معلومات مفتوحة المصدر".

نضغط على الخيار الثاني "معلومات مفتوحة المصدر" فننتقل إلى تطبيق "جداول البيانات" حيث يُفتح مستند جديد يحمل اسم المستند الأصلي مع اسم المخطط، وتحتوي الصفحة على بيانات عشوائيَّة موضَّحة في المخطَّط.

نحذف البيانات الموجودة وننسخ البيانات من المستند ثمَّ نضيفها إلى الجدول فيصبح لدينا ثلاثة أعمدة وهي التسلسل (رقم الأسبوع التسلسلي) وتاريخ الأسبوع والكلفة الأسبوعيَّة.

نريد أن نرسم خطًّا بيانيًّا بين الأسبوع والكلفة لذا ننقر على المخطط نقرتين متتاليتين فتظهر قائمة "محرر المخطط" على الطرف الأيسر. الخيار الأول هو لأنواع المخططات وقد اخترنا سابقًا النوع الخطي ويمكننا تغييره على أي حال إن أردنا ذلك.

نضغط على الخيار الثاني "نطاق البيانات" لتحديد البيانات التي نريد تمثيلها؛ نحدِّد بيانات المحور الأفقي (المحور س) ثمَّ نضغط على "إضافة نطاق آخر" لإضافة بيانات المحور الشاقولي (السلاسل) ثمَّ نضغط على "موافق".

في حال أردنا رسم المخطط بين رقم الأسبوع التسلسلي والكلفة نحدد عمود التسلسل عوضًا عن الأسبوع. أضف أنَّه يمكن إدراج أكثر سلسلة في المخطط نفسه.

إن أردنا تغيير اسم المخطط أو اسم المحور الأفقي أو الشاقولي نحدِّد المخطط ثمَّ نحدِّد الاسم ونغيره. سيكون المخطط النهائي الناتج موضح بالصورة.

انتهت مهمتنا في تطبيق "جداول البيانات" لذا ننتقل إلى تطبيق "المستندات". لا تجزع إن وجدت المخطط على حاله أي لم يتغير فيه شيء فكل ما عليك فعله هو الضغط على "تحديث" الذي يظهر بجانب زر الخيارات.

وظيفة الخيار "إلغاء الربط" والذي هو إلغاء الربط بين جدول البيانات الذي عدلناه للتو في تطبيق جداول البيانات وبين المخطط الحالي الموجود في تطبيق المستندات ويتحول بعدئذٍ المخطط إلى صورة ولن نتمكن من التعديل عليه مطلقًا.

إن كان لديك جدول بيانات سابق أنشأته على تطبيق جداول البيانات أو أنشأته على أي تطبيق آخر مشابه وفتحته باستعمال هذا التطبيق فيمكنك إدراج المخطط مباشرةً من إدراج ← جدول ← من جداول البيانات ثمَّ حدِّد بعدها الملف الذي يحتوي على البيانات المطلوب تمثيلها ضمن المخطط.

حسنًا، سنكتفي بهذا القدر من الشرح حول المخططات البيانيَّة ولكن سيكون هنالك شرح أوسع في دروس تطبيق جداول البيانات.

Quote

ملاحظة: خيار إدراج مخططات لا يكون متاحًا في وضع عدم الاتصال.

الخاتمة

تعرَّفنا في هذا الدرس على كافَّة خيارات إدراج المعادلات والرموز الخاصَّة ثمَّ انتقلنا إلى خيارات إدراج الكائنات الرسوميَّة من صور ورسوم ومخططات بيانيَّة. إنَّ التعامل مع الخيارات السابقة سهل ولكنَّها في الوقت ذاته ذات كفاءة ومرونة وتلبي حاجات أغلب المستخدمين وهذه من مزايا تطبيق مستندات جوجل.

سنتعرّف في هذا الدرس على الجداول في تطبيق مستندات جوجل ولنتعّرف عليها بشكل أفضل سنقوم بتطبيق عملي عبر إنشاء سيرة ذاتية باستخدام الجداول.
لإدراج جدول في المستند إذهب إلى القائمة

إدراج > جدول

أو من القائمة

جدول > إدراج جدول

وبذات الطريقة المتبعة في برامج الوورد والرايتر يمكنك سحب مؤشر الفأرة فوق شكل الجدول المُصغّر ضمن القائمة لاختيار عدد الصفوف والأعمدة المراد إدراجها ضمن الجدول.
في تطبيقنا العملي هذا سنقوم مبدئيًّا بإدراج جدول مؤلف من أربعة أعمدة وعشرة صفوف.

سيظهر لنا الجدول بعرض صفوف يصل كامل عرض المستند وارتفاع أعمدة افتراضي يعادل سطرًا كتابيًا واحدًا. وللجدول حدود داخلية وخارجية متماثلة بحجم 1 نقطة. سنكتب الآن اسم صاحب السيرة الذاتية في الخلية الأولى وسيكون على سبيل المثال محمد محمد.

يمكننا تطبيق تنسيقات النص المختلفة على الإسم وبما أنه محور هذا المستند فيجب أن يكون عريضًا (غامق) وبحجم أكبر قليلًا.

وفي الخلية التي تحتها سندرج صورة صاحب السيرة الذاتية عبر القائمة

إدراج > صورة

ثم حمّل الصورة التي في حاسوبك أو الموجودة ضمن سحابة جوجل الخاصة بك أو من أي من الطرق المتوفرة لإدراج الصور.

في مثالنا هذا سنقوم لاحقًا بتعديل لون خلفية الخلية لذلك من الأفضل استخدام صورة بتنسيق PNG ذات الخلفية الشفافة. يمكننا تعديل حجم الصورة في حال كانت أكبر من اللازم عبر تحديدها واستخدام أدوات تعديل الحجم في إطار الصورة.

سننتقل إلى فقرة تحديد المعلومات الشخصية، وسنترك الصف الأول فارغًا وننتقل إلى الصف الثاني من العمود الثاني. سنكتب جملة المعلومات الشخصية.

كما نشاهد في الصورة السابقة فإن ارتفاع الصف الثاني كبير وذلك لوجود الصورة الشخصية في الخلية الأولى من هذا الصف ولحل هذه المسألة سنقوم بدمج مجموعة خلايا لتتسع لمساحة الصورة وتُبقي على ارتفاع خلية المعلومات الشخصية طبيعيًا. حدّد خلية الصورة مع ثلاث خلايا تحتها ثم انقر بالزر الأيمن للفأرة عليها واختر دمج الخلايا ليتم دمج هذه الخلايا الأربعة في خلية واحدة، وهكذا تتم عملية دمج الخلايا حيث يتوجب علينا أولًا تحديد الخلايا الواجب دمجها ثم النقر عليها بالزر الأيمن للفأرة ومن ثم اختيار الخيار دمج الخلايا.

أصبح ارتفاع خلية المعلومات الشخصية طبيعيًا وسنتابع الآن. سنضع المعلومات الشخصية في الخلية التي تحت خلية عنوان الفقرة.

بعد أن كتبنا المعلومات الشخصية في الخلية نلاحظ أن ارتفاع الخلية يزداد بازدياد عدد الأسطر ولكن عرض الخلية ثابت وهو ليس كافيًا لهذه المعلومات لذلك سنقوم بدمج هذه الخلية مع الخلية التي بجوارها إلى الجهة اليسرى من ذات الصف.

اقتباس

يمكننا طبعًا تعديل عرض الخلية بوضع المؤشر على طرف الخلية وسحبه بالإتجاه المطلوب لتكبير أو تصغير العرض. أو نستطيع تحديد عرض الخلية بدقة بوحدة القياس من خلال خصائص الجدول.

سنضيف باقي المعلومات بذات الطريقة في الخلايا التالية بحيث نضع عنوان الفقرة في خلية منفصلة والتفاصيل في الخلية التي تحتها مباشرة.

في حال أردنا إضافة معلومات أخرى فيمكننا إضافة صفوف إضافية أو حتى أعمدة إضافية عبر النقر على الجدول بالزر الأيمن للفأرة واختيار الخيارات الخاصة بالإضافة.

في درسنا هذا سنكتفي بهذه المعلومات وسنقوم بحذف الصفوف الأخيرة مع ترك صف واحد فقط في الأسفل. حدّد الصفوف المراد حذفها وانقر بالزر الأيمن واختر حذف صفين .

سنقوم بتنسيق الخلايا لإنهاء تصميم السيرة الذاتية. حدّد العمود الأول كاملًا ثم انقر على أيقونة لون الخلفية في شريط الأدوات واختر لونًا لخلفية هذه الخلايا.

اقتباس

يمكن تعديل لون خلفية الخلية من خصائص الجدول أيضًا ولكن الطريقة السابقة أسرع أثناء العمل وتعطي ذات النتيجة.

الآن حدّد خلايا عناوين الفقرات مع الخلايا المجاورة لها من جهة اليسار ثم امنحها نفس لون الخلفية.

حدّد الآن النصوص ضمن الخلايا التي عدلنا لون خلفيتها واحدًا تلو الآخر، وطبّق عليه تنسيق ألوان بحيث يكون لون التمييز مطابقًا للون خلفية الخلية، وبما أننا اخترنا لونًا داكنًا للخلفية سيتوجب علينا اختيار لون فاتح للنص.

قم بتنسيق النصوص كما يجب، بحيث تكون عناوين الفقرات غامقة وأكبر حجمًا وكذلك عناوين المسمّيات ضمن التفاصيل.

سنقوم الآن بإلقاء نظرة على خصائص الجدول حيث سنقوم بإزالة الحدود والأطر للجدول. انقر بالزر الأيمن على الجدول واختر خصائص الجدول.

أول خيار في الخصائص هو إطار الجدول حيث نستطيع تغيير لونه وحجمه، وفي تصميمنا لا نحتاج لهذا الإطار، لذلك سننقر على أيقونة الحجم ونختار القيمة صفر. وباقي الخيارات هي للون خلفية الخلية حيث يمكنك تحديده من هنا ايضًا و تحديد المحاذاة الرأسية للخلية إن كانت للأعلى أو الوسط أو الأسفل وترتيب العمود من اليمين لليسار أو العكس وأبعاد الصف أو العمود بوحدة القياس الافتراضية أو يمكنك تركها بدون تفعيل لتحصل على أبعاد افتراضية بحسب حجم البيانات بداخل الخلايا كما نستطيع تحديد محاذاة الجدول وتحديد المسافة البادئة.بعد إلغاء (الإطار) سنحصل على الصفحة التالية.

يبدو تصميم السيرة الذاتية جيدًا. طبعًا ستحتاج في الحالة الواقعية إلى إضافة معلومات أكثر، كوسائل الاتصال المتوفرة ومستوى القدرات والإمكانات واللغات وغيرها، ويمكنكم القيام بذلك واختبار قدراتكم في إنشاء وتخصيص وتعديل الجداول في تطبيق مستندات جوجل.
وبما أن هذه سيرة ذاتية سيتم طباعتها أو إرسالها إلى جهة معينة فمن الأفضل حفظها بهيئة PDF من خلال القائمة

ملف > تنزيل بتنسيق > مستند PDF (بتنسيق .pdf)

وبذلك سيتم تحميل ملف PDF جاهز إلى حاسوبك لطباعته أو إرساله إلى الجهة المعنية.

الصورة الشخصية للسيرة الذاتية (الأفتار) محفوظة الحقوق لـ Freepik

إعداد الصفحة

لا يحتوي هذا التطبيق على تلك الإعدادات المتقدمة عند إنشاء مستند جديد أسوة ببرامج مايكروسوفت وورد أو ليبر أوفيس رايتر، إذ أنه بمجرد فتح مستند جديد من خلال جوجل درايف أو من خلال التطبيق نفسه بالذهاب إلى القائمة

File > New > Document

فإن صفحة مستند جديد ستظهر بكل بساطة بدون أية نوافذ أخرى لتحديد حجم الصفحة أو اتجاهها أو الهوامش أو أية تفاصيل أخرى، ولدى التطبيق مجموعة ضئيلة من أدوات تنسيق الصفحة نجدها في القائمة

File > Page Setup

حيث ستظهر لنا نافذة منبثقة صغيرة تحوي مجموعة بسيطة من خيارات الصفحة وهي:
اتجاه الصفحة Orientation بحيث نستطيع أن نختار إما الخيار الطولي Portrait (الافتراضي) أو العرضي Landscape.
حجم الصفحة Paper Size حيث توجد في القائمة 11 حجمًا مختلفًا تعتبر الأحجام القياسية لمعظم المستندات.
لون الصفحة Page Color حيث يمكننا اختيار لون أرضية مختلف عن اللون الأبيض الافتراضي حيث تتضمن قائمة الألوان 80 لونًا محدّدًا سلفًا للاختيار منها ويمكن اختيار لون آخر من ملايين الألوان عبر الخيار Custom.
الهوامش Margins من الجهات الأربع.
زر تحديد كافتراضي Set As Default حيث إن نقرنا عليه ستصبح جميع المستندات الجديدة التي ننشئها لاحقًا بهذه الخصائص التي عدلناها.

وبعد إنشاء المستند الجديد وتجهيز إعدادات الصفحة الخاصة به فإن أول أمر علينا القيام به هو تحديد اسم المستند، ويتم ذلك بالنقر على عنوان المستند في أعلى نافذة التطبيق حيث أن الاسم الافتراضي الممنوح لكل مستند جديد هو (بلا اسم) ثم كتابة اسم المستند ويكفي النقر خارج خانة الاسم ليتم حفظ هذا المستند بهذا الاسم ضمن سحابة جوجل درايف آليًا وبشكل مباشر.

تنسيق الفقرات

يحوي كل مقال أو كتاب أو درس على أنواع معينة من التنسيقات والفقرات كالعناوين بمختلف مستوياتها والفقرات الاعتيادية، ولتحديد نوع الفقرة يتوجب علينا تحديد الفقرة ومن ثم النقر على خيار تنسيق الفقرات في شريط الأدوات العلوي ولفهم الأمر بطريقة أبسط سنكتب في مستند التجربة الذي أنشأناه للتو ما يلي:

ثم نحدد فقرة (عنوان رئيسي) وننقر على خيار تنسيق الفقرات في شريط الأدوات العلوي.

ثم نختار خيار (العنوان) ليصبح تنسيق الفقرة بحجم خط أكبر.

وسنتابع لبقية الفقرات بذات الطريقة لنختار خيار (عنوان فرعي) و(عنوان3) و (نص عادي) لبقية الفقرات بالتسلسل.

ولتغيير هذا النمط من تنسيقات الفقرات يمكننا مثلًا تغيير نوع الخط للعنوان وحجمه ولونه وليكون هذا النمط الجديد متبعًا بشكل دائم ضمن المستند كتنسيق عنوان افتراضي نحدد العنوان وننقر على خيار تنسيق الفقرات في شريط الأدوات العلوي ثم ننقر على السهم الصغير بجانب العنوان ونختار الخيار (تحديث “العنوان” للتوافق).

الآن في حال طبقنا هذا التنسيق على فقرة أخرى فإنها ستكون بنفس التنسيق المحدد من قبلنا هنا.
والأمر ذاته ينطبق على بقية الفقرات المختلفة. وفي حال أردنا أن تكون التنسيقات التي قمنا بتعديلها دائمة لجميع المستندات المستقبلية فيمكننا من ذات القائمة اختيار (حفظ كأنماطي الافتراضية) من (خيارات) ويمكننا إيجاد جميع هذه الخيارات من قائمة (تنسيق).
نستطيع تطبيق تنسيقات النصوص المختلفة أسوة ببقية برامج تحرير النصوص تمامًا، حيث سنجد في قائمة (تنسيق) خيار الكتابة من اليمين إلى اليسار وبالعكس ومما يميز تطبيق مستندات جوجل أنه عند تغيير اللغة التي سنكتب فيها فإنه يقوم تلقائيًا بتعديل اتجاه الكتابة بحسب اللغة المستخدمة.

وكذلك الخيارات الاعتيادية الموجودة في شريط الأدوات العلوي والموجودة بدورها في قائمة (تنسيق) يمكننا تطبيق الخط العريض (غامق) والمائل والتسطير تحت وخلال النص وباقي الخيارات كما في هذا المثال.

كما نستطيع تغيير لون النص وكذلك لون التمييز المحيط بالنص عبر الأداة الموجودة في شريط الأدوات.

وللقيام بتطبيق محاذاة النص لليمين، اليسار أو الوسط وكذلك حتى الضبط عبر الخيارات في شريط الأدوات العلوي.

ولتخصيص مستوى تباعد الأسطر ضمن الفقرة يمكننا جعله مفرد أو مزدوج أو بأرقام مخصصة أو من اختيارنا كما نستطيع إضافة مسافة قبل الفقرة وبعدها.

وضع مسافة بادئة للفقرة بزيادة أو نقصان موجودة أيضًا ضمن شريط الأدوات العلوي. كما نستطيع تحديد هذه المسافة البادئة يدويًا عبر تحريك مزلاج المسافة البادئة (ضمن الدائرة الحمراء في الصورة).

إدراج رابط في مستندات جوجل يتم بتحديد النص المطلوب وضع الرابط عليه ثم النقر على خيار إدراج الرباط من شريط الأدوات العلوي ثم وضع الرابط ضمن النافذة المنبثقة.

كما نستطيع تنسيق القوائم المنقطة والمرقمة عبر مجموعة من التنسيقات الجاهزة والموجودة ضمن شريط الأدوات العلوي.

للحصول على قوائم كهذه:

الخلاصة

تعلمنا في هذا الدرس أهم الأدوات ضمن شريط الأدوات العلوي وكيفية إعداد الصفحة وتنسيق الفقرات ضمن تطبيق مستندات جوجل.