لشعوري بأنّي كنت منتجة بشكل مذهل خلال هذا الأسبوع، أرغب بمشاركة جزء من الطريق الذي سلكته حتى وصلت إلى هنا.

معاناتي مع التركيز

لا أعتقد أنّ أي أحد سيصفني كشخص عالي التركيز والإنتاجية، سيصفوني غالبًا بأني مجتهدة وذكية ودائمًا ما أتطلع إلى تقديم خدمات رائعة.

لم أكن ابدًا شخص عالي التركيز، دائمًا ما أكون شاردة العقل وعيناي سارحتان نحو النافذة إلى الخارج وإلى أفكارٍ من عوالم تخيليّة مع بحيرات من المياه الأرجوانية المضاءة بالنجوم. أنا شخص حالم ميؤوس منه، أحبّ شعور الانجراف إلى داخل عقلي واستكشاف عالم آخر اختلقته أو شخص آخر رسمته، لذلك أجيد الكتابة الإبداعية وقادرة على قضاء وقت طويل لا أفعل فيه أي شيء آخر سوى التحديق عبر نافذتي.

أما أداء مهامي والعمل فهو ليس بالأمر السهل بالنسبة لي. فلابد من الاندماج الكامل والمستمر لأداء العمل بشكل رائع، ويمكن لذلك أن يكون صعبًا. أحب كتابة المحتوى لكن ذلك يتطلّب قدرًا أكبر من القدرات العقلية والتركيز مقارنة مع التخيّل والحلم.

وبما أنني أعمل بشكل منفرد حاليًا فإنّ الشخص الوحيد الذي أستطيع الاعتماد عليه هو نفسي. فلم يعد الأمر يتطلّب فقط القدوم إلى العمل ومجاراة اليوم وتذكير نفسي بمواعيد التسليم القادمة أو انتظار الموافقة على عملي قبل إرساله إلى الشخص التالي.

هذا النوع من الاستقلالية يعطيك شعور من الحرية لكنه مرعب كذلك في نفس الوقت، وإذا لم تكن علاقتك قوية مع التركيز والإنتاجية فإنّ ذلك يمكنه أن يكون محبطًا.

كيف اعتدت الاعتقاد أن التركيز والإنتاجية يعملان؟

عندما بدأت العمل في البداية منذ سنوات عدّة، اعتقدت أن التركيز يعني التحديق في شاشة الحاسوب والنقر على لوحة المفاتيح طوال اليوم وبهذا أكون قد أصبحت منتجة وأنتجت شيئًا عظيمًا.

اعتقدت أنّي إذا قمت بما فيه الكفاية من الأشياء مهما كانت وبدون أي ترتيب معين، فإنّي سأنتهي من واجباتي كالسحر وستتحول كومة "المهام التي علي القيام بها" إلى كومة من "المهام التي انتهيت منها"، وبطريقة ما سأجد قطعة من الشوكولا كمكافأة على مكتبي.

لكنني أدركت تدريجيًا وبالطريقة الصعبة، لأنّها فعليًا أفضل طريقة لتعلّم الأشياء (ضرب رأسك بنفس الحائط مرارًا وتكرارًا)، أنّ التركيز يُبنى بتأني وهدوء، ولا يمكن أن يستمر فعليًا لعشر ساعات متواصلة.

كيف يعملان فعليًا؟

عوضًا عن النظر إلى التركيز كأمر سيحدث تلقائيًا ومن بعده سأصبح محترفة إنتاجية، قمت بتحليله وبدأت بالنظر إليه بطريقة مختلفة.

قبل أن أصبح منتجة عليّ الاعتراف بعدم قدرتي على الجلوس والتركيز، مما عنى أنّه كان عليّ أن أكون صادقة بشكل قاسي مع نفسي.

أهم 5 تحديات للتركيز

التحدي الأول: التشتت

بما أن عقلي بطبيعته يميل إلى الشرود، كان عليّ التقليل من المشتتات الموجودة حولي قدر الإمكان.

كيف حللت ذلك؟ بالجلوس في زاوية صغيرة منعزلة

يعني ذلك أنّه من الأفضل إن جلست في مكان لا يمكنني فيه رؤية أي شخص أو أي حركة، نفعني جدًا الجلوس مقابل جدارٍ فارغ، وفي حال كنت في مكان ما لم أجد فيه جدارًا فارغًا لأحدّق فيه، أحاول إيجاد الزاوية الأقل فوضى، في مكان ما في آخر الغرفة حيث يمكنني أن أنطوي على نفسي.

استمع أيضًا إلى Noisly وهو مولد للأصوات الهادئة (الضوضاء الحميدة [white noise])، فأضع سماعاتي وأستمع إلى أصوات العصافير وأوراق الشجر وما يماثلها. وبالحديث عن السماعات، اشتريت مؤخرًا سماعات عازلة للصوت وقد كان هذا واحد من أكثر أيامي إنتاجية. لم أستطع سماع أي شيء سوى الموسيقى التي قمت بتشغيلها، مما أكسبني شعورًا بأنّه لا يوجد أي شيء أمامي سوى أهدافي اليومية وسيمفونية "لندن".

التحدي الثاني: الملل

أشعر بالملل بسرعة، هذه طبيعتي. قد أكون في منتصف مهمة ما ثم اصطدم بحائط وابدأ بالتفكير بما عليّ فعله لأتمكن من الاستمرار. يحدث ذلك كثيرًا أثناء كتابتي لمنشورات المدونة، ورد فعلي الفوري يكون بالقيام ب "البحث" عن الأمر الذي أعاني منه. وكلمة "البحث" هي مصطلح منمّق للشرود واللهو. فعندما يحدث ذلك فإنّ مقالات بحثي تتحول بطريقة ما سحرية إلى منشورات فيسبوك وتويتر.

كيف حللت ذلك: حجب المواقع المغرية والعمل لفترات قصيرة.

لذا أطفئ ذلك، واستخدم تطبيق RescueTime لمنع إمكانية الدخول إلى المواقع التي صنفتها فيه كمواقع "غير منتجة". لن يسمح لي بالدخول إلى الموقع إذا ضغطت عليه بل يأخذني عبر رحلة من الذنب واقتباسات عن كيف أن تكون منتجًا يجعلك شخص أفضل.

كما أنني استخدمه لجدولة فترات من العمل مؤلفة من 75 دقيقة. فعقلي غير قادر على التركيز لأكثر من من ساعة وخمسة عشر دقيقة، وقد اختبرت ذلك عدة مرات.

فبعد ساعة و15 دقيقة يبدأ عقلي بالهروب إلى مكان آخر أكثر متعة وابدأ بالشرود إلى مواقع التسوق والصفحات المختلفة والبحث عن أي أمر لأتذمر عنه أو أي عذر آخر لأبتعد عن العمل.

التحدي 3: لا سجلات عني

من الصعب معرفة فيما إذا كنت تعمل جيدًا إن لم يكن هناك بيانات وسجلات عن ذلك، لكنه من السهل أن تعتقد أنّك منتج لمجرد شعورك بأنك مشغول، إلى أن ترى ما قد أنجزته فعلًا. نعلم جميعنا أن تكون مشغولًا وأن تكون منتجًا هما أمران مختلفان، لذلك إذا كنت قادرًا على رؤية كيف تقضي وقتك، ستصبح أكثر مساءلة تجاه نفسك.

كيف حللت ذلك؟ مواقع التعقب

استخدم RescueTime لتعقّب جميع المواقع التي زرتها أثناء "عملي" ويرسل لي تقارير أسبوعية عن إنتاجيتي. لا يمكنني بعد الآن إنكار مشاهدة فيديو لثلاثة جِرَاء تقفز من بين الشجيرات مثلًا، لأنّ ذلك سيكون مدرجًا ضمن التقرير "30 دقيقة على يوتيوب".

سيؤلمني ذلك لكني بهذه الطريقة أعلم فيما إذا كنت أفضل أو أسوء من الأسبوع الماضي اعتمادًا على أهدافي التي سجلتها، ويزودني كذلك بنسبة إنتاجيتي عن كل يوم.

هل لاحظتم حتى الآن أنّ RecueTime هو فعليًا مديري؟

أعلم أنني لم أكن لأتمكّن من القيام بذلك لوحدي، لذا اعتمدت على برنامج للقيام بذلك، فنحن في العام 2019!

التحدي 4: قائمة مهام طويلة

أحبّ إعداد قوائم بالمهام، فذلك يُشعرني بأني قوية ومتماسكة وذكية والعديد من الصفات الإيجابيّة الأخرى.

لكن في الواقع، قائمة المهام منهكة ولن تنتهي ابدًا، والغاية منها ليس القيام بجميع المهام، وإنّما الإبقاء على بوابة مستمرة من المهام التي عليّ إنجازها.

استغرقت وقتًا طويلًا من الإحباط وعدم الإنتاجية لأفهم ذلك.

كيف حللت ذلك؟ أضع فقط هدف إلى ثلاثة أهداف لليوم الواحد

أضع فقط هدفًأ إلى ثلاثة أهداف لكلّ يوم وفقط، وإضافة أي هدف زائد سيجعل جدولي اليومي يبدو هكذا:

• 9 صباحًا: أشعر بالروعة بعد ممارسة الرياضة والفطور! سأكون منتجة جدًا اليوم، وسأنجز جميع ال12 مهمة التي عليّ القيام بها اليوم وابدأ بالغناء لنفسي.
• 10 صباحًا: أين ذلك الملف؟
• 10:20 صباحًا: جديًا أين هو؟ كيف لا يظهر اسمه في البحث؟
• 10:30 صباحًا: وجدته! عاد شعور الروعة، ارفعي المستوى.
• 10:33 صباحًا: تذكرت لما لم أنهيه البارحة، هيّا أكمليه.
• 11:45 صباحًا: استراحة. أصبحت الساعة 11:45 ولم أنجز حتى نصف مهامي. ابدأ الشك بأني لن أصبح ابدًا ناجحة، وابدأ التفكير بالاستسلام والحصول على وظيفة مؤقتة أكرهها، لأقرّر بعدها أنني أفضل الموت وأنا أحاول على أن أموت مللًا.
• 1:00 ظهرًا: الغداء. وربما كوبًا من القهوة لمساعدتي على التركيز.
• 2:20 ظهرًا: العودة إلى المهمة، سأتمكن من ذلك!
• 4:00 عصرًا: انتهيت منها! أنا رائعة ومنهكة كذلك. كيف أصبحت الساعة الرابعة؟ قمت بمهمة واحدة فقط؟!

لو كان لدي هدفًا واحدًا فقط لليوم، عندها لن أقلق سوى على أمر واحد فقط. هدفي لليوم كان "البحث وكتابة مقال للمدونة عن التركيز والإنتاجية" هذا كل شيء، إذا تمكّنت من إنهاء هذا المقال فإنّ يومي كان مثمرًا، وغدًا هدفي الوحيد هو تدقيق ونشر هذا المقال.

حفّزني ذلك بشكل كبير. وأي أمر آخر إضافي أتمكّن من إنجازه هو مكافأة، ولا داعي للجلوس والقلق بشأن باقي المهام على القائمة، والتي يمكنها الانتظار ليوم آخر.

التحدي 5: انعدام وجود النتائج الكبيرة

عند قيامنا بعمل مدرّج لا ندرك عادة أننا نتقدم نحو الأمام ابدًا. وهو جزء من سبب اعتقاد الكثير من الناس أنّه من الصعب القيام بهذا العمل.

عندما لا نرى أشياء كبيرة تحدث في عملنا، من السهولة أن نعتقد أننا نقوم بالأمور بطريقة خاطئة أو أنّنا لا نقوم فعليًا بأي شيء.

كيف حللت ذلك؟ أتعقّب النتائج الصغيرة وأتحمّس بشأنها.

عندما أنجز هدفي لليوم أتحمّس اتجاهه، أخبر أي شخص بجميع النجاحات الصغيرة التي حققتها خلال هذا اليوم، أخبر صديقتي أو أمي أو أيّ من كان عالقًا في المصعد معي.

إذا حققت أمرًا إضافيًا إلى جانب هدفي، مثل كتابة نص أو الإجابة على أسئلة مستقلّين آخرين أو إعداد الخطوط العريضة لمنشورات ضيوفي على مدونتي، أدرك ذلك واحتفل به.

لن أشعر بهذه الطريقة ابدًا بأنني لم أفعل أي شيء، وأعلم تمامًا ما الذي قمت به، وإنهاء يومي بملاحظة إيجابية كذلك سيجعلني سعيدة ومتحمّسة صباحًا.

ثلاث خطوات لتصبح أكثر تركيزًا وإنتاجية

التركيز والإنتاجية هما مهارة كأي مهارة أخرى، هذا يعني أنهما يتطلّبان الممارسة والفشل والإصرار إذا أردت أن تصبح أفضل. ذكرت أهم التحديات القاتلة للتركيز والإنتاجية، لكني واثقة من أنك قادر على التفكير ببعض التحديات الأخرى الخاصة بك.

لذا إذا كنت ترغب بأن تصبح أكثر إنتاجية إليك ثلاث خطوات عليك القيام بها لتحقيق ذلك، ويمكنك القيام بكلّ ذلك وإعداد خطة جديدة لليوم التالي خلال بضع ساعات:

1. اصنع قائمة تحدّد فيها نقاط ضعفك: كن صادقًا مع نفسك، هل تغرق بأحلام اليقظة؟ هل تماطل حتى عند القيام بالمهام البسيطة؟
2. اصنع قائمة تحدد نقاط قوتك: هل أنت مصمم؟ هل أنت رائع بالمتابعة؟ هل قادر على التركيز بشكل كامل أثناء العمل؟
3. حمّل نقاط ضعفك على شيء آخر: استخدم RecueTime لأنّه يحل تقريبًا جميع التحديات التي تعيق إنتاجيتي.

ما إن تعلم ما الأماكن التي تحتاج إلى بعض من المساعدة فيها، سيصبح من السهل وضع نظام مناسب لإصلاحها وإيجاد تطبيقات بإمكانها مساعدتك على إدارة وقتك بالطريقة التي تناسبك.

ترجمة-وبتصرف-للمقال The Top 5 Enemies of Focus and How to Overcome Them لصاحبته Marisa Morby

"ليزا تانر" واحدة من هؤلاء الذين يملكون طاقة ملهمة للأخرين.

ليزا أم لسبعة أطفال، ومعلمة، وصاحبة مزرعة ومستقلة لها قائمة مطولة من العملاء. من الجلي هنا أن ليزا بارعة في تنظيم الوقت، بل ولديها مهارة خاصة في استغلال تلك الفترات الزمنية الصغيرة والتي يعتبرها أغلبنا وقت ضائع في العمل، تلك هي ليزا.

هل تجد صعوبة في أن تحرك ساكنًا في قائمة أعمالك المتزايدة باستمرار؟ هل تشعر بأنه يمكنك الانطلاق في عملك فقط إذا تمكنت من تخصيص المزيد من الوقت له؟

أعي جيدًا هذا الشعور. كأم منشغلة بسبعة أطفال، لا أجد الكثير من الساعات أقضيها وأنا أحاول التركيز على كتاباتي المستقلة وعملي كمساعدة افتراضية.

إليك ما أقوم به، لقد تعلمت أن استغل تلك الفترات القصيرة التي أجدها أثناء اليوم كتلك الفترات التي أكون فيها:

• في انتظار اللحم لينضج
• جالسة مع صغيري في انتظاره ليغرق في النوم
• في انتظار أطفالي وهم يبحثون عن كتاب مفقود للمكتبة لنتمكن من ملئ العربة
• في انتظار فك تجميد اللحم في جهاز الميكروويف
• جالسة بينما يلعب الأطفال مندمجين مع بعضهم بعضًا

أسمي تلك الأوقات دقائق فراغي، وأنا متأكدة أنك ستجد في يومك الكثير من تلك الدقائق الغير متوقعة. لا تستمر تلك الدقائق كثيرًا، ولكنها ستمثل قيمة حقيقية إذا أحسنت استغلالها على مدار اليوم. قد تتساءل "ولماذا قد أهتم إنها ليست سوى عشر أو خمس عشرة دقيقة؟"

سأخبرك لماذا تهتم، لأنها تلك الدقائق العشر التي تستطيع أن تحدث فارقًا بين عمل مستقل ساكن وعمل يكبر وينمو.

لننظر إليها بهذه الطريقة، إذا تمكنت من أن تجد ستة من تلك العشر دقائق خلال اليوم، يصير لديك ساعة إضافية. ثلاثة من الخمس عشرة دقيقة مع أربعة من العشر دقائق، ها هي خمس وثمانون دقيقة أي ما يقارب الساعة ونصف.

حسنًا، يتمكن عملك أن يمضي قدمًا الأن عندما تعطيه من ساعة إلى ساعة ونصف كل يوم.

كيف يمكنني أن أنمي عملي المستقل في عشر أو خمس عشرة دقيقة؟

السر الذي يمكنك من حسن استغلال تلك الدقائق أن يكون لديك خطة موضوعة قبل أن تأتي هذة الأوقات، إذ تحتاج إلى تحضير قائمة بأعمال صغيرة يمكنك إنجازها في تلك الدقائق.

1. كن مستعدًا

تحتاج أيضًا أن تكون أدواتك جاهزة. أنا لا أحتاج الكثير، فقط أبقي مجموعة من الأوراق وقلم في المطبخ حتى أتمكن من إحضارهم والكتابة بينما أنتظر العشاء.

أجلب معي هاتفي المحمول بينما أنتظر في الحظيرة ملئ خزانات المياه حتى أتمكن من تصفح قوائم الوظائف، أو تدوين ملاحظاتي أو الاهتمام برسائل البريد الإلكتروني.

فكر لبعض الدقائق في تلك الأماكن التي يمكنك الحصول فيها على هذه الدقائق الإضافية لتكون متأكدًا من وجود أدواتك حتى تستفيد من وقتك.

2. اختر مهمة وابدأ

إذا كان المكان جاهزًا ولديك بعض الوقت، كل ما تحتاجه الآن ببساطة أن تختار مهمة ما وتبدأ بتنفيذها. يحتاج هذا إلى بعض الحماس ولكنك قادر على القيام به.

قد يساعدك أن تقوم بتصنيف قائمتك إلى أقسام حتى تتمكن من تحديد نوعية المهام التي تفضل العمل عليها. ستحين تلك الفرصة دون أن تدري، لذا إليك ببعض الأفكار لمهمات عملك المستقل يمكنك القيام بها مصنفة إلى أقسام كالآتي

• التجهيز لعملك

إذا كنت تبدأ لتوك في العمل، فهناك العديد من المهام الصغيرة التي يمكنك القيام بها. على سبيل المثال، الدخول إلى موقع مكتب ضريبة الدخل الأمريكي للتسجيل للحصول على رقم سجل ضريبي يستغرق دقيقتين للمستقلين في الولايات المتحدة الأمريكية.

• استخدم جوجل

أو يمكنك الدخول إلى جوجل لإنشاء حساب عمل مرتبط باسم النطاق الخاص بك على الانترنت. بمجرد إنشاء حسابك يمكنك البدء في الحصول على رقم جوجل الصوتي أيضًا، بهذه الطريقة لن تضطر لمشاركة رقمك الخاص مع الغرباء على الإنترنت.

ملحوظة جانبية: في بعض الأوقات لا يوجد أرقام متاحة على جوجل لمنطقتك، كل ما عليك أن تعيد المحاولة من فترة إلى أخرى. بالنسبة لي، بدأت المحاولة في أغسطس عام 2015 للحصول على رقم ضمن منطقتي وحصلت عليه أخيرًا في نهاية يناير من عام 2016. نعم، لقد استغرق الأمر مني ستة أشهر كاملة للحصول على رقم جوجل.

(ملحوظة جانبية من جينا: يمكنك اختيار أكبر مدينة مجاورة لك والبحث في نطاقها، على سبيل المثال نحن نعيش على بعد خمس وثلاثين دقيقة شمال مينابولس، ولكني اخترت مينابولس كمدينتي للحصول على رقمي منذ عامين.)

• ابدأ العمل على موقع الويب الخاص

بك تحتاج القليل من الوقت لتسجيل نطاق على الإنترنت، ولدى جينا دليل تعليمي مذهل يساعدك خطوة بخطوة في عملية التسجيل. إذا كان لديك بعض الوقت، فلتتصفح دليلها الشامل 7 أيام من أجل موقع ويب تجاري ناجح. إنه مفيد جدًا ولقد كان عونًا كبيرًا لي في إعادة تصميم موقعي للعمل المستقل.

• الحصول على عمل

بغض النظر في أي مرحلة أنت من رحلتك مع العمل المستقل، الحصول على عمل دائمًا شيء جيد، ويمكنك استغلال أوقات قصيرة خلال اليوم لتجد فرص عمل جديدة.

• إيجاد الفرص وتطوير استراتيجية مراسلة العملاء

حاول البحث عن المشاريع الجديدة في مجالك. القيام بالبحث على جوجل يستغرق دقيقتين ليس أكثر، قم بكتابة بعض الفرص المحتملة للعودة إليها مرة أخرى في المرة القادمة التي يسمح فيها الوقت.

يمكنك أيضًا تسجيل قائمة بالأنشطة المحلية الصغيرة التي يمكنها أن تستفيد من خدماتك الافتراضية.

عندما تكون قائمة الفرص جاهزة لديك، اقض بعض الوقت للحصول على معلومات الاتصال. حينها يصبح لديك كل ما تحتاجه للبدء في إرسال رسالة التعريف الخاصة بك عندما تكون جاهزة.

إذا كنت لا تعلم ما هي الخدمات الافتراضية التي يمكنك القيام بها، يمكنك تحميل القائمة التي اعددناها لتعطيك بعض الأفكار عمّا يبحث عنه أصحاب الأعمال

• البحث في مواقع الوظائف

إذا كانت مراسلة العملاء للتعريف بك ليست طريقتك، يمكنك تصفح مواقع الوظائف (مثل موقع بعيد أو مستقل) لمتابعة الفرص المتاحة. ابدأ بتلك الطريقة أولًا، ثم جرب استراتيجية مراسلة العملاء لاحقًا ستجدها ممتعة حقًا طالما كنت بتجربتها، ولك أن تعلم أن الشخص القائل بذلك شديد الخجل ومنطوي للغاية.

3. سوّق لنفسك

التسويق عامل أساسي لنمو عملك، ومن حسن الحظ أن هناك العديد من الطرق التي يمكنك التسويق لنفسك من خلالها في دقائق قليلة.

• وسائل التواصل الاجتماعي

كوّن اتصالات على وسائل التواصل الاجتماعي، إذ يمكنك التغريد، أو النشر، أو إضافة الصور أو قم بأي شيء آخر على وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة التي لم أخض بها كثيرًا. فماذا عساني أن أقول، مازلت أتعلم.

• اقتراحات أخرى للتسويق

قم بالتعليق على منشورات المدونات الخاصة بمجالك، صمم إعلان بسيط لصحيفتك المحلية أو حاول الاشتراك في الغرفة التجارية وحضور فعاليتها. أيًا كان ما تفعله حاول أن تجعل اسمك ظاهرًا، سيساعدك هذا كثيرًا على تنمية عملك.

4. قم ببعض الأعمال الكتابية

حسنًا، الأعمال الكتابية تلك التي مازلت أفزع منها منذ أيام عملي في التعليم الخاص حيث يوجد بعض الأعمال الكتابية المهلكة في هذا المجال. على أي حال، هل تريد أن اطلعك على سر صغير خاص بالأعمال الكتابية؟ إذا تمكنت من إتقان العمل الكتابي قبل أن تُغرق نفسك فيه، فستكون فعالًا بشكل أفضل بكثير وسيجعل هذا الأسلوب من العمل الكتابي الفرصة المثالية لمشروع عمل مستقل سريع.

• مراقبة الدخل

يمكنك تحديث مراقب الدخل الخاص بك، أو إنشاء نسخة رقمية من حسابات عملك وحفظها بشكل مناسب.

• إنشاء وإرسال الفواتير

إذا كنت تريد حقًا أن تحصل على أموالك، فعليك أن تضع إنشاء الفواتير وإرسالها على قائمة مهامك، طالما أن لديك خطة للفواتير لن يستغرق الأمر منك وقتًا طويلًا.

بالنسبة لي، أفضل عادة إنشاء الفواتير على الوورد أو الإكسل وإرسال نسخة PDF عنها. اختر الطريقة الأنسب لك واتبعها، يمكنك تغييرها لاحقًا.

5. اهتم بالصور

المنشور الذي لا يحتوي على صور يكون ممل للغاية بل وبنسبة كبيرة لن يقرأه أحد، إذ تصل أهمية الصور إلى هذا الحد. الأخبار الجيدة هنا أن الاهتمام بالصور لن يستغرق الكثير من الوقت، في خمس عشرة دقيقة يمكنك البحث سريعًا عن صور مبدعة ومتوفرة. أو يمكنك استخدام الكاميرا لأخذ بعض الصور واستخدامها في منشوراتك التالية.

إذا أردت التعديل على صورة أو إضافة عنوان لها، يمكنك تجربة منصات صديقة للمستخدم مثل PicMonkey أو Canva. بمجرد أن تتعلم كيفية التعامل معهم، ستتمكن من إنجاز التعديلات بسرعة كبيرة.

6. حافظ على مدونتك

هل تمتلك مدونة؟ حسنًا، المدونة مثل السيارة تحتاج إلى بعض المراعاة والتحسين للتأكد من أنها تعمل بسلاسة. أغلب تلك التحسينات تستغرق وقتًا قليلًا للغاية.

• التحديثات

الإضافات ووردبريس تحتاج إلى التحديثات بشكل دوري؛ تفقد اللوحة الرئيسية وقم بتنصيب تلك التحديثات. تفقد آليات تحسين محركات البحث "سيو" إذا كان لديك مدونتك الخاصة التي تعمل على استخدامها في إدارة عملك، ربما ستحتاج إلى إجراء بعض التحديثات على منشوراتك السابقة. يمكنك مراجعة توافقها مع آليات تحسين محركات البحث "سيو" وأرشح هنا استخدام "Yoast SEO" وتأكد من أنها تتوافق جيدًا.

• تخلص من الرسائل العشوائية

وجود تلك الرسائل العشوائية (spam) أمر مزعج، والأشد إزعاجًا أن تجدها قد أغرقت مدونتك. استخدم بعض الدقائق للتعامل مع تلك الرسائل والتعليقات المزعجة والتخلص منها.

7. طور من مهاراتك: الكتابة

نحتاج جميعًا أن نعمل على تطوير مهارتنا حتى نصير مطلوبين أكثر للحصول على فرص التوظيف. إذا كنت تعمل ككاتب مستقل فسرعة كتابتك تتناسب بشكل مباشر مع حجم الأموال التي تحصل عليها. إذا كانت سرعة كتابتك تحتاج إلى التحسين، فابدأ بإجراء اختبار كتابة على الإنترنت. قد يساعدك أيضًا المحافظة على الكتابة بشكل مستمر يوميًا. قم بضبط مؤقت هاتفك إلى عشر دقائق وابدأ في الكتابة؛ استمر دون أن تعير اهتمامًا للأخطاء النحوية أو الاملائية أو شيء من هذا القبيل فقط استمر في الكتابة.

8. طور من مهاراتك: خدمات المساعدة الافتراضية

يتمكن المساعدين الافتراضيين الناجحين من تقديم العديد من الخدمات لعملائهم، لذا إذا أردت تضيف المزيد من الخدمات التي يمكنك القيام بها يمكنك أن تطور معرفتك في فترات زمنية قصيرة.

يوفر Hootsuit عدة دورات مجانية في التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، يمكنك تقسيم الدروس لتناسب أوقات فراغك حتى تستطيع الانتهاء منهم جميعًا.

هل تتناول قائمة أعمالك في أوقات فراغك؟ ما هي المهمات الأخرى التي يمكنك القيام بها سريعًا؟ شاركنا تجربتك في التعليقات.

ترجمة -وبتصرف- للمقال 50 Ways to Grow a Freelance Business in 15 Minutes or Less لصاحبته Gina Horkey

بدأ الصيف واندماجنا في أجواءه الممتعة لكن ذلك لا يعني أنّ العمل سيتوقف. شاركتنا ليزا رولينز أفكارها الأسبوع الماضي عن كيفية العمل خلال عطلة أطفالك الصيفيّة، وسنتحدث اليوم عن موضوع آخر عن الصيف: كيف تحافظ على تركيزك أثناء سفرك وعملك عن بُعد. كارولين بيترسون هي خبيرة في السفر والتجوّل حول العالم إلى جانب تطوير عملها كمستقلّة، وستعلّمنا من خلال هذا المقال كيفية الموازنة ما بين العمل والسفر.

تقول كارولين:

اقتباس

يكمن جمال العمل عن بعد في الحرية التي يؤمّنها، فمن الرائع أن تكون قادرًا على وضع جدول أعمالك الخاص بك والعمل في المقاهي الجميلة وأخذ استراحات غداء على جانب المسبح، لكن ليست كل الأمور بهذا السحر. فمن الممكن أن يصبح هذا الوضع أكثر تعقيدًا عند دمجه مع السفر في رحلة عمل أو لقضاء عطلة أو حتى لزيارة العائلة.

حيث يمكن لمتطلّبات السفر خاصة إلى أماكن بعيدة كما أفعل أنا أن تكون مرهقة جدًا عقليًّا وجسديًّا، وآخر أمر أرغب بفعله عند وصولي إلى وجهتي في بعض الأحيان هو العمل على حاسوبي المحمول.

سافرت خلال العام الماضي لوحده فقط إلى سبع دول وأربع ولايات مختلفة لزيارة عائلتي، وأشعر في معظم الأحيان أنّني مشتتة في اتجاهات كثيرة مختلفة ما بين رغبتي في السياحة وقضاء الوقت مع العائلة ومواعيد التسليم الواجب الالتزام بها والتواصل مع العملاء وكتابة المحتوى.

يكمن السفر في إيجاد التوازن وهو نوعًا ما شعاري في الحياة، حيث وجدت أنّ السماح لنفسي ببعض المرح مع المحافظة على التزاماتي في العمل، يحقق معدل نجاح أعلى بكثير ويؤدي إلى توازن أفضل ما بين العمل والحياة، ومن لا يريد ذلك؟

هذه بعض من نصائحي بعد سنوات عديدة من التجارب والأخطاء:

1. ضع جدولًا لأعمالك

أضعُ جدولًا لأعمالي قبل سفري، آخذةً في الحسبان أي التزامات سفر ضروريّة مثل مدة الرحلة.

فعندما أرى مواعيد اجتماعاتي والتزاماتي المسبقة والأنشطة الترفيهية التي أستطيع حجزها جميعها معًا على جدول أعمالي، احصل على لمحة جيدة عن خط سير الرحلة بشكل عام.

ثم أضيف إلى جدولي مهام العمل التي أعلمُ مُسبقًا أنّ علييّ إنهائها أثناء سفري، واستخدم لذلك أداة جدًا فعّالة وبسيطة لإدارة المشاريع تدعى Asana، والتي تحوي تقويمًا يملك خيارًا لضبط ونقل المهام اليوميّة من يوم إلى آخر.

فمثلًا، إذا حصل شيء ما غير متوقع صباح يومٍ كنت قد خططت فيه للقيام بتنسيق بعض الصور، انقل المهمة ببساطة إلى يومٍ آخر أو على أقل تقدير أصبح على معرفة أنّ عليّي القيام بهذه المهمة في فترة ما خلال هذا اليوم،وفعلًا مثّلت Asana منقذاً رائعاً لي ولعملي خلال سفري.

نصيحة: ضع في حسبانك أنّ الأمور عرضة للتغيّر، والمرونة هي المفتاح.

2. اضبط منبهك (حتى في العطل)

لا أستطيع أن أقرر فيما إذا كنت شخصًا صباحيًّا أم لا، لكنّني أريد أن أكون كذلك.

فعندما أستيقظ باكرًا، دائمًا ما أنجز أكثر وأشعر أنّني كذلك. ويؤكّد أهم رجال وسيدات الأعمال على ذلك وعلى كون الاستيقاظ المبكر هو أحد أسباب نجاحاتهم الكبيرة.

الالتزام بروتينٍ صباحي هو أمرٌ هام أثناء السفر، حتى ولو اقتصر الأمر فقط على الاستيقاظ والذهاب إلى النادي الرياضي، فهذا يجعل يومي يبدأ بنشاط ويحثني ويدفعني إلى إنجاز المزيد والمزيد.

الصباح هو أيضًا أكثر الأوقات هدوءًا للكتابة وتحديث حساباتي على منصات التواصل الاجتماعي، لكن هل أنا مثالية في ذلك؟ طبعاً لا.

لكن مرة أخرى، المفتاح هو في السعي إلى تحقيق ذاك التوازن.

نصيحة: مارست لسنوات ما تعلمته من قراءة كتاب "الصباح المعجزة" لهال إلرود، يتحدّث الكتاب باختصار عن أنّ تخصيص الساعة الأولى من صباحك لنفسك يجهّزك لتكون أكثر إنجازًا خلال اليوم.

3. استغل مدة رحلة السفر

اعتدنا أنا ومديري السابق على المزاح طوال الوقت حول إنجازنا لمهامٍ أثناء رحلتنا على متن الطائرة أكثر مما ننجزه في المكتب، وهناك بعض من الحقيقة في ذلك. فلا شيء يضاهي أن تكون محتجزًا داخل أنبوب معدني وتجتاز مئات الأمتار في الساعة نحو وجهتك لتنجز بعض من الأعمال.

وأصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى متابعة البريد الإلكتروني والقيام ببعض أعمال الكتابة مع توفر الانترنت في الطائرات والقطارات. فأنا أُبقي خلال أسابيع سفري على بعض من منشورات مدونتي لأنجزها على متن الطائرة واثقة من أنني سأقوم بالمزيد في مكان خالي من مصادر الإلهاء.

وحاليًّا، إذا استطعت إبقاء نفسي ملتزمة كفاية للابتعاد عن إغراء الحلويّات وأحدث الأفلام المعروضة خلال رحلتي، أعدُّ ذلك نصرًا!

نصيحة: إذا كنت مسافرًا على متن رحلة طويلة مدتها أكثر من 10 ساعات، راعِ الاختلافات في المناطق الزمنية وكن لطيفًا مع نفسك، فقد وجدت أنّ السفر إلى آسيا حيث أُفوّت فعليًّا يومًا كاملًا، هو أسهل بكثير من اكتساب عيون حمراء نتيجة للنعاس عند السفر من الساحل الغربي عودةً إلى فورت لاوديردال في فلوريدا شرقًا.

4. اختر مكانًا مختلفًا للعمل

اعرف خدعة أخرى للحفاظ على الإنتاجيّة ألا وهي الخروج إلى وسط ومحيط جديد للعمل، حتى ولو كان مجرد مقهى قريب. فأنا معروفة بأخذي حاسوبي المحمول إلى الحديقة أو إلى مطعمٍ مُطّل على الشاطئ أو خارجًا على السطح أو حتى داخل سيارتي، حيث كل ما أحتاجه هو الهدوء، أو أي مكان آخر يمكن أن ينفع!

وفي بعض الأحيان، تحتاج إلى الخروج فقط لتأخذ قسط من الراحة. فالأمر الجنوني في العمل ضمن مجال إبداعي هو أنّ أفضل أفكارك تأتيك أحيانًا خلال الأوقات التي لا تعمل فيها، فبعد ما أن تصبح وأخيرًا مسترخيًا ينشط إبداعك ويصيح لك "وجدت الآن فكرة تساوي مليون دولار يا صديقي!"

لذلك، اذهب في نزهة أو احتسِ مشروبًا مع زوجتك على الشاطئ أو استمتع بشروق الشمس مع دفتر يومياتك، أراهنك أنّ بعض أفضل أعمالك ستحدث بعد ذلك.

نصيحة: ابحث عن مقهى قريب من وجهتك قبل سفرك، هل يوجد شخص آخر يفعل ذلك؟ ففي آخر رحلة لي إلى فيغاس لزيارة عائلتي، بحثت مُسبقًا ووجدت مقهى يبعد باستخدام Uber ما يساوي 5 دولار عن مكان إقامتي في حال أردت الخروج.

5. افعل ما تستطيع عندما تستطيع

اعتدت على تمتمت هذا الشعار لنفسي أثناء تدريبي لمارثوني النصفي الثالث، لأنّ الحياة كما نعرف هي أيضًا ماراثون؛ ولم يكن الأمر يتعلق بعدد الأميال التي ركضتها على الأرصفة ذاك اليوم وإنّما بخروجي وقيامي بذلك. ويمكن قول الشيء نفسه عن السفر والعمل عن بُعد.

لا تكون الظروف أحيانًا مثاليّة، فأحيانًا يكون محيطك مليئًا بعوامل تشتيت لا تنتهي وأحيانًا تكون متعبًا وتغفو في مطعم، لذا تمهّل وخذ استراحة أو غفوة أو نفسًا عميقًا أو أي شيء قد يحتاجه جسدك في تلك اللحظة، ثم عُد بقوّة عندما تستطيع.

نمتلك في الكثير من الأحيان عقلية كل شيء أو لا شيء، على سبيل المثال إذا لم أتمكن من كتابة كل هذا المنشور خلال ساعتين لن أتمكّن أبدًا من إنهائه، إذا لم أُجدول حساباتي على وسائل التواصل الاجتماعي عن كامل الشهر هذه الليلة فإنّني لن أفعل ذلك مطلقًا، نحن مخطئون ومذنبون بهذا التفكير ونعدُّ أنفسنا للفشل من خلاله.

إذا توترت اتجاه ابنة أخيك ذات الأربعة أعوام وهي تستدرجك للعب معها أو أردت الانضمام إلى عشاء مفاجئ غير مخطط له مسبقًا، خُذ استراحة! انظر إلى جدول أعمالك واعلم أنك تستطيع العودة إليه لاحقًا؛ فمرّة أخرى، هذا هو جمال العمل عن بُعد، والمفتاح هو في العودة إلى العمل وهو القسم الصعب.

نصيحة: استخدم تقنية دمج المهام ليصبح من الأسهل عليك العودة إلى مهمتك إذا كنت قد انسحبت منها سابقًا، فمثلًا أقوم بوضع جدول أعمالي أثناء ردّي على البريد الإلكتروني أو كتابة المنشورات أو جدولة حساباتي على وسائل التواصل الاجتماعي أو تعديل الصور ...إلخ.

أجد دائماً في كل رحلة طُرقًا جديدة للتوفيق ما بين سفري وعملي عن بعد، أخبرونا ما الذي نفع معكم؟ هل يوجد لديكم أي نصائح أخرى لأخذها بالحسبان؟ شاركنا تجربتك بالتعليقات.

ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Stay Focused When You’re Traveling and Working Remotely لصاحبته Mickey Gast

كيف يمكنك الموازنة ما بين العمل عن بعد وتربية الأطفال؟

طُرح هذا الموضوع مرّة أخرى منذ أسبوعين على مجموعة فيسبوك مخصّصة للكتّاب "ثلاثون يومًا أو أقل - 30 Days or less -"، وكنّا قد تحدّثنا عنه سابقًا على المدونة أيضًا لكنّنا نرحّب دائمًا بتلقي نصائح جديدة أكثر فعاليّة من الأباء الذين نجحوا في ذلك.

مقالنا اليوم مُقدّم من ميغان لارسون وهي مساعدة عن بعد وأم لولدين؛ إليكم ما قالته لتسهيل مهامها عليها:

أن تبني عملًا عن بعد مع وجود أطفال صغار هو ليس بالأمر السهل؛ ففي العديد من الأيام، لا أتمكّن من القيام بأي عمل مما يؤدي بي إلى الشعور بالإحباط.

امتلك صبيّين تحت سن الثالثة ويحتاج كلاهما إلى الكثير من العناية، وبالتالي لا أمتلك الكثير من الوقت للعمل خلال ساعات استيقاظهم والتي تكون عادةً طويلة بسبب عادات نومهم غير المستقرّة، حتى خلال كتابة هذا المقال أنا اكتب بيد واحمل طفلي النائم على يدي الأخرى. إنّ هذه المعاناة هي فعلًا حقيقيّة.

امتلك أهدافًا كبيرة عندما يتعلق الأمر ببناء عملي عن بعد، وامتلك كذلك الكثير من الوقت للتفكير بذلك خلال اليوم وقمت بخطوات جديّة نحو ذلك من خلال حضوري دورتين لجينا: ثلاثون يومًا أو أقل لنجاح المساعد عن بعد وكيف تصبح مساعدًا عن بعد على منصة بينترست في هذه الأيام، وامتلك أيضًا قائمة من المهارات التي أرغب بتطويرها، والعديد من الدورات لحضورها وموقع وحسابات على منصات التواصل الاجتماعي لتحديثها وتطول القائمة، لكن ما لا امتلكه هو الوقت الإضافي أو أيادٍ إضافية.

إذا كنت المسؤول الرئيسي عن رعاية أطفالك أثناء بنائك لعملك عن بعد، فأنت غالبًا تعتمد على الاستراتيجيات المعروفة كالعمل خلال فترات نومهم أو التناوب مع زوجك أو زوجتك لتتمكن من إنجاز بعضًا من مهامك.

تجد تاليًا بعضًا من النصائح التي استخدمها للموازنة ما بين عملي عن بعد وتربية أطفالي في حال كنت بحاجة إلى المزيد من الاقتراحات:

1. وازن بين ما تعطيه وما تأخذه

حدّد أولويّاتك الرئيسيّة في حياتك ثم جِد بدائلًا للباقي.

يأتي أطفالي بالنسبة لي أولًا وعملي عن بعد تاليًا بالقرب منهم، فهل تعتقدون أنني عندما امتلك وقتًا إضافيًا سأضّيعه في تنظيف المنزل أو ممارسة الرياضة؟ طبعًا لا.

أرغب بتكريس وقتي للأمور التي تساعدني على تطوير عملي عن بعد، فإذا استيقظت باكرًا والجميع نائم استخدم هذا الوقت لإنجاز المهام بدلًا من على سبيل المثال ممارسة الرياضة.

بالرغم من ذلك، فإنني أمارس رياضة الجري وراء طفلي في الحديقة لأضيف بعضًا من الحركة إلى يومي.

وهناك أيضًا العديد من التمارين الرائعة التي أستطيع القيام بها مع طفلي وبالتالي لست مجبرة على البقاء خاملة، وأتمكّن بذلك أيضًا من القيام بمهمتين من قائمة مهامي في نفس الوقت: اللعب مع أطفالي وحرق بعض السعرات الحراريّة.

هذا الترتيب مؤقت وليس دائم مدى الحياة، فالأولويّات تتغير مع مرور الأيام. عليك فقط تحديد الأهم والتركيز عليه، فلا أحد يستطيع القيام بكل شيء.

2. اشترك بنادي رياضي يمتلك حضانة للأطفال

سأعترف بأنّني لا استخدم عضويتي في النادي الرياضي دائمًا من أجل التمرن، فالنادي الرياضي الذ يوّفر خدمة العناية بالأطفال هو خيار رائع لتسلية الأطفال بشكل آمن لعدة ساعات خلال اليوم لأتمكن من القيام ببعض الواجبات. وبصراحة، لم أكن لأتمكن من القيام بالكثير لولا استخدامي النادي بهذه الطريقة.

أدفع شهريًا 70 دولار مقابل عضويتي في النادي وذلك يشمل خدمة العناية بالأطفال لمدة ساعتين يوميًا خلال جميع أيام الأسبوع، مما يؤمّن لي الهدوء والوقت اللازمين للتركيز. وأنصحك أيضًا من التأكد من وجود شبكة انترنت جيدة داخل النادي قبل التسجيل به.

أنا لا استخدم النادي يوميًا لكنّه موجود عندما أحتاج إليه. وإذا قمت بالحسابات اللازمة، فستجد أن الأمر يستحق ذلك خاصة إذا نظرت إليه على أنّه استثمار في عملك.

3. ضع برامجًا لتوفير الوقت

يعني ذلك في بعض الأحيان العمل ليلًا بعد ذهاب الأطفال إلى النوم ويعني في أحيان أخرى استغلال الوقت للعمل خلال النهار ولو لفترات قصيرة.

فأنا امتلك الكثير من الوقت للتفكير والذي أستطيع استخدامه للعصف الذهني وإيجاد أفكار جديدة لمنشوراتي المستقبلية على المدونة وذلك أثناء قيامي بالمهام العاديّة التي لا تتطلب مني التفكير، واستمع مثلًا أيضًا إلى مدونات صوتيّة أثناء استحمامي وإلى ما هنالك.

أملك بحوذتي دائمًا دفتر للملاحظات (أو تطبيق للملاحظات على هاتفي) لأنني قد أنسى الأفكار ريثما يتوفر لدي الوقت المناسب، وأملك أيضًا بمتناول يدي قائمة بأهم المهام لأتمكّن من القيام بها عندما امتلك أي وقت إضافي، فمن المهم بالنسبة لي أن أمتلك قواعد وخطة لأتمكن من العمل مباشرة بمجرد جلوسي لاستغل أوقات فراغي الثمينة، وإلّا فإنني سأتشتت وأضيع وقتي بتصفح الصور على بينترست.

4.اصنع قائمة تدقيق واجعلها ظاهرة

أحب القوائم وعادة أمتلك عدة قوائم في نفس الوقت، وحتى في بعض الأحيان أضع قائمة بالقوائم التي عليّ إعدادها. يعطيني شطب الأسطر من قوائمي بمجرد انتهائي من مهمة ما إحساسًا بالرضا، لكن تكمن الخدعة في الحفاظ عليها على مرأى من عيني لأتمكن من النظر إليها عدة مرات خلال اليوم. أحب التخطيط لأسبوعي مُسبقًا، لكنّني أقوم أيضًا بتحضير قائمة رئيسية يوميًا تحوي على الأقل خمس مهام ضرورية علي القيام بها في اليوم التالي قبل ذهابي إلى النوم، مما يساعدني على رسم أهدافي على المدى القصير حتى ولو كان بعض منها مهام تتعلق بالأعمال المنزلية أو أمور غير مهمة. يدفعني إنجاز المهام الصغيرة إلى القيام بمزيد من المهام ويزيد من إنتاجيتي وتحفيزي. أحب بالإضافة إلى ذلك إعداد قائمتين منفصلتين: قائمة للمهام التي أستطيع القيام بها عبر هاتفي المحمول وأخرى للمهام التي تحتاج حاسوبي المحمول. فإذا كانت إحدى المهام لا تتطلب يدي الاثنين (كقراءة البريد الإلكتروني أو البحث عن عملاء)، أضعها ضمن قائمة الهاتف المحمول لأتمكن من القيام بها لاحقًا خلال هز سرير طفلي لينام على سبيل المثال. أصبح بهذه الطريقة أكثر فعاليّة عند تنفيذ خططي ولا أضيع وقتي عندما أمتلك يدي الاثنين.

كما قلت لكم، أنا أحب القوائم.

5. اعلم متى عليك التساهل مع نفسك

أنا أؤمن بمقولة "لكل شيء موسمه".

إنّ رضيعي في مرحلة لا يكون فيها راضيًا إلا في حضني وطفلي الآخر يخادعني لأستلقي بجانبه كل ليلة حتى ينام، ويصبح الأمر في بعض الأحيان مزعجًا لانّه يمكنني القيام بالكثير من المهام خلال هذا الوقت. لكنّني أعلم أنّ عليَّ التمهل وتقدير هذه اللحظات الثمينة، فهم لن يبقوا صغارًا إلا لمدة قصيرة وسرعان ما سيملّون منّي قريبًا.

يعني ذلك بالنسبة لمهنتي كمستقلّة أنّ أهدافي ستستغرق وقتًا أطول مما خططت إليه لتتحقق، وحدوث ذلك مؤكّد عندما يكون لديك أطفالًا صغارًا لكن لا بأس في ذلك.

قررّت مسبقًا أنّني لن أستسلم ولن أفشل، وأنّ ذلك سيستغرق فقط غالبًا وقتًا أطول مما يجب عليه. وفي كل مرة تراودني الشكوك أُذكّر نفسي أنّ الانترنت لن يذهب إلى أيّ مكان وسيكون هناك دائمًا فرصًا جديدة.

سأستمر بوضع أهدافي وفق مخطط SMART لكنني سأسامح نفسي إذا لم التزم بالوقت، وسأعاود العمل ببساطة وسأستمر بالعمل بجد.

في الختام

العمل عن بعد مع تربية الأطفال أمرٌ صعب خاصّة إذا لم يكن لديك خطة، لكن لا تتمنى أن يكبر أطفالك فذلك سيحدث معك أو بدونك. عوضًا عن ذلك، نظّم نفسك وحدّد أولويّاتك وأعط لنفسك المجال لتتطور ببطء لبعض الوقت.

ومن خلال التخطيط والمرونة، ستساعد نفسك على وضع توقعات واقعيّة لعملك كمستقّل ولعائلتك.

إذا كنت مسؤول عن تربية أطفالك بشكل كامل ما هي الطرق والخدع التي تستخدمها لتنظّم وقتك خلال اليوم؟ شاركنا أو شاركينا تجربتك في التعليقات.

ترجمة -وبتصرف- للمقال Freelancing and Parenting: 5 Tips to Make It Work لصاحبته Mickey Gast

حين تواصلت ميليسا مع جينا لأول مرة، كانت تهدف لمشاركة قصة تخليها عن عملها كمهندسة في سبيل قضاء المزيد من الوقت مع طفلها.

بدأنا بتبادل رسائل البريد الإلكتروني، وفي إحدى المرات قالت ميليسا أنها تعمل بدوام جزئي، مدة 10 دقائق بشكل متقطع وتراكمي، وبوجود طفل رضيع عند قدميها، وما زالت قادرة على جني بضعة آلاف من الدولارات شهريًا.

صُدمت! لذا استأذنت ميليسا أن تكشف لنا (بعض) أسرار إنتاجيتها، فلبّت طلبنا بسرور.

إليكم ميليسا!

أنا مهندسة، لذا فأنا -بطبيعتي- مهووسة بالإنتاجية والتخطيط. باختصار، أقسم عملي بأكمله إلى حِصص وقتية من 10 دقائق (لأتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقتي عندما أحصل عليها). إضافة لاستغلال مهارتي في التفاوض لرفع أجري ببطء تدريجيًا. ترافق ذلك مع تغيّيري لأسلوب/مجال الكتابة التي خططت له سابقًا.

إن كنت تُشبهني، فلا بدّ أن لديك الكثير من الالتزامات. حيث تحاول تحقيق التوازن بين عائلتك، وعملك، والاستمتاع بحياة مثيرة. قد تتمنى أحيانًا لو كانت هناك ساعات أكثر في يومك. لسوء الحظ، كل ما لدينا هو 24 ساعة، ولا يمكن أن نحصل على المزيد.

بدأت عملي ككاتبة مستقلة في يونيو (حزيران) 2016. أعمل انطلاقًا من غرفة المكتب ضمن منزلي إضافة لمراقبة طفلي ذي العام الواحد والاعتناء بمزرعتنا التي تبلغ مساحتها 42000 م2 وبثلاثة خيول. أحاول إنهاء معظم كتاباتي قبل أن يستيقظ طفلي في الصباح أو أثناء غفوته، وبعد أن يخلد للنوم في المساء. يمنحني هذا 3-5 ساعات في اليوم. وقد يصل لـ 20 ساعة أو أقل أسبوعيًا استغلها في البحث عن مشروع جديد، واستكمال العمل لعملائي الحاليين، وإجراء بعض الحسابات، إضافة للتدوين على مدونتي الشخصية.

وبما أن هناك الكثير لأنجزه في فترة زمنية قصيرة، لذا يتحتمّ عليّ أن أعمل بكفاءة عالية. وسأطلعك على بعض أسراري أدناه.

لحسن الحظ، فإن إدارة الوقت والكفاءة هما من ضمن المهارات التي اكتسبتها خلال عملي كمهندسة، واستغللتهما على أكمل وجه ضمن عملي الحر. عندما بدأت لأول مرة في يونيو (حزيران) الماضي، جنيت حوالي 1000 دولار بينما كنت أعمل على الأقل 30 ساعة في الأسبوع على كتابتي وحدها. أما الآن، وبعد أن تلائمت مع الوضع، تجاوز دخل شهر نوفمبر (تشرين الثاني) أكثر من 4000 دولار، وقمت بتقليص عدد الساعات التي أعملها في الأسبوع. وواثقة تمامًا أن دخلي سيستمر في الارتفاع.

إليك بعض النصائح لإدارة الوقت التي استخدمتها لتطوير عملي ككاتبة مستقلة:

1. بناء نماذج لكل الحالات

السرّ هنا هو استثمار الوقت في تجهيز نماذج تُغطي أكبر قدر ممكن من الأعمال.

قد يبدو التجهيز المُسبق مُكلِفًا، لكنه سيختصر الكثير على المدى الطويل.

كلما وجدت نفسك تقوم بذات المهمة (أو بما يُشبهها) مرارًا وتكرارًا، ابنِ نموذجًا لها. إن كان لديك خمسة عملاء وأديّت أعمالهم المتشابهة بخمس طرق مختلفة، فستبدد الكثير من الوقت. عوضًا عن ذلك، ليكن لديك آلية ونموذجًا يعمل بشكل جيد للجميع (أو على الأقل للغالبية العظمى). ستُدهشك سرعة إنجازك إذا بدأت بنموذج رفيع المستوى.

إليك بعض العمليات التي قمت بتصميم نماذج لها:

• العروض اكتب ضمن بضعة مجالات مختلفة، لذا لدي نماذج لعروض مصممة لكلٍ منها. على سبيل المثال، يختلف نموذجي لعروض الكتابة التقنية اختلافًا كبيرًا عن نموذج لعرض الكتابة في تربية الأطفال. كل منهما له أسلوبه ونبرته الخاصة، عدا عن قائمة الأعمال المنشورة في ذاك المجال. يمكنني تعديل النموذج سريعًا وإرساله إلى جهات مختلفة في أي وقت من الأوقات.

(نصيحة جينا: ستزيد العروض الفعّالة من فرص حصولك على العملاء المحتملين، ولكن لا تنسَ تطبيق قواعد وآداب البريد الإلكتروني)

• أسلوب الكتابة

لديّ نموذجٌ عامٌ استخدمه في 99٪ من مقالاتي بغض النظر عن المجال. ويتضمن: مقدمة، و 3-5 نقاط رئيسية، وأخيرًا خاتمة متضمنة لخلاصة أو دعوة إلى إجراء.

• تسلسل الكتابة

حتى أنني أكتب وفق منهجية نموذجية. وأطبّق نفس التسلسل الدقيق لكل ما أكتبه.

عرفت ذلك، كان الأمر مُتوَقعًا!

أحدد أولاً الخلاصة (ما أريد لجمهوري أن يتعلمه من المقال). بعد ذلك، أكتب مخططًا سريعًا يتضمن النقاط الرئيسية. لا أكتب مقدمة أو خاتمة قبل الانتهاء من بقية مقالي.

بعد إنهاء المسودة الأولى، أتركها حتى اليوم التالي لأعود إليها، وأقرأها، وأُجري تعديلاتي وأضع اللمسات الأخيرة. وبما أنني أكتب وفق خطة متسلسلة، فأعرف دائمًا ما هي الخطوة التالية. ولا أضيع أية لحظة في محاولة تذكر مكان التقاطه أو ماذا أفعل بعد ذلك.

2. إنشاء قائمة مهامك بالمهام الصغيرة

بما أنني لا أحظى بفترات راحة طويلة خلال اليوم، فأحاول الاستفادة من كل دقيقة فراغ مُتاحة. وإن كان لديّ بعض أوقات الفراغ التي أعرفها جيدًا.

إذا وصلت إلى موعد مع الطبيب واضطررت للانتظار، فأعلم أنه يمكنني إنهاء مهمة سريعة أو اثنتين، إذ كنت منظمة بما فيه الكفاية. على سبيل المثال، إذا كان لدي مقالة لأكتبها، أقسمها إلى مهمات يمكنني إتمامها في عشر دقائق تقريبًا. وبذلك إن وصلت لاجتماعٍ ما باكرًا أو إذا كان طفلي مشغولًا باللعب، اقفز إلى حاسوبي وأنجز المهمة ثم أشطبها من قائمة مهامي.

ما الذي يمكنني فعله في عشر دقائق فقط؟ يمكنني إجراء بحث عن مقالي التالي في عشر دقائق. يمكنني كتابة مقدمة في عشر دقائق أو البحث عن صورة لاستخدامها في تدوينة. يمكنني إرسال فاتورة أو متابعة رسالة إلكترونية. وصلتك الفكرة.

لا تستهن بما يمكن إنجازه خلال 10 دقائق.

باستطاعتك -إن كنت منظمًا- إجراء بحث عن مشروع محتمل خلال هذه الفترة القصيرة.

3. خلق روتين

يزيل الروتين المحدد الضغوط من يومي، لذا فقد بنيت روتينًا لنفسي ألتزم به بدقة.

بالطبع، توجبّ عليّ أن أكون مرنة إلى حد ما نظرًا لعملي من المنزل واعتنائي بطفل صغير، إلا أنني ألتزم بروتيني كلما استطعت.

بقدر ما أؤمن بتحديد مواعيد العمل، أقوم أيضًا بجدولة أوقات الاستراحة.

إذا كنت ألعب مع ابني، فلا أريد أن أقلق بشأن ما يجب أن أفعله أو أحاول العمل على هاتفي. هذا هو وقت صغيري، وهو يستحق اهتمامي الكامل.

يُساعد اتباع روتين محدد على بناء هذه العادات الجيدة.

4. العثور على الأمور الغريبة التي تجعلك أكثر إنتاجية

لكل شخص شيء مختلف يحفزه على أن يكون أكثر إنتاجية. وقد لاحظت بعض الأشياء التي قد تبدو غريبة، لكنها ناجحة بالنسبة إليّ.

• أصحو باكرًا (قبل أن يستيقظ طفلي). جِد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية وحاول استغلاله كاملًا. بالنسبة لي، كان في الصباح الباكر.
• أرتدي حذائي. لا أستطيع تفسير الأمر. أكون أكثر إنتاجية عندما يكون هناك حذاء في قدميّ.
• أهرول على جهاز المشي لمدة 15 دقيقة قبل الجلوس لجلسة كتابة طويلة. هو أمر يجعلني أركز حقًا، ويمكنني أن أكتب بشكل جنوني بعد الركض لمسافة ميل أو ميلين.
• أرتب سريري. أستطيع رؤية سريري من طاولة حاسوبي. من الجيد النظر إلى وجود سرير مُرتب، ولسبب ما يجعلني ذلك أشعر بالرضا عن نفسي. بالإضافة إلى أنني نادرًا ما أعود إليه إن كان مرتبًا بالفعل.
• تحسين موقفي من الأشياء. اكتشفت أن الموقف السيئ يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. لذا فقد عثرت على بعض الطرق المختلفة التي يمكنني من خلالها تحويل منظوري للأشياء حين أقع ضحية التفكير السلبي. على سبيل المثال، دوّنت قائمة بعشرة أشياء ممتنة لها على ورقة ملاحظات معلقة على جانب شاشتي. وفي كل مرة أقرأها، أشعر -على الفور- بدفقة من الامتنان والإيجابية. يكاد يكون من المستحيل أن تقسو على نفسك عندما تكون ممتنًا لكل الأمور الرائعة التي تمتلكها.

5. اسأل عن المزيد من المال بكفاءة

هذه النصيحة في حد ذاتها ليست عن إدارة الوقت، لكنها تساعدني في كسب العيش أثناء العمل بدوام جزئي.

بما أنني مستجدة في عالم الكتابة المستقلة، فقد اضطررت للبدء بأجور زهيدة. في الواقع، كتبت بعض المقالات مجانًا عندما كنت في البدايات. من الواضح أننا لا نستطيع مواصلة ذلك إن كنا نريد كسب العيش. لذا ما إن حظيت ببعض العملاء الدائمين، حتى علمت أن الوقت قد حان لرفع أجري.

التفاوض مسألة صعبة على الكثير من الناس. وهو أمر محرج ومزعج عمومًا. ولا سيما بالنسبة إليّ. هذا ما دفعني لاتباع نهجٍ وجدت أنه أكثر فعالية وأقل إزعاجًا.

بعد حصولي على عميل جديد (منخفض الأجر)، أكتب له 2-3 تدوينات ثم أطلب المزيد من المال. وبذا تمكنت من مضاعفة أجري مرتين أو ثلاث. لقد اعتاد العملاء على جودة المحتوى وسرعة إنجاز العمل اللذين أقدمهما، فهم لا يريدون البحث عن كاتب جديد.

ونجحت طريقتي هذه مع جميع عملائي باستثناء واحد. اكتب ببساطة للعميل موضحةً أنني أرغب في مواصلة الكتابة له، لكن لم يعد بإمكاني القيام بذلك لقاء الأجر الحالي. أذكره بكل ما كتبته، وبما يجعلني استحق المال الإضافي واستخدم أي بيانات تدّعم موقفي مثل عدد المشاركات أو التعليقات على تدويناتي.

لا يمكننا الحصول على المزيد من الوقت في اليوم، وبالتالي فإن البديل الأفضل هو زيادة إنتاجيتنا. ومن خلال العمل بكفاءة وإدارة الوقت بشكل صحيح، يمكنك إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل. كل ما يتطلبه الأمر هو القليل من الإبداع والكثير من الانضباط الذاتي.

والآن إليك هذا التحدي: اذكر ليّ أمرًا واحدًا يمكنك إنجازه خلال الدقائق العشر القادمة والذي سيساعدك على تعزيز عملك المستقل؟

ترجمة -وبتصرف- للمقال Productivity Tips That Help Me Make 4K/Month Working Part Time لصاحبته Melissa Ricker

كم عدد الأشياء التي تُشتّت انتباهك الآن؟ هل هو هاتفك؟ أم بريدك الإلكتروني؟ أم حسابك على سلاك؟ أم حسابك على تويتر؟ أم قائمة أعمالك اليوميّة التي لاتنتهي؟ مكنتنا التقنية الحديثة من فعل العديد من الأشياء المذهلة، ولكن أحد آثارها السيّئة أنها تلازمنا دائمًا وتقف عائقًا أمامنا في كثير من الأحيان، شِئنا ذلك أم أبَيْنا. فالإشعارات التي تأتي مُتتابعة واحدة وراء أخرى تُهدّدنا دائما بصرفنا عن فعل الأمور المُهمّة، وتعطيلنا أثناء انشغالنا بالعمل. تأمّل في ذلك: يفقد المُوظّف تركيزه في العمل كل ثلاث دقائق في المتوسّط. وطبقًا لبحث من مؤسسة التفاعل بين الإنسان والحاسوب في جامعة “كارنيجي ميلون”: قد تأخذ ما يصل إلى 25 دقيقة من أجل أن تستعيد تركيزك بعد تشتّته فقط.
من السهل أن تفقد تركيزك، سهل جدًا، ولكن الأصعب هو أنْ تستعيده مرّة أخرى. رغم معرفتنا بمساوئ تشتّت التركيز، إلا أن احتياطاتنا قليلة جدًا للحفاظ على أنفسنا من ذلك.
لماذا لا نغيّر ذلك الآن؟

كيف يختار عقلك ما يركّز عليه، وكيف يتحكّم فيه؟

يعمل عقلك بشكل دائم، ويستقبل المعلومات باستمرار، مما يعني أنه يجب عليه دومًا اختيار ما يُركّز عليه وما يتجاهله. أطلق علماء المخ والأعصاب على تلك العملية اسم “التركيز الانتقائي”، والذي يحدث بطريقتين مختلفتين:

1- التركيز (الانتباه) الإرادي

هذا هو الهدف المطلوب من التركيز بالأساس. التركيز الإرادي يرتبط بالهدف، وهو المسؤول عن الإدراك الإجمالي للموضوع بشكل عام، واستخدام خبراتك السابقة لاستخلاص النتائج.
يحدث ذلك مثلًا عندما تُذاكر للامتحان، أو تحاول حلّ مسألة مُعقّدة.

2- التركيز (الانتباه) اللّاإرادي (أو الانتباه المُحفّز بالإثارة)

عندما تهجم عليك فكرة، أو يجذب انتباهَك شيء ما (مثل صوت إشعار في تطبيق مُعيّن) فانتباهك حينها هو انتباه لاإرادي، حيث تضطر إلى الانتباه تلقائيًا لما يحدث. هذا يحدث مثلًا عندما تسمع ضوضاء عالية، أو يفاجئك شخص ما بالظهور أمامك، أو عند سماع صوت رنين هاتفك.
ما المشكلة إذاً؟
المشكلة هي أننا لا نستطيع التحكّم في نوع التركيز الذي يستخدمه عقلنا، وبالرغم من رغبتنا في الحفاظ على التركيز الإرادي إلا أن التركيز اللّاإرادي يتغلّب على عقلنا. اللّوم هنا يقع على استجابتنا التلقائيّة تجاه ما يُشعرنا بالخطر (الاستجابة الدفاعية)، حيث أن الضوضاء العالية والحركات المُفاجئة تُشعرنا بالتهديد وأن ثمة خطب ما. ومن بديهيّات عقلك أنّ الخطر له الأولويّة على الكتاب الذي تقرأه أو الإيميل الهام الذي تكتبه، بالتالي يكون تركيزه في مثلهما أقلّ. وقد أثبتت الدراسات أن قوّة الإرادة والتركيز محدودة التأثير، وكلّما تشتّت تركيزك أكثر كلّما صعُب استعادتك له. ولكنْ وضّح العلم لنا أيضًا أن هناك طرقًا لاستعادة التركيز بأسرع وأعلى كفاءة مُمْكنة. دعونا نرى بعضها:

سبع طرق تساعدك على استعادة تركيزك مرّة أخرى

إذا وقعْت في حلقة مُفرغة من تشتّت التركيز؛ فأنت تعرف مدى صُعوبة التخلّص منها. لذا هذه بعض النصائح التي ستساعدك في الحفاظ على تركيزك إذا واجهتك مشكلة ما فيما بعد.

1- اعمل وِفقًا لطبيعة عقلك

ربما تلاحظ أنك أكثر قدرة على التركيز في أوقات مُعيّنة من اليوم بخلاف أوقات أخرى.
قمة أوقات التشتّت الذهني بالنسبة لمعظم الناس تكون بين الساعة 12-4 مساءً، وبحلول الثانية ظهرًا يكون ذلك التشتت في أوْج قُوّته.
أمّا أفضل وقت يعمل فيه العقل الإدراكي بقوّة يكون في الساعات المُتأخّرة من الصباح (بعد العاشرة صباحًا). في هذا التوقيت من اليوم يكون عقلك في قمّة اليقظة والنشاط، ويستطيع إنجاز الكثير بسهولة.
لذلك ركّز على المُهمّات الشاقّة في الساعات المتأخّرة من الصباح، وخذ قيلولة أو راحة وقت الظهيرة.

2- كافئ عقلك إذا حافظ على تركيزه

يتعلم عقلك بالممارسة، يعني كلّما اندفعت إلى عمل يشتّت تركيزك واعتدت عليه (مثل تصفح بريدك أو حسابك على فيسبوك 20 ألْف مرة في اليوم) كلّما كان تشتّت التركيز عندك أسهل. فقد درّبت عقلك أن يشعر بنوع من المكافأة واللذة كلّما فقَدَ انتباهه وتركيزه، لذلك ينبغي أن يتوَقّف ذلك.
درّب عقلك على المحافظة على تركيزه بدلًا من ذلك، عن طريق ضبط نفسك قبل الوقوع في عادات سيّئة، و في كل مرّة تشعر فيها بتشتّت الذهن توقّف عمّا يشتّتك على الفوْر قدر الإمكان.
كلّما جعلت تشتّت ذهنك أصعب، كلّما ظل ذهنك أكثر تركيزًا.

3- خذ أوقات راحة (راحة حقيقيّة)

بيْنما تدور أمور حياتنا حول استقبال أكبر كمّ ممكن من المعلومات - 15 علامة تبويب مفتوحة في نفس الوقت، ورسائل البريد الإلكتروني لا تتوقّف، وكذلك المكالمات ورسائل زملاء العمل- فإنّ العمل بأسرع ما يمكن لا يُحسّن إنتاجنا في العمل، وإنّما في الحقيقة يَحدث العكس تقريبًا.
لتقْوية تركيزك ابحث عن مكان لا يوجد به ما يشتّت ذهنك، سواءً كان مكانًا في المنزل أو مقهى بدون إنترنت أو غيرهما، الفكرة من هذا هو إعطاء ذهنك فرصة لاستعادة التركيز.
إذا لم يكُن لديك مكان تحافظ فيه على تركيزك، فإنه يُوجد تطبيقات يُمكِنك تحميلها لتساعدك على منع الانترنت من أنْ يُشتّت انتباهك.

4- تجاهل تعدّد المهام

لا يمكن لعقلنا التركيز على أكثر من شيء في نفس الوقت، ولكنّ مصطلح تعدّد المهام هو مُسمّى خاطئ في الحقيقة؛ فهو لا يعني ما يتبادر إلى ذهننا.
في الحقيقة “تعدّد المهام” يعني فقط الانتقال من شيء إلي شيء آخر بسرعة كبيرة جدًا. وكلّما انتقلنا بسرعة أكبر كلّما استهلكنا طاقة أكبر، وكلّما استهلكنا طاقة أكبر كلّما قَلّت قدرتنا على التركيز فيما نفعله.
ضَعْ قائمة بالمُهمّات المطلوب إنجازها مُرتّبةً حسب أهمّيتها، والتزم بها قدر المُستطاع. فكلّما كان عدد المُهمّات التي تريد إنجازها في المرّة الواحدة أقلّ كلّما كان أداؤك أفضل بشكل عام.

5- ابحث عن العمل الذي تحبّ الاندماج فيه حقًا

هل جرّبت قبل ذلك البدء في مُهمّة أخرى غير التي في يديْك الآن وانتهيْت بأن وجدت نفسك غارقًا في أحلام اليقظة بعد مرور عشر دقائق.
عندما تعتقد أنّ المُهمّة التي بيدك ليست بالأهمّية الكافية لكَبْح زمام أفكارك من التشتّت، فإنّ عقلك يقوم بالانتباه لاإراديًا إلى مُؤثّرات أخرى عن طريق جزء اللّاواعي منه، والذي يُستخدَم إذا انصرف ذهنك عن التركيز في العالم الخارجي.
اسأل نفسك عندما تفقد تركيزك، هل أنت الذي تُسيْطر على نفسك بالتركيز في العمل، أم أن نفسك هي التي تغلبك بالتشتّت. إذا كان العمل أقلّ جاذبيّة؛ فمن الأفضل أن تقوم به في أوقات الصفاء الذهني حيث تمتلئ بالطاقة (مثل الأوقات المتأخرة من الصباح).

6- تدرّب على تصفية الذهن من الضغوط

الضغط النفسي يقتل التركيز بشكل كبير ويبدّد طاقاتنا، كما أنّنا غالبًا ما نشعر بالتوتّر أكثر عندما نحتاج إلى تركيز أكبر، فالأمر مرتبط ببعضه.
بدلاً من ذلك فإنّ التدرّب على تصفية الذهن من الضغوط، مثل التأمّل، يُعلّمنا كيفيّة عدم الانجراف مع الضغوط النفسيّة أو الانفعالات الشديدة عن طريق زيادة إدراكنا لما نقوم به وما نفكّر فيه.
جرّب أنْ تأخذ خمس دقائق راحة لذهنك، واختر حاسّة واحدة من حواسّك وركّز معها. تعرّف على ما يشعر به جسمك وعقلك على حِدَة، ما الذي تلمسه، أو تشمّه، أو تراه، أو تسمعه أو تتذوّقه؟
إذا كنت تريد أنْ تُجرّب هذا أكثر، فجرّب هذا التمرين لزيادة صفاء ذهنك في العمل.

7- امضُغ اللبان (العِلْكة)

نعم، قد يبدو هذا غريبًا، لكنّ الأبحاث أثبتت أن مضغ اللّبان (العِلْكة) يزيد من نسبة الأُكسجين التي تصل إلى أجزاء مخّك المسؤولة عن التركيز. كذلك فإنها تُحسّن من الذاكرة طويلة المدى، وتفرز بعضًا من الإنسولين في الدم ممّا يعطي مخّك طاقة إضافيّة.
إذا لم يكن اللّبان (العِلْكة) مناسبًا لك، يمكنك أكل وجبات بيْنيّة خفيفة. لأن عقلك يحصل على الطاقة من الجلوكوز، وأنت تحتاج إلى حوالي 420 كيلو سعرة حرارية للحفاظ على عمل المخ بشكل طبيعي. وهذا يتمثّل في حوالي 100 فستقة أو أربعة أصابع موز.
إذا شعرت أنّ تركيزك بدأ يضعف فتناول بعض الفستق مثلًا أو امضغ اللبان (العِلْكة) وأعطِ عقلك بعض الطاقة.

خلال الفترة التي تُنهِي فيها قراءة هذا المقال، ستكون قد فقدت تركيزك مرّتين على الأقل.
استجماع تركيزك في الحقيقة بسيط جدًا كما أنّها تجعل عمل ذهنك أسهل قليلًا.
قَلّل من كمّية المدخلات التي يجب على عقلك التعامل معها.
اعمل وفقًا لطبيعة عقلك وكنْ صافي الذهن.
خلاصة الأمر من أجل التخلّص من كلّ ما يشتّت ذهنك عليك أنْ تخلق لنفسك بيئة تحثّك على التركيز، لا بيئة تصرفك عنه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال: The science of how to stay focused: Psychology, slow habits, and chewing gum لصاحبه Jory MacKay

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

مُنذ أن استطعت أن أترك وظيفتي ذات الدوام الكامل لإنشاء عملي الخاص وأنا ما زلت أكافح، لن أداري ذلك. كان من الضروري أن أتعلّم من جديد كيف أكون منتجًا في عملي الحُرّ حيث لا يراقبني أحد. أظنّ أنّني قد حقّقت ذلك الآن، ودوّنت خلاصة الأمر في ثلاث نقاط رئيسيّة تحتاجها من أجل النجاح والاستمراريّة في نظام العمل من المنزل.

1- الحافز

هو الدافع الذي سيُجنِّبك أن تقول "ليس من الضروريّ أن أظل مستيقظًا حتي الثانية عشرة مساءً، يمكنني أن أستمرّ في النوم بدون إزعاج". هو ما يدفعك بدلًا من ذلك للنهوض من الفِرَاش، وأخذ كوب قهوة سريع مع البدء في العمل فورًا. فيجب عليك أن تجد ما الذي يحفّزك فعلًا في عملك، ومن ثَمّ استغلال هذا الدافع في تحفيزك للعمل بما يشبه سياسة العصا والجَزرة.

فمثلًا بالنسبة لي: الحافز هو الناس. الأمر يبدو بسيطًا، أليس كذلك؟
أُحبّ زملائي الذين أعمل معهم في عملي الخاص، وأحبّ بيئة العمل التي أنشأناها سويًا. كلنا نعمل عن بُعد، ونستخدم موقع Slak للمراسلة ومن ثَمّ تسْيِير أمور العمل، ونستخدم أيضًا موقع Basecamp كواجهة لمقابلة العملاء (وهم أيضًا أُناس أحب العمل معهم)، وكل يوم هناك محادثة جديدة واكتشاف جديد وخبرات أكثر، فأولئك هم حافزي.

نقوم بأنفسنا أنا وأخي "جيريميا" باختيار الناس الذين يعملون معنا، سواءً فريق العمل أو العملاء؛ ليكونوا دائمًا من نوعيّة الأشخاص الذين نحب أن نعمل معهم؛ ليكونوا دائمًا حافزًا لنا، فهم أشخاص مثابرون ورائعون، وأنا شخصيًا أعتقد أنّي أتعلّم منهم أكثر مما يتعلّمون هم منّي، على الرغم من أنّي أنا الذي أديرهم. فإن استطعتُ أن أستمرّ هكذا، أعتقد حينَئِذٍ أنّي أسير في الطريق الصحيح فيما يخصّ اختياري لمن ينضم إلينا، سواء فريق العمل أوالعملاء.

هذا ما يحفّزني، ويوقظني من النوم، ويجعلني متحمّسًا للاندماج سريعًا في عملي. هذا واحد من أهمّ الأسباب التي تجعل أول شئ في عملي اليومي المعتاد هو تفقُّد الرسائل الواردة في بريدي ومتابعة العمل على موقع Slak و Basecamp؛ لأنّي أجد في ذلك رضاي وراحتي التامة.

يجب عليك أن تعرف أكثر شئ يرضيك من عملك وتجعله بارزًا في أوْلوِيّاتك المُعتادة، ليكون هو بداية انطلاق العمل؛ لأنّك بمجرد أن تبدأ العمل بذلك الشيء، فمن السهل عليك بعدَئِذٍ أنْ تستمرّ فيه.

2- المسؤوليّة

يجب عليك أن تجد القيْد الذي يُلزمك بإتمام العمل. ربما تكون قد تركت وظيفتك لأنّك لا تريد أن تُقيّد، أو تُحاسَب أو تُراقَب في عملك باستمرار. كلها أسباب وَجِيهة، لكنّك مضطر إلي تحمّل المسئوليّة أيضًا أيًا كان المجال الذي تعمل فيه. كلّنا مضطرون إلي ذلك حتي نُنْتج ونتطور باستمرار، فهي ضرورة لابدّ منها.

ما الذي ستكون مسؤولًا عنه؟ ما الذي يمكن ملاحظته إذا لم تُؤدّ عملك بالمستوى المطلوب؟

بالنسبة لي، المشاريع التي أُديرها هي مسئوليّتي بشكل مباشر، فأنا المشرف على فِرق العمل، والمستشار الإداري لبعض المشاريع. إذا لم أتحمّل مسؤوليّتي وأنقل أهم متطلّبات العملاء إلى فريق العمل لديّ، وإذا لم أدفع فريق العمل للأمام بالتحفيز والتشجيع، فلن نتقدّم في النهاية، وسيقوم العملاء بالتشكيك في جودة عملنا، وهذا يمثل لي كابوسًا بمجرّد التفكير فيه، لذا يُمثل لي ذلك دافعًا مهمًا يدفعني لتحمل المسؤوليّة؛ لأنّ التقصير فيه يرعبني.

كمثال آخر، إذا كنتَ مُصمّمًا، ولم تقم بتصميم أي شئ لمدة أسبوع، فسيؤثر ذلك على عملائك بشكل سلبي، وستكون النتيجة مُحبِطة لك، وهذا ما سيدفعك من البداية لتحمّل المسؤوليّة. وهذا مُماثل لحالنا مع التسويق. إذا أسّست مشروعك الخاص مُعتمدًا على اقتراحات العملاء لبعضهم وتقْييمهم لك (كما نفعل نحن) فسُمْعتك هي كل شيء.
يجب أن يكون عملك على قدمٍ وساق كل يوم، وتحتاج في كل بريد يصل إليك أن تَضْمن أنّ عملاءك راضون بأقصى قدر ممكن؛ لأن ذلك هو سبيل تقدّمك، وهو بالفعل مستقبلك، وأنت متحمّل لمسؤوليّة ذلك.

يرتكِز عملي على أساس قويّ يقوم على محبّتي لمن أعمل معهم، ومسؤوليّتي تجاههم وموازنتي بين هذيْن الأمْريْن، فلا أريد أن أخذلهم وأحاول جاهدًا أن أكون بجانبهم. هذا ما يساعدني على الاستمرار، وإذا حدث منّي تقصير في هذا الشأن فإنّ ذلك ممّا يؤرّقني ليلًا.

هكذا يجب أن يكون الأمر.

3- الاندماج في العمل

النقطة الثالثة والأخيرة هي الاندماج في العمل.

نعلم جميعًا الشعور الذي نشعر به عندما نندمِج في العمل اليومي ونشعر حينها بقدرتنا على إنجاز أيّ شيء. عندما كنت تعمل في مكتب وظيفي كان يتمّ إزعاجك دائمًا بالتنبيهات والمقابلات العشوائيّة، أو التأنيب علي بعض الأعمال والمقاطعات المستمِرّة ممّا يعيقك عن التقدم والاندماج في العمل. من الجيّد أنك تعمل الآن من المنزل، وبالتالي لن تزعِجك تلك الأشياء بعد الآن، ولكن السيّء في الأمر هو أنّ العمل كلّه مسؤوليتك الآن، فبدلًا من أن تأخذ راحة لتداعب قطتك، أو تخرج في نزهة، أو تغسل الأطباق أو تغسل الملابس، فإنّك يجب عليك أن تدرك أنّ اندماجك في العمل لا يُعوّض، فتتجنّب أثناء عملك أيّ مشاغل أخرى تُعطّلك عن العمل.

الجانب الرائع عند العمل من المنزل هو أنك غير مقيّد بالعمل في المكتب لمدة تسع ساعات، ولست مضطرًا للمجيء إلى العمل يوميًا مع زملائك والانصراف معهم، وإنما يمكنك أن تُخطّط  لأكبر الأعمال التي تُلزَم بها خلال اليوم، وتنجزها في غضون ساعتين أو ثلاثة فقط باندماج جيد مع العمل.

عندما كنت في الوظيفة اعتدت على فَرقعة أصابعي لساعات عندما أنتهي من العمل قبل انتهاء الدوام ولا يوجد لديّ أيّ شيء أفعله. الآن يمكنني أن أنجز قائمة مهامّ يومين في بضع ساعات فقط، وأستغلّ باقي الوقت في مُهمّات أرغب شخصيًا بإنجازها. من الرائع استغلال ذلك، ولكن عليك فقط أن تختار الوقت المناسب لفعل ذلك، وأن تتأكّد من أنك أنجزت معظم العمل بقدرالإمكان في ذلك الوقت.
وبالنسبة لي، لاحظت أن الوقت الذهبي للعمل هو بعد الاستيقاظ من النوم مباشرةً. إذا لم أفعل أيّ شيء سوى شرب كوب من القهوة والجلوس على مكتبي للعمل، فإنّني أنجز قدْرًا ضخمًا من العمل وأنتهي منه بحُلول الثانية أو الثالثة ظهرًا، حيث أنني عندما أندمج في العمل فإنّي أدخل ما يشبه الغيبوبة (كما هو حاصل فعلًا وأنا أكتب الآن)، حيث لا مجال للسماح بأيّ تشتيت، فلا يوجد أيّ شيء آخر أفكّر فيه سوى العمل المطلوب مني إنجازه، وكيفيّة الانتهاء منه بأسرع وقت وأعلى كفاءة ممكنة.

يجب أن تبحث عمّا يمنَحك هذا المستوى من الاندماج في العمل، ثم ابحث عن طريقة للاستمرار على ذلك الأمر يومًا بعد يوم. بالطبع ستكون هناك دومًا أمور تتزاحم في تشتيت انتباهك، لكنّك تحتاج إلى التدرّب على تجاهلها ودفْعها عنك باستمرار. بمجرد أن تنتهي من عملك الذي اندمجت فيه بشكل جيّد، ستجد الوقت لعمل كل شيء بعد ذلك، وكنتيجة لذلك، لن تقلق طوال الليل لاستياء العاملين منك بسبب تقصيرك في العمل، مما يَقُضّ مضجعك ليلًا، ويُخْمد حماسك في اليوم التالي. إنها حلقة مفرغة، ويجب عليك الانتباه لها، وأن تكون مستعدًا للتخلص من أي عادة سلبيّة مرتبطة بها.

نقطة إضافية: التشجيع

وهذه النقطة من الأهمّية بمكان بالنسبة لي لدرجة أني أحرص دائمًا عليها، ويهمّني جدًا أن أحصل على التشجيع من عائلتي التي تُحبّني وتمدحني دائمًا بلا تردد على الأمور الجيّدة التي أحقّقها. التشجيع الإيجابي دائمًا في مقدّمة أولويّاتي. من ثمراته أنه يحفّزني دائمًا ويحفّز الأشخاص الذين أعمل معهم بالأشياء الجيدة التي أنجزناها. يمكنك أن تخبر من يعمل معك بالأخطاء التي وقعوا فيها طوال اليوم، حتى لا يقوموا بها مرة أخرى، ولكنْ لا يكون ذلك إلّا بعد إخبارهم بإنجازاتهم ذلك اليوم حتى لا ينفروا من العمل.

وبالمِثْل يجب أن تشجّع نفسك، فقيامك بذلك يقدّم لك دافعًا ذهنيًا قويًا لفعل الأمر ذاته في المستقبل. هذه أسهل طريقة لتعزيز الأفعال الإيجابيّة. أحاول دائمًا أن أشجّع فريقي في أي وقت يقومون فيه بعمل جيّد أو يبادرون بعمل تطوّعي مثل إبداع فكرة جديدة، أو المتابعة مع عميل بالإجابة عن سؤال يعرفون إجابته. كل هذه الأشياء أتمنّى من فريقي أن يفعلها دائمًا، ولك أن تتخيل مدى تأثير تشجيعي عليهم، فعندما أمدحهم على عمل جيّد فعلوه فإنهم يستمرّون في فعله أكثر وأكثر.

التشجيع ضرورة ملحّة لتَطوّر أيّ فريق عمل، وكذلك ضروري للعمل من المنزل أيضًا، فعندما تُؤدّي عملك بشكل جيّد في يوم ما، يجب عليك أن تشجّع نفسك به، ويجب أن تُفرِح نفسك بما أديت من عملك بشكل جيّد ذلك اليوم، وبالتالي تربط سعادتك هذه بالعمل فتتعزّز إرادة عقلك للعمل في المستقبل.

الخُلاصة

بينما أقوم بإنهاء هذا المقال أقوم أيضًا بإنهاء عملي اليومي. صندوق البريد لدي مقروء، وعملائي مسرورين من الخدمة، وفريق العمل لديّ مُنتِج في عمله، ولدينا اجتماع غدًا لنتفقَّد كل شئ لدينا في خطّة عمل الأسبوع القادم. أنا مُتحمّس لذلك ومُتحفّز للغد، فسوف أقوم بالانهماك في العمل الذي أُحبّه وأكون سعيدًا عند إنجازه. هكذا تخلّصت من الإرهاق الذهني والتَّيَهان العقلي وأصبحت سعيدًا، وراضيًا، ومُتحمسًا ومُنتجًا في مجال عملي من المنزل.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال A 3 step survival guide for working from home لصاحبه Sean Smith

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

العمل الطارئ في مُقابل العمل المُهمّ: أبسط طريقة للقيام بالعمل الأفضل واستمرار الإنتاج
عندما قامت “بوني وير” المُمرّضة بالعناية المُركّزة -والتي تعتني بالمرضي في مراحلهم المُتأخّرة من المرض في آخر أسابيع حياتهم- بسؤال المرضى عن أكثر شئ ندموا عليه خلال حياتهم، حصلت علي خمس إجابات تكرّرت دائمًا:

• أتمنّى لو أنّي ملكت الشجاعة لأعيش الحياة التي تناسبني، لا الحياة التي يتوقّعها مني الآخرون.
• أتمنّى لو أنّي لم أُرهق نفسي في العمل.
• أتمنّى لو كنت أملك الجرأة للتعبير عن مشاعري.
• أتمنّى لو كنت دائمًا مع أصدقائي ولم أفارقهم.
• أتمنّى لو كنت أعطيت لنفسي الفرصة في أن أعيش سعيدًا.

أفكّر في هذه القائمة كثيرًا أثناء العمل.
مثل معظم الناس أيّامي مشغولة بالأعمال الطارئة، ولكنها غالبًا ما تكون أعمالًا بسيطة مثل رسائل البريد، اللقاءات، المحادثات، والمكالمات الهاتفيّة.
دائمًا أعمل جاهدًا بكلّ طاقتي، ولكنّي بالكاد أُحدِث أثراً أو فائدة!
عندما أفكّر فيما مضى من أمور مُهمّة أنجزتها في أسبوع مُعيّن، أحيانًا لا أجد شيئًا يُذكَر! كيف يحدث هذا؟
ألقى “فيل ليبين” -المدير التنفيذي لشركة إيفرنوت- محاضرة في جامعة ستانفورد تحدّث فيها عن ذلك الموضوع خصّيصًا، وتناول فيها كيفية التفرقة بين ما هو طارئ وما هو هام في حياتك.
المُهمّات الطارئة هي التي تتطلّب التعامل معها في الحال؛ مثل المكالمات الهاتفية، والمُهمّات التي أوشكت مدّة تنفيذها على الانتهاء والمواقف التي تحتاج سرعةً في التجاوب معها. وعندما تكون مضطرًا إلى الرد على رسالة بريدية فإن ذلك يُعد مُهمّة طارئة أيضًا.
أمّا الأعمال الهامّة فتتضمن الخطط والأهداف طويلة المدى؛ مثل كتاب تريد كتابته، والعرض الذي تريد تقديمه من أجل الحصول على ترقية، والشركة التي تريد البدء في إنشائها وما إلى ذلك.
المشكلة هي أنّ الأعمال الهامّة غالبًا ما تقطعها الأعمال الطارئة. لذلك إذا كان لديك وقت محدود في اليوم، فكيف تتأكّد أنّك تركت وقتًا كافيًا للمُهمّات الهامّة لديك؟

استخدم خطّة مُجدولة لتُقرّر ما هو المُهمّ لديك

من أفضل الطرق لتحديد الأعمال الأهمّ هو جدول أيزنهاور.
قام بوضع هذا الجدول “دوايت أيزنهاور”، وهو جنرال ذو خمس نجوم في جيش الولايات المُتّحدة، وشغل منصب القائد الأعلى لقوّات التحالف في أوروبّا خلال الحرب العالميّة الثانية، وكذلك كان رئيسًا لجامعة كولومبيا، وكذلك رئيسًا للولايات المتّحدة لفترتيْ حكم.
هذا الجدول البسيط يقسم المُهمّات إلي أنواع مُبسّطة:

اقتباس

“ماهو مُهمّ نادرًا مايكون عاجلًا، وماهو عاجل نادرًا مايكون مُهمًا”
دوايت أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة

في الخانة العُليا يمين الجدول (هامّ وطارئ) يمكنك وضع أشياء مثل الأزمات، والمشاكل والأعمال المُحدّدة بموعد انتهاء. الخانة العليا يسار الجدول (هامّ وغير طارئ) قد تشمل العلاقات، والتخطيط للمشاريع بعيدة المدى والترويح عن النفس. الخانة السفلى يمين الجدول (طارئ وغير هامّ) قد تشمل الأمور العارضة، واللقاءات والأنشطة. الخانة السفلى يسار الجدول (غير مُهمّ وغير طارئ) قد تضمّ ما يُضيّع الوقت، والنشاطات الترفيهية والأعمال البسيطة الأخرى. من السهل أن تتخلّص من الأمور غير الهامّة وغير الطارئة؛ حيث لا مجال لأن ينشغل ذهنك بها، فينبغي أن تقضي أقل وقت مُمكن فيها. أمّا الأمور الهامّة والطارئة كما هو واضح، يجب أن تكون أول شئ تتعامل معه.
ولكن ماذا عن ترتيب الأولويّة بين النوعين الآخرَيْن؟
هنا تكمُن الصعوبة. معظم الناس يندفعون إلى التعامل مع الأعمال الطارئة أولًا، لكنّ المشكلة هي أنّك إذا لم تكن تنجز سوى الأعمال الطارئة دائمًا، فلن تتمكّن من إنجاز المُهمّات الأخرى الهامّة.
الأعمال الطارئة تتجدّد دائمًا، فسيكون هناك دائمًا مُهمّات طارئة أكثر من الوقت اللازم لإنجازها مهما حاولت جاهدًا. هل وجدت نفسك قبل ذلك تقول لنفسك، العمل كذا مهم بالفعل، ولكن ليس لديّ وقت لإنجازه الآن؟
حينما تفعل ذلك، فأنت تستبدل العمل المُهمّ بالعمل الطارئ. وكما تقول “لاو تزو”: “الوقت شئ يتمّ تشكيله، فعندما تقول ليس لديّ وقت، فهذا كأنك تقول أنا لا أريد.” أو كما صاغها “بيكاسّو” بقوله: ” لاتؤجّل للغد سوى ماتقبل أن تموت وتتركه بدون أن تنجزه”

كيف تحوّل المهمّات الهامّة إلى طارئة؟

أسهل طريقة لتجعل المُهمّة الهامّة طارئة هو أن تضع لها موعد انتهاء محدد. فالمدّة المحددّة للمهامّ الطارئة هي ما تجعلها طارئة، حيث يجب عليك أن تتعامل معها في الحال، وإلا فاتك ميعادها وبالتالي فاتَتْك هي نفسها. وبالمِثْل فإنّ عدم تحديد مدّة مُعيّنة لإنهاء الأعمال المهمّة هو غالبًا ما يجعلها غير مهمّة بالمَرّة، حيث أنّها تكون من نوع الأشياء التي تُوضع في نهاية القائمة دائمًا.
علي سبيل المثال، يجب عليك أن تدفع الإيجار في نهاية الشهر. هذه مدّة محددّة، كلما اقترب موعد انتهائها، كلما كانت المهمّة طارئة أكثر وأكثر. على الجانب الآخر، سعيك لتصبح ذا قوام جسدي مناسب هو شئ هامّ، ولكنّه ليس عاجلًا على الإطلاق. هل أنت مضطر للذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية عند اقتراب نهاية الشهر؟ لا أظن ذلك.
لذا أوّل شيء عليك فعله إذا أردت أن تضمن إنجاز المُهمّات الهامّة هو أن تضع لها وقتًا محدّدًا. المهمّة الهامّة في غالب الأحيان تتألف من مجموعة ضخمة من المهمّات (تشبه المشاريع غالبًا)، ومن أجل أن تضع لها مدّة محدّدة، يجب عليك أولًا أن تُقسّمها إلي مهمّات أصغر وتضع مدّة محدّدة لكل منها.
أسلوبي المفضل في إنجاز الأعمال أخذته من كتاب “إنجاز الأعمال” للكاتب “ديفيد ألين” حيث يسأل فيه:

اقتباس

“ما هو أقرب عمل مادي تحتاج لفعله لتنجز جزءًا من هذه المهمّة؟”

هذا هو العمل الذي تحتاج أن تضع له وقتًا محددًا. والآن نحن بصدد الجزء الجوهري من الموضوع، حيث أنه لا يكْفي أن تضع للمهمّة وقتًا محدّدا لإنجازها فقط.

لماذا تحتاج إلي تحديد موعد نهائي بشكل جادّ؟

الخاصية الثانية للمهمّات الطارئة والتي تجعلها طارئة، هو أن المدّة المحدّدة للانتهاء منها صارمة وغير قابلة للنقاش. بمعنى أنك إذا لم تلتزم بالمدّة المحدّدة للمهمّة فستكون العواقب وخيمة. هذا يتّضح في حالة شخص لم يدفع الإيجار مثلًا. في البداية سيتصل بك صاحب العقار ويهددك. وإذا كنت تتأثّر بالضغوط الاجتماعية، فإن ذلك ربما يكون كافيًا ليجبرك على دفع الإيجار في موعده، وإلا سيتم أخذك في النهاية إلى المحكمة وتُحاكم، وهذا خطير بشكل كافٍ لمعظم الناس.
المشكلة أنّ مجرد وضع موعد محدّد للمهمّات الهامّة لا يجعلها جادّة وخطيرة تلقائيًا. إذا قلت لنفسك يجب عليّ أن أذهب إلى صالة الرياضة قبل نهاية الأسبوع، فإنه لا توجد أساسًا أي عواقب إذا فشلت في الالتزام بالموعد المحدد. إذًا كيف تجعل المدّة المحدّدة أكثر أهمية وجدّية بالنسبة لك؟
هناك عدة طرق:

1- أعلنها على الملأ

إحدى الطرق لكي تجعل الموعد المحدّد أكثر أهمّية هو أن تعلنه على الملأ. عندما تكون ملتزمًا بموعد محدّد أمام الناس، فحينَئِذ لن يكون فشلك أمام نفسك فقط، وبالتالي ستصبح أكثر التزامًا بالموعد المحدّد فعلًا. فلا شيء سيضطرك إلى الالتزام بموعدك مثل الضغط الناتج عن تحديد الموعد بهذه الصرامة.

2- استخدم أسلوب الثواب والعقاب

طريقة أخرى لتجعل موعد انتهاء المهمّة أكثر أهمّية بالنسبة لك هي أن تضع لنفسك مكافأة إذا التزمت به، وعقابًا إذا تجاوزته. ضع هذه المكافآت والعقوبات قبل البدء، وتأكّد من أنك لست الشخص المسئول عن تنفيذها، فعلى سبيل المثال، اكتب شيكًا بألفي دولار لصالح منظّمة سياسية تكرهها، وأعطه لصديق، واطلب منه أن يرسل الشيك في حالة عدم التزامك بالموعد المحدد.

3- حمِّل الآخرين المسئوليّة

عندما نأتي إلي محاسبة الآخرين (مثل أعضاء فريقك في العمل) عن المواعيد، فمن المُهمّ أن تجعلهم يدركوا مدى أهمّية المواعيد بالنسبة لك، وأنه لا تساهل لديك في تجاوز المواعيد المحدّدة. وهذا يعني التفقّد الدائم واستخدام الحوار الشديد والحازم في حالة تجاوز المواعيد المحدّدة. إذا لم تفعل ذلك فبشكل طبيعي سوف يظنّ الناس أن المواعيد ليست مهمة بالنسبة لك، وسيبدأون في التكاسل وعدم الالتزام بالمواعيد أكثر وأكثر.

4- ضع لنفسك ما يذكّرك باستمرار

من السهل جدًا أن تتجاهل موعدًا ما، إذا لم يكن لديك ما يذكرك به باستمرار. المهمّات الطارئة غالبًا ما تحمل في طياتها ما يذكرك، مثل صديقك أو زوجك أو غيرهما ممّن يُلحّون عليك باستمرار لفعل شئ ما. وبالمثل بالنسبة للمهمات الهامة، يجب عليك أن تضع بنفسك ما يذكّرك بها باستمرار. ضع ملصقات في مكان مكتبك، اضبط تنبيهات أو أحداث في التقويم على هاتفك، أو اكتب تنبيهًا على مرآة الحمام. افعل أي شيء يتطلّبه الأمر لتذكيرك باستمرار.

هل تبدو هذه الأشياء مرهقة؟

حسنًا، ربما تبدو كذلك في البداية. ولكنها ستصبح بمرور الوقت أكثر سهولة وأقل إجهادًا وستشعر أنك أصبحت أقل توترًا وضغطًا.
سيكون لديك دائمًا من المهمّات الطارئة ما يكفي لإشغال اليوم أو الأسبوع أو العام بأكمله، أو حتى عمرك كله، ولكن الذي يجب عليك فعلًا أن تبذل فيه معظم جهدك هو إنجاز الأعمال الهامّة، وإلّا قد توشِك حياتك على الانتهاء وتجد نفسك مع قائمة من الأشياء التي تعضّ أناملك من الندم على عدم إيجادك لوقت لفعلها.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Urgent vs important: The simplest way to stay productive and do the right work لصاحبه Jory MacKay

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ all-free-download.com

يستخدم مصممو تجربة المستخدم النماذج الأوَّليَّة طوال الوقت. إلا أن إقناع العملاء والإدارة بأنها تستحق الوقت والمال قد يكون مُحبِطًا. توضّح هذه المقالة الفوائد التجارية من النماذج الأوَّليَّة.
النماذج الأوَّليَّة هي واحدة من أجدى الأدوات الموجودة تحت تصرفنا، ولكن الكثيرين يرون أنها أداة تصميم فاخرة ليس لها داعٍ. عندما تكون المواعيد النهائية ملحّة، والميزانيات محدودة، فغالبًا ما تكون النماذج الأوَّليَّة هي أول ما يُستغنى عنه، حيث تتجه المنظمات إلى الإنتاج أو تعتمد على وثائق المواصفات الطويلة على أمل اختصار العملية. لكنّ ما يحدُث في النهاية هو العكس تمامًا.
ستُدرك بنهاية هذه المقالة لمَ النموذج الأوَّليّ أداة لا غنى عنها لمعالجة عدد كبير من مشاكل العمل، وخاصة عندما يتعلق الأمر بتحسين تجربة العملاء.

تخلق النماذج الأوَّليَّة رؤية مقنعة

تفشل العديد من الأفكار، ليس لأنها سيئة، بل لأن الناس لم “يفهموها”. يكون صعبًا في العادة تخيل منتجات أو خدمات أو ميزات جديدة، ولذلك تفشل وثائق المواصفات التقليدية وخطط الأعمال؛ لأنها لا تثير الناس بإمكانياتها؛ ولأنها لا تُري الناس ما يمكن فعله.
عندما أراد موظفو ديزني إقناع السلطة التنفيذية باستثمار مليار دولار في تجديد حدائقهم لدعم تجربة أفضل للمستخدم، صنعوا نماذج أوَّليَّة. فبدلًا من كتابة وثيقة تجذب فقط السلطة التنفيذية على مستوى عقلاني، بنوا نموذجًا أوَّليًا حتى تتمكن الإدارة من الشعور بمدى روعة التجربة.
يكتسب الإحساس بالمنتج أهميّة قصوى في ظلّ تنوّع الخدمات التي تقدّمها المنظّمات وتفاوت جودتها. حيث يتيح لك النموذج الأوَّليّ تجربة المنتج، ويحفّز أصحاب العمل للاطلاع على ما يمكن فعله.
النماذج الأوَّليَّة وسيلة رائعة لتوحيد الناس حول رؤية مشتركة، وهذا له فائدة أخرى متعلقة.

تقلل النماذج الأوَّليَّة سوء الفهم

تتميّز النماذج الأوَّليَّة عن الوثائق الأخرى مثل خطط الأعمال والمواصفات بأنها تقلل من فرصة سوء الفهم. تتطلّب هذه الوثائق من الناس أن يتصوروا الحل النهائيّ، وهذا بالتالي يحتاج إلى درجة من التخيّل من جانب القارئ.
ومن ناحية أخرى، يُظهِر النموذج الأوَّليّ لأصحاب العمل ما ستصنع. وهذا يعني أنه سيصبح لكل شخص نفس الصورة عن الهدف النهائي وهو ما يقلل كثيرًا من حاجة الناس إلى “ملء الثغرات” بخيالهم.
يكافح العديد من أصحاب العمل لتصور المنتج أو الخدمة النهائية. ولا يؤدي هذا إلى سوء الفهم فحسب، ولكنه يؤدي أيضًا إلى الكثير من التغييرات بعد بدء العمل.

تحد النماذج من كثرة التغيير

سيقلل وضوح النموذج الأوَّليّ من التغييرات التي ستحدث في المشروع، لأن الكثير منها يولَد من سوء التخيُّل. علاوة على ذلك، تقلل النماذج التغيرات بطريقة أخرى أيضًا.
لفهم لماذا يقلل النموذج من كثرة التغييرات يجب أن نعرف أولًا لماذا تحدث. أحد الأسباب الرئيسية هي أن أصحاب العمل يكافحون لتصور تفاصيل الخدمة حتى يروها أمامهم فيدركوا المفقود أو ما ينبغي أن يكون مختلفًا.
يمكن أن يكون النموذج الأوَّليّ بمثابة مواصفات حية توفر هدفًا مشتركًا يمكن للجميع العمل على تحقيقه؛ فإنتاج تمثيل مرئي للمنتج في الأيام الأولى يساعد أصحاب العمل على رؤية ما هو مفقود أو خطأ في وقت مبكر، حين يمكن تعديل الأمور بسهولة.
 

النماذج الأوَّليَّة مثالية للاختبار

أحد الأسباب الرئيسية لإنشاء نموذج أوَّليّ هو أن يكون لديك شيء يمكنك اختباره، منتج ملموس يمكن وضعه أمام المستخدمين ويمكنهم تجربته، وبذلك تستطيع تحديد المشاكل في وقت مبكر، وبالتالي يصبح إصلاحها غير مكلف. بالإضافة إلى ذلك، يقدم اختبار النموذج الأوَّليّ ما هو أكثر من مجرد تحديد المشاكل.
في الأيام الأولى من المشروع نقدم الكثير من الافتراضات حول ما يريده المستخدمون. بعض الشركات تدرس الأسواق، ولكن تمامًا مثل أصحاب العمل، فالمستخدمون غالبًا يكافحون لرسم صورة عما تقترح بناءه.
وبإنشاء نموذج أوَّليّ، يمكن للمستخدمين تجربة الخدمة التي تفكر في بناءها. ويمكنهم توفير ردود فعل قيمة من شأنها أن توفر لك الكثير من المال.
على سبيل المثال، قد تفكر في إضافة خواص، ثم يتضح أن المستخدمين لا يحتاجون إليها، وربما يفوتك شيء يعتبره المستخدمون ضروريًا، وستكون إضافته لاحقًا مكلفة.
يتيح لك اختبار نموذج أوَّليّ التحقق من صحة الافتراضات، والثقة من أنك تقدم الخدمة الصحيحة.

تشجع النماذج الأوَّليَّة التجريب والتكرار

المشاريع الرقمية مختلفة جدًا عن غيرها. في المشاريع التقليدية، التخطيط المسبق أمر بالغ الأهمية، لأن تكلفة التغييرات بمجرد وضع المشروع قيد التنفيذ باهظة.
ولكن عندما يتعلق الأمر بالمشاريع الرقمية، فمن السهل اختبار وتجربة نُهُج مختلفة حتى تجد الوسيلة المثالية. وحتى التكلفة تصبح معقولة عند عمل نموذج أوَّليّ.
يمكنك بسرعة بناء الأفكار واختبارها، قبل تحسينها عن طريق التكرار. وبذلك، بجانب مستوى البيانات غير المسبوق التي يمكنك جمعها من النموذج الأوَّليّ، تستطيع التكرار بسرعة تجاه الحد الأدنى من منتج فعّال قاعدي Minimum viable product وحتى أكثر من ذلك.

تحافظ النماذج الأوَّليَّة على انخفاض التكاليف

جميع المزايا التي أوجزناها حتى الآن تتجلى في حجة واحدة مقنعة؛ النماذج توفر المال. لذلك من غير المعقول أن تكون التكلفة أكثر الأعذار لعدم صنع النموذج الأوّلي. بل الحقيقة هي أنه لا يمكنك تحمل تكاليف عدم صنع نموذج أوَّليّ. فقط ألقِ نظرة على جميع طرق توفير المال التي تقدمها النماذج:

• تقلل من الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات محاولًا الاتفاق على اتجاه.
• تجنبك التغييرات التي تحدث بسبب سوء الفهم مع أصحاب العمل.
• تحد من التغييرات والتكاليف المرتبطة بتحديث الخصائص الجديدة.
• تجنبك إضافة خصائص غير مطلوبة.

لكن تكلفة عدم صنع النماذج تتعدى المال؛ أنت تتكلف الوقت أيضًا. تتعطل المشاريع، وتفوتك المواعيد النهائية، وتضيع الفرص. الشركة تُضيِع الوقت بسبب عدم وضوح ما تصنع.
سيكلّف هذا الوقت المنظمة في نهاية المطاف المال وحصتها في السوق. مرة أخرى، من غير المعقول أن يكون عدم وجود الوقت حجة أخرى ضد النماذج الأوَّليَّة. مرة أخرى، أجادل بأنك ليس لديك الوقت الكافي لعدم صنع النموذج.
قاوم رغبة التسرع في المشاريع أو اللجوء إلى مراحل المواصفات الطويلة. وابدأ بنموذج أوَّليّ، وبذلك ستوفر المال والوقت على المدى الطويل.

ترجمة - بتصرّف - للمقال What are the business benefits of building prototypes? لصاحبه Paul Boag.

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

تحتل جيوبَنا تلك الأجهزة التي يمكنها الوصول إلى معلومات العالم كلّها. فالهواتف تجعلك على اتصال دائم بأصدقائك، عائلتك، وزملائك، وترفّه عنك بينما تنتظر دورك للدفع في محل البقالة. حتّى أنّها تمكّنك من دخول عالم افتراضي بنظارة مصنوعة من الورق المقوّى. وكلّ ذلك يقتل إنتاجيتك.

شاركتُ قبل بضعة أشهر في أحد مؤتمرات التسويق الرقمي في Calgary، وأتيحت لي الفرصة للتحدث عن اتجاهات التسويق الرقمي. تحدثنا عن أتمتة Automation التسويق، العمل مع المؤثرين، والذكاء الاصطناعي. ثم بدأت المواضيع تأخذ منحى أكثر خطورة بالحديث عن ظاهرة الإدمان على الهواتف الذكية وكيف يؤثر ذلك على حياتنا.

أُجريَتْ لحدّ الساعة الكثير من الدراسات على موضوع التشتيت أو الإلهاء الرقمي، وتحديدًا فيما يتعلّق بالهواتف. ومن الدراسات التي أجدها مثيرة للاهتمام على نحو خاص تلك التي أجرتها مجلة علم النفس التجريبي Journal of Experimental Psychology في عددها لـشهر أغسطس/آب 2015.

أجرى الباحثون هذه الدراسة على 212 طالبًا جامعيًّا، حيث عُرِّضوا إلى محفّزات وإشعارات متنوّعة مماثلة لتلك القادمة من الهواتف، وقد توصّلوا إلى النتائج التالية:

Quote

“من المثبَت أنّ التفاعل مع الهاتف المحمول يرتبط بالأداء الضعيف عند تنفيذ المهام بالتزامن، لأن مصادر الانتباه المحدودة يجب أن توزّع على تلك المهام. مع ذلك تولّد الهواتف المحمولة الإشعارات المسموعة أو الملموسة لتنبيه المستخدمين عند ورود مكالمة أو رسالة نصية. وبالرغم من أنّ مدّة هذه الإشعارات تكون قصيرة عمومًا، إلّا أنّها يمكن أن تحفّز أفكارًا غير ذات صلة بالمهمة الحالية، أو تشتّت التركيز، الأمر الذي ثبت تأثيره السلبي على أداء المهمة. لقد وجدنا أن إشعارات الهاتف الخلوي لوحدها يمكن أن تعرقل كثيرًا أداء المهام التي تتطلّب تركيزًا، بالرغم من أنّ المشاركين (في التجربة) لم يتفاعلوا بشكل مباشرة مع الهواتف المحمولة أثناء تنفيذ المهمة. كما وجدنا أن حجم تأثير التشتيت/الإلهاء المرصود قابل للمقارنة مع ما يُلاحظ على المستخدمين الذين يستخدمون الهواتف المحمولة بنشاط، سواء كانوا يجرون مكالمة صوتية أو يرسلون رسالة نصية”.

التشتيت بالإشعارات

ما يعنيه هذا بالنسبة لنا، نحن الأشخاص العاديين، أنّ التركيز، الانتباه، والاهتمام تتأثّر كثيرًا. وكمثال على ذلك، سأشارككم بموقف بسيط من حياتي اليومية يمكن أن ينطبق على الكثير منا.

بينما كنتُ أقرأ إحدى الدراسات وأعدّ مخططًا لتدوينة صوتيّة Podcast، كانت زوجتي خارجة مع ابنتي وترسل لي باستمرار صورًا وفيديوهات قصيرة لتخبرني عمّا تفعلانه. لم أستطع مقاومة رغبتي في التحقق من هذه الإشعارات، حيث كان بإمكاني رؤية الشاشة تضيء بطرف عيني. وبالرغم من مقدار التركيز الكبير الذي أنا بحاجة إليه، ينتهي بي المطاف بالخضوع ورؤيتها، أضف إلى ذلك الرد عليها برسالة سريعة. بعد ذلك أعود إلى جهاز الحاسوب، لأجد نفسي أطالع صور Kimberly الجميلة على إنستغرام، أو ألقي نظرة سريعة على تويتر ولينكدإن. وبذلك تكون قد مرّت ثلاثون دقيقة على وقت بدء الإشعار، وهذا يعدّ أيضًا تضييعًا للوقت الإنتاجي، الأمر الذي يتفق كثيرًا مع ما وجده الباحثون.

يمكن أن تتعرّض بسهولة لمثل هذا التشتيت سواء كنت جالسًا تعمل في مكتبك، خارجًا للتنزّه، في النادي الرياضي، أو أثناء استماعك لتدوينات صوتيّة. إذ تتوفر في هواتفنا العديد من طرق وتقنيات الاتصال بشبكة الإنترنت، مثل شبكات الجيل الثالث 3G، شبكات LTE، وغيرها، ناهيك عن النقاط الساخنة لشبكات WiFi اللاسلكية WiFi Hotspots المتاحة بكثرة في أمكان متعددة. في المحصّلة فإنّ أي إشعار بسيط يمكن أن يلهيك عن المهام التي تركّز عليها، مهما كانت، والذي بدوره يقتل إنتاجيتك.

الإدمان على التشتيت

لم نأت إلى حد الآن إلى ذكر عناصر الإدمان التي تتمثل بالتطبيقات، المواقع، الألعاب، وشبكات التواصل الاجتماعي. هذه العناصر تستفيد من منهجيات بالغة التعقيد، وعلى علماء أذكياء في مجالات النفس والأعصاب والمقاييس الحيوية من أجل بناء عوامل جذب أو سلوكيات للإدمان على منتجاتهم.

لهذا السبب غالبًا ما نرى الناس يتصفحون هواتفهم حتّى بدون أن تحفّزهم الإشعارات، فهم يتحققون ويبحثون في شبكاتهم الاجتماعية عن أي إشارات حول منشوراتهم التي شاركوها. أي أنّهم مدمنون على فكرة الاتصال الاجتماعي من خلال الجهاز. والحديث في هذا الموضوع يطول ويحتاج إلى مقال لمناقشته.

حارب التشتيت بتغيير عاداتك

من الرائع أن يمكّنك هذا الجهاز الصغير في جيبك من الوصول إلى كم هائل من المعلومات، التواصل مع الأصدقاء، العائلة، والزملاء، الاطلاع على الأخبار وما يدور حول العالم، أو حتّى اصطياد البوكيمون في طريقك. لكن كلّ ذلك مصمم ليستولي على جزء من انتباهك. وكل جزء من انتباهك يتشتّت سيؤدي إلى تأثيرات سلبية على إنتاجيتك عند أداء المهام التي تتطلّب منك الانتباه والجهد المركّز.

إذًا، كيف يمكنك أن تتغلب على هذا التشتيت؟

يتطلب حلّ هذه المشكلة أن تجري تغييرات على عاداتك وسلوكك. يمكنك مثلًا أن تبدأ بتشغيل وضع الطيران في هاتفك عندما تعمل على أمر مهم. ويمكن القيام بذلك أيضًا في الأوقات التي تحتاج فيها إلى إراحة عقلك وتفكيرك لاستيعاب فكرة ما أو دراستها. فالدماغ يحتاج إلى الراحة لتجديد الانتباه، ممارسة التركيز، وتوليد الأفكار الإبداعية.

جرّب أن تخرج للتنزه بدون أن تأخذ هاتفك ولاحظ تأثير ذلك. وصدّقني، لن يفنى العالم إن لم تتصفح تويتر في هذه الدقائق الثلاثين، الأربعين، أو حتّى الستين.

ترجمة- بتصرّف - للمقال YOUR PHONE IS KILLING YOUR PRODUCTIVITY لصاحبه Ernest Barbaric.

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

يبدو الفرق بين أن تكون منتجاً وأن تكون مشغولاً غير واضح للوهلة الأولى. ففي كلتا الحالين أنت تعمل حتى تتصبب عرقاً لإنهاء مهامك، إلا أن إحداهما فقط ستقودك للنجاح.
نعرف جميعاً هذا الشعور الذي يصيبنا عندما يكون لدينا الكثير من المهام تنتظر على قائمة الإنجاز لدينا، نتمنى عندها أن يكون اليوم 48 ساعة (وكم رغبت بقضاء بضعة أيام بدون نوم).
لدي اثنان من الأصدقاء كانا يأتيان إلى العمل في وقت مبكر وينصرفان في المساء لأنه تمّ إغراقهما في الكثير من المهام. وأتذكر تماماً أنهما كانا يتأخران دوماً في التسليم رغم كل الوعود التي كانا يقطعانها، لأنهما - وتخمينك صحيح - كانا مشغولين!
أن تكون مشغولاً يتعارض تماماً مع أن تكون منتجاً، هل تعلم ذلك؟
سأحاول في هذا المقال أن أوضح كيفية تنظيم وقتك في العمل، لا تضيّعه لتبدو مشغولاً.
طلبت من كارولينا، مديرة الإنتاج لدينا، أن تشاركنا نصائحها؛ على أمل أن تجدها مفيدة وسهلة التنفيذ في روتينك اليومي.

أكثر ما يُهدِر الوقت في العمل

قبل أن نذهب إلى الحرب، نحن بحاجة لمعرفة من نقاتل. في ما يلي النقاط الأكثر الأكثر شيوعاً لهدر الوقت وتحويل يوم عملنا إلى ساحة معركة.

الرسائل المستمرة

وفقاً لـ Sanebox، فإن البريد الزائد هو وباء عالمي، إذ يقضي الموظف العادي 13 ساعة في الأسبوع في القراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني. وهذا يترجم إلى 28% من وقت العمل لدينا (650 ساعة في السنة) وتبلغ نسبة متوسط الرسائل المهمة 38% من مجمل البريد الوارد.
تستنزف رسائل البريد الإلكتروني أيضاً إنتاجيتنا، حيث نستغرق حوالي 60 ثانية للعودة إلى المهمة بعد الانقطاع الذي سببه البريد الإلكتروني، ناهيك عن زيادة مستويات التوتر لدينا.
ينطبق المبدأ ذاته على طرق التواصل غير البريد، حيث إن استخدام الدردشة الحية مثل Slack للاتصالات الداخلية، يمكن أن تؤدّي إلى انقطاع عن العمل إن لم تُستخدم بحكمة مع أنها وسيلة سهلة للاتصالات، وقد ينتهي بك الأمر عند استخدامها مع عشرات الرسائل التي تصرفك عن العمل.

تعدد المهام

إن قدرة بعض الناس على القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت دون أن يفقدوا الإنتاجية هي مجرد أسطورة. والحقيقة القاسية هي إن كنت تريد أن تكون منتجاً هي أنه يجب عليك التركيز على شيء واحد في الوقت عينه.
فعندما تحاول القيام بشيئين في آن واحد ستُفقد دماغك القدرة على أداء كل المهام بنجاح. وتبين البحوث أيضاً، أنه بالإضافة لتباطؤ الكم ينخفض معدل الذكاء عند تعدد المهام.
وجدت دراسة أجرتها جامعة لندن أن معدّلات ذكاء المشاركين الذين حاولو إجراء مهامّ عدّة في نفس الوقت، انخفضت لدرجة تماثل ما يتوقّع الباحثون أنه يحصُل لمن دخنوا المارجوانا أو بقوا مستيقظين طوال الليل.

الاجتماعات

نعلم جميعاً الألم الذي تسببه الاجتماعات التي لا تُعد ولا تُحصى. إنها تجمع الكثير من الناس الذين لا يشاركون في نقاش المشروع ويضيعون الوقت في الكثير من الأحاديث الصغيرة والثرثرة.
هل تعلم أنه يمكن أن تأتي النتائج عكسية تماماً في مثل هذه الاجتماعات؟ أنا متأكد من أن معظم الناس يكونون غير منتجين قبل الاجتماع بعشر دقائق وبعده بخمس عشرة دقيقة.

ضعف التنظيم

عندما تغمرك المهام، فإنه من السهل جداً أن تفقد تركيزك وتبدأ بالتبديل بين المهام، في محاولة يائسة لإنهاء كل المهام في وقت واحد. إذا كان ذلك يشبه إستراتيجيتك، فأنا آسف، ولكن يجب علي أن أقولك لك وبصوت عال: أنت تفتقد إلى مهارات إدارة الوقت.
تساعدك مهارات إدارة الوقت المثالي على التخطيط وتنظيم مهامك من الأكثر إلحاحاً إلى الأقل أهمية. يبدو الأمر سهلاً، ولكن في معظم الحالات، سيكون عليك تقدير الوقت اللازم لإكمال المهمة ، بما في ذلك المواعيد النهائية، توفر الآخرين، المطالب العاجلة وكيف يمكن أن تؤثر على الآخرين.
يجب أن تكون قادراً، مع نهاية كل يوم عمل، على تحديد المهام التي تنتظرك في اليوم التالي.

الفواصل المتواترة

نتحدث عن فواصل مصيرية لإنتاجيتنا. من المهم جداً أن تُعطي دماغك راحة وجسمك فرصة للتمدّد، بالإضافة للمشي لفترة قصيرة أو تمارين سريعة فهي ذات مردود عظيم على صحتك العقلية والجسدية. ولكن إن كنت ترغب في قضاء وقت استراحتك مع السجائر، القهوة، وسائل التواصل الاجتماعية فالأمر متروك لك.
تكمن المشكلة في أننا في كثير من الأحيان نفقد قدرتنا على السيطرة على وقت الفاصل. لأنه من السهل جداً أن نغرق في تغذية الردود على فيس بوك أو تويتر. فأنا حرفياً قبل بضع دقائق قفزت إلى فيس بوك لنسخ رابط لأعطيك مثالاً على شيء مثير للاهتمام يمكن أن يسرق بعض وقتك. فقمت بالرد على رسالتين، وفحصت جميع الإخطارات، ونشرت تعليقاً بينما كنت أشاهد مقطع فيديو، ولاحظت أنني من المفترض أن أكون قد انتهيت من كتابة هذا المقال! إن فيس بوك هو جحيم الإنتاجية.

كيف يمكن أن تكون أكثر إنتاجية في العمل؟

اعترفت كارولينا عندما كنت أتحدّث معها، أن انتباهها كان يتشتّت بسهولة؛ فحاولت تنظيم وقتها من خلال وضع قوائم مهام، ولكن تبين أن لديها الكثير من المهام وانتهت بإضاعة الوقت في إدارة هذه القوائم.
أليس ذلك ضرباً من الجنون، صحيح؟
واحدة من المشاكل التي عانت منها أيضاً، هي أنها كانت تستجيب أو تجيب في أقرب وقت ممكن على كل رسالة نصية أو إلكترونية كانت تتلقاها. طبعاً، يمكنك تخيل النتيجة! نعرف كيف تخادعنا الهواتف، إنها الثقب الأسود للإنتاجية.
ينطبق الشيء نفسه على رسائل البريد الإلكتروني، فبمجرد البدء بالتحقق من البريد الإلكتروني لا يمكنك التوقف. لديك انطباع أنك تقوم بعملك ويمكن أن ترى النتائج، ولكن الواقع أنها مجرد طريقة لتكون مشغولاً دون القيام بأي شيء مفيد.
لحسن الحظ، تمكنت كارولينا من العثور على الطريق لتصبح منتجة دون أن تكون مشغولة. وفيما يلي أهم التقنيات التي اعتمدتها لتكون أقل تشتيتاً، وأكثر إنتاجية.

التقنية الأولى نظم وقتك

قد تبدو وكأنها عبارة مستخدمة بإفراط، ولكن التنظيم الجيد هو مفتاح النجاح. إن ما نعنيه هو معرفة المهام الأكثر أهمية، وكم من الوقت يلزم لإتمامها وما إذا كان هناك أشخاص آخرون معنيون بالمهمة.
تتمحور طريقة كارولينا في تنظيم وقتها حول التخطيط لليوم التالي قبل ترك العمل، ووضع قائمة ليوم واحد فقط. حيث كانت في الماضي تضع قائمة لجميع المهام الممكنة التي يمكن أن تقوم بها في اليوم التالي، وكان ينتهي بها الأمر إلى الإحباط لأنها لم تتمكن من إتمام جميع المهام.
أما الآن، فهي تنصح بالتركيز على المهام الأكثر أهمية والتي ستكون قادرة على إتمامها في يوم واحد. الخيار الأفضل هو أن تركز على عدد أقل من المهام لأنك لا تستطيع التنبؤ بما يمكن أن يحدث في ذلك اليوم من مهام غير متوقعة أو اجتماع. الأفضل من ذلك بكثير هو التركيز على مهمة كبيرة واحدة يومياً.
شيء آخر ساعدها على تنظيم وقتها، وهو استخدامها لتقنية Pomodoro في عملها. قالت كارولينا، مديرة الإنتاج لدينا، إنها تعمل لمدة 50 دقيقة وتأخذ استراحة لمدة 5 دقائق للتحقق من هاتفها أو تتناول القهوة. توصي كارولينا بتطبيقات لتنظيم الوقت من مثل: Dropbox Paper وTomato One. أود أن اقترح التحقق من : Trello, CoSchedule أيضاً.

التقنية الثانية. تنظيم اتصالاتك

التواصل هو نعمة ونقمة في نفس الوقت. لا يتعلّق التواصل بالمكالمات والرسائل النصية وحسب، ولكنه يتعداها للوصول إلى البريد الإلكتروني والدردشة الحية أو غيرها من الاجتماعات والمناقشات. تسرق الاتصالات الكثير من الوقت.
في ما يلي نصائح وأفكار يمكن تنفيذها في روتينك اليومي:
يعدّ التحقق من بريدك الإلكتروني مرتين في اليوم، صباحا وقبل مغادرتك العمل طريقة جيدة للهروب من ضجيج تنبيهات الرسائل الواردة.
إذا كنت تستخدم برنامجًا للمحادثات مثل سكايب أو غيره، تأكد من أنك متصل فقط في حالة وجود شيء مهم. والمعلومات الأقل أهمية يمكنها أن تنتظر.
تتحقّق كارولينا من المحادثات كل 50 دقيقة وبالتالي فهي توقف الإشعارات خلال هذا الوقت. وإذا كان هناك أي شيء مهم يريده أحد منها، من السهل الذهاب والتحدث إليها شخصياً.

التقنية الثالثة. التركيز على عملك

قضاء يوم في المكتب أمر مثير للغاية، لذلك من السهل جداً أن تُدفَع بعيداً عن العمل. حسناً، إنه ليس مثيراً، ولكن لاتزال تملك القدرة على التحكم بأفعالك لأن لا تفقد التركيز.
توجد أمور يمكن أن تساعدك على ذلك:
تشارك كارولينا في اجتماعات قصيرة يومياً، حيث تشارك الجميع خططهم لليوم التالي. تقول إن زملاءها يعرفون أنها المسؤولة عن المهمة ويُتوقع منها أن تقوم بذلك، إنها تجد المزيد من الرغبة والاستعداد للعمل، والمهم أن فريقها متفق معها أن الوقت الأقصى للاجتماع في معظم الحالات لا يتجاوز 15 دقيقة.
من السهل جداً أن ينصرف تركيزك إلى علامات التبويب الكثيرة على متصفحك، أو عندما ترى وميض البريد الوارد. نصيحة كارولينا هي تجنب الانحرافات باستخدام تطبيق Ulysses، فهي تكتب الملاحظات - أو أي نص أطول - مرة واحدة، وتنتقل إلى الشاشة الكاملة للتركيز على مهمة واحدة فقط.
شيء آخر يمكنك القيام به لتمنع نفسك من وسائل التسلية، وهو استخدام ملحقات المتصفح التي تحظر المواقع الأكثر إثارة للاهتمام (من السهل جداً حجب المواقع من الاستخدام) سواء أكان فيس بوك، أو غيره. هذا التوسع للتأكد من أنك لن تضيع في بحر من التسلية والمرح.
إيقاف جميع الإخطارات، وكتم الهاتف وإخفاؤه في حقيبتك، حتى لا يقع في متناول يديك. من الجيد أيضاً أن تحوّل رموز هاتفك إلى الأبيض والأسود حتى لا تقودك الرموز الملونة بعيداً عن العمل.

ليس وسام شرف أن تكون مشغولاً

واحدة من أهم الأشياء في كونك منتجاً هي أن تجد الوقت المناسب للعمل والوقت المناسب لجميع أفراد الأسرة والهوايات. يعلم الشخص المنتج أيضاً أن الدماغ يُحِبّ التنوع ويعلم يقيناً أن الصحة النفسية الصحيحة تترجم إلى قدرة الدماغ.
من آخر الأخبار الجيدة أنه من الممكن تدريب الدماغ حتى يبقى مركزاً ومثمراً. الطريف في الأمر هو أن الدماغ يتصرف مثل العضلات: عندما نستخدمه في مهام متعددة في كثير من الأحيان، فسوف يعتاد على تدني التركيز. ومن ناحية أخرى، عندما يعتاد دماغك على التركيز فلن يسمح لك بسهولة أن تنصرف عن حالة التركيز.

أرجو أن تساعدك النصائح التي ذكرتها حول الإنتاجية على أن تكون منتجاً أكثر. وأحب أن أعرف ما هي تقنية التركيز المفضلة لديك. شاركنا التعليق.

ترجمة - بتصرّف - للمقال How to be More Productive (and Less Busy) لصاحبه Justyna Polaczyk. 

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ  Freepik

تبنيت ثقافة العمل عن بُعد منذ أكثر من عامين، ومنذ ذلك الوقت وأنا أتعلم كل يوم شيئا جديدًا حول الإنتاجية والإدارة الذاتية. وسوف أطلعكم على تسع نصائح حول الإنتاجية، وهذه النصائح هي ثمرة تعلمي بالطريقة الصعبة من خلال الفشل ألف مرة.

سواء كنت مستقلًّا تعمل بالقطعة أو لديك مدير مرن، فإن هذه الحرية سعرها هو الإدارة الذاتية. فإن لم تفِ بالوظيفة في الوقت المحدد فإنك ستتعرض للمساءلة من قبل المدير. إن من يعمل لحسابه الخاص أو العاملين في المناطق النائية لا تتوفر لهم في كثير من الأحيان فرصة الاستفادة من هيكل توفير الإشراف المباشر، وبالتالي يجب عليك أن تتعلم القيام بعمل المشرف بنفسك، على الرغم من أنك قد تحب العمل دون وجود مشرف فوق رأسك. وبالتالي، فإنه يتوجب عليك أن تتعلم إدارة نفسك إذا كنت تتمتع بالمرونة في العمل كعضو في فريق، مستقل، أو كرجل أعمال.

يمكن أن تستخدم هذه النصائح لتحسين إدارتك لذاتك، والاستفادة القصوى من وقت العمل، وذلك بغض النظر عن مدى استقلاليتك.

1. الحفاظ على روتين يومي ثابت

لدى ثقافة التجوّل الرقمية المزدهرة بعض الجوانب السلبية. يمكن أن يُتلِف التجولُ والترحالُ الروتينَ اليومي وذلك مع البحث المستمر عن بقع خالية للهو السريع على الإنترنت. ويحتاج المستقلون تعلم القدرة على ضبط جداولهم اليومية لاستيعاب المفاجآت اليومية التي تُكسبهم متعة المغامرة.

يجب على المستقلين الحفاظ على عادات عمل ثابتة، حتى عندما يحدث ما هو غير متوقع. يجب أن يواجهوا دون أن ينكسروا. يمكن أن يعملوا حتى وقت متأخر، أو الاستيقاظ في وقت مبكر، والعمل في دقائق انتظار الحافلة أو القطار، وذلك للوفاء بالمواعيد النهائية لتسليم العمل. وعلى الرغم من الانحرافات والأسباب الوجيهة لتأجيل العمل، فيجب على المستقلين الحفاظ على استقامتهم ونزاهتهم، لأنها جوهر مفهوم الإدارة الذاتية.

2. البحث عن التوازن بين العمل والحياة على النحو الذي يناسبك

سواءٌ كنت على الطريق أو مجرد أنك تعمل خلال عطلة نهاية الأسبوع، تذكر نقطة رئيسية إذا سقطت من المركبة فعد إليها، ونعني بالسقوط من المركبة المماطلة في مهمة، وتقديم اقتراح للتسليم في وقت آخر، أو إنهاء العمل لهذا اليوم على الرغم من اقتراب الموعد النهائي للتسليم. عليك ممارسة الرعاية الذاتية في المدى القصير والاجتهاد في المدى الطويل، فقط لا تعط نفسك مجالًا لاكتساب عادة الركود والتثاقل.

يمكن مع الزمن التخفيف على النفس واكتساب “حِس” العمل. يكتسب العاملون في المناطق النائية، ممّن لديهم خبرة لا تقلّ عن سنتين، حاسة سادسة لإدارة الوقت. يمكن أن تفهم ما أعنيه إذا عملت في نفس المكتب أو مع نفس الفريق لمدة طويلة؛ حينها ستعرف متى تدفع نفسك وزملاءك للعمل، ومتى تسند ظهرك لتأخذ راحة.

3. العمل من المنزل قاعدة ثابتة

قبل أن يقفز في (أو على) سيارته ويتوجه للتلال، يقضي المستقل الذكي بعض الوقت في المنزل، ويبني القواعد لزبائنه. لأن ذلك يجعله ينطلق لأسلوب حياة أكثر تحدياً.
حتى المستقلون المحترفون ذوو الخبرة يأخذون فترات راحة لتنمية أعمالهم وتغيير نمط الطحن اليومي لحياتهم.

اعرف متى تأخذ فترات راحة طويلة أثناء عملك من المكتب (أو المكتب المنزلي)؛ قد يتعلّق الأمر برحلات طويلة في جميع أنحاء العالم أو رحلات صغيرة إلى الثلاجة. حافظ على الماء والوجبات الخفيفة بقرب مكتبك حتى لا تحتاج لقطع عملك باستمرار.

4. اعمل لمدة 5 أيام في الأسبوع واعمل على حماية أيام العطلة

تحتاج إلى فواصل للبقاء على الإنتاجية، بما في ذلك عطلة نهاية الأسبوع، إن الحفاظ على العمل لمدة خمس أيام على مدار الأسبوع يعزز الإنتاجية على المدى الطويل. اعمل بجد خلال الأسبوع واختتم أيام العمل بلائحة للتمتع بجدارة بأيام العطلة. إذا كنت تأخذ استراحة منتظمة من العمل فإن عقلك سيفاجئك بحلول خلاقة لمشاكل كانت تبدو مستعصية على الحل.

5. تتبّع وقتك، مهامّك وإنتاجيتك

استخدم تطبيقات تتبع الوقت لتحديد مقدار متوسط الوقت الذي تقضيه في مختلف المهام في الأسبوع. استفد من أوقات الذروة في التركيز من اليوم، والأسبوع على النحو الأمثل.
لا تعني الإنتاجية العمل كثيرا، ولكنها تعني عمل الأشياء الصحيحة في الأوقات الصحيحة.

6. استخدام تقنية Pomodoro للبقاء منتعشا

غالباً ما يجد المستقلون إغراء في الإرهاق تماماً كإغراء التسويف. يساعدك استخدام تقنية Pomodoro (ضبط المؤقِّت على 25 دقيقة وأخذ 5 دقائق راحة بعدها) على تجنب الإرهاق والقيام بإنجاز المزيد بخطى ثابتة وصحيحة.

7. التناوب بين العمل الذي يحتاج إلى جهد مكثف للدماغ والعمل الروتيني

يعرف الأشخاص الذين يمتلكون مرونة وحرية العمل أن إنتاجيتهم وتركيزهم يتغيران طبيعيًّا خلال اليوم. يؤدّي استخدام تقنيات إدارة الاهتمام للحصول على أقصى استفادة من “حالات التدفق” وتداخلها في الأوقات المختلفة على مدار اليوم. فيمكنك العمل على المهام الإبداعية عندما تكون في حالة تدفق للتركيز، وتترك عملية التحقق من رسائل البريد الإلكتروني لأوقات تضاءل التركيز.

8. احتفل أسبوعياً بقائمة المهام التي انجزتها

إنه لشعور رائع أن تتحقق من تحقيق تلك الأهداف التي حققتها على مدار الأسبوع، والنظر إلى قائمة الأهداف المحققة وأخذ قسط من الراحة في مقعدك بعد أسبوع ناجح. يزيد هذا التعزيز الإيجابي من الرضا الشخصي عن الأداء الوظيفي. كن مديراً جيداً لنفسك عن طريق إعطائها بعض المجاملات والثناء (نعم، حتى بصوت عال) اهتف لنفسك وأعطها المكافآت الصحية مثل العصائر ورحلات المطاعم المفضلة لديك بعد أسبوع من التحدي. أعط لنفسك الدعم المعنوي الذي تتوقعه من المشرف الجيد.

9. مهمة واحدة في الوقت نفسه

يعلم معظم المستقلين أن العمل على أكثر من مهمة في الوقت عينه بتركيز أسطورة كاذبة، فحتى تحافظ على معايير الجودة يجب عليك تجنب تشتيت الانتباه في مشاريع متعددة. لا تورط نفسك في تزييف مفاده أنه من المثير العمل على أكثر من مهمة في نفس الوقت. إن التركيز على شيء واحد في وقت واحد مصدر عظيم لزيادة الإنتاجية.

تعلم تقنيات يستخدمها معظم العاملين عن بُعد. ومن المؤكد أن لديك خيارات حول ما يجب عليك القيام به وكيف تواجه التحديات التي تنشأ على الجانب. عندما تتخذ قرارات سليمة في الوقت المناسب فإن مديرك قد يجزيك حرية أكبر في العمل.

ترجمة - بتصرّف - للمقال Things I Learned about Productivity from Working Remotely لصاحبته Andrea Kelemen.
حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

ﻻ شك أن نشاطات مثل النشر والمشاركة والحديث وتسويق نفسك وأعمالك تستهلك كثيرًا من الطاقة والوقت الذي تفضِّل التركيز فيه على عملك إن كنت انطوائيًا، إضافة إلى أنك شخص متحفظ وﻻ تكون مرتاحًا لنشاط مثل التسويق. وإنني أقدم لك في هذا المقال بعض أساليب التسويق التي تناسب ذوي الشخصيات الهادئة المتحفظة، ممن ﻻ يحبون أن يكونوا تحت الأضواء.

قصتي

يفترض كثير من الناس أني اجتماعي لمجرد أني لست من النوع الخجول، إﻻ أني إلى الانطوائية أميَل إذ أحصل على طاقتي حين أكون وحيدًا، سواءٌ في عملي أو وقت فراغي، فأنا أفضِّل أن أختلي بنفسي في غابة ما بصحبة أفكاري -وربما كاميرا أيضًا-، على عكس حالي مع الناس الذين أظل هادئًا في صحبتهم.

وليس ذلك ﻷني غريب اﻷطوار مثلًا، بل بسبب أني أكون سعيدًا بإبحاري داخل أفكاري الخاصة، ما لم يشركني أحدهم في حديثه، فأنطلق بالكلام دون أدنى مشكلة، حتى مع الأشخاص الذين لم ألتق بهم من قبل. ربما تفهمني بشكل أفضل إن علمت أني أفضل البقاء وحيدًا وأحب ذلك، بينما يتمنى الشخص الخجول أن لو كان أكثر انفتاحًا على الناس.

ويعزى الفضل في تعريف الناس بطباع الانطوائيين هذه الأيام إلى أشخاص رائعين مثل سوزان كاين التي لها باع طويل في تثقيف العالم بطباع الانطوائيين والطرق المثلى لفهمهم. وقد ﻻحظْتُ صفاتي الانطوائية تلك منذ نعومة أظفاري، ذلك أني كنت أفضِّل البقاء مع قطع الليجو وكتب الأطفال التي كنت أعمل على تصميمها بنفسي، ورغم أن الحديث حول الانطوائية وشرحها قد انتشر بشكل كثيف في الآونة اﻷخيرة، إﻻ أن الأمر يستحق عناء تعلمه بسبب أن كثيرًا من المعرفة الموجودة حاليًا عن التسويق والدعاية للذات ليس موجهًا للانطوائيين.

وإليك اﻵن كيف أسوِّق لنفسي وعملي (ﻷني أحتاج إلى ذلك).

تنظيم النشر المستقبلي

ﻷن نشر عملي ومشاركته على اﻹنترنت يرهقني ويستهلك الكثير من طاقتي، فإني أجدول ما استطعت ليُنشر في أوقات ﻻحقة حين أكون في مزاج جيد، فأستغل ذلك الوقت في جدولة نشراتي البريدية، مقالات المدونة، بل وحتى تغريداتي، كي تُنشر بعد أيام أو أسابيع ﻻحقة. خاصة حين يتعلق الأمر بتغريداتي، فأنا أحاول جدولة تغريدات عن المقالات التي كتبتها لتنشر مرة على الأقل كل يوم.

ولحسن حظي فإن الشبكات الاجتماعية تيسِّر على صفَّ وجدولة ما شئتُ من المنشورات لتواريخ لاحقة، إضافة إلى أدوات مثل Buffer، MailChimp، وWordPress.

متى يكون المنشور مفتوحًا للنقاش

إنني انتقائيٌّ كثيرًا حين يتعلق اﻷمر بتلقي تغذية راجعة وانتقادات عما أكتبه، ليس ﻷني أظن أني أعرف كل شيء، بل ﻷني ﻻ أملك طاقة عقلية أصرفها في التعامل مع النقاشات المستمرة حول أفكاري. لهذا ﻻ أسمح بالتعليقات على موقعي، وﻻ أرد على جميع التغريدات في تويتر، أو حتى ﻻ أملك حسابًا من الأساس في فيس بوك.

فتلك التفاعلات تتطلب قدرًا من صفاء الذهن قد ﻻ يكون لدي طول الوقت، لهذا أختار الأماكن التي سأتفاعل فيها مع الناس بعناية، هذا يعني أني أتفاعل مثلًا معهم في النشرات البريدية (ﻷني أستمتع باﻷمر)، وأحيانًا على تويتر (شبكتي الاجتماعية التي وقع اختياري عليها). وبالمثل فأنت أيضًا تستطيع تحديد الكيفية التي تتفاعل بها مع الناس، وتسد أبواب التفاعل التي ﻻ تناسبك.

ركز على جمهورك

إذا صادفت أحدًا في محيطك أو في إحدى دوائرك ﻻ يهتم لما تفعل أو يكرهه أو لن يفكر يومًا في دعمك إن احتجت إليه، فاشطبه فورًا من قائمة أولوياتك، وﻻ تسمح له بالتأثير عليك أو على عملك. هذا يعني تجاهل رسائله البريدية المزعجة إذا اقتضت الحاجة، وكذلك الأمر في حساباتك الاجتماعية. قد يكون الأمر صعب التنفيذ لكنه مثمر على المدى الطويل في ترشيح حياتك ممن يجذبك إلى الوراء أو يثبط همَّتك.

انشر ما يزيدك قوة

يمتلئ الإنترنت بالحديث عن أهمية أن تكون فريدًا في عرضك وأن تكون صادقًا وأمينًا، وأن تظهر أنك بشر يخطئ ويصيب بعرضك لبعض أخطائك أو حوادث فشلك. وفي حين أن ذلك ليس سيئًا بحد ذاته، إﻻ أن ذلك ﻻ يمثلّ الصورة الكبيرة التي يجب عليك رؤيتها، فحالتك كانطوائي تختلف قليلًا.

وأنا ﻻ أقول لك هنا أﻻ تنشر هذا وذاك، فأنت تستطيع قطعًا أن تنشر ما تشاء وتحتفظ لنفسك بما تشاء، وإنما أذكر لك اﻷمر لأذكٍّرك أنك لست مضطرًا لفعل ذلك، وأن لك كامل الحرية في "عدم النشر"، فكونك انطوائي يعني أنك تفضل الخصوصية أكثر من غيرك. فلتنشر ما ﻻ يمثل لك حرجًا أن يعرفه الناس عنك، أو ما يزيد هويتك قوة وانتشارًا إيجابيًا، حتى وإن كان ذلك يعني نشر أمور أقل بكثير مما يفعل غيرك.

وإن كانت تلك المشاركات عن نفسك تمثل لك حرجًا وتجعلك تشعر كأنك كتاب مفتوح أو أنك خصوصيتك صارت مشاعًا لمن هب ودب، فيمكنك أن تخصص قنوات بعينها لمثل تلك المشاركات، مثل مجموعة فيس بوك خاصة أو قائمتك البريدية.

إعادة شحذ همّتك

إن أهم شيء في التسويق الذاتي أو التسويق بشكل عام هو أنك لست مضطرًا للقيام به على الدوام، ذلك أنه يمكن تخصيص وقت له في آخر اليوم مثلًا، أو جدولته ليكون مرة أو مرتين أسبوعيًا. ثم ارجع إلى عملك أو اصرف وقتك إلى إعادة شحذ همّتك، وشحن طاقتك الذهنية والنفسية مرة أخرى.

وإنني -كانطوائي- أعرف كيف أستعيد طاقتي للعمل مرة أخرى، فأنا أعلم أني أصفّي ذهني بالقراءة والتأمل في الطبيعة ومشاهدة أفلام الخيال العلمي. وكذلك من المهم في حالتك أنت أن تعرف كيف تستعيد طاقتك ونشاطك للعمل مرة أخرى بعد استنزافها بين المهام المختلفة.

اعثر على محيطك

لستُ من أولئك المتحدثين البارعين أمام الناس الذين يتحفونهم بالخطب العصماء، وﻻ أحب الاجتماعات الكبيرة للناس مثل المناسبات والمؤتمرات، بل أفضّل التواصل عبر الكلمة المكتوبة.

وأنا أذكر ذلك ليس من باب الشعور بالذنب حيال الأمر، بل أنا أشير ببساطة إلى معرفتي بمواضع ضعفي وقوتي، ما يجعلني أجيد اللعب بأوراق قوتي، وأدفع نفسي أحيانًا إلى حدودها في مواطن ضعفي من أجل تطويرها.

وكذلك، فإن اكتشافك لما تجيد فعله مهم لتختاره ليكون هو الوسيط الذي تستخدمه للنشر والتسويق لنفسك، سواء كان ذلك كتابة أو رسمًا أو تسجيلات صوتية أو مرئية، وﻻ أرى بأسًا من دفع نفسك أحيانًا إلى حدودها في المجالات التي ﻻ تظن أنك جيد فيها، من أجل زيادة قدراتك فيها.

تمرّن على أدائك

ﻻ يتقن كثير من الانطوائيين مهارة الحديث عن أنفسهم أو أعمالهم، لهذا فمن المهم أن تتمرن باستمرار على ذلك بكتابة سيرتك الذاتية مرة بعد أخرى، أو كتابة ملخصات لكتب ثم إعادة صياغتها أيضًا مرة أخرى. إنني أفعل هذا أحيانًا حين أرسل تصميمًا ما إلى عميل لدي، فإني أكتب كل النقاط والفوائد التي أود الحديث مع العميل حولها قبل أن أنقلها إلى الحاسوب في رسالة بريدية وأبعثها فعلًا إليه.

وكذلك فإني أطلب المساعدة من أشخاص آخرين حين يتعلق الأمر بكتب أو منتجات، حيث يكون أولئك الأشخاص عادة من الجمهور المستهدف لذلك الكتاب أو المنتج، وأطلب منهم حينها أن يصفوا لي ما يظنون أني سأبيعه لهم. وتلك العملية برمتها تساعدني في تطوير لغتي وصياغتي التعبيرية على حد سواء.

وأنا أعلم أن الانطوائية تأتي في أشكال وصور مختلفة، وتفصيلي للنقاط السابقة ﻻ يعدو كونه تفصيلًا للطرق التي أثبتت نجاحها مع حالتي الشخصية، وأرجو أن تعينك إحدى تلك النقاط أو بعضها في تمهيد الطريق لك أنت أيضًا.

فتذكَّر أنك أنت وحدك من يصنع القرار بشأن ما يصلح لك، وأن التسويق ﻻ يتطلب أن تقوم بكل شيء بنفسك بالضرورة. فقد يكون تركيز على جانب معين من التفاعل، مثل شبكة اجتماعية بعينها، و جدول معين يناسب أوقات نشاطك وفتورك.

وتأكد أنك على طريق التسويق الصحيح طالما أنك تسوِّق نفسك للجمهور الذي يجب أن تسوِّق نفسك له، فما التسويق إﻻ تواصل في جوهره، وذلك شيء يستطيع كل الناس فعله، حتى الانطوائيين منهم، وإن كان في جرعات أصغر من غيرهم.

ترجمة -بتصرف- لمقال Effective marketing for introverts لصاحبه Paul Jarvis

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

أنا مفتون بالأشخاص الذين يمتلكون عملاً هادفاً، أولئك أشخاص الذين يعملون على خلق ورعاية الأفكار التي تدفعنا للمضي قدماً نحو مستقبل أفضل. إن مثل هؤلاء الأشخاص يعملون بطريقة أو بأخرى على نحو مختلف، ولديّ من الفضول الكثير لمعرفة كيف يعملون. لذلك عملت خلال الفترة الماضية على مقابلة بعضٍ من ذوي الأعمال الهادفة، وقرأت الكثير من المقالات والكتب المثيرة للاهتمام حول الموضوع، وبالتالي بدأت أكوّن أنماطا عنهم، أسرُد في هذا المقالا بعضًا منها.

المدخلات

توصل الباحثون في دراسة حديثة أجراها مركز Irvine الطبي في جامعة كاليفورنيا إلى أن معدل ضربات القلب يزداد لدى العاملين عند تفحصهم للبريد الإلكتروني، مما يعني أنهم في حالة تأهب قصوى، وهم أقل إنتاجية مع أن لديهم خبرة طويلة. بالإضافة لكونهم أكثر توتراً من أمثالهم الذين حُجب عنهم استخدام البريد الإلكتروني أثناء أيام العمل.

فكر بالأمر، إنه مجرد تفحص روتيني للبريد الإلكتروني. فكيف ينفق موظف عادي تحت 35 سنة من العمر وقته في الأسبوع العادي؟

• حوالي 4.2 ساعة يومياً على الشبكات الاجتماعية، في حين سُجلت 3 ساعات كمتوسط للموظف فوق سن 35 سنة.
• يتعرض إلى 250 - 3000 رسالة إعلانية يومياً، بالإضافة للمكالمات الهاتفية والبريد العادي، البرامج الإذاعية، الموسيقا في صالة الرياضة والتعامل مع الأطفال، وغير ذلك.

تتصارع كل هذه المؤثرات لتحتل جزءًا من تركيزنا إن لم تكن تسعى للاستحواذ عليه بالكامل. وبالتالي فإن أدمغتنا تتعرض لعدد متزايد من المدخلات، وقد حان الوقت لنعترف أن واحدة من العقبات الرئيسية التي تمنعنا من القيام بأعمال ذات معنى هي هذه المدخلات، لذلك يتوجب علينا كخطوة أولى الحد من هذه المدخلات ومساعدة أدمغتنا لتهيئة الوقت والمساحة الكافية للقيام بأعمال مهمة.

المدخلات العقلية

يمكنك في هذه اللحظة أن تتنقل بين العديد من علامات التبويب المفتوحة على متصفحك الخاص (دماغك)، على سبيل المثال، أنت تفكر بشراء جهاز تلفاز، ولكنك تتذكر أن عليك الذهاب للبقالة في الغد لشراء بعض حاجيات المطبخ، وغير ذلك الكثير.
وحتى تستطيع القيام بعمل جيد، عليك أن تركّز. وبما أنه من المستحيل أن تركز في كل تلك الأمور التي حول دماغك في الوقت عينه. فإننا سنعرض لبعض المسارات التي يمكن استخدامها للحد من المدخلات العقلية وخلق التركيز.

تفريغ الدماغ

قد تعمل بعض الأفكار والمهام على التهام أجزاء من دماغك في الخلفية، عند جلوسك للقيام بما يجب عليك أن تفعله. لذلك عليك تفريغ هذه الأفكار والمهمات مثل: محلات البقالة، الرد على رسائل البريد الإلكتروني، حقيبة جديدة ترغب بشرائها، وغير ذلك على ورقة.
بمجرد قيامك بذلك قبل العمل ستلاحظ أن عقلك بدأ بالتقاط أنفاسه أخيراً، مما يتيح لك التركيز على العمل.

المهام الأحادية

يصبح الحفاظ على التركيز مستحيلاً عندما تعمل على مهام متعددة كبائع الخضار. بدلاً من ذلك، حاول التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد ، قبل التبديل إلى مهمة أخرى. وهناك حل عملي يساعدك على ذلك وهو اعتماد تقنية Pomodoro.

تعتمد تقنية Pomodoro على منبّه على شكل الطماطم يستخدم كمؤقت في المطبخ، ويسمح لك بضبط فواصل زمنية للمهمة لتأخذ بعدها فترات راحة قصيرة. ويمكن أن نلخص هذه التقنية بالخطوات التالية:

1. اتخاذ القرار بشأن المهمة التي يتعين عليك القيام بها.
2. ضبط الوقت اللازم لإنهاء المهمة على Pomodoro وهو - تقليدياً - 25 دقيقة.
3. العمل على المهمّة حتى يرن منبه المؤقت.
4. نضع تقييم على قطعة من الورق لنسبة الإنجاز.
5. إذا كانت نسبة الإنجاز أقل من 70%، نأخذ استراحة قصيرة (3-5) دقائق، ثم نعود للخطوة الثانية.
6. نأخذ استراحة (15-30) دقيقة بعد انتهاء المهمة، ونعيد ضبط المؤقت على الصفر، ونعود للخطوة الأولى.

لا بُد لنا من تحديد قائمة بالأولويات التي علينا القيام بها منذ بداية النهار. وهذه التقنية تساعدك على تقدير الوقت اللازم للمهام على نحو دقيق مع التجربة المتكررة.

كسر حاجز التركيز

قد تكون لديك تجربة مختلفة، ولكنني وجدت أنني غالباً ما أحتاج حوالي 15 أو 20 دقيقة للوصول إلى لحظة التركيز الكامل على المهمة التي أعمل عليها. إنه شيء يشبه تمارين الإحماء قبل العمل.

يحتاج أشخاص من 20 دقيقة إلى ساعة أحيانا لاختراق حاجز التركيز، حيث لا شيء آخر يتحرك في الذهن سوى المهمة التي تعمل عليها.

اتّخذتُ مؤخرا - بعد مقابلة أجريتها مع Paul Jarvis - عادة الجلوس والكتابة يوميًّا إلى أن أبلغ 500 كلمة. لا أُنتِج في الغالب بعد هذا التمرين أي محتوى يستحقّ جوائز (لا يعني هذا أنه حصل عليها)، إلا أنها موادّ خام. يأتي هذا المقال نتيجة لإحدى جلسات العصف الذهني تلك. أحتاج أحيانا إلى 20 دقيقة وأحيانا أخرى إلى ساعة حتى أكسر حاجز التركيز، حيث لا شيء يدور في ذهنك سوى ما أكتب عنه؛ لحظة سحرية.

المدخلات الرقمية

يُعدّ الحاسوب المحمول، الأقراص، الهواتف من أهم الشركاء المشتّتين. فكثيراً ما تقول: هي مجرد لحظة أتحقّق فيها من فيس بوك! أو ثانية واحدة فقط لأستطلع فيما إذا علق أحدهم على تغريدتي هذا الصباح!، وربما مع انطلاق صوت الإشعار بوصول رسالة بريد إلكتروني على جوالك تقول في نفسك ربما علي التحقق منها..

لقد درّبنا أنفسنا تلقائيًّا على الرد المباشر على المنبهات (التطبيقات، البريد، وسائل التواصل الاجتماعي) والتحقق من المصدر، على نحو يشبه إلى حد كبير استجابة كلاب بافلوف Pavlov في تجاربه على التكيّف الكلاسيكي والمشروط.

نحتاج هنا إلى لحظة حقيقة، لا يمكننا أن نكون عبيداً للإخطارات إذا أردنا القيام بعمل ذي معنى. وهناك بعض الطرق التي تساعدنا للحد من المدخلات الرقمية.

أوقف التنبيهات

أوقف كل أنواع الإخطارات التي يمكن للتطبيقات، البريد، أو وسائل التواصل الاجتماعي أن ترسلها عندما تحاول التركيز على مهمة ما.

كلّ إشعار يرد إليك وأنت تحاول التركيز على عملٍ مّا هو بمثابة سوط يضرب دماغك. إيقاف أو تعطيل الإشعارات بقدر المستطاع، على الأقل لفترة من الوقت تحتاج فيها إلى التركيز على المهمة.

إيقاف WiFi

وهي طريقة عملية أخرى للتعامل مع الانحرافات الناتجة عن المدخلات الرقمية، إنها ببساطة إيقاف مصدر الإنترنت عن العمل. إنها بسيطة وفعّالة ويمكنك أن تعطي نفسك استراحة لمدة 5 دقائق حسب تقنية Pomodoro بين المهام المختلفة للتحقق من البريد الإلكتروني إذا كنت بحاجة لذلك فعليًّا.

رأب الصدع في الثقوب السوداء

يمكن تشبيه وسائل التواصل الاجتماعي بامتياز بالثقب الأسود للوقت والتركيز. لأن مجرد ضغطة على علامة التبويب الخاصة بتويتر أو فيس بوك كفيلة بتبذير الكثير من الوقت الذي كنت تسعى جاهداً للتركيز فيه على المهمة.

هناك العديد من التطبيقات التي يمكن أن تساعدك على عدم الدخول إلى مواقع وبرامج التشتيت لفترة من الزمن مثل ColdTurkey أو SelfControl . كما يمكنك ببساطة حذف ملفّات التتبّع Cookies من المتصفح وعدم السماح لتلك المواقع بتذكر كلمة المرور الخاصة بك، وهذا يعطيك فرصة للتفكير في حاجتك للدخول قبل إدخالك لكلمة المرور في كل مرة.

المدخلات التماثليّة

يشير مفهوم المدخلات التماثليّة إلى تحويل مستوى الجهد، درجة الحرارة، أو الضغط أو غير ذلك مما نتعامل معه في عالمنا المادي إلى قيمة رقمية يمكن تخزينها ومعالجتها في جهاز الكمبيوتر.
ولكن كيف يمكننا الحد من المدخلات التناظرية؟

الإخطارات التماثليّة

قد يُشكل تنافر بعض النغمات وقعاً سيئاً على الأذن. لذلك عليك إيقاف الاهتزاز لكل الوضعيات (صامت، عادي) واستخدام نغمة بسيطة. ويمكن أن تترك بريدًا صوتيًّا يتضمن تحية وتوضيح أنك ستعاود الاتصال بمن يتصل بك في غضون 90 دقيقة مثلاً. وهذا يعطيك فترة 90 دقيقة من التركيز للقيام بما يجب عليك القيام به.

التلوث البصري

هل لديك الكثير من الفوضى على مكتبك؟

يمكن أن تخدع مديرك في العمل من خلال هذا التلوّث البصري، وتخلق في ذهنه صورة تقول “انظروا كم أنا مشغول”، ولكنها في الحقيقة مجرد إلهاء.
لا يمكنك الحفاظ على التركيز والنشاط بوجود تلوّث بصري. أعد النظر في كل شيء “إضافي” في منطقة العمل، وأفسح له مجالًا في خزانة المكتب. احم نفسك من كل التسريبات، وليكن بين يديك الأشياء الضرورية فقط، كمجلد العميل وجهاز الحاسوب وأفكارك.

المقاطعات البشرية

يمكن أن تستغرق فترة تصل إلى 23 دقيقة لإعادة التركيز على مهمة بعد توقف بسبب مقاطعة أحدهم لك. وهي خسائر كبيرة في الوقت، ناهيك عن الاستنزاف الكبير لخزان تركيزك وانتباهك، لذا فإنه من المفيد النظر في طرق للحد من هذا النوع من المدخلات التماثليّة. قد تحتاج إلى لافتة على باب مكتبك، أو نوع من الإشارات التي تشير إلى “الرجاء عدم المقاطعة” للزملاء في أماكن العمل أو في المنزل. وهذا لا يعني البتة معاداتك لمن حولك، ولكنك تحتاج للتركيز لبعض الوقت، هذا كل ما في الأمر.

ستتولد لديك الخبرة مع الوقت في التصدي للعدد المتزايد من المدخلات، الإخطارات، الانحرافات والانقطاعات. ومن الضروري أن تعطي نفسك هدية بعض الوقت من الهدوء والتركيز للقيام بأعمال ذات مغزى.

أتمنى أن أكون قد منحتكم بعض الأفكار حول القيام بذلك.

حدّثونا عن تجاربكم.

ترجمه - بتصرف - للمقال 9 Ways To Create Time, Space and Stillness For Meaningful Work لصاحبه Ernest Barbaric.

صورة دورة Pomodoro Technique من happyasannie.com

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik   

تخلّف الوظائف التقليدية من الخامسة صباحاً إلى التاسعة مساءً لدى الناس شعورًا بالروتينية، الفتور، الملل، عدم الاهتمام والتيه.. لكن ماذا لو انتابتك هذه المشاعر نفسها حينما تكون رئيس نفسك؟ قد يكون العمل المستقل مغريا لأسباب متعدّدة لكنه يشبه العمل التقليدي في سهولة الإحساس بمشاعر عدم الاهتمام وعدم الرضا، رغم أنك تعمل لحسابك الخاص.

إحدى الطرائق السهلة في حل شفرة شعورك بالخطأ حيال نظامك الحالي هي إدراك المهم بالنسبة لك. إذا ارتأيت بأن نهجك الحالي في أداء العمل لا يلبي رغباتك، فإليك ثلاث أدوات يمكنك استغلالها في تقويم التغييرات وإحداثها.

معرفة النشاطات التي ترفع من طاقتك وتلك التي تستنزفها

لابد دائماً من وجود نشاطات يتوجب عليك فعلها رغم استنزافها لحيويتك. لكن ما يمكنك فعله هو إعادة هيكلة يومك لتخفيف تأثيرها على راحتك في المجمل.
يأتي التمرين أدناه من كتاب Designing Your Life: How to Build a Well-Lived, Joyful Life (تصميم حياتك: كيف تبني حياة ماتعة رغدة)، وكما ذكر المؤلفون.

اقتباس

ننخرط في نشاطات بدنية وعقلية طوال اليوم. بعض النشاطات تغذي طاقتنا وبعضها تستنزفها: نحن بحاجة إلى التقصي عن تدفق تلك الطاقة (…). ما إن يصبح لديك مؤشر جيد يخبرك إلى أين تذهب طاقتك أسبوعيا، حتى يصبح بإمكانك البدء بإعادة ترتيب أنشطتك بطريقة تزيد حيويتك إلى أقصى درجة.

جرب ما يلي:

1. سجل، يومياً، نشاطاتك وارتباطاتك الاعتيادية وأيها يمنحك طاقة وأيها يستنزف طاقتك.

2. انتبه إلى أنماط طاقتك على مر الأسبوع، ما هي السمات المستجدة التي أمكنك ملاحظتها؟

3. ما هي التغييرات الصغيرة التي يمكنك إجرائها لتحسين تدفق طاقتك؟

هل تفضل إنجاز جميع الأنشطة التي تستنزف طاقتك أولا في الصباح؟ أو كلها في يوم واحد في الأسبوع؟ الكتاب يضرب أمثلة على أشخاص يوزعون المهام إيجابية الطاقة على مدار الأسبوع ليصير مفعمًا بالطاقة، يعدّلون جدول أعمالهم بحيث يطوقون الأنشطة الأقل جاذبية بأخرى أكثر جاذبية و يخصصون لأنفسهم مكافآت صغيرة حينما يفرغون من المهام سالبة الطاقة.

افترض أنك تكره تقفي آثار النفقات وتصنيفها وهذا يؤدي الى تسربها على مدار الأسبوع بأكمله، ربما سيساعدك تخصيص ساعة محددة كل أسبوع لتتفحصها جيدًا. كافئ نفسك باستراحة لاحتساء القهوة عندما تنتهي. جرب عدة كيفيات لهيكلة يومك، ولاحظ إن استطعت العثور على جدول الأعمال الذي يناسبك أكثر.

قيّم استيفاءك للجوانب المختلفة في حياتك المهنية

يوجد اختبار معياري في التدريب الشخصي يُسمّى “عجلة الحياة” Wheel of Life، يمكنك استخدامه لمساعدتك في تصنيف حياتك المهنية من جوانب مختلفة (إليك هنا مثالًا واحدًا من هيئة تدريب المدربين). الفكرة الرئيسية هي رسم دائرة وتقسيمها إلى ثمانية أقسام، ثم تخصيص كل قسم من الدائرة لجانب من حياتك، ووضع رقم من 1 إلى 10 في القسم بناءً على درجة استيفائك لهذا الجانب من حياتك المهنية (حيث 1 هو الأقل استيفاءً و10 هي الأكثر استيفاءً). يمكن أن يكون التداخل بين الجوانب المهنية والشخصية أعمق في حياة المستقل، لذا يمكنك اختيار مواضيع تشمل كلاً من الجوانب المهنية والشخصية مثل:

• إدارة الوقت/ الرسائل الإلكترونية/ التنظيم
• التطور المهني/ الشخصي
• التوازن بين الحياة والعمل/ الراحة الشخصية
• البيئة المحيطة
• الموارد المالية
• الصحة
• المرح والترفيه

عد خطوة إلى الوراء، فور الانتهاء من تصنيف الجوانب الثمانية، وانظر الى رصيدك الحالي؛ كيف يبدو؟ ما هي الجوانب التي يمكن أن تشهد تحسينات؟ إذا لاحظت، على سبيل المثال، أن أقل فئتين تصنيفا كانتا الصحة وتنظيم الوقت، فما الذي يمكنك تغييره لزيادة نقاطك في هذه الجوانب، حتى وإن كانت زيادةً بمقدار 0.5؟

ربما بإمكانك النوم 30 دقيقة مبكراً كل ليلة في هذا الأسبوع، أو البدء في حساب المدة التي تقضيها في التحقق من رسائلك الإلكترونية في بداية كل يوم، أو إدراج موعد الطبيب في جدول مواعيدك بدلاً من تأجيله كما في السابق. حتى أبسط التغييرات يمكنها أحيانا أن تحدث أثرًا ضخمًا، كما أننا لدينا غالبا فكرة عما نود تغييره في الفئات الأقل تصنيفاً.

حدد الحقائق الشخصية الخاصة بك

يعرّف كتاب Roadmap: The Get-It-Together Guide for Figuring Out What to Do with Your Life (خطة الطريق: الدليل الجامع لاكتشاف كيف تتعامل مع حياتك) الحقائق الذاتية على أنها مجموعة معينة من المعايير المحددة التي تخاطب جوهر كينونتنا وتؤسس نظامًا قيميًّا يساعدنا في اتخاذ القرارات المهمة.

تمس الحقائق الذاتية صميم أولوياتنا في العمل وتنقذنا من التشتت نتيجة لكل تلك اﻷمور التي أخبرونا بوجوب الرغبة فيها. أرى أن الأسئلة أدناه رخصة لتعطي إجابتك أنت عما تريده من العمل، حتى لو كانت إجابتك غير شائعة. اسأل نفسك الأسئلة التالية (وأي أسئلة آخرى تقفز إلى ذهنك) وانظر ماذا وجدت:

• هل أفضل العمل مستقلاً؟
• هل احتاج الى كثير من الهيكلة؟
• هل أفضل ارتداء الملابس غير الرسمية في العمل؟
• هل أريد أن يصبح في مقدوري العمل أثناء السفر؟
• هل من المهم بالنسبة لي الحصول على عطلات نهاية الأسبوع؟
• هل أريد الحصول على الكثير من المال؟
• هل أعمل على نحو أفضل عندما أكون رئيساً لنفسي؟
• هل أحبذ العمل بعيدًا عن المنزل؟

إن كنت تحبذ العمل مستقلاً فربما أنت بحاجة لتكف عن قبول كثير من دعوات العمل الجماعي. إن كنت من النوع الذي يسعَد عندما يرتدي ملابسه الأنيقة، فكن متأكدًا من إدراج ذلك في روتينك، حتى إن كان بقية الناس يحبون الارتخاء في ملابس النوم. اكتشف ما يجعلك سعيدًا وافعله، بدون أن تشعر بضغط المقارنة مع ما يفعله الآخرون.

ستصبح، باستخدام هذه التدريبات الثلاثة، قادرًا على بناء يومك/أسبوعك بحسب ما يستنزفك وما يعطيك طاقة. يجب عليك أن تعرف إن كانت هناك جوانب في حياتك عموما تحتاج إلى تبديلات، كما يجب أن تفهم ماهية الميزات المحتملة من العمل الحر المهمة بالنسبة لك. كلما سبرت غور نفسك كلما أصبح من السهل إجراء تغييرات حينما تكون الأمور ليست على ما يرام.

ترجمة - بتصرف - لمقال Three changes to make when you’re unhappy with your routine لصاحبته Lindsay Gordon.

حقوق الصورة البارزة محفظة لـ Freepik

تخيّل أن تكون قد عملت بجدّ خلال الأشهر القليلة الماضية، وقمت بإنشاء عملٍ مستقلٍ ناجح واستقلت من وظيفتك. وأصبح بإمكانك الآن أن تعمل من أيّ مكان، وأن تفرض أنت جدول عملك، لا يفرضه عليك مديرك. وأن تعمل عندما تشعر برغبةٍ في العمل، سواء كان ذلك من بيتك، أو من المقهى، أو من الشّاطئ، أو من ردهة الفندق.

إذا حقّقت ذلك، وسيطرت على الوضع، فأنت قد وصلت إلى الهدف الذي كنت تعمل من أجله أليس كذلك؟ نعم، بالنّسبة للكثيرين فإنّ التّحكّم في الوقت وجدول الأعمال هو الهدف الذي يعملون من أجل تحقيقه. لكن كما هو الحال بالنّسبة لكلّ شيءٍ في الحياة، فإنّ ذلك يترافق مع مجموعةٍ من التّحدّيات.

أنا أكتب هذا المقال حاليًا من مكتبي المنزلي الجّديد، لكنّني قد عملت في أماكن مختلفة، من سان فرانسيسكو خلال عطلةٍ قضيتها مع الأصدقاء، ومن مقطورة والديّ حين أردنا تغيير الرّوتين والمشاهد من حولنا، ولمدّة شهرين حين مكثنا في تكساس في وقتٍ سابق من العام المنصرم. كما أنّني عملت في المقاهي، والمكتبات، ومواقف السيّارات، وحتّى في المقاهي المحليّة شمال البلاد. عليك في بعض الأحيان أن تقوم بما ينبغي عليك فعله.

ويكفي أن أقول أنّني قد تعلّمت حيلةً أو اثنتين خلال العامين الماضيين. وأريد اليوم أن أشارك معك أربعةً من النّصائح المفضّلة لديّ لمساعدتك على العمل من أيّ مكانٍ بشكلٍ أكثر كفاءة.

1. الإنترنت هو الأهم

إنّ وجود اتّصال بالإنترنت يمكن الاعتماد عليه أمرٌ ضروري حين تعمل بعيدًا عن المنزل، أثناء قضاء عطلتك أو لمجرّد تغيير الرّوتين. لم يكن لديّ هاتفٌ ذكيّ في أوّل 14 شهر حين كنت أؤسّس عملي عبر الإنترنت. وحتّى بعد أن حصلت على هاتف، لم أفهم قدراته الكاملة.

على سبيل المثال، اكتشفت (في طريقي من تكساس إلى المنزل) أنّه يمكنني استخدام  hotspot على هاتفي للاتصال بالإنترنت على حاسوبي المحمول أثناء السّفر، وذلك أمرٌ رائع. لاحظ أنّ الاتّصال يكون أقوى في المناطق المدنيّة ولا يكون بنفس القوّة في الرّيف. وحين اكتشفت ذلك، أصبح قضاء أيّامٍ طويلة في السيّارة أمرًا أسهل بكثير وأمتع. كما يمضي الوقت بشكلٍ أسرع بكثير ولا أضطرّ للعمل حين نصل إلى وجهتنا. وهو الخيار الرّابح.

نصيحة خبير: انتظر حتّى يكون هنالك شبكة لاسلكيّة wifi لتحميل البرامج أو الملفّات الكبيرة. انتهت لديّ في إحدى المرّات خطّة البيانات تمامًا حين قمت بتحميل مستندات غوغل Google Docs لاستخدامها بدون إنترنت على حاسوبي المحمول الجديد في السيّارة.

لن تحتاج إلى الإنترنت للقيام بعملك كلّه (انظر النّصيحة الثّانية)، لكنّك قد تحتاج إلى جدولة المنشورات، وتفقّد بريدك الإلكتروني، والقيام باتّصالات فيديو، إلخ. لذا احرص على أن يكون لديك اتّصالٌ جيّدٌ بالإنترنت في أيّ مكانٍ تمكث فيه لوقتٍ طويل وليكن لديك خطّةٌ بديلة (كالاتصال عبر هاتفك أو في مقهى محلّي).

2. استخدم غوغل درايف Google Drive للعمل بدون إنترنت

إذا لم تكن تستخدم مجموعة أدوات غوغل Google Tools Suite بعد، فأنت مخطئ. إنّ غوغل مذهل، وهو أفضل بكثير من Apple لأنّ جميع الأشياء الجيّدة لديه مجّانيّة، وإقلاعه قويٌّ للغاية. أنا أستخدم غوغل لكلّ شيء، بدءًا بمحرّك البحث، إلى البريد الإلكتروني، إلى التّقويم، إلى تخزين الملفّات على السّحابة، وكتابة المسوّدات الأولى، والدّردشة مع زملائي، واتّصال الفيديو، إلخ.

هنالك نسخةٌ "من إصدار غوغل" من كلّ شيءٍ تقريبًا، وهي جميعًا مجّانيّة. لنتحدّث عن استخدام Google Drive للعمل دون الاتّصال بالإنترنت. Google Drive هو نظام تخزين ملفّات عبر الإنترنت. وهو في الواقع نسخةٌ على الإنترنت من مايكروسوفت أوفيس Microsoft Office (Docs = Word، Sheets = Excel، Slides = Powerpoint)، وهو يتوافق مع أوفيس (وماك على ما أعتقد).

وأفضل ما فيه هو أنّه مجّاني، ويمكن الوصول إليه دون الاتّصال بالإنترنت. لذا حتّى وإن كنت تقوم بتخزين الملفّات من خلال السّحابة، يمكنك الوصول إليها عندما لا تكون متّصلًا بالإنترنت، وإجراء تغييراتٍ عليها، ويتمّ تحديثها وإعادة حفظها عندما يصبح بإمكانك الاتّصال بالإنترنت مرّةً أخرى.

أحبّ استخدام Google Docs للتّعاون مع النّاس في إنجاز المشاريع أيضًا. حيث يسهل على الآخرين إجراء التّغييرات، والتي يتمّ تحديثها في الوقت الحقيقي real-time، ويجب عليك أن تشارك الملف مرّةً واحدة فقط، وليس بعد كلّ تغييرٍ يتمّ إجراءه. كما يمكنك اقتراح تعديلاتٍ، وإضافة التّعليقات، ورؤية التّغييرات التي تمّ إجراءها سابقًا.

إنّ السّبب الرّئيسي في أنّني أدرجت Google Drive كأحد النّصائح هو أنّ إمكانيّة الكتابة فيه دون الاتّصال بالإنترنت، أيّ يمكنك إعداد مسوّدة منشورات للمدوّنة، ونسخة للمبيعات، والنّشرة البريديّة، وأكثر دون الحاجة لأن يكون لديك اتّصال بالإنترنت. كما يمكنك رفع ملفّات pdf إلى درايف Drive الخاصّ بك حين تكون متّصلًا بالإنترنت وقراءتها حين لا تكون متّصلًا بالإنترنت.

نصيحة خبير: قم بحفظ جميع الملفّات التي تقوم بتحميلها في ملفّ في Google Drive لقراءتها في السيّارة حين لا يكون لديك شيءٌ أفضل تفعله.

وأخيرًا، أحبّ إمكانيّة استخدام مجموعة أدوات غوغل Google Tools Suite من أيّ جهاز كمبيوتر. فإذا كانت هنالك مشكلةٌ في جهاز الكمبيوتر الخاص بك (أرسلت للتّو الحاسوب المحمول الخاص بي لإصلاحه لأنّ هنالك خللٌ ما في القرص الصّلب)، يمكنك استعارة كمبيوتر زوجتك، أو استخدام الكمبيوتر الخاص بالفندق، أو استخدام جهازٍ إضافي لديك. ولن تفقد أيّ من عملك. وذلك أمرٌ رابحٌ تمامًا.

3. خطّط لأسبوعك مقدّمًا

أنا أستخدم برنامج إدارة المشاريع تريللو Trello لأفعل ذلك بنفسي، وهو مفيدٌ إلى حدٍ كبير.

من الأشياء التي فعلتها في بداية العام هي أنّني قمت بجدولة جميع الاتّصالات/الاجتماعات في نفس اليوم من الأسبوع. أي أنّني أتلقّى الاتّصالات/الاجتماعات بشكلٍ رئيسي أيام الثّلاثاء والخميس. والأمر ليس مثاليّا، لكنّني أعرف في معظم الأحيان أنّ أيّام الاثنين والأربعاء هي الأيّام التي أقوم فيها بإنجاز الأشياء. يمكنني الانتهاء من كميّةٍ كبيرة من الكتابة أو العمل على قمع مبيعاتٍ جديد أو فعل شيءٍ ما. أحبّ أن أبدأ هذه الأيّام وأنا أشعر أنّ لديّ لائحة فارغة.

كما أنّني أخصّص سجلًا جاريًا للمحتوى الذي يجب أن أكتبه أو المهام التي يجب عليّ إنهائها في ذلك الشّهر بالتّحديد. ثمّ أقوم بإعادة ملئ جزء من كلّ عمود إلى الأسبوع القادم لأخطّط مسبقًا لما سوف أقوم بإنجازه. أحاول أن أجعل في كلّ يوم ما بين 5-10 موعد أو مهمّة.

نصيحة خبير: خطّط مسبقًا لأسبوعك مساء أيّام الأحد، قبل أن يبدأ الأسبوع، وسوف تشعر بالهدوء والتّنظيم أكثر صباح أيّام الاثنين، ممّا يجعلك تستفيد من الأسبوع.

من خلال إبقاء الاتّصالات لأيّامٍ محدّدة من الأسبوع والتّخطيط مسبقًا لأسبوعي، يصبح الأمر أسهل بالنّسبة لي لأعرف ما يجب عليّ القيام بفعله وتبديل الأشياء بحسب الحاجة حين تتغيّر الخطط. عندما كنّا في تكساس، كنت أعرف أنّ بإمكاني الانضمام إلى عائلتي والذّهاب إلى بركة السّباحة أيّام الاثنين والأربعاء. أو يمكننا القيام برحلةٍ ليومٍ واحد إلى الكثبان الرّمليّة أو فعل شيءٍ ما في هذه الأيّام من الأسبوع.

4. تفقّد البريد الإلكتروني في بداية اليوم ونهايته

أعلم أنّ جميع الخبراء يقولون لك ألّا تبدأ يومك بالبريد الإلكتروني، لكنّني وجدت أن ذلك مستحيلٌ تقريبًا في عملي. وذلك لأنّ عليّ تفقّده من أجل عملائي الثّلاثة الذين أقدّم لهم خدمة المساعدة الافتراضيّة (VA clients)، لذا فأنا أتفقّد البريد الإلكتروني بسرعة بدلًا من جعله يفسد يومي.

وبما أنّ لديّ مواعيد مخطّط لها لتفقّد بريدي الإلكتروني، فغالبًا ما أقوم بإغلاق نافذة البريد الإلكتروني حين أقوم بتنفيذ العمل لأحد العملاء أو حين أعمل على منشورٍ لموقعي الخاص. وعندما لا يكون مفتوحًا، أكون أقلّ عُرضَةً بكثير للتّشتّت عند تفقّده أو كتابة ردٍ سريع. والغريب أنّ تفقّد بريدي الإلكتروني بعد الانتهاء من مهمّةٍ يشعرني وكأنّه مكافأةٌ على إنجاز المهمّة.

وتفقّد البريد الإلكتروني هو آخر شيءٍ أفعله في اليوم، ممّا يسمح لي بتعديل جدولي لليوم التّالي أو لما تبقّى من الأسبوع. كما أنّه يساعدني على إنهاء كلّ يومٍ بنهاية نوعًا ما. وأيّ شيءٍ يحدث بين انتهاء اليوم إلى الصّباح حين أبدأ العمل من جديد هو في الوقت المستقطع والذي لا أعمل فيه.

نصيحة خبير: إذا كنت تواجه مشكلةً في الكتابة لمدوّنتك الخاصّة أو تحقيق إنجازٍ في مشروع كتابةٍ خاص كدورة، ابدأ يومك بالكتابة. لا تسمح لنفسك بتفقّد البريد الإلكتروني قبل أن تقوم بكتابة ألف كلمة أو منشور المدوّنة الخاص بالأسبوع الحالي. إنّ الصّباح بالنّسبة للعديد من الأشخاص هو أفضل وقتٍ للكتابة، ومعرفة أنّ تفقّد البريد الإلكتروني هو في نهاية النّفق يشكّل حافزًا كافيّا لإنجاز العمل.

وجدت أنّه من المفيد أن تبدأ أيّامك وتنهيها بالبريد الإلكتروني حين تعمل من أيّ مكان. وغالبًا ما نتواصل مع العملاء بهذا الشّكل، أو نقوم بتسليم المهمّات، إلخ. لذا فإنّ متابعة البريد الإلكتروني في البداية والنّهاية يضمن ألّا تفوّت أيّ شيءٍ ويسمح لك بالانتهاء من العمل بشكلٍ جيّد في نهاية اليوم.

ختامًا

أن تتمكّن من العمل من أيّ مكانٍ هو هدفٌ يمكن العمل من أجله. ومن الرّائع أن تتحكّم ببرنامجك الخاص ولا تضطرّ لطلب إجازةٍ لقضاء العطلة. لكنّ العمل من أيّ مكانٍ تريده قد يجعلك تواجه مجموعة تحدّياتٍ فريدة. يجب أن تحرص على أن يكون لديك اتّصالٌ بالإنترنت يمكن الاعتماد عليه، وإيجاد طرقٍ للعمل بدون إنترنت، وإدارة الجّدول الخاص بك، وأن تحرص على البقاء على تواصل مع العملاء والعملاء المحتملين.

ومن المفيد أيضًا وجود خططٍ بديلة للاتّصال بالإنترنت، واستخدام Google Drive، والتّخطيط المسبق للأيّام والأسابيع، وأن تبدأ أيّامك وتنهيها بتفقّد البريد الإلكتروني. وهي أمورٌ مناسبة بالنّسبة لي، سواء كنت أعمل من مكتبي المنزلي، أو في المقطورة، أو أسافر عبر البلاد في عطلةٍ شتويّة مطوّلة.

إذا كنت تعمل من أيّ مكان، ما هي النّصائح التي يمكن أن تضيفها؟

ترجمة -وبتصرّف- للمقال 4‎ Tips to Work from Anywhere More Efficiently لصاحبته GINA HORKEY

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

تُتاح للمستقل - أو الموظَّف عن بعد - خيارات لا يمكن إحصاؤها للأماكن التي يمكنه العمل منها. يجد كثيرون أن اتخاذ مركز رئيسي - المكان الذي تعمل فيه عادةً - يساعد على الاستمرارية و الروتين. بالنسبة لأغلب المستقلين الذين يتابعوننا فإن المنزل هو مكان العمل المُفضَّل.

الأمر الرائع بشأن العمل من المنزل، بالإضافة إلى كونه مريحاً ويجنبك الذهاب إلى مكان العمل يومياً، هو إمكانيّة إنجاز المهام و الأعمال المنزلية - التي تبدو مملّة ومرهقة في الظروف الاعتيادية - أثناء استراحاتك المقررة. هل تحتاج إلى تغيير الجو؟ اذهب للركض و استحم، اغسل الملابس، نظّف الصحون أو اقرأ في مكان هادئ. افعل كل الأمور المريحة التى يتيحها لك العمل من منزلك.

من المهمّ، لكي تعمل من المنزل بنجاح، أن تضع حدوداً وطريقة لتمنع تشتت الانتباه أو الأولويات غير الرئيسة. إليك عدة طرائق لتحقيق الاستفادة القصوى من العمل من البيت من واقع خبراتنا، بحوثنا، ونصائحنا المنتقاة من مجتمع المستقلين الذين يتابعوننا.

أسس مكان عمل مريح

من المذهل الاختلاف الذي يحدثه مقعد وثير ومكان عمل صُمِّم لمضاعفة إنتاجيتك الشخصية. قد يكون استعمال هذا المقعد صعبا في المدن الكبيرة، حيث الشقق السكنية و المنازل الصغيرة؛ لكن ثق بنا، نحن نعلم أن ذلك لا يزال ممكناً.

إذا لم يكن لديك غرفة كاملة لتغلق بابها و تدعوها ” مكتبك”، خصص ركناً و زوده بما تراه ضرورياً وما يزيد إنتاجيتك. من الممكن أن تكون هذه الأشياء : تقويم، لوحة إلهام، نبتة أو ربما مجرد مكان عمل نظيف. الأكثر أهمية، التأكد من عزل نفسك عن أي مصدر محتمل للإلهاء - أطباق، فوضى، جهاز تلفاز …إلخ.

تقول Valerie Stimac، وهي مستقلة من متابعينا “عين أمكنة للعمل وأخرى للنشاطات الخارجة عن إطار العمل (مثلاً المكتب للعمل والسرير ليس له). الحدود على الصعيد الملموس – حتى إن لم تكن مرئية - تعينك على الولوج إلى جو العمل عندما تحتاج إلى ذلك، وتمنحك أيضا استراحة من العمل عندما تحتاج إلى الهرب”.
لقد أحببنا كثيراً كيفية تأسيس Danielle Devereux مكتبها المنزلي. قالت أيضاً “دائماً لدي أسطوانة تدور”.

يضيف David Hathaway من CloudPeeps: “يمنحك مكتب المنزل فرصة فريدة لتصنع ملاذاً آمناً خاصاً بك لتعمل فيه، حيث الفواصل بين حياة المنزل، الإلهام والإبداع تنطمس لتصبح وجوداً واحداً. طوق نفسك بكلمات ملهمة”. اللوحة التالية، التي كُتِب عليها “إن عملت بجد حقاً وكنت لطيفاً، ستحدث أمور رائعة”، معلّقة على حائط مكتبه.

تتضمّن العناصر المهمة الأخرى التى يجب التحكم فيها، والتي لديك سلطة عليها، إذ أن هذا منزلك، هي درجة الحرارة، الموسيقى أو الصوت، والإضاءة. تقترح زميلتنا Dinah Russell أن تكون بجانب مصدر للإضاءة الطبيعية. تقول: “لا يقتصر الأمر على التوفير قليلا في تكاليف الطاقة، بل إن الإضاءة الطبيعية تساعد أيضاً على منعك من التحديق فقط في إضاءة الشاشة طوال اليوم (و إن كان هناك نافذة، فهي طريقة ممتازة لتحول نظرك كل فترة و تتجنب الصداع”.

تقول Dusti Arab إن النباتات تصنع كل الاختلاف: “النباتات! جدياً، اذهب إلى متجر لبيع النباتات، التقط بعضاً من الورورد النضرة و زوجاً من نباتات الإصيص الأنيقة. أظهرت الأبحاث أن هذا سيجعلك تعمل بطريقة أحسن. أليس من الرائع أن يوجد شيء ما أخضر اللون حولك؟”. وافقت Shelley Webb قائلة: “نصيحة مستوحاة من فلسفة صينية: وجه مكتبك بحيث عندما تجلس وراءه تكون في مواجهة الناس الذين يعبرون خلال الباب (حتى إذا لم تقابل العملاء هناك). ضع دائماً أزهاراً أمام ناظريْك”.

يمكنك تصفح صُحُف أو مواقع متخصّصة، مثل The Modern Desk للحصول على منتجات رائعة و أفكار لأدوات تخص مكتبك المنزلي و إنتاجيتك.

ابتدع روتيناً

توصي الأبحاث بابتداع عادات وروتين من أجل أقصى إنتاجية، تنطبق هذه التوصية بالخصوص على العمل الحر و العمل من المنزل. لن نملي عليك متى يجب أن تستيقظ، أو هل يجب عليك أن تكون شخصاً صباحياً أو بومة ليلية.كل شخص، كما أشار أحد أصدقائنا، لديه إيقاعات للساعة البيولوجية. تكمن البراعة في اكتشاف ما يصلح لك و التمسك به يومياً.

عندما ننظر إلى الروتين اليومي لبعض المبدعين الأكثر تأثيراً اليوم، نجد أن هناك أمراً واحداً مشتركاً فيما بينهم، إنهم يأخذون روتينهم على محمل الجد. سواء كان تدوين أحلامهم، أو التنزه مع كلابهم، أو التأليف في الصباح،أو المراسلة الإلكترونية بعد الظهيرة، أو اتخاذ أيام محددة للمقابلات والأيام الأخرى للعمل المكتبي، فإنهم يتمسكون به.

ما غير حياة Aray Montalvan-Till هو التخلص من ملابس النوم ومغادرة المنزل لاحتساء القهوة أو تناول الفطور كي تبدأ يومها.

أظهرت البحوث أن ثلاثة أسابيع (21 يوماً) هي المدة المستغرقة لاكتساب عادة أو نبذها. بعد تجربة بضعة روتينات مختلفة لاختيار الأنسب لك، جرب ما ناسبك لمدة شهر. ستصبح طبيعة ثانية قبل أن تدرك.

كن حميماً مع قائمة مهامك

من المحتمل أنك بالفعل تستخدم قائمة المهام، لأنها في متناول اليد في أي بيئة. عندما تعمل من المنزل فإن البراعة في صنع قائمةِ مهامّ فعّالة تكمن في بساطتها و إمكانية إنجازها. يزيد من فعاليتها، أن تصنع قائمة جديدة كل يوم لتبدأ يومك بانتعاش وبرؤية واضحة لما يجب عليك إنجازه.

يقول المستقلّ Raphaelle Heaf: “ضع قائمة تحوي ما يجب عليك تحقيقه كل يوم (مستخدماً أي تطبيق أو نموذج ملاحظة يصلح لك). حتى إن كانت المهام متكررة، مثل مراسلة العملاء الجدد أو تحديث موقعك الإلكتروني. إنه لشعور رائع عندما تضع علامةً على مهمّة للدلالة على أنك أنجزت ما تود فعله”. أما المستقلة Amanda Thames فتقول: “أخذت إلى منزلي إرشادات من وظيفتي في الشركات و بدأت في تنظيم معلومات العملاء والمهام في برنامجٍ لإدارة العملاء، حتى إني أزامن المهامّ بين حساباتي في Evernote، Quickbooks وتقويمات Google! تبقيني المهمّات المسجّلة والتنبيهات على اطّلاع دائم بما يجب عليه فعله أولا. هذا التنظيم لكل العناصر الرقمية يمنحني شعوراً بأني أعمل في إطار احترافي منظم”.

خذ استراحة

خصص وقتاً للتركيز و وقتاً للراحة في روتينك اليومي. تقنية Pomodoro أسلوب فعال لذلك. استعمل ساعة توقيت للانتهاء من جزء محدَّد من العمل (لنقل 40 دقيقة) واعمل فقط على هذه المهمة، خذ استراحة قدرها عشر دقائق، اعمل بتركيز لفترة أخرى وكرّر. هذه التقنية بسيطة وفعالة لإنهاء قائمة مهامك.

يقول المستقل Brian Lenny: “لا تجلس هناك و تنظر إلى الشاشة مدة ثماني إلى عشر ساعات مباشرة. لكن اعمل على أجزاء تتراوح بين ساعتين إلى ثلاث ساعات، و خذ استراحة. اذهب إلى مكان آخر، انتقل إلى غرفة أخرى من المنزل، امش بجوار المبنى، أو أياً كان. يسمح تقسيم العمل وأخذ الاستراحات بتجديد نشاط عقلك؛ لذا عندما تعود إلى عملك ستصبح جاهزاً لتبدع من منظور جديد وبعقل مستريح”.

لا تتردد في الاستفادة من العمل من المنزل. إن كان بمقدورك أن تقوم بأحد الأعمال المنزلية في وقت استراحتك، انطلق وافعل ذلك. كلما استطعت الاسترخاء تماماً في وقت راحتك، كلما تجنبت الإرهاق المحتمل. عندما تنتهي من الأعمال المنزلية أثناء الاستراحات، ستجد الكثير من الوقت في حوزتك للاستمتاع به.

أضافت Rachel Medanic نصيحة أخرى: “بينما تعمل طوال اليوم باستخدام الحاسوب، الهاتف أو الدردشة، فإن حالة المنزل ستتدهور. لقد اكتشفت أيضاً أنه عندما أكون مستغرقة في التفكير العميق واحتاج إلى معالجة التحديات عقلياً أولاً، أعطي لعقلي فسحة من الراحة عن طريق نقل الغسيل إلى المجفف أو أنظف الأطباق. كي تكون مبدعاً، و تعمل بجد، و تعتني بنفسك، كل هذا في نفس الوقت، يتطلب أحيانا الحصول على الاستراحة التى تمنحها لك الأعمال المنزلية. أداء أعمال بدنية بعيداً عن لوحة المفاتيح يساعد عقلك على العمل. عندما تعمل من المنزل، فإن منزلك يروي القصة و يتشارك أدلة على رحلتك العقلية.

استفد من الفرصة لتحسين صحتك

توجد إيجابيات وسلبيات للعمل من المنزل عندما يتعلق الأمر بالصحة. نعم، سيغريك أن المطبخ على بعد خطوات قليلة منك، لكن هذا قد يكون أمراً جيداً إن كان مزوداً بوجبات صحية خفيفة. تنصح Krista Gray قائلة: “استفد من الفرصة لتحضّر أطعمة صحية و خصص وقتاً لاستراحات تتناول فيها الوجبات الخفيفة على مدار اليوم. لا تجعل مستويات الطاقة تنخفض. أما Kat Loughrey فتقول: “أتأكد من ألا أتناول طعامي على مكتبي قط، ودائماً أسحب نفسي إلى طاولة المطبخ أو أغادر لتناول وجبة الغداء لأعطي معنى لاستراحة حقيقية. إحدى ميزات العمل من المنزل أنه بمقدورك طهي وجبات لذيذة ولقد وجدت أن الطهي يعد نشاطاً ممتازاً لاستغلال عقلك على نحو مختلف. بالإضافة إلى ذلك، فإن تحضير شوربة في وقت الغداء أمر رائع جدا، لذا في المساء سيكون لديك عشاء شهي جاهز ينتظرك”.

قرر أن تستمع بالعزلة لكن خصص وقتاً للناس

مثل أي شيء آخر، التمتع بالعزلة التي يفرضها العمل من البيت (بافتراض أنك وحدك) هو قرار. لـ Geoffrey James، الذي يعمل من المنزل منذ عشر سنين، وجهة نظر رائعة بخصوص هذا الموضوع: “العمل من المنزل يعني قضاء الكثير من الساعات بمفردك كل يوم. بما أن هذا هو الواقع، فربما يكون من الجيد أن تستمتع به”.

لازال بإمكانك تخصيص وقت للأشخاص الآخرين. إنْ كانت لديك ذرة انفتاح واحدة بداخلك، فإنك ستود ذلك. تذكر أن إحدى المميزات الكبيرة للعمل الحر هي المرونة. خصص وقتاً لاحتساء القهوة مع صديق على الأقل مرة واحدة أسبوعياً، أو جدول موعداً للعمل الجماعي أو اللياقة البدنية. هناك مزية أخرى رائعة للعمل من المنزل هي الاستفادة من النادي الرياضي في منتصف اليوم أو الدورات التدريبية التى تسمح بالتفاعل لكن بدون ازدحام ما بعد ساعات العمل.

يقول المستقلّ Raphaelle: “قد يُشعرك العمل من المنزل بالوحدة و ينتهي الأمر بك تعمل في صومعة. تذكر أن تلج إلى الشبكة و تخرج لاحتساء القهوة أو الشاي. إن كانت الأمور على ما يرام فغادر المنزل لبعض الوقت بعد الظهيرة أو شارك في لقاءات مجموعة عمل. هم لن يساعدوك على البقاء عاقلاً و سعيداً فقط لكن ربما يقودونك إلى فرصة العمل التالية”.

ابحث عن مجموعتك

التواصل مع الناس عبر الإنترنت قد يكون مفيداً لعملك الحر أو مسيرتك المهنية للعمل عن بعد. تكمن روعة مجتمعات الإنترنت في تبادل الأسئلة والنصائح والتخلص من مشاعر الوحدة. عندما تعثر على مجموعتك، ستخلق فرصاً للمحادثة أثناء الاستراحات أو خارج ساعات العمل. أو في ساعات العمل إن أردت.

دردش مع من هم مثلك عن عمل الزبائن، النصائح المهنية، تلميحات الإنتاجية، فرقتك المفضلة، أو الحلقة الأخيرة من صراع العروش. فكر في هذا على أنه مبرّد مياه رقمي، لكن بدون الشعور بالحرج من أن تظل عالقاً هناك . يمكنك المغادرة و الرجوع في أي وقت.

يقول Krystal Douglas “العمل من المنزل يجعلك مسيطراً على ما يشتت انتباهك في مكان العمل، لكن هذا قد يعزلك عن المشاركة في محادثات مع بشر حقيقيين. الاسترخاء يبقي عليك اجتماعيًّا، وهو ما لا يدركه كثير من الناس غالبا”.

يمكن أن تكون صفحات فيس بوك، حسابات تويتر أو مجتمعات حسوب IO مكانا مناسبا لتطبيق هذه الفكرة.

ضع حدوداً

من المهم أن تضع حدوداً لنفسك ولمن تحب عندما تعمل من المنزل. يجب أن تكون لديك أوقات محددة: متى ستعمل ومتى ستكون متاحاً لأصدقائك، وعائلتك، و اللقاءات الاجتماعية. تذكّر - إنْ كنت على علاقة أو لديك زملاء غرفة - أنّ الشخص الذي يعمل في المنزل يضطر غالبا إلى تحمل وطأة مسؤوليات المنزل.

إنْ كانت هذه الأمور لا تزعجك و لا تقاطع يومك، هذا رائع! لكن حاول ألا تحولها إلى أعذار كي لا تنهي العمل. أنت لديك وظيفة كما لدى الآخرين، لكن بمرونة أكبر. جرب التخطيط لأسبوعك على مدى عطلة نهاية الأسبوع و التنسيق لأوقات فراغك أو عملك مع من تحب أو زملاء الغرفة. هذا سينشئ فواصل خرسانية تساعدك على الالتزام بروتينك.

ربما يستغرق أصدقاؤك و عائلتك وقتاً حتى يستوعبوا الحدود التي أقمتها، لكن هذا سيحدث في النهاية. لاحظ باحثون، حسب صحيفة The Atlantic، أن خلافات المستقلين مع عائلاتهم تخف كثيرا بعد عام من العمل عن بعد؛ لأن عائلاتهم تطبعت على الروتين.

التزم

العمل عن بعد هو تعديل على طريق العمل، تماما مثل ما هي حال المكاتب المتحركة. لا تشق على نفسك كثيراً في حالة أنك أخذت وقتاً لتعتاد على الأمر، هذا سيحدث عاجلاً أم آجلاً. كن مثابراً وجرب وكرر تمامًا كما لو كنت ستفعل مع أي إستراتيجية أخرى!
تقترح Ashton Wright قائلة “عين أهدافاً قصيرة المدى وطويلة المدى وشخصية. ثم شاهد رؤيتك و هي تصبح حقيقة ملموسة لك و لعملائك”.

ترجمة - بتصرف - لمقال 8 ways to make the most of working from home.

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

حين يعرف أحدهم أني أعمل من المنزل، فإني ﻻ أفلت من محادثة شبيهة بهذه:

"أتعملين حقًا من المنزل؟ ﻻ بد أن ذلك أمر رائع، أشعر بالغيَرْة منك إذ أتمنى أن تكون لدي حرية كهذه، أراهن أنك تعملين طيلة اليوم بملابس المنزل، أليس كذلك؟"

وأظل أثناء استماعي إلى حديثه هذا محافظة على ابتسامتي حتي ينتهي، ثم أنطلق أشرح له كيف أن العمل الحر وإن كانت له مميزات كثيرة إﻻ أنه يعني أيضًا أن علي تحفيز نفسي بشكل مكثف كي ﻻ أتكاسل عن إنهاء عملي وتسليمه في الوقت المحدد.

وذلك عن تجربتي التي قضيتها في العمل الحر طيلة الأعوام الثلاثة الماضية، حيث استمتعت حقًا بحرية العمل من أي مكان أريده، وبتحرري من التقيد بدوام رسمي كل يوم، ونعم، كنت أعمل أحيانًا بلباس نومي إن شئت. لكني تعودت من ناحية أخرى على التعامل مع مساوئ العمل بتلك الحرية من المنزل.

في الحقيقة إن من الصعب للغاية أن تحافظ على إنتاجيتك وتركيزك وكفاءتك حين يكون منزلك ومستقر راحتك هو محل عملك، حيث توجد مهام منزلية أخرى غير العمل، وحيث يمكن أن ترى مثلًا شيئًا على التلفاز كنت تترقب مشاهدته بشدة.

هل يمكن الحفاظ على مستوى إنتاجية في البيت يعادل الإنتاج من مقر الشركة؟

تظهر دراسة أن الموظفين الذين  يعملون من المنزل أو العمل عن بعد بشكل عام لديهم احتمالية أن يكونوا أكثر إنتاجًا من زملائهم في مقر الشركة، فقد أظهر نحو 77% من الموظفين عن بعد ممن أجريت عليهم الدراسة إنتاجية أكبر بكثير أثناء العمل من المنزل مقارنة بأولئك الذين يعملون في مقر الشركة.

وليس ذلك فحسب، بل أظهرت النتائج أيضًا أن 24% من هؤﻻء شعروا أنهم يستطيعون إنجاز عمل أكثر خلال نفس المدة الزمنية عن زملائهم الموظفين العاديين، إضافة إلى 30% قالوا أنهم يستطيعون إنجاز عمل أكثر في وقت أقل. لذا، من الممكن نظريًا أن تكون منتجًا أكثر أثناء العمل من المنزل، ﻻ تحتاج سوى إلى إعداد نفسك كي تحصل الفائدة عبر تجنب بعض المخاطر والمشاكل التي يسببها العمل من المنزل، لكني استطعت التغلب عليهم في النهاية. وإليك الآن بعض تلك المشاكل وكيف تتغلب عليها.

المشكلة الأولى: معاناة تحديد بداية مميزة ليوم عملك

ﻻ يشعر العاملون في الوظائف العادية بهذا الأمر إذ يضبطون أنفسهم على روتين مغادرة المنزل والذهاب إلى مبنى مختلف تمامًا لبدء يوم العمل، أما حين تعمل من المنزل فإن الوضع يختلف كليًا، فقد يكون محل عملك هو غرفة مجاورة لغرفة نومك إن لم تكن هي نفسها غرفة النوم، لذا فإن أقصى بعد فيزيائي ستبلغه أثناء الانتقال إلى المكان الذي ستعمل فيه هو تلك الغرفة!

والمشكلة هنا أن من الصعب عليك تحديد نقطة بداية للعمل بدون بداية مميزة ليومك العملي تهيئ عقلك للانتقال كليًا من وضع الراحة في المنزل إلى وضع العمل، فتجد نفسك في لحظة تتفقد بريدك على مائدة الإفطار، ثم تنهمك  كليًا في عملك حتى تنتبه فجأة أنك لم تغادر حتى طاولة الإفطار! وتحدث نفسك أن مهلًا، كيف حدث ذلك؟ إنك لم تغادر كرسي المائدة حتى!

والطريقة التي تتغلب بها على هذه المشكلة أن تختار ساعة محددة تكون هي بداية وقت عملك كل يوم، وﻻ تبدأ عملك إﻻ في تلك الساعة، وذلك شيء تراه في تراجم ( قصص)  رواد الأعمال الناجحين على اختلاف ظروفهم،  أنّ لديهم جدول محددٌ سلفًا يلزمون أنفسهم باتباعه.

وحتى لو كنت تعمل مستقلًا حيث يمكنك العمل من أي مكان تشاء، فلا يزال من الحكمة أن تلتزم بجدول له بداية ونهاية واضحتين، حتى تتجنب العمل على مدار الساعة. وبالمثل فإن  وقتك ذي البداية الواضحة الذي خصصته للعمل ﻻ ينبغي أن يقاطعه أمر أو عارض، وﻻ استثناء في ذلك.

وتوجد طرق كثيرة تخصص بها مساحة مكتبية للعمل في منزلك دون أن تحتاج غرفة خاصة، فيمكن استغلال جزء من غرفة لذلك الأمر، وإن لم تستطع فإن إعداد غرفة المعيشة بحيث تستوعب مساحة مكتبية ممكن أيضًا.

وأيًا كان الطريق الذي اخترته فإن تحديد حدود واضحة لمواقيت ومكان عملك يوفر لك بداية واضحة لعملك اليومي، والذي من شأنه أن يرفع من مستوى إنتاجك.

المشكلة الثانية: الراحة الزائدة عن الحد

واﻵن، بالعودة إلى أمر العمل بثياب النوم، ﻻ شك أن لديك الحرية في ارتداء ما تشاء أثناء عملك من منزلك، لكن لعلك لاحظت أن المبالغة في التخفف من الرسمية يشعرك أن يومك ليس له بداية محددة أيضًا كما في المشكلة الأولى التي أوضحتها قبل قليل.

ذلك أن إضفاء طابع من الرسمية على نمط عملك يصنع فارقًا حتى لو كنت تعمل من المنزل، فقد أظهرت دراسة أن ارتداء ملابس مريحة بشكل مبالغ فيه يشعرنا براحة أكثر من المطلوبة للعمل بسبب مفهومنا عن أنواع الأزياء المختلفة، فسترتك الواسعة المريحة تذكرك في كل لحظة بأيام العطلة، ويكون من الصعب حينها أن تحافظ على مستوى إنتاجك حين ترتدي ملابس مرتبطة في ذهنك بالراحة.

ومكافحة تلك المشكلة أمر يسير: تظاهر أنك ذاهب إلى العمل!

أعني أن تستعد للعمل كما تفعل عادة حين تذهب لوظيفة عادية في مكتب حقيقي بين زملاء عمل، وحينها ﻻ بأس بتنفيذ خطة مصغرة من ذلك الاستعداد للعمل لتكون أكثر راحة من روتين يومك العادي -ﻻ أقول أن عليك ارتداء بزة رسمية مثلًا، فذلك سخيف للغاية-، لكن أمرًا بسيطًا مثل ارتداء ملابس ﻻ تخشى مقابلة مديرك أو زملاءك بها يساعدك على زيادة إنتاجك ويضع بداية محددة ليومك.

المشكلة الثالثة: مشتتات المنزل

يبدو أن أحد أكبر المفاهيم الخاطئة عن العمل من المنزل هي اعتقادك أنك تستطيع تنفيذ مهام متعددة في نفس الوقت الذي تحافظ فيه على مستوى إنتاجك.

لكن في الواقع، ليس معنى وجودك في المنزل أنك ملزم بتنفيذ مهام منزلية أثناء الوقت الذي خصصته للعمل، وهذا يسلط الضوء على أكبر الدوافع الخاطئة التي تحيط بقدرتنا على تعدد المهام، وهي أننا نستطيع تنفيذها فعلًا، مثل اﻷمور المنزلية العادية من التسوق والتنظيف وغير ذلك.

فقد ثبت مرة بعد مرة أن ما نقوم به هو تبديل المهام وليس تعددها، فنحن ننقل تركيزنا من مهمة لأخرى، والذي يعني أننا نمد من الوقت المخصص لفعل أي شيء، لذا إن كنت تعمل من المنزل بينما تحاول القيام بأمور أخرى في خلال اليوم، فإن إنتاجك سيتأثر، هكذا ببساطة.

وقد يعني ذلك قول "ﻻ" لعائلتك حين يطلبون منك تحضير عشاء معهم، فإن وجودك بالمنزل بالضرورة ﻻ يعني بالضرورة أنك ﻻ تعمل. وبالمثل، كافح الرغبة في القيام بمهام تجعلك تقسم تركيزك بينها.

وسيفيدك الالتزام بجدول محدد هنا، فنظِّم عملك في المنزل كما لو أنه في مكتب حقيقي، ربما يعني أن هناك ساعة غداء في المنتصف، و15 دقيقة منفردة تحضر فيها كوبًا من القهوة أو تمدد ساقيك قليلًا (سأتحدث عن هذا بعد قليل). وقد تحتاج إلى تعريف أفراد عائلتك بجدولك ذاك، رغم أنك فعليًا بينهم في المنزل، لكن دعهم يعلمون إطار جدولك العام. واﻷمر إليك بعد ذلك لتطبق الجدول وتلتزم به، وسترى نتائجك بأم عينك!

المشكلة الرابعة: العزلة في المنزل

قد يسبب العمل من المنزل شعورًا بالعزلة أو الحبس داخل المنزل، لذلك خصص نصيبًا من جدولك تخرج فيه قليلًا من المنزل للحيلولة دون انخفاض مستوى إنتاجك.

ولقد وُجد أن أفضل مساحات العمل هي تلك التي توفر بيئات عمل مختلفة أو قابلة للتخصيص إلى حد ما ( مثل المكاتب التي تعدِّل وضعها لتعمل واقفًا، أو تغيير المكان الذي تعمل منه).

وعلى الصعيد الشخصي، فإنني أنقل مكان عملي إلى الخارج تمامًا حين أريد تغييرًا في بيئة العمل، وغالبًا ما أذهب إلى مقهى قريب به اتصال جيد بالإنترنت ﻷعمل دون السقوط في فخ التشتت بسبب وجودي في مكان عام.

إضافة إلى ذلك، فقد أظهرت أبحاث أن ضوضاء في  الخلفية الصوتية بمقدار 70 ديسيبل يزيد التفكير الإبداعي بنسبة 35%، وهي تقريبًا نفس مقدار الضوضاء التي تكون في أغلب المقاهي.

إنني أفضل شخصيًا أن أجمع بين الخروج من المنزل للتنزه قليلًا وتصفية ذهني لبضع دقائق، وبين الخروج إلى مقهى قريب من أجل العمل، خاصة حين أحتاج إلى تخصيص بضعة ساعات من الطاقة لمهمة بعينها.

المشكلة الخامسة: قلة فترات الراحة

ذكرت في المشكلة السابقة أني آخذ بضع دقائق من وقتي من أجل التنزه كل يوم، ولقد وجدت أن تلك الدقائق التي أقضيها بعيدًا عن عملي تزيد من إنتاجي.

وإني ﻷعلم أن الأمر ربما يبدو متناقضًا بالنسبة إليك، فكيف يزيد إنتاجي حين أوقف عملي بين الحين والآخر؟ لكن جامعة إيلينوي وجدت أن فترات الراحة القصيرة تزيد كثيرًا من إنتاجية الفرد، وأن من حاول التركيز لفترة طويلة من حالات تلك الدراسة دون أخذ فترات راحة خلال عملهم تعرضوا لانخفاض في مستوى الانتباه والقدرة على إنهاء المهام الموكلة إليهم.

وقد تكون تلك الراحة القصيرة بالنسبة لك هي قراءة مقال قصير، أو تفقد حساباتك الاجتماعية (في فترة الراحة، وليس أثناء العمل). وبالنسبة لي فإنها نزهة قصيرة كما ذكرت، إذ أني وجدت أن المشي يزيد من الإبداع، ويتركك منتعشًا ومستعدًا للعودة إلى العمل بكثير من التركيز والانتباه والقدرة على التفكير بشكل خلاق.

ودعني أقل لك في ختام هذا المقال أن إيجاد تلك النقطة التي تجمع فيها بين زيادة إنتاجك والعمل من المنزل متعلق بالنظر في الأبحاث التي جرت حول الإنتاجية، وباختيار ما يصلحك منها. وأصعب شيء في الغالب أن تبدأ نظامًا وتلتزم به دون قوة خارجية تحافظ على تطبيق ذلك النظام، لكن ما إن تتغلب على تلك العقبة، فإن تجنب تلك المشاكل التي ذكرتها سيكون أمرًا هينًا.

هل لديك استراتيجية تفضلها للحفاظ على مستوى إنتاجك أثناء العمل من المنزل؟ أود سماع مزيد من الاقتراحات عما نجح معك، شاركنا بتجربتك في التعليقات!

ترجمة -بتصرف- للمقال How to Be Crazy-Productive While Working From Home لصاحبتهBriana Morgaine

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

لعلك تعلم أن هناك تحديات فريدة تأتي كعواقب لا مفر منها جراء العمل الحر، فمع تلك الحرية والمرونة والاستقلال يأتي شعورك بالوحدة والقلق والعزلة أيضًا.

لكن دعني أخبرك أنك لست وحدك في هذا الشعور، فلو سألت أي عدد من المُستقلين فسيذكرون أن تلك الأمور هي أكبر التحديات التي واجهوها، لكن يبدو أن الأمر الذي لا يدركه كثير من المستقلين هو أنك لست مضطرًا لخوض الطريق وحدك في مسيرتك كمستقل، فيمكنك أن تعمل مع مستقلين آخرين لتقديم خدمات أفضل، اجتذاب عملاء أكبر، أو مشاريع أكبر حجمًا، في نفس الوقت الذي تحافظ فيه على حريتك ومرونة جدولك، فعندئذ تستطيع التركيز على أمور تستمتع بها وتعمل في نفس الوقت على مشاريع أقل لكنها عالية الجودة. إليك ست خطوات تأخذها لتنمية عملك الحر:

خطوة 1: أنشئ قاعدة صلبة لعملك الحر

جرب العمل أولًا مع بعض العملاء كي تفهم كل شيء يتعلق بنوع المشاريع التي تعمل عليها قبل أن تفكر في تعيين موظف لديك أو شخص يساعدك، واستغل وقتك مع أول عميل أو عميلين كي تتعرف عليهما وعلى احتياجاتهما، وانتبه إلى المناطق التي يعانون فيها أو يرون فيها قصورًا.

وهكذا، كلما تسلحت بالمعرفة والخبرة بما يجري في المشروع، استطعت توكيل المهام إلى غيرك بشكل أفضل، فستعرف حينها أي نوع من المستقلين تريده، وستتعلم أكثر عن أسلوبك الخاص في العمل - من تعمل معه جيدًا ومن لا تعمل معه بشكل جيّد-،  وستتعلم أيضًا كيف تتواصل بكفاءة مع عملائك ومع زملائك من المستقلين، فإن مشاكل التواصل تسبب الكثير من الأخطاء، فتعلم من تلك الدروس وانتفع بها في علاقاتك.

وستدرك بنفسك متى تكون قد وضعت قاعدة صلبة، ومتى يحين الوقت لتوظيف مستقلين آخرين، وستجد نفسك غالبًا إما عالقًا مع أعمال أكثر من القدر الذي تستطيع تنفيذه  أو لا تحب بعض أجزائه، أو مع مال يكفي لتوظيف أحدهم. إني أنصحك بالاطلاع على هذا الدليل كي تعرف كيف توظف مستقلًا آخر لديك.

خطوة 2: اختر ما تريد التركيز عليه

ستجد نفسك أثناء وضعك لقواعد لعملك الحر تستمتع ببعض أجزاء المشاريع دون غيرها، فإذا كنت مصممًا مثلًا فربما تحب الجزء الخاص بالإبداع من المشروع، أو ربما تدهش نفسك وتكتشف أنك تحب الاجتماع بالناس ومعرفة التحديات التي تواجههم، بل ربما تجد نفسك تحب شيئًا مثل الكتابة الإبداعية.

وعلى أي حال، فمهما يكن ذلك الشيء الذي تحبه في عملك، فيجب أن تصرف نظرك إليه، حيث يمكنك العمل حينها مع أناس مهرة ولديهم شغف بباقي أجزاء المشروع، وحينها ستعمل "الآلة" التي تبنيها بشكل أكثر سلاسة.

خطوة 3: حدد الفرص التي تريد العمل عليها

 إن العمل مع مُستقلين آخرين يفتح لك المجال للعمل على مشاريع خارج مجال تخصّصك، فيمكنك حينها أن تسعى خلف مشروعات أكبر وتمتد على أكثر من مجال، فتلك هي فرصتك لاقتحام مجالات لطالما أردت الدخول فيها أو التقدم لمشاريع أكبر لم تكن لديك موارد لها من قبل.

باختصار، فإن فرصتك أن تكبر وتنمو هي مع فريق محترف من المستقلين، فلن تضطر حينها إلى قبول أعمال لا تحبها لمجرد دفع الفواتير، بل ستعملون معًا على مشاريع تحبونها فعلًا.

خطوة 4: اخلق مجال عمل لمن يعاونك

ها قد أنهيت تجهيز القاعدة الأساسية لنشاطك، وها أنت تدرك الآن ما يحتاجه عميلك ويريده، وتعرف ما تريد العمل عليه وأين تحتاج المساعدة.

والآن، ضع كل ذلك على ورق، واكتب ما تحتاجه بالتحديد كوصف للوظيفة، وأي نوع من المستقلين تريد، لكن لا تبالغ، فإن وصفًا مختصرًا من نقاط للمهارات التي تريدها أو تبحث عنها، ومسؤوليات الوظيفة وعدد الساعات التي تحتاجها لكل دور أو وظيفة سيكون أكثر من كاف.

وإن ذلك الوقت مناسب أيضًا لاختيار هيكل لوظيفتك -متى وكيف ستدفع لموظفيك-، فضع أجرًا مناسبًا أو أجرًا لكل ساعة بناءً على نوع الوظيفة، فقد تكون الوظيفة لمرحلة بعينها في المشروع أو ممتدة بامتداد المشروع.

خطوة 5: ابحث عن مستقلين للعمل معهم

والآن وقد عرفت ما تبحث عنه، فقد حان الوقت لإيجاد مستقلين للعمل معهم، وأحد الخيارات المتاحة هي الاتصال بمستقلين آخرين في مستقل، عن طريق البحث عنهم بناءً على مهاراتهم، أو مجالات خبرتهم، أو الدولة التابعين لها، وستجد مستقلين يعرضون خدمات من التسويق إلى التصميم، الشبكات الاجتماعية، وتطوير الويب وغير ذلك، وستبدو نتائج بحثك كشيء مثل هذا:

ويمكنك حينها أن تضيف مشروعًا جديدًا في موقع مستقل بوصف الوظيفة التي تريدها، ثم تطلب من المستقلين الذين أعجبتك معارض أعمالهم وتقييماتهم أن يضعوا عروضًا على تلك الوظيفة ليتنافسوا في الحصول عليها، كي يكون لك حرية الاختيار، أنصحك بالاطلاع على هذا الدليل الذي يقدم لك بعض النصائح التي عليك اتباعها لتوظيف مستقلين أكفاء.

خطوة 6:ابن نظامًا جيّدًا لفريقك

كن على ثقة أنك تحتاج أن تعد نفسك وفريقك للنجاح معًا إن أردت الهرب من معضلة المستقل الوحيد المنعزل، وتفعل ذلك بإنشاء نظام للتواصل وإدارة المشروع عن بعد باستخدام أدوات مثل Slack، Trello، Asana، وبتوثيق كل شيء كي يصبح جزءًا من هذا النّظام، مثل الحسابات التي تتشاركها معهم، الأدوات التي تريدهم أن يستخدموها، وجدول اجتماعاتك، إلخ. واجعل ذلك في مستندات كي تشاركه مع زملائك الجدد فيما بعد بسهولة.

عليك أن تتعلم أيضًا كيف تأتمت عملك لتجعله انسيابيًا لتوفير الوقت وإدارة الموارد البشرية، فيمكنك استخدام برامج أو أدوات تساعدك على أتمتة المهام المملة مثل جدولة الاجتماعات أو أرشفة الرسائل غير الطارئة.

ولتعلم أنك تستطيع التركيز على العمل الذي يدفع لك عملاؤك من أجله وعلى تنمية عملك الحر عن طريق تحرير وقتك من المهام الإدارية، فلتجعل لها مختصرات أو قوالب يمكن استخدامها بشكل متكرر، مثل قوالب تصميمية أو مختصرات نصية.

هل أنت مستعد لزيادة فريقك عملك الحر؟

ألا زلت غير متأكد ما إذا كان توظيف مستقل آخر يناسبك أم لا؟ إننا نتفهم أن الأمر قد يبدو مرعبًا، لكننا نرى مستقلين يوظفون مستقلين آخرين طول الوقت، ولم نسمع شيئًا سوى التعليقات الإيجابية، تقول ليزا كروكو -إحدى المستقلات في CloudPeeps-

اقتباس

كان التوظيف من قبل مستقل آخر ممتعًا وتجربة رائعة في نفس الوقت. إنني سعيدة أني وُظِّفت لمساعدة دانييل على مشاريع عملائه، فإن العمل عن بعد قد يسبب الشعور بالعزلة، وقد جعلني العمل عن بعد معه باستخدام Slack، Skype، Trello، إلخ، أشعر أنه يجلس على مكتب قريب بجانبي.

ألديك أية أسئلة عن إيجاد مستقلين أو توظيفهم؟ اتركها في التعليقات بالأسفل!

ترجمة –بتصرف- للمقال How to break out of the one-person freelance show لفريق عمل موقع CloudPeeps

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ freepik

لا شك أن أحد أفضل فضائل العمل الحر هي المرونة التي يمنحها إياها، فليس هناك مدير أو شركة يخبرانك أين أو كيف يجب أن تعمل، وقد تكون حينها في رحلة على دراجة لمدة ثلاثين يومًا مثلًا أو تسافر إلى الخارج كي تتعلم لغة جديدة دون أن تقطع عملك أو تأخذ إجازة!

لكن الأمر ليس ورديًا أيضًا، فهو عمل بأجر في النهاية، ويضيف العمل بدون مدير عليك عبء إدارة العمل بجانب إنجازه، أقصد أنك ستصير مسؤولًا عن التخطيط وتحديد المهام وتنفيذها بجودة عالية، مما يجعل إنتاجك الإبداعي يعاني بسهولة تحت وطأة تلك الضغوط إن لم تكن معتادًا على إدارة عملك الخاص من قبل.

لكن على أي حال، لا أريدك أن تقلق، فسأسرد لك في هذا المقال طرقًا تحقق بها توازنًا سليمًا عبر نصائح قيمة لتدير وقتك بها وتنتج أعمالك الرائعة كما تشاء.

1. ضع حدودًا بين التنفيذ والإدارة

Quote

إنني أرى أن جداول الأعمال تنقسم إلى نوعين، وأسمّي أحدَهما جدول أعمال المدير بينما أطلِق على الآخر جدول أعمال الصانع. وكلا الجدولين يعملان بكفاءة إن كان كل منهما على حدة، ولا تبدأ المشاكل بالظهور إلا حين يصطدمان معًا _ بول جراهام، 

جدول المنفِّذ، جدول المدير

إن مفتاح إدارتك لوقتك يكمن في فهم معنى الإدارة بالأساس، فهناك تعريفات لها بعدد الشركات الموجودة في الأسواق، غير أني أفضل النظر إليها من منظور الفرق بين "التنفيذ" و"الإدارة".

إليك ما أعنيه:

1. التنفيذ. وهو ما يفكر فيه أغلب المستقلين حين يسمعون كلمة "عمل"، وقد يعني الكتابة، التصميم، البرمجة، أو أي شيء آخر، وهو ما يدفع لك العملاء عادة لتقوم به.
2. الإدارة. وهي تمثل الأعمال التي تتم من وراء الكواليس والتي تضمن استمرار عملك، وتشمل إنشاء قوائم مهامك، جدولة اجتماعاتك مع العملاء، وإرسال الفواتير. وتلك أمور لا يدفع لك عملاؤك لتقوم بها، إلا إذا كنت تعمل كمساعد افتراضي أو مديرًا عن بعد.

واعلم أن عليك القيام بكلا الأمرين حين تدير عملك الخاص كي تحقق نجاحًا فيه، لكن لا تنسى وضع حدود فاصلة وواضحة بين المهام التنفيذية والإدارية، فقد تتأثر جودة عملك سلبًا إن لم تفعل.

وإن وجدت صعوبة في تحديد ما إذا كانت مهمة ما تنتمي إلى المهام الإدارية أو إلى التنفيذية، فاسأل نفسك: هل يدفع لي العميل لقاء قيامي بتلك المهمة أم لا؟

إذا كانت الإجابة "نعم"، فهي مهمة تنفيذية، أما إن كانت أي شيء آخر فمكانها مع المهام الإدارية، إلا إن كان العميل يدفع لك لتقوم بها، كما بينت لك قبل قليل.

2. أنجز مهامك الإدارية بالجملة (عدة مهام في كل مرة).

من المهم أن تحرص ألا تتداخل مهامك الإدارية والتنفيذية بعد أن تنتهي من تصنيف كل مهمة إلى أي من هذين الصنفين. وقد وجدت أن أفضل طريقة لفعل ذلك هي جدولة كل المهام الإدارية لتكون في أوقات تكون فيها طاقتك الإنتاجية منخفضة، ويمكن جعل تلك العملية يومية أو أسبوعية.

فعلى المستوى اليومي، يمكنك تخصيص أوقات ما بعد الظهر لأمور مثل الاجتماعات والرد على رسائل العملاء، أما أوقات الصباح -حين تكون طاقتي في أوج مستوياتها-، فإني أخصصها للأعمال الإبداعية مثل الكتابة والتحرير.

أما على المستوى الأسبوعي، فإني أخصص نفس الوقت (ما بعد الظهر) في أيام الأحد لمهمات مثل إرسال الفواتير وإنشاء جدولي الأسبوعي. وهكذا لا تقف تلك المهام في طريق عملي الإبداعي على مدار الأسبوع.

وما ذكرته الآن ليس قاعدة يجب اتباعها حرفيًا، فالأمر يرجع إلى ظروفك الخاصة، فيمكنك جدولة تلك المهام في أي وقت يناسبك، المهم أن تنفذها على أجزاء وأوقات منفصلة عن مهامك التنفيذية.

3. جدول اجتماعًا دوريًا مع نفسك

قد ذكرت بالفعل أني أقتطع وقتًا في أيام الأحد لإنهاء مهام إدارية بعينها، وإضافة إلى ذلك، فإني أستغل ذلك الوقت أيضًا كي أعقد اجتماعًا دوريًا مع نفسي.

ولتوضيح الصورة، فإن الأمر مشابه لاجتماعك الأسبوعي مع مديرك لو كنت تعمل في وظيفة عادية من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءًا، والذي تناقشان فيه إنجازك للأسبوع المنصرم. وإني أعقد ذلك الاجتماع كي أسأل نفسي هذه الأسئلة:

1. ما هي أبرز ثلاثة إنجازات حققتها في هذا الأسبوع وساهمَت في إحداث فرق في عملي؟
2. ما هي أبرز ثلاثة أشياء كان يمكن أن أفعلها بشكل أفضل هذا الأسبوع؟
3. ما هو الشيء الذي أريد تحقيقه في مثل هذا الوقت من الأسبوع القادم؟

وهكذا يصبح التخطيط للأسبوع التالي سهلًا بإجابتي عن تلك الأسئلة. ولتعلم أن عليك أخذ تلك الاجتماعات بجدية تامة كي تضمن نجاحها، فلتضعها على رزنامتك، ولتعطها نفس الاهتمام الذي كنت لتعطيه لاجتماع حقيقي مع مديرك لو كنت تعمل في وظيفة عادية.

4. توكيل غيرك بالمهام الإدارية إن أمكن

رغم أن تخصيص أوقات لتنفيذ مهام إدارية بالجملة قد يوفر لك وقتًا للمهام التنفيذية، إلا أن هناك بعض المهام التي يمكن توكيل غيرك للقيام بها نيابة عنك، وستتحكم ميزانيتك ومستوى راحتك في اختيار تلك المهام التي ستوكلها، لكن بشكل عام، أنصحك بتوكيل المهام التي تحقق أيًا من هذين الشرطين:

1. مهمة لا يدفع لك عملاؤك للقيام بها.
2. مهمة ليس من الضروري أن تنفذها بنفسك.

وبالنسبة إلي، فمن البديهي وفقًا لهذين الشرطين أن أوكل إلى غيري مهمةً مثل تقدير الضرائب التي علي دفعها، فرغم أني أستطيع القيام بهذا بنفسي، إلا أني أفضِّل قضاء ذلك الوقت في كتابة مقالات لعملائي أو تطوير مهاراتي في التدوين.

ووفقًا لهذين الشرطين أيضًا، فإني لا أستطيع توكيل مهام مثل إنشاء جدولي الأسبوعي إلى غيري، رغم علمي أن عملائي لا يدفعون لي لإنشائه وتنظيمه، إلا أن القيام بذلك بنفسي مهم لضمان جودة عملي على مدار الأسبوع، فما حك جلدك مثل ظفرك.

وقد يكون توكيل عملك إلى غيرك في شكل توظيف مساعد شخصي عن بعد، أو استخدام تطبيق يؤتمت الأعمال الإدارية التي تستهلك الوقت، أو غير ذلك من المهام والأنشطة، وأنصحك بالمصادر التالية في حال فكرت في توكيل إحدى مهامك أو بعضها:

• خمسات: لأي مهام تحتاج القيام بها لمرة واحدة، سواء كانت تصميمًا للويب أو تفريغًا صوتيًا.
• مستقل: لأي نوع من العمليات طويلة المدى، مثل توظيف مساعد عن بعد، فهذا المكان الأمثل للقيام بذلك.

إن استخدام تلك الخدمات بشكل سليم يوفر لك مساحة للقيام بالأعمال التي يدفع لك عملاؤك للقيام بها، والتي تستمتع أنت شخصيًا بالقيام بها.

5. تقييم أسلوب إدارتك الذاتية

أخيرًا، لدينا الإدارة الذاتية، وأذكره هنا لأننا برغم تركنا للوظائف التقليدية هربًا من مدير لحوح أو يطلب الكثير، إلا أن الأمر ينتهي بنا أن نكون نحن ذلك المدير!، ومن المهم أن تقيِّم نفسك بشكل دوري لكي تحافظ على نفسك من التحول إلى مدير بشع لذاتك. إنني أقوم بعملية المراجعة تلك بشكل ربع سنوي، جنبًا إلى جنب مع مراجعة أكبر لعملي.

وعملية المراجعة تلك بسيطة نوعًا ما وتتكون من سؤال واحد:

تخيل أنك شخص آخر، وانظر لنفسك كمدير لهذا الشخص، ثم سل نفسك "هل أرغب بالعمل مع ذاك المدير؟"

إذا كانت الإجابة "لا"، فلا بد أنك كنت تطلب الكثير من نفسك، وتحتاج أن تضع أهدافًا قابلة للإدارة والتنفيذ في اجتماعاتك الأسبوعية.

خاتمة

من الصعب أن تحقق توازنًا بين العمل والإدارة حين تعمل كمستقل، وسرعان ما ستجد نفسك تحن لوظيفتك التقليدية القديمة التي تركتها إن لم تنجح في ضبط أمورك جيدًا، لهذا فإن اتباعك لتلك النقاط التالية سيجعل الأمر سهلًا عليك لتكون أفضل مدير لنفسك كنت تحلم به:

1. ضع حدودًا واضحة بين التنفيذ والإدارة.
2. أنجز المهام الإدارية بالجملة (عدة مهام معًا في كل مرة).
3. جدول اجتماعًا دوريًا مع نفسك.
4. وكِّل المهام الإدارية إلى غيرك إن أمكن.
5. قيّم أسلوب إدارتك لذاتك بشكل دوري.

هل لديك نصائح أخرى تنجح معك في إدارتك لذاتك ولعملك الحر؟ لم لا تشاركنا بها هنا؟

ترجمة –بتصرف- للمقال How to Be Your Own Boss (5 Invaluable Tips) لصاحبه Ransom Patterson

حقوق الصّورة البارزة محفوظة لـ freepik