أثناء سعي صاحب العمل لتنمية مشروعه والازدهار به، فإن الأفكار التي قد تخطر على باله لا حصر لها، سواء كانت تتعلق بالتسويق والمبيعات أو بتحسين تجربة العميل، مما يجعل ذهنه مشغولًا باستمرار بالكثير من الأفكار عن إمكانيات التوسع.

في هذه الحالة سيتمنى فقط لو كان لديه الوقت الكافي لتطبيق كل هذه الأفكار واختبارها، لكن للأسف فإن الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكن الحصول على المزيد منه، وهنا تكمن الحاجة لإدخال مساعد افتراضي.

لكن ما المقصود بالمساعد الافتراضي؟

المساعد الافتراضي virtual assistant (اختصارًا VA) هو شخص محترف يمكنك تفويضه في جوانب مختلفة من عملك، ويجري التعاون معه عن بُعد عبر البريد الإلكتروني أو مكالمات الفيديو أو منصات إدارة المهام مثل منصة أنا.

قد يكون المساعد الافتراضي مقيمًا في بلدك أو في بلد آخر، وهو ليس بالأمر المهم؛ لأن العمل لن يتطلب غالبًا أن يجري بالتزامن معه، أي لن تكون هناك حاجة إلى العمل من المكتب نفسه أو بالتوقيت نفسه.

من يحتاج إلى مساعد افتراضي؟

يعمل المساعدون الافتراضيون عادةً مع أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يفوّضونهم لإجراء مهام أو عمليات يمكن تنفيذها عبر الإنترنت.

لكن من المفاهيم الخاطئة الشائعة الاعتقاد بأن أصحاب الأعمال عبر الإنترنت هم فقط من يمكنهم الاستعانة بمساعدين افتراضيين، في حين أن الكثير من الشركات التقليدية يمكن أن تستفيد في فعليًا من المساعدين عن بعد، مثل المكاتب العقارية والوكالات الإعلانية والمستشارين الماليين ووكلاء التأمين والمنظمات غير الربحية والمؤسسات الدينية ومقدّمي الرعاية الصحية (المعالجين وأخصائيي التغذية والاستشاريين وغيرهم).

ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟

باختصار، يمكن أن يتولى المساعد الافتراضي جميع المهام التي يمكن تنفيذها عن بُعد، مثل مسك الدفاتر وصيانة موقع الويب وإعداد حسابات التواصل الاجتماعي وإدارتها وإنشاء مواد ترويجية (مثل النشرات الإعلامية والكتيبات والملصقات) وإدخال البيانات وجدولة المواعيد وجمع التبرعات والكثير من العمليات الأخرى.

هناك عدد كبير من الخدمات التي يمكن تقديمها في هذا السياق، وبمجرد أن يبحث أحدهم عن الخدمة التي يستمتع بتقديمها كمساعد افتراضي، سيتفاجأ من كثرة الفرص الممكنة لهذا النوع من العمل.

ثلاثة أمور يجب معرفتها عن المساعدين الافتراضيين

بعد هذا التعريف المختصر، هناك ثلاثة خصائص أساسية يجب معرفتها عن المساعد الافتراضي، وهي ذات فائدة سواءً كنت بصدد الاستعانة بمساعد افتراضي أو كنت تريد أن تمارس هذا العمل.

المساعد الافتراضي متعاقد مستقل وليس موظفا

غالبًا ما يُعَد المساعدون الافتراضيون أصحاب أعمال صغيرة يعملون بصفة متعاقدين مستقلين مع قائمة من العملاء. وتترتب على ذلك العديد من التبعات، أهمها أن المساعد الافتراضي مسؤول بنفسه عن دفع الضرائب وتأمين مزاياه الخاصة (مثل التأمين الصحي واشتراكات التقاعد والتأمين ضد البطالة)، وتنعكس هذه المسؤوليات على الأسعار التي يفرضها على عملائه. لذلك إذا كنت ترغب بالتعاقد الخارجي مع مساعد افتراضي من أجل دفع الحد الأدنى للأجور، فيجب أن تفكر ما إذا كنت مستعدًا لذلك ماليًا.

من التبعات الأخرى أيضًا أن المساعد الافتراضي عادةً ما يحدد بنفسه ساعات عمله؛ إذ أن بنود عقد العمل تحدد الخدمات والمهام التي سيعمل المساعد الافتراضي على إنجازها والموعد النهائي المتفق عليه للتسليم، لكن لا ينبغي للعميل تحديد ساعات عمل المساعد الافتراضي ما لم ينص العقد على ذلك تحديدًا (كما هو الحال لو وُظِّف المساعد الافتراضي من أجل الرد على رسائل البريد الإلكتروني بين 8-10 صباحًا على سبيل المثال).

بالإضافة لذلك، لا يمكن للعميل أن يطلب من المساعد الافتراضي أن يكون تحت الطلب على مدار الساعة طوال الأسبوع، أو أن يترك كل شيء ويلبي احتياجات أعماله.

تجدر الإشارة هنا إلى أن الموظفين التقليديين بدوام كامل نادرًا ما يعملون طوال الوقت الذي يقضونه في مكاتبهم، وقد أظهر استطلاع أجرته مؤسسة غالوب Gallup عام 2016 أن نسبة مشاركة الموظفين في العمل في الولايات المتحدة بلغت حوالي 32%، وبالتالي فكثيرًا ما ينتهي الأمر بالشركات إلى الدفع للموظفين غير الفعالين مقابل ساعات عمل غير منتِجة.

في المقابل، في حال توظيف مساعدين افتراضيين وفق أجر ساعي، سيكون الدفع مقابل ساعات العمل المنتِجة المخصصة للعمل فقط. ولهذا السبب من المنطقي دفع أجر ساعي أعلى للمساعد الافتراضي، نظرًا لأنه يقتصر على ساعات مخصصة للعمل، وهو ما يبدو صفقةً مربحةً لكل من العميل والمساعد الافتراضي.

المساعد الافتراضي محترف في عمله

إذا اختار الشخص أن يعمل من المنزل فهذا لا يعني أن مهاراته لا ترقى إلى تنفيذها في بيئة عمل مكتبي. ونظرًا لأن المساعد الافتراضي يُعَد صاحب عمل بحد ذاته، فهو يتعامل مع تعقيدات الأقسام المختلفة التي يتطلبها عمله، فتراه يتولى أمور التسويق والمبيعات والعقود والتأهيل، فضلًا عن تعلم مهارات جديدة باستمرار.

تتمثل أهم الأسباب التي تجعل أصحاب العمل يلجؤون إلى مساعد افتراضي بالحاجة لسدّ فجوة معرفية، كما هو الحال عندما يمتلك المساعد الافتراضي مهارات خاصة لا يستطيع تقديمها أي فرد آخر من فريق العمل.

ربما يعتقد الناس أن عمل المساعد الافتراضي سهل، خصوصًا بالنسبة للأعمال الكتابية مثل إدخال البيانات، لكن يجب أن نتذكر أن الخبرة اللازمة لإجراء حملات التسويق والعلاقات العامة ومسك دفاتر المحاسبة المعقدة وتنظيم المناسبات -وكلها مهارات يمكن الاستعانة بمساعد افتراضي لتنفيذها- تستغرق سنوات من الدراسة والممارسة.

المساعد الافتراضي عضو مهم في الفريق ويجب معاملته على هذا الأساس

أحيانًا يحمل أصحاب العمل فكرةً خاطئةً عند ضمّهم مساعدًا افتراضيًا إلى العمل، فهم يتوقعون منه أن يندمج من اليوم الأول، ويرسمون تطلعاتٍ غير واقعية عمّا يمكن أن يسلّمونه من مهام.

صحيح أن المساعد الافتراضي المحترف قادرٌ على فهم المطلوب بسرعة، لكن لا بد من عملية تأهيل مشابهة لما يخضع له أي موظف في اليوم الأول من عمله. أثناء هذه العملية، يجب أن يوضّح العميل توقعاته ويشرح إجراءات العمل المعيارية وما يجب فعله أو تجنبه بصورة عامة خلال العمل.

هناك ناحية مهمة يجب أن يهتم بها كل من أصحاب العمل والمساعدين الافتراضيين؛ وهي الحرص على التواصل الفعال بين الطرفين والالتزام بالمهنية في جميع الأوقات.

بسبب طبيعة هذا النوع من علاقات العمل من حيث التباعد بين الطرفين؛ قد يميل بعض أصحاب العمل -ونسبتهم قليلة- إلى التعامل مع المساعدين الافتراضيين دون مستوى اللباقة، متناسين أن هناك شخصًا يتلقى رسائلهم ومكالماتهم الفظة على الطرف الآخر. ومع أن هذا لا يحدث إلا في حالات قليلة، لكن من الضروري التنويه إليه على أمل ألا يحدث على الإطلاق.

قبل البدء بالعمل بصفة مساعد افتراضي

الآن وقد أصبحت تعرف ما المقصود بالمساعد الافتراضي، السؤال هو كيف يمكنك البدء بهذا العمل؟

نظرًا لأن هذا السؤال يتكرر كثيرًا، أفردنا له مقالًا خاصًا يلخص كل ما تحتاجه لتصبح مساعدًا افتراضيًا.

قبل البدء بالعمل مع مساعد افتراضي

قد ترغب بتوظيف مساعد افتراضي، لكنك مع ذلك تشعر بالقلق حيال المخاطر المحتملة لمثل هذه الخطوة، ففي النهاية لا بد أن إعطاء كلمة المرور لشخص غريب ليتحكم بحساباتك هو أمر يدعو إلى بعض التوتر، إلى أن تدرك لاحقًا مدى مساهمة هذه الخطوة بتحقيق نقلة نوعية في مسار عملك.

للمساعدة على تخطّي هذه المخاوف، جمعنا لك بعض النصائح التي تساعد على اختبار أي مساعد افتراضي، وبمجرد أن تعرف ما الذي تبحث عنه ومن هو الشخص المناسب؛ ستكون قد وصلت إلى المسار الصحيح لتوفير وقتك والتفرغ للأمور الأكثر أهمية في عملك.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال ?What Is a Virtual Assistant لصاحبته Gina Horkey.

اقرأ أيضًا

• كل ما تحتاج معرفته لتصبح مساعدًا افتراضيًا
• 5 نصائح تساعدك على اختبار أي مساعد افتراضي
• مقارنة بين مدير الأعمال عن بعد والمساعد الافتراضي
• هل عليك تعيين مساعدك الافتراضي الآن أم عليك التريّث قليلًا؟

تقدم رايتشل سيفيرن خدماتها في مجال إدارة البريد الإلكتروني للعملاء بوصفها مساعدةً افتراضيةً، وفي حال كنت تعتقد أن الأمر سهل ولا يتطلب كل هذه الضجة، فلعلك لا تعلم أن البريد الإلكتروني لأحد عملائها كان يحوي أكثر من عشرين ألف رسالة تحتاج جميعها إلى فرز وحفظ وأرشفة وحذف ما لا يلزم، وعندما علمت الآنسة رايتشل أن هناك عميلًا محتملًا يبحث عن مساعدة افتراضية من أجل ترتيب صندوق الوارد وإدارة بريده الإلكتروني، فكرت في نفسها قائلةً: "حسنًا، وأخيرًا أتتني الوظيفة التي كنت أرغب في اقتحامها!".

لكن عندما بدأت العمل وحصلت على أوراق اعتماد البريد الإلكتروني المعني، ورأت العشرين ألف رسالة التي كانت داخله، صُدمت وفكرت في نفسها قائلةً: "ماذا سأفعل الآن؟"، وبعد شهر وعشرين ساعة، ومع عشرين ألف رسالة بريد إلكتروني؛ استطاعت الوصول إلى صندوق وارد خالٍ كليًا من أي رسالة، وحافظت عليه هكذا منذ ذلك الحين!

هل تريد أن تعرف كيف استطاعت فعل ذلك؟ إذًا أكمل قراءة هذا المقال.

الخطوات الأولى

أولًا وقبل كل شيء، ابدأ بتحديد توقعات عميلك، إذ ستكون هذه عمليةً نشطةً إلى حين الوصول إلى صندوق وارد مرتب، لذا نظِّم نفسك، ومن المهم التعرف على بعضكما البعض، وعلى النشاط التجاري لعميلك وكيف سيكون تعاملكما على المدى الطويل.

بمجرد الحصول على بيانات تسجيل الدخول لبريد العميل، سجل الدخول لمعرفة ماهية المشكلة التي تتعامل معها، فقد كانت العميلة (التي تساعدها رايتشل) تستخدم بريد جيميل (وهو شائع جدًا)، لذا كان من السهل الوصول إلى حسابها. بعد ذلك ابدأ بتفقد الحساب لمعرفة ماذا وأين وما هو مقدار العمل الذي يتعين عليك التعامل معه.

تحقق من البريد الوارد والتصنيفات Labels (أو المجلدات) والتصنيفات الفرعية، وعليك أن تبحث عن أي أمر قد يمثل مشكلةً معينةً أو أشياء يمكنك تحسينها، فقد كان لدى أحد عملاء رايتشل مثلًا العشرات من التصنيفات والتصنيفات الفرعية، فلا عجب أنها لم تتمكن من إيجاد أي شيء تبحث عنه، لذا استطاعت رايتشل أن تلاحظ فورًا الحاجة إلى دمج التصنيفات والتخفيف منها.

الاجتماع مع العميل

الخطوة التالية هي إجراء مكالمة سكايب مع العميل لمناقشة الأمور الأساسية معه. لذا يُفضَّل أولًا استخدام منصة أنا، لتكون بمثابة طاولة اجتماعات افتراضية يمكنك من خلالها تتبع الأسئلة أو مناقشة المخاوف التي تظهر، وتوثيق إجراءات التشغيل المعيارية SOPs، كما تسمح لك ولعميلك بتجميع المهام أيضًا، لذا عليك إعداد المنصة في وقت مبكر، ودعوة عميلك إلى اللوحة في بداية مكالمتك معه.

ثم يجب إعداد قائمة بالرسائل التي تحتاج إلى الحذف، والتي ستختلف من عميل لآخر، فربما يريد عميل الاحتفاظ بكل شيء من تاريخ معين وحتى لحظة تعيينك، وربما يفضل حذفه حسب التصنيف.

بالنسبة لعميل رايتشل، كانت الرسائل هي جميع رسائل المستهلكين والنشرات الإخبارية وعروض شركات الطيران والبيانات المصرفية وعروض المتاجر الإلكترونية والمطاعم المحلية.

يأتي كل نوع من أنواع رسائل البريد الإلكتروني من حساب كان قد أنشأه عميلك في موقع الجهة المرسلة، لذا يمكنك الاحتفاظ بتفاصيل كل حساب بدلًا من الاحتفاظ بجميع رسائله الإلكترونية، ويُنصح بأخذ موافقة العميل قبل تنفيذ أي إجراء تجاه هذا الأمر، لكن رايتشل توصي بإلغاء الاشتراك من هذه الرسائل للتخفيف منها في المستقبل.

ثم يأتي دور الأرشفة، فقد أدركت عميلة رايتشل فورًا الحاجة إلى أرشيف منفصل، إذ كان صندوق البريد الوارد ممتلئًا، كما كانت هناك العشرات من التصنيفات الرئيسة والفرعية، هذا إلى جانب أنه قد كان ضمن كل تصنيف الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي أرادت الاحتفاظ بها، ونظرًا لأن العميلة كانت تستخدم جوجل سويت Google Suite، فقد أنشأت أرشيفًا باسم شركتها ضمن جوجل سويت Google Suite.

بالنسبة للأرشيف الذي اخترته العميلة، فقد أعدَّت رايتشل تسميات للتصنيفات التي أرادت العميلة إبقاءها، مثل:

• المراسلات التجارية.
• الرسائل الشخصية.
• الإيصالات المالية.
• كل ما يتعلق بالسفر.

بعد ذلك، حدد المدة التي يريد فيها عميلك الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني في الأرشيف، فهل هي سنة؟ أم ثلاث سنوات؟ أم خمس سنوات؟ وقد أنشأت رايتشل ضمن كل تصنيف رئيسي تصنيفات أخرى فرعية تخص كل سنة، لذا نقلت جميع رسائل الإيصالات المالية من عام 2016 إلى التصنيف الفرعي لتلك السنة تحت مسمى الإيصالات، فأصبح تصنيف "الإيصالات" كما يلي:

• إيصالات 2017.
• إيصالات 2016.
• إيصالات 2015.

أي رتبت كل الرسائل بحسب نوعها ومجالها الزمني.

نقل الرسائل إلى موقعها الجديد

بعد حذف رسائل البريد الإلكتروني وتقليل عدد التصنيفات وتنظيمها قليلًا، انقل جميع رسائل البريد الإلكتروني من التصنيفات إلى الأرشيف الجديد. وفي حال كانت قائمة التصنيفات ضخمةً ولم تكن قادرًا على أداء كل ذلك دفعةً واحدةً، فيُنصح بإنشاء جدول (إكسل أو أي برنامج آخر) لتتبع نسبة تنفيذ عملية النقل وتفادي حدوث أي خطأ.

في هذه المرحلة، كل ما تبقى هو رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في البريد الوارد نفسه، لذا نأمل أن تكون الإجراءات التي اتخذتها قد خففت عدد الرسائل بنحو بضعة آلاف، ويمكنك استشارة عميلك عما إذا كان يرغب في تحديد موعد مكالمة سكايب أخرى لمناقشة حالة الرسائل الموجودة في صندوق الوارد، إذ ستكون فرصةً مناسبةً لمعرفة المزيد عن عمله وأسماء زملائه وكيف يريد إدارة رسائل البريد الإلكتروني.

لا تنس تدوين ملاحظات في منصة أنا، ويُعَد هذا ضروريًا كي تتجنب نسيان أي شيء قد يطلبه العميل خلال المكالمة، وفي هذه المرحلة الحساسة، قد تضطر إلى إطالة مكالمة سكايب من أجل مناقشة كل ما يلزم، فقد قضت رايتشل مثلًا ساعتين ونصف تتحدث مع العميل، لكن قد يفضل العملاء الآخرون تجزئة المكالمة إلى عدة مكالمات قصيرة.

توجد أداة رائعة يمكنك استخدامها في جيميل أو أي مزود خدمة بريد إلكتروني آخر، وهي نظام التصفية filter system، لذا في حال كان عميلك يتلقى باستمرار رسائل إخباريةً أو رسائل بريد إلكتروني من جهة معينة، ويريد دائمًا وضعها في نفس المكان؛ فعليك بضبط نظام التصفية ليفعل ذلك آليًا.

تجهيز صندوق بريد محسن

أنشأت رايتشل مع العميل نظام تصنيف محسنًا لصندوق الوارد، ثم ناقشت معه عبر سكايب كيف سيصنف الرسائل الواردة، وهذه قائمة بالتصنيفات التي قررا البدء بها لتنظيم البريد الوارد:

• عاجل.
• مهام مجدولة.
• رسائل إعلامية (لا تحتاج إلى رد).
• إيصالات مالية.
• السفر (الرحلات القادمة).
• مهام شخصية.

إن رأيت أنك تحتاج إلى إضافة تصنيفات أخرى لتغطية احتياجات عميلك، فلا تتردد في إضافتها، مثل وضع تصنيف خاص بأهم عميل له أو المورّد الرئيسي لتجارته أو أحد أفراد أسرته، أو أي شيء من هذا القبيل.

الحفاظ على صندوق نظيف

الآن، وبعد أن أصبح لديك صندوق بريد مرتب، عليك أن تتناقش مع عميلك حول متى ستتفقد بريده الإلكتروني وتنظمه، وكم مرةً ستفعل هذا. بالنسبة لرايتشل مثلًا، كان العميل موافقًا على أي شيء اقترحته، لذلك وضعت مواعيد تناسبها، وكان هذا أمرًا رائعًا، فقد كانت تسجل الدخول إلى البريد الإلكتروني كل صباح، وترتب الرسائل التي وصلت خلال الليل، ثم تكرر العملية بعد الظهر.

يُنصح في حالة مماثلة بتجميع المهام حتى لا تتعرض للإرهاق العقلي، أي سجل الدخول إلى بريد العميل مرتين فقط في اليوم، وبذلك ستوفر على نفسك الكثير على المدى الطويل.

وفي حالة اتفقت مع العميل على الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إرسال ردود جاهزة لرسائل معينة، فهناك نقطتان يجب أن تراعيهما:

1. هل سترد باسم العميل أم بالنيابة عن العميل؟
2. هل ستستخدم عنوان بريد العميل؟ أم سيكون لديك عنوان خاص بك؟

لا فرق في كلتا الحالتين، لكن من المهم أن تتناقش مع العميل لمعرفة رأيه حيال هذا الأمر.

خاتمة

بذلك نكون قد تعلمنا مراحل العمل، ولعلك عرفت أن حال هذه المهنة (مساعد افتراضي) مثل حال العديد من المسارات التي نسير بها في الحياة، إذ يبدو الأمر مروعًا بعض الشيء في البداية، لكن بعد اتخاذ الخطوة الأولى تصبح الأمور أكثر سلاسةً وأقل صعوبةً.

يُعَد التواصل الجيد مع العميل ووضع توقعات واقعية له، أمرين أساسيين لنجاح العمل، أما باقي الأمور، فليست إلا مجرد حذف وأرشفة وفرز وحفظ.

الآن، وبعد أن تعلمت أساسيات العمل، حان وقت العثور على عميل يحتاج إلى مهاراتك، وما أكثرهم! لذا لا تقلق حيال العميل الأول، فالأمر أبسط مما تتخيل.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Managing Email as a Virtual Assistant لصاحبته GINA HORKEY.

اقرأ أيضًا

• كيف تصبح مساعدا افتراضيا على وسائل التواصل الاجتماعي
• البحث عن العملاء الجيدين والتسويق لخدماتك كمساعد افتراضي
• دليل المساعدين عن بعد لأتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي
• كيف تختار أنجع نظام لإدارة بريدك الإلكتروني
• كيف يساعدك برنامج إدارة البريد الإلكتروني في السيطرة على بريدك الوارد

هل تُمضي وقتًا طويلًا على منصات التواصل الاجتماعي؟ إذا كنت مثل ملايين -بل قُل مليارات- الناس حول العالم الذين يستخدمون وسائل التواصل الاجتماعي لأغراض عديدة، فيُرجَّح أنك تفعل الشيء ذاته.

إنّ استخدامك لوسائل التواصل الاجتماعي يؤهّلك لبدء عمل تجاري بصفتك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي Social Media Virtual Assistant، ولجني المال لقاء مزاولة أمرٍ تفعله عادةً دون مقابل. ولكنّ الأمر ليس بتلك البساطة! لذا قبل أن تأخذ الأمر على عاتقك لبدء هذه المهنة التي قد تكون مُجزيةً إلى حدٍّ بعيد؛ عليك تكريس وقتٍ لاستيعاب أفضل طريقة للبدء فيها. وإذا كنت جديدًا كليًا على هذا المجال، فقد يكون هناك أمور كثيرة ينبغي أن تعرفها.

وسواء أكنتَ مستعدًا لتصبح مساعدًا افتراضيًا، أو كنت كذلك فعلًا، فسيمنحك هذا الدليل بدايةً ممتازةً للإجابة على سؤالك: "كيف أصبح مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي؟"

كيف تصبح مساعدا افتراضيا على وسائل التواصل الاجتماعي؟

اتبع الخطوات الستة التي نعرضها لك أدناه لتغدوَ مستعدًا لبدء الرحلة بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، بما في ذلك العثورُ على عملاء في هذا المجال وإقناعهم بالاستعانة بخدماتك.

قرر في أي منصة تواصل اجتماعي تريد التخصص

هذه الخطوةُ الأولى في رحلتك نحو إتقان العمل مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي؛ إذ إنّ عليك تحديد المنصة التي تريد العمل عليها والتخصص فيها، لأن كل منصة من منصات وسائل التواصل الاجتماعي فريدة؛ أي لها ما يميزها عن سواها من ناحية التركيبة السكانية لمستخدميها (نساء، رجال، أطفال) والاستخدامات والمزايا.

ومن الأفكار الجيدة لك بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، أن تُلمَّ إلى حد ما بجميع منصات التواصل الاجتماعي الرئيسة التي تستخدمها الشركات للتسويق لمنتجاتها وخدماتها. واحذر من أنّ محاولتك إتقان العمل على جميع تلك المنصات -على الأقل في المراحل الأولى من مسيرتك المهنية هذه- سجعلك في نهاية المطاف لا تُتقن أيًا منها، وسيرتّب عليك ذلك عبئًا ثقيلًا لا تستطيع تحمُّلَه.

إليك لمحة عامة عن شبكات التواصل الاجتماعي اﻷكثر استخدامًا من قبل الشركات:

• فيسبوك Facebook: يُعد فيسبوك عملاق منصات التواصل الاجتماعي بعدد مستخدمين نشطين يبلغ حوالي 2.5 مليار مُستخدِم؛ وقد غدا بفضل ذلك أداةً تسويقية للشركات، فالصفحات والمجتمعات الافتراضية (المجموعات) المُنشأة على منصة فيسبوك تمثل طرقًا رئيسية لتواصُلِ الشركات مع الجمهور عبر هذه المنصة، والانخراط معه.
• لينكد إن LinkedIn: تُعرَف هذه المنصة بأنها قناةُ تواصل اجتماعي لذوي المهن الاحترافية، وتتمحور ثقافتها حول العمل التجاري والتشبيك والمحتوى الموجَّه بالقيمة Value-driven Content، مثل الفيديوهات ومنشورات المدوَّنات والمقالات والمدوّنات الصوتية لقادة الفكر. وهي منصة شائعة في أوساط الفئة العمرية الأكبر سنًّا، أي من سن الخامسة والأربعين فما فوق؛ حيث يشغل نسبةً كبيرة من مستخدميها مالكو الشركات، والأفراد من مستوى القيادة التنفيذية في الشركات. ولتلك الأسباب، فالعثور على عملاء يبحثون عن مساعدين افتراضيين على منصة لينكد إن يُعَد أحد النصائح التي على المساعدين الافتراضيين الجُدد في هذا المجال الأخذُ بها والسعي لتطبيقها.
• إنستغرام Instagram: هو شبكة اجتماعية تركّز على عرض الصور والفيديوهات القصيرة. يتابع حوالي نصفُ مستخدمي إنستغرام شركةً واحدةً على الأقل، وقد غدت هذه المنصة وسيلةً يُعوَّل عليها للتعرُّف على العلامات التجارية والمنتجات، كما اتخذت شركة إنستغرام مؤخرًا عدة خطوات هدفُها تسهيلُ البيع المباشر قدر الإمكان عبر منصتها هذه لصالح المتسوّقين.
• بنترست Pinterest: تُصنَّف بنترست أيضًا على أنها منصة مركَّزة أساسًا على عرض الصور، وهي منصة اجتماعية ومُحرِّك بحث في آنٍ معًا. يستخدم الناس هذه المنصة للتعرف على الاهتمامات والهوايات والمنتجات، وللشراء أيضًا. تمثّل النساءُ ذوات شريحة الدخل الأعلى من سواهنّ الفئةَ السكانية الأكبر من ضمن مستخدمي هذه المنصة، كما تُنشِّط هذه المنصةُ المبيعاتِ بمعدل يفوق أيَّ منصة أخرى بأربع مرات. إذا كنت مهتمًا بأن تصبح مساعدًا افتراضيًا على منصة بنترست، فكُن على يقين أن فيها طلبًا على خدماتك.
• تويتر Twitter: تُعدّ هذه المنصة الاجتماعية أصغرَ مِن منصتَي فيسبوك وإنستغرام من حيث عدد المستخدمين، لكنها تنافسهما في مجال العمل التجاري والتسويق. يشكّل أفرادُ جيل الألفية الأثرياء غالبيةَ مستخدميها، كما إنهم يمثلون المجموعةَ الاستهلاكية الأكبر. وهي أيضًا من المنصات الأخرى التي يقصدها الناس للتعرف على العلامات التجارية والشركات؛ إذ يتابع عليها المُستخدِمُ العادي خمسَ شركات على الأقل.
• يوتيوب YouTube: تلقى منصة يوتيوب تجاهلًا في بعض الأحيان عند الحديث عن شبكات التواصل الاجتماعي، ولكنها مع ذلك تُعَد إحدى أقوى الشبكات الإلكترونية على الإطلاق؛ إذ تأتي في المرتبة الثانية بعد محرك البحث غوغل Google بفضل ملايين المستخدمين الذي يقصدونها يوميًا ليتعملوا كيف يفعلون أشياء كثيرة، وللتعرُّف على الهوايات والاهتمامات وغيرها. ولتعلَمْ أنَّ الشركات والمسوِّقين هم الذين يرفعون جزءًا كبيرًا من المحتوى على هذه المنصة.

اختَرْ قناتين أو ثلاث من قنوات التواصل الاجتماعي للبدء بها، وثقِّف نفسك حول التفاصيل المتشعّبة والدقيقة لتلك المنصات من منظور العمل التجاري والتسويق؛ فكل منصة منها تناسب مجموعةً محددة من العملاء، وذلك بحسب مجالهم وأهدافهم.

أطلق موقعك الإلكتروني

إذا كنت جادًّا في بدء عمل تجاري بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، فيُعدّ إطلاق موقع إلكتروني لبيع خدمات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي التي تقدمها جزءًا من هذه العملية.

وبوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، فأنت تنجز عملًا تجاريًا في مجتمع افتراضي على الإنترنت يكون فيه موقعك الإلكتروني بمثابة بطاقة الاتصال بك Calling Card التي تتضمن كل التفاصيل التي تُوصِل العملاءَ إليك. كما إنّ امتلاكك موقعًا إلكترونيًا يُركِّز على عملك هذا، سيُضفي عليك شرعيةً ويعطي انطباعًا للعملاء المحتملين بأن لديك خدمةً ذات مصداقية.

كرس حضورا لعملك مساعدا افتراضيا على وسائل التواصل الاجتماعي

بمجرّد أن تُقرر على أي من منصات التواصل الاجتماعي تريد التخصص، يكون قد جاء الوقت الذي عليك فيه تكريس وجودك على الإنترنت، أو تحسين الحضور الذي تمتلكه مسبقًا والمتركّز حول خيارك المهني الجديد. تتمثل الطريقة الأفضل للعثور على عملاء -بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي- في أن تحقق حضورًا قويًا على الإنترنت، حيث يمكنك عرضُ مهاراتك وحذاقتك في هذا المجال باستخدام حسابات وسائل التواصل الاجتماعي العائدة لك.

وبالحديث عن حضورك على وسائل التواصل الاجتماعي؛ فمن الأساسيّ أن تمتلك ملفاتٍ شخصية خاصةً بعملك بوصفك مساعدًا افتراضيًا على تلك المنصات التي يُحتَمل أن تمثّل المكانَ الرئيسي للتشبيك والعثور على عملاء محتملين، والذين قد تؤدي انطباعاتُهم عنك -وفقًا لما يشاهدونه على ملفك (أو ملفاتك) على منصات التواصل التواصل الاجتماعي- إلى نسج علاقات مستقبلية معك، أو إلى عدم حصول ذلك أبدًا.

وبما أن خدمة المساعد الافتراضي على وسائل التواصل الاجتماعي مطلوبةٌ من العملاء، فهناك كثير من محركات البحث والمواقع التي تعرض فرصَ عمل، والتي يمكنك استخدامها للبحث عن عملاء لك، ولكن نؤكد مجددًا على حاجتك إلى امتلاك حضور قويّ على منصات وسائل التواصل الاجتماعي، بحيث يتمكن عملاؤك المحتمَلون من التحقق منك، ومن مدى جودة عملك ومهنيتك.

ولذلك السبب، من المهم أن تتوخى الجدية في كلُّ ما تنشرُه على ملفاتك الشخصية في منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بعملك هذا. ومن الأفكار المستحسنة أن تدقق وتراجع ملفاتك الشخصية، وأن تتخلّصَ مِن كل ما قد يبدو غيرَ مهني أو غير موثوق.

ورغم أن فصل حياتك الشخصية عن العملية أمرٌ جيد، فالخلاصة هي أنّ عالم وسائل التواصل الاجتماعي يجعل وجودك على الإنترنت مرئيًا من العامة. وقد يتحقق من ذلك عملاؤك المحتملون، فيبحثون عنك وصولًا إلى ملفاتك الشخصية التي لا علاقة لها بعملك هذا لأخذ انطباع ما عنك، أو بدافع الفضول. لذا كن مستعدًا لذلك.

أنشئ عروضا لخدمتك التي تقدمها وحدد أسعارها

بعدما تكون قد اخترتَ التخصص لعملك التجاري بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، تتمثّل الخطوة التالية في تحديد الخدمات التي ستقدّمها وكم ستتقاضى لقاءها.

من أروع مزايا العمل مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي أنه يتيح فرصًا كثيرة للتخصص. والأكثر أهميةً في مسألة التخصص، هو أنه يمكنك أن تنفرد بتحديد أسعار مرتفعة جدًا.

مصدر الصورة

وما إن تَمضي قُدُمًا بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، ستجد أن هناك خدمات أنت ماهرٌ فيها، وتستمتع بتقديمها، وأنّ عليها طلبًا مرتفعًا. ولكنّ الوصول إلى ذلك قد يستغرق بعضَ الوقت؛ لذا يتمثل أفضل رهان لديك بأن تركّز على بعض الخدمات التي تشعر بأنّ بوسعك تعلُّمَها بسرعة نسبيًا، وتقديمها بثقة.

وعلى نحو مشابه للتركيز على منصتين أو ثلاث من منصات وسائل التواصل الاجتماعي، فإنّ اختيار بعض الخدمات للبدء بها سيساعدك في التركيز وتسهيل العثور على عملاء لك، فالاقتصارُ على تقديم عدد محدود من الخدمات يمنحك مصداقيةً حول ما بوسعك تقديمُه، بعكس أيّ شخصٍ آخر يدّعي أنه قادر على تقديم جميع الخدمات ذات الصلة بهذا المجال؛ كما سيمنحك ذلك مزيدًا من الوضوح حول العملاء الذين ستقدِّمُ عروضك إليهم.

أكثر ثماني خدمات وسائل تواصل اجتماعي شيوعًا:

1. إنشاء/ تحسين الملفات الشخصية.
2. تنظيم المحتوى.
3. تصميم الجرافيك / الرسومات.
4. أبحاث الوسوم (هاشتاغ).
5. حملات إعلانات مدفوعة.
6. إدارة المجموعات والمجتمعات.
7. إعادة توظيف / تهيئة / تدوير المحتوى.
8. خدمة العميل.

اختر ثلاثًا من الخدمات المذكورة أعلاه للبدء بها، وذلك بهدف التركيز عليها وتعلُّمِ المزيد عنها. ولا مشكلة في أن تطّلع على المفاهيم الأساسية لكل من تلك الخدمات، لكن عليك الاستقرار على عدد قليل فقط من تلك التي تُحبّ منها.

أما الآن، وبعد أن عرفتَ ما ستقدمه، فقد جاء الوقت الذي تحدد فيه كم ستتقاضى لقاء خدماتك. وهنا قد تتعثر قليلًا بوصفك حديث العهد بالعمل مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، ولكن لا يُفترَض أن يمثل ذلك مشكلة بالنسبة لك، فمع البدء باكتساب بعض الخبرة والعثور على عملاء، ستصبح لديك رغبة في الانتقال من التسعير على أساس ساعة العمل إلى تقاضي أسعار على أساس حزمة خدمات متكاملة؛ فذلك يسهِّل الأمور عليك وعلى العميل، لأنك لن تضطر في هذه الحال إلى التسابق مع الوقت؛ كما يمكنك تحقيق دخل أعلى من الذي تحققه من أداء المهام ذاتها التي أصبحتَ أكثر كفاءة في إنجازها. كما سيروق لعملائك معرفةُ أنهم سيدفعون لك شهريًا على نحو منتظَم.

وننصحك هنا بإنشاء ثلاث حزم أو مجموعات من الخدمات؛ وهي خدمات ذات مستوى منخفض ومتوسط وعالٍ، حيث سيشعر عملاؤك بأن أمامهم خيارات متاحة حول الكيفية التي سيعملون معك وفقًا لها، وحول ما يناسب احتياجاتهم ذات الصلة بوسائل التواصل الاجتماعي على النحو الأفضل.

ابدأ التقدم بعروض لعملائك

بعدما باتت أساسيات العمل مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي ملك يديك، إضافةً إلى تحقيق حضورٍ لك على الإنترنت؛ يكون الوقتُ قد حان للانطلاق والعثور على عملائك الأوائل.

وبعد أن أمضيتَ بعض الوقت في تعزيز حضورك على الإنترنت، فينبغي الآن تكريس غالبية الوقت لهدف تقديم عروضك؛ إذ تمثّل هذه المرحلةُ صميمَ عملك هذا، وإذا لم تنجزها؛ فلن تعثر على أي عميل.

ثمة كثير من الأماكن التي بوسعك البحث فيها عن عملاء محتملين في هذا المجال؛ فغالبية الشركات تُسوِّق لمنتجاتها وخدماتها على وسائل التواصل الاجتماعي (وإذا لم تكن تفعل ذلك، فعليها البدء بذلك)، ولكنك لا تجد صاحب شركة أو مشروع تجاري يريد إدارة حضوره على وسائل التواصل الاجتماعي بنفسه؛ بل يريد من أمثالك إنجاز ذلك له.

وعندما تنطلقُ من وجهة النظر هذه، ستكتشف أن هناك فرصًا في كل مكان.

إليك بعض الأماكن التي تبدأ منها:

• وسائل التواصل الاجتماعي: أسِّس شبكتك، وأنشر على ملفاتك الشخصية كل فترة حول خدماتك، وانخرِط في مجموعات ومجتمعات افتراضية، وأمضِ وقتًا في تأسيس علاقات على نحو نشِط.
• شبكتك الحالية: تواصَل مع أصحاب الشركات الذين تعرفهم، واسألهم إن كانوا بحاجة إلى خدماتك، أو ما إذا كانوا يعرفون أحدًا بحاجة إليها، كما بوسعك إطلاع أفراد أسرتك وأصدقائك على ما أنت عازمٌ عليه، وأبلغهم بأن يخبروك متى علموا بأن شخصًا ما قد يحتاج إلى خدماتك.
• أجرِ بعض البحث: كرّس بعض الوقت لتصفّح الإنترنت، أو للبحث في مجتمعك المحلي، وذلك للعثور على شركات لديها حضور ضعيف على الإنترنت، أو غير منتظم، أو التي ليس لديها أي حضور هناك.

أنشئ معرض أعمال حول المقاييس ودراسات الحالة

بمجرد أن تكون قد عملتَ لعميل واحد أو ثلاثة، فلتُنشئ معرض أعمال يمكنك مشاركته مع العملاء المحتملين؛ إذ إنّ إدارة وسائل التواصل الاجتماعي خدمةٌ تعتمد إلى حد بعيد على "إظهار ما يمكنك فعلُه للآخرين". وفي حين أن من الضروري أن يكون لك حضورُك للبدء، فإظهار ما تُنجِزه للعملاء خطوةٌ فعالة لبناء عملك الخاص.

أما إن أردتَ الانتقال سريعًا إلى إنشاء معرض أعمال قبل أن تنجز عملًا لأيّ عميل، فلتفكّر في مساعدة صديق لك على التدرّب على هذا العمل، أو حتى الإسهام في قضية محلية إنسانية الطابع، مثل إنجاز عمل غير ربحي. ورغم أننا لا ننصحك بالعمل مجانًا لفترة طويلة، إلا أن ذلك قد يمثّل طريقةً ممتازةً لاكتساب بعض الخبرة.

اقتباس

نصيحة احترافية: اكتب منشورًا لِمدوَّنة يتضمن دراسةَ حالةٍ حول ما حققتْه خدماتُ المساعد الافتراضي على وسائل التواصل الاجتماعي التي قدَّمتَها لإحدى الشركات أو المشاريع التجارية (بما فيها مشروعك التجاري). ويمكنك مشاركة ذلك المنشور مع العملاء المحتملين وعلى جميع ملفاتك الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي.

كيف تعزز فرص النجاح؟

بالتوازي مع تحضير نفسك للانطلاق نحو عالم المساعدة الافتراضية على وسائل التواصل الاجتماعي، فالمطلوبِ بشدة والمُجزي ماديًا، أن تخصِّص بعضًا من الوقت للتحقق من بعض الأمور بينك وبين نفسك:

1. لماذا تسعى وراء هذا المشروع التجاري؟ ما هو "سببك" للنجاح؟
2. بأيّ طرقٍ ترغب في تعديل روتينك الحالي أو مهارات إدارة الوقت التي لديك لتحقّقَ النجاح؟ هل هناك أمور تحتاج إلى تغييرها أو التخلّي عنها لتكريس وقت لمشروعك هذا؟ هل ترغب في فعل ذلك؟
3. كيف سيبدو النجاح في نظرك؟ وأين تريد أن تكون بعد سنة وثلاث وخمس سنوات؟

الخلاصة أنّك بالتركيز، وبامتلاك المعلومات الصحيحة، ستصبح -دون أدنى شك- قادرًا على تحقيق النجاح بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي. وإذا تعاملت مع هذا العمل التجاري بوصفه كذلك -أي بأخذه على محمل الجد والتحكّم بما تفعل-، فسيعود عليك بمكسب مادي لا يقل عن الذي ستحصل عليه لو كنت موظفًا بدوام كامل لدى إحدى الشركات، والعكس بالعكس؛ فإذا تعاملتَ معه بوصفه هواية، فالنتيجة معروفة.

إليك بعض الطرق التي تساعدك على أخذ مشروعك التجاري هذا على محمل الجد، واستثمار جهودك بوصفك مساعدًا افتراضيًا على أحسن وجه.

التشبيك ثم التشبيك

هل سمعت من قبل أن شبكتك هي ثروتك الصافية؟ هذا صحيح، لهذا خصِّص وقتًا لتكوين علاقات عبر وسائل التواصل الاجتماعي وتعزيزها، إضافةً إلى أي قنوات أخرى متوفرة لديك، مثل فعاليات التشبيك Networking الشخصية الافتراضية.

إسعى نحوَ تلك العلاقات برغبة حقيقية في التواصل والتعلُّم، بدلًا من أن تبقى في بحث متواصل عن عمل، وستتفاجأ بالقيمة التي أُضيفَت إلى حياتك وعملك بفضل ذلك. قد لا يتحول تواصلٌ سريعٌ فورًا إلى علاقة عمل، لكنك لا تدري ما قد يُتاح لك بفضل ذلك، كأن يُحيلك شخصٌ نسجتَ معه علاقةً إلى أحد معارفه لتقدّم له خدماتك، أو كأن تكتسب مهارة أو معرفة تُغني شخصيتك.

أمضِ وقتًا على مجموعات وسائل التواصل الاجتماعي التي تركّز على السوق التي تستهدفُها في عملك، أي الصناعة التي تختارها، أو الرد على التعليقات بمعلومات مفيدة، أو التشجيع، أو أي صورة أخرى من صور الاندماج الحقيقي. ابدأ محادثاتٍ وحوِّلها إلى رسائل مباشرة لتتعرف على الأشخاص على نحو مباشر أكثر، وكن راغبًا دائمًا في المساعدة وتقديم الفائدة، إذ يعود إليك موقفُك الرامي إلى مساعدة الآخرين بصدقٍ بأشياء مذهلة.

لا تتوقف عن التعلم

من الطرق الأخرى لأخذ عملك التجاري هذا على محمل الجد، نجد الاستثمار في نفسك ومهارتك، وذلك بتثقيف نفسك قدر الإمكان؛ فشتّان بين أن تعرف بعض الأمور عن وسائل التواصل الاجتماعي، وبين أن تكون منافِسًا حقيقيًا بوصفك مساعدًا افتراضيًا على تلك المنصات، وهو ما يتطلب منك السعيَ إلى التدرُّب على المنصات التي تختار العمل عليها، وعلى إنجاز الخدمة التي تنوي تقديمها.

وأخيرًا، اعلم أنّ وسائل التواصل الاجتماعي في تغيُّر مستمر. ولكي تحافظ على تقدّمك وتتميز بوصفك مساعدًا افتراضيًا على تلك المنصات، عليك الالتزام باتّباع ما هو رائج، وتعلُّمِ أدواتٍ جديدة، ومواكبة أي تغيرات جديدة تطرأ على المنصات التي اخترتَ التخصص في العمل عليها.

استوعب الأدوات

يمثّل فهمُ الأدوات التي ستساعدك في إنجاز استراتيجيةِ محتوى على نحو فعال أحدَ الجوانب الرئيسية في العمل مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي. هناك عدد لا حصر له من تلك الأدوات؛ بما فيها تلك الخاصة بمنصات وسائل التواصل الاجتماعي، إلى جانب تطبيقات عائدة لطرف ثالث.

ومن بعض تلك الأدوات، نجد كلًا من الجدولة Scheduling وأتمتة وسائل التواصل الاجتماعي Social Media Automation والتحليلات/ الإحصاءات Analytics وتصميم الجرافيك (الرسومات/ جرافيك ديزاين) Graphic Design وأدوات تخطيط المحتوى Content Planning Tools؛ وما تلك الأدواتُ سوى غيضٍ مِن فيض. ابدأ بالتعرُّف جيدًا على الأدوات الخاصة بالمنصات التي تخصَّصتَ فيها، وبالتوازي مع اكتسابك مزيدًا من الخبرة، استكشِف بعضَ أدوات الطرف الثالث العديدة المتوفرة.

ستمثّل تلك الأدواتُ ما تحتفظُ به في صندوق الأدوات الافتراضي الخاص بك لتساعدك في عملك، كما أنَّ استيعابك الجيد لبعض الأدوات الأكثر انتشارًا وفعاليةً سيعزز مصداقيتك بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي ذا وضع مرخَّص مُعتَرَف به.

لا تحاول تعلُّم كل شيء؛ فهناك أدوات لا حصر لها، بل تخصَّصْ في بعضها فقط -كما هو الحال بالنسبة لمنصات وسائل التواصل الاجتماعي وخدماتها- وأتقِن تمامًا استخدام الأدوات التي وقع عليها اختيارُك.

توقيت الترويج لنفسك بوصفك مدير وسائل تواصل اجتماعي

غالبًا ما نُسأل نحن المساعدين الافتراضيين ضمن مجتمعنا عن الألقاب، فيقول لنا أحدهم مثلًا: "هل أُطلِقُ على نفسي لقب مساعد افتراضي [كذا]؟ أو متخصص في [كذا]؟ أو مدير [كذا]؟

ما دمتَ أنك غالبًا ما تدخل إلى سوق العمل بخدمات محددة تقدّمها بوصفك مساعدًا فتراضيًا جديدًا، فمن الشائع أن تعمل في تنفيذ المهام التي يوكِلُها العملاء إليك. والأمر مماثل بالنسبة للعمل مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي؛ أي لكي تكتسب خبرةً وتصقل مهاراتك، فيُحتَمَل أنك ستَلِجُ إلى حسابات عملائك على تلك المنصات (ولكن ليس دائمًا)، وستنفّذ المهام المرتبطة بوسائل التواصل الاجتماعي التي كلّفوك بها.

ومع اكتسابك مزيدًا من الخبرة، واستمرارك في صقل مهاراتك، فإنك تنتقل رويدًا رويدًا إلى ممارسة دور المستشار بدلًا من مجرد مؤدٍّ للمهام التي تُكلَّف بها. وفي معرض تقديم خدمات وسائل التواصل الاجتماعي، يعني ذلك القفزَ مِن مساعد افتراضي إلى مدير وسائل تواصل اجتماعي. الأمر عائد لك بخصوص توقيت إنجاز تلك القفزة، ولا يُشترَط أن يستغرق تحقيقُ ذلك وقتًا طويلًا؛ فربما تصل إلى ذلك بعدما تكون قد حققتَ نجاحًا في تحسين ظهور اثنين أو ثلاثة –على الأقل- من عملائك على منصات التواصل الاجتماعي على مدى بضعة أشهر.

كما يعتمد قرارُك حول تلقيب نفسِك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي Social Media Virtual Assistant، أو مدير وسائل تواصل اجتماعي Social Media Manager، على الاتجاه الذي تريد أخذ مشروعك التجاري فيه، فإذا كنتَ مقتنعًا تمامًا بأن هذا هو التخصص الذي تريده، فمن الحكمة هنا أن تتجه إلى تسمية نفسك مدير وسائل تواصل اجتماعي لأنه ينطوي على مستوى خبرة أعلى من لقب المساعد الافتراضي.

أما إن كنتَ ما تزال تاركًا الباب موارِبًا بشأن خياراتك المتعلقة بإتقان إحدى نواحي التخصص على المدى الطويل في عملك مساعدًا افتراضيًا، فمن الحكمة أن تقدم خدماتك تحت مسمّى مساعد افتراضي على وسائل التواصل الاجتماعي، وذلك لحين اتخاذك القرار النهائي بأنّ تلك الناحية التخصصية هي التي تريد إتقانها.

والأمرُ عائد لك في نهاية المطاف.

الخطوات التالية لتنجح بوصفك مساعدا افتراضيا على وسائل التواصل الاجتماعي

ليس هناك أفضل من هذا الوقت إذا أردت العمل مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي؛ فقد تحولت تلك المنصات من مجال لم يكن يستخدمه إلا المراهقون وطلاب الجامعات في سنيّهم الأولى، إلى أحد الطرق الرئيسية التي باتت الشركات تسوّق لنفسها عبرها.

ليس لدى أصحاب الشركات الوقتُ لتطبيق استراتيجية وسائل تواصل اجتماعي فعالة، ولا الرغبة أو المعرفة بذلك؛ كما لا يكون لديهم عادةً من ضمن موظفيهم شخصٌ يُنجِز لهم هذه المهمة، ونحن أيضًا في عصرٍ بات فيه التعاقد على تقديم الخدمات هو القاعدةَ السائدة؛ وبذلك تكون أمامك فرصة ممتازة بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي.

وبما أن هناك عدة أوجه لوسائل التواصل الاجتماعي، فيمكنك أيضًا إتقان عمل تجاري تنجز فيه أشياء تستمتع بها وتبرعُ فيها. وسواء تركّزَ اهتمامك على تصميم الرسومات (جرافيك ديزاين)، أو على خدمة العملاء، أو غيرها من التخصصات الكثيرة المتاحة، فيمكنك فعليًا التخصص بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، وإنشاء عمل تجاري ناجح ومستدام يدرّ عليك دخلًا ممتازًا.

خذ عملك التجاري على محمل الجد بتكريس الوقت لصقل مهاراتك، وحقق حضورًا فعالًا على الإنترنت، وأسِّس شبكةً من المحترفين ذوي العقلية المشابهة لعقليتك، وإذا حافظتَ على استمراريتك وتركيز جهودك على تأسيس عملك التجاري بوصفك مساعدًا افتراضيًا على وسائل التواصل الاجتماعي، فستحصد النجاح بفضل ما زرعته من إصرار وتفانٍ.

ترجمة وبتصرف للمقال How to Become a Social Media Virtual Assistant لصاحبته LAURA NICHOLLS.

اقرأ أيضًا

• كل ما تحتاج معرفته لتصبح مساعدًا افتراضيًا
• كيف تقوم بتوظيف مساعد افتراضي لعملك الحر
• البحث عن العملاء الجيدين والتسويق لخدماتك كمساعد افتراضي
• 5 مفاهيم خاطئة عليك التخلص منها قبل العمل مع مساعد افتراضي

بعد اتخاذ القرار بامتهان مهنة المساعد الافتراضي وصنع مستقبل مشرق، فقد تخطر بالبال مخاوف وأسئلة شائعة بين الناس، مثل "ماذا لو"، وذلك قبل خطوّ الخطوة الأولى في الطريق والالتزام به، وهي مخاوف وأسئلة قائمة لدى البعض حتى هذه اللحظة.

إن الانتقال من مرتبة الشك إلى مرتبة اليقين مثير ومحفّز، حيث يبدأ المرء بالتفكير بالاحتمالات والإمكانيات التي أمامه، مثل: السيطرة على الوقت والشؤون المالية، ومزاولة مهنة يعرف أنه سوف يستمتع بها على الدوام، ثم تلوح مشكلة أخرى في البال، فيسأل صاحبنا نفسه كيف سيعثر على عميله الأول ثم الذي يليه والذي يليه؟ إنّ الثقة الراسخة بالإمكانيات الضخمة للمرء على أساس مساعد افتراضي يُعَدّ عامل قوة مهم له، لكن المقلق هو أنه يوجد الكثير من المساعدين الافتراضيين الذين يعلّقون ويسيطر عليهم الخوف من المجهول ويشلُّ تقدمهم.

أول وأهم مهمة للمساعد افتراضي هي البحث عن مصادر للعملاء واستقطابهم

يجب تركيز الجهود بصورة أساسية على تقصّي العملاء إلى حين الخروج بلائحة كاملة (أو أكثر)، وعلى استقطاب العملاء، بحيث يحصل على الحصة الأكبر من الوقت بعد تقديم الخدمات.

1. التفكير الصحيح والثقة بإمكانية العثور على من يدفعون مقابل خدمات المساعد الافتراضي، وبأن المرء سوف يجدهم. فهناك الكثير من الأعمال التي لها احتياجات مختلفة، ويوظف أصحابها من يلبي لهم تلك الاحتياجات باستمرار.
2. يحتاج المساعد الافتراضي كذلك إلى نظام لجمع العملاء لتولّي عملية إيجاد العملاء وإصابة عمل لديهم بأسهل الطرائق.

يزودك هذا المقال بخلاصة تلك الرحلة، وهي رحلة العثور على عملاء وبناء عمل مستدام وطويل الأمد وقابل للتوسع.

كيفية إيجاد أصحاب أعمال بحاجة إلى مساعد افتراضي

يجب إيجاد العملاء قبل محاولة إصابة عمل لديهم، وليس أي عملاء من هؤلاء العملاء التقليديين، فالمراحل الأولى من العمل هي مراحل استكشاف الخدمات التي يستمتع بتقديمها المساعد الافتراضي ويجيدها، بالإضافة إلى نوعية العملاء الذين يناسبونه، كما لا ينسى المساعد الافتراضي أنّ إنجازه لعمله يجب أن يكون بتخطيطه هو، وهذا يعني أن يملك نفسه فيما يفعله وفي اختيار من يعمل معه. ويتضمن جزء من ذلك الاستكشاف ما يُعرَف بتجربة الأشياء، فتأسيس عمل مثل مساعد افتراضي شأنه شأن أيّ عمل آخر، إذ يقتضي تراكم الخبرات والمعلومات، واتخاذ القرارات بناءً عليها؛ أما فيما يخص عمل لائحة بالعملاء، فهذا يترجم نفسه في الأغلب إلى عملية قبول العملاء والأعمال التي قد يحبها، وقد لا يحبها المساعد الافتراضي. ومن المهم أن يكون العمل بعقلية منفتحة وعدم الجمود، إذ عليك بالمرونة، وتبني فرص تجربة أشياء جديدة وتعلمها.

نعود الآن إلى السؤال المُلح: كيف نجد عميلنا الأول؟ وأول خطوة هي تقصي العملاء.

الفرص في كل مكان

قد يبدو هذا غريبًا، إلا أنه توجد الكثير من الاستراتيجيات المختلفة لكسب العملاء المحتملين، وأهم ما يجب وضعه في الحسبان، هو أنّ الفرص حرفيًا في كل مكان، ولهذا يكفي النظر إلى العالم بعين الواثق بقيمة خدماته، وإن لم يكن المرء واثقًا بهذا بعد، فلا بأس، إذ سيجد المساعد الافتراضي نفسه في أغلب الأوقات يطوّر نفسه ويراكم الخبرات حتى لو كان ذلك يعني ممارسة عمله بينه وبين نفسه، أو للأصدقاء والعائلة.

شبكة المعارف الحاضرة

يُلاحَظ أنّ الكثير من المساعدين الافتراضيين يبدأون بالبحث عن عملاء بين معارفهم الذين يعرفونهم مسبقًا. لكن لا يعني هذا أن يطلب الواحد منا العمل عند كل أصدقائه وعائلته فهذا غير لائق، بل يعني التماس الأفراد المناسبين لاِعلامهم بشأن عمله الجديد. حيث إذا لم يحتج أي منهم إلى هذه الخدمات، فقد يعرفون من يحتاجها، لذا فلا ضير إذًا في أن يطلب المساعد الافتراضي من شخص أن يذكره للغير، خصوصًا إن تعاملنا مع الأمر على أنه محادثة لا أكثر، أي مجرد محادثة يتشارك فيها الطرفان الاهتمام بالتساوي، و الاستماع للآخر، والتواصل معه.

يمكن استخدام استراتيجية إقناع بسيطة لكن فعالة، وتشمل تحديد 5-10 أشخاص للتواصل معهم، وكتابة مسودّة بريد إلكتروني للتواصل معهم مباشرةً، وطلب ترشيحهم لمن قد يحتاج خدماتك. تُعَدّ هذه الاستراتيجية غير معقّدة بالضرورة، إلا أنها قد تكون ممتازةً في العثور على عملاء ملائمين.

شبكة المعارف الحاضرة نقطة بداية جيدة، لكن لا تحصر نفسك فيها، فنظام كسب العملاء المذكور أعلاه يحتاج أكثر من ذلك.

إيجاد الأشخاص المناسبين

أول خطوة لإيجاد العملاء الجيدين عند بدء الانخراط في السوق، هي تحديد نوع العملاء الذي يريد المساعد الافتراضي العمل معهم، وهنا يجب على على المساعد الافتراضي أن يسأل نفسه من هم العملاء المثاليون بالنسبة له؟ أو ما هو سوقه المستهدف؟

ستساعد معرفة ذلك في تركيز الجهود على إيجاد عملاء من نوعية ما، بدلًا من ضرب ضربات حظ عشوائية آملين أن تنجح إحداها، ويمكن طرح هذه الأسئلة:

• أين أماكن تواجدهم على الإنترنت؟
• ما نوع الخدمات أو المنتجات التي يقدّمونها؟
• ما نوع الخدمات التي يحتاجونها؟

أماكن لتقصي العملاء

بعد تحديد الأشخاص الذين يريد المساعد الافتراضي العمل معهم، يأتي دور معرفة كيفية إيجادهم. لقد ذكرنا أنّ الفرص متواجدة في كل مكان حرفيًا، وذلك صحيح، وها هي بعض الأماكن التي يمكن العثور على الأعمال فيها.

• مواقع التواصل الاجتماعي: مكان يُصيب فيه المساعدون الافتراضيون أول عملائهم، والمهم هنا هو الحضور المتميز (تقديم المساعد الافتراضي نفسه باحترافية)، بحيث يغطّي المساعد الافتراضي معظم شبكات التواصل الاجتماعي لإيجاد العملاء، ويُعَدّ موقع لينكد إن مثالًا على المكان الذي يتواصل فيه المحترفون بهدف تكوين شبكة تواصل، ومزاولة أعمالهم. فاستخدام لينكد إن إذًا أمر بديهي لإيجاد فرص لتسويق الخدمات.
• جلسات تكوين شبكات تواصل الافتراضية أو الواقعية: لقد استجابت الكثير من مجموعات تكوين شبكات التواصل الاحترافية للاستعانة بالإنترنت، وهناك الكثير من الفرص للتواصل مع محترفين آخرين والتعلم عن عملهم.
• المواقع الوسيطة ومواقع العمل الحر ذات الأعمال المتنوعة: لا يُعَدّ هذا الاقتراح الأفضل بالنسبة لإيجاد العملاء، إلا أنّ الكثير من المساعدين الافتراضيين يستعينون بمواقع، مثل: مستقل، ويجب الانتباه إلى أنه في مثل هذه المواقع تذهب حصة من الأجر للموقع الوسيط أو موقع العمل الحر،وبالتالي قد يكون الأجر أقل من الذي تحصل عليه من جلب العملاء بنفسك.
• الجمهور القريب: يمر أغلبنا طوال الوقت بأعمال قد تحتاج إلى خدماتنا، فيُنصَح بفتح العيون على الفرص، والانتباه لها، وجعل الغاية من التواصل مع أصحاب الأعمال في جمهورنا القريب أو أيّ جمهور آخر هي خدمتهم.
• جوجل: بعد معرفة من هم الأشخاص الذين نرغب بالتواصل معهم، يمكن الاستعانة بجوجل للعثور على الكثير من الفرص. ونؤكد هنا على ضرورة التخصيص في البحث عند الاستعانة بهذه الاستراتيجية لتجنب التجول الذي لا ينتهي على الإنترنت.

كيفية إيجاد العملاء للكاتبين المستقلين

قد يدخل أحدنا عالم العمل الحر الرائع هذا على أساس كاتب مستقبل، أو مساعد افتراضي، ساعيًا إلى تقديم خدمات كتابة، وعند محاولة إيجاد عملاء للكاتبين المستقلين، هناك بعض الاستراتيجيات المحددة لاتباعها، فكما هو الحال في عمل المساعد الافتراضي، يريد الجميع بطبيعة الحال عملاءً مستعدين لدفع أجور عالية بدلًا من أي عملاء تقليديين.

عند محاولة كسب عملاء الكتابة الجيدين، سيتربع التخصص على العرش، إذ هناك الكثير من تخصصات الكتابة، مثل: أعمال المنفعة المتبادلة، وحقوق الطبع، والنشر، ودراسة الحالة، وغيرها من الأمثلة. وكلما أمكن تضييق دائرة التخصص، زاد الأجر الذي يستطيع الكاتب طلبه مقابل خدماته.

يُعَدّ إنشاء موقع مخصص للخدمات الكتابية فكرةً جيدة، حيث أنّ إنشاء موقع للكاتب هو طريقة ممتازة لإضفاء صفة رسمية على الكاتب مثل محترف ولإظهار جودة كتابته، وتُعَدّ منصة مستقل مكانًا جيدًا للعثور على عملاء كتابة، إذ يدفع العملاء الكثير مقابل المقالات في تلك المنصة، كما أنّ بناء ملف أعمال فيها سهل ومباشر.

ينبغي تذكُّر أنّ الطريق طويل، مما يعني أنّ المرء لن يجد عملاءً هناك على الفور على الأغلب (مع أن ذلك قد يقع)، بل إنّ ما يحكم هو جودة العمل والملف الشخصي، ويمكن تطبيق نفس استراتيجيات كسب عملاء المساعدين الافتراضيين لإيجاد عملاء للكاتبين المستقلين، إذ تحتاج الكثير من الأعمال إلى الخدمات الكتابية، وهناك فرص هائلة للكاتبين المستقلين، والمساعدين الافتراضيين لتقديم خدمات كتابية.

نمط التفكير عند البحث عن العملاء

عند البدء بالبحث عن العملاء الأوائل، من المهم تذكُّر الحاجة إلى الظهور، إذ لن يأتي العملاء للبحث عن المبتدئين (المبتدئين حاليًا)، وإن لم يبحث عنهم المبتدئون فلن يحصلوا على أي عملاء. يعاني الكثير من المساعدين الافتراضيين الجدد من "عقدة المحتال"، حيث يخشون من أنهم غير أكفاء للعمل وأنّ الناس سيكتشفون ذلك.

ينبغي معرفة أنّ الجميع لديهم مهارة واحدة على الأقل، بحيث تترجم هذه المهارة نفسها إلى خدمة أو عرض. وفي الواقع، يبدأ الجميع ورصيد خبرته في المساعدة الافتراضية صفر، بينما أنت تملك خبرات ومهارات، بل وربما تدربت على كيفية دعم الأعمال بخدماتك، كما أنه لا يوجد هناك من يحمل مسطرةً ليطلق أحكامًا تعسفيةً حول ما إذا كان الناس يعرفون كيف يؤدّون عملهم أو لا، ويتطلب الأمر الخروج من منطقة الراحة والعمل بواقعية، والأهم من كل ذلك الثقة بقيمة الخدمة.

الانضباط ضرورة

يُعَدّ الاتساق والانضباط أمران أساسيان في التسويق للعملاء بنظام كسب العملاء المضبوط، فالمسألة مسألة أرقام، حيث كلما زاد عدد العروض، زادت فرص إصابة عمل لدى عميل. لهذا يجب إذًا وضع عدد محدد من العروض التي تُرسَل يوميًا أو أسبوعيًا والالتزام به، وعند المحافظة على الانضباط، فستؤتي جهود العروض ثمارها ويقترب وقت حصادها.

يجب تذكُّر أن النتائج قد لا تظهر مباشرةً، كما قد يرد العملاء بعد أسابيع أو شهور وحتى سنين، فهناك قصص عن عملاء ردوا بعد سنتين، ولكن هذا لا يعني أنّ الأمر سيأخذ قرونًا. إذ يحدث كثيرًا في المقابل أن يصيب المساعدون الافتراضيون عملًا من أول عرض، وهذا ممكن. على أي حال، إن توفَّر الانضباط ولم تظهر النتائج، فيجب مراجعة العروض وتغيير الطريقة التي تتم بها، وقد يساعد في هذا، الاستفهام من العملاء الذين رَفضوا، أو اللجوء لصديق موثوق. لا بد من تذكُّر أن هذه الرحلة بأكملها هي درس وعملية تعليمية، وأنّ جميع الجهود حتى "الصغيرة" منها، تخدم الهدف النهائي المتمثل في النجاح.

الآن وبعد استعراضنا لبعض الأفكار حول كيفية العثور على العملاء، يأتي دور التعرف على بعض من أفضل الممارسات عند تقديم العروض.

كيفية كتابة عروض تقنع العميل

قد يكون تقديم العروض للعملاء مُرهبًا في البداية لكن هذا الشعور لا يوافق الواقع بالضرورة، فتقديم العروض هو الفرصة الأولى للمساعد الافتراضي لئلا يبقى مختبئًا خلف الشاشة ويتواصل مباشرةً مع أصحاب الأعمال، وحين بدء تقديم العروض يصبح الأمر أسهل مع الوقت، بل وقد يصبح يكون ممتعًا، فهو فرصة لتقديم الذات باحترافية والتواصل مع الآخرين، وعندما تبدأ آثاره بالظهور، فسيجد المرء نفسه حيويًا أكثر في العمل، بحيث يزداد شعوره بقيمة جهوده، وهذا أمر مضمون.

سيسهل استعمال هذه الاستراتيجيات بانضباط الحصول على الأعمال التي يفضلها المساعد الافتراضي في أقصر وقت ممكن.

وضع استراتيجية بعيدة الأمد لتقديم العروض للعملاء

هناك بضعة طرائق لصياغة العروض للعملاء، وأولها اتباع أسلوب "تقربي"، ما يعني بالتحديد، رصد فرصة عبر أحد المصادر المذكورة في القسم السابق (أو أي مصادر أخرى)، من أجل التواصل المبدئي، وبناء علاقة مع العميل.

قد تبدو هذه طريقةً تستغرق وقتًا طويلًا، إلا أنها مؤثِّرة وفعالة، حيث تتمثل في رصد الفرصة والبدء بمحادثة عبر الرد على بريد إلكتروني من أحد نتابعه، أو التفاعل على أحد منشورات مواقع التواصل الاجتماعي من شركة أو علامة تجارية نرغب بالعمل معها.

عند الظهور على رادار أحدهم، يمكن التواصل معهم والتعرف أكثر على عملهم، واحتياجاتهم المحتملة، وتقديم العروض لهم بالطبع. لكن لا يجب أن تستمر هذه الطريقة لوقت طويل كما يبدو، وإن أُسِّس لهذه الاتصالات بانضباط، فستتزايد الفرص. وتُعَدّ هذه الطريقة بمثابة زرع البذور التي يُجنَى من بعدها محصول من العملاء الرائعين إن التُزِم بها.

التواصل الصادق لفتح الطرق أمام الفرص المستقبلية

يتمثل جوهر عملية تكوين شبكات التواصل في عدم النظر إلى العلاقة مع العميل المحتمل بعين من يبحث عن العمل، بل بالتواصل الصادق. وإن لم يكن صاحب العمل الذي يُتواصل معه بحاجة لخدماتنا حاليًا، فقد تتمخض التجربة معهم عن اكتشاف شخص آخر يعرفونه بحاجة إليها.

تُعَدّ رؤية الفرصة والوثب إليها أحد طرائق التسويق الأخرى، فإن كان هناك شخص يبحث بنشاط عن مساعدة أو أعلن عن مواجهته لمصاعب في عمله، فلا وقت للتريث، لأن هذه فرصة ذهبية للتقدم وتقديم المساعدة لهؤلاء الأشخاص الموجودين حتمًا، سواءً طلبوا هم من يساعدهم في ذلك مثل وظيفة، أو استجبت بنفسك لأحد أصحاب الأعمال الذي يشكون على مواقع التواصل الاجتماعي، أو في الرسائل الإلكترونية من كثرة العمل والضغط.

الفرص الساخنة والفرص الباردة

يُطلَق على أصحاب الأعمال الذين يبحثون بجدّ عن المساعدة "فرصًا ساخنة"، بينما يُطلَق على التقرب من أحد قد لا يدرك بعد حاجته للمساعدة (إنما المساعد الافتراضي من قرر ذلك) تسمية "فرصة باردة".

يمكن لمحاولة استغلال فرصة ساخنة أن تكون أسهل، إذ أنّ أصحاب العمل يبحثون فيها عن العمل مسبقًا، لكن الصعوبة فيها تكمن في المنافسة الشديدة عليها؛ بينما لمحاولة استغلال فرصة باردة فوائد، من بينها أنها متوفّرة بأعداد لا حصر لها، كما أنّ المنافسة عليها شبه معدومة غالبًا، إلى جانب قدرة الشخص على اللمعان في استغلال فرصة باردة، من خلال الإشارة إلى المساعدات الممكنة التي يمكنه تقديمها لم يكن ليدركها أصحاب العمل لولاه.

تتبع العملاء المحتملين

لا يُقصد بهذا التجسس عليهم -ليس مباشرةً على الأقل-، فعند التقرب إلى أصحاب العمل، فمن المهم التأني في عمل بعض الحسابات ومعرفتهم، وهذا ممكن بفعل أشياء بسيطة، مثل: قضاء بعض الوقت على موقعهم الإلكتروني، وحساباتهم على مواقع التواصل الاجتماعي، حتى يكتسب العرض المقدَّم لهم بعدًا شخصيًا عبر المراقبة، والتعليق لديهم، والظهور بين الآخرين. وتُعَدّ هذه فرصةً للاستفادة من التفاصيل التي جُمعت عن العملاء المحتملين ومن احتياجاتهم التي تم رصدها لجعل رفض عرضك أمرًا مستحيلًا.

التسويق عبر البريد الإلكتروني

يُعَدّ استعمال البريد الإلكتروني طريقةً تقليديةً للتسويق للعملاء المحتملين، وقد تشمل رسالته مقطع فيديو قصيرًا ومصورًا خصيصًا من أجلهم، لتعريف أنفسنا وتقديم خدماتنا.

اقتباس

نصيحة خبير: استعمال مقاطع الفيديو في التسويق وسيلة جدُّ فعالة، فهي من طرائق ترسيخ العلاقة مع العميل فورًا وجعله يعرف المساعد الافتراضي ويثق به ويحبه، وهي عوامل مهمة بالنسبة لأصحاب الأعمال عندما يفكرون بتوظيف أحد ما في عملهم.

قد يُسوّق المرء نفسه في بعض الحالات عبر تعبئة استمارة، أو طلب عبر موقع صاحب العمل، لكن هذا المقال يركز لأسبابه على التسويق عبر البريد الإلكتروني، بالصياغة الجيدة لجلب العملاء المثاليين المرغوبين. وينبغي الإشارة إلى أنّ أصحاب الأعمال مشغولون، ويتلقّون في كثير من الأوقات الكثير من رسائل البريد الإلكتروني بصورة مستمرة، فمن المهم إذًا عند محاولة جلب العملاء صياغة العروض صياغةً لافتة.

كيفية تسويق الخدمات للعملاء

فيما يلي سبع نقاط توضح كيفية تسويق الخدمات للعملاء:

1. اختيار عنوان جيد للبريد الإلكتروني: بحيث سيلاحظ المتلقي الرسالة من عنوانها وبالتالي يفتحها، كما يجب استخدام عنوان ملفت مع الحفاظ على الاحترافية، ومع اكسابه بعدًا شخصيًا قدر الإمكان. مثال: "مرحبًا [فلان] يمكننا أن نشكل فريقًا رائعًا!"
2. شخصنة الرسالة قدر الإمكان: أفضل الحالات هي التي يُرسَل فيها البريد الإلكتروني مباشرةً إلى صاحب العمل/ أو متخذي قرارات آخرين رُصِدوا في مجال العمل الذي يُسوَّق فيه، فاحتمال أن يتلقى الشخص الرسالة التي تحتوي على اسمه الأول ويستجيب لها، أكبر بكثير من الرسالة التي تحتوي على اسم الشركة. علمًا أنه ليس ممكنًا دائمًا الإحاطة باسم العميل المحتمَل، ولهذا يجب أخذ هذا في الحسبان لكن لا بأس في ذلك، إذ يمكن إرسال الرسالة دونه.
3. الاقتضاب والاحترافية: يُنصح بالاقتضاب في الرسالة التسويقية دون إطالة، فلا أحد يملك الوقت الكافي (ولا الرغبة) في قراءة رسائل بريد إلكتروني طويلة، ويفضِّل الناس الدخول إلى صلب الموضوع مباشرةً، كما أنّ للرسائل المقتضبة أثر أفضل في نفوسهم. كما يجب أن تكون اللغة جذابةً ومحترفة، وأن تُظهر شخصيتك. ويجب عليك تذكُّر أنّ العرض هو الفرصة الأولى لتقديم الشخص نفسه على أساس شخص محترف، فلا يكفي لأصحاب الأعمال أن يتواصلوا مع أشخاص بل من المهم أيضًا أن يقدِّم هؤلاء أنفسهم على أساس محترفين.
4. جعل الرسالة متمحورةً حولهم: وحول كيفية مساعدتهم، إذ يُعجَب أصحاب الأعمال بمن يهتمون بالنقاط التي تشكل مشكلات بالنسبة لهم، وينظرون إليها بعين من يريد المساعدة. بحيث يريدون السماع عن مهارات المساعد الافتراضي، وخدماته التي تناسب احتياجاتهم، وليس أن يسمعوه يطيل بالحديث عن نفسه.
5. الثقة بالنفس: فهي تمنح المساعد الافتراضي زمام السيطرة على عمله، وتؤثِّر تأثيرًا عميقًا في أصحاب الأعمال. قد يتردد البعض في إشراك بعض الأشخاص الجدد في عملهم خصوصًا في حال كانوا معتادين على العمل لوحدهم، أو لم يعملوا مع مساعد افتراضي سابقًا. لهذا فثقة المساعد الافتراضي بقدرته على مساعدة صاحب العمل، ستساعد في تخفيف أي توتُّر، وستوصل لأصحاب العمل رسالةً مفادُها أنّ الشخص الذي أمامهم محترف حقيقي يجيد عمله.
6. الالتزام بالتعليمات: سيضع بعض أصحاب الأعمال الذين يبادرون في طلب المساعدة (الفرص الساخنة سابقة الذكر) تعليمات واضحة حول الطريقة التي يريدون أن يتواصل المساعد الافتراضي بها معهم، وقد يكون ذلك باستخدام عناوين محدَّدة لرسائل البريد الإلكتروني، وتقديم معلومات محددة، أو غيرهما. ونكرر أنّ هذه هي الفرصة الأولى للمساعد الافتراضي في تقديم نفسه على أساس محترف بارع، لهذا يجب إذًا الالتزام بهذه التعليمات واتباعها بدقة.
7. إرشاد العملاء المحتمَلين بذكر الخطوة التي يجب عليهم فعلها في عرضك في حال كانوا مهتمين بالتواصل معك، والعبرة هنا هي تسهيل تفاعل العميل مع المساعد الافتراضي (وتسهيل العمل معه مستقبلًا كذلك)، وجعل ذلك عمليةً سلسةً قدر المستطاع، إذ يجب أن يتضمّن العرض ما يجب أن يفعلوه لخطوّ الخطوة التالية، مثل: تذكر الرسالة "اضغط على زرّ الرد لإكمال المحادثة"، أو "ها هو رابط لجدول أعمالي لنحدد موعدًا للحديث عن العمل والبحث فيه."

ويُنصح بصياغة بعض قوالب الرسائل التي يمكن تعديلها وشخصنتها حسب نوع العرض، إذ يُجنِّب هذا عناء التفكير برسالة أخرى عند كتابة كل عرض (والعروض كثيرة)، كما يسيِّر عملية إرسال العروض بسلاسة.

التسويق لخدمات الكتابة

ينبغي تضمين عرض خدمة الكتابة عينات كتابية، مثل: ملف PDF، أو رابط إلى موقع الكاتب، أو مدونته؛ ويجب الإنتباه إلى أنّ الرسالة ذاتها هي عينة تفصحِ عن كتابة مرسلها، لهذا فلابد من الاعتناء بقواعد اللغة، والترقيم، وسهولة قراءة النص.

كيفية متابعة العميل بعد إرسال العرض إليه

تُعَدّ محاولة الحصول على عملاء بعروض ممتازة ملحوظة دون متابعتهم، مضيعةً للوقت في أغلب الأحوال. فأصحاب الأعمال مشغولون كما ذكرنا،وقد لا يردون على الرسالة الأولى لأسباب لا تُعَد ولا تحصى.

المتابعة برسائل البريد الإلكتروني

تدل المتابعة، على الجدية في العمل مع العميل المحتمَل، وهي ليست إزعاجًا لهم أو اشغالًا لصندوق بريدهم الوارد، إذ ينبغي تذكّر أن 80% من المبيعات تتم من الرسالة الخامسة وحتى الثانية عشرة.

على رسائل المتابعة أن تكون مقتضبةً وفي صلب الموضوع، شأنها شأن الرسالة الأولى، كما ينبغي تذكير الشخص بالرسالة الأولى، وتاريخها حتى يسهل عليهم إيجادها. ولا يُنصح بإعادة إرسال الرسالة الأولى بل تذكير صاحب العمل باختصار وشرح رؤيتك في مساعدتهم.

التواصل معهم عبر رسائل مواقع التواصل الاجتماعي

يمكن أيضًا متابعة العملاء المحتَملين بالتواصل معهم عبر مواقع التواصل الاجتماعي، ونكرر أنّ التنويع بين الطرائق يُعَدّ ممتازًا لإظهار الإصرار والجدية في العمل، كما ينبغي تذكّر أنّ الإصرار مختلف عن الإزعاج، وأنّ أغلب أصحاب الأعمال يقدِّرون من يبقون حولهم ويتابعونهم، ويوجد عدد لا حصر له من الحالات التي أصاب فيها مساعدون افتراضيون عملًا عبر المتابعة، بل لأنهم الوحيدون الذين اعتنوا بالمتابعة في بعضها.

قدر المتابعة وكيفيتها

تقضي القاعدة العامة بأن تكون المتابعة لأول مرة بعد 7-10 أيام بعد العرض الأول، وأن يكون التواصل عند المتابعة سريعًا وبسيطًا وعامًا. والوتيرة التي يُنصح بها بعد ذلك، هي مرة في الأسبوع لمدة أسبوعين، ثم كل بضعة أسابيع لمدة شهر، ثم مرةً في الشهر، إلى أن يصبح مجموع رسائل المتابعة عشرًا. قد تبدو هذه فترةً طويلة، إلا أنها تستحق العناء. ويمكن إشاحة الوجه عن أيّ مخاوف من "إزعاج" أحدهم، طالما أنّ الرسائل قصيرةً، وفي صلب الموضوع، واحترافية.

تُعَدّ المتابعة أحد معايير الأعمال، حيث يقدرها معظم أصحاب الأعمال ويتفهمونها، لكن قد تؤدي زيادة عدد رسائل المتابعة إلى حدّ معين، إلى صعوبة إدارتها، ولذا يجب التخطيط للرسائل ووضع ملاحظات لتسهيل إدارتها، فالمتابعة بحق "سلاح سري" في التسويق، وكسب العملاء.

أسواق مواقع التواصل الاجتماعي

يمكن لمن يسوِّق خدمات كتابية أن يخطو خطوةً كبيرةً بتقديم عرض إلى مجلة، أو جهة مهمة تنشر المحتوى على الإنترنت، وليس غريبًا أن ينضم بعض الكتبة الجدد ذوي المهارة إلى جهات كبيرة من ذوات المحتوى على مواقع التواصل الاجتماعي منذ بداية مسيرتهم المهنية، فهذا هو التسويق، إن لم يسأل ستكون الإجابة دائمًا "لا".

تُعَدّ جينا هوركي مثالًا على شخصية ناجحة استعملت هذه الطريقة، حيث نشر موقع Huffington Post كتاباتها في بداية مسيرتها على أساس كتابة مستقلة، حيث كانت تجربةً رائعةً أضفت عليها الموثوقية مثل كاتبة ماهرة، وأصبحت مرجعًا لها عند التسويق لنفسها لدى عملاء الكتابة.

الانطلاق وإيجاد العميل الأول

إن أهم جزء في عملية التسويق هو مواجهة الواقع والبدء بالعمل، حيث سيصبح الأمر أسهل مع الممارسة، كما ستزيد الثقة بالنفس مع ازدياد الانضباط في وتيرة العمل، وتُعَدّ الخطوة الأولى في الأغلب هي الأصعب والأكثر إخافةً، لكن الأمر فعلًا يسهل مع الوقت.

باختصار: استخدام الاستراتيجيات المستعرضة في المقال، مع الانضباط، والمتابعة بكل تأكيد، والأهم من ذلك كله عدم الاستسلام.

يتوقع بعض المساعدين الافتراضيين الجدد حصولهم على عمل من أول بضعة عروض لهم، لتنكسر عزيمتهم لأنهم لم يروا نتائج عاجلة. صحيح أنّ الحصول على عمل من أول محاولة يحصل أحيانًا، إلا أن تقديم العروض يجب أن يجري في عروق المساعد الافتراضي مثل الدم، كما أنّ الالتزام به ضرورة.

في حال مواجهة مشكلات في جلب العملاء والتسويق لهم، يُنصح بتطوير المهارات بالتدريب، ويمكن الاستعانة بجمهور المساعدين الافتراضيين. وتقتضي الجدية في العمل الحر، استغلال الوقت في التعمق فيه وتعلم المزيد عنه والإقبال على جمهوره ليدعموك ويصححوا أخطائك ويغذّوك بآرائهم مباشرةً عبر التدريب، وكل ذلك يستحق أن يستثمره المرء.

ترجمة وبتصرّف للمقال How to Find Qualified Leads and Pitch Your Virtual Assistant Services لصاحبته Laura Nicholls.

سؤال "كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا" لم يدر في ذهني، ولم أعد نفسي للعمل فيه، كل ما حدث هو أنني صادفت هذا المجال في رحلة عملي، كم أنا محظوظة!

يمكنك أن تسمي ما حدث تطورًا طبيعيا، كان عملي هو دعم أحد كبار المستشارين الماليين، عملت معه لمدة 6 سنوات، وكانت فكرة المساعد الافتراضي بالنسبة لي هي المحطة المنطقية التالية. علمت منذ البداية أن المسار الوظيفي التقليدي غير مناسب لي، لأنني كثيرًا ما أردت قضاء وقت أكبر مع عائلتي وأن أتحكم في دخلي، بالإضافة إلى أنني لم أحب أن يكون لي رب عمل.

كنت أتخذ قرارات بشأن عملي الجديد في تلك الفترة، وبدأت أتعلم كل ما يتعلق به، وفي الوقت ذاته كنت أعمل بجد كي أساعد عائلتي. أشكر الله الذي رزقني بزوجي "Wade" الذي تحمل مسؤولية إدارة شئون المنزل كاملة والاهتمام بأطفالنا الصغار ريثما أؤسس عملي وأساعد في نفقات المنزل.

والآن أنا أعمل مع اثنين من العملاء الدائمين، وأساعد بعض المساعدين الافتراضيين الطموحين في تأسيس مسيرتهم العملية، ناهيك عن أنني أقضي وقتًا كثيرًا في الحديث إلى المساعدين الافتراضيين المبتدئين في مواضيع تتعلق بمجالنا ككل.

من وقت لآخر استضيف بعض الزملاء في حلقة دراسية عبر "Webinar"، وأحيانًا أتلقى دعوة للمشاركة في إحدى هذه الحلقات، من خلالها لاحظت أن معظم الناس يودون معرفة تجربتي الشخصية، كي يسيروا على نهجي ويستفيدوا من خبراتي في عملهم كمساعدين افتراضيين، ومنه يطلقون خدمات تسيير الأعمال الخاصة بهم. سأسرد لك في هذا المقال كل ما تحتاج معرفته عن هذا المجال، وسوف أحدثك أيضًا عن الخطوات التي اتبعتها مع توضيح أفضل المصادر التي يمكنك الاستعانة بها. في نهاية المقال ستكون لديك فكرة واسعة عن الخطوات التي يلزم اتباعها للانطلاق في العمل مباشرة.

ما هو المساعد الافتراضي؟

رغم أن هذا المجال ينمو بسرعة فائقة، إلا أن كثير من الناس يجهلون ماذا يُقصد بالمساعد الافتراضي، وليس لديهم فكرة عن دوره الأساسي في مجال تسيير الأعمال وتنميتها، سواء كان عبر الإنترنت أو بالطرق التقليدية.

يرى بعض الناس أن وظيفة المساعد الافتراضي لا تتعدى في أهميتها الدور الذي يقوم به المساعد التنفيذي التقليدي، في الحقيقة هي أكثر تعقيدًا من ذلك بكثير؛ لا أنكر أننا نؤدي في بعض الأحيان المهام التقليدية المرتبطة بالعمل الإداري، إلا أن المساعد الافتراضي يقدم خدمات عديدة بشكل مدهش، السبب الذي دعاني لصياغة التعريف التالي:

المساعد الافتراضي هو أي شخص يعرض خدمات لأصحاب الأعمال عن بُعد نظير أجر متفق عليه

تعريف بسيط أليس كذلك؟ وستعرف كلما تعمقت في قراءة المقال لماذا أخترت هذا التعريف بمعناه الواسع تحديدًا.

ما الخدمات التي يقدمها المُساعد الافتراضي؟

يأتي سؤال "ما نوع الخدمات التي يمكنك تقديمها كمساعد افتراضي" في المرتبة الثانية من أكثر الأسئلة شيوعًا عن هذا الموضوع؛ والحقيقة هي أنه لا يوجد قائمة تتضمن كافة الأنشطة التي يؤديها المساعد الافتراضي.

أعددنا قائمة تحتوى على أكثر من 150 خدمة شائعة يقدمها المساعد الافتراضي، ستساعدك هذه القائمة بشكل رائع في تحديد نقطة البدء. كما كتبنا مقالًا مُفصلًا عن أكثر من 50 خدمة ينبغي أن تأخذها في عين الاعتبار وهذا بناء على مهاراتك واهتماماتك، أضمن لك العثور من بينها على ما يمكنك تقديمه لعملائك المحتملين. إليك بعض الأمثلة:

• دعم العملاء
• معالجة الطلبيات والمبالغ المستردة عبر الإنترنت
• تصميم المواقع الإلكترونية
• صيانة مواقع ووردبريس
• تصميم الجرافيك والتنسيق
• إدارة الجداول الزمنية و ترتيبات السفر
• كتابة محتوى المدونات والكتابة الخفية
• تدقيق النصوص وتحريرها
• التفريغ الصوتي
• البحث عن محتوى
• البحث بالكلمات المفتاحية
• إدارة البريد الإلكتروني
• إدارة الحسابات
• إدخال البيانات
• إنشاء صفحات للمبيعات
• إدارة عمليات إطلاق المنتجات
• الوصول للعملاء
• توليد العملاء (جذب العملاء المحتملين)
• تحرير الفيديو
• إدارة حسابات مواقع التواصل الاجتماعي
• إدارة المشاريع
• إدارة المنتديات

والقائمة تطول! هناك العديد من أصحاب المشاريع الناشئة بانتظار مساعدتك، وكلما زاد عدد المهام التي يمكنك أداءها، كان أفضل (تأتي الموازنة بين التخصص أو عمومية مهام المساعد الافتراضي لاحقًا).

ربما يدور هذا السؤال في رأسك: الخدمات واحدة، فما هي المهارات التي سأحتاجها لأصبح مساعدًا افتراضيًا؟

من الواضح أنه إذا كنت تخطط للعمل أونلاين، ينبغي أن يكون لديك معرفة بالإنترنت وما إلى ذلك، وما إن وُجدت، فهنيئًا لك بداية موفقة. بالإضافة إلى أن انطلاقتك ستكون سهلة إذا كان لديك مهارة ما أو خبرة في مجال معين، كما أن إيجاد عملائك سيكون أيسر بالتأكيد.
من الممكن أن تتضمن خبرتك العملية أي نشاط في مجال العمل – سواء عبر الإنترنت أو خارجه – وينبغي أن لا تشكل قلة المهارة عائقًا بالنسبة لك، لأن الأهم هو أن تتمتع بحماسٍ كبير ومهارات تواصل اجتماعي لا بأس بها، ورغبة في التعلم.

كيف أصبح مساعدًا افتراضيًا؟

في أكاديمية حسوب، نؤمن بمبدأ بتبسيط الأمور واتخاذ الإجراءات الكبيرة*، وإذا كنت تبحث عن أحد الأسرار، فلن تجد أي منها هنا.

ابدأ وحسب!

كان السبب في تعاقدي مع أول عميل لي - أحد أصحاب المشاريع الناشئة الناجحين - كمساعدة افتراضية هو أنني لاحظت أن لديه مشكلة في متابعة بريده الإلكتروني.

كان لدي معرفة به ورأيت أنني أستطيع مساعدته، كما علمت أن العمل معه سيكون ممتعًا، لم يكن المقابل المادي جُل ما أسعى إليه، فهناك خبرة عملية واكتساب مهارات جديدة بانتظاري (عن طريق تعلم التفاصيل الداخلية لعمله).

ببساطة وجرأة أخبرته أنه ينبغي عليه توظيفي، وسألته: أليس هذا الأمر مرهقًا للأعصاب؟ أجابني "نعم"، وتعاونا لمدة أقل من عامين حصلت فيهما على مقابل مادي جيد واستمتعت بالعمل معه و تعلمت الكثير، كان يدفع أجري بانتظام، أحببت ذلك. وعلى الرغم من أننا لا نعمل سويًا في الوقت الحالي، إلا أننا على تواصل حتى يومنا هذا.

لم لا نبسِّط الأمر في خطوات سهلة؟ إليك الخطوات الأساسية التي عليك اتباعها:

1. اختر هيكل العمل الذي يناسبك.
2. حدد الخدمة التي ستقدمها لعملائك.
3. حدد أسعار الخدمة.
4. اطلِق موقعك الإلكتروني، وتفاعل بشكل نشط على الإنترنت.
5. وسِّع نطاق علاقاتك العامة، وإبدأ مراسلة العملاء المحتملين بالبريد الإلكتروني.
6. أسس علاقات. والآن دعنا نتناول هذه الخطوات بالتفصيل.

تذكّر – وأنت تقرأ هذا المقال – أن هدفك هو ترويج وتسويق خدماتك في أسرع وقت ممكن؛ لأن البحث عن عملاء وإدرار الدخل يجب أن يكونا على رأس قائمة أولوياتك.

اختر هيكل عملك

لا يوجد نصيحة محددة لاختيار هيكل عملك، لأن الإجابة دومًا تعتمد على عدة معايير من بينها:

• أين يقع مقر عملك الفعلي؟
• ما أنواع العملاء الذين ستعمل معهم؟
• ما نوع خدمة المساعدة الافتراضية التي ستقدمها؟
• ظروفك الشخصية (مثال: الزوج/ الزوجة والعائلة والأطفال والمسئوليات).
• ما هو مدى تحملك للمخاطر؟
• ما هي هياكل العمل التجارية المختلفة المتاحة في مجالك؟

في هذه المرحلة نعتقد أنه يمكنك التواصل مع محاسب أو محامي، كي يبديا رأيهما حول موقفك. بالنسبة لك يمكنك الاختيار من بين: شركة ذات مالك واحد، أو شركة ذات مسئولية محدودة، أو مؤسسة سواء كانت من النوع (s)، أو (C) بالولايات المتحدة الأمريكية، أو حتى شركة مساهمة.

في بعض الأحيان، ربما يمكنك أن تحدد موقع لعملك وذلك بناء على استيفائك لشروط معينة. ألا تلاحظ أهمية بعض هذه العناصر أو الأسئلة وتأثيرها في خطتك المالية والحياتية، السبب الذي يدعوك إلى حل هذه المعادلة بشكل صحيح. هل يمكن تغييرها؟ نعم بالطبع، ولكن الأمر يتطلب وقتًا ومالًا، لذا تأكد من اتخاذ القرار الصحيح من البداية.

يتساءل كثير من المساعدين الافتراضيين الجدد حول كيفية اختيار الخدمات التي سيقدمونها، لكن الخبر السار هو أنك غير مضطر لذلك، فلا يوجد كتاب قواعد معين يلزمك بتقديم خدمة محددة بمجرد أن تبدأ.

يعتقد كثير من الناس أن خدمات المساعدة الافتراضية تنحصر في تفقُّد البريد الإلكتروني أو الرد على المكالمات الهاتفية أو إدارة الجداول الزمنية لعملائهم.؛ هذه مجرد نماذج بسيطة لبعض الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي، وهناك عدد كبير جدًا من الخدمات التي يمكنك تقديمها أيضًا.

من بين المهام الأساسية التي كنت أؤديها لعميلي الأول إدارة بريده الإلكتروني، كنت أتفقد الرسائل وأرتبها وأرد بالنيابة عنه، كما كنت أقوم بصياغة نماذج ردود جاهزة للاستفسارات المختلفة.

خصصنا يومًا في الأسبوع نجتمع فيه صوتيًا عبر Google Hangouts، كان التواصل مفيدًا بالنسبة لي، وكلما تعلمت شيئًا جديدًا عن عمله، صرت مؤهلة ومستعدة لمساعدته بشكل أفضل. كان عميلي منهمك في مشاريعه ومسئولياته مثل أي صاحب شركة ناشئة، وكان لديه العديد من الأنشطة مثل: الاستشارات والتدريب والدورات التدريبية لتعلم الكتابة، بالإضافة إلى إدارة مدونته وقائمة المشتركين ...إلخ.

عرفته عبقريًا وملهمًا، أذكر أنني من الأمور التي ساعدته فيها هي كبح جماحه من وقت لآخر، وذلك عن طريق إعطاء الأولوية للمهام التي يحتاج إلى تأديتها فعليًا، وبخاصة الأمور المهمة التي لا يفضلها (مثل البريد الإلكتروني!)

أخبرني أن أكثر ما كان يفضله في رحلة عملنا سويًا هو اجتماعنا الأسبوعي (لأننا كنا ننجز فيه الكثير).

لديك مطلق الحرية في الارتقاء بعملك والتعديل فيه بما يتلاءم معك، وذلك عن طريق تغيير بعض الخدمات، أو إضافة أخرى، أو إلغاء بعضها بناء على عدة معايير منها: طلب العميل ومدى الربح المتوقع ووقتك المتاح واهتماماتك الشخصية.

في بداية عملك مساعدًا افتراضيًا ستكتشف أن حرية الاختيار سلاح ذو حدين، وما أكثر الأمور التي أسمعها حول معاناة المبتدئين في اختيار الخدمات التي سيقدمونها. لذا ننصحك بما يلي:

• ألق نظرة على قائمة الخدمات التي ذكرناها في بداية هذا المقال.
• اقرأ مقالنا بعنوان خدمات يمكنك تقديمها لعملائك بصفتك مساعدًا افتراضيًا.
• اختر فكرتين أو ثلاث من الأفكار التي تحب أن تبدأ بها، ثم....

انطلق! (نعم، ألا تلاحظ أننا نكرر هذه الكلمة كثيرًا في هذا السياق) بدون أي توقعات، الانطلاق هو الخطوة الأولى وهو أكثر الخطوات أهمية، ومتى فعلتها ستشعر بالحماسة شيئًا فشيئًا، والباقي سيكون أسهل.

بوسعك إجراء تعديلات وتغييرات طوال الوقت بما يتناسب مع عملك، فعلى سبيل المثال: يمكنك التغيير من نظام الدفع بالساعة إلى نظام دفع عربون مقدمًا، وتستطيع أيضًا تقديم الخدمات في صورة منتجات، ومتى كنت مستعدًا، ستحتاج إلى تعلُم المزيد حول هيكل التسعير.

حدد هيكلك التسعيري

كل الناس يودون معرفة "كم يجني المساعد الافتراضي في الساعة؟" "كم تكون التكلفة المناسبة؟ وما هو السعر المناسب (غير المبالغ فيه)؟

السبب في تعدد الإجابات على هذا السؤال تحديدًا هو أن الأدوار التي نقدمها مختلفة، كما أن المهارات والخبرات تختلف من شخص لآخر بشكل كبير – وهذا ينطبق على مهاراتك وخبرتك أيضًا. كتبنا مقالًا شاملًا بعنوان دليل المساعد الافتراضي لتحديد أسعار خدماته، وإليك الأساسيات هنا.

عند تحديد أسعارك، ينبغي عليك أن تختار أكثر الأنظمة التي تستحق وقتك؛ فمثلًا، إذا كنت تنوي حساب تكلفة عملك بالساعة (في البداية على الأقل)، إذن أنت تكسب المال عن طريق بيع وقتك، ومن ثم... لا يجب أن تغفل وضع العناصر التالية في عين الاعتبار:

• تذكّر أنك لست موظف، بل أنت متعاقد من الباطن، ولو كنت في الولايات المتحدة على سبيل المثال، سيكون عليك دفع ضرائب بصفتك موظفًا من جانب، وصاحب عمل من جانب آخر (مثال: الضريبة الخاصة بالعمالة الذاتية).
• لن تحصل على أي بدلات أو فوائد ، ولن يكون هناك إجازات مرضية أو ترفيهية مدفوعة الأجر، أو حتى تأمين صحي أو معاش تقاعد (إلا في بعض الحالات النادرة).
• ستحتاج إلى دفع بعض النفقات مثل تكاليف استضافة موقع شبكي، ومصروفات مكتبية وتكلفة الاشتراك في بعض برامج الحاسوب ...إلخ.

وبسبب هذه النفقات التي أنت ملتزم بها، لن يكون من السهل مقارنة ما تجنيه من وظيفتك سواء كانت بدوام كامل (أو جزئي) بما تحصل عليه من عملك الجديد في مجال المساعدة الافتراضية.

ننصحك بحساب صافي الأجر المتوقع أن تحصل عليه، ثم تضيف عليه نسبة 25%؛. وبالنسبة للعملاء، فسيتفهمون أنك تدفع تكاليف إضافية، وأنه إن لزم الأمر يمكنك تخفيض النسبة لهم.

ضع في عين الاعتبار أن أصحاب المشاريع يميلون إلى توظيف مساعدين افتراضيين مستقلين بدلًا من موظفي الدوام الكامل، والسر وراء ذلك هو أنهم لا يريدون تكبد تكاليف تعيين موظفين جدد (أو حتى تكاليف تدريبهم)، وبالطبع هم يريدون إزاحة النفقات الإضافية والمسئوليات التي تتبع تعيين موظفين جدد عن كاهلهم.

وإليك مثال، في بداية عملي كنت أتقاضى 34 دولارًا في الساعة، أما الآن أتقاضى سعرًا ثابتًا للخدمة، وأحدد عربونًا للصفقة؛ أتعامل مع عملائي الجدد بسعر ثابت، وبهذا يمكنني التركيز في مهام بعينها - أضعها في جدولي - وأقوم بإتمامها الواحدة تلو الأخرى، بدلًا من الاضطرار إلى تتبع الوقت وحسابه بالدقيقة.

نظام الحساب بالساعة هو أحد الأسباب التي جعلتني لا أقبل العمل في بعض المؤسسات الأمريكية الكبيرة، ربما لا يكون الأمر ذاته بالنسبة لك، لذا حاول الإطلاع على نماذج العمل (بالساعة أو العربون أو العقد أوتقديم الخدمة في شكل منتج) واختر ما يناسبك.

أؤمن بأنني على قدر جيد من الثقافة والخبرة والمهارة (مستمرة بتعلُم مهارات جديدة حتى يومنا هذا)، لذا أنا راضية عما أتقاضاه نظير وقتي الذي أقدمه، باختصار "أنت تحصل على خدمة مقابل ما تدفع من المال"، ضع هذه النقطة في عين الاعتبار إذا كنت بصدد توظيف مساعد افتراضي (أو أي موظف بصورة عامة)، أو حتى إذا كنت تقدم طلبًا للحصول على وظيفة، أو كنت تحتاج إلى تعيين موظفي دعم.

أنصحك بأن تبحث وتفكر في سعر أعلى قليلًا عما يدور في ذهنك، من السهل أن تُخفِّض أسعارك لتأمين عملك، لكن هذا لن يجعل أي منكما سعيدًا على المدى البعيد.

اطلِق موقعك الإلكتروني، وتفاعل بشكل نشط على الإنترنت

إذا كنت تفكر في العمل عبر الانترنت وتقديم خدمات المساعدة الالكترونية من منزلك أو المكان المناسب لك، فينبغي أن يكون لك حضورًا قويًا على الإنترنت، هذا هو ما نؤمن به، لذا كتبنا مقالًا يتناول أهم الجوانب التي ستحتاج إلى التفكير بها عند التخطيط لبناء موقعك الإلكتروني.

في أغلب الأحيان يكون حضورك على الإنترنت عن طريق موقعك الإلكتروني بجانب مواقع التواصل الاجتماعي، بغض النظر عن تقسيم وقتك لمتابعة كليهما، إلا أن هاتين الوسيلتين ستسهلان لك عملية تسويق خدماتك واستهداف العملاء المحتملين.

البريد المباشر.. المنشورات الدعائية.. المكالمات الباردة.. الإعلانات المطبوعة.. كلها وسائل عفا الزمن عنها، من ناحية أخرى بإمكان موقعًا إلكترونيًا بسيطًا يعبر عنك وعن خدماتك أن يلعب دورًا هامًا في نمو عملك.

بصفة عامة، نحن ننصح باستخدام (وورد بريس) واختيار قالب مناسب عند إنشاء موقعك الإلكتروني، إذا لم تكن لديك فكرة عن كيفية أداء ذلك، تفضّل بمشاهدة مقاطع الفيديو الشاملة التي اعددناها لتعلمك الخطوات التي تحتاجها، كتبنا أيضًا مقالًا يشرح أهم العناصر التي ينبغي وضعها في عين الاعتبار عند إنشاء موقعك الذي ستعرض فيه المساعدة الافتراضية التي تقدمها.

وهاهي الخطوات الأساسية:

• لماذا ينبغي عليك اختيار(وورد بريس) وانتقاء قالب مناسب.
• اختيار عناصر التوسيم العامة، بالإضافة إلى الألوان والخطوط.
• تصميم شعار (لوجو) لخدماتك، بحيث يكون بسيط وفعّال.
• حدد قيمتك المقترحة ووضحها.
• التزم بعملية التطوير التدريجي والمستمر.

وبالحديث عن مواقع التواصل الاجتماعي، ننصحك بأن لا تشتت نفسك، فبدلًا من تضييع وقتك في منصات مواقع التواصل الاجتماعي المتنوعة، اتبع القاعدة البسيطة التي تقول: كن حيث يوجد عملائك.

يُقصد بذلك في معظم الحالات (وليس كلها) الفيسبوك ولينكد إن، إذا أردت التعمق أكثر في الأمر، أنصحك بمتابعة المجموعات والمنتديات التي تضم عملائك المستهدفين. أيضًا، استخدم وسائل التواصل الاجتماعي في بناء العلاقات، ولكن لا تتسرع في الترويج لخدماتك فور انضمامك لهذه المجموعات، بل انتهز فرص تقديم المساعدة ودع العلاقات تنمو من نفسها.

وسِّع دائرة علاقات عملك وراسل عملائك المستهدفين

إيجاد أول عملائك هي آخر الخطوات وأهمّها نحو إطلاق عملك الجديد كمساعد افتراضي. نجح كثير من المساعدين الافتراضيين الذين التحقوا بدورتنا التدريبية بعنوان: دليلك لتصبح مساعدًا افتراضيًا ناجحًا في 30 يومًا أو أقل، في زيادة عدد عملائهم بشكل هائل.

العثور على أول ثلاث عملاء يحتاج جهدًا أكبر من الحصول على الثلاث عملاء الذين يلونهم، فعملية إيجاد العملاء تحتاج وقت وخبرة وثقة بالنفس ومداومة، ومتى بدأت هذه العناصر تؤتي مفعولها، تصبح عملية النمو أسهل.

نشجع كلًا من المساعدين الافتراضيين ذوي الخبرة والمبتدئين على اتباع خطوات عملية سهلة لتأسيس عملهم، ويلزم لنجاح هذه الخطوات التحلي بروح المبادرة والاستمرارية، وهما عاملان أساسيان للعثور على عملاء، إليك الخطوات كالتالي:

• الخطوة الأولى :اعرف من هو عميلك المثالي: بصيغة أخرى،حدد ما هو السوق الذي تستهدفه من خلال استكشاف أنواع الأعمال والأسواق المختلفة التي تثير اهتمامك، وأماكن وجودها.
• الخطوة الثانية: ابحث عن أفضل الفرص في سوقك المستهدف: ما هي صفات عميلك المثالي؟ من الممكن أن يكون أحد هذه الصفات هو أن يكون العمل معه مربحًا، أو أن يكون هذا العميل يحتاج مساعدك، أو أن يكون سبق له توظيف مساعدين افتراضيين.
• الخطوة الثالثة: ابدأ بناء علاقاتك مع العملاء المحتملين: مثلما العلاقات الشخصية، تحتاج علاقات العمل وقتًا كي تنمو، ونحن من أنصار مبدأ مراسلة العملاء بشكل مباشر: أي إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء المستهدفين لإقناعهم بالتعامل معك، فهو أسرع طريق للتواصل مع العملاء؛ وتذكّر أن الحصول على أفضل عملاء لا يأتي إلا عن طريق توطيد علاقتك بهم.
• الخطوة الرابعة: ابحث عن الفرص يوميًا: إذا لم تصل إلى المرحلة التي يبحث فيها العملاء عنك وعن خدماتك، ستحتاج إلى الاستمرار بمراسلة العملاء لتعريفهم بك، لأنك جديد على الساحة، ولا أحد يعرف من أنت وماذا تفعل، أنصح المساعدين الافتراضيين المبتدئين بالمراسلة اليومية، يُفضَّل أن تجعلها أول شيء تبدأ به يومك – "لتكن لك فلسفة تسويقية دائمًا".
• الخطوة الخامسة: قدّم فترة تجريبية: إذا لم تقدم لعملائك ما يثقون بك من أجله، فلن يعرفوا ما الذي يتوقعونه منك (ولا أنت أيضًا)؛ أظن أن تقديم فترة تجريبية صغيرة هو أمر لا بأس به لاختبار ما إذا كنتما قادرين على العمل سويًا بشكل جيد بدلًا من المخاطرة بالعمل على مدى طويل في بداية العلاقة.
• الخطوة السادسة: تواصل مع عملائك باستمرار، وكن مطّلعًا على المستجدات دائمًا: في "منتدى المساعدين الافتراضيين" الخاص بنا نقدم النصح والإرشادات للمساعدين الافتراضيين سواء كانوا مبتدئين أو محترفين، كما نقدم مساعدتنا أيضًا لأصحاب المشاريع والعملاء الذين يبحثون عن من يساعدهم في تنمية مشاريعهم أو في هيكلتها. من خلاله، لاحظنا أن أكثر ما يشكوا منه أصحاب المشاريع هو أن بعض المساعدين الافتراضيين ممن عملوا معهم لديهم مهارات تواصل اجتماعي ضعيفة، ولكن حل هذه المشكلة ليس صعبًا، فكل ما تحتاجه هو أن تخصص لنفسك جدول زمني منتظم تتواصل من خلاله مع عميلك وتكون على اطلاع بالمستحدثات وتتأكد أن احتياجاته يتم تلبيتها.
• الخطوة السابعة: كن شخصًا لا يمكن استبداله: إذا أردت الاحتفاظ بعميل ما على المدى البعيد، قدم له أفضل قيمة قدر الإمكان، بأن تصبح جزءًا لا غنى عنه من عمله، ستختلف طريقة تطبيق هذه الفكرة من عميل لآخر، ولكن دعنا نتحدث عن "أصحاب المشاريع المنفردين" على سبيل المثال، ويُقصد بهم أصحاب المشاريع الذين لا يعيِّنون موظفين، والعمل معهم يحتسب بالساعة أو بالمشروع.

يقضي معظم هؤلاء "أصحاب المشاريع المنفردين" يومهم في أداء مهمات متعددة في الوقت ذاته، فهم يعملون ساعات طوال، وينشغلون عن أوقاتهم الخاصة وعن عائلاتهم، حتى أنهم قد يضحّوا بصحتهم.

ومن ثم، حاول أن تجد طريقة تحمل بها عبء بعض المهام عنهم، أزل هذه المعوقات عن طريقهم وساعدهم على استرجاع عطلاتهم الأسبوعية التي كادوا أن ينسوها. إذا فعلت ذلك ستكون قدمت لهم قيمة أكبر بكثير من أي شخص أخر جل ما يفعله هو أن يبيع لهم وقته نظير بعض المال. كما أنك ستصبح فردًا لا غنى عنه في فريقهم، وكلاكما سيكون رابحًا.

بعض الأفكار الأخيرة

تذكّر أن هدف المساعد الافتراضي عادة ما يكون مساعدة الناس على تنمية أعمالهم ومشاريعهم، من الممكن أن تكون أيضًا هذه العملية مجزية بالنسبة لك إذا ساعدت أصحاب المشاريع الناشئة على تنمية أعمالهم الصغيرة، ومن ثم، ينبغي عليك دائمًا أن تقدم أفضل قيمة لهم قدر الإمكان. وفي الوقت ذاته، لا تنس أنك أنت أيضًا لديك عملًا لتؤسسه، وستحتاج إلى تعلُم كيفية وضع الحدود وإدارة عملك بالطريقة التي تناسبك، لأنه إذا لم تهتم بنفسك وبعملك، فسيتوقف عملك عن النمو ولن تشعر بالرضا حينها.

هناك مزيد من التفاصيل حول مجال المساعدة الافتراضية ونصائح قبل توظيف مساعدك الافتراضي، يمكنك تصفّحها من خلال الروابط التالية:

1. 5 مفاهيم خاطئة عليك التخلص منها قبل العمل مع مساعد افتراضي
2. 5 نصائح تساعدك على اختبار أي مساعد افتراضي
3. كيف تقوم بتوظيف مساعد افتراضي لعملك الحر

ترجمة - بتصرُف - للمقال How to become a virtual assistant: everything you need to know لصاحبته Gina Horkey.

المتوّقع منّنا كمساعدين عن بُعد هو التواجد على الإنترنت بشكل دائم لتلبية متطلبات عملائنا، لكن ذلك يؤثر سلبًا على الإنتاجية والصحة.

لكن عندما يعتمد مخطط عملك على ذلك، هناك القليل من الخيارات المتوفرة لتكون قادرًا على أخذ استراحة بعيدًا عن الإنترنت دون أن تتأثر خدماتك بذلك، خاصة أنّك تحتاج إلى تسويقها باستمرار.

لكن كيف يمكننا القيام بذلك عندما لا يتوقف عالم العمل عبر الانترنت ابدًا؟، الإجابة هي: أتمتة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي. ستقدم لنا بريا هورتون عبر هذا المقال مجموعة من النصائح الفعّالة عن كيفية القيام بذلك.

تقول بريا:

اقتباس

يُحتمل أنك ما زلت عالقًا في أجواء الشواطىء الرملية وأشعة الشمس الدافئة والمشروبات الباردة مع استمرار هذا الطقس الحار على قدم وساق، أو قد تكون فعلًا بدأت الالتزام بروتين موسم العودة إلى المدارس.

هناك الكثير مما عليك فعله كمساعد عن بعد أو صاحب عمل عبر الإنترنت أو ما يشابه ذلك، الأمر الذي يجعلك غير قادرٍ على الابتعاد عن كل شيء متى ما أردت ذلك لتصفية ذهنك لبضعة أيام.

خاصة إذا كان عليك التواجد يوميًا على منصات التواصل الاجتماعي أو كنت تقدم خدمات إدارة حسابات التواصل الاجتماعي، إذ عليك أيضًا الحرص على استمرار تواجد العملاء.

نعلم جميعًا أهمية التواجد دائمًا على الانترنت والاستمرار بتقديم محتوى جذاب ومناسب، لكن هل يعني ذلك أنّنا لن نتمكن أبدًا من قضاء عطلة أو أخذ إجازة مرة أخرى؟

طبعًا لا، وهذا يعود جزء منه إلى تقنية بسيطة وجميلة تدعى الأتمتة!

في البداية، ماذا تعني أتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي؟

أتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي هي تحضير عدد من المنشورات ثم جدولتها لتنشر أوتوماتيكيًا في وقت لاحق تحدّده أنت، ويمكنك القيام بذلك على جميع المنصات تقريبًا بما في ذلك فيسبوك وانستغرام وتويتر ولينكد إن وبينترست …إلخ.

ستستمر بإعداد وكتابة المحتوى كما تفعل في العادة، لكن ستُعدّ وتكتب محتوى أكثر يكفي لتغطية كامل فترة إجازتك، سواء للقيام برحلة أو لقضاء الوقت مع أطفالك أو لمشاهدة التلفاز فقط.

بعدئذٍ، ستستخدم الأدوات التي سنتحدث عنها عبر دليلنا هذا لجدولة جميع المنشورات وأخذ إجازتك في الوقت الذي تختاره.

إليك كيف يمكنك أتمتة نشر محتواك على وسائل التواصل الاجتماعي عبر خطوتين بسيطتين:

الخطوة الأولى: تحضير المحتوى

إنّ الخطوة الأولى كما ذكرنا سابقًا لأتمتة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي هو تحضير وتجميع عملك.

قد يستغرق ذلك ساعة أو ثلاث ساعات تبعًا لطول المدة المراد جدولة المنشورات لها. يجب أن يكون لديك جميع المنشورات مكتوبة وجاهزة وكذلك الصور وأي روابط أو اقتباسات جميعها جاهزة للنشر.

يمكنك استخدام مواقع الجدولة للقيام بذلك، مثل HootSuite أو PostPlanner أو أي مواقع جدولة أخرى.

يمتلك HootSuite نسخة مجانية ويمكنك استخدامها لجدولة المحتوى على تويتر ولينكد إن وانستغرام ويوتيوب وغوغل بلاس وفيسبوك وحتى وردبريس، وبالتالي هو أداة رائعة لتغطية احتياجات على معظم المنصات. وهو واحد من مواقع الجدولة القليلة حاليًا والتي تمكّنك من الجدولة والنشر مباشرة على انستغرام. من المزايا الأخرى التي أحبها في HootSuite هو القدرة على الجدولة على منصات متعددة في الوقت نفسه، بالإضافة إلى إمكانية رؤية جميع المحتوى المجدول على شكل تقويم.

PostPlanner هو موقع جدولة آخر أحبه. يمنحك القدرة على إعادة استخدام أكثر منشوراتك نجاحًا بسهولة، بحيث تتمكن من الحفاظ على أفضل منشوراتك لتعيد نشرها في المستقبل. يمكنك أيضًا كما في HootSuite النشر على عدة منصات في الوقت نفسه وكذلك رؤية محتواك المجدول على شكل تقويم بكل سهولة، لكنه يقتصر على فيسبوك وتويتر ولينكد إن فقط، لذا عليك أخذ ذلك في الحسبان.

نصيحة: أنا لا أنصح باستخدام مواقع الجدولة لجدولة المحتوى على فيسبوك، لأن الخوارزمية التي يستخدمها فيسبوك قد تسبب الضرر على مدى وصول محتواك للمتابعين عندما يتم استخدام منصة أو طرف ثالث لنشر المحتوى، لذلك يفضّل أن تجدول محتواك عليه بشكل مباشر باستخدام أداة النشر المتوفرة في فيسبوك. يمكنك إيجاد ذلك الخيار بالذهاب إلى صفحة عملك على الفيسبوك ثم الضغط على "أدوات النشر" ثم "المنشورات المجدولة" ثم الضغط على "إضافة" في الأعلى، كما موضّح في الصور التالية:

الجدولة على فيسبوك (الخطوة الأولى):

الجدولة على فيسبوك (الخطوة الثانية):

الجدولة على فيسبوك (الخطوة الثالثة):

الخطوة الثانية: جدولة المحتوى

الآن بعدما أن قمت بتحضير محتواك وأصبح جاهزًا للنشر، الخطوة التالية هي جدولته ليتم نشره. لجدولة محتواك اتبع الاستراتيجية التي تتبعها عادة للنشر على وسائل التواصل الاجتماعي. على سبيل المثال، إذا كنت تنشر مرة واحدة في اليوم على فيسبوك وأربع مرات في اليوم على تويتر ومرة واحدة في اليوم على انستغرام ومرة واحدة كل بضعة أيام على لينكد إن، استمر باتباع نفس هذا الأسلوب لجدولة منشوراتك للفترة القادمة.

الشيء الرائع في HootSuite كما ذكرت سابقًا هو أنّه أحد مواقع الجدولة القليلة القادرة على النشر تلقائيًّا على انستغرام دون الحاجة إلى أن تتلقى تنبيهًا عندما يحين موعد النشر لتقوم أنت بذلك وتفتح التطبيق. هذا يعني أنك تستطيع جدولة جميع محتواك على انستغرام لينشر لاحقًا بشكل مباشر على انستغرام دون الحاجة إلى أن تفعل أي شيء آخر سوى جدولته. إليك بعض من نصائحي المفضلة لأتمتة وجدولة محتواك:

1. لا مشكلة في إعادة الاستخدام

إعادة استخدام أفضل محتوى لديك هي طريقة رائعة لإعادة توظيف المحتوى والمنشورات التي سبق أن حققت نجاحًا لك. بالإضافة إلى ذلك سيمكّنك هذا من إعادة عرض أفضل محتوى لديك لمتابعين جدد، لأن خوارزميات معظم المنصات تمنع المتابعين من رؤية جميع منشوراتك، وبالتالي هي طريقة رائعة لعرض محتواك السابق على متابعين جدد. تمتلك العديد من مواقع الجدولة حتى أداة "لإعادة الاستخدام" لتجعل إعادة جدولة منشوراتك الناجحة أمرًا سهلًا.

2. لا تنس استخدام الوسوم (الهاشتاغات)

إنّ الهاشتاغات مهمة جدًا لأنها تسمح لأشخاص آخرين خارج دائرة متابعينك برؤية محتواك. فعبر استخدام الهاشتاغات يمكن للأشخاص الوصول إلى محتواك بطرق مختلفة، بما فيها الضغط على نفس الهاشتاغ ضمن منشور آخر لشخص آخر، وبالتالي الوصول إلى منشورك باستخدام الهاشتاغ نفسه.

يسمح انستغرام للأشخاص بمتابعة الهاشتاغات، وبالتالي تظهر المنشورات الرائجة الحاوية على هذا الهاشتاغ في صفحاتهم الشخصية. فإذا كان أحد الهاشتاغات التي تستخدمها في منشورك متابع من قبل شخص ما، هناك احتمال أن يظهر منشورك لديه دون أن يكون أحد متابعينك. وإذا كنت تستخدم هاشتاغات وأصبح منشورك رائجًا كفاية، فإنّه يمكنه الظهور في قائمة أفضل تسع منشورات أو في صفحة الاستكشاف الخاصة بأحد هاشتاغاتك أو أكثر. ويجب أن يكون ذلك هدفك الأول في كل منشوراتك على انستغرام، كونه الطريقة الأفضل ليتمكن أشخاص جدد من إيجاد محتواك ومتابعتك. إذا كنت في العادة تضع الهاشتاغات في التعليق الأول على منشوراتك في انستغرام، عليك التخلي عن ذلك الأسلوب عند جدولة منشوراتك (ولا تعطيك معظم الأدوات خيار جدولة التعليق الأول على انستغرام). إذا كنت قلقًا أن يبدو منشورك على انستغرام غير منظّمًا بسبب اختلاط كتاباتك وهاشتاغاتك، إليك هذه النصيحة البسيطة: اترك فراغًا (ثلاث أو أربع أسطر) بين كتاباتك والهاشتاغات، سيساعد ذلك منشورك ليبدو أكثر ترتيبًا وتنظيمًا وأقل تشابكًا.

3. اجعل التجميع والجدولة عادة لك

لا تدع القيام بذلك يقتصر فقط على العطل الصيفية والأعياد. أقوم بتحضير المحتوى وجدولة جميع المنشورات الخاصة بي بوقت مسبق على الحسابات الخاصة بي وكذلك على حسابات عملائي، وأقوم بذلك عادة لأسبوعين أو حتى أحيانًا لشهر مُقدّمًا. يوفر ذلك عليّ الكثير من الوقت، وأخصص بالعادة عّدة ساعات أسبوعيًا للقيام به.

احرص فقط على أن يكون لديك خطة قبل أن تجلس وتبدأ بجدولة منشوراتك. استغرق الوقت الذي تحتاجه لمعرفة أي نوع من المحتوى ستنشر، ما هي الرسومات والصور التي عليك تحضيرها وأي نوع من المحتوى عليك تجميعه (إيجاد روابط لمقالات ذات صلة أو البحث عن إحصائيات واقتباسات مثيرة للاهتمام ...إلخ). ثق بي، من السهل أن يغمرك ذلك إذا لم يكن لديك خطة واضحة في عقلك قبل أن تبدأ. لكن اعلم أنّ وسائل التواصل الاجتماعي هي حليفك وليست عدوّك. العبرة الأهم من هذا المقال هي أن تدرك أنّه يمكنك أن تبتعد عن وسائل التواصل الاجتماعي والانترنت دون أن يتضرر عملك بذلك.

عليك فقط إتباع الخطوات الصحيحة والتخطيط مسبقًا، ولن يدرك متابعينك حتى أنّك في عطلة على الشاطئ وبدون تغطية منذ أربع أيام.

لن تساعدك الأتمتة على الابتعاد قليلًا والقيام بمغامرات خططت لها طويًلا فقط، بل يمكنها أيضًا تزويدك بالوقت الإضافي في جميع الأيام على مدار السنة.

هي واحدة من أكثر أقسام روتيني الأسبوعي فائدة، فبتخصيص بضع ساعات لجدولة المحتوى الخاص بي أسبوعيًا، أصبح لدي مرونة وحرية أكبر خلال أيامي كي لا أقلق بشأن التواجد يوميًا على الانترنت.

هل لديكم أي نصائح لأتمتة محتوى وسائل التواصل الإجتماعي بشكل أفضل؟، شاركونا في التعليقات.

ترجمة -وبتصرف- للمقال A Virtual Assistant’s Guide to Automating Social Media Content لصاحبته Mickey Gast

إذا كنت صاحب عمل، أو ريادي إلكتروني لمدة ما من الوقت، فمن المحتمل أنك قد سمعت كل الآراء التي تتحدث عن العمل مع مساعد افتراضيّ. ومن هذه الاحتمالات أن تكون قد سمعت بعض القصص المرعبة من بعض الذين يعملون مع المساعدين الافتراضيين.

ومع كل هذه المعلومات المتوفرة حول ماهية المساعد الافتراضي وماذا يفعل، فمن السهل الوقوع في بعض المفاهيم الخاطئة الشائعة.

لكن ليس بعد الآن!

سنوضح اليوم خمسة مفاهيم خاطئة عن العمل مع مساعد افتراضيّ، حتى يتسنى لك أخذ قرارات مبنيّة على الواقع لا على الشائعات.

هل أنت مستعد للتعلم؟ هيا نبدأ.

1. يمكن للمساعد الافتراضي أن يقوم بكل شيء، وفي الحال، دون الحاجة إلى تدريب

هذا مفهوم خاطئ عن المساعدين الافتراضيين، وقد سبب الكثير من الصُّداع لأصحاب الأعمال، ومن يحبون العمل مع المساعدين الافتراضيين. هذه قضيةٌ تَنْبُع من أي علاقة بشرية، سواء كانت شخصية أم احترافية.

من السهل رؤيتك تظن أن مساعدك الافتراضيّ الجديد سوف يكون قادرًا على المنافسة في السباق من أول يوم في العمل.

الحقيقة تقول أن المساعد الجيّد سوف يكون قادرًا على اللحاق بالرّكّبِ سريعًا، وعليك دائمًا أن تكون جاهزًا كي تقدم لمُسَاعِدِك عمليةً من الإعدادٍ مع فترةٍ من التوجيه، فهذا الشخص لا يعرف ما هي تفاصيل عملك، ومن المهم أن تُعْلِمَهُ عنها (تفضيلاتك، والمُخرجات المطلوبة على سبيل المثال) قبل البدء في العمل.

يمكنك أن تختصر على نفسك فترة الإعداد والتوجيه هذه إذا عمِلت مع مساعدٍ لديه بعض الخبرة في البرنامج أو النظام الذي تستخدمه. هذه التجربة سوف تقلل من حجم التدريب الذي عليك أن تقدمه له.

هذا هو الأمر الذي يُميّز اختيار مساعد افتراضيٍّ خبير وآخر صاحب خبرة محدودة. يمكن للمساعد الافتراضي صاحب الخبرة المحدودة أن يكون قيّمًا جدًا لعملك، لكن فترة «البناء والإعداد» قد تَطُول لبعض الوقت.

2.المساعدون الافتراضيون متاحون 24ساعة×7أيام

الأمر الواقعي هو أن الكثير من المساعدين الافتراضيين غير متاحين أثناء ساعات العمل اليومية، فهم يقومون بإنجاز أعمالهم المطلوبة ليلًا أو خلال أيام العطلة، وبعض المساعدين يعملون لساعات محدودة في أيام العطلة. تُعدّ المرونة أحد أهم الأشياء التي تدفعنا نحو العمل مع المساعدين الافتراضيين، حيث تُمكّنُنا من تَكْيِيف العمل وفق أولوياتنا.

لا يعمل كل المساعدين الافتراضيين على مهنتين في آنٍ واحد، وإذا كنت بحاجة إلى مساعد افتراضي متاح أثناء ساعات العمل اليومية، فبالتأكيد سوف تجد أحدهم، عليك فقط أن تقوم بذكر هذا الأمر أثناء المقابلة (ويُفضّل أن يكون في الوصف الوظيفيّ نفسه، قبل بداية التواصل من الأساس).

إذا كان لا يهمك متى ينتهي العمل، بل الأهم عندك أن ينتهي فقط، فسوف تجد الكثير من المساعدين الافتراضيين المؤهلين، والمهتمين بالعمل معك. والطريقة المناسبة لترتيب هذا الأمر هو أن تكون واضحًا بشأن المواعيد النهائية للتسليم، والمراحل المحددة للعمل مسبقًا.

وبالحديث عن الوضوح، أُذكرك أنه ليس من المعقول أن تتوقع من مساعدك أن يكون متاحًا للاتصال دائمًا ليلًا ونهارًا، إلا إذا كنت تخطط أن تدفع لهذه الخدمة.

تعامُلك مع المساعدين الافتراضيين سوف يجعلك تعرف كيف يكونون متاحين من البداية، وهذا يتضمن متى وكيف يمكنك الوصول إليهم.

وإذا كنت تريد إمكانية أن تتصل وترسل الرسائل والبريد لمساعدك في أي وقت من اليوم، فأفضل طريقة لذلك هي أن تشترط هذا في الوصف الوظيفي. وإلا فإن الفرضية الشائعة هي أن المساعد الافتراضيّ سوف يقوم بإنجاز العمل معك عبر البريد الإلكتروني.

3. العمل مع المساعد الافتراضي خطير جدًّا، لأن علي أن أشارك معه معلومات سرية

تقوم بتوظيف شخص ما عبر الإنترنت، ثم تُسلّم له مجموعة من المفاتيح السرية لجوانب عملك المختلفة، ثم تدفع لهم كي يحصلوا على هذه الامتيازات، يبدو أمرًا مُريبًا، أليس كذلك؟

من المحتمل أن يحتاج مساعدك الافتراضي أن يدخل إلى بعض معلوماتك الحساسة، مثل الدخول إلى البريد الإلكترونيّ، والجزء الخلفي من الموقع الشبكي الخاص بك، وحتى الدخول إلى تفاصيل عملية شراء.

لا مفر من الحاجة إلى هذا الدخول، لكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك أن تفعلها حتى تخفف من خطورة أنك تُوظّفُ مصدرًا خارجيًّا مثل المساعد الافتراضيّ.

أولًا: قم بفحص كل الصلاحيات التي عرضها عليك المساعد الافتراضيّ، واسأل الناس (إذا كنت قلقًا) عن كيف يشعرون حَيَال ثقة هذا الشخص المرشّح للعمل، وقدرته على إبقاء الأمور سريّة.

ثانيًا: اصنع لنفسك عقدًا سريًّا قويًّا، مهما يكن نوع المساعد الافتراضيّ الذي ستُوّظّفُهُ، فهذا من شأنه أن يجعل توقعاتك واضحة من البداية.

أخيرًا، فكر في استخدام منصة من LastPass لمشاركة كلمات السر الخاصة بك. يتيح لك LastPass أن تعطي شخصًا ما القدرة على استخدام بيانات الدخول الخاصة بك على أي موقع، دون الكشف عن ماهيتها الحقيقية. إذا أردت رأيي، فهو أداة مميزة حقًّا.

4. لا يمكنك الوثوق بمُتَتَبِّع الوقت

هذه نقطة مقلقة للعديد من المبتدئين في العمل مع المساعدين الافتراضيين. ويمكنكما التفاهم حول الأمر بطريقة ما. فحين تقوم بالدفع لشخصٍ ما على مدار الساعة، فكيف يُمكنك التأكد أنهم يعملون على مدار هذه الساعات؟ الأمر متعلق بالثقة، لكن إلى أي مدى يمكنك الوثوق بهم؟

أنت تتوقع أنك حينما تدفع لمساعدك الافتراضيّ على مدار الساعة، أنه شخص يمكن الوثوق في احترافيته.

يمكنك تفحص تفاصيل وبيانات الشخص المُرشّح قبل اتخاذ قرار التوظيف. يمكنك أن تطلب من مساعدك استخدام برنامج معين لتَتَبُّع الوقت (أو اطلب منه أن ترى تقارير برنامج مُتَتَبِّع الوقت الذي يفضل هو استخدامه). يمكنك حتى أن تطلب منه تقاريرَ يومية، أو تُرسل له جدولًا مفرغًا ليملأ خاناته بالتقارير المطلوبة.

كي أكون صريحًا معك، فإن هذا النوع من الممارسات يضع قيودًا على إدارتك، وهذا ضدّ ما نسعى إليه في المساعدة الافتراضية، لك أنت وللمساعد.

إذا مثّل لك هذا الأمر أهمية كبيرة، فأفضل ما يمكنك فعله هو أن تفكر في استبدال الوقت بالمال (أي أن تدفع للساعات التي شُغلت فعلًا بالعمل) وفكّر في إلقاء نظرة على مقال كيف تحدِّد راتب مساعدك الافتراضي.

حين تريد من مساعدك الافتراضيّ أن يلعب دورًا ما، فكم يمكنك أن تدفع لهذا الدور أسبوعيًا أو شهريًا؟

إذا استطعت أن تحدد موقفك وتقول- مثلًا- أن هذا الدور يُكلِّف 500$ شهريًا لإنجازه، فيمكنك بكل ببساطة أن تحدد معدلًا شهريُا من المال مع مساعدك الافتراضيّ.

وطالما أن العمل يتم إنجازه، وأنك ترى أنه يساوي هذا الأجر، فيمكنك أنت والمساعد حينئذٍ أن تتحرّرا من قيود الجداول ومتتبعات الوقت.

5. المساعدون الافتراضيون ليسوا احترافيين بحقٍّ

حقيقيةٌ تلك الفكرة التي ترى أن العديد من المساعدين الافتراضيين يعملون على مهنتين في نفس الوقت، سواء كان العمل الآخر وظيفة يومية، أو رعاية أطفال، أو غيرها من الالتزامات.

وبينما يكون من السهل أن ترفض توظيف أي شخص لا يقضي كل وقته في العمل على مدار الأسبوع، فلن تستطيع أن تفكر تجاه مساعدك الافتراضي المحتمل بهذه الطريقة دومًا. كل ما يتطلبه الأمر هو تفويض العمل لشخص ما، ثم وضع نفسك على مسار للانطلاق.

إن القيام بعمل مع مساعد افتراضيّ هو أمر جِديّ

فهناك فواتيرٌ تُدفع، وعملاء يُتعامل معهم، وعقودٌ تُوقّع، ومشاريعٌ تُكتب، وأكثر من ذلك، فليس بالضرورة أن يجري العمل في مكتب مخصص خارج البيت أثناء اليوم، وهذا لا يعني أيضًا أنه أقل احترافية من العمل المهني.

هل فكرت من قبل في توظيف مساعد افتراضيّ لكن شعرت بالتردد والحيرة بسبب هذه المفاهيم الخاطئة؟ على ماذا كان تحفظك الأكبر؟شاركنا رأيك بالتعليقات.

ترجمة- وبتصرف- للمقال 5 Misconceptions to Ditch Before You Work with a Virtual Assistant لصاحبته Ashley Gainer.

لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين.

يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك.

بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه.

وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر.

وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا.

هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟

وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين:

1. خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية.
2. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع.

طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة.

لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك.

ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك.

أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟

يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك.

على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة.

تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟

انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى.

7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد

قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح.

1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات

إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة.

فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟

فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد.

من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور.

لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها.

يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك.

2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة

خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك.

سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت.

لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح.

قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك.

3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها

نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت.

شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل.

ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء.

التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار.

تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها.

أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي.

ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام.

سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة.

على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير.

يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا.

حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا.

إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام:

قبل دمج المهام:

• 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه.
• 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello.
• 8:00 - أعمال العميل.
• 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها.
• 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي.
• 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها.
• 10:45 - أعمال العميل.
• 11:30 - مكالمة مع العميل.
• 12:00 - الغداء.
• 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها.
• 1:15 - أعمال العميل.
• 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي.
• 3:00 - إعداد اقتراح.
• 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها.
• 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي.

بعد دمج المهام:

• 7 صباحًا - أعمال العميل.
• 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها.
• 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين.
• 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل.
• 12:00 الغداء.
• 12:45 - أعمال العميل.
• 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها.
• 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد.

قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة.

يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه.

4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية

لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى.

لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك.

لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك.

5. طور مهاراتك في البيع

مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع.

إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة.

قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف.

فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير.

ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين:

1. كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك.
2. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به.

6. تعلم أساسيات المحاسبة

«أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.»

ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك.

سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على:

• تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة.
• التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين.
• فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات.
• معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك.
• معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك.

حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك.

7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني

يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف.

إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك.

ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر.

لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر.

هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك.

إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة.

«تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.»

بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما.

إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين.

ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك.

إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط.

يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟

تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل.

ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm

يقال أنه كلما زادت الخدمات التي تقدمها كمستقل فإن فرصتك في الحصول على وظائف أو مشاريع تزيد، أليس كذلك؟ أرأيت إن قلت لك أن هذا خطأ؟!

أعلم أن فكرة الحصول على شخص يستطيع القيام بكل شيء هي فكرة رائعة بالنسبة إلى رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الصغيرة، لكن المدهش أنهم حين يبحثون عن شخص لمهمة بعينها فإنهم لا يبحثون عمن يقدمون أنفسهم على أنهم خبراء في كل شيء!

وقد يبدو ذلك منافيًا للبديهة، لكن تحمّل معي قليلًا، لنقل أنك تريد بناء حضور قوي لك في Pinterest، هل ستبحث عن شخص يعمل بعدة مجالات من بينها Pinterest؟ أم شخص يعرف مداخل Pinterest ومخارجه، شخص لديه سابقة أعمال في التسويق عليه؟ أراك تميل للخيار الثاني، أليس كذلك؟

إليك كريستين على سبيل المثال

حين أرغب في توظيف أحدهم لينفذ مهمة بعينها أو عدة مهام فإنني أبحث عن ذلك الذي لديه سابقة أعمال بالفعل، فهو أقل خطرًا على عملي، ويعطيني إحساسًا أن الشخص الذي أوظفه -ذلك المتخصص- سيفعل المطلوب منه بالضبط دون أن أدربه على فعل شيء ما. وفي تلك الحالة خصيصًا -أي في حالة المهمة التي أريدها منه- فلابد أنه أكثر خبرة بها مني، ما يجعل الأمر ربحًا مضاعفًا بالنسبة إلي، إذ أني لست مضطرة إلى قضاء وقت في تعلم شيء لا أحبه.

وكمثال على كلامي، فقد راسلتني كريستين قبل عام تقريبًا، وكنت حينها مثقلة حقًا بالمهام التي بالكاد أملك وقتًا لها، ولم يكن لدي وقت للتفكير في الأمر، لذا طلبت منها أن تراجعني في أول العام الجديد، وراسلتني مجددًا بالفعل أول العام، وبدأنا العمل معًا من حينها.

ما أريد قوله أن لو كانت كريستين قد راسلتني بشأن توظيفها للقيام بمهام مساعدة عامة عن بعد لكنت رفضت العمل معها مطلقًا (بأدب بالطبع)، هذا لأن لدي بالفعل مساعد عن بعد، ولما كانت بقيت في ذهني لو لم تقدم إلي الكيفية التي ستساعدني بها.

ما الذي عليك فعله بدلًا من ذلك؟

بدلًا من رسائل العروض الباردة أو الحارة التي تقدم فيها نفسك إلى العملاء المحتملين على أنك ذلك المستقل الخارق الذي يستطيع تنفيذ كل شيء، فإنني أنصحك أن تختار خدمات قليلة تعرضها على هؤلاء العملاء (ربما ثلاث خدمات ستكون مناسبة).

لعلك الآن تحدث نفسك أنك تستطيع تقديم المزيد من الخدمات، بالطبع!، لكنني لا أحسب أنني قد أوظف أحدًا لديه قائمة من خمس أو عشر أو حتى عشرين خدمة يقدمها.

أتعلم لماذا؟ لأن مثل ذلك النوع من العروض مبالغ فيه بالنسبة للعميل المحتمل الذي تراسله، وصدقني فإن آخر شيء تريد فعله هو أن تصد العميل بكثرة ما تعرضه عليه من خيارات وخدمات فيصاب بالحيرة من كثرة التحليل بين خدماتك الكثيرة ولا يطلب منك أي خدمة بالنهاية.

لذلك فإني أدرب الذين يرغبون في العمل كمساعدين افتراضيين على تعديل صفحات التوظيف الخاصة بهم ليكون بها ثلاثة خدمات فقط، ليس أربع خدمات ولا اثنتين، بل ثلاثة، فذلك الرقم يحمل تنويعًا كافيًا للعميل في نفس الوقت الذي لا يغرق العميل بالخدمات التي يحتار في الاختيار بينها.

قليل من التركيز أفضل من لا شيء

أما وقد أوضحت لك ما يجب أن تفعله في رسائل عروضك إلى عملائك المحتملين، وعرف عميلك طبيعة الخدمات التي تقدمها بالتحديد، يأتي الآن دور أقاربك ومن حولك، إذ أنك لن تفلت من موقف يسألونك فيه عن طبيعة عملك.

فمثلًا أنا أعلم نظرات التعجب التي سأحصل عليها إن اكتفيت بذكر مسمى وظيفتي وقولي بأنني أعمل مساعدة افتراضية (Virtual Assistant)، فالربح من الإنترنت لا يزال أمرًا جديدًا على الكثيرين هنا مدينتي. أما إن قلت لهم أنني أساعد رواد أعمال تقنيين على إدارة صناديق البريد وخدمة العملاء في شركاتهم، فربما تكون الصورة أوضح لديهم عن طبيعة عملي.

والآن يمكنك أن تحدد العملاء الذين تستهدفهم بناءً على الخدمات التي تقدمها، وهذا لا يعني أن توقف عملك في باقي المجالات الأخرى التي تعمل بها إن كان لديك أكثر من ثلاث خدمات، ما في الأمر ألا تعرض تلك الخدمات في رسائلك إلى العملاء المحتملين. كما تستطيع أن تغير من خدماتك التي تعرضها على العملاء المحتملين وفق ما تراه مناسبًا لعملائك.

خاتمة

ليس عليك أن تقلق بشأن تقليل الخدمات التي تقدمها كمساعد افتراضي، فعلى العكس مما تظن، فإنها ستزيد من أرباحك وفرص حصولك على عملاء جدد. لذا أريدك أن تجرب الأمر وتعطيه أفضل ما لديك من جهد عن طريق التسويق للأمور التي تجيد فعلها، وليس ما يمكنك فعله فقط، وحينها تصبح ناجحًا فيه.

ترجمة –بتصرف- للمقال Why You Should Get Started with Just 3 Virtual Assistant Services لصاحبته Gina Horkey.

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ freepik