يساعدك برنامج OneNote 365 أونلاين على تنظيم وقتك بإنشاء دفتر ملاحظاتك وخططك ومتابعتها أولًا بأول بتقسيم ملاحظاتك إلى مقاطع وصفحات. يتميّز التطبيق الأونلاين بإمكانية إضافة ملاحظاتك وحفظها وتعديلها عبر الإنترنت دون الحاجة إلى تنزيل التطبيق على جهازك، كما يسمح لك بمشاركة ملفك مع مستخدمين آخرين للعمل على ذات الملف وبذات الوقت.

يجب عليك في البداية تسجيل الدخول لحساب مايكروسوفت الخاص بك، وستجد عندها التطبيقات المتاحة ضمن مايكروسوفت 365، اختر تطبيق OneNote.

عن البرنامج

عند فتحك للملف للمرة الأولى، فستظهر لك شاشات تعريفية عن التطبيق، والتي يمكنك الاستمرار بتصفحها أو تخطيها والانتقال مباشرةً إلى التطبيق.

تشمل الشاشات التعريفية الآتي:

• يعرّفك أن تطبيق OneNote يساعدك على البقاء منظّمًا.
• يطلب منك انتقاء نوع دفتر الملاحظات، حيث توجد ثلاثة خيارات (شخصي وعمل ومدرسة).
• يطلب منك تحديد ما الذي تريد تعقبه باستمرار، مثل التسوّق والمهام اليومية وغيرها، وفي النهاية ينشئ لك دفتر الملاحظات.

سننتقي في المقالة خلال هذه الخطوات استخدام OneNote استخدامًا شخصيًا، وسنختار دفترًا لتسجيل "قوائم المهام المطلوبة للتنفيذ". يمكنك انتقاء الخيارات المناسبة لك والتي تريد تسجيلها وتعقّبها.

بعد الضغط على "إنشاء دفتر ملاحظات"، ستظهر لك الصفحة الرئيسية للتطبيق كالشكل الآتي:

قائمة ملف

للتعرف على القائمة، اضغط على قائمة ملف في بداية الشريط الرئيسي وستجد فيها الخيارات التالية:

1. معلومات: تحتوي هذه الصفحة على خيار "فتح في تطبيق سطح المكتب"، وهو الخيار الذي يتيح لك فتح الملف على جهازك. عند اختيارك لهذا الخيار فسيطلب منك NoteOne 365 أونلاين أن تُغلِق الملف، ليفتح تطبيق NoteOne الموجود على جهازك.

2. طباعة: تتيح لك هذه الخاصية إمكانية طباعة الملف.

3. مشاركة: تتيح لك هذه الخاصية مشاركة الملف مع مستخدمين آخرين.

يمكنك أيضًا مشاركة الملف مع مستخدمين آخرين بالضغط على أيقونة "مشاركة" المتاحة في الشريط الرئيسي.

عند طلبك لمشاركة الملف، فسيظهر لك مربع حوار يطلب منك إضافة البريد الإلكتروني للمستخدم الذي تريد مشاركة الملف معه، ليصله بريد إلكتروني يُعلمه بمشاركة الملف معه، حيث يمكنك السماح لأي شخص على شبكة الإنترنت أن يحرّر الملف، كما يمكنك من ذات مربع الحوار نسخ رابط المشاركة وإرساله إلى المستخدمين الذين تود مشاركتهم الملف، وذلك بالضغط على "نسخ الرابط Copy link".

2. إدارة المهام

ستلاحظ وجود مقطع باسم "قوائم المهام المطلوبة"، وتتفرع منها عدة صفحات مثل صفحة اليوم وصفحة الأسبوع القادم. يمكنك تحرير هذه الصفحات وإضافة مهامك داخلها. أضف ملاحظاتك في صفحة اليوم مثل الشكل التالي، كما يمكنك إضافة كل ملاحظة في مهمة منفصلة على حدة.

العلامات

يحتوي التطبيق على مجموعة من العلامات المميّزة للمهام مثل هام وسؤال وفكرة وكلمة مرور وتذكر للاستخدام لاحقًا، وغيرها من العلامات. اختر العلامة المناسبة لمهامك وأضفها. يمكنك إضافة العلامة بتحديد النص والضغط على العلامة التي تختارها، وستلاحظ إضافة العلامة بجانب المهمة، كما يمكنك إضافة أكثر من علامة لذات المهمة.

الخط

يمكنك تنسيق خط المهام باستخدام أدوات الخط المختلفة مثل نوع الخط وحجمه ولونه ولون تمييز الخط وجعله غامقًا وجعله مائلًا، وإضافة سطر تحت النص أو خلاله، وإضافة تنسيق نقطي أو رقمي، إلى جانب تغيير محاذاة النص، حيث يمكنك مثلًا اختيار نوع خط Calibri بحجم خط 14 ولون أزرق، وجعله غامقًا ومائلًا وإضافة خط تحت النص.

الحافظة

يمكنك استخدام عناصر الحافظة مثل القص أو النسخ أو اللصق لمهامك، كما يمكنك استخدام أيقونة نسخ التنسيق لتوفير الوقت والجهد في عملية التنسيق، و لنسخ التنسيق من هذه الخاصية؛ ستنسخ نفس خصائص الخط والتعبئة والحدود وتلصقها على عناصر أخرى بدلًا من إعادة التنسيق مرةً أخرى.

أضف التنسيقات التي تراها مناسبةً لقائمة مهامك، ويمكنك تنسيقها مثل الشكل التالي أو شكل آخر تراه جميلًا ومناسبًا.

دفتر ملاحظات

يمكنك إدارة الصفحات والمقاطع من خلال دفتر الملاحظات، ويتكون الدفتر من مجموعة من المقاطع، حيث يحتوي المقطع مجموعةً من الصفحات، ويتيح لك التطبيق إضافة وحذف وتحرير المقاطع والصفحات بسهولة.

ضع المؤشر على مقطع "قوائم المهام المطلوبة"، ثم اضغط على أيقونة "صفحة جديدة"، وستلاحظ إضافة صفحة جديدة بتاريخ اليوم.

يمكنك أيضًا إضافة مقطع جديد بالضغط على أيقونة "مقطع جديد" في دفتر الملاحظات، حيث سيظهر لك مربع حوار يطلب منك إدخال اسم المقطع.

بإمكانك إضافة صفحات جديدة داخل المقطع الجديد.

يمكنك تحرير المقطع بالضغط بالمفتاح الأيمن للفأرة، ثم اختيار أحد الخيارات لتحرير المقطع مثل إعادة تسميته أو حذفه أو تغيير لونه المميِّز أو نسخ رابط مشاركته. كذلك يمكنك من نفس القائمة إجراء بعض التعديلات التي ذكرناها مسبقًا مثل إضافة صفحة جديدة للمقطع أو إضافة مقطع جديد.

يمكنك كذلك تحرير الصفحة، بنسخها أو حذفها أو نقلها أو إنشاء صفحة جديدة.

يمكن أيضًا إنشاء صفحة فرعية من صفحة اليوم بالضغط على "إنشاء صفحة فرعية"ـ، فـ "صفحة جديدة" في الشكل التالي مثلًا هي صفحة فرعية من صفحة اليوم. وإذا أردت إلغاء كونها صفحةً فرعيةً فاختر "ترقية الصفحة الفرعية".

الجدول

يوفّر التطبيق خاصية إدراج الجداول، حيث يمكنك ترتيب ملاحظاتك في جدول، وذلك ضمن تبويب إدراج.

أدرج جدولًا بعدد الصفوف والأعمدة التي تراها مناسبة، ومن ثم أضف ملاحظاتك داخل الجدول. نسّق الجدول باستخدام أدوات تنسيق الخط التي ذكرناها مسبقًا للحصول على تنسيق مناسب لملاحظاتك.

صور

يتيح لك التطبيق إمكانية إدراج صورة من جهازك، أو التقاط صورة من الكاميرا، أو إدراج صورة عن طريق رابط إلكتروني من الإنترنت؛ كما يتيح لك إمكانية إدراج ملفات مختلفة مثل إدراج ملفات PDF أو غيرها. تتيح لك هذه الميزة القدرة على إضافة الصور إضافةً إلى العلامات التي أضفتها مسبقًا، مما يضفي على الملاحظات وضوحًا أكثر وسهولةً في التعامل مع الملف.

يتيح لك التطبيق أيضًا إمكانية إضافة تسجيل صوتي بالضغط على أيقونة "الصوت"، حيث سيطلب منك التطبيق إضافة التسجيل الصوتي ويتيح لك إمكانية تشغيله أو إيقافه، وسيضيف التطبيق التسجيل الصوتي ضمن الملاحظات في الصفحة، حيث يمكن للمستخدمين الآخرين تشغيله وسماعه.

يمكنك إضافة رموز المشاعر إلى مهماتك باستخدام أيقونة "رمز المشاعر".

يمكنك تغيير طريقة عرض دفتر الملاحظات باستخدام تبويب "عرض"، كما يمكنك تغيير لون الصفحة وإظهار كُتّاب الملاحظات، إلى جانب إظهار إصدارات الصفحة المختلفة والملاحظات المحذوفة.

يتيح لك التطبيق عرض الملاحظات بطريقة عرض القراءة، حيث سيعرض لك المحتوى وسيختفي شريط الأدوات؛ مما يتيح لك طباعتها أو مشاركتها. عند الضغط على "تحرير دفتر الملاحظات" فستعود إلى صفحة تحرير الدفتر والتي تحتوي على أشرطة الأدوات المختلفة التي ذكرناها مسبقًا.

إذا كان يعمل على التطبيق مستخدم واحد أو أكثر من مستخدم، فيمكنك معرفة المستخدم الذي أضاف الملاحظات وذلك عن طريق خيار "إظهار كتّاب"، ويمكنك اختياره مباشرةً من تبويب "عرض" أو من خلال خيارات "عرض القراءة" عند مشاركة الملف مع مستخدمين آخرين، أو عندما يحرّر الملف من قِبَل أكثر من مستخدم، حيث سيتيح لك التطبيق معرفة المستخدم الذي حرّر المهمة في الملف.

يتيح لك التطبيق إمكانية إظهار الإصدارات المختلفة للملف والعودة إليها وموازنتها، وذلك من خلال أيقونة "إصدارات الصفحة".

يتيح لك التطبيق أيضًا إمكانية العودة إلى الملاحظات المحذوفة، وذلك من خلال أيقونة "الملاحظات المحذوفة".

يمكنك إضافة رسومات مختلفة من خلال تبويب "رسم"، وذلك بتحديد القلم الذي ستستخدمه ولون الرسم. ويتيح لك التطبيق إلغاء خاصية الرسم بالعودة باختيار أيقونة "النوع"، كما يمكنك استخدام إصبعك أو قلم ذو رأس رفيع متوافق لرسم الملاحظات أو كتابتها بخط اليد عند استخدام على جهاز iPad مثلًا.

لقد تعرفنا في هذه المقالة على تطبيق OneNote ومميزاته، كما تعرّفنا على التبويبات المختلفة، مثل "الشريط الرئيسي" و"رسم" و"عرض" و"تعليمات".

يمكنك إنشاء دفتر ملاحظاتك ومراجعته والتعديل عليه ومشاركته مع مستخدمين آخرين، كما يمكنك إضافة مقاطع جديدة وصفحات ورسوم وجداول ورموز تعبيرية وتحريرها وتنسيقها.

اقرأ أيضًا

• تعرّف على دفتر الملاحظات الافتراضي OneNote وكيفية تنظيم الملاحظات فيه
• كيفية إنشاء رسومات ومخططات على صفحات ملاحظات OneNote
• أداتان لتسهيل عملك على Microsoft OneNote
• كيفية استخدام الوسوم Tags لتصنيف المحتوى على OneNote

دفاتر الملاحظات والمقاطع والصفحات والصفحات الفرعية هي الأدوات الأساسية لتصنيف الملاحظات وتنظيمها على OneNote. لكن بإمكانك الارتقاء إلى مستوى أعلى وأدق في التصنيف باستخدام الوسوم. وبذلك تصبح أداة مفيدة جدًا للعثور على الملاحظات ذات الصلة بسرعة وسهولة.

في هذا الدرس سنتعرّف على طريقة وسم الملاحظات باستخدام الوسوم الافتراضية، كيفية إنشاء وسوم مخصصة، وكيفية البحث عن الملاحظات بواسطة الوسوم.

إضافة وسم للملاحظة

يوفّر OneNote مجموعة متنوّعة من الوسوم الافتراضية الجاهزة للاستخدام بشكل مباشر. كما أنّها تكون قابلة للتعديل والتخصيص إن تطلّب الأمر ذلك. كل ما عليك فعله هو النقر على الملاحظة التي تريد وسمها لتحديدها، ثم الذهاب إلى تبويب Home واختيار الوسوم المرغوب من قائمة Tags:

من الوسوم الافتراضية وسم Important للملاحظات المهمة، وسم Idea للأفكار المدوّنة، وسم Project A لتجميع الملاحظات الخاصة بمشروع معيّن (قابل للتعديل وإضافة اسم المشروع)، Discuss with <Person A> للملاحظات التي تريد مناقشتها مع أحد الأشخاص (قابل للتعديل وإضافة اسم الشخص)، إلخ. حتّى أنّ هناك لبعض الوسوم مفاتيح اختصار لتسهيل إضافتها.

سنقوم مثلا بإضافة الوسم Remember for later لإحدى الملاحظات:

وكما نلاحظ بعد إضافة الوسم تم تظليل الملاحظة باللون الأصفر، وهي العلامة التي تميّز هذا الوسم.

سنضيف أيضًا وسم Discuss with على ملاحظة أخرى:

هنا أيضًا نلاحظ إضافة أيقونة بجانب الملاحظة للدلالة على أنّها موسومة بوسم Discuss With.

إذا رغبت في تعديل الوسم انقر على الأيقونة بزر الفأرة الأيمن واختر Customize Tags:

من مربّع الحوار Customize Tags حدّد الوسم الذي تريد تعديله ثم انقر على زر Modify Tag. في مثالنا سنحدّد Discuss with <Person A> لتعديل اسم الشخص بين القوسين:

سيُفتح مربّع حوار جديد يحتوي على مجموعة خيارات: اسم الوسم، أيقونة/رمز الوسم، لون النص ولون التظليل. ويمكن معاينة التعديلات التي نجريها بواسطة مربّع Preview:

بعد إجراء التعديلات، ننقر على OK> OK لتطبيقها.

ملاحظة: لن تُطبّق التعديلات على الوسم الحالي المضاف إلى الملاحظة، وفي هذه الحالة يجب إزالة الوسم (Tags> Remove Tag) ثم إعادة إضافته من جديد لتحديثه:

بإمكانك إضافة الوسم مباشرة أثناء إنشاء الملاحظة، ويتم ذلك بالنقر بزر الفأرة الأيمن على أي مكان فارغ في الصفحة لفتح شريط أدوات التنسيق السريع، ومن ثم اختيار الوسم المرغوب من قائمة Tag:

بعد ذلك قم بإدخال ملاحظتك.

إنشاء وسوم مخصّصة

إذا لم تجد ضالتك في الوسوم الافتراضية وترغب في إنشاء وسوم مخصّصة حسب نوع الملاحظات التي تقوم بإنشائها، انقر على الخيار Customize Tags من قائمة Tags في تبويب الصفحة الرئيسية:

انقر على زر New Tag من مربّع الحوار Customize Tag:

سنقوم مثلًا بإنشاء وسم لتصنيف الملاحظات من نوع الصور، لذا سندخل العنوان "صور" في حقل Display name، ثم نختار أيقونة مناسبة من قائمة Symbol. نكتفي بهذين الخيارين وننقر على زر OK لإنشاء الوسم:

ستتم إضافة الوسم الجديد إلى قائمة الوسوم الافتراضية، ويمكن استخدامه لاحقًا لتصنيف ملاحظاتنا:

ملاحظة: يمكن إضافة أكثر من وسم للملاحظة الواحدة.

كيفية العثور على الملاحظات الموسومة بوسم معيّن

كما أسلفنا الذكر، وظيفة الوسوم هي تصنيف الملاحظات المتشابه لكي يصبح العثور عليها سهلًا عند الحاجة. بعبارة أخرى هي عبارة عن أداة للبحث عن الملاحظات.

للعثور على الملاحظات الموسومة بوسم معيّن، انقر على أمر Find Tags في تبويب Home:

سيُفتح جزء Tags Summary الذي يمكنك من خلاله التحكّم في خيارات البحث:

من قائمة Group tags by حدّد طريقة تجميع الوسوم في نتائج البحث، حيث يمكن عرضها في مجموعات حسب اسم الوسم (أبجديًا من الألف إلى الياء)، حسب المقطع الذي يحتوي الملاحظة الموسومة، حسب تاريخ الوسم (من الأحدث إلى الأقدم) ... إلخ.

على سبيل المثال قمنا بتجميع الوسوم حسب اسم الوسم Tag Name، وكما نلاحظ عُرضت الوسوم التي تم العثور عليها، وتحت كلّ منها تندرج الملاحظات الموسومة بها (يمكن إظهار أو إخفاء الملاحظات تحت كل وسم بالنقر على أيقونة المثلث الصغير):

يمكنك أيضًا التحكّم في نطاق البحث من قائمة Search، كتوسيعه والبحث في كافة دفاتر الملاحظات، أو تقليصه والبحث في مجموعة الصفحات الحالية، كما يمكنك البحث في ملاحظات الأسبوع الحالي، الأسبوع الفائت، أو غيرها:

إذا كانت لديك الكثير من الوسوم ويصعب عليك استعراض نتائج البحث في جزء Tags Summary قم بإنشاء صفحة مستقلة لعرض ملخّص نتائج البحث. للقيام بذلك انقر على زر Create Summary Page:

سيتم إنشاء الصفحة في المقطع الحالي، وتُعرض النتائج حسب طريقة التجميع ونطاق البحث الذي حدّدته:

عند تمرير مؤشر الفأرة فوق أحد الملاحظات المندرجة تحت وسم معيّن، ستظهر أيقونة OneNote مصغّرة، مرّر مؤشر الفأرة فوقها لمعرفة اسم الصفحة التي تحتوي الملاحظة، أو انقر عليها مرّة واحدة ليتم نقلك إلى تلك الصفحة، حتّى لو كانت في مقطع آخر أو دفتر ملاحظات آخر:

بذلك نكون قد وصلنا إلى نهاية درسنا.

إذا كانت لديك أيّة أسئلة أو أفكار حول استخدام وسوم OneNote شاركنا بها في صندوق التعليقات.

في الدروس السابقة تعرّفنا على برنامج OneNote، أحد برامج حزمة أوفيس المكتبية، واستعرضنا الخصائص والأدوات التي يوفّرها لحفظ الملاحظات وتنظيمها. في هذا الدرس سنتعرّف على أداتين ستسهّل عليك إضافة الملاحظات إلى دفاتر الملاحظات وجعلها أكثر تنظيمًا وبخطوات بسيطة.

مُلحق OneNote Web Clipper للمتصفحات

يُستخدم هذا الملحق لالتقاط الملاحظات من على صفحات الويب وحفظها على دفاتر الملاحظات مباشرة من المتصفّح دون الحاجة إلى فتح OneNote. ويعمل مع أغلب المتصفحات الحديثة، مثل Chrome، Firefox، Safari، وغيرها. وبالإضافة إلى حفظ الملاحظات، يوفّر خصائص أخرى سريعة مثل تسمية صفحة الملاحظات، كتابة ملاحظة إضافية معها، أو اختيار دفتر الملاحظات المناسب لحفظها.

أولًا، قم بتنصيب الملحق على متصفحّك بالذهاب إلى www.onenote.com/clipper ثم النقر على زر التحميل:

ملاحظة: يختلف هذا الزر باختلاف المتصفّح الذي تستخدمه. فلمتصفّح Chrome مثلًا ستجد الزر Get OneNote Web Clipper for Chrome.

سيتم تحميل الملحق وتثبيته على متصفّحك وبموقع يختلف أيضًا باختلاف المتصفّح. على سبيل المثال ستجد أيقونة الملحق على متصفّح Chrome مع مجموعة الملحقات بجانب شريط العناوين. انقر عليه لتبدأ باستخدامه.

في المرّة الأولى التي تفتح فيها الملحق، سيُطلب منك تسجيل الدخول باستخدام حساب ميكروسوفت، أو حساب العمل أو المدرسة. اختر نوع حسابك ثم أكمل تسجيل الدخول:

بعد تسجيل الدخول، انقر على أيقونة الملحق مجددًا لفتحه، وستلاحظ وجود 4 خيارات أساسية لالتقاط صفحات الويب:

Full Page

يعمل هذا الخيار على التقاط كل محتويات الصفحة، من الترويسة إلى التذييل، بما فيها الأشرطة الجانبية.

عندما تنقر على الخيار Full Page ستظهر نافذة لمعاينة الصفحة الملتقطة، ومنها يمكنك تغيير اسم صفحة الملاحظات التي ستُحفظ عليها بحذف النص في الحقل العلوي وإدخال العنوان المرغوب، أو كتابة ملاحظة إضافية بالنقر على + Add a note:

بعد ذلك حدّد دفتر الملاحظات والقسم الذي تريد حفظ الملاحظة عليه من القائمة Location ثم انقر على زر Clip:

عند نجاح الالتقاط سيكون بإمكانك عرض الملاحظة على نسخة الويب من تطبيق OneNote بالنقر على زر View in OneNote، أو على النسخة المثبّتة على جهازك:

سيتم تخزين الصفحة الملتقطة على OneNote في صفحة جديدة مستقلة بصيغة صورة، بالإضافة إلى رابط لمصدر الصفحة وتاريخ الالتقاط:

Region

يُستخدم هذا الخيار لالتقاط منطقة معيّنة من الصفحة نقوم بتحديدها يدويًا.

عند النقر على الخيار Region سيتم تعتيم ألوان الصفحة ويتحول شكل المؤشر إلى +. حدّد المنطقة التي تريد التقاطها بالنقر والسحب بالفأرة. بعد ذلك قم بإفلات زر الفأرة لفتح نافذة المعاينة:

وكما في الخيار السابق، يمكنك من هذه النافذة تغيير عنوان صفحة الملاحظات التي سيتم حفظها، أو كتابة ملاحظة إضافية بالنقر على +Add a note. من الخصائص المفيدة مع هذا الخيار هو أنّه بإمكانك التقاط أكثر من منطقة في نفس الوقت وحفظها على نفس صفحة الملاحظات. ويتم ذلك بالنقر على زر + Add another region في أعلى نافذة المعاينة:

حدّد المنطقة المرغوبة بالنقر والسحب كما ذكرنا أعلاه.

من المفيد أيضًا هو أنّه بإمكانك حذف إحدى اللقطات مباشرة من نافذة المعاينة وقبل حفظ الملاحظة بالنقر على أيقونة × بجانب كل لقطة، وذلك في حال قمت بعمل لقطة بالخطأ أو رغبت في التراجع عنها:

بعد الانتهاء من التقاط المناطق التي تريدها من صفحة الويب، حدّد موقع الحفظ (دفتر الملاحظات والمقطع section) من قائمة Location ثم انقر على زر Clip.

Article

ربّما يكون هذا الخيار هو الأفضل من بين الخيارات الأربعة. حيث أنّه يقوم بالتقاط الجزء المهم من الصفحة (متن الصفحة) ويهمل الأجزاء الأخرى الهامشية مثل الترويسة، التذييل، الأشرطة الجانبية وغيرها. ويقوم بحفظ محتويات الصفحة الملتقطة كما هي؛ أي تبقى النصوص نصوصًا قابلة للتعديل، على عكس الخيار الأول الذي يحفظها بشكل لقطة شاشة.

عند النقر على الخيار Article ستُفتح نافذة المعاينة على غرار الخيارات السابقة، ومنها يمكنك تعديل عنوان صفحة الملاحظات أو كتابة ملاحظة إضافية. وبما أنّ المحتوى النصّي للصفحة سيُحفظ بشكل نصوص، ستلاحظ وجود خيارات إضافية في أعلى نافذة المعاينة يمكنك استخدامها لتنسيق نصوص الصفحة منها مباشرة:

بإمكانك اختيار نوع الخط Serif أو Sans-serif أو تغيير حجمه من الأزرار A أو حتّى تمييز الجزء الذي تراه مهمًا باللون الأصفر بالنقر على أيقونة القلم ثم تظليل النص بالنقر والسحب.

بعد الانتهاء من التقاط الصفحة وتخصيصها، حدّد موقع حفظها على OneNote من قائمة Location ثم انقر على زر Clip. وكما في الخيارين السابقين، سيتم حفظ الصفحة الملتقطة في صفحة ملاحظات جديدة ويُرفق معها رابط المصدر وتاريخ الحفظ.

Bookmark

يقوم هذا الخيار بحفظ عنوان الصفحة ورابطها بالإضافة إلى صورة مصغّرة ومقتطف من بدايتها كملاحظة. ويمكنك استخدامه لحفظ الروابط التي تريد الرجوع إليها لاحقًا (مثل الإشارة المرجعية للصفحة) بشكل سهل وسريع.

ستظهر نافذة معاينة الملاحظة عند النقر على الخيار Bookmark، ويمكنك منها كتابة ملاحظة إضافية، أو حفظ الملاحظة مباشرة بالنقر على زر Clip بعد تحديد موقع الحفظ من قائمة Location:

ملاحظة: يقوم ملحق OneNote Web Clipper بتذكّر آخر موقع قمت بحفظ الملاحظات الملتقطة عليها. أي إذا كنت تحفظ الصفحات الملتقطة على نفس المقطع section في كل مرّة، يكفي تحديد موقع الحفظ من قائمة Location في المرّة الأولى فقط. إلّا إذا رغبت لاحقًا في حفظ الملاحظة في مقطع مختلف أو دفتر ملاحظات مختلف.

قوالب OneNote

القالب هو عبارة عن صفحة ملاحظات مصمّمة مسبقًا تحتوي على عناصر بتخطيط وتنسيق معيّن حسب الغرض من القالب. وتعتبر القوالب من الأدوات المفيدة جدًا لتوفير الوقت، حيث أنّها ستسرّع عملك على OneNote إذا كنت تتبع نمطًا معيّنًا في إضافة الملاحظات وترتيبها، كما أنّها ستجعل ملاحظاتك أكثر تنظيمًا.

يوفّر OneNote مجموعة قوالب جاهزة يمكنك استخدامها مباشرة أو تخصيصها لتناسب احتياجك، أو يمكنك إنشاء قالبك الخاص من صفحة فارغة وحفظه للاستخدام لاحقًا.

استخدام القوالب الجاهزة وتخصيصها

لاستعراض القوالب الجاهزة اذهب إلى تبويب Insert ثم انقر على Page Templates:

سيُفتح على أحد جوانب النافذة جزء Templates الذي يحتوي على عشرات القوالب الجاهزة المصنّفة في مجموعة فئات حسب الغرض من استخدام القالب، مثل قوالب ملاحظات المحاضرات/الدروس، قوالب للمشاريع والاجتماعات، قوالب لقوائم المهام، أو غيرها:

انقر على أيقونة السهم الصغير بجانب كل فئة لتوسيعها، ثم انقر على القالب المرغوب. سيتم إنشاء القالب في صفحة جديدة، وعندها يمكنك البدء بإدخال المحتوى مباشرة:

أمّا إذا رغبت في تخصيص القالب وحفظه لاستخدام لاحقًا، فيمكنك إجراء أي تعديل عليه، كتغيير تنسيق النصوص من تبويب Home أو إضافة عناصر جديدة من تبويب Insert. كما بإمكانك تغيير حجم الورقة واتجاهها من تبويب View> Paper Size> جزء Pager Size:

بعد الانتهاء من تخصيص القالب، انقر على رابط Save current page as a template من جزء Paper Size نفسه (موضّح في الصورة أعلاه) أو من جزء Templates. سيظهر مربّع حوار صغير لتسمية القالب، أدخل اسمًا مناسبًا ثم انقر على زر Save:

بعد حفظ القالب سيكون بإمكانك الوصول إليه واستخدامه من جزء Templates، وبالتحديد من فئة My Templates:

إنشاء قالب من صفحة فارغة

إذا لم تكن ترغب في الاعتماد على أحد القوالب الجاهزة لتصميم قوالبك، يمكنك إنشاء صفحة فارغة (+ Add Page) ثم البدء بتصميمها وإضافة المحتوى المرغوب من صور، نصوص، قوائم مهام، وغيرها.

يُنصح عند تصميم القوالب بعدم استخدام عناصر مشتّتة، كالصور الكثيرة التي لا فائدة منها، واستخدام خطوط التسطير أو خطوط الشبكة (تبويب View> Rule Lines) لتسهيل محاذاة العناصر، بالإضافة إلى استخدام خطوط بألوان وأشكال واضحة وبأحجام مناسبة.

بعد وضع جميع لمساتك على التصميم، احفظ القالب كما ذكرنا أعلاه (Insert> Page Templates> Save current page as a template).

ملاحظة: إذا رغبت باستخدام قالب معيّن مع جميع الصفحات الجديدة التي تقوم بإنشائها، قم بتعيينه كقالب افتراضي من قائمة Always use a specific template في جزء Templates، علمًا أنّ هذا الأمر يُطبّق على المقطع section الحالي فقط (أي أنّه يجب تعيين القالب المرغوب كقالب افتراضي لكل مقطع على حدة):

خاتمة

تظهر فائدة ملحق OneNote Web Clipper وقوالب OneNote بشكل أكبر للأشخاص الذين يستخدمون هذا البرنامج بشكل يومي أو متكرر. إذ تعمل هاتان الأداتان على توفير الوقت وجعل العمل على OneNote أكثر سلاسة وتنظيمًا.

هل لديك أفكار أو نصائح حول استخدم ملحق OneNote أو قوالب OneNote؟ شاركنا بها في صندوق التعليقات.

تعرّفنا في درس كيفية إضافة الملاحظات (المحتوى) على OneNote  وعلى أنواع الملاحظات التي يمكن حفظها عليه، كالنصوص، الصور، الجداول، الملاحظات الصوتية، الفيديوهات... إلخ. لكن في بعض الأحيان تحتاج إلى أدوات أكثر مرونة لتصوير أفكارك بواسطة الأشكال والرسومات، أو للتأشير على الأجزاء المهمة من ملاحظاتك لتمييزها. لهذا الغرض يوفّر لنا OneNote مجموعو أدوات لرسم الأشكال والمخططات أو حتّى لكتابة الملاحظات يدويًا وتحويلها إلى نصوص.

يمكن الوصول إلى هذه الأدوات من تبويب Draw واستخدامها لكتابة/رسم الملاحظات بواسطة الفأرة، القلم، أو الإصبع (على أجهزة الحاسوب ذات الشاشة المزودة بخاصية اللمس أو الأجهزة اللوحية).

أدوات الرسم

من مجموعة Tools، وبالتحديد من قائمة الأقلام، يتوفر نوعان من الأقلام، الأول هو القلم العادي Pen للرسم اليدوي الحر، والثاني هو قلم التمييز Highlighter لتظليل الأجزاء المهمة من الملاحظات (ويمكن استخدامها للرسم أيضًا):

توجد مجموعة جاهزة (Built-In) من هذه الأقلام بألوان وأسماك مختلفة، اختر القلم باللون والسمك المرغوب ثم ابدأ الرسم يدويًا:

إذا رغبت في اختيار لون وسمك آخر، انقر على زر Color & Thickness:

 من مربّع الحوار Color & Thickness حدد نوع القلم (Pen أو Highlighter) ثم اختر السمك واللون المرغوب وانقر على OK:

سيتم إضافة هذا القلم إلى مجموعة الأقلام المفضلة Favorite Pens للوصول السريع إليه كلما أردت استخدامه:

عندما تقوم بإنشاء أي شكل باستخدام الأقلام، سيتعرّف عليه OneNote أمّا على أنّه رسم Drawing، أو كتابة يدوية Handwriting. والفرق هو أنّ الكتابة اليدوية يمكن تحويلها لاحقًا إلى نص رقمي، بخلاف الرسم الذي لا تتاح معه هذه الخاصية. فإذا رغبت في أن يتعرّف OneNote على جميع الأشكال التي ترسمها على أنّها رسم، حدد الخيار Create Drawings Only من قائمة Pen Mode:

أمّا إذا كنت تريد كتابة ملاحظاتك يدويًا وتحويلها إلى نصوص رقمية لاحقًا (سنشرح طريقة القيام بذلك في الفقرات التالية) فيُفضّل تحديد الخيار Create Handwriting Only:

إذا كان نوع الشكل الذي تقوم بإنشائه غير مهم، يمكنك ترك الخيار الافتراضي Create Both Handwriting & Drawings.

يمكنك تغيير لون الخط، نوعه، أو سمكه حتّى بعد رسمه بالنقر عليه بزر الفأرة الأيسر ثم على الخيار Pen Properties من مجموعة الأدوات المنبثقة:

أمّا عند النقر على الرسم بزر الفأرة الأيمن فستظهر قائمة تحتوي على مجموعة خيارات أخرى لتخصيص أو تحرير الرسم، كالتدوير Rotate، تحويل الكتابة اليدوية إلى رسم أو بالعكس (من الخيار Treat Selected Ink As)، نسخ الرسم Copy، قصه Cut، أو حذفه Delete:

يرافق أدوات الرسم أيضًا أداة الممحاة Eraser، وتتوفّر بأربعة أنواع:

الأنواع الثلاثة الأولى تُستخدم جميعها لمسح أجزاء من الشكل يدويًا، وتختلف من ناحية الحجم فقط. أمّا الأخيرة Stroke Eraser فتُستخدم لمسح الخطوط المتصّلة برمّتها وبذلك يمكنك مسح شكل كامل بصورة أسرع من الخيارات الثلاثة الأخرى.

في مجموعة Shapes تتوفّر مجموعة أشكال أساسية (مثل المربّع، الدائرة، المثلث... إلخ) يمكنك استخدامها لتصوير أفكارك بالإضافة إلى مجموعة أسهم للتأشير أو للربط بين تلك الأشكال. تتوفّر أيضًا محاور جاهزة يمكن رسمها بشكل سريع، وهذا الخيار مفيد جدًا للمستخدمين من الطلاب عند كتابة ملاحظات المحاضرات والدروس:

طريقة إنشاء هذه الأشكال لا تختلف عن الطريقة المعتادة، وتتم باختيار الشكل المرغوب ثم بدء الرسم بالنقر والسحب:

يمكنك تحديد حجم الشكل أثناء الرسم، أو بعد الانتهاء من رسمه بتحديد الشكل باستخدام الأداة Lasso Select ثم تحجيمه باستخدام المقابض. كما يمكنك تغيير الخصائص الأخرى كاللون، السمك، أو نوع الخط من الأمر Pen Properties:

من الخيارات المفيدة التي تتوفر مع الأشكال هو قفل وضع الرسم Lock Drawing Mode الذي يمكّنك من رسم أكثر من شكل بصورة متتابعة دون الحاجة إلى النقر على الشكل في كل مرّة، فعّل هذا الخيار لتوفير بعض الوقت أثناء الرسم:

تحويل الكتابة اليدوية إلى نصوص رقمية أو معادلة رياضية

بالإضافة إلى أدوات الرسم، يوفّر OneNote أيضًا أداة تحويل النصوص التي تكتبها يدويًا (باستخدام الفأرة، القلم، أو الإصبع) إلى نصوص رقمية أو معادلة رياضية قابلة للتعديل والتنسيق. وهذه الخاصية يمكن أن توفر الكثير من الوقت عند تدوين الملاحظات وخصوصًا لمستخدمي الأجهزة التي تعمل باللمس.

 قم أولا بكتابة النص يدويًا باستخدام نوع القلم المرغوب ثم ألغ تفعيل وضع القلم بالنقر على مفتاح ESC. بعد ذلك تأكّد من أنّه كتابة يدوية بتحديده باستخدام الأداة Lasso Select ثم النقر عليه بزر الفأرة الأيمن واختر الخيار Handwriting من قائمة Treat Selected Ink As إذا لم يكن مفعّلًا (يصبح لونه باهتًا إذا كان مفعّلا):

وأخيرًا، انقر على زر Ink to Text من مجموعة Convert:

سيتم تحويل الكتابة اليدوية إلى نص بنفس لون القلم الذي كتبته به لكن بحجم أصغر، ويمكنك إجراء أي تعديل عليه حاله كحال النصوص التي تدخلها من لوحة المفاتيح:

يمكنك أيضًا كتابة المعادلات الرياضيات يدويًا وتحويلها إلى نصوص، وهذه الخاصية مفيدة جدًا للطلاب على وجه الخصوص، إذ ستوفّر عناء إدراج صيغ ورموز المعادلات من تبويب Insert.

بنفس الطريقة اكتب المعادلة الرياضية يدويًا، ثم قم بتحديدها بأداة Lasso Selection والتأكّد من أنّها كتابة يدوية. وأخيرًا انقر على Ink to Math:

سيُفتح مربّع الحوار Insert Ink Equation لمعاينة المعادلة، فإذا تعرّف عليها OneNote بشكل صحيح انقر على زر Insert لإدراجها بشكل نص:

أمّا إذا لم يتعرّف على المعادلة التي قمت بكتابتها بشكل صحيح، فيمكنك استخدام الأداة Select and Correct لتصحيحها من مربع الحوار مباشرة. انقر على هذه الأداة ثم حدّد جزء الكتابة الذي تريد تصحيحه، وستظهر لك خيارات بديلة عن النص الذي تعرّف عليه، اختر الخيار الصحيح من القائمة:

يمكنك أيضًا من نفس مربع الحوار أن تمسح جزءًا من المعادلة باستخدام الأداة Erase أو كتابة جزء آخر باستخدام الأداة Write.

بعد أن تحصل على معادلة صحيحة انقر على Insert لإدراجها:

خاتمة

تعلّمنا في هذا الدرس كيف نستخدم أداوت الرسم لإنشاء الأشكال والرسومات على OneNote بالإضافة إلى استخدامها لتوفير الوقت بإدخال الملاحظات بشكل سريع وتحويلها إلى نصوص رقمية قابلة للتعديل والتنسيق.

إذا كان لديك أي سؤال حول أدوات الرسم لا تتردّد بطرحه في صندوق التعليقات.

على غرار ملفات برامج أوفيس الأخرى، ملاحظات OneNote قابلة للتصدير كملفات بعدّة صيغ، المشاركة مع الآخرين لعرضها أو تحريرها، أو الطباعة على أوراق بأحجام مختلفة.

سنستعرض في هذا الدرس تصدير الملاحظات، مشاركتها مع الآخرين أو إرسالها إليهم، بالإضافة إلى تعديل إعدادات الطباعة لغرض طباعتها.

تصدير الملاحظات

يمكن تصدير صفحات، مقاطع، أو دفاتر ملاحظات OneNote وحفظها على جهازك بعدة صيغ، مثل ملفات OneNote (.one أو .onepkg)، مستندات وورد (.docx أو .doc) ملفات PDF، وغيرها. ويتم ذلك بالذهاب إلى تبويب File> Export:

1. من قسم Export Current حدّد الجزء الحالي الذي تريد تصديره (الصفحة الحالية، المقطع الحالي، أو دفتر الملاحظات الحالي).
2. من قسم Select Format حدّد بأي صيغة تريد تصدير الملف. الخيارات المتوفرة للصفحات هي نفسها للمقاطع. أمّا لدفاتر الملاحظات فلا تتوفّر سوى ثلاثة خيارات.

بعد أن تحدّد الصيغة انقر على زر Export. سيظهر مربّع الحوار Save As، ومنه يمكنك إدخال اسم الملف وتحديد مجلّد الحفظ ثم النقر على زر Save:

مشاركة الملاحظات

لكي تتمكّن من مشاركة الملاحظات مع الآخرين، يجب أن تحفظ دفتر الملاحظات على مكان يمكنهم الوصول إليه لعرضه أو تحريره مثل OneDrive أو SharePoint. ويمكنك القيام بذلك مسبقًا عند إنشاء دفتر الملاحظات، أو قبل أن تقوم بعملية المشاركة.

لمشاركة الملاحظات اذهب إلى File> Share. إذا لم تحفظ دفتر الملاحظات على OneDrive قم بحفظه في هذه الخطوة بإدخال الاسم والنقر على Move Notebook:

Quote

إذا رغبت في حفظه على حساب SharePoint أو حساب OneDrive آخر، انقر على Add a Place.

الخطوة التالية هي اختيار طريقة المشاركة:

Invite People

يمكنك استخدام هذا الخيار إذا كانت عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة الملاحظات معهم متوفّرة لديك.

في الحقل الأول أدخل أسماء جهات الاتصال أو عناوين بريدهم الإلكتروني، ثم حدّد صلاحية استخدام الملف: Can View لعرض الملف فقط، أو Can Edit لعرضه وتحريره.

في الحقل الثاني قم بإدخال رسالتك إن كنت ترغب في توضيح شيء للمستلمين، ثم قم بتأشير الخيار Require user to sign in before accessing document ليُطلب من المستلم تسجيل الدخول قبل عرض أو تحرير الملف. بعد ذلك انقر على زر Share.

بعد أن يستلم المستلم الملف، سيكون بإمكانك فتحه باستخدام نسخة الويب من OneNote وعرضه وتحريره حسب الصلاحية المعطاة له.

Get a Sharing Link

يمكنك الاستفادة من هذا الخيار لتوليد روابط وإرسالها للآخرين إذا لم تكن لديك عناوين بريدهم الإلكتروني أو إذا كنت ترغب في إدراج الرابط في رسالة وإرسالها من تطبيق آخر لشخص أو مجموعة.

هناك نوعان من الروابط:

• View Link: يمكن لأي شخص يملك الرابط أن يعرض محتوى الملف فقط.
• Edit Link: يمكن لأي شخص يملك الرابط أن يعرض محتوى الملف ويحرّره أيضًا.

انقر على زر Create Link أمام الرابط المرغوب ثم انسخه وارسله:

Share with Meeting

إذا كان هناك اجتماع قائم حاليًا على الإنترنت وترغب في مشاركة ملاحظاتك مع الحضور انقر على زر Share with Meeting، بشرط أن يدعم الاجتماع مشاركة ملاحظات OneNote:

سيظهر الاجتماع الجاري الذي يدعم مشاركة الملاحظات في مربّع حوار، قم بتحديده ثم انقر على OK.عندها سيتم إرسال رابط لكل الحاضرين في الاجتماع يمكنهم من خلاله الوصول إلى الملاحظات.

Move Notebook

نقل دفتر الملاحظات يمكن أن يسبب مشاكل في عملية المزامنة أو مشاكل في عرضه وتحريره للأشخاص الذين شاركته معهم. مع ذلك بإمكانك نقله باتباع الارشادات على الرابط الموضّح:

إرسال الملاحظات

بالإضافة إلى المشاركة، يتيح لك OneNote إمكانية إرسال صفحات الملاحظات إلى جهات اتصال معيّنة أو إرسالها إلى برامج محدّدة، مثل ميكروسوفت وورد.

لإرسال صفحة الملاحظات عبر البريد الإلكتروني، انقر على Send> Email Page:

سيُفتح تطبيق البريد الافتراضي على جهازك، ومن هناك يمكنك إدخال عنوان البريد الإلكتروني للمستلم وإرسالها.

في هذه الحالة سيتم إرسال صفحة الملاحظات كعنصر في متن الرسالة، ويكون غير قابل للتحرير، بالإضافة إلى إدراج الملفات المرفقة في الصفحة (كالصور، ملفات PDF...إلخ) كملفات مرفقة في الرسالة.

Quote

يمكن إرسال صفحة الملاحظات بنفس الطريقة بالنقر على أمر Email Page في تبويب Home:

أمّا إذا رغبت في إرسال صفحة الملاحظات كملف مرفق، فانقر على Send as Attachment:

في هذه الحالة سيتم إرفاق صفحة الملاحظات بصيغتين؛ ملف .mht قابل للفتح على متصفحات الويب وملف .one قابل للفتح على OneNote. بالإضافة إلى إدراج الملفات المرفقة على الصفحة كمرفقات في الرسالة.

طباعة الملاحظات

لطباعة صفحة الملاحظات الحالية اذهب إلى File> Print:

بإمكانك طباعة الصفحة مباشرة بالنقر على Print أو معاينة الصفحة وتخصيص إعداداتها قبل الطباعة بالنقر على Print Preview.

عند النقر على Print Preview سيُفتح مربّع حوار يحتوي على صورة مصغّرة لشكل الصفحة عند طباعتها، بالإضافة إلى مجموعة خيارات:

• من قائمة Print Range حدّد الجزء الذي تريد طباعته: Page Group لطباعة جميع الصفحات التابعة لنفس المجموعة سواء كانت رئيسية أو فرعية، Current Page لطباعة الصفحة الحالية فقط، أو Current Section لطباعة المقطع الحالي بصفحاته.
• من قائمة Page Size حدّد حجم ورقة الطباعة. وبإمكانك تأشير الخيار Scale content to paper width لحصر المحتوى ضمن عرض الورقة.
• من قسم Orientation اختر اتجاه الورقة؛ أفقي Landscape أو عمودي Portrait.
• من قائمة Footer حدّد نوع تذييل الصفحة: تذييل يتضمّن عنوان الصفحة ورقمها، رقم الصفحة فقط، عنوان الصفحة فقط، أو بدون تذييل. ثم قم بتأشير الخيار start page numbering at 1 إذا رغبت في أن يبدأ الترقيم من الرقم 1 للتذييل الذي يتضمّن ترقيم.

بعد تعديل كل الخيارات، انقر على زر Print لطباعة الملاحظات.

وبذلك يكون درسنا قد انتهى

في الدرس القادم سنتعرّف على كيفية استخدام الوسوم tags لتنظيم الملاحظات على OneNote.

في الدروس السابقة تعرّفنا على OneNote وكيفية استخدامه لحفظ أنواع كثيرة من الملاحظات وكيفية تنظيمها في دفاتر الملاحظات، المقاطع، والصفحات. وبما أنّ الصفحات هي الجزء الأساسي الذي ستضيف ملاحظاتك عليه وترتّبها، تتوفر مجموعة من الأدوات والخصائص للتحكّم في طريقة عرض الصفحات وتغيير إعدادها لتسهيل قراءة المعلومات أو إضافتها.

يمكن الوصول إلى جميع الأوامر الخاصة بطريقة عرض الصفحة أو إعدادها من تبويب View.

الطريقة الافتراضية لعرض الصفحات هي طريقة العرض العادية Normal View وسنستعرض كيفية تغييرها إلى طرق العرض الأخرى وكيفية استخدام خيارات إعداد الصفحة.

Full Page View

يعمل هذا الخيار على توسيع أبعاد الصفحة إلى أقصى حدّ ممكن بجعلها تملأ الشاشة (أي وضع ملء الشاشة). ويمكنك استخدامه عندما تصبح الصفحة مزدحمة بالعناصر وترغب في توفير المزيد من المساحة لترتيبها.

يتم تشغيل هذا الوضع بالنقر على أمر Full Page View من تبويب View (أو بطريقة مختصرة بواسطة النقر على زر السهمين المتعاكسين في زاوية الصفحة العليا اليمنى):

عند تشغيل وضع ملء الشاشة يتم إخفاء كل ما حول حدود الصفحة، كتبويبات الأدوات، تبويبات المقاطع، جزء الصفحات، وغيرها، مع الإبقاء على قائمة منسدلة في الأعلى للتنقّل بين المقاطع ودفاتر الملاحظات:

يمكنك إظهار تبويبات الأدوات أثناء تشغيل وضع ملء الشاشة بالنقر على النقاط الثلاثة في الأعلى. أمّا للعودة إلى طريقة العرض العادية فانقر على زر السهمين المتعاكسين من جديد:

Dock to Desktop

يعمل هذا الخيار على تصغير نافذة OneNote إلى حد معيّن وتثبيته على أحد جوانب سطح المكتب، مما يتيح لك إمكانية فتح برامج أخرى والعمل عليها واستعراض ملاحظاتك في نفس الوقت. وبهذه الطريقة أيضًا يمكنك إضافة محتوى إلى صفحات OneNote عن طريق السحب والإفلات.

لتشغيل طريقة العرض هذه انقر على أمر Dock to Desktop من تبويب View:

ستلاحظ أنّ نافذةOneNote المصغّرة ستبّقى مثبّتة في نفس المكان على الشاشة وبمستوى فوق جميع النوافذ التي ستفتحها.

للعودة إلى طريقة العرض العادية، انقر على السهمين المتعاكسين في الجزء العلوي من نافذة OneNote المصغرة:

ملاحظة: بإمكانك إضافة الخيار Dock to Desktop إلى شريط أدوات الوصول السريع بالنقر عليه بزر الفأرة الأيمن واختر Add to Quick Access Toolbar:

تعديل إعدادات الصفحة

في مجموعة Page Setup تتوفر المزيد من الخيارات للتحكم في تخطيط الصفحة ومظهرها.

تغيير اللون

اللون الافتراضي لخلفية صفحات OneNote هو الأبيض، لكن إذا كنت تفضّل لونًا ثانيًا، بإمكانك الاختيار من مجموعة الألوان في قائمة Page Color:

انقر على اللون المرغوب لتطبيقه، وإذا أردت العودة إلى اللون الافتراضي انقر على No Color.

تسطير الصفحة

تسطير الصفحة وإظهار خطوط الشبكة من الخيارات المفيدة التي تساعدك على ترتيب العناصر ومحاذاتها في الصفحة. فإذا أردت إضافة سطور للصفحة، انقر على Rule Lines واختر التباعد المرغوب للسطور من مجموعة Rule Lines:

أمّا لإظهار خطوط الشبكة فانقر على Rule Lines واختر حجم الشبكة المرغوب من مجموعة Grid Lines، علمًا أنّه لا يمكن تطبيق خياري التسطير وخطوط الشبكة معًا في نفس الوقت:

إخفاء عنوان الصفحة

إذا كنت تفضّل إزالة عنوان الصفحة وما يرافقه من معلومات الوقت والتاريخ واستغلال المساحة التي يشغلها لإضافة الملاحظات انقر على Hide Page Title:

سيظهر لك مربّع حوار لتأكيد رغبتك في إزالة العنوان، انقر على Yes للمواصلة:

للتراجع عن إزالة العنوان اضغط على مفتاحي Ctrl+ Z من لوحة المفاتيح، أو انقر مجددًا على أمر Hide Page Title ثم قم بإدخال العنوان.

حجم الورقة

يتضّمن أمر Paper Size خيارات أخرى للتحكّم في حجم الورقة، اتجاهها (أفقي أو عمودي)، اتجاه الصفحة (من اليمين إلى اليسار أو بالعكس)، الهوامش، وغيرها. ويمكن الوصول إلى هذه الخيارات من جزء Paper Size الذي يظهر عند النقر على أمر Paper Size:

تتوفر في قائمة Size أغلب الأحجام القياسية، اختر الحجم المرغوب ثم حدّد اتجاه الورقة من قائمة Orientation. ومن الخيارات في قسم Print Margins يمكنك التحكّم في أبعاد هوامش الصفحة، وهذه تظهر عند الطباعة فقط. أما من قائمة Page body فيمكنك تحديد اتجاه الصفحة من اليمين إلى اليسار أو بالعكس.

ملاحظة: عند إجراء أي تغيير على إعدادات الصفحة فإنّه سيُطبّق على الصفحة الحالية فقط.

إلى هنا نصل إلى نهاية درسنا. في الدرس القادم سنتعلّم طريقة تصدير، مشاركة وطباعة ملاحظات OneNote.

تعرّفنا في الدرس السابق على دفتر الملاحظات الافتراضي OneNote وتطرّقنا إلى الأدوات والخصائص التي يوفّرها لتدوين الملاحظات، تنظيمها ومشاركتها. كما قمنا بشرح كيفية إنشاء دفاتر الملاحظات، المقاطع، الصفحات، والصفحات الفرعية لغرض استخدامها لتنظيم المحتوى.

بعد إنشاء الصفحات على OneNote يحين وقت إضافة وحفظ الملاحظات. وبتنوّع خيارات الإدراج على OneNote تُتاح لك مرونة كبيرة في إضافة وحفظ أنواع كثيرة من المعلومات، من النصوص، إلى الصور، إلى الملاحظات الصوتية/المرئية، إلى قوائم المهام. وهذا ما سنغطّيه في هذا الدرس.

إضافة ملاحظات نصيّة

يمكنك إضافة الملاحظات النصيّة على صفحات OneNote بسرعة وسهولة، في الموضع المرغوب، وحسب الترتيب والتنسيق المرغوب. كل ما عليك فعله هو النقر على مكان فارغ في الصفحة والبدء بإدخال النص:

ستلاحظ عندما تبدأ الكتابة ظهور مربّع لاحتواء النص الذي تدخله. في الحافة العليا من المربّع توجد 4 نقاط، عند النقر عليها سيظهر شريط أدوات التنسيق السريع الذي يمكنك استخدامه لتغيير حجم الخط، لونه، إضافة وسم للملاحظة، إلخ:

ملاحظة: للوصول إلى أدوات التنسيق كاملة اذهب إلى تبويب Home.

كما يمكنك تغيير موضع الملاحظة بالنقر على هذه النقاط الأربعة وسحب المربع ثم إفلاته في المكان المرغوب:

أمّا إذا رغبت في تعديل عرض مربع النص لاحتواء نص كبير الحجم، انقر فوق السهمين المتعاكسين في حافة مربّع النص ثم اسحب إلى جهة اليسار (أو اليمين إذا كان اتجاه الصفحة من اليسار إلى اليمين):

إدراج جدول

الجداول هي من الأدوات المفيدة لترتيب الملاحظات بشكل صفوف وأعمدة، وكما هو الحال مع الملاحظات النصية، يمكن إدراج الجداول وتعبئتها بالبيانات في الموضع المرغوب وحسب عدد الصفوف والأعمدة المرغوب.

لإدراج جدول، ضع مؤشر الكتابة في الأماكن الفارغة على الصفحة ثم اذهب إلى تبويب Insert> Table> مرّر مؤشر الفأرة فوق شبكة الخلايا لتحديد حجم الجدول ثم انقر نقرة واحدة لإدراجه:

إذا رغبت في إدراج جدول بحجم كبير يتجاوز حجم شبكة الخلايا في قائمة Table، انقر على الخيار Insert Table ثم حدّد عدد الصفوف والأعمدة:

بعد ذلك انقر داخل إحدى الخلايا وابدأ بإدخال المعلومات:

على غرار الملاحظة النصية، يمكنك تغيير موضع الجدول داخل الصفحة بالنقر على النقاط الأربعة في حافّة المربع المحيط بالجدول ثم سحبه وإفلاته في المكان المرغوب.

بالإضافة إلى ذلك ستتوفّر لك بعض الخيارات الإضافية لتعديل تخطيط الجدول أو تنسيقه في تبويب Layout السياقي الذي يظهر عند تحديد الجدول:

إدراج ملفات

من الخصائص الرائعة التي يوفّرها OneNote هي إمكانية إدراج مختلف أنواع الملفات وحفظها على صفحات الملاحظات. وبذلك يمكنك تخزين الملفات المهمة، مزامنتها، والوصول إليها من مختلف الأجهزة.

توجد بعض أنواع الملفات قابلة للإدراج بطريقتين؛ إمّا بشكل لقطة شاشة لمحتوى الملف، أو بشكل ملف مرفق يمكن فتحه من OneNote مباشرة (أيقونة اختصار للملف يمكن النقر عليها بشكل مزدوج لفتح الملف). مثل الأمثلة على هذه الملفات، مستندات وورد، مصنفات اكسل، ملفات PDF، مخططات Vision، وغيرها.

لإدراج لقطة شاشة لمحتوى الملف اذهب إلى تبويب Insert> File Printout> حدّد الملف المرغوب:

في المثال أدناه، قمنا بإدراج لقطة شاشة لمصنف اكسل، وكما نلاحظ تم إدراج محتويات المصنّف، مع أيقونة الملف واسمه. ونستطيع معرفة المزيد من المعلومات حول الملف، مثل امتداد مجلد الحفظ أو الحجم، بتمرير مؤشر الفأرة فوق أيقونة الملف:

أمّا لإدراج الملف بشكل ملف مرفق، اذهب إلى تبويب Insert> File Attachment> حدّد الملف المرغوب:

بعد ذلك حدّد فيما إذا كنت ترغب في إدراجه كمرفق أو كلقطة شاشة (أي مثل الخيار السابق). انقر على الخيار Attach File لإدراجه كمرفق:

إدراج صور

يمكن إدراج الصور كملاحظات على OneNote بعدّة طرق:

• Screen Clipping: عمل لقطة شاشة.
• Pictures: إدراج الصور من على جهازك.
• Online Pictures: البحث على الإنترنت عن الصور وإدراجها.
• Scanned Image: مسح الصور باستخدام الماسح الضوئي أو الكاميرا وإدراجها.

يمكنك استخدام هذه الخيارات لحفظ حجوزاتك، فواتيرك، إيصالاتك، وغيرها من الصور كملاحظات والوصول إليها من أي مكان.

لإدراج لقطة شاشة مثلًا، انقر على أمر Screen Clipping، وسيتم فتح آخر نافذة كانت مفتوحة قبل النقر على الأمر، بالإضافة إلى تحوّل مؤشر الفأرة إلى شكل + وتغيّر ألوان النافذة إلى ألوان باهتة. انقر بزر الفأرة الأيسر ثم اسحب لتحديد المنطقة التي تريد التقاطها:

بإمكانك تغيير موضع الصورة بالنقر على النقاط الأربعة وسحبها كما ذكرنا سابقًا، كما يمكن تحجيمها باستخدام المقابض التي تظهر عند تحديد الصورة:

تسجيل ملاحظة صوتية أو مرئية

من مجموعة Recording في تبويب Insert يمكن تسجيل ملف صوتي Record Audio أو ملف فيديو Record Video كملاحظة. وسيبدأ التسجيل بمجرّد النقر على أحد هذه الأزرار، وعند إيقاف التسجيل يتم إدراج الملف الصوتي أو المرئي مع تاريخ ووقت بدء التسجيل.

لتسجيل ملاحظة صوتية مثلًا، انقر على زر Record Audio لبدء التسجيل. ستلاحظ ظهور تبويب Recording السياقي الذي يتضمّن المزيد من خيارات التسجيل:

عندما تنتهي من تسجيل الملاحظة انقر على زر Stop في مجموعة Playback.

ستُدرج الملاحظة الصوتية باسم صفحة الملاحظات الحالية، وبإمكانك تغيير اسمها بالنقر عليها بزر الفأرة الأيمن واختيار Rename:

أمّا إذا رغبت في الاستماع إلى الملاحظة، انقر عليها ثم مثلث التشغيل الأخضر:

إدراج قائمة مهام

OneNote ليس أداة لإنشاء الملاحظات وحفظها فحسب، وإنّما يمكن استخدامه لإنشاء قوائم مهامك اليومية لتنظيمها وإدارتها.

لإنشاء قائمة مهام، ضع مؤشر الكتابة في المكان الذي تريده ثم انقر على To Do Tag من تبويب Home، علمًا أنّه بإمكانك إدراج قائمة المهام داخل مربّع نص:

ابدأ بإدخال عنصر القائمة الأول، ثم اضغط على مفتاح Enter لإدخال الثاني...وهكذا.

إدراج مسافة

تستخدم المسافات لإضافة المزيد من المساحات الفارغة/البيضاء بين ملاحظات الصفحة لجعلها أكثر ترتيبًا. ويمكن إدراج المسافة بوضع مؤشر الكتابة في المكان المرغوب ثم النقر على Insert Space من تبويب Insert:

سيتغيّر شكل المؤشر إلى شكل سهم أسود اللون، انقر بزر الفأرة الأيسر ثم اسحب بالقدر المرغوب لإضافة المسافة:

إضافة الملاحظات باستخدام أداة Send to OneNote

Send to OneNote هي أداة اختصار لبعض طرق إضافة الملاحظات على OneNote، ويمكنك استخدامها لإنشاء الملاحظات بشكل سريع دون الحاجة إلى فتح برنامج OneNote. من الأمثلة على الملاحظات التي يمكن إضافتها باستخدام هذه الأداة هي لقطات الشاشة، الملاحظات النصيّة السريعة، ولقطات لمحتوى الملفات.

عادة ما تُفتح هذه الأداة تلقائيًا عند فتح OneNote، وستلاحظ وجودها على شريط المهام لسطح المكتب:

إذا لم تُفتح الأداة مع البرنامج، انقر بزر الفأرة الأيمن على أيقونة البرنامج في شريط المهام واختر Sent to OneNote Tool لفتحها (أو اضغط على مفتاحي الاختصار Windows + N):

الخيارات المتوفّرة في هذه الأداة هي:

• Screen Clipping: لعمل لقطة شاشة للجزء المرغوب من النافذة.
• Sent to OneNote: لعمل لقطة شاشة لمحتوى ملف، مثل وورد، اكسل، وغيرها.
• New Quick Note: لكتابة ملاحظة نصيّة سريعة وحفظها على OneNote.

لعمل لقطة شاشة، افتح النافذة التي تريد عمل لقطة شاشة لها ثم افتح أداة Send to OneNote وانقر على زر Screen Clipping. بعد ذلك انقر ثم اسحب لتحديد الجزء المرغوب:

بعد إفلات الفأرة سيظهر لك مربّع حوار لاختيار الإجراء الذي تريد تطبيقه على لقطة الشاشة. فإذا رغبت في حفظها على إحدى صفحات OneNote، حدّد دفتر الملاحظات، المقطع، ثم الصفحة المرغوبة وانقر على زر Send to Selected Location:

بإمكانك أيضًا استخدام حقل البحث للوصول السريع إلى الصفحة التي تريد الحفظ عليها.

أمّا إذا رغبت في نسخ لقطة الشاشة إلى ذاكرة الحافظة clipboard ومن ثم لصقها في مكان آخر، انقر على زر Copy to Clipboard.

لعمل لقطة شاشة لمحتوى ملف ما، وليكن مصنّف اكسل مثلا، افتح الملف ثم افتح أداة Send to OneNote وانقر على Send to OneNote:

سيُفتح نفس مربّع الحوار للخيار السابق، حدّد دفتر الملاحظات، المقطع، ثم الصفحة التي تريد الحفظ عليها وانقر على زر OK:

الخيار الأخير هو كتابة ملاحظة سريعة، وتتم بالنقر على New Quick Note من أداة Send to OneNote. في هذه الحالة ستُفتح صفحة ملاحظات مصغّرة ويمكنك البدء بإدخال ملاحظتك عليها وإغلاق الصفحة عند الانتهاء:

تُحفظ هذه الملاحظات السريعة في مقطع مستقل اسمه Quick Notes والذي يمكنك الوصول إليه بالنقر على قائمة دفاتر الملاحظات> Quick Notes:

وبإمكانك نقل/نسخ هذه الملاحظات إلى مقطع/دفتر ملاحظات آخر بالنقر على اسم المقطع بزر الفأرة الأيمن واختيار Move or Copy:

بعد ذلك حدّد دفتر الملاحظات الذي تريد نقل المقطع إليه أو المقطع الذي تريد نقل المقطع الحالي بعده ثم انقر على زر Move للنقل أو Copy للنسخ:

خاتمة

تعرّفنا في هذا الدرس على أنواع المحتوى الذي يمكن إضافته وحفظه على OneNote وتعلّمنا كيفية استخدام أداة Send to OneNote لاختصار الوقت وإضافة الملاحظات بشكل سريع. في الدرس القادم سنتعلّم كيفية التحكّم في طريقة عرض صفحات الملاحظات.

OneNote هو من تطبيقات حزمة أوفيس المُساء تقديرها بالرغم من فائدته وفعّاليته. فمع مجموعة واسعة من الأدوات المتنوّعة والخصائص الرائعة، يمكن أن يصبح OneNote خيارك الأفضل لتنظيم أمورك المهنية أو الشخصية وزيادة إنتاجيتك.

سنتعرّف في سلسلة من الدروس على تطبيق OneNote وكيفية استخدامه لتجميع مختلف أنواع المعلومات/الملاحظات في مكان واحد وتنظيمها.

ما هو OneNote ومن يمكنه استخدامه؟

OneNote هو عبارة عن دفتر ملاحظات افتراضي يُستخدم لتجميع الملاحظات، حفظها، تنظيمها، ومشاركتها. إذ يمكن تخزين مختلف أنواع الملاحظات، مثل النصوص، الصور، الملاحظات الصوتية أو المرئية. كما يمكن تضمين الكثير من الملفات والعناصر كملاحظات مثل مستندات وورد، مصنفات اكسل، الروابط التشعبية، لقطات الشاشة وغيرها. وجميع هذه العناصر تكون قابلة للبحث والتنظيم.

تطبيق OneNote غير موجّه لفئة معيّنة من المستخدمين دون غيرها. ومن السهل جدًا استخدامه من قبل الجميع لحفظ الملاحظات. فإذا كنت طالبًا يمكنك استخدامه لتدوين ملاحظات الدروس كنصوص أو تسجيل المحاضرات كملف صوتي أو فيديو. أما إذا كنت مهنيًا، فيمكنك تدوين كل ما تريد تذكره فيما يتعلّق بالعمل، كملاحظات الاجتماعات، الأفكار الخاصة بمشاريعك، ملاحظات مكالماتك مع العملاء وغيرها. كما يمكنك استخدامه للأغراض الشخصية، كالتخطيط لرحلاتك، حفظ الإيصالات والفواتير، حفظ قوائم المهام اليومية أو قوائم التسوّق...إلخ.

حان الوقت لتوديع القصاصات الورقية واستخدام الأداة الأكثر تنظيمًا وفعّالية.

لنتعرّف على واجهة OneNote

قد لا تعثر على أيقونة اختصار للبرنامج على سطح المكتب مباشرة، لذا قم بإدخال "OneNote" في حقل البحث للنظام ثم انقر على أيقونة البرنامج لفتحه:

واجهة البرنامج غير معقّدة، وعلى الأرجح ستلاحظ الكثير من التشابه بينها وبين واجهات تطبيقات أوفيس الأخرى.

في الجزء العلوي يوجد شريط أدوات الوصول السريع الذي يمكن تخصيصه بإضافة بعض الأدوات المألوفة مثل Undo وRedo، أو الأدوات الخاصة ببرنامج OneNote مثل Back، Forward وغيرها.

يليه شريط الأدوات الرئيسي، والوضع الافتراضي له هو إخفاء الأدوات المندرجة تحت كل تبويب. يمكن إظهار أدوات التبويب بالنقر عليه مرّة واحدة، ولإخفائها من جديد ننقر على أيّة منطقة في دفتر الملاحظات خارج منطقة التبويب:

أمّا إذا رغبت في إظهار أدوات التبويبات بشكل دائم، فانقر على أحد التبويبات بشكل مزدوج لتثبيته. يمكنك أيضًا التحكّم في خيارات إظهار/إخفاء التبويبات من خيارات عرض شريط الأدوات في الشريط العلوي:

تلي منطقة التبويبات منطقة دفاتر الملاحظات التي تتكوّن من:

1. دفتر الملاحظات Notebook الذي يمثّل الجزء الرئيسي، ويمكن أن يشتمل على مقطع واحد أو أكثر.
2. المقاطع Sections التي تستخدم لتقسيم دفتر الملاحظات، ويمكن أن تضم صفحة ملاحظات واحدة أو أكثر.
3. الصفحات Pages التي تضم الملاحظات.
4. الصفحات الفرعية Subpages كجزء من الصفحات الرئيسية.
5. الملاحظات التي تمثّل المحتوى.

كيفية إنشاء دفتر ملاحظات

لإنشاء دفتر ملاحظات جديد اذهب انقر على File> New:

حدّد المكان الذي تريد حفظ دفتر الملاحظات عليه، والخيارات المتوفّرة هي:

• OneDrive: خدمة التخزين السحابي من ميكروسوفت. عند حفظ دفتر الملاحظات عليها سيكون بإمكانك مزامنته والوصول إليه من مختلف الأجهزة طالما لديك اتصال بالإنترنت. كما ستتمكّن من مشاركته مع الآخرين لعرضه وتحريره أيضًا.
• Computer: لحفظه محليًا على جهاز الحاسوب الخاص بك.
• Add a Place: لحفظه على حساب Office 365 SharePoint أو على حساب OneDrive آخر إذا كان لديك أكثر من حساب.

لحفظ دفتر الملاحظات على جهاز الحاسوب، انقر على الخيار Computer ثم أدخل الاسم المرغوب في حقل Notebook Name وانقر على زر Create Notebook:

بشكل افتراضي، سيُحفظ دفتر الملاحظات في مجلد ضمن مجلد المستندات Documents الرئيسي على جهازك. لكن بإمكانك اختيار مجلد مختلف لحفظه بالنقر على رابط Create in a different folder ومن ثم تحديد المجلد المرغوب.

الطريقة الثانية لإنشاء دفتر ملاحظات جديد تتم بالنقر على القائمة المنسدلة في منطقة دفاتر الملاحظات ثم على الخيار Add Notebook:

سيتم توجيهك إلى منطقة Backstage ويمكنك اتباع نفس الخطوات السابقة لحفظ دفتر الملاحظات الجديد.

ملاحظة: عندما تقوم بإنشاء دفتر ملاحظات جديد أو تجري أي تغيير على OneNote، لا داعي للضغط على مفتاحي Ctrl+ S لحفظ التغييرات، إذ يقوم OneNote بالحفظ والمزامنة بشكل تلقائي. وهذا ما يفسّر عدم وجود الخيارات Save أو Save As في منطقة Backstage.

كيفية إنشاء المقاطع، الصفحات، والصفحات الفرعية

المقاطع، الصفحات، والصفحات الفرعية هي وسيلة مفيدة جدًا لتنظيم ملاحظاتك داخل دفتر الملاحظات الواحد على OneNote. على سبيل المثال، إذا كان لديك دفتر ملاحظات لمشاريع 2016، بإمكانك إنشاء قسم لكل مشروع، ثم إنشاء صفحة لحفظ الملاحظات لكل مرحلة رئيسية من مراحل المشروع وإنشاء صفحات فرعية للمراحل الفرعية إن وجدت.

لإنشاء مقطع جديد انقر على زر + في الجزء العلوي من منطقة دفتر الملاحظات:

سيتم تفعيل منطقة الاسم للمقطع، أدخل اسمًا مناسبًا ثم اضغط على مفتاح Enter. وستلاحظ أيضًا إنشاء صفحة جديدة فارغة تلقائيًا.

ولإنشاء صفحة جديدة ضمن المقطع، انقر على Add Page:

سيتم أيضًا وبشكل تلقائي تفعيل ترويسة الصفحة لتسميتها، كما ستتم إضافة وقت وتاريخ إنشاء الصفحة. قم بإدخال اسمًا مناسبًا ثم اضغط على مفتاح Enter:

سيتم تغيير الاسم في منطقة الترويسة وفي قائمة الصفحات أيضًا.

بإمكانك أيضًا إنشاء صفحة جديدة قبل أو بعد الصفحة الحالية بالنقر على زر + الذي يظهر عند تمرير مؤشر الفأرة فوق اسم الصفحة:

أما إنشاء الصفحات الفرعية فيبدأ بإنشاء صفحة رئيسية بشكل اعتيادي، ثم النقر عليها بزر الفأرة الأيمن واختيار Make Subpage لتحويلها إلى صفحة فرعية:

ويمكن أيضًا تحويل الصفحة الفرعية إلى صفحة رئيسية بالنقر عليها بزر الفأرة الأيمن واختيار Promote Page:

إذا تضمّنت الصفحة الرئيسية صفحة فرعية واحدة أو أكثر سيظهر سهم إظهار/إخفاء الصفحات الفرعية بجانب اسم الصفحة الرئيسية. ويمكنك الاستفادة من هذا الخيار إذا كانت لديك الكثير من الصفحات والصفحات الفرعية، فهذا سيجعل استعراض وتصفح محتويات المقطع أكثر سهولة:

يمكن التنقّل بين الصفحات باستخدام أمر Back للذهاب إلى الصفحة السابقة أو الأمر Forward للذهاب إلى الصفحة التالية. وتوجد هذه الأوامر في شريط أدوات الوصول السريع:

وينطبق الشيء نفسه على التنقّل بين المقاطع أو الصفحات الفرعية. كل ما عليك فعله هو تحديد أحد المقاطع/الصفحات الفرعية ثم النقر على أمر Back أو Forward.

Quote

إذا كانت أزرار الأوامر Back وForward غير ظاهرة على شريط أدوات الوصول السريع، انقر على السهم الصغير ثم قم بتأشير الأمر الذي تريد إظهاره من القائمة المنسدلة:

خاتمة

لقد تعرّفنا على برنامج تدوين الملاحظات OneNote وهيكليته، وتعلّمنا كيفية إنشاء دفاتر الملاحظات، المقاطع، الصفحات، والصفحات الفرعية لتنظيم الملاحظات فيه. في الدرس القادم سنتعرّف على أنواع الملاحظات التي يمكن حفظها على OneNote وعلى كيفية إدراجها.