عندما يرتبط الموظف بالشركة، فهو يذهب إلى أبعد من مجرد العمل المنوط به. الموظف من هذا النمط يكون أكثر إنتاجية لمنظمتك، مما يقود إلى أرباح أعلى.

لسوء الحظ، فإن العديد من المدراء غير مقتنعين بأن كسب ولاء الموظفين يستحق الاستثمار فيه.

في ما يلي 12 سببًا يُبيّن لما يستحق ولاء الموظفين أن نستثمر فيه.

تتفوق الشركات التي يرتبط بها موظفوها في أداءها

اقتباس

الشركات التي يتميز موظفوها بولاءهم لها، تفوق في أداءها تلك المفتقدة لذاك الولاء بنسبة 202%

الإحصائية واضحة جدًا، الموظفون المرتبطون بشركاتهم هم الأكثر سعادة ويملأهم الحماس للعمل بجدّ لصالحك. إذا كان جميع (أو معظم) موظفيك مرتبطين بشركتك، ففكر في آفاق الابتكار وأواصر التعاون.

هناك كتاب يجب على جميع المدراء قراءته وهو Make More Money By Making Your Employees Happy (اكسب المال بإسعاد موظفيك)، حيث يحوي على مئات الأمثلة لشركات حققت نجاحًا كبيرًا بسبب تعاملها الجيد مع موظفيها.

الاستماع للآراء بشكل دوري

اقتباس

تواجه الشركات التي تستمع لتعليقات موظفيها بشكل دوري معدلات "تبدل موظفين" بنسبة 14.9% أقل من الشركات التي لا تهتم لها.

الأمر الرئيسي الذي تشير إليه هذه الإحصائية هو أن الاستماع لآراء الموظفين بشكل دوري يقدم الوضوح لهم. الجزء المهم في تلك الجملة هي "بشكل دوري"، ليس عليك الانتظار حتى نهاية العام أو الشهر لسماع تعليقات الموظف.

والأهمية تكمن في أن الموظف سيتمكن في امتلاك رؤية واضحة لما يفعله، وبالتالي سيكون قادرًا على تحسين أدائه باستمرار. ما لا ترغب به هو موظف يشكّ في قدراته الخاصة، فهذا يسبب الكثير من الإجهاد غير الضروري، والذي سيؤدي بدوره إلى استقالة الموظف لعدم شعوره بالراحة.

ولاء مرتفع = غياب أقل

اقتباس

ولاء الموظف المرتفع يقود إلى انخفاض معدّل الغيابات بنسبة 37%

هناك قسمان لهذه الإحصائية: القسم الأول هو التغيب الاختياري والقسم الثاني هو التغيب القسري.

العديد من الأشخاص حين لا يولون الشركة ولاءهم يغدون غير راضيين في نهاية المطاف، وحينها سيلجؤون لأخذ عُطل وإجازات مرضية كلما تسنّى لهم ذلك. فهم فقط لا يريدون أن يتواجدوا في شركتك. وربما يدّعون المرض أو يختلقون الأعذار كي يبتعدوا عنها. وأنت لا تريد ذلك قطعًا.

الغياب القسري هو الأكثر شيوعًا، والأكثر خطورة، وللأسف لا أحد يتحدث عنه.

الإجهاد الذي تسببه كراهية عملك، وكراهية مديرك، ستؤدي في النهاية إلى مشاكل نفسية خطيرة.

لا تتجاهل موظفيك

اقتباس

ينحدر ولاء الموظفين بنسبة 2% لدى الإدارات التي تتجاهل موظفيها.

هذه الإحصائية مذهلة للغاية، ومرتبطة بشكلٍ كبير بأهمية الاستماع إلى آراء موظفيك بشكل دوري كما ذكرنا منذ قليل.

يحتاج الموظفون للشعور بالانتماء وبأنك تهتم بأمرهم حقًا. بينما يُعد الشعور بالوحدة والعزلة ضمانة أكيدة لانخفاض ولاء موظفيك بشكل كبير.

ووجدت إحدى الدراسات أن التجاهل أسوء من التعرض للمضايقات أثناء العمل.

من المهم أن تبذل قصارى جهدك ليشعر الجميع بأنهم جزء من الفريق، وحاول تعزيز تلك العلاقات. إذا كان باستطاعتك، فقم بأنشطة بنّاءة للفريق لتجعل الجميع يشعر بأنه جزء من الكلّ، وبهذا ستحصل على فريق عمل مترابط.

يأخذ الموظفون المرتبطون بشركاتهم إجازات مرضية أقل

اقتباس

يأخذ الموظفون المرتبطون بشركاتهم إجازات مرضية أقل سنويًا (بنسبة 2.69 قياسًا بـ 6.19 عند الآخرين)

هذا يعود بنا إلى مفهوم الغياب الاختياري والقصري الذي ذكرناه في نقطة سابقة، فالموظفين المرتبطين بشركتك لن يكتفوا فقط بالعمل بجدٍ أكبر، بل لفتراتٍ أطول.

و إن لم يكونوا مرضى، فسيستغلون إجازة نهاية الأسبوع في أداء بعض الأعمال الصغيرة لشركتك، فقط إن كانوا مهتمين/متحمسين لها.

يكلّف تغيب الموظفين إجمالًا الكثير من المال بسبب الإنتاجية المفقودة، لذلك فمن مصلحتك القصوى استثمار الموارد اللازمة في كسب ولاء الموظفين.

الولاء المرتفع يؤدي لإيرادات أعلى

اقتباس

زيادة استثمار الشركة في بناء ولاء موظفيها بنسبة (10%) يعود عليها بأرباح سنوية تقدّر بـ2400$ عن كل موظف.

في حين أنه من المهم الاستثمار في بناء ولاء الموظفين، إلا أنه لا يُشترط دفع مبالغ كبيرة في ذلك. فمع بذل الحد الأدنى من الجهد، سيكون موظفوك سعداء ومرتبطين بشركتك. السر يكمن في استمرارية ذاك الجهد.

وببعض الحساب السريع، تخيّل كيف يمكن لاستثمار بسيط لكسب ولاء الموظفين أن يزيد الأرباح لشركة يعمل فيها 200 موظف.

الموظفون المرتبطون بالشركة يساهمون في الاحتفاظ بالعملاء

اقتباس

ترتفع معدلات الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 18% عندما يكون الموظفون ذوي ولاء عالٍ للشركة.

هذا بالضبط ما تقوم عليه "سلسة خدمة-ربح service-profit chain".

إن كنتم تصادفون هذا المصطلح لأول مرة، فاسمحوا ليّ بأن أشرحه لكم.

سلسلة الخدمات "خدمة-ربح" هي سلسلة تشرح كيف يمكن لتعاملك الجيد مع موظفيك أن يقود إلى الكسب من العملاء.

إذا شعر موظفوك بالسعادة، سيوفرون خدمة أفضل للعملاء، الأمر الذي سيعكس زيادة ولاء العملاء، مما سيؤدي إلى زيادة الأرباح.

عليك إدراك أن عملائك لن يكونوا سعداء ما لم يكن موظفوك كذلك.

الأمر بأكمله مرتبط بالمدراء

اقتباس

تزداد احتمالية أن يرتبط الموظفين بالشركة بنسبة 59% عندما يكون مدرائهم مرتبطين بها.

وفقًا لبحث أجرته Gallup، يمثل المدراء 70٪ من أسباب الاختلاف في ولاء الموظفين. وهذا يعني أن المدراء هم حقًا المفتاح لضمان ولاء الموظفين.

إذا كنت تنوي التركيز على مجال واحد لتطويره، فيُحبذ أن يكون تركيزك على التدريب والتطوير لجميع المدراء في الشركة.

وهذا هو أفضل شيء يمكنك القيام به لزيادة ولاء فريق العمل لديك.

تقل عملات السرقة لدى الموظفين المرتبطين بالشركة

اقتباس

تقل السرقات الداخلية بنسبة 28% في الشركات التي يرتبط بها موظفوها ارتباطًا كبيرًا

للأسف، فالسرقة الداخلية مشكلة حقيقية، ولكن حين يرتبط موظفك بالشركة فلن يسرقوا منك.

فهم يهتمون لأمرها حقًا، ويشعرون كما لو كانوا جزءًا منها. وكأنها ملكٌ لهم، وبذا فلا تخشى أن يسرقوك.

يمكن لكسبك ولاء موظفيك أن يوفر عليك الكثير من المال (والصداع).

لن يُمانعوا العمل لوقتٍ متأخر

اقتباس

عند تراكم العمل، يُبدي الموظفون المرتبطون بشركاتهم استعدادًا للبقاء حتى وقتٍ متأخر في الشركة لإنجازه بما يُعادل 2.5 مرة من باقي الموظفين.

ما نفهمه من هذه الإحصائية أن بقائهم لوقتٍ متأخر في العمل هو بمحض إرادتهم.

فهم لا يُمانعون إطلاقًا من البقاء قليلًا إذا كان هناك ما يحتاجون لإنهائه أو إذا كانوا يتمتعون بعملهم.

عندما يكون الموظف متحمسًا لعمله، فهو لا يتحقق من الساعة أصلًا، لذا فالمسألة ليست حتى "البقاء لوقتٍ متأخر". فهم بالفعل لا يلقون بالًا للوقت.

من جانبٍ آخر، حين لا تكون مرتبطًا بشركتك، فستدقق في الساعة، إلى أن تحين اللحظة السعيدة: موعد الانصراف.

كل ما يريده الموظف هو أن يكون سعيًدا

اقتباس

يُبدي 36% من الموظفين استعدادهم التام للتخلي عن 5000$ من مرتباتهم سنويًا في سبيل الحصول على عمل يشعرون بالسعادة فيه.

المال لا يجلب السعادة. وبالطبع، هناك دراسة شهيرة جدًا عن كيفية بلوغ السعادة ذروتها براتب يصل لـ 70 ألف دولار.

ما يريده الناس حقًا هو التمتع بحياتهم. فحتى لو كنت تحصل على 10000$ إضافية ضمن راتبك، وكنت غير سعيد وتكره عملك، فالأمر لا يستحق كل هذا العناء.

بدلًا من تبديل المال لحل هذه المشكلة، على المدراء أن يُنشئوا بيئة يمكن للموظفين فيها أن يُخرجوا أفضل ما فيهم.

ارتفاع في الولاء = ارتفاع معدل الاحتفاظ بالعملاء

اقتباس

المنظمات التي يرتبط بها أكثر من 50% من موظفيها، تتمكن من الاحتفاظ بأكثر من 80% من عملائها.

كما هو معلوم للجميع، فإرضاء العملاء الحاليين أسهل بكثير من الحصول على عميل جديد.

في عالم شبكات التواصل الاجتماعي والمراجعات الرقمية، فالتوصية الشفهية أفضل أدواتك التسويقية.

يقدم الموظفون السعداء خدمة عظيمة لعملائك، وهو ما سيدفعهم للعودة إليك مجددًا، وسيخبرون أصدقائهم عن مدى روعة خدمتك، مما سيجلب لك المزيد من العملاء.

ابذل كل ما في وسعك ليكون موظفوك سعداء ولديهم كل ما يحتاجون إليه لأداء عمل جيد. كيف تقوم بذلك؟ اسألهم عمّا يحتاجون إليه!

هل ترى أن بناء ولاء الموظفين يستحق أن نستثمر فيه؟

يسعدني أن أسمع آرائكم حول الموضوع في التعليقات.

ترجمة -وبتصرّف- لمقال Why Employee Engagement Is Worth Investing In لصاحبه Jacob Shriar

اقتباس

نحن ندفع الانطوائيين للتصرف كالمنفتحين، بدلًا من حثهم على إظهار أفضل ما لديهم.

سوزان كين، مؤلفة كتاب (الهدوء: قوة الانطوائيين في عالم لا يتوقف عن الكلام)

ينتشر في عالم الشركات مفهوم خاطئ مفاده أنه يجب عليك أن تكون صاخبًا وقويًا وحازمًا و أن تعمل على إبراز نفسك -ولو على حساب غيرك- لتحصل على ما تريد.

ولكن في الواقع، غالبًا ما يكون الموظفون الهادئون أكثر نجاحًا ويُنظر لهم كقادة أفضل.

وإليك الأسباب.

1. الانطوائيون يستمعون بشكل أفضل

يتقن الانطوائيون الاستماع بطبيعتهم، وهو أمر رائع عندما تكون قائدًا لفريق.

من ناحية أخرى، يميل القادة المنفتحون إلى التحدث أكثر دون مراعاة حقيقية لآراء الموظفين. هم أفضل عامةً في أنظمة السيطرة والمراقبة الإدارية، في حين أن الانطوائيين أكثر شموليةً.

2. الانطوائيون هم الأكثر تواضعًا

أفضل الممارسات القيادية هي التي تُعرف باسم "القيادة الخدمية"، والتي تقتضي منك وضع موظفيك في قمة الأولويات، والعمل على خدمتهم.

وفقًا لبحث حول "القيادة الخدمية"، وُجد أن الصفات المرتبطة بالقائد الخدوم، مثل التواضع، موجودة أكثر لدى الانطوائيين.

3. الانطوائيون هم الأكثر إبداعًا

يميل الموظفون الانطوائيون لأن يكونوا تأمليين بشكلٍ كبير، ولذا فهم يأخذون وقتهم لتحليل ما يجري. هذا التفكير يجعلك أكثر إبداعًا ويساعدك على اتخاذ قرارات أكثر حنكةً.

بينما يميل المنفتحون، من ناحية أخرى، لأن يكونوا أكثر حزمًا عندما يتعلق الأمر بصنع القرار.

4. يشكّل الانطوائيون علاقاتٍ أكثر حميمية

يُفضّل الانطوائيون بناء علاقات أعمق، شخصية أكثر، وهو أمر مهم لكسب ودّ الموظفين.

وتزيد احتمالية أن يكونوا الأشخاص الأكثر قدرةً على معرفة أعضاء فريقهم على المستوى الشخصي، مما يُشعر الموظفين بأنهم أكثر ارتباطًا بمديرهم.

بينما يميل المنفتحون لتشكيل علاقات أكثر، إنما أقل فعاليّة.

5. الانطوائيون هم أكثر تعمّقًا في ذواتهم

إدراك الذات هو أحد أهم الخصائل التي عليك امتلاكها كمدير يتمتع بالذكاء العاطفي.

يتيح الوعي الذاتي للانطوائيين إمكانية للاستماع باهتمام، وفهم النماذج الاجتماعية، واستيعاب المعلومات، ورؤية الصورة الكبيرة. كما أنهم يفضلون الخلوة لاستيعاب كل ما سبق.

إذا لم تكن قد شاهدته بالفعل، فالحديث الذي قدّمته سوزان كين عن قوة الانطوائية على مسرح TED يستحق المشاهدة بالتأكيد:

باعتباري واحدًا من الانطوائيين، فكثيرًا ما تساءلت عمّا إن كان يُنظر إليّ كما لو كنت لست جيدًا كما أنا في الواقع.

فإذا كنت هادئًا قليلًا في اجتماع، هل هذا يعني أنني في مزاج سيء؟ هل يعني أنني لست مهتمًا؟ بالطبع لا.

هناك أوقات عندما أتواجد في اجتماع أدرك أن الأشخاص من حولي يظنون أنني ربما قد فقدت التركيز أو شردت، ولكن هذا ببساطة ليس صحيحًا.

أنا فقط أقوم باستيعاب المعلومات.

يعمل كلٌ من المنفتحين والانطوائيين بشكل مختلف، وربما يفوّت المدراء فرصة عظيمة من خلال عدم محاولة فهمهم للانطوائيين ومواءمة الطريقة التي سيديرونهم بها. وهو أمر مهم ليس فقط لنجاح شركتك، ولكنه مهم أيضًا لمصلحة موظفيك وثقافة شركتك.

نصائح في إدارة الأشخاص الانطوائيين

كمدير، يتوجب عليك تعلّم كيفية التعامل مع أنواع الشخصيات المتعددة وضبط أسلوب إدارتك وفقًا لتلك الشخصيات.

إليك بعض الأفكار لمساعدتك في إدارة موظفيك الانطوائيين بشكل أفضل.

1. لا تفترض

أفضل نصيحة يمكنني إسداؤها حتى الآن هي عدم افتراض أي شيء.

كما ذكرت آنفًا، ربما تجدهم هادئين في الاجتماعات أو على مكاتبهم، ولكن لا تفترض أنهم في مزاج سيء أو بأنهم سارحون.

فربما يقومون باستيعاب بعض المعلومات التي عرضت عليهم للتوّ أو يفكرون في شيء ما، ولكنهم قد يكونون أحد أكثر أعضاء فريقك اهتمامًا فيه.

2. لا تظهر فجأة في مكتبهم

فالغالب أنهم يفضلون التواصل عن طريق البريد الإلكتروني أو الدردشة، لذلك يتوجب عليك احترام ذلك.

إذا كنت تباغتهم في مكتبهم أو تفاجئهم بزيارتك، فستجد أنهم -على الأرجح- عاجزون عن منحك إجابة جيدة. نظرًا لحاجتهم إلى وقت للتركيز والتفكير في ما يريدون قوله.

احترم ذلك، وامنحهم المكان/الوقت الذي يحتاجونه.

3. اعقد اجتماعات فردية

ثق بيّ عندما أخبرك بأن عليك اللجوء للاجتماعات الفردية إن كنت تريد الحصول على أفضل ردود فعل من موظفيك الانطوائيين. لأنهم سيكونون أكثر ارتياحًا في ذاك الجو الهادئ.

وسيغدو أمرًا رائعًا إن كان في استطاعتك أن تُرسل لهم أجندة يومٍ كامل فتتيح لهم بذلك بعض الوقت ليستجمعوا أفكارهم.

4. اسألهم عن رأيهم في اليوم التالي

إذا كان هناك اجتماع، مناقشة، أو أي شيء تريد أخذ رأيهم فيه، فيُحبذ أن تنتظر لبعض الوقت قبل أن تطلب منهم أفكارهم. ومرة أخرى، هم يحتاجون بعض الوقت لاستيعاب، وفهم، وصياغة ردود مفيدة.

ليس من الضرورة أن يكون ذاك في اليوم التالي، ولكن امنحهم الوقت للتفكير والعودة إليك مع أفكارهم التي وجدوها.

من الجيد أيضًا أن تطلب رأيهم باستخدام وسيلة التواصل المفضلة لديهم. على سبيل المثال، يمكنك الانتظار لمدة ساعة أو ساعتين وإرسال رسالة بريد إلكتروني أو عبر الدردشة وسؤالهم عن رأيهم.

5. أعطهم بيئة هادئة

من البديهي أن يرغب الأشخاص الانطوائيون في العمل ضمن بيئات هادئة.

ابذل قصارى جهدك في خلق بيئة هادئة بحيث يستطيعون تقديم أفضل ما لديهم. إذا كان مكان العمل صاخبًا للغاية وليس هناك طريقة فعّالة لمنحهم الهدوء الذي يحتاجون إليه، فأنصحك بالسماح لهم بالعمل من المنزل ليومٍ أو اثنين في الأسبوع.

6. لا تتجاهلهم

في حين يسهل ألّا يلاحظ أحد الموظف الانطوائي أو الهادئ، فلا بد أن تبذل جهدك لتلاحظ وجودهم.

وماذا عن قيام الشركات بتعيين الموظفين ليجدوها قد وضعت كلمة مثل "منفتحين" في الوصف الوظيفي؟ أنت لا تريد أن تضيّع مثل هؤلاء الناس.

تذكر فقط أن Bill Gates - Albert Einstein - Warren Buffett - Steve Wozniak - Michael Jordan كانوا أشخاصًا انطوائيين.

7. كن مراعيًا لهم

أعظم سبب يدعوني للتأكيد على أهمية بناء الذكاء العاطفي هو أنه يساعدك على التعامل بشكل أفضل مع جميع أنماط الموظفين.

ما يجب عليك إدراكه حول الموظفين المنطويّن هو أنه قد يُنظر إليهم كخجولين وغير سعداء وغير واقعيين …إلخ، ولكن عليك أن تكون مرعيًا و مقدّرًا لهم.

هم أذكياء ويمتلكون أفكارًا عظيمةً، فقط امنحهم فرصة.

ترجمة -وبتصرّف- لمقال How To Manage Introverted Employees لصاحبه Jacob Shriar

لا تتعلق ثقافة الشركة بامتلاك مكتب فخم بل بامتلاك فريق عمل متعاون، ومُنتج، ويسعى جميع أفراده لذات الهدف.

يُفضّل العديد من الموظفين العمل عن بعد للاستمتاع بحياتهم والحصول على مزيد من الحرية.

أصبح من السهل على الأشخاص، مع تطور التكنولوجيا، أن يختاروا المكان والزمان الذي يودّون العمل فيهما مع الاحتفاظ بمستوى إنتاجية رفيع المستوى.

ورد في كتاب (العمل عن بُعد: المكتب ليس ضروريًا - Remote: Office Not Required):

اقتباس

"إن النقلة الكبيرة فيما يخصّ القوى العاملة الموزعة تمثّلت بالانتقال من التعاون المتزامن إلى التعاون غير المتزامن. لم يقتصر الأمر على أننا لم نعد مُضطرين للتواجد في نفس المكان للعمل معًا، بل ليس علينا العمل في ذات الوقت أيضًا".

محاسن ومساوئ العمل عن بعد

إتاحة العمل عن بعد ليس حلًا مثاليًا، ولكن له العديد من الإيجابيات، مثل:

1. توازن أسهل بين العمل والحياة

يمنح العمل عن بعد موظفيك شعورًا بالحرية والذي يتيح لهم أن يكون لديهم حياة خارج إطار العمل. يمكن لهم تنظيم يومهم للاعتناء بعائلاتهم، والمواعيد، وغيرها من الأشياء الشخصية.

حيث لا يساعد الوقت الذي يستغرقه التنقل بالمواصلات (والتوتر الذي يسببه الأخير) الموظفين في التمتع بتوازن جيد بين العمل والحياة.

2. يعمل الموظفون عن بعد لساعات أكثر

في واحدة من التجارب التي أجراها باحثون في جامعة ستانفورد، سجّل الأشخاص الذين عملوا من المنزل ساعات أكثر من ساعات عمل العاملين في المكتب ضمن دوامهم الرسمي، وحصلوا على أيام مرضيّة أقل، مما يعني أنهم تمكنوا من تسجيل ساعات أكثر بشكلٍ عام.

وعلى نفس المنوال، وجدت الأبحاث التي أجرتها مؤسسة Gallup أن الموظفين عن بعد يسجلون ما يُقارب أربع ساعات إضافية في الأسبوع زيادة عن نظرائهم في المكاتب.

3. الموظفون عن بعد هم الأكثر إنتاجية

لا يسجّل الموظفون عن بعد ساعات عملٍ أكثر فحسب، بل عادةً ما يكونون أكثر إنتاجية نظرًا لعملهم في بيئات عمل أكثر هدوءًا.

ولأنهم قادرون على تحقيق التوازن في حياتهم بشكل أفضل، وعادة ما يكونون أقل توترًا، لذا فهم قلّما ما يعانون من الإرهاق، وهذا يعني أنهم قادرون على الحفاظ على إنتاجيتهم لفترة أطول.

4. يمتلك الموظفون عن بعد معدل دوران أقل

في تجربة جامعة ستانفورد آنفة الذكر، وُجد أيضًا أن معدل الدوران (Turnover) للعاملين من المنزل انخفض بنسبة 50٪ تقريبًا مقارنةً مع باقي مجموعة المقارنة.

حين تقف وتفكر فيما سبق، فستجد أن الإحصائية مثيرة بشكل لا يصدق.

وفي حين يبدو كل ما سبق أمرًا مدهشًا، إلا أنه ليس مثاليًا. فللسماح للموظفين بالعمل من المنزل بعض السلبيات، مثل:

1. يجب أن يتمتع الموظفون عن بعد بالتنظيم بشكل كبير

يسهل للغاية وجود التشتيت أو المقاطعات عند العمل عن بعد (بسبب شبكتيّ Netflix و Chiller مثلًا!). ولا يملك العديد من الأشخاص التركيز أو التنظيم اللازمين ليكونوا موظفين عن بعد مميزين.

ولذا يقع على عاتقك، كمدير، التأكد من أن لدى الموظف عن بعد كل ما يحتاج لأداء عمله بشكلٍ جيد.

2. يغدو بناء الثقافة أصعب

بلا شك، ما زالت هناك إمكانية كبيرة لبناء ثقافة جيدة بين الموظفين عن بعد، إنما ستكون أصعب بكثير مما هي عليه في المكاتب على أرض الواقع.

بطبيعة الحال، كلما طال الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق مع بعضهم البعض، كلما انسجموا أكثر وتوطدت ثقافة الشركة بشكلٍ أكبر.

نعم، يمكنك مع أدوات مثل Slack إبقاء التواصل بين الجميع وخلق شعور بالهدف المشترك، ولكن بالتأكيد سيحتاج ذلك للكثير من العمل والالتزام.

3. يغدو التواصل أصعب

تحتاج لضمّ أخصائيي تواصل، وحتى كتّاب مميزين ضمن فريقك. عند توظيف موظف يعمل عن بعد، لا بد أن تكون الكتابة -في رأيي- المهارة رقم واحد التي يتوجب عليك البحث عنها.

معظم التواصل لديك سيتمّ عن طريق الدردشة أو البريد الإلكتروني، لذا تحتاج لأشخاص قادرين على توضيح أفكارهم وفهم الأمور بسهولة.

تحتاج أيضًا لتواصل سهل وواضح لتكون على ثقة بأن أي شخص ينضم للمحادثة متأخرًا سيفهم ما يجري بالضبط.

حتى إن كنت تعتقد أن الإيجابيات تفوق السلبيات وكنت منفتحًا على فكرة وجود الموظفين عن بعد، حينها سيغدو السؤال، كيف يمكنك بناء ثقافة بين الموظفين عن بعد؟

نصائح لبناء ثقافة ضمن الفريق الذي يعمل عن بعد

النقطة المفصلية في بناء ثقافة ضمن فريق العاملين عن بعد هو التواصل باستمرار. تحتاج لبذل المزيد من الجهد لضمان أن يشعر الأشخاص بأنهم جزء من الفريق.

من المهم أيضًا أن تُدرك أن الامتيازات اللطيفة، والمكاتب الفخمة، والاحتفالات العفوية ليست أساسًا لثقافة مميزة.

لكن ما يبني ثقافة جيدة للشركة هي الأهداف الطموحة، والقيم الأساسية القوية، والكثير من الثقة والاحترام.

إليك بعض النصائح لمساعدتك في إشراك فريقك عن بعد.

1. السر يكمن في الثقة

السرّ في إنجاح العلاقة مع الموظفين عن بعد يكمن في الثقة بهم.

فإن لاحظت بأنهم "غير متصلين" لمدة ساعة أو ساعتين، ثم بدأت بالتساؤل إن كانوا فعلًا يقومون بأي عمل أم أنهم يمارسون ألعاب الفيديو فحسب، فهذا يعني حقيقة أنك لا تثق بهم.

إذا كنت قد وثقت بهم بما يكفي لتوظيفهم ودفع المال لهم، فسيتوجب عليك أن تثق بهم بما بكفي أيضًا بأنهم يؤدون عملهم.

الثقة طريق ذو اتجاهين. إذا تبين لهم أنك تثق بهم، فسيثقون بك ويعبّرون عن ذلك بالعمل الجادّ.

2. استثمر في الأدوات الصحيحة

تحتاج للتأكد من أن أعضاء الفريق مترابطين وقادرين على التعاون والعمل بكفاءة. كما سيكون لطيفًا إن كانوا قادرين أيضًا على الحصول على القليل من المرح.

أمثلة على الأدوات:

• Slack
• Skype
• Google Drive
• Trello
• IDoneThis
• Join.me

3. قابلهم بشكل شخصي

يجتمع العاملون في شركات مثل Buffer ضمن لقاءات شخصية (أشبه بالمؤتمرات) عدة مرات في السنة للتأكد أن باستطاعة جميع الموظفين عن بعد التواصل فيما بينهم.

وهذا يؤكد على أن بناء الفريق وارد الحدوث حتى لو لم يتواجد أعضائه على مقربة من بعضهم بعضًا باستمرار.

قد يبدو الأمر كما لو كان ذاك زيادة في التكاليف، لكنه يستحق كل هذا العناء للتأكد من أن كل شخص يحظى بفرصته.

4 . اعقد المزيد من الاجتماعات

يتوجب عليك التأكد من بقاء الجميع على إطلاع بالمستجدات، لذا تحتاج لعقد اجتماعات بشكل مستمر، ويُفضل أن تكون عبر الفيديو.

كما يتوجب عليك عقد لقاءات شخصية (وجهًا لوجه) مع موظفيك وبشكلٍ دوري، وسؤالهم عن كيف تسير حياتهم الشخصية.

كمُقترح، يمكنك عقد اجتماعات شخصية مرة واحدة أسبوعيًا، ثم الاجتماع بالفريق مرة واحدة كل أسبوعين.

5. إشراك فريقك أكثر

لا بد من أن تتمتع بالشفافية الكاملة مع فريقك وتعمل على إشراكه في أكبر عدد ممكن من القرارات.

يمكن للعمل عن بعد أن يجعلك تشعر بالوحدة، لذلك من المهم أن تبذل جهدًا أكبر في جعل موظفيك عن بعد يشعرون أنهم جزءٌ من الفريق.

هل لديك أي نصائح للعاملين عن بعد؟

إذا كان لديك أي نصائح أخرى لبناء ثقافة متمحورة حول فريق العمل عن بعد، فحبذّا لو تشاركنا بها في التعليقات أدناه!

ترجمة -وبتصرّف- لمقال Building Culture On Remote Teams لصاحبه Jacob Shriar

يعد تقدير الموظفين أحد الجوانب التي تُغفلها الإدارات إغفالًا كبيرًا وأحيانًا قد ينساها كبار القادة حتى. وبدون وجود استراتيجية جيدة لتقدير الموظفين، فإنهم سيشعرون بالتوتر وعدم التقدير.

في الواقع، فإن السبب الأول الذي بسببه يغادر معظم الأمريكيين وظائفهم هو أنهم لا يشعرون بالتقدير. ولابد أن آخر شيء ترغب به هو ارتفاع معدل دوران الموظفين لديك بسبب عدم تقدير الموظّف.

فيما يلي بعض الإحصاءات التي لا تصدق بشأن تقدير الموظف:

1. قدّر الموظفين

اقتباس

41٪ من الشركات التي تستخدم تقدير الموظفين لبعضهم بعضًا شهدت زيادات إيجابية في رضا العملاء.

الأمر بسيط للغاية، فكلّما شعر الموظف باندماجه وحماسه، كان أداؤ أفضل.

يمكنك أن تقوم بتعزيز أداء الموظفين بسهولة من خلال بذل المزيد من الجهد للتعرّف على الموظفين. يمكنك استخدام بعض عبارات التحفيز حتى لو كانت بسيطة فإن أثرها سيكون أفضل من مجرد أن تدرك بأن الموظف قام بأمر جيد ومن ثم تنسَ الأمر.

إن ذلك يساعدك بالتأكيد لقطع شوطًا كبيرًا مع الموظفين كما يسمح لك ولزملائك العمل بشكل أفضل.

2. الاستثمار في تقدير الموظف أمر لا بد منه

اقتباس

46% من كبار المدراء يرون بأن برامج التقدير هي عبارة عن استثمار وليست مجرد نفقات

هناك الكثير من القادة الذين سيخبرونكم بأن برامج تقدير الموظف هي استثمار متين للشركة. والسبب هو أنهم يدركون مدى فائدته على الشركة. على المدى القصير، فإن ذلك يعتبر بمثابة وسيلة جيّدة للبدء في جعل الموظفين سعداء ومتحفّزين داخل مكان عملهم. أما على المدى الطويل، فإنه من الممكن أن يكون أحد الأسباب التي تساعدك في الاحتفاظ بالموظف.

لذلك لا تدع الموظفين الجيدين يغادروا! ابدأ الاستثمار في منصّات تقدير الموظفين.

3. عمل برامج تقدير الموظفين، حتى عند التوظيف

اقتباس

14% من الشركات تشير إلى أن منظماتها تقدم برامج للتقدير بشكل منتظم عند التوظيف

أصبح التقدير أمرًا مهمًا بحيث يتم استخدامه عند توظيف الموظفين الجدد.

كما (أو لا) تعلم، كان لجيل الألفية كلّ الحماس في الآونة الأخيرة، حيث يقومون الآن بدخول عالم الشركات. إنهم جيل مميز من ناحية التوظيف، لأنهم ذو قيمة أكثر من المال.

إن التقدير والشعور بالانتماء يعتبران من العوامل المهمة التي لا غنى عنها، إن كنت تعمل على جذب الجيل القادم من الموهوبين.

4. توقف عن فقدان الموظفين

اقتباس

إن الشركات التي تتميز بوجود تقدير استراتيجي قد أعلنت أن معدل دوران الموظفين بالمتوسط أقل بنسبة 23% مقارنة مع الشركات التي تمتلك برنامجًا للتقدير

هذا صحيح. فعندما تخطط الشركات لتقدير موظفيها، يكون معدّل دوران الموظفين فيها أقل ومعدل بقاء الموظفين أعلى من أولئك الذين لا يمتلكون أي شكل من أشكال برامج التقدير.

إذا كانت شركتك تفقد الكثير من المواهب لديها، فالسبب ليس لأنهم لا يتمتعون بالاحترافية اللازمة، بل لأن الشركة لا تقوم بتوفير الجو الملائم للتطور.

5. ارفع أداء الموظف

اقتباس

إن تقدير المدراء لأداء الموظفين يزيد من اندماج أولئك الموظفين بنسبة 60% تقريبًا

إن القيادة تلعب دورًا رئيسيًا في التحفيز الذي يحصل عليه الموظفون. مع وجود القادة المناسبين في المكان المناسب، فإن الموظفين سيشعرون بالتقدير كلما تلقوا الاعتراف بذلك.

عندما يقدّر المدراء موظفيهم، فإن الموظفين يميلون لأداء عملهم بشكل أفضل. لا أدري ما الذي يؤدي لذلك تحديدًا، ولكني متأكدّ من أن هناك تأثير للتقدير لما يقوم به من خلق جو شبيه بالجو العائلي تقريبًا داخل المكتب.

أعتقد أن الفرق الوحيد بين القائد الجيد والقائد السيء هو أن القائد الجيد ليس قادرًا فقط على التعرّف إلى الموظفين وتقديرهم، بل هو قادر على جعلهم يشعرون بأنهم مرحّب بهم. في حين أن القائد السيء لا يستطيع القيام بذلك.

بعد هذا الحديث، هل ستفضّل العمل مع مدير سيء أم قائد عظيم؟

6. قم بتخفيض التوتر في العمل

اقتباس

أظهرت المنظمات التي تتمتع ببرامج تقدير نسبة 28% أقل من مستويات الإحباط موازنة مع الشركات التي لا تتمتع بذلك البرنامج

تحدثنا كثيرًا عن آثار التوتر في العمل وكيف يمكن أن يؤثّر سلبًا على الموظفين داخل مكان العمل.

ولكن هل يمكن أن يكون عدم تقدير بالموظفين أحد أكبر الأسباب التي تجعل الموظفين يشعرون بالتوتر في العمل؟

الأرقام لا تكذب حيث تقول بأن الشركات التي تستخدم برامج لتقدير الموظفين من الممكن أن يكون لديها مستويات إحباط أقل مقارنة مع الشركات التي لا تتمتع بتلك البرامج.

7. التقدير أفضل بين الزملاء

اقتباس

تقدير الزملاء لبعضهم البعض يزيد من احتمالية التأثير الإيجابي على النتائج المالية بنسبة 35% مقارنة مع تقدير المدير فقط

لا يمكن إجبار أحد على القيام بهذا النوع من التقدير، حيث يجب أن يحدث بشكل عفوي. إن تقدير الزملاء لبعضهم يعتبر أكثر فعاليّة، فهو طريقة جيدة للإحساس بالانتماء داخل مكان العمل.

كموظف، فإنك غالبًا ستشعر بحماس أكبر ليكون أولئك الأشخاص حولك يقدمون لك بعض الحب، حتى لو كانت المهمة التي ستقوم بها صغيرة.

احرص على قضاء بعض الوقت في تقدير شخص ما أو الثناء على جهوده في العمل.

8. قم بتأثير إيجابي داخل مكتبك

اقتباس

عندما تنفق شركة ما 1% أو أكثر من الرواتب على التقدير، فإنها ستلاحظ تأثيرًا إيجابيًا بنسبة 85% على مدى اندماج الموظفين

إن الشركات التي تنفق على موظفيها تدرك بأن عائد الاستثمار الهائل الذي سيعود عليها ناتج عما سيقوم به الموظفون وستكون مدينة لهم بذلك.

سواء كان ذلك ربحًا حقيقيًا أو خارجيًا، فإن الشخص سيشعر بشعور أفضل إن بذلت الشركة قصارى جهدها لتحسين بيئة العمل من أجلهم.

9. الشركات تعمل بشكل أفضل

اقتباس

في المنظمات التي يتم فيها تقدير الموظفين كأفراد أو كفرق ستكون نتائجها أعلى بنسبة 14% مقارنة مع المنظمات التي ينعدم فيها التقدير

الأمر بسيط، كلّما قمت بتقدير موظفيك بشكل أفضل سار عمل شركتك على نحو أفضل.

عندما يتم تقدير الفرق والأفراد، فإنهم سيشعرون بالقدرة على بذل المزيد من الجهد.

أود أن أذهب أبعد من ذلك، حيث يمكنك أن تضع الفرق ضمن مسابقات صغيرة لترى من الذي سيقوم بإنجاز العمل بشكل أكبر، وبالتالي فإنك تقوم بذلك بخلق مسابقة ممتعة، مع تقدير الفرق ذات الأداء الأفضل. لا يجب أن تكون تلك المسابقات متعلقة بالعمل، حاول فقط أن تضيف نوعًا من المرح إلى مختلف الأنشطة التي من شأنها تعزيز الروح المعنوية في مكتبك.

10. عمل أفضل

اقتباس

المنظمات التي تستخدم أساليب قوية لتقدير الموظفين لديها احتمال أكبر بمقدار 12 مرة للحصول على نتائج أفضل في عملها

لن أكذب حتى فأنا حقًا لا أعلم ما يعنيه هذا أو كيف يمكن قياسه. لكني سأفترض أن هذا صحيح. وغالبًا لأننا نرى هنا في officevibe كيف يتم العمل بشكل أفضل عندما نقوم بتقدير الموظفين.

إننا قادرون على ابتكار الكثير من المفاهيم العظيمة والأفكار الرائعة (الكثير الذي لم تره حتى الآن) حيث يحافظ موقعنا على تطوره.

ولا يسعني إلا أن أفترض أن هذه هي الطريقة التي ستجري بها الأمور عند قيامك بتقدير الموظفين على نطاق أوسع. ستكون تلك الشركات بمختلف الاختصاصات أكثر قدرة على الابتكار لأن موظفيها راضون عن عملهم.

11. دوران طوعي أقل

اقتباس

المنظمات التي تتمتع ببرامج تقدير فعّالة مقارنة مع المنظمات لديها نسبة 31% أقل من الدوران الطوعي مقارنة مع المنظمات التي لا تتمتع ببرامج تقدير

عندما يكون هناك برنامج فعّال لتقدير الموظفين، سيكون احتمال مغادرتهم للعمل أقل.

وفي النهاية فإن معظم الموظفين يفقدون كل الدوافع التي يجب أن تساعدهم على مواصلة العمل داخل مكتبهم بسبب عدم تقديرهم. ويمكن تجنّب الأمر بسهولة إن كانت الشركة تسعى لتطبيق خطة فعّالة لتقدير الموظفين.

على الرغم من عدم وجود مكان عمل مثالي، فإنه يمكن أن تتغير الأمور نحو الأفضل بالنسبة لجميع الموظفين. فالشركات التي تفكّر للمستقبل تقوم الآن بالتخلّص من جميع العواقب التي تعيق تقدير موظفيها. فبدون الموظفين لن تكون الشركات موجودة، وبدون وجود دافع الموظفين لا يمكن للشركات أن تتطوّر.

إذًا ابدأ بتطبيق ما تستطيع القيام به لخلق بيئة عمل أفضل داخل مكتبك. وتذكّر، عبارات المديح والتشجيع البسيطة ممكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.

ترجمة –بتصرّف- لمقال Facts You Didn’t Know About Employee Recognition لكاتبه Jeff Fermin

يجب عليك دائمًا أن تضع بحسبانك فكرة الاحتفاظ بموظفيك. فالسيناريو المثالي هو أن فريقك سيلتزم معك إلى الأبد، لتكوّن مجموعة قوية وموحّدة من الأشخاص الذين يعملون لتحقيق الهدف ذاته.

هناك العديد من الأمور المختلفة التي يمكنك القيام بها للاحتفاظ بموظفيك وسأحاول وضع قائمة شاملة بها، ولكن في النهاية فإن الأمر يتعلق بشكل أساسي بخلق بيئة يرغب الموظفين بالعمل بها. وبهذه الطريقة، لن يكون هناك سبب حقيقي ليغادروا.

إن الأمر تنافسي للغاية فهناك الكثير من الشركات التي تحاول جذب أفضل المواهب إليها، لذلك عليك أن تكون قادرًا على مواكبة تلك المنافسة.

إنني أدرك تمامًا أن المال والامتيازات الأخرى تعتبر محفّزات خارجية، ولكنها لا تقوم بجذب الموظفين على المدى الطويل، وعلى الرغم من ذلك تعدُّ على غاية من الأهمية.

الحقيقة هي أن الجمع بين المحفزات الخارجية والفعلية هو السر الحقيقي لدمج الموظفين في مكان العمل.

يجب أن تقوم بدفع راتب تنافسي للغاية، بالإضافة إلى أمور أخرى مثل التأمين الكامل وخطط المدخرات التقاعدية التي يجب أن تكون موحّدة.

إن بعض الأمور مثل التسلسل الهرمي المسطح نسبيًا والذي يسمح للموظفين بإبداء رأيهم وتقرير ما يرغبون بالعمل عليه، سيخلق جوًّا لا يحافظ فقط على الموظفين القدماء، بل سيجذب أيضًا موظفين جدد.

ليس لدي أي بيانات لدعم هذه الفكرة، ولكني أراهن أنك إن سألت بعض الشركات الكبرى عن كيفية توظيفها للمواهب المميزة، فإن جزءًا كبيرًا منهم سيعزو الأمر إلى إحالات الموظفين.

إن الأشخاص الأذكياء يستطيعون تمييز الأشخاص الأذكياء الآخرين، وإن كان لديك مكان رائع للعمل، فمن المنطقي أن يقوم الموظفين بتوصية أصدقائهم به.

دعونا نطّلع على بعض الطرق التي تساعدنا على الاحتفاظ بالموظفين.

1. تقديم عرض تنافسي

كما ذكرت، أحد أهم الأمور التي يجب القيام بها للاحتفاظ بالموظفين هي دفع سعر تنافسي.

لقد انتهى زمن الأيام التي يمكنك فيها دفع سعر أقل من سعر السوق، على أمل ألّا يدري الموظفين بما يجري هناك.

وبالإضافة إلى التواصل مع الآخرين في المجال نفسه، هناك الكثير من المواقع التي تقوم بعرض ما يجب على الموظفين أن يتقاضوه.

كصاحب عمل، يجب عليك استخدام تلك المواقع أيضًا (مثل بايسكال Payscale) لمعرفة ما يجب دفعه. إن كنت ذكيًا، فإنك ستدفع سعرًا أعلى بقليل من سعر السوق.

2. توفير فرص التطوّر

يتحدث دان دانك في كتابه عما يحفّز الأشخاص فعلًا وتلك المحفزّات هي: الاستقلالية، التفوّق، والهدف.

إن الحفاظ على دوافع الموظفين لديك يعد وسيلة رائعة للاحتفاظ بهم. سأتحدث عن تلك المحفزّات الثلاثة، ولكن هذه الفكرة التي ذكرتها الآن تفيدنا في موضوع التفوّق.

يرغب الموظفون بالحصول على شعور أفضل بشأن كل ما يقومون به، لذا فإنه من المهم أن تقترب أيضًا من ذلك الأمر بالطريقة المناسبة. لقد كتبت سابقًا عن مفهوم التدفق، ولكنه سيزيد حتمًا من إمكانية حصولك على نتائج أفضل.

إن أقصر تعريف للتدفق هو العثور على تلك البقعة الممتعة عندما تعمل على مهمة ليست صعبة للغاية.

يدعو دان بينك تلك المهمة بمهمة غولديلوكس.

إن لم يتم استخدام مهارات الموظف بشكل كامل، فإنه سيصاب بالملل وسيرغب في النهاية بمغادرة الشركة، صدّقني!

3. جعل الموظفين يشعرون وكأنهم يغيّرون العالم

إن المحفّز الآخر الذي يتحدث عنه دان بينك هو الهدف. يرغب الموظفون دائمًا بالشعور وكأنهم يقومون بأمور عظيمة.

وأفضل طريقة للقيام بذلك هي تغيير طريقة نظر الموظفين إلى عملهم.

في كتاب ما وراء الأداء: كيف تقوم المنظمات الكبرى ببناء ميزة تنافسية في النهاية يتحدثون عن كيفية منح الموظفين الشعور بالهدف والذي يؤدي إلى الوفاء بشكل أكبر للعمل بالإضافة إلى إنتاجيّة أكبر.

كصاحب عمل فإن أسهل طريقة للقيام بذلك هي أن تبدأ بتوضيح المهمة. ومن الأمثلة الجيدة على ذلك هي شركة ستاربكس:

مهمتنا**: الإلهام والاهتمام بمعنويات الإنسان - شخص واحد، كوب واحد وحي واحد في وقت واحد**.

4. السماح للموظفين ليقرروا ما يرغبون بالعمل عليه

إن الدافع الأخير الذي يتحدث عنه دان بينك هو الحكم الذاتي.

يجب أن يشعر الموظفون وكأن لديهم الحق بملكية ما يقومون به، الأمر الذي سيؤدي إلى جعلهم أكثر اندماجًا، كما سيشعرون بمزيد من المسؤولية تجاه عملهم.

إن السماح للموظفين بتحديد ما يرغبون العمل عليه يظهر قدرًا كبيرًا من الاحترام، وسيقدّر الموظفين ذلك.

5. إجراء مقابلة البقاء

وغالبًا ما يتم تجاهل هذا الأمر، ولكنه في الحقيقة فكرة ذكية. أولًا، اسمحوا لي أن أشرح ما هي مقابلة المغادرة.

مقابلة المغادرة هي التي تتم عندما يغادر الموظف الشركة، حيث تلتقي به وتسأله عن سبب مغادرته.

عليك أن تحاول الاطلاع على الأسباب قدر الإمكان قبل مغادرتهم، بحيث يمكنك تحسين طريقة العمل بالنسبة للموظفين في المستقبل.

مقابلة البقاء مشابهة لتلك المقابلة، إلا أنك لن تنتظر حتى يغادر الموظف. عليك أن تأخذ الموظف إلى قاعة الاجتماعات، لتطلب منه الإجابة عن بعض الأسئلة مثل: لماذا بدأت العمل هنا؟ لماذا قررت البقاء؟ ما الذي سيجعلك تغادر؟ ماذا عن المدراء؟ ما الذي ستقوم بتغييره أو تطويره؟

إن هذه المعلومات قيّمة للغاية.

6. السماح للموظفين بتقدير بعضهم بعضًا

إن المنظمات التي تشكر موظفيها بشكل منتظم ستتفوق على تلك التي لا تقوم بذلك.

واستنادًا إلى البحث، فقد وجدوا أن الموظفين يفضّلون الحصول على التقدير من زملائهم مقابل حصولهم عليه من الإدارة العليا، وهو أمر منطقي نوعًا ما، لأن زملائك مطّلعين على ما تقوم به أكثر بكثير من الإدارة العليا، لذلك فإن ردود فعلهم أكثر واقعية.

7. الاستثمار في صحة الموظف

إن العمّال الأصحّاء هم الأكثر إنتاجية، وسيكلفك الأمر مبلغ أقل من المال مقابل فقدان الإنتاجية، وهذا يعني الربح للشركة بكلتا الحالتين. ولهذا السبب يجب أن تستثمر في صحة الموظف.

يجب عليك أيضًا أن تُظهر لهم الاهتمام الكافي بصحتهم ورغبتك بأن يكونوا بحالة جيدة، حيث يعتبر ذلك لفتة لطيفة بحد ذاتها.

يمكنك أيضًا القيام ببعض الأمور مثل اللقاءات أثناء المشي لتجعل الأنشطة العادية صحيّة أكثر.

ترجمة –بتصرّف- لمقال How To Retain Employees لكاتبه Jacob Shriar

حذرنا مسبقًا من ظاهرة الجمود التي تلف "طلبات الوصول" والتي قد تبدو تافهة فى بعض الأحيان لكنها تحمل في طياتها الكثير من التعقيدات التنموية، لأنه عندما بدأنا فى مساعدة عملائنا على فهم وقياس جودة الدعم الفني الذي تلقوه، اصطدمنا بحائط من الفولاذ.

منتجنا التفاعلي يدور حول جعل محادثات الدعم الفني تبدو طبيعية وتلقائية على غرار رسائل العملاء، ومع تزايد أعداد عملائنا علمنا أن نمو وتزايد أعداد فريق العمل يحتاج إلى طريقة بسيطة ومنسقة لقياس كفاءة أداء هذه الفرق. وبرغم أن هناك معايير كثيرة تحكم هذا المجال مثل قياس رضا العملاء ونقاط جهد العملاء وصافي نقاط الترويج، لكننا أردنا أن نفهم جوهر المشكلة ونصوغ حلًا مناسبًا للمهمة التي نقوم بها؛ عندما تحدثنا مع مديري فرق خدمة العملاء لدينا، علمنا أن جودة الدعم الذي يقدمه الفريق ودرجة رضا عملائهم في نهاية المحادثة، كان هو أهم شيء بالنسبة لخدمة العملاء.

وكما قال بيتر دراكر"الشيء القابل للقياس، قابل للإدارة"؛ لهذا وقبل تقديمنا لخدمة "تصنيفات المحادثات"، قدمنا معلومات دقيقة وتفصيلية حول كثافة وسرعة ردود فريق الدعم الفني على المحادثات، لكن هذا لم يساعد الفرق فى معرفة ما إذا كانوا يقدمون خدمة جيدة وأداء عالي الجودة أم لا، ومع تزايد أعداد فرق الدعم فى المؤسسات الكبيرة تصبح الإجابة على هذا التساؤل ليست بالأمر اليسير.

أنماط التصنيف الحالية

كي نفهم كيفية التعامل مع هذه المشكلة نظرنا فى أنماط التقييم المنتشرة عبر شبكة الإنترنت بشكل عام ووجدنا أن هناك أعداد لا تحصى من المقاييس المنظمِة لعملية تصنيف الأشياء؛ يبدو أن كل شيء على الإنترنت يخضع لعملية تقييم أو تصنيف أو توصية، حرفيًا كل منتج أو فندق أو مطعم أو مقالة أو مقطع فيديو أو حتى أي شخص تشاهده عبر الإنترنت. فلقد أصبحت هذه التقييمات بمثابة دليل اجتماعي يساعدنا فى الحكم على جودة وقيمة المنتجات والخدمات التي نشاهدها.

بعد ذلك بدأنا فى النظر إلى مقاييس التصنيف المختلفة المستخدمة فى تقييم المنتجات الاستهلاكية، مثل كم عدد النجوم التي حصل عليها المنتج (من نجمة واحدة حتى خمسة نجوم)؟ وعدد الإعجابات؟ وأزرار الإبهام (أعجبني أو لم يعجبني كما فى يوتيوب) والرموز التعبيرية. لقد قمنا بفحص المنتجات والأماكن التي تم استخدام كل مقياس فيها وماذا كان الهدف من القياس وكيف تم تجميع النتائج وفيم استخدمت.

وجدنا أن هناك عدد من الأسس التي يجب أن تتوفر في طرق تقييم المنتجات وهي:

1. كن واضحًا حول ما تسأل

لأن سؤال المستخدم إذا ما كان من الممكن أن يوصي بمنتجك لعملاء آخرين ليس كافيًا لإخبار مدير فريق الدعم الفني كيف أو حتى إذا ما كان أعضاء الفريق يقومون بعمل جيد، أم أنه قد يكون بإمكانهم تقديم أداءً أفضل. هنا، توفر مطالبة العملاء بتقييم ردود خدمة العملاء عليهم فى مواقف الدعم، المزيد من البيانات المفيدة.

يجب أن توضح للمستخدم النهائي ما الذي تطلب منه تقييمه

الوضوح هو الأساس، يجب أن يكون واضحًا للمستخدم النهائي ما الذي تطلب منه تقييمه، ويجب أن يكون واضحًا للشركات التجارية ما هي المعلومات التي تم جمعها وكيف ينبغي استخدامها.

قد يعتقد البعض أن مجرد الطلب من العميل تقييم خبرته مع فريق الدعم سيشمل تقييم التجربة كاملة من جميع النواحي، إلا أن ذلك غالبًا ما يكون غامضًا للغاية؛ حيث لم يتم توضيح ما إذا تم سؤاله عن تقييم أداء الشخص الذي ساعده فقط؟ أم الشركة ككل؟ أم المنتج الذي يستخدمه؟ أم هل تم حل المشكلة التي طرحها؟ وجدنا أيضًا أن النتائج تستخدم من قبل فريق الدعم لقياس أداء الفريق وأعضاء الفريق وليس فى تقييم الرضا العام عن الشركة أو المنتج، لهذا كان السؤال المطروح من الضروري أن يجيب عن هذه التساؤلات.

لهذا وبتجربة طرح أسئلة متنوعة عند طلب التقييم مثل استخدام اسم الشركة مرة وأسماء أعضاء الفريق في سؤال آخر، اتضح أن استخدام اسم عضو فريق الدعم يجعل السؤال شخصي أكثر وأن العميل يقيم كيف ساعده مسؤول الدعم أو خدمة العملاء؛ وجدنا أيضًا أن ذلك يرفع معدل الاستجابة بمقدار 2 نقطة مئوية مقارنةً باستخدام اسم الشركة فى السؤال كل مرة. على سبيل المثال "ساعد أحمد في معرفة هل قدم لك الدعم الكافي؟ هل كانت مناقشتك مع أحمد مفيدة؟ قيم تجربتك.

2. التزم بلغة مفهومة عالميًا

تحتاج بعض الشركات التي يصل مستخدمي الرسائل لديها إلى ملايين المستخدمين حول العالم، للتأكد من أن مقياس التصنيف يتم تفسيره وفهمه بطريقة موحدة من قبل كل من المستخدمين وأعضاء فريق الدعم؛ يمكن أن يتم ذلك إما باستخدام النجوم أو الرموز التعبيرية أو الإبهام. لنرى الفرق بينهم فيما يلي:

النجوم

تقييم الخمسة نجوم هو أحد النماذج التي التي يتم استخدامها فى عملية التقييم وتكون نتائج هذا التقييم جيدة فى وضع التقارير، وهو نظام شائع وواضح وجد أنه يستخدم فى تقييم منتجات شركة أمازون، ومراجعات الأفلام ومتاجر الملابس والمطاعم وغيرها.

رغم ذلك قد يكون هناك بعض التحيزات أو الأحكام المسبقة التي تدعو للدهشة من جانب البعض، نحو رؤية المستخدم النهائي لنظام التصنيف بالنجوم كما قد يواجه أيضًا بعض المديرين صعوبة في تفسير النتائج المجمعة النهائية. لهذا تكون طريقة التصنيف هذه فعالة فقط في تقييم إما خدمات رائعة جدًا، أو أخرى كانت بالكاد مرضية. لقد كان ذلك تحديًا دائما لشركة أوبر التي كان يجب على سائقيها المحافظة على تقييم أعلى من 4.6 وهي نسبة مرتفعة للغاية؛ إذ يبدو الأمر وكأن التقييم ب 5 نجوم هو فقط ما يدل على نتيجة إيجابية، أما الأربعة نجوم الأخرى فهي مجرد درجات مختلفة للتعبير عن عدم رضاك عن الخدمة.

وجد مديرو الشركات أيضًا أنه من الصعب تفسير النتائج الإجمالية، إذ ماذا يعني تقييم 3.9؟ إنه يعني بوضوح أن 85% من العملاء راضين عن الخدمة التي قدمتها، لكن فى الواقع حصولك على 3.9 نجوم لا يعني ذلك.

الإبهام

لتجنب الذاتية، تعتمد بعض الشركات على تصنيف "أعجبني، لم يعجبني" "الإبهام لأعلى دليل أعجبني أو لأسفل إذا لم يعجبني" مثل ما نراه على يوتيوب أو نتفليكس، برغم أن نتفليكس تستخدم هذا التصنيف فى الأساس للتعامل مع محركات التوصية الخاصة بهم، وهنا سؤال: هل يمكن أن ينجح هذا التصنيف فى قياس المشاعر؟

المحادثات لا تكون جيدة أو سيئة فقط، بينهما مشتبهات

مشكلة التقييم باستخدام الإبهام هي أنها لا تدع مجالًا لتفسير انطباعات المستخدم النهائي، فالمحادثات لا تكون فقط جيدة أو سيئة، قد تكون أيضًا سهلة أو سريعة الاستجابة، لكن من وجهة نظر الفريق، هي لا تعطي التفاصيل الكاملة التي تساعد المديرين على الفهم العميق لطيف المشاعر التي يختبرها المستخدم.

لم تكن المحادثات أبدًا مجرد محادثة سيئة أو أخرى جيدة، قد تكون رائعة أو مريعة، وما بينهما من درجات فى اللطف أو الحدة، فهل يجب أن يفسر مدير الدعم علامة "أعجبني" على أنها "جيدة" أم "رائعة"؟ وبالمثل هل "لم يعجبني" تعني أن المستخدم لم يجد ما كان يبحث عنه أم أنه كان منزعجًا من البداية بسبب المشكلة التي يواجهها؟ لم تخبرنا طريقة التصنيف هذه بما يشعر به المستخدم فى نهاية المحادثة ولم تكشف للمديرين عن القيم المتطرفة، وهي المنطقة التي يبدأ من عندها المديرون المراجعة والتصرف على أساسها.

الرموز التعبيرية

تفضل الشركات الكبرى استخدام الرموز التعبيرية ، وهو أحد النماذج المستحدثة لتقييم المحادثات، فاستخدام الوجوه التعبيرية يوحي بالمعاصرة والحيوية ويتماشى مع الوقت الحالي. ولأنه قد تكون النتيجة غير موضوعية، تقوم بعض الشركات بإدراج صندوق وصف بجوار كل رمز تعبيري حتى يرى المستخدم بوضوح ماذا يعني التقييم الذي يعطيه.

لاقت هذه الطريقة استحسان كل من المستخدمين وفريق الدعم الفني، حيث شعر المديرون أنها سمحت لهم بفهم كيف يشعر العملاء، كما شعر المستخدمون أنها مرحة وعصرية وفهموا بوضوح ما هو المطلوب منهم. وبرغم أن معظم التعليقات كانت إيجابية، إلا أن هناك بعض الانتقادات من قبل بعض المستخدمين الذين يرون أنها مبهرجة وغير محترفة أو غير مناسبة لشركاتهم التجارية.

قد تبدو الرموز التعبيرية موضة عابرة أو "ترند" ولكن حتى لو كانت كذلك، فمن الواضح جدًا أنها لن تختفي؛ لقد اختار قاموس أوكسفورد الوجه التعبيري الضاحك ذي الدموع ? :') كلمة العام لعام 2015، كما أعلنت فيسبوك مؤخرًا أنه يتم إرسال 5 مليار رمز تعبيري فى ماسنجر يوميًا. يتضح من هذا أن استخدام الرموز التعبيرية يزداد يومًا بعد يوم، وأنها تشكل جزءًا كبيرًا من لغتنا المكتوبة.

3. لا تقيم فقط.. حفز أيضًا

تسمح بعض الشركات بإضافة تعليق إلى أي تقييم سواء كان إيجابيًا أو سلبيًا، حيث تشير أحدث الإحصائيات إلى أن مديرو فرق الدعم يرغبون بشكل أساسي فى قياس الجودة لمعرفة ما يمكن تحسينه، ومع ذلك كانت النتيجة أن المستخدمين تركوا تعليقات على كل من التقييمات الإيجابية والسلبية بنفس النسبة تقريبًا؛ وفرق الدعم أحبت ذلك.

ترك المستخدمون تعليقات على نسبة 50% من التقييمات السلبية، وتقريبًا 30% على التعليقات الإيجابية. ولأن أكثر من 80% من التقييمات كانت إيجابية، أدركنا أننا نجمع تعليقات إيجابية أكثر بأربع مرات من السلبية.

فى الواقع، خدمة العملاء مهمة صعبة، قد يشعر الفريق فى بعض الأحيان بعدم التقدير عندما يكون هناك سيل من الاستفسارات الواردة من العملاء، لهذا من الجيد إخبار فريق الدعم متى ساعدوا العملاء بالفعل، وأن يتم تقدير الجهد المبذول من جانبهم.

بعض الشركات تذهب أبعد من ذلك، شركة انتركم على سبيل المثال، تضيف قلبًا صغيرًا أعلى يمين البريد الوارد يضيء في حال كان التقييم إيجابي، كما يؤدي النقر عليه إلى انتشار ما يشبه القصاصات الملونة على الشاشة، مع إشعار يدعو المستخدم لإرفاق رأيه مع التقييم. تقول الشركة أن هذا قد يبدو تافهًا لكنه أحد الأجزاء المفضلة لدى خدمتهم.

كيف يتم تقييم المحادثة في Intercome

عندما تنتهي المحادثة تظهر رسالة آلية تطلب من المستخدم تقييم المحادثة ويتم عرض بطاقة مع خمسة رموز تعبيرية للاختيار بينها، مع وجود خيار إضافة تعليق بجانب التقييم. أما بالنسبة لفريق الدعم فهذه الطريقة توضح رؤية دقيقة للتقييمات التي حصلوا عليها موزعةً حسب كل عضو بالفريق.

النتيجة

ما بدأ كطلب بسيط لمعرفة رأي العملاء وقياس درجة رضاهم عن فريق الدعم الفني، أصبح مشروعًا أكثر تعقيدًا مما توقع البعض، لقد كانت هذه ميزة موجودة بالفعل لدى عديد من المنتجات لدينا فى intercome، لهذا قد يبدو الأمر وكأنه إضافة "أنا أيضا" من أجل تلبية احتياجات العملاء ولكن القيام بذلك قد يؤدي إلى منتج غير متماسك.

فى الواقع، يبدو إشعار "قيم محادثتك" ومرفق معه خمس رموز تعبيرية طريقة بسيطة للغاية، لكن هذا الإشعار البسيط يزود فرق الدعم الفني بكم معلومات هائلة تساعدهم فى تطوير عملهم، وتزيد نسب المشاركة فى المراسلة وتساعد فى جلب بعض المرح لمهام فريق الدعم الفني اليومية.

ترجمة وبتصرف للمقال Product principles: emoji and conversation ratings لصاحبه MICHELLE FITZPATRICK

أصبح التركيز على أفراد فريق العمل ومهاراتهم الشخصية اتجاهًا شائعًا داخل الشركات والمنظمات، وهذا لسبب مقنِع، فعلاقة أفراد الفريق ببعضهم بعضًا هي جوهر الفِرَق الأعلى أداء.

إذا حضرت أي مؤتمر متعلق بالموارد البشرية أو الأعمال التجارية اليوم، ستلاحظ وجود شخصيات بارزة مثل "إيثر بيرل" – أحد المعالجين النفسيين في مجال العلاقات – (نحن من كبار معجبيها) في نفس الصف مع "جوش بيرسن" – أحد المحللين في قطاع الأعمال - ومن هذا المنطلق، هدفنا هو بناء ثقافة السلامة النفسية من أجل الازدهار.

من المسئول عنها؟ جميع أفراد الشركة، ولكن ينبغي أن يبدأ بها القادة أمثالك.

تؤكد الدراسات أن السلامة النفسية هي أحد أسرار النجاح

كان هذا التغير الذي شهده قطاع الأعمال كبيرًا لدرجة أن شركة جوجل ظلت تدير مشروع أرسطو لمدة عامين، في محاولة منها لاكتشاف السر وراء تميز فِرَق عملها، وما الذي يجعلهم أكثر تأثيرًا عن غيرهم. في بداية المشروع، افترضوا أن هذا يرجع إلى المزيج الصحيح من المهارات التي تكمل بعضها بعضًا، ولكن هذا الافتراض خاطئ؛ فبعد مقابلة 180 فريق، كان من الواضح أن أكثر الفِرَق أداء ترتكز على مجموعة متوازنة من الصفات الإنسانية، والسلامة النفسية (التي سنشرحها بالتفصيل في هذا المقال) كانت دائمًا أول العوامل المؤثرة في أداء الفريق.

الصفات الرئيسية لأكثر الفرق أداء وفقًا لمشروع أرسطو

1. السلامة المهنية: بأن يأخذ الفريق بزمام المخاطرة دون الخوف من الفشل أو الشعور بالإحراج.
2. الثقة: وهي قدرة أفراد الفريق على الثقة والاعتماد على بعضهم بعضًا لتحقيق نتائج ذات جودة عالية وفي الوقت المناسب.
3. بُنْيَة الفريق والوضوح: العمل في ظل وجود أهداف وقواعد محددة لتنفيذ الخطط.
4. مفهوم العمل ومعناه: أن يكون العمل له أهمية لدى كل فرد في الفريق.
5. أثر العمل: أن يؤمن كل فرد بأن له دور هام في الفريق. تتطلب السلامة النفسية وقتًا وجهدًا مدروس لبنائها والمحافظة عليها. نحن هنا لنساعدك، فقط واصل القراءة.

ولكن، ماهي السلامة النفسية؟

يعود مصطلح السلامة النفسية إلى العبقرية "آمي إمدسون"، وعرّفته كالآتي: "اعتقاد مشترك بأن جو الفريق آمن للأخذ بزمام المخاطرة". وبمعنى آخر، فالفِرَق التي تتسم بالسلامة النفسية يثقون فيما بينهم بأنهم يمكنهم خوض التجارب دون خوف الانتقاد، ويعبرون عن آراءهم دون حرج، ويصيبون ويخطئون دون مخافة أن يصفهم أحدهم بالفشلة.

وفي سعي "آمي" لتحديد خصائص أكثر الفِرَق أداء، لاحظت أن الفِرَق ذات الأداء العالي تقع في أخطاء أكبر من الفِرَق الأخرى.

أليس هذا مدهشًا؟

حسنًا، لكنها عندما تعمقتْ بشكل أكبر، أدركتْ أن أكثر الفِرَق أداء لا يرتكبون أخطاء أكثر من الفِرَق ذات الأداء المنخفض، ولكن كل ما في الأمر أنهم كانوا يعترفون بأخطائهم ويتقبلونها بشكل أكبر مقارنة بالفِرَق الأخرى.

لماذا؟ لأنهم يعملون في ظل بيئة آمنة. وباختصار، هم يتعاملون مع الفشل على أنه نتيجة طبيعية مقبولة، مما يتيح للفريق فرصة التجربة والابتكار والنقاش والعمل سويًا بحرية من أجل تحقيق نتائج أفضل.

كيف تبدو السلامة النفسية داخل الفريق؟

في الفِرَق التي تتسم بالسلامة النفسية، يتعامل أفراد الفريق فيما بينهم بأريحية، فبإمكان كل فرد أن يتعامل بهويته وبذاته الحقيقية واثقًا أن باقي أفراد الفريق سيتقبلونه دائمًا، وسيرحبون بأفكاره وآراءه، وأن بإمكانه أن يسأل بحرية وأن يتعامل مع المحادثات الصعبة. يا للروعة، تخيل نتيجة كل هذا وانعكاسه على فريقك.

من خلال ذلك، أنت تعطي المساحة والوقت للتركيز على الإبداع والخروج عن المألوف داخل المحادثة، وتكون قد تخلصت من الوقت الضائع على شاكلة هل هذا السؤال مناسب لأطرحه؟ وهل بيانات المشروع كافية أم لا؟

وبالمِثل، فبداخل الفِرق التي تتصف بالسلامة النفسية، يكَمِّل أفراد الفريق بعضهم بعضًا، فيسد كل واحد منهم ثغرات الآخر. كما أنه لا يوجد خجل من الاعتراف بنقاط الضعف، لأننا جميعًا يد واحدة، كل ذلك سيجعل الذهاب إلى العمل أمرًا ممتعًا.

فالسلامة النفسية هي البذرة التي تؤتي ثمارًا رائعة مثل: حب الاستطلاع والخروج عن المألوف وثقافة الحوار والمبادرة التي تجعل الفريق يفوز في سباق الابتكار والتميز.

ماذا سيحدث إذا غابت السلامة النفسية؟

إذا كنت تعتقد أن الشعور بالثقة والأمان داخل الفريق لا يؤثر تأثيرًا ملموسًا على أداء الفريق داخل المنظمة، فكِّر مرة ثانية. فغياب ثقافة السلامة النفسية داخل مكان العمل، يحل محله الشعور بالخوف من الإحراج واللوم؛ وهذا معناه أنه لا يوجد إمكانية لطرح الأسئلة أو تبادل الأفكار أو إبداء الاهتمامات. وباختصار، هذه هي الوصفة السحرية لهلاك الفريق. هل تريد دليلًا؟

لن نذهب بعيدًا، مؤكد أنك سمعت بفضيحة انبعاثات فولكس فاجن، التي لم يخسروا بسببها أموالًا طائلة فحسب، بل خسروا ثقة عملائهم وموظفيهم. لقد امتلأت هذه الشركة بالموظفين الأذكياء ذوي الموهبة، وفي ظل ثقافتهم المبنية على الخوف، لم يشعر هؤلاء الموظفين بأن هناك مساحة لإبداء رأيهم. ما الدروس المستفادة؟

"لقد تعلموا أن غياب السلامة النفسية جعل الموظفين ينأون عن إبداء آراءهم التي تتعارض مع الآراء المهيمنة، كما عرفوا أن فشل المنظمة نتج عن التسلسل الإداري الصارم".

جميعنا مرت علينا مواقف ربطنا فيها ألسنتنا في الوقت الذي كان ينبغي علينا فيه التحدث بصوت مسموع، ومواقف أخرى كبحنا فيها جماح أفكارنا بدل من الوقوف بحماس وإبدائها. وبالنسبة للشركات، هذا النوع من التردد خطير، لأنه يغلق الباب في وجه التفكير التعاوني الذي يبرز إمكانات الفريق الكاملة.

حسنًا، ما مدى سلامة فريقك النفسية؟

إذا كنت تبحث عن السلامة النفسية داخل فريقك، هناك العديد من المؤشرات لتستند عليها. حيث أشارت باربارا فريدريكسون إلى أن الخصائص التالية هي مؤشرات ثابتة تدل على وجود السلامة النفسية داخل مكان العمل:

1. حب الاستطلاع وطرح الأسئلة والتفكير بعمق.
2. الثقة بين الموظفين.
3. تقبُل التغيير ووجهات النظر ...إلخ.
4. التحفيز الذاتي والإحساس بالهدف.
5. القدرة على مواجهة الصراع والتغلب عليه.

فهذه المؤشرات هي نقطة البداية، وبما أن الفِرَق ليست واحدة، وفيما بينها فريقك، من المهم أن تتعمق أكثر وأن تطرح الكثير والكثير من الأسئلة.

"القادة الذين لا يستمعون لموظفيهم، سيجدون أنفسهم في النهاية محاطين بمن لا يوجد لديهم أي شيء لقوله" – آندي ستانلي

اسأل فريقك بشكل جماعي وفردي أيضًا، لتتعرف على تعليقاتهم وآراءهم حول مواضيع تتعلق الإدماج والثقة بين الزملاء والاعتراف بالأخطاء، وكونهم على طبيعتهم، وشعورهم بالارتياح لطرح أفكارهم وأسئلتهم ...إلخ.

من خلال هذه الأسئلة والنقاشات والتعليقات، ماذا لاحظت؟ هل يشعرون بالارتياح لمشاركة أفكارهم وآرائهم؟ هل يتمتع الفريق بالإدماج والتنوع؟ هل يثقون بزملائهم؟ وهل يثقون بك؟

ولمّا كان لكل قائد من القادة ولكل فرد من الأفراد هدفه الخاص، ينبغي أن يكون الهدف المشترك هو بناء بيئة تتسم بالتواصل المستمر والمنفتح الذي يسهل خوض النقاشات الصعبة. هذه النقاشات التي تتناول أمورًا لا يعمل عليها الفريق سويًا (سواء كانت عبارة عن عمليات أو طرق أو حتى صراع إنساني). فبدون وجود المساحة الآمنة للتعامل مع هذه الأمور وجهًا لوجه، ربما يتمكن الفريق من البقاء، ولكنه لن يجد سبيلًا إلى الازدهار.

ملاحظات للمدير تساعده على بناء السلامة النفسية داخل الفريق

ستساعدك هذه الملاحظات على تعزيز بيئة السلامة النفسية داخل فريقك. هيا ننطلق!

1. ركز على التعلُم، لا التنفيذ

إذا لم يصل فريقك إلى الهدف المطلوب في مشروع ما، خذ بعض الوقت لتفهم أين تكمن المشكلة بدلًا من التسرع وإيجاد الحلول والانتقال إلى المهمة التالية. حاول النظر إلى الفشل والتحديات على أنها فرصة حقيقية للتعلم وإيجاد الحلول كفريق واحد. يحتمل أن يكون لدى موظفيك فكرة عن موضع الخطأ في سواء كان في العملية أو التخطيط أو التنفيذ، أو إذا ما كان الخلل بين أفراد الفريق. لذا إنه لأمر هام للغاية أن تعطيهم مساحة للنقاش بانفتاح وصراحة كفريق واحد دون خوف أو استحياء.

2. عزز روح التجربة وشجعها

محاولة اكتشاف أشياء جيدة وتحدي الذات (والفريق أيضًا!) هي من أهم عوامل التعلُم والابتكار. لذا عليك تشجيع خوض التجارب، ودعم استكشاف الأفكار بدلًا من اتباع طرق محددة مسبقًا خطوة بخطوة. ومن ثم إذا أدرت تعزيز منهجية "التفكير خارج الصندوق"، كن مستعدًا لمناقشة الفرضيات، لا الأمور المؤكدة. كل هذا يخفف من وطأة الفشل، ويُسهل لأفراد الفريق إبداء الآراء الشجاعة.

3. أظهر أهمية حب الاستطلاع

كن لهم قدوة، وابدأ بطرح الكثير من الأسئلة، دعهم يشعرون أن مكان عملك هو بيئة آمنة، وليس على أي فرد فيها أن يعرف كل شيء، فحتى مدير الفريق نفسه لديه الكثير ليتعلمه، اجعلهم يرون ذلك حقيقة.

4. اعترف بأنك مُعَرّض للخطأ

اعترافك بأنك لديك أخطاء أيضًا يهدف إلى توصيل رسالة إلى الفريق بأنه لا بأس بارتكاب الأخطاء. دع أفراد فريقك يعرفون أنك أيضًا من الممكن أن تنسى أشياء وترتكب أخطاء، وأنك تتوقع منهم أن يتحدثوا بشجاعة موقنين أنك خاضع للمسائلة مثلهم؛ فأنت لست "رئيسهم" ولكنك واحد منهم وفي صفهم.

5. تقبل المشكلات

نشعر أحيانًا بالقلق، الأمر الذي يؤدي إلى مناقشات صعبة. على كل حال، فإذا وضعت معيارًا ينص على أنه ينبغي عليك أنت وفريقك مناقشة أي مشكلة تطرأ والتعامل معها بحرية وانفتاح، فستمنع بذلك تفاقم الأمور الصغيرة إلى مشاكل عويصة؛ وذلك من خلال بناء بيئة آمنة للتصدي للمواضيع الصعبة، أما العمل الجماعي فسيجعلكم أقوى بعد مرور أي تجربة أو مشكلة.

6. ثبت شراع السلامة النفسية داخل فريقك، ولكن لا تهمله

بناء بيئة عمل آمنة ليس بالأمر الهين، فمع تطور فريقك ونموه تنضم إليه شخصيات جديدة، وتحدث العديد من التغيرات، ومن ثم يجب أن تتأكد من الحفاظ على السلامة النفسية داخل هذه البيئة؛ هذا يعني أن عليك الاستمرار بإجراء استطلاع رأي لفريقك والتعرف على مشاعرهم ومناقشتهم بشكل جماعي وفردي.

7. لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع

سواء كانت منظمتك تتسم بالسلامة النفسية أم لا، ففريقك عبارة مجموعة من الأشخاص، وله قواعده ومعاييره الخاصة، ونجاح أحد الطرق مع مجموعة (أ)، لا يعني بالضرورة أن مجموعة (ب) سيحصلون على النتيجة ذاتها. لا تقم بنسخ ولصق الوسائل التي تستخدمها أحد الفرق وتطبقها على فريقك. ومن ثم، إذا أردت بناء السلامة النفسية بشكل صحيح، حاول أن تتعرف مع فريقك على التغييرات المطلوبة للحفاظ على الطمأنينة والثقة اللازمة للعمل بحرية.

8. قم بصياغة قيم الفريق

ضع مجموعة من المعايير كي يتبعها الجميع، حاول صياغة أحد العبارات أو القيم بحيث تكون خاصة بفريقك وحده؛ هذا بالإضافة إلى مجموعة الخصائص التي سيعمل فريقك على تبنيها وتجسيدها، ومجموعة القيم التي سوف يحترمونها ويحاسبون أنفسهم عليها.

إذًا، يتطلب بناء بيئة عمل آمنة وحرة تتسم بالإدماج والاحتواء جهدًا، ولكن من دون شك هو مفتاح الوصول إلى إمكانيات فريقك الكامنة، من خلال إعطائهم الفرصة للابتكار والخروج عن المألوف، وشق طريق شركتك نحو التميز.

ترجمة بتصرُف للمقال Psychological Safety: The Key to High-Performing Teams كتبه فريق المحتوى في شركة Officevibe.

حتمًا قرأ جميعنا المقالات التي تتحدث عن "أفضل عشر طرق للمديرين لتطوير ذاتهم" أو "الخمس أشياء التي يجب على المدير فعلها ليصبح أفضل"، لكننا نريد تجربة شيء مختلف هذه المرة.

سنقصُّ عليك اليوم أحد التجارب الصعبة التي مر بها فريقنا، ومجموعة الحلول التي استخدمناها للتعامل معها. ساعدتنا هذه الحلول وتمكنّا من خلالها تجاوز هذه التجربة بسلام، ونتمنى أن تساعدك أنت أيضًا.

تبذل منظمتنا قصارى جهدها لوضع الناس على المسار الصحيح؛ ومسئوليتنا هي أن نشاركك الدروس التي تعلمناها من تجاربنا، فلدينا منها الكثير.

ما الذي حدث؟

حسنًا، حدث معنا ما يحدث داخل كل فريق: «الصراع البشري». هو صراع بين الزملاء، مثل استخدام موظفين جدد طرقًا جديدة في العمل، أو محاولة النمو بشكل سريع، أو حصول مشكلات كبيرة في التواصل، أو صراع على صعيد المناصب الوظيفية، والكثير من هذه المشاكل التي أضافت إليها تعقيداتنا البشرية تحديات كبيرة.

وبصفتك مديرًا، أنت تعلم جيدًا أن "مرحلة التصارع" مرحلة صعبة لكنها حتمية في دورة حياة الفريق، وهي ليست علامة على أنك مدير فاشل. على صعيد آخر، هي جزء طبيعي من أداء الفريق، كما أنها فترة طبيعية تحدث خلال النمو الشخصي والتطوير.

حقيقة: يمكن للعلاقات أن تصنع فريقًا ناجحًا، ويمكنها أن تدمره أيضًا

وراء كل شركة ناجحة أو أكثر الفرق أداء، أشخاصًا ينجحون في العمل معًا يدًا بيد، وهنا يكمن السحر. كما أن تنمية دينامية الفريق تعادل أهمية تطور الأداء الفردي، فكلمة "شركة" تعني الشراكة والصُحبة والجماعة، لذا يجب أن نولي دينامية الفريق اهتمامًا وتعزيزًا.

كل واحد فينا يحمل بداخله تاريخًا من التجارب التي مر بها، ووجهات نظر مختلفة عن العالم الذي نحيا فيه، ومهما كان أفراد فريقك في غاية الذكاء، بدون إنشاء ثقافة فريق تعزز من التعاون والمشاركة والإدماج والشعور بالآخر والتواصل والسلامة النفسية، سيكون طريقك إلى تحقيق الأداء والابتكار طويلًا وشاقًا.

اربط حزام الأمان! وإليك قصتنا، كيف تسلقنا منحدر مرحلة التصارع الوعر، ووصلنا إلى قمة الأداء كفريق واحد.

ها نحن ذا

الفريق: فريق التسويق في شركةـ Officevibe.
مديرة التسويق: ماري كرستين كوت
اللغات: 2 (الإنجليزية والفرنسية)
عدد الموظفين: بدأنا بـ 5 ووصلنا إلى 15 موظف خلال عام واحد (والعدد في ازدياد).

أولًا: مراحل تطور الفريق الأربعة

خلال دقيقة، انظر إلى الصورة وحاول فهم كيف تبدو مراحل التطور، ثم فكر وحاول تخمين المرحلة التي ترى فريقك يمر بها الآن.

مرحلة التشكّل Forming

• فيها يتشكل الفريق، ويحاول أفراد الفريق معرفة القواعد والتعرف على زملائهم.
• يتصرفون بشكل مهذب ويركزون على مهامهم الفردية.

نصيحة استباقية: على المدير تسهيل بناء العلاقات في هذه المرحلة، وأن يتأكد من تنسيق الأدوار والمسئوليات والتوقعات فيها.

مرحلة التصارع Storming

• يصبح الموظفون أكثر ارتياحًا ويخرجون من قوقعتهم.
• تظهر بعض الأعراض مثل المنافسة وغياب الثقة والتي تؤدي إلى التوجهات السلبية؛ كما تُضعِف التعاون والعمل الجماعي داخل الفريق.
• من الممكن أن تسبب هذه العوامل صراعًا؛ لا تقلق هذا أمر طبيعي، لقد تمكنا من تخطي هذه المرحلة، وبالتأكيد يمكنك أنت أيضًا تخطيها.

مرحلة التوافق Norming

• يبدأ حل الاختلافات فيها من خلال الأساليب الصحيحة والوضوح، ويبدأ أفراد الفريق تعلُم كيفية العمل سويًا وأن ينظروا إلى نقاط قوة كل واحد منهم بعين التقدير.

• يتحسن التواصل ويمكن إبداء الآراء، ويتم التغلب على التحديات بشكل مُسالم دون بغضاء.

تسير الأمور في هذه المرحلة بسلاسة، ولكن تذكر جيدًا أنه يمكن الانتقال من المستوى الجيد إلى الممتاز

مرحلة الأداء Performing

• توضع فيها استراتيجيات حل الصراعات، ويُلاحظ وجود نوع من السلام والإخلاص والدعم بين أفراد الفريق.
• هناك نوع من الاستقلال ووضوح في المعايير؛ رؤية مشتركة وهدف واحد.

وها أنت ذا قد حققت مبتغاك، وكونت مكان عمل مثالي.

لقد كان شهرًا مظلمًا وعصيبًا بالنسبة لفريق مرتفع الأداء كفريقنا

كان التوتر داخل فريقنا ملموس، يمكن ملاحظته بسهولة. من الظاهر، بدا كل شيء طبيعي، فكلنا نذهب إلى العمل، ونؤدي المهام، ونحضر الاجتماعات، ولكن إذا نظرت إلينا عن كثب، سترى بل وستشعر أيضًا بأن هناك أمر ما.

يسرد أحد الموظفين من الذين عاشوا مرحلة التصارع:

"لم يكن هناك تزامن، إذ كان فريقنا ينمو بسرعة ومررنا بالآثار السلبية للنمو وآلامه؛ كانت الحدود غامضة؛ هناك كثير من التحديات في العمليات، فضلًا عن أن عنصر المسائلة لم يكن واضحًا أيضًا، ومن ثم، غياب عنصر التواصل والوضوح أدى إلى الإحباط. احتجنا إلى محادثات صريحة لإصلاح هذه الأمور ولكنها لم تتم؛ كل ما في الأمر أن الوضع كان غير مريح".

لحسن الحظ، لم يكن هناك إنجاز

كانت فعالية الفريق في الحضيض، إذ كنا تائهين؛ وكفريق واحد، كنا نناقش الأفكار ونتحداها لكننا لم نشعر بالثقة الكافية لنتخذ أي قرار. لماذا نفعل ونحن لا نعرف لمن سيكون القول النهائي؟! لم يكن لدى أي شخص فينا الثقة الكافية، وهذه مشكلة صعبة.

الثقة هي الأساس، وبدونها كنّا نشكك في أسئلة وآراء بعضنا بعضًا، ولم يكن بيننا أية نوايا إيجابية، كنّا عبارة عن مجموعة من الأفراد الأذكياء الذين يعملون نحو غاية واحدة وأهداف مشتركة (والتي كنا نتجادل فيها عادةً)، ولكن مشاعرنا هذه كانت تمنعنا من رؤية الحقائق.

لم تكن هذه العاصفة سهلة بالنسبة لمديرتنا أيضًا

وهنا، سألنا مديرتنا "ماري كرستين" عن شعورها خلال تلك الفترة، وما الذي لاحظته علينا، وكيف خططت لمساعدتنا على إصلاح الأمور.

كيف عرفت أن فريقك كان يمر بمرحلة التصارع

كان تواصل الفريق غير اللفظي مروعًا، وساد اجتماعاتنا توتر كبير منعنا من المضي قدمًا. علمت بشأن هذه الصراعات عن طريق بعض أفراد الفريق، وحينها شعرتُ أنني أحمل الكثير على عاتقي، وعرفت أن هذا لن يستمر. وإذا أردت بناء فريق قيادة مشترك، يجب أن يتحدث جميع الأفراد فيما بينهم.

فرق القيادة المشتركة: هي الفرق التي لا تعتمد على المدير وحده في القيادة وتوجيه الفريق، ولا تحتاج لذلك، لأن كل فرد في هذه الفرق لديه الحق في التغلب على التحديات وتنفيذ الحلول وتحقيق الأهداف.

ومن خلال التعليقات الأسبوعية لـ Offiicevibe – لحسن الحظ – تمكنت من التعرف على مشاعر فريقي. كان مقياس المشاركة لـ "العلاقة بين الزملاء" منخفضًا، وذلك من أكثر الأمور التي تؤرق المدير وتجعله متحفزًا لإيجاد حلول لها، فأفراد الفريق لم يكِنّوا مشاعرًا إيجابية لبعضهم بعضًا. ومن الناحية الأخرى، كان مقياس "علاقة أفراد الفريق بالمدير" مرتفعًا، وهذا جيد لأنه هناك إمكانية أن يتحدثوا إليّ. وعلى كل حال، لا ينبغي للمدير أن يحبس نفسه داخل عنق الزجاجة، بل يجب أن يكون مبادرًا.

تعرف على كيفية القيام بهذا المقياس على فريقك من خلال موقع Officevibe هنا

هنا تلاحظ انخفاض مقياس "العلاقة بين الزملاء" الذي شهد انحدارًا متواصلًا منذ ذلك الوقت. هل تلاحظ التشابه بين هذا الرسم البياني والصورة التي توضح مراحل التشكل والتصارع والتوافق والأداء؟

لماذا تعتقدين أن العلاقة بين الزملاء مهمة جدًا؟

هذه هي القاعدة: من منظور تجاري، إذا كنت تبذل 80% من قدرتك محاولًا فهم الناس وكيفية التعامل معهم، سيتبقى لك 20% للإبداع، ومن ثم ينبغي أن تبتكروا وتبدعوا سويًا. ولكن إذا لم تستطيعوا التحدث والاستماع إلى بعضكم بعضٍ بوضوح وبشكلٍ صحيح، فلن تتمكنوا من إيجاد أفكار لعرضها.

ومن وجهة نظر شخصية، نحن نأتي للعمل كي نطور من أنفسنا ونتعامل مع الآخرين، وأن نكون ضمن كيان أكبر من أنفسنا. ومن ثم، إذا لم تنسجم مع زملائك، لن يكون الذهاب إلى العمل ممتعًا، ولن تشعر بالسعادة في العمل مع فريق لا يقدم شيئًا. وفي نهاية المطاف، يحب الناس أن يكونوا ذوي تأثير.

من وجهة نظر شخصية، كيف أثر عليكِ كل هذا بصفتكِ مديرة الفريق؟

لم يكن الأمر سهلًا، ولم أقدر على النوم في الليل، إنه لأمر مؤرق أن ترى أفراد فريقك لا يتفاعلون فيما بينهم، لقد كان لدينا أهدافًا شاقة جدًا وهذا لا بأس به، لكن الوضع كان مروعًا في ظِل وجود مشاكل إنسانية، وكان من الصعب إجراء المحادثات التي نحن في أمس الحاجة إلى إجراءها.

كنت أذهب إلى العمل مبكرًا وأقرأ كتبًا عن الذكاء العاطفي وعن أداء فرق العمل، وأتحدث إلى مدربي المنظمة وإلى مديري الخاص الذي أمدّنا بأفكار جيدة. كنت أخاف بمجرد التفكير في ماذا لو سخر مني الفريق، ماذا لو ساور مديري الشك تجاهي؛ كنت أشعر أنني غير مستعدة وغير مؤهلة لهذا الأمر، وكنت غير معتادة عليه لأنني أعمل مديرة للمرة الأولى، ولكنني كنت أتعلم طوال هذا الطريق.

من أين بدأتي بإصلاح الأمور؟

طلب مني مدربي القراءة عن مراحل تطور فريق العمل الأربع، وسرعان ما أدركت أن فريقنا لن يكون فريقًا لامعًا إلا إذا مر بهذه المراحل الأربع. أكّد لي أن ما نمر به هو أمر طبيعي، وبدوري أخبرت فريقي هذا الأمر وطمأنتهم. بعدها، عملت أنا وقليل من الأفراد على التخطيط لنتمكن من معالجة ما لدينا من مشاكل سويًا.

وها قد حان وقت الإثارة! الاجتماع الذي أنقذ فريقنا

دور المدير ليس سهلًا، وهناك الكثير من الأمور التي ينبغي عليه فعلها لموظفيه. فبإمكانه خلق بيئة آمنة تحوي موظفيها وتحفزهم ليجتهدوا ويتمكنوا من حل الأمور بأنفسهم. وبالفعل تمكنت مديرتنا من تحقيق ذلك، وإليكم الخطوات التي اتبعناها لنخرج من مرحلة التصارع.

1. اخرجوا من المكتب

وضعنا خطة لتأدية يوم عمل كامل خارج المقر، بعيدًا عن هذه الفقاعة المليئة بالتوتر والتصارع؛ يُفضل أن يكون هذا المكان بأرض محايدة إذا صح التعبير.

2. أنشئ بيئة تتسم بالإدماج والاحتواء والشعور بالآخر

"أنت بحاجة إلى مد جسور الثقة بين الأفراد، وذلك ليس في اطار العمل فقط، بل بناءًا على التجارب الشخصية، فإذا وضعت نفسك مكان الآخرين، ستكون قادرًا على التحدث معهم بحرية ووضوح" - ماري كرستين

وعلى إطار زمني، بدأنا جميعًا بذكر تاريخ مولدنا، وأشرنا إلى الاختلافات العمرية بيننا، ساعدنا ذلك على خلق جو من الشعور بالآخر، وطلبنا من كل واحد فينا إضافة ثلاث لحظات لها تأثير كبير في حياته إلى ذلك الإطار الزمني.

القصص التي سمعناها كانت حقيقية، إذ بعض منها كانت عبارة عن تجارب شخصية ومواقف محزنة، وبعضها كانت تتعلق بالمهنة، وفي ذلك اليوم أصبح كل منا يعي الكثير عن الآخر ويشعر به.

3. تعلم وتأمل

"قراءة مصادر خارجية أتاحت لنا فرصة التحدث عن أنفسنا في ضوء تجربة فريق آخر داخل شركة أخرى، مما ساعدنا على إجراء نقاش موضوعي، وتخفيف حدة التوتر". – ماري كرستين

بعدها، قرأنا جزءًا من كتاب الفريق الأكثر إخلاصًا لنعرف بعض المعلومات عن أنواع فرق العمل المختلفة؛ ومن خلال قراءة دراسات الحالة والسيناريوهات التي عُرضت في الكتاب، كنا قادرين على تأمل الحالة التي يشهدها فريقنا، والتي كنا نمر بها".

قدم لنا هذا الكتاب معيارًا مرجعيًّا، عرفنا من خلاله موقعنا، وماهية الفريق الذي ينبغي أن نكونه.

4. احصل على تقييم للفريق

إذا لم نكن فريقًا مخلصًا فمن نحن إذًا؟ لمعرفة الإجابة خضعنا جميعنا للتقييم الذي تضمنه الكتاب. زودتنا هذه التجربة بمجموعة من الإرشادات وأساليب مراقبة النفس التي ساعدتنا كثيرًا وأعطتنا صورة شاملة عن موقعنا في مراحل التطور في ذلك الوقت، وأخيرًا تمكنّا من تحقيق الأمر الذي لطالما هربنا منه وهو: المحادثة الحقيقية.

5. تحدث عن الأمر

تجمعنا حول المكتب وتبادلنا الأفكار مما سهل علينا إجراء نقاش صادق وحر وبَنّاء. كنا نشير خلال هذه المناقشة إلى التجارب المذكورة في الكتاب بدلًا من تجربتنا الخاصة، الأمر الذي أتاح لنا الحديث عن وضعنا بأريحية.

"كان هذا التمرين سببًا في الإحباط، وهذا أمر جيد، على سبيل المثال: كثيرًا ما ظهر "تحدي الأفكار"، مما جعل الناس يشعرون بعدم مصداقية خبراتهم، ومن ثم ناقشنا كيفية تحدي الأفكار فيما بيننا باحترام من خلال محاولة فهم وجهة نظر الآخر أولًا قبل إبداء الرأي، فتحول الاتجاه من التشكيك إلى التأكيد". ماري كرستين

6. ضع معايير الفريق

على شاكلة المنظمات التي لها ثقافة تحوي مجموعة من القيم، يجب أن يكون لكل فريق ثقافة فرعية. وهذا يعني أن كل فريق بحاجة إلى وضع مجموعة من القيم الخاصة به وحده.

"عدم وجود معايير للفريق معناه أنه سيكون هناك صراع بكل تأكيد، على سبيل المثال: ربما أرى أن الحضور إلى العمل متأخرًا أمر غير مقبول، بينما يفكر شخص آخر أن هذا ليس بالأمر الجلل، مما يعني أن لدى كلانا قاعدة عمل مختلفة، وأن دوافعنا ليست واحدة". ماري كرستين

وهذه المعايير، أو ما تُسمى بـ "مبادئ الفريق" لا تُترك للمدير كي يمليها وحده، بل على الفريق بأكمله أن يتعاون على وضعها، كي يشعروا بالمسئولية نحوها، وأنهم يخضعون للمساءلة المشتركة.

مثال: استدع الفيل الذي بالغرفة

الفيل هو عبارة عن المشكلات والتحديات التي يتجنب الجميع مناقشتها، ومن هنا، فالتحدث بشأن ما يوجد بالفريق من تحديات وصراعات ومشاكل سويًا هو من أجل مصلحة الفريق، ومن ثم عليك إظهار مسببات عدم الارتياح هنا وهناك والتحدث بشأنها.

الهدوء ما بعد العاصفة

"قبل مرور أسبوع من هذا الاجتماع، بدأنا بملاحظة النتائج؛ لقد كان مردوده مدهشًا" – ماري كرستين.

وأخيرًا، بدأنا جميعًا باستدعاء مسببات المشاكل وعدم الراحة ووضعها نصب أعيننا ومناقشتها قبل أن تتفاقم. وجعلنا من مبدأ "استدع الفيل الذي بالغرفة" مسئولية مشتركة فيما بيننا للتغلب على الصراع.

أينعت ثمار العمل بمثل هذه الشجاعة والشفافية، وأدى إلى نتائج طيبة، كما أننا اعتدناه وأصبح ملموسًا فينا بشكل كبير؛ كما أن الفرق الأخرى في الشركة تعرفت على اتجاهنا هذا، وبدأوا بوضع مبادئهم الخاصة.

وبذلك، تحول صراع الفريق إلى قصة نجاح.

كيف تضع مبادئ الفريق: دليل المدير

1. أعطي لكل واحد منهم الفرصة للتحدث بشكل منفرد (لتجنُب التفكير الجماعي) عن أكثر المعايير أهمية من وجهة نظره، والتي يود إضافتها للفريق.
2. دعهم يذكرون واحدًا تلو الآخر المبادئ التي يعتقدون أنه من الواجب تنفيذها، ولماذا.
3. جهِّز ورقة ملاحظات، لتُلصق عليها الأفكار المتكررة.
4. اختاروا معًا المبادئ التي يرى الفريق أنها الأنسب له في الوضع الحالي.
5. أدرِج كل مجموعة من المبادئ تحت مجموعة فرعية، وضع لها وصفًا ونقاطًا محددة. على سبيل المثال: تقبل التعليقات بروح الحوار والمناقشة، لا المواجهة.
6. وأخيرًا، اطبع هذه المبادئ وعلقها على شكل لوحة تذكير يمكن رؤيتها.
7. اشرح مبادئ الفريق للموظفين الجدد الذين لازالوا في مرحلة التهيئة أو ما تُسمى بمرحلة "صعود المركب".
8. بعد أشهر قليلة، تفقد هذه المبادئ مع فريقك، هل لازالوا يستخدمونها، أم حان الوقت للنظر فيها.
9. كرر العملية مرة أخرى إذا ما تغير أفراد الفريق وظهرت عاصفة ثانية في الأفق.

ترجمة -وبتصرُف- للمقال From Storming to High-Performing: The Meeting That Saved Our Team لصاحبته: أليسون روبنز

أصبحت كلًا من التنوع والإدماج (D&I اختصارًا للكلمتين Diversity and inclusion) من أكثر الكلمات شيوعًا في 2018. هناك العديد من الشركات التي تبذل قصارى جهدها لتحقيق التنوع بين موظفيها، لكنها تهمل إشراك هؤلاء الموظفين في التجربة التي قد وظفوهم وحرصوا على تنوعهم من أجلها؛ فإذا أرادت الشركات تذوُق ثمار التنوع، عليها أولًا أن تعزز ثقافة الإدماج.

ذكرت مجلة فوربس أنَّ الإدماج هو الطريق الوحيد لتحقيق التنوع داخل المنظمة أو الشركة وجعله أكثر فاعلية، والحقيقة هي أنه: «بدون نقاش مدروس وبنّاء وإجراءات ملموسة لبناء بيئة تحتوي أفرادها وتدمجهم داخلها، ستضيع جميع الجهود المبذولة لتوظيف قوة عاملة متنوعة سُدى؛ ومن ثم، سيترك الموظفون عملهم بعد أن تم تعيينهم واختيارهم بصعوبة بالغة».

«تنوُع بدون إدماج كآلة بدون محرك»

إذا كان الإدماج هو جسد الفريق، فالتنوع روحه، إذ ستلمس الشركة نتائجه إذا طبقته بكيفيته الصحيحة؛ ويكون ملموسًا بشكلٍ أكبر في الفريق من خلال التفاعل بين أفراد الفريق الواحد والأفكار والنتائج النهائية. لا يوجد طريقة واحدة أو نموذج فريد لتحقيق التنوع والإدماج يناسب جميع الشركات، بل حتى أفضل الشركات لا تزال تحاول معرفة كيفية إدماج هذين العنصرين داخل أنظمتها اليومية. لكن الخبر السار هو أن الإدماج عبارة عن "عقلية وأسلوب تفكير" قبل أي شيء آخر، والإيمان به هو أول خطوات النجاح. أنت على الطريق الصحيح!

لماذا الإدماج بهذه الأهمية؟

"أثبتت الدراسات أن فِرَق العمل التي تتبنى ثقافة الإدماج تتفوق على نظيرتها بنسبة مذهلة تساوي 80%" وفقًا لتقرير شركة ديلويت.

قد يبدو الإدماج عاملًا غير ملموس، ولكن نتائجه تؤثر على غيره من العوامل الظاهرة والمحسوسة جميعها. لماذا؟ لأنه إذا كان الإبداع جسدًا، فثقافة الإدماج هي روحه التي يحيا بها.

الأفكار الأكثر إبداعية وابتكارًا - وأيضًا أكثر الأفكار تدميرَا وتخريبًا - تنتج حينما تتحد عقول المجموعة، يتشاركون الأفكار فيما بينهم، ويصغون إلى بعضهم بعضًا بكل حماس وإيجابية، ويتنافسون بكل طاقاتهم وحيويتهم، وهذه ببساطة وصفة الابتكار، وهي الورقة الرابحة التي ستجعل شركتك في المقدمة.

لكي ينجح كل فرد فينا، يجب أن نتحد وننجح معًا. النجاح ليس وليد الصدفة، بل هو ثمرة إنشاء بيئة آمنة يشعر الموظفون تحت ظلها بهويتهم؛ ففيها يعملون ما يحبون دون خوف الانتقاد، وهذا هو سر السلامة النفسية، تذكر هذا المصطلح وثبته داخل ذاكرتك لأنه هو مستقبل العمل.

ووفقًا لما ذكرته مجلة هارفارد بيزنيس ريفيو: "تساعدك السلامة النفسية على المجازفة باعتدال والتعبير عن رأيك والإبداع وأن تطلق العنان للابتكار دون الخوف من شبح الفشل وهذه السلوكيات هي السر وراء الإنجازات التي يشهدها سوق العمل".

فالخوف هو عدو الابتكار منذ قديم الزمان، وهو أقوى مثبطات الابتكار.

"لن تحقق أي إنجازِ حقيقي إذا سيطر عليك الخوف من ردة فعل الآخرين" لـ بريني براون أماكن العمل التي تحتضن أفرادها، تغمرها روح الانتماء والثقة والمودة والشعور بالآخر، وهي وحدها القادرة على الابتكار والإبداع.

وبالحديث عن الإدماج من ناحية علمية، نجد أن الدماغ البشري يسجل مشاعر الاستبعاد والرفض بداخله على شكل إصابة جسدية، هذا صحيح لأن الرفض يجرحنا بالمعني الحرفي للكلمة، ومن البديهي أن يؤثر ذلك على نجاح أعمالك. ووفقًا لما ذُكر في مجلة هارفارد بيزنيس ريفيو (Forbes): "هناك أيضًا دليل على أن عدم قدرتك على التفكير بشكل جيد هو نتيجة حقيقية لشعورك بالرفض". ومن ثم، فقدرتنا على التفكير ومعالجة المعلومات داخل عقولنا وتوليد الأفكار تتأثر بما نشعر به داخل مقر العمل، لأنه متى شعرنا بالانتماء والتقبّل، ستعمل عقولنا بشكل أفضل.

الإدماج، مسئولية مَنْ؟

الخطأ الأكثر شيوعًا في جميع القطاعات هو أن المنظمات تضع مسئولية تعزيز الإدماج دومًا على عاتق مسئول الموارد البشرية. التنوع والإدماج لم يكونا أبدًا أحد استراتيجيات مسئول الموارد البشرية، ولكنهما مسئولية الجميع وبخاصة رواد المنظمة وقادتها. عندما يفوض المدير التنفيذي «مشروع الإدماج» إلى شخص آخر غيره، سيكون كمن مهد للفشل طريقًا إلى شركته، لأن إعداد نموذج الإدماج هو أمر منوط بكبار مسئولي المنظمة ومديروها. فإذا دعت شركةً ما إلى الإدماج، يجب أن يكون كبار المسئولون والمديرون هم أول من يلبي النداء، ويترجم الكلمات إلى أفعال.

وبناءً على ما سبق، كل فرد في المنظمة مسئول عن تحقيق الإدماج؛ ولمّا كانت البداية والمبادرة مطلوبة من كبار المسئولين، فإن وظيفة المدراء هي تعزيز الإدماج والتأكد من أنه قد غُرس بداخل كل فرد في المنظمة، لأن الإدماج هي الوظيفة التي ينبغي على القادة البدء بها.

نصائح تساعدك على مراقبة سلوك التحيز بداخلك: عند تعاملك مع أي شخص في أحد المواقف، ضع في مخيلتك أنك تتعامل مع شخص غيره، وانظر ما الذي ستشعر به، فإذا كان لديك شعور مختلف مع كل شخص فيهما، إذًا أنت متحيز لأحدهما. على سبيل المثال، إذا كنت تتعامل مع امرأة وليس رجل والعكس، هل سيكون سلوكك في الحالتين واحد؟ ومن ثم تحيزك في هذا الموقف مبني على أساس الجنس.

وقبل الغوص في نصائح أخرى، ننصحك بإرسال فريقك لحل استطلاعات التنوع والإدماج والمجانية أو استشارة أحد الخبراء، وبواسطة هذه الاستطلاعات يمكنك اكتشاف نقاط القوة والضعف فيما يتعلق بالإدماج داخل فريقك بسرعة، وبعدها ستساعدك النصائح التالية على تقويم نقاط الضعف.

نصائح من الخبراء إلى القادة من أجل بناء بيئة عمل أكثر اندماجًا

قدمت مديرة Awaken التنفيذية ميشيل كيم - والتي تعمل بكل شغف على تغيير صورة التنوع والإدماج داخل المنظمات - ثلاث نصائح أساسية إلى قادة الفرق من أجل بناء بيئة عمل أكثر إنتاجية.

1. انظر إليهم على أنهم أشخاص وليس مجرد موظفين

نميل دومًا إلى التفكير بأن هويتنا داخل مكان العمل هي كيان منفصل عن هويتنا خارجه، لكن هذا غير صحيح؛ فنحن في كلتا الحالتين الشخص ذاته، وهويتنا الحقيقية تسيطر علينا داخل العمل، وإذا استغرق القائد بعض الوقت ليُظهر لأفراد الفريق أنه يراهم كأشخاص وليس موظفين، حينها سيقدمون أفضل ما لديهم. اسألهم وتبادلوا الآراء وادعمهم جميعًا.

نصيحة: حاول معرفة أيام العطلات والمناسبات الدينية لموظفيك ذوي الثقافات المختلفة واعطهم إجازة من العمل خلالها.

2. كن قائدًا في السراء والضراء

تذكر جيدًا أن منظمتك وأفرادها لا يعيشون بمعزل عن العالم، عليك أن تولي اهتمامًا إلى تأثير الأحداث المختلفة على موظفيك، سواء كانت هذه الأحداث تتعلق بالصحة النفسية أو العِرقْ أو الدين أو الجنس ...إلخ. ينبغي على المديرين ومسئولي الموارد البشرية الالتفات إلى هذه الأمور مع الفريق، ووضع بيان رسمي للشركة بشأنها، وخلق بيئة آمن للنقاش وطلب المساعدة.

نصيحة: إذا كانت هناك أية أعمال عنف أو أحداث متكررة تمس مجموعة ما داخل شركتك، والتي من الممكن أن تؤثر على صحتهم النفسية، اجمع فريقك وأخبرهم أنك تتفهم الوضع، وتعرف نتائج هذه الأحداث، واسأل إذا ما كانوا يحتاجون إجازة، وذَكِّرهم أن الباب مفتوح أمامهم إذا أرادوا التحدث عما يمرون به في أي وقت.

3. استخدم طاقتك لتحقيق المساواة داخل الملعب

ينتظر الناس من قائد الشركة وضع المعايير، لذا يجب على المدير وضع نموذج لسلوك الإدماج داخل الفريق.

• قاطع من تصدر عنه لهجة أو أسلوب تحيز أو سلوك غير مناسب في الحال، هذا الأمر ينطبق عليك أنت أيضًا.
• استمع إلى هؤلاء الذين لا يتكلمون عادةً وركز معهم.
• أعط كل ذي حق حقه، خصوصًا أولئك الذين يتقنون عملهم.
• قسم الأعمال بالتساوي وبشكل مدروس - واعط كل واحد منهم الفرصة كي ينجح -.
• راقب القواعد التي وضعتها فئة متميزة من المنظمة لخدمة مصلحتها واعترض عليها.

خمس أنشطة للفريق من أجل تحقيق التنوع والإدماج

يجب أن يدخل عنصر الإدماج في دورة حياة الموظف من بدايتها إلى نهايتها، فالهدف هو بناء بيئة اندماج واحتواء، وذلك من اللحظة التي يرى فيها أحدهم شارة التوظيف خاصتك إلى اللحظة التي يغادرون فيها شركتك. وبحسب ما قالته كيم - خبيرة التنوع والإدماج بشركة Awaken -:

"تضع كثير من الشركات شعارات برّاقة عن التنوع والإدماج، ولكن عندما نجرّب وننظر عن كثب إلى كيف يقوم المديرون بقيادة فريقهم، نكتشف وجود خلل".

إليك خمس نشاطات تركز على التعزيز والإدماج خاصة بالمديرين لإنشاء فريق قوي:

1. اعرف ما هي العوامل التي شكلت شخصياتهم

اصنع بيئة آمنة تعرف من خلالها ثقافات موظفيك وخلفياتهم وتقف على الأمور التي كان لها دور محوري في حياتهم، يتيح القيام بهذا الأمر داخل مجموعة للموظفين معرفة أشياء جديدة عن بعضهم بعضًا، والتي ربما ما كانوا ليعرفوها بطريقة أخرى، ووجود الأمانة والمصداقية لهو أمر رائع يساعد على تكوين الروابط وتعزيز الشعور بالآخر وتوطيد العلاقات.

1. اطلب منهم جميعًا التفكير في أكثر اللحظات تأثيرًا في حياتهم وكتابتها في أوراق ملاحظات منفصلة.
2. اطلب من كل موظف عرض هذه اللحظات على الفريق ومشاركة قصتهم متى شعروا بالارتياح لذلك.
3. اشكرهم جميعًا على المشاركة واطلب منهم إبداء وجه استفادتهم من هذه التجربة.

2. تعرف على مشاعرهم

لدى كل موظف حياة وتجارب خارج المكتب تنعكس على مشاعره وتظهر خلال العمل، ومحاولة فهم هذه المشاعر من خلال مجموعة عصف ذهني أو اجتماع - على سبيل المثال - سيُسلط الضوء على مستوى مشاركتهم والحيوية التي يجلبونها إلى الفريق، وأيضًا سوف يعزز من الشعور بالآخرين داخل الفريق.

ستمكنك الخطوات التالية من بدء المحادثات داخل مجموعات صغيرة من فريقك. يمكنك أيضًا استخدامها بشكل فردي مع أحدهم مما يعطي مجالًا للتحدث بحرية وصراحة معهم، كما أنها ستعطي الموظف الفرصة للتعبير عن مشاعره، ولكننا عادة لا نولي الاهتمام والوقت لهذا الأمر.

تجوّل حول الطاولة واطلب منهم تكملة هذه العبارة: "لو أنك تعلم عني جيدًا، ستعرف أنني..."

من الممكن أن يكون باقي العبارة كالتالي: "أشعر بالتوتر قليلًا لأن الحافلة فاتتني هذا الصباح، احتاج إلى دقيقة لأستجمع قواي". أو شيئًا أكثر صعوبة مثل: "لدي فرد في عائلتي يصارع المرض، مما يجعلني مشتت الذهن وأجد صعوبة في التركيز".

3. واجه المفاهيم الخاطئة

النشاط التالي هو أحد أنشطة الإدماج التي أشار إليها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا، كما أنه من أفضل الطرق لإزالة المفاهيم الخاطئة والصور النمطية من خلال السماح للموظفين بذكر كيف يرون أنفسهم، مما يتيح لهم إبراز هويتهم الحقيقة الكامنة خلف هذه الصور النمطية.

إليك خطوات يمكنك من خلالها تطبيق نشاط "أنا...، ولكنني لست..."

1. يأخذ كل فرد ورقة ثم يطويها إلى نصفين مكونًا قائمتين متقابلتين.
   1. اكتب فوق القائمة الأولى "أنا...".
   2. اكتب فوق القائمة الثانية "أنا لست...".
   3. اكتب كلمة "ولكن" بين هاتين القائمتين.
   4. ومن ثم، تُقرأ العبارة النهائية هكذا "أنا ولكنني لست ".
   5. ينبغي على المشاركين في هذا النشاط كتابة حقيقة شائعة عنهم في القائمة الأولى، مثل دينهم أو عِرقهم، وأن يكتبوا في القائمة الثانية صورة نمطية شائعة عنهم ولكنها ليست حقيقية (سواء كانت هذه الصورة النمطية سلبية أم إيجابية). مثال: (أنا آسيوي، ولكنني لست بارعًا في الرياضيات)
   6. وضح كل شيء وتأكد من إجابة أسئلتهم، واطلب من كل واحد منهم كتابة خمس عبارات على الأقل.
   7. اسمح لهم بمشاركة هذه العبارات مع باقي الفريق، ثم ابدأ النقاش البنّاء الهادف حول هذه العبارات.

4. اجعل كل واحد منهم يضع نفسه مكان الآخر

أوصت مجلة هارفارد بيزنس ريفيو بتبني طريقة "رؤية الأمور بعين الآخرين"، فهي وسيلة رائعة للشعور بالآخر، وهي أيضًا السر خلف بناء ثقافة إدماج واحتواء وتنوع.

1. اطلب من فريقك أثناء النقاش ذكر الثقافات والخلفيات المتنوعة التي يرونها داخل فريقهم (مثل: العِرق والدين والتعليم والميول الجنسية والعمر ...إلخ).
2. ضع كل فرد مع أشخاص من خلفية مختلفة عنه.
3. اجعل كل واحد منهم يكتب في بضعة أسطر التحديات المعينة التي قد تواجها الخلفية أو الثقافة التي كان معها – من وجهة نظره -.
4. شارك هذه الأفكار وناقشها مع الفريق أو في مجموعات صغيرة.

سيجعل هذا الاتجاه أعضاء الفريق الواحد يشعرون ببعضهم بعضًا، كما أنه سيساعد على تبني سلوكيات وتوجهات إيجابية نحو الأقليات، وذلك بحسب ما ذكرته دراسة هارفارد التي أوضحت نتائجها وجود دعم متزايد وتخفيف من وطأة سوء المعاملة التي تتعرض لها الأقليات المهمشة.

5. اكتشف سلوك التحيز

لدى كل واحد منا عنصر التحيّز شئنا أم أبينا؛ هناك طريقة واحدة للتخلص منه، وهي أن نكشفه في أنفسنا أو غيرنا ونواجهه.

1. خصص صندوقًا من أجل القضاء على التحيز.
2. دع فريقك يكشفون عنصر التحيز أو أي نمط من أنماط التهميش داخلهم بحرية وصراحة.
3. على سبيل المثال: استخدام لهجة تنم على التحيز لجنس ما أثناء مناقشة أحد المهام.
4. على كل من صدرت منه أي لهجة تدل على التحيز أن يدفع دولارًا.
5. لا تتوقف عند هذا الحد، وناقش نوع هذا التحيز بشكل سريع مع فريقك لتوضيح الفكرة.

ستساعد ممارسة هذا النشاط جميع الأفراد على التخلص من التحيز بداخلهم، وذلك عن طريق كشفه والتغلب عليه، وفي نهاية العام استعمل النقود التي تجمعت داخل "صندوق القضاء على التحيز" في القيام بشيء ممتع يفضله الفريق.

الخلاصة

خلق بيئة يرغب الجميع بالعيش بداخلها هو السبيل إلى المحافظة على الموظفين وإدماجهم، بيئة تنصت إليهم وتحتويهم، بيئة يكونون على هويتهم الحقيقية تحت ظلها.

عنصر الإدماج يجب أن يكون قلب الشركة وروحها وبداخل كل خلية من خلاياها، وقادة الشركة ومديروها هم المسئولون عن تصميم نموذج الإدماج ووضع معاييره. فالمديرون العصريون هم الذين لهم دور كبير في تبني سلوكيات قائمة على الإدماج والشعور بالآخرين، وهم الذين يلهمون موظفيهم ليحذوا حذوهم.

يضيف الإدماج والاحتواء ميزة تنافسية إلى الشركة التي تؤمن بقوته وتتبناه كعنصر أساسي دون تهاون، ولن تتمكن أي شركة أخرى من منافستها. ثقافة الإدماج والاحتواء هي روح العصر وهي المستقبل، من يعيشون تحت ظلها لا يعرفون معنى الخوف أو الرهبة، لأن جُل ما يطمحون إليه هو الإبداع والابتكار.

ترجمة -وبتصرف- للمقال Diversity and Inclusion activities لصاحبته أليسون روبنز.

من أكثر الأمور التي عانيتها كمديرة هي جعل فريقي يعملون سويًا، لكنني دائمًا ما أقول أنه إذا حققنا أكبر استفادة من أداء الفريق، ووصلنا به إلى أفضل إنتاجية، لن تقدر أي قوة على الوقوف أمامه. والآن سأكشف لكم السر وراء الفرق الأكثر إنتاجية: إنه الشعور بالآخرين.

كتبتُ ذات مرة أحد المقالات بعنوان: أهم مهارة يمتلكها القائد، ذكرتُ فيها أن الشعور بالأخرين هو أهم مهارة يجب توافرها في القائد، وهي لا تنطبق على القائد فحسب، بل على الفريق بأكمله ليحقق أفضل أداء.

ذكرت مارجريت هيفيرنان في حديثها في TED أن السر وراء أعظم الفِرَق هم الانسجام الاجتماعي. يغفل الكثيرون عن هذه الحقيقة، وتكمن مشكلة العديد من الشركات في أنهم يتبنون منهجية "الدجاجة الخارقة" في الإدارة، فالشركات تشجع المنافسة ومكافأة الفرد الأكثر أداء.

من المعروف أن الدجاج يعيش في مجموعات، لذا قام ويليام ميور - أحد علماء البيولوجيا - باختيار مجموعة من الدجاج العادي وعزلهم بمفردهم لستة أجيال متتالية، وبالمقابل، كوّن مجموعة أخرى من الدجاجات الأكثر انتاجًا والتي تعتمد إنتاجيتهن على وجودهن منفردين- يمكنك تسميتهمن الدجاجات الخارقات- ووضعهن في مجموعة، وفي كل جيل من أجيال المجموعة الثانية كان يختار فقط الدجاجات الأكثر إنتاجية كي يربّيهن.

بعد مرور ستة أجيال، تُرى ماذا وجد؟ حسنًا، الدجاجات في المجموعة الأولى -العادية- كانت تبلي بلاءً حسنًا؛ وجدها سمينة يكسوها الريش وكان إنتاجها للبيض في زيادة كبيرة. ولكن ماذا عن دجاجات المجموعة الثانية؟ حسنًا، لقد ماتت المجموعة كلها باستثناء ثلاث، والسبب في ذلك أن الدجاج في هذه المجموعة كان ينقض على بعضه بالنقر، لأن إنتاجيتهم تعتمد على وجودهم بمفردهم، ومن ثم، فالسبيل الوحيد للفرد إلى تحقيق النجاح في هذه المجموعة هو قمع إنتاجية الآخرين.

استمرت مارجريت في حديثها وتكلمت عن دراسة أُجريت بمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا "إم آي تي" عن ما السر وراء الفرق الأكثر إنتاجية:

المثير للدهشة هو أن المجموعات الأفضل من حيث الأداء لم تكن تلك التي يوجد بين أفرادها واحد أو إثنان ممن لديهم أكبر نسبة ذكاء، أو تلك المجموعات التي تتميز بأن مجموع نسبة ذكاء أفرادها أكبر، لكن، المجموعات الأفضل - الفرق الأكثر نجاحًا - تميزت بوجود ثلاث خصائص.

أولًا: كان لديهم درجة كبيرة من الحس الاجتماعي تجاه بعضهم بعضًا، وهذا أمر يُقاس باختبار قراءة الأفكار عن طريق العينين، حيث يُستخدم هذا الاختبار لقياس الشعور بالآخرين. لذا، فالمجموعات التي سجلت أعلى النقاط هي المجموعات كانت تطبقه بشكل أفضل من الأخريات.

ثانيًا: كان أفراد المجموعات الناجحة يعطون وقتًا متساوٍ لبعضهم بعضًا، لم يكن هناك فرد يهيمن بصوته وتوجيهاته على الباقين، كما ولم يُهمَل بينهم أي فرد.

ثالثًا: كانت المجموعات الأكثر نجاحًا تحتوي على عدد كبيرٍ من الإناث مقارنة بباقي المجموعات.

هناك ما يُسمى بذكاء الفريق الجماعي

اكتشفت مجموعة من الباحثين في معهد ماساتشوستس وجامعة كارنيغي ميلون، أنه مثلما يوجد ذكاء فردي "I.Q"، هناك أيضًا ما يُسمى بذكاء الفريق الجماعي، وبناءًا على هذه الدراسة، قال الباحثون:

الذكاء الجماعي مرتبط بتشكيل المجموعة إلى حد كبير، فكلما زاد عدد الإناث في المجموعة، زادت نسبته.

أُجريت هذه الدراسة المدهشة على 192 مجموعة مختلفة الأعداد، كي يروا إذا ما كان هناك ما يُسمى بالذكاء الجماعي؛ وطُلب من هذه المجموعات أداء مهام مثل: العصف الذهني وحل الأحجيات واتخاذ القرارات الأخلاقية.

الذكاء الجماعي والذكاء الفردي يوجدان بصورة منفصلة

المؤشرات الرئيسية للدراسة: الحس المجتمعي وتوزيع الأدوار في المحادثة ونسبة الإناث في المجموعة.

أما النتائج فقد كانت صحيحة بغض النظر عن حجم المجموعة.

قراءة الأفكار من خلال العيون

عند البحث عن الخاصية التي تجعل كفاءة إحدى المجموعات أعلى موازنة بالمجموعات الأخرى، وُجد أن الحس الاجتماعي هو الأجابة؛ فاختبار قراءة الأفكار من خلال العيون هو أحد أهم الاختبارات وأكثرها انتشارًا من حيث قياس معدل الشعور بالآخرين والحس الاجتماعي.

وفكرة الاختبار كالتالي: يقوم أحد الأفراد بالنظر إلى صورة منطقة العين لشخص آخر، ثم يحاول أن يصف مشاعر وأفكار هذا الشخص فقط من خلال النظر إلى هذه الصورة. بواسطة هذا الاختبار يمكنك التنبؤ بمدى فاعلية أفراد المجموعة، وكل ما عليك فعله هو معرفة متوسط مجموع نقاط أفراد المجموعة في هذا الاختبار؛ وبشكل عام، عند قياس الحس الاجتماعي لدى الإناث نجدهن يحققن درجات أعلى، مما يجعلهن أفضل من الذكور في مكان العمل.

إذا أردت تشكيل فريق فعّال، وظِف عددًا أكبر من الإناث

وكل ما عليك فعله هو إنشاء بيئة يحترم أفرادها بعضهم بعضًا.

نصائح لمديري الفرق

تذكّر أن هدفك هو جعل الأفراد يشعرون بالراحة لوجودهم في نفس الفريق، فمتى شعروا بذلك سيتعاونون فيما بينهم بشكل أفضل.

إليك بعض الأفكار كي تجعل أفراد فريقك على قلب رجل واحد

دعهم يتعارفون على بعضهم بعضًا

اطلب منهم تناوُل الطعام في أحد الأوقات بمطعم ما، أو قضاء عطلة نهاية الأسبوع سويًا، لك الخيار في ذلك.فبصفتك المدير، أنت تحتاج إلى تعزيز هذه الروابط الاجتماعية فيما بينهم وتشجيعها، ويُمكِن لتناول طعام الغداء سويًا ببساطة أن يصنع فرقًا كبيرًا؛ لأنه في لحظات كهذه لا يتحدث المرء عن العمل، بل يسعى للتعرف على الشخص الآخر بشكل جيد.

تخلص من الخوف

يحتاج كل فرد في الفريق إلى حرية التعبير عن رأيه دون مقاطعة، وأن يشعر بأن صوته مسموع، وبما أنك مدير الفريق، ينبغي عليك بذل قصارى جهدك كي توفر بيئة تحتوي أفرادها وتستمع دائمًا إلى أفكارهم.

شجِّع أفراد الفريق ليتقبّلوا بعضهم بعضًا

الشعور بالتقبّل بين الزملاء مهم جدًا، للأنهم الأقرب إلى بعضهم بعضًا طوال اليوم في مكان العمل، فهو يعني لهم الكثير؛ ومن ثم إذا نجحت في تكوين ثقافة احترام متبادل بين الموظفين، سيشعرون بالاندماج والاحتواء، وسيعملون سويًا بشكل أفضل.

وظف عددًا أكبر من الإناث

هذه النصيحة هي الأسهل من حيث التنفيذ، ولكن أرى أن عليك بذل جهدٍ متسق لضم عددٍ أكبر من الإناث إلى الفريق. بكل تأكيد أشعر بالفخر لأن GSOFT (الشركة المؤسسة لـ Officevibe) تضم 21 سيدة من أصل 132 موظف؛ وهذا بالنسبة لشركة تعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات لهو أمر جدير بالإعجاب.

ترجمة -وبتصرف- للمقال Optimizing Your Team For Ultimate Productivity لصاحبته أليسون روبنز.

لا ترتبط ثقافة الشركة بامتلاك مكان عملٍ فاخر؛ بل ترتبط بامتلاك فريق عمل منتج ينسجم أعضاؤه مع بعضهم بعضًا ويعملون تجاه تحقيق هدفٍ مشترك.

يختار العديد من الموظفين في وقتنا الحالي العمل عن بعد لكي يستمتعوا بحياتهم ويحصلوا على المزيد من الحرية؛ فمع تطور التكنولوجيا، أصبح من السهل على الناس أن يعملوا من المكان الذي يريدونه وفي الوقت الذي يرغبونه مع حفاظهم على مستوى عالٍ من الإنتاجية.

يذكر كتاب Remote: Office Not Required:

«تتمثل النقلة النوعية المتعلقة بوجود قوة عاملة موزَّعة في التحوِّل من أسلوب التعاون المتزامن إلى التعاون غير المتزامن، إذ إلى جانب عدم وجود ضرورة في أن يتواجد الجميع في نفس البقعة الجغرافية لكي يعملوا سويًا، فليس هناك -أيضًا- ضرورةً في أن يعملوا سويًا في وقتٍ واحد.»

مزايا وعيوب العمل عن بعد

إنّ العمل عن بعد ليس حلًا مثاليًا لا عيب فيه، ولكن له مزايا عديدة منها:

1. سهولة تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والحياة الشخصية

يمنح العمل عن بعد الموظفين إحساسًا بالحرية التي تجعلهم قادرين على تنفس الحياة خارج جدران العمل، إذ يمكنهم تنظيم يومهم بحيث يشمل قضاء وقت مع العائلة، وحضور المواعيد، وأمور شخصيّة أخرى.

الوقت الذي يقضيه الناس للذهاب إلى العمل في الوظائف الاعتيادية (والتوتر الذي ينشأ عنه) لا يجعل الموظفين يتمتّعون بتوازن جيّد بين الحياة المهنية والحياة الشخصية.

2. مُحصِّلة عدد الساعات التي يعملها الموظفون عن بعد أكبر

بيّنت تجربة أجراها باحثون من جامعة ستانفورد أنّ الأفراد الذين يعملون من المنزل سجَّلوا عدد ساعاتٍ أكثر من أولئك الذين يعملون في المكاتب أثناء فترة مناوبتهم المعتادة، كما أنّهم أخذوا إجازات مَرَضية أقل؛ وهذا يعني أنّهم استطاعوا العمل لساعاتٍ أكثر بالمجمل.

وقد أظهرت دراسة أجرتها شركة غالوب (Gallup) أنّ عدد ساعات العمل التي يقضيها الموظفون عن بعد أكثر بمعدل أربع ساعات في الأسبوع من تلك التي يقضيها نظراؤهم الذين يعملون في المكاتب.

3. الموظفون عن بعد أكثر إنتاجية

لا يعمل الموظفون عن بعد لساعاتٍ أكثر فحسب؛ بل إنّهم –أيضًا- يكونون عادةً أكثر إنتاجيّة نتيجة وجودهم في بيئة أكثر هدوءًا، كما أنّ طاقتهم لا تُستنزف بسرعة لأنّهم قادرون على تحقيق التوازن في حياتهم على نحوٍ أفضل، وهذا يُمكِّنهم من الحفاظ على معدل إنتاجيّتهم لمدة أطول.

4. معدل دوران الموظفين عن بعد أقل

يُقصد بدوران الموظفين: ترك الموظفين لوظائفهم الحاليّة والانتقال إلى وظائف أخرى.

في تجربة جامعة ستانفورد سابقة الذكر، تبَيَّن أيضًا أنّ معدل دوران العاملين من المنزل كان أقل بنسبة 50% تقريبًا مقارنةً بالمجموعة الضابطة. إنّ هذه الإحصائية مهمّة للغاية إذا ما توقفت للتفكير بها.

رغم أنّ كلّ ما سبق يبدو رائعًا، إلا أنّه ليس مثاليًا تمامًا، إذ هناك بعض العيوب المتعلِّقة بالسماح للموظفين بالعمل من المنزل منها:

1. ضرورة أن يكون الموظفون عن بعد منظمين بدرجة كبيرة

من السهل جدًا أن يتشتّت انتباهك أو أن تفتر همَّتك عندما تعمل عن بعد (ألا ترغب في الاسترخاء ومشاهدة بعض مقاطع الفيديو عبر Netflix؟).

معظم الناس ليس لديهم التركيز أو التنظيم الكافي الذي يؤهِّلهم لكي يكونوا من ضمن الموظفين الجيّدين العاملين عن بعد، ولذلك يقع على عاتقك -بصفتك مديرًا- التأكّد من أنّ الموظفين عن بعد لديهم كل ما يؤهّلهم لإنجاز عملٍ جيّد.

2. صعوبة بناء ثقافة مشتركة

لا شكّ أنّ بناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد أمرٌ ممكن، ولكنّه أصعب من عملية بنائها مع الذين يعملون في المكاتب التقليدية. وبطبيعة الحال، كلّما اجتمع أعضاء الفريق مع بعضهم بعضًا، توطَّدت علاقاتهم وزادت الثقافة المشتركة بينهم.

صحيحٌ أنّ الأدوات والبرامج يمكنها أن تُبقيَ الجميع على اتصال وأن تخلق شعورًا بوجود غاياتٍ مشتركة، ولكنّها حتمًا تتطلّب الكثير من الجهد والالتزام.

3. عملية التواصل أصعب

هناك حاجة إلى وجود أفراد يجيدون التواصل؛ بل وحتى أفراد يجيدون الكتابة ضمن فريق العمل. ينبغي -برأيّي- أن تكون الكتابة هي المهارة الأولى التي يبحث عنها المديرون عند توظيف أحد الموظفين عن بعد.

الكثير من عمليات التواصل ستتم عبر المحادثات المكتوبة أو البريد الإلكتروني، لذلك أنت في حاجة إلى التعامل مع أشخاص يستطيعون توضيح أفكارهم ويمتلكون سرعة في الفهم، كما أنّك في حاجة إلى التواصل بطريقة أفضل وأوضح حتى يفهم أي أحد قد ينضم للمحادثة لاحقًا الموضوع بالضبط.

إذا كنت تعتقد أنّ مزايا العمل عن بعد تفوق عيوبه، وكنت لا تمانع من أن يكون لديك موظفون عن بعد، فإنّ السؤال الذي قد يتبادر إلى ذهنك هو: كيف أبني ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد؟

نصائح لبناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد

إنّ أساس بناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد هو التواصل المستمر. لذا، ينبغي عليك أن تبذل جهدًا إضافيًا للتأكد من أنّ جميع الأفراد يشعرون أنّهم جزءٌ لا يتجزأ من فريق العمل، ومن المهم أيضًا أن تدرك أنَّ الامتيازات الرائعة ومكاتب العمل الفاخرة وملابس العمل ليست هي ما يؤدي إلى بناء ثقافة عظيمة للشركة؛ بل إنّ الأهداف السامية والقيم الأساسية المؤثّرة ووجود الكثير من الثقة والاحترام هي الأمور التي تؤدي إلى وجود ثقافة جيّدة للشركة.

فيما يلي بعض النصائح التي تساعد في تفاعل الموظفين عن بعد واندماجهم:

1. الثقة هي المفتاح الأساسي

إنّ المفتاح الأساسي للنجاح في توطيد العلاقات مع الموظفين عن بعد هو الثقة بهم. لكن، إذا وجدت موظفيك «غير متصلين بشبكة الإنترنت» لمدة ساعةٍ أو ساعتين وبدأت تفكّر فيما إذا كانوا يعملون بالفعل أم أنهّم يلعبون ألعاب الفيديو، فهذا يعني أنّك لا تثق بهم ثقةً تامة.

إذا كنت قد وثقت بهؤلاء الأشخاص لدرجة جعلتك تقوم بتوظيفهم وبدفع المال لهم، فعليك أيضًا أن تثق بهم بدرجة كافية في إنجاز الأعمال المطلوبة منهم. إنّ الثقة طريق ذو اتجاهين؛ فإذا أظهرت للموظفين أنّك تثق بهم، سيثقون هم بك وسيكافئونك من خلال اجتهادهم في العمل.

2. الاستثمار في الأدوات والبرامج المناسبة

يجب التأكد من أنّ جميع أعضاء فريق العمل يشاركون في اتخاذ القرارات وقادرون على التعاون والعمل بكفاءة، ومن الرائع أيضًا أن يستمتعوا ببعض المرح.

من الأدوات والبرامج التي تساعد في ذلك:

• Slack
• Skype
• Google Drive
• Trello
• IDoneThis
• Join.me

3. الاجتماع وجهًا لوجه

يجتمع أفراد عدد من الشركات كشركة Buffer وجهًا لوجه بضعة مرّات في السنة «اجتماعات لإعادة شحن الطاقة» لضمان تواصل جميع الموظفين عن بعد مع بعضهم بعضًا، وهذا الأمر يجعل عملية إقامة العلاقات بين أعضاء الفريق ممكنة حتى لو لم يتواجدوا دائمًا في مكانٍ واحد. قد يبدو هذا الامر مكلِّفًا، ولكنّ من المؤكد أنّ توفير هذه الفرصة للجميع يستحق تلك التكلفة.

4. إجراء عدد أكبر من الاجتماعات

يجب أن تتأكد من أنّ الجميع يشارك في اتخاذ القرارات، لذلك ينبغي عليك إجراء عددًا أكبر من الاجتماعات مع فريق العمل، ومن الأفضل أن تتم هذه الاجتماعات عبر الفيديو. ينبغي عليك أيضًا أن تعقد على نحوٍ دوريّ اجتماعاتٍ فردية مع كل موظف على حدة، وأن تسألهم عن حياتهم الشخصيّة.

إحدى الأفكار الجيّدة هي أن تجتمع فرديًا مع كل موظف مرةً في الأسبوع، ثمّ تعقد اجتماعًا للفريق كلّه مرةً كل أسبوعين.

5. تعزيز مشاركة فريق العمل

يجب أن تكون واضحًا وصريحًا مع أعضاء فريق العمل الخاص بك، وأن تحرص على مشاركتهم في اتخاذ أكبر عددٍ من القرارات. إنّ العمل عن بعد قد يجعل الأفراد يشعرون بالوحدة، لذلك من المهم أن تبذل قصارى جهدك لكي تُشعِر الموظفين عن بعد أنّهم جزءٌ لا يتجزأ من فريق العمل.

حان دورك الآن لتترك تعليقًا تخبرنا من خلاله عمّا إذا كان لديك أية نصائح أخرى تساعد في بناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد.

ترجمة -وبتصرف- للمقال Building Culture On Remote Teams لصاحبته Alison Robins

إنَّ الاندماج الوظيفي أبسط وأقل تكلفة ممّا يظنُّ الناس، ولكن -للأسف- لا تزال معظم الشركات تُسيء تقديره؛ فالمديرون مشغولون، والموظفون لا يجرؤون على إبداء آرائهم، وهذا يؤدي إلى وجود خلل في ثقافة الشركة. يسمع المديرون ويقرؤون عن أهمية الاندماج الوظيفي ومدى فائدته في زيادة عوائد الشركة، ولكنّهم لا يعرفون من أين يبدؤون.

الأمر ببساطة هو أنّ ما يريده الموظفون حقّــًا هو أن يحظوا بالاحترام.

عامل موظفيك بنفس الطريقة التي تُعامل بها والدتك؛ هذه من أبسط القواعد العامة التي يمكنك تطبيقها والتي ستكفل لك اندماج الموظفين. لا تقلق ببساطة، إذ سنساعدك من خلال إطلاعك على أفكار بسيطة وعملية يمكنك تطبيقها من أجل تحفيز فريق العمل الخاص بك وزيادة دافعيّتهم.

فيما يلي 9 أفكار للاندماج الوظيفي يمكنك تجربتها مع فريق العمل الخاص بك:

1. مساعدة الموظفين على التطوّر الشخصي
2. تطبيق أسلوب التغذية الراجعة باستمرار
3. إضفاء المتعة على العمل
4. السماح للموظفين بالتعبير عن آرائهم
5. تعزيز صحة الموظفين
6. الالتزام بالقيم الأساسية
7. احترام الموظفين
8. تشجيع الموظفين على التجربة والمحاولة
9. إقامة العلاقات في العمل

بعد أن ذكرنا سريعًا هذه الأفكار التي سيقدّرها فريق العمل الخاص بك بلا شك، حان الوقت الآن لنتعمّق في تفاصيلها، ونتطرق إلى مجموعة من النصائح التي تساعد على تطبيقها في المؤسسات بسهولة.

1. مساعدة الموظفين على التطوّر الشخصي

يُعدُّ التطوّر الشخصي أحد أهم جوانب الاندماج الوظيفي، إذ أنَّ الموظفين يلزمهم الشعور بأنّهم يتطورون باستمرار وأنّهم يتحسّنون في أداء عملهم. إنّهم يشعرون بالملل عندما يتوقفون عن التطوّر والإبداع وخوض التحديات؛ بل الأسوأ من ذلك أنّهم يشعرون بالتراجع إذا ما رأوا زملاءهم يتطوّرون، بينما هم أنفسهم لا يتطوّرون.

«لا تخشَ من التقدُّم ببطء؛ فما يجب أن تخشاه حقًا هو أن تظلَّ ثابتًا في مكانك.» –مثل صيني

غالبًا ما تقوم الشركات بتصرُّفاتٍ تقتل الإبداع لدى الموظفين لأنّها تركِّز على الأشياء التي ثبت نجاحها بدلًا من تجربة أشياء جديدة، وبالتالي تصبح الشركات مناهِضة للمجازفة، وهذا ليس ما يرغب به الموظفون. هناك أفكار مدهشة لدى الموظفين، ولا ينبغي كبحهم عن تجربتها؛ فهذا ليس عدلًا في حقِّهم.

ينبغي على المديرين أن يأخذوا في حسبانهم أنّ الموظفين لا يجرؤون غالبًا على طلب المساعدة لأنّهم يظنّون أنّهم سيبدون جاهلين بالأمور التي من المُفترض أن يكونوا على علمٍ بها؛ وحتى لو كان لدى الموظفين الجُرأة الكافية لطلب المساعدة، فمن المرجَّح أنَّ المديرين لن يكون لديهم الوقت لمساعدتهم.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• قدِّم تدريبات للموظفين: من الصعب تطبيق هذه النصيحة بسبب ضيق الوقت، ولكنّ القيام بها يستحق العناء. يمكنك تقديم التدريب ضمن مجموعات، إذ يمكنك أن تخصِّص وقتًا لـِ «جلسة تدريب» مرةً كل شهر متعلقة بموضوعٍ تعرف أنّ أحد الموظفين يرغب في تعلُّمه، أو أن تقدِّم تدريباتٍ متكررة في فترة الغداء. ستؤدي هذه التدريبات إلى اندماج الموظفين لأنّها ستعزِّز ثقتهم بأنفسهم.
• اقترح على الموظفين الاشتراك في دورات تدريبية: ينبغي عليك تشجيع الموظفين على التسجيل في دورات تدريبية عبر الإنترنت ممّا يساعدهم على التطوّر والتحسُّن، ولكن من المهم ألّا تطلب منهم أن يدفعوا مقابل هذه الدورات حتى لو كنت تنوي تسديد ثمنها؛ بل خصِّص جزءًا من الميزانية لتدريب الموظفين والاستثمار فيهم.
• شجِّع الموظفين على التطوّر: تنبع بعض المشكلات الكبرى في العمل من قلة التواصل، ولذلك ينبغي عليك أن تأخذ زمام المبادرة وتُشجِّع الموظفين على التطوّر باستمرار؛ فهذا سيُشعرهم باهتمامك الصادق بمسيرتهم المهنية.

2. تطبيق أسلوب التغذية الراجعة باستمرار

الموظفون بحاجةٍ إلى الملاحظات والتغذية الراجعة لكي يعرفوا مستواهم الحالي ومستوى أدائهم؛ ولأنّ المؤسسات أصبحت تسير بوتيرةٍ سريعة، فهذا يعني أنّ على المديرين تقديم الملاحظات بسرعةٍ أكبر وألّا يؤجِّلوها إلى موعد التقييم السنوي أو موعد الاجتماعات الفردية الشهرية.

ينبغي على المديرين تقديم الملاحظات في أقرب فرصة تسنح لهم. يبدو هذا الأمر بسيطًا من الناحية النظرية، ولكنّه أكثر تعقيدًا من الناحية العملية، إذ بيّنت دراسة أجراها مسؤولو شركة Zenger/Folkman أنّ المشكلة تكمن في أنّ معظم المديرين يكرهون تقديم التغذية الراجعة، ولكنّ الموظفين بحاجة ماسّة لها لأنّهم يرغبون في التطوّر وفي تحسين أدائهم في عملهم.

ولكن، تُعتبر التغذية الراجعة من الأمور الحسّاسة، والتي من الصعب تقديمها أو تلقِّيها بطريقة صحيحة؛ فهناك الكثير من التفاصيل الدقيقة التي يمكنها أن تجعل الملاحظات تبدو أسوأ ممّا هي عليه أو أكثر سلبية من حقيقتها. لذلك، ينبغي على المديرين العمل على تحسين مهاراتهم في التواصل وتعلُّم كيفية تقديم الملاحظات من بعض النماذج.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• قدِّم الملاحظات: تكمن المشكلة الكبرى المتعلقة بأسلوب التغذية الراجعة في أنّ له دلالةً سلبية. لذا، اجعل الموظفين يتفهّمون أنّه لا بأس في تلقّي عددًا من الملاحظات وأنّ هذه الملاحظات تساعدهم على التطوّر والتحسُّن.
• اجمع الملاحظات: لكونك قائدًا، ينبغي عليك دائمًا أن تسعى لتطوير نفسك وتحسينها. تتمثل وظيفتك الرئيسة في مساعدة موظفيك، لذلك عليك أن تبحث عن طرُقٍ للقيام بذلك على نحوٍ أفضل. (تلميح: اسأل الموظفين عن طرُقٍ تساعدك في ذلك.)
• تصَّرف وفق هذه الملاحظات: إحدى المشكلات الكبرى المتعلقة بجمع الملاحظات هي أنّ المديرين -في معظم الأوقات- لا يفعلون شيئًا حيال الملاحظات التي أُعطيت لهم، وهذا الأمر ليس مهينًا للموظفين فحسب؛ بل إنّه لا يجوز في حق المديرين. لدى الموظفين مجموعة من الأفكار التي من الممكن أن تساعد مؤسستك بأكملها على التطوّر، والتي قد ترغب في تطبيقها.

3. إضفاء المتعة على العمل

لا يُمكن أن يكون العمل رتيبًا وروتينيًا لدرجة عدم وجود بعض المرح، إذ أنّ الذهاب إلى مكان العمل لمجرد العمل لهو أمرٌ يُثبِّط العزيمة ويبعث على الإحباط.

إنّ امتلاك أهداف عالية وإنجاز الأعمال المطلوبة من الأمور المهمّة، ولكن يجب أن يكون هناك توازن. تكمن الحيلة في جعل العمل «ممتعًا» في إزالة الخوف الموجود في العديد من الثقافات، إذ ينبغي على الموظفين أن يعلموا أنَّ بإمكانهم أن يحظوا ببعض المرح والاسترخاء. إنّ تحديد مواعيد نهائية لإنهاء الأعمال أمرٌ جيّدٌ لتحفيز فريق العمل، ولكن قد تحدث بعض الأمور غير المتوقعة في الحياة، لذلك لا يجب على الموظفين أن يقلقوا إذا ما اضطروا إلى تفويت بعض المواعيد النهائية.

«أحبُّ المواعيد النهائية، وأحبُّ الضجيج الذي تُخلَّفه وراءها.» – دوغلاس آدمز

إقامة مثل هذه العلاقات في العمل أمرٌ مهمٌ للغاية من أجل اندماج الموظفين وانخراطهم في العمل.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• استمتع ببعض المرح: ادعم وجود بيئة عمل ممتعة؛ والأهم من ذلك، أن تحظى أنت ببعض المرح، إذ يحتاج الموظفون إلى رؤية مديريهم يحظون ببعض المرح حتى يدركوا أنّه لا بأس في قيامهم بأمورٍ تحرِّرهم من رتابة العمل، ولا يجب أن تكون هذه الأمور مترفة، إذ أنّ شيئًا بسيطًا كتناول الغداء مع الفريق يمكن أن يساعد على كسر الروتين.
• نظِّم أنشطة لبناء العلاقات بين أعضاء الفريق: من الممكن أن تكون هذه الأنشطة غير رسميّة، ولكن المهم أن تجد طرُقًا يجتمع أعضاء الفريق من خلالها خارج نطاق العمل. قد يكون هذا صعبًا بالنسبة للأشخاص الذين لديهم التزامات خارجية (أطفال، دراسة، إلخ)، لذلك من المنطقي تنظيم عدة أنشطة متنوعة.
• خطِّط لحدث: يمكنك أن تجعل الموظفين يتطلّعون إلى مناسبةٍ أو حدثٍ ما مثل حفل شواء أو إفطار في يوم من أيام رمضان أو غداء خاص بالشركة تأخذون خلاله استراحةً بصفتكم فريقًا واحدًا؛ وهذا الأمر عادةً ما يكون معقولًا عند الاحتفال بتحقيق هدفٍ كبير.

4. السماح للموظفين بالتعبير عن آرائهم

إنّ معظم ثقافات الشركات يتخللها الكثير من مشاعر الخوف، لذلك يحتاج الموظفون إلى الشعور بأنّ أصواتهم مسموعة وإنّ بإمكانهم التعبير عمّا يجول في خواطرهم. هناك عدة طرُق للقيام بهذا، وتكمن الحيلة –مجددًا- في إزالة مشاعر الخوف.

دع الموظفين يعلمون بأنّه لا بأس في التعبير عن أرائهم، وأن لا مشكلة في ذلك.

يمتلك الموظفون أفكارًا لامعة، ويعرفون السبيل إلى تطوير الشركة وتطوير ثقافتها وفريق عملها. لذا، يجب الإصغاء إليهم ومنحهم فُرصًا للتعبير عن آرائهم، كما يجب أن يكون هناك متابعة ومساءلة للتأكُّد من أنّ الملاحظات التي قدّموها قد أُخذت في الحسبان.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• اعقد اجتماعات فردية شهرية: تُعدُّ الاجتماعات الفردية أفضل وسيلة للتعرّف على الموظفين عن قرب ومنحهم جلسة خاصة يمكنهم خلالها التعبير عمّا يشغل تفكيرهم.
• أثنِ على جهود الموظفين باستمرار: لا تجعل جميع الملاحظات التي تُقدِّمها للموظفين تتعلق بأمور سلبية، إذ من المهم أن تعترف بجهود موظفيك عندما تجدهم قد أنجزوا عملًا جيّدًا، والسبيل إلى تطبيق هذا الأمر هو من خلال زيادة انتباهك لما يعمل موظفوك على تحقيقه.
• استطلع آراء الموظفين دوريًا: يحتاج الموظفون إلى أن يشعروا بأنّ أصواتهم لها صدىً وتأثير. إذا جمعت الملاحظات بطريقة سرّية، فسيُصبح لديك بيانات أكثر وستكون الملاحظات أكثر فاعليّة. توفّر شركة Officevibe طريقة لتسهيل عملية جمع الملاحظات من فريق العمل.

5. تعزيز صحة الموظفين

يعمل الموظفون بجهدٍ كبير، ويرغب المديرون في المزيد من الإنتاجية، ولكنّ الطريقة المناسبة لتحقيق ذلك ليست من خلال العمل المُجهِد.

أظهرت دراسة حول الاندماج الوظيفي أنّ معظم الموظفين يعانون من الضغط والإجهاد، وتُعد هذه مشكلةً ضخمة. لا ينبغي أن تُستنزف طاقات الموظفين؛ بل ينبغي أن يكون هناك تعامل قائم على الرأفة والتعاطف في العمل، وأن يكون هناك إدراك بأنّ بعض الأعمال التي تُطلب من الموظفين لا تتّسم بالواقعية.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• امنح الموظفين اشتراكات مجانية في النادي الرياضي: يُعدُّ هذا من الامتيازات التي يَسهُل تقديمها والفعّالة من حيث التكلفة؛ فعندما يتمتّع الموظفون بصحة جيّدة، ستقل الإجازات المَرَضِيّة التي يطلبونها، وسيكونون أكثر طاقةً وإنتاجية، وسيعود النفع على الجميع.
• وفِّر أطعمة صحيّة: يعدُّ هذا امتيازًا آخر يبيِّن مدى اهتمامك بموظفيك، ومن الحقائق الطريفة هي أنّ تَوفُّر الطعام الصحيّ جاء على رأس قائمة إجابات الموظفين الذين يعملون في شركة Officevibe عندما استُطلِعت آراؤهم حول أكثر الامتيازات التي يستمتعون بها.
• **شجِّع الموظفين على اليقظة الذهنية: إنّ لليقظة الذهنية فوائد مذهلة للغاية، إذ يُمكنها أن تجعل الموظفين أكثر سعادة وصحة وإنتاجية وأقل توتُّرًا عندما يُطبِّقونها في العمل.

6. الالتزام بالقيم الأساسية

من المهم أن يمتلك الأفراد والشركات - في الأساس- قيّمًا ورسالة، وأن يبدؤوا أعمالهم بسؤال أنفسهم عن الغايات التي تدفعهم للقيام بهذه الأعمال؛ فكما يقول سيمون سينك، عليك أن تبدأ أفعالك بسؤال «لماذا»:

«لا ينظر الناس إلى ما تفعل، بل ينظرون إلى غايتك مما تفعل.» – سيمون سينك

من المهم جدًا أن تلتزم بالقيم الأساسية والرسالة التي حددتَها، وينبغي أن تكون كل الأمور التي تقوم بها (مثل التوظيف، والفصل من العمل، واتخاذ القرارات، وغيرها) متوافقة مع هذه القيم.

ولكن في كثيرٍ من الأحيان، تنسلخ الشركات من قيّمها مع مرور الزمن وسيلاحظ الموظفون هذا الأمر ممّا سيعود بالضرر عليها، لذلك يجب الالتزام بهذه القيم وعدم محاولة تزييفها.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• وظِّف الأفراد الذين ينسجمون مع ثقافة الشركة: لا توظِّف الأفراد لمجرد أنّك بحاجةٍ ماسة إلى ملء المنصب الشاغر، ولا تقم بتوظيف الأفراد اعتمادًا على مهاراتهم فحسب (فالمهارات يمُكن تعلُّمها). ينبغي عليك عند التوظيف اختيار الأشخاص الذين يؤمنون بنفس القيم التي تؤمن بها.
• حُثَّ الموظفين على قيمك الأساسية: لا تستطيع التواصل مع الموظفين بكثرة، ولكن ينبغي عليك الحديث عن القيم الأساسية الخاصة بك وبشركتك أمامهم، وحثِّهم على الالتزام بها مرارًا وتكرارًا؛ فالموظفون بحاجةٍ إلى من يُذَّكرهم بالغاية من وراء ما يقومون به. يُمكنك صُنع الملصقات أو القمصان أو أيًا ما ترغب به، ولكن تأكَّد من أنّ رسالتك واضحة وأنّ قيمك حاضرة في كل ما تفعله.
• عزِّز عملية تهيئة الموظفين الجدد: إنّ تهيئة الموظفين الجدد من الأمور المهمة التي تساعد على اندماجهم، وإذا طبّقت هذا الأمر على النحو الصحيح، فسيُصبح الموظفون الذين يعملون لديك منتجين ومنهمكين في العمل وفعّالين. أما إذا لم تطبِّقه على النحو الصحيح، فسيكون لديك موظفون حائرون ومترددون. لا تنسَ أنّ عملية تهيئة الموظفين الجدد تستغرق وقتًا، لذلك خصِّص لها ثلاثة أشهر على الأقل.

7. احترام الموظفين

إنّ احترام الموظفين من صميم الأمور المؤدية إلى اندماجهم، إذ يرغب جميع الموظفين في الشعور بأنّهم مهمون وأنّهم يُعاملون على أساس أنّهم راشدون.

إذا ما اضطر أحد الموظفين إلى الحصول على شهادة طبية لكي يتمكّن من الذهاب إلى الطبيب، فهذا يعني أنّ المدير لا يثق كفايةً بموظفيه.

من غير المنطقي أن يقع أحد الموظفين في مشكلة أو أن يُخصم من راتبه لمجرد أنَّه أخذ عدد أيام إجازة أكثر ممّا هو مسموحٌ له؛ فالحياة متقلِّبة. ماذا لو كان طفل أحد الموظفين مريضًا، هل من المفترض أن يترك طفله في المنزل ويذهب إلى العمل لأنّه لا يريد أن يقع في مشكلة؟ هذه ليست طريقة مناسبة لممارسة الحياة.

ينبغي على المديرين أن يكونوا أكثر أريحيّة؛ فإذا كانوا قد وثقوا بشخصٍ لدرجة جعلتهم يقومون بتوظيفه وإعطائه راتبًا، فعليهم -أيضًا- أن يثقوا به ويمنحونه يوم إجازة إضافي أو فترة غداء أطول إذا رغب بذلك، إذ من يعبأ بالمكان الذي يعمل فيه الموظفون أو بالمدة التي يقضونها في العمل طالما أنّهم ينجزون الأعمال المطلوبة منهم؟!

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• كن مرنًا: ينبغي أن تكون مرنًا بعض الشيء مع الموظفين بخصوص أمورٍ مثل العمل من المنزل أو المجيء المتأخر للعمل، إذ من المرجِّح أن تكون نواياهم حسنة، كما لا داعٍ لأن يشعروا بالقلق حيال أمرٍ مثل العمل من المنزل.
• شجِّع على التوازن بين العمل والحياة: يحتاج الموظفون أن يتنفّسوا الحياة خارج جدران العمل، ولا ينبغي أن تُستنزف طاقاتهم؛ فالحياة ليست محصورة فقط في نطاق العمل. كن مثالًا يُحتذى به ووازن بين حياتك المهنية وحياتك الشخصية، واجعل الموظفين على دراية بأنّه لا بأس في أن يأخذوا وقتًا للراحة إذا احتاجوا إلى ذلك.
• امنح الموظفين حرية ذاتية: عندما تمنح الموظفين الحرية والاستقلالية التي يستحقّونها، فأنت تمنحهم الاحترام الذي يستحقّونه. امنحهم الثقة الكافية للقيام بعملهم دون أن تراقبهم باستمرار ولا تتدخل في كل ما يفعلونه.

8. تشجيع الموظفين على التجربة والمحاولة

«إذا لم تكن مستعِّدًا لارتكاب الأخطاء، فلن تأتي أبدًا بأيِّ إبداعٍ أو جديد.» - كين روبنسون

يحتاج الموظفون لأن يعلموا بأنّه لا بأس في ارتكاب بعض الأخطاء، ولا بأس في تجربة أشياء جديدة. لا ينبغي عليهم أن يشعروا بالحرج من ارتكابهم للأخطاء، كما ينبغي على كل فردٍ أن يكون صريحًا وصادقًا بشأن إخفاقاته. لكنّ الأقوال أسهل من الأفعال لأنّ معظم الناس يرغبون بطبيعتهم في الظهور بمظهرٍ جيّدٍ أمام زملائهم وأمام رئيسهم في العمل.

يجب على المديرين أن يوضِّحوا -كلما سنحت لهم الفرصة- بأنّه لا بأس في ارتكاب بعض الأخطاء وبأنّ الإخفاق في أمرٍ ما ليس مشكلةً يتعذَّر حلّها، كما عليهم أن يشجِّعوا موظفيهم على أن يكونوا مبدعين وأن يسمحوا لهم بتطبيق أفكارهم، إذ كلّما كانت هناك محاولات لقتل الإبداع، قلّ إندماج الموظفين وانخراطهم في العمل.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• حدِّد أهدافًا واضحة: من المهم أن تضع أهدافًا واضحة مع الموظفين منذ البداية لكي تتأكّد من وجود فهمٍ مشترك لدى الجميع؛ فهذا الأمر يساعد على تفادي أي خيبات أمل فيما بعد. اعرف بدقّة معايير النجاح، وقدِّم المساعدة بأي طريقة ممكنة.
• احتفِ بالفشل: أفضل طريقة للقيام بهذا هي أن تقوم باستمرار بتذكير الموظفين بأنّهم لن يقعوا في مشكلةٍ إذا ما ارتكبوا الأخطاء، كما أنّ من الطرق الأخرى هي أن تعترف أمامهم بارتكابك لبعض الأخطاء لكي يعلموا أنّه لا بأس في ذلك.
• تحرَّ الشفافية: لكي تتولّد أفضل الأفكار، يحتاج الجميع إلى أن يكونوا على اطّلاع بكل مجريات الأمور قدر الإمكان. لذا، كن واضحًا وصريحًا قدر استطاعتك، واشملهم في سير العمل حتى يصبحوا أكثر اندماجًا في العمل.

9. إقامة العلاقات في العمل

لا يجب أن يشعر الموظفون بأنّهم وحيدون في العمل، إذ أنّ مشاعر الوحدة والنبذ تدفع الأفراد إلى الانسحاب وعدم الاندماج.

الأنشطة التي تهدف إلى بناء العلاقات بين أعضاء فريق العمل رائعة، ولكن هناك أيضًا حاجة إلى تحسين طريقة تعاون الموظفين مع بعضهم بعضًا، ومن الأسئلة التي ينبغي على المدير أن يطرحها على نفسه وعلى الفريق دوريًا: هل يُسمح للجميع بالتعبير عن آرائهم في العمل؟ هل يسير العمل بانسيابيّة كما يجب؟

يمكنك أن تُبدع حقّــًا في الطريقة التي تنظِّم بها فريق العمل الخاص بك، ويمكنك تكوين عدة فرق عمل مكوّنة من عدد قليل من الأفراد للعمل على المشاريع، كما يمكنك أن تدع الموظفين يشكِّلون هذه الفرق بأنفسهم، أو أن تعمل معهم جميعًا من أجل تكوينها.

ابذل قصارى جهدك لكي تجعل الجميع يشاركون في عملية اتخاذ القرارات، إذ من المؤلم أن يشعر أحد الموظفين بأنّه مستبعد من المشاركة.

نصائح لتطبيق هذه الفكرة

• احرص على مشاركة الجميع: يتعلق هذا الأمر بأن تكون منتبهًا أكثر من أي شيءٍ آخر، إذ ينبغي أن تدرك أنّ الموظفين قد يشعرون بأنّهم منبوذون ومستبعدون. لذا، حاول أن تتأكد من مشاركة الجميع قدر الإمكان، واشرح الأعمال والأهداف المُراد تحقيقها حتى يكون الجميع على معرفة بها، وحتى يكون هناك فهم مشترك لدى الجميع.
• شجِّع الموظفين على التعاون: من الطرق الرائعة التي تساعد على تكوين العلاقات في العمل وتمكين الموظفين هي جعلهم يعملون معًا لإنجاز المشاريع. من الأمور التي غالبًا ما تقوم بها شركة Officevibe هي وضع هدف مشترك للفريق أسبوعيًا لكي يُساهم الجميع في تحقيقه، وهذا يجعلهم يعملون جميعًا في سبيل الغرض نفسه.
• اطلب من الموظفين عدم الخجل: من طبيعة معظم الناس أن يكونوا خجولين في العمل؛ فهم لا يريدون أن يتخطوا الحدود وليسوا متأكدين ممّا إذا كان يُسمح لهم بالتصريح بآرائهم. يمكنك مساعدتهم في إزالة ذلك الخوف عن طريق تشجيعهم على إبداء آرائهم بصراحة دون أن يخافوا من التعرُّض للعقاب.

حان دورك الآن لتترك تعليقًا تخبرنا من خلاله عمّا إذا كان لديك أية أفكار أخرى تتعلق بالاندماج الوظيفي.

ترجمة -وبتصرف- للمقال 9 Employee Engagement Ideas Your Team Will Love لصاحبته Alison Robins

لا محالةَ من حصول محادثاتٍ صعبةٍ في العمل كما يحصل في حياتنا الشخصية، وفي الحقيقة أنّها يمكن أن تتسبَّب في إزعاجنا، ولكنَّها أيضًا يمكن أن تكون فُرصًا رائعة للتعلم؛ فقد تكون المكاسب من إجراء هذه المحادثات الصعبة أكبر بكثير من التنصُّل منها، كما قد تُمكِّننا من العمل معًا بطريقة أفضل وفهم وجهات النظر المختلفة والتعاطف مع بعضنا بعضًا والتطوُّر الشخصي.

رغم أنَّ جميع المحادثات الصعبة تختلف عن بعضها، فهذا لا يعني عدم إمكانية الاستعداد لها؛ وهناك طريقة واضحة مكوَّنة من 5 خطوات (تختصر إلى P.A.R.E.S) تساعد على ترتيب الأفكار والتعامل مع أية محادثة صعبة.

نستعرض فيما يلي الخمس خطوات الأساسية لإجادة التعامل مع المحادثات الصعبة:

1. الاستعداد (Prepare)
2. طرح الأسئلة (Ask)
3. التفهُّم (Recognize)
4. إبداء الرأي (Express)
5. التوصُّل للحل (Solve)

لنفترض حدوث السيناريو التالي في العمل:

أدَّى تعليق أحد الزملاء على أمرٍ ما إلى انزعاجك -وربما إلى انزعاج فريق العمل الذي تعمل معه-. يظنُّ هذا الزميل أنَّ ما قاله مسلٍّ، ولكن -في الواقع- تعليقه غير مناسب البتَّة.

من الجلِّي أنَّ التصرف غير اللائق الذي قام به ذلك الموظف قد ينشأ عنه بيئة عمل سلبية، وقد تتساءل عن كيفية مناقشة هذا الموضوع معه. من المهمِّ في مثل هذه المواقف أن نتذكر أنَّه من المرجح عدم وجود نيَّة لدى الشخص بالإساءة إلى غيره أو بجرح مشاعر الآخرين رغم أنَّ تصرُّفاته قد تكون غير ملائمة؛ فجميعنا لدينا وجهات نظر مختلفة ممّا يُصعِّب علينا في بعض الأحيان تصوُّر الطريقة التي قد تُفسَّر بها أحد التعليقات أو الأفعال، والحل هو التريُّث لفهم الأسباب التي دفعت أحدهم إلى القيام بتصرُّفٍ ما، ومساعدته -في الوقت نفسه- على رؤية تأثير تصرُّفه على الآخرين لتفادي حدوثه في المستقبل.

دعونا نُطبِّق الخمس خطوات على السيناريو السابق.

1. الاستعداد: هيَّئ الأجواء

إنَّ أول خطوة في التعامل مع أية محادثة صعبة هي تجميع الأفكار وإعلام الطرف الآخر بهدوء وبلطافة عن رغبتك في مناقشة ما حدث. في هذه المرحلة يتم التحضير للمحادثة وتهيئة الأجواء المناسبة، إذ سيُقلل الاستعداد الجيِّد من رهبة هذه المحادثات وسيزيد من فاعليتها، كما سيدلُّ على أنَّك قد كرَّستَ وقتًا للتفكير مليِّاً حيال مشاعرك ومشاعر موظفيك.

اتِّبع الخطوات التالية لكي تستعد جيِّدًا:

1. حضِّر جملة افتتاحية، وكن مستعدًا للإشارة إلى نقطة الخلاف، وقدِّم مثالًا أو أكثر لتبيِّن التصرف الذي ترغب في تغييره.
2. كن مستعدًا للتعبير عن مشاعرك المتعلقة بنقطة الخلاف وتوضيح الأثر الذي تركته لديك ولدى الفريق.
3. حدِّد مُسبقًا موعدًا لمقابلة فردية، ولا تفاجئ الأشخاص بهذه المحادثات الصعبة على حين غرَّة لأنَّهم سيميلون حينها إلى التصرُّف بطريقةٍ دفاعية.
4. اقترح إجراء هذه المناقشة بنبرةٍ إيجابية؛ فليس هدفنا أن نُشعر الطرف الآخر بأنًّه في مأزق.
5. احرص على إبداء التزامك تجاه تسوية نقطة الخلاف وإيجاد حل مناسب للطرفين.

من إحدى الطرق لاقتراح إجراء المحادثة في السيناريو السابق:

"من فضلك، هل يمكننا أن نحدِّد موعدًا خلال هذا الأسبوع لكي نتحدث بخصوص الأمر الفلاني الذي قلتَه؟ لقد جعلني أشعر بالانزعاج، وأودُّ أن أوضِّح لك السبب في ذلك، كما أودُّ أن أعرف وجهة نظرك حول هذه المسألة لأنّني حريصٌ على أن يشعر الجميع بالارتياح في عملهم، بما فيهم أنت."

2. طرح الأسئلة: أصغِ كما لو أنَّ الفهم هو وظيفتك الوحيدة

مهمتك في هذه المرحلة هي إتاحة المجال للطرف الآخر لكي يُعبِّر عن نفسه، كما عليك التأكُّد من أنَّك بالفعل تفهم وجهة نظره؛ ولتحقيق ذلك، سيتوجَّب عليك الإنصات بإيجابية حتى تستطيع بعدئذٍ طرح الأسئلة المناسبة.

اتِّبع الخطوات التالية لتتأكد من أنَّك تصغي جيِّدًا:

1. اشكر الطرف الآخر على منحك بعضًا من وقته، واذكر مجددًا سبب إجراء المحادثة.
2. اسأل الطرف الآخر عن وجهة نظره، وابذل جهدًا لرؤية المسألة من منظوره. ستضطر في هذه الحالة إلى زيادة قدرتك على التعاطف.
3. كن متفتِّح الذهن ومتطِّلعًا لمعرفة آراء الآخرين؛ فكلُّنا مررنا بتجارب حياتية مختلفة، ولذلك لا يفكِّر الجميع بالطريقة نفسها.
4. اطرح أسئلة مفتوحة (لماذا، ماذا، كيف) لضمان سير المناقشة نحو الأمام ولكي لا تبدو المحادثة كأنَّها استجواب.

فيما يلي إحدى الطرق لتطبيق الخطوة الثانية على السيناريو السابق:

"أشكرك على منحي بعضًا من وقتك للحديث بهذا الشأن، وإنّني أقدِّر هذا حقّــًا. كما أخبرتك، لقد شعرت بالانزعاج حين قلت الأمر الفلاني، وأودُّ أن أفهم السبب الذي دفعك إلى قول ذلك."

3. التفهُّم: اعرف وجهة النظر الأخرى

تُظهِرُ في هذه المرحلة أنَّك قد أصغيت بالفعل للطرف الآخر، وليس بالضرورة أن تُبيِّن أنَّك متفقٌ معه. يرغب معظم الأشخاص في أن يكون صوتهم مسموعًا، وتضمن هذه الخطوة أن يدرك الطرف الآخر التزامك تجاه تسوية نقطة الخلاف.

اتِّبع الخطوات التالية لتتأكد من تفهُّمك لوجهة نظر الطرف الآخر على النحو الصحيح:

1. افترض حُسن نية الطرف الآخر، ولا تظن أنَّه قد تصرَّف بنية إيذاء أي أحد.
2. تجنَّب وضع افتراضات خاصة بشأن ما حصل لأنَّ ذلك غالبًا ما يؤدي إلى حدوث سوء تفاهم.
3. أظهِر أنَّك تُنصت بإيجابية من خلال التحقق من مشاعر الطرف الآخر وإعادة صياغة حججهم؛ فهذا يساعد على تفادي حدوث أي سوء تفاهم.
4. كن واعيًا بذاتك، وكن على معرفة بما قمت به في ذلك الموقف، واسأل نفسك عمَّا إذا كنت قد تصرَّفت بطريقة مماثلة في الماضي، إذ من الجيِّد دائمًا أن نراقب سلوكنا الشخصي.
5. تذكَّر أنَّ التفهُّم لا يعني القبول، إذ يمكنك أن تتفهَّم وجهة نظر مختلفة دون أن تتفق معها. إذا أساء الطرف الآخر فهم إعادة صياغتك لوجهة نظره، بيِّن له بوضوح أنَّك -في هذه المرحلة- تحاول فقط أن تفهم الطريقة التي خاض بها ذلك الموقف.

فيما يلي مثالًا يوضِّح الطريقة الملائمة لتفهُّم وجهة نظر الآخرين دون القبول بها:

"أشكرك على منحي بعضًا من وقتك لإطلاعي على وجهة نظرك وتفسيرها لي. هذا ما فهمته بخصوص ما كنتَ تشعر به في ذلك الموقف: (كرِّر ما قاله الطرف الآخر لتبيِّن أنَّك أصغيت لحديثه). أليس هذا صحيحًا؟"

ملاحظة: إن كانت تعليقات الطرف الآخر مؤذية أو لم تكن فُكاهية -كما يدَّعي- فليس عليك القبول بها، إذ يمكنك التعبير عن التفهُّم دون إبداء القبول، ولكنّك إذا لم تعطِ الطرف الآخر الملاحظات التي هو بحاجةٍ لها -حتى لو كانت قاسية- فلن يكون ذلك في مصلحته على المدى الطويل.

4. إبداء الرأي: وضِّح وجهة نظرك

تضمن هذه الخطوة أن يكون صوتك مسموعًا أيضًا، إذ عليك أن تبِّين تصوّرك عمّا حدث بوضوح ودون تبريرات. قد يبدو الأمر قاسيًا، ولكنَّ «التعاطف المدمر» كما يُسمِّيه كيم سكوت (Kim Scott) لن يساعد الطرف الآخر على النمو والتطوُّر، وما عليك فعله بصفتك مديرًا هو تعلُّم «الصراحة الجذرية» التي يمكنك من خلالها إظهار الاهتمام على المستوى الشخصي مع إبداء الاعتراض بطريقة مباشرة في الوقت نفسه.

1. وضِّح الموقف من وجهة نظرك، ولكن لا تحتقر الطريقة التي ينظر بها الآخرون للأمور. اشرح القصة من منظورك دون أن تتَّهم الطرف الآخر بفهمه الخطأ للموقف.
2. كن جازمًا فيما يتعلق بالأمور التي تهمّك، ولا تقبل برأي الطرف الآخر لمجرد رغبتك في إنهاء المحادثة؛ فبصفتك قائدًا، يقع على عاتقك وقاية بقية أعضاء الفريق من المرور بمثل هذا الموقف مرةً أخرى.
3. لا تُخفِ مشاعرك بسبب خوفك من الظهور بمظهر الضعيف؛ فلن تُحلَّ المسألة إذا فعلت ذلك، كما أنَّك لو عبَّرت عن مشاعرك، قد تُلهم الآخرين لفعل الشيء نفسه ممّا يؤدي إلى محادثة يسودها الصدق والصراحة.
4. ادمج وجهة نظر الآخرين ودوافعهم (ولكن بالمقدار الذي تتفق معها فقط) مع تفسيراتك، إذ يمكنك من خلال هذه الصورة الكاملة تحديد ما إذا كان هناك أي سوء فهم.

يمكن توضيح وجهة النظر المتعلقة بالسيناريو السابق كالآتي:

"أفهمُ أنَّك كنت تقصد أن تقول كذا، وهو أمرٌ معقول. لكنَّ ما قلتَه لم يكن ملائمًا لأنَّه لا يتماشى مع قيم الشركة، ويجعلني أشعرُ أنَّك لا تفكر بأنّنا جميعًا فريقٌ واحد."

5. التوصُّل للحل: حان وقت حل المسألة!

إنهاء المحادثة الصعبة دون وضع خطة للعمل يُشبه إعداد قطع البسكويت دون وضعها في الفرن! تسعى أنت خلال هذه المرحلة مع الطرف الآخر لإيجاد حلٍّ دائمٍ طويل الأمد قائم على أساس التفاهم والثقة. إنَّ وجود خطة واضحة للعمل يضمن الخضوع للمساءلة، ويمثِّل مرجعًا يمكن الرجوع إليه إذا تكرّر ما حدث مرةً أخرى.

1. عُد لخطوة طرح الأسئلة إذا كانت لا تزال هناك بعض النقاط غير الواضحة لأيٍّ من الطرفين؛ فالمحادثات الصعبة نادرًا ما تسير في خطٍ مستقيم، وعليك ألّا تتعجل في الوصول إلى الحل حتى تتأكد من استعراض ومناقشة وجهتي النظر كلتيهما.
2. اسأل الطرف الآخر عن الحل الذي يظنّه مناسبًا، ثمَّ قوما بإجراء العصف الذهني معًا؛ فهذا سيسهِّل التوصُّل إلى حلٍ مناسب، ويضع الطرفين في موضع المسؤولية.
3. كن متفاعلًا وإيجابيًا من خلال الاعتماد على ما لدى الآخرين من أفكار (بمقدار ما هي مفيدة).
4. اشكر الطرف الآخر على ما خصّصه من وقتٍ وعلى صراحته، ثمّ احرص على وضع خطوات واضحة، إذ من المهم وضع خطة للعمل من أجل إحداث التغييرات المنشودة.

بالرجوع إلى السيناريو السابق، هذه بعض النقاط الأساسية التي يمكن من خلالها تطبيق الخطوة الأخيرة:

"للمضيّ قدمًا، كيف يمكننا جميعًا تجنُّب تكرار مثل هذا الموقف؟" "أقترح أن نجد طريقةً لمشاركة هذا الالتزام مع بقية أعضاء الفريق قبل نهاية الأسبوع." "أشكرك مجددًا على استعدادك لتقبُّل الآراء الجديدة والمساهمة في تحسين بيئة عملنا."

المحادثات الصعبة شأنّها شأن أي شيءٍ في الحياة، إذ كلّما تعاملنا معها بإيجابية وكان هدفنا إيجاد الحلول، أصبحنا متمرِّسين فيها وقلّ شعورنا بصعوبتها. إضافةً إلى ذلك، سيساهم التعامل مع هذه المحادثات في خلق بيئة عملٍ أكثر صحَّةً وانفتاحًا.

حان دورك الآن لمشاركة تجربتك؛ أخبرنا في التعليقات عن أصعب المحادثات التي أجريتَها في العمل والخطوات التي طبقّتها للتعامل معها.

ترجمة -وبتصرف- للمقال A 5-Step Framework for Mastering Difficult Conversations at Work لصاحبه فريق Juniper

حقوق الصور التوضيحية محفوظة لمصمّمها Simon Lavallée-Fortier

يواجه كلّ مديرٍ في مرحلةٍ معيّنة من مسيرته المهنيّة موظّفًا مقصّرًا في أدائه الوظيفي. قد تكون معالجة ضعف الأداء الوظيفي أمرًا صعبًا، مزعجًا وشاقًا بكلّ ما في الكلمة من معنى، لكن قد يؤثّر بعض التّخطيط وشيءٌ من الشّجاعة في معالجة هذه المشكلة أكثر ممّا تتوقّع بكثير.

على الرّغم من وجود عدّة تعريفات لما يُعتَبَر "موظّفًا ذا أداءٍ وظيفي ضعيف"، إلا أنّ المعنى في الحقيقة يختلف باختلاف الشّركات، والمجالات المهنيّة، والأفراد.

يشير هذا المصطلح بشكلٍ أساسي إلى موظّفٍ لا يبذل قصارى جهده بوصفه جزءًا من الفريق. وقد يعني ذلك موظّفًا لا يحقّق المعدّلات المطلوبة منه، أو يخفق في التّقيّد بالموعد النّهائي للتّسليم، أو يتغيّب أو يتأخّر بشكلٍ مستمر، أو لا يعمل ضمن معايير سلوكيّةٍ معيّنة. وباختصار، لن يطول الأمر بك كمدير حتّى تكتشف مثل هؤلاء الموظّفين. لكن ماذا بعد أن تكتشفهم؟ وهل كان من الممكن تجنّب هذه المشاكل في المقام الأوّل؟

على مدى عقودٍ من الزّمن، كان التّعامل مع ضعف الأداء الوظيفي بشكلٍ تقليدي مخصّصًا لاستعراض الأداء السّنوي الشّامل والذي يخشاه الجميع. لكن مع اختفاء هذه القاعدة في أهمّ الشّركات في العالم لصالح توجّهٍ يراعي الأشخاص، من الضّروري أن تبدأ فرق العمل بإعادة صياغة النّهج الذي تتّبعه في تعاملها مع ضعف الأداء من البداية.

يُعَدّ التّطرّق إلى ضعف الأداء مع الموظّف من أكثر المحادثات حساسيّةً وتأثيرًا في الوقت نفسه، والتي يمكن أن تخوضها كمدير. لذا فمن الطّبيعي أن يكون أيضًا الوقت المثالي لاستخدام ذكائك العاطفي.

سوف نركّز في الذّكاء العاطفي على التّعاطف، وتحديدًا كيف يمكن أن يكون زرع التّعاطف، بالإضافة إلى الاستراتيجيّات المحدّدة بوضوح، مفتاحًا لتحويل مشاكل الأداء الشّائعة إلى فرصٍ لبناء روابط أقوى مع فريق العمل. وستتعلّم ما يلي:

• أسباب ضعف الأداء في العمل
• كيفيّة استخدام التّعاطف، وأسباب اعتباره أكثر فعاليّة من العقاب
• كيفيّة التّخطيط لمواجهة ضعف الأداء
• 5 تكتيكات لمناقشة ضعف الأداء في اجتماعٍ خاص

الأسباب الشّائعة لضعف الأداء عند الموظّفين

كثيرًا ما نشير إلى أنّ أفضل القادة هم الذين يعرفون أنّ النّجاح في دورهم الوظيفي ينتج عن مدى براعتهم في إدارة العلاقات في مكان العمل، وتعزيزها وتحقيق التّوازن بينها.

لا يقتصر الأمر على فهم طبيعة الأشخاص ضمن فريقهم، وإنّما يتعلّق بفهم الطّبيعة البشريّة نفسها. بشكلٍ عام، عندما يقصّر الموظّف في أدائه لعمله، فقد يُعزى ذلك إلى عاملين أساسيّين:

1. افتقار الموظّف للقدرة

قد يتضمّن ذلك كلّ شيءٍ بدءًا بعدم امتلاكه للموارد التي يحتاجها ليقدّم ما هو مُتَوَقّع منه، إلى عدم امتلاكه قاعدة المعارف أو مجموعة المهارات الضّروريّة ليتميّز في دوره الوظيفي.

2. افتقار الموظّف للحماس

قد يتضمّن ذلك كلّ شيء، بدءًا بعدم الحصول على التّقدير الكافي على العمل الدّؤوب الذي يقوم به، وشعوره بعدم وجود عواقب للقيام بعملٍ سيّء، وانتهاءً بشعوره بالإرهاق بعد فترةٍ مجهدة بشكلٍ خاص.

على الرّغم من أنّ معظم مشاكل الأداء قد تندرج ضمن هذين العاملين، لكن يجدر بنا ذكر سببٍ ثالثٍ كثيرًا ما يُغفَل.

3. الأمور الشّخصيّة

العمل مجرّد جزءٍ من حياتنا. وفي حين يمكن لبعض الموظّفين أن يفصلوا الصّعوبات الخارجيّة عن العمل، لا يمكن للبعض الآخرين إخفاء مشاعرهم وعواطفهم. وتتضمّن العوامل التي قد تعيق عمل أكثر الموظّفين حماسًا ومهارةً مشاكل العلاقات، والمضاعفات الصحيّة الشّخصيّة أو المتعلّقة بأحد أفراد الأسرة، والصّعوبات الماليّة.

لحسن الحظ، هنالك دائمًا بشكلٍ عام طريقةٌ عادلة وإنسانيّة للتّعامل مع هذه المشاكل، لكن يجب اتّخاذ الخطوة الأولى بالنّيابة عن الشّخص الآخر.

إدارة الأداء، لماذا يُعَدّ التّعاطف أكثر فاعليّةً من العقاب

قد تكون استجابتك الطّبيعيّة هي الشّعور بالإحباط أو الانزعاج، سواءً كنت تتعامل مع مشاكل في قدرة أحد أفراد الفريق، أو حماسه أو أموره الشّخصيّة، ويمكن تبرير هذه المشاعر تبعًا للحالة. لكن لسوء الحظّ من المحتمل أن تؤثّر تلك المشاعر عليك سلبًا في النّهاية، وذلك وفقًا لمجلّة Harvard Business Review:

"كقائدٍ للفريق، عندما تعبّر عن مشاعر سلبيّةٍ كالغضب، يراك الموظّفون في الحقيقة أقلّ فاعليّةً. وفي المقابل فإنّ كون القادة محبوبين وإظهارهم المودّة، وليس القسوة، يعطيهم ميزةً واضحة."

إذا لم تكن تتعامل مع موظّفٍ سامٍ فعلًا، يستحقّ الأمر أن تتذكّر أنّ معظمنا يريد مغادرة العمل في نهاية اليوم وهو يشعر أنّه قد حقّق شيئًا ذا قيمة. وأنّنا نحتاج أحيانًا إلى بعض المساعدة للتّغلّب على العقبات للوصول إلى هذه اللّحظة.

إنّ اتّخاذك خطوةً إلى الوراء للحظة، وتنظيم مشاعرك الخاصّة، ومقاربة الحالة من منظور الشّفقة والفضول، غالبًا ما يُحدِث فرقًا كبيرًا. ويُعتَبَر التّعاطف أفضل طريقةٍ لتحقيق ذلك.

كما يوضح Daniel Goleman في مقاله The Focused Leader، هنالك ثلاثة أنواع مختلفة من التّعاطف تنطبق على القيادة بشكلٍ خاص.

يمكن أن يستخدم القادة الذين يتمتّعون بمستوى عالٍ من التّعاطف المعرفي حبّ الاستطلاع وتفهّم وجهة نظر الآخر للتّعبير عن أنفسهم وجعل الآخر يفهم أفكارهم بطرقٍ مُجدية. ويفيد ذلك في الحصول على أفضل أداءٍ من أعضاء فريق العمل.

ويُعَدّ هذا النّوع من التّعاطف مهمًا بشكلٍ خاص في التّوجيه الفعّال، وفهم ديناميكيّات المجموعة. حيث لا يقتصر الأمر على فهمك لألم الآخر، وإنّما إحساسك به وبالتّالي شعورك بالألم بنفسك.

على الرّغم من أنّ ذلك يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالتّعاطف الوجداني، إلا أنّه يتعدّى ذلك بحيث يتيح لك الشّعور ليس بإحساس الآخرين فحسب، وإنّما بما يحتاجونه منك أيضًا. وكما تتوقّع، فإنّ ذلك ما يتطلّع إليه معظم الموظّفين من قائدهم.

نصيحة من محترف

جِد التّوازن المناسب. يجب أن يكون هدفك إظهار الشّفقة من خلال التّعاطف الوجداني، لكن تراجع عندئذٍ خطوة إلى الوراء وانتقل إلى الاهتمام العاطفي، لتتيح لنفسك حلّ المشكلة بأسلوبٍ صافي الذّهن. وكمثال على ذلك، بينما تتعامل مع تراجع الأداء الوظيفي لأحد أعضاء الفريق، يكشف لك أنّه يعتني بوالدٍ مريض، وأنّه يكافح لتلبية المتطلّبات في كلٍّ من العمل والمنزل. قبل إيجاد حلٍّ لذلك، خذ وقتك في التّواصل معه. إنّ ربط ذلك بتجربةٍ مشابهة تكون قد مررت بها يمكن أن يساعد كثيرًا، على أنّ الإصغاء إلى ذلك الموظّف وتقدير وضعه قد يكون بنفس الأهميّة. لكن من السّهل أيضًا أنّ تشعر بأنّ تلك العواطف قد تثقل كاهلك. وهذه اللّحظة المناسبة لتتراجع إلى الوراء، ولا تقلق كثيرًا بشأن الإحساس بما يشعر به الموظّف، وحاول بدلًا من ذلك فهم ما يحتاج إليه. وقد يكون أمرًا بسيطًا كالعمل ليومٍ واحد في المنزل أسبوعيًا، وقد يُحدِث ذلك فرقًا في مساعدته على استعادة السّيطرة على وقته ومسؤوليّاته.

إنّ الموظّفين الذين يواجهون مشاكل في الأداء ليسوا دائمًا في أفضل وضع على المستوى المهني أو الشّخصي. لذا فمن الضّروري في تلك اللّحظات الصّعبة أن تدرك أنّ الطّريقة التي تختار بها التّعامل مع الحالة قد تشكّل نقطة تحوّل في علاقتك مع الموظّف. فإذا كان أحد أفراد الفريق مثلًا يعاني من افتقاره للمقدرة في العمل، فقد يشعر بالإحراج والخوف من طلب المساعدة، أو يبدو وكأنّه ينتظر ريثما يُتَخَذ إجراءٌ حاسمٌ حتميٌّ بحقّه. وأفضل طريقة لإظهار الشّفقة هي بذل جهدٍ للإصغاء إليه، التّعاطف معه، تخفيف الضّغط والمساعدة على تحسين وضعه من خلال المزيد من التّوجيه، التّدريب أو الموارد.

في مقابلةٍ أُجريَت مع جراح الأعصاب في جامعة ستانفورد الدّكتور James Doty، ذكر قصّة تجربته الأولى كمساعد في غرفة العمليّات. حين كان توتّره على أشدّه، سقطت نقطة عرق من جبينه في مكان إجراء العمليّة ولوّثته. على الرّغم من أنّ الحالة لم تكن لتهدّد حياة المريض بالخطر وحُلّ الموضوع بسهولة، إلا أنّ الجرّاح استشاط غضبًا على الفور لدرجة أنّه طرد Doty من الغرفة على الفور، مدمّرًا إياه. وقال Doty:

(بدلًا من الهياج، لو قال الجرّاح شيئًا من قبيل، "استمع إلي أيّها الشّاب، لقد لوّثت مكان العمليّة. أنا أدرك أنّك متوتّر، لكن يجب ألّا تكون متوتّرًا إذا أردت أن تصبح جرّاحًا. لماذا لا تخرج لبضعة دقائق لتتمالك نفسك؟ عدّل قبّعتك بشكلٍ يمنع العرق من النّزول على وجهك. ثم عُد وسأريك شيئًا." لأصبح عندئذٍ بطلًا بالنّسبة لي إلى الأبد.)

يتحوّل التّعاطف إلى ثقة، وتتحوّل الثّقة إلى إخلاص بشكلٍ لا يمكن لراتبٍ أكبر أن ينافسه. في حين أنّ الرّد بشكلٍ ينمّ عن الغضب والإحباط يضعف تلك الثّقة وقد يجعلك تخسر إخلاص الموظّف إلى الأبد.

هل تحتاج إلى مزيدٍ من الإقناع؟ في دراسةٍ قامت بها شركة Development Dimensions International) (DDI) عام 2016، والتي ركّزت على السّلوكيّات والنّتائج التي حصل عليها 15,000 من المديرين في العالم، خلُصَت إلى أنّ التّعاطف هو مهارة القيادة رقم 1 للنّجاح العام.

كيف تخطّط لمواجهة ضعف الأداء

عند دراسة حالة موظّفٍ ذي أداءٍ ضعيف، من الحكمة أن تبدأ بطرح الأسئلة التّالية على نفسك:

• هل يتحمّل هذا الموظّف عبئًا فوق طاقته في عمله؟
• هل لديه أهدافًا أو مسؤوليّاتٍ غير واضحة؟
• هل يعاني من أجل تحقيق أهدافٍ غير واقعيّة؟
• هل يمكن أن تكون توقّعاته المتعلّقة بعمله مختلفة عن توقّعاتك؟
• متى كانت آخر مرّة جلست فيها معه لمناقشة أدائه وأهدافه؟

غالبًا ما يُعزى ضعف الأداء الوظيفي إلى ضعف تطوّر الموظّف أو تخطيط دوره الوظيفي. عندما بدأ سوق العمل يتخلّى عن استعراض الأداء السّنويّ التّفاعلي، أصبح من الممكن حل العديد من مشاكل ضعف الأداء ببساطة من خلال البدء بمخطّط واضح.

بدلًا من تقييم الأداء الشّامل في نهاية السّنة، اجعل التّغذية الرّاجعة مجديةً أكثر وقابلة للتّنفيذ من خلال توزيعها على اجتماعاتك الشّهريّة الخاصّة.

حدّد مسؤوليّات الموظّف وتوقّعاته

من أفضل الهدايا التي يمكن أن تمنحها للموظّف في فريقك مسارٌ واضح يمكنه اتّباعه. لا يجب أن يقتصر هدفك كمدير على مساعدته في تحقيق أهدافه، وإنّما يجب أن تطوّره كفرد بطرقٍ مجدية.

على سبيل المثال، عندما ينضمّ موظّفٌ جديد إلى الفريق، يمكنك تخصيص وقتٍ في البداية لتخطيط 5-8 مسؤوليّات أساسيّة لدوره الوظيفي، بالإضافة إلى مستوى التّوقّعات لكلّ مسؤوليّة، والتي تتراوح من مبتدئ إلى خبير، وذلك حسب ما تعرفه عن قدراته ومجموعة مهاراته، ثمّ تقابله لتبدأ بالعمل معه حسب المخطّط.

نصيحة من محترف

عند اتّباع هذا الأسلوب، احرص على عدم تخطّي 8 مسؤوليّاتٍ أساسيّة كحدٍ أقصى. رغم أنّه قد يبدو وضع مسؤوليّاتٍ إضافيّة أمرًا منطقيًا، إلّا أنّ هدفك في تقديم هذا المخطّط هو توضيح الأمور للموظّف. ووجود الكثير من المسؤوليّات الأساسيّة قد يضعف هذا الوضوح ويؤدّي إلى نقص التّوجيه والتّركيز لدى الموظّف الجديد.

لا تقتصر هذه العمليّة على فرض ما يجب على هذا الموظّف عمله، وإنّما تتعلّق أكثر بفتح حوارٍ صريح لضمان توافق توقّعاتك مع توقّعاته بالنّسبة لتعريف مسؤوليّاته وأهدافه القابلة للتّحقيق بشكلٍ محدّد. وهي فرصةٌ مناسبة لملاحظة الجوانب التي يبدو أنّ الموظّف غير واثقٍ منها. ناقش التّحدّيات الملحوظة بشكلٍ صريح وخطّط لتركيز توجيهك ومراجعتك على تلك التّحدّيات على مدى الشّهور القادمة. كما يمكنك الاستفادة من تلك الفرصة للتّعرّف على طموحات الموظّف وأهدافه الشّخصيّة. كيف يريد التّطوّر في مهنته؟ هل هنالك أعمالٌ/ مهامٌ يهتمّ بتعلّمها أو الانتقال إليها؟ خذ كلّ شيء بالحسبان وعدّل ملفّ مسؤوليّاته وتوقّعاته عندما يتطلّب الأمر. وهي الفرصة الأمثل لاستخدام التّعاطف المعرفي حيث تبدأ بفهم ما يثير حماسه.

اتّفق مع الموظّف على خطّةٍ تمكّنه من تحقيق أهداف الشّركة وتساعده في الوقت نفسه على وضع دليلٍ تفصيلي لتحقيق أهدافه الشّخصيّة ضمن الشّركة. وهي طريقةٌ رائعة لتكسب ثقته من البداية، وتساعده في الوقت نفسه على الشّعور بالفخر بنقاط قوّته، وأنّه مدعومٌ في نقاط ضعفه من البداية، في حين تعطيك كمدير فكرةً أفضل عمّا يجب عليك توقّعه.

بعبارةٍ أخرى، وكما يقول ريتشارد برانسون Richard Branson:

"درّب النّاس جيّدًا بما يكفي بحيث يمكنهم ترك العمل، عاملهم جيّدًا بما يكفي بحيث لا يريدون ذلك."

قد تظهر بعض مشاكل الأداء من وقتٍ لآخر على الرّغم من بذلك قصارى جهدك، ولحسن الحظّ فإنّ اجتماعاتك الشّهريّة الخاصّة هي المكان المثالي للتّعامل مع تلك المشاكل.

5 تكتيكات لمناقشة ضعف الأداء في الاجتماعات الخاصّة

تُعتَبَر الاجتماعات الخاصّة ضروريّة لتطوّر الموظّف مهما كانت المرحلة التي وصلتً إليها في التّعامل مع ضعف أدائه. فتلك الاجتماعات خاصّة وشخصيّة، كما أنّها فرصةٌ مثاليّة لتُظهِرَ بعض التّعاطف تجاه وضع الموظّف وتُريه أنّك ملتزمٌ بمساعدته على التّحسّن. وإليك خمسة أساليب يمكنك اتّباعها:

1. ابذل بعض الجهد واحضر الاجتماع وأنت مستعد

قد تكون اجتماعاتك الخاصّة محدّدة كلّ شهر، كل أسبوعين أو حتّى كلّ أسبوع، بحسب الوقت المتاح لديك. في جميع الأحوال، إذا كنت ستأتي إلى الاجتماع بهدف معالجة مشكلةٍ في الأداء، أثبت أنّك مهتمٌ فعلًا من خلال القدوم وأنت مستعد. كن جاهزًا للإشارة إلى حالاتٍ معيّنة، وادعم ما تقوله، والأهم أن تجهّز بعض التّعليقات التّصحيحيّة معك لمناقشتها. وإذا كنت ستشير إلى جوانب التّقصير، فيجب أن تساعد الموظّف على فهم ما يشعر به ومن أين قد تصدر المشكلة لتكون متعاطفًا فعلًا. إنّ استيعاب ما يقوله الموظّف وإعطائه حلولًا وملاحظاتٍ مدروسة يمكنكما العمل عليها معًا يُظهِر أنّك ترغب في بذل جهدٍ من أجله.

2. احرص على أن يكون الموظّف راغبًا في بذل جهدٍ أيضًا

تجدر الإشارة إلى أنّه يمكن أن يتحسّن الأداء لدى الموظّف الذي يتقبّل ذلك فقط. بعبارةٍ أخرى، يجب أن يكون مستعدًا للقيام بتعديلاتٍ معيّنة. اسأله إذا كان عازمًا على التّغيير، وإذا لم تشعر بأنّه مستعدٌّ للمحاولة، فقد يستحقّ الأمر إعادة تقييم الوضع. لكن عندما تشعر أنّه متقبّلٌ لذلك، تابع إظهار التّعاطف من خلال جعله يشارك في عمليّة عصفٍ ذهني. أشركه من خلال سؤاله عمّا قد يساعده على التطوّر في مجال مشكلته.

قل له أنّك لا تطلب إجابةً فوريّة، وبدلًا من ذلك حدّد موعدًا لمتابعة الاجتماع بعد بضعة أيّام واطلب منه أن يأتي وهو مستعدٌ ومعه بعض الحلول المُجدية. إنّ القيام بهذه العمليّة بحضور الموظّف يزيد من مدى حماسه عندما يراها بالكامل.

3. ضع أهدافًا واضحة لفترةٍ قصيرةٍ من الزّمن

من الأسهل أن تساعد الموظّف على تحسين أدائه من خلال خطواتٍ صغيرة وقابلة للقياس. بالإضافة إلى التّعليقات التّصحيحيّة، تعاون مع الموظّف على تحديد التوقّعات لأفضل إطار زمني يمكن تطبيقه. دعه يساهم، ضَع أهدافًا وأولويّاتٍ يمكن تحقيقها، واحرص على بذل قصارى جهدك في تقديم الموارد والدّعم التي اقترحها أحدكما لمساعدته على التطوّر. وخطّط للاجتماع به مرّةً أخرى في وقتٍ محدّد لقياس تطوّره والحديث عن تجربته.

4. أثنِ عليه، وقدّر التّغيير الإيجابي

إذا لاحظت أنّ الموظّف قد أصبح على الطّريق الصّحيح ومتّجهًا نحو الأهداف التي حدّدتماها، لا تخجل من الثّناء عليه في هذه الحالة. قد يحتاج الموظّف في مرحلةٍ معيّنة إلى توجيهك ودعمك، لكن إذا أدّى ذلك إلى تحسّن في أدائه، يصبح التّقدير هو ما يحتاج إليه. وضّح له أنّك قد لاحظت تطوّره، أثنِ على الجهود التي بذلها، واقضِ بعض الوقت في مناقشته، وحاول تحديد السّبب الذي أحدث الفرق معه لتتمكّن من جعل حماسه مستمرًا.

إذا شعرت أنّ المشكلة قد حُلَت، وأنّ أهداف الشّركة تُحقّق، لا تركّز عليها أكثر ممّا يتطلّب الأمر، وبدلًا من ذلك، وجّه التّركيز نحو المستقبل وتطوير المهارات التي تهمّ الموظّف.

5. تصرّف إذا لم تكن تحصل على النّتائج المطلوبة

يحتاج الجميع إلى وقتٍ للتحسّن والتّأقلم، لكن بعد معالجة نفس المشكلة عدّة مرّات، والقيام بكلّ شيءٍ ممكن للعمل مع الموظّف، فقد لا يكون الأمر متعلّقًا بالتّوجيه. في بعض الأحيان، يمكن أن تقدّم كلّ التّدريب، الموارد، التّواصل، الدّعم، الحوافز، التّقدير والتّفهّم الذي يحتاجه الموظّف، لكن للأسف لا يجعله ذلك مناسبًا لفريقك.

وعلى الرّغم من أنّه لا ينبغي الاستخفاف بالإجراءات التّأديبيّة، وخاصّةً إذا لم تكن قد جرّبت جميع الحلول البديلة، إلّا أنّ هنالك لحظاتٌ تصبح فيها العواقب المعروفة الخطوة الأخيرة المتاحة.

اعمل مع قسم الموارد البشريّة على تحديد أفضل طريقةٍ للتّصرّف في تلك الحالات. وتذكّر أنّه ليس عليك الانتظار حتّى تصبح الأمور سيّئة للغاية لاستشارتهم، فقد يكون طلب رأي طرفٍ ثالث مفيدًا في بعض الأحيان، حتّى وإن لم تكن جاهزًا لجعلهم يتدخّلون بشكلٍ مباشر. ومهما كانت النّتيجة في النّهاية، عليك أن تشعر بالارتياح لحقيقة كونك قد فعلت كلّ ما بوسعك لتتفهّم الموظّف، وتتعاطف معه وتتصرّف.

نصيحة من محترف

يوصى دائمًا بتوثيق كلّ مبادرةٍ تقوم بها في سبيل مساعدة الموظّف، بالإضافة إلى العقبات التي واجهتها في الطّريق. وإذا جاء الوقت الذي تحتاج فيه إلى تدخّل الموارد البشريّة، عندئذٍ ستتمكّن من تقديم لمحة موجزة عن الحالة من البداية إلى النّهاية.

هل ساعدك التّعاطف في عملك كمدير؟ نودّ أن تُطلِعَنا على تجربتك من خلال التّعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to Handle Poor Employee Performance at Work Like a Pro لصاحبه Justin Fragapane

تُعَدّ الإدارة إحدى أهمّ الوظائف في العالم بلا شك. وبما أنّ المدير مسؤولٌ عن ما يقارب 70% من الفرق في إقبال الموظّف على العمل، فهو يلعب دورًا حيويًا في نجاح الموظّف والشّركة. والموظّف المقبل على العمل قادرٌ على جعل الشّركة متميّزة، لكنّه بحاجةٍ لمديرٍ جيّد لإرشاده.

لتكون مديرًا جيّدًا، يتطلّب الأمر المعرفة، المهارة والتّدريب، كما أنّ أسلوبك يلعب دورًا كبيرًا في ذلك أيضًا. إنّ اكتشاف أسلوبك الخاص في الإدارة ينقل فريقك إلى مستوياتٍ جديدة، وكما تعلم، فإنّ نجاح فريقك هو الذي يحدّد نجاحك كمدير. 

سنتطرّق إلى أهمّ خمسة أساليب في الإدارة:

1. الإدارة التّشاركيّة
2. الشّبكة الإداريّة
3. الإدارة الموجِّهة
4. الإدارة المحدّدة لوتيرة العمل
5. الإدارة المسيطرة

اكتشاف أسلوبك في الإدارة

كما هو الحال بالنّسبة لأساليب القيادة المختلفة، هنالك عدّة أساليب مختلفة للإدارة، وهي موجودةٌ لسببٍ وجيه. يمكن أن يتعدّل أسلوبك ويتغيّر بمرور الوقت، وذلك حسب الظّروف والفريق الذي يعمل تحت قيادتك، وهو أمرٌ طبيعي. يعرف المدير البارع أنّ هنالك وقتًا ومكانًا مناسبين لكلّ شيء، وهو قادرٌ على التّبديل بين أساليب الإدارة أو حتّى الجمع بينها بحسب الشّخص أو الموقف الذي يتعامل معه. ويأتي ذلك مع الممارسة والخبرة، لكنّ فهم أساليب الإدارة هو الخطوة الأولى.

إليك أساليب الإدارة الخمسة ومتى تستعملها

الإدارة التّشاركيّة

تعني الإدارة التّشاركيّة إشراك الموظّفين في عمليّة اتّخاذ القرار وتحديد مفهوم الصّورة العامّة. وهي تتعلّق بتجميع الأفكار المختلفة، الآراء ومجموعة مهارات كلّ شخص، ومن ثمّ تحديد الأولويّات والتّخطيط بناءً على ذلك. ومن خلال الحصول على أفكار ومساهمات موظّفيك، يمكنك تضييق نطاق تركيز الفريق، وتنظيم وإدارة أعباء العمل انطلاقًا من هذه النّقطة. وبالإضافة إلى تشجيع الإبداع والابتكار لدى الموظّفين، يساعد هذا الأسلوب أيضًا في تعزيز الشّموليّة لدى الفريق.

متى تستخدم الإدارة التّشاركيّة

يُعَدّ هذا الأسلوب في الإدارة فعّالًا عندما يفهم الموظّفون أولويّات الشّركة وأهدافها تمامًا. على سبيل المثال، إذا كانت الشّركة تركّز على العملاء كثيرًا، وكان الموظّفون يتواصلون مع العملاء مباشرةً، فقد يعرفون ما يجب إعطاءه الأولويّة. وهي طريقةٌ تنطوي على قلب البنية التّنازليّة (من الأعلى إلى الأسفل) التّقليديّة، ويمكن أن تُفضي إلى أفكارٍ وطرقٍ جديدة.

الشّبكة الإداريّة

تركّز الشّبكة الإداريّة على بناء الرّوابط وخطوط الاتّصال بين فِرَق العمل، ومن ثمّ الاعتماد عليهم للعمل مع بعضهم البعض بشكلٍ تعاوني. وهو أسلوبٌ في الإدارة ينطوي على عدم التّدخّل إلى حدٍ بعيد، حيث تكون جهة الاتّصال الأولى بالنّسبة للموظّفين لحلّ المشاكل أو الحصول على الموافقات المبدئيّة هي موظّفين آخرين، وليست أنت. فدورك كمدير هو الحفاظ على الرّوابط بين الموظّفين ليتمكّنوا من العمل معًا بفاعليّة. وقد يعني ذلك تحديد اجتماعاتٍ تفاعليّة منتظمة للفريق، أو إعداد قنوات Slack مناسبة للتّواصل الفعّال، وقد يتوجّب عليك تجربة عدّة أشياء قبل إيجاد ما يناسب فريقك.

متى تستخدم الشّبكة الإداريّة

الشّبكة الإداريّة هي أسلوبٌ مثالي يمكن أن يتقنه مديرٌ عالي المستوى يشرف على عدّة فرق. ويتعلّق هذا الأسلوب ببناء شبكات اتّصال وتطوير العلاقات المبنيّة على الثّقة. ويعني ذلك أحيانًا أن يكون المدير نفسه شبكة التّواصل، وأن يتصرّف كمرسالٍ أو وسيط. والشّبكة الإداريّة تعني الحرص على مشاركة المعلومة المناسبة بكفاءةٍ وبشكلٍ فعّال بين الموظّفين و/أو الفِرَق المناسبة. 

الإدارة الموجِّهة

تعني الإدارة الموجّهة التّبديل بين نهجٍ قائم على التّدخّل وعدم التّدخّل لتطوير موظّفيك، وتنمية مجموعة مهاراتهم، وجعلهم أكثر استقلاليّةً. وبهذا الأسلوب، تكون بمثابة مدرّب ويمكنك العمل على تطوير خبرات موظّفيك بشكلٍ فردي. وتساعد الموظّفين ليصبحوا بارعين في عملهم من خلال إجراء تفاعلٍ منتظم تحدّد فيه الأهداف، وتضع خططًا للتّطوّر، وتتابع التّقدّم.

متى تستخدم الإدارة الموجِّهة

الإدارة الموجِّهة أسلوبٌ مثالي للمديرين الخبراء في أدوار موظّفيهم. إذا كنت مميّزًا في مجالك ورُقِّيت إلى الإدارة، فأنت جاهزٌ تمامًا لتصبح مديرًا موجِّهًا. فالأمر يتعلّق بنقل الخبرات وتطوير موظّفيك ليصبحوا خبراء أيضًا، ومن ثمّ الابتعاد عن طريقهم. ومع ذلك يمكن أن تصبح مديرًا موجِّهًا حتّى وإن لم تكن لديك الخبرة المحدّدة التي يطوّرها الموظّف، فربط الموظّف مع المدرّب أو المصادر المناسبة شكلٌ من أشكال التّوجيه أيضًا.

يُعَدّ العمل مباشرةً مع موظّفٍ انخفض أدائه من الحالات التي قد يكون فيها هذا الأسلوب مفيدًا. إذا تراجع أداء أحد أفضل الموظّفين لديك، فقد يستفيد من هذا النّوع من التّدريب والانتباه منك. لكن احرص على أن تبقى متابعًا لأداء باقي الفريق أيضًا.

الإدارة المحدّدة لوتيرة العمل 

تنطوي الإدارة بتحديد وتيرة العمل على التّدخّل والتّوجيه في وتيرة العمل التي تُحَدّد، وعدم التّدخّل في طريقة إتمام العمل. وهو أسلوبٌ في الإدارة يتعلّق بتحديد مواعيدٍ نهائيّة ونقاط تحقّق للمشاريع، وترك الأساليب والتّنفيذ ليحدّدها الموظّفون. يعرف فريقك كيف يقوم بعمله بأفضل طريقةٍ ممكنة، لكن يمكنك وضع جدولٍ زمني لتجعل الأمور تسير بوتيرةٍ مناسبة.

متى تستخدم الإدارة بتحديد وتيرة العمل

إذا كنت تدير فريقًا قياديًا، لدى موظّفيه دافعٌ ذاتي ويتعاونون مع بعضٍ بفاعليّة، فقد لا يحتاجون منك سوى تحديد وتيرة العمل. وفي بعض الحالات، يقوم الفريق بعملٍ بارع عندما يُترَك الموظّفون ليقوموا بالعمل لوحدهم، ويحتاجون فقط إلى موعدٍ نهائي لإتمام العمل على أساسه. قد يصل فريقك إلى مرحلةٍ يكون فيه هذا الأسلوب فعّالًا بالنّسبة لهم، لكن إذا اتّبعته، فاحرص على أن تتابعهم كثيرًا، حتّى تتمكّن من التّدخّل وإعادة تقييم الوضع مع الفريق إذا بدأت الأمور تخرج عن السّيطرة.

الإدارة المسيطرة

الإدارة المسيطرة هي الأسلوب التّقليدي للإدارة التّفصيليّة. وفي هذا الأسلوب، تُملي ما يجب فعله، أين، من وكيف، دون أن يساهم الموظّفون في ذلك. لا تتماشى الإدارة المسيطرة بالتّأكيد مع قوى العمل الحديثة غير الهرميّة والتي تضع الموظّفين في المقام الأوّل، لكنّها قد تكون أسلوبًا ضروريًا في ظروفٍ خاصّةٍ للغاية.

متى تستخدم الإدارة المسيطرة

أوضح وقت لاستخدام الإدارة المسيطرة هو عندما تكون الشّركة بحالة أزمة. فعندما يكون كلّ شيءٍ غير مستقر، يساعد اتّباع أسلوب الإدارة المسيطرة في تخفيف الضّغط عن الفريق. وهي طريقةٌ لتحمّل العبء عنهم. كأسلوبٍ مؤقّت في الإدارة، يمكن أن تكون الإدارة المسيطرة فعّالة في تحفيز التّعاون في الشّركات.

إنّ وجود أساسٍ متين من الثّقة بينك وبين فريقك هو السّر في ذلك، والأساس في أن يكون المدير جيّدًا بشكلٍ عام. ويجب أن يثق الفريق بأنّك في الواقع مهتمٌ بمصلحته العليا لتكون الإدارة المسيطرة فعّالة، حتّى وإن كانت موقّتة. استخدم بقيّة أساليب الإدارة للتّواصل مع الموظّفين وبناء الثّقة يومًا بعد يوم، واستخدم هذا الأسلوب فقط عندما يكون ذلك ضروريًا للغاية.

تنظيم أساليبك في الإدارة

الخطوة الأولى في صياغة أسلوبك الخاص في الإدارة هي فهم كيفيّة عمل هذه الأساليب على الصّعيدين العملي والنّظري. ومن هذه النّقطة، يمكن أن تبدأ بتطبيقها والاستفادة من سمات كلٍّ منها لتجد أفضل مجموعةٍ من الأساليب بالنّسبة لفريقك. فالأمر برمّته يتعلّق بإيجاد توازنٍ بين الأساليب التي تقوم على التّدخّل وعدم التّدخّل.

قد يستغرق إيجاد التّوازن المناسب بعض الوقت والتّدريب، وقد ينطوي على بعض التّعلّم عن طريق التّجربة والخطأ، لكن لا تقلق، فالالتزام بتجربة الأساليب المختلفة، والانفتاح على التعلّم هي أفضل نقطةٍ يمكنك البدء منها، والنّمو والتّطوّر المستمرَّين هما السّر لتكون مديرًا ناجحًا وقائدًا عظيمًا. راقب الأشياء التي تجرّبها، وأسباب نجاحها أو عدم نجاحها ليساعدك ذلك في العمل، وسرعان ما تبدأ باستخدام كلّ أسلوبٍ بفاعليّةٍ وثقة.

ما هو أسلوبك في الإدارة؟ أطلعنا على الأسلوب الذي تفضّل استخدامه ولماذا من خلال التّعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال 5 Important Management Styles and How to Use Them من إعداد فريق Officevibe Content 

يقوم المدير بدور المعلّم، المدرّب والقائد لفريقه. لكنّ ذلك لا يعني أن تفصل درجةٌ بينك وبين الموظّفين لديك، بل على العكس تمامًا، حيث يجب أن تتواصل مع موظّفيك وأن يشعر أفراد فريقك بأنّك واحدٌ منهم.

يُعتَبَر وجود علاقةٍ إيجابيّة مع المدير أمرًا هامًا بالنّسبة للموظّفين. ووفقاً لتقرير مؤسّسة Gallup عن حالة مكان العمل في أمريكا، والذي أُجريَ عام 2017، يُعَدّ المدير أو الإدارة أحد الأسباب الستّة التي يذكر الموظّفون أنّها قد دفعتهم لترك العمل طوعًا. إنّ التّواصل مع موظّفيك يحسّن من انخراطهم في العمل ويساعدهم على النّجاح، كما أنّه يساعدك على التميّز في دورك الوظيفي.

يمكنك العمل على سدّ الفجوة بينك وبين موظّفيك من خلال تطوير ذكائك العاطفي EQ. وتسهم مجالات الذّكاء العاطفي الخمسة، المذكورة أدناه، في مهاراتك القياديّة، بما في ذلك كيفيّة التّواصل مع موظّفيك.

سوف نركّز على مساعدتك في فهم التّنظيم الذّاتي وتأثيره في علاقاتك مع موظّفيك، ونقدّم لك بعض النّصائح حول تحسينها، وستتعلّم معنا:

• كيف يزيد التّواصل مع الموظّفين من انخراطهم في العمل
• 3 نصائح حول بناء العلاقات مع الموظّفين
• 6 نصائح حول الحفاظ على الرّوابط مع الموظّفين
• حول التّنظيم الذّاتي ودوره في علاقات الموظّفين
• كيف تتواصل مع الموظّفين الذين لا تنسجم معهم
• كيف تحافظ على العلاقة المهنيّة مع موظّفٍ تربطك به علاقة صداقة

كيف يزيد التّواصل مع الموظّفين من انخراطهم في العمل

هنالك عدّة فوائد للتّواصل مع الموظّفين، وأهمّها زيادة إقبالهم على العمل. فبناء العلاقات وتطوير الرّوابط مع الأشخاص الذين يعملون معهم، وخاصّةً مديرهم، يجعلهم أكثر حماسًا في العمل.

إنّ إنشاء علاقاتٍ بين المدير والموظّف يعني في نهاية المطاف كسر الحواجز والتّراتبيّة. وعندما تُظهر للموظّفين لديك أنّك جزءٌ من فريقهم، فإنّ ذلك يساعدك على بناء الثّقة والاحترام المتبادل معهم.

إنّ الثّقة والاحترام المتبادلين يسهّلان عليك إتاحة التّواصل المفتوح والصّادق وحلّ المشكلات بالنّسبة لفريقك. كما أنّهما يساعدان موظّفيك على الشّعور بأنّهم متمكّنون من خوض المجازفات، وأقلّ خوفًا من الفشل، وتجعل جميع هذه العوامل الموظّف يشعر بقيمته، ممّا يسهم في جعل أعضاء الفريق يتمتّعون بصحّةٍ أفضل ويُقبِلون على العمل أكثر. وإليك بعض الأفكار للتّواصل مع موظّفيك..

3 نصائح حول بناء العلاقات مع موظّفيك

إنّ بدء العمل بشكلٍ صحيح وبناء العلاقات مع الموظّفين منذ البداية أمرٌ ضروريّ. عليك أن تكرّس نفسك كشخصٍ مساوٍ لهم وتُظهر اهتمامًا حقيقيًا بالتّعرّف على موظّفيك كأفراد. وتساعدك النّصائح التّالية في بدء علاقاتك مع الموظّفين بشكلٍ صحيح.

1. اجتمع مع فريقك

إذا كنت جديدًا في فريق العمل، اشرح لهم أسلوبك في القيادة، المعلومات الأساسيّة عنك واهتماماتك الشّخصيّة لتعطيهم مقدّمة شاملة عن شخصك وكيف ترى نفسك منسجمًا مع الفريق.

2. اجتمع مع كل موظّفٍ على حدة

اسأل كلّ موظّف عمّا ينشده في القائد والمدرّب، واسأله عن معلوماتٍ أساسيّة عنه واهتماماته الشّخصيّة لتتكوّن لديك فكرة متكاملة عن الموظّف. إذا كنت تقابل موظّفًا جديدًا، انتهز الفرصة لتتكلّم عن نفسك وعن أسلوبك في القيادة أيضًا.

3. اكسر الجليد

العب مع الفريق ألعاب كسر الجليد كطريقةٍ سريعة وممتعة لتجعل الجميع يتعرّفون على بعضهم البعض، ولتكوين فكرةٍ أفضل عن شخصيّات الموظّفين. يمكنك فعل ذلك عند بدء العمل مع فريقٍ جديد أو عند تعيين موظّفٍ جديد.

6 نصائح حول الحفاظ على الرّوابط مع موظّفيك

بعد أن تمهّد الطّريق لازدهار العلاقات المتينة، عليك أن تعمل على الحفاظ على تلك الرّوابط بمرور الوقت. يجب أن تُظهِر للموظّفين أنّك ماضٍ في علاقتك معهم على المدى الطّويل. ويمكن تنفيذ هذه التّكتيكات يومًا بعد يوم لتعزيز علاقاتك مع الموظّفين على المدى البعيد.

1. ابن روابطًا شخصيّة بين الموظّفين

شجّع فريقك على التّعرّف على بعضهم البعض بشكلٍ شخصي. كلّما شعر الجميع بالرّاحة في التّعامل مع بعضهم، بما في ذلك معك، كلّما ازدادت الرّوابط المبنيّة على الثّقة بينكم كفريق. رتّب لفريق العمل مواعيد غداء ومناسبات اجتماعيّة خارج العمل.

2. ابن روابطًا مهنيّة بين الموظّفين

اجعل مختلف أعضاء الفريق يعملون مع بعضهم عند تدريبهم وتأهيلهم لتطوير المهارات التّقنيّة لدى الجميع وزيادة الإبداع والتّعاون.

3. اجعل الأمور مرحة

من حينٍ لآخر، خصّص بعض الوقت خلال يوم العمل لتفاعل أعضاء الفريق خارج بيئة العمل. اخرج مع فريق العمل لتناول الغداء أو توجّهوا إلى الحديقة في فترة ما بعد الظّهر، حيث يساعد تغيير البيئة المحيطة الجميع على التّحدّث بصراحةٍ عن أنفسهم والتّواصل مع الآخرين بشكلٍ أصدق.

4. تحلّى بالشّفافيّة

إنّ الشّفافيّة في القرارات، التّغييرات والنّتائج ضروريّةٌ للحفاظ على الثّقة والاحترام بينك وبين موظّفيك. كن منفتحًا وصادقًا مع فريقك لأقصى درجةٍ ممكنة، بالنّسبة للأمور الجّيّدة والسيّئة، والكبيرة والصّغيرة على حدٍ سواء. وشجّع موظّفيك على اطلاعك على الملاحظات، الأسئلة والأمور التي تشغلهم.

5. تفقّد الأحوال واسأل عن الأخبار

خصّص 10 دقائق من وقتك لتسأل موظّفيك عن أخبارهم بشكلٍ غير رسمي، خلال المقابلات الفرديّة المحدّدة في مواعيد منتظمة أو خلال يومك. اسألهم عن عطلة نهاية الأسبوع، أو عن أيّ كتب جيّدة قرأوها أو عن البرامج التّلفزيونيّة التي شاهدوها لتفقّد أحوالهم على المستوى الشّخصي.

6. إبداء التّقدير

لا يمكن التّركيز على هذه النّقطة بما يكفي، ومع ذلك ينبغي القول أنّ الموظّفين يرغبون في تلقّي التّقدير على عملهم الدّؤوب. وأفضل أشكال التّقدير هو الأسهل، قُل للموظّف "أهنّئك على تنفيذ العمل بشكلٍ جيّد، أقدّر حقًا عملك وتفانيك."

التّنظيم الذّاتي وعلاقات المدير بالموظّفين

إنّ إقامة علاقات إنسانيّة وتأثّرك بها جزءٌ من بناء الثّقة بينك وبين فريقك، كما ينطوي الأمر على الاعتماد على الآخرين. يجب أن تُظهِر لموظّفيك أنّك واحدٌ منهم وأن تكون صريحًا بشأن أحلامك ومخاوفك، لكن يجب أن تُعلِمهم أنّك موجودٌ لدعمهم في تحقيق أحلامهم ومواجهة مخاوفهم أيضًا. لا يريد الموظّفون أن تكون رجلًا آليًا، بل يريدون أن يعرفوا أنّك الشّخص الذي سيدعم الفريق حين يحتاجون إليك.

إنّ قضاء بعض الوقت في تحسين مهارات التّنظيم الذّاتي قد يساعدك في تطوير الاستقرار الذي يحتاجه فريقك في ظلّ قيادتك. الخطوة الأولى هي أن يصبح لديك وعيٌ ذاتي، وبعد ذلك يمكنك العمل على قدرتك على التّنظيم الذّاتي.

يتعلّق التّنظيم الذّاتي بكلٍّ من مشاعرك وسلوكك. ينبغي أن تتمكّن أوّلًا من مراقبتها، ومن ثمّ أن تتمكّن من السّيطرة عليها وتعديلها وفقًا لظروفك. إنّ تنظيم مشاعرك يعني أن تتابع شعورك وأن لا تدع مشاعرك تسيطر عليك.

كما جاء في مجلّة علم النّفس اليوم Psychology Today "عاطفيًا، التّنظيم الذّاتي هو القدرة على تهدئة نفسك عندما تكون منزعجًا، وإبهاج نفسك عندما تشعر بالكآبة."

عندما يتعلّق الأمر بالسّلوك، فالتّنظيم الذّاتي يعني التّصرّف بطريقةٍ تتّفق مع قيمك الأساسيّة بدلًا من دوافعك أو مشاعرك الحاليّة. وهو القدرة على التّفكير بتأثير سلوكك على المدى الطّويل قبل أن تتصرف. يحدث التّنظيم الذّاتي السّلوكي في المسافة بين المشاعر والتّصرّفات.

تعتمد الثّقة والاحترام التي تبنيها بينك وبين موظّفيك على مهارات التّنظيم الذّاتي لديك بقدر ما تعتمد على قدرتك على التّواصل معهم. إنّ قدرتك على الحفاظ على الهدوء خلال فترات التّوتّر أو عدم اليقين، تساعد فريقك على الشّعور بأنّ بإمكانهم الاعتماد عليك. كما أنّ اتّخاذ القرارات بناءً على أفضل نتيجةٍ قد يحصل عليها الفريق على المدى البعيد، بدلًا من التصرّف باندفاع، يساعد الموظّفين على الوثوق بتوجيهك لهم.

طوّر مهارات التّنظيم الذّاتي لديك وانتبه إلى الوقت والفترة الزّمنيّة التي تفصل بين مشاعرك وتصرّفاتك بطرقٍ بسيطة. حاول أن تنتظر 10 دقائق بين قراءة الرّسالة الالكترونيّة والرّد عليها. وحين يطرح أحدهم سؤالًا عليك، اعْدُدْ إلى خمسة قبل الإجابة. إذا شعرت أنّك ستنفعل بشكلٍ حاد، تمشّى لمدّة 15 دقيقة وفكّر بأفضل طريقة للتّصرّف. كلّما اتّبعت خطواتٍ صغيرة كهذه، كلّما  يحدث التّنظيم الذّاتي بشكلٍ تلقائي أكثر.

كيف تتواصل مع الموظّفين الذين لا تنسجم معهم

ينتهي بك الأمر أحيانًا بوجود موظّفٍ لا تنسجم معه في فريقك. وفي هذه الحالة، تلعب مهارات التّنظيم الذّاتي لديك دورًا كبيرًا، وخاصّةً إذا بدأت تشعر بالإحباط من هذا الموظّف أو إذا وجدت نفسك تتصرّف بشكلٍ عدواني معه. تذكّر أنّ عدم وجود علاقة صداقة حميمة مع ذلك الموظّف لا يعني أنّه لا يمكن أن تكون هنالك علاقة عمل إيجابيّة معه. وإليك بعض النّصائح حول كيفيّة بناء مثل هذه العلاقة:

ركّز على العمل

تُعتَبَر أهداف الفريق ومهمّة الشّركة أسسًا مشتركةً داخليّة، استخدم ذلك كطريقةٍ لتتوافق مع ذلك الموظّف.

أوصل الموظّف بالمدرّب المناسب

حسب بنية شركتك، قد يكون هنالك شخصٌ أخر أنسب ليؤدّي دور المعلّم أو المدرّب لذلك الموظّف.

كن طبيعيًا

يقدّر الموظّفون صراحتك، لذا لا تحاول الادّعاء أنّك صديق أحدهم الحميم في حين تعرفان كلاكما أنّكما لا تنسجمان مع بعضكما.

لا تتحدّث بالنّميمة

إنّ الكلام السّلبي عن الموظّف الذي لا تنسجم معه، وخاصّةً مع أعضاء آخرين في الفريق، قد يضرّ فعلًا بالثّقة التي تربطك بفريقك.

كيف تحافظ على العلاقة المهنيّة مع موظّفٍ تربطك به علاقة صداقة

في المقابل، فقد تنسجم على الفور مع أحد الموظّفين وتصبحان صديقين مقرّبين في العمل. وهي حالةٌ أخرى يمكن أن تؤثّر فيها مهارات التّنظيم الذّاتي لديك بشكلٍ كبير. أن يكون لديك أصدقاءٌ في العمل أمرٌ رائع، لكن بما أنّك قائد الفريق، يجب عليك تجنّب أن تجعل صداقاتك الموظّفين الآخرين يشعرون بالإقصاء أو الغيرة. وإليك بعض النّصائح حول ذلك:

كن واضحًا بشأن صداقاتك

إنّ تقسيم حياتنا إلى (حياة عمليّة، حياة شخصيّة وحياة عائليّة) أمرٌ عفا عليه الزّمن. والادّعاء بأنّك لست صديقًا مقرّبًا لأحد موظّفيك قد يُضعِف الثّقة التي تربطك بالموظّفين لديك.

لا تُقص الآخرين

اجعل الوقت المخصّص لصديقك خارج أوقات العمل. لديك الكثير من الوقت للنّكات والأحاديث الخاصّة خارج المكتب.

انشر الحب

إنّ إعطاء الموظّف الذي تربطك به علاقة صداقة جميع المهام الممتعة ليس عدلًا بالنّسبة لبقيّة المجموعة، ويمكن أن يؤدّي إلى نوعٍ من العدائيّة والنّزاع في فريقك.

إنّ التّواصل مع موظّفيك يحسّن من صحّة أفراد الفريق وإقبالهم على العمل، كما يجعلك قائدًا أقوى. يعتمد جزءٌ من بناء علاقاتٍ متينة مبنيّة على الثّقة مع أفراد الفريق على إظهارك للفريق أنّ بإمكانهم الاعتماد عليك، لكنّ ذلك لا يجب أن يكون على حساب كونك إنسانًا والتّصرّف على سجيّتك.

هل لديك أيّة نصائح حول التّواصل مع الموظّفين؟ نودّ أن تُطلِعَنا عليها من خلال التّعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال What Managers Can Do To Connect With Their Employees لصاحبتهNora St-Aubin

وفقًا لكتاب Primal Leadership لكتّابه Daniel Goleman، Richard Boyatzis، و Annie McKee، هنالك ستّة أساليب مختلفة في القيادة يجب أن تتعرّف عليها. والفكرة الأساسيّة في الكتاب هي أنّ معدّل ذكاء المدير أو مهاراته ليست ما يجعله قائدًا عظيمًا. ويكمن سرّ القيادة الرّائعة في ارتفاع مستوى الذّكاء العاطفي.

من الواضح أنّ هنالك أكثر من طريقةٍ صحيحة لقيادة مجموعةٍ من النّاس، ورغم أنّ بعض أساليب القيادة تلاقي قبولًا أكثر من أساليبٍ أخرى، إلّا أنّ اختيار الأسلوب الذي تعتمد عليه في القيادة يتوقّف على الظّروف، وشخصيّتك، وحالة فريقك. يجب أن تتذكّر أنّه ليس هنالك أسلوبٌ مثاليٌّ في القيادة. وقد تستخدم في النّهاية جميع الأساليب، وعليك عندئذٍ التّبديل بينها أثناء عملك، واتّخاذ القرار بشأن أفضل أسلوبٍ يمكنك استخدامه حسب الوضع.

تعريف أساليب القيادة

يشير مصطلح أساليب القيادة إلى السّلوكيّات التي يستخدمها القادة للتّفاعل مع موظّفيهم. وذلك يتضمّن كلّ شيء، بما في ذلك كيف يحمّسون فريقهم، يوجّهونه، يمكّنوه ويحقّقون الأهداف.

من الضّروري أن تُمَكّن كمدير موظّفيك ليصبحوا قادةً عظماء أيضًا. ويجب أن يفهموا أنّ القائد ليس بحاجةٍ ليكون في موقع السّلطة ليكون ذا تأثير. فتمكين الموظّف ليصبح قائدًا يجعل بيئة العمل أكثر استقلاليّةً وإنتاجًا لفريقك.

أساليب القيادة الستّة المختلفة

1. القيادة المتبصّرة

يحرّك القائد المتبصّر الموظّفين نحو رؤيةٍ مشتركة. والأمر لا يتعلّق بكيفيّة الوصول إلى الهدف، وإنّما يتعلّق بجعل الموظّفين يفهمون إلى أين تريد منهم الوصول. وهذا الأسلوب أكثر فعاليّةً في الحالات التي يحتاج فيها الأمر إلى توجيهٍ جديد.

الأمر الرّائع في هذا الأسلوب هو أنّه يعزّز الاستقلاليّة، كما أنّه يسمح للموظّفين بالابتكار والتّجربة للوصول إلى الهدف. يُعتَبَر الفشل أمرًا مقبولًا، ويمكن أن يشعر الموظّفون بالارتياح عند تجربة أشياءٍ جديدة تساعدهم في المضي قُدمًا في المهمّة.

لا تملك العديد من الشّركات مهمّةً واضحة، وغالبًا ما يؤدّي ذلك إلى شعور الموظّفين بفقدان الحماس. لذا فمن الضّروري أن تكون هنالك مهمّةً أو سببًا لما تفعله.

نصائح احترافيّة لتصبح قائدًا متبصّرًا:

1. تحلّى بالشّجاعة، لا تخشَ تجربة أشياءٍ جديدة، وتقبّل إمكانيّة الفشل.
2. ضع هدفًا طموحًا يمكن للفريق بأكمله التّركيز عليه.
3. حين توشك على البدء بمهمّةٍ جديدة، اسأل نفسك إذا كانت ستساعدك على تحقيق أهدافك.
4. ليس عليك إيجاد جميع الإجابات بنفسك. حيث يحفّز طلب المساعدة من الفريق تنوّع الأفكار بشكلٍ أكبر، كما أنّه يشجّع فريق العمل على الخطوات التّالية الضّروريّة لتحويل تلك الأفكار إلى حقيقة، ويمكّنهم من أن يصبحوا متبصّرين أيضًا.

2. القيادة الموجِّهة

كما يوحي العنوان، يتعلّق أسلوب هذه القيادة بتوجيه الموظّفين لتحسين عملهم. وتُعتَبَر الاجتماعات الخاصّة من الأشياء التي يبرع فيها المديرون الذين يستخدمون القيادة الموجِّهة.

هنالك فرقٌ بين القيادة التّفصيليّة والتّوجيهيّة. وهدفك كمدير هو أن تساعد الموظّفين على التطوّر في دورهم الوظيفي، وتتحدّاهم ليتفوّقوا على أنفسهم مع تزويدهم بالأدوات، والنّصيحة والدّعم الذي يحتاجون إليه للنّجاح.

إنّ القيادة الموجّهة لا تفرض على الموظّف ما يجب أن يفعله في كلّ خطوة، وإنّما ترشده نحو نسخةٍ محسّنة من نفسه ليشارك في الفريق بأفضل شكلٍ ممكن، ويحقّق في الوقت نفسه أهدافه الشّخصيّة.

يُعتَبَر التّركيز على تحسين نقاط الضّعف لدى الموظّف أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها القادة الذين يتّبعون هذا الأسلوب في القيادة. فإذا كنت تريد الحصول على أفضل النّتائج من فريقك كقائد، يجب أن تركّز على نقاط قوّتهم.

نصائح احترافيّة لتصبح قائدًا موجّهًا:

1. تواصل بانتظام مع كلّ فردٍ في الفريق، وخصّص وقتًا لتوجيههم. عندما تكون قائدًا موجّهًا، عليك تمكين كلّ موظّفٍ ليصل إلى أفضل حالةٍ ممكنة مهما كنت مشغولًا.
2. حاول عقد اجتماعاتٍ خاصّةٍ شهريّة، يمكنك خلالها سؤال الموظّفين عن التّحدّيات التي يواجهونها وتحسين نقاط قوّتهم.

3. القيادة المتناغمة

يتصرّف المدير الذي يتّبع هذا الأسلوب في القيادة كشخصٍ متناغم، حيث يُنشئ الرّوابط في الشّركة. ويركّز على جعل مكان العمل أكثر تناغمًا بحيث يعرف الجميع فيه بعضهم البعض جيّدًا ويعملون معًا بشكلٍ جيّد.

كثيرًا ما تكون هنالك خلافاتٌ بين الموظّفين، وقد لا يحبّون جميع زملائهم في العمل، لكنّ هذا الأسلوب في القيادة يهدف إلى إصلاح ذلك كلّه. وإذا تزعزعت الثّقة داخل الشّركة، فإنّ القائد المتناغم هو الشّخص المثالي الذي يرأب مثل هذه التصدّعات.

نصائح احترافيّة لتصبح قائدًا متناغمًا:

1. انشر ثقافة تقدير الجهود في الفريق. وبمرور الوقت، يقرّب ذلك الجميع من بعضهم البعض، ويساعد على تطوير العلاقات بينهم.
2. إنّ أنشطة بناء الفريق طريقةٌ رائعة ليتقرّب أفراد فريق العمل من بعضهم البعض.
3. شجّع المناقشات الصّعبة ضمن الفريق. لن يكون الأمر مثاليًا دائمًا، ومن الطّبيعي للغاية أن تواجه تحدّياتٍ وخلافات بين الموظّفين. ومن الضّروري أن تشجّع الصّراحة والمناقشات الحقيقيّة.

4. القيادة الدّيمقراطيّة

تعني القيادة الدّيمقراطيّة إيجاد توافقٍ بين المجموعة تجاه النّتيجة. ويُستَخدَم هذا الأسلوب في القيادة بشكلٍ أفضل عندما لا تكون متأكّدًا بنسبة 100% من الاتّجاه الذي عليك اتّخاذه كقائد، وترغب بالحصول على حكمة المجموعة لمساعدتك على اتّخاذ القرار.

قد يكون هذا الأسلوب فعّالًا للغاية عندما يتوجّب عليك اتّخاذ قراراتٍ كبيرة، أو إذا كنت تخطّط لاستراتيجيّاتٍ مستقبليّة، أو عندما تتّخذ خياراتٍ استراتيجيّة قد تؤثّر في مستقبل الشّركة. إنّ المعرفة في الذّكاء الجماعي أعظم دائمًا من معرفة الشّخص الواحد.

نصائح احترافيّة لتصبح قائدًا ديمقراطيًا:

1. تعلّم أن تثق بالموظّف وطوّر مهارات التّواصل لديك لتناقش الأفكار مع جميع أعضاء الفريق. فالقائد الدّيمقراطي يعطي الجميع حقًا متساويًا في اتّخاذ القرار.
2. اقترح بعض الأفكار لتشعل النّقاش، واستراتيجيّةً لتجمع آراء الموظّفين المعنيين. ويمكن أن تقترح إجراء جلسة عصفٍ ذهني أو استبيانٍ يتضمّن أسئلةً نوعيّة.
3. خذ جميع الأفكار المطروحة بالحسبان وشارك أفكارك مع الفريق. من الضّروري أن يعرفوا أنّك قضيت وقتًا في دراسة كلّ فكرةٍ مطروحة. سواءً قرّرت أن تسايرهم فيها أم لا، من الضّروري أن تقدّر أنّهم قضوا وقتًا في التّفكير في الاحتمالات والتّحدّيات.

5. القيادة بتحديد وتيرة العمل

يضع القائد الذي يحدّد وتيرة العمل لفريقه أهدافًا يتوقّع الوصول إليها مهما تطلّب الأمر. وهو يطالب موظّفيه بالكثير، ويبيّن بالأمثلة ما هو متوقّعٌ منهم. إنّ أسلوب القيادة بتحديد وتيرة العمل قد يُلحِق الضّرر بالفريق، لذا يجب أن تكون حذرًا للغاية عند اتّباع هذا الأسلوب، والأفضل أن يُتّبع لفتراتٍ قصيرة.

قد يتوجّب عليك في بعض الأحيان أن تتوقّع الكثير من فريقك، سواءً كان ذلك بسبب تعرّض الشّركة لتحدّياتٍ تجبرك على أن تصبح أكثر تطلّبًا من أجل تحقيق الأهداف، أو لأيّ أسبابٍ أخرى. ويكمن السّر في تحقيق التّوازن بين هذا الأسلوب وتقدير الجهود. يجب أن تجعل أعضاء الفريق يدركون أنّه على الرّغم من أنّك تطلب منهم الكثير وقد يكون ذلك صعبًا، إلا أنّه أمرٌ مؤقّت.

نصائح احترافيّة لتصبح قائدًا تحدّد وتيرة العمل:

1. قدّر جهود الموظّفين على الصّعيد الشّخصي والجماعي، وقد يكون ذلك محفّزًا للغاية، خاصّةً عندما تطلب منهم الكثير.
2. احرص على أن تخبر فريقك أنّ توقّعاتك مؤقّتة، وأنّه وقتٌ مثالي ليتعاون الفريق مع بعضه البعض. وتنشأ عن ذلك روابطٌ أقوى بين الموظّفين في النّهاية.
3. أظهر نتائج جهودهم في إطار الهدف الأكبر، فقد تكون رؤية الموظّفين تأثيرهم في الشّركة أمرًا فعالًا.

6. القيادة الاستبداديّة

يحكم القائد المستبدّ بالخوف، ويكون في العادة باردًا وقاسيًا. غالبًا ما يكون هذا الأسلوب في القيادة ذا تأثيراتٍ سلبيّة على بيئة الشّركة وغير فعالٍ إلى حدٍ كبير. ويجب استخدامه في حالات الأزمة فقط. لكن حتّى في تلك الحالات، قد لا يكون أفضل أسلوبٍ يمكن اتّباعه. بشكلٍ عام، يوصى بتجنّب اتّباع هذا الأسلوب تمامًا، ما لم تكن أنت في القوّات المسلّحة.

كيف تتجنّب أن تصبح قائدًا مستبدًا:

1. لا تأمر الفريق، بل حفّزه على المشاركة، واشرح صورة الوضع الكاملة بوضوح، وسيَفهَم الفريق ما يجب عمله.
2. احرص على أن تُعلِمهم أنّ هذا الوضع مؤقّت، ويجب على الفريق الانتظار حتّى تمرّ العاصفة.

خلاصة الأفكار الرّئيسيّة

• ليس هنالك أسلوبٌ مثالي واحد في القيادة. يجب عليك التّبديل بين الأساليب بحسب الحالة.
• ليس عليك أن تفعل كلّ شيءٍ لوحدك. إنّ كونك مديرًا لا يعني أن يقع كلّ شيءٍ على عاتقك، اطلب من فريقك مساعدتك.
• مكّن الموظّفين ليصبحوا قادةً أيضًا. كلمة قائد لا تعني دائمًا مدير.
• من الضّروري أن يطوّر القائد ذكائه العاطفي أيضًا.

ما هو أسلوب القيادة الذي استخدمته مؤخّرًا؟ أطلعنا على الأساليب التي استخدمتها في الماضي من خلال التّعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال  6 Different Leadership Styles And How To Use Each One لصاحبته Sophie Choukah

ينبغي على جميع الشّركات الانتباه إلى تبديل الموظّفين، حيث تختلف تأثيراته باختلاف الشّركة التي يحدث فيها.

لا يمكن تجنّب بعض حالات تبديل الموظّفين، كما أنّ إيقاف عمليّة تبديل الموظّفين تمامًا أمرٌ غير معقول. لذا فمن الضّروري أن تتوصّل إلى أفضل توازن، بين الموظّفين الذين يتركون العمل والموظّفين الجّدد، بالنّسبة لشركتك.

نودّ مساعدتك على فهم أنواع تبديل الموظّفين والنّتائج المترتّبة عليها، ونقدّم بعض النّصائح حول خفض معدّل تبديل الموظّفين. وستتعلّم ما يلي:

• تعريف تبديل الموظّفين
• أسباب تبديل الموظّفين
• إحصائيّات عن تبديل الموظّفين
• كيف تحسب معدّل تبديل الموظّفين لديك
• تكاليف وتأثيرات تبديل الموظّفين
• ثماني نصائح للحدّ من تبديل الموظّفين

تعريف تبديل الموظّفين

يُعَرّف تبديل الموظّفين بشكلٍ بسيط بأنّه عدد الموظّفين الذين يغادرون شركتك ومن ثمّ يُستبدلون بموظّفين جدد ضمن إطارٍ زمنيٍّ معيّن. تُحسب معدّلات تبديل الموظّفين حسب السّنة الماليّة. يمكن أن يكون لتبديل الموظّفين تأثيراتٌ سلبيّةٌ معيّنة على الشّركة، سنتطرّق إليها لاحقًا، لكنّها ليست جميعها سيّئة بالضّرورة.

تبديل الموظّفين الطّوعي والقسري

ينبغي التّمييز بين تبديل الموظّفين الطّوعي والقسري. يحدث تبديل الموظّفين الطّوعي عندما يُستبدل الموظّفين بعد أن يغادروا العمل بملء إرادتهم، في حين يحدث تبديل الموظّفين القسري حين يُستبدل الموظّفين بعد إيقافهم عن العمل.

تبديل الموظّفين غير المرغوب به وتبديل الموظّفين المرغوب به

يُعَدّ تبديل الموظّفين أمرًا غير مرغوبٍ به حين تفقد الشّركة موظّفين ذوي أداءٍ مهنيٍّ عالٍ أو موظّفين مهمّين ويكون استبدالهم صعبًا ومكلفًا. ومن ناحيةٍ أخرى، يُعَدّ تبديل الموظّفين أمرًا مرغوبًا به حين تفقد الشّركة موظّفين ذوي أداءٍ مهنيٍّ منخفض وتبدّلهم بموظّفين يدعمون الإنتاجيّة.

هل يُعَدّ تبديل الموظّفين أمرًا سيّئًا أم جيّدًا؟

كما تلاحظ فإنّ هنالك بعض العوامل التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار عند تقييم تبديل الموظّفين في شركتك وتحديد فيما إذا كان ذلك أمرًا إيجابيًا أو سلبيًا. فالأمر في نهاية المطاف لا يتعلّق بعدد الأشخاص الذين يتركون العمل فحسب، وإنّما بمن هم الأشخاص الذين يتركون. فالظّروف التي تتمّ بها مهمّة في تقييم تبديل الموظّفين في شركتك.

أسباب تبديل الموظّفين

ثمّة العديد من الأسباب لتبديل الموظّفين، لكنّ العامل الرّئيسي في ذلك هو عدم إقبال الموظّفين على العمل. هنالك مجالين قد يكون لهما تأثيرٌ كبيرٌ على تبديل الموظّفين وبقائهم، وهُما أساليب التّوظيف والإدارة.

أساليب التّوظيف

من أكثر الأسباب التي تجعل الموظّفين يتركون العمل ويتطلّب الأمر استبدالهم هو أنّهم ليسوا مناسبين لهذا العمل. لذا فمن الضّروري أن تحرص على توظيف أفضل المرشّحين ليس للمنصب فحسب وإنّما للشّركة أيضًا.

بالطّبع فإنّك ترغب بأن يكون المرشّحون أكفّاء، لكن ينبغي أيضًا أن تأخذ بعض الأمور الأخرى بعين الاعتبار كالتّلاؤم الثّقافي ونسق الشّركة. قد تكون المهارات التّقنيّة ضروريّة للأداء، لكنّ حماس الموظّف وإحساسه بالهدف يلعبان دورًا أساسيًا في إقباله على العمل.

الإدارة

يُعتَبَر انضمام الأشخاص المناسبين إلى شركتك الخطوة الأولى، لكنّ الأمر يتعلّق أيضًا بإبقائهم في الشّركة. ربّما تكون قد سمعت من قبل أنّ معظم الأشخاص لا يتركون العمل، وإنّما يتركون مديريهم. في الحقيقة فإنّ 75% من الموظّفين الذين يتركون عملهم يتركونه بسبب مديريهم.

يحتاج الموظّفون إلى دعم مديريهم وتوجيههم، لذا فإنّ القيادة الفعّالة مهمّة للغاية. وهي مرتبطةٌ بالتّوظيف، لأنّ من الضّروري الحرص على توظيف الأشخاص المناسبين أو ترقيتهم إلى المناصب الإداريّة. إنّ منصب المدير يتعدّى كونه خبيرًا أو كونه الأفضل في مجال عمله، فهو يتعلّق بامتلاكه للذّكاء العاطفي الضّروري لإدارة الموارد البشريّة.

يُعَدّ التّدريب والتّوجيه أمران أساسيّان في القيادة النّاجحة وجعل الموظّفين يشعرون بالتّمكين والدّعم. يجب أن يُعطى المديرون موارد للنّهوض بأدوارهم وأن يتمّ تشجيعهم على السّعي إلى فرص التطوّر والنّمو داخل الشّركة وخارجها على حدٍ سواء.

إحصائيّات حول تبديل الموظّفين

بعد أن فهمتَ عمليّة تبديل الموظّفين بدقّة، دعنا نلقي نظرةً على الوضع الحالي لتبديل الموظّفين وبقائهم في القوى العاملة.

وفقًا لأداة Bonusly:

أكثر من ربع الموظّفين هم من فئة الأشخاص الذين يُعَدّ احتمال الاحتفاظ بهم مُعَرّضًا للخطر، والكثير منهم هم من ذوي الأداء الوظيفي العالي ولديهم مهارات هامّة.

صرّح 44% من الموظّفين أنّهم قد يفكّرون في العمل في شركةٍ أخرى مقابل زيادة الرّاتب بنسبة 20% أو أقل.

صرّح أكثر من 70% من الموظّفين الذين يُعَدّ احتمال الاحتفاظ بهم مُعَرّضًا للخطر أنّهم وللتّقدّم في حياتهم المهنيّة، يتعيّن عليهم أن يتركوا الشّركة التي يعملون فيها.

الموظّفين الذين يُعَدّون "مقبلين على العمل للغاية وناجحين" أقلّ ميلًا بنسبة 59% للبحث عن عمل في شركةٍ أخرى خلال السّنة القادمة.

في تقريرنا الذي أُجري في حينه حول حالة إقبال الموظّفين على العمل العالميّة، كشفت البيانات ما يلي:

لا يرى 15% من الموظّفين أنّهم سيواصلون العمل لدى نفس الشّركة بعد سنةٍ من الآن.

كما أنّه وبحسب دراسةٍ لمؤسّسة Gallup:

يتطلّع 51% من الموظّفين لترك وظائفهم الحاليّة.

يشعر الموظّفون أنّ عليهم ترك الشّركات التي يعملون فيها لكي يتطوّروا في عملهم. وذلك أمرٌ مؤسف، لأنّه كلّما بقي الموظّف في شركتك لفترةٍ أطول، كلّما أصبح ذو قيمةٍ أكبر. وتُعتَبَر فرص التّطوّر داخل الشّركة ضروريّة لاستبقاء الموظّف.

حساب معدّل تبديل الموظّفين

إنّ دراسة أنواع تبديل الموظّفين والأسباب الكامنة وراء ذلك تفسّر معدّل تبديل الموظّفين في شركتك وتساعدك في فهم تداعياته. وبناءً على ذلك، فمن المهمّ أن تنظر إلى الأرقام لتكون لديك فكرةٌ عن وضع شركتك.

تحتاج إلى الأرقام الثّلاثة التّالية لحساب تبديل الموظّفين في شركتك:

• عدد الموظّفين الذين تركوا العمل (طوعًا وقسرًا) خلال سنة
• عدد الموظّفين الذين بدأت السّنة معهم
• عدد الموظّفين الذين انتهت السّنة ولا يزالون في الشّركة

ابدأ بجمع عدد الموظّفين الذين بدأت السّنة معهم مع عدد الموظّفين الذين انتهت السّنة ولا يزالون في الشّركة، وقسّم المجموع على 2. ثمّ قسّم عدد الموظّفين الذين تركوا العمل في الشّركة على نتيجة المعادلة الأولى، قم بضرب النّتيجة النّهائيّة بالعدد 100.

إذا لم تكن ضليعًا بالرّياضيّات، يمكننا تفسير الأمر من خلال مثال. لنفرض أنّك بدأت السّنة ولديك في الشّركة 200 موظّف، وتَرَك 30 موظّفًا منهم العمل خلال السّنة. ووظفت خلال السّنة نفسها 25 موظّفًا جديدًا لملء الشّواغر، بحيث يبقى لديك 195 موظّفًا بحلول نهاية العام، وبذلك يكون معدّل تبديل الموظّفين لديك 15%.

حسب دراسة لمؤسّسة Gallup، فإنّ 10% هو معدّلٌ مثاليّ، لكنّه طبعًا يختلف من شركةٍ إلى أخرى. وأفضل ما يمكن عمله هو دراسة معدّل تبديل الموظّفين في شركتك على مدى فترةٍ من الزّمن لتكوين فكرةٍ عن المعدّل، وإجراء أبحاثٍ حول معدّل تبديل الموظّفين الوسطي بالنّسبة للمجال المهني الذي تعمل فيه.

تكاليف وتأثيرات تبديل الموظّفين

في كلّ مرّةٍ تضطرّ فيها لاستبدال أو تعيين موظّفٍ جديد، فإنّ ذلك يكلّف الشّركة المال. ويتّضح ذلك جيّدًا من خلال الرّسم البياني التّالي الذي وضعه جوش بيرسن Josh Bersin.

في الواقع فإنّ الاحتفاظ بموظّفٍ مقبلٍ على عمله وذي أداءٍ عالٍ أكثر فعاليّةً من حيث التّكلفة مقارنةً بإحضار موظّفٍ جديد.

لكن إلى جانب التّداعيات الماديّة لتبديل الموظّفين، هنالك تأثيراتٌ على الشّركة وعلى الموظّفين الآخرين. فقد يُخفّض فقدان أحد الموظّفين من الرّوح المعنويّة لدى بقيّة الموظّفين.

عندما يتمّ إيقاف أحد الموظّفين عن العمل، فقد يثير ذلك قلق بقيّة الفريق إذا كانوا يخشون أن تكون وظائفهم مهدّدة بالخطر أيضًا. ومن ناحيةٍ أخرى، عندما يترك أحد الموظّفين العمل بمحض إرادته فقد يسبّب ذلك تأثير الدّومينو في بعض الأحيان، إذا كانت الأسباب الكامنة وراء تركه للعمل تؤثّر في غيره من أعضاء الفريق. لذا فمن الضّروري تشجيع الشّفافيّة والتّواصل الصّريح بين الموظّفين والمديرين، وخاصّةً فيما يتعلّق بتبديل الموظّفين.

كيف تحدّ من تبديل الموظّفين

كما يقول المثل، درهم وقايةٍ خيرٌ من قنطار علاج. فالتّركيز على الاحتفاظ بالموظّف من خلال زيادة فرص نموّه وإقباله على العمل يساعد في الحدّ من معدّلات تبديل الموظّفين في شركتك. وإليك بعض الأفكار التي تساعد على الحدّ من تبديل الموظّفين لديك:

1. تحسين عمليّة التّوظيف

تُعَدّ عمليّة التّوظيف نقطة البداية، لذا فمن الضّروري أن يتمّ ذلك بشكلٍ صحيح. اسأل المرشّحين في مقابلات العمل أسئلةً تتعرّف من خلالها عليهم كأشخاص، لا أسئلةً تقتصر على ما يتعلّق بخبرتهم العمليّة، واجعلهم يقومون باختبار "نموذج العمل" مع بعض أعضاء الفريق لترى كيف تتفاعل مهاراتهم مع شخصيّاتهم. سوف تستفيد على المدى البعيد من عمليّة التّوظيف المتعمّقة هذه.

2. تحسين عمليّة تأهيل الموظّفين الجدد

يحدث ما يقارب 20% من حالات تبديل الموظّفين خلال أوّل 45 يوم من توظيفهم، ويُعزى جزءٌ كبير من تلك الحالات إلى كون عمليّة التّأهيل غير مناسبة. احرص على تحديد توقّعاتٍ مناسبة، واجعل الموظّفين الجدد يشعرون بأنّهم موضع ترحيب، واجمع تعليقاتهم وتواصل معهم كثيرًا من خلال المراجعات الأسبوعيّة. جرّب تناول الغداء مع فريق العمل خلال الأسبوع الأوّل من تأهيل الموظّفين الجّديد لتتيح لهم فرصة التّعرّف على الجّميع.

3. وضع أهدافٍ وتوقّعاتٍ واضحة

إذا لم يكن للموظّفين تصوّرٌ واضح عن وظيفتهم، فقد يؤدّي ذلك إلى عدم إقبالهم على العمل وتقصيرهم في الأداء. إنّ الحرص على وجود تفاهمٍ متبادل بين كلّ موظّفٍ ومديره حول مسؤوليّات الموظّف ودوره الوظيفي أمرٌ ضروري ليبقى على المسار الصّحيح والاحتفاظ به في الشّركة.

4. تدريب المديرين

صرّح 66% من المديرين الجدد الذين شملتهم الدّراسة الاستقصائيّة التي أجريناها مؤخّرًا، بأنّهم لم يتلقّوا أيّ تدريب أو توجيه قبل البدء بعملهم كمديرين. يُعَدّ تدريب المديرين أحد أفضل الطّرق لضمان نجاحهم في قيادة الفريق. قد يكون البعض قياديين بالفطرة، لكنّ هنالك دائمًا فرصة للتّعلّم والتّطوّر.

5. إتاحة الفرصة للنّمو

وفقًا لدان بينك Dan Pink، فإنّ ما يريده الموظّف هو الاستقلاليّة، البراعة والهدف. ويمكنك تقديم هذه الأشياء للموظّف لديك من خلال تمكينه ليتحمّل مسؤوليّة عمله، وتدريبه وتنمية مهاراته. وتساعد وجود مهام وقيَم واضحة للشّركة الموظّفين على الشّعور بأنّهم جزءٌ من شيءٍ أكبر، ممّا يمنحهم شعورًا بالهدف.

6. تقدير الموظّفين

يُعَدّ تقدير الموظّفين من الطّرق البسيطة لتعزيز حماسهم وإقبالهم على العمل، وجعلهم يشعرون بأنّهم موضع تقدير. كما يرغب الموظّفون بالشّعور بتقدير زملائهم في العمل، لذلك فإنّ إعداد منصّة لمديح الموظّفين مبادرةٌ رائعة لرفع الرّوح المعنويّة لديهم.

7. دعم التّوازن بين الحياة المهنيّة والحياة الخاصّة

يُعَدّ التّوازن بين الحياة المهنيّة والحياة الخاصّة أحد أهمّ الجّوانب التي تبقي موظّفيك سعداء، منتجين ويتمتّعون بصحّةٍ جيّدة. كن مرنًا في تعاملك مع الموظّفين الذين يعملون عن بُعد واسأل الموظّفين الجدد عن أهمّ الأشياء في حياتهم الشّخصيّة وعن أفضل طريقةٍ لمراعاتهم.

8. جمع التّعليقات بشكلٍ متكرّر

يريد الموظّفون أن يشعروا بأنّك تستمع إليهم وأن يتحقّقوا من أنّ رأيهم ذو أهميّة. إنّ التّواصل مع الموظّفين وطلب تعليقاتهم بانتظام يتيح للمديرين اكتشاف المشاكل في وقتٍ مبكّر وتنفيذ الحلول.   

هل لديك أيّة أفكار حول تبديل الموظّفين ترغب في مشاركتها؟ نودّ أن تُطلِعَنا عليها من خلال التّعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Everything You’ve Ever Wanted To Know About Employee Turnover لصاحبته Nora St-Aubin

سواء كنا ندرك ذلك أم لا، فإننا دائمًا نقوم بتقديم أو استقبال التعليقات والتغذية الراجعة. أحيانًا يتم الأمر بشكل صريح، كما هو الحال في اجتماع شخصي مثلًا، أو يتم بشكل ضمني، من خلال نبرة الصوت ولغة الجسد. قد لا ندرك الصورة التي نقدمها، لذلك فإننا بحاجة لأن نضع ذلك الأمر بعين الاعتبار.
إن التغذية الراجعة الخاصة بالموظف هي محور التطوير الشخصي والمهني. كما يمكن أن تحسن أداء الموظف أو سلوكه داخل الفريق بشكل ملحوظ. ولكن تقديم تغذية راجعة فعّالة وذات أهمية يمكن أن تكون عملية صعبة بعض الشيء. ومن أجل ذلك السبب قمنا بوضع قائمة من التعليقات والتغذية الراجعة التي يمكن أن تساعدك في حياتك يوميًا بالإضافة لبعض النصائح التي يمكنك استخدامها مباشرةً.

أمثلة عن تغذية راجعة تم تقديمها بشكل ملائم للموظفين

فيما يلي مجموعة من الأمثلة يمكنك البدء في استخدامها مع الموظفين اعتبارًا من اليوم.

1. إذا بدا الموظف منفصلًا أو مستقلًا بذاته

إذا كان أحد الموظفين مستقلًا بذاته، فيجب أن تعلم فيما إذا كان هناك أي شيء يزعجه، لذلك فإنك بحاجة إلى:

• تبيّن له أنك تلاحظه / وتبحث عنه
• أخبره كيف تشعر حيال الأمر
• اعرض تقديم المساعدة

إليك ما يمكنك قوله:
لاحظت بأنك لا تبدو سعيدًا كما هي عادتك، ومن الواضح أن ذلك يجعلني أشعر بأني أقوم بأمر خاطئ.
هل كل شيء على ما يرام؟ أعتقد أننا إذا اجتمعنا مرة كل أسبوع للتأكد من أن كل شيء على ما يرام، ستكون أكثر سعادة.

2. إذا لم يقدم أحد الموظفين مشروعًا في الوقت المحدد

في حين أن هذا الأمر قد يكون مخيبًا للآمال، لكن ليس هناك ما يمكن القيام به حياله. ليس هناك فائدة من الغضب، فقط تأكّد من أن الأمر لن يتكرر مرة أخرى. يجب أن يكون الجميع مسؤولين عن عملهم، لذا فعند تقديم التغذية الراجعة بشأن الموضوع فإنك بحاجة إلى:

• تسليط الضوء على أهمية الأمر
• تحفيزهم للمرة القادمة
• تقديم أفكار للتطوير

إليك ما يمكنك قوله:
لم يتم تسليم المشروع في الوقت المحدد، هل لديك فكرة عن السبب؟
كما تعلم إننا نحاول تنظيم كل شيء للموقع الجديد، لذا فإن تأخيرك في تسليم المشروع سيبطئ من عمل بقية الفريق.
سنقوم فقط بالتأكد من أنه بالنسبة للمشروع التالي، فإنك تمتلك المزيد من الوقت والموارد لإنهائه حسب الخطة. سيكون الموقع الجديد عظيمًا! وأخيرًا، كل ما يمكنك فعله هو جدولة عملك مسبقًا، ربما يوم واحد في الأسبوع كافي للتأكد من أنك لا تترك الكثير من الأعباء للنهاية.
قمت بتجربة ذلك على مشروعي الأخير، وقد أحدث فرقًا كبيرًا.

3. إذا ارتكب أحد الموظفين خطأً مع العميل

لابد من حدوث بعض الأخطاء، ولكن يجب أن تقوم بما في وسعك للتأكد من عدم تكرار الأمر مرة أخرى، فالعملاء على غاية من الأهمية.
عند تقديم تغذية راجعة بشأن هذا الموضوع، فإنك بحاجة للتحدث بالتفاصيل التي توضح ما حدث حتى يكون الموظفين جاهزين بشكل أفضل:

• قل لهم بأنه لا داعي للقلق حيث يمكن إصلاح الأمر
• اشرح لهم الظروف حتى يدركوا ذلك في المرة القادمة
• اعرض تقديم مساعدة

إليك ما يمكنك قوله:
ليست نهاية العالم، ولكن تذكر في المرة القادمة أن تقوم بتحديث معلومات فواتيرهم قبل أن ترسل لهم مفتاح الوصول.
إن الطريقة التي يعمل بها رقم مفتاح الدخول تعتمد على معلومات الفواتير، لذا فإنها هامة للغاية. ولكن لا تقلق، سنرسل لهم اعتذار عبر رسالة بالبريد الإلكتروني وسنقوم بذلك يدويًا الآن.
إن كنت ترغب بتخصيص بعض الوقت للاطلاع على كيفية عمل البرنامج، فإني سأكون سعيدًا بمساعدتك، لا مشكلة بذلك.
مدير يقدم تغذية راجعة لأحد الموظفين.

4. إذا كان الموظف وقحًا مع أحد زملاء العمل

من الناحية المثالية، جميع من في الفريق يعملون معًا بشكل جيد ويتعاونون بسلاسة، ولكن حدوث التوتر بين زملاء العمل هو أمر طبيعي يحدث في كثير من الأحيان. ويجب عليك أن تضع حدًا للأمر حين حدوثه وبسرعة.

• اشرح له لماذا تتحدث معه وليس مع زميل العمل
• لا تلقِ باللوم عليه، بل استمع إليه
• قم بتقديم النصيحة

إليك ما يمكنك قوله:
لقد طلبت مني ستايسي أن أتحدث معك بخصوص ما قلته في وقت سابق، ولا أعتقد أنها ستشعر بالراحة عند الحديث بالأمر لذلك فإني عرضت القيام بذلك.
لدي بعض الفضول، هل يمكن أن تشرح لي ما حدث؟ إنني أفترض بأن الأمر كان عبارة عن سوء فهم، ولكن بالطبع أريد من الجميع أن يقوم بتصحيح ذلك الأمر.
لو كنت أنا من قام بذلك، كنت سأنتظر حتى نهاية اليوم ثم أعتذر منها، وربما سأطلب منها الذهاب لتناول الغداء معًا للحديث عن الموضوع.

5. إذا كان الموظف لا يتعاون مع أي شخص

يعتبر هذا الوضع أكثر إثارة للقلق بعض الشيء، ولكن مرة ثانية، عليك أن تركز على السلوك بدلًا من الشخص.

• كن واضحًا
• قم بتقديم أفكار لحل المشكلة

إليك ما يمكنك قوله:
أردت فقط أن أخبرك بأني تلقيت مؤخرًا بعض الشكاوى من بعض الأشخاص في الفريق بشأن هذا الموضوع.
كنت أرغب بالتحدث معك مباشرةّ بشأن ذلك الموضوع لمعرفة فيما إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به. قد يكون السبب في حدوث ذلك أنك كنت متوترًا، ولكني أعتقد بأنك عندما ترفع صوتك أحيانًا فإنك تجعل الناس يفكرون بأسلوبك بطريقة خاطئة، وقد يكون هو السبب في اعتقادهم بأن تصرفك كان وقحًا.
إني أتساءل فيما إذا كان العمل من المنزل ليوم واحد في الأسبوع قد يساعدك بالتخفيف من بعض التوتر الذي تشعر به.

6. إذا لم يحدد الموظف أهدافًا جيدة

إنه لأمر صعب، لأنك لا تريد أن تثبط عزيمتهم، فقد يكونوا غاضبين بما يكفي لأنهم لم يحققوا أهدافهم. تذكر:

• كن إيجابيًا
• قم بتحديد الأمور بشأن ما يمكنهم القيام به بشكل أفضل

إليك ما يمكنك قوله:
لقد قمت بعمل رائع فيما يتعلق بأهدافك هذا الربع من العام. لا بأس إن لم تحقق جميع الأهداف، فأنا أعتقد بأننا نستطيع أن تكتشف ما الذي يساعدك على العمل بشكل أفضل.
وأعتقد أن أهدافك كانت بحاجة لكثير من العمل، وفي المرة القادمة سأقوم بتحديد هدفين فقط بدلًا من 5 أهداف. بهذه الطريقة، ستكون قادرًا على التركيز حصرًا على هذين الهدفين.

7. إن لم يكن الموظف مبادرًا

عندما تقدم تغذية راجعة بشأن هذا الموضوع، تذكر:

• أخبره بمدى تأثيره عليك
• قم بتقديم المساعدة والنصيحة

إليك ما يمكنك قوله:
لاحظت بأنك لا تأخذ زمام المبادرة كما كنت تقوم سابقًا. إن هذا الأمر يجعلني أشعر بأني قمت بشيء خاطئ. هل قلت أو قمت مؤخرًا بما يزعجك؟
اثنين من زملاء العمل يتبادلان التغذية الراجعة

8. إذا كان الموظف يعاني من مشكلة في إدارة الوقت

من الصعب اكتساب القدرة على إدارة الوقت بسهولة، فهي عملية مستمرة من التطوير الدائم، ولكن في حال تحول الأمر لمشكلة حقيقة، عليك أن تقدم له بعض الملاحظات. عندما تقدم تعليقات أو تغذية راجعة بشأن هذا الأمر، تذكر:

• أخبره كيف يؤثر ذلك على الفريق
• اعرض عليه تقديم النصائح

إليك ما يمكنك قوله:
لقد لاحظت بأنك لم تكن قادرًا على إدارة وقتك للمهام الثلاثة الماضية.
لم يتمكن بعض الأشخاص الآخرين في الفريق من إنجاز عملهم، الأمر الذي أدى لظهور بعض المشاكل في الأقسام الأخرى. سنقوم باكتشاف كيفية حل المشكلة للمرة القادمة.
لقد اعتدت على المعاناة من هذه المشكلة أيضًا، ولكني اكتشفت بعد ذلك أداة ساعدتني في حلها. شخصيًا، إني أقوم باستخدام أداة تدعى وقت الإنقاذ RescueTime، لقد أنقذت لي حياتي.
أود أن أوصيك بتجربة ذلك لترى كيف بإمكانك تنظيم وقتك بشكل أمثل.

9. إذا تم رفض أداء الموظف

هناك العديد من الأسباب التي قد تؤدي لرفض أداء الموظف، فمن المهم عدم التوصل إلى استنتاجات ومعالجة الموضوع بعناية تامة. قبل توبيخ الموظف أو تقديم تغذية راجعة سلبية، عليك أولًا أن تقابل الموظف وتحاول معرفة السبب وراء ذلك التراجع. قم بتقديم الدعم فهو أمر مهم للغاية.
إليك ما يمكنك قوله:
لقد لاحظت بعض التغييرات في عادات ونتائج عملك خلال الأسبوع الماضي. إني أعلم تمامًا كيف هي إنتاجيتك الاعتيادية في العمل، لذا فإني أردت أن أتحقق وإياك من احتمال وجود مشكلة ما فقد أكون قادرًا على مساعدتك.
أو إن كان هناك ما تريد التحدث بشأنه، فأنا هنا دائمًا لأستمع إليك. إنني أعلم بأننا نستطيع حل هذه المشكلة معًا، وأنا واثق من أنك تستطيع العودة لأدائك المميز مرة أخرى.

10. إذا كان الموظف يقوم بنشر الإشاعات

لسوء الحظ، تنتشر الإشاعات كثيرًا في ساحة المدرسة. كما تنتقل إلى جميع أماكن العمل تقريبًا.
من المهم أن يتحكم المدراء بالأمر في حال حدوثه لأن الأحاديث والشائعات الكاذبة يمكن أن تقتل روح الجماعة وتساعد على ظهور المشاكل. إن كنت تعلم من هو الموظف الذي يقوم بنشر الإشاعات، فمن المهم أن تقوم بالتحدث معهم بشكل خاص.
إليك ما يمكنك قوله:
لقد فوجئت قليلًا عند اكتشافي بأنك كنت تتحدث بشأن هذا الأمر مع الموظفين الآخرين. إني أتفهّم السبب ومتأسف لشعورك بتلك المشاعر تجاه هذا الموضوع، ولكني أريد منك أن تعرف بأنه يمكنك دائمًا أن تأتي وتتحدث معي بشأن هذه المخاوف. وستكون تلك هي الطريقة الأكثر فعالية لمعالجة المشكلة.
المشكلة هي أنك عندما تتحدث بشأن ذلك مع الموظفين الآخرين فإن ذلك من شأنه أن يخلق نوع من الطاقة السلبية في مكان العمل وقد يؤدي إلى إضعاف روح العمل. أريد أن يكون جميع الموظفين سعداء ويشعرون بالأمان، وأعلم أنك تريد الأمر ذاته- لذلك دعنا نقوم بحل هذه المشكلة معًا. بعد ذلك إن كنت تعتبر أن الأمر لا يزال يتعلق بالفريق، يجب علينا حينها أن نتحدث جميعًا ومع بعضنا، ولكن من الأفضل أن نخرج لمكان آمن.

نصائح لمزيد من التغذية الراجعة الفعّالة

من المدهش مدى مشاركة علم النفس والليونة في الحديث في تقديم التغذية الراجعة.
في حين أن بعض تلك البنود قد تبدو مبالغًا بها، إلا أنها حقًا ليست كذلك. إن الناس أكثر حساسية مما قد تعتقد، لذلك فمن المهم أن تكون لطيفًا عند تقديم تعليقاتك وتغذيتك الراجعة.

1. التركيز على السلوك، وليس على الشخص

ربما كانت تلك هي أهم نصيحة. يجب ألا تكون التغذية الراجعة بمثابة هجوم شخصي، بل يجب أن تكون مفيدة وتهدف إلى تحسين سلوك معين.
إحدى الأفكار المفيدة هنا هي أن تشرح كيفية شعورك حيال ذلك السلوك. فمن خلال القيام بذلك، تكون قد أجبرت نفسك على التركيز على السلوك.
على سبيل المثال:
لقد لاحظت أنك لم تكن موجودًا في آخر اجتماعين للفريق. إني قلق لأنك قد تفوّت بعض المعلومات الهامة. هل يمكن أن نلتقي لمناقشة ما فاتك؟
هذا أفضل من أن تقول “من الواضح أنك لا تهتم بهذا الفريق لأنك لا تأتي لحضور الاجتماعات”.

2. تذكر بأن التغذية الراجعة هي ببساطة رأيك

في بعض الأحيان، يقول القادة عبارات مثل “يشعرون” أو “نعتقد” أو عبارات أخرى على نمطها حيث يبدو وكأن الجميع يتفق مع ملاحظاتك.
ويتم ذلك بهدف جعل الرسالة أكثر قوة وتجنيب نفسك تلقّي اللوم.
في حين أن هذا قد يبدو وكأنه فكرة ذكية من الناحية النظرية، إلا أنه يجب عليك استخدام كلمة “أنا” بدلًا من تلك العبارات. الأمر الذي سيسمح للموظف بأن يتعاطف معك (وخاصة إن تحدثت بشعورك تجاه سلوك معين).
مرة أخرى، تذكر بأن التغذية الراجعة هي ببساطة عبارة عن رأيك.

3. لا تستخدم أسلوب شطيرة التغذية الراجعة

يعتقد الكثير من الأشخاص بأن شطيرة التغذية الراجعة ستعمل على التخفيف من وطأة التعليقات كما تعتبر فكرة عظيمة.
لا تقم بذلك.
في الحقيقة ليست فكرة جيدة. إحدى الأوراق البحثية تدعى أخبرني بالخطأ الذي اقترفته حيث تبحث في كيفية استجابة مختلف الأشخاص للتغذية الراجعة، وقد أظهرت تلك الورقة بأن شطيرة التغذية الراجعة غير مجدية في معظم الوقت.
من الورقة البحثية:
غالبًا ما تكون التغذية الراجعة السلبية مدفونة وغير محددة أبدًا.
يقولون بأن الفكرة الأذكى هي أن تكون واضحًا، وسيقدّر الموظفون صدقك.
تكمن المشكلة في أن بعض الأشخاص يستمعون فقط إلى الجزء الإيجابي من التغذية الراجعة ويتوقفون عن الاستماع عندما تصل إلى الجزء السلبي.

4. لا تنسى الإيجابية

لقد أظهرت الدراسات أنه عندما تكون التغذية الراجعة سلبية في معظمها فإنها تقوم بتثبيط الجهد والعزيمة في المستقبل.
تذكر بأن تسلط الضوء على الجهد الجيد وأن تحرص على تحفيز الموظفين. لا تستخدم تلك الإيجابية كجزء من أسلوب الشطيرة، ولكن ضع في اعتبارك بأنه يجب أن يتم ملاحظة الجهود الإيجابية.

5. المتابعة

قد يبدو هذا واضحًا، ولكن تذكر أن تقوم بمتابعة كل الأشخاص الذين تقدم لهم التغذية الراجعة.
إن التغذية الراجعة غير مجدية دائمًا إن لم يتطور الموظف ويحسن أدائه، لذلك عليك أن تتأكد من متابعتك له بعد فترة زمنية معينة لتلاحظ كيفية سير الأمور. قد بتقديم الدعم للموظفين أثناء تنفيذ العملية بأكملها.

ترجمة –بتصرّف- لمقال 10 Examples Of Giving Effective Employee Feedback لكاتبته Ali Robins

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

قد يكون الاجتماع الذي يجب أن يعقده المدير مع الموظف حول الراتب هو أحد الاجتماعات غير المتوقعة على مدار العام، فهذا الموضوع حساس قليلًا سواء كان في محيط العائلة أو العمل أو الأصدقاء.
ويجب أن يلعب المدير دورًا في المنتصف بين قسم الموارد البشرية والموظفين في مناقشة الزيادات في الرواتب، وفرص الحصول على علاوات -أوعدمها-، وكذلك عليه أن يتّبع خطوطًا حازمة في ذلك، لكن مع الحفاظ على سعادة الموظف في نفس الوقت.
وقد ذهب فريق من Officevibe إلى أوستن -عاصمة تكساس- لحضور مؤتمر Compference الذي يقام لمدة يومين وينظمه فريق من خبراء المجال في PayScale، وسنلخص لك في هذا المقال ما تعلمناه في ذلك المؤتمر كي تتخلص من المشاكل التي تواجهك أثناء مناقشة الأجور.
لاحظ أن الكلمات التي يجب أن تبقيها في ذهنك هي “السياق، والتواصل”، كما أني أريد أن أخبرك قبل أن نبدأ أنه حين نخوض نقاشات صعبة مع الموظفين، فليس المهم ما نقوله فقط، بل كيف نقوله أيضًا.

أهمية التواصل بالسياق حول الأجور

انظر معي إلى هذه الأرقام من PayScale كي تدرك أهمية السياق أثناء الحديث عن الأجور:

• يظن77% من الموظفين أن قرارات الأجور تبنى على بيانات قليلة.
• يظن 54% من الموظفين ذوي الأداء العالي أنهم يتقاضون رواتب أقل مما يستحقون.
• يظن 50% من الموظفين أنهم يتقاضون رواتب أقل من باقي السوق لمثل وظائفهم، وإن كانوا يتقاضون رواتب مثل السوق أو أعلى.

إن الكلمة التي تكررت معنا في النقاط السابقة هي “يظن”، فما هي إﻻ افتراضات ﻷنهم ﻻ يملكون بيانات أو معلومات عن السياق، وهذه هي المشكلة. دعنا الآن ننظر في أهمية ذكر السياق في معادلة الحديث حول الأجور.

• أولًا: ذكر السياق يضع الأمور في نصابها ويشرح السبب وراء الأرقام المطروحة ولماذا تم اقتراحها.
• ثانيًا: ﻻ يوجد أحد يحب أن يبقى في الظلام، خاصة حين يتعلق الأمر بالطريقة التي يقيّمك بها شخص آخر. تخيل أن تُعطى رقمًا لكنك ﻻ تفهم معناه وﻻ دلالته، إن ذلك قد يدفع الموظف للجنون، ويشغل حيزًا كبيرًا في حقل أفكاره اليومية.
• ثالثًا: تخيل شعور المدراء حين يضطرون إلى إعطاء رقم -راتب- لموظف مع تقديم دلالة له، لكن دون معرفة حقيقية لكيفية تفسير دلالته، إن الأمر يشبه طلب التعليق على مباراة هوكي من شخص لم يشاهد مباراة في حياته.

اﻷجر مسألة حساسة

إن مسألة الأجور تحمل قدرًا عاليًا من الحساسية بذاتها، لذا فإن إعطاء معلومات خاطئة أو حتى التعبير عن المعلومات الصحيحة بطريقة خاطئة قد يؤدي إلى فقدان موظفيك للثقة فيك.
ذلك أن مناقشة قيمة أحدهم بأي شكل كان لا تدور حول معادلات وحسابات فقط، فهناك مشاعر بشرية تتدخل في الأمر، لذلك يجب أن يكون المدراء قادرين على أن يقدموا تفسيرات صحيحة ومفصّلة. وتؤكد مجلة هارفارد بيزنس ريفيو بشدة على الحاجة لذكر السياق في مسألة الحديث حول الأجور مع الموظفين:

Quote

"ينبغي أن يسلِّح أصحابُ الشركات المدراءَ العاملين لديهم ببيانات صحيحة للسوق تعكس أسواق المواهب لبناء محادثة اﻷجر على أساسها، ويجب أن يتذكروا أن شعور الموظفين حول الأجور مهم بقدر ما يتقاضوه بالفعل، فلا يمكنك افتراض أن اعتقاد الموظف حول الأجر مطابق للواقع حين يتعلق الأمر بالحصول على أيدي عاملة متفاعلة.”

ما هي مخاطر عدم النقاش حول الأجور؟

ببساطة، سيصل الموظفون إلى افتراضاتهم الخاصة حول الأجر الذي يتقاضوه، وحين تترك عقولنا طليقة فإنها تخرج بافتراضات قد تشطح بعيدًا بصاحبها.
يقول مايكل ميتزيجر، المدير التنفيذي لpayScale:

Quote

"نحو 35% من الموظفين الذين يتقاضون أعلى من أمثالهم في السوق ﻻ يعرفون ذلك، بل هم يظنون أنهم يتقاضون أجورًا أقل من باقي السوق.”

هذا يعني أن المشكلة لا تتعلق بمقدار المال فحسب، بل بالطريقة التي نتحدث بها عنه أيضًا، فهناك انفصام كبير بين الواقع وفهم واستقبال ذلك الواقع حين نتحدث عن اﻷجور، ونتيجة غياب هذه الشفافية أن الموظفين يتركون الشركة بحثًا عما يظنوه أفضل.

الأمور الأساسية التي يجب أن يفهمها المدراء قبل الحديث حول الأجور

حان الوقت لجعل المحادثة تسد تلك الفجوة بين ما يفهمه قسم الموارد البشرية عن الأجور، وبين ما يجهله الموظفون، وهنا يأتي دورك أيها المدير، وما سيلي هو ما يجب أن تعرفه، فإن لم تكن تتلقى تفسيرات حول الأجور فاطلب هذه التفسيرات وراء تلك الأرقام التي يُطلب منك إعطاؤها للموظفين، ﻷنها ستحدث فارقًا في علاقتك معهم.

1. فلسفة أجور الشركة

ترتبط فلسفة أجور الشركة بأهدافها والقِيَم التي بُنِيَت عليها، ويجب أن يكون المدراء قادرين على الإجابة عن أي أسئلة لدى الموظفين حول الأجور بالتناسق مع تلك الفلسفة كي تتفق وجهات النظر عند الطرفين.
الأسئلة المعتادة من الموظفين حول الأجور:

• لماذا تلك النسبة بالتحديد في الزيادة؟
• لماذا حصلت على هذه العلاوة تحديدًا؟
• كم سيزيد راتبي في العام المقبل؟

واعلم أنه كلما حصل الموظف على بيانات حول هذه الأسئلة كان سفيرًا لشركتك بدلًا من منتقِصٍ منها، فحيثما كان الفهم فإن التقدير ملازم له.

Quote

نصيحة خبير: حين تشرح زيادة الأجر أو العلاوة، احرص على أن تشرح قيمة الموظف بالنسبة للشركة أو المؤسسة، وتعترف بجهوده بصورة بعيدة عن المال، من أجل أن تلهمه للعمل بجد أكثر.

2. منظور تسعير السوق

يجب تدريب المدراء على فهم موضع الشركة في السوق، فالقدرة على شرح هذه النقطة للموظفين الحاليين يعمل كأداة استبقاء لهؤﻻء الموظفين، تذكّر أن السياق يرجح بكفة أي شيء. إليك بعض العناصر المهمة التي يجب أن تبقى على اطلاع بها في شأن الأجور:

• كيف تضع الشركة أجورها تحديدًا.
• كيف تحافظ الشركة على تنافسيتها.
• من الذي تقارن نفسها به في السوق.
• هل للشركة سبق في السوق أم أنها متخلفة عن الركب.

Quote

نصيحة خبير: احرص على بقائك مطلعًا بما يحدث في مجالك كي تكون مستعدًا ﻹجابة أي سؤال قد يكون لدى موظفيك خلال السنة، ذلك أن السوق في حركة دائمة.

3. منظور الشركة لتعديلات الأجور

يجب أن يوفّر قسم الموارد البشرية في الشركة دليلًا لمناقشة الأجور مع كل الموظفين، سواء الجدد منهم حال توظيفهم في الشركة أو أولئك الحاليين الموجودين في الشركة، فقد تجذب بعض الأيدي العاملة إليك، ويجب اﻵن أن تحافظ عليهم، والطريقة التي تحافظ بها عليهم هي أن تبقى مطلعًا أنت وفريقك على نظرة الشركة للأجور، من خلال النقاط التالية:

• كيف تناقش زيادة الراتب مع الموظفين الحاليين.
• كيف تناقش الترقيات.
• كيف تناقش خفض درجة الموظف.
• كيف تناقش العلاوات.
• كيف تناقش تغير دور الموظف أو تغير المسمّى الوظيفي له.
• كيف تناقش إعادة تصنيف الوظائف.

Quote

نصيحة خبير: افصل محادثات الأجور والأداء عن بعضهما، فاﻷداء يجب أن يُربط بالتطوير والنمو الشخصي، بينما يجب ان يُربط الأجر بمعايير السوق. لكن حين تضعهم معًا فإن التعلّم يكون دخيلًا عليهم، مما يزيل المصداقية من العملية.

الحقيقة حول الأجور وتفاعل الموظفين

لقد استنتجنا من الأبحاث الأخيرة أن الناس -خاصة جيل الألفية- ﻻ ينظرون إلى المال فقط حين يبحثون عن وظيفة، فهم يرغبون في التعلم والنمو والتواصل مع زملائهم، وأن يكونوا جزءًا من كيان أكبر، ويريدون أن يجدوا دافعًا وقيمة في كل يوم لهم في العمل.
لكن هذا ﻻ يعني أن المال غير مهم أو أن الموظفين سيرضون بأقل مما يستحقون، بل يعني أنهم ما إن يحصلوا على أجر عادل ويشعروا بأن الشركة تقدّرهم، فسيهتموا أكثر بالنمو عوضًا عن المال.
فالأجر في النهاية يحكي الطريقة التي تنظر بها الشركة إلى العاملين لديها، ولو رأى الموظف أن الأجر غير عادل ومجزئ فإنه سيغادر تلك الشركة، وتتحدث هارفارد بيزنس ريفيو عن تلك النقطة قائلة:

Quote

"إن الأجر جزء مهم من تفاعل الموظف، لأنه ليس مجرد رقم، بل هو مقياس عاطفي يعكس شعور الموظف بتقدير الشركة له.”

الصلة بين الأجر وثقافة الشركة

كما أن كل فرد في أي مؤسسة مسؤول عن تمثيل ثقافة الشركة وقيمها، فإن كل فرد فيها يجب أن يفهم أسلوب الشركة في الأجور، ﻷن ذلك جزء من الثقافة أيضًا داخل الشركة.
هل لديك نصائح تشاركنا بها حول اﻷجور في التعليقات؟ كيف تتحدث مع الموظفين حول ذلك الموضوع؟

ترجمة -بتصرف- لمقال The secret to discussing pay with employees لصاحبته Ali Robins

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik