امنع الفواتير متأخرة الدفع ... قبل تدمير أعمالك

الطريقة المثلى للتخلص من الفواتير متأخرة الدفع هي عدم السماح لها بأن تكون كذلك. يبدو الأمر بسيطًا، أليس كذلك؟ هناك عدة طرق لمنعها.

اقبل بالتسديد الكامل مقدما

إن كان بإمكانك الحصول على تسديد مئة بالمئة مقدمًا، فلن يواجهك خطر الفواتير متأخرة الدفع، ولن تجد نفسك أمام عملاء يحتجزون مالك رهينة. إن اشتكى شخص – وهذا محتمل - يمكنك تقديم خيارات له. اقترح عليه أن يدفع نصف المبلغ قبل البدء و النصف الآخر بعد الانتهاء؛ أو دفع 100% مقدمًا وحينها سيحصل على خصم بنسبة 10%. لا أحد يرفض الخصومات.

مُدَد أقصر

يسهُل نسيان الفواتير عندما تكون المدّة الفاصلة عن استحقاق دفعها 60 يوما، 45 أو حتى 30 يوما. بالإضافة إلى كونك مستشارا للعميل فإنك الآن تقدم له قرضًا قصير المدة بدون فائدة. الفواتير قصيرة المدى أفضل، فاحتمال نسيانها أقلّ. واحد و عشرون يوماً يجب أن يكون الحد الأقصى لك.

رسائل التذكير الإلكترونية الآلية

يمكن لمعظم برامج الفواتير إرسال تذكير آلي عندما تصبح الفاتورة واجبة الأداء. حاول إرسال تذكير في اليوم الذي تصبح فيه الفاتورة مستحقة الدفع و اليوم الذي يليه مباشرة. لا تخجل من التعبير عن الاستعجال فيه.

وإليك نموذجًا لأحد القوالب.

الموضوع: تنبيه بحالة حساب: يحلّ اليوم موعد دفع مستحقات الفاتورة “رقم الفاتورة”
الاسم الأول
مضى على تاريخ استحقاق الدفع بالنسبة لفاتورتك هذه #(عدد) يومًا/أيام. يُرجى دفع المستحقات بحلول نهاية اليوم من أجل الإبقاء على استمرار “اسم العمل” في ظروف جيدة.
للدفع الآن - وتجنب فصل الخدمة - الرجاء زيارة: “الموقع الإلكتروني للفاتورة“.
شكرا لكونك عميلاً لدى “اسمك“!

جرب، في اليوم التالي، إرسال هذه الصيغة التى لا تزال احترافية لكنها نسخة أكثر اقتضابا.

العنوان: تنبيه الحساب: تذكير بدفع الفاتورة متأخرة الدفع
موعد سداد الفاتورة الخاصة بكم قد مضى.
الرجاء، من أجل الحفاظ على استمرارية “اسم العمل” في ظروف ملائمة - والحؤول دون فصل الخدمة؛ الدفع حالا على “الموقع الإلكتروني للفاتورة“.

اتصل هاتفيا

يتوجّب عليك، في اليوم الثالث - عندما يصير موقف عميلك مبهماً، وأنت بحاجة لتسديد رهانك - التقاط الهاتف والاتصال. حاول ألا تشعر بالحرج من ذلك.

يحس كثيرون - لأسباب شعورية - بالحرج وصعوبة الاستمرار في تذكير العملاء بسداد فواتيرهم المنقضية. بعضهم يوظّف مساعدين افتراضيين للاتصال بعملائه ومطالبتهم بسداد المتأخرات. ينجح الاتصال في بلوغ هدفه عندما لا يكون همّه الوحيد الجدال بخصوص التسديد. لا تنس عندما تتّصل أن تضع في الحسبان:

1. أن الفاتورة قد تكون أحيلت خطأ إلى مجلّد الرسائل غير المرغوبة Spam.
2. أو أن العميل قد يكون ظنّ أن مساعده سدّد الفاتورة،
3. أو أن العميل كان في عطلة ونسي أمر التسديد.

يستخدم العملاء هذه الأعذار يوميا عند الاتصال بهم وطلب التسديد. حاول استغلال الفرصة عندما تسمع مثل هذه الأعذار. إجابة من قبيل “يا الله! كم أكره عندما يحدث هذا لي! يمكنني استلام الدفع بواسطة الهاتف حالاً إن كان ذلك أسهل بالنسبة لك!”. لا تدع للعميل فرصة للهرب!

ترجمة - بتصرّف - لمقال Preventing Overdue Invoices (Before They Kill Your Business) لصاحبته Julie Elster. 

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik