إنّ أصعب ما يواجه رائد الأعمال هو التعامل مع العملاء، فقد يكون عميلك سيّدة لطيفة كبيرة في السنّ تطرح أسئلة مصحوبة بابتسامة الاعتذار، أو ربّما يكون عميلك طالبًا في المدرسة أو الجامعة يبحث عن أرخص العروض، وقد تكون امرأة شابة تحمل في ذراعها طفلها النائم.

ولكن في بعض الأحيان يتحوّل العميل إلى وحش متعطّش لدمائك يتمنى لو يستطيع أكل لحمك وأنت على قيد الحياة.، وتكفيك مكالمة واحدة أو ربّما تعليق واحد أو حتّى كلمة واحدة من عميل فظّ وغليظ لتكدير يومك بأكمله وإطفاء همّتك في إنجاز العمل.

إليك بعض النصائح التي ستساعدك في تخطّي هذه المأساة، ولكن قبل الشروع في ذلك أودّ التكلم قليلًا حول جملة واحدة أعتقد أنّها تتردّد على مسامعك طوال الوقت.

التقيت خلال الفترة القصيرة التي قضيتها في خدمة العملاء بنماذج مختلفة من العملاء الأفظاظ، فقد كان حظّي السيء لا يجلب إليّ سوى العملاء الغاضبين، لذا كان كل يوم لي في هذا العمل بمثابة العيش في الجحيم، ومع الأسف لم أتلقَ أي مساعدة من مدرائي في العمل لأنّ الاتصالات كانت كثيرة.

ما هي إذًا تلك العبارة التي كنت أسمعها طوال الوقت؟

لا تأخذ هذا على محمل شخصي.

أيها الناس! توقّفوا عن قول هذه العبارة.

إن أخبرني أحدهم أن أدائي في العمل كان مريعًا، فهذا يمسّني شخصيًا، وإن أخبرني أحدهم أنّي لست محترفًا، فهذا يمسّني شخصيًا، وإن قال لي شخص ما بأنّي لم أتدرّب جيّدًا وأني سيّء الأدب، فهذا أيضًا يمسّني شخصيًا.

بل والأنكى من ذلك هو محاولة بعض العملاء التنفيس عن غضبهم على موظّف خدمة العملاء عن الطريق المساس به شخصيًا.

وهذا مؤلم فعلًا، لأنّ ما يعنيه هؤلاء ليس "يا إلهي، الشركة التي تعمل لصالحها لا تتمتع بالمصداقية" بل "أيها الجاهل الأحمق، لماذا تعطيك الشركة راتبًا؟".

كيف يمكن ألا أعتبر هذا الكلام إساءة لي؟

بالعودة إلى موضوعنا الأصلي، فهناك عدة أمور ستساعدك على الخروج ممّا قد يصيبك من أحداث سيّئة بأقل قدر ممكن من الخسائر.

ابق هادئا

قد تتساءل: "الكلام سهل، ولكن كيف يمكنني البقاء هادئًا خلال العاصفة؟".

من الطبيعي أن تشعر بالاستياء والغضب عندما تتعامل مع عميل فظّ، فهذه هي الطبيعة البشرية، ولكن بقاؤك هادئًا لا يعني أن تكون مسالمًا أثناء المعركة، وبإمكانك أن تبدي جميع مشاعرك في تلك اللحظة، ولكن ليس أمام العميل. تذكّر هذه القاعدة المهمّة: لا تُظهر مشاعرك للعملاء.

غالبًا ما يزداد غضب الإنسان عندما يرى المقابل غاضبًا أيضًا، ولهذا السبب فإن التزام الهدوء لا يجعلك تبدو محترفًا وحسب، بل سيكون ذلك لمنفعتك الشخصيّة.

على سبيل المثال لنأخذ هذه القصة من موقع Reddit لأحد العاملين في مطاعم McDonald:

اشترت امرأة وجبة من الوجبات التي يقدمها المطعم، ولكنّها ما لبثت أن بدأت بالصياح على العامل لأنّه لم يقل: (شكرًا) ولم يبتسم لها.

قد ينتهي الأمر بصورة مختلفة تمامًا لو أنّ هذا العامل تحمّل الموقف ولم يجب عليها، ولكن الذي حصل كما يقول العامل:

"سألتها عن الشعور الذي تعتقد بأنه سينتابني عندما أسمع كل هذا الصراخ؟ ولكنّها ازدادت غضبًا فرددت عليها مرة أخرى ولكنّها أصبحت تصرخ أكثر وأكثر".

المغزى من هذه القصة هو أنّك ما دمت لا تريد التعامل مع شخص يستشيط غضبًا، فعليك حينها أن تعطي الطرف المقابل الانطباع بأنّك هادئ ومهذب، وهذا يعني أنّك إن كنت تنشد السلام لا الحرب فعليك أن لا تجادل أبدًا.

قد يكون التزام الهدوء والحياد أمرًا صعبًا بادئ الأمر، ولكنه سيتحوّل إلى جزء من طبيعتك إذا ما التزمت به لبعض الوقت، وأؤكد لك أنه درع حصين سيحميك من فظاظة العملاء.

اعتذر

تقديم الاعتذار أمر مهمّ ولكنه صعب في نفس الوقت، فحينما تعتذر إلى العميل فإنك تقدّم إليه جرعة مهدّئة للغضب الذي يتملّكه، وسيشعر بأنّك متفهّم تمامًا لما يمرّ به في تلك اللحظة، وهذا كفيل بتهدئته قليلًا.

يعتبر Jason Fried و David Hansson في كتابهما "Rework" الاعتذار جيّدًا عندما يكون بالصورة التالية:

"الاعتذار الجيّد هو الذي يتقبّل تحمّل المسؤولية، ويقدّم تفاصيل حقيقية لما قد حدث فعلًا، وما ستفعله لمنع تكرار ذلك في المستقبل".

قد يكون هذا الكلام منطقيًا في حال كنت متأكدًا من أن شركتك هي المسؤولة عن الخطأ الحاصل، ولكن المشكلة تظهر عندما تبدأ بالاعتذار عن خطأ لست مسؤولًا عنه أنت أو شركتك، وسيبدو الأمر وكأنّك تتقبّل الملامة الموجّهة إليك من طرف العميل.

يفضّل أن يكن ردّك في مثل هذه الحالات بأن تقول مثلًا: "أنا آسف جدًّا لأنك تشعر بذلك" أو "أنا آسف لأنّ منتجنا لم يعجبك"، وما تعنيه أنّك لا تعتذر لما حصل مع العميل (لأنّه ليس خطأك) وإنما لما يشعر به تجاهك أو تجاه منتجك.

إبداء التعاطف والتخلّق بأخلاق حسنة قد يحول أسوأ المواقف إلى قصة ذات نهاية سعيدة.

قدم حلا للمشكلة

قد يكون هذا أصعب ما قد تواجهه، خصوصًا إن كنت لا تشعر بالراحة تجاه العميل، ولكنّ عملك في خدمة الزبائن يحتّم عليك مساعدة جميع العملاء دون استثناء وبصرف النظر عن المشاعر التي تكنّها تجاههم.

بالإضافة إلى أن عدم إيجاد الحلول للعميل الفظّ سيدفعه إلى العودة إليك مجدّدًا وقد يكون أكثر غضبًا هذه المرّة، وهذا ما لا ترغب فيه بكل تأكيد.

لذا، استمع إلى العميل وفكّر في تقديم المساعدة إليه، وإن شعرت أنّك غير قادر على تقديم الدعم الكافي فلا تتردّد في الاتصال بمسؤولك في العمل وإطلاعه على التفاصيل.

تذكّر: أنّ سرعة إنهاء النقاش غير المرغوب به يعتمد بشكل مباشر على سرعة حلّك للمشكلة، وستكون قادرًا على الاسترخاء في أسرع وقت ممكن.

تمش قليلا

هذه النصيحة مفيدة بشكل كبير، فالمشي لمدة 20 دقيقة سيرفع من مستوى السعادة لديك، فما إن يبدأ الدماغ بإفراز الإندورفين حتى يبدأ الأخير بحماية جسمك من الإجهاد والتوتر وسيغمرك الشعور بالراحة والسعادة. يبدو هذا الكلام جميلًا من الناحية النظرية، ولكن هل هناك فائدة حقيقية يمكن أن تلمسها على أرض الواقع؟

عندما أحصل على استراحة بعد مكالمة صعبة، أغادر المبنى وأبدأ بالمشي لمسافات طويلة، وأجبر نفسي على التركيز في أيّ شيء عدا العمل وأحاول الاستمتاع بيومي قدر الإمكان، ولأصدقك القول فإن هذا لم يكن سهلًا في البداية، ولكنّي عودت نفسي على تصفية ذهني، ولاحظت سريعًا أنّي عندما أعود إلى العمل مجددًا فإنّي أتمتع بقدر أكبر من الهدوء والنشاط.

جرّب ذلك بنفسك، تظاهر بأنّك لن تعود إلى المكتب وفكّر بخططك المستقبلية، هل فكّرت مثلًا فيما ستفعله في العطلة القادمة؟ هل أعجبتك الحلقة التي شاهدتها مؤخرًا لأحد المسلسلات التي تتابعها؟

أؤكّد لك أنك سترى الجانب المشرق من الحياة عندما تعود إلى عملك مرة أخرى.

لا تسمح لهم بالسيطرة عليك

العمل في قسم الدّعم الفني يعني أنّك قد تقابل العملاء الأفظاظ طوال الوقت، ولا يمكنك تجنّب ذلك، ومع هذا فهناك ما يمكنك فعله لتمنعهم من السيطرة عليك: يجب عليك فهم الأشخاص الذين يحاولون إفساد يومك.

ليس هناك وحوش يظهرون بمظهر البشر، ولا وجود لكائنات شريرة ومريبة، إنهم وبكلّ بساطة بشر مثلك، منهم من هو متعب، ومنهم من قد أصيب بالإحباط أو ليس سعيدًا ويصبّ غضبه على الآخرين.

يجب أن يدفعك هذا إلى عدم الشعور بالاستياء، فالعملاء بشر مثلك وهم ليسوا معصومين من الخطأ. لا تسمح لهم بالسيطرة على عواطفك وتحويل يومك إلى كابوس مرير.

إن سمحت لهم بالتأثير على حياتك، فلن يشعر أحد بالسعادة على الإطلاق، وتأكّد أن العملاء لا يأبهون بك ولا بمشاعرك، وسيكون لذلك أثر سلبيّ على شركتك، والمتضرّر الوحيد من كل ذلك هو أنت، لذا لا تسمح لذلك بالحدوث أبدًا.

على كل حال، فالأمر يتبع طريقة تفكيرك ونظرتك للأمور، وأنا على يقين بأنه إن لم تكن نصائحي قد أعجبتك فإنك ستجد الطرق المناسبة التي ستساعدك على زيادة قدرتك على تحمّل العملاء الأفظاظ، وعندما تسيطر على هذا الأمر سترى أنّ هؤلاء العملاء ليسوا أناسًا سيّئين وإنّما هم أناس واجهتهم بعض المشاكل، وسترى كذلك قدرتك على التعامل مع جميع الحالات بكل سهولة ويسر.

ترجمة -بتصرّف- للمقال How To Deal With a Rude Customer and Remain Sane لصاحبته Justyna Polaczyk.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

هل تعلم أنّ موقعك ليس هو المكان الوحيد لوضع نافذة المحادثة المباشرة؟ ولا نقصد هنا الأدوات التي تتكامل مع فيس بوك، وإنّما نافذة المحادثة المباشرة نفسها الخاصة بموقعك.

تستطيع دفع الناس إلى بدء محادثة مباشرةً من خلال رسائلك الإخبارية، أو من أحد ردودك على تويتر، كل ذلك بمساعدة رابط مباشر يوجه إلى المحادثة. وبهذا تستطيع الوصول إلى عدد أكبر من العملاء من خلال المحادثة المباشرة التي لا يقتصر وجودها على الموقع فقط. 

سيتم فتح نافذة المحادثة عند النقر على ذلك الرابط، مما يوفر طريقًا مباشرًا للوصول إلى خدمة العملاء. وبذلك يستطيع مدراء حسابات التواصل الاجتماعي، الذين يمكن اعتبارهم كحلقة الوصل بين العميل وقسم خدمة العملاء، توفير الكثير من الوقت. حيث بإمكانهم توجيه خدمة العملاء على وسائل التوصل الاجتماعي إلى محادثة مباشرة على الفور بدلًا من محاولة نقل المعلومات من العملاء إلى خدمات الدعم بواسطة التغريدات والمنشورات. 

إنشاء الرابط

الرابط الذي نتحدث هو كالتالي: https://secure.livechatinc.com/licence/1520/open_chat.cgi 

لإنشاء هذا النوع من الروابط عليك أولًا أن تحصل على "رقم الترخيص License Number" الخاص بحسابك على LiveChat. بإمكانك فعل ذلك عن طريق Code section بتسجيل الدخول ونسخ الجزء المظلل كما في الصورة أدناه:

بعد نسخ رقم الترخيص، قم باستبدال الرقم "1520" في المثال على الرابط أعلاه برقم الترخيص الخاص بحسابك. بعدها قم بنسخ ولصق الرابط في نافذة متصفح جديدة للتأكد من أنّه يؤدي إلى نافذة المحادثة المباشرة الخاصة بموقعك. وإذا كنت تطلب إدخال معلومات معينة قبل بدء المحادثة كالاسم وعنوان البريد الإلكتروني (pre-chat survey)، سيتوجب على متسلّم الرابط ملء الحقول قبل البدء بالمحادثة.

إضافة رابط المحادثة إلى خدمة العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي

من أبسط استخدامات الرابط وأكثرها فعالية هي وضعه في نهاية ردود خدمة العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي. بإمكانك إضافة رابط المحادثة إلى نهاية الرد لتوفير نوع من التواصل المباشر كلما وصلك تقرير من العميل على فيس بوك أو تويتر حول مشكلة يواجهها.

على سبيل المثال، تستخدم شركة الخطوط الجوية Ryanair هذه الطريقة في خدمة العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي التي توفرها لغرض إيصال قسم الحجوزات بالأشخاص الذين يريدون تغيير حجوزاتهم؛ الطريقة سهلة وسريعة.

وبنفس الطريقة تستخدم شركة ASUS روابط المحادثات لتحويل استفسارات العملاء إلى فريق الدعم.

أما بعض الشركات فتستخدم رابط المحادثة لإخبار متابعيهم عن توفير خدمة المحادثة المباشرة، كشركة Winn Solicitors مثلًا:

من الفوائد الأخرى لتضمين رابط المحادثة هي عندما تحتاج إلى معلومات إضافية من العميل لحل المشكلة ولكنّك لا تريد أن تتسرب كل التفاصيل لتتم مشاهدتها من قبل كل مستخدمي الإنترنت.

يتيح استخدام رابط المحادثة لمدراء حسابات التواصل الاجتماعي سهولة تحويل تقارير العملاء من تويتر أو فيس بوك إلى فريق خدمة العملاء، وبذلك يوفرون الوقت لتحقيق أهداف أخرى على وسائل التواصل الاجتماعي. 

إذا بدأت باستخدام رابط المحادثة تأكّد من استخدام مختصرات الروابط، وهذا الأمر مهم في حالة Twitter على وجه الخصوص حيث كل حرف محسوب عليك. يمكنك استخدام خدمة bitly لهذا الغرض.

إضافة رابط المحادثة إلى رسائل البريد الإلكتروني

إنّ مدراء وسائل التواصل الاجتماعي ليسوا الوحيدين من يستطيعون استخدام رابط المحادثة المباشرة، فوكلاء خدمة العملاء يستطيعون استخدامه على نطاق واسع. بإمكان فريق خدمة العملاء استخدام الرابط لتشجيع المستخدمين على التواصل وحل مشاكلهم عبر محادثة مباشرة بدلًا من إرسال واستقبال رسائل مطولة؛ أي أنّهم يقومون بتحويل المحادثة إلى الوسيلة الأسرع والأكثر كفاءة.

قم بتضمين الرابط في نص رسالة البريد الإلكتروني أو في التوقيع. وفكرة تضمين الرابط في التوقيع تعمل جيدًا خصوصًا إذا كنت تريد إرسال العديد من الرسائل إلى العملاء وتريد إضافة خيار المحادثة المباشرة في كل تلك الرسائل. بهذه الطريقة سيكون الرابط متاحًا دائمًا دون أن تعطي انطباعًا على أنّك لحوح.

تستطيع إعداد التوقيع في Gmail، الذي هو على الأرجح خدمة البريد الإلكتروني التي يختارها الأغلبية، من نافذة الإعدادات عن طريق أيقونة الترس في أعلى يمين الشاشة.

اذهب إلى قسم التوقيع وفعّله، ثم أدخل التوقيع الذي تريده. تستطيع استخدام زر "Link" لإضافة الرابط، أو استخدام الاختصار (Ctrl +K (Command +K لأجهزة Apple).

والنتيجة ستكون ظهور الرابط في نهاية كل بريد إلكتروني ترسله، كما في الصورة أدناه:

خاتمة

لا تقتصر طرق استخدام رابط المحادثة على تسهيل خدمة العملاء عبر وسائل الاجتماعي أو تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى محادثة مباشرة. هنالك الكثير من الإمكانيات والأفكار لاستخدام رابط المحادثة، كإرساله عبر الرسائل النصيّة، أو تحويله إلى رمز QR ونشره في متاجرك على أرض الواقع.  

فكّر فيما يمكنك فعله باستخدام رابط المحادثة، او استخدم الأفكار المذكورة لتجعل من خدمة العملاء عملية سهلة وسريعة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to make social media customer service easier لصاحبه: Jacob Firuta.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

أثناء إصغائي إلى حلقة جديدة من بودكاست Patrick McKenzie (مع ضيفته Amy Hoy)، لفتني تطرّقهم إلى موضوعٍ كنتُ قد سمعتُ عنه مسبقًا: حينما تشمل خدمتك على عدّة خطط للاشتراك، يميل عملاء الخدمة الأرخص إلى طلب الحصّة الأكبر من خدمات الدعم الفني.

قد يبدو هذا منافيًا للبداهة للوهلة الأولى، بل لربما توقّعتَ العكس: أن الأشخاص الذين يدفعون أكثر من غيرهم سيشعرون بأحقيّة حصولهم على الدعم الفني أكثر، وبالتالي سيرسلون طلباتٍ أكثر.

إذًا فما السبب وراء كون العملاء الأرخص هم الأكثر طلبًا لخدمات الدعم الفني؟

بدايةً خمّنتُ أن المسألة شخصيةٌ بشكلٍ بحت، هذا يُشبه منَ يسرقون النعال في الفنادق أو البطانيات في الطائرات، إنهم ببساطة يريدون الحصول على أقصى فائدة ممكنة من كل صفقة. وبعبارة أخرى، هم لا يطلبون الدعم الفني لأنهم بحاجته، وإنما فقط لأنّه مجاني.

التفسير الأفضل

لكنّي بعد ذلك تأمّلت بنفسي كمثال، فأنا عندما أتصل بالدعم الفني فليس لأنني استمتع بذلك، وإنما لأني لا أملك خيارًا آخر. حينها تفكّرت أكثر بالأمر ووجدت تفسيرًا أفضل.

في اعتقادي أن الخطط الرخيصة غير المتزنة تجذب نوعًا معينًا من العملاء: محدودو المعرفة.

لا يعني كون العميل محدود المعرفة أنّه غبيّ أو مُغفّل، لكنّه ببساطة ليس على دراية جيّدة في مجال ما، أي أنّه لا يملك المعلومات الكافية عنه، وبالتالي فإن كل واحدٍ منّا يجهل عدّة مجالات.

لذا دعني أفترض أنني لا أملك معلوماتٍ كافية عن عالم السيارات، فأنا لا أعرف الأشياء الأساسية عن المكابس، علبة السرعة، المراوح، أو عمود التوجيه DriveShaft (في الحقيقة لستُ أدّعي ذلك). لذلك عندما أريد اختيار سيارة فهل تتوقّع ما هو العامل العقلاني الوحيد الذي سأبني عليه خياري؟

بالتأكيد، إنّه السعر لا أكثر.

وبما أنني عميل محدود المعرفة هنا، فلن يكون لدي أدنى فكرة عما يحدث عندما تتوقف سيارتي عن العمل (أو حتى عندما ينفذ الوقود)، وبالطبع فلن أتمكّن من معرفة المشكلة بنفسي.

على الناحية المقابلة، يبني العملاء ذوي الإطّلاع الواسع خياراتهم على مجموعة من العوامل الأخرى -إلى جانب مسألة السعر بالتأكيد- عند اتخاذهم قرارًا بالشراء. وبما أنهم مطلعون، فعلى الأغلب سيجدون حلّا لمشاكلهم بشكلّ ذاتي.

لذا ليس من الصحيح القول بأنّ العملاء المهتمين بأدنى الأسعار يطلبون دعمًا فنيًا أكثر، وإنما العملاء الذي يتخذون قرارتهم بناءً على السعر فقط هم من يفعلون ذلك.

الآن وبعد أن فهمنا ذلك، ما الذي يُمكننا فعله؟

ثقف عملاءك

أول ما يُمكنك فعله لحل المشكلة هو تثقيف عملائك، أضف توثيقًا جيّدًا، اكتب التلميحات الأكثر طلبًا، دوّن دليلًا للمساعدة مع الأسئلة الأكثر تكرارًا. هذا سيُخفّض من عدد طلبات الدعم الفني التي تتلقاها بشكل كبير. بعد ذلك ووفقاً لقاعدة 20/80 فإن 20٪ من المسائل ستجلب 80٪ من طلبات الدعم الفني.

تخلص من العملاء محدودي المعرفة

لدينا خيار آخر هنا ألا وهو التخلص من العملاء محدودي المعرفة، بعبارةٍ أخرى، اجعل خدمتك تستهدف العملاء المطلعين الذين يبحثون (مثل أي شخص آخر) عن الصفقة الرابحة، وبدون جذب العملاء محدودي المعرفة بنفس الوقت.

يمكنك فعل ذلك عن طريق استراتيجية "الحماية من الأطفال Child proofing". على سبيل المثال، تُقدّم شركة Amazon's EC2 لخدمات الاستضافة واحدًا من أرخص العروض حول العالم، ولكن كمية المعرفة التقنية المطلوبة لاستعمالها تضمن عدم تسجيل فئة العملاء الجاهلين في الخدمة.

احتضان العملاء محدودي المعرفة

في النهاية يمكنك احتضان العملاء محدودي المعرفة. تُستخدم هذه الاستراتيجية من قبل مزودات خدمة الإنترنت في كل مكان. يعلنون عن أسعار رخيصة لجلب أكبر شريحة عملاء ممكنة ثم يجنون المال من تقديم الدعم الفني.

تجلب هذه الاستراتيجية انتقادات سيئة لأن العديد من الشركات التي تستخدمها تُقدّم دعمًا فنيًا سيئًا ومكلفًا، لكن لا يوجد ما يمنعك من تقديم خدمة عملاء مأجورة لكن مُميزة.

الخلاصة

بغضّ النظر عن الاستراتيجية التي ستختارها، تذكّر دومًا أن السعر يعتمد على قاعدة عملائك وتكلفة الدعم الفني. على سبيل المثال، قد يكون من الجيد البدء مع أسعار مرتفعة، ثم تخفيضها عندما تكون مستعدًا لتوسيع البنية التحتية للدعم الفني.

وعلى أية حال، تذكر أيضًا أن الناس تستجيب للحوافز، وهذا سببٌ وجيهٌ جدًا لتفسير لماذا يسأل العملاء المهتمين بأدنى الأسعار معظم الأسئلة.

ترجمة وبتصرف للمقال Why Cheap Customers Cost More لصاحبه Sacha Greif.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

إنّ إلقاء اللوم على فريق الدّعم بسبب العملاء غير الراضين هو كإلقاء اللوم على الأرصاد الجويّة بسبب المطر. صحيحٌ أنّهم معنيّون في الأمر، إلا أنّهم ليسوا السبب.

إنّ توكيل مهمّة دعم العملاء إلى فريق من خارج شركتك outsource، أو القيام بعزل فريق الدّعم عن بقية الأقسام في الشركة يعني أنّك مقبل على إنتاج مُنتج متوسّط الجودة. كما أنّ فريق الإنتاج الذي لا يُبالي بالتغذية الراجعة feedback لن يتعلم أبدًا من الإطلاق الفاشل، واجهة المستخدم المُربكة، الوسوم المُبهمة، أو الإعدادات الافتراضيّة غير المنطقية للمنتج. لن يعرف فريق الإنتاج الشيء الذي لم يفهمه العملاء ما لم يسترشدوا بالمُعطيات المُتوفّرة لدى فريق الدّعم الفنّي، جنبًا إلى جنب مع المُعطيات المُتوفّرة لديهم.

لا يلحق الضّرر بمنتجك فحسب، وإنّما بالناس في شركتك أيضًا. سيكرر المصمّمون أخطاءهم إذا لم يتعلّموا منها. سيستمر المهندسون في إضافة المزيد من العِلل البرمجيةإذا لم يسمعوا قط عن التأثير الذي تحدثه.

وبالمثل، سيتحوّل أفراد فريق الدّعم المُنعزل إلى مدافعين يقومون بالاعتذار، وسيقومون بأقلمة تدفّق العمل workflow دون اتصال مباشر مع فريق الإنتاج. وبذلك سيصبح فريق الدّعم مثل الأسكيمو، يبتكرون 20 طريقة مختلفة لقول "نحن آسفون"، بدلًا من أن يصبحوا ذوي مهارات في التواصل، في توعية العملاء، وفي تحليل الحالات.

لا يمكن لفريق الدّعم أن يتحكّم، أو أن يكون مسؤولًا عن عدد مرات اتّصال العملاء، حيث ليس لديه السيطرة هنا. بالنسبة لمُنتجات البرامج، تأتي غالبية الاتصالات بسبب الإرباك أو الخطأ في المنتج. لا يعرف العميل كيف يقوم بشيء ما، أو لا يعرف سبب الخلل الذي يحدث، لذلك يضغط على "الدّعم".

إنّ مهمّة فريق الدّعم هي التأكّد من أنّ جميع العملاء حصلوا على الإجابة السريعة، الدقيقة، والودّيّة، ومن ثمّ تحديد المشكلة وتمريرها إلى الفريق المسؤول.

السبب الجذري والمسؤول عنه

جميع المشاكل لها سبب جذريّ، وكل سبب جذريّ له مسؤول.

• العميل لا يستطيع التسجيل؟ - لماذا؟
• يسأل العميل عن طريقة دعوة زمليه؟ - لماذا سأل هذا السؤال؟
• يدّعي العميل أنّه رأى "مجانًا" في الإعلان؟ - من وضعها هناك؟
• تعطّل التطبيق بعد عمل أول مشروع لهم؟ - لماذا حدث ذلك؟
• تم تأشير بريد دعوة العميل كبريد مزعج spam؟ - لماذا تمت إضافتنا إلى القائمة السوداء؟

هنالك مسؤول عن كل مشكلة من هذه المشاكل؛ الأشخاص الذي يمتلكون السلطة والقدرة على تغيير المنتج للتأكّد من أنّ العملاء المستقبليين لن يسألوا هذه الأسئلة مجدّدًا.

المراحل الخمس للإقرار بالمشكلة

من الشائع أن يمر أصحاب المُنتج بخمس مراحل من الإحباط الذي يرافق المشاكل التي تواجههم. إنّ أي إجراء يتّخذه صاحب المنتج سيُسبق بمحاولات لرفض، إنكار، تكذيب، أو تزويق البيانات.

وهذا رد فعل طبيعي. وأفضل طريقة لتجاوز ذلك هي إمّا أن يقوم صاحب المُنتج بعمل بعض اختبارات المستخدم user testing، أو أن يبدأ بقراءة بعض طلبات الدّعم. قامت شركة Amazon بحل هذه المشكلة عن طريق تحويل الرسائل المتعلّقة بكل مشكلة إلى القسم المسؤول عنها حتى يبدؤوا بحلّها. حيث إنّ الوسيلة الأفضل للقضاء على المشاكل الداخلية عندما تفشل كل الطرق الأخرى هو إرسالها مُباشرة إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بالمسؤول عنها..

كيف تنفذ هذه العملية

إنّ أسهل طريقة للبدء هي تصنيف رسائل العملاء حسب أسبابها الجذرية عن طريق إضافة وسوم tags إليها (يختلف الأمر حسب أداة/خدمة الدّعم الفني التي تستخدمها) سيسهّل هذا التنظيم رؤية المناطق التي تتمحور حولها أغلب أسئلة المستخدمين، كما يسهّل على مصممي ومهندسي المنتج الرؤية السريعة لنتائج عملهم. كما أنّه من المفيد وسم أو تصنيف الرسائل حسب المراحل في دورة حياة العميل لكي تتمكن من معرفة أسئلة "اليوم الأوّل" الشائعة، ثمّ الاستفادة من هذه الأسئلة في تهيئة العملاء الجدد onboarding.

ليس من الحذاقة تجاهل ما يقوله العملاء عند التركيز على تصميم المنتج، وكما يقوم David Cancel، كبير موظفي المنتجات في HubSpot:

"أطلق منتجًا مبكّرًا، لكن لا تطلق مُنتجًا غير قابل للاستخدام".

ترجمة-وبتصرّف-للمقال: How The Support Team Improves The Product لصاحبه: Des Traynor.

الكثير من المدوّنين ذوي الأعمال الصغيرة يقولون إن عليك الإصغاء لعميلك والبناء على أساس هذا، المشكلة أن بعض الناس يبالغون في ذلك.

كانت لي تجربة مع شركة من هذا النمط مؤخّرًا. بعد انتهائهم من عرض منتجهم، شرعت بإنهاء اللقاء ببضعة أسئلة اعتياديّة:

أنا: إذًا ما التالي في خطّتكم؟ 
CTO: سنصغي لما تريدون.

لاحظ كيف يتفادى السؤال، تمامًا كرجال السياسة. ما قاله ليس إلا تعبيرًا أقل صراحة عن الجملة "المستقبل هو أي شيء تعتقد أنّه المستقبل". ربّما يحاول أن يبيّن مدى استجابته للطلبات المستقبليّة، ولكن كان عليه أن يتجنّب هذه الإجابة.

عجزت أسئلتي اللاحقة عن تبيّن وجود خطّة مستقبليّة. لعلّ قلة العملاء تجعل طريقهم غير واضح. الإجابة التالية تؤكّد نظريّتي السابقة:

أنا: ألديك أسئلة لنا؟ 
CTO: نعم. ما أكبر مشكلة تواجهك في العمل وتريد أن يحلّها أحدهم؟

هل تتصيّد الأفكار؟ هل تطلب منّي أن أحدّد منتجك القادم بدلًا منك؟

الأمر ليس "إصغاء للعملاء"، بل هو أشبه بسفينة بلا قبطان. وجود أهداف واضحة والثقة بالنفس أمران لا يتعارضان مع النّمو وفق طلبات العملاء. عليك أن تصغي إصغاءً فعّالًا:

1. عندما يصلك اقتراحٌ ما، انتبه إليه، اكتبه على الورق، أعد صياغته بكلماتك وكرّره لتطمئن لفهمه بدقّة.
2. تحرّى طلبات إضافة الميّزات حتى تكتشف المشكلة الجذريّة الكامنة وراءها. هذا يتطلّب محادثة مباشرة مع عميلك، فاستخدم الهاتف أو اللقاء المباشر، لا البريد. كثيرًا ما تجد عشرات الطرق لحلّ المشكلة ولكنّ لديك عملاء آخرين عليك أخذهم بعين الاعتبار، بالإضافة إلى بنية منتجك الحاليّة.
3. اطلب من العميل ترتيب اقتراحاته وفق أهمّيتها. فقد تتلخّص الاقتراحات العشرون في اقتراحين أساسيّين لا مفرّ منهما. لا تطلب منهم إسناد مستوى أهمّية لكل اقتراح، بل ترتيبها فقط، لأنك إن فعلت فستجد 7 اقتراحات في المستوى الأول!
4. إن كنت عاجزًا (أو غير راغب) في تنفيذ اقتراح معيّن، فاعترف بذلك. وضّح للعميل سبب قرارك حتّى يتفهّم ذلك، ولا يعتبره تعاليًا.
5. بادر بطلب تعليقات العملاء على المنتج. لا يرسل كثير من المستخدمين رسالة بريد إلى قسم الدعم فيها طلب ميزة ما؛ لأنّهم تعوّدوا على تجاهل كثير من الشركات لها. 

لاحظ أنّك تُشرك العميل في كلّ الخطوات وفي الوقت نفسه تصقل هذه الاقتراحات. إشراك العميل يجعله يُدرك أنك تصغي له وتدرس اقتراحه. صقل تلك الاقتراحات يعني أنّ لديك أشياء ملموسة تبني عليها.

وحتّى الاعتراف بعجزك عن تنفيذ اقتراح هو أمر حسن، لأنه يعني أن قبولك لاقتراح ما سيؤدي إلى تنفيذه. بهذا تبين نزاهتك وواقعيتك. يعلم الجميع أن تنفيذ أفكارهم كلها أمرٌ غير معقول؛ ولهذا يقدّرون رفضك بصدق.

قليلة هي الشركات التي تصغي لعملائها، ولكنها محبوبة. أصغِ، ولا تتصيّد الأفكار!

ترجمة -وبتصرف- للمقال Five ways to listen to customers instead of goin' fisghin لصاحبه Jason Cohen.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

لكي تكون المحادثات مع العملاء ذات قيمة، يجب أن تكون من النوع المناسب، ولا تقتصر على أسئلة حول استعادة الكلمة السريّة وما شابه ذلك. يجب أن تضيف تلك المحادثات قيمة لك ولعملائك.

المحادثة الجيدة، العميل الجيد

نحن، في Intercom، نشجّع الشركات على التحدّث مع العملاء، فبهذه الطريقة تنمّي عملك وتُبقي عملائك راضين، مُخلصين، ومتحمّسين لدعم منتجك.

لكنّ التحدّث إلى العملاء لا يعني إرسال الرسائل عشوائيًّا إلى كل شخص، أو اعتبار كل اتصال مع العميل "شيء جيّد". لأنّه ليس كل العملاء، ولا الاتصالات معهم، على القدر نفسه من الأهميّة. وما لم تفهم هذا الأمر بصورة صحيحة، ستقوم بإغراق فريقك في دوّامة من الاتصالات عديمة القيمة.

لا يمكنك أن تتحدث إلى كل شخص عن كل شيء

إذا كان لديك مليون مُستخدم نشِط شهريًّا، و0,1% منهم يتصل بك في اليوم، فهذا يعني أنّه لديك 1,000 مكالمة لتتعامل معها يوميًّا. وإذا كانت كل مشكلة تتطلب 10 دقائق لحلّها، فسيتولّد لديك عمل بشكل يومي مكافئ لعمل 7 أيام متكاملة. وإذا كان فريقك يعمل في فترات من ثمان ساعات، فستحتاج إلى فريق من 20 موظف لكي تواكب العمل. وهذا يعني أنّه حتّى مع الرواتب المتواضعة، سيكلّفك الأمر الآلاف من الدولارات لتدفع لموظفيك كل يوم. أرأيت كيف يصبح هذا الأمر مشكلة؟

التخلص من الاتصالات التافهة

إنّ أغلب الشركات على الإنترنت هي في موقف دفاعي، فهي تكافح من أجل تقليل الاتّصالات التي تأتي عن طريق وسائل الدعم. لذلك تُلاقي فكرة أنّك يجب أن تتحدّث أكثر إلى عملائك السّخرية من قبل العديد من الشركات في كثير من الأحيان. والرد الشائع هو: "لكن ماذا لو قام العملاء بالرد بوقاحة؟"

لكي تقلل من حجم الاتصال لديك، يجب أن تقلل من الاتصالات التافهة. أن الاتصالات هي إما أن تكون مزعجة، أو قيّمة بالنسبة لشركتك ولعملائك على حد سواء. والاتصالات التافهة هي المزعجة بالنسبة للطرفين.

هنالك إجراءات مناسبة لكل نوع من أنواع الاتصال يجب عليك اتباعها...

الخطوة التالية بسيطة؛ قم بتحديد كل نوع من أنواع الاتصالات التافهة والزمن الذي تستغرقه لحلّها. حيث يتيح لك هذا الفعل إمكانيّة تحديد الأولويّات.

تحديد الأولويات في عملك

من البديهي حل المشكلة الأكثر تكرارًا، وغالبًا ما تكون هذه هي الطريقة الأفضل للتعامل مع حجم الاتصالات مبدئيًّا، حيث أنّها تتخلّص من المشاكل اليسيرة التي يسهل معالجتها.

مع ذلك لا يمكنك أن تتوقف عند هذا الحد. يجب أن تعرف أيّ المشاكل هي التي تستغرق أغلب الوقت، الذي يطلق عليه عادةً متوسّط وقت المعالجة average handle time، أو AHT اختصارًا

سيتّضح لك أين تكمن أكبر الفرص لحل المشكلة عندما تقوم بالجمع بين حجم الاتصال ومتوسّط وقت المعالجة.

تحتاج كل فئة إلى فهم عميق وشامل لكي تستطيع معالجتها بالطريقة المناسبة. يمكن لحل المشكلة أن يتضمّن إعادة تصميم، إنشاء أفضل copy، أداء أسرع، معالجة أكثر متانة للأخطاء، دعم أوسع للملفّات، أو إصلاح مبسّط للخلل القديم.

كن في موضع المسيطر

كلّما قللت من الاتصالات التافهة، كلّما أمّنت لنفسك القابلية على إجراء اتصالات قيّمة مع عملائك. تلك الاتصالات حيث تستطيع تقديم لهم الأفضل من خلال منتجك، وحيث تستطيع تعّلم الكثير عن الكيفيّة التي يُستخدم بها منتجك وكيف يمكنك تحسينه. هذه هي الاتصالات التي تنمّي ولاء العملاء وتخلق حماسهم لدعم منتجك.

امضِ وتحدّث إلى عملائك. لأنّك إن لم تفعل ذلك، سيفعله منافسوك.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال The Right Type of Customer Conversations لصاحبه: Des Traynor.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

من الأمور الأساسيّة عند كتابتك لأيّ رسالة موجّهة إلى عميل أو مُستخدم لمُنتجك هو أن تعرف بالضّبط ما الذي تريد تحقيقه من خلالها قبل إرسالها. وهذا الأمر مهمّ ليس في صياغة الرّسالة المناسبة فحسب، وإنّما للحصول على الإجابة التي تبحث عنها.

تتطلّب الرّسائل المختلفة مستويات مختلفة من التّفاعل والالتزام من قبل المستخدمين. يجب أن تكون واضحًا حول هدف الرّسالة منذ البداية سواءً كنت تنشر استبيانًا أو تطلق منتجًا جديدًا. لأنّ الهدف الواضح يعطي فكرة عن موضع الاهتمام في الرّسالة.

بإمكانك استخدام أداة Intercom’s Message Goals التي تتيح لك معرفة تأثير الرّسالة على منتجك.

ولمواجهة الأمر، كيف بإمكانك معرفة فيما إذا كانت الرّسالة ناجحة أم لا بدون هدف واضح؟ فببساطة لا يمكنك التّواصل بدون هدف محدّد.

لا بُدّ لنا أن نسأل، في عصر تتشاحن فيه المقاييس ويتسارع فيه النمو بلا قيود، ما الذي يشكّل الهدف الحقيقي في أي رسالة؟ الهدف لا يقتصر على معدّلات الفتح open rates ومعدّلات النّقرة click-through rates مع أنّها من الخطوات الوسيطة الفعّالة، ألا أنّها ليست الهدف النهائي مطلقًا. كما أنّه من غير المفيد التقيّد بالإحصائيّات التي توضّح تفاعل المستخدمين مع رسالتك.

إنّ الأهداف الحقيقيّة يجب أن تتمحور حول التغيير الذي تحاول أن تجريه على المستخدمين. هل تريد منهم استخدام منتجك بشكل متكرر؟ هل تريد منهم تحديث تفاصيل الفوترة الخاصّة بهم؟ هل تريد منهم تجربة ميزة جديدة؟

لنلقِ نظرة على بعض السياقات المختلفة لإرسال الرّسائل للمستخدمين والأهداف التي يمكن أن تتضمّنها تلك الرّسائل.

تفاعل المستخدمين engagement وتهيئتهم onboarding

إنّ الهدف من هذه الرّسائل هو جعل المستخدمين يجرّبون الحصول على قيمة من منتجك، أو جزء معيّن منه. تتمحور كثير من هذه الحالات حول المستخدمين الذين يجرّبون المُنتج مجّانًا، ولكنّك تأمل في تحويلهم إلى زبائن يقومون بالدفع بعد أسبوعين، شهر، أو عدّة أشهر.

في عالم البرمجيّات كخدمة (SaaS)، يمكن تكون الرّسائل التي ترسلها أثناء الفترة التّجريبيّة هي المحتوى الوحيد الذي يربط بينك وبين العملاء، لذلك من الضّروري جعل تلك الرّسائل إيجابيّة وفعّالة، ويتوقّف فعل ذلك بصورة صحيحة على استراتيجيّة كثيرًا ما يُغفل عنها:

1. سؤال المستخدمين عن الشيء الذي يريدون تحقيقه من استخدام منتجك.
2. صياغة الرّسائل لتتناسب مع الأهداف المتنوّعة للمستخدمين.

تطوير جديد للمنتج

قد يبدو الهدف من هذا النوع من الرّسائل مشابهًا جدًّا لتهيئة المستخدمين أو إنعاش تفاعلهم، ولكن هنالك فرق مهم جدًّا الذي سيوضّح الفكرة من رسالتك. في هذه الحالة أنت تحاول جعل المستخدمين يجرّبون شيئًا جديدًا لم يألفوه من قبل. يجب أن توضّح في هذه الرّسالة الفوائد التي سيحصل عليها المستخدم عند استعمال الميزة الجديدة وليس الجهود التي بذلتها عند بنائها.

هنالك هدفان شائعان لهذا النوع من سياق الرّسائل:

• زيادة معدّل تبنّي المنتج adoption rate؛ أي زيادة عدد مستخدميه.
• زيادة تكرار استخدام المنتج؛ أي الحصول على مستخدمين يستخدمون المنتج في أحيان كثيرة.

إنّ معظم عملك في التّواصل مع العملاء سيصب على: "حمل الأشخاص على استخدام الميزة الجديدة"، "الحصول على عدد أكبر من الأشخاص الذين يستخدمون الميزة الجديدة"، أو "حمل الأشخاص على زيادة استخدام الميزة الجديدة"، وبطبيعة الحال، ستبقى تكافح لإصابة الهدف ما لم تعرف الشيء الذي تصوّب نحوه.

الإعلان announcement

نستخدم مصطلح "الإعلان" في هذا السياق ليشمل أمور مثل تغييرات الحساب، تحديثات الفوترة، أو تغييرات في الشروط والأحكام الخاصّة بك. يمكن أن تكون هذه الرّسائل ركيكة في اللهجة ولكّنها مهمّة جدًّا للمستخدمين. يجب أن تتأكّد من أنّ المستخدمين قد استلموا الرّسالة وفهموا المضامين التي تشملهم. كما إنّه من الضّروري أن يعرف المستخدمون الإجراء المطلوب منهم (إن وجد) وكيف يحصلون على المساعدة إن احتاجوا إليها. في هذه السياقات من الأفضل أن تكون لغة الرّسالة واضحة بدلًا من أن تكون حذِقة.

الرسائل الإخبارية، الاستعراض أو التحديث

قد يكون هذا هو السيّاق الأكثر إثارة للنقاش. جميعنا يتفق على أنّ هنالك العديد من الفوائد من التواصل المنتظم مع المستخدمين المحتملين والحاليين، الزبائن، العملاء المحتملين، المستخدمين السّابقين، أو مع أولئك الذين يهتمون بعملك أو المحتوى الذي تنتجه. لكن من الصّعب أن يتّفق الجميع على ماهيّة أهداف هذه الرّسائل.

هنالك ثلاثة أهداف مختلفة التي من المحتمل أن تشتمل عليها الرّسائل الإخباريّة:

• أن تبقى أول ما يخطر بالبال top of mind بالنسبة للعملاء (على أمل دفهم لتسجيل الدّخول مرة أخرى).
• مجازاة ولاء العملاء الذين يقومون بالدفع مقابل المنتج بإعطائهم إمكانيّة استخدام ميزة أو محتوى حصري.
• استرجاع بعض المستخدمين الذين توقّفوا عن استخدام المنتج وإتاحة اطلاعهم عليه وعرض الإضافات الرائعة التي قمت بإضافتها منذ آخر وقت استخدموا فيه المنتج.

استطلاع، اختبار، بحث، أو سؤال

قد تظنّ أنّ الهدف من إخبار الأشخاص عن الاستطلاع أو الاختبار الذي تُجريه هو دفعهم إلى الإجابة. بالطبع سيكون من الرائع إذا استطعت دفعهم إلى ذلك، لكن من جديد، يُعتبر هذا هدفًا وسطيًّا فحسب.

إنّ الهدف الحقيقي هو جمع بيانات تعطيك فكرة أو تدفعك إلى إجراء تغييرات مُعتبرة في منتجك أو عملك. إنّ الأمر لا يقتصر على الحصول على المزيد من الردود، كما لا يقتصر على زيادة معدّلات فتح open rates وهميّة باستخدام عناوين ملفّقة. جرّب وأضف عبارة "اربح ساعة Apple" إلى سطر عنوان الرّسالة وسترى عدد الردود التي ستحصل عليها، لكن ما مدى فعّالية النتائج التي ستحصل عليها؟

يجب عليك أن تتأكّد من جودة البيانات قبل أن تجري على أساسها تغيير معيّن في عملك أو منتجك. إن وقت ومكان استلام الرّسالة له تأثير كبير على نوعيّة وكميّة الردود التي تحصل عليها. كما يجب أن تُعطي الرّسالة انطباعًا عن قدر الأهميّة التي توليها أنت للردود. الزُبدة هي أنّ الهدف من هذا السياق من الرّسائل هو النوعيّة مقابل الكميّة، بالإضافة إلى القيمة الكامنة في البيانات، وما الذي يمكنك تحقيقه من خلالها فيما بعد.

ما الذي تريد تحقيقه؟

إنّ معرفة الشيء الذي تريد تحقيقه قبل التواصل مع عملائك هو أمر جوهري لصياغة الرّسائل والحصول على النتائج التي تسعى إليها. حدّد هدفًا مناسبًا منذ البداية وستعود عليك الردود بمكاسبها.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Effective Messages Have Real Goals لصاحبه: John Collins.

عندما بدأت عملي كاستشارية تطوير مواقع للعملاء كان علّي أن أتعلم العديد من الأشياء، خصوصًا بعد أن تحوّلنا إلى شركة منتجات وذلك بإطلاق تطبيق خاص بنا (يُدعى Perch). أهمّ هذه الأشياء هي طريقة التعامل مع طلبات إضافة الميزات في الوقت الذي يكون فيه "مالك" الموقع الذي تنشئه ليس عميلًا واحدًا، وإنّما الآلاف.

عندما تقوم بإنشاء موقع ما لعميل ما، وكان هذا العميل يطلب إضافة ميزات معيّنة إلى الموقع قد تكون معقّدة، تتطلب وقتًا طويلًا أو تجعل واجهة الاستخدام (user interface (UI صعبة الاستخدام، عندئذ قد ترفض أو تنفذ هذه الطلبات إذا أصرّ العميل على إضافتها وكان مستعدًّا للدفع مقابلها، ففي النهاية المشروع مشروعه هو، وعليه أن يتحمّل تبِعات إضافتها إذا كانت تؤدي إلى تعقيدات أكبر.

إنّ إضافة كل المقترحات إلى المنتج قد تكون مستحيلة، لأن المُنتج يُستخدم بشكل مباشر من قِبل الآلاف من الزبائن، وما يبدو سهلًا أو بديهيًّا لمستخدم ما يمكن يكون مُربكًا لمستخدم آخر. لذلك فإن إضافة العديد من الميزات الدقيقة من أجل تلبية جميع المتطلبات ستؤدي إلى واجهة استخدام معقّدة ومُربِكة، ناهيك عن الوقت الذي يُستغرق من قِبل المستخدمين للتعرّف على المنتج. بالنسبة لي اعتبر هذا الأمر مهمًّا جدًّا خصوصًا عند العمل على منتجاتي الخاصّة، فالبساطة هي من القيم الجوهرية لدينا.

سأستعرض في هذا المقال الأمور الأساسيّة التي تعلّمتها عند إضافتي للعديد من الخصائص والميزات إلى Perch خلال السنوات الخمس الماضية.

ماهي المشكلة التي تحاول حلها؟

يميل الأشخاص إلى طلب ميزات محدّدة جدًّا، وهم بذلك يقومون بتقديم الحل بدلًا من شرح المشكلة. يواجه العديد من المطوّرين هذا الطلب: "قم فحسب بإضافة زرّ هنا" دون معرفة المتطلبات التي ينطوي عليها هذا الخيار. توّقع أن تواجه العديد من هذه الطلبات عندما تمتلك منتجًا ما.

لا يقضي الزبائن أوقاتهم في استنباط الأفكار من أجل منتجك، وإنّما يقومون بذلك لأنّ مشروعهم الخاص يتطلّب تلك الفكرة أو الميزة، وبذلك يقومون باقتراح الحلول اعتمادًا على حالة الاستخدام use case الخاصّة بهم في ذلك الوقت. ولتجنّب ذلك، يجب عليك معرفة المشكلة التي يواجهها المستخدم، ما الذي يحاول المستخدم تحقيقه من خلال الحلّ الذي اقترحه؟ يمكنك عن طريق التساؤل بهذه الأسئلة أن تتوصّل إلى معرفة الاحتياج الحقيقي للمستخدمين وتقديم الحلول فورًا، في بعض الأحيان، دون الحاجة إلى إضافة ميزات إضافيّة.

انتقل من الخاص إلى العام

ما الذي ينبغي عليك فعله عندما تُحدّد المشكلة وتتضح لك حالة الاستخدام use case لشيء في منتجك لم يكن ممكنًا أو كان ممكنًا بصورة جزئية فقط؟ بطبيعة الحال ستنطلق وتبدأ بتطويرها فورًا، خصوصًا في المراحل المبكرّة للمنتج. عندما يحدّد الزبون عيبًا في مكان ما من مُنتجك ستبدأ حينها بالتخوّف من فقدان الزبائن. عند هذه النقطة وقبل أن تُسرع إلى البدء في كتابة شفرة الميزة الجديدة، عليك أن تخفّض حماسك وتقرّر أي نوع من الإضافات هي التي تحقق أهداف المنتج وتُلبّي احتياجات أغلبية الزبائن.

إذا قمت بتحديد حالة استخدام أكثر عمومية فمن المرجّح إنّ الأشخاص الآخرين ستكون لديهم المتطلّبات نفسها. وإذا لم تكن تعرف بعد ماهيّة تلك المتطلّبات فعليك أن تضع الميزة جانبًا لغرض دراستها والنظر فيها. في Perch، عندما أردنا تجميع المزيد من طلبات الميزات المتشابهة أصبحت لدينا العديد من تلك الطلبات في قائمة المهام backlog، وبذلك أصبح بإمكاننا المحاولة لتطوير ميزة تمثّل الحلّ للمشكلة العامّة. قد تكون هذه الميزة مختلفة جدًّا عن الحلول الخاصّة التي يقترحها الزبائن، لكنّها تحل المشاكل التي واجهتهم جميعهم.

اختر ما يصنع فرقا للأغلبية

من السهل أن تشعر بالإرهاق من طلبات الميزات إذا كنت تمتلك منتجًا مشهورًا. لكن ماذا لو كان عدد كبير من تلك الطلبات مناسبًا وتعتقد بنفسك بأنّها تصلح لأن تكون إضافات رائعة؟

في بعض الأحيان تكون طلبات الميزات ذات ترتيب اعتمادي؛ أي أنّ عليك إضافة ميزة معيّنة لكي تتمكّن من تفعيل شيء آخر. ومع ذلك يحصل أحيانًا أن تجد نفسك أمام العديد من الخيارات ذات القدر نفسه من الروعة والأهمّية، فأيّها تطوّر أولًا؟ اعتدت في مواقف كهذه أن اختار الميزة التي تخدم أغلبية الزبائن. يُتيح لك هذا النهج أيضًا إجابةً جيّدة للاقتراحات المُلحّة لإضافة ميزة تُستخدم من قِبل عدد قليل من الزبائن، فبإمكانك أن توضّح لهم بأنّك ترتّب الطلبات حسب عدد الأشخاص الذي يحتاجون تلك الميزة.

طور من أجل الزبائن المثاليين وليس اللحوحين

شخصيًّا، أرغب في إضافة الميزات التي تفيد الأشخاص الذين تتوفر لديهم صفات مطابقة لملف الزبون المثالي customer profile لدينا. إنّ نظام Perch كان موجّهًا دائمًا إلى سوق المصمّم والمطوّر المِهني، فهو يفترض، على سبيل المثال، إنّ الشخص الذي يُنشئ الموقع لا بدّ أن يعرف كيف يكتب شفرات HTML. هنالك العديد من الأشخاص الذين يرغبون باستخدام Perch لكنّهم من المقيّدين باستخدام أداة تصميم وإنشاء المواقع WYSIWYG website building ويعتقدون إنّ Perch يجب أن يدعم ذلك. بعض من هؤلاء يكون صريحًا جدًّا في التعبير عن خيبة أملهم تجاه Perch لعدم احتوائه على أدوات لغير المبرمجين، وهم يشيرون بذلك إلى أننا مخطئون في صرف النظر عن هذا الجانب من العمل.

إنّ دعم هذا النوع من الزبائن من خلال برنامج كهذا سيجعل Perch أداة مختلفة جدًّا وأقلّ جذبًا لمطوري واجهات المواقع ومصمّمي المواقع الذين نخدمهم. عند النظر في طلبات الميزات نرجع دائمًا إلى المستخدمين، ونبحث عن الميزة التي تصنع الفرق الأكبر لأغلبية الأشخاص في المجموعة.

إنّ نسبة الأشخاص ممن يمتلكون رخصة Perch الذين قاموا بطلب تذاكر الدعم الفنّي أو النشر في المنتديات هي 25% فقط، و10% فقط هي نسبة الذين قاموا بذلك لأكثر من مرّة. إنّ أغلبية زبائننا يقومون بقناعة باستخدام هذا المنتج وشراء الرخص لمواقع جديدة بدون التحدّث إلينا أبدًا. يجب أن تسعى وراء آراء تلك الأغلبية القنوعة، لا تغيّر الميزة التي يحبونها ويجدونها مفيدة بسبب قلّة من الأشخاص اللّحوحين.

اعرف متى تقول "لا"

على الرغم من أنّ كلّ ميزة مقترحة يجب النظر فيها، تدوينها، وضمّها إلى مجموعة من المتطلّبات الأخرى المشابهة، ألا إنّه من المهم أن تعرف متى تقول "لا" وترفض طلب إضافة ميزة معيّنة. فالمنتج يجب أن يُمتلك من قبل شخص، شخص أو فريق ذو إمكانية تجعله يقرر أيّ الميزات التي لا يجب إضافتها.

عندما تتخذ القرار بشأن ميزة ما، عليك أن تأخذ بعين الاعتبار المشاكل التي وُجد المنتج من أجل حلّها، بالإضافة إلى ملفات الزبائن المستهدفين customer profile، وبفعل ذلك تكون قد صنعتَ مرشِّحًا للأفكار الجديدة، وطريقة لتوضيح قراراتك للزبائن الذين قد يشعرون بخيبة الأمل تجاه خيارك.

عليك أن تدرك أنّك لست زبونك

لقد قمنا بإنشاء Perch لنُلبّي رغباتنا الخاصّة، حاله حال العديد من المنتجات الأخرى التي تمّ إطلاقها من قبل الاستشاريين. كان الإصدار الأول منه هو ما كنّا بحاجته حقًّا؛ منتج وُجد لأجل الأشخاص الذين يهتمّون بمعايير المواقع والمحتويات المنظمة. ثمّ بعد ذلك كان علينا أن نتعلّم من التغذية الرّاجعة feedback، حيث كان علينا قبول بعض الأمور التي كنّا نعتقد بوجوب رفضها بينما هي في الواقع من المتطلّبات الحقيقة للأشخاص الذين نشعر بأنهّم يلائمون المنتج بشكل مثالي.

أنا اعتقد بأنّ البرنامج يجب أن يكون قابل لتلقّي الآراء. نحن نواصل تطوير أفضل الممارسات والمعايير الحديثة للمواقع من خلال العمل على إكمال منتجنا، على الرغم من أنّ هذه القيم لم تعُد مهمّة بالنسبة للعديد من زبائننا، بينما هي في الحقيقة جوهر المنتج.

نحن نواصل المضي قدمًا مع الحفاظ على البساطة التي نسعى إليها منذ البداية وذلك بوضع تلك القيم الأساسية في الاعتبار، الفهم العميق للمشاكل بدلًا من قبول أولّ حلّ مُقترح، بالإضافة إلى الاستماع إلى آراء زبائننا المهمّين.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Managing Feature Requests لصاحبته: Rachel Andrew.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

تُتيح لنا مناقشة وجهات النّظر القدرة على رؤية العالم من خلال أعين الآخرين ومعرفة آرائهم تجاه الأشياء، وهي المهارة الأساسية التي يجب أن نتحلى بها، كما أنّها تساعدنا على إنشاء علاقة ناجحة مع الزّبون وهذا يمكّننا من معرفة احتياجاته، رأيه تجاه خدماتنا ومنتجاتنا، وأيضاً معرفة ماذا نستطيع أن نقدّم للزّبون لكي نجعله سعيدًا، وهذا كلُّه يحدث من خلال فهم وجهة نظر الآخرين.

نشر Jason Fried (وهو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Basecamp) تغريدة، يقول فيها:

Working customer support today. Few things smack you in the face as hard as seeing customers struggle with something you thought was easy.

— Jason Fried (@jasonfried)

February 10, 2015

"عندما تعمل في مركز دعم العملاء، ستواجه بعض المواقف التي تُشعركَ بصفعةٍ على الوجه، كما يحصل عندما ترى معاناة العملاء من أمور كنتَ تظنها سهلة وبسيطة في السابق".

هذه كانت تجربة Jason في مناقشة ومعرفة وجهات نظر العملاء، كان جاسون يظن أنّ استخدام المُنتج الذي يقدّمها سهل للغاية، بينما من وجهة نظر العميل فإنّها بعيدة كلّ البعد عن السّهولة والبساطة.

عندما يرى الناس أنّ زبونا ما يجد صعوبة باستخدام السّلعة أو الخدمة المقدّمة إليه فإنهم عادةً ما يقولون: "يا له من زبون، إنه لا يَقدِر على أبسط الأمور" أو يقولون: "هنالك خلل ما في هذا الزّبون"، ردّة الفعل هذه تجاه الزّبائن تنتابنا جميعًا وتبقينا بعيدين عن فهْم وجهات نظرهم، وهذا من شأنه أن يؤثّر سلبًا على إيصالنا للسّلعة أو الخدمة كما يرغب بها الزّبون .

نحن نتصرف كالأطفال تماما عند تجاهل آراء الآخرين

تتشكل لدينا القدرة على تقبّل وجهات نظر الآخرين في مراحل مبكرة من مراحل الطّفولة، إذا تتبّعنا كيفيّة تطوّر مهارة مناقشة وجهات النّظر المختلفة عند الأطفال، يمكننا ملاحظة احتمالين موجودين عند البالغين، هما الانغلاق والتّنكر للآراء الأخرى، أو تقبّل اختلاف الرّأي.

أجريت عالمتا النّفس Betty Repacholi وAlison Gopnik من جامعة Berkeley دراسة على الأطفال البالغين من العمر 14 شهرا و18 شهراً، تمّ وضع الأطفال أمام وعائي طعام، الأوّل يحوي مقرمشات على شكل أسماك ذهبيّة، والآخر يحتوي على خضار البروكلي، قام الأطفال بتناول الطّعام من الوعائيْن وجميعهم أعجبتهم المقرمشات أكثر من البروكلي، شاهد الأطفال فيما بعد الباحثة وهي تتناول كلا الطعامين وقد أظهرت اشمئزازًا عند تناولها للمقرمشات، بينما أظهرت الاستمتاع بطعم البروكلي، ثم قامت الباحثة بإزالة يديها عن الوعائين وطلبت من الأطفال إعطائها بعض الطعام، وقد أتاحت للأطفال فرصة الاختيار بين البروكلي والمقرمشات، فماذا اختار الأطفال؟.

معظم الأطفال الذين تقارب أعمارهم من 14 شهراً وبنسبة 87%، قدّموا للباحثة ما أحبّوه من طعام، المقرمشات الذهبية، لم يستطيعوا استيعاب أنّ الباحثة لها اختياراتها التي تختلف عن اختيارهم ، بينما قام معظم الأطفال الذين تقارب أعمارهم من 16 شهراً وبنسبة 69% بتقديم البروكلي للباحثة، هؤلاء استطاعوا إدراك أنّ الباحثة أحبّت البروكلي ولم تحبب ما اختاروه هم.

قد يستمرّ سلوك الأطفال ذوو ال 14 شهراً ويبقى إلى ما بعد البلوغ، ويتمثّل ذلك بتركيزك فقط على وجهة نظرك أنت وتجاهلك لردّة فعل الآخرين تجاه الأفكار، السّلع، والخدمات التي تقدّمها، ستبقى بعيدًا عن آراء الآخرين، وهذا سيجعلك تعطي المقرمشات الذهبية للأشخاص الذين يحبون البروكلي. ببساطة، لن ترى ولن تعلم ما يريده الآخرون منك، وعلى نقيض ذلك تمامًا، يستمر سلوك الأطفال ذوي الـ18 شهرًا ويبقى إذا استمعتَ إلى آراء الآخرين وخرجت من دائرة الانطواء، إذا انتبهتَ لردودهم وسلوكيّاتهم تجاه عملك أو أيّ شيءٍ آخر تقدّمه لهم، إذا أبقيْتَ رغباتكَ الخاصّة في نفسك وحافظتَ على رغباتهم التي يريدونها.

مركز دعم العملاء هو المكان الذي تتعرف فيه على آرائهم

عندما أتجاهل وجهة نظر الآخر، أتصرّف وكأنّني أقول "أنا معزول في فقاعة"، الفقاعة تجعلني في معزل عن العالم الخارجيّ، وأعلم أنّني عندما أريد معرفة رأي شخص آخر سأحتاج إلى الخروج من الفقاعة، بإمكانيَ الخروج من هذه الفقاعة عن طريق خَلْق إمكانيّات الحصول على التغذية الرّاجعة من العملاء الذين أقدّم لهم الخدمة، ويكون ذلك بمراقبة انطباعاتهم تجاه الخدمات التي قدمتها لهم وسؤالهم عنها كلّ منهم على حدى.

بإمكان الشّركات تنفيذ ذلك بوسائل عديدة منها مراقبة العميل أثناء تجربة السّلعة أو الخدمة، طلَب التّغذية الراجعة من خلال المسوحات والاستبيانات المقدّمة للعملاء والتّحدث مع العميل بشكلٍ مباشر، يُعتبر الحوار المباشر مع العميل وسيلة ممتازة جدًّا لمعرفة وجهات النّظر المختلفة، وتستخدم الشّركات مثل Basecamp وKayak مركزَ دعم العملاء لهذا الغرض.

يعمل جميع موظفو شركة Basecamp في مركز دعم العملاء بشكل دوريّ، ويطلقون على ذلك اسم "الجميع يقدّم الدّعم" (EOS Everyone on support)، وهذا يساعد فريق العمل بأكمله على معرفة نظرة الزّبون للمنتَج بشكل أفضل، نشر أحد الموظفين في شركة Basecamp واسمه نايثن، وهو عضو ضمن الفريق التّنفيذيّ للشّركة، نشرَ نظرته لنظام EOS على إحدى مدونات الشركة الإلكترونية وتحدث عن فائدة نظام EOS له وللفريق الإداري:

"أصبح بإمكان فريق التّنفيذ الحصولَ على الانطباعات الموضوعية من العملاء بسرعة، وهذا مهمٌ لنا لما يقدمه من مساعدة في تحسين وإعداد التطبيقات الجديدة، إن نظام EOS يذكّرني على الدوام بسبب قيامي بعملي وكيف يمكن أن يستفيد العملاء من المنتجات بشكل أفضل."

كذلك المصممون والمبرمجون الذين يستمعون إلى آراء العملاء ضمن نظام EOS يتعاملون بشكل أسرع مع المسائل التّقنية لأنّ معرفة الآراء تُسرّع وتحفزّ على العمل.

هذا ما نشرته الموظفة إيميلي في شركة Basecamp على نفس المدونة الإلكترونية:

"إنه لمن الشائع أن يقوم أحد المصممين بتحسين صياغة شيء ما على موقعنا الإلكتروني خلال مناوبته ضمن نظام EOS، أو أن يقوم أحد المبرمجين بقضاء الوقت في إزالة علّة أو خلل ما نتيجة لتفاعله مع العملاء."

قام المدير التنفيذي في شركة Kayak واسمه Paul English بدعم تواصل العملاء مع مهندسي الشّركة عن طريق أخذ آراء واقتراحات العملاء في الشركة، هذا يتيح للموظّفين التّقنيّين الحصول على آراء المستخدمين بشكل مباشر ويحفّز العاملين على إصلاح جميع المشاكل المتعلّقة في التّطبيق،وَضّح أهمية ذلك للشركة ولعملائها في إحدى المقابلات معه، حيث قال:

"إذا جعلتَ المهندسين يجيبون على رسائل العملاء الإلكترونية ومكالماتهم الهاتفيّة، عند تكرار تلقّيهم لنفس السّؤال مرّتين أو ثلاث، سيقومون بإصلاح الخلل في الشيفرة البرمجية، ثم لن يواجهوا نفس المشكلة مرّة أخرى."

بغضّ النّظر عن طبيعة عملك أو أي قسم تعمل فيه، إن القيام بدعم العملاء يجعلك قادرًا على جلْب المزيد من الآراء لعملك، وقد تتفاجأ بالاقتراحات والرؤى المثيرة التي ستحصل عليها من الزّبائن عندما تجعل الاستماع إليهم بشكل مباشرٍ عادةً من عادات العمل لديك.

لا تتجاهل وجهات نظر غيرك

جميعنا نملك مهارة الاستماع لغيرنا ومعرفة آرائهم، لكننا ننسى أحيانًا استخدام هذه المهارة فحسب، من السهل أن نبقى داخل إطار تفكيرنا الشّخصي، منعزلين عن أفكار الآخرين لأننا لا نرى سوى آرائنا في معظم الأوقات، لكن إذا قمنا بتنحية أفكارنا الخاصّة قليلا، ونظرنا إلى آراء الزبائن، قد نكتشف أن هنالك من يحبّ البروكلي أكثر من المقرمشات الذهبية، عندها ندرك أن لكلٍّ ذوقه وحينها فقط نستطيع أن نقدّم لهم ما يحبون فعلاً.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Do you take your customers’ perspective لصاحبته Anna Tomalik.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

قد يصبح التّعامل مع تذاكر الدّعم الفنّي أمرًا صعبًا للغاية، وقد تفشل محاولتك للتعامل مع الطّلبات الحاليّة بسبب مجموعة لا متناهيةٍ من التّذاكر الجديدة، وقد تُحرمُ التّذاكر الضّالة بين الأقسام المختلفة من الوصول إلى الحلّ في الوقت المناسب.

في النّهاية ستغرق بمجموعة من التّذاكر وسيغضب العملاء من عدم إتمامها، لتجنب حصول ذلك عليكَ أنْ تعمل بشكل منظّم.

هذه النّقاط السّبْع ستساعدكَ على تنظيم طلبات تذاكر الدّعم الفنيّ وستجعلكَ أكثر سُرعةً في الاستجابة وإيجاد الحلول.

1. استجب بسرعة مع التذاكر الجديدة

حاول أن تُبقيَ وقت استجابتكَ أقلَّ من 30 دقيقة، حتى إذا لمْ تسطع إيجاد الحلّ مباشرةً، يحتاج الزّبائن إلى الشّعور بأنّك مهتمٌ بمشاكلهم.

قد يواجه زبائنكَ مجموعةً كبيرةً من المشاكل، سواء أكانت خطأً في الطّلب أو خللًا في إدخال معلومات بطاقة الائتمان ، تذكّر أن كلَّ ذلك يشكل مصدر إزعاج بالنّسبة لهم، وسيكبُر ذلك الإزعاج أكثر فأكثر حتى يتلقّون الاستجابة، الرّد السريع سيجعلهم مطمئنين بأنّ مشاكلهم ستُحلّ قريبًا.

2- لا تمرر التذاكر بين الأقسام

لا يمكن إيجاد حلّ سريع للمشكلة بتناقلها بين الأقسام، فمثلًا، مركز الدّعم الفني يرسل الطّلب إلى الفريق الفنّي لإصلاح ثغرة أو خلل ما في النّظام، ثم يقوم الفريق الفنيّ بإعادته للحصول على معلوماتٍ أكثر عن المشكلة، كلّ هذه الإجراءات تتمّ في الوقت الذي ينتظر فيه الزبون إيجاد الحلّ.

بدلاً من التعامل مع التّذكرة وكأنها كرة بينج-بونج، يتوجب العمل كفريق، إذا احتاج القسم الفنّي معلومات أكثر عن المشكلة يجب على موظف الدّعم سؤال الزّبون عنها مباشرةً، عليك أنْ تُحسِّن أداءكَ حتى لا تعود لنقل البطاقة بين الأقسام سوى مرّة واحدة فقط.

3. انتبه لحالات التذاكر

في العديد من المرّات تضيع التّذاكر أو لا يحصل الزّبائن على إجاباتهم بسبب التّعيين الخطأ لحالة التّذكرة ticket statuses، إنّ اختيار الحالة الصّحيحة للطّلب أمرٌ مهمٌ لنجاح عمليّة إيجاد الحلّ المناسب، الأمرُ وكأنكَ ترسل رسالةً لزبون ما، إذا أخطأتَ في كتابة العنوان لن تصل الرّسالة أبداً.

هذا ما يجب عليك معرفته حول حالات التّذاكر:

• تعامل مع التّذاكر المفتوحة التي تحتاج الإجابة بأسرع ما يمكن، تأكد من ترك التذكرة مفتوحة عندما ترسل الرّدّ إلى الزّبون كي يعلم أنّك ما زلت تتعامل مع مشكلته.

• عند إرسال الرّدّ الذي يتضمّن الحلّ، قم بوضع إشارة على التّكرة تدل على أنّ المشكلة قد تم حلّها واستخدم وضع الانتظار إذا كنتَ بحاجة إلى المزيد من المعلومات وتنتظر الرّد.

• إذا انتظرتَ لوقتٍ طويل ولم تحصل على الرّدّ من الزبون أرسل له رسالة تذكير كي تتأكد من رؤيته للرّسالة الأولى.

4. اجعل ردودك بسيطة

كلّما كانتْ ردودكَ أسهل للفهم كلما قلَ الوقت اللازم لحلّ المشكلة، عند إرسالك ردّاً للعميل عليك أن تبيّن بوضوح ما الذي يجب فعله في الخطوة التالية لحلّ المشكلة.

لا أحد يحب قراءة نص طويل ليجد الجواب موجودًا في نهايته فقط، اجعل الرّدَّ بسيطًا.

5. تعامل مع التذاكر القديمة أولا

عند اختيار تذكرة للتّعامل معها، عليك البدء بالطّلبات الأقدم أوّلاً، وذلك لأن الزّبون الذي قدمها انتظر فترةً زمنيةً أطولَ من غيره، كما أنّه ليس بالأمر الجيّد أن تقوم بحلّ مجموعة من المشاكل في ساعة واحدة وتترك حالات أخرى تنتظر أسابيع للنّظر فيها.

6. تأكد من وجود تذاكر جديدة بشكل مستمر

عليك الاعتياد على أنْ تتفقدَ وجود تذاكر جديدة باستمرار، لا تقلق، ستساعدكَ إشعارات البريد الإلكتروني على معرفة وصول تذاكر جديدة تنتظر أنْ تُحل أو أنّ هناك أمرًا جديدًا يتعلق بتذكرة عمِلتَ عليها مُسبقاً، تأكّد من أنّك تتابع كلّ شيء.

كما أنه عليك أن تتفقد قسم الرسائل غير المرغوب فيها ”Spam” من وقتٍ لآخر، على الرغم من دقّة عمل المٌُرشّحات Filters إلّا أنه قد يحصل خطأ ويصنّف طلبٌ ما ضمن قسم الرّسائل غير المرغوب فيها.

7. لا تترك التذاكر التي لم تكتمل بعد

بالنسبة للعميل، فإنّ الطّلب يبقى غير مُجاب عليه حتى يرى الإشعار المناسب الذي يدلّه على أنّ المشكلة قد تمّ حلّها، عندما تُحلّ المشكلة تأكد من إعلام زبونك أنّ المشكلة قد حُلّتْ وأنّ بإمكانه المباشرة في استخدام الخدمة التي تقدّمها.
أما إذا امتدّت التّذكرة وأخذتْ وقتاً أطول من المعتاد ، تأكّد من معرفة الزّبون بذلك، عليك أن تعطيه قليلاً من الطّمأنينة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال 7 ways to properly handle tickets لصاحبه Jacob Firuta.

حقوق الصّورة لـ Tavallai

من الممكن أحياناً أن تُحدث أبسط التّغييرات على موقعك الإلكترونيّ فارقَا كبيرَا، إذا كان الزّوّار يتردّدون في بدء محادثة إلكترونيّة مع موظّفيك على سبيل المثال، فإنّهم ببساطة قد يكونون بحاجة إلى تنبيه بسيط يرشدهم إلى الإتّجاه الصّحيح.

مثال ذلك ما أجراه موقع People الذي يقدّم فيه مجموعة من المختصّين حلولًا إدارّية للخبراء في مجال الموارد البشريّة، حيث أن هذا التّنبيه جاء على شكل عبارة جديدة تُشير إلى نافذة محادثة الدّعم الفني الخاصّة بموقعهم، وبفضل هذا التّغيير البسيط وصلت نسبة المستخدمين الجدد لمحادثة الدّعم الفنّي في الموقع إلى 40%، تغيير بسيط يمكن أن يُحدث نتائج كبيرة.

إقناع الزوار باستخدام خدمة المحادثة المباشرة

يستخدم موقع People المحادثة المباشرة "LiveChat" لأغراض ترويجيّة قبل البيع، وسرعان ما تَبيّن لهم أنَّ المحادثة المباشرة يمكن التّعامل معها كأداة تعليمية، وبذلك يستطيع الزّوار المقبلون على الموقع التّعرف على الخدمة من خلال المحادثات والعروض التجريبيّة. يقول "Sat Sindhar" المدير العام في People: "عندما تساعد العملاء على معرفة وفهم المنتج الخاصّ بك، يصبحون أكثر رغبة في شراء منتج أو طلب عرض تجريبيّ".

من الممكن القول أن الجزء الصّعب هو حثّ الزّوّار على استخدام خاصّيّة المحادثة، حيث أن وكلاء People كانوا غير قادرين على مساعدة العملاء المحتملين دون استخدام المحادثات.

لجأ “Sat” المدير العامّ لشركة People إلى تعديل تسمية نافذة الدّردشة من أجل حلّ هذه المشكلة، فقام بتغيير التّسمية المتعارف عليها "Chat now" إلى "Chat / Schedule Demo".

حقّق موقع People نجاحًا باهرًا تزامنًا مع هذا التّغيير، فقد انعكس التّغيير بشكل كبير على عدد المحادثات في الموقع، حيث لاحظ القائمون على People زيادةً في عدد المحادثات التي يتلقّونها بنسبة 40%، وذلك فقط بإعلام زوّارهم عن توافر عرض تجريبيّ، وبذلك شجّعت الشّركة العديد منهم على البدء بالمحادثات.

قامت People باختبار عدّة أزواج من الكلمات كـّ "الدّردشة" و"التّجريبيّ"، بما في ذلك عبارة "احجز عرضاً تجريبيًّا". وذلك من أجل الوصول إلى عبارة تحققُّ تقييمًا مرتفعًا، يقول Sat: "العبارة التي أتت بثمارها كانت (محادثة / عرض تجريبيّ)".

يعتقد Sat أيضا أن استخدام نداء الإجراء "Call to Action"، وهو دعوة للزائر للتّسجيل أو طلب خدمة حين النّقر على زرٍّ مثلًا، يتطلّب إضافة بعض المحتوى المُثري للموقع، حيث يساعد محتوى الموقع على الإجابة عن سؤال "لماذا يجب أن أبدأ بمحادثة"، وذلك عن طريق تقديم بعض الحوافز للزّائر تدفعه للإستجابة لهذا النّداء.

نتيجة لذلك، كان الزّوار الذين يجرون محادثة على الموقع الإلكترونيّ الخاصّ بـِ People أكثر أرجحيّة من غيرهم لطلب عرض تجريبيّ فورًا.

اختيار نداء إجراء CTA ناجح

عندما تبحث عن CTA تضيفه إلى المحادثة الخاصّة بموقعك، عليك التّفكير بعبارات أفعال مشجّعة ولافتة للانتباه، إذا كنت تستخدم نظام المحادثات لإتمام المبيعات، حاول استخدام عبارة مثل "أَجرِ محادثة الآن لإنهاء طلبك"، إذا كانت شركتك تستخدم المحادثة للعثور على قائد لفريق المبيعات خاصتك، فيمكنك محاولة استخدام "تحديد موعد".

يتعلّق الأمر كلّه بتقديم اقتراحٍ بسيط للزّوّار ، لكنّك قد تحتاج إلى تجربة عَدَدٍ من العبارات حتّى تصل إلى مبتغاك، اختبر كل واحدة منها لمدّة أسبوعٍ للحصولِ على فكرة جيّدة حول فعاليّتها ثم اختر العبارة التي تأتيك بأفضل النّتائج.

ترجمة وبتصرف للمقال: How to encourage visitors to use your chat with a simple change لصاحبه  Jacob Firuta.

"أخرجه وأدخل غيره سريعًا" تبدو كالاستراتيجية التي يعرفها الجميع لكن لا أحد يُفصح عنها في العديد من أقسام خدمة العملاء، و لكن هل يجب علينا كعملاء الشكوى من هذا الأمر؟ أليس صحيحًا أننا نريد تقليل الوقت الذي نقضيه في الانتظار في طوابير الخدمة؟

يبدو أن هذه فعلًا مشكلة إذا ما نظرنا للأمور بسطحية، ولكن إذا نظرنا من ناحية ردود أفعال العملاء بالنسبة للدعم الذي يتلقونه، سينكشف أمامنا ما يريده العملاء ببعد آخر تمامًا. بينما نعتبر السرعة شيئًا مهمًا، ففي الحقيقة ليست هي الشيء الأهم بالنسبة لنا كعملاء عندما نتواصل مع فرق الدعم.

عرض بحث عن العملاء استنتاجات مهمة تتعلق بهذه الفكرة ملخصها أن قضاء وقت أطول مع العملاء هو الطريقة الملائمة للقيام بالأمور، وذلك الاستنتاج سنستعرضه في باقي المقال.

الكثير من رواد الأعمال المشهورين حكوا بالفعل قصص تتعلق بجعل خدمة العملاء الخاصة بشركاتهم أبطأ من خلال طريقتهم في الإدارة. Zappos هي مثال واضح لعرض هذه الفكرة، حيث كانت فلسفة مديرها التنفيذي طوني شاي Tony Hsieh دائمًا تتمحور حول  سعادة العملاء والمجتمع الناشئ حول علامتهم التجارية.

ديريك سيفرس Derek Sivers، مؤسس CD Baby (والتي تم بيعها لاحقًا بـ22 مليون دولار)، يحمل نفس الأفكار عن خدمة العملاء. من وجهة نظره، خدمة العملاء التي تجعل العملاء يعودون مرة أخرى لا يمكن أن تتم في عجالة وبشكل متسرع. لقد كان مهتمًا بهذا الجانب في تجربة عملاء شركته لدرجة أنه درّب موظفيه على أن يأخذوا وقتهم مع العملاء، كما شرح في مقابلة قائلاً :

"اعتدت أن أطلب من الموظفين أن يأخذوا وقتًا أطول في المكالمات مع العملاء عن عمد. أطلب منهم أن يطّلعوا على الألبومات والكتالوجات الخاصة بالعملاء، أن يلقوا نظرة على صورهم ومعداتهم ليعرفوا أكثر عنهم. تخيل كم هي قوية تلك الطريقة و مدى تأثيرها على العملاء، أن يتحدث العميل مع شخص و يشعر كأنه بالفعل موسيقيّ مثله، بدلا من أن يقال له: شكرًا أيُها العميل 4325. كيف يمكنني حل مشكلتك سريعًا؟".

هذه الفكرة من الناحية العاطفية تبدو مذهلة  في التعامل مع العملاء، و لكن كأي رائد أعمال يعرف أن الاستراتيجيات طويلة الأمد تحتاج أيضًا إلى أن يشار إليها بالنتائج. هل توجد أية معلومات تُظهِر أن جعل خدمة العملاء أبطأ هي الخطوة المناسبة لتتخذها في إدارة شركتك ؟

هناك بعض الدراسات على العملاء جديرة بالملاحظة في هذا السياق بالطبع والتي يجب أن يهتم بها رواد الأعمال. فمثلًا يجب أن يضعوا في الاعتبار هذه الدّراسة التي أعدّتها Gallup والتي تمت بغرض استكشاف ارتباط العملاء ببنك. باحثو Gallup أرادوا أن يكتشفوا ما هي مواصفات تجربة خدمة العملاء والتي تؤثر على معدلات ارتباطهم بالبنك، النتائج كانت مفاجئة بالنسبة للمهتمين بمستويات كفاءة الخدمة:

استشاريو Gallup وجدوا أن مستويات الارتباط التي يشعر بها عملاء البنك تأثرت بالسرعة التي اقترنت بالخدمة، كما كان متوقعًا.

ملاحظات العملاء على مجاملات مندوبي البنك ومظهرهم الراغب في المساعدة كانت أهم بفارق كبير عن ملاحظاتهم المتعلقة بسرعة الخدمة المُقدمة، عند قياس مدى الارتباط بين العملاء و البنك. العملاء الذين أثنوا على طريقة تعامل الموظفين مقدمي الخدمة كانوا أكثر بتسعة مرات من حيث الارتباط بالبنك.

نشر الدكتور ويليام ج.ماكوين ملاحظات حول هذا التحليل والذي على الرغم من صحته، إلا أنّ الكثير من الشركات تميل إلى التركيز على السرعة فقط في تقديم الخدمة لأن "السرعة تبدو سهلة القياس، وسهلة في الإدارة أيضًا" كما ذكر ويليام.

غالبا ما تميل الشركات لأسرع خدمة بدلًا من أفضل خدمة، ولكن الوقت الذي تستغرقه الخدمة لا يُظهِر طريقة معاملة العملاء أو إذا كان هذا التفاعل نتج عنه سمعة طيبة أو ولاء من جهة العملاء للشركة مقدمة الخدمة.

نتائج مشابهة تم نشرها لدراسات كانت تحاول الإجابة عن التساؤل المستمر، لماذا يقوم عميل بترك شركة ما لصالح المنافس؟ طبقا لدراسة RightNow عن مدى تأثير تجربة العملاء، قال العملاء "فريق عمل غير كفؤ ومُتعجرف" كالسّبب الأول التي تجعلهم يتوقفون عن التعامل مع شركة، هؤلاء العملاء كانوا أكثر بنسبة 18% عن الذين قالوا "المشاكل لم تُحَل في توقيتٍ كافٍ".

الخدمة المتسرعة عادة ما يتم ترجمتها كفعٍل مُتعجرف، لذلك دعونا نجب عن سؤال آخر، ما هو الثمن الحقيقي لتقليل وقت خدمة العملاء للعميل الواحد بشكل كبير أو مُلفِت ؟

15 دقيقة من الدّعم الفنّي المُمتاز أفضل من 5 دقائق من الدّعم الفنّي المُتسرّع

تُظهِر بعض الدراسات الأخرى، أنه بالطبع هناك علاقة بين السرعة والجودة، فالخدمة عندما تكون ذات جودة لا يمكن أن تكون بطيئة أو قليلة الكفاءة. على الرغم من ذلك الترابط فهذا لا يعني أن أحد العاملين يتسبب في الآخر، بمعنى أن الخدمة السريعة لا تعني أنها جيدة لأنها تتغاضى عن ما يشعر به العميل بعد انتهاء مدة الاعتناء به من قِبل خدمة العملاء.

نشر معهد Jim Moran بيانات عن بحث بعنوان Lee Resources في 2010 تأكيدًا على ذلك، ومن بين ما جاء فيه:

• 70% من العملاء الذين يشتكون سوف يظلون يتعاملون معك إذا قمت بحل تلك المشكلة. 
• 95% منهم سوف يستمرون في التعامل معك إذا قمت بحل تلك المشكلة بسرعة.

الجمع ما بين سرعة تقديم الخدمة وجودتها تتضح في هذه الحالة أيضًا. العملاء متسامحون، ولكنهم يعيرون الكثير من الاهتمام على قدرتك في حل مشاكلهم. لكن عندما تكون السّرعة أحد المعايير التي تؤخذ بالحسبان، فهل يمكنك التأكد من أن فريق الدعم الخاص بك يولي اهتمامًا بحل مشاكل العميل قبل أن يلقوا بالًا إلى سرعتهم لدى قيامهم بذلك ؟

بينما قد تصف مقاييس كفاءة الشركة تذاكر الدّعم الفني التي تمّت الإجابة عنها في أقل من دقيقة واحدة على أنها "خدمة ممتازة"، إلّا أن العملاء قد لا يتفقون كثيرًا مع ذلك. فبالرغم من اهتمامهم في حل مشاكلهم بسرعة، إلّا أن هذه الدّراسة أظهرت أن العملاء يهتمون أكثر بالإحساس بأنهم مرحب بهم وتم معاملتهم بشكل جيد عن طريق عاملين أكفاء، وودودين.

التّركزي حول عامل تقليل الوقت الذي تستغرقه تذكرة الدّعم الفنّي الواحدة قد يؤدي إلى قرارات سيئة. لو ضغطت على موظفيك كي يُعالجوا التّذاكر بأسرع وقت ممكن، فإنّه يصعب عليك التأكد أن الجودة و الدقة لن يُضحَى بهما للقيام بذلك.

كما قالها ماكوين بشكل ظريف:

الذي ينشئ رابطة قوية مع عملاء Arby قد لا يكون أنهم يتلقون الشطيرة في أقل من ثلاثة دقائق. السرعة لن تعوض عن شطيرة باردة وليس لها مذاق، أو خدمة فظة وبدون كفاءة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Support Teams: Stop Being Blinded by Faster Response Times  لصاحبه Gregory Ciotti.