أصبح من الصعب في الآونة اﻷخيرة بالنسبة لأعضاء فرق الدعم النامية أن يتابعوا المشاكل التي يتم التبليغ عنها ويتعاملوا معها بكفاءة، فرغم أن الفريق يناقش المشاكل بمجرد أن تطرأ على Slack أو برامج المحادثة اﻷخرى، إﻻ أن تلك المحادثات سريعًا ما تُدفن تحت أكوام الرسائل الجديدة، ويصبح من الصعب استخدامها كمرجع فيما بعد.

وقد وجدنا في Pocket أن استخدام Trello لمتابعة المشاكل والتقاط ما يتكرر منها قد حل كثيرًا من الفوضى التي كانت لدينا من قبل.

استخدام Trello كمركز مشترك للدّعم الفني

لقد كانت لوحة واحدة (Board) في Trello كافية لتقوم بدور مركز المساعدة المشترك الخاص بنا، وقد احتوت أي مشكلة قابلناها من قبل، كما يمكن لأي أحد في Pocket أن يرى ما يحدث في غضون لحظات، بل ويستطيع فتح بطاقة جديدة أيضًا كي يرى حالة مشكلة بعينها، ويعرف كيف يرد على المستخدم الذي أبلغ عن المشكلة.

كيف تنظم لوحتك على Trello

إننا نضع كل منتجاتنا وخدماتنا في لوحة واحدة كما قلت، فتلك اللوحة تمثل كل المنتجات التي لدينا، وكل عمود على اللوحة يمثل خدمة واحدة أو منتجًا واحدًا.

مثال: لدينا أعمدة لـ Pocket المخصص ﻷنظمة أندرويد، iOS ، الويب، إلخ.

ونضع كل مشكلة بعد ذلك في بطاقة خاصة بها وفقًا للعمود الذي تقع تحت تصنيفه، فيكون الهيكل العام لدينا هكذا:

• اللوحة - تمثل كل المنتجات التي لدينا.
• العمود - يمثل منتجًا واحدًا.
• البطاقة - تمثل مشكلة بعينها.

واللوحة بها الأعمدة التي يمثل كل واحد منها منتجًا، والعمود الواحد به بطاقات تمثل كل واحدة منها مشكلة ما.

ذلك، وننصحك أيضًا بتحديد "مالك" للوحة كي يتابعها ويحافظ عليها مرتبة ومنظمة وتامَّة. وإذا كنت ستستخدم Slack ، فينبغي أن تفعِّل التكامل بين Slack وTrello، كي تستطيع عرض بطاقات كاملة من خلال القنوات (Channels).

تعديل خصائص بطاقات Trello كي تناسب احتياجاتك

• ستساعدك العناوين الملونة Labels على تحديد حالة البطاقة، كي تعرف مثلًا إن كانت البطاقة أنشئت من أجل تجميع بيانات أم الإبلاغ عن مشكلة Bug أم مشكلة محلولة، إلخ.
• استخدم قائمة Checklist لتكون بمثابة عداد لترى عدد التقارير على كل بطاقة.
• ضع تاريخ إنشاء البطاقة مكان تاريخ التسليم Due Date كي ترى عمر البطاقة أمامك على اللوحة.
• من ينشئ بطاقة يضيف نفسه عليها من أجل الرد على الأسئلة ولكي يكون مسؤولًا عنها.

أنشئ بطاقة تكون نموذجًا فارغًا للإبلاغ عن المشاكل، كي تنسخ فيما بعد من أجل أي مشكلة جديدة وتملأ بالمتغيرات الجديدة، وكل مشكلة جديدة توضع في بطاقة جديدة من تلك النماذج ثم توضع في العمود المناسب لها.

ترجمة الصورة:

نموذج مشكلة

في قائمة معلومات اللوحة

الوصف:

تقرير

ماذا يرى المستخدم؟

الأجهزة المتأثرة

الجهاز

نظام التشغيل

نسخة Pocket

الرد على المستخدم بالحل

بم سنجيب المستخدم؟ هل ﻻ زلنا نجمع بيانات؟

معلومات إضافية

Help Scout Tag:

Jira URL:

ترجمة -بتصرف- للمقال Help Desk Tip #7: Using Trello as a Shared Support Brain لصاحبه Justin Rochell

بدأنا في الدرس السابق الحديث عن برنامج إدارة المشاريع Trello، انطلاقًا من إنشاء حساب جديد مرورًا بالخطوات الأولى في إضافة وإدارة كلًا من الألواح، القوائم، والبطاقات. كما عرضنا نموذجًا بسيطًا لإدارة العمل بين فريق صغير مكوّن من مترجمين، مدققين، وناشرين في موقع إلكتروني.

نتناول في هذا الدرس خصائص البطاقات في البرنامج وكيفية التعامل معها.

يُمثَّل المشروع في Trello بشكل رئيسي من خلال البطاقات والتي تُعتبر "وحدة العمل" الأساسية. تُفصل البطاقات من نفس النوع إلى "قوائم" داخل اللوح الخاص بمشروعك. فإذا كنتَ تدير موقعًا لنشر الدروس، فإنّ البطاقة ستمثّل أشياءً مثل: فكرة للكتابة، مادة للترجمة، مناسبة قادمة إلخ.. بينما ستكون القوائم التي تتضمنها: أفكار للكتابة، مواد للترجمة، مناسبات قادمة لتغطيتها.

الهيكل العام للبطاقة

لنلقي نظرة على مكونات البطاقة ضمن Trello:

في الأعلى يوجد لدينا أولًا "عنوان البطاقة" أو اسمها؛ والذي ينبغي أن يكون واضحًا ومعبرًا بحيث يسهل معرفة ما تتضمنه البطاقة بمجرد قراءة عنوانها.

أسفل العنوان نجد رابطًا باسم "Edit the description" وهو يتيح إمكانية إدراج وصف للبطاقة يشرح وظيفتها، أو محتواها، وأيّة تفاصيل أخرى من المهم أن تكون حاضرة دومًا عند التعامل معها.

تعرض البطاقة بعد ذلك الملفات المُرفقة بها "Attachments" مرتبة تنازليًا (من الأحدث إلى الأقدم). يُتيح Trello إمكانية استعراض محتويات بعض أنواع المرفقات مباشرة ضمن المتصفح دون الحاجة إلى تحميلها (كالصور، الملفات النصيّة، وملفات مايكروسوفت أوفيس).

وأخيرًا هناك صندوق إضافة التعليقات "Add Comment" والذي يتيح لأعضاء الفريق التفاعل مع البطاقة وإمكانية إدراج مرفقات جديدة، تضمين بطاقات أخرى، أو حتى إضافة إشارة Mention لشخص برسم رمز @ متبوعًا باسمه.

بعد إضافة تعليق جديد على البطاقة يظهر أسفله رابط يشير للتاريخ والوقت الذي أُضيف فيه التعليق:

يمكن نسخ هذا الرابط لمشاركة التعليق بشكل مُباشر. تُرتّب جميع التعليقات والتفاعلات على البطاقة تنازليًا (حسب التاريخ) في القسم الأخير منها تحت اسم "Activity".

خيارات الإضافة

في القسم الأيمن من البطاقة لدينا مجموعتان من الأوامر، أولها خيارات الإضافة Add وهي على خمسة أنواع:

الأعضاء Members

أولًا إضافة أعضاء Members إلى البطاقة بهدف الإشارة إلى صلتهم بها أو وظيفتهم ضمنها.

عند إضافة عضو جديد إلى البطاقة فإنه يشترك بها تلقائيًا، وهذا يعني تلقيه إشعارات عند: إضافة تعليق، إضافة أو تعديل تاريخ الاستحقاق الخاص بالبطاقة، نقلها أو أرشفتها.

يُضاف شخص جديد من خلال النقر على زر Members وكتابة الأحرف الأولى من اسمه، ثم الضغط على صورة معرّفه. هناك طريقة أخرى تتمثل بفتح القائمة الرئيسية للوح (بالنقر على زر Show Menu في الجانب الأيمن من المنصة وإلى الأعلى) حيث ستظهر الصور الشخصية لأعضاء الفريق، ومن هنا يمكن سحب وإفلات صورة عضو ما إلى إحدى البطاقات لإضافته إليها مباشرةً.

كذلك يمكن أثناء مرور مؤشر الفأرة فوق البطاقة، الضغط من لوحة المفاتيح على الزر a لإظهار قائمة إضافة أعضاء إلى البطاقة.

الملصقات Labels

ثانيًا إضافة ملصقات labels، والتي تُستخدم لتصنيف البطاقات لونيًا بدلالة يحددها المستخدم، ما يُسهّل عملية فرزها والتعامل معها بصريًا. يتيح تريلو عشرة ألوان للاختيار وإمكانية تحديد دلالة لكلٍ منها. يُمكن للبطاقة الواحدة أن تحمل عدّة ملصقات معًا. كما يُمكن استخدام اختصار لوحة المفاتيح "l" (الحرف الصغير من L) أثناء مرور مؤشر الفأرة فوق البطاقة لإظهار قائمة إضافة الملصقات. لحذف مُلصق ما يكفي النقر عليه مُجددًا.

قوائم الفحص Checklist

ثالثًا إضافة قائمة فحص checklist، وهي طريقة فعّالة لتجزئة وتفصيل المهام الثانوية المطلوب إنجازها لتحقيق المهمة الأساسية التي تُمثلها البطاقة.

بعد الضغط على زر checklist سيظهر مربع عائم لتسمية القائمة الجديدة، أدخل اسمًا أو أبقِ الاسم الافتراضي واضغط Enter، ستلاحظ ظهور قسم جديد ضمن مكونات البطاقة بذات الاسم مع مربع يُتيح إضافة العناصر إلى قائمة checklist.

عند إنجاز أحد العناصر اضغط بزر الفأرة الأيمن على المربع المجاور له كي يتم احتسابه، وسيُعبّر عن ذلك بتقدّم مؤشر أزرق يُمثّل النسبة المئوية المُنجزة من إجمالي الهدف.

إذا كنت ترغب باستيراد قائمة مكتوبة سابقًا من ملف نصيّ أو من جدول بيانات spreadsheet فيمكنك فعل ذلك ببساطة، عن طريق نسخ القائمة ثم لصقها في مربع إدخال العنصر والضغط على الزر Enter، سيعمل Trello على فصل كل سطر كعنصر مستقل بشكل تلقائي.

من خلال السحب والإفلات يمكن إعادة ترتيب القائمة في أي وقت. كما يمكن بالنقر على أحد العناصر ثم الضغط على الرابط Convert to Card تحويله إلى بطاقة منفصلة ضمن نفس القائمة.

تاريخ الاستحقاق Due date

رابعًا إضافة تاريخ الاستحقاق due date وهو اليوم والوقت الذي تُصبح فيه المهمة مُستحقة للتسليم. إذا كان التاريخ المُحدد أبعد من 24 ساعة فإنه يظهر على البطاقة بلون رمادي فاتح، وإذا كان خلال الـ 24 ساعة القادمة فإنه يظهر بلون أصفر، بينما يظهر بلون أحمر عندما يحين موعد الاستحقاق ويظل التنبيه لمدّة 24 ساعة. كما يمكن تعيين تاريخ الاستحقاق عن طريق الضغط على زر لوحة المفاتيح "d" أثناء مرور مؤشر الفأرة فوق البطاقة المطلوبة.

المرفقات Attachments

خامسًا إضافة مرفقات Attachments إلى البطاقة، والذي يستقبل الملفات من ثلاثة مصادر رئيسية:

• جهازك الحاسوب ( لا يمكن رفع الملفات من الهاتف في حال كنتَ تتصفح موقع Trello من خلاله).
• حساباتك في مواقع التخزين السحابي (مثل Dropbox، Google Drive، Box وغيرها).
• إضافة رابط لملف على الشبكة.

مع ملاحظة أن رفع ملف من جهازك يعني إنشاء نسخة ثانية عنه ضمن Trello، بينما إرفاق ملف من خدمة سحابية يقتصر على مشاركة رابط الملف الأصلي. يدعم كلًا من متصفحي Chrome وَ Safari إمكانية سحب وإفلات المرفقات من مدير الملفات إلى البطاقة لتُرفع مباشرةً إليها.

الحسابات المجانية في Trello محدودة بحجم 10 ميغابايت للملف الواحد، بينما يُسمح بـ 250 ميغابايت للحسابات المدفوعة. لكن لا يوجد قيود على عدد الملفات التي يُمكن رفعها.

خيارات الإجراء

أسفل خيارات الإضافة السابقة يوجد لدينا خيارات الإجراء Actions وهي على أربعة أنواع:

1. أولًا نقل البطاقة Move إلى لوح آخر أو إلى قائمة أخرى ضمن نفس اللوح، أو حتى تعديل موضعها ضمن نفس القائمة. للقيام بذلك ما عليك سوى تحديد الخيارات المطلوبة من القوائم المنسدلة التي يتيحها هذا الخيار ثم الضغط على الزر الأخضر Move.
2. ثانيًا نسخ البطاقة Copy وهو يشبه الخيار السابق إلا أنه يُنشئ نسخة أخرى من البطاقة في الموضع الجديد محافظًا على وجودها ضمن موقعها الأصلي.
3. ثالثًا الاشتراك بالبطاقة Subscribe لتلقي الإشعارات كما سبق شرحه.
4. رابعًا أرشفة البطاقة Archive وذلك عندما يُنتهى منها. لا يجب حذف البطاقات في Trello (إلا في حالات نادرة) لإتاحة إمكانية العودة لأية تفاصيل لازمة عند حدوث مشاكل أو ما شابه.

يمكن استخدام خاصيّة البحث في Trello للعثور على البطاقات المؤرشفة (أو غير المؤرشفة، حيث يتم البحث في جميع الألواح الخاصة بك). كما يمكن من القائمة الرئيسية للوح Show Menu الضغط على More ثم Archived Items لمشاهدة البطاقات المؤرشفة مع إمكانية إعادتها إلى اللوح عبر زر Send to Board.

تحدّثنا في دروسٍ سابقة عن برنامج إدارة المشاريع Trello، بما في ذلك إنشاء حساب وشرح آلية سير العمل ضمنه، إدارة البطاقات والخصائص المتعلقة بها، تنسيق النصوص وإجراء عمليات البحث، وأخيرًا تلميحات لزيادة الإنتاجية بما في ذلك اختصارات لوحة المفاتيح، تقنيات السحب والإفلات وغيرها.

في هذا الدرس سنتحدّث عن الميزات الإدارية في Trello، ونقصد بذلك ضبط وتوزيع صلاحيات التعليق والتصويت على الأعضاء والمستخدمين الآخرين، وتفعيل ميزة التحقق بخطوتين لرفع مستوى الحماية الخاصة بحسابات العمل.

الصلاحيات في Trello

لضبط وتعديل إعدادات الوصول وصلاحيات الأعضاء لأحد الألواح في Trello ينبغي أولًا الضغط على زر القائمة الرئيسية Show Menu ثم More ومنها نختار Settings. يملك مدير اللوح board admin فقط الصلاحيات الكاملة بما في ذلك توزيع وضبط صلاحيات باقي الأعضاء والأفراد الآخرين.

أنواع المستخدمين

يمكننا تمييز خمسة أنواع مختلفة من المستخدمين عندما نأتي للحديث عن الصلاحيات ضمن لوحٍ ما:

• المستخدم الافتراضي Virtual: وهو شخص وُجّهت له دعوة الانضمام إلى اللوح لكنه لم يُؤكّد حسابه بعد، تظهر الصورة الشخصية له بلون رمادي في زاوية أعضاء اللوح.
• مستخدمو اللوح Board Members: ينضم المستخدم رسميًا إلى اللوح بعد تأكيد حسابه، ويُسمى مستخدم عادي normal member.
• المُشاهدون Observers: المُشاهد هو عضو يملك صلاحيات القراءة فقط ضمن اللوح.
• أعضاء الفريق Team Members: يُمكن إسناد اللوح إلى فريق كامل. يُسمى العضو الذي ينتمي لهذا الفريق بعضو الفريق.
• مدير اللوح Board Admin: وهو الشخص الذي يُمكنه أن يفعل أي شيء ضمن اللوح، ويملك الصلاحيات الكاملة ضمنه.

بناءً على ما سبق يمكن تحديد صلاحيات التعليق على البطاقات، ومن يملك حقّ التصويت ضمنها، بالأسلوب التالي:

ينبغي أولًا التوجّه إلى قائمة اللوح Show Menu ثم More ومنها نختار Settings لنضغط على Commenting permissions حيث ستكون أمامنا الخيارات التالية:

• Disabled يُعطل إمكانية التعليق على جميع أنواع المستخدمين.
• Members تحصر صلاحية التعليق بمدير اللوح والأعضاء العاديون.
• Members and Observers تُضاف فئة المُشاهدون إلى مدير اللوح والأعضاء العاديون فيما يتعلق بإمكانية التعليق.
• Team members تسمح لكل من المدير، الأعضاء العاديون، المشاهدون، وأعضاء الفريق بالتعليق على البطاقات.
• Public members وتعني السماح لأي شخص يملك حساب على Trello بالتعليق ضمن البطاقة.

يمكن بنفس الأسلوب ضبط صلاحيات مَن يحقّ له التصويت على البطاقات، فمن قائمة اللوح نختار Show Menu ثم Power-ups، وأخيرًا نضغط على زر المُسنن بجوار Voting لتظهر لنا قائمة مشابهة بما سبق.

الاستيثاق الثنائي (تفعيل التحقق بخطوتين) Two Factor Authentication

لزيادة أمان حسابك في Trello يمكن تفعيل طبقة إضافية للتحقّق من هويّتك؛ فعلاوةً على طلب كلمة المرور (وهي طبقة الأمان الأولى)، يُمكن ضبط Trello ليُرسل إلى هاتفك النقّال كلمة سر مؤلفة من عدّة أرقام عند محاولة تسجيل الدخول من جهاز جديد، يُطلب إدخال كلمة السّر هذه قبل متابعة عملية التسجيل (وهذه طبقة الأمان الثانية). بهذه الطريقة تتلافى خطر الوصول إلى معلوماتك ومشاريعك وأعمالك في حال تم تخمين كلمة المرور الخاصة بحسابك، أو تمّ الوصول إليها بأيٍ شكلٍ كان؛ حيث سيُرسل Trello كلمة سر جديدة إلى هاتفك أنت مما يعيق عملية الاختراق ويعطيك تنبيهًا على ضرورة تعديل كلمة السرّ.

تُعرف هذه العملية باسم الاستيثاق الثنائيTwo Factor Authentication. ورغم ميزتها السابقة في تحسين مستوى الحماية، إلا أنّه لن يكون بإمكانك استعادة الوصول إلى حسابك (في حال حدوث مشاكل ما) بمجرّد طلب "استعادة كلمة المرور" كما هو عليه الحال مع الحسابات التي لا تستخدم هذه الميزة، لذا يُوصى بشدّة بتوليد رموز أمان احتياطية لاستخدامها عند حدوث مشاكل في تسجيل الدخول، وحفظها في مكان آمن تمامًا.

لتفعيل ميزة الاستيثاق الثنائي ينبغي عليك أولًا زيارة هذا الرابط، وتسجيل دخولك مجددًا إلى Trello، بعد ذلك سيطلب منك البرنامج إدخال رقم هاتفك، ليرسل عليه كلمة سر كنوع من التجربة. أدخل الرقم الذي سيصلك برسالة SMS في الخانة المخصصة له وأخيرًا اضغط على الزر الأخضر الكبير للتفعيل.

حذف حسابك على Trello

يُمكن بسهولة حذف حسابك الخاص على Trello بالتوجّه إلى هذا الرابط، والنقر على زر «Premanently delete your account for ever» والموجود في آخر الصفحة بلون رمادي.

سيُرسل لك البرنامج رسالة تأكيد على بريدك الإلكتروني، ويُحذف حسابك بالكامل بالضغط على الرابط الذي تتضمنه الرسالة.

أما في حال كنتَ مُديرًا لأحد الألواح التي تتضمن عددًا من الأعضاء والمستخدمين فينبغي عليك تنفيذ أحد الخيارين التاليين قبل حذف حسابك:

• إسناد الصلاحيات الإدارية لأحد الأعضاء.
• أو حذف جميع الأعضاء من اللوح بما في ذلك أعضاء الفريق.

استعرضنا في الدروس السابقة كيفية البدء مع Trello لإدارة وتنظيم المشاريع، وتعمقنا في إدارة البطاقات، كما ذكرنا تلميحات عديدة لاستخدام تريلو كالمحترفين، في هذا الدرس سنشرح إمكانية تنسيق النصوص ضمن المنصة باستخدام لغة الترميز ماركداون، تفعيل واستخدام المزايا الإضافية أو ما يُعرف بالـ Power-Ups، وأخيرًا خصائص البحث سواءً على مستوى البرنامج أو على مستوى اللوح.

تنسيق النصوص

Markdown هو أسلوب بسيط لتنسيق النصوص يُستخدم على نحو شائع في مواقع ومنصات الوِب المختلفة. يستعمل Trello نسخةً مُعدلة من Markdown مُتيحًا إدخال تنسيقات مثل: النص العريض bold، المائل، الروابط، القوائم، العناوين، الترويسات، الصور، ومقاطع الأكواد.

يمكن إضافة تنسيقات الماركداون إلى توصيف البطاقة description، القوائمchecklists، التعليقات، والنبذة المختصرة عنك Bio ضمن صفحة حسابك الشخصي على Trello.

أمثلة على تنسيقات ماركداون المتبعة ضمن Trello:

• لتنسيق نص على أنّه عريض فإننا نحيطه بإشارتي نجمة **عريض**
• لتنسيق نص على أنه مائل نحيطه بإشارة نجمة واحدة *مائل*
• لإدراج رابط فإننا نضع نصه ضمن قوسين مربعين ومساره ضمن قوسي نصف دائرة، مثال:

• [click here](academy.hsoub.com)

   

• بأسلوب مشابه ومع إضافة علامة التعجب يمكننا إدراج صورة، مثال:

![مشاركة سطح مكتب](/path/to/img.jpg)

• لتضمين مقطع كود فإننا نحيطه بثلاث فواصل علوية (```) مائلة؛ قبله وبعده.
• لتنسيق نص على أنه الترويسة الأساسية نرسم قبله رمز الهاش #، كما يمكننا استخدام ## أو أكثر لمستويات أقل من الترويسة الأساسية.

Power-Ups

يُقدم Trello عددًا من المزايا أو الوظائف التي يمكن إضافتها حسب الحاجة، وهو ما يُطلق عليه Power-Ups. يُتيح الحساب المجاني تفعيل ثلاث مزايا أساسية، بينما يشمل الحساب المدفوع إمكانية تفعيل أكثر من 15 وظيفة أخرى.

لتفعيل Power-Ups اذهب إلى قائمة اللوح Show Menu واضغط على Power-Ups. ستظهر في النافذة الموالية المزايا المجانية الثلاث التي يُمكن إضافتها:

1. Calendar التقويم

والذي يضيف زر Calendar إلى جانب زر قائمة اللوح Show Menu لتتصفح البطاقات الموجودة مقترنةً بتواريخ استحقاقها من خلال رزنامة شهرية.

يمكن من خلال التقويم سحب وإفلات البطاقات من يوم لآخر لتعديل تاريخ استحقاقها. كما يمكن تفعيل رابط تغذية iCal للتقويم لإضافته إلى عميل تقويم سطح المكتب لديك أو هاتفك الذكي بهدف استعراض تواريخ الاستحقاق من برامج التقويم التي تستخدمها عادةً.

لفعل ذلك عُد إلى خيارات Power-Ups ثم اضغط على المسنن المجاور لـ Calendar وتحت خيار: Enable iCalendar Feed? اضغط على Enable، وانسخ الرابط الموجود في خانة Your Personal iCalendar Feed إلى عميل التقويم الذي تستخدمه.

2. Card Aging

يُتيح لك تفعيل هذه الخاصية تمييز البطاقات التي مضى وقتٌ طويل على آخر تعديل جرى عليها. هناك نمطان متوفران لها؛ الأوّل Regular والذي يزيد شفافية البطاقات مع زيادة خمولها، والآخر pirate والذي يجعل البطاقة تبدو ممزقة، قديمة، وبلون أصفر مع مرور الوقت دون التفاعل معها.

3. Voting

تُضيف هذه الخاصيّة مربع تصويت Vote في كل بطاقة ضمن خيارات الإجراء Actions، ما يُتيح للأعضاء التصويت على بطاقة تتضمن انتخابًا أو استطلاعًا للرأي. كما يمكن التصويت على بطاقة ما بمجرّد تمرير مؤشر الفأرة فوقها ثم الضغط على الزر V من لوحة المفايتح.

من خيارات هذه الإضافة التحكّم بصلاحية مَن يحقّ له التصويت (لا أحد، أعضاء اللوح، أعضاء فريق العمل، العامة). لتعديل الصلاحيات اذهب إلى Menu ثم Power-Ups واضغط على رمز المسنن بجوار Voting:

البحث في Trello

هناك نوعان من عمليات البحث التي يُمكن إجرائها في Trello:

• تبحث الأولى عن بطاقة ما من خلال جميع الألواح الموجودة في حسابك، وذلك باستخدام مربع البحث في الشريط العلوي وإلى اليسار من المنصة. تدعم هذه العملية عددًا من العوامل Operators والتي تُخصص نتائج البحث، فمثلًا:
  • لرؤية البطاقات التي تشترك بها فقط اكتب @me، كما يمكن استبدال me باسم أي عضو آخر للبحث عن البطاقات التي يشترك بها.
  • لإظهار البطاقات الموسومة بملصق label ما استخدام الصيغة: label:red استبدال اللون الأحمر بأي لون آخر أو باسم الملصق إن وجد.
  • لإظهار البطاقات التي تملك مرفقات فقط اكتب has:attachments.
  • لاستعراض البطاقات التي يبلغ تاريخ استحقاقها خلال أقل من 24 ساعة اكتب due:day، كما يمكن استخدام due:week، due:month، due:overdue لعمليات بحث مشابهة.

• عملية البحث الثانية تشمل البطاقات الموجودة في لوح مُعيّن. للوصول إليها اذهب إلى قائمة اللوح Show Menu ثم اضغط على Filter Cards، ما إن تبدأ بالكتابة ضمن صندوق الترشيح حتى تختفي جميع بطاقات اللوح وتبقى تلك المطابقة لعبارة البحث فقط. كما يُمكن الاستعانة بالمُرشّحات Filters المُتاحة مباشرةً في الأسفل والتي تُمكّن استعراض البطاقات حسب الأعضاء، الملصقات، وتواريخ الاستحقاق.

Trello للهواتف الذكيّة

رغم إمكانية استخدام Trello من خلال متصفح الوِيب الافتراضي في الهواتف الذكيّة. إلا أنه يُمكن بتثبيت التطبيق الرسمي - سواءً على الأجهزة العاملة بنظام أندرويد أو IOS - إنشاء وإدارة الألواح، البطاقات، القوائم مع أو بدون الاتصال بالإنترنت بالإضافة إلى معظم المزايا الأخرى التي تقدمها واجهة الوِيب، ما يُسهّل متابعة سير العمل حتى لو كنتَ بعيدًا عن حاسوبك.

يُوفّر تطبيق إدارة المشاريع Trello إمكانيات تخصيص واستخدام مُتقدّمة، تُضفي على التعامل مع البرنامج المزيد من السلاسة في متابعة سير العمل أو حتى مجرّد إعطاء طابع شخصي، نتطرّق في مقالنا هنا إلى بعض هذه التلميحات.

اختصارات لوحة المفاتيح

تمنحك اختصارات لوحة المفاتيح أسلوبًا مميزًا لاختصار تنفيذ الأوامر والعمليات على البطاقات والقوائم في Trello؛ نعرض فيما يلي أشهر هذه الاختصارات:

• يُظهر الضغط على الحرف "b" من لوحة المفاتيح قائمة الألواح الجانبية مع مربع بحث. اضغط على "b" ثم اكتب الأحرف الأولى من اسم اللوح الذي تريد الانتقال إليه، وأخيرًا اضغط على Enter للدخول. هذه أسرع طريقة ممكنة لتجد طريقك في Trello.
• عندما تُصبح داخل اللوح المطلوب اضغط على "f" لإظهار مُرشّح/فلتر البطاقات. اكتب كلمة ما وستختفي على الفور جميع البطاقات عدا تلك التي تتضمن هذه الكلمة. تتضمن نتائج التصفية أسماء الأعضاء المشتركين مع هذا اللوح، وكذلك أسماء اللصاقات Labels الموجودة داخله.
• ضع مؤشّر الفأرة فوق إحدى البطاقات واضغط على الاختصار "t" لتعديل عنوانها.
• يفيدك الاختصار "e" في حالتين: إن كنت قد فتحت البطاقة فإن ضغط "e" سيظهر صندوق الوصف لتعديله.

أما إن وضعت مؤشر الفأرة على البطاقة وضغطت "e" فستفتح لك نافذة مختصرة تمكنك من تعديل عنوانها والقيام بعدة خطوات كالأرشفة والنسخ والنقل.

تُستخدم أسهم الحركة في لوحة المفاتيح للانتقال بين البطاقات ابتداء من البطاقة الفعّالة.

• اضغط "n" للبدء بإنشاء بطاقة جديدة أسفل البطاقة الفعّالة.
• يمكنك في أي وقت الضغط على "escape" لإغلاق أي حقل نصي أو قائمة منبثقة أو مربع حوار ضمن تريللو.
• اضغط على "?" لاستكشاف المزيد من الاختصارات المُتاحة.

في البداية قد تشعر بأن أسلوب استخدام الفأرة للوصول إلى هذه المهام أكثر "طبيعية" وأقرب لما اعتدته سابقًا، لكن ما إن تتمرّن على هذه الاختصارات حتى تشعر بجدواها وأثرها على سلاسة التعامل مع البرنامج.

تلميحات السحب والإفلات

يتمتع Trello بإمكانيات مريحة في السحب والإفلات تتجاوز نقل البطاقات بين القوائم المختلفة، وإليك بعض هذه التلميحات:

من متصفح الملفات لديك يمكن سحب أي نوع من الملفات وإلقائه على بطاقة ما، لرفعه وإرفاقه ضمنها.

من متصفح الإنترنت يمكن سحب أي صورة ثم الانتقال بها (مع الضغط على زر الفأرة الأيسر) إلى علامة التبويب الخاصة بـ Trello وإفلاتها على أية بطاقة، ليتم رفعها مباشرةً إلى تلك البطاقة.

يمكن كذلك النقر على أي صورة بزر الفأرة الأيمن ثم نسخها إلى الذاكرة من خلال أمر "Copy Image" وبعد ذلك تحديد أي بطاقة في Trello والضغط في لوحة المفاتيح على Ctrl+V ليتم رفع الصورة وإرفاقها إلى البطاقة. (تعمل هذه الميزة على متصفح Chrome فقط).

إذا كنتَ تتعامل مع لوح يتضمن الكثير من القوائم وتجد أن التنقّل أفقيًا (إلى اليمين واليسار) عبر شريط تمرير المتصفح أمر مزعج؛ يمكنك تجريب هذه التلميحة. في أي مكان فارغ ضمن اللوح اضغط بزر الفأرة الأيسر ومع الاستمرار بالضغط حرّك الفأرة إلى اليمين أو اليسار للتنقّل أفقيًا ضمن اللوح. هذا أسهل بكثير أليس كذلك؟

إشعارات سطح المكتب

تظهر الإشعارات في تريللو عند الضغط على أيقونة الجرس في الشريط العلوي ضمن الموقع والتي تتحول من اللون الأزرق إلى الأحمر حال وصول إشعار جديد. كما يُفترض تلقيك رسائل بريدية بذلك تبعًا للإعدادات الافتراضية.

إذا كنت تستخدم إصدارًا حديثًا من متصفح الإنترنت الخاص بك (باستثناء Internet Explorer وَ Edge) يمكنك تلقيّ الإشعارات على سطح المكتب لضمان تنبّهك في الوقت الحقيقي لوصول الإشعار.

اضغط على اسمك في الشريط العلوي ضمن تريللو واختر Settings، مرّر عجلة الفأرة إلى الأسفل قليلًا حتى قسم Notifications ومن هناك اضغط على Enable Desktop Notifications، سيعرض لك المتصفح رسالة تسألك فيما إذا كنتَ راغبًا بتلقي إشعارات الموقع إلى سطح المكتب؛ أجب بنعم، وهكذا ستظهر لك نافذة منبثقة صغيرة في زاوية سطح المكتب حالما تصلك إشعارات جديدة.

النقر المزدوج لإضافة قائمة

يمكنك النقرّ مرتين باستخدام زر الفأرة الأيمن في أي مكان ضمن اللوح لإنشاء قائمة جديدة على الفور، تُفيدك هذه الطريقة عندما ترغب بإنشاء قائمة بين قائمتين موجودتين مسبقًا، ضع مؤشر الفأرة على المساحة الفارغة بينهما وانقر بشكل مزدوج لتظهر القائمة الجديدة، اختر لها اسمًا ثم اضغط على Add، كما يمكنك تغيير ترتيب القائمة بين القوائم من خلال خيار position عند إنشائها.

إنشاء البطاقات بريديا

من الممكن استخدام البريد الإلكتروني لتسهيل إنشاء البطاقات، حيث تكتب رسالة وتضمنها بالصور والمرفقات التي ترغب بها عبر بريدك الإلكتروني، وترسلها لقائمة محددة في حسابك بتريللو فتجدها ظهرت كبطاقة جديدة فيها. للقيام بذلك افتح أحد الألواح ثم اضغط على:

Show Menu > More > Email to board Settings

انسخ عنوان البريد الإلكتروني الذي يظهر تحت خانة Your email address for this board واحفظه ضمن قوائم الأسماء لديك في برنامج البريد الإلكتروني.

في الأسفل وتحت خانة Your emailed cards appear in يمكنك اختيار القائمة التي ستصل إليها رسائل البريد الإلكتروني كبطاقات جديدة وموضعها.

عند إنشاء رسالة جديدة وإرسالها إلى العنوان السابق سيستخدم عنوان الرسالة كعنوان للبطاقة، بينما يوضع جسم الرسالة ضمن وصف البطاقة، وذلك في أسفل القائمة الأولى تبعًا للإعدادات الافتراضية.

يمكنك إرسال المرفقات مع الرسالة ليتم إضافتها إلى البطاقة أيضًا.

إضفاء طابع شخصي

يُتيح تريللو إمكانية تغيير لون الخلفية الافتراضية وانتقاء واحدًا من تسعة ألوان متاحة للاشتراك المجاني، أو عدد غير محدد من الألوان والتصاميم والصور لاشتراك الخطّة المدفوعة.

لتغيير لون الخلفية اضغط على Show Menu في أقصى اليمين ثم Change Background.

من هنا يمكن الضغط على أيٍّ من مربعات الألوان المتاحة ليتم تغيير اللون الافتراضي في الحال.

تلميحات ونصائح أخرى

إذا كان لديك عمود في ورقة spreadsheet وترغب باستيراده إلى تريللو ، قم بتحديده أولًا ثم نسخه إلى الحافظة Ctrl+C وتحرير إحدى البطاقات في تريللو وتنفيذ أمر اللصق فيها Ctrl+V، سيسألك تريللو عن رغبتك في لصق كل سطر كبطاقة منفصلة أو لصق جميع الأسطر إلى بطاقة واحدة. اختر ما يناسبك.

إذا أنشأت بطاقة في إحدى القوائم ثم انتبهت إلى أنك لم تختر القائمة الصحيحة؛ يمكنك فورًا الضغط على بطاقة جديدة في القائمة المطلوبة لنقل كامل النص الذي كتبته بالفعل إلى هناك ومتابعة عملك.

عند العمل مع فريق من الأفضل الاشتراك بالقوائم التي يهمك متابعتها لتلقي الإشعارات عن التغييرات التي تجري فيها. يتم الاشتراك عبر النقر على النقاط الثلاثة المتجاورة ضمن ترويسة كل قائمة ثم الضغط على زر subscribe.

يُعتبر Trello أحد تطبيقات الوِب الشهيرة لإدارة المشاريع، بدأتها شركة Fog Creek Software عام 2011 (وهي ذاتها الشركة التي أطلقت Stack Overflow) قبل أن يتحوّل الموقع إلى شركة مستقلّة عام 2014، يتضمن التطبيق حزمتين للاشتراك، الأولى مجانية وتتضمن المميزات الأساسية لاستخدام الموقع، والثانية مدفوعة لفرق العمل.

يستخدم Trello نموذجًا يُدعى kanban لإدارة المشاريع، والذي أشاعت شركة تويتا استخدامه في الثمانينيات. تُمثَّل المشاريع وفق هذا النموذج على شكل ألواح boards والتي تتضمن قوائم lists (مُشابهة لقوائم المهام task lists)، تتضمن القوائم بدورها بطاقات cards (تُمثّل المهام). ويُفترض بهذه البطاقات أن تنتقل من قائمة إلى أخرى (عبر السحب والإفلات) مُعبّرة عن سير العمل قُدمًا إلى الأمام.

يُمكن استخدام Trello بأشكال كثيرة ومتنوعة، بما في ذلك إدارة المشاريع البرمجية، التخطيط للتدوين، العمل على كتاب، إدارة مكاتب المحاماة، العمل على مجلات الحائط المدرسية إلخ، كما يتكامل مع عدد من الخدمات الشائعة مثل البريد الإلكتروني، IFTTT، Slack وغيرها من وسائل التواصل والتنظيم، مما يجعل Trello مكانًا ملائمًا لربط كل شيء مع بعضه ومتابعة سير العمل.

نبدأ في درس اليوم الخطوات الأولى مع البرنامج من قبيل إنشاء حساب، تصميم اللوح الأول والتعرف على المزايا الرئيسية وسنتطرق في دروس لاحقة إلى تفاصيل ومواضيع متقدّمة في العمل على Trello.

إنشاء حساب

يمكن إنشاء حساب في Trello بسهولة عبر التوجّه إلى الصفحة الرئيسية للموقع ثم الضغط على SingUP، الخانات المطلوبة ثلاثة فقط: اسمك، البريد الإلكتروني، وكلمة المرور:

بعد ذلك ستنتقل إلى الصفحة الرئيسية في Trello والتي تعرض الألواح boards الخاصّة بمشاريعك، مبدئيًا لن تتضمن هذه الصفحة سوى لوح واحد ترحيبي يُدعى Welcome Board والذي يشمل الكثير من الأمثلة والخصائص التي يمكن تنفيذها باستخدام Trello.

إنشاء لوح جديد New Board

لنُنشئ لوحًا جديد باسم "أكاديمية حسوب" عبر الضغط على المربع الرمادي Create new board، ثمة خياران مُتاحان عند الإنشاء، الأول هو اسم اللوح، والثاني هو مجموعة العمل التي سنشارك اللوح معها، ولأننا لم ننشئ مجموعات عمل فسنترك هذا الخيار none ونضغط على Create:

إنشاء القوائم

بعد إنشاء اللوح ينقلنا Trello إلى داخله، وتظهر قائمة جانبية باسم Menu لنغلقها الآن ونُركّز على الزاوية اليُسرى حيث ينتظرنا إنشاء القائمة الأولى، سوف أكتب "مواد للترجمة" وأضغط على Enter، سأنشئ قائمتين إضافيتين "مواد للتدقيق" و "مواد جاهزة للنشر"، الآن يفترض أن يبدو اللوح على الشكل التالي:

تُمثّل هذه القوائم سير عملي في أكاديمية حسوب. لنبدأ مع قائمة "مواد للترجمة"؛ تحتوي هذه القائمة على المقالات التي أنوي ترجمتها، هذا يشابه قائمة To Do والتي تتضمن الأعمال التي يتوجّب عليّ تنفيذها.

إضافة مهام إلى القوائم

لنبدأ بإضافة بطاقة/مهمة إلى القائمة عن الطريق النقر على زر Add a card، سيظهر مربع نصيّ صغير قابل للكتابة، سأضع هنا عنوان إحدى المقالات التي يتوجب عليّ ترجمتها، ثم أضغط على Enter لأرى المهمة قد أضيفت إلى القائمة. بعد ذلك سأضغط عليها بزر الفأرة الأيمن لتُفتح نافذة تفاصيل البطاقة والتي سنتطرق لاحقًا لإدارتها بالتفصيل.

ما يهمني الآن في البطاقة هو إرفاقها مع رابط المقال كي يسهل عليّ الوصول للأصل الإنكليزي عندما أبدأ بالعمل، لذا أنسخ الرابط وأضعه في خانة Add Comment ثم أضغط Enter. سيُضاف في الأعلى مربع جديد باسم Attachments والعنصر الأول (والوحيد حاليًا) في المرفقات هو رابط المادة الأصل.

انتهيت الآن من إضافة المهمة الأولى، أغلق البطاقة بالضغط على Esc من لوحة المفاتيح أو الضغط على رمز الإغلاق أعلى يمين نافذة إدارة البطاقة. سأتابع بالطريقة عينها مع باقي المقالات التي يجب عليّ ترجمتها، ليصبح اللوح مشابهًا لما يلي:

بهذا الأسلوب تكون لديّ صورة دقيقة عن كمية المواد التي عليّ تنفيذها، وسيكون سهلًا متابعة سير عمل العديد من الأعضاء في فريق واحد. في البداية ستكون المقالات ضمن قائمة "مواد للترجمة" مع رابط الأصل لكل منها، لنفترض أنني أنهيت ترجمة المقال الأول، أعود الآن إلى Trello وأضغط على البطاقة الخاصّة به، ومن مربع Add Comment أختار رمز المشبك (الأول من اليسار) لإرفاق النصّ المترجم مع البطاقة، كما في الصورة التالية:

الخطوة التالية هي سحب البطاقة من قائمة "مواد للترجمة" وإفلاتها ضمن قائمة "مواد للتدقيق"، سأضغط عليها مُجددًا ومن صندوق إضافة تعليق أختار رمز الإشارة (الثاني من اليسار) لإضافة إشارة mention إلى المُدقّق، كي يصله إشعار بوجود مادة جديدة تحتاج إلى تدقيق، كما هو موضح في الصورة:

المُدقق بدوره سيحصل على نسخة من الترجمة مع رابط الأصل، وبعد التنقيح سيرفع نسخة جديدة من الملف، وسينقل بطاقة المقال من قائمة "مواد للتدقيق" إلى قائمة "مواد للنشر"، وعبر الضغط على البطاقة هناك يمكنه إضافة إشارة mention إلى مسؤول النشر في الموقع كي يستلم المادة ويجدولها للنشر.

هذه صورة مختصرة ومُبسطة عن أسلوب Trello لإدارة سير العمل وتتبعه، وتسهيل التعاون بين فريق العمل.

كيف تنشئ مجموعة عمل؟

حتّى تستطيع إدارة العمل مع الفريق الخاص بك أنت بحاجة إلى إنشاء مجموعة عمل أولًا؛ ثم إنشاء لوح مشترك جديد خاص بالمجموعة. للقيام بذلك اضغط على إشارة الإضافة + أعلى ويسار الموقع، لتظهر لدينا ثلاثة خيارات:

الأول لإنشاء لوح جديد، الثاني لإنشاء مجموعة عمل شخصية، أما الخيار الثالث فهو لإنشاء مجموعة عمل تجارية وهذا الخيار يحتاج إلى اشتراك في الخطة المدفوعة لدى الموقع. لذا سننتقي الخيار الثاني ثم نكتب اسمًا للفريق ونضغط على Create:

سينقلنا الموقع بعدها إلى المساحة الخاصة بمجموعة العمل والتي تتضمن أربع علامات تبويب:

• الأولى Boards لإنشاء وإدارة ألواح العمل الخاصة بهذه المجموعة.
• الثانية الأعضاء Members من هنا يمكنك البحث عن الآخرين عبر أسمائهم على Trello أو عبر عنوان بريدهم الإلكتروني، في حال لم يكن الشخص مُسجلًا لدى الموقع فسيظهر أسفل اسمه زر Send بدلًا من Add لإرسال دعوة بريدية له للاشتراك.

• علامة التبويب الثالثة Settings تتضمن عدّة خيارات، يمكننا تعديل واحد منها فقط والباقي تحتاج إلى الاشتراك المدفوع، الخيار هو Visibility ويُعبّر عن مستوى خصوصيّة مجموعة العمل، حيث لدينا خيارين:

1. الأوّل خاص Private، وهنا تكون رؤية المجموعة وإمكانية العمل ضمنها محصورة بمن تدعوه لها.
2. الثاني عام Public، حيث يمكن لأي شخص لديه رابط المجموعة تصفح جميع تفاصيلها، كما يمكن لمحركات البحث مثل Google فهرسة محتواها، لكن فقط الأعضاء المدعوون يمكنهم العمل ضمنها.
3. أما ثالث الخيارات Business class فهو مخصص بمزايا إضافية للخطة المدفوعة.

نصائح عامة

• استخدم عناوين واضحة وكاملة لوصف البطاقات.
• أول ما تقوم به بعد إنشاء البطاقة هو كتابة المزيد من التفاصيل بداخلها، وإرفاق الروابط والملفات اللازمة للعمل.
• تابع سير العمل بنقل البطاقة من قائمة إلى أخرى كما هو مخطط له، الالتزام بهذا النظام سيجلب فوائد تنظيمية عديدة تظهر مع الوقت.
• لا تحذف البطاقات بعد انتهاء العمل بل أنشئ قائمة باسم «أرشيف» واحفظ فيها جميع الأعمال المنتهية، قد تلزم هذه البطاقات لاحقًا في حال حدوث خلل أو ما شابه.
• يمكنك استخدام Trello كلوح لإدارة المهام الشخصية حتى لو لم يكن لديك فريق عمل.
• ادخل صباحًا إلى Trello وراجع جميع المهام التي يتوجّب عليك تنفيذها وتفحّص إلى أين وصل سير العمل.

سنتابع في دروس قادمة شرح المزيد من التفاصيل والاستخدامات عن تطبيق Trello.