يُقال إنّ العمل الجماعي يقسّم المهمّة ويضاعف النجاح، وهذا بالضبط ما توّفره خدمة Asana، حيث تسهّل جمع الفريق في مكان واحد، إدارة العمل، واختصار طريق النجاح. لذلك لا بدّ من أن تكون خطوتك التالية، بعد إنشاء مشاريعك ومهامك الأولى وتنظيمها، هي دعوة فريقك وتهيئتهم للعمل في Asana للحصول على أقصى فائدة منها.

5 خطوات لتعريف فريقك على خدمة Asana

1. أنشئ بعض المشاريع أولا

قبل أن تقوم بدعوة بقية الفريق للعمل في Asana، تأكّد من أنّك أنشأت مشروعك الأوّل وحدّدت ميعادًا نهائيًا واضحًا. وإذا كان ذلك المشروع لا يشمل جميع أفراد الفريق، قم بإنشاء واحد يمكن لأفراد فريقك جميعهم المساهمة فيه، كبرنامج لاجتماعك القادم مع الفريق مثلًا.

2. شجع فريقك على الانضمام

ابحث عن فرصة لإخبار فريقك عن فوائد استخدام Asana، سواءً كانت في اجتماع، أثناء الغداء، أو عبر الدردشة. ثم قم بدعوتهم للمشاركة في المشروع الذي تعمل عليه؛ اذهب إلى الجزء العلوي من المشروع وانقر على زر + في أعلى اليمين، وأدخل عناوين البريد الإلكتروني لكلّ واحد منهم.

3. حث الفريق على مباشرة العمل

بعد أن قمت بتعريف فريقك على Asana ودعوتهم إلى المشاريع، جرّب إضافتهم كمتابعين followers للمهام ذات الصلة. إنّ عملية إضافة متابعين للمهمّة تشابه عملية إرسال نسخة كربونية مخفية (BCC) في البريد الإلكتروني. حيث سيتلقى متابعو المهمّة التنبيهات على عنوان بريدهم الإلكتروني وصندوق الوارد في Asana كلّما قام أحدهم بإضافة تعليق على المهمّة. لكن بخلاف البريد الإلكتروني، يمكن إضافة المتابعين أو إزالتهم في أي وقت دون تنبيه جميع الأشخاص المعنيين بالمهمّة.

كما تستطيع وفريقك إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني (كما سنشرح لاحقًا في هذا المقال) إذا وجدت أن استخدام صندوق الوارد Inbox أكثر سهولة.

4. شارك دليل استخدام Asana مع فريقك

قم بإنشاء مهمّة باستخدام زر الإضافة السريعة (أو Tab +Q) لإرشاد أفراد الفريق الذين يحتاجون إلى المساعدة في معرفّة كيفية استخدام Asana، ثم قم بإضافة روابط لمقالات تشرح كيفية استخدامه (مثل هذا المقال) في وصف المهمّة لمساعدتهم في التعرّف على أساسياتها.

5. أنشئ مشروعا ليعمل عليه الفريق

قم بإنشاء مشروع لآخر خطة عمل تنوي تنفيذها، وأوكل المهام لأعضاء الفريق خلال اجتماع المباشرة أو بعده.

سهل انتقال فريقك للعمل في Asana

• سلّط الضوء على الفوائد. تجعل Asana المسؤوليات والخطوات القادمة واضحة، وبهذا سيقضي فريقك وقتًا أقل في المتابعة وطرح الأسئلة، ويقضي وقتًا أكثر في مواصلة العمل.
• ناقش الأفكار حول المشاريع التي يمكن إنجازها في Asana. يمكن استخدام المشاريع لتعقّب الأهداف ذات المستوى العالي، التخطيط لمبادرات عمل جديدة، إنشاء برامج للاجتماعات، وغيرها الكثير. أنشئ المشاريع وشاركها مع أعضاء الفريق المناسبين لكي يتمكنوا من معرفة العمل الذي يتناسب واختصاصاتهم.
• شارك قائمة مهامك My Tasks مع مديرك أو زميلك في الفريق الذي يريد الاطلاع على ما تعمل عليه. تستطيع فعل ذلك عن طريق نسخ الرابط عندما تستعرض قائمة مهامك ومشاركته. وبهذه الطريقة سيعرف زميلك مدى سهولة التحقق من حالة عملك في أي وقت تشاء.
• قم بإعداد مشروع لبرنامج الاجتماع القادم مع مديرك أو مساعده لكي تستطيعا إضافة مواضيع النقاش كمهام في المشروع.
• شجّع زملائك في الفريق لتوكيل بعض المهام إليك عندما يريدون منك مراجعة أمر ما.

عرف فريق تقنية المعلومات IT على Asana

قد يكون فريق تقنية المعلومات حذرًا حول الخصوصيّة، الأمان، التسعير، والصلاحيات. أخبرهم أنّهم ليسوا بحاجة للقلق بشأن هذه الأمور، لأنّ حساب Asana المدفوع Premium يتيح لخبراء تقنية المعلومات السيطرة الكاملة والخصوصية في المعلومات في Asana. كما يستطيع مدراء الحسابات المدفوعة إزالة أشخاص من "المؤسسة"، طلب المصادقة عبر حسابات جوجل، ومشاهدة النشاط الأخير لأعضاء "المؤسسة".

نصائح لدعوة فرق أخرى في شركتك لاستخدام Asana

• قم بدعوة الفرق الأخرى التي تعمل معها غالبًا إلى مشروع تعاوني لكي يتمكنوا من رؤية كيف يستخدم فريقك خدمة Asana وينضمّوا مباشرة.
• لا تقم بدعوة الفريق إلى "مؤسستك" فقط، فنحن نوصي دائمًا بإضافة الأشخاص كمتابعين للمهام، مشاركة المشاريع معهم، والإشارة إليهم في تعليقات المهمّة لكي يتمكنوا من المشاركة على الفور.
• اذكر Asana في اجتماعك القادم مع الفرق الأخرى، واستخدم المشاريع لتنظيم برنامج الاجتماع لإظهار كيف تعمل Asana على زيادة كفاءة فريقك.

محادثات الفريق

بعد أن قمت بتعريف فريقك على خدمة Asana، لا بدّ من أنّك تريد التأكّد من اتّفاق الجميع على بعض المحادثات الأساسية. حيث سيساعدك اتخاذ القرار مسبقًا في كيفيّة استخدام فريقك لخدمة Asana في الحصول على أقصى فائدة من بعض الخصائص مثل البحث المخصص Search Views والتقارير Reports. كما سيساعد الاتفاق على بعض الأمور التي تتم مناقشتها في المحادثات في ارتياح فريقك باستخدام Asana.

فيما يلي بعض المحادثات المحتملة التي قد ترغب في إجرائها مع فريقك مقدمًا:

محادثات المشروع Project Conversations

ما هو المشروع الذي يجب أن يستخدمه فريقك؟

حدد أي المشاريع التي ستستخدمها بانتظام، كيف ستستخدم كل مشروع، وكيف سيتم تنظيم كل مشروع.

من الذي يجب أن يحدد الأولويات للمهام ويعيد تنظيمها في المشروع؟

حدد فيما إذا كان "صاحب المشروع Project Owner" هو وحده من يستطيع تحديث كل مشروع، أو إذا كان بإمكان جميع من في الفريق إعادة ترتيب المهام.

عندما تنشئ المشروع ستصبح "صاحب المشروع"، وتستطيع دائمًا أن تغيّر صاحب المشروع من تبويب Progress. يجب أن يقوم "صاحب المشروع" بمتابعة المشروع وتأشيره كمفضّل لكي يستقبل التنبيهات كلما قام أحد أفراد الفريق بإضافة مهمّة. كما يجب على "صاحب المشروع" أن يُبقي المشروع منظمًا ويوفّر تحديثات الحالة الخاصة بالمشروع بانتظام.

محادثات المهمة Task Conversations

من يستطيع إنشاء وتوكيل المهمة؟

ناقش فيما إذا كان المدراء وحدهم من يستطيعون إنشاء وتوكيل المهام، أو إذا كان باستطاعة أفراد الفريق إنشائها وتوكليها.

نحن نوصي بتشجيع كل من في الفريق على إنشاء المهام وتوكليها إلى الشخص المناسب في الفريق (حتى مساعد المدير يجب أن يتمكّن من توكيل المهام إلى المدير). وستحصل على أقصى فائدة من استخدام Asana عندما يساهم الجميع بأفكارهم وتسيير العمل خطوة إلى الأمام.

كيف تسمى المهمات؟

بإمكانك إنشاء محادثة لمناقشة تسمية المهمّة خصوصًا إذا كانت المهام خاصة بتدفّق عمل محدد.

نوصي دائمًا بأن تكون أسماء المهام محدّدة وتصف العمل. مثلًا، بدلًا من إنشاء مهمّة باسم "مقال مدونة"، اعطِ المهمّة اسمًا محددًا أكثر كـ "كتابة مقال مدونة حول [عنوان]" أو "نشر مقال مدونة حول [عنوان]"، لكي تجيب على الأسئلة حول العمل الذي يجب إنجازه.

ما هي المعلومات الواجب إعطائها عند توكل المهام؟

كل مهمّة من المهام لها وصف، تاريخ انتهاء، شخص مسؤول عن إنجازها، متابعون، وخانات للتعليقات.

نوصي بتضمين معلومات وتفاصيل مهمّة في وصف المهمّة، إرفاق الملفات عند الإحالة إلى مستند، تحديد تاريخ الانتهاء إذا كان معلومًا، وإضافة تعليقات على المهمّة عندما تطرأ بعض التغييرات أو عندما تحتاج إلى مدخلات.

محادثات البريد الإلكتروني Email Conversations

هل تريد تشجيع فريقك على استخدام Asana في التواصل بدلًا من البريد الإلكتروني؟

تسهّل Asana عمل وتواصل الفريق معًا، لذلك ستقضي وقتًا أقل في قراءة رسائل البريد الإلكتروني، كتابتها، والبحث عنها. قرّر فيما إذا كنت تريد تقليل رسائل البريد الإلكتروني الداخلية مع فريقك، واستخدام المهام والتعليقات في Asana للتواصل بدلًا من ذلك.

نوصي بالالتزام باستخدام المحادثات لجميع عمليات التواصل الداخلية بدلًا من البريد الإلكتروني. ذكّر زملاءك عند الضرورة باستخدام Asana بدلًا من البريد الإلكتروني.

هل يجب على أفراد الفريق إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني؟

ترسل Asana التنبيهات إلى البريد الإلكتروني لكل نشاط جديد لكي يبقى أفراد الفريق الذين لا يستخدمون Asana باستمرار في دائرة الاطلاع. ويفضّل الأشخاص الذين يستخدمون Asana باستمرار استخدام صندوق الوارد Inbox بدلًا من البريد الإلكتروني للاطلاع على آخر التحديثات.

نوصي بإبقاء تنبيهات البريد الإلكتروني مفعّلة حتى تعتاد وفريقك على استخدام Asana يوميًا. والقرار بهذا الشأن متروك لكل فرد من أفراد الفريق على حدة.

إنّ إجراء هذا النوع من المحادثات مع فريقك يساعد على إبقاء Asana منظمة للجميع، تحقيق السلاسة والوضوح، ومساعدة الجميع على المساهمة بالطرق الأكثر فعّالية.

تحديثات الفريق في صندوق الوارد Inbox

عندما تقوم بتهيئة فريقك للعمل في Asana، عرّفهم على كيفيّة استخدام صندوق الوارد للبقاء على اطلاع على آخر التحديثات في العمل.

فيما يلي بعض الخطوات لمساعدة فريقك في الانتقال إلى العمل والتواصل في Asana:

الخطوة 1: استخدم البريد الإلكتروني وAsana معا

عندما يبدأ أفراد الفريق باستخدام Asana لأوّل مرة، سيتم إرسال تنبيهات البريد الإلكتروني لإخبارهم حول التحديثات وتذكيرهم بالعودة إلى Asana.

• استقبل تنبيهات البريد الإلكتروني من Asana حول الأنشطة الجديدة لفريقك.
• قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Asana لتحويليها إلى مهام.
• اطّلع على خصائص Asana في التواصل.
• قم بدعوة زملائك في الفريق وإشراكهم بإضافتهم كمتابعين كلما أضفت مهمّة جديدة.

الخطوة 2: ابدأ بالتواصل في Asana

بعد أن يعتاد فريقك على استخدام Asana، بإمكانهم البدء باستخدام المحادثات في Asana بدلًا من إرسال واستقبال البريد الإلكتروني.

• ابدأ محادثة مع فريقك في مشروع أو على مهمّة لغرض التواصل في Asana.
• في البداية، قم بالتحقق من صندوق الوارد في Asana مرتين أو ثلاث يوميًا، لتعتاد على استخدام Asana في التواصل مع الفريق.
• وضّح لفريقك الفوائد من استخدام صندوق الوارد في Asana (كما سنأتي إلى ذكرها لاحقًا في هذا المقال).

الخطوة 3: أوقف تنبيهات البريد الإلكتروني واستخدم صندوق الوارد

بإمكانك الاعتماد على صندوق الوارد لوحده عندما يزداد عدد أفراد الفريق الذي يتواصلون في Asana.

• يمكن للجميع إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني عندما يتجمع معظم فريقك للعمل في Asana.
• تستطيع، بدلًا من البريد الإلكتروني، ترك صفحة Asana مفتوحة في متصفحك بينما تعمل وتتحقق من صندوق الوارد بين فترة وأخرى للاطلاع على آخر تحديثات العمل التي تهمّك.
• ستتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت وفريقك بإجراء المحادثات أو تحديث المهام.

إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني

• انقر على صورة الملف الشخصي في يمين الشريط العلوي.
• اختر My Profile Settings.
• اختر تبويب To Email.
• الغِ تأشير صندوق Activity لكل "مؤسسة" و"مساحة عمل".

أو بطريقة أخرى:

• انقر على أيقونة الظرف في الجزء العلوي من اللوحة الرئيسية في صندوق الوارد.
• اختر Off من القائمة المنسدلة.

4 فوائد لاستخدام صندوق الوارد Inbox في Asana

يُبقي صندوق الوارد أفراد الفريق على اطلاع على آخر التحديثات حول المحادثات، المشاريع، والمهام، وبذلك ستقضي وقتًا أقل في مشاركة التحديثات وتعقّب حالة العمل.

1. قضاء وقت أقل في إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني

• تتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت بإجراء ما على مهامك أو أنهيتها.
• مثال: ستتم إضافة تحديث تلقائيًا في صندوق الوارد الخاص بأفراد الفريق عندما تقوم بتأشير المهمّة كمنتهية في قائمة مهامك My Tasks.

2. الوصول إلى المهام عن طريق التنبيهات

• عندما تقوم بالنقر على المهمّة من صندوق الوارد، سيتم عرض وصف المهمّة، التعليقات، المرفقات، وتاريخ الانتهاء الخاص بالمهمّة.
• إمكانية الوصول إلى كل شيء من مكان واحد يعني أنّك لن تضيّع وقتك في تعقّبها.

3. التحكم بالرسائل التي تستقبلها

• بإمكانك إيقاف استقبال تنبيهات صندوق الوارد عندما تقوم بإلغاء متابعة المهام والمحادثات التي تتابعها.
• لن يتم تنبيه فريقك عندما تتابع المحادثة أو تلغي متابعتها.

4. اتخاذ الإجراءات من صندوق الوارد مباشرة

• تستطيع تقييم المهمّة عن طريق زر "القلب" أو إنهائها مباشرة من تنبيهات صندوق الوارد عندما تتم إضافة مهام جديدة إلى المشاريع التي تنتمي إليها.
• تُظهر المحادثات التي تتم الإشارة إلى المهام فيها استعراض للمهمّة التي يمكنك من خلالها اتخاذ إجراء مباشر.
• بإمكانك تفعيل خيار " Reminder Tasks from Inbox" لإنشاء مهمّة متابعة من خلال أي من تحديثات صندوق الوارد.

كما ذكرنا سابقًا في هذا المقال، يمكن اعتماد Asana كوسيلة للتواصل بين أفراد الفريق بدلًا من إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني، وهذا ما سنأتي إلى تفصيله في الجزء القادم إن شاء الله.

تعرّفت في الجزأين الأول (تعرف على خدمة Asana لتتبع سير العمل وزيادة الإنتاجية) والثاني (التعرف على الواجهة واختصارات لوحة المفاتيح في خدمة Asana) من سلسلة Asana لإدارة المشاريع على واجهة Asana وكيفيّة إنشاء حساب جديد. سنساعدك في هذا الجزء في اتخاذ خطواتك الأولى في Asana لنظام سطح المكتب ونعرّفك على كيفيّة إنشاء مهامك ومشاريعك الأولى وطرق تنظيمها.

أساسيات Asana

يوضّح المخطط أدناه الهيكل الأساسي للعمل على Asana:

• تمثّل "المؤسسة Organization" المستوى الأعلى للتسلسل، وهي ترتبط بحساب البريد الإلكتروني الخاص بعملك وتشتمل على جميع فرق العمل.
• الفريق Team هو مجموعة من الناس تعمل معًا ضمن "المؤسسة". يمكن إنشاء الفريق ليضم أي مجموعة كانت، كالهندسة، التسويق، التصميم، التوظيف، إلخ.
• تنظم المشاريع Projects عمل الفريق على شكل قائمة من المهام. قم بإنشاء المشروع لإنجاز أي عمل يتطلب التقسيم إلى مراحل، أو يتطلّب تعاون العديد من أفراد الفريق، كإطلاق موقع جديد، تحقيق الأهداف التي تعمل أجلها، اقتراح الأفكار، تنظيم جداول الاجتماعات، أو غيرها.
• تعمل المهام Tasks على تجزئة المشروع إلى مراحل أو خطوات قابلة للتنفيذ. يمكن أن تكون المهام أنشطة يستوجب تنفيذها، طلبات من زملاء الفريق، مذكرات، أو أفكار.

عندما تقوم بإنشاء حسابك باستخدام عنوان البريد الإلكتروني الشخصي ستبدأ العمل في "مساحة عمل Workspace" وليس "مؤسسة Organization". ومساحة العمل هي عبارة عن مجموعة من الأشخاص والمشاريع، ولا تحتوي على فِرَق.

أمّا إذا أنشأت حسابك باستخدام عنوان البريد الإلكتروني للعمل/الشركة، فستبدأ العمل في "مؤسسة"، وستتم إضافة أي شخص يقوم بالتسجيل مستخدمًا نفس نطاق البريد الإلكتروني إلى "المؤسسة" تلقائيًا.

كيف تبدأ العمل

فيما يلي أوّل أربع خطوات أساسيّة يجب عليك اتخاذها لكي تشرع بالعمل:

1. إعداد "مؤسستك" أو "مساحة العمل" الخاصة بك

عندما تقوم بإنشاء حساب Asana جديد مستخدمًا عنوان البريد الإلكتروني للشركة سنقوم تلقائيًا بإنشاء "مؤسسة" خاصة بك. وإذا لم تكن تمتلك بريدًا إلكترونيًا خاصًّا بالشركة تستطيع إنشاء "مساحة عمل" باستخدام عنوان البريد الإلكتروني الشخصي. ونحن ننصحك إذا كنت تنوي استخدام Asana للعمل أن تقوم بإنشاء "مؤسسة" مباشرة، لأنّ المشاريع والمهام لا يمكن تحريكها بين "مساحات العمل" أو نقلها إلى "المؤسسات".

2. أضف مهامك الأولى

ابدأ بإضافة بعض المهام لنفسك، مثل بعض الأمور التي تريد إنجازها اليوم، غدًا، الأسبوع القادم، أو لاحقًا خلال هذا الشهر.

لإنشاء مهمّة جديدة، قم بتحديد سطر في اللوحة الرئيسية (كما في الصورة أدناه)، اضغط Enter من لوحة المفاتيح، ثم اكتب اسم المهمّة. كما يمكنك إضافة مهمّة جديدة عن طريق زر الإضافة السريعة Quick Add، انقر على الزر البرتقالي على شكل +، ثم اختر "مهمّة Task".

3. أنشئ المشاريع

تتيح لك المشاريع تنظيم جميع المهام التي ترتبط بخطة عمل محددة، هدف محدد، أو جزء كبير من العمل. استخدم المشاريع لأمور مثل التخطيط للاجتماعات وتعقّب الأهداف لغرض إدارة المراحل الرئيسية لعمل الفريق، مثل الإطلاق، النشر، المنتجات الجديدة، التوظيف، إلخ.

لإنشاء مشروع جديد انقر على زر الإضافة السريعة في الشريط العلوي واختر "مشروع Project". أو عن طريق النقر على أيقونة + في الشريط الجانبي تحت اسم الفريق أو "مساحة العمل".

4. اعمل مع فريقك في Asana

لتحصل على الفائدة القصوى من خدمة Asana، اطلب من بعض زملائك في الفريق تجربتها. بإمكانك دعوة زميل ببساطة عن طريق إنشاء مهمّة وتوكيلها إليه. وعندما يتكون الفريق تستطيع إضافتهم كمتابعين followers لمهام أخرى، التعليق على المهام، والاطلاع على التحديثات عن طريق صندوق الوارد Inbox.

تنظيم المشاريع والمهام

لكي تستطيع إدارة عمل فريقك يجب عليك أولًا إعداد العمل وتنظيمه بالطريقة التي تصلح لك. وفي هذه الفقرة سنساعدك في تعلّم كيفية تنظيم العمل بكفاءة.

تنظيم المهام باستخدام المشاريع، الوسوم، الأقسام، والمهام الفرعية

لنستعرض الخصائص الإضافية التي تتيح لك تنظيم عملك في Asana:

• المهام Tasks: هي الوحدة الأساسية للعمل في Asana، وتشتمل على الأشياء التي تريد إنهاءها، الأشياء التي تريد تذكّرها، أو التي تريد من أحدهم إنجازها.
• المشاريع Projects: وهي عبارة عن قائمة من المهام. قم بجمع المهام وتحويلها إلى مشاريع لأحدث خطط العمل، الأهداف ذات المستوى الأعلى، الأفكار، جداول الاجتماعات، إلخ.
• الوسوم Tags: تستخدم لجمع المهام المتشابهة عبر المشاريع المختلفة لتسهيل استعراضها. بإمكانك استخدام وسوم مثل "مناقشة حول اجتماع مجلس الإدارة"، أو "مراجعة مع الفريق" لجمع المهام التي تقع ضمن عدة مشاريع.
• الأقسام Sections: تُستخدم لتصنيف وجمع المهام ضمن المشروع الواحد. تسهل الأقسام سهولة إدارة العمل عندما تتكون المشاريع من عدة مهام، أو عندما يحتوي تدفق العمل workflow على عدة مراحل أو خطوات. تستطيع تحريك المهام بين الأقسام المختلفة عند طريق السحب والإفلات.
• المهام الفرعية Subtasks: تُستخدم لتجزئة المهام إلى أجزاء أصغر عندما تكون المهمّة معقّدة أو تقع تحت مسؤولية أكثر من شخص واحد.

متى تنشئ مشروعا ومتى تنشئ مهمة

لأن المشاريع عبارة عن قائمة من المهام، ستحتاج إلى إنشاء المشاريع للمخططات الكبيرة التي يمكن أن تتضمن عدد من أصحاب المصلحة أو تدفقات عمل معقّدة. أما المهام فهي وحدات صغيرة من العمل التي يمكن إسنادها إلى نفسك أو إلى أحد أفراد الفريق. فإذا كان المشروع إعادة تصميم موقع ما، سيكون التصميم الجرافيكي هو أحد المهام التي يمكن توكليها إلى مصمم ضمن الفريق.

من الأفضل تحويل المهام إلى مشروع إذا كانت تتجزأ إلى أكثر من 5-10 مهام فرعية، أو كانت تدفقات العمل تنطوي على تبعيات أو تتضمن أكثر من ثلاثة من أصحاب المصلحة.

لتحويل المهمّة إلى مشروع اتبع الخطوات التالية:

1. انقر فوق زر النقاط الثلاثة في اللوحة اليمنى لتفتح قائمة إجراءات المهام، ثم اختر Convert to a Project من القائمة المنسدلة.

2. اكتب اسم المشروع وحدّد الحقول التي تريد تحويلها من النافذة التي ستظهر لك ثم انقر Convert.

تنظيم المشاريع والمهام بصريا

بالإضافة إلى تقسيم عملك إلى مشاريع، مهام، مهام فرعية، وأقسام، تستطيع عمل نوع من التنظيم البصري باستخدام الخصائص التالية:

المفضلات Favorites: تستطيع تأشير المشروع أو البحث المخصص Search Views وحفظها كمفضلة عن طريق النقر على أيقونة النجمة، وستظهر مفضلاتك في الجزء العلوي من الشريط الجانبي وبجوارها أيقونة نجمة، مما يسهل الوصول إليها. هذه الخاصية مفيدة على وجه الخصوص عندما تعمل على مشاريع مرتبطة بأكثر من فريق.

الألوان: قم بتلوين مشاريعك لكي تستطيع ربط المهام بمشاريعها في لمحة والعثور على المشاريع بسرعة في الشريط الجانبي. ستُعرض الألوان التي تختارها عليك فقط ولا يمكن للآخرين رؤيتها. بإمكانك استخدام الألوان لتصنيف المشاريع (مثلًا، الأزرق لمشاريع التسويق، الأخضر لمشاريع المبيعات، البرتقالي لمشاريع الاجتماعات وهكذا)، أو لأولويات المشاريع (مثلًا، الأحمر للأولوية الأولى، الأصفر للأولوية الثانية)، أو تستطيع استخدامها بالطريقة التي تشاء.

كل شيء مترابط في Asana

تسهل Asana ربط العمل، المحادثات وأفراد الفريق لكي يسهل العثور على المعلومات المتعلقة بكل منها. الخصائص التالية ستساعدك في التنقل بسرعة بين المشاريع والمهام:

• الرّوابط التشعبيّة Hypertext: استخدم @الإشارات في الملاحظات والتعليقات للإحالة إلى المشاريع، المهام، والأشخاص.
• المهام في مشاريع متعددة: يمكن أن تتواجد المهمّة الواحدة في عدة مشاريع، لذلك ليست هنالك حاجة إلى تكرارها. وهذه الخاصية مفيدة للفرق متعددة الوظائف.
• دمج المهام المتكررة: إذا قمت بإنشاء مهمتين متشابهتين، تستطيع دمجهما دون أن تفقد أي جزء من المعلومات التي تتضمنها. سيتم نسخ الوسوم، المتابعين، "القلوب" من المهمّة المتكررة إلى المهمّة الأصلية عندما تقوم بدمج المهام.

• البحث المتخصص Search Views: ابحث عن أي مجموعة من المهام عن طريق تحديد المعايير التي تريدها مثل اسم الشخص المسؤول عن المهمّة assignee، المهام المكتملة/غير المكتملة، تاريخ الانتهاء، الأقسام، أو المشاريع وستحصل على لائحة من المهام التي تنطبق عليها تلك المعايير. ثم قم بتأشير البحث كمفضل لكي تسهل الوصول إليه في أي وقت تشاء.

سيساعدك إنشاء مؤسسة ذات نظام سهل التنقل في المراحل المبكرة من استخدامك لخدمة Asana في التخطيط لعملك وعمل فريقك، وستختصر خطواتك في الحصول على النتائج وتتهيأ لنجاح طويل المدى.

بعد أن قمت بإضافة المهام وتنظيمها على شكل مشاريع، أصبحت بذلك مستعدًا لإنشاء مشروع الفريق الأول.

إضافة مشروع الفريق الأول

نحن ننصحك قبل إضافة المشروع أن تقوم بدعوة اثنين أو ثلاثة من زملائك في الفريق الذي هم أيضًا من أصحاب المصلحة في هذا المشروع لكي تستطيعوا العمل عليه معًا.

هل أنت قلق بشأن التأخير عن الميعاد النهائي للمشروع؟ ابدأ من هنا

إذا كان هنالك مشروع يشغلك وتخشى أن تتأخر عن الميعاد النهائي لإنجازه، فهذا هو الوقت المثالي لتضعه على Asana لتتأكد من ألّا تغفل عن أيّ تفصيل من تفاصيله.

1. أنشئ مشروعك وسمه

انقر على زر الإضافة السريعة (+) واختر Project، ثم اعطه اسمًا مناسبًا يصف الهدف من المشروع، من "إطلاق موقع" أو "التخطيط لحدث العملاء لشهر أكتوبر".

2. صف الهدف الذي ترمي إليه

قم بإضافة وصف للمشروع. بعدها اختر تاريخ انتهاء المشروع due date من خلال تبويب Progress (في الجزء العلوي من اللوحة الرئيسية main pane) وذلك لتتكون فكرة واضحة لدى الجميع عن هدف وخطة المشروع.

3. أضف مهاما ضمن المشروع

قم بإضافة مهمّة لكل مرحلة أساسية تساعد في إكمال المشروع. ثم حدّد تاريخ انتهاء لكل مهمّة لكي يتم إنجازها في الوقت المناسب. بإمكانك استخدام الاختصار Tab+D لتحديد تاريخ الانتهاء.

4. أوكل المهمة إلى الشخص المناسب في الفريق

قم بدعوة بعض الأشخاص المعنيين بالمشروع لمساعدتك في إكماله في الميعاد النهائي. اختر أي مهمّة في مشروعك واستخدم الاختصار Tab+A لاختيار الشخص الذي سينجزها assignee، ثم اكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي اخترته في خانة assign tasks، ثم اختر invite. وبذلك سيمتلك الشخص الذي سينضم إلى الفريق مهمّة موكلة إليه، وسيستطيع المواكبة وبدء العمل بسرعة.

5. أجر محادثة حول المهمة

بعد أن قمت بتوكيل المهام إلى الأشخاص المناسبين، قم بإعطائهم تعليمات محدّدة لإنجاز المهمّة كما هو مطلوب عن طريق إضافة تعليق على المهمّة. تستطيع أن تواصل المناقشة حول المرحلة الحالية وإشراك الآخرين في المناقشة في أي وقت كان عن طريق خانة التعليقات للمهمّة.

لقد وجدنا أنّ الكثير من الناس يستخدمون Asana بسبب خوفهم من تفويت الميعاد النهائي، لكنّك ستضمن إنجاز الكثير من العمل في الوقت المناسب عند إنشائك المشروع الذي يمتلك ميعاد نهائي صارم، تحويل كل الخطوات التي تقودك إلى إكماله إلى قائمة من المهام، وتوكيل تلك المهام إلى الأشخاص المناسبين.

تخصيص تدفق العمل Workflow

تُعتبر الأقسام Sections من أفضل الطرق لتخصيص تدفق العمل أو العمليات. تتيح لك الأقسام إمكانية تقسيم المهام في المشروع الواحد إلى مراحل، خطوات، وأولويات مختلفة. تستطيع سحب وإسقاط المهام بين الأقسام، أو تغيير القسم من القائمة المنسدلة الخاصة بقسم المهمّة في اللوحة اليمنى right pane.

Customize Asana for Your Workflow from Asana on Vimeo.

5 أمثلة على تدفقات العمل التي تم إنشائها بواسطة الأقسام

1. المخططات roadmaps والمسارات pipelines

• قم بإضافة قسم لأي مشروع مثل جدولة منشورات المدونة، تعقّب الأخطاء، مخططات المشروع، مسار المبيعات، إلخ.
• أنشئ الأقسام للإشارة إلى الأولوية أو المراحل (مثلًا "P1" أو "مغلق").

2. التوظيف وتعقب مقدم الطلب

• قم بإنشاء مشروع للوظائف الشاغرة وأضف المتقدمين للوظيفة كمهام.
• في وصف المهمّة، قم بإضافة السيرة الذاتية ومعلومات الاتصال للمتقدّم.
• استخدم الأقسام لتتبّع المتقدّم في مسار التوظيف. قم بإنشاء قسم لكل مرحلة من مراحل التوظيف، من "استلام السيرة الذاتية"، إلى "المقابلة الهاتفية"، إلى "المقابلة الشخصية الأولى"، إلى "المقابلة الشخصية الثانية"، إلى "التوظيف".
• استخدم التعليقات للمناقشة وتبادل الآراء بعد المقابلات.

3. التقاويم التحريرية

• استخدم المشاريع لتحديد الأولويات لمحتوى مدونتك وجدولتها.
• أنشئ مهمّة لكل مقال، وقم بإرفاق المسودّات مباشرة إلى المهمّة.
• تتضمن الأقسام الشائعة للتقاويم التحريرية "الفكرة"، "المسودة"، "قيد المراجعة"، "موافق عليها" و"المنشورة".
• انتقل من تبويب القائمة List View إلى تبويب التقويم Calendar View عندما تريد رؤية الخطوة القادمة.

4. التصنيع

• يمكنك تتبع التقّدم في Asana إذا كنت تقوم بتجميع المنتجات، بناء أشياء معيّنة، أو إنشاء طلبات مخصصة.
• تتضمن الأقسام الشائعة للتصنيع "استلام الطلب"، "توكيل الطلب"، "الفوترة"، "استلام المدفوعات"، و"الشحن".

5. المبيعات وإدارة علاقات العملاء

• استخدم مشاريع Asana لتعقّب الصفقات التي تسعى وراءها، العملاء المحتملين الذين تحتاج متابعتهم، أو الأشخاص الذين تحتاج التواصل معهم.
• تتضمن الأقسام الشائعة لمشروع مبيعات "العملاء المحتملين"، "الاتصال"، "بحاجة للمتابعة"، "منجزة"، و"العملاء المُعاد تهيئتهم".

يمتلك كل مشروع من مشاريعك وقائمة مهامك My Tasks الأولويات الخاصة بها، أي أنّ طريقة ترتيبك للمهام في قائمة مهامك لن يؤثر على ترتيب المهام في مشاريعك، والعكس صحيح. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت هنالك مهمّة تتواجد في مشروعين مختلفين، لن يتغير قسمها في المشروع الثاني إذا قمت بتغييره في المشروع الأول.

ختام

الآن أصبح بإمكانك إنشاء مشروعك الأول، إدارة عملك، معرفة الخطوات التالية التي يجب إنجازها، والبقاء على إطلاع على التقدم الذي أحرزته. وفي غضون أسابيع ستجد نفسك أنهيت الكثير من العمل، وحصلت على نتائج رائعة.

لكنّ الأمر لا ينتهي عند هذا الحد، ما زال هنالك المزيد لتعرفه عن خصائص Asana. تابع الجزء القادم لمعرفة كيف تهيّئ فريقك للعمل.

ترجمة -وبتصرف- لأدلة المساعدة لخدمة asana.

تعرّفنا في الجزء السّابق على Asana والخصائص التي توفرها لإدارة عمل فرق العمل عن بعد، التواصل فيما بينهم، وتسهيل رؤية نتائج العمل. كما تعرّفنا على كيفية إنشاء حساب Asana وبعض الأمور التي تتعلّق بالحساب.

في هذا الجزء سنتعرّف على واجهة Asana بجميع أقسامها، كما سنأتي إلى شرح اختصارات لوحة المفاتيح التي ستوفّر عليك الوقت الكثير وتساعدك في تسريع تدفّق العمل.

الواجهة

تُقسم واجهة Asana إلى خمسة أقسام:

1. الشريط الجانبي Sidebar.
2. الشريط العلوي Top Bar.
3. الترويسة Header.
4. اللوحة الرئيسيّة Main Pane.
5. اللوحة اليمنى. Right Pane.

وكما موضّحة في الصورة أعلاه.

أولا: الشريط الجانبي

تستطيع من خلال الشريط الجانبي:

1. الوصول لوحة التحكم My Dashboard.
2. الوصول إلى مفضلتك Favorites، من المشاريع، الأشخاص (قوائم مهامهم)، الوسوم، وغيرها، والتي تتمثّل بأيقونة النجمة.
3. الوصول إلى الأنشطة المشاريع، الأشخاص، الوسوم التي قمت باستعراضها مؤخرًا، Recents، والتي تتمثّل بأيقونة الساعة.
4. الوصول إلى محادثات الفريق Team Conversations.
5. الوصول إلى تقويم الفريق Team Calendar.
6. الوصول إلى فريقك (وهذا في حالة "المؤسسات Organizations" فقط)، أو مشاريع "مساحة العمل Workspace" الخاصّة بك.
7. استعراض الفرق التي تنتمي إليها والانضمام إلى فرق أخرى في "مؤسستك".

لوحة التحكم Dashboard

توفّر لوحة التحكم نظرة أوسع وأشمل حول حالات المشاريع التي تعمل عليها وتعرض الرسوم البيانية التي توضّح تقدم تلك المشاريع. وبذلك تستطيع إدارة العمل دون أن تضطر إلى مغادرة الصفحة.

انقر على My Dashboard وسيتم إظهارها في اللوحة الرئيسيّة.

المشاريع Projects

المشروع هو عبارة عن مجموعة من المهام. يستخدم المشروع لتحقيق الهدف النهائي بتقسيمه إلى عدة مهام يتم توكيلها إلى أفراد الفريق لتحقيق ذلك الهدف.

يعرض الشريط الجانبي مشاريعك في فريقك أو في "مساحة العمل" الخاصّة بك. انقر على اسم المشروع وسيتم إظهاره في اللوحة الرئيسيّة.

ملاحظة: تشير أيقونة القفل في الصورة أعلاه إلى أنّ المشروع خاص Private Project، وهذا أحد خيارات خصوصية المشاريع التي هي:

• Private you: خاص بك؛ أي لا أحد غيرك يمكنه مشاهدة المشروع.
• Private to Members: خاص بأعضاء المشروع فقط.
• Public: عام، ويستطيع كل شخص في الفريق أو "مساحة العمل" الوصول إليه ورؤيته.

خيارات المشروع

مرر الفأرة فوق اسم المشروع وانقر على أيقونة الثلاث نقاط لاستعراض بعض خيارات المشروع.

انقر على السهم للوصول إلى الخيارات التالية:

1. Highlight Color: لتغيير لون المشروع.
2. الإضافة إلى/ الحذف من المفضلة.
3. (Use as a Template (Copy Project: لنسخ المشروع.
4. Archive: لأرشفة المشروع.
5. Delete: لحذف المشروع.

كما تستطيع الوصول إلى المزيد من الخيارات عند فتح المشروع.

سحب المشروع وإسقاطه Drag & Drop

وتستخدم هذه الخاصية لغرض ترتيب المشاريع في الشريط الجانبي.

المفضلات Favorites

تستطيع تأشير المشاريع، الأشخاص (قوائهم مهامهم)، الوسوم، أو البحث المخصّص Search Views كمفضلة لحفظها في الشريط الجانبي وتسهيل الوصول إليها. وسيظهر ما قمت بتفضيله لك فقط، حيث أنّ كل شخص لديه قائمة من المفضلات الخاصّة به.

ستظهر المفضلات في موضع ثابت في الجزء العلوي من الشريط الجانبي وعلى جانبها أيقونة النجمة. ويمكنك إعادة ترتيب المفضلات عن طريق السحب والإسقاط.

الإضافة إلى/الحذف من المفضلة

انقر على أيقونة النجمة في الترويسة لإضافة مشروع ما إلى المفضلة، وستلاحظ تغير لون النجمة إلى الأصفر وظهور المشروع في الجزء العلوي من الشريط الجانبي.

وإذا قمت بالنقر على أيقونة النجمة من جديد سيتم إزالة المشروع من المفضلة بتغيّر لون النجمة إلى الأبيض واختفاء المشروع من الشريط الجانبي.

الأنشطة الحديثة Recents

يتيح لك هذا الخيار الانتقال السريع إلى المشاريع، الأشخاص، أو الوسوم التي قمت باستعراضها مؤخرًا. وستظهر الأنشطة الحديثة تلقائيًا أسفل المفضلات مباشرةً، وبجانبها أيقونة الساعة.

إخفاء وإظهار الشريط الجانبي

بإمكانك إخفاء الشريط الجانبي عن طريق النقر على علامة X في الجزء العلوي منه إذا كنت تريد توسيع مساحة المركز واللوحة اليمنى.

ولإظهاره من جديد، انقر على زر الخطوط الثلاثة.

ثانيا: الشريط العلوي

تستطيع من خلال الشريط العلوي:

1. الوصول إلى قائمة مهامك My Tasks.
2. الوصول إلى صندوق الوارد My Inbox.
3. استخدام زر الإضافة السريعة Quick Add المتمثل بأيقونة + لإنشاء مهمّة، مشروع، محادثة، أو دعوة المزيد من الأشخاص.
4. إجراء بحث عن المهام، المشاريع، المحادثات، الوسوم، أو الأشخاص.
5. الوصول إلى المساعدة Help.
6. الوصول إلى إعدادات الملف الشخصي، إعدادات "مساحات العمل" أو "المؤسسات"، أو التبديل بين "مساحات العمل" أو "المؤسسات" الخاصّة بك.

مهامي My Tasks

ستظهر المهام التي أوكلت إليك في كل "مؤسسة" أو "مساحة عمل" في قائمة My Tasks، وعادةً ما تكون قائمة مهامك هي محطتك الأولى في Asana يوميًا. وستظهر هذه القائمة في اللوحة الرئيسيّة عند النقر على My Tasks.

صندوق الوارد My Inbox

يمكن اعتبار صندوق الوارد بمثابة مركز التنبيهات/الإشعارات في Asana، حيث يُستخدم للاطلاع على آخر التحديثات من قبل زملائك في الفريق. التحديثات التي تصلك إلى صندوق الوارد هي:

• المهام التي أوكلت إليك.
• المهام التي تقوم بمتابعتها.
• المشاريع التي تشارك فيها.
• المحادثات التي تم إشراكك بها.

زر الإضافة السريعة Quick Add

يتيح لك زر الإضافة السريعة (+) سهولة:

1. إنشاء مهمّة.
2. إنشاء مشروع.
3. بدء محادثة.
4. دعوة عضو جديد إلى "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية الخاصّة بك.

البحث Search

استخدم البحث للعثور على المهام، المشاريع، المحادثات، الوسوم، أو الأشخاص. قم بالنقر داخل حقل البحث واكتب النص الذي تريد البحث عنه ثم اضغط Enter. أو اختر "البحث المتقدّم" Advanced Search لإنشاء بحث مخصّص Search View.

البحث المخصّص Search View

البحث المخصّص هو عبارة عن قائمة من المهام التي تطابق المعايير التي تحددها عند البحث. استخدم البحث المخصص للعثور على أي مجموعة محددة من المهام. بإمكانك إنشاء بحث يتضمن أي مجموعة كانت من الأشخاص الذين أوكلت إليهم المهام assignees، المشاريع، الوسوم، تواريخ انتهاء المشاريع due dates، وغيرها الكثير.

ستشاهد في نافذة البحث المتقدم العديد من المتغيّرات التي يمكنك استخدامهم لتخصيص البحث عن المهام أو المحادثات. كما يمكنك استخدام متغيرات أخرى عن طريق الخيار Search by Another Field في أسفل نافذة البحث المتقدم.

المساعدة Help

تستطيع الوصول إلى نافذة المساعدة والحصول على الكثير من الموارد المفيدة عن طريق النقر على زر علامة الاستفهام في الشريط العلوي.

القائمة المنسدلة للشريط العلوي

انقر على صورة الملف الشخصي في الشريط العلوي لإظهار القائمة المنسدلة التي تستطيع من خلالها:

1. التبديل بين "مساحات العمل" و"المؤسسات" الخاصّة بك.
2. ترقية "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحاليّة إلى الخدمة المدفوعة Premium.
3. الوصول إلى إعداد "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية.
4. إنشاء "مساحة عمل" جديدة.
5. مغادرة "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية.
6. الوصول إلى إعدادات الملف الشخصي.
7. تسجيل الخروج.

لاحظ أنّ علامة الصح في الصورة أعلاه تشير إلى "مساحة العمل" أو "المؤسسة" التي تشاهدها حاليًا.

ثالثا: الترويسة

تستطيع من خلال الترويسة:

1. تأشير المشروع، المهمّة، أو البحث المخصص الذي تستعرضه حاليًا كمفضّل عن طريق أيقونة النجمة.
2. الوصول إلى خيارات المشروع، المهام، أو البحث المخصّص الذي تستعرضه حاليًا عن طريق أيقونة السهم المتجه إلى الأسفل.
3. تغيير طريقة عرض المشروع، المهام، أو البحث المخصص الذي تستعرضه حاليًا.
4. عرض قائمة أعضاء المشروع.

خيارات القائمة المنسدلة في الترويسة

تتيح لك القائمة المنسدلة عن النقر على السهم الوصول إلى الخيارات التالية:

1. Edit Name & Description: لتعديل اسم ووصف مشروعك.
2. Sync to Calendar: لمزامنة مهامك وتواريخ انتائها إلى تقويم خارجي، كتقويم جوجل، Outlook، iCal أو أي تقويم آخر يتيح لك الاشتراك بواسطة العناوين URL.
3. Add Tasks by Email: يوفر هذا الخيار عنوان بريد إلكتروني يمكن استخدامه لإنشاء مهام عن طريق إرسال بريد إلكتروني داخل Asana.
4. Print: لطباعة المشروع.
5. (Use as Template (Copy Project: لنسخ المشروع (تكريره).
6. Move to Another Team: لنقل المشروع إلى فريق آخر في مؤسستك، علمًا أنّ هذا الخيار مُتاح في "المؤسسات" فقط.
7. Highlight Color: لتغيير لون المشروع.
8. Export: لتصدير المشروع أو "مهامي My Tasks" كملف CSV أوJSON.
9. Archive: لأرشفة المشروع.
10. Delete: لحذف المشروع.

طرق عرض المشروع Views

بإمكانك التبديل بين خمس طرق عرض مختلفة للمشروع عن طريق الترويسة:

1. List: وهذا هو الخيار الافتراضي لعرض المشروع الذي يعرض قائمة من المهام.
2. Conversations: تتيح لك طريقة العرض هذه بدء المحادثات مع زملائك في المشروع نفسه، وهذا الخيار مُتاح في المشاريع فقط.
3. Calendar: في طريقة العرض هذه تتم تصفية المهام فقط مع تواريخ انتهائها وعرضها على شكل تقويم.
4. Progress: لعرض المعلومات حول المشروع وتقدّمه، بما في ذلك تحديثات الحالة ومخطط التقدّم، وهذا الخيار أيضًا مُتاح في المشاريع فقط.
5. Files: لتصفية المهام مع المرفقات attachments، وهذا الخيار مُتاح في المشاريع و"مهامي My Tasks".

إخفاء وإظهار الترويسة

تستطيع إخفاء الترويسة لتوسيع مساحة المركز واللوحة اليمنى عن طريق أيقونة السهم المزدوج في اليسار.

ولعرضها مجددًا، قم بالنقر على أيقونة السهم المزدوج نفسها.

رابعا: اللوحة الرئيسية

عندما تقوم بتحديد مشروع، وسم، أو شخص ما من الشريط الجانبي، ستظهر قائمة المهام ذات الصلة بما قمت بتحديده في اللوحة الرئيسيّة. كما أنّها المكان الذي ستشاهد فيه نتائج بحثك، التنبيهات الواردة، بطاقات لوحة تحكّم المشروع، ومشاركات المحادثة.

من خلال اللوحة الرئيسيّة تستطيع:

1. إضافة مهمّة جديدة.
2. فرز وتصفية قائمة المهام.
3. تأشير المهمّة كمنتهية أو غير منتهية.
4. عرض وتعديل اسم المهمّة.
5. تحديد المشاريع أو الوسوم الأخرى التي ترتبط بها المهمّة.
6. مشاهدة عدد "القلوب"* التي حصلت عليها المهمّة.
7. تحديد تاريخ انتهاء المهمّة due date.
8. تحديد الشخص المسؤول عن إنجاز المهمّة assignee.

يستخدم زر "القلب" للتعبير عن اهتمامك بالمهمّة أو تحمّسك لها، إبداء الموافقة على تعليق أحدهم، أو التعبير الامتنان لإنجاز مهمّة ما.

خامسا: اللوحة اليمنى

اللوحة في الجانب الأيمن من المتصفح هي المكان التي تظهر فيه تفاصيل المهمّة التي يتم تحديدها في اللوحة الرئيسيّة.

من خلال اللوحة اليمنى تستطيع:

1. توكيل المهمّة إلى شخص في الفريق.
2. تعيين تاريخ ووقت انتهاء المهمّة.
3. التعبير عن الاهتمام بالمهمّة عن طريق زر "القلب".
4. تحديد المشروع الذي تنتمي إليه المهمّة.
5. تأشير المهمّة كمنتهية أو غير منتهية.
6. إضافة وصف للمهمّة لتوضيح المزيد من التفاصيل.
7. بناء قائمة من المهام الفرعية.
8. إرفاق الملفات.
9. إضافة تعليق على المهمّة.
10. متابعة، أو إلغاء متابعة المهمّة.

إخفاء وإظهار اللوحة اليمنى

تستطيع إخفاء اللوحة اليمنى لتوسيع مساحة المركز عن طريق النقر على أيقونة X.

ولإعادة اظهارها مجددًا، انقر على زر السهم الأيمن.

وضع ملء الشاشة

بإمكانك استخدام وضع ملء الشاشة إذا رغبت في التركيز على مهمّة محددة وذلك عن طريق:

1. النقر على أيقونة الثلاث نقاط في أعلى اللوحة اليمنى.
2. اختيار Full Screen.

اختصارات لوحة المفاتيح

تفيد اختصارات لوحة المفاتيح في تسريع تدفق العمل وتسهيل تنفيذ بعض الأوامر دون الحاجة إلى استخدام الفأرة. الاختصارات الأساسية موضحة أدناه لنظام Windows. أما بالنسبة لنظام Mac فهي نفسها، قم فقط استبدال مفتاح Ctrl بمفتاح Cmd. ويرجى ملاحظة أنّ بعض الاختصارات قد لا تعمل على لوحات المفاتيح الدولية.

الاختصارات الخاصة بالمهام

• Enter: إنشاء مهمّة جديدة.
• Tab+ BKSP: مسح المهمّة/ المهام المحددة (أو BKSP عندما يكون اسم المهمّة فارغًا).
• Ctrl+ Enter: تأشير المهمّة/المهام المحددة كمنتهية.
• Ctrl+ السهم الأعلى/ Ctrl+السهم الأسفل: التحرّك إلى الأعلى/إلى الأسفل.
• Ctrl+ Shift+ السهم الأعلى/ Ctrl+ Shift+ السهم الأسفل: للانتقال إلى القسم section التالي الأعلى/الأسفل.
• Ctrl+ C: نسخ المهام المحددة.
• Ctrl+ V: لصق المهام المحددة (واحدة لكل سطر).
• Tab+ M: تعيين نفسك كمسؤول عن إنجاز المهمّة المحددة.
• Tab+ H: إعطاء "قلب" للمهمّة المحددة.
• Tab+ Y: تأشير المهمّة لإنجازها اليوم Today.
• Tab+ U: تأشير المهمّة كالمهمّة القادمة Upcoming.
• Tab+ L: تأشير المهمّة لإنجازها لاحقًا Later.
• : اكتب النقطتين في نهاية اسم المهمّة لإنشاء قسم جديد.
• Tab+ Z: أرشفة المهام المكتملة.
• Tab+ C: التعليق على المهمّة المحددة.
• Tab+ A: توكيل المهمّة المحددة إلى أحد أعضاء المشروع.
• Tab+ D: تعيين تاريخ انتهاء المهمّة Due Date.
• Tab+ F: إضافة مُتابع للمهمّة.
• Tab+ S: إنشاء مهمّة فرعية Subtask.
• Tab+ /: البحث عن مشروع، وسم، شخص، أو مهمّة.
• Tab+ Enter: الانتقال إلى قائمة المهام.

الاختصارات الخاصة بالتحديد

• السهم الأعلى/السهم الأسفل: تغيير التحديد.
• Shift+ زر الفأرة الأيسر: تحديد مجموعة من المهام المتجاورة.
• Shift+ السهم الأعلى/السهم الأسفل: تحديد مجموعة من المهام المتجاورة للأعلى/للأسفل.
• Ctrl+ زر الفأرة الأيسر: لتحديد عدد من المهام المتفرقة غير المتجاورة.

الاختصارات الخاصة بصندوق الوارد

• J/K: التحرّك إلى الأعلى/ الأسفل.
• H: إخفاء أرشيف التنبيهات (الانتقال إلى تبويب صندوق الوارد).
• S: إظهار أرشيف التنبيهات (الانتقال إلى تبويب الأرشيف).
• F: متابعة أو إلغاء متابعة.
• I: أرشفة التنبيه المحدد.
• U: لإرسال الأرشيف المحدد إلى صندوق الوارد.
• Ctrl+ /: عرض اختصارات لوحة المفاتيح.
• Tab: فتح التفاصيل.
• ESC: غلق التفاصيل.
• Tab+ X: وضع التركيز.
• Tab+ Q: الإضافة السريعة.
• Tab+ Enter: نشر تعليق (من حقل التعليقات).
• Tab+ B: What it sounds like.

بعد أن تعرّفت على Asana، واجهتها، وكيفية إنشاء الحساب، حان الوقت لتتعرف على كيفية استخدامها ودعوة فريقك، وهذا ما سنستعرضه في الجزء الثالث من هذه السلسة.

ترجمة وبتصرف لأدلة المساعدة لخدمة asana.

هل تريد تتبع تقدم عمل فريقك؟ هل تواجه صعوبة في جمع أفراد الفريق في مكان واحد؟ هل تعبت من استخدام البريد الإلكتروني لغرض إجراء المحادثات حول العمل وتبادل الأفكار؟ هل تريد أن تشاهد ثمرة جهود الفريق بشكل مباشر؟

تستطيع تحقيق كل ذلك على منصّة واحدة: Asana؛ صُممت لتساعد الفرق على تتبع العمل وتحقيق النتائج. باستخدام Asana يتعاون أفراد الفريق بكفاءة ويعملون بطريقة أفضل، أسرع، وأكثر ذكاءً. في Asana يعرف كل فرد من أفراد الفريق المهمة التي أوكلت إليه ومتى عليه إنهائها. في Asana تستطيع تحويل الأفكار إلى واقع والوصول إلى أكثر الأهداف طموحًا.

هل تريد أن تبدأ رحلة التعرف على Asana وكيفيّة استخدامها؟ إذا كنت كذلك، كلّ ما عليك فعله هو متابعة هذه السلسلة التي تشرح كيفيّة استخدام هذه الأداة.

Asana هي من أسهل الوسائل التي تساعدك وتساعد فريقك في تتبّع العمل، وهنالك ثلاث أمور أساسية يجب أن تعرفها عنها:

أولا: تتبع مشاريع فريقك ومهامهم من البداية وحتى النهاية

تساعدك Asana على تقسيم العمل إلى مشاريع ومهام، وبذلك تكون جميع المسؤوليات والخطوات القادمة التي يجب اتخاذها واضحة. كما يمكنك إجراء محادثات قابلة للتنفيذ للانتقال بالعمل خطوة إلى الأمام. بهذه الطريقة تعرف ما المشروع التالي الذي يجب إنجازه ومتى يجب إنجازه، والحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها في مكان واحد.

ثانيا: رؤية تقدم العمل، الإنجاز في الميعاد النهائي، والحصول على نتائج عظيمة

تستطيع باستخدام Asana أن تبقى على اطلاع على المرحلة التي وصل إليها العمل دون أن تضطر إلى إرسال بريد إلكتروني واحد حول التحديثات. ستصلك التحديثات حول المشاريع والمهام التي تتبعها، وبإمكانك رؤية تقدم الفريق باستخدام لوحات المعلومات Dashboards والتقاويم Calendars.

ثالثا: Asana سهلة الاستخدام وتصبح أكثر فعالية كلما أضفت المزيد من العمل

من السهل أن تبدأ العمل على Asana وتهيئة فريقك لاستخدامها. تستطيع أن تبدأ بإضافة العمل إلى Asana وتتبّعه طالما بإمكانك إنشاء قائمة مهام وإرسال بريد إلكتروني. وستتوسّع Asana لاستيعاب عملك كلما أضفت فرقًا أخرى أو أنشأت مشاريع أكثر تعقيدًا.

والآن بعد أن تعرّفت على Asana، حان الوقت لتتعرّف على كيفيّة إنشاء حساب Asana لتشرع باستخدامها.

كيفية إنشاء حساب على Asana

إنّ إنشاء الحساب على Asana مجاني (وهناك خدمة مدفوعة premium بخصائص إضافيّة متقدّمة). تستطيع إنشاء حساب بنفسك قبول دعوة للانضمام. سيُطلب منك إدخال اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني، وبإمكانك استخدام البريد الإلكتروني الخاص بعملك إذا أردت الانتماء إلى "مؤسسة" خاصة بشركتك. كما بإمكانك إضافة عناوين بريد أخرى لاحقًا إذا أردت ربط حسابك بعدّة عناوين. وفي الخيار الأخير بعض المزايا، على سبيل المثال لا الحصر؛ ستكون لديك خيارات إضافيّة لإرسال المهام عبر البريد الإلكتروني، وخيارات إضافيّة لتلقّي التنبيهات على البريد الإلكتروني.

تستطيع الانضمام وإنشاء أي عدد تريده من "المؤسسات" أو "مساحات العمل" من خلال حساب واحد، أي لا تحتاج إلى إنشاء حسابات متعدّدة. وسنأتي إلى ذكر الفرق بين "المؤسسة" و"مساحة العمل" لاحقًا في هذا المقال.

الاشتراك عن طريق الصفحة الرئيسية للموقع

لإنشاء حساب خاص بك أو بشركتك قم بزيارة موقع http://www.asana.com.

تستطيع الاشتراك بإدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة سريّة خاصّة بحساب Asana، باستخدام حساب جوجل، أو بواسطة SAML.

إذا اخترت الاشتراك باستخدام حساب جوجل سيتم استخدام بيانات الاعتماد للحساب الحالي الذي سجلّت الدخول إليه، أو سيُطلب منك تسجيل الدخول إلى حسابك على جوجل. وكذلك لن تكون لديك كلمة سريّة خاصة بـ Asana، ولكن يمكنك إدخال واحدة عن طريق عملية "استعادة الكلمة السرية" التي سنشرحها لاحقًا في هذا المقال.

الاشتراك عن طريق دعوة

عندما تصلك دعوة للانضمام إلى فريق على Asana، قم بفتح البريد الإلكتروني في إحدى المتصفحات التي تدعمها Asana، ثم انقر على زر الانضمام للفريق "Join [team name] Now"، أو قم بنسخ ولصق الرابط المرفق أسفله.

في صفحة إنشاء الحساب أدخل اسمك، الكلمة السريّة، وصورة الملف الشخصي، علمًا أنّ إضافة صورة الملف الشخصي اختيارية في هذه المرحلة، بإمكانك تجاوزها وإضافة الصورة لاحقًا عن طريق إعدادات الملف الشخصي Profile Settings.

تسجيل الدخول

لتسجيل الدخول إلى Asana، اذهب إلى https://app.asana.com/   أو https://www.asana.com:

ومن صفحة تسجيل الدخول تستطيع:

• إدخال عنوان البريد الإلكتروني والكلمة السرية الخاصة بحسابك.
• أو النقر على "Use Google Account"

تسجيل الدخول عن طريق SAML

لن يطلب منك إدخال الكلمة السرية لتسجيل الدخول إذا كنت تستخدم حساب مدفوع لمؤسسة تمكّن SAML، وستتم المصادقة على حسابك عبر البريد الإلكتروني فقط.

ولتسجيل الدخول إلى حسابك:

• اذهب إلى https://www.asana.com أو https://app.asana.com.
• أدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بحسابك واترك حقل الكلمة السرية فارغًا.
• انقر على زر Log In.

أو بدلًا من ذلك، بالإمكان تسجيل الدخول عن طريق عنوان URL مخصص، وهذا الخيار متاح للمستخدمين في المؤسسات التي تمكّن SAML. ويتم ذلك عن طريق إضافة اسم نطاق البريد الإلكتروني للشركة في نهاية العنوان https://app.asana.com/a/ للوصول إلى بوابة تسجيل الدخول المخصصة.

مثلًا، يستطيع أعضاء "مؤسسة" acme.com تسجيل الدخول إلى حساباتهم من الرابط https://app.asana.com/a/acme.com.

ملاحظة: يجب على أعضاء المؤسسات المدفوعة التي تمكّن SAML تسجيل الدخول إلى حساباتهم عن طريق عنوان البريد الإلكتروني المرتبط بـ SAML، بغض النظر عن عدد عناوين البريد الإلكتروني التي يمتلكونها على الحساب.

دمج الحسابات المتعددة

إذا أنشأت حسابين بعناوين بريد مختلفة، تستطيع دمجها بإضافة البريد الإلكتروني المرتبط بأحد الحسابات إلى الحساب الآخر عن طريق إعدادات الملف الشخصي.

إنّ دمج الحسابات يعني أنّ:

• عناوين البريد الإلكتروني لكِلا الحسابين الأصليين سترتبط بحساب واحد جديد.
• الحساب الجديد سيحتوي على جميع "المؤسسات" و"مساحات العمل" لكلا الحسابين الأصليين.
• مشاريعك الشخصيّة سيتم دمجها إلى حساب واحد.

لكي تدمج الحسابات، اذهب إلى حسابك الرئيسي، ثم:

1. انقر على صورة الملف الشخصي واختر My Profile Settings من القائمة المنسدلة.
2. انقر على To Email.
3. انقر على +Add New Email، وادخل عنوان البريد الإلكتروني لحسابك الثانوي، ثم انقر على Reauthenticate.

سيتم إرسال رابط تأكيد الدمج إلى عنوان البريد الإلكتروني للحساب الثانوي. يمكنك تأكيد الدمج عن طريق ذلك الرابط.

تعيين/إعادة تعيين الكلمة السرية

لقد أدخلت الكلمة السرية عند إنشاء الحساب بالفعل. ولكن إذا قمت بالاشتراك بواسطة حساب جوجل فهذا يعني أنّك لا تمتلك كلمة سريّة خاصّة بحساب Asana. بإمكانك تعيين واحدة عن طريق رابط "Forgot your password?" من صفحة تسجيل الدخول الذي يمكنك استخدامه أيضًا في حال نسيت الكلمة السريّة أو أردت تغييرها.

لتوليد رابط استعادة الكلمة السريّة انقر على " Forgot your password?" واملأ الحقل في الصفحة التالية. سيصلك رابط استعادة الكلمة السرية إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي أدخلته، بإمكانك استخدامه لإعداد كلمة سريّة جديدة.

تسجيل الخروج

لتسجيل الخروج من Asana:

1. انقر على صورة ملفك الشخصي
2. انقر على Log Out من القائمة المنسدلة.

تعطيل الحساب

إنّ تعطيل الحساب دائمي ولا يمكن التراجع عنه. قم بتعطيل حسابك الشخصي إذا كنت متأكدًا من أنّك لا تريد استخدام Asana بعد الآن. تستطيع الوصول إلى خيار التعطيل عن طريق إعدادات الملف الشخصي عبر تبويب "Account"

عندما تقوم بتعطيل حساب، لن يكون بإمكانك الوصول إلى أي بياناتك في ذلك الحساب. وإذا رغبت في استخدام Asana في المستقبل، سيكون عليك الاشتراك بحساب جديد.

ملاحظة: التعطيل سيشمل حسابك الشخصي فقط، وسيستمر وجود "المؤسسات" و"مساحات العمل" التي تنتمي إليها حتّى بعد تعطيله.

الفرق بين "المؤسسة" و"مساحة العمل"

• المؤسسة Organization: تستخدم لربط جميع موظفي شركتك في مكان واحد باستخدام Asana بناءً على نطاق البريد الإلكتروني email domain المشترك للشركة.
• مساحات العمل Workspaces: تستخدم من قبل أي مجموعة من الناس ولا تتطلب نطاق بريد إلكتروني مشترك؛ أي أنّ الاشتراك يتم بواسطة عناوين البريد الإلكتروني الشخصيّة (xxx@yahoo.com، xxx@gmail.com).

انتهينا، ولكنّها نهاية البداية، فمازال هنالك المزيد لتتعرف عليه حول خدمة Asana والخصائص التي توفرها والتي تمكّنك من تتبع عملك بسهولة والارتقاء به إلى مستويات متقدّمة. تابع بقية أجزاء السلسلة.

ترجمة وبتصرف لأدلة المساعدة لخدمة asana.