3 أدوات لتوفير الوقت عند العمل على مستندات Microsoft Word الكبيرة


Huda AlMashta

يُوفر ميكروسوفت وورد مجموعة متقدمة من الخصائص التي تسهّل عملك على المستندات الكبيرة وتساعدك في توفير الكثير من الوقت.

word-large-documents.png.c652bb6275d9ec4

سنشرح في هذا الدرس كيفية استخدام ثلاث من هذه الخصائص، وهي الإشارات المرجعية Bookmarks، التسميات التوضيحية Captions والإسناد الترافقي Cross-reference.

الإشارات المرجعية Bookmarks

تُستخدم الإشارات المرجعية لتحديد موقع نقطة، فقرة نصيّة، أو عنصر آخر في المستند. ومن ثُم تُستخدم الإشارة المرجعية التي تم إنشاؤها للوصول إلى ذلك الموقع دون الحاجة إلى التمرير عبر كامل المستند للعثور عليه. وهذه الخاصية مفيدة جدا في المستندات الكبيرة وتوفّر الكثير من الوقت عند استخدامها.

مثلا، لدينا المستند الموضّح في الصورة أدناه، والذي يحتوي على 23 صفحة:

56dfdbdac72cd_1-.thumb.png.d5068e89ec2e6

في مثل هذه المستندات الكبيرة (أو أكبر)، وعندما نرغب مثلا في مراجعة فقرة معينة، سيكون من المضيعة للوقت التمرير عبر كل الصفحات للعثور على الفقرة. لكن باستخدام الإشارات المرجعية يمكننا الوصول إلى موقع الفقرة بسهولة جدا.

يحتوي مستندنا الموضّح على العديد من الأقسام والأقسام الفرعية، وما نريده هنا هو إنشاء إشارة مرجعية عند كل من هذه الأقسام.

نضع المؤشر عند بداية عنوان القسم الرئيسي الأول، نذهب إلى تبويب إدراج Insert ثم ننقر على إشارة مرجعية Bookmark ضمن مجموعة ارتباطات Links:

56dfdbdcef240_2-.thumb.png.81046cdab5096

نقوم بإدخال اسم للإشارة المرجعية، ويفضّل أن يكون اسما مختصرا ودلاليا، ثم ننقر على إضافة Add:

56dfdbddc1acc_3-.png.4b76bf9b557fffe8bee

لن نلاحظ أي تغيير في المستند بعد إضافة الإشارة المرجعية، وهذا طبيعي جدا.

ننتقل إلى عنوان القسم (الرئيسي أو الفرعي) التالي، نضع المؤشر أمام العنوان ثم نقوم بإضافة إشارة مرجعية أخرى:

56dfdbdf9f7ad_4-2.png.3559d6b1254bb02668

نكرر هذه الخطوات على بقية الأقسام. ويجب أن نأخذ في الاعتبار أنّ اسم الإشارة المرجعية يجب أن يكون كلمة واحدة لا تفصلها مسافة. وإذا رغبنا في إدخال اسم يحتوي على كلمتين نستخدم الشارحة التحتية underscore (_) للفصل بينها كما موضّح في الصورة أدناه:

56dfdbe0e4070_5-.png.2ffccdc6856a10b5d12

يمكننا إضافة العدد الذي نريده من الإشارات المرجعية، علما أنّ إنشاءها لا يقتصر على العناوين فقط، وإنّما يمكن إنشاء إشارات مرجعية لأي كلمة، سطر، أو فقرة. يجب أن ننتبه فقط إلى موضع المؤشر قبل إضافة الإشارة المرجعية.

بعد إضافة جميع الإشارات المرجعية، أصبح بإمكاننا الانتقال إلى مواقعها عند الحاجة.

هناك عدة طرق للانتقال إلى الإشارات المرجعية. الطريقة الأولى هي بالنقر على عدد صفحات المستند في شريط الحالة لفتح جزء التصفّح:

56dfdbe6ca34c_6-.png.e91aec33f41d4e88520

ثم النقر على السهم بجانب حقل البحث واختيار الذهاب إلى Go To:

56dfdbe8d1adb_7-goto.thumb.png.c6951166d

بعد فتح مربع الحوار Find & Replace نحدد إشارة مرجعية Bookmark من تبويب الذهاب إلى Go to، ثم نختار اسم الإشارة المرجعية التي نريد الانتقال إليها من القائمة المنسدلة، وننقر على Go to:

56dfdbe99da4d_8-findandreplace.png.e950d

الطريقة الثانية، وهي مختصرة جدا، بالضغط على مفتاحي CTRL+G، ليُفتح نفس مربع الحوار Find & Replace، ثم نتبع نفس الخطوات في الطريقة السابقة.

والطريقة الأخرى هي بالذهاب إلى تبويب:

إدراج Insert > إشارة مرجعية Bookmark

من مربع الحوار Bookmark نحدد الإشارة المرجعية التي نريد الانتقال إليها ثم ننقر على Go To:

56dfdbea57c2c_9--goto.png.96105b50c575e4

التسميات التوضيحية Captions

إذا احتوى المستند الذي تعمل عليه على العديد من الصور، الجداول، الأشكال، إلخ، يمكنك الاستفادة من خاصية التسميات التوضيحية. تتيح هذه الخاصية إضافة اسم توضيحي (رقم +عنوان) للعناصر المذكورة، ويتم تحديث أرقام هذه العناصر تلقائيا كلما قمت بتحديث المستند بإضافة عنصر جديد أو حذفه.

بالطبع يمكنك إضافة تسميات توضيحية يدويا باستخدام مربعات النصوص Text Box، لكن استخدام أمر التسميات التوضيحية يمكن أن يوفّر وقتك ويجعلك تستفيد من خاصية الإحالة المرجعية Cross-reference والتي سنأتي إلى شرحها لاحقا في هذا الدرس.

كما هو واضح في الصورة الأولى في هذا الدرس، يحتوي المستند الذي نعمل عليه على عدد من المخططات، الصور، والجداول. ولتسمية جميع هذه العناصر سنستخدم أمر التسمية التوضيحية.

يجب أولا أن نحدد العنصر الذي نريد إضافة تسمية توضيحية إليه، ثم نذهب إلى تبويب:

مراجع References > إدراج تسمية توضيحية Insert Caption

56dfdbed1ec95_10-.thumb.png.d115af054fa3

في مربع الحوار Caption لدينا عدة خيارات لإنشاء التسمية التوضيحية:

56dfdbf37aa2f_11-caption.png.8363f51070d

  • في الحقل Caption نقوم بإدخال التسمية التي نريد إدراجها للعنصر.
  • من قائمة التسمية Labels نحدد نوع العنصر، سواء كان صورة، شكل، مخطط، إلخ.
  • من قائمة الموضع Position نحدد موضع إدراج التسمية، فيما أذا كان في أعلى العنصر أو أسفله.
  • نؤشر الخيار Exclude label from caption إذا كنا نرغب في إدراج رقم العنصر فقط بدون نوعه (أي (1) بدلا من صورة (1)).
  • يمكننا تغيير تنسيق الأرقام بالنقر على زر Numbering.

بعد تحديد جميع الخيارات المرغوبة ننقر على موافق OK وسيتم إدراج التسمية التوضيحية:

56dfdbf613def_12-2.thumb.png.508d60652bc

يمكننا تخصيص التسمية التوضيحية بتغيير لون النص أو حجمه من تبويب الصفحة الرئيسية Home أو تغيير تعبئة الشكل، نمط النص، وغيرها من التنسيقات من تبويب تنسيق Format السياقي.

نقوم بإضافة تسمية توضيحية للعنصر التالي في المستند. لكن هذا العنصر ليس بشكل (Figure) وإنّما صورة (Image):

56dfdbfa44693_13--.thumb.png.5c09d0e7400

لا يوجد خيار "Image" ضمن قائمة التسمية Label لذلك سننقر على زر تسمية جديدة New Label لإضافتها:

56dfdbfbc4dec_14-.png.1d6b8ffeb675e9361f

ثم نقوم بإضافة عنوان الصورة:

56dfdc0179011_15-3.thumb.png.627f2234f99

توجد هذه الصورة في الصفحة 21 من المستند. لنفترض أننا قمنا بتحديث المستند وإضافة صورة في صفحة ما قبل الصفحة 21:

56dfdc0572378_16-.thumb.png.770989bbc449

عندما نقوم بإضافة تسمية توضيحية للصورة الجديدة، فإنّ البرنامج يقوم بترقيمها حسب تسلسلها في المستند، وليس حسب أسبقية إدراجها (لاحظ أنّ الصورة الجديدة ستأخذ الرقم 1 بدلا من 2):

56dfdc186c543_17-.png.e5020855e3027d070f

وسيتم تحديث ترقيم الصورة القديمة تلقائيا ليصبح رقمها 2:

56dfdc24e0e2d_18-.thumb.png.4853c19b67bd

وهذا التحديث التلقائي يجنّبك إضاعة الوقت في الحفاظ على أرقام الصورة مرتبة ومتسلسلة، كما يقلل من إمكانية حدوث الأخطاء في الترقيم.

الإحالة المرجعية (أو الإسناد الترافقي) Cross-reference

تُستخدم الإحالة المرجعية (أو كما يُشار إليها في وورد "الإسناد الترافقي") لتوجيه القارئ مباشرة إلى عنصر ما في المستندات الطويلة. عند إنشاء إسناد ترافقي، يقوم وورد بإدراجها كارتباط تشعبي hyperlink بشكل افتراضي، يمكن النقر على هذا الارتباط للانتقال إلى العنصر المشار إليه.

يمكن إنشاء إسناد ترافقي لعدد من العناصر، كالفقرات المرقمة، التسميات التوضيحية، الإشارات المرجعية، الحواشي السفلية footnotes، والعناوين Headings.

مثلا، نريد أن نوجه القارئ عند الانتهاء من قراءة الفقرة أدناه إلى الشكل الذي يوضّح ما تتحدث عنه الفقرة:

56dfdc2737783_19-.thumb.png.714c33c1d8dd

سنقوم بوضع العبارة "Refer to" داخل قوسين، نضع المؤشر بعد كلمة "to" ثم نذهب إلى تبويب إدراج Insert وننقر على أمر إسناد ترافقي Cross-reference:

56dfdc28f0cbb_20-.thumb.png.b7f29c64273d

يمكننا الوصول إلى نفس الأمر من تبويب مراجع Reference أيضا، وفي الحالتين سيُفتح نفس مربع الحوار.

في مربع الحوار Cross-reference، ومن قائمة Reference type نختار نوع العنصر الذي نرغب في إنشاء إسناد ترافقي له، وهو شكل Figure في حالتنا هذه:

56dfdc29ede0f_21-.png.3b3a9f2686cff3c15a

ومن قائمة Insert reference to نحدد فيما إذا كنا نريد إدراج كل التسمية التوضيحية Entire caption (أي الرقم والعنوان)، نص التسمية التوضيحية فقط Only caption text، رقم الصفحة Page number، إلخ:

56dfdc2abb44a_22-.png.89743f15f67a4795e3

نبقي على خيار Insert as hyperlink مؤشرا لكي يكون الإسناد بشكل ارتباط يمكن النقر عليه للانتقال إلى الشكل، ثم نحدد الشكل الذي نريد الإحالة إليه، وهو الشكل 3 في مثالنا، ثم ننقر على إدراج Insert:

56dfdc2e482a0_23-.png.f9c8a270f3b1a609d9

سيتم إدراج الإسناد الترافقي، وعند تمرير الفأرة فوقه يظهر تلميح يخبرنا أنّه يمكننا الانتقال إلى الشكل بالنقر على النص مع الضغط على مفتاح CTRL:

56dfdc2fed0a5_24-.thumb.png.81b5fa81202b

سنقوم بإدراج إسناد ترافقي آخر، للجدول 4، ولكن هذه المرة سنستخدم نص التسمية التوضيحية فقط بدون الرقم:

56dfdc3131b71_25--.png.30692f94fd4447c92

بعد النقر على إدراج، سيتم إنشاء إسناد ترافقي للجدول 4 داخل القوسين، يمكننا النقر عليه للانتقال إلى الجدول الواقع في مكان آخر من هذا المستند:

56dfdc33c161d_26--.thumb.png.b6c7fb0e87b



2 اشخاص أعجبوا بهذا


تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن